JPH08149154A

JPH08149154A - 電子メール回覧装置

Info

Publication number: JPH08149154A
Application number: JP6286788A
Authority: JP
Inventors: Hiroyuki Tarumi; 浩幸垂水; Takashi Kadohiro; 崇角▲廣▼
Original assignee: NEC Corp
Current assignee: NEC Corp
Priority date: 1994-11-21
Filing date: 1994-11-21
Publication date: 1996-06-07

Abstract

(57)【要約】【目的】複数の組織をまたぐ電子メールの回覧におい
て、各組織が独自に決めた規則に基づいて、該組織内の
回覧経路を決定し、電子メールの属性や本文を変更する
ことを可能とする。【構成】属性抽出手段２は、電子メールに内蔵されて
いる回覧経路等の規則を電子メールから抽出する。規則
提供手段３は、組織で独自に決める規則を提供する。規
則適用手段４は、属性抽出手段２から得た電子メールに
内蔵されている規則と、規則提供手段３から得た、組織
独自の規則とを結合し、組織内の回転経路を決定した
り、電子メールの優先度などの属性、あるいは本文を変
更する。【効果】電子メールの回覧に関する組織独自の規則
を、他の組織に事前に連絡することなく決定し運用でき
るので、組織のセキュリティの保持が容易である。ま
た、他の組織に事前に通知することなく組織内の規則を
変更できるので、柔軟な業務の運用が可能である。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は広域ネットワークで接続
された計算機を利用するユーザの間で交換される電子メ
ールのシステムに関し、特に回覧機能を有する電子メー
ル回覧装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に計算機利用者間で交換される電子
メールでは、送信者は受信者のアドレスを正確に指定す
る必要がある。例えば、インターネットで用いられてい
るアドレスの指定の方式は利用者名と階層的なドメイン
指定を組み合わせたものである。例えばｔａｒｕｍｉ＠
ｏｂｐ．ｃｌ．ｎｅｃ．ｃｏ．ｊｐというアドレスは、
＠より前の部分は利用者名、＠より後の部分はドメイン
指定である。

【０００３】電子メールは送信者から受信者への１ステ
ップの転送だけでなく、数人のユーザの間の回覧にも用
いられることがある。このような場合も、１ステップの
送信の場合と同様に、すべての回覧先のユーザのアドレ
スを指定する必要がある。例えば、特開昭６４−１６１
４７号公報「電子メール回覧方式」および、特開平５−
２６８２２６号公報「電子メールシステム」の各公報に
電子メールの回覧方式について記載されているが、いず
れも回覧先のユーザ名またはアドレスを指定しなければ
ならない。

【０００４】ところで、電子メールにて組織間の回覧を
行う場合、各組織内での回覧経路を各組織独自の規則で
規定する方が望ましい。その理由は第一に、回覧経路と
はすなわち組織の構成を示すものであり、外部にそれを
公開することはセキュリティ上の問題があるからであ
る。第二に、組織内の都合で経路を変更した場合に、そ
の都度この組織に電子メール回覧を発信する可能性のあ
る外部組織にその変更を通知し徹底する事は極めて煩雑
であり、運用上困難であるためである。

【０００５】このような問題を解決するために、電子メ
ールの送信後に、回覧先アドレスを自動的に決定する工
夫を行った従来の技術の例がある。例えば、１９９４年
７月８日に静岡大学で開催された、情報処理学会「マル
チメディア通信と分散処理研究会」にて発表された論文
『推論機構を用いたメール分配システム』（論文番号６
６−１６）で示されたシステムＭＩＬＤでは、「出身地
が関西」のように指定された属性に当てはまる電子メー
ルの宛先となるべき人を推論する。また、特開平５−１
９１４４８号公報「メールの送付先決定方式」に開示さ
れている手法では、電子メールの宛先を各組織毎に分散
して所有する体制・機能情報によって自動的に決定する
方式を示している。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】ＭＩＬＤの方式は回覧
ではなく１ステップのメール送信における宛先の決定方
式のみ開示しており、回覧を含めた一般的な経路の自動
決定はできない。また、特開平５−１９１４４８号公報
の方式では、回覧経路決定のために使えるデータが組織
の体制・機能に限定されている。また、類似の経路を辿
る場合であっても帳票の様式毎にメール送付規則を準備
しなければならないという問題点も有している。

【０００７】本発明の目的は、上記した問題点を解決す
るため、電子メールを送信する各組織内の回覧経路を自
動決定し、その回覧経路を自由に定義する規則を各組織
毎に効率よく準備することが可能な装置を提案すること
にある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】第１の発明は、電子メー
ルの属性に従って、順次に前記属性と本文をメールボッ
クス間で受け渡しを行う電子メール回覧装置において、
回覧先に関する知識を提供する規則提供手段と、前記知
識によって前記属性を変更する規則適用手段とを有する
ことを特徴とする。

【０００９】第２の発明は、電子メールの属性に従っ
て、順次に前記属性と本文をメールボックス間で受け渡
しを行う電子メール回覧装置において、前記電子メール
の中から前記属性を取り出す属性抽出手段と、回覧先に
関する知識を備えたローカル規則を提供する規則提供手
段と、前記電子メールを受け取り、前記ローカル規則に
基づき前記属性を変更する規則適用手段とを有すること
を特徴とする。

【００１０】第３の発明は、第１、第２の発明に記載し
た電子メール回覧装置において、前記ローカル規則が、
組織構成等の固有の知識であることを特徴とする。

【００１１】第４の発明は、第１、第２、第３の発明に
記載した電子メール回覧装置において、前記規則適用手
段が変更する属性が、前記電子メールの回覧経路に関す
る経路規則であることを特徴とする。

【００１２】第５の発明は、第１、第２、第３、第４の
発明に記載した電子メール回覧装置において、前記規則
適用手段は、前記本文もさらに変更することを特徴とす
る。

【００１３】

【作用】本発明による電子メール回覧装置では、各組織
の電子メール受信窓口に、該組織内での回覧経路を自動
決定する装置を設ける。この回覧経路を自動決定する装
置は、組織の構成や業務分担に関する規則を保持してお
り、受信した回覧メールの種別によって適切な規則を選
択し、該規則に基づいて該組織内の回覧経路を決定す
る。

【００１４】

【実施例】本発明の実施例について図面を参照して説明
する。

【００１５】本発明の電子メール回覧装置は、電子メー
ルの属性を変更するための規則を提供する規則提供手段
と、その規則を電子メールに適用し、組織の構成や業務
分担に基づいて電子メールの回覧経路を決定する規則適
用手段を有している。ここでいう属性とは、電子メール
に関する情報で、回覧の経路に関する経路規則、題名、
優先度、差出人の名前、受取人の名前等である。

【００１６】また、第２の発明の装置は、属性を電子メ
ールの内部に予め埋め込み、その属性を抽出するための
属性抽出手段が追加されている。この場合、電子メール
に埋め込まれている属性のうち組織に固有でない概略的
な規則を与え、規則提供手段では、組織に固有の規則を
与える。例えば、「部長までの承認が必要」は概略的な
規則であり、「課長はＡさん、部長はＢさんだが、Ｂさ
んは長期出張中なので部長代理のＣさんがＢさんの代わ
りに承認する。」は組織に固有な知識である。

【００１７】ここで、図１を参照して本発明の第２、第
３、第４の発明の電子メール回覧装置の動作を説明す
る。

【００１８】図１は、各組織にて最初に電子メールを受
信し、組織内の経路を決定する経路決定装置（本発明で
ある電子メール回覧装置）の構成の一実施例を示すブロ
ック図である。

【００１９】電子メール受信手段１によって受信された
電子メールは、属性抽出手段２に渡される。属性抽出手
段２は、電子メールに内蔵されている属性のうち経路の
規則（以下、経路規則）を抽出し、規則適用手段４に渡
す。規則適用手段４は、属性抽出手段２から受け取った
規則に対応する、組織内のローカルな規則（以下、ロー
カル規則）を規則提供手段３から検索して取り出し、属
性抽出手段２から受け取った経路規則とローカル規則を
合成し、電子メールが組織に入ってから出て行くまでの
経路を生成する。電子メール送信手段５は、規則適用手
段４にて生成された経路の規則（以下、合成規則）に基
づき、電子メール受信手段１から受け取った電子メール
を該組織内の最初の受信者に送信する。

【００２０】以下、電子メールの回覧の例を用いて本発
明の実施例を説明する。図２から図５は、以下の説明に
用いる電子メールの回覧の例を図で示したものである。

【００２１】この電子メールの回覧の例は、開発部の担
当が記載した予算申請書を開発部の課長、部長の承認を
得て、計画部に渡す。計画部では、開発部から受け取っ
た予算申請書を計画部の担当、次長、部長の順に承認を
行い、開発部の担当に戻すというものであり、ごく一般
の会社で行われる書類の受け渡しの例である。また、本
発明はこの例に限るものではなく、電子メールの回覧に
広く適用できる。

【００２２】図２は、電子メールの回覧経路の最上位の
構造を示す図であり、電子メールが予め保持し、属性抽
出手段で抽出される経路規則である。この例では、予算
申請書という書類が、ノード２１，ノード２２，ノード
２３の順に回覧される。ノード２１，ノード２２，ノー
ド２３にはそれぞれＮ０１，Ｎ０２，Ｎ０３という識別
記号がついている。ノード２１とノード２３は開発部と
いう組織を、ノード２２は計画部という組織を表現して
いる。アーク２４はノード２１からノード２２への予算
申請書の流れを示し、ＦＬ０１という識別記号がついて
いる。アーク２５はノード２２からノード２３への予算
申請書の流れを示し、ＦＬ０２という識別記号がついて
いる。すなわち、図２における予算申請書の流れは、開
発部を出て計画部に進み、再び開発部に戻るというもの
である。

【００２３】図２の各ノードは、規則適用手段４にてロ
ーカル規則を適用することによってそれぞれ各組織内の
回覧経路に分解される。ノード２１は「ライン部長０Ｉ
１Ｏ」という名前の回覧経路を示した回覧経路部品に展
開される。これは、入力が０個、出力が１個の回覧経路
部品で、部長までのライン承認を表している（図３）。
ノード２２は、「ライン部長０Ｉ１Ｏ」という名前の回
覧経路部品に展開される。これは、入力が１個、出力が
１個の回覧経路部品で、部長までのライン承認を表して
いる（図４）。ノード２３は「担当戻１Ｉ０Ｏ」という
名前の部品に展開される。これは、入力が１個、出力が
０個の回覧経路部品で、担当者に書類を戻すことを表し
ている（図５）。

【００２４】図３は、開発部における「ライン部長０Ｉ
１Ｏ」の回覧経路部品を示す経路図である。この回覧経
路部品は担当者を表し識別記号がｎ０１のノード３１
と、課長を表し識別記号がｎ０２のノード３２と、部長
を表し識別記号がｎ０３のノード３３の三つのノードを
持ち、さらに出力端子３４を持つ。また、ｎ０１からｎ
０２への流れを示す識別記号がｆｌ０１のアーク３５
と、ｎ０２からｎ０３への流れを示す識別記号がｆｌ０
２のアーク３６と、ｎ０３から出力端子３４への流れを
示す識別記号がｏｕｔｆｌｏｗのアーク３７を持つ。よ
って、担当者から始まり、課長、部長を経て外部に出て
行く回覧経路を示している。

【００２５】図４は、計画部における「ライン部長１Ｉ
１Ｏ」の回覧経路部品を示す経路図である。この回覧経
路部品は担当者を表し識別記号がｎ０１のノード４２
と、次長を表し識別記号がｎ０２のノード４３と、部長
を表し識別記号がｎ０３のノード４４の三つのノードを
持ち、さらに入力端子４１と出力端子４５を持つ。ま
た、入力端子４１からｎ０１への流れを示す識別記号が
ｉｎｆｌｏｗのアーク４６と、ｎ０１からｎ０２への流
れを示す識別記号がｆｌ０１のアーク４７と、ｎ０２か
らｎ０３への流れを示す識別記号がｆｌ０２のアーク４
８と、ｎ０３から出力端子４５への流れを示す識別記号
がｏｕｔｆｌｏｗのアーク４９を持つ。よって、各ノー
ドから入力し、担当者から始まり、次長、部長を経て外
部に出て行く回覧経路を示している。

【００２６】図３と図４には、入力端子の有無という違
いがあるが、その他に課長と次長という役割名称の差異
がある。役割名称の違いは組織によって回覧経路部品が
異なる場合があることを示している。すなわち、もし計
画部から書類が発信される場合の「ライン部長０Ｉ１
Ｏ」という回覧経路部品を想定すれば、それは図３とは
異なるｎ０２が次長という名前になるはずである。この
ように、回覧経路部品は同じ名前でも組織毎に異なるも
ので、組織固有の規則として提供されるべきものであ
る。

【００２７】図５は、開発部における「担当戻１Ｉ０
Ｏ」の回覧経路部品を示す経路図である。この部品は担
当者を表し識別記号がｎ０１のノード５２を持ち、さら
に入力端子５１を持つ。また、入力端子５１からｎ０１
への流れを示す、識別記号がｉｎｆｌｏｗのアーク５３
を持つ。

【００２８】ここで、この例における本発明の動作の具
体例を示す。

【００２９】図６は、図２に示される回覧経路を示す経
路規則である。なお、図６から図１４では便宜上各規則
毎に番号を付加してある。図６の経路規則は、本発明に
よる経路決定装置によって受信される電子メールに、予
め定められた方式に従って内蔵されている。この内蔵さ
れた経路規則は、属性抽出手段２によって電子メールか
ら取り出され、電子メール本文と分離される。この経路
規則のように、電子メールに本文以外のデータを内蔵さ
せる方式については、インターネットの仕様に関する文
書ＲＦＣ１５２１“ＭＩＭＥ（Ｍｕｌｔｉｐｕｒｐｏｓ
ｅＩｎｔｅｒｎｅｔＭａｉｌＥｘｔｅｎｓｉｏｎ
ｓ）ＰａｒｔＯｎｅ：Ｍｅｃｈａｎｉｓｍｓｆｏｒ
ＳｐｅｃｉｆｙｉｎｇａｎｄＤｅｓｃｒｉｂｉｎ
ｇｔｈｅＦｏｒｍａｔｏｆＩｎｔｅｒｎｅｔ
ＭｅｓｓａｇｅＢｏｄｉｅｓ”に記載されているの
で、属性抽出手段２は公知の技術で容易に構成できる。

【００３０】図６から図１１までに記載する規則は、Ｌ
ＩＳＰ言語の文法によるリスト構造で記述された知識表
現である。従って１つの知識は左括弧で始まり、それに
対応する右括弧で終わる。本実施例では、知識表現は、
知識以外の手続等を表現するＬＩＳＰ表現（リスト）と
区別するために、知識を表現するリストの第一要素には
“：”を用いる事とし、リストの第二要素は知識の種別
を示す名標であり、第三要素以下に知識の詳細が格納さ
れている。また、本実施例ではＬＩＳＰ言語を用いた
が、知識表現の可能な言語であれば、ＰＲＯＬＯＧ言語
等他の言語を用いてもかまわなく、人間にとって可読性
の低いバイナリ表現のような知識表現を用いてもかまわ
ない。

【００３１】図６の第一の知識は、名標がｓｃｅｎａｒ
ｉｏである。これは、一連の回覧経路の定義の開始を示
し、その回覧経路の定義名が「予算申請」であることを
示している。第二の知識は、名標がｓｔａｒｔ−ｎｏｄ
ｅである。この知識は、「予算申請」の最初のノードが
Ｎ０１であることを示している。第三の知識は、名標が
ｎｏｄｅであり、ノードの一覧を示している。ここで、
ＲＯＬＥとは、電子メールを送受信する人あるいは組織
のノードを表す。すなわち、第三の知識では、Ｎ０１，
Ｎ０２，Ｎ０３の各ノードについて、それらのノードが
ＲＯＬＥであり、各々開発部、計画部、開発部を表現し
ていることを示している。第四の知識は、名標がａｒｃ
であり、アークの一覧を示している。この知識は、ＦＬ
０１が、Ｎ０１からＮ０２への予算申請書の流れである
こと、ＦＬ０２がＮ０２からＮ０３への予算申請書の流
れであることを示している。

【００３２】図６の第五の知識は、名標がｗｆ−ｎｏｄ
ｅであり、ノードが下位の回覧経路部品に展開されるべ
きであることを示している。まず、Ｎ０１が「ライン部
長０Ｉ１Ｏ」という回覧経路部品に展開されることを示
している。第五の知識の２行目と３行目にある、ｉｎｐ
ｕｔとｏｕｔｐｕｔで始まる二つのリストは、部品に渡
すパラメータを示している。Ｎ０２，Ｎ０３について
も、同様に下位の回覧経路部品に展開すべき事と、その
際に回覧経路部品に渡すパラメータを定義している。

【００３３】以上５つの知識により、図２の回覧経路を
経路規則として定義している。

【００３４】図７、図８、および図９は、開発部におけ
る経路決定装置の規則提供手段３にて提供される一連の
ローカル規則を示している。

【００３５】まず、図７は、「ライン部長０Ｉ１Ｏ」と
いう回覧経路部品が、開発部においてどのように展開さ
れるべきかを示すローカル規則である。このローカル規
則は五つの知識からなる。第一の知識は、ｗｆ−ｐａｒ
ｔｓという名標を持ち、「ライン部長０Ｉ１Ｏ」が回覧
経路部品であることを示している。第二の知識は、名標
がｐａｒｔｓ−ｐａｒａｍであり、この回覧経路部品が
受け取るパラメータの一覧を示している。第一のパラメ
ータは入力パラメータ（ｉｎｐｕｔ）であるが、実質の
パラメータはないので空リストになっている。第二のパ
ラメータは出力パラメータ（ｏｕｔｐｕｔ）である。端
子名ｏｕｔと、端子ｏｕｔに関連する二つのパラメータ
ｆｌｏｗ１とｆｏｒｍ１が指定されている。

【００３６】第三の知識は、ｐａｒｔｓ−ｓｔａｒｔ−
ｎｏｄｅという名標を持ち、この回覧経路部品内の最初
のノードがｎ０１であることを示している。第四の知識
は名標がｐａｒｔｓ−ｎｏｄｅであり、この回覧経路部
品に含まれるノードの一覧を示している。ｎ０１はＲＯ
ＬＥであり、担当を表す。ｎ０２はＲＯＬＥであり、課
長を表す。ｎ０３はＲＯＬＥであり、部長を表す。ｏｕ
ｔはＴＥＲＭ（端子）であり、端子には役職名に相当す
る情報がないので、特別に＃ｔと記されている。

【００３７】第五の知識は、ｐａｒｔｓ−ａｒｃという
名標を持ち、この回覧経路部品に含まれるアークの一覧
を示している。ｆｌ０１はｎ０１からｎ０２へのｆｏｒ
ｍ１の流れである。ｆｌ０２はｎ０２からｎ０３へのｆ
ｏｒｍ１の流れである。ｏｕｔｆｌｏｗはｎ０３から端
子ｏｕｔへのｆｏｒｍ１の流れである。

【００３８】図８は、「担当戻１Ｉ０Ｏ」という回覧経
路部品が、開発部においてどのように展開されるべきか
を示すローカル規則である。このローカル規則は四つの
知識からなる。図７の場合と比較すると、回覧経路内の
最初のノードは端子ｉｎであることが与えられているた
め、最初のノードを示すｐａｒｔｓ−ｓｔａｒｔ−ｎｏ
ｄｅという知識が省略されている。

【００３９】第一の知識は、ｗｆ−ｐａｒｔｓという名
標を持ち、「担当戻１Ｉ０Ｏ」が回覧経路部品であるこ
とを示している。第二の知識は、名標がｐａｒｔｓ−ｐ
ａｒａｍであり、この回覧経路部品が受け取るパラメー
タの一覧を示している。第一のパラメータは入力パラメ
ータ（ｉｎｐｕｔ）であり、端子ｉｎに関連する二つの
パラメータｆｌｏｗ１とｆｏｒｍ１が指定されている。
これらのパラメータは図７で使われているものと同じ名
前であるが、回覧経路部品がライン部長０Ｉ１Ｏと担当
戻１Ｉ０Ｏとで異なるので別のものである。第二のパラ
メータは出力パラメータ（ｏｕｔｐｕｔ）であるが、実
質のパラメータはないので空リストになっている。

【００４０】第三の知識は名標がｐａｒｔｓ−ｎｏｄｅ
であり、この回覧経路部品に含まれるノードの一覧を示
している。ｉｎは端子であり、端子には役職名に相当す
る情報がないので、特別に＃ｔと記されている。ｎ０１
はＲＯＬＥであり、担当者を表す。ｎ０１というノード
識別記号についても、図７と同じであるが、部品が異な
るので別のものである。

【００４１】第四の知識は、ｐａｒｔｓ−ａｒｃという
名標を持ち、この回覧経路部品に含まれるアークの一覧
を示している。ｉｎｆｌｏｗは端子ｉｎからｎ０１への
ｆｏｒｍ１の流れである。

【００４２】図９は、電子メールの宛先や、担当や課長
等の各役割を実際に担当する者を表す知識を集めたロー
カル規則である。ここには四つの知識があるが、いずれ
も名標はａｄｄｒｅｓｓである。この知識は、第一のパ
ラメータが回覧経路の定義名（図６で示した経路規則の
ｓｃｅｎａｒｉｏ知識で指定されるもの）であり、第二
のパラメータは電子メールアドレスと役割名の組のリス
トである。第一の知識では、予算申請という回覧経路定
義において、計画部宛の電子メールはｐｌａｎ−ｇａｔ
ｅ＠ｐｌｎ．ｂｓ１．ｆｃ．ｎｅｃ．ｃｏ．ｊｐ宛に出
すことが指定されている。ここで、ｐｌａｎ−ｇａｔｅ
＠ｐｌｎ．ｂｓ１．ｆｃ．ｎｅｃ．ｃｏ．ｊｐは、計画
部の経路決定装置の電子メールアドレスである。第二の
知識は、同じく開発部の電子メール宛先である。第三の
知識では、第一パラメータに＃ｆが指定されている。こ
の場合、他のいずれともマッチしなかった回覧経路定義
名とマッチする。第三の知識では部長の電子メールアド
レスとしてｏｋａｄａ＠ｓｐｅ．ｂｓ１．ｆｃ．ｎｅ
ｃ．ｃｏ．ｊｐであることが指定されている。第四の知
識では、予算申請という回覧経路定義において、担当宛
の電子メールはｙｏｎｅ＠ｓｐｅ．ｂｓ１．ｆｃ．ｎｅ
ｃ．ｃｏ．ｊｐを宛先とし、課長宛の電子メールはｋｕ
ｒｏｉｗａ＠ｓｐｅ．ｂｓ１．ｎｅｃ．ｃｏ．ｊｐを宛
先とすることを指定している。

【００４３】以上、図７から図９までで、開発部の経路
決定装置の規則提供手段３が提供するローカル規則につ
いて説明した。この例では示さなかったが、規則提供手
段３が提供すべき組織固有のローカル規則、あるいは知
識には、以下のものが含まれるものが好ましい。（１）誰の直属上司が誰であるかを示すような、組織構
成に関する知識。（２）帳票の記入分担や承認範囲に関する知識。（３）回覧の時間的期限に関する知識。

【００４４】次に、図１０と図１１は、計画部における
経路決定装置の規則提供手段３にて提供される一連のロ
ーカル規則を示している。

【００４５】まず、図１０は「ライン部長１Ｉ１Ｏ」と
いう回覧経路部品が、計画部においてどのように展開さ
れるべきかを示すローカル規則である。このローカル規
則は先に説明した「ライン部長０Ｉ１Ｏ」および「担当
戻１Ｉ０Ｏ」と同様の記法で書かれた４つの知識で構成
されているので、詳細な説明は省略する。なお第二の知
識では入力パラメータと出力パラメータの両方を指定し
ている。

【００４６】図１１は、図９と同様に、電子メールの宛
先や、担当や課長等の各役割を実際に担当する者を表す
知識を集めたローカル規則である。図９と同様なので詳
細な説明は省略するが、図９と異なり、第四の知識では
担当者と次長の電子メールアドレスが定義されている。

【００４７】次に、図２のノード２２（Ｎ０２）を例に
取って、経路決定装置の動作を説明する。開発部から計
画部宛に電子メールとして送られて来る予算申請書の宛
先は、図９の第一の知識により、ｐｌａｎ−ｇａｔｅ＠
ｐｌｎ．ｂｓ１．ｆｃ．ｎｅｃ．ｃｏ．ｊｐとなってい
るはずである。この宛先を持つ電子メールは、計画部の
経路決定装置の電子メール受信手段１によって受信され
るよう、電子メールシステムが設定されているものとす
る。

【００４８】電子メール受信手段１によって受信された
電子メールは属性抽出手段２に渡される。前述したよう
に、属性抽出手段２は図６に示した経路規則を電子メー
ルから抽出し、規則適用手段４に出力する。図６の知識
では、Ｎ０２で適用すべき知識としてライン部長１Ｉ１
Ｏが指定されているので、規則適用手段４では、さらに
規則提供手段３からライン部長１Ｉ１Ｏに当たるローカ
ル規則（図１０）と、宛先を指定するローカル規則（図
１１）を取り出す。図６、図１０、図１１の各規則は規
則適用手段４にてすべて合成され、組織（この場合、計
画部）内での回覧経路を表す合成規則とされ、電子メー
ル送信手段５に渡される。電子メール送信手段５は合成
規則に基づいて電子メールを送信する。このうち、各規
則の合成について、さらに詳細な説明を以下で行う。

【００４９】第一の手順では、図６の第五の知識のうち
Ｎ０２に関する部品定義の部分が、図１０で示される部
品で展開される。第二の手順では、図１１に示される電
子メールの宛先が、部品展開結果に当てはめられる。

【００５０】まず、図６の第五の知識と、図１０とによ
って、ノードＮ０２を回覧経路部品によって展開する部
分について説明する。図６の第五の知識のうち、Ｎ０２
の入力パラメータ（ｉｎｐｕｔで示される）は、（ｉｎ
（ＦＬ０１）予算申請書）というリストを値として持っ
ている。これに、図１０の第二の知識の前半を当てはめ
ると、端子ｉｎのｆｌｏｗ１が（ＦＬ０１）、ｆｏｒｍ
１が予算申請書になることが判る。また同様に、出力パ
ラメータ（ｏｕｔｐｕｔで示される）は、（ｏｕｔ（Ｆ
Ｌ０２）予算申請書）というリストを値として持ってい
る。これに、図１０の第二の知識の後半を当てはめる
と、端子ｏｕｔのｆｌｏｗ２が（ＦＬ０２）、ｆｏｒｍ
１が予算申請書であることが判る。

【００５１】以上によって図６と図１０を結合する。ま
ず、ｆｏｒｍ１を予算申請書で置き換えると、図１０の
第三および第四の知識は書き換えられ、図１２のように
なる。さらに、端子ｉｎ，ｏｕｔを除去するために以下
の手順で書き換えを行う。（１）ｉｎｆｌｏｗをｆｌｏｗ１すなわち（ＦＬ０
１），ｏｕｔｆｌｏｗをｆｌｏｗ２すなわち（ＦＬ０
２）で置換する。（２）ノード、フローの識別記号を、親ノードＮ０２の
下位であることを示すよう書き換える。すなわち、ｆｌ
０１を（ｆｌ０１Ｎ０２）に、ｎ０１を（ｎ０１Ｎ
０２）に書き換える。（３）ｉｎ，ｏｕｔ端子はそれぞれ図６の第四の知識で
指定されている（ＦＬ０１）の始端および（ＦＬ０２）
の終端である（Ｎ０１），（Ｎ０３）で置き換える。（４）ｐａｒｔｓ−ｎｏｄｅ，ｐａｒｔｓ−ａｒｃの知
識はそれぞれ、図６のｎｏｄｅ，ａｒｃの知識の形式に
書き改め、部品名「ライン部長１Ｉ１Ｏ」は取り除く。以上の作業により、図１２はさらに図１３のように書き
換えられる。

【００５２】次に、図１１の知識により、図１３のＲＯ
ＬＥで示された役割を電子メールの宛先で置き換える。
その結果は図１４となる。なお、図１１では本例題に関
係のない知識は省略しているが、実際ａｄｄｒｅｓｓ名
標の知識の第一のパラメータが「予算申請」の知識も含
まれているはずである。それらの知識では例えば同じ
「次長」に対して別の電子メールアドレスが指定されて
いる可能性がある。予算担当の次長と購買担当の次長が
別の人である場合等がこれに当たる。

【００５３】図１４まで書き換えられた段階で、ノード
とアークに関するすべての具体的な情報が出揃い、計画
部内での具体的な電子メール回覧経路を求めることがで
きた。この書き換え後の規則（合成規則）は、電子メー
ル送信手段５によって再び電子メールに内蔵される。電
子メール送信手段５は、図１４で求められた回覧経路に
基づき、計画部の最初の受信者であるｔｏｍｉｔａ＠ｐ
ｌｎ．ｂｓ１．ｆｃ．ｎｅｃ．ｃｏ．ｊｐ宛に送信す
る。

【００５４】順序は前後するが、開発部のノードＮ０１
における「ライン部長０Ｉ１Ｏ」部品の経路展開につい
て説明を補足する。ノードＮ０１は電子メール回覧の開
始地点であるため、経路決定装置が電子メールを受信し
て、該電子メールから図６に示す回覧経路規則を抽出す
るという手順は適用できない。この場合の処理の方式を
図１５を用いて説明する。

【００５５】図１５は、経路決定装置を電子メール発信
者が使用する場合の構成を示すブロック図である。図１
５において、経路決定装置１５０は図１のものと同じで
ある。電子メールを作成するユーザ（この場合、開発部
の担当者で、図３のｎ０１に当たるユーザ）は、電子メ
ール編集手段１５２を用いて電子メール（この場合予算
申請書）を作成する。その際、回覧規則提供手段１５１
から、予算申請書に関する回覧規則を取りだし、編集し
た電子メールに内蔵させる。この回覧規則は図６のもの
と同一である。また、電子メール編集手段１５２は前述
のＭＪＭＥの方式によって、回覧規則を電子メールに内
蔵させる機能を有しているものとする。このようにして
編集した電子メールは、経路決定装置１５０の属性抽出
手段２と、電子メール送信手段５に渡される。

【００５６】属性抽出手段２は電子メール編集手段１５
２から渡された電子メールから、図６に示した回覧規則
（経路規則）を取り出すことができる。規則提供手段３
は、開発部における「ライン部長０Ｉ１Ｏ」の定義であ
る図７のローカル規則と、電子メールの宛先を定義する
図９のローカル規則を提供する。規則適用手段４は図
７、図９のローカル規則を利用して図６の経路規則を書
き換え、図１６のような回覧経路定義を得る。

【００５７】以上で、第２、第３、第４の発明に関する
一実施例を説明した。以下に本実施例の説明を補足す
る。

【００５８】第１の発明は、属性抽出手段２を省略した
場合である。この場合、図６のような回覧経路に関する
経路規則は電子メールに内蔵されているのではなく、経
路規則とローカル規則といった知識を固定データとして
規則提供手段３より提供する。それ以外は第２の発明と
同じである。

【００５９】第４の発明は、規則適用手段が変更する電
子メールの属性が電子メールの回覧経路を含むものであ
る。今回説明した一実施例はこの第４の発明に当てはま
る。なぜならば、図６の形で電子メールに含まれている
回覧経路は、電子メールの属性と考えられ、その一部を
図１４や図１６のように書き換えて電子メールに再び内
蔵させることができるからである。なお、回覧経路以外
の電子メール属性としては題目、優先度等が考えられ
る。それらの属性も規則として電子メールに内蔵され、
属性抽出手段２によって抽出可能でなければならず、ま
た規則適用手段によって書き換え可能でなければならな
い。

【００６０】第５の発明は、規則適用手段４が、電子メ
ールの属性のみならず本文をも変更するものである。本
実施例の回覧経路（図６）は電子メールの属性とした
が、ＭＩＭＥでは構文上は本文となっているため本文と
することもできる。また、実際に本文を書き直す例とし
ては、本文中に含まれている「計画部長殿」のような役
職名を、実際の人物の名前に書き換えることが考えられ
る。このような書き換えは、図１３から図１４への書き
換えと同じ要領で実現できる。但し、電子メール本文中
から「計画部長」のような特定の文字列を検索する処理
が必要となる。

【００６１】

【発明の効果】本発明による電子メール回覧装置を用い
ると、電子メールの回覧経路決定が各組織固有の規則に
よって自動的に行われるので、各組織がセキュリティを
保持したまま、組織間の回覧電子メールの発信が行え
る。

【００６２】その際、回覧経路の決定は組織の体制や機
能のみならず、およそ知識として記述可能な情報すべて
を根拠として行うことができる。また、回覧経路を決定
する規則は複数の様式の間で共有が可能であり、効率的
である。さらに、電子メールの優先度や題名等の、回覧
経路以外の属性や、電子メールの本文の変更も、同じ仕
組みを用いて組織毎に行う事ができるという効果もあ
る。

【００６３】また本発明は、各組織の電子メール受信窓
口に組織内での回覧経路を自動決定する装置を設ける。
この回覧経路を自動決定する装置は、組織の構成や業務
分担に関する規則を保持しており、受信した回覧メール
の種別によって適切な規則を選択し、該規則に基づいて
該組織内の回覧経路を決定する。この規則は、組織の体
制・機能に関するものには限定されず、自由な記述が可
能であり、複数の帳票様式から共通して参照できる。こ
のため、前記したＭＩＬＤおよび特開平５−１９１４４
８号公報の有していた問題点を解決し、回覧経路を自由
に定義する規則を組織毎に効率良く準備することができ
る。

【００６４】さらに本発明では、回覧経路は電子メール
の属性の１つと位置付けており、回覧経路以外の電子メ
ールの属性も、回覧経路の決定と同じ方式で変更できる
ので、電子メールの題目、優先度等の変更も、組織毎に
自由に行える。また同じ方式を応用すれば、電子メール
の本文の一部書き換えも可能である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による、電子メール回覧装置（経路決定
装置）の構成を示すブロック図。

【図２】電子メールの回覧経路（経路規則）の一実施例
を示す図。

【図３】回覧経路部品「ライン部長０Ｉ１Ｏ」の一実施
例を示す図。

【図４】回覧経路部品「ライン部長１Ｉ１Ｏ」の一実施
例を示す図。

【図５】回覧経路部品「担当戻１Ｉ０Ｏ」の一実施例を
示す図。

【図６】経路規則の記述の一実施例を示す図。

【図７】開発部における回覧経路部品「ライン部長０Ｉ
１Ｏ」の記述の一実施例を示す図。

【図８】開発部における回覧経路部品「担当戻１Ｉ０
Ｏ」の記述の一実施例を示す図。

【図９】開発部における、電子メールの宛先や、担当や
課長等の各役割を実際に担当する者を表す知識を集めた
ローカル規則の記述の一実施例を示す図。

【図１０】計画部における回覧経路部品「ライン部長１
Ｉ１Ｏ」の記述の一実施例を示す図。

【図１１】計画部における、電子メールの宛先や、担当
や課長等の各役割を実際に担当する者を表す知識を集め
たローカル規則の記述の一実施例を示す図。

【図１２】規則適用手段で書き換えた第１の合成規則の
一実施例を示す図。

【図１３】規則適用手段で書き換えた第２の合成規則の
一実施例を示す図。

【図１４】ローカル規則で第２の合成規則を書き換えた
結果の一実施例を示す図。

【図１５】経路決定装置を電子メール発信者が使用する
場合の構成を示すブロック図。

【図１６】経路規則とローカル規則を結合して書き換え
た結果の一実施例を示す図。

【符号の説明】

１電子メール受信手段２属性抽出手段３規則提供手段４規則適用手段５電子メール送信手段２１，２２，２３ノード２４，２５アーク３１，３２，３３ノード３４端子３５，３６，３７アーク４１，４５端子４２，４３，４４ノード４６，４７，４８，４９アーク５１端子５２ノード５３アーク１５０経路決定装置１５１回覧規則提供手段１５２電子メール編集手段

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】電子メールの属性に従って、順次に前記属
性と本文をメールボックス間で受け渡しを行う電子メー
ル回覧装置において、回覧先に関する知識を提供する規則提供手段と、前記知識によって前記属性を変更する規則適用手段とを
有することを特徴とする電子メール回覧装置。
【請求項２】電子メールの属性に従って、順次に前記属
性と本文をメールボックス間で受け渡しを行う電子メー
ル回覧装置において、前記電子メールの中から前記属性を取り出す属性抽出手
段と、回覧先に関する知識を備えたローカル規則を提供する規
則提供手段と、前記電子メールを受け取り、前記ローカル規則に基づき
前記属性を変更する規則適用手段とを有することを特徴
とする電子メール回覧装置。
【請求項３】前記ローカル規則が、組織構成等の固有の
知識であることを特徴とする請求項１または２記載の電
子メール回覧装置。
【請求項４】前記規則適用手段が変更する属性が、前記
電子メールの回覧経路に関する経路規則であることを特
徴とする請求項１、２または３に記載の電子メール回覧
装置。
【請求項５】前記規則適用手段は、前記本文もさらに変
更することを特徴とする請求項１、２、３または４に記
載の電子メール回覧装置。