JP6931907B1 - 情報処理方法及び情報処理システム - Google Patents

Abstract

【課題】電子申請に伴って発行された公文書を自動的に被雇用者に届けることが可能な情報処理方法及び情報処理システムを提供する。【解決手段】公文書管理システムにおいて、第１サーバ１は、政府向けの電子申請に伴い、被雇用者に対して発行された公文書を政府サーバ５から取得し、取得した公文書を被雇用者の被雇用者ＩＤに対応付けて第２サーバ２へ送信する。第２サーバは、被雇用者ＩＤに従い公文書を分類して格納する処理を実行させる。情報処理方法は、対象企業の電子メールドメインとは異なる電子メールドメインで作成された被雇用者の電子メールアドレスを被雇用者ＩＤに対応付けて登録し、第２サーバに公文書が届いたことを確認した後に、被雇用者ＩＤに対応する電子メールアドレス宛に、公文書がダウンロード可能であることを示す第１通知メールを送信し、第１通知メールに応じて公文書がダウンロードされた日時情報を記憶する。【選択図】図１０

Description

本発明は、情報処理方法及び情報処理システムに関する。

特許文献１には、申請者端末から電子的に申請データを受付けて申請先機関に送信し、申請先機関から交付された、申請データの公開鍵を用いて暗号化した公文書を受信して自動交付機に送信する電子申請システムが開示されている。

特開２００７−１４１００５号公報

しかしながら、特許文献１に係る発明は、発行された公文書を自動交付機に送信するため、自動交付機が設置されていない場所では公文書を取得できない問題がある。

一つの側面では、電子申請に伴って発行された公文書を自動的に被雇用者（利用者）に届けることが可能な情報処理方法等を提供することにある。

一つの側面に係る情報処理方法は、第１サーバは、対象企業の電子メールドメインとは異なる電子メールドメインで作成された被雇用者の電子メールアドレスを被雇用者ＩＤに対応付けて登録し、政府向けの電子申請に伴い、前記被雇用者に対して発行された公文書を取得し、取得した公文書を前記被雇用者の被雇用者ＩＤに対応付けて第２サーバへ送信し、前記第２サーバは、前記被雇用者ＩＤに従い前記公文書を分類して格納し、前記第２サーバに前記公文書が届いたことを確認した後に、前記被雇用者ＩＤに対応する電子メールアドレス宛を特定し、特定した電子メールアドレス宛に、公文書がダウンロード可能であることを示す第１通知メールを送信する処理を実行させることを特徴とする。

一つの側面では、電子申請に伴って発行された公文書を自動的に被雇用者に届けることが可能となる。

公文書管理システムの概要を示す説明図である。 サーバの構成例を示すブロック図である。 グループ情報ＤＢ及び企業情報ＤＢのレコードレイアウトの一例を示す説明図である。 被雇用者情報ＤＢ及び電子証明書情報ＤＢのレコードレイアウトの一例を示す説明図である。 サーバの構成例を示すブロック図である。 公文書管理ＤＢのレコードレイアウトの一例を示す説明図である。 企業端末及び被雇用者端末の構成例を示すブロック図である。 政府サーバの構成例を示すブロック図である。 電子申請を行う動作を説明する説明図である。 被雇用者用公文書を自動的に被雇用者に届ける動作を説明する説明図である。 公文書の表示画面の一例を示す説明図である。 電子証明書に対応する変換キーを企業に配布する際の処理手順を示すフローチャートである。 電子申請に伴って公文書を発行する際の処理手順を示すフローチャートである。 被雇用者用公文書を自動的に被雇用者に届ける際の処理手順を示すフローチャートである。 実施形態２のサーバの構成例を示すブロック図である。 添付書類管理ＤＢのレコードレイアウトの一例を示す説明図である。 被雇用者から電子申請に必要な添付書類を取得する動作を説明する説明図である。 添付書類の依頼画面の一例を示す説明図である。 添付書類のアップロード画面の一例を示す説明図である。 被雇用者から添付書類を取得する際の処理手順を示すフローチャートである。 アーカイブの構成例を示すブロック図である。 公文書ＤＢのレコードレイアウトの一例を示す説明図である。 企業用公文書に関する情報をアーカイブに出力する動作を説明する説明図である。

以下、本発明をその実施形態を示す図面に基づいて詳述する。

（実施形態１）
実施形態１は、政府向けの電子申請に伴い、被雇用者に対して発行された公文書を格納する形態に関する。電子申請とは、現在、行政機関の窓口に出向いて紙によって行っている申請・届出等の行政手続が、インターネットを利用して自宅または企業のパソコン・スマートフォン等を使って行えるようにするものである。

図１は、公文書管理システムの概要を示す説明図である。なお、本実施形態では、政府向けの公文書管理システムの例を説明するが、これに限らず、企業、団体、大学、病院またはその他の組織等への電子申請に伴って発行された書類の管理にも同様に適用される。本実施形態のシステムは、情報処理装置１、情報処理装置２、情報処理端末３、情報処理端末４及び情報処理装置５を含み、各装置はインターネット等のネットワークＮを介して情報の送受信を行う。

情報処理装置１は、種々の情報に対する処理、記憶及び送受信を行う情報処理装置である。情報処理装置１は、例えばサーバ装置、パーソナルコンピュータ等である。本実施形態において、情報処理装置１はサーバ装置であるものとし、以下では簡潔のためサーバ１（第１サーバ）と読み替える。

情報処理装置２は、被雇用者に関連する公文書の管理及び記憶（格納）等を行う情報処理装置である。情報処理装置２は、例えばサーバ装置、パーソナルコンピュータ等である。本実施形態において、情報処理装置２はサーバ装置であるものとし、以下では簡潔のためサーバ２（第２サーバ）と読み替える。

情報処理端末３は、ログイン用の認証情報の送信、エンティティの電子証明書に対応する変換キーの送受信、及び電子申請時に電子申請データの送信等を行う端末装置である。エンティティは、企業（会社）、協会、法人、政府機関、大学、病院またはその他の組織等である。以下では、企業を例として説明するが、ほかの機関または組織等にも同様に適用される。情報処理端末３は、例えばスマートフォン、携帯電話、アップルウォッチ（Apple Watch:登録商標）等のウェアラブルデバイス、タブレット、パーソナルコンピュータ端末等の情報処理機器である。以下では簡潔のため、情報処理端末３を企業端末３と読み替える。

情報処理端末４は、被雇用者に対して発行された公文書の取得及び表示等を行う端末装置である。情報処理端末４は、例えばスマートフォン、携帯電話、アップルウォッチ等のウェアラブルデバイス、タブレット、パーソナルコンピュータ端末等の情報処理機器である。以下では簡潔のため、情報処理端末４を被雇用者端末４と読み替える。

情報処理装置５は、政府向けの電子申請を行うための企業の電子申請データに対する処理、記憶及び送受信を行う政府（部門）用の情報処理装置である。情報処理装置５は、例えばサーバ装置、パーソナルコンピュータ等である。本実施形態において、情報処理装置５はサーバ装置であるものとし、以下では簡潔のため政府サーバ５と読み替える。

本実施形態に係るサーバ１は、政府向けの電子申請に伴い、被雇用者に対して発行された公文書を政府サーバ５から取得する。サーバ１は、取得した公文書を被雇用者ＩＤに対応付けてサーバ２に送信する。サーバ２は、サーバ１から送信された公文書を分類し、被雇用者ＩＤに対応付けて記憶（格納）する。サーバ２は、公文書が届いたことを確認した後に、該被雇用者ＩＤに対応する電子メールアドレス宛に、公文書がダウンロード可能であることを示す第１通知メールを送信する。該被雇用者が第１通知メールに含まれている公文書のダウンロード用ＵＲＬを被雇用者端末４によりアクセスした場合、被雇用者端末４は、該ＵＲＬで指定されるサイトに掲載されている公文書を取得する。

図２は、サーバ１の構成例を示すブロック図である。サーバ１は、制御部１１、記憶部１２、通信部１３、入力部１４、表示部１５、読取部１６及び大容量記憶部１７を含む。各構成はバスＢで接続されている。

制御部１１はＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＭＰＵ（Micro-Processing Unit）、ＧＰＵ（Graphics Processing Unit）等の演算処理装置を含み、記憶部１２に記憶された制御プログラム１Ｐを読み出して実行することにより、サーバ１に係る種々の情報処理、制御処理等を行う。なお、図２では制御部１１を単一のプロセッサであるものとして説明するが、マルチプロセッサであっても良い。

記憶部１２はＲＡＭ（Random Access Memory）、ＲＯＭ（Read Only Memory）等のメモリ素子を含み、制御部１１が処理を実行するために必要な制御プログラム１Ｐ又はデータ等を記憶している。また、記憶部１２は、制御部１１が演算処理を実行するために必要なデータ等を一時的に記憶する。通信部１３は通信に関する処理を行うための通信モジュールであり、ネットワークＮを介して、サーバ２、企業端末３及び政府サーバ５等との間で情報の送受信を行う。

入力部１４は、マウス、キーボード、タッチパネル、ボタン等の入力デバイスであり、受け付けた操作情報を制御部１１へ出力する。表示部１５は、液晶ディスプレイ又は有機ＥＬ（electroluminescence）ディスプレイ等であり、制御部１１の指示に従い各種情報を表示する。

読取部１６は、ＣＤ（Compact Disc）−ＲＯＭ又はＤＶＤ（Digital Versatile Disc）−ＲＯＭを含む可搬型記憶媒体１ａを読み取る。制御部１１が読取部１６を介して、制御プログラム１Ｐを可搬型記憶媒体１ａより読み取り、大容量記憶部１７に記憶しても良い。また、ネットワークＮ等を介して他のコンピュータから制御部１１が制御プログラム１Ｐをダウンロードし、大容量記憶部１７に記憶しても良い。さらにまた、半導体メモリ１ｂから、制御部１１が制御プログラム１Ｐを読み込んでも良い。

大容量記憶部１７は、例えばＨＤＤ（Hard disk drive）、ＳＳＤ(Solid State Drive)等の記録媒体を備える。大容量記憶部１７は、グループ情報ＤＢ（database）１７１、企業情報ＤＢ１７２、被雇用者情報ＤＢ１７３及び電子証明書情報ＤＢ１７４を含む。グループ情報ＤＢ１７１は、企業グループに関する情報を記憶している。企業情報ＤＢ１７２は、企業に関する情報を記憶している。被雇用者情報ＤＢ１７３は、被雇用者（利用者）に関する情報を記憶している。電子証明書情報ＤＢ１７４は、企業ごとの署名用の電子証明書、及び該電子証明書のパスフレーズ等の情報を記憶している。

なお、本実施形態において記憶部１２及び大容量記憶部１７は一体の記憶装置として構成されていても良い。また、大容量記憶部１７は複数の記憶装置により構成されていても良い。更にまた、大容量記憶部１７はサーバ１に接続された外部記憶装置であっても良い。

なお、本実施形態では、サーバ１は一台の情報処理装置であるものとして説明するが、複数台により分散して処理させても良く、または仮想マシンにより構成されていても良い。

図３は、グループ情報ＤＢ１７１及び企業情報ＤＢ１７２のレコードレイアウトの一例を示す説明図である。
グループ情報ＤＢ１７１は、グループＩＤ列、グループ名称列、政府ユーザＩＤ列及び政府パスワード列を含む。グループＩＤ列は、各企業グループを識別するために、一意に特定される企業グループのＩＤを記憶している。グループ名称列は、グループの名称を記憶している。

政府ユーザＩＤ列及び政府パスワード列は、ログイン用の認証情報に対応する政府サーバ５での認証処理に用いられる第２認証情報を記憶している。第２認証情報は、例えば政府サーバ５に登録した政府ユーザＩＤ、政府パスワード等を含む。具体的には、政府ユーザＩＤ列は、政府ユーザＩＤを記憶している。政府パスワード列は、政府パスワードを記憶している。また、政府ユーザＩＤがグループごとに発行されるため、同一のグループに属している複数の企業は、該グループに発行された政府ユーザＩＤを原則として共有して利用する。

企業情報ＤＢ１７２は、企業ＩＤ列、グループＩＤ列及び企業名称列を含む。企業ＩＤ列は、各企業を識別するために、一意に特定される企業のＩＤを記憶している。グループＩＤ列は、企業グループを特定するグループＩＤを記憶している。企業名称列は、企業の名称を記憶している。

図４は、被雇用者情報ＤＢ１７３及び電子証明書情報ＤＢ１７４のレコードレイアウトの一例を示す説明図である。

被雇用者情報ＤＢ１７３は、被雇用者ＩＤ列、グループＩＤ列、企業ＩＤ列、状態列、企業メールアドレス列及び個人メールアドレス列を含む。被雇用者ＩＤ列は、各被雇用者を識別するために、一意に特定される被雇用者のＩＤを記憶している。グループＩＤ列は、企業グループを特定するためのグループＩＤを記憶している。企業ＩＤ列は、企業を特定するための企業ＩＤを記憶している。状態列は、被雇用者の在籍状態を記憶している。在籍状態は、例えば「育児休業」、「在職中」、「退職」または「休職」等である。

企業メールアドレス列は、被雇用者が勤務している企業の電子メールドメインで作成された電子メールアドレスを記憶している。個人メールアドレス列は、被雇用者が勤務している企業の電子メールドメインとは異なる電子メールドメインで作成された電子メールアドレスを記憶している。例えば、被雇用者Ａ氏が勤務している企業の電子メールアドレスが「hanako@xxx.com」である場合、企業メールアドレス列には、「hanako@xxx.com」が記憶されている。被雇用者Ａ氏の個人の電子メールアドレスは、企業の電子メールドメイン「xxx.com」とは異なる電子メールドメインで作成された電子メールアドレスであり、例えば「hanako_home@yyy.com」である場合、個人メールアドレス列には、「hanako_home@yyy.com」が記憶されている。

例えば、被雇用者Ａ氏が在職している場合、公文書がダウンロード可能であることを示す第１通知メールを該被雇用者Ａ氏の企業の電子メールアドレス（hanako@xxx.com）宛に送信する。また、例えば被雇用者Ａ氏が育児休業をしている場合、第１通知メールを該被雇用者Ａ氏の個人の電子メールアドレス（hanako_home@yyy.com）宛に送信する。更にまた、例えば被雇用者Ａ氏が退職した後に、該被雇用者Ａ氏に付与された企業の電子メールアドレス（hanako@xxx.com）が無効にされ利用不可能となった場合、登録された個人の電子メールアドレス（hanako_home@yyy.com）宛に第１通知メールを該被雇用者に送信する。

電子証明書情報ＤＢ１７４は、企業ＩＤ列、政府ユーザＩＤ列、有効開始日列、有効終了日列、電子証明書列、ハッシュ値列、パスフレーズ列及び暗号化鍵列を記憶している。企業ＩＤ列は、企業を特定するための企業ＩＤを記憶している。政府ユーザＩＤ列は、政府サーバ５に登録したユーザＩＤを記憶している。有効開始日列は、電子証明書の有効開始日を記憶している。有効終了日列は、電子証明書の有効終了日を記憶している。

電子証明書列は、政府サーバ５へ電子申請データを送信する際に添付する署名用の電子証明書または電子証明書の一部分（例えば、後述する断片Ｂ）を記憶している。ハッシュ値列は、電子証明書に対応する変換キー（暗号文）のハッシュ値を記憶している。

パスフレーズ列は、電子証明書より秘密鍵を取得する場合に利用するパスフレーズを記憶している。パスフレーズは、通常よりも高度なセキュリティを実施する場合の認証技術として用いられる。通常のパスワードが１単語程度のものであるのに対し、パスフレーズは１文節１句（フレーズ）に及ぶ長さになる。なお、パスフレーズの代わりにパスワードが利用されても良い。

暗号化鍵列は、電子証明書に対応する変換キーの暗号化鍵を記憶している。暗号化鍵は、情報を暗号化または復号する暗号化アルゴリズムと共に使用される１つの情報である。通常、暗号化鍵は、数字または英数字の連続または値である。

図５は、サーバ２の構成例を示すブロック図である。サーバ２は、制御部２１、記憶部２２、通信部２３、入力部２４、表示部２５、読取部２６及び大容量記憶部２７を含む。各構成はバスＢで接続されている。

なお、サーバ２の制御部２１、記憶部２２、通信部２３、入力部２４、表示部２５及び読取部２６に関しては、サーバ１と同様であるため、説明を省略する。

大容量記憶部２７は、例えばＨＤＤ、ＳＳＤ等の記録媒体を備える。大容量記憶部２７は、公文書管理ＤＢ２７１を含む。公文書管理ＤＢ２７１は、公文書に関する情報を記憶している。

なお、本実施形態において記憶部２２及び大容量記憶部２７は一体の記憶装置として構成されていても良い。また、大容量記憶部２７は複数の記憶装置により構成されていても良い。更にまた、大容量記憶部２７はサーバ２に接続された外部記憶装置であっても良い。

なお、本実施形態では、サーバ２は一台の情報処理装置であるものとして説明するが、複数台により分散して処理させても良く、または仮想マシンにより構成されていても良い。

図６は、公文書管理ＤＢ２７１のレコードレイアウトの一例を示す説明図である。公文書は、国、地方公共団体の機関または公務員がその職務上作成する文書である。例えば、雇用保険の電子申請を行った後に、行政により発行された「雇用保険資格取得届」、「育児休業給付次回支給申請日指定通知書」または「雇用保険被保険者資格喪失届提出後の離職票交付」等の書類が公文書である。また、公文書は、企業用公文書及び被雇用者用公文書を含む。企業用公文書は、行政より発行された事業主が保管すべき公文書（事業主控）である。被雇用者用公文書は、行政より発行された被雇用者へ配布すべき公文書（被雇用者控または被保険者控等）である。例えば、育児休業給付金支給の電子申請に伴い、行政が「育児休業給付次回支給申請日指定通知書（事業主通知用）」及び「育児休業給付次回支給申請日指定通知書（被保険者通知用）」を発行する。

公文書管理ＤＢ２７１は、公文書ＩＤ列、企業ＩＤ列、被雇用者ＩＤ列、種類列、公文書名称列、公文書データ列、登録日時列、ダウンロード日時列、ダウンロード期限列及び保管期間列を含む。公文書ＩＤ列は、各公文書を識別するために、一意に特定される公文書のＩＤを記憶している。企業ＩＤ列は、企業を特定するための企業ＩＤを記憶している。被雇用者ＩＤ列は、被雇用者を特定するための被雇用者ＩＤを記憶している。種類列は、公文書の種類を記憶している。公文書の種類は、例えば「社会保険」、「雇用保険」等を含む。公文書名称列は、公文書の名称またはファイル名等を記憶している。

公文書データ列は、企業用公文書列及び被雇用者用公文書列を含む。企業用公文書列は、企業用公文書のデータを記憶している。被雇用者用公文書列は、被雇用者用公文書のデータを記憶している。登録日時列は、公文書を登録した日時情報を記憶している。ダウンロード日時列は、公文書をダウンロードした日時情報を記憶している。ダウンロード期限列は、公文書のダウンロード期限を記憶している。保管期間列は、公文書の保管期間を記憶している。

図７は、企業端末３及び被雇用者端末４の構成例を示すブロック図である。
企業端末３は、制御部３１、記憶部３２、通信部３３、入力部３４及び表示部３５を含む。各構成はバスＢで接続されている。

制御部３１はＣＰＵ、ＭＰＵ等の演算処理装置を含み、記憶部３２に記憶された制御プログラム３Ｐを読み出して実行することにより、企業端末３に係る種々の情報処理、制御処理等を行う。なお、図７では制御部３１を単一のプロセッサであるものとして説明するが、マルチプロセッサであっても良い。記憶部３２はＲＡＭ、ＲＯＭ等のメモリ素子を含み、制御部３１が処理を実行するために必要な制御プログラム３Ｐ又はデータ等を記憶している。また、記憶部３２は、制御部３１が演算処理を実行するために必要なデータ等を一時的に記憶する。

通信部３３は通信に関する処理を行うための通信モジュールであり、ネットワークＮを介して、サーバ１等と情報の送受信を行う。入力部３４は、キーボード、マウスまたは表示部３５と一体化したタッチパネルでも良い。表示部３５は、液晶ディスプレイ又は有機ＥＬディスプレイ等であり、制御部３１の指示に従い各種情報を表示する。

被雇用者端末４は、制御部４１、記憶部４２、通信部４３、入力部４４及び表示部４５を含む。各構成はバスＢで接続されている。なお、被雇用者端末４の制御部４１、記憶部４２、通信部４３、入力部４４及び表示部４５に関しては、企業端末３と同様であるため、説明を省略する。

図８は、政府サーバ５の構成例を示すブロック図である。政府サーバ５は、制御部５１、記憶部５２、通信部５３、入力部５４、表示部５５、読取部５６及び大容量記憶部５７を含む。各構成はバスＢで接続されている。なお、政府サーバ５の制御部５１、記憶部５２、通信部５３、入力部５４、表示部５５及び読取部５６に関しては、サーバ１と同様であるため、説明を省略する。

大容量記憶部５７は、例えばＨＤＤ、ＳＳＤ等の記録媒体を備え、政府サーバ５で提供されているシステムまたはサービス等を利用するユーザに関する情報、及び電子申請データ等を記憶している。なお、本実施形態において記憶部５２及び大容量記憶部５７は一体の記憶装置として構成されていても良い。また、大容量記憶部５７は複数の記憶装置により構成されていても良い。更にまた、大容量記憶部５７は政府サーバ５に接続された外部記憶装置であっても良い。

なお、本実施形態では、政府サーバ５は一台の情報処理装置であるものとして説明するが、複数台により分散して処理させても良く、または仮想マシンにより構成されていても良い。

なお、上述した各ＤＢの記憶形態は一例であり、データ間の関係が維持されていれば、他の記憶形態であっても良い。

図９は、電子申請を行う動作を説明する説明図である。先ず、政府向けの電子申請を行うための企業の電子証明書に対応する変換キー（暗号文）を企業に配布（発行）する処理を説明する。サーバ１は、企業端末３から送信されたグループＩＤ、予め政府から発行された電子証明書、及び該電子証明書より秘密鍵を取得する場合に利用するパスフレーズを受信する。電子証明書より秘密鍵を取得する場合に利用するパスフレーズを設定することにより、セキュリティレベルを高める。なお、本実施形態では、電子証明書の秘密鍵にパスフレーズを設定する例を説明したが、これに限るものではない。例えば、秘密鍵にパスフレーズを設定しない電子証明書を企業端末３からサーバ１に送信しても良い。

サーバ１は、受信したグループＩＤに対応する政府ユーザＩＤをグループ情報ＤＢ１７１から取得する。なお、政府ユーザＩＤが存在していない（未発行）場合、サーバ１は、該グループＩＤに対して政府ユーザＩＤを割り振って、割り振った政府ユーザＩＤを政府サーバ５に送信する。政府サーバ５は、サーバ１から送信された政府ユーザＩＤを登録する。

サーバ１は、受信した電子証明書に対応する変換キー（平文）を生成する。具体的には、先ずサーバ１は、受信した電子証明書に対して特定アルゴリズムで分割した断片Ａ及び断片Ｂを生成する。例えば、電子証明書に対して先頭ｎバイトで分割しても良い。ｎが１００バイトである場合、断片Ａは、電子証明書の先頭１００バイトのデータであり、断片Ｂは電子証明書の１０１バイトから最後までのデータである。

または、電子証明書を奇偶数により分割しても良い。例えばサーバ１は、電子証明書から奇数バイト目のデータ（例えば、１バイト目、３バイト目、５バイト目等）、及び偶数バイト目のデータ（例えば、２バイト目、４バイト目、６バイト目等）をそれぞれ抽出する。例えば、抽出した奇数バイト目のデータを断片Ａとし、抽出した偶数バイト目のデータを断片Ｂとしても良い。

サーバ１は、生成した断片Ａにヘッダ部を加えて変換キー（平文）を生成する。サーバ１は乱数を発生させて、発生させた乱数に基づいて変換キーの暗号化鍵を生成する。サーバ１は、生成した変換キーの暗号化鍵及び断片Ｂを電子証明書情報ＤＢ１７４に記憶する。サーバ１は、生成した暗号化鍵で変換キー（平文）を暗号化することにより、変換キー（暗号文）を生成する。サーバ１は、生成した変換キー（暗号文）を企業端末３に送信する。なお、変換キー（暗号文）が郵送または手渡しにより企業に配布されても良い。

以上の処理流れで、電子証明書に対応する変換キー（暗号文）を企業に配布する。即ち、企業端末３に配布された変換キーは、セキュリティレベルが高い暗号化のデータである。

次に、電子申請を行う処理を説明する。企業端末３は、配布された変換キー（暗号文）、及びログイン用の認証情報（企業ＩＤ、パスワード等）を受け付けた場合、受け付けた変換キー（暗号文）、及びログイン用の認証情報をサーバ１に送信する。サーバ１は、受信した変換キー（暗号文）及び認証情報を用いて認証処理を行う。

具体的には、サーバ１は企業ＩＤ及びパスワードと、企業情報ＤＢ１７２に記憶された企業ＩＤ及びパスワードとを照合し、両者が一致しているか否かを判定する。サーバ１は、両者が一致していると判定した場合、受信した変換キーのハッシュ値と、電子証明書情報ＤＢ１７４に記憶された変換キーのハッシュ値とを照合する。サーバ１は、受信した変換キーのハッシュ値と、電子証明書情報ＤＢ１７４に記憶された変換キーのハッシュ値とが一致していると判定した場合、認証に成功したと判定する。

サーバ１は、認証に成功したと判定した場合、企業端末３から送信された各被雇用者の電子申請データ（申請情報）を受信する。サーバ１は、受け付けた変換キー（暗号文）を用いて電子証明書を復号する。具体的には、サーバ１は、変換キー（暗号文）を、電子証明書情報ＤＢ１７４に記憶された変換キーの暗号化鍵で変換キー（平文）に復号する。サーバ１は、復号した変換キー（平文）（電子証明書の断片Ａ）と、電子証明書情報ＤＢ１７４に記憶された電子証明書の断片Ｂとを合成して電子証明書を復号（復元）する。サーバ１は、復号した電子証明書に対応するパスフレーズを電子証明書情報ＤＢ１７４から取得する。

サーバ１は、取得したパスフレーズを使用し、電子証明書より秘密鍵を取得する。サーバ１は、取得した秘密鍵を用いて、各被雇用者の電子申請データに対して電子署名（暗号化）を付与する。サーバ１は政府ユーザＩＤを、各被雇用者の署名付き電子申請データ（被雇用者ＩＤ、電子証明書及び電子申請データ）と共に政府サーバ５へ送信する。政府サーバ５は、サーバ１から送信された政府ユーザＩＤ及び各被雇用者の署名付き電子申請データを受信する。政府サーバ５は、受信した政府ユーザＩＤ及び各被雇用者の署名付き電子申請データを記憶する。サーバ１は、電子申請の完了通知を企業端末３に送信し、電子申請処理を終了する。

続いて、上述した電子申請に伴い、被雇用者に対して発行された公文書を自動的に被雇用者に届ける処理を説明する。例えば、企業が雇用保険の電子申請を行った後に、政府（行政）より被雇用者に対して公文書（例えば、雇用保険被保険者資格喪失届提出後の離職票交付、または支給決定通知書）を発行する。発行された公文書は、企業用公文書（事業主控）及び被雇用者用公文書（被雇用者控）を含み、被雇用者用公文書を被雇用者に送付することが必要である。この場合、企業の担当者がメール送付または郵送等の手段を利用して被雇用者に被雇用者用公文書を送付することが可能であるが、被雇用者用公文書の配付作業に手間または時間を要する。本実施形態では、電子申請に伴って発行された被雇用者用公文書を自動的に被雇用者に届けることができる。

図１０は、被雇用者用公文書を自動的に被雇用者に届ける動作を説明する説明図である。サーバ１は、企業端末３から送信された電子証明書に対応する変換キー、及び電子申請データを受信する。サーバ１は、受信した変換キーを用いて電子証明書を復号する。サーバ１は、復号した電子証明書を、受信した電子申請データと共に政府サーバ５に送信する。

政府サーバ５は、サーバ１から送信された電子証明書及び電子申請データに基づき、電子申請処理を行う。政府サーバ５は、電子申請に伴い、被雇用者に対して企業用公文書及び被雇用者用公文書を含む公文書を発行する。例えば、被雇用者が離職した場合の雇用保険被保険者資格喪失届の電子申請に応じて、該被雇用者に対して「雇用保険被保険者資格喪失確認 通知書(事業主通知用)」及び「雇用保険被保険者資格喪失確認 通知書(被保険者通知用)」である公文書を発行する。

政府サーバ５は、被雇用者に対して発行された、企業用公文書及び被雇用者用公文書を含む公文書をサーバ１に送信する。サーバ１は、政府サーバ５から送信された公文書を、企業ＩＤ及び被雇用者ＩＤに対応付けてサーバ２に送信する。サーバ２は、サーバ１から送信された企業ＩＤ、被雇用者ＩＤ及び公文書を受信する。サーバ２は、受信した公文書を企業ＩＤ及び被雇用者ＩＤに対応付け、公文書管理ＤＢ２７１に分類して記憶する。

具体的には、サーバ２は、受信した公文書の名称またはファイル名に基づいて公文書の種類を特定する。例えば、公文書の名称が「雇用保険被保険者資格喪失確認 通知書」である場合、該公文書の種類が「雇用保険」であることを特定しても良い。サーバ２は、受信した公文書に対して公文書ＩＤを割り振って、割り振った公文書ＩＤに対応付けて、企業ＩＤ、被雇用者ＩＤ、公文書の種類、公文書の名称、公文書（企業用公文書及び被雇用者用公文書）のデータ、登録日時、ダウンロード期限及び保管期間を一つのレコードとして公文書管理ＤＢ２７１に記憶する。なお、保管期間に関しては、予め設定された保管期間（例えば、３年）であっても良い。

サーバ２は、公文書を公文書管理ＤＢ２７１に記憶した後に、該公文書に対応する被雇用者の電子メールアドレスを取得する。具体的には、サーバ２は、被雇用者ＩＤに基づいて、「育児休業」、「在職中」、「退職」または「休職」等である該被雇用者の在籍状態を判定する。サーバ２は、該被雇用者の在籍状態が「育児休業」、「退職」または「休職」以外であると判定した場合、該被雇用者の企業の電子メールアドレスをサーバ１の被雇用者情報ＤＢ１７３から取得する。サーバ２は、該被雇用者の在籍状態が「育児休業」、「退職」または「休職」であると判定した場合、被雇用者が勤務している企業の電子メールドメインとは異なる電子メールドメインで作成された個人の電子メールアドレスをサーバ１の被雇用者情報ＤＢ１７３から取得する。なお、被雇用者の企業の電子メールアドレスまたは個人の電子メールアドレスは、予め被雇用者ＩＤに対応付けてサーバ１の被雇用者情報ＤＢ１７３に登録（記憶）されている。

なお、被雇用者の在籍状態及び在籍状態による電子メールアドレスの使い分け処理に関しては、上述した処理に限るものではない。例えば、被雇用者の在籍状態が「育児休業」である場合、該被雇用者の企業の電子メールアドレスと個人の電子メールアドレスとの両方を被雇用者情報ＤＢ１７３から取得しても良い。この場合、サーバ２は、取得した該被雇用者の企業の電子メールアドレスと個人の電子メールアドレスとの両方宛に、後述する第１通知メールの送信処理を実行しても良い。

サーバ２は、取得した被雇用者の電子メールアドレス宛に、公文書がダウンロード可能であることを示す第１通知メールを送信する。第１通知メールには、例えば公文書の名称、被雇用者用公文書のダウンロード用ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）等の内容が含まれても良い。被雇用者が第１通知メールに応じて被雇用者用公文書のダウンロード用ＵＲＬにアクセスした場合、被雇用者端末４は、該ＵＲＬで指定されるサイトに掲載されている被雇用者用公文書を取得する。被雇用者用公文書がダウンロードされた場合、サーバ２は、該被雇用者用公文書のダウンロード日時情報を公文書ＩＤに対応付けて公文書管理ＤＢ２７１に記憶する。

なお、本実施形態では、第１通知メールをサーバ２から被雇用者の電子メールアドレス宛に送信した例を説明したが、これに限るものではない。例えばサーバ２は、公文書が届いたことを確認した後に、確認済み通知をサーバ１に送信する。サーバ１は、サーバ２から送信された確認済み通知に応じて、被雇用者の電子メールアドレス宛に第１通知メールを送信しても良い。

なお、被雇用者の企業の電子メールアドレスと個人の電子メールアドレスとの両方が登録されていない場合、上述した第１通知メールの送信処理を省略しても良い。この場合、被雇用者自身は、公文書管理システムにログインして被雇用者用公文書をダウンロードしても良い。

図１１は、公文書の表示画面の一例を示す説明図である。図１１Ａは、政府サーバ５から発行された公文書を表示する画面の一例を示す説明図である。該画面は、公文書表示欄１１ａ、一括取得ボタン１１ｂ及び対象選択チェックボックス１１ｃを含む。公文書表示欄１１ａは、被雇用者に対して発行された公文書に関する情報を表示するための表示欄である。一括取得ボタン１１ｂは、各被雇用者に対して発行された公文書を一括取得するためのボタンである。対象選択チェックボックス１１ｃは、電子申請の対象者となる被雇用者を選択するためのチェックボックスである。

サーバ１は、電子申請に伴い、企業ごとに被雇用者に対して発行された公文書を政府サーバ５から取得する。サーバ１は、取得した公文書に関する情報を公文書表示欄１１ａに表示する。図示のように、公文書に関する情報は、公文書の申請日時、企業（会社）名、被雇用者ＩＤ、被雇用者の氏名、公文書の名称（手続き名称）、公文書に対するコメント（説明情報）及び公文書のデータを含む。

サーバ１は、対象選択チェックボックス１１ｃに対するチェック操作を受け付けた場合、電子申請の対象者となる単一または複数の被雇用者の選択を受け付ける。サーバ１は、一括取得ボタン１１ｂのクリック操作を受け付けた場合、対象選択チェックボックス１１ｃにより選択された単一または複数の被雇用者の被雇用者ＩＤ、該被雇用者ＩＤに対応する企業ＩＤ及び公文書（企業用公文書及び被雇用者用公文書）のデータをサーバ２に一括送信する。サーバ２は、サーバ１から一括送信された企業ＩＤ、被雇用者ＩＤ及び公文書のデータを受信し、受信した公文書のデータを企業ＩＤ及び被雇用者ＩＤに対応付けて公文書管理ＤＢ２７１に記憶する。

サーバ２は、上述した電子メールアドレスの取得処理と同様に、被雇用者用公文書を送付する対象者となる単一または複数の被雇用者の電子メールアドレスをサーバ１の被雇用者情報ＤＢ１７３から取得する。サーバ２は、取得した単一または複数の被雇用者の電子メールアドレス宛に、公文書がダウンロード可能であることを示す第１通知メールを一括送信する。図１１Ｂは、第１通知メールの表示画面の一例を示す説明図である。図示のように、第１通知メールには、被雇用者用公文書の名称を含むファイル名、及び被雇用者用公文書のダウンロード用ＵＲＬ等の内容が含まれる。

図１２は、電子証明書に対応する変換キーを企業に配布する際の処理手順を示すフローチャートである。企業端末３の制御部３１は、グループＩＤ、予め政府から発行された電子証明書、及び該電子証明書より秘密鍵を取得する場合に利用するパスフレーズを通信部３３によりサーバ１に送信する（ステップＳ３０１）。サーバ１の制御部１１は、企業端末３から送信されたグループＩＤ、電子証明書及びパスフレーズを通信部１３により受信する（ステップＳ１０１）。

サーバ１の制御部１１は、受信したグループＩＤに対応する政府ユーザＩＤを大容量記憶部１７のグループ情報ＤＢ１７１から取得する（ステップＳ１０２）。制御部１１は、受信した電子証明書に対して特定アルゴリズムで分割した断片Ａ及び断片Ｂを生成する（ステップＳ１０３）。例えば、電子証明書に対して先頭ｎバイト（例えば、１００バイト）で分割し、断片Ａが電子証明書の先頭ｎバイトのデータであり、断片Ｂが電子証明書のｎ＋１バイトから最後までのデータである。

制御部１１は、生成した断片Ａにヘッダ部を加えて変換キー（平文）を生成する（ステップＳ１０４）。制御部１１は乱数を発生させて、発生させた乱数に基づいて変換キーの暗号化鍵を生成する（ステップＳ１０５）。制御部１１は、生成した暗号化鍵で変換キー（平文）を暗号化することにより、変換キー（暗号文）を生成する（ステップＳ１０６）。制御部１１は、暗号学的ハッシュ関数を用いて変換キー（暗号文）のハッシュ値を算出し、政府ユーザＩＤに対応付けて、変換キー（暗号文）のハッシュ値、電子証明書の一部分（断片Ｂ）及び変換キーの暗号化鍵を大容量記憶部１７の電子証明書情報ＤＢ１７４に記憶する（ステップＳ１０７）。

制御部１１は、生成した変換キー（暗号文）を通信部１３により企業端末３に送信する（ステップＳ１０８）。企業端末３の制御部３１は、サーバ１から送信された変換キー（暗号文）を通信部３３により受信し（ステップＳ３０２）、受信した変換キー（暗号文）を記憶部３２に記憶し（ステップＳ３０３）、処理を終了する。

図１３は、電子申請に伴って公文書を発行する際の処理手順を示すフローチャートである。サーバ１の制御部１１は、配布された変換キー（暗号文）及び各被雇用者の電子申請データ（申請情報）を通信部１３により企業端末３から取得する（ステップＳ１１１）。制御部１１は、取得した変換キー（暗号文）を、電子証明書情報ＤＢ１７４に記憶された変換キーの暗号化鍵で変換キー（平文）に復号する（ステップＳ１１２）。制御部１１は、復号した変換キー（平文）（電子証明書の断片Ａ）と、電子証明書情報ＤＢ１７４に記憶された電子証明書の断片Ｂとを合成して電子証明書を復号する（ステップＳ１１３）。

制御部１１は、復号した電子証明書を用いて各被雇用者の署名付き電子申請データ（被雇用者ＩＤ、電子証明書及び電子申請データ）を作成する（ステップＳ１１４）。具体的には、制御部１１は、復号した電子証明書に対応するパスフレーズを大容量記憶部１７の電子証明書情報ＤＢ１７４から取得する。制御部１１は、取得したパスフレーズを使用し、電子証明書より秘密鍵を取得する。制御部１１は取得した秘密鍵を用いて、電子申請データに対して電子署名（暗号化）を付与することにより、各被雇用者の署名付き電子申請データを作成する。

制御部１１は通信部１３を介して、政府ユーザＩＤを各被雇用者の署名付き電子申請データと共に政府サーバ５へ送信する（ステップＳ１１５）。政府サーバ５の制御部５１は、サーバ１から送信された政府ユーザＩＤ及び各被雇用者の署名付き電子申請データを通信部５３により受信する（ステップＳ５１１）。制御部５１は、受信した政府ユーザＩＤ及び各被雇用者の署名付き電子申請データに基づいて、電子申請処理を行う（ステップＳ５１２）。制御部５１は電子申請に伴い、各被雇用者に対して企業用公文書（事業主控）及び被雇用者用公文書（被雇用者控）を含む公文書を発行する（ステップＳ５１３）。制御部５１は通信部５３を介して、各被雇用者に対して発行した公文書を被雇用者ＩＤに対応付けてサーバ１に送信する（ステップＳ５１４）。

サーバ１の制御部１１は、政府サーバ５から送信された各被雇用者の被雇用者ＩＤ及び公文書を通信部１３により受信する（ステップＳ１１６）。制御部１１は通信部１３を介して、政府サーバ５から送信された各被雇用者の公文書（企業用公文書及び被雇用者用公文書）を、企業ＩＤ及び被雇用者ＩＤに対応付けてサーバ２に送信し（ステップＳ１１７）、処理を終了する。

図１４は、被雇用者用公文書を自動的に被雇用者に届ける際の処理手順を示すフローチャートである。サーバ２の制御部２１は、サーバ１から送信された企業ＩＤ、被雇用者ＩＤ及び公文書を通信部２３により受信する（ステップＳ２２１）。制御部２１は、受信した公文書に対して公文書ＩＤを割り振り、割り振った公文書ＩＤに対応付けて、企業ＩＤ、被雇用者ＩＤ、公文書の種類、公文書の名称、公文書（企業用公文書及び被雇用者用公文書）のデータ、登録日時、ダウンロード期限及び保管期間を一つのレコードとして大容量記憶部２７の公文書管理ＤＢ２７１に記憶する（ステップＳ２２２）。

サーバ２の制御部２１は、被雇用者ＩＤに基づいて、該被雇用者の在籍状態が「育児休業」、「退職」または「休職」であるか否かを判定する（ステップＳ２２３）。制御部２１は、該被雇用者の在籍状態が「育児休業」、「退職」または「休職」であると判定した場合（ステップＳ２２３でＹＥＳ）、該被雇用者の個人の電子メールアドレスを通信部２３によりサーバ１の被雇用者情報ＤＢ１７３から取得し（ステップＳ２２４）、後述するステップＳ２２６の処理を実行する。

制御部２１は、該被雇用者の在籍状態が「育児休業」、「退職」または「休職」以外であると判定した場合（ステップＳ２２３でＮＯ）、該被雇用者の企業の電子メールアドレスを通信部２３によりサーバ１の被雇用者情報ＤＢ１７３から取得する（ステップＳ２２５）。制御部２１は、取得した被雇用者の電子メールアドレス宛に、被雇用者用公文書の名称及びダウンロード用ＵＲＬ等を含む第１通知メールを通信部２３により送信する（ステップＳ２２６）。

被雇用者端末４の制御部４１は、サーバ２から送信された第１通知メールを通信部４３により受信する（ステップＳ４２１）。制御部４１は、電子メールを管理するメーラを介して、受信した第１通知メールの内容を表示部４５により表示する（ステップＳ４２２）。制御部４１は、第１通知メールに含まれている被雇用者用公文書のダウンロード用ＵＲＬのリンク操作に応じて、該被雇用者用公文書のダウンロード指示を入力部４４により受け付けた場合（ステップＳ４２３）、該被雇用者用公文書のダウンロード処理を行う（ステップＳ４２４）。なお、ダウンロード処理に対するログイン用の認証処理が必要とされた場合、制御部４１は、ログイン用の認証情報（例えば、ユーザＩＤ及びパスワード）を入力部４４により受け付け、受け付けた認証情報を用いてログイン処理を行う。制御部４１は、ログインに成功した場合に該被雇用者用公文書のダウンロード処理を行う。

制御部４１は、ダウンロード済み通知を通信部４３によりサーバ２に送信する（ステップＳ４２５）。サーバ２の制御部２１は、被雇用者端末４から送信されたダウンロード済み通知を通信部２３により受信する（ステップＳ２２７）。制御部２１は、受信したダウンロード済み通知に応じて、該被雇用者用公文書のダウンロード日時情報を公文書ＩＤに対応付けて大容量記憶部２７の公文書管理ＤＢ２７１に記憶し（ステップＳ２２８）、処理を終了する。

本実施形態によると、電子申請に伴って被雇用者に対して発行された公文書を自動的に被雇用者に届けることにより、公文書を被雇用者に配布する作業効率を上げることが可能となる。

本実施形態によると、対象企業の電子メールドメインとは異なる電子メールドメインで作成された被雇用者の電子メールアドレスを登録することにより、例え退職した被雇用者が企業の電子メールアドレスを利用できない場合、公文書の受領に関する通知をスムーズに該被雇用者に送信することが可能となる。

本実施形態によると、被雇用者自身で公文書をダウンロードすることにより、公文書を封書詰めする際の封緘ミスによる渡し間違い事故を防ぐことが可能となる。

（実施形態２）
実施形態２は、被雇用者の電子申請に必要な添付書類の送付リクエストに応じて、被雇用者からアップロードされた添付書類を取得する形態に関する。なお、実施形態１と重複する内容については説明を省略する。

図１５は、実施形態２のサーバ１の構成例を示すブロック図である。なお、図２と重複する内容については同一の符号を付して説明を省略する。大容量記憶部１７には、添付書類管理ＤＢ１７５が記憶されている。添付書類管理ＤＢ１７５は、電子申請に必要な添付書類に関する情報を記憶している。

図１６は、添付書類管理ＤＢ１７５のレコードレイアウトの一例を示す説明図である。添付書類管理ＤＢ１７５は、企業ＩＤ列、被雇用者ＩＤ列、依頼名列、依頼実施者列、依頼日時列、添付書類列、書類データ列、添付期限列、状態列及び備考列を含む。

企業ＩＤ列は、企業を特定するための企業ＩＤを記憶している。被雇用者ＩＤ列は、被雇用者を特定するための被雇用者ＩＤを記憶している。依頼名列は、被雇用者に対して添付書類を依頼した場合に、依頼実施者が入力した依頼名を記憶している。依頼名は、例えば「転居に伴う書類一式」または「育児休業書類一式」等である。依頼実施者列は、添付書類を依頼した実施者（担当者）の氏名を記憶している。依頼日時列は、添付書類を依頼した日時を記憶している。

添付書類列は、添付書類の名称を記憶している。添付書類は、電子申請に際し被雇用者が準備すべき書類である。添付書類は、例えば「住民票の写し」または「母子手帳の写し」等である。書類データ列は、被雇用者からアップロードされた添付書類のデータを記憶している。添付期限列は、添付書類がアップロードされる期限を記憶している。状態列は、添付書類の登録状態を記憶している。例えば状態列には、「登録待ち」、「再登録待ち」、「確認待ち」、「依頼待ち」または「依頼完了」等が記憶される。備考列は、書類依頼に対する説明情報または補足情報等を記憶している。

図１７は、被雇用者から電子申請に必要な添付書類を取得する動作を説明する説明図である。サーバ１は、被雇用者の電子申請に必要な添付書類の依頼情報を受け付ける。添付書類の依頼情報は、企業の名称、依頼名、依頼実施者、添付書類の添付期限、または書類依頼に対する説明情報（備考）等を含む。サーバ１は、依頼対象者となる単一または複数の被雇用者の選択を受け付ける。

サーバ１は、受け付けた添付書類の依頼情報を被雇用者ＩＤに対応付けて添付書類管理ＤＢ１７５に記憶する。具体的には、サーバ１は、企業ＩＤ及び被雇用者ＩＤに対応付けて、依頼名、依頼実施者の氏名、依頼日時、書類の名称、書類の添付期限、依頼状態及び備考を一つのレコードとして大容量記憶部１７の添付書類管理ＤＢ１７５に記憶する。サーバ１は、受け付けた添付書類の依頼情報に基づき、該添付書類の送付リクエストを被雇用者ＩＤに対応付けてサーバ２に送信する。

送付リクエストは、被雇用者ＩＤ、被雇用者の電子メールアドレス、添付書類の名称または添付期限等を含む。被雇用者の電子メールアドレスは、被雇用者の在籍状態に基づいて被雇用者情報ＤＢ１７３から取得される。例えば被雇用者の在籍状態が「育児休業」、「退職」または「休職」である場合、被雇用者の個人の電子メールアドレスが被雇用者情報ＤＢ１７３から取得される。または、被雇用者の在籍状態が「育児休業」、「退職」もしくは「休職」以外である場合、被雇用者の企業の電子メールアドレスが被雇用者情報ＤＢ１７３から取得される。

サーバ２は、サーバ１から送信された添付書類の送付リクエストに応じて、被雇用者ＩＤに対応する電子メールアドレス宛に、添付書類のアップロードをリクエストする第２通知メールを送信する。第２通知メールには、例えば添付書類の名称、添付書類のアップロード用ＵＲＬ等の内容が含まれても良い。被雇用者端末４は、アップロード対象となる添付書類の選択を受け付け、第２通知メールに含まれている添付書類のアップロード用ＵＲＬで指定されるサイトに、受け付けた添付書類のアップロード処理を行う。

サーバ２は、被雇用者端末４を通じて被雇用者からアップロードされた添付書類を取得し、取得した添付書類を被雇用者ＩＤに対応付けてサーバ１に送信する。サーバ１は、サーバ２から送信された被雇用者ＩＤ及び添付書類を受信し、受信した添付書類を被雇用者ＩＤに対応付けて添付書類管理ＤＢ１７５に記憶し、添付書類管理ＤＢ１７５の状態列を更新する。例えば、添付書類管理ＤＢ１７５の状態列を「依頼待ち」から「依頼完了」に更新する。

サーバ１は電子証明書を用いて、取得した添付書類を含む署名付き電子申請データを生成する。サーバ１は、生成した電子申請データを政府ユーザＩＤに対応付けて政府サーバ５に送信する（電子申請）。政府サーバ５は、サーバ１から送信された政府ユーザＩＤ及び署名付き電子申請データに基づき、電子申請処理を行って被雇用者に対して公文書を発行する。政府サーバ５は、発行した公文書をサーバ１に送信する。なお、電子申請処理及び公文書の発行処理に関しては、実施形態１と同様であるため、説明を省略する。

図１８は、添付書類の依頼画面の一例を示す説明図である。図１８Ａは、添付書類を依頼する画面の一例を示す説明図である。該画面は、依頼入力欄１２ａ、被雇用者情報表示欄１２ｂ、被雇用者選択チェックボックス１２ｃ及び依頼開始ボタン１２ｄを含む。

依頼入力欄１２ａは、電子申請に必要な添付書類の依頼情報の入力を受け付けるための入力欄である。被雇用者情報表示欄１２ｂは、被雇用者に関する情報を表示するための表示欄である。被雇用者選択チェックボックス１２ｃは、被雇用者の選択を受け付けるためのチェックボックスである。依頼開始ボタン１２ｄは、電子申請に必要な添付書類の送付リクエストをサーバ２に送信するためのボタンである。

サーバ１は、企業ＩＤ及び被雇用者ＩＤに基づいて被雇用者に関する情報を被雇用者情報ＤＢ１７３から取得する。サーバ１は、取得した被雇用者に関する情報を被雇用者情報表示欄１２ｂに表示する。図示のように、被雇用者ＩＤ（社員番号）、被雇用者の氏名（社員名）、依頼状態、被雇用者の電子メールアドレス及び備考を含む被雇用者に関する情報が被雇用者情報表示欄１２ｂに表示される。

サーバ１は、電子申請に必要な添付書類の依頼情報を依頼入力欄１２ａにより受け付ける。添付書類の依頼情報は、企業（会社）の名称、依頼実施者、依頼名、添付書類の添付期限、依頼に対する説明情報（備考）及び添付書類の名称（コメント）等を含む。図示のように、「転居に伴う書類一式」である依頼名及び「住民票の写し」である添付書類の名称等を含む依頼情報の入力が依頼入力欄１２ａにより受け付けられる。サーバ１は、被雇用者選択チェックボックス１２ｃに対するチェック操作を受け付けた場合、単一または複数の被雇用者の選択を受け付ける。サーバ１は、依頼開始ボタン１２ｄのクリック操作を受け付けた場合、依頼入力欄１２ａにより入力された添付書類の依頼情報を、被雇用者選択チェックボックス１２ｃにより選択された単一または複数の被雇用者の被雇用者ＩＤに対応付けて添付書類の送付リクエストをサーバ２に送信する。

サーバ２は、サーバ１から送信された添付書類の送付リクエストを受信した場合、受信した添付書類の送付リクエストに応じて、各被雇用者ＩＤに対応する電子メールアドレス宛に、添付書類のアップロードをリクエストする第２通知メールを送信する。図１８Ｂは、第２通知メールの表示画面の一例を示す説明図である。図示のように、第２通知メールには、添付書類の名称及び添付書類のアップロード用ＵＲＬ等の内容が含まれる。

図１９は、添付書類のアップロード画面の一例を示す説明図である。該画面は、依頼情報表示欄１３ａ、履歴表示欄１３ｂ、書類登録ボタン１３ｃ及びアップロードボタン１３ｄを含む。依頼情報表示欄１３ａは、添付書類の依頼情報を表示するための表示欄である。履歴表示欄１３ｂは、過去に登録（アップロード）された書類の登録履歴を表示するための表示欄である。書類登録ボタン１３ｃは、添付書類の選択を受け付けるためのボタンである。アップロードボタン１３ｄは、選択された添付書類をアップロード（登録）するためのボタンである。

被雇用者が添付書類のアップロード用ＵＲＬにアクセスした場合、被雇用者端末４は、該ＵＲＬで指定される添付書類のアップロード画面の取得リクエストをサーバ２に送信する。アップロード画面の取得リクエストには、企業ＩＤ及び被雇用者ＩＤが含まれる。サーバ２は、被雇用者端末４から送信された取得リクエストを受信し、受信した取得リクエストに含まれる企業ＩＤ及び被雇用者ＩＤに基づき、添付書類の依頼情報及び過去の登録履歴をサーバ１の添付書類管理ＤＢ１７５から取得する。

添付書類の依頼情報は、依頼名、添付期限及び依頼状態（例えば、「登録待ち」または「再登録待ち」）等を含む。登録履歴は、登録された添付書類のファイル名及び登録日時等を含む。サーバ２は、取得した添付書類の依頼情報及び過去の登録履歴を含むアップロード画面を被雇用者端末４に送信する。被雇用者端末４は、サーバ２から送信された添付書類のアップロード画面を受信して表示する。具体的には、被雇用者端末４は、添付書類の依頼情報を依頼情報表示欄１３ａに表示し、過去の登録履歴を履歴表示欄１３ｂに表示する。

被雇用者端末４は、書類登録ボタン１３ｃのクリック操作を受け付けた場合、被雇用者により選択された添付書類を受け付ける。被雇用者端末４は、アップロードボタン１３ｄのクリック操作を受け付けた場合、書類登録ボタン１３ｃにより選択された添付書類を被雇用者ＩＤに対応付けてサーバ２に送信（アップロード）する。

図２０は、被雇用者から添付書類を取得する際の処理手順を示すフローチャートである。サーバ１の制御部１１は、企業の名称、依頼名、依頼実施者、添付書類の添付期限または備考等を含む添付書類の依頼情報を入力部１４により受け付ける（ステップＳ１４１）。制御部１１は、依頼対象者となる単一または複数の被雇用者の選択を入力部１４により受け付ける（ステップＳ１４２）。

制御部１１は、企業ＩＤ及び被雇用者ＩＤに対応付けて、受け付けた依頼名、依頼実施者の氏名、依頼日時、書類の添付期限、依頼状態及び備考を一つのレコードとして大容量記憶部１７の添付書類管理ＤＢ１７５に記憶する（ステップＳ１４３）。制御部１１は通信部１３を介して、受け付けた添付書類の依頼情報に基づき、被雇用者の電子メールアドレス、添付書類の名称または添付期限等を含む該添付書類の送付リクエストを被雇用者ＩＤに対応付けてサーバ２に送信する（ステップＳ１４４）。

サーバ２の制御部２１は、サーバ１から送信された添付書類の送付リクエストを通信部２３により受信する（ステップＳ２４１）。制御部２１は、受信した添付書類の送付リクエストに応じて、被雇用者ＩＤに対応する電子メールアドレス宛に、添付書類の名称及び添付書類のアップロード用ＵＲＬ等を含む第２通知メールを通信部２３により送信する（ステップＳ２４２）。なお、被雇用者の電子メールアドレスが登録されていない場合、ステップＳ２４２の処理を省略する。この場合、被雇用者自身が公文書管理システムにログインして添付書類の送付依頼を確認しても良い。

被雇用者端末４の制御部４１は、サーバ２から送信された第２通知メールを通信部４３により受信する（ステップＳ４４１）。制御部４１は、電子メールを管理するメーラを介して、受信した第２通知メールの内容を表示部４５により表示する（ステップＳ４４２）。制御部４１は、アップロード対象となる添付書類の選択を入力部４４により受け付けた場合（ステップＳ４４３）、第２通知メールに含まれている添付書類のアップロード用ＵＲＬで指定されるサイトに、受け付けた添付書類のアップロード処理を行う（ステップＳ４４４）。制御部４１は、添付書類のアップロード済み通知を通信部４３によりサーバ２に送信する（ステップＳ４４５）。

サーバ２の制御部２１は、被雇用者端末４から送信された添付書類のアップロード済み通知を通信部２３により受信する（ステップＳ２４３）。制御部２１は通信部２３を介して、被雇用者からアップロードされた添付書類を被雇用者ＩＤに対応付けてサーバ１に送信する（ステップＳ２４４）。サーバ１の制御部１１は、サーバ２から送信された被雇用者ＩＤ及び添付書類を通信部１３により受信する（ステップＳ１４５）。

制御部１１は、受信した添付書類を被雇用者ＩＤに対応付けて大容量記憶部１７の添付書類管理ＤＢ１７５に記憶し（ステップＳ１４６）、添付書類管理ＤＢ１７５の状態列を更新する（ステップＳ１４７）。制御部１１は、受信した添付書類を用いて電子申請処理を行い（ステップＳ１４８）、処理を終了する。なお、電子申請処理に関しては、実施形態１と同様であるため、説明を省略する。

本実施形態によると、被雇用者の電子申請に必要な添付書類の送付リクエストに応じて、被雇用者からアップロードされた添付書類を取得することが可能となる。

（実施形態３）
実施形態３は、企業側で指定された、企業用公文書を格納（記憶）するためのアーカイブデータベースに企業用公文書に関する情報を出力する形態に関する。なお、実施形態１〜２と重複する内容については説明を省略する。

本実施形態では、アーカイブデータベース６を有する。アーカイブデータベース６は、企業側で指定された、企業用公文書を記憶する記憶装置である。本実施形態において、以下では簡潔のため、アーカイブデータベース６はアーカイブ６と読み替える。

図２１は、アーカイブ６の構成例を示すブロック図である。アーカイブ６は、制御部６１、記憶部６２、通信部６３、読取部６４及び大容量記憶部６５を含む。各構成はバスＢで接続されている。

制御部６１はＣＰＵ、ＭＰＵ、ＧＰＵ等の演算処理装置を含み、記憶部６２に記憶された制御プログラム６Ｐを読み出して実行することにより、データ読取、データ格納等を行う。なお、図２１では制御部６１を単一のプロセッサであるものとして説明するが、マルチプロセッサであっても良い。

記憶部６２はＲＡＭ、ＲＯＭ等のメモリ素子を含み、制御部６１が処理を実行するために必要な制御プログラム６Ｐ又はデータ等を記憶している。また、記憶部６２は、制御部６１が演算処理を実行するために必要なデータ等を一時的に記憶する。通信部６３は通信に関する処理を行うための通信モジュールであり、ネットワークＮを介して、サーバ２との間で情報の送受信を行う。

読取部６４は、ＣＤ−ＲＯＭ又はＤＶＤ−ＲＯＭを含む可搬型記憶媒体６ａを読み取る。制御部６１が読取部６４を介して、制御プログラム６Ｐを可搬型記憶媒体６ａより読み取り、大容量記憶部６５に記憶しても良い。また、ネットワークＮ等を介して他のコンピュータから制御部６１が制御プログラム６Ｐをダウンロードし、大容量記憶部６５に記憶しても良い。さらにまた、半導体メモリ６ｂから、制御部６１が制御プログラム６Ｐを読み込んでも良い。

大容量記憶部６５は、例えばＨＤＤ、ＳＳＤ等の記録媒体を備える。大容量記憶部６５は、公文書ＤＢ６５１を含む。公文書ＤＢ６５１は、対象企業の企業用公文書に関する情報を記憶している。

なお、本実施形態において記憶部６２及び大容量記憶部６５は一体の記憶装置として構成されていても良い。また、大容量記憶部６５は複数の記憶装置により構成されていても良い。更にまた、大容量記憶部６５はアーカイブ６に接続された外部記憶装置であっても良い。

図２２は、公文書ＤＢ６５１のレコードレイアウトの一例を示す説明図である。なお、公文書ＤＢ６５１のレコードレイアウトに関しては、実施形態１での公文書管理ＤＢ２７１（図６）のレコードレイアウトと同様であるため、説明を省略する。

図２３は、企業用公文書に関する情報をアーカイブ６に出力する動作を説明する説明図である。サーバ１は、政府サーバ５から送信された企業用公文書を、企業ＩＤ及び被雇用者ＩＤに対応付けてサーバ２に送信する。サーバ２は、サーバ１から送信された企業ＩＤ、被雇用者ＩＤ及び企業用公文書を受信する。サーバ２は、受信した企業ＩＤに基づいて企業側で指定されたアーカイブ６を特定する。例えば、各企業側で指定されたアーカイブ６のアーカイブＩＤが記憶部２２に記憶されている場合、サーバ２は、受信した企業ＩＤに基づいて、該企業側で指定されたアーカイブ６のアーカイブＩＤを記憶部２２から取得する。サーバ２は、取得したアーカイブＩＤによりアーカイブ６を特定する。

サーバ２は、特定したアーカイブ６に企業用公文書に関する情報を送信（出力）する。企業用公文書に関する情報は、企業ＩＤ、被雇用者ＩＤ、企業用公文書の種類、名称、公文書のデータ、登録日時、ダウンロード期限及び保管期間等を含む。アーカイブ６は、サーバ２から送信された企業用公文書に関する情報を受信し、受信した企業用公文書に関する情報を公文書ＤＢ６５１に記憶する。具体的には、アーカイブ６は、受信した企業用公文書に対して公文書ＩＤを割り振って、割り振った公文書ＩＤに対応付けて、企業ＩＤ、被雇用者ＩＤ、公文書の種類、名称、公文書のデータ、登録日時、ダウンロード期限及び保管期間を一つのレコードとして公文書ＤＢ６５１に記憶する。

また、保管期間を迎えた企業用公文書を破棄することができる。例えばサーバ２は、バッチ処理により所定の期間ごとに、企業用公文書の保管期間を迎えたか否かを判定する。具体的には、サーバ２は、公文書ＩＤに基づいて公文書管理ＤＢ２７１から各企業用公文書の保管期間を取得する。サーバ２は、取得したそれぞれの企業用公文書の保管期間に基づいて、それぞれの企業用公文書の保管期間を迎えたか否かを判定する。サーバ２は、企業用公文書の保管期間を迎えたと判定した場合、保管期間を迎えた企業用公文書を公文書管理ＤＢ２７１から削除（破棄）する。

なお、本実施形態では、企業側で指定されたアーカイブ６に企業用公文書（事業主控）を格納した例を説明したが、アーカイブ６に被雇用者用公文書（被雇用者控）を格納する処理にも同様に適用される。

本実施形態によると、企業側で指定されたアーカイブ６に企業用公文書を格納することにより、企業用公文書の適正な管理を確保するための取組を実現することが可能となる。

今回開示された実施形態はすべての点で例示であって、制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は、上記した意味ではなく、特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味及び範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

１ 情報処理装置（第１サーバ）
１１ 制御部
１２ 記憶部
１３ 通信部
１４ 入力部
１５ 表示部
１６ 読取部
１７ 大容量記憶部
１７１ グループ情報ＤＢ
１７２ 企業情報ＤＢ
１７３ 被雇用者情報ＤＢ
１７４ 電子証明書情報ＤＢ
１７５ 添付書類管理ＤＢ
１ａ 可搬型記憶媒体
１ｂ 半導体メモリ
１Ｐ 制御プログラム
２ 情報処理装置（第２サーバ）
２１ 制御部
２２ 記憶部
２３ 通信部
２４ 入力部
２５ 表示部
２６ 読取部
２７ 大容量記憶部
２７１ 公文書管理ＤＢ
２ａ 可搬型記憶媒体
２ｂ 半導体メモリ
２Ｐ 制御プログラム
３ 情報処理端末（企業端末）
３１ 制御部
３２ 記憶部
３３ 通信部
３４ 入力部
３５ 表示部
３Ｐ 制御プログラム
４ 情報処理端末（被雇用者端末）
４１ 制御部
４２ 記憶部
４３ 通信部
４４ 入力部
４５ 表示部
５ 情報処理装置（政府サーバ）
５１ 制御部
５２ 記憶部
５３ 通信部
５４ 入力部
５５ 表示部
５６ 読取部
５７ 大容量記憶部
６ アーカイブデータベース（アーカイブ）
６１ 制御部
６２ 記憶部
６３ 通信部
６４ 読取部
６５ 大容量記憶部
６５１ 公文書ＤＢ
６ａ 可搬型記憶媒体
６ｂ 半導体メモリ
６Ｐ 制御プログラム

Claims (14)

1. 第１サーバは、
   対象企業の電子メールドメインとは異なる電子メールドメインで作成された被雇用者の電子メールアドレスを被雇用者ＩＤに対応付けて登録し、
   政府向けの電子申請に伴い、前記被雇用者に対して発行された公文書を取得し、
   取得した公文書を前記被雇用者の被雇用者ＩＤに対応付けて第２サーバへ送信し、
   前記第２サーバは、
   前記被雇用者ＩＤに従い前記公文書を分類して格納し、
   前記第２サーバに前記公文書が届いたことを確認した後に、前記被雇用者ＩＤに対応する電子メールアドレス宛を特定し、
   特定した電子メールアドレス宛に、公文書がダウンロード可能であることを示す第１通知メールを送信する
   情報処理方法。
2. 前記第２サーバは、
   前記第１通知メールに応じて前記公文書がダウンロードされた日時情報を記憶する
   請求項１に記載の情報処理方法。
3. 前記公文書は、企業用公文書または被雇用者用公文書を含む
   請求項１または２に記載の情報処理方法。
4. 前記第２サーバは、
   企業側で指定された、前記企業用公文書を格納するためのアーカイブデータベースに前記企業用公文書に関する情報を出力する
   請求項３に記載の情報処理方法。
5. 前記企業用公文書に関する情報は、被雇用者ＩＤ、企業用公文書のデータ、登録日時またはダウンロード期限を含む
   請求項３または４に記載の情報処理方法。
6. 前記第１サーバは、
   前記被雇用者の電子申請に必要な添付書類の送付リクエストを前記被雇用者ＩＤに対応付けて前記第２サーバに出力する
   請求項１から５までのいずれか一つに記載の情報処理方法。
7. 前記第２サーバは、
   前記被雇用者の電子申請に必要な添付書類の送付リクエストを前記第２サーバに出力した場合に、前記被雇用者ＩＤに対応する電子メールアドレス宛に、前記添付書類のアップロードをリクエストする第２通知メールを送信する
   請求項６に記載の情報処理方法。
8. 前記第２サーバは、
   前記被雇用者からアップロードされた添付書類を取得し、
   取得した前記添付書類を前記被雇用者ＩＤに対応付けて前記第１サーバに送信する
   請求項６または７に記載の情報処理方法。
9. 前記第１サーバは、
   前記政府向けの電子申請を行うための企業の電子証明書を復元するための変換キーを対象企業に配布し、
   前記対象企業の企業端末から配布した変換キーを受信し、
   電子申請時に前記変換キー及び復元前の電子証明書を用いて電子証明書を復元し、
   復元した前記電子証明書を、前記企業端末から送信された電子申請データと共に政府サーバへ出力する
   請求項１から８までのいずれか一つに記載の情報処理方法。
10. 第１サーバと第２サーバとを備える情報処理システムであって、
    前記第１サーバは、
    政府向けの電子申請に伴い、被雇用者に対して発行された公文書を取得する第１取得部と、
    前記第１取得部が取得した公文書を被雇用者の被雇用者ＩＤに対応付けて、前記第２サーバへ送信する第１送信部と、
    対象企業の電子メールドメインとは異なる電子メールドメインで作成された前記被雇用者の電子メールアドレスを登録する登録部とを備え、
    前記第２サーバは、
    前記第１送信部が送信した被雇用者ＩＤ及び公文書を受信する受信部と、
    前記受信部が受信した被雇用者ＩＤに従い前記公文書を分類して格納する格納部と、
    前記公文書が届いたことを確認した後に、前記登録部が登録した前記被雇用者の電子メールアドレス宛を特定する特定部と、
    前記特定部が特定した電子メールアドレス宛に、公文書がダウンロード可能であることを示す通知メールを送信する第２送信部と
    を備える情報処理システム。
11. 前記第１送信部は、
    前記被雇用者の電子申請に必要な添付書類の送付リクエストを前記被雇用者ＩＤに対応付けて前記第２サーバに送信し、
    前記受信部は、
    前記第１送信部が送信した被雇用者ＩＤ及び添付書類の送付リクエストを受信し、
    前記第２サーバは、
    前記被雇用者からアップロードされた添付書類を取得する第２取得部を備え、
    前記第２送信部は、
    前記第２取得部が取得した添付書類を前記被雇用者ＩＤに対応付けて前記第１サーバに送信する
    ことを特徴とする請求項１０に記載の情報処理システム。
12. 第１サーバは、
    政府向けの電子申請を行うための企業の電子証明書を復元するための変換キーを対象企業に配布し、
    前記対象企業の企業端末から配布した変換キーを受信し、
    電子申請時に前記変換キー及び復元前の電子証明書を用いて電子証明書を復元し、
    復元した前記電子証明書を、前記企業端末から送信された電子申請データと共に政府サーバへ出力し、
    前記電子申請データに基づいて、被雇用者に対して発行された公文書を前記政府サーバから取得し、
    取得した公文書を前記被雇用者の被雇用者ＩＤに対応付けて第２サーバへ送信し、
    前記第２サーバは、
    前記被雇用者ＩＤに従い前記公文書を分類して格納する
    情報処理方法。
13. 第１サーバは、
    対象企業の電子メールドメインで作成された被雇用者の第１電子メールアドレスと、前記対象企業の電子メールドメインとは異なる電子メールドメインで作成された前記被雇用者の第２電子メールアドレスとを被雇用者ＩＤに対応付けて登録し、
    政府向けの電子申請に伴い、前記被雇用者に対して発行された公文書を取得し、
    取得した公文書を前記被雇用者の被雇用者ＩＤに対応付けて第２サーバへ送信し、
    前記第２サーバは、
    前記被雇用者ＩＤに従い前記公文書を分類して格納し、
    前記第２サーバに前記公文書が届いたことを確認した後に、前記被雇用者が在籍しているか否かを判定し、
    前記被雇用者が在籍していると判定した場合、前記被雇用者ＩＤに対応する第１電子メールアドレス宛に、公文書がダウンロード可能であることを示す第１通知メールを送信し、
    前記被雇用者が在籍していないと判定した場合、前記被雇用者ＩＤに対応する第２電子メールアドレス宛に前記第１通知メールを送信する
    情報処理方法。
14. 第１サーバは、
    政府向けの電子申請に伴い、被雇用者に対して発行された、企業用公文書及び被雇用者用公文書を含む公文書を取得し、
    取得した公文書を前記被雇用者の被雇用者ＩＤに対応付けて第２サーバへ送信し、
    前記第２サーバは、
    前記被雇用者ＩＤに従い前記公文書を分類して格納し、
    前記公文書が企業用公文書である場合、企業側で指定された、前記企業用公文書を格納するためのアーカイブデータベースを特定し、
    特定したアーカイブデータベースに、被雇用者ＩＤ、企業用公文書のデータ、登録日時またはダウンロード期限を含む前記企業用公文書に関する情報を出力する
    情報処理方法。

Images