JPH1078922A - 情報提供システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 主局で回収蓄積された情報をそれぞれの支局
へ必要性を考慮して効率良く提供する情報提供システム
を提供することを目的とする。 【解決手段】 主局１０で回収された情報を蓄積する際
に、重要性を示す“重要”という表示およびどの支局に
とって重要なのかを示す宛先の表示、更には検索用デー
タを各情報データに組み合わせたファイルとして登録
し、各支局Ｘ１〜Ｘｎで主局１０に蓄積されている情報
を得たい場合に、支局Ｘ１〜Ｘｎから主局１０へアクセ
スした時に、受信機能を選択すれば、主局１０から支局
Ｘ１〜Ｘｎへ“重要”と登録されたファイルが自動的に
送られるので、該支局にとって重要な情報は自動的に供
給を受けることができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は情報提供システ
ム、特に主局に集められた多種多彩な情報を複数の各支
局へそれぞれ提供するシステムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】この種のシステムとして、例えば会社等
において、主局である本社のコンピュータと支局である
支社や営業所のコンピュータをネットワーク環境で結
び、ファイル伝送によって情報を各支局に供給するもの
がある。このようなシステムでは、支社や営業所からの
日々の連絡書、報告書、依頼書、また月報、会議議事
録、さらには技術情報等の多種多彩な情報が本社におい
て回収され、これが電子化されて保管され、各支社や各
営業所で必要なものをネットワークを介して得ることが
できるようにし、これらの情報を日常の業務の中で役立
てようとするものがある。

【０００３】このようなシステムでは支社や営業所の数
が増え、さらには年月が経つと本社に蓄積される情報量
は膨大なものとなる。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】以上のように構成され
ている従来の情報提供システムでは、支局側から主局側
の電子化された情報を検索する場合に、その支局にとっ
てどの情報が重要なのかがわからず、実際にファイルを
主局から支局側に読み出して見ないとその重要性が判断
できなかった。従ってネットワーク全体での情報の伝送
量が非常に大きくなった。

【０００５】さらに、ネットワークを利用したファイル
伝送では、ネットワーク上の伝送速度に限界がある。こ
のため、ネットワークでの情報の伝送量が大きくなる
と、伝送に時間が係り、さらに上述のように、いちいち
実際の情報データを含むファイル全体を支局側に読み出
して見ないとその情報の重要性が解らなかったため、検
索時間が非常に長くなり、さらに読み出したけれども不
要であったファイルを削除する必要もあり、極めて効率
が悪いという問題があった。

【０００６】この発明は上記のような課題を解決するた
めになされたもので、主局で回収蓄積された情報をそれ
ぞれの支局へ必要性を考慮して効率良く提供する情報提
供システムを提供することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記の目的に鑑み、この
発明の第１の発明は、主局と少なくとも１つの支局とが
ネットワークを介して接続されて、支局からのアクセス
に基づいて上記主局で蓄積された情報を支局へ供給する
情報提供システムであって、上記主局が、各情報データ
にこれが重要か否かを示す重要性表示を含む検索用デー
タを組み合わせたファイルとして登録する登録手段と、
上記ファイルを蓄積する記憶手段と、上記支局からの要
求に従って主局に蓄積されたファイルの一覧表と共に上
記重要性表示を含むファイルを上記ネットワークを介し
て支局へ送る通信手段と、を含み、上記各支局が、上記
主局の送信手段と連携して重要性表示を含むファイルの
送信を要求しこれを受信する受信手段と、これらの受信
したファイルを記憶する記憶手段と、を含む、ことを特
徴とする情報提供システムにある。

【０００８】この発明の第２の発明は、上記主局におい
て、上記検索用データが上記重要性表示と共に該ファイ
ルを送信すべき支局を示す宛先表示を含み、上記通信手
段が上記宛先表示で指定された支局からの要求があった
時に該ファイルを上記ネットワークを介して支局へ送る
ことを特徴とする請求項１に記載の情報提供システムに
ある。

【０００９】この発明の第３の発明は、上記主局におい
て、上記検索用データの重要性表示が重要性の度合いも
示し、上記通信手段が所定以上の重要度のファイルを支
局へ送ることを特徴とする請求項１または２に記載の情
報提供システムにある。

【００１０】この発明の第４の発明は、上記支局が、上
記主局からの上記蓄積されたファイルの一覧表に従って
ファイルを検索して必要なファイルを指定して受信する
検索手段をさらに含むことを特徴とする請求項１ないし
３のいずれかに記載の情報供給システムにある。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下、この発明を実施の形態に従
って説明する。図１はこの発明の一実施の形態による情
報提供システムの構成を示す図である。図において１０
０は情報提供システムであり、本社側に設けられた主局
１０、各支社あるいは営業所側に設けられた複数(ｎ個)
の支局Ｘ１〜Ｘｎ、およびこれらを接続するネットワー
ク２０からなる。

【００１２】主局１０において、１はスキャナで、本社
で回収された各支社あるいは営業所からの連絡書、報告
書、依頼書、また月報、会議議事録、さらには技術情報
等の種々の情報を電子化するために、これらをイメージ
データあるいはデータ認識(文字認識)された認識データ
として読み取るためのものである。２はコンピュータ等
からなる登録ステーションで、スキャナ１を制御して読
み取った情報に検索用データを付けて登録するものであ
る。

【００１３】３はファイルサーバで、登録ステーション
２での登録作業で情報データと検索用データとが組み合
わされた各ファイルを格納する記憶装置である。４ａお
よび４ｂはコンピュータ等からなる通信ステーションで
あり、支局Ｘ１〜Ｘｎからのアクセスに従って登録ファ
イルの表示やネットワーク２０を介して支局Ｘ１〜Ｘｎ
へのファイルの伝送を行う。６はルータで、ネットワー
ク２０を介してのデータ伝送の経路の制御を行う。そし
て５はこれらを相互に接続するバスである。

【００１４】また、各支局Ｘ１〜Ｘｎにおいて、３１は
コンピュータ等からなる検索ステーションで、主局１０
に蓄積されている情報の受信および検索等を行うもので
ある。３２はルータであり、主局１０のルータ６と同様
にネットワーク２０を介してのデータ伝送の経路の制御
を行う。３３は受信した情報のファイルを格納しておく
ためのデータベースであるＨＤＤである。

【００１５】そして２０は主局１０と各支局Ｘ１〜Ｘｎ
を接続するネットワークであり、ここでは例えば電話回
線であるＩＮＳ６４からなる。

【００１６】また図２には、各支局Ｘ１〜Ｘｎから主局
１０へアクセス(受信要求)した時に各支局Ｘ１〜Ｘｎの
検索ステーション３１の表示装置(特に図示せず)で得ら
れる主局１０側での登録されている情報のファイルの一
覧表画面の一例を示す。ここでは特に、情報の伝送が必
須であるファイルに図２の左端の欄にＩで示すように
“重要”という表示がされている。

【００１７】また、図３〜図４には主局１０および各支
局Ｘ１〜Ｘｎでの動作を説明するための動作フローチャ
ートを示した。以下、これに従って動作について説明す
る。なお、この動作はそれぞれ、主局１０側の登録ステ
ーション２、通信ステーション４ａ、４ｂおよび支局Ｘ
１〜Ｘｎ側の検索ステーション３１を構成するコンピュ
ータに格納されているプログラム(特に図示せず)の制御
により行われる。

【００１８】まず、主局１０側での情報の登録動作につ
いて説明する。これは登録ステーション２で行われる。
図１の(１)および図３に示すように、主局１０側の登録
ステーション２に接続されたスキャナ１を用いて、前日
発生の情報を情報毎に読み込ませる(ステップＳ１)。次
に、この読み込まれた情報データにファイル名を付けて
保存する(ステップＳ２)。他に読み込ませる情報があれ
ばステップＳ１に戻り、なければ次へ進む(ステップＳ
３)。ファイル毎に図２の一覧表画面に示されるよう
な、例えば、重要、向先、事項、情報名、資料番号、改
(改定の有無)、作成日および作成(部署)等を含む検索用
データおよびこの情報をどの支局へ送るかを示す宛先デ
ータを入力する(ステップＳ４)。宛先データ、検索用デ
ータ、情報データは図５のように作成される。そしてそ
のファイルがファイルサーバ３に格納される(ステップ
Ｓ５)。

【００１９】次に、図１の(２)〜および(３)、
、並びに図４に示す支局Ｘ１〜Ｘｎでの受信／検索動
作について説明する。この動作は主局１０の通信ステー
ション４ａ、４ｂおよび支局の検索ステーション３１で
行われる。まず、いずれかの支局の検索ステーション３
１が立ち上げられ(ステップＳ１)、アクセス名・パスワ
ードが入力される(ステップＳ２)。アクセス名・パスワ
ードが正規のものであれば(ステップＳ３)、メニュー画
面(受信機能、検索機能あり)が表示される((２))。

【００２０】メニュー画面で受信機能を選択すると(ス
テップＳ４)、図２に示すような主局１０側で蓄積され
ているファイルの検索用データによる一覧表が表示され
る(ステップＳ５)。続いて図２のＩで示されるように
“重要”と登録されておりかつ該支局が“宛先”に該当
すれば、検索用データおよび情報データを含むファイル
全体が、主局１０側のファイルサーバ３からネットワー
ク２０経由で支局側の検索ステーション３１に伝送され
る(ステップＳ６)。この時、通信ステーション４ａ、４
ｂは、例えば図５に示す各ファイルの検索用データの
“重要”に当たるＩの部分、“宛先”に当たるＳの部分
から伝送すべきファイルを判断する。伝送されたファイ
ルは検索ステーション３１のＨＤＤ３３に蓄積される
(ステップＳ７)((２))。

【００２１】“重要”以外のイメージデータについて
は、支局側にて実際の情報データを参照したいファイル
があれば(ステップＳ１０)、一覧表の中で指定する(ス
テップＳ１１)。指定されたファイルは主局１０側のフ
ァイルサーバ３からネットワーク２０経由で支局側の検
索ステーション３１に転送されこれのＨＤＤ３３に蓄積
される(ステップＳ１２、１３)((２))。

【００２２】なおこの時点で、支局側の検索ステーショ
ン３１に蓄積されたファイルの情報データを参照表示し
たい場合には(ステップＳ８)、支局側で情報データの表
示が可能である(ステップＳ９)((２))。

【００２３】一方、ステップＳ４で検索機能を選択する
と、検索ステーション３１のＨＤＤ３３に蓄積されたフ
ァイルの一覧表が表示され(ステップＳ１４)、検索用デ
ータをキーとして検索が行える(ステップＳ１５)((３)
)。そして検索結果からファイルを指定することで(ス
テップＳ１６)、実際の情報データを表示して参照する
ことが可能となる(ステップＳ１７)((３))。

【００２４】このように、各支局Ｘ１〜Ｘｎから主局１
０に蓄積されている情報を得たい場合には、支局Ｘ１〜
Ｘｎから主局１０へアクセスした時に、受信機能を選択
すれば、主局１０から支局Ｘ１〜Ｘｎへ“重要”と登録
されたファイルが自動的に送られるので、該支局にとっ
て重要な情報は自動的に供給を受けることができる。従
って、主局側から支局側へのファイルの無駄な伝送を減
少させることができ、また検索時間も短縮できるので、
支局での効率のよい情報検索が行える。

【００２５】なお、上述の実施の形態では、ファイルを
送信する際、“重要”を付けて登録されたファイルにつ
いて宛先が送信を要求している支局と一致した場合に送
信するようにしているが、宛先のデータに無関係に、要
求があった全ての支局に対して“重要”を付けて登録さ
れたファイルを全て送信するようにしてもよい。

【００２６】また、上述の実施の形態では、重要性表示
である“重要”には重要性の度合いについては示されて
いないが、例えば図２のＩＡ、ＩＢに示すように、“重
要Ａ”を最も重要、“重要Ｂ”を比較的重要というよう
に重要性に段階を付け、所定の重要度以上のファイルを
送信するようにしてもよい。

【００２７】さらに上述の実施の形態では、支局が検索
機能も有していたが、検索機能を持たせなくても、当初
の効率の良い情報提供は実現可能である。

【００２８】また、上述の実施の形態における登録ステ
ーション、通信ステーションおよび検索ステーションの
数は上記のものに限定されるものではなく、必要に応じ
た数のステーションをそれぞれ設ければよい。

【００２９】

【発明の効果】以上のようにこの発明の第１の発明で
は、主局と少なくとも１つの支局とがネットワークを介
して接続されて、支局からのアクセスに基づいて上記主
局で蓄積された情報を支局へ供給する情報提供システム
であって、上記主局が、各情報データにこれが重要か否
かを示す重要性表示を含む検索用データを組み合わせた
ファイルとして登録する登録手段と、上記ファイルを蓄
積する記憶手段と、上記支局からの要求に従って主局に
蓄積されたファイルの一覧表と共に上記重要性表示を含
むファイルを上記ネットワークを介して支局へ送る通信
手段と、を含み、上記各支局が、上記主局の送信手段と
連携して重要性表示を含むファイルの送信を要求しこれ
を受信する受信手段と、これらの受信したファイルを記
憶する記憶手段と、を含むので、ファイルの検索および
不要なファイルの伝送が不要なため、効率の良い情報提
供が可能な情報提供システムを提供できる等の効果が得
られる。

【００３０】この発明の第２の発明では、上記主局にお
いて、上記検索用データが上記重要性表示と共に該ファ
イルを送信すべき支局を示す宛先表示を含み、上記通信
手段が上記宛先表示で指定された支局からの要求があっ
た時に該ファイルを上記ネットワークを介して支局へ送
るようにしたので、送信すべき支局を限定してファイル
の送信が行えるので、さらに効率の良い情報提供が可能
な情報提供システムを提供できる等の効果が得られる。

【００３１】この発明の第３の発明では、上記主局にお
いて、上記検索用データの重要性表示が重要性の度合い
も示し、上記通信手段が所定以上の重要度のファイルを
支局へ送るようにしたので、厳選された重要度の高いフ
ァイルを必要とする支局を限定して送信できる、さらに
効率の良い情報提供が可能な情報提供システムを提供で
きる等の効果が得られる。

【００３２】この発明の第４の発明では、上記支局が、
上記主局からの上記蓄積されたファイルの一覧表に従っ
てファイルを検索して必要なファイルを指定して受信す
る検索手段をさらに含むので、重要度の高いファイルの
送信の後に、主局で蓄積されているファイルの一覧表に
従ってファイルを検索して、必要であれば“重要”の表
示のないファイルでも指定して個々に受信できるので、
効率の良い情報提供が可能であると共に、検索して必要
なファイルを個々に受信できるより便利な情報提供シス
テムを提供できる等の効果が得られる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 この発明の一実施の形態による情報提供シス
テムの構成を示す図である。

【図２】 図１のシステムにおける主局で蓄積されたフ
ァイルの一覧表の一例を示す図である。

【図３】 図１のシステムの動作を説明するための動作
フローチャートの図である。

【図４】 図１のシステムの動作を説明するための動作
フローチャートの図である。

【図５】 図１のシステムにおけるファイルを構成する
情報データ、検索用データ、宛先データとの関係を示す
図である。

【符号の説明】

１ スキャナ、２ 登録ステーション、３ ファイルサ
ーバ、４ａ，４ｂ 通信ステーション、５ バス、６，
３２ ルータ、１０ 主局、２０ ネットワーク、３１
検索ステーション、３３ ＨＤＤ、１００ 情報供給
システム、Ｘ１〜Ｘｎ。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 主局と少なくとも１つの支局とがネット
   ワークを介して接続されて、支局からのアクセスに基づ
   いて上記主局で蓄積された情報を支局へ供給する情報提
   供システムであって、 上記主局が、各情報データにこれが重要か否かを示す重
   要性表示を含む検索用データを組み合わせたファイルと
   して登録する登録手段と、上記ファイルを蓄積する記憶
   手段と、上記支局からの要求に従って主局に蓄積された
   ファイルの一覧表と共に上記重要性表示を含むファイル
   を上記ネットワークを介して支局へ送る通信手段と、を
   含み、 上記各支局が、上記主局の送信手段と連携して重要性表
   示を含むファイルの送信を要求しこれを受信する受信手
   段と、これらの受信したファイルを記憶する記憶手段
   と、を含む、 ことを特徴とする情報提供システム。
2. 【請求項２】 上記主局において、上記検索用データが
   上記重要性表示と共に該ファイルを送信すべき支局を示
   す宛先表示を含み、上記通信手段が上記宛先表示で指定
   された支局からの要求があった時に該ファイルを上記ネ
   ットワークを介して支局へ送ることを特徴とする請求項
   １に記載の情報提供システム。
3. 【請求項３】 上記主局において、上記検索用データの
   重要性表示が重要性の度合いも示し、上記通信手段が所
   定以上の重要度のファイルを支局へ送ることを特徴とす
   る請求項１または２に記載の情報提供システム。
4. 【請求項４】 上記支局が、上記主局からの上記蓄積さ
   れたファイルの一覧表に従ってファイルを検索して必要
   なファイルを指定して受信する検索手段をさらに含むこ
   とを特徴とする請求項１ないし３のいずれかに記載の情
   報供給システム。