JP5113932B2 - 企業における情報流通システム - Google Patents
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Description
たとえば、日次報告、週間報告あるいは月次報告として上司を介して経営者に提出するシステムが一般的ではあるが、このシステムでは報告としての情報の流れが組織内のルートを順次経るために迅速性に欠けるという問題、さらには情報が途中で変質したり経営者に届かない場合も生ずるという問題がある。
なお、経営者が全社員から毎日報告を直接受けようとする場合には、その処理の手間および時間、さらには経営者が読まなければならない情報が膨大となり、実際的なシステムではないという問題がある。
また、社員からの報告を所定の基準にしたがって取捨選択し、経営者に選択情報のみを提出するようなシステムの場合には、基準の設定の仕方によっては重要な情報が経営者に到達しないこともあり、さらに、選択されなかった情報が活用されないという問題がある。
さらに、管理部の管理者しか把握することができない可能性がある社員情報も、社員端末を通じてその社員の上司にも転送可能となり、各担当部署における上司もこのような社員情報からも現場の状況把握が容易となる。
また、社員としては、毎日何かの社員情報を提出することを要求されており、この社員情報を提出するためには、常に問題意識を持って自らの業務、顧客の要望や状態、さらには社会情勢に注目することになるとともに、提案やアイデアを提供し続けることにより業務に関する問題解決能力の向上を図ることができ、しかも、自分が提出した社員情報が経営に活かされていることを確認可能であり、仕事に対する意欲の向上につながる。
さらに、社員端末および管理者端末を用いて情報のやり取りをウェブ化(オンライン化)したので、社員および管理者の情報のやり取りの業務の効率化につながる。
しかも、社員情報の提出にともなって付与される情報重み(具体的には所定量の点数)を人事考課や表彰制度などに反映させることにより、情報やアイデアの提供の動機付けとなるとともに、社員全員が企業および経営者と一体になって企業をより良くしていこうという意欲の向上にもつながるものである。
また、社員としては、自分の提出した社員情報に付与される情報重みによってその社員情報の重要度を推測することができ、提出すべき情報の種類や内容について学習することが可能となって、事後の情報提出に役立てることができるとともに、このことは翻って企業経営にさらに有用な情報を収集し得る可能性が高まることになる。
図1は、企業における情報流通システム1の全体ブロック図であって、企業における情報流通システム1は、全社員用の複数個の社員端末2と、管理部における管理者端末3と、制御サーバー4と、データベースサーバー5と、分類サーバー6と、通信ウェブ7と、を設けている。
管理者端末3は、社員および経営者の間に介在させる管理部の管理者が操作可能なもので、社員端末2と同様に、パソコンその他の機器を採用することができる。
管理者は、社員の一員でもあるが、管理者端末3において、制御サーバー4、データベースサーバー5および分類サーバー6による情報処理の管理を行うもので、社員情報のうちから経営に有用な社員情報を取捨選択し、この社員情報に提出情報重みを付与するとともに、選択されたそれぞれの社員情報を経営者に提出し、かつ経営者からの各種指示およびその他の情報を社員にフィードバックする。
この経営者への社員情報提出は、経営者が操作可能な経営者端末8にこれを行うこともできるし、プリンター9により書面に社員情報を出力して経営者に提出することもできる。
データベースサーバー5は、全社員が毎日提出する社員情報およびこれから派生する各種の派生情報をデータベースとして保存する。
この分類サーバー6は、データベースサーバー5に毎日集積されてくる社員情報をその日の夜中に分類分けしておくもので、翌日の朝からの管理者による管理者端末3における処理を待つことになる。すなわち管理者は、分類分けされた社員情報ごとに後述する処理を行う。
図2に示すように、社員は、その社員端末2からそれぞれ所定分量以内の社員情報を電子データとして通信ウェブ7を介して管理者端末3に毎日提出し、この社員情報はデータベースサーバー5に保存される。提出された社員情報は、識別用の固有の情報番号(たとえば、年月日に連続番号を追加したもの)を自動的に付与されて、以後の処理において特定可能とされる。
回答情報とは、社員が提出した社員情報に対する管理部からの不明点や確認点あるいは社員情報においてなされた何かの問い合わせや提案に対して回答すべき事項の依頼などの回答依頼に対して社員が回答する形式の社員情報である。この回答情報は、当該社員情報を提出した本人が提出する場合もあるが、提出された社員情報自体が質問形式あるいは回答を求めるような形式の場合には、よりその内容に精通していると思われる部署の他の社員を指定して回答依頼をする場合もあり、この場合には当該他の社員が指定回答者として回答情報を提出することになる。
第1の意見情報とは、ある社員が属する部署の業務に対して任意の他の社員(もちろん当該部署の社員であってもかまわない)が提出する社員情報であって、この第1の意見情報に関し管理部からフィードバックされた第1の評価依頼に対して当該部署の社員が評価者としてその重要性を評価した評価結果としての第1の評価情報を付されるものである(後述する図3を参照)。
第2の意見情報とは、データベースサーバー5に保存されている元となる任意の社員情報を他の社員が閲覧してこの社員情報に対して当該他の社員が提出する社員情報であって、この第2の意見情報に関し管理部からフィードバックされた第2の評価依頼に対して当該第2の意見情報の内容に関係する部署の社員が評価者としてその重要性を評価した評価結果としての第2の評価情報を付されるものである(後述する図3を参照)。
すなわち、このフィードバック情報は、回答依頼と、第1の評価依頼と、第2の評価依頼と、進捗依頼と、のいずれかを含む。
回答依頼とは、上述のように、社員が提出した社員情報に関して不明点や確認点あるいは社員情報においてなされた何かの問い合わせや提案に対して回答すべき事項の依頼などの回答情報を求める管理部から当該社員あるいは当該社員情報に関係する部署の社員(指定回答者)への依頼である。
第1の評価依頼とは、上述のように、ある社員が属する部署の業務に対して他の社員が提出した第1の意見情報に関してその重要性について評価を求める管理部から当該部署の社員(指定評価者)への依頼である。
第2の評価依頼とは、上述のように、データベースサーバー5に保存されている任意の社員情報を他の社員が閲覧してこの社員情報に対して当該他の社員が提出した第2の意見情報に関してその重要性について評価を求める管理部から当該第2の意見情報の内容に関係する部署の社員(指定評価者)への依頼である。
進捗依頼とは、社員が前回提出した回答情報その他の社員情報の内容について、たとえばある業務の推進を行う旨を回答ないし表明した場合に、その後の進捗状況を管理部として把握するためのその社員への依頼、あるいは経営者からの経営者指示に関して社員が提出した報告書の内容についてその進捗状況を確認する社員への依頼である。社員は、この進捗依頼に対して、社員端末2を介してオンラインで、あるいは書面で進捗回答を提出するが、この進捗回答は社員情報とは見なされない。
配信指示とは、社員が提出した社員情報を特定の社員に配信することを指示するものである。
回覧指示とは、社員が提出した社員情報を企業内の全社員にあるいは所定の部署の社員に回覧することを指示するものである。この回覧は、それぞれの社員端末2において文書情報あるいはビデオ情報として視聴覚可能とする。
コメント付き指示とは、社員が提出した社員情報に関して具体的内容を記載して所定の処理を実行するように通知する社員への指示である。
報告・回答指示とは、社員が提出した社員情報に関して、より詳細な報告あるいは不明点や確認点などについて回答を求める社員への指示である。この報告・回答指示に対して社員は、社員端末2から社員情報として報告あるいは回答することもできるし、あるいは別途詳細な書面を提出することもできる。
これらの点数を各月および年間を通じて集計して、各個人およびそれぞれの部署ないしチーム別を対象とする表彰の基準とするとともに、年間の獲得点数によりボーナスその他の人事評価の基礎資料ともする。また、社員としては提出すべき情報の種類や内容について学習することが可能となるとともに、経営者としては企業経営にさらに有用な情報を収集し得る可能性が高まることになる。
図3は、あらかじめ決められたこれらの点数ないし情報重みを示す図表(ポイント一覧表)である。
図3に示すように、通常の基本となる(狭義の)社員情報を提出した場合には、経営者へ提出の有無にかかわらず、一社員情報あたりに対して一定の提出情報重み(具体的には、所定の点数、たとえば経営者に提出されない場合の通常の社員情報には5点)を管理者端末3において付与する。ただし、社員情報は、毎日これを提出することが義務付けられているので、未提出は0点、遅れて提出した場合には3点である。
提出された社員情報のうち経営者に提出されるものには、通常以上の提出情報重み(具体的には、所定以上の点数、たとえば10点)を付与する。逆に言うと、所定点数以上の提出情報重みを付与した社員情報のみを経営者に提出する。すなわち管理者は、管理者端末3において、経営に有用な社員情報を所定の基準にしたがって取捨選択するとともに、選択されたそれぞれの社員情報に提出情報重みを付して、経営者に提出することになる。
すなわち、経営者指示として、他の社員に配信すべしとされた社員情報は11点、コメントが付与されたものは15点、特別のものとして20点が付与され、全社員に回覧すべしとして社員端末2上での文書情報あるいはビデオ情報などについては、その重要度ないしレベル(経営者が採点して指示ないしメモする)に応じて、12点から15点が付与される。
すなわち、管理部からの回答依頼に対して所定の回答情報を提出した場合には、回答情報重み(具体的には、所定の点数、たとえば6点)が付与される。
管理者からのフィードバックとして評価依頼がされたものについては、その評価した程度に応じて、その社員情報に評価情報重み(具体的には、所定の点数、たとえば0〜5点)を付与する。具体的には、「大変良い」と評価されたものに5点を、「良い」に3点を、「情報ありがとう」に1点を通常の提出情報重みにそれぞれ加点し、すでに周知であって特別参考にもならなかった社員情報は「普通」として加算点数は0点とする。なお、評価依頼に対する「普通」という評価には、「改善済み」および「対応中」の項目も含むもので、いずれも0点である。
なお、管理部から回答依頼があった社員情報について、その社員情報の内容に関係する部署の回答者が回答情報を提出する場合に、当該社員情報を上述の評価処理と同様に評価して、評価情報重みを付与することができる。すなわち回答者としては、ある社員からの社員情報の提出による回答者の部署に関する業務に関しての問い合わせや提案に対して所定内容の回答情報の提出により回答するとともに、その社員情報の内容の評価を行って、「大変良い」に5点、「良い」に3点、等々の評価情報重みを付するものである。
なお、上記評価を行う担当者として、それぞれの部署に評価者をあらかじめ決めておき、管理者からの評価依頼(第1の評価依頼、第2の評価依頼)は、この評価者が行うものとするが、この評価者が評価しきれない場合には、同部署内の他のものに評価を依頼することもできる。
ただし評価者については、自分の評価業務については点数は付与されない。
また、上述の情報重みとは別に、企業がおかれている分野およびその時期における各情報についての重要度および話題性などに応じて、それぞれの分野ごと、あるいはそのキーワードにさらに重みコードを付しておくか、重み係数を掛けておくかなどとするとともに、必要であれば随時この重みコードや重み係数を変更、更新するようにしておくことにより、前記分類サーバー6による当該社員情報の分類時に、重みコードや重み係数が付いた分野あるいはキーワードを含む社員情報を検索可能とし、とくに経営者に提出すべき社員情報を全自動的に仕分けるようにすることもできる。
図4は、社員端末2に表示される社員用の社員データ処理画面10の説明図であって、社員は、この社員データ処理画面10において社員情報の提出、経営者ないし管理部からのフィードバックの受領、および各種の検索その他の作業を行う。
社員データ処理画面10は、カレンダー部11と、各社員が社員データ処理画面10を開いて操作するその当日を示す本日表示部12と、提出数表示部13と、フィードバック情報出力部14と、リンク先出力部15と、を有する。
日付け領域16には、それぞれの日付けを表示する上記日付け表示欄17とは別に、関連情報表示欄19(情報重み表示欄20および意見・回答表示欄21)を設けてある。
意見・回答表示欄21は、社員が提出した社員情報に関する他の社員の意見情報あるいは回答情報の有無を表示する。
なお、カレンダー部11の下部に、この日付け領域16内の表示の日付け領域表示説明欄22を設けてある。
日付け領域表示説明欄22は、情報重み表示欄20および意見・回答表示欄21を四等分し、左下情報重み表示欄20A、右下情報重み表示欄20B、左上意見・回答表示欄21Aおよび右上意見・回答表示欄21Bを設けていることを説明している。
左下情報重み表示欄20Aは、評価情報重み(具体的な点数、たとえば1点)を表示していることを説明している。なお、この評価情報重みの点数部分にポインターを合わせることにより、その具体的な評価レベル(図3参照)を表示することもできる。
同様にして、右下情報重み表示欄20Bには提出情報重み(具体的な点数、たとえば5点)を表示していることを説明している。通常は、その日に社員情報を提出すれば、5点が付与されることになり、右下情報重み表示欄20Bには提出情報重みの5点が表示され、経営者に提出されれば、既述のように10点(図3を参照)が表示されるので、社員は自分の社員情報が経営者に提出されたことを認識可能である。
左上意見・回答表示欄21Aには、この社員(自分)の社員情報に対して他の社員がその社員情報として意見を提出している件数(たとえば3件)を表示していることを説明している。
右上意見・回答表示欄21Bには、この社員(自分)の社員情報に対して管理部から回答依頼を他の社員にフィードバックし、その回答(回答情報)が提出されてきたことを「有」で表示していることを説明している。
たとえば、日付け表示欄17の地色がオレンジ色であれば、有給休暇、慶弔休暇やお産などにより社員情報の提出を免除されている控除日であることを示し、黄色であればこの控除を申請中であることを示している。
さらに関連情報表示欄19の地色が白であれば、社員情報はまだ未提出を示す(たとえば図示の状態では、6月1日以降がまだ未提出の状態である)。同様に、水色(たとえば図中、斜線で示す)であれば、社員情報を登録済み(提出済み)であることを示し、緑色であれば、社員情報を作成はしたが社員端末2から管理者端末3ないしデータベースサーバー5に提出していない一次保存中であることを示している、などと任意の表示形態を採用することができる。
社員は、情報入力欄23にカーソルを移動して、原則として毎日、所定文字以内の内容の社員情報を記入し、登録ボタン24を押すことにより、データベースサーバー5に登録し、提出したことになる。また、一時保存ボタン25を押すことにより、社員情報の作成は完了しても、その提出を保留しておくこともできる。
宛て先欄39は、経営者がこの社員情報を、当該社員以外に配信すべきとして宛て先を指示した部署ないしそれぞれの社員名を具体的に表示してあり、この経営者指示表示画面31を見た社員は、自分以外にどの社員に配信指示が行っているかを認識することができる。
転送先欄40は、この経営者指示表示画面31を見た社員が、社員情報表示欄37ないし経営者コメント欄38や宛て先欄39の内容を他の社員(とくに自分の部署の部下の社員など)にも読ませたい場合に、この社員情報を転送する先を入力するものである。
読了入力欄41は、経営者コメント欄38の内容について「未読」および「既読」のいずれかが設けられていて、「既読」を選択することにより、指示件数欄42に表示されている件数が減数するようになっている。
元社員情報欄44は、上記もととなる社員情報の情報番号欄47と、その社員情報が提出された日付けを表示する日付け欄48と、その社員情報の内容を表示する社員情報欄49と、を有する。
回答情報表示欄45は、上記社員情報欄49に表示されている社員情報による問合せあるいは提案などに対する回答(回答情報)を回答者が記入した内容を表示している欄であって、回答情報としての社員情報を識別する情報番号を表示する欄をはじめ、その提出の日付け、社員番号、社員の氏名などの情報特定欄50と、回答情報の具体的内容を表示する回答情報表示欄51と、を有する。
評価表示欄46は、上記社員情報欄49に表示されている社員情報を、その内容に関係する部署の回答者としてどのように評価したかを表示しているものであって、評価選択欄52と、ステイタス欄53と、最終更新日欄54と、進捗履歴ボタン55と、を有する。
評価選択欄52は、所定の評価情報をプルダウン方式により選択された(既述したような評価内容として「大変良い」、「良い」、「情報ありがとう」あるいは「普通」や「改善済み」、「対応中」などのうちのいずれかが選択されている)内容を表示している。なお、当該回答情報のもととなる社員情報には、この評価選択欄52における評価のレベルに応じて、意見情報に対する評価情報重みと同様に、評価情報重み(図3を参照)が付されている。
ステイタス欄53は、上記回答情報表示欄51に回答した内容に応じて、同じくプルダウン方式により、「改善済み」、「対応中」、「改善検討中」、「現状維持」あるいは「進捗なし」などのうちのいずれかが選択されたものが表示されている。
最終更新日欄54は、ステイタス欄53の内容に応じて、かつ進捗履歴ボタン55をクリックすることにより当該回答情報の進捗状況を履歴として表示する場合であって、その進捗状況が変化する場合に、その最終状態の日付けを示す欄である。
進捗履歴ボタン55は、この欄をクリックすることにより、(当該回答情報の進捗履歴がもしある場合に)その進捗履歴を表示可能な進捗履歴表示画面(図示せず)に移行可能とするものである。
この回答依頼を受けた社員は担当の回答者として、社員情報表示欄63に表示された社員情報の内容に対する回答としての回答情報を回答情報入力欄64に入力するとともに、回答の日付け欄65、回答者の社員番号欄66および社員名欄67に所定の内容を入力することにより、当該社員情報への回答情報をデータベースサーバー5に送信することができる。
さらに、評価選択欄68は、上記社員情報表示欄63に表示されている社員情報を、その内容に関係する部署の回答者としてどのように評価するかを選択するものであって、所定の評価情報をプルダウン方式により選択する(既述したような評価内容として「大変良い」、「良い」、「情報ありがとう」あるいは「普通」や「改善済み」、「対応中」などのいずれかを選択する)。なお、当該回答情報のもととなる社員情報には、この評価選択欄68における評価のレベルに応じて、意見情報に対する評価情報重みと同様に、評価情報重み(図3を参照)が付される。
また、この回答依頼に対して自分が適任ではないと判断される場合には、図9の前駆画面33Aに表示されている担当者変更ボタン62を押して、より適切な担当者にこの回答依頼を変更することができる。
なお、情報番号欄58に表示される社員情報の情報番号には、たとえばこの進捗依頼が前回の回答情報に対するものである場合に、その前回の回答情報における情報番号に担当番号などの枝番号が付されており(たとえば「1234−担当」など)、元の情報番号「1234」の社員情報に対して担当回答者から提出された回答情報であることを識別可能とするものとする。
社員(とくにそれぞれの部署において選任された評価者)は、社員情報表示欄61に表示された内容の社員情報について、評価選択欄73に表示される所定の評価情報をプルダウン方式により選択する(既述したような評価内容として「大変良い」、「良い」、「情報ありがとう」あるいは「普通」や「改善済み」、「対応中」などのいずれかを選択する)。
なお、この第1の評価依頼に対して自分が適任ではないと判断される場合には、評価者変更ボタン74を押して、より適切な担当者にこの評価依頼を変更することができる。
図13に示すように、第2の評価依頼表示画面35は、たとえば「意見評価登録」として表示してあり、ある社員による元となる社員情報を表示した元社員情報欄75と、前回までに評価したその他の意見情報欄76と、元社員情報欄75に記載されている社員情報に対してある社員が提出した第2の意見情報を表示した第2の意見情報欄77と、この第2の意見情報に対して元となる社員情報の内容に関係する部署の社員(選任の評価者)が第2の評価情報を提出する第2の評価欄78と、を設けている。
前回までに評価したその他の意見情報欄76は、元社員情報欄75の社員情報に対して過去に評価したものがある場合にそのリストを表示して今回の評価の参考にすることができるようにしたもので、元社員情報欄75と同様に、情報番号欄58、提出日欄79、社員情報表示欄61、提出者欄81と、過去の評価結果を表示する評価欄82と、を有する。
第2の意見情報欄77は、元社員情報欄75の社員情報に対して今回提出されてきた第2の意見情報を表示するもので、情報番号欄58と、提出日欄79と、提出者欄81と、社員情報表示欄61に相当する第2の意見情報欄83と、を有する。
第2の評価欄78は、この第2の意見情報欄83に表示されている第2の意見情報に対して第2の評価を行うためのもので、評価選択欄84と、登録ボタン85と、を有し、上記元社員情報欄75の社員情報の内容に関係する部署の社員(選任の評価者)は、この第2の意見情報に対し、評価選択欄84において所定の評価レベルを選択し、登録ボタン85によりデータベースサーバー5に送信する。
ホームページリンク部88は、その企業のホームページに移行可能とするもので、企業としてのホームページはもちろん、管理部その他各部門別のホームページや、当該企業における情報流通システム1の使用方法などについて解説する項目(それぞれともに図示せず)にリンクすることもできる。
個人累計出力部89は、社員が獲得した情報重みを集計した個人累計を表示するための個人累計表示画面(図示せず)に移行可能とする。
結果表出力部90は、社員情報などの情報重みを集計して、表彰した実績のデータを示す結果表示画面(図示せず)に移行可能とする。
社員情報全体参照部91は、社員全員の社員情報をそれに関連する回答情報や意見情報および分類などとともに参照することができる全社員情報参照画面(図示せず)に移行可能である。
すなわち、データベースサーバー5においてデータベース化した社員情報、経営者指示、管理部から社員にフィードバックするフィードバック情報および情報重みその他任意の項目を社員端末2において検索可能としている。したがって社員は、データベースサーバー5内に保存されている各種の情報を必要な項目にもとづき必要時に読み出し可能であり、自分の業務の参考とすることができるとともに、経営者情報重みや評価情報重みを付与されている情報を参照することにより企業内で重要視されている情報についてもアクセスが可能である。
かくして、社員情報にもとづく企業内における各種の情報を組織上の上下方向および横方向にも流通が可能であって、経営者はもとより全社員がそれぞれの分野において迅速かつ適切な判断および処理を行う基盤を整備しておくことができる。
なお、管理者端末3においては、上述の項目以外にも、社員名、社員番号、部署名などからも検索を実行可能とすることもできる。
社員情報・経営者指示処理部96は、社員情報出力部100、および経営者指示入力部101を有する。
社員情報出力部100は、社員が提出した社員情報を日付けごとにリストとして表示し、社員情報を取捨選択して経営者に必要な社員情報を提出するための社員情報取捨選択画面102(社員情報一覧リスト109、図17、後述)に移行可能とする。この社員情報出力部100において、経営者に提出する社員情報を特定して選択するとともに、この選択した社員情報に提出情報重みを付与する。
図16は、社員情報一覧リスト作成画面103の説明図であって、たとえば「リスト作成方法の選択」として表示してあり、この社員情報一覧リスト作成画面103においては、社員情報出力部100としての情報番号ボタン104および社員番号ボタン105と、経営者指示入力部101としての経営者提出分ボタン106と、リスト抽出ボタン107と、印刷ボタン108と、を設けてある。
情報番号ボタン104あるいは社員番号ボタン105を押すことによって、データベースサーバー5に蓄積され、かつ分類サーバー6によりすでに分類分けされている社員情報を、その分類ごとに、かつ情報番号順あるいは社員番号順に集計し、リスト抽出ボタン107をクリックすることにより、図17のような社員情報一覧リスト109を作成する。
社員情報一覧リスト109は、大分類、中分類および提出日の表示欄110、さらに、情報番号、部署、社員番号、社員名および社員情報の内容欄111とともに、各社員情報ごとに重み記入欄112を設けてあるもので、管理者は、各分類ごとにすべての社員情報一覧リスト109を読み、所定の基準にしたがって、各社員情報を経営者に提出するか否かを判断し、提出すると判断したものには、重み記入欄112に提出情報重み(具体的には10点、図3を参照)を記入する。
なお、各社員情報について経営者に提出するか否かの判断については、企業がおかれている分野およびその時期における各情報についての重要度および話題性などに応じて所定の選択基準を設定しておき、それぞれの社員情報に含まれる分野やそのキーワードないしは重みコードを検索することにより、制御サーバー4により全自動的にこれを実行することもできる。もちろん、この全自動的判断作業と管理者による判断作業とを互いに補完的に行うこともできる。
また、社員が提出した社員情報に関して不明点や確認点がある場合、さらには、ある社員情報が特定の業務に関連して問い合わせをしてきたり、あるいは何かの提案を行ってきたような場合には、その業務に関連する部署の社員に回答を依頼する必要があると判断したときに、重み記入欄112に「回答依頼」などと入力ないし記載するものとする。また、評価を依頼する場合には、「評価依頼」などと入力ないし記載する。
経営者に提出しないもののうち、この情報番号入力欄114に入力されない社員情報については、所定の期日に提出されたものには通常の提出情報重み(5点)が、遅れたものには3点がそれぞれ自動的に付与される。
経営者に経営者端末8を設けた場合には、社員情報提出画面116をそれぞれのまま通信ウェブ7を介して経営者端末8に送信可能であり、経営者端末8を設けない場合には、印刷ボタン118をクリックすることにより、図20のような社員情報提出書面119をプリントアウトすることができる。
この社員情報記載欄120内の社員情報を読んだ経営者は、それぞれの内容に応じて経営者指示を行い、管理部に返却する。
すなわち図2にもとづいて既述したような、たとえば配信指示あるいは回覧指示を引出し線123により配信先リスト欄121のいずれかの社員を示して行う。また、コメント付き指示あるいは報告・回答指示のいずれかを指示内容記入欄122に直接記入した上で、管理部に返却する。
もちろん経営者としては、各社員からの社員情報を見て、それぞれの社員が業務をどのように行おうとしているのか、どのような問題を抱えているのか、あるいはその解決のために何をしようとしているのか、他の部署とのかかわりはどうか、他社情報ないし社会一般情報等々、各種の現場情報を日々入手することができ、社員への直接かつ迅速な指示はもとより、経営判断の補助とすることができる。
経営者からの社員情報提出書面119(図20)の返却を受けた管理部では、経営者指示入力部101において、経営者指示を伝達する社員およびその指示内容を特定するとともに、この社員が提出した社員情報に経営者情報重みを付与する。
まず、図16に示した経営者指示入力部101としての経営者提出分ボタン106をクリックすることにより経営者指示入力画面117(図19)に移行する。
管理者は、管理者端末3の回答依頼画面133上において、情報選択欄134に確認のクリックを行うとともに、社員選択ボタン136をクリックして回答を依頼するのに適した部署の社員を選択し、依頼ボタン137をクリックすることによりこの回答依頼がその社員が社員端末2(図4のフィードバック情報出力部14)により閲覧可能となる。より具体的には、図9の回答・進捗依頼表示画面33において閲覧可能となり、必要な回答情報を入力可能である。
管理者は、管理者端末3の評価依頼画面138上において、情報選択欄139に確認のクリックを行うとともに、評価者選択ボタン141をクリックして評価を依頼するのに適した部署の社員を選択し(ただし特定の部署の業務に関する意見情報の場合には第1の評価依頼)、依頼ボタン142をクリックすることによりこの評価依頼がその社員が社員端末2(図4のフィードバック情報出力部14)により閲覧可能となる。より具体的には、図11の第1の評価依頼表示画面34において閲覧可能となり、必要な第1の評価情報を入力可能である。
第2の評価依頼の場合には、上述と同様な手順で作業を行うが、元となる社員情報の内容に関係した部署の社員に評価を依頼することになり、図13の第2の評価依頼表示画面35においてこの第2の評価依頼を閲覧可能となり、この第2の評価依頼に対する第2の評価情報を入力可能である。
管理者は、管理者端末3の進捗依頼画面143上において、情報選択欄139に確認のクリックを行うとともに、進捗者選択ボタン146をクリックして進捗状態の確認を依頼するのに適した部署の社員を選択し、依頼ボタン147をクリックすることによりこの進捗依頼がその社員が社員端末2(図4のフィードバック情報出力部14)により閲覧可能となる。より具体的には、図9の回答・進捗依頼表示画面33における進捗依頼欄57において進捗状況を入力可能である。
2 社員端末
3 管理者端末
4 制御サーバー
5 データベースサーバー
6 分類サーバー
7 通信ウェブ
8 経営者端末
9 プリンター
10 社員データ処理画面(図4)
11 カレンダー部
12 本日表示部
13 提出数表示部
14 フィードバック情報出力部
15 リンク先出力部
16 日付け領域
17 日付け表示欄
18 社員情報入力画面(図5)
19 関連情報表示欄(図4)
20 情報重み表示欄(図4)
20A 情報重み表示欄20における左下情報重み表示欄
20B 情報重み表示欄20における右下情報重み表示欄
21 意見・回答表示欄
21A 意見・回答表示欄21における左上意見・回答表示欄
21B 意見・回答表示欄21における右上意見・回答表示欄
22 日付け領域表示説明欄
23 情報入力欄(図5)
24 登録ボタン
25 一時保存ボタン
26 経営者指示出力部(図4)
27 新着情報出力部
28 回答・進捗依頼出力部
29 第1の評価依頼出力部
30 第2の評価依頼出力部
31 経営者指示表示画面(フィードバック情報表示画面、図6)
32 新着情報表示画面(フィードバック情報表示画面、図8)
32A 新着情報表示画面32の前駆画面(図7)
33 回答・進捗依頼表示画面(フィードバック情報表示画面、図10)
33A 回答・進捗依頼表示画面33の前駆画面(図9)
34 第1の評価依頼表示画面(フィードバック情報表示画面、図11)
35 第2の評価依頼表示画面(フィードバック情報表示画面、図13)
35A 第2の評価依頼表示画面35の前駆画面(図12)
36 情報番号、日付け、社員番号、社員の氏名、部署名などの情報特定欄(図6)
37 社員情報の具体的内容を表示する社員情報表示欄
38 経営者コメント欄
39 宛て先欄
40 転送先欄
41 読了入力欄
42 指示件数欄
43 情報番号欄(図7)
44 元社員情報欄(図8)
45 回答情報表示欄
46 評価表示欄
47 もととなる社員情報の情報番号欄
48 日付け欄
49 社員情報欄
50 回答情報を識別する情報番号、日付け、社員番号、社員の氏名などの情報特定欄
51 回答情報表示欄
52 評価選択欄
53 ステイタス欄
54 最終更新日欄
55 進捗履歴ボタン
56 回答依頼欄(図9)
57 進捗依頼欄(図9)
58 情報番号欄
59 分類欄
60 提出期限日欄
61 社員情報の具体的内容を表示する社員情報表示欄
62 担当者変更ボタン
63 社員情報の具体的内容を表示する社員情報表示欄(図10)
64 回答情報入力欄
65 回答の日付け欄
66 回答者の社員番号欄
67 回答者の社員名欄
68 評価選択欄
69 ステイタス欄(図9)
70 更新日欄
71 状況欄
72 進捗情報入力欄(図10)
73 評価選択欄(図11)
74 評価者変更ボタン
75 元社員情報欄(図13)
76 前回までに評価したその他の意見情報欄
77 第2の意見情報欄
78 第2の評価欄
79 提出日欄
80 情報重み欄
81 提出者欄
82 過去の評価結果を表示する評価欄
83 第2の意見情報欄
84 評価選択欄
85 登録ボタン
86 データ−ベース出力部(図4)
87 控除申請出力部
88 ホームページリンク部
89 個人累計出力部
90 結果表出力部
91 社員情報全体参照部
92 データベース検索画面(図14)
93 検索項目欄
94 検索結果表示欄
95 管理者データ処理画面(図15)
96 社員情報・経営者指示処理部(社員情報出力部100、経営者指示入力部101)
97 回答依頼入力部
98 評価依頼入力部
99 進捗依頼入力部
100 社員情報出力部
101 経営者指示入力部
102 社員情報取捨選択画面(社員情報一覧リスト109、図17)
103 社員情報一覧リスト作成画面(図16)
104 情報番号ボタン(社員情報出力部100、図16)
105 社員番号ボタン(社員情報出力部100、図16)
106 経営者提出分ボタン(経営者指示入力部101、図16)
107 リスト抽出ボタン
108 印刷ボタン
109 社員情報一覧リスト(社員情報取捨選択画面102、図17)
110 大分類、中分類および提出日の表示欄
111 情報番号、部署、社員番号、社員名および社員情報の内容欄
112 重み記入欄
113 社員情報提出作成画面(図18)
114 情報番号入力欄
115 決定ボタン
116 社員情報提出画面(図19)
117 経営者指示入力画面(図19)
118 印刷ボタン(図19)
119 社員情報提出書面(図20)
120 社員情報記載欄
121 配信先リスト
122 指示内容記入欄
123 引出し線
124 指示内容記入欄(図19)
125 提出欄
126 経営者指示有り欄
127 配信指示欄
128 特別指示有り欄
129 経営者コメント欄
130 社員選択ボタン
131 配信先グループ選択欄
132 更新ボタン
133 回答依頼画面(図21)
134 情報選択欄
135 回答依頼情報表示欄
136 社員選択ボタン
137 依頼ボタン
138 評価依頼画面(図22)
139 情報選択欄
140 評価依頼情報表示欄
141 評価者選択ボタン
142 依頼ボタン
143 進捗依頼画面(図23)
144 情報選択欄
145 進捗依頼情報表示欄
146 進捗者選択ボタン
147 依頼ボタン
Claims (10)
- 企業に勤務する各社員からの社員情報を受け、この企業の経営者が行う経営の補助とするための企業における情報流通システムであって、
前記社員が操作可能な社員端末と、
前記社員および前記経営者の間に介在させる管理部の管理者が操作可能な管理者端末と、
前記経営者が操作可能な経営者端末と、
この経営者端末、前記管理者端末および前記社員端末に入出力される前記社員情報およびこれにともなって派生する各種の派生情報について各種処理を行う制御サーバーと、
前記社員情報および前記派生情報をデータベースとして保存するデータベースサーバーと、
このデータベースサーバー、前記制御サーバー、前記経営者端末、前記管理者端末および前記社員端末を双方向にデータ通信可能に接続する通信ウェブと、
を設け、
前記社員がその前記社員端末から前記経営者あてに毎日提出する前記社員情報をそれぞれ所定分量以内に限定し、この所定分量以内の前記社員情報を前記データベースサーバーに保存し、
前記管理者端末において、前記社員情報のうちから前記経営に有用な前記社員情報を取捨選択するとともに該社員情報に提出情報重みを前記経営における重要度に応じて付与し、この選択された前記社員情報を前記経営者に提出し、
この提出された前記社員情報のうち前記経営者が前記経営にとって有用な前記社員情報について前記経営者が前記社員あてに指示する経営者指示を前記管理部にフィードバック可能とし、
この経営者指示は、
前記社員が提出した前記社員情報を特定の前記社員に配信することを指示する配信指示と、
前記社員が提出した前記社員情報を前記企業内の全社員あるいは所定の部署の前記社員に回覧することを指示する回覧指示と、
前記社員が提出した前記社員情報に関する前記社員へのコメント付き指示と、
前記社員が提出した前記社員情報に関する前記社員への報告・回答指示と、のいずれかを含み、
前記管理部において前記管理者端末を操作して、前記制御サーバーによる処理にもとづき、前記経営者指示を前記社員端末に出力するとともに、
前記経営者からの前記経営者指示があった前記社員情報に、前記経営における重要度に応じて、経営者情報重みを付与し、
前記社員情報に関し、前記社員情報の内容に関係する部署に対して前記管理者からフィードバックした回答依頼に対しこの部署の前記社員が回答情報を提出したその回答情報に回答情報重みを付与し、
前記社員情報に関し、前記社員情報の内容に関係する部署に対して前記管理者からフィードバックした回答依頼に対しこの部署の前記社員が回答情報を提出するとともに、当該回答依頼のもととなった前記社員情報に評価情報重みを付与し、
前記社員情報に関し、前記社員情報の内容に関係する部署に対して前記管理者からフィードバックした評価依頼に対しこの部署の前記社員が評価した程度に応じて、その社員情報に評価情報重みを付与し、
前記データベースサーバーに保存されている任意の前記社員情報に対して他の前記社員が提出した意見情報に関し、この意見情報の内容に関係する部署に対して前記管理部からフィードバックされた評価依頼に対してこの部署の前記社員が評価した程度に応じて、その社員情報に評価情報重みを付与し、
前記データベースサーバーに保存している前記社員情報、さらには前記経営者指示を含む前記派生情報を、前記管理者端末および任意の前記社員端末から閲覧可能としていることを特徴とする企業における情報流通システム。 - 前記制御サーバーに接続して分類サーバーを設け、
前記取捨選択は、前記社員情報に含まれるキーワードにもとづき、この分類サーバーにおいて前記企業の業務に関する分類処理を行って、各分類ごとにこれを実行することを特徴とする請求項1記載の企業における情報流通システム。 - 前記取捨選択は、所定の選択基準にもとづき前記社員情報の内容に応じて前記管理者が、前記管理者端末を操作して、これを実行することを特徴とする請求項1記載の企業における情報流通システム。
- 前記取捨選択は、所定の選択基準にもとづき前記社員情報の内容に応じて前記制御サーバーが、これを実行することを特徴とする請求項1記載の企業における情報流通システム。
- 前記社員から提出される前記社員情報は、
前記社員が前記経営に役立つと判断した一次的な情報と、
前記社員が提出した前記社員情報に対する前記管理部からの前記回答依頼に対して前記社員が回答する前記回答情報と、
前記社員が属する部署の業務に対して他の前記社員が提出する第1の意見情報であって、この第1の意見情報に関し前記管理部からフィードバックされる第1の評価依頼に対して当該部署の前記社員が評価する第1の評価情報を付される当該第1の意見情報と、
前記データベースサーバーに保存されている任意の前記社員による前記社員情報に対して他の前記社員が提出する第2の意見情報であって、この第2の意見情報に関し前記管理部からフィードバックされる第2の評価依頼に対して前記社員情報の内容に関係する部署の前記社員が評価する第2の評価情報を付される当該第2の意見情報と、
のいずれかを含むことを特徴とする請求項1記載の企業における情報流通システム。 - 前記社員情報に個別の情報番号を付与するとともに、
前記社員情報に関連する前記回答情報あるいは前記意見情報にこの情報番号について枝番号を付与することを特徴とする請求項11記載の企業における情報流通システム。 - 前記管理部は、
前記経営者への前記社員情報の提出とは別に、
前記経営者には未提出の前記社員情報に関し、前記社員にフィードバックするフィードバック情報として、
前記社員が提出した前記社員情報に対して前記回答情報を求める前記管理部から前記社員への前記回答依頼と、
前記社員が属する部署の業務に対して他の前記社員が提出する第1の意見情報に関して評価を求める前記管理部から当該部署の前記社員への第1の評価依頼と、
前記データベースサーバーに保存されている任意の前記社員情報に対して他の前記社員が提出する第2の意見情報に関して評価を求める前記管理部から当該第2の意見情報の内容に関係する部署の前記社員への第2の評価依頼と、
前記社員が前回提出した社員情報の内容についてその進捗状況を確認する前記社員への進捗依頼、あるいは前記経営者からの前記経営者指示に関して前記社員が提出した報告書の内容についてその進捗状況を確認する前記社員への進捗依頼と、
のいずれかを前記管理者端末を介して前記社員端末に出力することを特徴とする請求項1記載の企業における情報流通システム。 - 前記データベースサーバーにおいてデータベース化した前記社員情報、前記経営者指示、前記管理部から前記社員にフィードバックするフィードバック情報および情報重みを前記社員端末において検索可能としたことを特徴とする請求項1記載の企業における情報流通システム。
- 前記経営者への社員情報提出は、
前記経営者が操作可能な前記経営者端末にこれを行うことを特徴とする請求項1記載の企業における情報流通システム。 - 前記経営者への社員情報提出は、
前記社員情報を出力するとともに前記経営者に手渡す書面によりこれを行うことを特徴とする請求項1記載の企業における情報流通システム。
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