JP7248998B1 - 業務改善支援システム、及び、業務改善支援方法 - Google Patents
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Abstract
Description
上述した特許文献1で開示された手法は、問診票として問題点を手作業により抽出し、抽出した問題点を業務フローチャートに対応付けて提示するにすぎない。また、業務フローチャートを修正する際には管理者が業務に関わる従業員や管理者等と相談しながら修正を進めていくしかない。
業務フローチャートの形状パターン分類に基づいて、課題要因が発生する可能性が高いタスクである推定要因タスクを提示する本発明の業務改善支援システム又は業務改善支援方法によれば、業務フローチャートを構成する複数のタスクのうちから推定要因タスクを提示することができ、コンサルタント等の専門家による分析作業を大幅に減少させ、顧客企業の業務改善に基づく収益拡大や効率化、経営リスク軽減等に資することができる。
発明者らは、これまで、顧客企業の業務の改善支援に際し、複数のタスク(作業)からなる業務の流れを時系列で表す業務フローチャートを利用して、業務プロセスの全体像を可視化し、業務改善の提案策定を行ってきた。業務フローチャートは、各タスクの作業内容、作業段階、作業者等を時系列で表したものであり、業務の全体像を可視化することができるものである。
発明者らの経験則に基づくと、業務フローチャートの形状と、実際に発生した課題、更に、業務フローチャートにおける課題発生の要因となったタスクの位置に相関性があることが分かっている。つまり、発明者らの経験則では業務フローチャートの形状が課題と課題発生の要因となるタスクを決定する重要なファクターであると考えられる。
端末装置2A~2Dは、業務改善支援システムS内に複数存在し、ネットワーク100を通じて業務改善支援サーバ1にアクセス可能な、例えばパーソナルコンピュータ、スマートフォン、タブレット型コンピュータで構成されている。端末装置2A乃至2Dを操作するユーザは、例えば、業務改善支援システムSを提供する事業者の許可を得たコンサルタント等の専門家であり、端末装置2A~2D上のWebブラウザ等を介して業務改善支援サーバ1にアクセスすることで、業務改善支援サーバ1の制御部11によるワークフロー制御により各ステップの実行指示等を受領し、処理を実行する。なお、業務改善支援システムSを設営するシステム提供事業者の許可を得た顧客企業等自身が端末装置2A乃至2Dを操作して当該業務改善支援システムSを利用するよう構成してもよい。
ただし、本発明は業務フローチャートを記述するために一般的に必要とされる複数のタスク、分岐、接続の情報等を表現し、業務フローチャートの形状を分析できれば、様々な業務フローチャートの表記法に適用可能である。
制御部11は、例えば、プロセッサがメモリに保持されたプログラムを実行することで、各種機能を実現する。プロセッサは、MPU(Micro processing Unit)、CPU、DSP(Digital Signal Processor)、GPU(Graphical Processing Unit)等を含んでよい。
なお、制御部11の各手段及び各機能は、ROM等に記憶されたプログラムに従って実行されているが、それぞれ独立した機器にて構成してもよく、クラウドコンピューティングによって構成してもよい。また、記憶部12は、クラウドサービスによって構成されてもよい。また、業務改善支援サーバ1の機能がSaaS(Software as a Service)形式で端末装置2A乃至2Dに提供されてもよい。
次に、業務フローチャートを任意数種類の形状パターンに分類するための分類方法の一例について説明する。
<1>まず、横軸を時間の経過、縦軸を作業者・部署で表す業務フローチャート101は、横軸をx軸、縦軸をy軸とするxy平面上で定義することができる。業務フローチャートを構成する複数のタスク(作業)について、xy平面上におけるタスクの位置情報(x、y)を取得する。
図7は、図6に示す傾きの集合の階層構造を表すデンドログラムの一例を示す図である。デンドログラムを用いることで、視覚的に集合の階層構造を認識しながら、類似性を決定するための相違度閾値を調整することができる。
また、後述する制御部11が実行する<業務改善支援処理>において、調査対象の業務フローチャートの形状パターン分類を判別する際も、<1>~<3>の処理、次いで、分類(クラスタリング)により、調査対象の業務フローチャートの形状パターン分類を判別する。いずれの処理も制御部11の制御に基づいて行われる。
<課題情報データベース(DB)>
記憶部12の課題情報データベース(DB)には、過去に分析した業務フローチャートに従い業務を行った際に、実際に発生した課題情報が登録されている。
図8A及び図8Bは、課題情報データベース(DB)の一例である。課題情報データベース(DB)には、課題の内容「課題内容」と、「課題内容」を一意に特定するための「課題識別情報」が対応付けて登録されており(図8A)、また、過去に分析した業務フローチャートの形状パターン分類ごとに、業務フローチャートに従って業務を実行した際に実際に発生した「課題内容」を特定する「課題識別情報」が課題情報として登録されている(図8B)。
なお、所定閾値は適宜変更可能である。例えば、年数経過によって適正な値に更新、変更されるよう構成する。
形状パターン分類別データベース(DB)は、過去に分析した業務フローチャートについて、業務フローチャートの形状パターン分類ごとにデータベースを備える。課題発生要因情報の一例として、実際に発生した課題の要因と、当該要因発生タスク、当該要因発生タスクの位置情報が登録されており、更に対策履歴情報が登録されている。
同図の例では、課題発生要因情報の一例として、課題発生要因(ベース要因)と、要因発生タスク、要因箇所位置情報の一例としての要因発生タスクの位置情報、が対応付けて登録されている。ベース要因とは、例えば、ツールの使いづらさ、重複工程、マニュアル不足、紙を使用した作業、属人化、転記作業等、発生した課題の原因(要因)等である。
このように、複数の業務フローチャートに基づいて、形状パターン分類別データベース(DB)の全てのDB(第1類DB~第5類DB)に情報を蓄積する。
次いで、課題情報データベース(DB)及び形状ターン分類別データベース(DB)に蓄積した過去に分析した業務フローチャートに関する情報に基づいて、業務改善支援の対象である調査対象の業務フローチャートに関して発生が予測される課題と、課題発生の要因として推定される推定要因タスクを提示する業務改善支援手順について説明する。図12は、業務改善支援サーバ1の制御部11による業務改善支援処理を説明するためのフローチャートである。ユーザの操作により処理プログラムの実行が指示されると、表示部13の表示画面に、図13に示す画面が表示される。
図14は、制御部11がステップS1で取得した調査対象の業務フローチャートと条件情報の一例である。
11 制御部
12 記憶部
13 表示部
14 入力部
15 通信部
2A~2D 端末装置
Claims (8)
- 複数のタスクから構成される業務の流れを表す業務フローチャートを分析して業務の改善を支援する業務改善支援システムにおいて、
調査対象の業務フローチャートを構成する複数の前記タスクについて、当該業務フローチャートにおける各前記タスクの位置情報をそれぞれ取得するタスク位置情報取得手段と、
業務フローチャートの形状を複数種類の形状パターンに分類する形状パターン分類であって、前記タスク位置情報取得手段が取得した各前記タスクの位置情報に基づいて、前記調査対象の業務フローチャートについて前記形状パターン分類を判別する形状パターン分類判別手段と、
過去に分析し、形状パターン分類を判別した複数の業務フローチャートの夫々について、発生した課題を示す課題情報を、判別された形状パターン分類ごとに対応付けて記憶する課題情報データベースを参照して、前記形状パターン分類判別手段が判別した形状パターン分類に対応する前記課題情報を抽出する課題情報抽出手段と、
前記課題情報抽出手段にて抽出された前記課題情報を発生が予測される課題である予測課題情報として提示する予測課題情報提示手段と、
を有することを特徴とする業務改善支援システム。 - 複数のタスクから構成される業務の流れを表す業務フローチャートを分析して業務の改善を支援する業務改善支援システムにおいて、
調査対象の業務フローチャートを構成する複数の前記タスクについて、当該業務フローチャートにおける各前記タスクの位置情報をそれぞれ取得するタスク位置情報取得手段と、
業務フローチャートの形状を複数種類の形状パターンに分類する形状パターン分類であって、前記タスク位置情報取得手段が取得した各前記タスクの位置情報に基づいて、前記調査対象の業務フローチャートについて前記形状パターン分類を判別する形状パターン分類判別手段と、
過去に分析し、形状パターン分類を判別した複数の業務フローチャートの夫々について、発生した課題の要因となったタスクの業務フローチャートにおける位置情報を要因箇所位置情報として含む課題発生要因情報を、判別された形状パターン分類ごとに対応付けて記憶する形状パターン分類別データベースを参照して、前記形状パターン分類判別手段が判別した形状パターン分類に対応する前記課題発生要因情報を抽出する課題発生要因情報抽出手段と、
前記調査対象の業務フローチャートを構成する複数の前記タスクの内、前記課題発生要因情報抽出手段にて抽出された前記課題発生要因情報に含まれる前記要因箇所位置情報に対応する前記タスクを、課題発生の要因となる可能性がある推定要因タスクとして提示する課題発生要因推定手段と、
を有することを特徴とする業務改善支援システム。 - 過去に分析し、形状パターン分類を判別した複数の業務フローチャートの夫々について、発生した前記課題の要因となったタスクの業務フローチャートにおける位置情報を要因箇所位置情報として含む課題発生要因情報を、判別された形状パターン分類ごとに対応付けて記憶する形状パターン分類別データベースを参照して、前記形状パターン分類判別手段が判別した形状パターン分類に対応する前記課題発生要因情報を抽出する課題発生要因情報抽出手段と、
前記調査対象である業務フローチャートを構成する複数の前記タスクの内、前記課題発生要因情報抽出手段にて抽出された前記課題発生要因情報に含まれる前記要因箇所位置情報に対応する前記タスクを、課題発生の要因となる可能性がある推定要因タスクとして提示する課題発生要因推定手段と、
を有することを特徴とする請求項1に記載の業務改善支援システム。 - 業務改善に係る条件を示す条件情報を取得する条件情報取得手段を有し、
前記形状パターン分類別データベースは、過去に分析し、形状パターン分類を判別した複数の業務フローチャートの夫々について、前記課題発生要因情報に対応付けて、当該課題を解決するために当該課題の要因に対して実施した対策と、当該対策を実施するために必要な条件と、を対策履歴情報として更に記憶し、
前記課題発生要因情報抽出手段は、前記形状パターン分類別データベースを参照して、前記形状パターン分類判別手段が判別した形状パターン分類に対応する前記課題発生要因情報のうち、前記条件情報取得手段が取得した条件情報に適合する条件を含む対策履歴情報に対応づけられた前記課題発生要因情報を抽出し、
前記課題発生要因推定手段は、前記調査対象である業務フローチャートを構成する複数の前記タスクの内、前記課題発生要因情報抽出手段にて抽出された前記課題発生要因情報に含まれる前記要因箇所位置情報に対応する前記タスクを、課題発生の要因となる可能性がある推定要因タスクとして提示することを特徴とする請求項2又は請求項3に記載の業務改善支援システム。 - 前記形状パターン分類別データベースを参照して、前記形状パターン分類判別手段が判別した形状パターン分類に対応する前記課題発生要因情報のうち、前記条件情報取得手段が取得した条件情報に適合する条件を含む対策履歴情報を抽出する対策履歴情報抽出手段を有し、
前記課題発生要因推定手段は、前記調査対象である業務フローチャートを構成する複数の前記タスクの内、前記課題発生要因情報抽出手段にて抽出された前記課題発生要因情報に含まれる前記要因箇所位置情報に対応する前記タスクを、課題発生の要因となる可能性がある推定要因タスクとして提示し、さらに、前記対策履歴情報抽出手段が抽出した対策履歴情報に基づいて、対策を提示することを特徴とする請求項4に記載の業務改善支援システム。 - 前記課題発生要因推定手段は、前記調査対象である業務フローチャートを構成する複数の前記タスクの内、前記課題発生要因情報抽出手段にて抽出された前記課題発生要因情報に含まれる前記要因箇所位置情報に対応する前記タスクを、前記推定要因タスクとして前記調査対象である業務フローチャート上にて提示することを特徴とする請求項2又は請求項3に記載の業務改善支援システム。
- 複数のタスクから構成される業務の流れを表す業務フローチャートを分析して業務の改善を支援する業務改善支援方法において、
調査対象の業務フローチャートを構成する複数の前記タスクについて、当該業務フローチャートにおける各前記タスクの位置情報をそれぞれ取得するタスク位置情報取得工程と、
業務フローチャートの形状を複数種類の形状パターンに分類する形状パターン分類であって、前記タスク位置情報取得工程において取得した各前記タスクの位置情報に基づいて、前記調査対象の業務フローチャートについて前記形状パターン分類を判別する形状パターン分類判別工程と、
過去に分析し、形状パターン分類を判別した複数の業務フローチャートの夫々について、発生した課題を示す課題情報を、判別された形状パターン分類ごとに対応付けて記憶する課題情報データベースを参照して、前記形状パターン分類判別工程において判別した形状パターン分類に対応する前記課題情報を抽出する課題情報抽出工程と、
前記課題情報抽出工程において抽出された前記課題情報を発生が予測される課題である予測課題情報として提示する予測課題情報提示工程と、
を有することを特徴とする業務改善支援方法。 - 複数のタスクから構成される業務の流れを表す業務フローチャートを分析して業務の改善を支援する業務改善支援方法において、
調査対象の業務フローチャートを構成する複数の前記タスクについて、当該業務フローチャートにおける各前記タスクの位置情報をそれぞれ取得するタスク位置情報取得工程と、
業務フローチャートの形状を複数種類の形状パターンに分類する形状パターン分類であって、前記タスク位置情報取得工程において取得した各前記タスクの位置情報に基づいて、前記調査対象の業務フローチャートについて前記形状パターン分類を判別する形状パターン分類判別工程と、
過去に分析し、形状パターン分類を判別した複数の業務フローチャートの夫々について、発生した課題の要因となったタスクの業務フローチャートにおける位置情報を要因箇所位置情報として含む課題発生要因情報を、判別された形状パターン分類ごとに対応付けて記憶する形状パターン分類別データベース(図9B、図10B、図11B)を参照して、前記形状パターン分類判別工程において判別した形状パターン分類に対応する前記課題発生要因情報を抽出する課題発生要因情報抽出工程と、
前記調査対象の業務フローチャートを構成する複数の前記タスクの内、前記課題発生要因情報抽出工程において抽出された前記課題発生要因情報に含まれる前記要因箇所位置情報に対応する前記タスクを、課題発生の要因となる可能性がある推定要因タスクとして提示する課題発生要因推定工程と、
を有することを特徴とする業務改善支援方法。
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