JPH03235551A - メールサービス制御方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔概　要〕 ユーザ相互間でメールの送信および受信を行う複数の端
末と、各該メールに対してメールサービスを行うメール
サービス制御部と、各該メールに係わる情報を保持する
記憶部とを備える通信システムにおけるメールサービス
制御方式に関し、受信したメールの情報の内容に基づい
てなすべき関連情報の変更、更新、検索等を、なるべく
ユ−ザの判断に委ねることのないようにし、オフィスワ
ークにおけるユーザの負担を軽減できるメールサービス
制御方式を提供することを目的とし、各前記メールに、
前記メールサービス制御部にて読み取り可能な定型部分
を付与し、該メールサービス制御部にて該定型部分を解
析することによって、複数種の通信サービス相互間を連
携させるように構成する。

〔産業上の利用分野〕

本発明は、ユーザ相互間でメールの送信および受信を行
う複数の端末と、各該メールに対してメールサービスを
行うメールサービス制御部と、各該メールに係わる情報
を保持する記憶部とを備える通信システムにおけるメー
ルサービス制御方式特に通信システムに接続されたコン
ピュータやメールサービス制御部においてメールサービ
スを含む各種の通信サービスを提供する場合の、メール
サービス制御方式に関する。近年通信システムの発展に
伴い、メールサービスに利用頻度が高まっている。ここ
ではメールによってユーザは各種の情報を得、同時にそ
の情報によってスケジュール等を決定したりする場合が
あり、単に情報転送だけではなく、他の通信サービスと
連動するメールサービスを提供できるようにするもので
ある。

このため、このような通信システムにおいては、メール
の情報の内容に基づいて、関連する通信サービスの自動
実行を行う必要がある。

〔従来の技術〕

第２１図は本発明の前提をなす通信システム例を示す図
である。本図において、１は各ユーザ（加入者）が保有
する端末であり、交換機５を介してユーザ相互間のメー
ルの送信および受信を行う。

このメールの交換接続のための制御はコンピュータ２が
行う。コンピュータ２はさらに交換接続以外のサービス
も行う。これはメールサービスを含む各種の通信サービ
スである。このために、記憶部３と協働する。例えばカ
スタムデータファイルであり、またメールデータファイ
ルである。このうちメールデータファイルはメール蓄積
制御装置４を介してコンピュータ２に接続する。図中の
データベースファイルは本発明のもとて特に有効に活用
される。

第２２図は従来におけるコンビエータ内部の諸機能を図
解的に表す図である。コンピュータ２からは各種の通信
サービス機能が提供される。例えばカスタムデータ登録
サービス６、スケジュール転送サービス７・・・メール
サービス８である。このうち、メールサービス８は、メ
ール送信部９、メール受信部１０およびメールサービス
制御部１１によって構成される。また、第２３図は従来
におけるメールサービス制御方式の処理フローチャート
である。

なお、各ステップの参照番号に′を付したステップはそ
の前段のステップの判断処理を示し、例えばステップａ
のメール送信？なる事象は次段のａ′で実際の判断処理
が実行される。このことは以後の処理フローチャート図
において全て同じである。

この処理フローチャートに示す如く、メール送信か否か
判断しくステップａ′）、メール送信でなければメール
受信か否か判断しくステップｂ’）、メール受信ならば
そのための処理要求を発行する（ステップＣ）。

ステップａ′でＹｅｓであれば、送信待ちメールがある
か否か判断しくステップｄ’）送信待ちメールがなくな
ったところでメール送信のための処理要求を発行する（
ステップｅ）。したがって従来の方式は単にメールの受
は渡しという作業に止まっていた。

このことをもう少し詳しく考察すると次のとおりである
。

従来の通信システムにおけるコンピュータ２やメール蓄
積制御装置４において、メールサービスを含む各種の通
信サービスを提供する場合、メールサービスはメールの
送受信に関する処理のみを、他の諸サービスとは別個独
立に実行している。

ところがこの方式では、ユーザが受信メールによって得
た情報から、スケジュールを決定し、スケジュール転送
サービス７を受けたいと思った場合（こは、ユーザ自ら
このようなカスタムデータの登録を行わなければならず
、さらにこのようなスケジュールに係わる情報を含むメ
ールを受信する度に、このような操作を繰り返さなけれ
ばならない。

また、受信したメールは、到着時間等に基づいて並べら
れてユーザに提示されるた袷、ユーザは本当に重要なメ
ールや、急ぎのメールについては、その中より自分自身
で検索しなければならない。

さらに、−度に大量のメールを送信する場合、メールが
人力された順番に送信されるため、ユーザは急ぎのメー
ルがある場合には、そのメールを最初に送信するといっ
た、送信スケジユーリングも自ら行わな（すればならな
い。

〔発明が解決しようとする課題〕

したがって上記従来の方式では、メールの送受信に関連
して、受信したメールの情報に基づき、必要となるカス
タムデータの更新やサービスの実行はすべてユーザに委
ねられており、ユーザはメールを受信する度に、これ等
の操作を繰り返さなければならないといった問題や、 また、送受信するメールに関して重要であるとか、急ぎ
であるとかいった判断もすべてユーザに委ねられており
、ユーザはメールのリストを逐一チエツクしなければな
らないといった問題を生じていた。

したがって上記問題点に鑑み本発明は、受信したメール
の情報の内容に基づいてなすべき関連情報の変更、更新
、検索等を、なるべくユーザの判断に委ねることのない
ようにし、オフィスワークにおけるユーザの負担を軽減
できるメールサービス制御方式を提供することを目的と
するものである。

〔課題を解決するための手段〕

第１図は本発明に係るメールサービス制御方式の原理構
成を示す図である。

本図に示すとおり、本発明におけるメールサービス制御
部１１は、新たに諸機能部分を内蔵するものであり、図
において、２０は定型部分解析部、２１は連携サービス
実行要求発行部、２２は受信メール分類部、２３はデー
タベース検索部、２４は送信メール分類部である。

このうち定型部分解析部２０は、他の諸機能部分２１〜
２４に共通な基本的機能部分である。ここに定型部分と
は各メールに付されたいわばタブ（荷札）であり、非定
型部分とは区別される。

第２図は本発明に係るメールサービス制御の基本となる
定型部分の例を示す図であり、具体的な一例をもって示
すものである。本図中、アンダーラインのところはメー
ル毎に異なる内容となる。

この例によれば、あるメール発信者（ＸＸＸＸ）からあ
るメール着信者（ＹＹＹＹ）に対して、“尚社における
ｌ５ＤＮ戦略について”と題した会議の召集があってし
かも至急発信すべきメールである。さらに関連事項とし
て会議の日時、場所、電話が記載されている。そしてこ
の会議に準備すべき資料に関連する情報も記載されてい
る。これはデータベースの検索が容易なように、ｌ５Ｄ
Ｎ、ＩＮ（インテリジェントネットワーク）、メールサ
ービス等のキーワードで記載される。すなわち、各メー
ルに定型部分２５（第２図）と非定型部分を持たせ、こ
のうち定型部分２５には、そのメールの発信者・目的・
関連事項・発着信の条件等の、メールを検索・分類する
場合にキーワードとなる情報が証されている。なお非定
型部分については、メールの定型部分２５に記されてい
る内容が、実際に従来のメールのように書かれている部
分であり、この部分の書式については特に制限はない。

〔作　用〕

（ｉ）各メールに、メールサービス制御部１１にて読み
取り可能な定型部分２５を付与し、メールサービス制御
部１１にて定型部分２５を解析することによって、複数
種の通信サービス相互間を連携させる。

（ｉｉ）メールサービス制御部１１においては、メール
の定型部分解析部２０に協働する連係サービス要求発行
部２１を有し、メールの定型部分解析部２０では、メー
ルを発着信する際に、個々のメールについてその定型部
分の解析を行うようにし、連係サービス実行要求発行部
２１では、これ等のメールから連携処理が必要なサービ
ス等の起動、実行要求を発行する。

したがって、ユーザのスケジュールに係わる要件を伝え
るメールを受信した場合には、メールの定型部分解析部
２０において、まずメールの発信者および目的よりその
要件を解析し、さらに関連事項の部分よりスケジュール
を作成するために必要な、日時・場所・時間等のデータ
を検索し、これらの情報をもとに、連係サービス実行要
求発行部２１に対して、スケジュールデータ更新サービ
スの実行要求および呼処理指示データ更新サービスの実
行要求を発行するので、メールの受信と同時に、カスタ
ムデータ管理サービスの提供が可能となる。

（ｉｉｉ　）メールサービス制御部１１においては、メ
ールの定型部分解析部２０に協働する受信メール分類部
２２を有し、メールの定型部分解析部２０では、メール
を送受信する際に、個々のメールについてその定型部分
２５の解析を行うようにし、受信メール分類部２１では
解析部２０で得られた情報と、ユーザから指示のあった
情報のマツチングをとることによって、そのメールの分
類を行う。

したがって、メールを受信した場合には、メールの定型
部分解析部２０において、まずメールの発信者および目
的よりその要件を解析し、受信メール分類部２２では、
あらかじめユーザにキーワード、発信者、要件等の分類
条件と、それらの優先度を人力させておき、この分類条
件と、定型部分解析部２０において得られた情報を照ら
し合わせ、マツチするものに指示された優先度をつけて
分類するので、メールの受信と同時に、メールの自動分
類サービスの提供が可能となる。

（ｉｖ）メールサービス制御部１１においては、メール
の定型部分解析部２０に協働するデータベース検索部２
３を有し、メールの定型部分解析部２０では、メールを
送受信する際に、個々のメールについてその定型部分２
５の解析を行うようにし、データベース検索部２３では
、キーワードによるデータベース検索処理を行う。

したがって、関連資料が必要なメールを受信した場合に
は、メールの定型部分解析部２０において、まずメール
の発信者および目的よりその要件を解析し、さらにその
関連データを検索するために必要なキーワードを検索し
、このキーワードをもとに、データベース検索部２３に
対して、関連データの検索要求を発行するので、メール
の受信サービスと同時に、ユーザが必要とするデータの
自動データベース検索サービスの提供が可能となる。

（Ｖ）メールサービス制御部１１においては、メールの
定型部分解析部２０に協働する送信メール分類部２４を
有し、メールの定型部分解析部２０では、メールを送受
信する際に、個々のメールについてその定型部分２５の
解析を行うようにし、送信メール分類部２４では、送信
メールが複数存在する場合には、解析部２０で得られた
情報と、ユーザから指示のあった情報のマツチングをと
り、そのメールを分類し、発信順序を決定するようにし
ている。

したがって、複数のメールを同時に送信する場合には、
メールの定型部分解析部２０において、まずメールの着
信者、発信条件等を解析し、発信メール分類部２４では
、あらかじめユーザに着信者、発信条件とその発信優先
度を入力させておき、この条件と、定型部分２５の解析
部２０において得られた情報を照らし合わせ、各送信メ
ールに優先度をつけて、優先順位の高いものから送信す
るので、メールの自動送信サービスの提供が可能となる
。

かくして本発明は、メールの送受信に関連して、受信情
報や送信情報から連携が必要となる操作を実行し、さら
に、ユーザがメールを閲覧する場合に必要となるメール
の分類を自動的に行い、より使いやすいメールサービス
を実行することができる。

〔実施例〕

第３Ａ、３Ｂおよび３０図は本発明に係る方式を実行す
るゼネラルフローチャートを示す図である。本図および
以後の図においてＡ、Ｂ・Ｃ・Ｄへ ・・・等の記号はジャンプ先あるいはジャンプ元を示す
。第３Ｃ図中、ステップｇおよび１のＦｌａｇ＝Ｓおよ
びＲはそれぞれコンピュータ内部のレジスタにおける５
ｅｎｄ　（送信）フラグおよびＲｅｃｅ　ｉｖｅ　（受
信）フラグを示す。

このゼネラルフローチャートに付随する各機能部分のフ
ローチャートについては第３Ａ〜３Ｂ図より以降に示す
。各図の間の連絡関係は「第何図のどこから」および「
第何図のどこへ」というように各図中に明記する。

なお各図の意味は次のとおりである。

第４Ａおよび４Ｂ図 メールサービス制御部１１の処理フローチャート第５図 連係サービス実行要求発行部２１の処理フローチャート 第６図 メールサービス制御部１１の処理フローチャート第７Ａ
および７Ｂ図 受信メール分類部２２の処理フローチャート第８図 受信メール分類部２２の処理フローチャート第９図 送信メール分類部２４の処理フローチャート第１０図 メール受信部１０の処理フローチャート第１１図 メールサービス制御部１１の処理フローチャート第１２
図 メール送信部９の処理フローチャート 第１３Ａおよび１３Ｂ図 メール定型部分解析部２０の処理フローチャート第１４
Ａおよび１４Ｂ図 メールサービス制御部１１の処理フローチャート第１５
図 データベース検索部２３の処理フローチャート第１６Ａ
および１６Ｂ図 送信メール分類部２４の処理フローチャー１・以下、上
記の処理フローチャートを参照しつつ、−具体例をもっ
て動作の説明を行う。

今、第１０図のメール受信部の処理フローのもとにユー
ザに対してメールが到着したとし、そのメールは会議の
招集メールであったとする。

（１）メールサービス制御部１１では、メールの定型部
分２５の解析を、メール定型部解析部２０に対して要求
し、解析結果を受理する（第１３Ａおよび１３Ｂ図）。

ここでこの解析の結果、このメールの要件は会議の召集
であり、ユーザのスケジュールに係わる要件である。こ
こでメールサービス制御部１１は関連事項の日時・場所
等の解析結果より、日時・場所の情報を検索し、連係サ
ービス実行要求部２１に対してカスタムデータ登録サー
ビス（第１図の６）におけるスケジュールデータの更新
サービスの実行要求を発行し、さらに呼処理指示データ
更新サービスに対しても、同様にその会議室への電話の
転送サービス（第１図の７）の登録要求を発行する（第
４Ａ、４Ｂ及び５図）。

（２）メールサービス制御部１１では、メールの定型部
分２５の解析を、メール定型部解析部２０に対して要求
し、解析結果を受理する。ここで得られた情報をすべて
受信メール分類部２２に渡しメールの優先度の要求を発
行する。

受信メール分類部２２においては、あらかじめユーザか
ら、発信者がユーザＡであるメールを最優先にするとい
った指示を受けており、メールサービス制御部１１から
渡された定型部分２５の解析結果中から発信者の情報を
検索し、その発信者がＡであったのならば、このメール
の優先度は最優先である旨をメールサービス制御部１１
に対して応答する（第７Ａおよび７Ｂ図）。

この応答を受けたメールサービス制御部１１では、この
メールを着信メールリスト上の先頭に登録するか、別の
リスト上に登録しく第８図）、最もユーザが気付きやす
いように表示する。

（３）メールサービス制御部１１では、メールの定型部
分２５の解析を、メール定型部解析部２０に対して要求
し、解析結果を受理する（第３Ｂ図のステップＣ′のＹ
ｅｓ）。ここで得られた情報で、関連事項の解析結果よ
り、関連データを検索するために必要なキーワードを検
索し、データベース検索部２３に対して、関連データの
検索要求を、このキーワードをもとに発行する（第１４
Ａおよび１４Ｂ図）。

データベース検索部２３においては、メールサービス制
御部１１より与えられた、キーワードでデータベース検
索を行い、得られた情報をメールサービス制御部１１に
対して通知する（第１５図）。

この通知を受けたメールサービス制御部１１では、この
情報をそのメールとリンクさせておき（第６図）、ユー
ザから要求があった場合には、その情報を提示する。

（４）ここでユーザが一度に大量のメールを送信したと
する。

メールサービス制御部１１では、メールの定型部分２５
の解析を、メール定型部解析部２０に対して要求し、解
析結果を受理する。ここで得られた情報をすべて送信メ
ール分類部２４に渡しメールの優先度の要求を発行する
。

送信メール分類部２４においては、あらかじめユーザか
ら、着信者がユーザＢであるメールを最優先にするとい
った指示を受けておりく第９図）、メールサービス制御
部から渡された定型部分２５の解析結果中から発信者の
情報を検索し、その着信者がＢであったのならば、この
メールの優先度は最優先である旨をメールサービス制御
部１１に対して応答する（第１６Ａ及び１６Ｂ図）。ま
た発信条件として最優先であることが示されているもの
についてもその旨をメールサービス制御部１１に対して
応答する。

この応答を受けたメールサービス制御部１１では、ここ
で得られた送信に関する優先度に基づいて、メール送信
スケジューリングリストを作成しく第１１図）、このリ
ストの先頭にあるものから順次送信していく　（第１２
図）。

第１７図はメール蓄積制御装置の具体例を示す図である
。本図において、メール蓄積制御装置４（第１図参照）
は、メールの定型部分２５を解析する定型部分検出部４
１と、検出した定型部分をコンピュータ２に供給するコ
ンピュータインタフェース４２およびメールデータのフ
ァイル（託憶部３）とデータのやりとりをするメールデ
ータ制御部４３からなる。なおユーザの端末１との間で
のデータのやりとりは交換機インタフェース４４を介し
て行われる。

第１８Ａおよび１８Ｂ図は各種媒体を扱う場合のシステ
ム構成例を示す図である。本図では、第１図の構成に対
してさらに音声応答装置５０および音声認識装置６０の
対（第１８Ｂ図）が付加されており、音声メールをも含
めた完全なマルチメディア対応になっている。またこの
ため、メールサービス制御部１１内にはさらに低機能端
末用定型部分生成部７０（第１８Ａ図）が付加される。

この低機能端末用定型部分生成部７０は、コンビニ−タ
インタフエース５３および６３を介して各装置５０およ
び６０と接続する。他方、各該装置５０および６０はそ
れぞれ交換機インタフェース５４および６４を介して交
換機５に接続する。

音声認識装置６０はユーザ音声認識部６２を有し、低機
能の端末（音声のみ）１しか有しないユーザからの音声
を受信しその内容を認識する。

音声応答装置５０は、上記低機能の端末（音声のみ）に
音声で応答するための交換を行う音声応答部５１と、当
該端末からアクセスがあったとき、これを検出して応答
を開始させる部分（５２）とからなる。図ではダイアル
パルスあるいはブツシュボタン（ＦＢ）音を検出するユ
ーザ入力検出部５２として表している。

第１９図はメールサービス制御部の処理フローチャート
であり、第１８Ｂ図の音声応答および認識装置５０およ
び６０が付加された場合におけるメールサービス制御部
１１の処理である。この場合の処理フローチャートは既
述した第３Ａ、第３Ｂおよび３０図の処理フローチャー
トとほとんど同じであり、第３Ｃ図に変更が加えられる
のみである。第９図は変更後の第３Ｃ図を示す。第９図
に示すとおり、ステップβおよびβ′が付加されたのが
変更点であり、メールサービス制御部１１としては、相
手方端末１が音声対応のみ（低機能端末）であるか否か
を判断し、音声対応のみであればそれに即した処理をし
なければならない。この処理は第１８Ａ図に示す低機能
端末用定型部分生成部７０にて行われる。

第２０図は低機能端末用定型部分作成部の処理フローチ
ャートである。処理内容は本図の各ステップより明らか
である。

なお、本発明における各種通信サービスへのトリガーと
なる各メールの定型部分について第２図に参照番号２５
として示したがこれは一例であって、ユーザ毎に適当な
フォーマットを定めれば良い。

〔発明の効果〕

以上説明したように、本発明によれば、メールの内容に
基づいて、メールを単に情報伝達の媒体として用いるだ
けでなく、各種の連携サービスのトリガーとしても用い
ることもでき、通信サービス機能の性能向上に寄与する
ところは大である。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明に係るメールサービス制御方式の原理構
成を示す図、 第２図は本発明に係るメールサービス制御の基本となる
定型部分の例を示す図、 第３Ａ、３Ｂおよび３０図は本発明に係る方式を実行す
るゼネラルフローチャートを示す図、第４Ａおよび４Ｂ
図はメールサービス制御部の処理フローチャート、 第５図は連係サービス実行要求発行部の処理フローチャ
ート、 第６図はメールサービス制御部の処理フローチャート、 第７Ａおよび７Ｂ図は受信メール分類部の処理フローチ
ャート、 第８図は受信メール分類部の処理フローチャート、 第９図は送信メール分類部の処理フローチャート、 第１０図はメール受信部の処理フローチャート、第１１
図はメールサービス制御部の処理フローチャート、 第１２図はメール送信部の処理フローチャート第１３Ａ
および１３Ｂ図はメール定型部分解析部の処理フローチ
ャート、 第１４Ａおよび１４Ｂ図はメールサービス制御部の処理
フローチャート、 第１５図はデータベース検索部の処理フローチャート、 第１６Ａおよび１６Ｂ図は送信メール分類部の処理フロ
ーチャート、 第１７図はメール蓄積制御装置の具体例を示す図、第１
８Ａおよび１８Ｂ図は各種媒体を扱う場合のシステム構
成例を示す図、 第１９図はメールサービス制御部の処理フローチャート
、 第２０図は低機能端末用定型部分作成部の処理フローチ
ャート、 第２１図は本発明の前提をなす通信システム例を示す図
、 第２２図は従来におけるコンビエータ内部の諸機能を図
解的に表す図、 第２３図は従来におけるメールサービス制御方式の処理
フローチャートである。 図において、 １・・・端末、　　　　　　　２・・・コンピュータ、
３・・・記憶部、 ４・・・メール蓄積制御装置、 ５・・・交換機、 ６・・・カスタムデータ登録サービス、７・・・スケジ
ュール転送サービス、 訃・・メールサービス、　　９・・・メール送信部、１
０・・・メール受信部、 １１・・・メールサービス制御部、 ２０・・・定型部分解析部、 ２１・・・連携サービス実行要求発行部、２２・・・受
信メール分類部、 ２３・・・データペース検索部、 ２４・・・送信メール分類部、 ２５・・・定型部分、　　　　４１・・・定型部分検出
部、５０・・・音声応答装置、　　６０・・・音声認識
装置、７０・・・低機能端末用定型部分生成部。 本発明に係るメールサービス制御の 基本となる定型部分の例を示す図 第２図 本発明に係る方式を実行する ゼネラルフローチャートを示す図 第３Ａ図 本発明に係る方式を実行する ゼネラルフローチャートを示す図 第３Ｂ図 第３Ｂ図のＡから メールサービス制御部の処理フローチャート第４Ａ図 第３Ｃ図 第４Ｂ図のＢから 連携サービス実行要求発行部の処理フローチャート第５
図 第３区のＤがら メールサ−ビ、ＪＩＪａＮの処理フローチャート第６図 第３Ｂ図のＡから 受信メール分類部の処理フローチャート第７Ａ図 １゛５（ ＼　　　　Ｎ 第３Ｂ図のＣから 送信メール分類部の処理フローチャート第９図 第３Ｂ図のＣから 受信メール分類部の処理フローチャート第８図 第１０ 図 第３Ｃ図のＦから メールサービス制御部の処理フローチャート第】］図 第５Ｃ図のＥから メール定型部分解析部の処理７０一テヤート第１３Ａ図 メール送信部の処理フローチャード メール定型部分解析部の処理フローチャート第？３Ｂ図 第３Ｂ図のＡから メールサービス制、御ｉの処理フローチャート第１４Ａ
図 送信メール分類部の処理フローチャートメールサービス
制御部の処理７０−テヤート第１９図

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、ユーザ相互間でメールの送信および受信を行う複数
   の端末（１）と、各該メールに対してメールサービスを
   行うメールサービス制御部（１１）と、各該メールに係
   わる情報を保持する記憶部（３）とを備える通信システ
   ムにおいて、 各前記メールに、前記メールサービス制御部（１１）に
   て読み取り可能な定型部分（２５）を付与し、該メール
   サービス制御部（１１）にて該定型部分（２５）を解析
   することによって、複数種の通信サービス相互間を連携
   させることを特徴とするメールサービス制御方式。 ２、前記定型部分（２５）の解析に基づいて、前記ユー
   ザの少なくともスケジュールデータの更新、呼処理指示
   データの更新を含むカスタムデータ管理サービスを提供
   する請求項１記載のメールサービス制御方式。 ３、前記定型部分（２５）の解析に基づいて、前記ユー
   ザによって指定された優先順位に従った前記メールの集
   配信サービスを提供する請求項１記載のメールサービス
   制御方式。４、前記定型部分（２５）の解析に基づき、
   受信メールの内容から当該ユーザが必要とする関連情報
   の自動データベース検索サービスを提供する請求項１記
   載のメールサービス制御方式。 ５、前記定型部分（２５）の解析に基づき、送信メール
   の送信順序を設定する自動送信サービスを提供する請求
   項１記載のメールサービス制御方式。