JP7159587B2 - 文書作成支援装置及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書作成支援装置及びプログラムに関する。

近年、多くの企業において、電子化された文書を保管し、一元管理する文書管理システムが導入され、業務の効率化が図られている（例えば、特許文献１参照）。文書管理システムで保管される文書の一例として、業務の内容、進捗状況及び成果等を把握するための定期報告書（例えば、週報、月報）がある。例えば、担当者によって作成され文書を参照して、上司が報告内容をまとめて要約した文書を作成する場合、電子管理システムを利用することで、文書作成作業の効率が向上する。

以下において、担当者が作成する文書を「個別文書」、上司が個別文書をまとめて作成する文書を「総括文書」と称する。特に、文書が週報である場合は、それぞれ、「個別週報」、「総括週報」と称する。

上司は、文書管理システムを利用して総括文書を作成するに際し、前回作成した総括文書（例えば、先週の総括週報）を元にして、担当者が新たに登録した個別文書の内容を反映させることで、効率よく総括文書を作成することができる。

また、特許文献１には、報告事項を含む第１の文書と、第１の文書に基づいて編集された報告事項を含む第２の文書を取得し、それぞれの報告事項の曖昧度を評価し、評価結果に基づいて注意勧告を行う文書管理装置が開示されている。

特開２０１４－０３８５６５号公報

しかしながら、担当者が作成した個別文書には多くの情報が含まれているため、上司が総括文書に反映し忘れることもあり得る。特に、総括文書に反映されない事項が、業務を遂行する上で問題となる重要報告事項である場合には、業務の進捗状況等を正確に把握できなくなるため、業務に支障を来すことになりかねない。特許文献１に開示の文書管理装置は、上司が総括文書に反映し忘れた報告事項を検出するものではなく、曖昧度の変化がなければ注意勧告することもできない。

本発明の目的は、第１文書（例えば、先週の総括週報）を元にして新規文書（例えば、今週の総括週報）を作成する際の作業の効率化を図ることができる文書作成支援装置及びプログラムを提供することである。

本発明の一側面を反映した文書作成支援装置は、
あらかじめ記憶部に記憶された、少なくとも一つの第１報告事項を含む第１文書を元に、ユーザーが端末を用いて新規文書を作成する際の作業を支援する文書作成支援装置であって、
前記第１文書における報告事項をすべて含む新規文書作成画面を、編集可能に前記端末に表示させ、前記端末からの入力を受け付けて前記新規文書作成画面を編集することにより前記新規文書を作成し、前記新規文書を前記記憶部に記憶させる制御部を備え、
前記制御部は、
前記第１報告事項に関連する第２報告事項を、前記第１文書と異なる第２文書から抽出する報告事項抽出部と、
抽出された前記第２報告事項に基づいて、支援情報を、前記新規文書作成画面への表示により提示する支援情報提示部と、を備える、ことを特徴とする。

本発明の一側面を反映したプログラムは、
あらかじめ記憶部に記憶された、少なくとも一つの第１報告事項を含む第１文書を元に、ユーザーが端末を用いて新規文書を作成する際の作業を支援するコンピューターに、
前記第１文書における報告事項をすべて含む新規文書作成画面を、編集可能に前記端末に表示させる処理と、
前記第１報告事項に関連する第２報告事項を、前記第１文書と異なる第２文書から抽出する処理と、
抽出された前記第２報告事項に基づいて、支援情報を、前記新規文書作成画面への表示により提示する処理と、
前記端末からの入力を受け付けて前記新規文書作成画面を編集することにより前記新規文書を作成し、前記新規文書を前記記憶部に記憶させる処理と、
を実行させることを特徴とする。

本発明によれば、第１文書（例えば、先週の総括週報）を元にして新規文書（例えば、今週の総括週報）を作成する際の作業の効率化を図ることができる。

図１は、本発明の一実施の形態を適用した文書管理システムを示す図である。 図２は、文書サーバーのハードウェア構成の一例を示す図である。 図３Ａ、図３Ｂは、部下が作成する個別週報の具体例（先週の週報）を示す図である。 図４Ａ、図４Ｂは、上司が作成する総括週報の具体例（先週の週報）を示す図である。 図５Ａ、図５Ｂは、個別週報の他の一例（今週の週報）を示す図である。 図６は、文書サーバーの制御部が実行する文書作成処理の一例を示すフローチャートである。 図７Ａ、図７Ｂは、ユーザー認証画面の一例を示す図である。 図８は、新規文書（今週の週報）の作成画面の一例を示す図である。

以下、本発明の実施の形態を、図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明の一実施の形態を適用した文書管理システムＳを示す図である。
図１に示すように、文書管理システムＳは、文書サーバー１及びクライアント端末２を備える。文書サーバー１とクライアント端末２は、例えば、有線／無線ＬＡＮ（Local Area Network）等の企業内ネットワークＮを介して、情報通信可能に接続される。なお、図１では簡略化して示しているが、通常、文書サーバー１に対して多数のクライアント端末２が接続される。また、文書管理システムＳは、文書サーバー１とクライアント端末２がインターネットを介して接続されるクラウド型のサービスであってもよい。

文書管理システムＳは、クライアント端末２で作成された文書を文書サーバー１で保管して一元管理する。文書管理システムＳを利用することにより、利用者は、文書サーバー１に保管されている文書を共有することができる。

クライアント端末２は、例えば、パーソナルコンピューター、スマートフォン又はタブレット端末等の情報端末である。利用者は、クライアント端末２を利用して文書サーバー１にアクセスし、文書サーバー１内の保管文書を閲覧したり、新規文書を作成して文書サーバー１に登録したりすることができる。

文書サーバー１は、電子化された文書を保管するサーバーコンピューターである。本実施の形態では、文書サーバー１に本発明の文書作成支援装置が適用されている。

図２は、文書サーバー１のハードウェア構成の一例を示す図である。図２に示すように、文書サーバー１は、制御部１１、記憶部１２、通信部１３、操作部１４及び表示部１５等を備える。各ブロックはバスラインにより電気的に接続される。

制御部１１は、演算／制御装置としてのＣＰＵ（Central Processing Unit）１１１、主記憶装置としてのＲＯＭ（Read Only Memory）１１２及びＲＡＭ（Random Access Memory）１１３を有する。ＲＯＭ１１２には、基本プログラムや基本的な設定データが記憶される。ＣＰＵ１１１は、ＲＯＭ１１２又は記憶部１２から処理内容に応じたプログラムを読み出してＲＡＭ１１３に展開し、展開したプログラムを実行することにより、文書サーバー１の各ブロックの動作を集中制御する。

なお、制御部１１が実行する処理の一部又は全部は、処理に応じて設けられたＤＳＰ（Digital Signal Processor）、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）、ＰＬＤ（Programmable Logic Device）等の電子回路によって実行されてもよい。

記憶部１２は、例えば、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＳＳＤ（Solid State Drive）、又はＳＤ（Secure Digital）カード等の補助記憶装置であり、プログラムや各種データ等を記憶する。本実施の形態では、記憶部１２は、クライアント端末２によって登録された文書を記憶している。また、記憶部１２は、文書サーバー１の制御部１１を文書作成支援装置として機能させるための文書作成プログラム１２２を記憶している。なお、文書作成プログラム１２２は、ＲＯＭ１１２に記憶されてもよい。

通信部１３は、例えば、ＮＩＣ（Network Interface Card）、ＭＯＤＥＭ（MOdulator-DEModulator）、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）等の通信インターフェースである。制御部１１は、通信部１３を介して、ネットワークＮに接続されたクライアント端末２との間で各種情報の送受信を行う。通信部１３には、ＮＦＣ（Near Field Communication）やBluetooth（登録商標）等の近距離無線通信用の通信インターフェースを適用することもできる。

操作部１４は、例えば、文字や数字を入力可能なキーボード及びマウス等のポインティングデバイスである。表示部１５は、液晶ディスプレイや有機ＥＬディスプレイなどのディスプレイである。操作部１４及び表示部１５は、例えば、文書サーバー１のメンテナンスを行う際に用いられる。

制御部１１は、文書作成プログラムを実行することにより、報告事項抽出部１１Ａ、同一性判定部１１Ｂ及び支援情報提示部１１Ｃとして機能する。これらの機能については、図６のフローチャートに従って詳述する。

本実施の形態では、文書管理システムＳを利用して、社内の上司が、部下によって作成された個別週報を参照して、個別週報に含まれる報告内容をまとめて要約した総括週報を作成する場合について説明する。個別週報及び総括週報の作成は、例えば、クライアント端末２を用いて文書サーバー１にアクセスし、文書サーバー１の文書作成プログラム１２２を実行することによって行われる。

以下において、個別週報に含まれる報告事項を「個別報告事項」、総括週報に含まれる報告事項を「総括報告事項」と称する。作成された個別週報及び総括週報は、文書サーバー１において一定期間保管される。

図３Ａ、図３Ｂは、部下が作成する個別週報Ｄの具体例を示す図である。図３Ａ、図３Ｂでは、担当Ａが作成した個別週報Ｄ１について示している。図４Ａ、図４Ｂは、上司が作成する総括週報ＳＤの具体例を示す図である。図４Ａ、図４Ｂでは、課長Ｍが作成した総括週報ＳＤ１について示している。総括週報ＳＤ１は、個別週報Ｄ１を含む複数の個別週報を参照して、課長Ｍが作成した総括週報である。

図３Ａ、図４Ａは、クライアント端末２における個別週報Ｄ及び総括週報ＳＤの表示内容の一例を示す。図３Ｂ、図４Ｂは、個別週報Ｄ及び総括週報ＳＤの文書データの構成例を示す。

図３Ａに示すように、個別週報Ｄ１には、個別報告事項Ｒ１が含まれている。また、図４Ａに示すように、総括週報ＳＤ１には、総括報告事項ＳＲ１（総括報告事項ＳＲ１１～ＳＲ１４）が含まれている。本実施の形態では、タイトルＴＴＬが同じである一まとまりの報告事項を、「個別報告事項Ｒ」又は「総括報告事項ＳＲ」と称している。なお、総括週報ＳＤ１において、総括報告事項ＳＲ１１は、個別報告事項Ｒ１に対応し、総括報告事項ＳＲ１２～ＳＲ１４は、個別週報Ｄ１以外の個別週報Ｄに含まれる個別報告事項に対応する。

本実施の形態では、個別報告事項Ｒ及び総括報告事項ＳＲは、所定のルールに従って入力され、報告内容の論理構成が容易に判定できるようになっている。

具体的には、個別報告事項Ｒ及び総括報告事項ＳＲでは、１行の文字列を単位として、行頭の区切り文字（ここでは、「数字」＋「．」（ピリオド）、「・」（中点）、又は空白行で挟まれた文字列で１つの文章が構成されている。「数字」＋「．」で始まる文章を「タイトル」、「・」で始まる文章を「本文」と称する。タイトル及び本文は、複数行の文字列で構成されてもよい。

例えば、図３Ａに示す個別報告事項Ｒ１は、「１．」で始まる１行のタイトルＴＴＬ、すなわち、「１．プロジェクトＡＡＡ」と、「・」で始まる３行の本文ＴＸＴ、すなわち、「・顧客ＸＸでのトナー飛散問題は対策完了し、・・・様子見。」とで構成されている。

また例えば、図４Ａに示す総括報告事項ＳＲ１１は、「１．」で始まる１行のタイトルＴＴＬ、すなわち、「１．プロジェクトＡＡＡ」と、「・」で始まる２行の本文ＴＸＴ、すなわち、「・顧客ＸＸでのトナー飛散問題：対策版を投入。対策版で様子見。」とで構成されている。

図３Ｂ、図４Ｂに示すように、個別週報Ｄ及び総括週報ＳＤの文書データは、例えば、１行の文字列ごとに、「文書ＩＤ」、「利用者」、「登録日」、「タイトル／本文」、「文章内容」、「重要フラグ」、「継続フラグ」が、互いに関連付けられて登録されている。これらの情報は、例えば、個別週報Ｄ及び総括週報ＳＤの作成時に登録される。

「文書ＩＤ」は、個別週報Ｄ又は総括週報ＳＤごとに割り当てられた識別情報である。「利用者」は、個別週報Ｄ又は総括週報ＳＤを作成した利用者である。「登録日」は、個別週報Ｄ又は総括週報ＳＤが文書サーバー１に登録された日である。「タイトル／本文」は、タイトルを構成する文字列であるか、本文を構成する文字列であるかを示す情報である。「文章内容」は、文字列の内容である。

「重要フラグ」は、当該文字列を含む文章（個別報告事項Ｒ又は総括報告事項ＳＲ）が重要報告事項であるか否かを示す情報であり、当該文字列を含む文章が重要報告事項である場合に「ＯＮ」に設定され、重要報告事項でない場合に「ＯＦＦ」に設定される。本実施の形態では、文章ごとに重要報告事項であるか否かの判定が行われ、複数行の文字列で１つの文章が構成される場合は、すべての文字列に対して同じ重要フラグが設定される。

個別報告事項Ｒ又は総括報告事項ＳＲが重要報告事項であるか否かの判定は、例えば、文字列に含まれる特定ワードに基づいて行うことができる。特定ワードは、例えば、業務を遂行する上で重要視すべき事項を示す単語であり、予め登録されている。図３Ａに示す個別報告事項Ｄ１及び図４Ａに示す総括報告事項ＳＲ１～ＳＲ４においては、「トナー飛散」、「目標値未達」、「定着異音」が、特定ワードに該当する。

なお、特定ワードごとに重要度を示すスコア（重み）を設定し、文章を構成する文字列に含まれる特定ワードのスコアを積算し、総スコア（スコアの積算値）が所定値以上の場合に当該文章が重要報告事項であると判定するようにしてもよい。このように、１つの文章に複数の特定ワードが含まれる場合は、それぞれの特定ワードに対応するスコアの積算値を当該文章が重要報告事項であるかの判定指標とすることで、文章の重要度を適切に判定することができる。

「継続フラグ」は、当該文字列が継続ワードを含むか否かを示す情報であり、当該文字列が継続ワードを含む場合に「ＯＮ」に設定され、継続ワードを含まない場合に「ＯＦＦ」に設定される。本実施の形態では、文字列ごとに継続フラグが設定されているが、文章ごとに継続フラグが設定されるようにしてもよい。継続ワードは、状態が継続していることを示す単語であり、予め登録されている。例えば、「対策中」、「解析中」、「実施中」、「検討中」、「様子見」などの単語が、継続ワードに該当する。

なお、図４Ａ、図４Ｂに示す総括週報ＳＤ１のように、総括報告事項ＳＲが複数ある場合、それぞれの総括報告事項ＳＲ１１～ＳＲ１４がタイトルＴＴＬ及び本文ＴＸＴを有する。この場合、タイトルＴＴＬ及び本文ＴＸＴは、総括報告事項ＳＲ１１～ＳＲ１４に対応して区別される。また、総括報告事項ＳＲ及び個別報告事項Ｒにおいて、同一タイトル内に本文が複数ある場合（「・」で始まる文章が複数ある場合）、それぞれ、本文１、本文２、・・というように区別される（図５Ｂ参照）。

図３Ａ、図４Ａに示すように、個別報告事項Ｒ１とこれに対応する総括報告事項ＳＲ１１は、文字列が全く同一でなくてもよい。それぞれの文章構造を解析することにより、両者の報告内容の対象が同じであるか否かを判断することができる。例えば、個別報告事項Ｒ１と総括報告事項ＳＲ１１は、本文ＴＸＴに「トナー飛散」という単語が含まれており、タイトルＴＴＬも同じであるので、両者の報告内容は同じであると判断することができる。

文書管理システムＳでは、課長Ｍが今週の総括週報ＳＤ２（図８参照）を作成する際、先週の総括週報ＳＤ１をベースとして利用することができる。例えば、課長Ｍが、文書管理システムＳにログインして、週報の作成を選択すると、文書作成アプリケーション上で先週の総括週報ＳＤ１の報告内容を含む総括週報ＳＤ２が提示される（図８参照）。課長Ｍは、先週の総括週報ＳＤ１に含まれる総括報告事項ＳＲ１を適宜編集して更新するとともに、新規の報告事項を追加することにより、効率よく総括週報ＳＤ２を作成することができる。

図４Ａ、図４Ｂに示す先週の総括週報ＳＤ１を作成した次の週に、担当Ａによって図５Ａ、図５Ｂに示す個別週報Ｄ２が登録され、この個別週報Ｄ２に含まれる個別報告事項Ｒ２に基づいて、総括週報ＳＤ１の報告内容を更新して今週の総括週報ＳＤ２を作成する場合について具体的に説明する。

図５Ａ、図５Ｂに示す個別週報Ｄ２は、個別報告事項Ｒ２（個別報告事項Ｒ２１～Ｒ２３）を含んでいる。すなわち、個別週報Ｄ２は、個別報告事項Ｒ１を含む先週の個別週報Ｄ１から更新されている。個別報告事項Ｒ２１～Ｒ２３は、対応するタイトルＴＴＬは同じである。個別報告事項Ｒ２１～Ｒ２３のうち、個別報告事項Ｒ２２が、個別週報Ｄ１に含まれる個別報告事項Ｒ１に対応する。個別報告事項Ｒ２１、Ｒ２３は、個別週報Ｄ１では報告されていない新規の報告事項である。

この場合、個別週報Ｄ２を参照した課長Ｍは、先週の総括週報ＳＤ１の総括報告事項ＳＲ１１について、個別報告事項Ｒ２２の内容で更新するとともに、個別報告事項Ｒ２１、Ｒ２３の内容を追加することとなる。なお、個別報告事項Ｒ２３の内容は、重要フラグが「ＯＦＦ」であり重要報告事項ではないので、総括週報ＳＤ２に反映させるか否かは課長Ｍによって適宜判断されればよい。

上述したように、課長Ｍは、先週の総括週報ＳＤ１を元に、担当Ａが作成した今週の個別週報Ｄ２を参照し、今週の総括週報ＳＤ２を作成することとなる。このとき、今週の総括週報ＳＤ２に重要報告事項（例えば、個別報告事項Ｒ２１、Ｒ２２）を反映させ忘れると、業務に支障をきたすことになりかねない。

本実施の形態では、先週の総括週報ＳＤ１（第１文書）を元に、今週の総括週報ＳＤ２（新規文書）を作成する際に、注意勧告すべき事項が検出されると、課長Ｍ（新規文書の作成者）に対して有用な支援情報が提示されるようになっている。具体的には、図６に示すフローチャートに従って、文書作成処理が実行される。

ここで、支援情報とは、例えば、報告内容に変更があったことを示す情報（第１支援情報）、新規の報告内容が生じたことを示す情報（第２支援情報）、ある状態が一定期間継続しており注意が必要であることを示す情報（第３支援情報）などを含む。

図６は、文書サーバー１の制御部１１が実行する文書作成処理の一例を示すフローチャートである。この処理は、例えば、クライアント端末２が文書サーバー１にアクセスして、文書作成システムＳの利用要求を行うことに伴い、文書サーバー１のＣＰＵ１１１が記憶部１２に格納されている文書作成プログラムを実行することにより実現される。

ステップＳ１０１において、制御部１１は、ユーザー認証処理を行う。例えば、課長Ｍがクライアント端末２を用いて、文書サーバー１にアクセスすると、制御部１１は、クライアント端末２にログイン画面を表示させる（図７Ａ参照）。ログイン画面において、課長Ｍが利用者ＩＤ及びパスワードを入力し、ログイン操作を行うと、制御部１１は、正規の利用者であるか否かを判定する。そして、制御部１１は、正規の利用者であると認証した場合に、文書作成システムＳの利用を許可し、クライアント端末２に文書選択画面を表示させる（図７Ｂ参照）。

なお、作成可能な文書種類は、例えば、利用者権限に応じて予め設定されてもよい。例えば、課長Ｍが利用者である場合は、作成可能文書として総括文書（総括週報、総括月報）が提示され、担当者Ａが利用者である場合は、作成可能文書として個別文書（個別週報、個別月報）が提示される。

図７Ｂに示す文書選択画面において、利用者が、作成する文書の種類を選択すると、クライアント端末２に文書作成画面が表示される（図８参照）。このとき、以下のステップＳ１０２～Ｓ１１２の処理が実行されることにより、文書作成画面に表示する情報が設定される。

ステップＳ１０２において、制御部１１は、新規文書を作成する際にベースとなる第１文書を取得する（報告事項抽出部１１Ａとしての処理）。第１文書は、例えば、利用者が過去に作成した直近の文書である。課長Ｍが今週の総括週報ＳＤ２を作成する場合、先週の総括週報ＳＤ１が第１文書として取得される。なお、利用者が文書サーバー１に登録されている文書群を参照して、その中からベースとなる第１文書を選択できるようにしてもよい。

ステップＳ１０３において、制御部１１は、総括週報ＳＤ１（第１文書）に含まれる重要報告事項（以下、「第１重要報告事項」と称する）を抽出する（報告事項抽出部１１Ａとしての処理）。本実施の形態では、重要フラグが「ＯＮ」に設定されている文章が、第１重要報告事項として抽出される。例えば、図４Ａに示す先週の総括週報ＳＤ１では、総括報告事項ＳＲ１１～ＳＲ１４のうち、特定ワード（矩形枠で囲まれたワード）を含む総括報告事項ＳＲ１１～ＳＲ１３が第１重要報告事項として抽出される。

ステップＳ１０４において、制御部１１は、新規文書を作成する際に参照すべき第２文書を取得する（報告事項抽出部１１Ａとしての処理）。第２文書は、例えば、第１文書の作成以降に、課長Ｍの部下が作成した個別週報Ｄである。なお、利用者が文書サーバー１に登録されている文書群を参照して、その中から第２文書を選択できるようにしてもよい。

第２文書が複数ある場合は、それぞれの第２文書に対して、ステップＳ１０４～Ｓ１０８の処理が行われる。以下では、担当Ａが作成した今週の個別週報Ｄ２（図５Ａ参照）が第２文書として取得された場合について説明する。

ステップＳ１０５において、制御部１１は、個別週報Ｄ２（第２文書）に含まれる重要報告事項（以下、「第２重要報告事項」と称する）を抽出する（報告事項抽出部１１Ａとしての処理）。本実施の形態では、重要フラグが「ＯＮ」に設定されている文章が、第２重要報告事項として抽出される。例えば、図５Ａに示す今週の個別週報Ｄ２では、個別報告事項Ｒ２１～Ｒ２３のうち、特定ワード（矩形枠で囲まれたワード）を含む個別報告事項Ｒ２１、Ｒ２２が第２重要報告事項として抽出される。

このように、報告事項抽出部１１Ａは、総括報告事項ＳＲ１（第１報告事項）及び個別報告事項Ｒ２（第２報告事項）のうち、重要報告事項であるものを抽出する。具体的には、報告事項抽出部１１Ａは、文字列に対応付けて予め登録されたスコアに基づいて総括報告事項ＳＲ１（第１報告事項）及び／又は個別報告事項Ｒ２（第２報告事項）の重要度を示す総スコアを算出し、総スコアに基づいて、総括報告事項ＳＲ１及び個別報告事項Ｒ２が重要報告事項であるか否かを判定する。
これにより、最低限把握しておくべき事項についての支援情報を提示することができるので、文書作成効率が向上する。また、文書サーバー１の処理負担を軽減することもできる。

ステップＳ１０６において、制御部１１は、第１重要報告事項（総括報告事項ＳＲ１１～ＳＲ１３、図４Ａ参照）と第２重要報告事項（個別報告事項Ｒ２１、Ｒ２２、図５Ａ参照）が同一事項に対するものであるか否かを判定する（同一性判定部１１Ｂとしての処理）。この判定処理は、例えば、第１重要報告事項と第２重要報告事項に、同じ特定ワードが含まれているか否かによって行われる。第１重要報告事項と第２重要報告事項が同一事項に対するものである場合、ステップＳ１０７の処理に移行する。第１重要報告事項と第２重要報告事項が同一事項に対するものでない場合、ステップＳ１０８の処理に移行する。

ここで、第１重要報告事項及び／又は第２重要報告事項が複数ある場合は、すべての組み合わせについて、ステップＳ１０６～Ｓ１０８の処理が行われる。図５Ａに示す個別週報Ｄ２には、第２重要報告事項として２つの個別報告事項Ｒ２１、Ｒ２２が含まれており、図４Ａに示す総括週報ＳＤ１には、第１重要報告事項として３つの総括報告事項ＳＲ１１～ＳＲ１３が含まれている。したがって、この場合は、６通りの組み合わせについて、重要報告事項の同一性が判定される。

具体的には、第２重要報告事項として抽出された個別報告事項Ｒ２１は、「ジャム」及び「多発」という特定ワードを含んでいる。一方、第１重要報告事項として抽出された総括報告事項ＳＲ１１～ＳＲ１３は、「ジャム」及び「多発」という特定ワードを含んでいない。したがって、個別報告事項Ｒ２１は、第１重要報告事項と同一事項に対するものでないと判定される。この場合、個別報告事項Ｒ２１は、総括報告事項ＳＲ１１～ＳＲ１３とは異なる新規の報告事項ということになる。

また、第２重要報告事項として抽出された個別報告事項Ｒ２２は、「トナー飛散」という特定ワードを含んでいる。一方、第１重要報告事項として抽出された総括報告事項ＳＲ１１も「トナー飛散」という特定ワードを含んでいる。また、個別報告事項Ｒ２２と総括報告事項ＳＲ１１に対応するタイトルＴＴＬは同じである。したがって、個別報告事項Ｒ２２は、総括報告事項ＳＲ１１と同一事項に対するものであると判定される。この場合、個別報告事項Ｒ２２は、総括報告事項ＳＲ１１についての進捗を示していることになる。なお、本文に含まれる特定ワードの比較だけで重要報告事項の同一性を判定することもできるが、当該本文に対応するタイトルを比較することで、より適切に同一性を判定することができる。

ステップＳ１０７において、制御部１１は、クライアント端末２に提示する支援情報として、第１支援情報を設定する（支援情報提示部１１Ｃとしての処理）。第１支援情報は、報告内容に変更があったことを示す情報である。例えば、個別報告事項Ｒ２２に関する情報が、第１支援情報として設定される。

ステップＳ１０８において、制御部１１は、クライアント端末２に提示する支援情報として、第２支援情報を設定する（支援情報提示部１１Ｃとしての処理）。第２支援情報は、新規の報告内容が生じたことを示す情報である。例えば、個別報告事項Ｒ２１に関する情報が、第２支援情報として設定される。

さらに、ステップＳ１０９において、制御部１１は、第１重要報告事項に継続状態を示す報告内容が含まれるか否かを判定する（報告事項抽出部１１Ａ、同一性判定部１１Ｂ、支援情報提示部１１Ｃとしての処理）。この判定処理は、例えば、第１重要報告事項に継続ワード（例えば、「検討中」）が含まれているか否かによって行われる。第１重要報告事項に継続状態を示す報告内容が含まれる場合、ステップＳ１１０の処理に移行する。第１重要報告事項に継続状態を示す報告内容が含まれていない場合、ステップＳ１１２の処理に移行する。

ステップＳ１１０において、制御部１１は、同様の状態がどれくらい継続しているかを示す継続期間を算出する（報告事項抽出部１１Ａ、同一性判定部１１Ｂ、支援情報提示部１１Ｃとしての処理）。例えば、ステップＳ１０４～Ｓ１０６と同様に、新規文書を作成する際に参照すべき第２文書として過去の総括週報ＳＤ３を取得し、第２重要報告事項と第１重要報告事項の同一性を判定することにより、継続期間を算出することができる。例えば、先週の総括週報ＳＤ１における総括報告事項ＳＲ１３と同様の報告内容が、先々週の総括週報ＳＤ３から抽出された第２重要報告事項にも含まれていた場合、継続期間は少なくとも２週間以上となる。

ステップＳ１１１において、制御部１１は、クライアント端末２に提示する支援情報として、第３支援情報を設定する（支援情報提示部１１Ｃとしての処理）。第３支援情報は、ある状態が一定期間継続しており注意が必要であることを示す情報である。

ステップＳ１１２において、制御部１１は、今週の総括週報ＳＤ２（新規文書）の作成画面を、クライアント端末２に表示させる（支援情報提示部１１Ｃとしての処理）。このとき、ベースとなる先週の総括週報ＳＤ１の報告内容とともに、ステップＳ１０７、Ｓ１０８、Ｓ１１１で設定された支援情報が提示される。

図８は、新規文書の作成画面の一例を示す図である。図８には、先週の総括週報ＳＤ１を元に、今週の総括週報ＳＤ２を作成する場合について示している。

図８に示すように、総括週報ＳＤ２の作成画面には、先週の総括週報ＳＤ１（図４Ａ参照）の報告事項がすべて含まれている。さらに、第１支援情報ＳＩ１、第２支援情報ＳＩ２及び第３支援情報ＳＩ３が提示されている。また、支援情報ＳＩ１～ＳＩ３が関連付けられている文字列は、太字によって強調表示されている。

図８に示す例では、第１支援情報ＳＩ１は、関連情報の表示枠内に表示されている。関連情報の表示枠内には、例えば、カーソルＣで指示された文章（文字列）に関連する情報が表示される。図８では、「・顧客ＸＸでのトナー飛散問題：・・・対策版で様子見。」という文章がカーソルＣで指示されているので、この文章に関連する情報、すなわち、個別報告事項Ｒ２２（図５Ａ参照）に関する情報が、第１支援情報ＳＩ１として表示されている。

すなわち、支援情報提示部１１Ｃは、総括報告事項ＳＲ１１（第１報告事項）と個別報告事項Ｒ２２（第２報告事項）が同一事項に対するものである場合に、総括報告事項ＳＲ１１に関連付けて個別報告事項Ｒ２２に関する情報を提示する。具体的には、支援情報提示部１１Ｃは、個別報告事項Ｒ２２を参照して、総括報告事項ＳＲ１１に進展がある場合に、総括報告事項ＳＲ１１を更新すべきであることを第１支援情報として提示する。
これにより、課長Ｍは、先週の総括週報ＳＤ１に含まれる総括報告事項ＳＲ１の報告内容を更新すべきであることを、容易に知得することができる。

また、第２支援情報ＳＩ２は、吹き出し内に表示されている。図８では、「新規課題が存在します。」という文字列が本文として表示され、この文字列に関連付けて、個別報告事項Ｒ２１（図５Ａ参照）に関する情報が表示されている。

すなわち、支援情報提示部１１Ｃは、総括報告事項ＳＲ１（第１報告事項）と個別報告事項Ｒ２（第２報告事項）が同一事項に対するものでない場合に、新規報告事項があることを示す第２支援情報を提示する。
これにより、課長Ｍは、先週の総括週報ＳＤ１に含まれる総括報告事項ＳＲ１１と同じプロジェクトにおいて、新規の課題が生じたことを、容易に知得することができる。

また、第３支援情報ＳＩ３は、吹き出し内に表示されている。図８では、「検討中。」という文字列に関連付けて、同じ状態が長期間継続していることが表示されている。

すなわち、支援情報提示部１１Ｃは、総括報告事項ＳＲ１２（第１報告事項）と過去の総括報告事項ＳＲ３（第２報告事項）が同一事項に対するものである場合に、総括報告事項ＳＲ１２に関連付けて過去の総括報告事項ＳＲ３に関する支援情報を提示する。具体的には、支援情報提示部１１Ｃは、過去の総括報告事項ＳＲ３（第２報告事項）を参照して、総括報告事項ＳＲ１２（第１報告事項）に進展がない場合に、総括報告事項ＳＲ１２に対する注意勧告を第３支援情報として提示する。
これにより、課長Ｍは、先週の総括週報ＳＤ１に含まれる総括報告事項ＳＲ１２に関する対応が遅れており、早期に対策を講じる必要があることを、容易に知得することができる。

このように、本実施の形態に係る文書サーバー１（文書作成支援装置）は、少なくとも一つの総括報告事項ＳＲ１（第１報告事項）を含む先週の総括週報ＳＤ１（第１文書）を元に今週の総括週報ＳＤ２（新規文書）を作成する際の作業を支援する。
文書サーバー１は、総括報告事項ＳＲ１に関連する個別報告事項Ｒ２（第２報告事項）を、今週の個別週報Ｄ２（第１文書と異なる第２文書）から抽出する報告事項抽出部１１Ａと、抽出された個別報告事項Ｒに基づいて、支援情報を提示する支援情報提示部１１Ｃと、を備える。また、報告事項抽出部１１Ａは、総括報告事項ＳＲ１に関連する総括報告事項ＳＲ３（第２報告事項）を、過去の総括週報ＳＤ３（第１文書と異なる第２文書）から抽出する。

より具体的には、文書サーバー１は、総括報告事項ＳＲ１～ＳＲ４（第１報告事項）と個別報告事項Ｒ２１～Ｒ２３（第２報告事項）が、同一事項に対するものであるか否かを判定する同一性判定部１１Ｂを備え、支援情報提示部１１Ｃは、同一性判定部１１Ｂによる判定結果に対応する態様で、個別報告事項Ｒ２１～Ｒ２３に関する情報を提示する。

文書サーバー１によれば、第１文書（例えば、先週の総括週報ＳＤ１）を元にして新規文書（例えば、今週の総括週報ＳＤ２）を作成する際の作業の効率化を図ることができる。例えば、課長Ｍは、先週の総括週報ＳＤ１とともに、提示された支援情報を参考にしながら、今週の総括週報ＳＤ２を作成することとなるので、今週の総括週報ＳＤ２に重要報告事項（例えば、業務の進捗状況、新規課題の発生）を確実に反映させることができる。また、対応が遅れている業務を把握することができるので、適切に対策を講じることができる。

以上、本発明者によってなされた発明を実施の形態に基づいて具体的に説明したが、本発明は上記実施の形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で変更可能である。

例えば、実施の形態では、課長Ｘが総括週報ＳＤを作成する場合について説明したが、本発明は、個別の文書（例えば、日報、週報、月報）をまとめて総括文書を作成する場合に有用である。

また例えば、実施の形態では、新規文書を作成する際のベースとなる第１文書として、利用者（新規文書の作成者）が過去に作成した直近の文書を取得するようにしているが、第１文書は、利用者以外が過去に作成した直近の文書であってもよい。

また、第１文書に含まれる第１報告事項に関連する第２報告事項を抽出する第２文書は、利用者自身が過去に作成した直近の文書であってもよいし、利用者以外が過去に作成した直近の文書であってもよい。なお、直近の過去文書に、第１報告事項に関連する第２報告事項が含まれていない場合は、過去に遡って第２文書の参照範囲を拡げてもよい。

実施の形態では、文書サーバー１が本発明の文書作成支援装置として機能するが、個々のクライアント端末２が文書作成支援装置として機能するようにしてもよい。例えば、クライアント端末２に文書作成プログラムをインストールすることにより実現することができる。この場合、クライアント端末２で文書を保管するようにすれば、文書サーバー１はなくてもよい。また、導入されている文書管理システムをそのままの運用形態で利用しつつ、本発明の文書作成支援装置を実現することができる。さらには、文書サーバー１とクライアント端末２が協働して、文書作成装置として機能するようにしてもよい。

実施の形態では、文書サーバー１の制御部１１が文書作成プログラム１２２を実行することにより、本発明に係る文書作成支援装置が実現されている。すなわち、文書作成プログラム１２２は、文書サーバー１の制御部１１（コンピューター）に、第１報告事項に関連する第２報告事項を、第１文書と異なる第２文書から抽出する処理と、抽出された第２報告事項に基づいて、支援情報を提示する処理と、を実行させる。
文書作成プログラム１２２は、例えば、当該プログラム１２２が格納されたコンピューター読取可能な可搬型記憶媒体（光ディスク、光磁気ディスク、及びメモリカードを含む）を介して提供することができる。また例えば、文書作成プログラムは、当該プログラムを保有するサーバーから、ネットワークを介してダウンロードにより提供することもできる。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

１ 文書サーバー（文書作成支援装置）
２ クライアント端末
１１ 制御部
１１Ａ 報告事項抽出部
１１Ｂ 同一性判定部
１１Ｃ 支援情報提示部
１２ 記憶部
１２１ 文書データ
１２２ 文書作成プログラム
１３ 通信部
１４ 操作部
１５ 表示部
ＳＤ、ＳＤ１、ＳＤ２ 総括週報
Ｄ、Ｄ１、Ｄ２ 個別週報

Claims (11)

1. あらかじめ記憶部に記憶された、少なくとも一つの第１報告事項を含む第１文書を元に、ユーザーが端末を用いて新規文書を作成する際の作業を支援する文書作成支援装置であって、
   前記第１文書における報告事項をすべて含む新規文書作成画面を、編集可能に前記端末に表示させ、前記端末からの入力を受け付けて前記新規文書作成画面を編集することにより前記新規文書を作成し、前記新規文書を前記記憶部に記憶させる制御部を備え、
   前記制御部は、
   前記第１報告事項に関連する第２報告事項を、前記第１文書と異なる第２文書から抽出する報告事項抽出部と、
   抽出された前記第２報告事項に基づいて、支援情報を、前記新規文書作成画面への表示により提示する支援情報提示部と、を備える、
   ことを特徴とする文書作成支援装置。
2. 前記制御部は、前記第１報告事項と前記第２報告事項が、同一事項に対するものであるか否かを判定する同一性判定部を備え、
   前記支援情報提示部は、前記同一性判定部による判定結果に対応する態様で、前記第２報告事項に関する前記支援情報を提示することを特徴とする請求項１に記載の文書作成支援装置。
3. 前記同一性判定部は、前記第１報告事項と前記第２報告事項に含まれる特定ワードに基づいて、両者が同一事項に対するものであるか否かを判定することを特徴とする請求項２に記載の文書作成支援装置。
4. 前記支援情報提示部は、前記第１報告事項と前記第２報告事項が同一事項に対するものである場合に、前記第２報告事項に関する前記支援情報を前記第１報告事項に関連付けて提示することを特徴とする請求項２又は３に記載の文書作成支援装置。
5. 前記支援情報提示部は、前記第２報告事項を参照して、前記第１報告事項に進展がある場合に、前記第１報告事項を更新すべきであることを前記支援情報として提示することを特徴とする請求項４に記載の文書作成支援装置。
6. 前記支援情報提示部は、前記第２報告事項を参照して、前記第１報告事項に進展がない場合に、前記第１報告事項に対する注意勧告を前記支援情報として提示することを特徴とする請求項４又は５に記載の文書作成支援装置。
7. 前記支援情報提示部は、前記第１報告事項と前記第２報告事項が同一事項に対するものでない場合に、新規報告事項があることを示す前記支援情報を提示することを特徴とする請求項２又は３に記載の文書作成支援装置。
8. 前記報告事項抽出部は、前記第１報告事項及び前記第２報告事項のうち、重要報告事項であるものを抽出することを特徴とする請求項１から７のいずれか一項に記載の文書作成支援装置。
9. 前記報告事項抽出部は、文字列に対応付けて予め登録されたスコアに基づいて前記第１報告事項及び／又は前記第２報告事項の重要度を示す総スコアを算出し、前記総スコアに基づいて、前記第１報告事項及び／又は前記第２報告事項が重要報告事項であるか否かを判定することを特徴とする請求項８に記載の文書作成支援装置。
10. 前記第１文書は、第１個別文書に基づいて作成された第１総括文書であり、
    前記第２文書は、前記第１総括文書の作成以降に作成された第２個別文書又は前記第１総括文書の作成以前に作成された第２総括文書であることを特徴とする請求項１から９のいずれか一項に記載の文書作成支援装置。
11. あらかじめ記憶部に記憶された、少なくとも一つの第１報告事項を含む第１文書を元に、ユーザーが端末を用いて新規文書を作成する際の作業を支援するコンピューターに、
    前記第１文書における報告事項をすべて含む新規文書作成画面を、編集可能に前記端末に表示させる処理と、
    前記第１報告事項に関連する第２報告事項を、前記第１文書と異なる第２文書から抽出する処理と、
    抽出された前記第２報告事項に基づいて、支援情報を、前記新規文書作成画面への表示により提示する処理と、
    前記端末からの入力を受け付けて前記新規文書作成画面を編集することにより前記新規文書を作成する処理と、
    を実行させることを特徴とするプログラム。

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