JP6389199B2 - 管理装置、管理方法および管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、管理装置、管理方法および管理プログラムに関する。

従来、自治体や企業等において災害やサイバー攻撃等の危機に対応するためのシステムとして、ＷｅｂＥＯＣ（登録商標）が知られている。ＷｅｂＥＯＣは、災害対策室（ＥＯＣ：Emergency Operations Center）においてホワイトボードやメール、電話、ＦＡＸ等で共有されてきた災害対応の情報をＷｅｂ化し、災害対応を行う全ての部署および組織間で情報を集約し、管理し、共有することで状況認識の統一（ＣＯＰ：Common Operational Picture）を実現し、効率的な災害対策室の運営をサポートする。

また、ＷｅｂＥＯＣを基に構築されたシステムとして、本部運営のプロセスおよび各フェーズにおける実施項目を提示するＰｌａｎ画面、非定型業務についての重要度や進捗状況等の情報を管理するＤｏ画面、および、対応や被害の状況を地図や表で俯瞰的に表示するＳｅｅ画面によってＣＯＰを実現するシステムが知られている。

このような危機対応において、危機対応を行う機関であって、対応業務がそれぞれ異なる複数の機関が存在する。このような機関においては、それぞれ個別に運営プロセスが存在する。各機関は、それぞれ個別の運営プロセスに従って対応方針や戦略を決定し、決定した対応方針や戦略に則って危機対応を行っている。

小阪 尚子、小山 晃、一ノ瀬 文明、爰川 知宏、前田 裕二、佐久間 秀一、野崎 貴裕、和田 茉莉、酒井 奈々、西村 聡明、杉山 昌弘、圖書 学、長田 正土、蓑輪 研二、「ＷｅｂＥＯＣを活用した危機管理情報マネジメント支援システム」、ＮＴＴ技術ジャーナルVol.27、No.3、2015. "「ＡｖｅＰｏｉｎｔ（登録商標）」"［online］［2015年12月17日検索］、インターネット（http://www.avepoint.co.jp/news/2015/04/07/avepoint-domestic-availability-of-meeting-productivity-improvement-apps-latest-version-of-avepoint-meetings/）

しかしながら、上記の従来技術では、対応業務の異なる複数の機関がそれぞれの運営プロセスに従って対応方針や戦略を決定しているので、複数の機関での円滑な連携や協力が行えず、迅速な復旧を行えない場合があるという課題があった。また、個別の機関における運営プロセスは存在していたが、それを統合する組織が存在しない場合には、各機関の運営プロセスが同期できず、迅速な危機対応を行うことができなかった。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明の管理装置は、危機対応の全体方針を決定する統合センタが順次実施する各会議の進捗状況およびスケジュールに関する統合センタ会議情報と、前記統合センタによって決定された全体方針に従って危機対応をそれぞれ行う各機関が順次実施する各会議の進捗状況およびスケジュールに関する機関会議情報とを取得する取得部と、前記取得部によって取得された前記統合センタ会議情報と前記機関会議情報とに基づいて、前記統合センタが実施する会議が開始する前に、該会議と同一種類の会議が各機関において実施が完了しているか否かをそれぞれ判定する判定部と、前記判定部によって同一種類の会議の実施が完了していないと判定された会議を実施する機関に対して、該会議の実施を促す警告を出力する出力部と、を有することを特徴とする。

また、本発明の管理方法は、管理装置で実行される管理方法であって、危機対応の全体方針を決定する統合センタが順次実施する各会議の進捗状況およびスケジュールに関する統合センタ会議情報と、前記統合センタによって決定された全体方針に従って危機対応をそれぞれ行う各機関が順次実施する各会議の進捗状況およびスケジュールに関する機関会議情報とを取得する取得工程と、前記取得工程によって取得された前記統合センタ会議情報と前記機関会議情報とに基づいて、前記統合センタが実施する会議が開始する前に、該会議と同一種類の会議が各機関において実施が完了しているか否かをそれぞれ判定する判定工程と、前記判定工程によって同一種類の会議の実施が完了していないと判定された会議を実施する機関に対して、該会議の実施を促す警告を出力する出力工程と、を含んだことを特徴とする。

また、本発明の管理プログラムは、危機対応の全体方針を決定する統合センタが順次実施する各会議の進捗状況およびスケジュールに関する統合センタ会議情報と、前記統合センタによって決定された全体方針に従って危機対応をそれぞれ行う各機関が順次実施する各会議の進捗状況およびスケジュールに関する機関会議情報とを取得する取得ステップと、前記取得ステップによって取得された前記統合センタ会議情報と前記機関会議情報とに基づいて、前記統合センタが実施する会議が開始する前に、該会議と同一種類の会議が各機関において実施が完了しているか否かをそれぞれ判定する判定ステップと、前記判定ステップによって同一種類の会議の実施が完了していないと判定された会議を実施する機関に対して、該会議の実施を促す警告を出力する出力ステップと、をコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明によれば、各機関の運営プロセスを同期させ、迅速な危機対応を行うことができるという効果を奏する。

図１は、危機対応システムの概要を説明するための図である。 図２は、第１の実施形態に係る管理装置の構成を示すブロック図である。 図３は、運営プロセス記憶部に記憶された運営プロセス情報の一例を示す図である。 図４は、会議情報記憶部に記憶された会議情報の一例を示す図である。 図５は、組織構造から運営プロセスを自動設定する処理について説明する図である。 図６は、運営プロセスやチェックリストを表示する画面例を示す図である。 図７は、運営プロセスの同期について説明する図である。 図８は、統合センタおよび全機関の会議スケジュール一覧の表示例を示す図である。 図９は、会議スケジュール設定画面の表示例を示す図である。 図１０は、運営プロセスの進捗状況の表示例を示す図である。 図１１は、統合センタでの会議結果を機関の会議資料にフィードバックする処理を説明する図である。 図１２は、会議資料の議題抽出と活動ログ表示について説明する図である。 図１３は、第１の実施形態に係る管理装置の会議同期処理の流れを示すフローチャートである。 図１４は、第１の実施形態に係る管理装置の議題抽出処理の流れを示すフローチャートである。 図１５は、第１の実施形態に係る管理装置のフィードバック処理の流れを示すフローチャートである。 図１６は、管理プログラムを実行するコンピュータを示す図である。

以下に、本願に係る管理装置、管理方法および管理プログラムの実施形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施形態により本願に係る管理装置、管理方法および管理プログラムが限定されるものではない。

［危機対応システムの概要］
本発明の管理装置は、危機対応システムに含まれる装置、または危機対応システムの１つの機能として実現されてもよい。ここで、まず図１を用いて危機対応システムについて説明する。図１は、危機対応システムの概要を説明するための図である。

図１に示すように、危機対応システム１は、ネットワーク２を介して、統合センタ３および複数の機関４Ａ、４Ｂ、４Ｃと接続されている。なお、ネットワーク２は、接続される各装置が相互に通信可能に構成されていればよく、例えばインターネットやＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）等で構成することができる。なお、以下では、複数の機関４Ａ、４Ｂ、４Ｃについて、特に区別なく説明する場合には、機関４と記載する。また、図１の例では、複数の機関４として、３つの機関４を登場させているが、これに限定されるものではなく、２つ以下または４つ以上であってもよい。

また、統合センタ３および機関４には、例えばパーソナルコンピュータ、スマートフォン等のクライアント端末が備えられており、ユーザは、各クライアント端末のＷｅｂブラウザ等を介して、危機対応システム１から提供される情報の参照や、危機対応システム１への情報の送信等を行うことができる。

危機対応システム１においては、統合センタ３や各機関４は、それぞれ個別に運営プロセスを実行する。ここで、危機対応システム１では、運営プロセスを実行する際に、統合センタ３および各機関４の会議スケジュールを同期させて、運営プロセスを同期させる。具体的には、危機対応システム１においては、統合センタ３が危機対応の全体方針を決定するために、統合センタ３が実施する会議が開始する前に、該会議と同一種類の会議が各機関において実施が完了するように、運営プロセスを同期させる。

危機対応システム１は、統合センタ３および各機関４Ａ、４Ｂ、４Ｃに備えられたクライアント端末に、本部運営のプロセスおよび各フェーズにおける実施項目を提示するＰｌａｎ画面、非定型業務についての重要度や進捗状況等の情報を管理するＤｏ画面、および対応や被害の状況を地図や表で俯瞰的に表示するＳｅｅ画面を表示させる。なお、本発明の管理装置は、特にＰｌａｎ画面に関する機能を提供する。

［第１の実施形態の構成］
まず、図２を用いて第１の実施形態に係る管理装置の構成について説明する。図２は、第１の実施形態に係る管理装置の構成を示すブロック図である。図２に示すように、管理装置１０は、データ通信が可能なネットワーク２によって統合センタ３のクライアント端末３０および各機関Ａ、Ｂのクライアント端末４０Ａ、４０Ｂと接続されている。なお、以下では、複数のクライアント端末４０Ａ、４０Ｂについて、特に区別なく説明する場合には、クライアント端末４０と記載する。

危機対応の際、統合センタ３は、各機関４の運営プロセスを統合し、危機対応の全体方針を決定する。また、各機関４は、統合センタ３によって決定された全体方針に従って危機対応をそれぞれ行う。このとき、統合センタ３のクライアント端末３０および各機関４のクライアント端末４０は、運営プロセスと、運営プロセスにおける会議のスケジュールと、運営プロセスで実施すべき事項のチェックリストについての設定を入力したり、画面を出力したりする端末として機能する。

管理装置１０は、後述する各部の機能により、運営プロセスにおける会議のスケジュールと、運営プロセスで実施すべき事項のチェックリストを管理し、統合センタ３および各機関４の会議を同期させるように促す。例えば、管理装置１０は、統合センタ３が実施する会議が開始する前に、該会議と同一種類の会議が各機関４において実施が完了していない場合には、会議の実施を促す警告を出力する。

管理装置１０は、記憶部１１および制御部１２を有する。記憶部１１は、活動ログ記憶部１１１、運営プロセス記憶部１１２、会議情報記憶部１１３および会議資料記憶部１１４を有する。記憶部１１に記憶された情報は、各クライアント端末３０、４０から予め受信した情報である。例えば、記憶部１１は、ＲＡＭ（Random Access Memory）、フラッシュメモリ（Flash Memory）等の半導体メモリ素子、又は、ハードディスク、光ディスク等の記憶装置などである。

活動ログ記憶部１１１は、災害の状況を示す情報や危機対応に関する活動の内容を示す情報である活動ログを記憶する。例えば、活動ログは、各機関４が統合センタ３に報告するための情報であり、各機関４のクライアント端末４０から管理装置１０を介して統合センタ３のクライアント端末３０へ通知される情報である。例えば、活動ログ記憶部１１１は、活動ログとして、火災や洪水の発生状況や、救助活動や避難状況の情報を記憶する。

運営プロセス記憶部１１２は、統合センタ３や各機関４の運営プロセスに関する情報を記憶する。例えば、運営プロセス記憶部１１２は、図３に例示するように、組織の名称を示す「組織名」と、組織が実行する運営プロセスを示す「運営プロセス」とを対応付けて記憶する。図３の具体例を挙げて説明すると、組織名「統合センタ」に対応付けて、運営プロセス「・・・対策班会議→調整会議→本部会議」を記憶する。これは、統合センタ３が、対策班会議、調整会議、本部会議を順次実行する運営プロセスが設定されていることを示す。なお、図３の例では、運営プロセス記憶部１１１が、「機関Ａ」および「機関Ｂ」も同様に、運営プロセスとして「・・・対策班会議→調整会議→本部会議」を記憶しているものとする。

会議情報記憶部１１３は、危機対応の全体方針を決定する統合センタ３が順次実施する各会議の進捗状況およびスケジュールに関する統合センタ会議情報と、統合センタ３によって決定された全体方針に従って危機対応をそれぞれ行う各機関４が順次実施する各会議の進捗状況およびスケジュールに関する機関会議情報とを記憶する。

例えば、会議情報記憶部１１３は、図４に例示するように、各組織について、会議の名称を示す「会議名」と、会議の開始時間を示す「開始時間」と、会議の終了時間を示す「終了時間」と、会議の進捗状況を示す「進捗状況」と、会議に対応する全チェックリストに対する完了済みのチェックリストの割合を示す「チェックリスト」と、会議資料の作成が完了しているかを示す「会議資料」とを対応付けて記憶する。なお、図４の例では、機関Ｂについての機関会議情報のみを例示しているが、会議情報記憶部１１３には、図４に例示したものと同様の情報として、統合センタ３の統合センタ会議情報と全ての機関４についての機関会議情報とを記憶しているものとする。

図４の具体例を挙げて説明すると、会議情報記憶部１１３は、例えば、会議名「対策班会議」と、開始時間「１０：３０」と、終了時間「１１：３０」と、進捗状況「完了」と、チェックリスト「１００％」と、会議資料「完了」とを対応付けて記憶する。これは、対策班会議の開始時間が「１０：３０」で、終了時間が「１１：３０」であって、すでに会議は完了しており、対策班会議に関するチェックリストは全て完了し、会議資料の作成も完了していることを示す。

制御部１２は、各種の処理手順などを規定したプログラムおよび所要データを格納するための内部メモリを有し、これらによって種々の処理を実行するが、特に本発明に密接に関連するものとしては、設定部１２１、取得部１２２、判定部１２３、出力部１２４、挿入部１２５、通知部１２６および抽出部１２７を有する。

設定部１２１は、統合センタ３および各機関４の組織構造についての情報の入力を受け付け、該組織構造を基に、運営プロセスに各組織の役割分担を設定するとともに、組織構造の情報をチェックリストへ反映させる。ここでは、危機対応に係る統合センタ３および各機関４の上位からの階層構造は基本的に同様であることを前提としている。例えば、図５に例示するように、最終決定権を有する全体の長である首長や社長等の「トップ」、事務を行う危機管理課や災害対策室（災対室）等の「事務局」およびトップの配下にある各組織（１）〜（５）の長の「組織」で災害対策本部員が構成される。

また、このような階層構造において、例えば、災害対策本部員が参加する「本部会議」の場で全体方針を決定する。また、本部会議の前段階として、トップを除く災害対策本部員で構成される「調整会議」で事前に組織間の調整を実施する。更に、その前段階として、事務局スタッフの「対策班会議」で現時点の目標と現状とのギャップを分析し、対応方針の素案を検討する。

このような階層構造を前提として、例えば、設定部１２１は、「トップ」、「事務局」、「各組織」の組織構成についての情報として、首長または社長の名前、事務局の名称、事務局長の名前、組織の数、各組織の長の名前等について入力を受け付ける。

そして、設定部１２１は、災害対策本部の開設を行う運営プロセスである「災害対策本部開設」について、各組織（１）〜（５）を実行対象として設定し、「第１回本部会議」について、「トップ」、「事務局」および「各組織（１）〜（５）」を実行対象として設定し、「対策班会議」について、「事務局」を実行対象として設定し、「対応計画実施のための調整（調整会議）」について、「事務局」および「各組織（１）〜（５）」を実行対象として設定し、「本部会議」について、「トップ」、「事務局」および「各組織（１）〜（５）」を実行対象として設定する。

さらに、設定部１２１は、「トップ」、「事務局」、「各組織（１）〜（５）」の名称を事前に設定された各会議のチェックリストに反映する。ここでチェックリストとは、図６に例示するように、運営プロセスにおける各会議で実施すべき事項を規定したリストであり、Ｐｌａｎ画面において表示される列挙される情報である。図６に例示するように、チェックリストは、Ｐｌａｎ画面において、危機対応における「目標」、「会議スケジュール」、「運営プロセス」、現在対応しているフェーズである「対応フェーズ」、および、会議の資料や参照情報等を示す「参考情報」とともに表示される。

例えば、事前に設定されたチェックリストとして、「本部会議、開催者：首長、参加者：首長、部局長、各組織の長、目的：対応計画の決定、準備するもの：対応計画」が事前に設定されているものとし、首長の名前として「Ａさん」、部局長の名前として「Ｂさん」、各組織の長の名前として「Ｃさん」、「Ｄさん」という情報の入力を受け付けたものとする。この例の場合には、設定部１２１は、チェックリストに入力された情報を反映し、「本部会議、開催者：Ａさん、参加者：Ａさん、Ｂさん、Ｃさん、Ｄさん、目的：対応計画の決定、準備するもの：対応計画」というチェックリストに変更する。

取得部１２２は、統合センタ３が順次実施する各会議の進捗状況およびスケジュールに関する統合センタ会議情報と、各機関４が順次実施する各会議の進捗状況およびスケジュールに関する機関会議情報とを取得する。例えば、取得部１２２は、会議情報記憶部１１３から、統合センタ会議情報として、統合センタ３が実施する各会議の開始時間を取得し、機関会議情報として、各機関４が実施する各会議の終了時間を取得する。

また、例えば、取得部１２２は、会議情報記憶部１１３から、統合センタ会議情報として、統合センタ３が実施する各会議の開始時間を取得し、機関会議情報として、各機関４が実施する各会議が完了しているか否かを示す情報を取得する。また、例えば、取得部１２２は、会議情報記憶部１１３から、統合センタ会議情報として、統合センタ３が実施する各会議の開始時間を取得し、機関会議情報として、各機関４が実施する各会議の資料の作成が完了しているか否かを示す情報を取得する。

判定部１２３は、取得部１２２によって取得された統合センタ会議情報と機関会議情報とに基づいて、統合センタ３が実施する会議が開始する前に、該会議と同一種類の会議が各機関において実施が完了しているか否かをそれぞれ判定する。例えば、判定部１２３は、統合センタ３が実施する各会議の開始時間より、各機関が実施する同一種類の会議の終了時間が遅いか否かをそれぞれ判定する。

また、判定部１２３は、統合センタ３が実施する予定の会議の開始時間から所定時間前において、当該会議より前に実施される会議が完了しているか否かを各機関４についてさらに判定する。また、判定部１２３は、統合センタ３が実施する予定の会議の開始時間から所定時間前において、当該会議と同一種類の会議の資料の作成が完了しているか否かを各機関４について判定する。

出力部１２４は、判定部１２３によって同一種類の会議の実施が完了していないと判定された会議を実施する機関４のクライアント端末４０に対して、該会議の実施を促す警告を出力する。つまり、同一種類の会議の実施が完了していないと判定された会議を実施する機関４に対して、該会議の実施を促す警告を出力することによって、図７に例示するように、各機関４の運営プロセスを統合センタ３のものと同期させる。各機関４での会議を統合センタ３に先立って実行させ、各機関４における会議が完了した後に、各機関の会議の結果を基に、統合センタ３が会議を実行して全体方針を決定する。なお、各機関４の会議資料（とりまとめ報）を集約し、同様の議題を抽出するようにしてもよい。また、統合センタ３の会議終了後は、各機関４に会議結果をフィードバックして次のステップへ移行、もしくは、会議参集を実行する。

例えば、出力部１２４は、判定部１２３によって統合センタ３が実施する各会議の開始時間より同一種類の会議の終了時間が遅いと判定された会議を実施する機関４に対して、警告を出力する。例えば、図８に例示するように、「統合センタ」の対策班会議の開始時間が「１０：００」であり、「機関Ｂ」の対策班会議の終了時間が「１１：３０」であるため、統合センタ３、及び、全機関４の会議スケジュール一覧を表示する画面において、警告「Ａ０」を赤色等で目立つように表示し、「Ａ０」がクリックされると、統合センタ３が実施する会議の開始時間より会議の終了時間が遅いことを警告するメッセージを表示するようにしてもよい。

また、例えば、図９に例示するように、機関Ｂでの会議スケジュール設定画面において、警告「Ａ０」と、「統合センタの対策班会議（１０：００−１１：００）よりも遅い開催です。１０：００前には当該会議を終了するようにしてい下さい。」というメッセージをポップアップで表示するようにしてもよい。このように、会議スケジュール設定画面において表示することで、会議の開始時間と終了時間の設定時に、統合センタ３より前に同種の会議を終了させるように会議の開始時間と終了時間を設定させるように促すことができる。なお、警告はポップアップ表示する場合に限定されるものではなく、例えば、メール等のメッセージ通知機能を用いてクライアント端末４０に通知するようにしてもよい。

また、出力部１２４は、判定部１２３によって統合センタ３が実施する予定の会議の開始時間から所定時間前において、当該会議より前に実施される事前の会議が完了していないと判定された機関４に対して、事前の会議の次に実施する会議への移行を促す警告をさらに出力するようにしてもよい。また、出力部１２４は、判定部１２３によって会議の資料の作成が完了していないと判定された機関４に対して、会議の資料の作成を促す警告をさらに出力するようにしてもよい。

ここで、図１０の画面例を用いて、警告の通知例を説明する。なお、図１０に例示する「チェックリスト」および「会議資料」の項目は、統合センタ３のステップ（図１０の例では、調整会議）でのチェックリストおよび会議資料の進捗状況を示している。なお、図１０に例示するように、「機関Ｃ」の調整会議が「実施予定」であって「未完了」であり、「統合センタ」の調整会議も「実施予定」であって「未完了」である。さらに、図１０では図示していないが、「統合センタ」が実施予定の調整会議の開始時間よりも遅い場合には、警告「Ａ１」と、「統合センタの調整会議が開催予定です。会議の開催をお願いします。」というメッセージをポップアップで表示する。

また、図１０に例示するように、出力部１２４は、「統合センタ」が実施する予定の調整会議の開始時間から所定時間前において、当該調整会議より前に実施される事前の対策班会議が完了していない「機関Ｄ」および「機関Ｅ」に対して、事前の会議の次に実施する会議への移行を促す警告「Ａ２」と、「統合センタの調整会議が予定されています。次のステップに移行してください。」というメッセージをポップアップで表示する。

また、図１０に例示するように、出力部１２４は、「統合センタ」が実施する予定の調整会議における会議資料の作成が完了していない機関４に対して、会議の資料の作成を促す警告「Ａ３」と「統合センタの調整会議が予定されています。会議資料を準備してください。」というメッセージをポップアップで表示する。

また、図１０に例示するように、出力部１２４は、機関４の運営プロセスが統合センタ３よりも進み過ぎている場合にも警告Ａ４を通知する。「機関Ａ」の調整会議が「完了」しており、次のステップの「本部会議」が「実施予定」であり、「統合センタ」の調整会議が「実施予定」であって「未完了」である。このため、機関４の運営プロセスが統合センタ３よりも進み過ぎており、警告「Ａ４」と、「統合センタの調整会議が開催前です。次のステップに移行するのが早い可能性があります。」というメッセージをポップアップで表示する。

挿入部１２５は、統合センタ３の会議が終了した場合には、該会議において使用された資料の内容を各機関４の会議において使用された資料に挿入する。具体的には、挿入部１２５は、会議情報記憶部１１３の情報から統合センタ３の会議が終了したことを検知し、会議資料記憶部１１４から統合センタ３と各機関４の会議の資料を取得し、統合センタ３の会議において使用された資料の内容を各機関４の会議において使用された資料に挿入し、会議資料記憶部１１４に格納する。

ここで図１１の例を用いて、統合センタ３での会議結果を機関の会議資料にフィードバックする処理を説明する。図１１に例示するように、統合センタ３で対策班会議が終了した場合に、対策班会議の会議結果である統合センタ会議資料の内容を機関Ａにおける対策班会議の会議資料にフィードバックする。

通知部１２６は、統合センタ３の会議が終了した場合には、各機関４について次の会議に移行するか、該会議と同一種類の会議の参加者の参集を実行するか選択させ、会議の参集を実行すると選択された場合には、会議の参加者へ会議の参集に関するメッセージをクライアント端末４０に通知する。具体的には、通知部１２６は、会議情報記憶部１１３の情報から統合センタ３の会議が終了したことを検知し、資料の情報を機関Ａのクライアント端末４０に表示させるとともに、会議を終了させて次のステップに進む「完了」のボタンと、再度会議を行うために会議メンバを参集する「参集」のボタンを表示させる。

例えば、図１１に例示するように、通知部１２６は、対策班会議の会議結果である統合センタ会議資料の内容を機関Ａにおける対策班会議の会議資料にフィードバックした資料の情報を機関Ａのクライアント端末４０に表示させるとともに、「完了」と「参集」のボタンを表示させる。機関Ａのクライアント端末４０において、特に新規の議論がないと判断されて「完了」が押下されると、次のステップに移行する。つまり、例えば、会議情報記憶部１１３に記憶される情報について、対策班会議の進捗状況を「完了」に更新するとともに、会議資料の作成を「完了」に更新する。また、さらなる議論の必要があるため「参集」が押下されると、通知部１２６は、会議メンバへ参集のメッセージを通知し、対策班会議を再度行うようにする。

抽出部１２７は、機関４による会議の資料の作成が完了した場合に、作成した会議資料と他の機関４により作成された会議資料とで関連する議題を抽出して、関連する議題を表示するとともに、該関連する議題に関連する活動ログを検索し、検索された活動ログと議題とを対応付けて格納する。具体的には、抽出部１２７は、会議情報記憶部１１３の情報から機関４の会議の作成が完了したことを検知し、該作成が完了した会議の資料とともに、他の機関の作成済みの会議資料を会議資料記憶部１１４から取得する。

そして、抽出部１２７は、会議資料に含まれる議題の文章同士を比較し、既存の自然言語処理等により類似する文章を抽出し、抽出した文章を関連する議題としてクライアント端末３０およびクライアント端末４０に表示させる。また、抽出部１２７は、活動ログ記憶部１１１に記憶された活動ログのなかから、抽出された関連する議題の文章に類似する活動ログを検索し、類似度が高い活動ログと議題とを対応付けて活動ログ記憶部１１１に格納する。このように、類似度が高い活動ログと議題とを対応付けて記憶することで、議題に関連する活動ログを表示できるようにすることができ、統合センタ３における会議を円滑に進めさせることが可能となる。

ここで、図１２の例を用いて、会議資料の議題抽出と活動ログの表示について説明する。図１２に例示するように、例えば、抽出部１２７は、統合センタ３が調整会議を行う前に、機関Ａによる調整会議の資料であるとりまとめ報の作成が完了すると、とりまとめ報に記載された各議題と、機関Ａのとりまとめ報と既に作成済みの機関Ｃ、機関Ｅの調整会議のとりまとめ報の各議題とを比較し、既存の自然言語処理等により、類似の文章を検索する。図１２の例を用いて説明すると、機関Ａのとりまとめ報の議題「食料の輸送・・・」と、機関Ｃのとりまとめ報の議題「通行止め情報・・・」とがともに経路に関する文章であり、類似する文章であるため、関連議題として、議題（１）としてまとめる。

また、図１２に例示するように、抽出部１２７は、抽出された関連する議題の文章に類似する活動ログを検索し、類似度が高い活動ログがある場合には、「関連ログ」というボタンを表示する。なお、関連ログのボタンの色を類似度の高さに応じて変更するようにしてもよい。例えば、最も類似度が高い活動ログが０．９以上である場合には、ボタンを赤で表示し、０．７〜０．９未満である場合には、ボタンを橙で表示し、０．５〜０．７未満である場合には、ボタンを黄色で表示するようにしてもよい。そして、ボタンが押下されると、類似度の高い順に活動ログが表示される。図１２の例では、類似度が高いものほど活動ログが上に表示される。ここでも、類似度の高さに応じて活動ログの色を変更するようにしてもよい。

［第１の実施形態の処理］
図１３を用いて、第１の実施形態に係る管理装置１０の会議同期処理について説明する。図１３は、第１の実施形態に係る管理装置の会議同期処理の流れを示すフローチャートである。なお、この会議同期処理は、所定の時間間隔で定期的に実行してもよいし、ユーザの指示や所定の条件をトリガとして実行を開始するようにしてもよい。

図１３に示すように、取得部１２２は、各会議の進捗状況およびスケジュールに関する情報を取得する（ステップＳ１０１）。そして、判定部１２３は、統合センタ３が実施する各会議の開始時間より、各機関４が実施する同一種類の会議の終了時間が遅いか否かを判定する（ステップＳ１０２）。

この結果、統合センタ３が実施する各会議の開始時間より、各機関４が実施する同一種類の会議の終了時間が遅くないと判定された場合には（ステップＳ１０２否定）、ステップＳ１０４の処理に移行する。また、統合センタ３が実施する各会議の開始時間より、各機関４が実施する同一種類の会議の終了時間が遅いと判定された場合には（ステップＳ１０２肯定）、出力部１２４は、会議の実施を促すアラート（警告）を当該機関４に通知する（ステップＳ１０３）。

そして、ステップＳ１０４において、判定部１２３は、統合センタ３が実施する予定の会議の開始時間から所定時間前において、当該会議より前に実施される会議が完了しているか否かを判定する（ステップＳ１０４）。この結果、統合センタ３が実施する予定の会議の開始時間から所定時間前において、当該会議より前に実施される会議が完了していると判定された場合には（ステップＳ１０４肯定）、ステップＳ１０６の処理に移行する。また、統合センタ３が実施する予定の会議の開始時間から所定時間前において、当該会議より前に実施される会議が完了していないと判定された場合には（ステップＳ１０４否定）、出力部１２４は、次に実施する会議への移行を促すアラートを当該機関４に通知する（ステップＳ１０５）。

そして、ステップＳ１０６において、統合センタ３が実施する予定の会議の開始時間から所定時間前において、当該会議と同一種類の会議の資料の作成が完了しているか否かを判定する（ステップＳ１０６）。この結果、統合センタ３が実施する予定の会議の開始時間から所定時間前において、当該会議と同一種類の会議の資料の作成が完了している場合には（ステップＳ１０６肯定）、そのまま処理を終了する。また、統合センタ３が実施する予定の会議の開始時間から所定時間前において、当該会議と同一種類の会議の資料の作成が完了していない場合には（ステップＳ１０６否定）、会議の資料の作成を促すアラートを当該機関４に通知し（ステップＳ１０７）、処理を終了する。

次に、図１４を用いて、第１の実施形態に係る管理装置の議題抽出処理について説明する。図１４は、第１の実施形態に係る管理装置の議題抽出処理の流れを示すフローチャートである。

図１４に示すように、抽出部１２７は、会議資料の作成が完了すると（ステップＳ２０１肯定）、作成した会議資料と他の会議資料とで関連する議題を抽出する（ステップＳ２０２）。例えば、抽出部１２７は、会議資料に含まれる議題の文章同士を比較し、既存の自然言語処理等により類似する文章を抽出する。また、抽出部１２７は、抽出した文章を関連する議題としてクライアント端末３０およびクライアント端末４０に表示させる。

そして、抽出部１２７は、関連議題についての活動ログを検索し、活動ログの一覧を表示する（ステップＳ２０３）。例えば、抽出部１２７は、抽出された関連する議題の文章に類似する活動ログを検索し、類似度が高い活動ログがある場合には、「関連ログ」というボタンを表示する。そして、抽出部１２７は、表示ボタンが押下されると、類似度の高い順に活動ログの一覧をクライアント端末３０およびクライアント端末４０に表示させる。

次に、図１５を用いて、第１の実施形態に係る管理装置のフィードバック処理について説明する。図１５は、第１の実施形態に係る管理装置のフィードバック処理の流れを示すフローチャートである。

図１５に示すように、挿入部１２５は、統合センタ３での会議が完了すると（ステップＳ３０１肯定）、統合センタ３の会議資料を各機関４の会議資料にフィードバックする（ステップＳ３０２）。そして、通知部１２６は、統合センタ３の会議が終了した場合には、各機関４について次の会議に移行するか、該会議と同一種類の会議の参加者の参集を実行するか選択させる。具体的には、通知部１２６は、資料の情報を機関Ａのクライアント端末４０に表示させるとともに、会議を終了させて次のステップに進む「完了」のボタンと、再度会議を行うために会議メンバを参集する「参集」のボタンを表示する。

そして、通知部１２６は、運営プロセスにおける次のステップへ移行する選択を受け付けたか否かを判定する（ステップＳ３０３）。この結果、運営プロセスにおける次のステップへ移行する選択を受け付けたと判定した場合には（ステップＳ３０３肯定）、次のステップへ移行して（ステップＳ３０４）、処理を終了する。具体的には、通知部１２６は、「完了」のボタンが押下されると、現在実行中の会議の進捗状況および会議資料の作成を「完了」に更新し、次のステップへ移行する。

また、通知部１２６は、運営プロセスにおける次のステップへ移行する選択を受け付けていないと判定した場合には（ステップＳ３０３否定）、参集を実行する選択を受け付けたか否かを判定する（ステップＳ３０５）。この結果、通知部１２６は、参集を実行する選択を受け付けていないと判定した場合には（ステップＳ３０５否定）、ステップＳ３０３の処理に戻る。また、通知部１２６は、参集を実行する選択を受け付けたと判定した場合には（ステップＳ３０５肯定）、会議の参加者へ会議の参集に関するメッセージを通知して（ステップＳ３０６）、処理を終了する。

［第１の実施形態の効果］
このように、管理装置１０は、統合センタ３が順次実施する各会議の進捗状況およびスケジュールに関する統合センタ会議情報と、統合センタ３によって決定された全体方針に従って危機対応をそれぞれ行う各機関４が順次実施する各会議の進捗状況およびスケジュールに関する機関会議情報とに基づいて、統合センタ３が実施する会議が開始する前に、該会議と同一種類の会議が各機関４において実施が完了しているか否かをそれぞれ判定し、同一種類の会議の実施が完了していないと判定された会議を実施する機関４に対して、該会議の実施を促す警告を出力する。このため、各機関４の運営プロセスを同期させることができ、複数の異分野の機関での円滑な協力体制を構築し、迅速な危機対応を行うことが可能である。

また、管理装置１０は、統合センタ会議情報として、統合センタ３が実施する各会議の開始時間を取得し、機関会議情報として、各機関４が実施する各会議の終了時間を取得し、統合センタ３が実施する各会議の開始時間より、各機関４が実施する同一種類の会議の終了時間が遅いか否かをそれぞれ判定し、統合センタ３が実施する各会議の開始時間より同一種類の会議の終了時間が遅いと判定された会議を実施する機関４に対して、警告を出力する。このため、統合センタ３に先立って各機関４の会議を完了させることができるため、機関４毎の内部調整のうえ、統合センタ３での調整を図るような同期を取ることが可能である。

また、管理装置１０は、統合センタ会議情報として、統合センタ３が実施する各会議の開始時間を取得し、機関会議情報として、各機関４が実施する各会議が完了しているか否かを示す情報を取得する。そして、管理装置１０は、統合センタ３が実施する予定の会議の開始時間から所定時間前において、当該会議より前に実施される会議が完了しているか否かを各機関について判定する。続いて、管理装置１０は、統合センタ３が実施する予定の会議の開始時間から所定時間前において、当該会議より前に実施される事前の会議が完了していないと判定された機関に対して、事前の会議の次に実施する会議への移行を促す警告をさらに出力する。このため、運営プロセスの進行が遅い機関４について、進行を早めさせて各機関４の運営プロセスを同期させることが可能である。

また、管理装置１０は、統合センタ会議情報として、統合センタ３が実施する各会議の開始時間を取得し、機関会議情報として、各機関４が実施する各会議の資料の作成が完了しているか否かを示す情報を取得する。そして、管理装置１０は、統合センタ３が実施する予定の会議の開始時間から所定時間前において、当該会議と同一種類の会議の資料の作成が完了しているか否かを各機関について判定し、会議の資料の作成が完了していないと判定された機関４に対して、会議の資料の作成を促す警告を出力する。このため、会議の資料の作成が遅れている機関４について、会議の資料の作成を早めさせて、運営プロセスの同期を適切に取ることが可能である。

また、管理装置１０は、統合センタ３の会議が終了した場合には、該会議において使用された資料の内容を各機関の会議において使用された資料に挿入する。そして、管理装置１０は、統合センタ３の会議が終了した場合には、各機関４について次の会議に移行するか、該会議と同一種類の会議の参加者の参集を実行するか選択させ、会議の参集を実行すると選択された場合には、会議の参加者へ会議の参集に関するメッセージを通知する。このため、統合センタ３の会議の結果を自動的にフィードバックすることができ、統合センタ３の会議の結果を基に、再度議論が必要な場合には、容易に会議の参加者を参集することができる。

また、管理装置１０は、会議の資料の作成が完了した場合に、作成した会議資料と他の機関により作成された会議資料とで関連する議題を抽出して、関連する議題を表示するとともに、該関連する議題に関連する活動ログを検索し、検索された活動ログと議題とを対応付けて格納する。このため、統合センタ３での会議資料を各機関４からのとりまとめ報を集約して作成すると共に、共通的な議題については事前に抽出して全体像把握や会議での議論の効率化を図ることができる。つまり、会議資料については、同様の議題については事前に抽出して紐づけ、機関４内の関連する活動ログを一覧化することで、議論の時間短縮、全体像把握の効率化を図ることができる。

［システム構成等］
また、図示した各装置の各構成要素は機能概念的なものであり、必ずしも物理的に図示の如く構成されていることを要しない。すなわち、各装置の分散・統合の具体的形態は図示のものに限られず、その全部または一部を、各種の負荷や使用状況等に応じて、任意の単位で機能的または物理的に分散・統合して構成することができる。さらに、各装置にて行なわれる各処理機能は、その全部または任意の一部が、ＣＰＵ（Central Processing Unit）および当該ＣＰＵにて解析実行されるプログラムにて実現され、あるいは、ワイヤードロジックによるハードウェアとして実現され得る。

また、本実施形態において説明した各処理のうち、自動的におこなわれるものとして説明した処理の全部または一部を手動的におこなうこともでき、あるいは、手動的におこなわれるものとして説明した処理の全部または一部を公知の方法で自動的におこなうこともできる。この他、上記文書中や図面中で示した処理手順、制御手順、具体的名称、各種のデータやパラメータを含む情報については、特記する場合を除いて任意に変更することができる。

［プログラム］
一実施形態として、管理装置は、パッケージソフトウェアやオンラインソフトウェアとして上記の情報管理を実行する管理プログラムを所望のコンピュータにインストールさせることによって実装できる。例えば、上記の管理プログラムを情報処理装置に実行させることにより、情報処理装置を管理装置として機能させることができる。ここで言う情報処理装置には、デスクトップ型またはノート型のパーソナルコンピュータが含まれる。また、その他にも、情報処理装置にはスマートフォン、携帯電話機やＰＨＳ（Personal Handyphone System）等の移動体通信端末、さらには、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）等のスレート端末等がその範疇に含まれる。

また、管理装置は、ユーザが使用する端末装置をクライアントとし、当該クライアントに上記の情報管理に関するサービスを提供するサーバ装置として実装することもできる。例えば、管理装置は、テンプレートの入力指示を入力とし、連絡処理票を出力とする情報管理サービスを提供するサーバ装置として実装される。この場合、管理装置は、Ｗｅｂサーバとして実装することとしてもよいし、アウトソーシングによって上記の情報管理に関するサービスを提供するクラウドとして実装することとしてもかまわない。

図１６は、プログラムが実行されることにより管理装置が実現されるコンピュータの一例を示す図である。コンピュータ１０００は、例えば、メモリ１０１０、ＣＰＵ１０２０を有する。また、コンピュータ１０００は、ハードディスクドライブインタフェース１０３０、ディスクドライブインタフェース１０４０、シリアルポートインタフェース１０５０、ビデオアダプタ１０６０、ネットワークインタフェース１０７０を有する。これらの各部は、バス１０８０によって接続される。

メモリ１０１０は、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０１１およびＲＡＭ１０１２を含む。ＲＯＭ１０１１は、例えば、ＢＩＯＳ（Basic Input Output System）等のブートプログラムを記憶する。ハードディスクドライブインタフェース１０３０は、ハードディスクドライブ１０９０に接続される。ディスクドライブインタフェース１０４０は、ディスクドライブ１１００に接続される。例えば磁気ディスクや光ディスク等の着脱可能な記憶媒体が、ディスクドライブ１１００に挿入される。シリアルポートインタフェース１０５０は、例えばマウス１１１０、キーボード１１２０に接続される。ビデオアダプタ１０６０は、例えばディスプレイ１１３０に接続される。

ハードディスクドライブ１０９０は、例えば、ＯＳ１０９１、アプリケーションプログラム１０９２、プログラムモジュール１０９３、プログラムデータ１０９４を記憶する。すなわち、管理装置１０の各処理を規定するプログラムは、コンピュータにより実行可能なコードが記述されたプログラムモジュール１０９３として実装される。プログラムモジュール１０９３は、例えばハードディスクドライブ１０９０に記憶される。例えば、管理装置１０における機能構成と同様の処理を実行するためのプログラムモジュール１０９３が、ハードディスクドライブ１０９０に記憶される。なお、ハードディスクドライブ１０９０は、ＳＳＤ（Solid State Drive）により代替されてもよい。

また、上述した実施形態の処理で用いられる設定データは、プログラムデータ１０９４として、例えばメモリ１０１０やハードディスクドライブ１０９０に記憶される。そして、ＣＰＵ１０２０が、メモリ１０１０やハードディスクドライブ１０９０に記憶されたプログラムモジュール１０９３やプログラムデータ１０９４を必要に応じてＲＡＭ１０１２に読み出して実行する。

なお、プログラムモジュール１０９３やプログラムデータ１０９４は、ハードディスクドライブ１０９０に記憶される場合に限らず、例えば着脱可能な記憶媒体に記憶され、ディスクドライブ１１００等を介してＣＰＵ１０２０によって読み出されてもよい。あるいは、プログラムモジュール１０９３およびプログラムデータ１０９４は、ネットワーク（ＬＡＮ、ＷＡＮ等）を介して接続された他のコンピュータに記憶されてもよい。そして、プログラムモジュール１０９３およびプログラムデータ１０９４は、他のコンピュータから、ネットワークインタフェース１０７０を介してＣＰＵ１０２０によって読み出されてもよい。

１ 危機対応システム
２ ネットワーク
３ 統合センタ
４Ａ、４Ｂ、４Ｃ 機関
１０ 管理装置
１１ 記憶部
１２ 制御部
３０、４０Ａ、４０Ｂ クライアント端末
１１１ 活動ログ記憶部
１１２ 運営プロセス記憶部
１１３ 会議情報記憶部
１１４ 会議資料記憶部
１２１ 設定部
１２２ 取得部
１２３ 判定部
１２４ 出力部
１２５ 挿入部
１２６ 通知部
１２７ 抽出部

Claims (8)

1. 危機対応の全体方針を決定する統合センタが順次実施する各会議の進捗状況およびスケジュールに関する統合センタ会議情報と、前記統合センタによって決定された全体方針に従って危機対応をそれぞれ行う各機関が順次実施する各会議の進捗状況およびスケジュールに関する機関会議情報とを取得する取得部と、
   前記取得部によって取得された前記統合センタ会議情報と前記機関会議情報とに基づいて、前記統合センタが実施する会議が開始する前に、該会議と同一種類の会議が各機関において実施が完了しているか否かをそれぞれ判定する判定部と、
   前記判定部によって同一種類の会議の実施が完了していないと判定された会議を実施する機関に対して、該会議の実施を促す警告を出力する出力部と、
   を有することを特徴とする管理装置。
2. 前記取得部は、前記統合センタ会議情報として、前記統合センタが実施する各会議の開始時間を取得し、前記機関会議情報として、前記各機関が実施する各会議の終了時間を取得し、
   前記判定部は、前記統合センタが実施する各会議の開始時間より、前記各機関が実施する同一種類の会議の終了時間が遅いか否かをそれぞれ判定し、
   前記出力部は、前記判定部によって前記統合センタが実施する各会議の開始時間より同一種類の会議の終了時間が遅いと判定された会議を実施する機関に対して、前記警告を出力することを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
3. 前記取得部は、前記統合センタ会議情報として、前記統合センタが実施する各会議の開始時間を取得し、前記機関会議情報として、前記各機関が実施する各会議が完了しているか否かを示す情報を取得し、
   前記判定部は、前記統合センタが実施する予定の会議の開始時間から所定時間前において、当該会議より前に実施される会議が完了しているか否かを各機関についてさらに判定し、
   前記出力部は、前記判定部によって前記統合センタが実施する予定の会議の開始時間から所定時間前において、当該会議より前に実施される事前の会議が完了していないと判定された機関に対して、前記事前の会議の次に実施する会議への移行を促す警告をさらに出力することを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
4. 前記取得部は、前記統合センタ会議情報として、前記統合センタが実施する各会議の開始時間を取得し、前記機関会議情報として、前記各機関が実施する各会議の資料の作成が完了しているか否かを示す情報を取得し、
   前記判定部は、前記統合センタが実施する予定の会議の開始時間から所定時間前において、当該会議と同一種類の会議の資料の作成が完了しているか否かを各機関について判定し、
   前記出力部は、前記判定部によって会議の資料の作成が完了していないと判定された機関に対して、会議の資料の作成を促す警告をさらに出力することを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
5. 前記統合センタの会議が終了した場合には、該会議において使用された資料の内容を前記各機関の会議において使用された資料に挿入する挿入部と、
   前記統合センタの会議が終了した場合には、前記各機関について次の会議に移行するか、該会議と同一種類の会議の参加者の参集を実行するか選択させ、会議の参集を実行すると選択された場合には、前記会議の参加者へ会議の参集に関するメッセージを通知する通知部と
   をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
6. 前記機関による会議の資料の作成が完了した場合に、作成した会議資料と他の機関により作成された会議資料とで関連する議題を抽出して、関連する議題を表示するとともに、該関連する議題に関連する活動ログを検索し、検索された活動ログと議題とを対応付けて格納する抽出部をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
7. 管理装置で実行される管理方法であって、
   危機対応の全体方針を決定する統合センタが順次実施する各会議の進捗状況およびスケジュールに関する統合センタ会議情報と、前記統合センタによって決定された全体方針に従って危機対応をそれぞれ行う各機関が順次実施する各会議の進捗状況およびスケジュールに関する機関会議情報とを取得する取得工程と、
   前記取得工程によって取得された前記統合センタ会議情報と前記機関会議情報とに基づいて、前記統合センタが実施する会議が開始する前に、該会議と同一種類の会議が各機関において実施が完了しているか否かをそれぞれ判定する判定工程と、
   前記判定工程によって同一種類の会議の実施が完了していないと判定された会議を実施する機関に対して、該会議の実施を促す警告を出力する出力工程と、
   を含んだことを特徴とする管理方法。
8. 危機対応の全体方針を決定する統合センタが順次実施する各会議の進捗状況およびスケジュールに関する統合センタ会議情報と、前記統合センタによって決定された全体方針に従って危機対応をそれぞれ行う各機関が順次実施する各会議の進捗状況およびスケジュールに関する機関会議情報とを取得する取得ステップと、
   前記取得ステップによって取得された前記統合センタ会議情報と前記機関会議情報とに基づいて、前記統合センタが実施する会議が開始する前に、該会議と同一種類の会議が各機関において実施が完了しているか否かをそれぞれ判定する判定ステップと、
   前記判定ステップによって同一種類の会議の実施が完了していないと判定された会議を実施する機関に対して、該会議の実施を促す警告を出力する出力ステップと、
   をコンピュータに実行させるための管理プログラム。

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