JPH089129A

JPH089129A - ファクシミリ送信装置

Info

Publication number: JPH089129A
Application number: JP6156555A
Authority: JP
Inventors: Nobuhiko Ohama; 信彦大浜
Original assignee: Oki Electric Industry Co Ltd
Current assignee: Oki Electric Industry Co Ltd
Priority date: 1994-06-15
Filing date: 1994-06-15
Publication date: 1996-01-12

Abstract

(57)【要約】【目的】コンピュータやワードプロセッサで作成され
た文書を誤りなく送信先に向けて送信する。【構成】予め文書作成部１において文書７−１を作成
する際に、その中に送信先情報８を含めておく。この送
信先情報８は送信先情報抽出部３により抽出され、送信
部５はこれに基づいてダイヤルを行う。従って、文書作
成者が文書７−１中で送信先を明確に決めることがで
き、送信先も自動抽出されることから誤送のおそれがな
い。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、コンピュータやワード
プロセッサにより作成された文書をファクシミリ送信す
る場合に適するファクシミリ送信装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】紙の上に記載された文書やその他の書類
を遠隔地に送るために、ファクシミリ装置が広く使用さ
れている。また、コンピュータやワードプロセッサによ
って作成された文書をそのままファクシミリ回線に向け
て送信するために、ＦＡＸモデム等も広く利用されてい
る。コンピュータやワードプロセッサ等により作成され
た文書はコードデータ形式で一旦記憶装置等に格納さ
れ、これがＦＡＸ専用のプログラムや、あるいはプリン
タドライバ等によってイメージデータによるファクシミ
リ送信形式に変換され、ダイヤルした相手先に送信され
る。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、上記のよう
な従来のファクシミリ送信装置には次のような解決すべ
き課題があった。コンピュータやワードプロセッサ等に
より作成された文書は一旦記憶装置等に格納されるが、
これが呼び出され、その後送信先をダイヤルすることに
よって該当する送信先に文書が送られる。しかしなが
ら、送信しようとする文書を呼び出す操作を誤り、別の
文書を呼び出して送信してしまったり、あるいは送信先
を誤ってダイヤルしてしまうといった誤りも生じ得る。
しかも、文書は誤って送信されてもその記録が明確に残
らないことから、誤送管理は容易でない。

【０００４】

【課題を解決するための手段】本発明は以上のの点を解
決するため次の構成を採用する。この装置は、文書作成
部が送信先情報を含むファクシミリ送信用の文書を作成
する。次に、送信先情報抽出部は文書中の送信先情報を
抽出する。文書データ処理部は文書をデータ処理してフ
ァクシミリ送信形式に変換する。送信部はファクシミリ
送信形式にされた文書を送信先情報抽出部が抽出した送
信先に向けて送信する。

【０００５】

【作用】この装置では、予め文書作成部において文書を
作成する際に、その中に送信先情報を含めておく。この
送信先情報は送信先情報抽出部により抽出され、送信部
はこれに基づいてダイヤルを行う。従って、文書作成者
が文書中で送信先を明確に決めることができ、送信先も
自動抽出されることから誤送のおそれがない。

【０００６】

【実施例】以下、本発明を図の実施例を用いて詳細に説
明する。図１は、本発明のファクシミリ送信装置実施例
を示すブロック図である。この装置は、文書作成部１
と、文書記憶部２と、送信先情報抽出部３と、文書デー
タ処理部４と、送信部５から構成される。送信部５はフ
ァクシミリ回線６に接続されている。文書作成部１はコ
ンピュータやワードプロセッサ等から構成され、必ずし
もこのファクシミリ送信装置と完全に一体化していなく
てもよい。この文書作成部１が作成した文書は文書記憶
部２に格納され、送信指示を受けると、文書記憶部２か
ら読み出されて送信先情報抽出部３に向けて送り出され
るものとする。

【０００７】本発明の文書作成部１において作成される
文書７−１は、この図に示すように、送信先情報８と文
書情報９から構成される。ファクシミリ送信の目的とさ
れる文書情報９と共に、この文書７−１には送信先情報
８が含められる。この送信先情報８は、例えば＃送信先
電話番号＃というキーワードに続いて、送信先の電話番
号０３−４４４４−１１１１が記入されている。

【０００８】送信先情報抽出部３は、このような文書７
−１が入力したとき、＃に挟まれたキーワードを検出
し、これに続く送信先情報８、即ち電話番号を抽出する
処理を行う部分である。これは文書中のキーワードを探
し、所定のデータを取り込む良く知られた簡単なプログ
ラムによって実現できる。

【０００９】文書データ処理部４は文書７−１をファク
シミリ送信用の形式のデータに変換する部分である。フ
ァクシミリ送信を行う場合、文書のイメージデータが必
要となる。従って、文書作成部１から入力するいわゆる
文字コード等によって構成されたデータをイメージプロ
セッサ等を用いて展開し、送信部５に送り込むといった
動作をこの文書データ処理部４が実行する。送信部５
は、一定のファクシミリ送受信プロトコルに従って、フ
ァクシミリ回線６に対し文書データを送信するための装
置から構成される。これは従来のファクシミリ装置に設
けられているものと同様で、詳細な説明は省略する。な
お、ファクシミリ回線６はファクシミリ用のデータ専用
回線でもよいし、また一般の電話回線等の公衆回線でも
よいし、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）等のプ
ライベートな回線であってもよい。

【００１０】次に、本発明の装置の各種の形式について
説明する。図２は、ファクシミリ送信装置例ブロック図
（その１）である。この装置は、文書ファイル１１をＦ
ＡＸ専用処理プログラム１２が処理し、ＦＡＸ送信部１
３に向けて送り出す形式のものである。このＦＡＸ専用
処理プログラム１２は文書ファイル１１から指定された
文書ファイル名の文書を読み出し、ファクシミリ送信形
式に変換して処理する。このとき、必要な送信先を受け
入れて、ＦＡＸ送信部１３に送り、その送信先へダイヤ
ルするように動作する。本発明の装置では、このような
送信先が、先に説明した送信先情報抽出部３によりＦＡ
Ｘ専用処理プログラム１２に供給されることになる。

【００１１】図３は、ファクシミリ送信装置例ブロック
図（その２）である。この装置は、ＦＡＸ出力をサポー
トしていない一般的なアプリケーションプログラムを用
いてファクシミリ送信を行うための形式を持っている。
ここには、文書ファイル１１を受け入れるアプリケーシ
ョンプログラム１４と、その出力を処理するＦＡＸ（プ
リンタ）ドライバ１５が設けられる。このＦＡＸ（プリ
ンタ）ドライバ１５がアプリケーションプログラム１４
の出力する文書をファクシミリ送信形式、即ちイメージ
データに変換し、ＦＡＸ送信部１３に送り込む。この場
合、ＦＡＸ（プリンタ）ドライバ１５に対し送信先を入
力し、送信指示を行わなければならない。この送信先の
入力は、本発明においては、図１に示す送信先情報抽出
部３により行われる。

【００１２】図４には、ファクシミリ送信装置例ブロッ
ク図（その３）を示す。この装置は、文書ファイル１１
を受け入れるアプリケーションプログラム１４と、その
印刷用データを生成する疑似プリンタドライバ１７と、
その出力を受け入れて保存するプリンタ用印刷データフ
ァイル１８と、印刷データファイルを読み出してファク
シミリ送信形式のデータに変換するＦＡＸ出力プログラ
ム１９と、ＦＡＸ送信部１３から構成される。この場
合、ＦＡＸ出力プログラム１９に印刷データファイルの
ファイル名と送信先とを入力し処理することになる。こ
の送信先の入力を、本発明においては、図１に示した送
信先情報抽出部３により行う。

【００１３】図５には、ファクシミリ送信装置と通信回
線の関係説明図を示す。本発明のファクシミリ通信装置
２１は、例えば（ａ）に示すように、通信回線２２の一
回線に接続されていてもよいし、（ｂ）に示すように、
複数回線を介して接続されていてもよい。以上のよう
に、本発明の装置は各種の形式で各種の接続形態の装置
に広く採用することができる。

【００１４】図６に、図１に示した本発明の装置の具体
的な動作フローチャートを示す。まず、ステップＳ１に
おいて、文書作成部１が文書７−１を作成する。この文
書７−１には、先に説明したように、送信先情報８が含
められる。なお、この文書７−１は必要に応じて多数作
成され、文書記憶部２に記憶される。次に、ステップＳ
２において、ファクシミリ送信指示が入力すると、この
とき必要な文書名が指定され、ステップＳ３において、
その文書の読込みが行われる。そして、この文書は送信
先情報抽出部３に送られる。

【００１５】ここで、先に説明した要領で、送信先情報
抽出部３は文書７−１中のキーワードを検出し、これに
続く送信先情報８を抽出する（ステップＳ４）。更に、
文書データ処理部４は文書をファクシミリ送信形式に変
換する（ステップＳ５）。そして、送信部５は送信先情
報抽出部３から受け入れた送信先の電話番号を使用し、
送信先をダイヤルする（ステップＳ６）。こうして、文
書７−１はその送信先情報に基づき、該当する送信先に
送信される（ステップＳ７）。

【００１６】ところで、上記のような送信先情報は、具
体的には電話番号が用いられている。しかしながら、文
書作成者は必ずしも正確に電話番号を記憶しているわけ
ではなく、またこのような多数の数字を組み合わせた電
話番号を文書中に含めるのは、煩雑になる。そこで、次
の実施例では文書中に略号化された送信先情報を含め
る。この略号化は送信先の名称を簡略化したものでもよ
いし、適当な符号でも数字でもよい。この場合に、図１
に示す送信先情報抽出部３が抽出した略号を電話番号等
の送信先情報に変換するための機能が必要となる。

【００１７】図７に、このような機能を達成するための
アドレス帳の例説明図を示す。このアドレス帳は送信先
略号３１に対応させて、送信先正式名３２、送信先氏名
３３及び送信先電話番号３４をテーブル化したものであ
る。図８には、このような略号を含む文書の説明図を示
す。この図８に示すような文書を図１に示す送信先情報
抽出部３が処理するための手順を図７を参照しながら説
明する。

【００１８】即ち、図８に示す文書７−２から略号で記
載された送信先情報８が抽出される。この略号は、例え
ば“Ａ食品”という内容であるとする。図７のアドレス
帳を参照すると、この“Ａ食品”という送信先略号に対
応して、送信先正式名は“Ａ食品株式会社”、送信先氏
名は“山田太郎”、送信先電話番号は“０３−４４４−
１１１１”となっている。従って、図１に示した送信先
情報抽出部３は、このような送信先略号をアドレス帳を
参照して電話番号に変換し、この電話番号を図１に示す
送信部５に送って文書の送信を実行する。

【００１９】図９には、上記のような手順を実行する本
発明の装置の動作（その２）を示す。この図９に示すフ
ローチャートのステップＳ１〜ステップＳ４までは、図
６に示した手順と同様である。即ち、文書を作成しファ
クシミリ送信指示を受けると文書を読み込み、送信先情
報の抽出が行われる。ここで、ステップＳ５において、
送信先情報が略号かどうかが判断がされる。もし、略号
であればステップＳ６において、先に説明したようなア
ドレス帳を参照する。略号でなければ直接ステップＳ７
に移る。そして、ステップＳ７以降は、図６で説明した
ステップＳ５以降の処理と同様で、文書の形式変換を行
い、送信先をダイヤルし送信を行う。

【００２０】次に、文書の同報送信に関する実施例を説
明する。コンピュータやワードプロセッサで作成した文
書を複数の送信先に同報送信するといった要求も少なく
ない。本発明はこのような場合にも適用が可能である。
図１０に、複数の送信先情報を含む文書説明図を示す。
複数の送信先がある場合、この図に示すように、文書７
−３に複数の送信先情報８を含める。送信先情報８の形
式は、既に図１を用いて説明した文書７−１と同様であ
る。

【００２１】図１１に、この実施例による本発明の装置
の動作（その３）を示す。図のステップＳ１〜ステップ
Ｓ７までの処理は、図６を用いて説明した本発明の装置
の基本的な動作と全く同様である。即ち、文書を作成し
ファクシミリの送信指示を受けると文書の読込みを行
い、送信先情報を抽出し、文書の形式変換を行って送信
先をダイヤルし送信を行う。

【００２２】ここで、ステップＳ８において、送信先情
報が他にもあるかどうかを判断する。送信部は、まず、
最初に抽出した送信先情報に基づいて送信先をダイヤル
し送信を行う。従って、送信情報抽出部３がこの他にも
送信先情報を抽出していれば、再びステップＳ６に戻
り、別の送信先をダイヤルし送信を行う。このような処
理を送信先情報の数だけ繰り返すことによって、複数の
送信先に対する同報送信が実現する。

【００２３】次に、ファクシミリ送信の際にカバーシー
トを生成する実施例の説明を行う。一般に、ファクシミ
リ送信を行う場合、発信人や送信先、文書のタイトル等
を含むカバーシートを作成し、送信すべき文書と共に送
信を行う。この実施例では、このようなカバーシートを
自動的に生成し送信することができる。

【００２４】図１２には、カバーシート情報を含む文書
の説明図を示す。この文書７−４は、文書情報９と共に
送信先情報８及びカバーシート情報１０を含めている。
なお、この送信先情報は、図１の実施例で説明した電話
番号そのものであってもよいし、また図８の方法で説明
した略号を用いてもよい。カバーシート情報１０は、
「件名」というキーワードに続いて、「新製品の案内に
ついて」といった文書のタイトルとしている。

【００２５】このような送信先情報８やカバーシート情
報１０は全く抽出手順が同一のため、送信先情報抽出部
３によって一括して抽出することが好ましい。そして、
抽出された情報は、図１において説明した通り、送信部
５にそのまま転送される。送信部５においては、先に説
明した要領で該当する送信先に対する送信処理を行うと
共に、この際、図１３に示すようなカバーシートを生成
し、文書と共に送信先に送る。

【００２６】図１３に、そのカバーシート例説明図を示
す。このカバーシート７−５は（ＦＡＸ送付票）という
タイトルとし、その次にカバーシート情報から抽出した
「新製品の案内について」という件名表示を行ってい
る。なお、これに続く部分には、送信先の正式名や送信
先氏名、送信先電話番号等が記入されている。また、送
信元についても同様の形式とされる。これらは、いずれ
も図７を用いて既に説明したアドレス帳に含められた情
報である。従って、送信情報抽出部３が送信先情報や発
信人を認識し、更にカバーシート情報１０等も認識した
上で、図７に示したアドレス帳を参照し、カバーシート
７−５を生成するために必要な情報を揃える。そして、
一定の書式に従ってカバーシート７−５を生成する。

【００２７】図１４に、上記のような実施例の本発明の
装置の動作（その４）を示す。図のステップＳ１〜ステ
ップＳ３はこれまでの装置の動作と同様で、文書を作成
し、ファクシミリの送信指示を受け文書の読込みを行
う。そして、ステップＳ４において、送信先情報とカバ
ーシート情報の抽出が行われる。次にステップＳ５にお
いて、文書の形式変換が行われ、更にステップＳ６にお
いて、先に説明した要領でカバーシートの生成が行われ
る。その後、ステップＳ７以下は、これまでの実施例と
同様、送信先をダイヤルし送信を行う。複数の送信先が
ある場合には、図１１を用いて説明した要領で送信処理
が行われる。

【００２８】本発明は以上の実施例に限定されない。送
信先情報の形式や内容は上記の実施例の他、各種のもの
が考えられる。また、送信先情報を抽出するためのキー
ワードは、実際の内容を記述する文言の他、適当な記号
等であってもよい。また、文書の一定の場所に記入する
といった方法によって、キーワード無しにこれらの情報
が抽出できるようにしてもよい。送信先情報抽出部の動
作はこのような送信先情報の形式や内容によって適宜変
更されることになる。また、カバーシートの内容や形式
についても自由であって、上記実施例よりもっと簡単な
ものであってもよいし、更に複雑な形式としてもよい。
カバーシート作成に必要なカバーシートデータは、その
内容に応じて適当に選択すればよい。

【００２９】

【発明の効果】以上説明した本発明のファクシミリ送信
装置は、文書作成部において送信先情報を含むファクシ
ミリ送信用の文書を作成するようにしたので、ファクシ
ミリ送信の際に、操作員が送信先指示を行うことなく、
目的とする送信先へファクシミリ送信が可能となる。従
って、操作員のミスによる誤送を確実に防止できる。ま
た、複数の送信先への送信も文書中に含められた送信先
情報に従って自動的に実行できるため、操作員の負担を
軽くし、しかも正確に同報送信が可能となる。また、文
書を送信する場合に、カバーシートを自動的に生成する
ことができれば、操作員のカバーシート作成負担も軽減
できる。更に、送信先情報が略号化されていてもアドレ
ス帳を用いれば正確な送信先を求めて送信できるため、
文書作成の場合の負担が軽減される。

【００３０】更に、文書中に送信先情報やカバーシート
情報等を含めることによって、後日その文書を参照した
場合に、その文書がどこにどのような形式で送付されて
いるかを確認することができ、文書の送信管理等を容易
に確実にすることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のファクシミリ送信装置実施例を示すブ
ロック図である。

【図２】ファクシミリ送信装置例ブロック図（その１）
である。

【図３】ファクシミリ送信装置例ブロック図（その２）
である。

【図４】ファクシミリ送信装置例ブロック図（その３）
である。

【図５】ファクシミリ送信装置と通信回線の関係を示す
説明図である。

【図６】本発明の装置の動作フローチャート（その１）
である。

【図７】アドレス帳の例説明図である。

【図８】略号を含む文書の説明図である。

【図９】本発明の装置の動作フローチャート（その２）
である。

【図１０】複数の送信先情報を含む文書説明図である。

【図１１】本発明の装置の動作フローチャート（その
３）である。

【図１２】カバーシート情報を含む文書の説明図であ
る。

【図１３】カバーシートの例説明図である。

【図１４】本発明の装置の動作フローチャート（その
４）である。

【符号の説明】

１文書作成部２文書記憶部３送信先情報抽出部４文書データ処理部５送信部７−１文書８送信先情報９文書情報

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号庁内整理番号ＦＩ技術表示箇所Ｇ０６Ｆ 17/21 Ｈ０４Ｎ 1/00 １０６Ｚ

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】送信先情報を含むファクシミリ送信用の
文書を作成する文書作成部と、前記文書中の送信先情報を抽出する送信先情報抽出部
と、前記文書をデータ処理してファクシミリ送信形式にする
文書データ処理部と、ファクシミリ送信形式にされた文書を前記送信先情報抽
出部の抽出した送信先に向けて送信する送信部とを備え
たことを特徴とするファクシミリ送信装置。
【請求項２】文書作成部は、略号化された送信先情報をファクシミリ送信用の文書中
に含め、送信先情報抽出部は、略号と送信先とを対応させたアドレス帳を有し、文書中
から抽出した略号から送信先を得ることを特徴とする請
求項１記載のファクシミリ送信装置。
【請求項３】文書作成部は、複数の送信先情報を文書中に含め、送信部は、送信先情報抽出部の抽出した複数の送信先に前記文書を
同報送信することを特徴とする請求項１記載のファクシ
ミリ送信装置。
【請求項４】文書作成部は、文書中に送信先情報と共にカバーシート情報を含め、送信部は、前記送信先情報とカバーシート情報によりカバーシート
データを生成し、前記文書と共に前記送信先へ送信する
ことを特徴とする請求項１記載のファクシミリ送信装
置。