JPH0740237B2 - 対話型情報取扱いシステムにおける電子文書の保存管理方法 - Google Patents

対話型情報取扱いシステムにおける電子文書の保存管理方法

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JPH0740237B2
JPH0740237B2 JP63291123A JP29112388A JPH0740237B2 JP H0740237 B2 JPH0740237 B2 JP H0740237B2 JP 63291123 A JP63291123 A JP 63291123A JP 29112388 A JP29112388 A JP 29112388A JP H0740237 B2 JPH0740237 B2 JP H0740237B2
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Description

【発明の詳細な説明】 A.産業上の利用分野 本発明は対話型情報取扱いシステム中の電子文書を記憶
する方法に係り、特に、記憶された文書の保存及び削除
を自動的に管理する方法に関する。
B.従来技術 電子文書を記憶する種々の対話型情報取扱いシステムが
既に知られている。これらのシステムには手紙を書くた
めに家庭で用いられるパーソナル・コンピュータから互
いに対話ができる幾千のユーザ・ノード及び情報の中央
ライブラリーあるいはファイルを有するメイン・フレー
ム・データ処理システムまで、複雑さ及び洗練さにおい
て種々のものがある。
幾つかの大きな政府機関及び私企業で今日利用されてい
る洗練されたシステムの例はIBM社のPROFSというシステ
ムである。これらのシステムは１頁のメモや伝言から複
数巻の印刷本を含むような多数頁の報告までの幾万とい
う文書を記憶して管理する。これらのシステムの多くに
おいては、ハード・コピーの必要性はもはやなく、情報
のコピーは電子コピーだけである。
政府機関や大企業のような大きなエンタープライズ内の
紙の流の管理及び制御にはどのような種類の通信や文書
が取扱われるのかを特定化するための手順の組が必要で
ある。
これはハード・コピーを扱うマニュアル実行システム及
び電子コピーだけを扱う電子的実行システムの両方にお
いて必要なことである。
効果的で効率の良いシステムにするための２つの基本的
な文書制御方法が存在することが両システムにおいて一
般に知られている。第１の方法はもはや不要となった文
書な直ちにシステムから削除すべきであるという方法で
あり、第２の方法は必要な文書は文章所有者あるいはエ
ンタープライズが必要とする限り維持されるべきである
という方法である。
これら２つの基本概念を実行するに際しては、誰が文書
を維持したり削除したりすることの決定を行なうのか、
この決定は全ての種類の文書に適用されるのか、あるい
は文書の種類によって変更されるのか、基準についての
例外や変更はあり得るのか、文書の種類についての時間
期間は誰が決定するのか等についての同意や一致が必ら
ずしも得られないことは明らかである。
システムの論理的集中個所に記憶される電子文書を作成
する多数のユーザを含む従来のシステムは、システム中
で文書を識別する方法に対して多くの構造化された書式
化についての制約を一般に課している。多くのシステム
では、幾つかの種類のマニュアル文書分類システムが形
式に基づいてあるいは実質的内容に基づいて行なわれる
ようになっている。銀行は文書についての機能的仕事内
容に従った分類方法を利用するであろう。例えば、顧客
のローン・フォルダーは、ローン・アプリケーション、
クレジット・ヒストリー、支払いヒストリー等を含むこ
とになるかもしれない。これらの種々の文書は保存につ
いての基準が異っており、保存についての確立している
基準からの変化を認めるための準備も一般に存在してい
ない。従来のシステムでは、探索が複数の文書に含まれ
る特定の用語について実行されそれに基づいて文書が削
除された。文書形式による管理は保存すべき文書の削除
を招くかもしれない。探索用語は各文書毎に異なる意味
を持つ場合がある。このため、このような形式の文書管
理においては、保存すべき文書が削除されたり、削除す
べきだがある用語を含まない文書が見逃されたりする。
文書を削除する日がエンタープライズによって制御され
るような一括型文書保存方法は日が変更されなければな
らないときに問題を生じる。文書を削除すべき日が短縮
されるときには、文書が以前に確立されていた日までは
利用可能であると信じている者が必ずいる。どのように
してシステム管理者はこれらの文書が破壊され得るのか
どうかを評価するのか。文書が削除されているときに
は、その文書に基づいて仕事をしていた者に対して直接
的に好ましくない影響を与えることになる。文書が早期
に破壊されたときのより深刻な長期的影響はシステムの
保全性が失われるということであり、このため、やがて
ユーザが自ら文書のバック・アップ記憶システムを操作
することになり、集中システムの数多くの利点が損なわ
れることになる。
本発明は、従来の文書記憶システムにおける問題を回避
するような方法で文書の保存及び削除を管理するような
対話型情報取扱いシステムに用いられる改良した方法を
意向している。本発明の方法は文書のビジネス・ユース
に用いられ得る。
C.開示の概要 本発明の方法が効果的に用いられる処理の組み合わせ
は、システムに記憶されるべき各文書に対して２つのラ
ベルを確立することによって、文書所有者にとっての各
文書保存の必要性及びシステムの中央管理部として働く
エンタープライズの文書保存基準の認識処理を含んでい
る。２つのラベルのうちの第１ラベルはドキュメント・
ラベル（DL）と呼ばれ、例えば、文書のビジネス使用分
類を識別する働きをする。第２ラベルはオーナーシップ
・ラベル（OL）と呼ばれ、多くの場合は文書の著者であ
るところの文書の所有者によって指定された文書分類を
識別する。
別々に満期日が２つのラベルの各々に設けられる。所有
権満期日は所有者により設定され、彼が望む所有権の時
間の長さを識別する。所有権（オーナーシップ）とは所
有権期間中の文書に対する権限及び責任を意味する。シ
ステム管理者（SA）は例えば各文書ラベルの各ユーザの
満期日の範囲を確立する。
システムにファイルされた各文書にはラベル及び満期日
基準が関連づけられ、それらはシステム内の文書の保存
及び削除を自動的に管理するために用いられる。
文書がシステム上にファイルされるべきときには、保存
及び削除の選択の基準は文書と同時にシステム中に入力
され且つ記憶されなければならない。情報はエンド・ユ
ーザによって対話式にシステム中に入力される。一連の
プロンプトがメニュー画面上に表示されたオプションに
対するユーザの選択に応答してシステムによって表示装
置の画面上に表示される。有効な文書ラベルは好ましく
は予め確立されておりユーザは特定の文書ラベルを確立
済で許可済のリストか選択できるようになっている。文
書に対する省略時満期日付はエンタープライズによって
前もって確立され、好ましくは自動的に入力される。エ
ンド・ユーザは省略時の満期日付を有効な満期日付によ
って取消してもよい。
有効なオーナーシップ・ラベルもまた好ましくは文書オ
ーナーによって前もって確立されており、エンタープラ
イズによって許可されている。文書オーナーは、オーナ
ーシップ・ラベルが入力された時に自動的に入力され得
る各オーナーシップ・ラベルについて、省略時満期日を
確立させることができる。エンド・ユーザはその省略時
満期日を有効な満期日で取消すこともできる。オーナー
シップ満期日付と文書満期日付とは一定のルールに関係
付けられていてもよい。例えば、特定の文書に関しては
両日付は等しくてもよい。
文書は現日付に関連して各文書に関する満期日の基準を
処理することにより以下の日付関係に従って自動的に保
存及び削除される。
現在日付が両日付より早い場合、文書を保存する。
現在日付が両日付より遅い場合、文書を削除する。
現在日付がオーナーシップ満期日よりは遅いがエンター
プライズ満期日よりは早い場合、文書を保存し、ユーザ
毎のオーナーシップ・ラベル毎の現在のリストに基づい
て指定ユーザあるいはシステム管理者にオーナーシップ
を移す。
現在日付がエンタープライズ満期日より遅いがオーナー
シップ満期日よりは早い場合、文書を保存する。
本発明の目的は電子文書を記憶するための改良された方
法を提供することである。
本文書の他の目的は、情報取扱いシステムにおける記憶
された電子文書の保存を管理する改良された方法を提供
することである。
本発明の他の目的は、エンド・ユーザが文書オーナーで
ある最中にそのエンド・ユーザによって確立される基準
に従って文書が保存されるような、電子文書の保存管理
方法を提供することである。
本発明の他の目的は、エンド・ユーザによって設定され
た基準がその文書のオーナーシップが既に廃止されてい
ることを示しているときに記憶された電子文書を自動的
に削除するような方法を提供することである。
D.実施例 第１図には本発明が適用される情報取扱いシステムが示
され、このシステムは第２図に詳しく示されているよう
な対話型ターミナルあるいは対話型ワークステーション
のネットワークを有している。ネットワークは複数のタ
ーミナルを有し、ターミナルは相互に接続され且つホス
トCPUに接続されている。第１図に示されるようにホス
トCPU23は通信リンク24を通じて第２のホストCPU25に接
続され、第２のホストCPU25は対話型ターミナル（ワー
クステーション）のネットワーク26に接続されている。
機能的には、システムは各ターミナルがホスト及び１又
は複数の他のターミナルと確立済通信プロトコルを用い
て通信できるように働き、種々の形態で連続的に接続さ
れた通信リンクはユーザにとって透過になる。１つのタ
ーミナルのユーザは手紙のような文書を作成してその手
紙をネットワーク上の宛先ノードのアドレスに送ること
ができる。ユーザは次に文書を中央システムのある場所
に記憶させることができる。システムの各ユーザは後の
時間においてその文書を検索することができる。このよ
うなシステム自体は既に知られており、広範に用いられ
ている。このようなシステムの一般的機能及び操作はよ
く知られているので、本発明の文書記憶方法の理解に必
要な範囲においてだけ述べる。以下の記載においては、
ネットワーク上の各ワークステーションはシステム・ノ
ード・アドレス及びポスト・オフィス・アドレスを有
し、簡単のため、ネットワーク上の各ノードにはただつ
が指定されているものとする。更に、システムには通常
の通信サービス、例えば各々のユーザあるいはオーナの
ディレクトリー・リスト等が与えられているものとす
る。更に、第１図のシステムはテキスト・データ・オブ
ジェクト、グラフィク・データ・オブジェクト、及びカ
レンダ・データ・オブジェクト等の種々の型のデータ・
オブジェクトのような情報を処理するものとする。
第２図において、ターミナルは処理装置31を有し、処理
装置31はマイクロプロセッサ・ブロック32、半導体メモ
リ33、コントロール・ブロック34を有し、コントロール
・ブロック34はマイクロプロセッサ・ブロック32とメモ
リ・ユニット33との間の相互通信の他に入出力操作を行
う機能を有する。
ターミナルは更に、ディスプレイ装置36、キーボード3
7、プリンタ38、ディスク記憶装置39、及びモデム40等
の周辺装置を有している。
処理装置31は例えばIBM XT、IBM AT、IBM PS/2シス
テムのようなパーソナル・コンピュータ・システムであ
る。処理装置31にはオペレイティング・システム・プロ
グラムが与えられ、このプログラムは例えば、システム
をランさせるために通常使用されているDOS（ディスク
・オペレイティング・システム）の多くのバージョンの
１つである。オペレイティング・システム・プログラム
はユーザが選択した１つまたは複数のアプリケーション
・プログラムに沿ってメモリ33に記憶されている。メモ
リ33の容量及びアプリケーション・プログラムの大きさ
に依っては、これらのプログラムに一部分は必要ならば
ディスク記憶装置39からメモリ33に転送されてもよい。
ディスク記憶装置39は、例えば30メガバイトのハード・
ディスク・ドライブ装置あるいはディスケット・ドライ
ブ装置である。ディスク記憶装置の基本的機能はシステ
ムが使用するプログラム及びデータを記憶し、必要はと
きにはそれらを直ちにメモリ33に転送することである。
幾つかの場合においては、オペレータはシステム中にコ
マンドを入力することによってシステムが特定の機能を
遂行するようにさせる。他の場合においては、一般にメ
ニュー及びメッセージ画面のプロンプトを表示すること
によって、システムの方が特定のデータの入力を要求す
る。オペレータとシステムとの間の対話の深さはオペレ
ーティング・システム及びアプリケーション・プログラ
ムによって異なるが１本発明の方法が用いられるターミ
ナルにとっては必要なものである。
第２図のモデム40は商業的外部組織あるいは専用の通信
リンクであるところの１つまたは複数の通信リンクを通
じてデータをターミナルからホスト・システムに転送す
る機能を果す。
第3a図には主要な対話ステップの立場から見たシステム
の概観が示され、前記主要な対話ステップにはエンド・
ユーザ（ED）の作成した文書の記憶が含まれている。ブ
ロック50はエンド・ユーザを表わしている。ブロック51
及び52はターミナルに記憶されたプログラムを表わし、
ブロック53はローカル・ディスク記憶装置を表わしてい
る。ブロック54及び55はホスト内に置かれたライブラリ
ー・サーバー機能及び記憶されたシステム文書用の中央
保管所である。ブロック51で表わされるプログラムは対
話管理（者）アプリケーションと呼ばれ、ユーザから情
報を得るために必要なメニュー及びプロンプトを提供す
る働きをする。それはターミナルからユーザへの重要な
インターフエースである。ブロック52で表わされるプロ
グラムはリクエスター・アプリケーションと呼ばれリク
エストをつくってそれをライブラリー・サーバーに送る
働きをする。
第3b図のフローチャートは、第１に文書を作成し、第２
に文書記述子をセットするためにサブ・アクション・メ
ニューを選択し、第３にセットした文書記述子メニュー
内の実際の記述子をセットし、最後に文書をファイルす
る主要ステップを示している。
第4a図にはメイン・アクション・メニューが示されてい
る。メイン・アクション・メニューにはEUが指定するこ
とのできる３つの別々の（処理事項）が示されている。
第4a図中で×はカーソルである。アクションは通常の方
法によりカーソルをメニューのライン上に置いて「エン
ター」キーを打つことにより選択される。システムは、
ユーザに文書を作成させる一連のプロンプトに応答す
る。尚、ここでは、文書は他のEUに送られ、送られたEU
はその文書を記憶したいものとする。
文書を記憶させるために、記述子が指定されなければな
らない。この記述子は特定の時間までの文書の保存及び
前記特定の時間経過後の文書の自動削除を予め決められ
た計画に応じて制御する際の補助となる。
第4b図にはサブ・アクション・メニューが示されてい
る。このメニューは「記述子の設定」という選択事項を
含み、これが選択されると文書の保存及びシステムから
の自動削除を管理するために用いられる基準が入力され
る。この選択事項が選択されると、第５図の画面がEUに
表示されている種々のプロンプトに対して文書ラベルに
ついての名前及びオーナーシップ・ラベルについての名
前を入力することによって応答する。尚、ここで、各々
の名前は予め確定されているものとする。文書について
の満期日付及びオーナーシップについては種々の異なる
方法で入力され得る。
第５図に示されるように、許容される値のリストが、カ
ーソルを適宜の事項の下に置いてヘルプ・キーのような
予め指定されたキーを押すことによって、得られる。こ
うして、予め確定されている許容される値がウインドあ
るいは分割画内に現われ、ユーザはその値をコピーした
りカーソルを置いてエンター・キーを押すことにより選
択することができる。
他の例においては、日付がユーザの名前、及び記憶され
ている許容日付のリスト中にインデックスを与える入力
済ラベルに基づいて自動的に入力され得る。文書名及び
題目は付加的入力事項であってもよいが、本発明にとっ
て不可欠なものではない。
データが入力されて第５図のスクリーンに表示された
後、エントリー・キーを押すと、第4b図のサブ−アクシ
ョン・メニューに戻る。ファイル・即ち文書ファイル・
オプションがカーソルを合わせて再びエントリー・キー
を押すことにより選択される。ラベル及び満期日付の付
いた新たに作成された文書がライブラリー・サーバーに
よってシステム中に記憶される。
第6a図及び第6b図のフローチャートは、文書の自動的保
存及び削除を制御するためのステップを示している。満
期日付により示されるところから文書がもはや有用では
ないと判断された後に、その文書が直ちに除去されるこ
とを確実にすることが重要である。古い日付の情報を含
む文書の方が文書のコピーを持たない文書よりもしばし
ば危険である得る。文書オーナーによって決定された満
期日よりも前に文書が破壊されないことも同じように重
要である。本発明の方法は比較的簡単なアルゴリズムを
採用しており、そのアルゴリズムは、システム管理者に
よりシステム中に入力された現在日付をオーナーシップ
満期日付及びエンタープライズにより確立される文書満
期日付に対して比較する。アルゴリズムの論理は以下の
如きものである。
現在日付が両満期日より早いとき、文書を保存する 現在日付が両満期日より遅いとき、文書を削除する。
現在日付がオーナーシップ満期日よりは遅いがエンター
プライズ満期日よりは早いとき、文書を保存する。
現在日付がエンタープライズ満期日よりは遅いがオーナ
ーシップ満期日よりは早いとき、文書を保存し、オーナ
ーシップをシステム管理者あるいは他の指定されたエン
ド・ユーザに移す。
第6a図及び第6b図のフローチャートは上述の文書保存及
び文書削除方法を実行するステップの一例であり、これ
以上の説明をしなくとも十分に理解できる詳しさで示さ
れている。
【図面の簡単な説明】
第１図は本発明の方法が適用される情報取扱いシステム
の全体構成を示すブロック図、 第２図は第１図のシステム中の対話型ターミナルの構成
を示すブロック図、 第3a図は本発明の一実施例の構成をアプリケーションの
相互関連で示すブロック図、 第3b図は前記実施例における主要な処理順序を示すブロ
ック図、 第4a図、第4b図及び第4c図は、前記実施例におけるメイ
ン・アクション・メニューのスクリーン及び文書につい
てのサブ・アクション・メニューのスクリーンを示す正
面図、 第５図は文書がシステムによりファィルされる時点にお
いてエンド・ユーザに表示されるスクリーンを示す正面
図、 第6a図及び第6b図は前記実施例を実行するための各処理
ステップを示すフローチャートである。

Claims (2)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】エンド・ユーザまたはシステム管理者のい
    ずれかに所有権が割当てられた電子文書を記憶する対話
    型情報取扱いシステムにおける電子文書の保存管理方法
    において、 記憶された電子文書の第１の満期日付を、前記エンド・
    ユーザが該電子文書に対して将来保存を望む時間の長さ
    に応じて設定し、且つ該システム中に記憶する工程と、 該電子文書の第２の満期日付を、前記システム管理者が
    該電子文書に対して将来保存を望む時間の長さに応じて
    設定し、且つ該システム中に記憶する工程と、 現在日付が前記第１または第２の満期日付を経過してい
    るか否かを周期的に検査する工程と、 前記検査の結果、現在日付が両満期日付を経過している
    ことが示されたときは該電子文書を削除する文書削除工
    程と を具備することを特徴とする対話型情報取扱いシステム
    における電子文書の保存管理方法。
  2. 【請求項２】型式が異なり且つ夫々複数のエンド・ユー
    ザのうちの一つ又はシステム管理者のいずれかに所有権
    が割当てられた電子文書を複数記憶する対話型取扱いシ
    ステムにおける電子文書の保存管理方法において、 各電子文書の第１の満期日付を、該電子文書の所有権を
    割当てられているエンド・ユーザが該電子文書の型式に
    対して将来保存を望む時間の長さに応じて設定し、且つ
    該システム中に記憶する工程と、 各電子文書の第２の満期日付を、前記システム管理者が
    該電子文書の型式に対して将来保存を望む時間の長さに
    応じて設定し、且つ該システム中に記憶する工程と、 各電子文書について、現在日付が第１または第２の満期
    日付を経過しているか否かを周期的に検査する工程と、 前記検査の結果、現在日付が両満期日付を経過していな
    いことが示されたときは該電子文書を保存し、現在日付
    が両満期日付を経過していることが示された電子文書を
    削除し、現在日付が第１の満期日付を経過しているが第
    ２の満期日付を経過していないことが示されたときは該
    電子文書を保存するとともにその所有権を前記システム
    管理者に移し、現在日付が第２の満期日付を経過してい
    るが第１の満期日付を経過していないことが示されたと
    きは該電子文書を保存する文書保存削除工程と を具備することを特徴とする対話型情報取扱いシステム
    における電子文書の保存管理方法。
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