JP6446793B2 - Image forming apparatus, image forming system, image forming method, and program - Google Patents
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Description
本発明は、画像形成装置、画像形成システム、画像形成方法及びプログラムに関する。 The present invention relates to an image forming apparatus, an image forming system, an image forming method, and a program.
会社やイベント・セミナーなどに来館者が訪れる場合、受付で手続きが必要となる。受付での手続きとして、来館者による来館情報の記載、受付から面会者への電話による来館者が訪問した旨の連絡、受付からの入館証の配布などの作業が必要になることがある。 When a visitor visits a company, event, seminar, etc., procedures are required at the reception. As a procedure at the reception, it may be necessary to write visit information by the visitor, contact the visitor by telephone from the reception to the visitor, and distribute the admission card from the reception.
しかし、従来の受付の手続きでは次のような問題があった。例えば、来館者による来館情報の記載は手作業によるものであり、時間がかかって来館者の手間となる。また、受付が電話で面会者に来館者の訪問を連絡する場合、電話取次や面会者不在、口頭での来館情報の説明などが必要なため、時間がかかり、その後面会者が迎えに来るまで来館者の待ち時間となる。また、来館者に配布される入館証は、使いまわしが利くような個人情報の全く記載されていない共通入館証が使用されることが多いため、その入館証を持っている人物が何者かが認識できない。 However, the conventional reception procedure has the following problems. For example, the description of visit information by a visitor is by manual work, and it takes time and trouble for the visitor. Also, when the receptionist informs the visitor of the visit by phone, it will take time, since it is necessary to give a call, the absence of the visitor, an explanation of the oral visit information, etc., until the visitor picks up afterwards It will be waiting time for visitors. In addition, since the admission card distributed to visitors is often a common admission card that does not contain personal information that can be easily used, who is the person holding the admission card? I can't recognize it.
また、特許文献1には、来訪受付装置が、来訪予定情報に対応する受付番号を来訪者の端末に送信し、入館証発行装置が、受付番号の入力を受けて当該受付番号を来訪受付装置に送信し、来訪受付装置は、認証情報を入館証発行装置に送信し、入館証発行装置は、認証情報を印刷媒体に印刷して出力し、入館ゲート装置は、印刷媒体が提示されたことに応じて認証情報を読み取り、来訪受付装置に送信し、来訪受付装置は、入館可否を判定し、判定結果に基づく制御情報を入館ゲート装置に送信し、入館ゲート装置は、制御情報に基づきゲートを動作させる来訪者管理システムが開示されている。
Further, in
しかしながら、来訪者への立入り許可証の発行と、来訪者に対応する対応者へ来訪があった旨を通知することとを迅速に行うことは困難であった。 However, it has been difficult to promptly issue an entry permit to the visitor and notify the responder corresponding to the visitor that the visit has been made.
本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、来訪者への立入り許可証の発行と、来訪者に対応する対応者へ来訪があった旨を通知することとを迅速に行うことを可能にする画像形成装置、画像形成システム、画像形成方法及びプログラムを提供することを目的とする。 The present invention has been made in view of the above, and promptly issuing an entry permit to a visitor and notifying a corresponding person corresponding to the visitor that a visit has been made. An object of the present invention is to provide an image forming apparatus, an image forming system, an image forming method, and a program.
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、少なくとも印刷手段を有する画像形成装置であって、前記画像形成装置に接続された撮像部が撮像したQRコード画像を受信する受信部と、前記QRコード画像から来訪者に関する来訪者情報、及び前記来訪者に対応する対応者への通知先を示す通知先情報を取得する第1取得部と、前記対応者が変更された場合に、変更された他の対応者への通知先を含む対応者情報を取得する第2取得部と、前記第2取得部が対応者情報を取得した場合には、前記対応者情報により示される他の対応者への通知先に前記来訪者の来訪を通知し、前記第2取得部が対応者情報を取得していない場合には前記第1取得部が取得した通知先情報により示される通知先に前記来訪者の来訪を通知する通知部と、前記第1取得部が取得した前記来訪者情報に基づいて前記来訪者の立入りが許可されることを示す許可証を前記印刷手段により発行する発行部と、を有し、前記QRコード画像に基づいた前記印刷手段による前記許可証の発行時に、前記対応者または前記他の対応者への、前記来訪者の来訪の通知を行う。 In order to solve the above-described problems and achieve the object, the present invention provides an image forming apparatus having at least a printing unit, which receives a QR code image captured by an imaging unit connected to the image forming apparatus. And the first acquisition unit for acquiring the visitor information on the visitor from the QR code image and the notification destination information indicating the notification destination to the responder corresponding to the visitor, and the responder is changed In addition, the second acquisition unit that acquires the corresponding person information including the notification destination to the other corresponding changed person, and when the second acquisition part acquires the corresponding person information, it is indicated by the corresponding person information The notification indicated by the notification destination information acquired by the first acquisition unit when the second acquisition unit has not acquired the response information when the visitor's visit is notified to another notification destination Notification to notify the visit of the visitor first If, have a, an issuing unit for issuing by said printing means a permit indicating that the entrance of the visitor based on the first the visitor information acquiring unit has acquired is allowed, the QR code image When the permit is issued by the printing unit based on the above, the visitor or the other correspondent is notified of the visit of the visitor .
本発明によれば、来訪者への立入り許可証の発行と、来訪者に対応する対応者へ来訪があった旨を通知することとを迅速に行うことを可能にすることができるという効果を奏する。 According to the present invention, there is an effect that it is possible to promptly issue an entry permit to a visitor and notify a corresponding person corresponding to the visitor that a visit has been made. Play.
以下に添付図面を参照して、実施の形態にかかる画像形成システムを詳細に説明する。図1は、実施の形態にかかる画像形成システム1の構成を例示する図である。図1に示すように、画像形成システム1は、有線又は無線のネットワーク10を介して互いに接続されたPC(Personal Computer:情報処理装置)2、端末装置3、携帯端末4、メールサーバ5及び面会者情報サーバ6を有する。端末装置3は、例えば画像情報を取得するカメラ(撮像装置)30と、画像を印刷する印刷装置(画像形成装置)32とを有する。なお、端末装置3及び携帯端末4は、PC2、メールサーバ5及び面会者情報サーバ6と同様に、CPU、記憶装置、入力装置及び表示装置(例えばタッチパネル)などを備え、いずれもコンピュータとしての機能を有している。
Hereinafter, an image forming system according to an embodiment will be described in detail with reference to the accompanying drawings. FIG. 1 is a diagram illustrating a configuration of an
図2は、PC2が有する機能を例示する機能ブロック図である。図2に示すように、PC2は、QRコード作成部20、メール作成部22、メール送信部24、メール受信部26及びメール表示部28を有する。
FIG. 2 is a functional block diagram illustrating functions that the PC 2 has. As illustrated in FIG. 2, the PC 2 includes a QR
QRコード作成部20は、入力された来訪者に関する例えば来訪者名(来館者名)及び来訪者の会社名などの情報(来訪者情報)、来訪者に対応する面会者などの対応者のメールアドレス(E−mailアドレス:通知先情報)、及びQRコード(登録商標)の有効期限などを示す情報(図8を用いて後述)を含むQRコード(情報画像)を作成するモジュールである。なお、QRコード作成部20は、QRコードの作成に限定されることなく、例えば来訪者が不可読な情報を埋め込んだ情報画像を作成する情報画像作成部としての機能を有する。
The QR
メール作成部22は、QRコード作成部20が作成したQRコードを添付し、宛先を来訪者とするメールを作成するモジュールである。
The
メール送信部24は、メール作成部22が作成したメール(E−mail)を、ネットワーク10を介してメールサーバ5へ送信するモジュールである。メール受信部26は、来訪者に関する通知などのメールを、ネットワーク10を介して受信するモジュールである。メール表示部28は、メール受信部26が受信したメールを表示するモジュールである。
The mail transmission unit 24 is a module that transmits the mail (E-mail) created by the
なお、QRコード作成部20、メール作成部22、メール送信部24及びメール受信部26は、例えば、PC2が実行するアプリケーション(QRコード作成アプリケーション:アプリ)に含まれる。つまり、面会者などの対応者は、PC2を用いてQRコード作成アプリケーションを実行することにより、QRコードの作成、及びQRコードを添付したメールを送信することが可能となる。
The QR
また、PC2は、後述する来訪者情報通知メールを受信することにより、面会者などの対応者に対して来訪があった旨を通知する機能を有していてもよい。
Further, the
さらに、PC2は、面会者などの対応者が変更になった場合など、対応者に関して行った処理を、変更後の対応者に対して行ってもよい。具体的には、PC2は、対応者の変更を示す入力を受付部として受付けると、対応者の変更があった旨を示す変更情報、及び変更された他の対応者への通知先を含んで他の対応者を特定する対応者情報(更新済)を面会者情報サーバ6に対してアップロードする。ここで、PC2は、後述するように、変更の対象となる対応者を特定するQRコード(情報画像)又は文字列情報を受付けるように構成されてもよい。
Further, the
図3は、端末装置3が有する機能を例示する機能ブロック図である。端末装置3は、カメラ30及び印刷装置32が互いに例えば有線通信を行うように構成されている。
FIG. 3 is a functional block diagram illustrating functions of the
カメラ30は、写真撮影部300及びデータ送信部302を有する。写真撮影部300は、QRコードを撮影し、画像データを生成するモジュールであり、画像情報を取得する。データ送信部302は、写真撮影部300が生成したQRコードの画像データ(QRコード画像)を印刷装置32に対して送信するモジュールである。
The
印刷装置32は、データ受信部320、QRコード読込部322、入館証(許可証)作成部324、印刷部326及び送受信部328を有し、許可証を発行する発行部としての機能を有する。
The
データ受信部320は、カメラ30のデータ送信部302が送信したQRコード画像を、ネットワーク10を介して受信するモジュールであり、QRコード画像に含まれる情報を取得する第1取得部としても機能する。
The
QRコード読込部322は、データ受信部320が受信したQRコード画像を読み込み、QRコード画像に含まれる来訪者情報、来訪者に対応する対応者のメールアドレス、及びQRコードの有効期限などを示す情報を取得するモジュールである。
The QR
入館証作成部324は、QRコード読込部322が取得した来訪者情報などを用いて入館証データを作成し、来訪者に対応する対応者への来訪があった旨を通知する来訪者情報通知メール(図9を用いて後述)を例えば入館証印刷時に作成するモジュールである。なお、入館証作成部324は、後述するように送受信部328が変更された対応者情報を取得した場合には、来訪者情報通知メールの送信先などを対応者情報に応じて更新する。
The visitor
印刷部326は、入館証作成部324が作成した入館証データに対応する画像を用紙などの記録媒体に印刷するモジュールである。つまり、印刷部326は、入館証(許可証)を発行する発行部としての機能を有する。
The
送受信部328は、通知などの送信を行う通知部と、受信を行う取得部(第2取得部)とを有する。具体的には、送受信部328は、入館証作成部324が作成した来訪者情報通知メールをメールサーバ5に対して送信する(通知する)。また、送受信部328は、来訪者に対応する対応者を特定する対応者情報が変更されているか否かを面会者情報サーバ6に対して問い合わせる機能を備えている。対応者情報が変更されている場合、送受信部328は、変更された対応者情報を面会者情報サーバ6から取得する。そして、送受信部328は、対応者情報が変更されている場合、変更された対応者情報に応じて通知先を変換し、来訪者情報通知メールをメールサーバ5に対して送信する(通知する)。
The transmission /
このように、送受信部328は、対応者が変更された場合に、変更された他の対応者への通知先を含む対応者情報を取得する第2取得部としても機能する。また、送受信部328は、対応者情報を取得した場合には、対応者情報により示される他の対応者への通知先に来訪者の来訪を通知し、対応者情報を取得していない場合にはデータ受信部320が取得した通知先情報により示される通知先に来訪者の来訪を通知する通知部としても機能する。
As described above, when the responder is changed, the transmission /
なお、端末装置3は、端末装置3内にインストールされたアプリケーション(例えば入館証発行アプリケーションなど)を実行することにより、上述した機能を実現するように構成されている。
The
図4は、携帯端末4が有する機能を例示する機能ブロック図である。携帯端末4は、メール受信部40及び表示部42を有し、来訪者に携帯される。メール受信部40は、メールサーバ5が送信するQRコードの添付されたメールを、ネットワーク10を介して受信するモジュールである。表示部42は、メール受信部40が受信したメールに添付されたQRコードなどを携帯端末4の図示しない画面に表示するモジュールである。
FIG. 4 is a functional block diagram illustrating functions of the
なお、携帯端末4は、携帯端末4内にインストールされたアプリケーションを実行することにより、上述した機能を実現するように構成されている。
The
図5は、メールサーバ5が有する機能を例示する機能ブロック図である。図5に示すように、メールサーバ5は、メール受信部50及びメール送信部52を有する。メール受信部50は、PC2が送信したQRコードを添付されたメールや、印刷装置32が送信した来訪者情報通知メールを、ネットワーク10を介して受信するモジュールである。メール送信部52は、メール受信部50が受信したメールを、メールに設定された宛先へネットワーク10を介して送信するモジュールである。
FIG. 5 is a functional block diagram illustrating functions that the
なお、PC2、端末装置3、携帯端末4及びメールサーバ5が有する各機能それぞれは、CPU等により実行されるソフトウェア、又はハードウェアの少なくともいずれかによって構成される。
Each function of the
面会者情報サーバ6は、対応者への通知先を含んで対応者を特定する対応者情報を記憶する。また、面会者情報サーバ6は、対応者が変更になった場合には、変更された他の対応者への通知先を含んで他の対応者を特定するように、対応者情報を変更(更新)する。例えば、面会者情報サーバ6は、対応者が変更された旨を例えばPC2から取得すると、PC2から変更後の対応者情報を取得する。
The
次に、画像形成システム1が来訪者(来館者)に対して入館証(立入り許可証)を発行する場合の手順について説明する。図6は、画像形成システム1が来訪者に対して入館証を発行する場合の手順を示す図である。図6に示すように、まず、対応者(例えば面会者)は、PC2を用いてQRコード作成アプリケーション(アプリ)を立ち上げる(S1−1)。
Next, a procedure when the
次に、面会者は、QRコード作成アプリの入力画面などにおいて、来訪者情報(来館者情報)、及び面会者のメールアドレス(E−mailアドレス)などの情報を入力する(S1−2)。面会者は、面会者名などその他の情報を入力してもよい。また、面会者は、面会者のメールアドレスではなく、他者のメールアドレスを来館者情報通知メール(来訪者情報通知メール)の宛先E−mailアドレスとして入力してもよい。 Next, the visitor inputs information such as visitor information (visitor information) and a visitor's e-mail address (E-mail address) on the input screen of the QR code creating application (S1-2). The visitor may enter other information such as the visitor name. In addition, the visitor may input the mail address of another person, not the visitor's mail address, as the destination E-mail address of the visitor information notification mail (visitor information notification mail).
面会者は、S1−2のステップで入力した情報を、QRコード作成アプリケーションを用いてQRコード化する(S1−3)。QRコードは、画像として保存される。 The visitor converts the information input in step S1-2 into a QR code using a QR code creation application (S1-3). The QR code is stored as an image.
面会者は、作成したQRコードをメールに添付し、来訪者(来館者)の携帯端末4に送信する(S1−4)。
The visitor attaches the created QR code to the mail and transmits it to the
来館者は、送信されたQRコードが添付されたメールを携帯端末4により受信する(S1−5)。 The visitor receives the mail attached with the transmitted QR code by the portable terminal 4 (S1-5).
来館時に、来館者は、端末装置3のカメラ30に、携帯端末4の画面に表示させたQRコードを読み取らせる(S1−6)。
When visiting, the visitor causes the
印刷装置32は、S1−6のステップで読取ったQRコードに含まれる来訪者情報(来館者情報)を含む入館証を印刷する(S1−7)。ここで、印刷装置32は、来館情報の他に地図や面会者の情報などを入館証に印刷してもよい。
The
印刷装置32は、S1−7のステップの入館証の印刷と同時に、QRコードから読み取った面会者のメールアドレスへ来訪者情報通知メール(来館者情報通知メール)を送信する(S1−8)。
The
来館者は、S1−7のステップで印刷された入館証を受け取る(S1−9)。 The visitor receives the admission card printed in step S1-7 (S1-9).
面会者は、S1−8のステップで送信された来館者情報通知メールを、例えばPC2を用いて受け取り、来訪者を迎えに行く(S1−10)。
The visitor receives the visitor information notification mail transmitted in step S1-8 by using, for example, the
次に、入館証(立入り許可証)を発行する場合の画像形成システム1の動作について説明する。図7は、入館証(立入り許可証)を発行する場合の画像形成システム1の動作を示す図である。なお、図7に示した画像形成システム1の動作については、図6に示した手順に対応させて説明する。
Next, the operation of the
S1−1のステップにより、PC2は、QRコード作成部20を起動する(S2−1)。
In step S1-1, the
S1−2、S1−3のステップにより、PC2のQRコード作成部20は、入力された情報(来訪者情報、対応者のメールアドレス、QRコードの有効期限など)をQRコード化する(S2−2)。QRコードは、画像として保存される。
Through the steps S1-2 and S1-3, the QR
S1−4のステップにより、PC2のメール作成部22は、QRコードを添付した来訪者を宛先とするメールを作成する(S2−3)。また、PC2のメール送信部24は、メール作成部22が作成したメールをメールサーバ5に送信する(S2−4)。また、メールサーバ5のメール受信部50は、送信されたメールを受け取る(S2−5)。また、メールサーバ5のメール送信部52は、メール受信部50が受け取ったメールを宛先(来訪者)に送信する(S2−6)。
In step S1-4, the
S1−5のステップにより、携帯端末4のメール受信部40は、メールサーバ5からのメールを受信する(S2−7)。
By the step of S1-5, the
S1−6のステップにより、携帯端末4の表示部42は、メールに添付されたQRコードを表示する(S2−8)。また、カメラ30の写真撮影部300は、表示部42により表示されたQRコードを撮影して画像データ化する(S2−9)。また、カメラ30のデータ送信部302は、QRコード画像データを印刷装置32のデータ受信部320に送信する(S2−10)。また、印刷装置32のQRコード読込部322は、QRコード画像を読み込み、情報(来訪者情報、対応者のメールアドレス、QRコードの有効期限など)を取得する(S2−11)。このとき、携帯端末4は、QRコードの有効期限が切れていると判断した場合には、エラーメッセージを表示し、以降の処理を行わない。
By the step of S1-6, the
S1−7のステップにより、印刷装置32の入館証作成部324は、来訪者情報を含んだ入館証データを作成する(S2−12)。また、印刷装置32の印刷部326は、作成された入館証データを用いて入館証を印刷する(S2−13)。
Through the step S1-7, the admission
S1−8のステップにより、印刷装置32の送受信部328は、来訪者情報通知メールを面会者のメールアドレス(携帯端末4)に対して送信する(S2−14)。また、メールサーバ5のメール受信部50は、印刷装置32からのメールを受け取る(S2−15)。また、メールサーバ5のメール送信部52は、メールを宛先(携帯端末4)へ送信する(S2−16)。
In step S1-8, the transmission /
S1−9のステップにより、来訪者は、S2−13のステップで印刷された入館証を受け取る。 In step S1-9, the visitor receives the admission card printed in step S2-13.
S1−10のステップにより、PC2のメール受信部26は、来訪者情報通知メールを受け取る(S2−17)。そして、面会者は、PC2を用いて受信した来訪者情報通知メールを見て、来訪者を迎えに行くことになる。
In step S1-10, the
図8は、QRコード化されるデータの構成を例示する図である。図8に示すように、QRコード化される情報は、来訪者(来館者)の氏名、来訪者の会社名、来訪者情報通知メール(来館者情報通知メール)の送信先のE−mailアドレス、及びQRコードの有効期限などを含む。来訪者情報通知メールの送信先のE−mailアドレスは、対応者(面会者など)のメールアドレスである。なお、QRコード化されるデータの構成は、図8に示した構成に限定されない。 FIG. 8 is a diagram illustrating a configuration of data to be QR-coded. As shown in FIG. 8, the information to be QR-coded includes the name of the visitor (visitor), the company name of the visitor, and the E-mail address of the destination of the visitor information notification mail (visitor information notification mail) And the expiration date of the QR code. The E-mail address of the destination of the visitor information notification mail is the mail address of the corresponding person (visitor etc.). Note that the configuration of data to be QR-coded is not limited to the configuration shown in FIG.
図9は、来訪者情報通知メールの構成を例示する図である。図9に示すように、来訪者情報通知メールには、QRコードから読み取った、来訪者(来館者)の氏名、来訪者の会社名、及び来館日時(入館証発行日時)が記載されている。なお、来訪者情報通知メールの構成は、図9に示した構成に限定されない。 FIG. 9 is a diagram illustrating a configuration of a visitor information notification mail. As shown in FIG. 9, the visitor information notification e-mail includes the name of the visitor (visitor), the company name of the visitor, and the visit date / time (date of admission issuance) read from the QR code. . The configuration of the visitor information notification mail is not limited to the configuration shown in FIG.
このように、画像形成システム1は、来訪者がカメラ30にQRコードを読み取らせると、来訪者情報通知メールを対応者へ送信する。ただし、画像形成システム1は、対応者が変更されている場合には、来訪者がカメラ30にQRコードを読み取らせると、来訪者情報通知メールを変更された対応者へ送信する。
As described above, when the visitor causes the
例えば、対応者が変更になる場合、変更前の対応者がPC2を用いて対応者情報を他の対応者に変更する。PC2は、面会者情報サーバ6にアクセスし、変更された対応者情報を面会者情報サーバ6にアップロードする。
For example, when the corresponding person is changed, the corresponding person before the change uses the
入館証発行のため、来訪者が事前に変更前の対応者から送信されたメール内のQRコードをカメラ30に読取らせると、印刷装置32は、カメラ30を介して来訪者の氏名、来訪者の会社名、来訪者情報通知メール送信先のE−mailアドレス及びQRコード有効期限の開始日と終了日を取得する。
When the visitor causes the
カメラ30は、入館証に印刷する来訪者の顔写真を撮影する。
The
印刷装置32は、対応者情報の変更があるか否かを面会者情報サーバ6に対して問い合わせる。印刷装置32は、対応者情報が変更されている場合には、変更された対応者情報を面会者情報サーバ6から取得する。また、印刷装置32は、対応者情報が変更されていない場合には、対応者情報を変更することなく、上述の来訪者情報通知メールをそのままメールサーバ5に対して送信する。
The
つまり、対応者情報が変更されている場合には、来訪者情報通知メールが変更後の対応者に対して送信される。 That is, when the corresponding person information is changed, a visitor information notification mail is transmitted to the changed corresponding person.
次に、対応者が変更された場合の画像形成システム1の動作について詳述する。図10は、対応者が対応者情報を他の対応者に変更する場合に、PC2が表示する画面を示す図である。PC2は、面会者情報サーバ6にアクセスして例えば図10に示した画面をブラウザ上で表示し、入力された内容を面会者情報サーバ6に対して送信する。
Next, the operation of the
例えば変更前の対応者が、図10に示した入力ステップ1の項目と、入力ステップ2の項目に対する内容の入力を行ってOKボタンを押下すると、入力された情報(対応情報を構成する)が面会者情報サーバ6へ送信される。
For example, when the responder before the change inputs the contents of the items of the
なお、ステップ1では、来訪者に送られたQRコードの画像ファイルがあるか否かによって指定内容が変えられている。例えば、来訪者に送られたQRコードの画像ファイルがある場合には、Aの入力欄において、そのファイルの指定を促す。また、来訪者に送られたQRコードの画像ファイルがない場合には、Bの入力欄において、会社名、顧客名、変更前の対応者のメールアドレスの入力を促す。入力ステップ2では、変更後の対応者のメールアドレスの入力を促す。
In
図11は、PC2から面会者情報サーバ6に対して送信される対応者情報を例示する図である。なお、面会者情報サーバ6は、図11(A)又は図11(B)に示されたデータ構造の対応者情報を記憶するように構成されてもよい。
FIG. 11 is a diagram illustrating responder information transmitted from the
例えば上述したように、対応者が対応者情報を変更する場合、対応者はブラウザを介して面会者情報サーバ6にアクセスし、対応者情報を入力する。
For example, as described above, when the responder changes the responder information, the responder accesses the
図12は、印刷装置32が面会者情報サーバ6に対して対応者情報が変更されているか否かを問い合わせる場合に端末装置3が行う処理を示すフローチャートである。
FIG. 12 is a flowchart illustrating processing performed by the
ステップ100(S100)において、カメラ30は、来訪者が携帯端末4に表示させたQRコードを読取る。
In step 100 (S100), the
ステップ102(S102)において、印刷装置32は、面会者情報サーバ6側に、カメラ30が読取ったQRコードに一致するQRコードがあるか問い合わせる(検索)する。
In step 102 (S102), the
ステップ104(S104)において、印刷装置32は、一致するQRコードがあるか否か(ヒットしたか否か)を判定する。印刷装置32は、一致するQRコードがあった場合(S104:Yes)には、対応者情報の変更があったと判定し、S114の処理に進む。また、印刷装置32は、一致するQRコードがなかった場合(S104:No)には、対応者情報の変更がなかったと判定し、S106の処理に進む。
In step 104 (S104), the
ステップ106(S106)において、印刷装置32は、QRコードから文字列情報(来訪者の氏名/来訪者の会社名/来訪者(変更なし)のE−mailアドレス)を取得する。
In step 106 (S106), the
ステップ108(S108)において、印刷装置32は、面会者情報サーバ6側に、一致する文字列情報があるか問い合わせる(検索)する。
In step 108 (S108), the
ステップ110(S110)において、印刷装置32は、一致する文字列情報があるか否か(ヒットしたか否か)を判定する。印刷装置32は、一致する文字列情報があった場合(S110:Yes)には、対応者情報の変更があったと判定し、S114の処理に進む。また、印刷装置32は、一致する文字列情報がなかった場合(S110:No)には、対応者情報の変更がなかったと判定し、S112の処理に進む。
In step 110 (S110), the
ステップ112(S112)において、印刷装置32は、QRコード内の情報からメール作成を行い、S120の処理に進む。
In step 112 (S112), the
ステップ114(S114)において、印刷装置32は、変更後の対応者情報(面会者情報)を面会者情報サーバ6から取得する。
In step 114 (S114), the
ステップ116(S116)において、印刷装置32は、QRコード内の情報からメール作成を行う。
In step 116 (S116), the
ステップ118(S118)において、印刷装置32は、メールの送信先を変更後の対応者のメールアドレスに変換する。
In step 118 (S118), the
ステップ120(S120)において、印刷装置32は、メール送信を実行する。
In step 120 (S120), the
図13は、来訪者情報通知メールの本文例を示す図である。来訪者情報通知メールでは、来訪者情報通知メール宛先(メールアドレス:通知先)と件名(来訪者情報通知)とが図13に示した本文例とともに送信される。 FIG. 13 is a diagram illustrating an example of a text of a visitor information notification mail. In the visitor information notification mail, the visitor information notification mail destination (mail address: notification destination) and the subject (visitor information notification) are transmitted together with the text example shown in FIG.
即ち、印刷装置32が面会者情報サーバ6に対して対応者情報の変更があったか否かを問い合わせた結果、対応者情報の変更があった場合には、来訪者情報通知メール宛先(メールアドレス)が変換され、変更後の対応者に来訪者情報通知メールが送信される。
That is, if the
また、印刷装置32は、対応者情報の変更があった場合には、図14に例示した画面を図示しない表示装置(タッチパネルなど)に表示することにより、対応者情報の変更があった旨を来訪者に対して示してもよい。
In addition, when the responder information is changed, the
なお、端末装置3は、QRコードがない場合(来訪者がQRコードの表示の準備を忘れた、又はQRコードの添付されたメールを携帯端末4が受信できない場合など)、カメラ30がQRコードを読取ることに代えて、入力装置を介して来訪者情報を入力可能に構成されてもよい。
If the
つまり、画像形成システム1により、来訪者は、来訪時に来訪者情報を書類に書く必要がなくなる。また、画像形成システム1は、入館証の発行時に面会者に来訪者情報通知メールを送信するので、来訪者の待ち時間を短縮することができる。また、入館証には、来訪者情報を含む画像が印刷されるので、来訪者の身元認識が可能となる。
That is, the
なお、画像形成システム1は、上述した実施の形態に限られず、例えば以下のようなさまざまな機能が組み合わされて構成されてもよい。
The
例えば、QRコード作成部20は、複数の対応者のメールアドレスを含むQRコードを作成してもよい。この場合、入館証作成部324は、複数の対応者のメールアドレスを宛先(通知先)とする来訪者情報通知メールを作成してもよい。また、送受信部328は、複数の対応者のメールアドレスを宛先(通知先)とする来訪者情報通知メールを送信してもよい。
For example, the QR
送受信部328は、来訪者情報通知メール作成時に、予め開封確認メールの送信先メールアドレス(携帯端末4、PC2、その他の情報処理装置など)を設定してメールを送信してもよい。また、メール送信部24は、メール受信部26が受信した来訪者情報通知メールに対して、宛先で開封されたことを示す開封確認メールを、予め設定された送信先メールアドレスに送信してもよい。
The transmission /
入館証作成部324は、来訪者情報通知メール作成時に、予め開封確認メールの送信先メールアドレス(携帯端末4、PC2、その他の情報処理装置など)を設定してメールを作成してもよい。また、メール作成部22は、来訪者情報通知メールに対する返答を記載した返答メールを作成してもよい。
When creating the visitor information notification mail, the admission
メール送信部24は、来訪者情報通知メールに対して、一定時間開封確認メールが送信されない場合、予め設定された他のメールアドレスに転送を行ってもよい。 The mail transmitting unit 24 may transfer the mail to the other mail address set in advance when the opening confirmation mail is not transmitted for a predetermined time in response to the visitor information notification mail.
端末装置3は、携帯端末4が表示するQRコードに限らず、QRコードが印刷されている紙媒体から、QRコードを読取ってもよい。また、端末装置3は、カメラ30がQRコードを読取ることに代えて、印刷装置32の入力装置によってQRコードに含まれる情報を受入れるように構成されてもよい。
The
印刷装置32は、予め入館証レイアウトのデータを保存し、そこに来訪者情報等のデータを配置して入館証データを作成するように構成されてもよい。
The
また、印刷装置32は、QRコードに含まれる例えば入館証発行日時が有効期限外である場合、入館証の発行を中止するように構成されてもよい。
Further, the
なお、画像形成システム1は、端末装置3が有する機能と、面会者情報サーバ6が有する機能とが一体に構成されてもよい。また、PC2、メールサーバ5及び面会者情報サーバ6は、任意の組合せで一体に構成されていてもよい。
In the
1 画像形成システム
10 ネットワーク
2 PC
20 QRコード作成部
22 メール作成部
24 メール送信部
26 メール受信部
28 メール表示部
3 端末装置
30 カメラ
300 写真撮影部
302 データ送信部
32 印刷装置
320 データ受信部
322 QRコード読込部
324 入館証作成部
326 印刷部
328 送受信部
4 携帯端末
40 メール受信部
42 表示部
5 メールサーバ
50 メール受信部
52 メール送信部
1 Image forming
20 QR
Claims (9)
前記画像形成装置に接続された撮像部が撮像したQRコード画像を受信する受信部と、
前記QRコード画像から来訪者に関する来訪者情報、及び前記来訪者に対応する対応者への通知先を示す通知先情報を取得する第1取得部と、
前記対応者が変更された場合に、変更された他の対応者への通知先を含む対応者情報を取得する第2取得部と、
前記第2取得部が対応者情報を取得した場合には、前記対応者情報により示される他の対応者への通知先に前記来訪者の来訪を通知し、前記第2取得部が対応者情報を取得していない場合には前記第1取得部が取得した通知先情報により示される通知先に前記来訪者の来訪を通知する通知部と、
前記第1取得部が取得した前記来訪者情報に基づいて前記来訪者の立入りが許可されることを示す許可証を前記印刷手段により発行する発行部と、
を有し、
前記QRコード画像に基づいた前記印刷手段による前記許可証の発行時に、前記対応者または前記他の対応者への、前記来訪者の来訪の通知を行う
ことを特徴とする画像形成装置。 An image forming apparatus having at least a printing unit,
A receiving unit that receives a QR code image captured by an imaging unit connected to the image forming apparatus;
A first acquisition unit that acquires visitor information on a visitor from the QR code image and notification destination information indicating a notification destination to a corresponding person corresponding to the visitor;
A second acquisition unit for acquiring corresponding person information including a notification destination to the changed other corresponding person when the corresponding person is changed;
When the second acquisition unit acquires the responder information, the second acquisition unit notifies the visitor to the notification destination to the other correspondent indicated by the responder information, and the second acquisition unit A notification unit for notifying the visitor of the visit to the notification destination indicated by the notification destination information acquired by the first acquisition unit,
An issuing unit that issues a permit indicating that entry of the visitor is permitted based on the visitor information acquired by the first acquisition unit by the printing unit ;
I have a,
An image forming apparatus , wherein when the permit is issued by the printing unit based on the QR code image, the corresponding person or the other corresponding person is notified of the visit of the visitor .
ことを特徴とする請求項1の画像形成装置。The image forming apparatus according to claim 1.
ことを特徴とする請求項1の画像形成装置。The image forming apparatus according to claim 1.
撮像部と、
前記撮像部が撮像したQRコード画像を受信する受信部と、
前記QRコード画像から来訪者に関する来訪者情報、及び前記来訪者に対応する対応者への通知先を示す通知先情報を取得する第1取得部と、
前記対応者の変更を受け付ける受付部と、
前記受付部が前記対応者の変更を受け付けた場合に、変更された他の対応者への通知先を含む対応者情報を取得する第2取得部と、
前記第2取得部が対応者情報を取得した場合には、前記対応者情報により示される他の対応者への通知先に前記来訪者の来訪を通知し、前記第2取得部が対応者情報を取得していない場合には前記第1取得部が取得した通知先情報により示される通知先に前記来訪者の来訪を通知する通知部と、
前記第1取得部が取得した前記来訪者情報に基づいて前記来訪者の立入りが許可されることを示す許可証を前記印刷手段により発行する発行部と、
を有し、
前記QRコード画像に基づいた前記印刷手段による前記許可証の発行時に、前記対応者または前記他の対応者への、前記来訪者の来訪の通知を行う
ことを特徴とする画像形成システム。 An image forming system having at least a printing unit,
An imaging unit;
A receiving unit that receives a QR code image captured by the imaging unit;
A first acquisition unit that acquires visitor information on a visitor from the QR code image and notification destination information indicating a notification destination to a corresponding person corresponding to the visitor;
A reception unit for accepting a change of the responder;
A second acquisition unit that acquires responder information including a notification destination to the changed other responder when the accepting unit accepts the change of the responder;
When the second acquisition unit acquires the responder information, the second acquisition unit notifies the visitor to the notification destination to the other correspondent indicated by the responder information, and the second acquisition unit A notification unit for notifying the visitor of the visit to the notification destination indicated by the notification destination information acquired by the first acquisition unit,
An issuing unit that issues a permit indicating that entry of the visitor is permitted based on the visitor information acquired by the first acquisition unit by the printing unit ;
I have a,
An image forming system , wherein when the permit is issued by the printing unit based on the QR code image, the visitor or the other counterpart is notified of the visit of the visitor .
前記情報処理装置のいずれかは、
前記受付部を具備し、
前記画像形成装置は、
前記第1取得部、前記第2取得部及び前記通知部を具備し、前記受付部が前記対応者の変更を受け付けた場合に、前記情報処理装置のいずれかから前記第2取得部によって前記対応者情報を取得すること
を特徴とする請求項4に記載の画像形成システム。 Having one or more information processing apparatuses, image forming apparatuses, and portable terminals carried by visitors that can communicate with each other via a network;
Any of the information processing devices
Comprising the reception part,
The image forming apparatus includes:
The first acquisition unit, the second acquisition unit, and the notification unit, and when the reception unit receives the change of the responder, the second acquisition unit from any one of the information processing devices The image forming system according to claim 4, wherein person information is acquired.
前記第2取得部が対応者情報を取得した場合、前記通知先情報により示される通知先を、前記対応者情報により示される通知先に変換すること
を特徴とする請求項4又は5に記載の画像形成システム。 The notification unit
The said 2nd acquisition part converts the notification destination shown by the said notification destination information into the notification destination shown by the said counterpart information when the said corresponding person information is acquired. Image forming system.
変更の対象となる前記対応者を特定する情報画像又は文字列情報を受付けることにより、前記対応者の変更を受け付けること
を特徴とする請求項4乃至6のいずれか1項に記載の画像形成システム。 The reception unit
The image forming system according to any one of claims 4 to 6, wherein a change of the responder is received by receiving an information image or character string information for specifying the correspondent to be changed. .
前記QRコード画像から来訪者に関する来訪者情報、及び前記来訪者に対応する対応者への通知先を示す通知先情報を取得する工程と、
前記対応者が変更された場合に、変更された他の対応者への通知先を含む対応者情報を取得する工程と、
前記対応者情報を取得した場合には、前記対応者情報により示される他の対応者への通知先に前記来訪者の来訪を通知し、前記対応者情報を取得していない場合には前記通知先情報により示される通知先に前記来訪者の来訪を通知する工程と、
前記取得した前記来訪者情報に基づいて前記来訪者の立入りが許可されることを示す許可証を前記画像形成装置の印刷手段により発行する工程と、
を含み、
前記QRコード画像に基づいた前記印刷手段による前記許可証の発行時に、前記対応者または前記他の対応者への、前記来訪者の来訪の通知を行う画像形成方法。 A process of receiving a QR code image captured by an imaging unit connected to the image forming apparatus;
Obtaining visitor information about a visitor from the QR code image , and notification destination information indicating a notification destination to a corresponding person corresponding to the visitor;
When the corresponding person is changed, obtaining the corresponding person information including a notification destination to the other changed person;
When the responder information is acquired, the visitor's visit is notified to a notification destination to other responders indicated by the responder information, and when the responder information is not acquired, the notification is made. Notifying the visitor of the visit to the notification destination indicated by the destination information;
Issuing a permit indicating that entry of the visitor is permitted based on the acquired visitor information by the printing unit of the image forming apparatus ;
Only including,
An image forming method of notifying the visitor to the corresponding person or the other corresponding person when the permit is issued by the printing unit based on the QR code image .
前記QRコード画像から来訪者に関する来訪者情報、及び前記来訪者に対応する対応者への通知先を示す通知先情報を取得するステップと、
前記対応者が変更された場合に、変更された他の対応者への通知先を含む対応者情報を取得するステップと、
前記対応者情報を取得した場合には、前記対応者情報により示される他の対応者への通知先に前記来訪者の来訪を通知し、前記対応者情報を取得していない場合には前記通知先情報により示される通知先に前記来訪者の来訪を通知するステップと、
前記取得した前記来訪者情報に基づいて前記来訪者の立入りが許可されることを示す許可証を前記画像形成装置の印刷手段により発行するステップとを、
前記QRコード画像に基づいた前記印刷手段による前記許可証の発行時に、前記対応者または前記他の対応者への、前記来訪者の来訪の通知を行うようにコンピュータに実行させるためのプログラム。 Receiving a QR code image captured by an imaging unit connected to the image forming apparatus;
Obtaining visitor information about a visitor from the QR code image , and notification destination information indicating a notification destination to a corresponding person corresponding to the visitor;
When the corresponding person is changed, obtaining the corresponding person information including the notification destination to the other corresponding person changed,
When the responder information is acquired, the visitor's visit is notified to a notification destination to other responders indicated by the responder information, and when the responder information is not acquired, the notification is made. Notifying the visitor of the visit to the notification destination indicated by the destination information;
And a step of issuing a permit which indicates that entrance of the visitor is allowed based on the acquired visitor information by printing means of the image forming apparatus,
A program for causing a computer to execute notification of visit of the visitor to the corresponding person or the other corresponding person when the permit is issued by the printing unit based on the QR code image .
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