JP6237200B2 - 文書情報処理システム、文書情報処理方法、文書情報処理装置及び文書情報処理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書情報生成システム、文書情報生成方法、文書情報生成装置及び文書情報生成プログラムに関し、特に、文書情報の生成処理に関する負荷の分散に関する。

テキスト編集用のアプリケーション・プログラムや、スライド編集用のアプリケーション・プログラムによって編集可能な形式の情報（以降、「プログラム依存情報」とする）に基づき、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）ファイルのような、レイアウトが固定された情報（以降、「レイアウト固定情報」とする）を生成する技術が一般的に用いられている（例えば、特許文献１参照）。このようなレイアウト固定情報は、環境に応じたレイアウトの崩れが少ないことや、改ざんが困難であること等のメリットがあり、様々な場面で用いられる。

特許文献１に開示された技術によれば、上述したような様々なアプリケーション・プログラムによって夫々生成されたプログラム依存情報に基づくレイアウト固定情報を生成することが可能である。しかしながら、特許文献１に開示された技術は、そのようなレイアウト固定情報の生成における処理負荷の分散を目的とする本発明とはその趣旨が異なる。

業務等においてプログラム依存情報として生成された文書等を、レイアウト固定情報に変換した上で保存し、若しくは配布する等の対応が行われる場合がある。ここで、レイアウト固定情報への変換が業務フローの一部となっている場合、大きな組織や繁忙期において処理される情報量が多くなり、レイアウト固定情報への変換を行うための処理負荷が膨大なものとなる。

また、上述したようなレイアウト固定情報への変換が、１つプログラム依存情報について複数回行われる場合があり得る。例えば、付加される属性情報の異なる複数のレイアウト固定情報を夫々生成する場合であり、具体的な例としては、印刷出力を許可するレイアウト固定情報と印刷出力を許可しないレイアウト固定情報とを生成する場合等があり得る。

処理負荷が膨大となる変換処理は可能な限り負荷分散することが求められるが、上述したように業務フローの一部となっている場合等には、情報の種類によっては入力されたプログラム依存情報について即座にレイアウト固定情報が求められる場合もあり、単純に負荷分散を行うことが難しい。

本発明は、このような課題を解決するためになされたものであり、編集可能な情報をレイアウトの固定された情報に変換する変換処理の負荷分散を行うと共に、負荷分散による処理タイミングの弊害を回避することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明の一態様は、文書情報を生成するためのプログラムによって編集可能な形式のプログラム依存情報に基づき、文書を構成する要素のレイアウトが固定されたレイアウト固定情報を生成する文書情報処理システムであって、前記プログラム依存情報を取得する情報取得部と、取得された前記プログラム依存情報に基づいて前記レイアウト固定情報を生成するレイアウト固定情報生成部とを含み、前記レイアウト固定情報生成部は、前記プログラム依存情報が取得された後、所定の期間以内に実行される第１の生成処理と、前記プログラム依存情報が取得された後、所定のタイミングで一括して実行される第２の生成処理とを夫々実行することにより、取得された１つの前記プログラム依存情報に基づいて複数のレイアウト固定情報を異なるタイミングで夫々生成し、前記第１の生成処理によって生成される第１のレイアウト固定情報と、前記第２の生成処理によって生成される第２のレイアウト固定情報とで、異なる情報を付加することを特徴とする。

本発明によれば、編集可能な情報をレイアウトの固定された情報に変換する変換処理の負荷分散を行うと共に、負荷分散による処理タイミングの弊害を回避することができる。

本発明の実施形態に係るシステムの運用形態を示す図である。 本発明の実施形態に係る情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係る受注管理サーバの機能構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係る受注管理情報の例を示す図である。 本発明の実施形態に係る報告書管理サーバの機能構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係る管理情報の例を示す図である。 本発明の実施形態に係るＰＤＦ管理情報の例を示す図である。 本発明御実施形態に係るＰＤＦ化サーバの機能構成を示す図である。 本発明の実施形態に係るＰＤＦプロパティ情報の例を示す図である。 本発明の実施形態に係るシステム全体の動作を示すシーケンス図である。 本発明の実施形態に係る報告書管理詳細画面の例を示す図である。 本発明の実施形態に係る報告書表示画面の例を示す図である。 本発明の実施形態に係る報告書登録画面の例を示す図である。 本発明の実施形態に係るＰＤＦ化に際しての表紙付加の態様を示す図である。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態について説明する。本実施形態においては、テキスト編集用のアプリケーション・プログラムや、スライド編集用のアプリケーション・プログラムによって編集可能な形式の情報（以降、「プログラム依存情報」とする）の入力を受け付け、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）ファイルのような、レイアウトが固定された文書の情報（以降、「レイアウト固定情報」とする）を生成して記憶するシステムにおいて、プログラム依存情報からレイアウト固定情報への変換処理の負荷分散を行う態様について説明する。

図１は、本実施形態に係る文書情報処理システムの運用形態を示す図である。本実施形態に係る文書情報処理システムは、顧客からの受注に応じて作成されてアップロードされた報告書を文書情報として管理するシステムである。そして、アップロードされる報告書の形式はプログラム依存情報であり、アップロードされた報告書が自動的にレイアウト固定情報であるＰＤＦ形式の文書情報に変換される。このＰＤＦ形式への変換処理の負荷分散の態様が、本実施形態に係る要旨の1つである。尚、プログラム依存情報は、換言すると、アプリケーション・プログラムによって編集可能なアプリケーション情報である。

図１に示すように、本実施形態に係るシステムは、受注管理サーバ１００、報告書管理サーバ２００、ＰＤＦ化サーバ３００及びクライアント端末４００がネットワークを介して接続されて構成されている。ここで、本実施形態に係る受注管理サーバ１００、報告書管理サーバ２００、ＰＤＦ化サーバ３００、クライアント端末４００等の情報処理装置のハードウェア構成について図２を参照して説明する。

図２に示すように、本実施形態に係る情報処理装置は、一般的なサーバやＰＣ等と同様の構成を含む。即ち、本実施形態に係る情報処理装置は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）１０、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）２０、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）３０、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）４０及びＩ／Ｆ５０がバス８０を介して接続されている。また、Ｉ／Ｆ５０にはＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）６０及び操作部７０が接続されている。

ＣＰＵ１０は演算手段であり、情報処理装置全体の動作を制御する。ＲＡＭ２０は、情報の高速な読み書きが可能な揮発性の記憶媒体であり、ＣＰＵ１０が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ＲＯＭ３０は、読み出し専用の不揮発性記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。ＨＤＤ４０は、情報の読み書きが可能な不揮発性の記憶媒体であり、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）や各種の制御プログラム、アプリケーション・プログラム等が格納される。

Ｉ／Ｆ５０は、バス８０と各種のハードウェアやネットワーク等を接続し制御する。ＬＣＤ６０は、ユーザが情報処理装置の状態を確認するための視覚的ユーザインタフェースである。操作部７０は、キーボードやマウス等、ユーザが情報処理装置に情報を入力するためのユーザインタフェースである。尚、本実施形態に係る受注管理サーバ１００、報告書管理サーバ２００、ＰＤＦ化サーバ３００は、ユーザが直接操作することの無いサーバとして運用されるため、ＬＣＤ６０や操作部７０等のユーザインタフェースは省略可能である。

このようなハードウェア構成において、ＲＯＭ３０に格納されたプログラムや、ＨＤＤ４０若しくは図示しない光学ディスク等の記憶媒体からＲＡＭ２０にロードされたプログラムに従ってＣＰＵ１０が演算を行うことにより、ソフトウェア制御部が構成される。このようにして構成されたソフトウェア制御部と、ハードウェアとの組み合わせによって、本実施形態に係る受注管理サーバ１００、報告書管理サーバ２００、ＰＤＦ化サーバ３００及びクライアント端末４００の機能を実現する機能ブロックが構成される。

受注管理サーバ１００は、上述した顧客からの受注に関する情報（以降、「受注情報」とする）を管理する。報告書管理サーバ２００は、受注管理サーバ１００によって管理される受注情報と連動して、受注に対して納品するべき報告書の情報を管理する。ＰＤＦ化サーバ３００は、受注に対して納品するためにアップロードされた報告書の情報をＰＤＦ形式に変換する。クライアント端末４００は、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等の一般的な情報処理端末によって構成され、ユーザが報告書をアップロードする際のユーザインタフェースとなる。

尚、本実施形態においては、図１に示すように、受注管理サーバ１００、報告書管理サーバ２００、ＰＤＦ化サーバ３００によってシステムの主要な機能が構成される場合を例として説明する。この他、夫々のサーバの機能が更に複数のサーバに分散されて実現される態様や、複数のサーバの機能が１つのサーバに併合されて実現される態様等、ネットワークを介して情報をやり取りすることによって様々な態様が考えられる。

次に、本実施形態に係る受注管理サーバ１００の機能構成について説明する。図３は、本実施形態に係る受注管理サーバ１００の機能構成を示す図である。図３に示すように、本実施形態に係る受注管理サーバ１００は、コントローラ１２０及びネットワークＩ／Ｆ１１０を有する。また、コントローラ１２０は、受注管理アプリケーション１２１、受注情報記憶部１２２を含む。

ネットワークＩ／Ｆ１１０は、受注管理サーバ１００がネットワークを介して他の機器と通信するためのインタフェースであり、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）やＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）インタフェースが用いられる。コントローラ１２０は、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせによって構成され、受注管理サーバ１００全体を制御する制御部として機能する。

受注管理アプリケーション１２１は、受注管理サーバ１００において受注情報を管理するための機能を実現するソフトウェア・モジュールである。受注管理サーバ１００において新たに管理される受注情報が追加される際、受注管理アプリケーション１２１はネットワークＩ／Ｆ１１０を介して新たな受注情報を取得し、受注情報記憶部１２２に格納する。

図４は、受注情報記憶部１２２に記憶されている受注情報の例を示す図である。図４に示すように、受注情報は、夫々の受注を識別するための“受注ＩＤ”、受注の“日時”、受注の担当者を識別する“担当者ＩＤ”及び受注に関してのその他の情報である“備考”の情報を含む。受注管理アプリケーション１２１は、新たに取得した受注情報を図４に示すように受注情報記憶部１２２に記憶させると共に、報告書管理サーバ２００との連動の為に報告書管理サーバ２００に情報を通知する。

次に、本実施形態に係る報告書管理サーバ２００の機能構成について説明する。図５は、本実施形態に係る報告書管理サーバ２００の機能構成を示す図である。図５に示すように、本実施形態に係る報告書管理サーバ２００は、コントローラ２２０及びネットワークＩ／Ｆ２１０を有する。また、コントローラ２２０は、報告書管理アプリケーション２２１、管理情報記憶部２２２、原本情報記憶部２２３及びＰＤＦ情報記憶部２２４を含む。

ネットワークＩ／Ｆ２１０は、報告書管理サーバ２００がネットワークを介して他の機器と通信するためのインタフェースであり、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）やＵＳＢインタフェースが用いられる。コントローラ２２０は、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせによって構成され、報告書管理サーバ２００全体を制御する制御部として機能する。

報告書管理アプリケーション２２１は、受注管理サーバ１００と連動することにより、受注管理サーバ１００の受注情報記憶部１２２において受注情報が管理されている夫々の受注に対して納品される報告書の情報を管理する機能を担う。そのため、報告書管理アプリケーション２２１は、受注管理サーバ１００から通知された受注情報に基づき、報告書を管理するための管理情報を生成して管理情報記憶部２２２に記憶させる。

図６は、管理情報記憶部２２２に記憶されている管理情報の例を示す図である。図６に示すように、本実施形態に係る管理情報記憶部２２２には、夫々の報告書を識別する“報告書ＩＤ”、夫々の報告書の納品対象の受注を識別する“受注ＩＤ”、夫々の報告書の作成担当者を識別する“担当者ＩＤ”、夫々の報告書の原本の情報が格納されているファイルパスを示す“原本パス”、夫々の報告書を印刷出力するためのＰＤＦ情報が格納されているファイルパスを示す“出力用ＰＤＦパス”、夫々の報告書をネットワークを介して閲覧するためのＰＤＦ情報が格納されているファイルパスを示す“閲覧用ＰＤＦパス”の情報を含む。

“受注ＩＤ”、“担当者ＩＤ”は、図４に示す“受注ＩＤ”、“担当者ＩＤ”に夫々対応する。原本情報記憶部２２３は、報告書の原本が記憶される記憶媒体である。報告書の原本は、テキスト編集用のアプリケーション・プログラムや、スライド編集用のアプリケーション・プログラムによって編集可能な形式のプログラム依存情報として生成される。“原本パス”はそのようなプログラム依存情報が原本情報記憶部２２３において格納されている記憶領域を示す。

ＰＤＦ情報記憶部２２４は、上述したプログラム依存情報から変換されたＰＤＦ形式の報告書の情報（以降、「ＰＤＦ報告書」とする）が記憶される記憶媒体である。“出力用ＰＤＦパス”、“閲覧用ＰＤＦパス”は、そのようなＰＤＦ報告書がＰＤＦ情報記憶部２２４において格納されている記憶領域を示す。

また、ＰＤＦ情報記憶部２２４には、ＰＤＦ報告書を管理するための情報（以降、「ＰＤＦ管理情報」とする）が記憶されている。図７は、ＰＤＦ管理情報の例を示す図である。図７に示すように、本実施形態に係るＰＤＦ管理情報は、夫々のＰＤＦ報告書を識別する“文書ＩＤ”、夫々のＰＤＦ報告書が作成された“日時”、夫々のＰＤＦ報告書が出力用であるか閲覧用であるかを示す“属性”、夫々の報告書が格納されている“ファイルパス”、夫々の報告書へのアクセス権限を示す“アクセス許可”の情報を含む。

ＰＤＦ管理情報における“ファイルパス”は、図６における“出力用ＰＤＦパス”、“閲覧用ＰＤＦパス”に対応する。この“ファイルパス”により、図６に示す管理情報における夫々のレコードと、図７に示すＰＤＦ管理情報における夫々のレコードが関連付けられる。

本実施形態に係る報告書管理アプリケーション２２１は、本実施形態に係るシステムを利用するユーザが操作するためのＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を提供する機能を有する。本実施形態に係るシステムのユーザは、クライアント端末４００にインストールされたウェブブラウザ等のアプリケーションを介して報告書管理サーバ２００にアクセスすることにより、本実施形態に係るシステムの機能を用いる。即ち、本実施形態に係る報告書管理アプリケーション２２１は、ウェブサーバとしての機能を有する。

このように報告書管理アプリケーション２２１によってクライアント端末４００を介して提供されるユーザインタフェースを介して、ユーザの操作によりプログラム依存情報である報告書の原本が報告書管理サーバ２００にアップロードされる。報告書管理アプリケーション２２１は、ユーザによるクライアント端末４００の操作によってアップロードされたプログラム依存情報である報告書原本を原本情報記憶部２２３に記憶させると共に、ＰＤＦ化処理のためにＰＤＦ化サーバ３００に送信する。即ち、報告書管理アプリケーション２２１が、プログラム依存情報である報告書原本を取得する情報取得部として機能する。と共に、管理情報記憶部２２２やＰＤＦ情報記憶部２２４に記憶されている情報を管理する情報管理部として機能する。

次に、本実施形態に係るＰＤＦ化サーバ３００の機能構成について説明する。図８は、本実施形態に係るＰＤＦ化サーバ３００の機能構成を示す図である。図８に示すように、本実施形態に係るＰＤＦ化サーバ３００は、コントローラ３２０及びネットワークＩ／Ｆ３１０を有する。また、コントローラ３２０は、ＰＤＦ化アプリケーション３２１、出力用原本記憶部３２２及び閲覧用原本記憶部３２３を含む。

ネットワークＩ／Ｆ３１０は、ＰＤＦ化サーバ３００がネットワークを介して他の機器と通信するためのインタフェースであり、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）やＵＳＢインタフェースが用いられる。コントローラ３２０は、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせによって構成され、ＰＤＦ化サーバ３００全体を制御する制御部として機能する。

ＰＤＦ化アプリケーション３２１は、上述した報告書の原本であるプログラム依存情報をＰＤＦ報告書に変換するための機能を担う。即ち、ＰＤＦ化アプリケーション３２１が、レイアウト固定情報を生成するレイアウト固定情報生成部として機能する。プログラム依存情報からＰＤＦ報告書への変換処理については、印刷出力用の情報に基づくＰＤＦ形式の情報の生成処理等、公知の様々な方法を用いることが出来る。

本実施形態に係るＰＤＦ化アプリケーション３２１は、１つの報告書原本に基づき、印刷出力が可能なＰＤＦ報告書（以降、「印刷用ＰＤＦ報告書」とする）及び印刷出力が禁止されたＰＤＦ報告書（以降、「閲覧用ＰＤＦ報告書」とする）の２つのＰＤＦ報告書を生成する。その２つの報告書の生成のため、出力用原本記憶部３２２及び閲覧用原本記憶部３２３が設けられている。

ＰＤＦ化アプリケーション３２１は、出力用原本記憶部３２２に格納されている報告書原本に基づいて印刷用ＰＤＦ報告書を生成し、閲覧用原本記憶部３２３に格納されている報告書原本に基づいて閲覧用ＰＤＦ報告書を生成する。そのため、ＰＤＦ化アプリケーション３２１は、報告書管理サーバ２００から受信した報告書原本を、出力用原本記憶部３２２及び閲覧用原本記憶部３２３の夫々に記憶させる。

ＰＤＦ化アプリケーション３２１は、予め設定された処理周期、処理タイミング毎に出力用原本記憶部３２２及び閲覧用原本記憶部３２３を夫々参照し、そこに格納されている報告書原本に基づいてＰＤＦ化処理を行う。ここで、本実施形態に係るＰＤＦ化アプリケーション３２１は、出力用原本記憶部３２２、閲覧用原本記憶部３２３について、異なる処理頻度でＰＤＦ化処理を行う。この点が、本実施形態に係る要旨の１つである。

出力用原本記憶部３２２に格納された報告書原本に基づくＰＤＦ化処理は、例えば５分間隔等の短い周期で実行されることにより、ユーザによって報告書原本がアップロードされてから出力用ＰＤＦ報告書が生成されるまでのタイムラグが短くなるように処理される。これに対して、閲覧用原本記憶部３２３に格納された報告書原本に基づくＰＤＦ化処理は、例えば深夜の時間帯等、システムの利用者が少なく、システムの処理負荷が低い時間が指定され、１日間隔等の長い周期で実行されることにより、システムの処理負荷が分散されるように処理される。

即ち、本実施形態に係るシステムにおいて、閲覧用原本記憶部３２２に格納された報告書原本に基づくＰＤＦ化処理は、予め定められたタイミングで定期的に一括して実行されるのに対し、出力用原本記憶部３２２に格納された報告書原本に基づくＰＤＦ化処理は、それよりも短い周期で高頻度に実行される。

図９（ａ）は出力用ＰＤＦ報告書のプロパティ情報を示す図である。また、図９（ｂ）は閲覧用ＰＤＦ報告書のプロパティ情報を示す図である。図９（ａ）、（ｂ）に示すように、出力用ＰＤＦ報告書のプロパティ情報は、ファイルを開く際の利用態様を示す“利用可能性”及び文書として印刷する際の設定を示す“印刷設定”を含む。

本実施形態に係るシステムにおいて、ＰＤＦ報告書は頒布を目的としたものではなく、受注に対する納品物や他の受注において報告書を作成する際の参考情報とするためのものであり、閲覧者にダウンロードさせる必要はない。そのため“利用可能性”は「オンラインでのみ利用可」となっている。

出力用ＰＤＦ報告書は、印刷出力することにより受注元に紙で納品するためのものであるため、“印刷設定”には「Ａ４タテ」のような印刷設定の内容が設定される。これに対して、閲覧用ＰＤＦ報告書は、上述したように、他の受注において報告書を作成する際の参考情報とするためのものであり、“印刷設定”は「印刷禁止」となっている。

尚、図７において説明したように、ＰＤＦ情報記憶部２２４に格納されるＰＤＦ報告書にはアクセス権が設定される。“文書属性”が「出力用」である出力用ＰＤＦ報告書の場合、“アクセス許可”は、その報告書が納品される受注の担当者や、その上司等の関係者のみとなる。これに対して、“文書属性”が「閲覧用」である閲覧用ＰＤＦ報告書の場合、“アクセス許可”は、Ｎｕｌｌ値等、システム利用者であれば特に閲覧が制限されないことを示す値が設定される。

尚、出力用原本記憶部３２２及び閲覧用原本記憶部３２３に記憶された報告書原本は、ＰＤＦ化アプリケーション３２１によって夫々ＰＤＦ化処理が実行された後に、記憶媒体から削除される。

次に、本実施形態に係るシステム全体の動作について、図１０のシーケンス図に基づいて説明する。図１０に示すように、新たな受注が発生すると、受注管理サーバ１００において、図３に示す受注情報のレコードが追加される（Ｓ１００１）。新たなレコードが累加されると、受注管理サーバ１００は、報告書管理サーバ２００に新たな受注の情報を通知する（Ｓ１００２）。Ｓ１００２において通知される情報は、図３に示す夫々の情報のうち、少なくとも“受注ＩＤ”、“担当者ＩＤ”を含む。Ｓ１００２において通知される情報が、レイアウト固定情報であるＰＤＦ報告書の生成要求として用いられる。

新たな受注に関する情報を受注管理サーバ１００から取得した報告書管理サーバ２００は、取得した情報に基づいて図６において説明した管理情報の新たなレコードを追加する（Ｓ１００３）。Ｓ１００３においては、少なくとも“報告書ＩＤ”が新たに生成され、取得した“受注ＩＤ”及び“担当者ＩＤ”と関連付けて格納される。他方、“原本パス”、“出力用ＰＤＦパス”、“閲覧用ＰＤＦパス”等は、未だ報告書の作成前であるため、Ｎｕｌｌ値等が設定される。

他方、本実施形態に係るシステムを利用するユーザは、クライアント端末４００を操作し、ウェブブラウザやシステム専用のアプリケーション等を介して報告書管理サーバ２００にアクセスし、ユーザインタフェースの画面情報を要求する（Ｓ１００４）。クライアント端末４００からの画面要求を受けた報告書管理サーバ２００は、要求に応じて画面情報をクライアント端末４００に送信する（Ｓ１００５）。クライアント端末４００においては、報告書管理サーバ２００から受信した画面情報に基づき、上述したウェブブラウザや専用アプリケーションによってＧＵＩが表示される（Ｓ１００６）。

クライアント端末４００において表示されるＧＵＩは、例えば管理情報記憶部２２２に記憶されている報告書の管理情報の一覧である。その際、クライアント端末４００を操作しているユーザに応じて“担当者ＩＤ”による絞り込みを行い、画面表示を要求したユーザに関する管理情報のリストを表示する等の態様が可能である。

また、そのような一覧画面においていずれかのレコードが選択された場合、選択されたレコードについての詳細画面（以降、「報告書管理詳細画面」とする）が表示される。図１１（ａ）、（ｂ）は、そのような画面の例を示す図である。図１１（ａ）は、未だ報告書が登録されていない場合の報告書管理詳細画面の例を示す図である。

図１１（ａ）に示すように、報告書管理詳細画面については、“報告書ＩＤ”、“受注ＩＤ”、“担当者ＩＤ”等の基本的な情報の他、“報告書登録状況”が表示され、図１１（ａ）の場合は「未登録」となっている。他方、図１１（ｂ）は、既に報告書が登録されている場合の報告書管理詳細画面を示す図であり、この場合、“報告書登録状況”は「登録済み」となっている。

図１１（ｂ）に示す画面において、「報告書表示」のボタンをクリックすることにより、クライアント端末４００から報告書管理サーバ２００に対して、その報告書の表示要求が送信される。表示要求を受信した報告書管理サーバ２００は、指定された報告書の閲覧用ＰＤＦ報告書をＰＤＦ情報記憶部２２４から読み出してクライアント端末４００に送信する。即ち、報告書管理サーバ２００の報告書管理アプリケーション２２１が、クライアント端末４００からの表示要求に応じてレイアウト固定情報を送信するレイアウト固定情報送信部として機能する。これにより、クライアント端末４００において図１２に示すようにＰＤＦ報告書が表示される。

尚、上述したように、本実施形態に係るＰＤＦ報告書は、「オンラインでのみ利用可」といった属性情報が設定されている。そのため、クライアント端末４００においては、報告書管理サーバ２００から受信した閲覧用ＰＤＦ報告書をファイルとして保存することはできず、ウェブブラウザや専用アプリケーションを介して表示することのみが許される。

ここで、本実施形態に係る報告書管理サーバ２００の報告書管理アプリケーション２２１は、クライアント端末４００からの報告書の表示要求に対するＰＤＦ報告書の送信処理に際して、表示要求を行ったユーザの識別情報に基づき、出力用ＰＤＦ報告書と、閲覧用ＰＤＦ報告書とのいずれかを選択して送信する。

上述したように、夫々の報告書を作成したユーザ、即ち、図６に示す管理情報において、夫々の報告書に関連付けられた“担当者ＩＤ”によって識別されるユーザであれば、受注に対する納品のため、印刷可能なように出力用ＰＤＦ報告書が表示されるべきである。他方、夫々の報告書の作成者でないユーザであれば、閲覧のみが許可されれば、閲覧用ＰＤＦ報告書が表示されるべきである。

従って、クライアント端末４００からの報告書の表示要求に対して、報告書管理アプリケーション２２１は、報告書の表示を要求したユーザの識別情報を取得し、図６の管理情報において、表示が要求された報告書の“報告書ＩＤ”に関連付けられている“担当者ＩＤ”であれば、“出力用ＰＤＦパス”に格納されているＰＤＦ報告書を読み出してクライアント端末４００に送信する。他方、無関係な“担当者ＩＤ”であれば、“閲覧用ＰＤＦパス”に格納されているＰＤＦ報告書を読み出してクライアント端末４００に送信する。このような処理により、出力用ＰＤＦ報告書と閲覧用ＰＤＦ報告書とを適切に使い分けることが出来る。

他方、図１１（ａ）に示す画面において、「報告書登録」のボタンがクリックされると、その報告書管理情報について報告書原本を登録するためのインタフェースである報告書登録画面が図１３のように表示される。ユーザは、図１３に示すような報告書登録画面において、作成したプログラム依存情報である報告書原本を指定し、「登録」ボタンをクリックする。これにより、システムに報告書原本が入力され、クライアント端末４００から報告書管理サーバ２００に送信される（Ｓ１００７）。

尚、図１３に示すように、本実施形態に係る報告書登録画面においては、「表紙の自動生成」を選択できるようになっている。この選択を行うことにより、ＰＤＦ化処理によるＰＤＦ報告書の作成に際して、予め定められたフォーマットの表紙ページを付加することが出来る。これについては後述する。

クライアント端末４００から報告書原本を受信した報告書管理サーバ２００においては、図６に示す管理情報の“原本パス”を更新し（Ｓ１００８）、原本情報記憶部２２３に報告書原本を格納する（Ｓ１００９）。そして、報告書管理サーバ２００は、格納された報告書原本をＰＤＦ化するため、情報を複製してＰＤＦ化サーバ３００に送信する（Ｓ１０１０）。

報告書管理サーバ２００から報告書原本の複製情報を受信したＰＤＦ化サーバ３００においては、ＰＤＦ化アプリケーション３２１が、その情報を出力用原本記憶部３２２及び閲覧用原本記憶部３２３に夫々記憶させる。即ち、ＰＤＦ化サーバ３００においては、ＰＤＦ化アプリケーション３２１が情報取得部として機能する。これにより、上述したＰＤＦ化アプリケーション３２１の機能により、ＰＤＦ化処理が実行される。

出力用原本記憶部３２２に記憶された報告書原本については、５分間隔等の比較的短い周期でＰＤＦ化処理（以降、「短周期ＰＤＦ化処理」とする）が実行される（Ｓ１０１１）。換言すると、ＰＤＦ化アプリケーション３２１は、予め設定された短い周期で出力用原本記憶部３２２を参照し、記憶されている報告書原本に基づいてＰＤＦ化処理を実行する。

短周期ＰＤＦ化処理により出力用ＰＤＦ報告書が生成されると、ＰＤＦ化サーバは生成した情報を報告書管理サーバ２００に送信する（Ｓ１０１２）。これにより、報告書管理サーバ２００は、受信した出力用ＰＤＦ報告書をＰＤＦ情報記憶部２２４に記憶させて図６に示す管理情報の“出力用ＰＤＦパス”を更新すると共に、図７に示すＰＤＦ管理情報に新たなレコードを生成する（Ｓ１０１５）。

Ｓ１０１５におけるＰＤＦ管理情報の生成に際しては、“文書属性”が「出力用」に設定されると共に、図６に示す管理情報において対応するレコードの“担当者ＩＤ”が参照され、その値に基づいて“アクセス許可”の値が設定される。

出力用ＰＤＦ報告書の印刷物は、受注管理サーバ１００において管理されている受注情報のレコードに対する納品物として扱われる。そのため、出力用ＰＤＦ報告書が生成され、管理情報を更新する際、報告書管理サーバ２００は、対象の“受注ＩＤ”を指定して受注管理サーバ１００に情報を通知する。即ち、報告書管理サーバ２００の報告書管理アプリケーション２２１が、レイアウト固定情報の生成要求に対して応答するための応答情報を、その要求元である受注管理サーバ１００に送信する。

報告書管理サーバ２００から“受注ＩＤ”が指定された通知を受けた受注管理サーバ１００においては、指定された“受注ＩＤ”のレコードの“ステータス”を「済」に更新する（Ｓ１０１７）。このように、本実施形態に係るシステムにおいては、受注管理サーバ１００の受注管理情報を「済」に更新するための条件として、納品用の文書である出力用ＰＤＦ報告書の作成が設定されている。

そして、出力用ＰＤＦ報告書は、上述したように短周期ＰＤＦ化処理によって生成されるため、ユーザがクライアント端末４００を操作して報告書原本をアップロードしてからのタイムラグが短く、受注管理サーバ１００におけるステータスの更新処理を迅速に行うことが可能となる。その結果、受注に対する請求の処理等、業務フローシステムにおける処理の停滞を防ぐことが出来る。

また、本実施形態に係るシステムにおいては、プログラム依存情報のアップロードからＰＤＦ化処理のフローに加えて、受注管理サーバ１００での情報更新までが自動化されているため、ユーザの操作負担をより好適に軽減することが可能となる。

尚、このような受注に対する納品の利便性の観点では、短周期ＰＤＦ化処理が実行され、出力用ＰＤＦ報告書が報告書管理サーバに格納された後、図１３において説明した報告書登録画面の処理結果の画面として、図１２に示すように出力用ＰＤＦ報告書が表示されるようにしても良い。これにより、報告書原本を登録したユーザは、その登録に対する応答として出力用ＰＤＦ報告書の表示を得ることができ、即座に印刷出力を行うことができる。

他方、閲覧用原本記憶部３２３に記憶された報告書原本については、１日間隔で且つ深夜の時間帯等の、比較的長い周期でＰＤＦ化処理（以降、「長周期ＰＤＦ化処理」とする）が実行される（Ｓ１０１３）。換言すると、ＰＤＦ化アプリケーション３２１は、予め設定された長い周期のタイミングで閲覧用原本記憶部３２２を参照し、記憶されている報告書原本に基づいてＰＤＦ化処理を実行する。

上述したように、出力用ＰＤＦ報告書は、受注管理サーバ１００との連動のため、報告書原本のアップロードに対して比較的リアルタイムに生成されることが求められる。これに対して、閲覧用ＰＤＦ報告書は、システム上に蓄積された上で、今後の業務において他の受注に対する報告書の作成の際に参考として参照されるために生成される。従って、閲覧用ＰＤＦ報告書は、報告書のアップロードに対してリアルタイムに作成される必要はなく、処理負荷の分散のために長周期ＰＤＦ化処理によって生成される。

このような目的のため、本実施形態に係るシステムにおいては、出力用ＰＤＦ報告書と閲覧用ＰＤＦ報告書とで、図９（ａ）、（ｂ）において説明したように異なる属性情報が付加される。そして、付加される属性情報に応じて、短周期ＰＤＦ化処理と長周期ＰＤＦ化処理とを分けることにより、リアルタイムでのＰＤＦ情報の生成等のシステムにおいて達成されるべき要件と、処理負荷の分散による負荷集中の回避とを両方満たすことが可能となる。

長周期ＰＤＦ化処理により出力用ＰＤＦ報告書が生成されると、ＰＤＦ化サーバは生成した情報を報告書管理サーバ２００に送信する（Ｓ１０１４）。これにより、報告書管理サーバ２００は、受信した出力用ＰＤＦ報告書をＰＤＦ情報記憶部２２４に記憶させて図６に示す管理情報の“閲覧用ＰＤＦパス”を更新すると共に、図７に示すＰＤＦ管理情報に新たなレコードを生成する（Ｓ１０１６）。

Ｓ１０１６におけるＰＤＦ管理情報の生成に際しては、“文書属性”が「閲覧用」に設定されると共に、“アクセス許可”の値として、より多くのユーザにアクセスを認める値が設定される。このような処理により、本実施形態に係るシステム全体の動作が完了する。

尚、本実施形態に係るＰＤＦ化アプリケーション３２１は、５分間隔等の短い周期で出力用原本記憶部３２２を参照し、そこに記憶されている報告書原本に基づいてＰＤＦ化処理を行う。これは一例であり、上述したように、本実施形態に係る短周期ＰＤＦ化処理の意義は、プログラム依存情報の入力に対し、比較的リアルタイムにＰＤＦ化処理を行うことである。

従って、例えばＰＤＦ化アプリケーション３２１は、報告書管理サーバ２００からプログラム依存情報を取得した際に、印刷出力の可能なＰＤＦデータへの変換は即座に行い、それとは別に報告書原本を記憶媒体に格納しておき、上述したような長周期ＰＤＦ化処理を実行するようにしても良い。これによっても、上記と同様の効果を得ることが可能である。

換言すると、本実施形態における短周期ＰＤＦ化処理は、プログラム依存情報である報告書原本がアップロードされた後、可能な限り早期にレイアウト固定情報を生成する早期生成処理である。従って、出力用ＰＤＦ報告書は、早期生成処理によって生成された早期生成レイアウト固定情報である。また、上記実施形態においては、出力用原本記憶部３２２が、早期生成用記憶領域として用いられる。

また、本実施形態における長周期ＰＤＦ化処理は、プログラム依存情報である報告書原本がアップロードされた後、システム全体の負荷が低いタイミングとして予め設定されたタイミングで一括してレイアウト固定情報を生成する一括生成処理である。従って、閲覧用ＰＤＦ報告書は、一括生成処理によって生成された一括生成レイアウト固定情報である。また、上記実施形態においては、閲覧用原本記憶部３２３が、一括生成用記憶領域として用いられる。

他方、上記実施形態のように、短周期ＰＤＦ化処理と長周期ＰＤＦ化処理とを用いる場合、２つの処理の違いは、夫々の処理の実行頻度の違いのみである。この場合、短周期と長周期とでパラメータのみ異なる同一の処理を夫々実行すれば良いだけであり、上述したように、プログラム依存情報のアップロードに対応した処理と長周期の処理とを行う場合に比べて、簡易な制御で実現可能であり、システムを簡略化することが出来る。

また、出力用原本記憶部３２２及び閲覧用原本記憶部３２３を設け、夫々に報告書原本を記憶させる態様も、短周期ＰＤＦ化処理と長周期ＰＤＦ化処理とで、ＰＤＦ化対象の報告書原本を参照する際のファイルパスを変えれば良いだけであり、上記と同様にシステムを簡略化に貢献する。

このような態様以外では、ＰＤＦ化対象の報告書原本を格納するための記憶領域として１つの記憶領域を設け、短周期ＰＤＦ化処理及び長周期ＰＤＦ化処理夫々について実行済みか否かを示すフラグ情報を設ける態様が考えられる。このような場合、短周期ＰＤＦ化処理及び長周期ＰＤＦ化処理の夫々に際して、上述したフラグ情報を確認し、未だ実行済みではない報告書原本についてのみＰＤＦ化処理を実行することで実現可能である。このような場合、短周期ＰＤＦ化処理及び長周期ＰＤＦ化処理の両方が完了した報告書原本は削除することが好ましい。

更には、ＰＤＦ化対象の報告書原本を格納するための記憶領域を特別には設けず、ＰＤＦ化アプリケーション３２１が、報告書管理サーバ２００の原本情報記憶部２２３を参照するようにしても良い。このような場合も、上述した短周期ＰＤＦ化処理及び長周期ＰＤＦ化処理夫々について実行済みか否かを示すフラグ情報を設けることにより、夫々の処理が１回ずつ実行されるようにすることが出来る。

以上説明したように、本実施形態に係る文書情報処理システムにおいては、入力された１つのプログラム依存情報に基づいて属性情報の異なる複数のレイアウト固定情報を生成する。その際、ある属性情報が付加されたレイアウト固定情報の生成処理は、高頻度で実行され、ある属性情報が付加されたレイアウト固定情報の生成処理は、負荷分散のために所定のタイミングで一括して実行される。このような処理により、編集可能な情報をレイアウトの固定された情報に変換する変換処理の負荷分散を行うと共に、負荷分散による処理タイミングの弊害を回避することができる。

尚、上記実施形態においては、頻度の異なるレイアウト固定情報への変換処理の違いとして、印刷を許可するか否かという属性情報の違いを例として説明した。しかしながら、これは一例であり、変換によって生成されるレイアウト固定情報に付加される情報の違いとして、様々な態様が考えられる。

例えば、図９において説明したプロパティ情報の例として、ファイルを開くためのパスワードの設定が考えられる。即ち、システムの要請によってリアルタイムに生成される情報については、他のシステムとの連携を考慮してパスワードを設定することなく生成し、情報の共有のために生成される情報については、共有者にのみ通知されているパスワードを設定するような態様が考えられる。

また、その逆も考えられる。例えば、情報の共有のために生成される情報については、共有する必要のない情報、例えば個人情報等の情報は隠してＰＤＦ化する態様が考えられる。その場合、パスワード設定などのセキュリティは必要ない。他方、他システムとの連携のために原本に近い形で生成される必要がある情報については、漏えいを防ぐ情報が含まれているために、パスワード設定などのセキュリティを付加する態様が考えられる。また、上述したような個人情報等の隠すべき情報に対する被覆マーカーの付加等も、頻度の異なるレイアウト固定情報への変換処理の違いの一態様として用いることが可能である。

また、上記実施形態において説明したように、レイアウト固定情報への変換によって納品物としての文書を生成する場合には、システムの機能として、図１３の「表紙の自動生成」の選択として説明したように、自動的に表紙が付加されるような態様が考えられる。そのような表紙の付加は、出力用ＰＤＦ報告書については必要であるが、閲覧用ＰＤＦ報告書においては不要である。

従って、図１４に示すように、閲覧用ＰＤＦ化処理に際してはＰＤＦ化処理のみを行い、短周期ＰＤＦ化処理に際しては、表紙を付加した上でＰＤＦ化処理を行うような態様が考えられる。即ち、頻度の異なるレイアウト固定情報への変換処理の違いの一態様として、表紙ページの付加の有無を用いることが可能である。

１０ ＣＰＵ
２０ ＲＡＭ
３０ ＲＯＭ
４０ ＨＤＤ
５０ Ｉ／Ｆ
６０ ＬＣＤ
７０ 操作部
８０ バス
１００ 受注管理サーバ
１１０ ネットワークＩ／Ｆ
１２０ コントローラ
１２１ 受注管理アプリケーション
１２２ 受注情報記憶部
２００ 情報解析サーバ
２１０ ネットワークＩ／Ｆ
２２０ コントローラ
２２１ 報告書管理アプリケーション
２２２ 管理情報記憶部
２２３ 原本情報記憶部
２２４ ＰＤＦ情報記憶部
３００ ＰＤＦ化サーバ
３１０ ネットワークＩ／Ｆ
３２０ コントローラ
３２１ ＰＤＦ化アプリケーション
３２２ 出力用原本記憶部
３２３ 閲覧用原本記憶部

特開２００４−２８７８７４号公報

Claims (9)

1. 文書情報を生成するためのプログラムによって編集可能な形式のプログラム依存情報に基づき、文書を構成する要素のレイアウトが固定されたレイアウト固定情報を生成する文書情報処理システムであって、
   前記プログラム依存情報を取得する情報取得部と、
   取得された前記プログラム依存情報に基づいて前記レイアウト固定情報を生成するレイアウト固定情報生成部とを含み、
   前記レイアウト固定情報生成部は、
   前記プログラム依存情報が取得された後、所定の期間以内に実行される第１の生成処理と、前記プログラム依存情報が取得された後、所定のタイミングで一括して実行される第２の生成処理とを夫々実行することにより、取得された１つの前記プログラム依存情報に基づいて複数のレイアウト固定情報を異なるタイミングで夫々生成し、
   前記第１の生成処理によって生成される第１のレイアウト固定情報と、前記第２の生成処理によって生成される第２のレイアウト固定情報とで、異なる情報を付加することを特徴とする文書情報処理システム。
2. 前記レイアウト固定情報の生成要求に基づき、前記レイアウト固定情報を管理する情報管理部を含み、
   前記情報管理部は、前記第１のレイアウト固定情報が生成された場合に、生成された第１のレイアウト固定情報に対応する前記生成要求への応答情報を前記生成要求の要求元へ送信することを特徴とする請求項１に記載の文書情報処理システム。
3. 前記レイアウト固定情報生成部は、予め定められたタイミングで定期的に前記第２の生成処理を実行し、前記第２の生成処理の実行周期よりも短い周期で前記第１の生成処理を実行することを特徴とする請求項１または２に記載の文書情報処理システム。
4. 前記レイアウト固定情報生成部は、
   取得された前記プログラム依存情報を、前記第１の生成処理において参照される第１の記憶領域と前記第２の生成処理において参照される第２の記憶領域とに夫々記憶させ、
   前記第１の生成処理の際には前記第１の記憶領域に記憶されている前記プログラム依存情報に基づいて前記第１のレイアウト固定情報を生成し、
   前記第２の生成処理の際には前記第２の記憶領域に記憶されている前記プログラム依存情報に基づいて前記第２のレイアウト固定情報を生成することを特徴とする請求項１乃至３いずれか１項に記載の文書情報処理システム。
5. 前記レイアウト固定情報生成部は、前記第１のレイアウト固定情報に印刷出力を許可することを示す情報を付加し、前記第２のレイアウト固定情報に印刷出力を禁止することを示す情報を付加することを特徴とする請求項１乃至４いずれか１項に記載の文書情報処理システム。
6. 生成されて記憶媒体に記憶された前記第１のレイアウト固定情報及び前記第２のレイアウト固定情報を、表示要求に応じて送信するレイアウト固定情報送信部を含み、
   前記レイアウト固定情報送信部は、前記表示要求を送信した送信者の識別情報に基づいて前記第１のレイアウト固定情報及び前記第２のレイアウト固定情報のいずれかを選択して送信することを特徴とする請求項１乃至５いずれか１項に記載の文書情報処理システム。
7. 文書情報を生成するためのプログラムによって編集可能な形式のプログラム依存情報に基づき、文書を構成する要素のレイアウトが固定されたレイアウト固定情報を生成する文書情報処理方法であって、
   前記プログラム依存情報を取得し、
   前記プログラム依存情報が取得された後、所定の期間以内に実行される第１の生成処理と、前記プログラム依存情報が取得された後、所定のタイミングで一括して実行される第２の生成処理とを夫々実行することにより、取得された１つの前記プログラム依存情報に基づいて複数のレイアウト固定情報を異なるタイミングで夫々生成し、
   前記第１の生成処理によって生成される第１のレイアウト固定情報と、前記第２の生成処理によって生成される第２のレイアウト固定情報とで、異なる情報を付加することを特徴とする文書情報処理方法。
8. 文書情報を生成するためのプログラムによって編集可能な形式のプログラム依存情報に基づき、文書を構成する要素のレイアウトが固定されたレイアウト固定情報を生成する文書情報処理方法であって、
   前記プログラム依存情報を取得する情報取得部と、
   取得した前記プログラム依存情報に基づいて前記レイアウト固定情報を生成するレイアウト固定情報生成部とを含み、
   前記レイアウト固定情報生成部は、
   前記プログラム依存情報が取得された後、所定の期間以内に実行される第１の生成処理と、前記プログラム依存情報が取得された後、所定のタイミングで一括して実行される第２の生成処理とを夫々実行することにより、取得された１つの前記プログラム依存情報に基づいて複数のレイアウト固定情報を異なるタイミングで夫々生成し、
   前記第１の生成処理によって生成される第１のレイアウト固定情報と、前記第２の生成処理によって生成される第２のレイアウト固定情報とで、異なる情報を付加することを特徴とする文書情報処理方法。
9. 文書情報を生成するためのプログラムによって編集可能な形式のプログラム依存情報に基づき、文書を構成する要素のレイアウトが固定されたレイアウト固定情報を生成する文書情報処理プログラムであって、
   前記プログラム依存情報を取得するステップと、
   取得した前記プログラム依存情報に基づいて前記レイアウト固定情報を生成するステップとを情報処理装置に実行させ、
   前記レイアウト固定情報を生成するステップにおいて、
   前記プログラム依存情報が取得された後、所定の期間以内に実行される第１の生成処理と、前記プログラム依存情報が取得された後、所定のタイミングで一括して実行される第２の生成処理とを夫々実行することにより、取得された１つの前記プログラム依存情報に基づいて複数のレイアウト固定情報を異なるタイミングで夫々生成し、
   前記第１の生成処理によって生成される第１のレイアウト固定情報と、前記第２の生成処理によって生成される第２のレイアウト固定情報とで、異なる情報を付加することを特徴とする文書情報処理プログラム。