JP5888182B2

JP5888182B2 - 文書管理装置及びプログラム

Info

Publication number: JP5888182B2
Application number: JP2012181881A
Authority: JP
Inventors: 林　直樹; 直樹林
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2012-08-20
Filing date: 2012-08-20
Publication date: 2016-03-16
Anticipated expiration: 2032-08-20
Also published as: JP2014038565A

Description

本発明は、文書管理装置及びプログラムに関する。

文書を用いた情報伝達において不正確な情報が伝わる可能性を低減するために、文書中に曖昧な文が含まれているか否かを判定する技術がある（例えば下記の特許文献１を参照）。

一方で、複数の担当者を管理する中間管理者が、各担当者から上がってきた報告書に基づき作成した報告書を上級管理者に伝達するビジネスプロセスがある。ここで、担当者や中間管理者の中に正確な情報を表現しない者がいると、最終的に上級管理者が受け取る報告書には正確な情報とそうでない情報とが混在している可能性が生じ、報告書の信頼性が低くなり、上級管理者が報告事項に対する判断を誤る可能性もある。

特開２０１１−８１５４２号公報

本発明の目的は、報告事項を含む複数の文書と複数の文書のそれぞれの内容に基づき編集された文書との中から、正確な情報を表現していない報告事項を特定できる文書管理装置及びプログラムを提供することにある。

上記目的を達成するため、請求項１に係る発明は、それぞれ１又は複数の文により記述された報告事項を含む複数の第１文書と、該複数の第１文書に基づき編集された１又は複数の文により記述された報告事項を含む第２文書とを取得する手段と、前記複数の第１文書に含まれる報告事項と、前記第２文書に含まれる報告事項のそれぞれについて、各報告事項を記述する文の解析結果に基づいて各報告事項の曖昧度を評価する評価手段と、前記第１文書に含まれる報告事項の曖昧度に対して、前記第２文書に含まれる報告事項の曖昧度が変化しているか否かに基づいて、注意対象の報告事項を特定する特定手段と、を含むことを特徴とする文書管理装置である。

請求項２に係る発明は、請求項１に記載の文書管理装置において、前記評価手段は、前記複数の第１文書に含まれる報告事項と、前記第２文書に含まれる報告事項のそれぞれについて、各報告事項を記述する文の格構造の不備、係り受けの不備、特定の語の有無の少なくともいずれかに基づいて各報告事項の曖昧度を評価することを特徴とする。

請求項３に係る発明は、請求項１又は２に記載の文書管理装置において、それぞれ作成者及び報告先が定められた複数の文書を格納した格納手段と、前記格納手段に格納された複数の文書の中から、前記第２文書の作成者が報告先に定められ、且つ該第２文書に含まれる報告事項に対応する報告事項を含む文書を前記複数の第１文書として特定する文書特定手段をさらに含むことを特徴とする。

請求項４に係る発明は、請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理装置において、前記第１文書に含まれる報告事項の曖昧度に対して、前記第２文書に含まれる報告事項の曖昧度が変化している場合に、該曖昧度が変化した報告事項を含む第１文書と第２文書にそれぞれ定められた作成者と報告先のうち少なくとも１つに、前記注意対象の報告事項についての注意情報を通知する通知手段をさらに含むことを特徴とする。

請求項５に係る発明は、それぞれ１又は複数の文により記述された報告事項を含む複数の第１文書と、該複数の第１文書に基づき編集された１又は複数の文により記述された報告事項を含む第２文書とを取得する手段と、前記複数の第１文書に含まれる報告事項と、前記第２文書に含まれる報告事項のそれぞれについて、各報告事項を記述する文の解析結果に基づいて各報告事項の曖昧度を評価する評価手段と、前記第１文書に含まれる報告事項の曖昧度に対して、前記第２文書に含まれる報告事項の曖昧度が変化しているか否かに基づいて、注意対象の報告事項を特定する特定手段としてコンピュータを機能させるためのプログラムである。

請求項１及び５に記載の発明によれば、報告事項を含む複数の文書と複数の文書のそれぞれの内容に基づき編集された文書との中から、正確な情報を表現していない報告事項を特定でき、注意を促すことができる。

請求項２に記載の発明によれば、報告事項を表現する文ごとの格構造、係り受け、特定語の有無に基づいて報告事項の曖昧度を評価できる。

請求項３に記載の発明によれば、報告事項を含む複数の文書と複数の文書のそれぞれの内容に基づき編集された文書との組を特定できる。

請求項４に記載の発明によれば、曖昧度が変化した報告事項の情報を、該報告事項に係る者に対して通知できる。

本実施形態に係る文書管理システムのシステム構成図である。文書管理装置と情報処理端末のそれぞれのハードウェア構成の一例を示す図である。文書管理装置による報告書の登録処理のフローチャートである。注意喚起の対象とする報告事項の特定処理のフローチャートである。注意対象の報告事項をユーザに通知する処理のフローチャートである。ユーザ情報管理テーブルの一例を示す図である。報告書登録テーブルの一例を示す図である。報告事項情報テーブルの一例を示す図である。注意情報記録テーブルの一例を示す図である。

以下、本発明を実施するための実施の形態（以下、実施形態という）を、図面に従って説明する。

［システム構成例］
図１には、本実施形態に係る文書管理システム１のシステム構成図を示した。図１に示されるように、文書管理システム１は、文書管理装置２と複数の情報処理端末とを備え、文書管理装置２と複数の情報処理端末３とはそれぞれネットワークを介して相互にデータ通信する。以下、本実施形態に係る文書管理システム１において行われる処理の概要を説明する。

本実施形態に係る文書管理システム１は、複数の担当者と、当該複数の担当者を管理する中間管理者と、当該中間管理者を管理する上級管理者とを含むグループにおいて行われる、電子文書による報告のフローを処理の対象とする。以下、報告のフローの一例について説明する。

まず、複数の各担当者は、情報処理端末３で作成した報告書（電子文書）の報告先を中間管理者に設定して、作成した報告書を文書管理装置２に登録する。文書管理装置２は、登録された報告書の報告先である中間管理者の情報処理端末３に、各担当者が作成した報告書を提供する。中間管理者は、各担当者が作成した報告書に基づいてまとめ報告書（電子文書）を作成後、作成したまとめ報告書の報告先を上級管理者に設定して、まとめ報告書を文書管理装置２に登録する。

文書管理装置２は、各担当者が作成した報告書（担当者報告書）と、それらの担当者報告書に基づいて作成されたまとめ報告書とのそれぞれの曖昧性を評価、比較し、曖昧性が変化しているか否かを判断する。ここで、文書管理装置２は、担当者報告書とまとめ報告書との間で曖昧性が変化していると判断する場合には、正確な情報の開示が行われていない可能性があるため、曖昧性が変化した事項について、例えば、報告書とともに、まとめ報告書の報告先である上級管理者に通知するようにする。

以下、上記処理を実現するために、文書管理システム１に備えられる構成及び当該構成において実行される処理の詳細について説明する。

［ハードウェア構成例］
図２には、文書管理装置２と情報処理端末３のそれぞれのハードウェア構成の一例を示した。

［文書管理装置２の構成］
図２に示されるように、文書管理装置２は、制御部２０、記憶部２１、通信部２２を備える。

制御部２０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）を含み、記憶部２１に記憶されたプログラムに基づいて、各種の演算処理を実行するとともに文書管理装置２の各部を制御する。

記憶部２１は、文書管理装置２のオペレーティングシステム等の制御プログラムやデータを記憶するほか、制御部２０のワークメモリとしても用いられる。プログラムは、光ディスク、磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク、フラッシュメモリ等の情報記憶媒体に格納された状態で文書管理装置２に供給されてもよいし、インターネット等のデータ通信手段を介して文書管理装置２に供給されてもよい。以下、記憶部２１に記憶されるデータの一例を説明する。

図６には、記憶部２１に記憶されるユーザ情報管理テーブルの一例を示した。図６に示されるユーザ情報管理テーブルの例では、ユーザＩＤ、ユーザ名、ユーザの所属、ユーザの役職、勤務地、メールアドレスが関連づけて記憶される。

また、記憶部２１には、ユーザ情報管理テーブル以外にも図７〜図９に示す各種テーブルが記憶されるが、これらのテーブルの詳細については後述する。

通信部２２は、例えばネットワークインターフェースカードを含み、ネットワークインターフェースカードを介してネットワークに接続し、ネットワークを介して、それぞれの情報処理端末３とデータ通信する。

［情報処理端末３の構成］
次に、情報処理端末３のハードウェア構成例について説明する。図２に示されるように、情報処理端末３は、制御部３０、記憶部３１、通信部３２、入力部３３、表示部３４を備える。

制御部３０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）を含み、記憶部３１に記憶されたプログラムに基づいて、各種の演算処理を実行するとともに情報処理端末３の各部を制御する。

記憶部３１は、情報処理端末３のオペレーティングシステム等の制御プログラムやデータを記憶するほか、制御部３０のワークメモリとしても用いられる。プログラムは、光ディスク、磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク、フラッシュメモリ等の情報記憶媒体に格納された状態で情報処理端末３に供給されてもよいし、インターネット等のデータ通信手段を介して情報処理端末３に供給されてもよい。

通信部３２は、例えばネットワークインターフェースカードを含み、ネットワークインターフェースカードを介して文書管理装置２と通信する。

入力部３３は、タッチパネル、キーボード等の入力装置により実現され、ユーザからの操作入力を受け付ける。

表示部３４は、液晶ディスプレイ等の表示装置により実現され、制御部３０による情報処理の結果（画面）を表示させる。

［フローチャート］
次に、文書管理装置２において行われる処理の詳細を、図３〜５に示したフローチャートを参照しながら説明する。

［報告書の登録処理］
図３には、文書管理装置２による報告書の登録処理のフローチャートを示した。

図３に示されるように、文書管理装置２は、情報処理端末３から未登録の報告書を取得すると（Ｓ１０１）、取得した報告書を解析する（Ｓ１０２）。

例えば、文書管理装置２は、取得した報告書を解析し、報告書のタイトル、報告書に含まれる報告事項、報告書を作成した作成者のユーザＩＤ（作成者ＩＤ）、報告書の報告先のユーザＩＤ（報告先ＩＤ）、報告書の作成の元となった報告書のＩＤ（作成元報告書ＩＤ）、報告日時等の情報を取得するようにしてよい。なお、報告書のタイトル、作成者ＩＤ、報告先ＩＤ、作成元報告書ＩＤ、報告日時は、報告書に属性情報として設定されていることとしてもよい。以下、報告書に含まれる報告事項の特定処理の一例について説明する。

例えば、文書管理装置２は、報告書が、報告事項ごとに構造化されている場合（例えばＸＭＬにより記述されている場合や、予め定められたレイアウト（表構造等）に従って記述されている場合）には、報告書の構造化された部分を特定し、各部分における単語の頻出関係に基づいて、報告事項を特定することとしてよい。また、文書管理装置２は、報告書が、報告事項ごとに構造化されていない場合であっても、話題構造を認識する公知技術や、意味的なまとまりを抽出する公知技術に基づいて、報告書に含まれる報告事項を特定することとしてもよい。話題構造の認識処理については、例えば特開平８−１１０９０６号公報に示すような技術が知られており、報告書中の話題構造の認識特定の単語（話題語）とその単語に関する記述の継続範囲（話題スコープ）を認識することで、報告事項を抽出し、複数の報告書で同じ報告事項が存在するか否かが判定できる。また、意味的なまとまりを抽出する技術としては、例えば特開２００６−７２４８３号公報が知られており、単語の共起関係と句読点を利用することで意味的にまとまっている複数の文を抽出するものである。以上の処理に基づいて、文書管理装置２は、報告書に含まれる報告事項を特定後、各報告事項に対応する文（テキストデータ）を関連付けて取得する。

また、対象の報告書に属性情報として作成元報告書ＩＤが含まれていない場合には、既に登録された報告書の作成者と報告先の情報に基づいて、対象の報告書についての作成元報告書ＩＤを特定することとしてもよい。この場合には、文書管理装置２は、対象の報告書の作成者ＩＤと一致する報告先ＩＤが定められた複数の報告書であって、予め定められた時間範囲内に登録された報告書を抽出するとともに、抽出した報告書のうち報告事項が対象の報告書と対応する報告書のＩＤを作成元報告書ＩＤとして得ることとしてもよい。

文書管理装置２は、上記の解析結果に基づいて得た報告書の情報を報告書登録テーブル（図７参照）に登録する（Ｓ１０３）。もちろん、文書管理装置２は、報告書自体も記憶部２１に格納することとしてよい。

図７には、報告書登録テーブルの一例を示した。図７に示されるように、報告書登録テーブルには、報告書の識別情報（報告書ＩＤ）、報告書のタイトル、報告書に含まれる報告事項の識別情報（報告事項ＩＤ）、作成者のユーザＩＤ（作成者ＩＤ）、報告先のユーザＩＤ（報告先ＩＤ）、報告日時の情報が関連づけて記憶される。

次に、文書管理装置２は、報告書に含まれる報告事項のうち、未処理の報告事項を選択し（Ｓ１０４）、選択した報告事項に係るテキストデータに基づいて、報告事項の曖昧性を評価する（Ｓ１０５）。以下、報告事項の曖昧性評価の一例について説明する。

本実施形態では、文書管理装置２は、報告事項に係るテキストデータに含まれる１又は複数の文を取得し、取得した各文に基づいて曖昧性を評価する。例えば、文書管理装置２は、報告事項に係る文ごとに、当該文の格構造（詳細については後述する）の不備、係り受けの不備、曖昧性を含む特定の（形容）語（詳細については後述する）の有無に基づいて、報告事項の曖昧性を評価する。例えば、文書管理装置２は、報告事項に係る文の格構造に不備がある（判定条件Ａ）、文の係り受けに不備がある（判定条件Ｂ）、文に曖昧性を含む特定の語が含まれる（判定条件Ｃ）、のうちいずれかが満たされた場合に、報告事項が曖昧である（例えば真偽値のＴ）と評価することとしてもよいし、判定条件Ａ〜Ｃが満足された回数又は、一文当たりの回数が閾値以上又は超えた場合に報告事項が曖昧であると評価することとしてもよい。それ以外にも、文書管理装置２は、報告事項に係るテキストデータについての判定条件Ａ〜Ｃが満足された回数に基づいて曖昧性を数値化して評価してもよい（例えば格構造に不備が１つあれば１ポイント等）。この場合において、文書管理装置２は、報告事項に係るテキストデータにおける判定条件Ａ〜Ｃが満足された回数の合計を報告事項の曖昧度としてもよいし、報告事項に係るテキストデータにおける一文当たりに判定条件Ａ〜Ｃが満足された回数を報告事項の曖昧度としてもよい。

ここで、格構造について説明する。まず、格文法とは語と語の間の意味関係を、動詞を中心にとらえたものであり、文中の動詞に対して他の単語がどのような役割（深層格）をもつかを次のような格として分類している（フィルモアの深層格（チャールズＪ．フィルモア（田中春美、船城道雄訳）：格文法の原理、三省堂、１９７５）を参照）。
（１）動作主格：ある動作を引き起こす者の役割。
（２）経験者格：ある心理事象を体験する者の役割。
（３）道具格：ある出来事の直接原因となったり、ある心理事象と関係して反応を起こさせる刺激となったりする役割。
（４）対象格：移動する対象物や変化する対象物、あるいは、判断、想像のような心理事象の内容を表す役割。
（５）源泉格：対象物の移動における起点、および状態変化と形状変化における最初の状態や形状を表す役割。
（６）目標格：対象物の移動における終点、および状態変化と形状変化における最終的な状態、結果を表す役割。
（７）場所格：ある出来事が起こる場所および位置を表す役割。
（８）時間格：ある出来事が起こる時間を表す役割。
ここで、一つの文は、一つの動詞と複数の格から成る構造（これを格構造と呼ぶ）を形成する。なお、計算機を用いた格構造の解析は、例えば文献「岡田著：自然言語処理入門、共立出版（１９９１）」に示される言語理論と言語処理技術に基づいており、形態素解析、構文解析、意味解析を順次行うことで格構造の解析を行う。なお、同種の解析処理機能としては、例えば特開昭６３−０９１７７６号公報や特許第２７６５６１８号に示されるような従来技術が既に知られている。そして、格構造の不備とは、例えば主格や対象格の欠如があるか否かにより判定することとしてよい。具体的には、例えば「山田太郎が進捗を報告する」という文では、動作主格と目的格が存在するが、いつ報告するのかという「時間格」や誰に報告するのかという「目標格」が欠けている、ということを検出することで不備の有無を判定する。また、報告書の文章で用いられる動詞と必須の格との組合せをあらかじめ記憶し、これを用いて格構造の解析を行うこととしてもよい。

次に、曖昧性を含む特定の語の例について説明する。曖昧性を含む特定の語は、例えば「おおむね」、「かなり」、「ほとんど」といった特定の形容語を予め辞書として設定しておき、文中にそれらの特定語が含まれるか否かに基づいて文が曖昧か否かを判定することとしてよい。

ここで図３のフローチャートに戻り説明を続ける。文書管理装置２は、報告書に含まれる報告事項ごとの曖昧性評価の結果に基づいて、報告事項の情報を報告事項情報テーブルに登録する（Ｓ１０６）。

図８には、報告事項情報テーブルの一例を示した。図８に示されるように、報告事項情報テーブルには、報告事項の識別情報（報告事項ＩＤ）、報告事項のタイトル、報告事項の内容、曖昧度が関連づけて記憶される。

文書管理装置２は、登録対象の報告書に関し、未処理の報告事項がある場合には（Ｓ１０７：Ｙ）、Ｓ１０４に戻り、未処理の報告事項がない場合には（Ｓ１０７：Ｎ）、さらに未登録の報告書があるか否かを判断する（Ｓ１０８）。文書管理装置２は、未登録の報告書がある場合には（Ｓ１０８：Ｙ）、Ｓ１０１戻り、未登録の報告書がない場合には（Ｓ１０８：Ｎ）、登録処理を終了する。

以上の登録処理は、文書管理装置２が情報処理端末３から新たな報告書を受信するごとに実行することとしてもよいし、予め定められた時間間隔ごとに記憶部２１に記憶された未登録の報告書に対して実行することとしてもよい。

［注意対象の報告事項の特定処理］
次に、図４に示されたフローチャートを参照しながら、報告書に含まれる報告事項のうち注意喚起の対象とする報告事項の特定処理の一例について説明する。

図４に示されるように、文書管理装置２は、報告書登録テーブルを参照し、まとめ報告書のうち未処理のものを１つ選択して（Ｓ２０１）、以下の処理を実行する。

文書管理装置２は、選択したまとめ報告書に含まれる報告事項の中から未処理の報告事項ＩＳを１つ選択し（Ｓ２０２）、選択した報告事項ＩＳの曖昧度を報告事項情報テーブルから取得する（Ｓ２０３）。なお、まとめ報告書の報告事項の選択は、報告書登録テーブルにおいて、まとめ報告書の報告書ＩＤに紐付けて記憶される報告事項ＩＤを順次選択することで行うこととしてよい。また、選択した報告事項ＩＳについての曖昧度は、報告事項ＩＳの識別情報（報告事項ＩＤ）に関連付けて、報告事項情報テーブルに記憶される曖昧度（Ｖｓ）を取得することとしてよい。

次に、文書管理装置２は、処理対象とするまとめ報告書の作成の元となった作成元の報告書群を特定する（Ｓ２０４）。なお、作成元の報告書群の報告書ＩＤは、まとめ報告書の報告書ＩＤに関連付けて、報告書登録テーブルの作成元報告書ＩＤの欄に格納されている。

文書管理装置２は、作成元の報告書群Ｇ｛Ｒ１，・・・，ＲＭ｝の中から未処理の報告書Ｒｉ（ｉ＝１〜Ｍで初期値は１）を１つ選択し（Ｓ２０５）、選択した報告書Ｒｉの中に報告事項ＩＳに対応する報告事項が含まれている場合には（Ｓ２０６：Ｙ）、その報告事項について報告事項情報テーブルに記憶される曖昧度を取得する（Ｓ２０７）。また、文書管理装置２は、Ｓ２０７の後、又は、選択した報告書Ｒｉの中に報告事項ＩＳに対応する報告事項が含まれていない場合には（Ｓ２０６：Ｎ）、Ｓ２０８に進む。ここで、文書管理装置２は、作成元の報告書群の中に未処理の報告書があるときには（Ｓ２０８：Ｙ）、Ｓ２０５に戻り、作成元の報告書群Ｇの中に未処理の報告書がないときには（Ｓ２０８：Ｎ）、Ｓ２０９に進む。

ここで、文書管理装置２は、まとめ報告書の報告事項ＩＳの曖昧度Ｖｓと、作成元の報告書群において報告事項ＩＳに対応する報告事項Ｉｊ（ｊ＝１〜Ｎ）の曖昧度Ｖｊ（ｊ＝１〜Ｎ）とを比較し（Ｓ２０９）、その結果、作成元の報告書群に含まれる報告事項Ｉｊと、まとめ報告書に含まれる報告事項ＩＳとの間で曖昧度が変化したか否かを判断する（Ｓ２１０）。

例えば、文書管理装置２は、曖昧度が真偽値で表される場合に、曖昧度Ｖｓと、曖昧度Ｖｊ（ｊ＝１〜Ｎ）とをそれぞれ比較し値が異なるものの数（Ａ）又は割合（Ａ／Ｎ）が、閾値以上又は超えるか否かに基づいて、曖昧度が変化したか否かを判断することとしてもよい。また、文書管理装置２は、曖昧度が数値で表される場合に、曖昧度Ｖｓと、曖昧度Ｖｊ（ｊ＝１〜Ｎ）との差分が第１の閾値以上又は超えるものの数又は割合が、第２の閾値以上又は超えるか否かに基づいて、曖昧度が変化したか否かを判断することとしてもよい。

ここで、文書管理装置２は、曖昧度が変化したと判断された場合に（Ｓ２１０：Ｙ）、曖昧度が変化した報告事項の情報（少なくとも曖昧度が変化した報告事項ＩＳと報告事項Ｉｊの組の情報を含む）を、注意情報記録テーブル（図９参照）に記録する（Ｓ２１１）。

図９には、注意情報記録テーブルの一例を示した。図９に示される注意情報記録テーブルの例では、まとめ報告書の報告書ＩＤ、まとめ報告書に含まれる報告事項の報告事項ＩＤ、まとめ報告書の報告事項ＩＤに対して曖昧度が変化した作成元報告書の報告事項ＩＤ、まとめ報告書の報告事項ＩＤに対して曖昧度が変化していない作成元報告書の報告事項ＩＤの情報が関連づけて記憶される。図９に示した例では、曖昧度が変化した場合と、曖昧度が変化しない場合の両方について報告事項の情報を記録するようにしたが、曖昧度が変化した場合にのみ報告事項の情報を記録するようにしても構わない。

文書管理装置２は、Ｓ２１１の後、又は曖昧度が変化したと判断されなかった場合に（Ｓ２１０：Ｎ）、Ｓ２１２に進む。ここで、文書管理装置２は、処理対象のまとめ報告書について未処理の報告事項がある場合には（Ｓ２１２：Ｙ）、Ｓ２０２に戻り、未処理の報告事項がない場合には（Ｓ２１２：Ｎ）、処理対象のまとめ報告書を処理済みに設定する（Ｓ２１３）。

次に、文書管理装置２は、未処理のまとめ報告書がある場合には（Ｓ２１４：Ｙ）、Ｓ２０１に戻り、未処理のまとめ報告書がない場合には（Ｓ２１４：Ｎ）、処理を終了する。

以上の処理は、文書管理装置２がまとめ報告書を取得したタイミングや、情報処理端末３からまとめ報告書の転送要求や処理要求を受け付けたタイミングで実行することとしてもよいし、予め定められた時間間隔ごとに記憶部２１に記憶されたまとめ報告書に対して実行することとしてもよい。

［注意情報の通知処理］
次に、図５に示されるフローチャートを参照しながら、文書管理装置２により行われる注意対象の報告事項をユーザに通知する処理について説明する。

図５に示されるように、文書管理装置２は、情報処理端末３への通知対象のまとめ報告書を特定する（Ｓ３０１）。例えば、文書管理装置２は、情報処理端末３から受け付けた転送要求に係るまとめ報告書を通知対象として特定することとしてもよい。

文書管理装置２は、注意情報記録テーブルを参照し、特定したまとめ報告書に含まれる報告事項ＩＤのうち、曖昧度が変化した報告事項がある場合には（Ｓ３０２：Ｙ）、曖昧度が変化した報告事項についての注意情報を生成する（Ｓ３０３）。例えば、注意情報は、曖昧度が変化した、まとめ報告書の報告事項と作成元報告書の報告事項との組を含む情報としてよい。例えば、まとめ報告書の作成元となった報告書群の中で曖昧度が変化した報告書の割合が閾値以下又は未満である場合には、その曖昧度が変化した作成元の報告書において情報が正確に報告されていない可能性がある旨の注意情報を生成してもよいし、まとめ報告書の作成元となった報告書群の中で曖昧度が変化した報告書の割合が閾値以上又はより大きい場合には、まとめ報告書において情報が正確に報告されていない可能性がある旨の注意情報を生成してもよい。

次に、文書管理装置２は、注意情報を通知する通知先を決定する（Ｓ３０４）。文書管理装置２は、例えば、まとめ報告書について定められた報告先、作成者、まとめ報告書の作成元となった報告書について定められた報告先、作成者のうち、少なくともいずれかを通知先に選択することとしてよい。

そして、文書管理装置２は、特定した通知先に対して、注意情報を通知する（Ｓ３０５）。例えば、文書管理装置２は、上記決定した通知先（ユーザ）のメールアドレスをユーザ情報管理テーブルから取得し、取得したメールアドレスに対して注意情報を送信することとしてよい。また、文書管理装置２は、注意情報とともに、まとめ報告書、まとめ報告書の作成元となった報告書を合わせて送信することとしても構わない。

文書管理装置２は、注意情報を通知した後、又はまとめ報告書について曖昧度が変化した報告事項がない場合には（Ｓ３０２：Ｎ）、処理を終了する。

以上説明した文書管理装置によれば、情報処理端末３から登録された報告書のうち、報告者が曖昧な表現を使うことで情報が正確に開示されていない報告事項が特定される。

また、本発明は上記の実施形態に限定されるものではない。例えば、文書管理装置２は、情報処理端末３から登録されたまとめ報告書と、まとめ報告書の元となった作成元報告書のいずれにおいても報告事項が曖昧であると判定された場合には、その旨記録し、まとめ報告書と作成元報告書との少なくともいずれかに定められた作成者と報告先の少なくともいずれかに対して通知してもよい。

１文書管理システム、２文書管理装置、３情報処理端末、２０制御部、２１記憶部、２２通信部、３０制御部、３１記憶部、３２通信部、３３入力部、３４表示部。

Claims

それぞれ１又は複数の文により記述された報告事項を含む複数の第１文書と、該複数の第１文書に基づき編集された１又は複数の文により記述された報告事項を含む第２文書とを取得する手段と、
前記複数の第１文書に含まれる報告事項と、前記第２文書に含まれる報告事項のそれぞれについて、各報告事項を記述する文の解析結果に基づいて各報告事項の曖昧度を評価する評価手段と、
前記第１文書に含まれる報告事項の曖昧度に対して、前記第２文書に含まれる報告事項の曖昧度が変化しているか否かに基づいて、注意対象の報告事項を特定する特定手段と、を含む
ことを特徴とする文書管理装置。
前記評価手段は、前記複数の第１文書に含まれる報告事項と、前記第２文書に含まれる報告事項のそれぞれについて、各報告事項を記述する文の格構造の不備、係り受けの不備、特定の語の有無の少なくともいずれかに基づいて各報告事項の曖昧度を評価する
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
それぞれ作成者及び報告先が定められた複数の文書を格納した格納手段と、
前記格納手段に格納された複数の文書の中から、前記第２文書の作成者が報告先に定められ、且つ該第２文書に含まれる報告事項に対応する報告事項を含む文書を前記複数の第１文書として特定する文書特定手段をさらに含む
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理装置。
前記第１文書に含まれる報告事項の曖昧度に対して、前記第２文書に含まれる報告事項の曖昧度が変化している場合に、該曖昧度が変化した報告事項を含む第１文書と第２文書にそれぞれ定められた作成者と報告先のうち少なくとも１つに、前記注意対象の報告事項についての注意情報を通知する通知手段をさらに含む
ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理装置。
それぞれ１又は複数の文により記述された報告事項を含む複数の第１文書と、該複数の第１文書に基づき編集された１又は複数の文により記述された報告事項を含む第２文書とを取得する手段と、
前記複数の第１文書に含まれる報告事項と、前記第２文書に含まれる報告事項のそれぞれについて、各報告事項を記述する文の解析結果に基づいて各報告事項の曖昧度を評価する評価手段と、
前記第１文書に含まれる報告事項の曖昧度に対して、前記第２文書に含まれる報告事項の曖昧度が変化しているか否かに基づいて、注意対象の報告事項を特定する特定手段
としてコンピュータを機能させるためのプログラム。