JP4990541B2 - 印刷デバイスを管理するための方法および装置 - Google Patents

Description

本発明は、プリンタ、多機能製品、プリントサーバー、ファクス、コピー機、プリントサーバー器具を含むインフラストラクチャー・デバイスおよびプリントドライバのような、クライアント企業の全サイトに分散している印刷デバイスの管理のための装置および方法に関するものである。管理には、当該デバイスならびに関連するソフトウェアおよびサービス（配達、維持、修理など）のコスト効率およびパフォーマンスを監視すること、ならびに全保有印刷デバイスを最適化するための変更を勧告し、実施することを含みうる。本発明はまた、印刷デバイスを管理するための契約のための準備をし、該契約を履行するビジネス過程にも関するものである。

多くの大企業はさまざまな印刷デバイスの雑多な混合を有している。このため、あらゆる異なる型およびモデルの装置についてのテクニカルサポートを管理し、実行するのが煩雑になり、それゆえコストがかさみ、多大な時間がかかったり大量の人員が必要になったりする。

同じくらい多くの小企業も同様の問題を抱えている。それは、部分的には予算の制約のため、買い換えまたは追加購入する装置を異なるブランドまたはモデルにすることを余儀なくされるためである。

複写および印刷装置における技術発展ならびに多機能装置の成長はこのサービス負担をいや増すばかりである。

印刷デバイスのためのコストの予測は、上述した装置の混在のため煩雑な仕事となりうる。しばしば、インク、トナーおよび紙といったサプライ用品、スペア部品のコスト、ユーザー研修やユーザー慣熟に関連するコストならびにサービス料金を含む隠れたコストがある。さらに、ある装置に処理待ちのジョブがたまったり、ある装置がメンテナンス待ちであったり、あるいはサプライ用品の補給を待っていたりすることによって無駄になる時間という隠れたコストもある。

同じように、ある機械が多数の従業員集団によって常時使用されている一方、一部の従業員は容量に多大な余裕のある機械を贅沢に使っているといった、装置の配置に配慮が欠けている場合がある。

印刷デバイスの一部のメーカーは、各デバイスが作業中であるかどうか、トナーレベルや紙の補給状態はどうであるかといったことを含む各デバイスの状態を監視するためのネットワーク対応ツールを提供している。これは、十分な人員がいればサービスおよび補給回数を減らす助けになりうる。

ヒューレット・パッカード・ウェブ・ジェット・アドミン（Hewlett Packard Web Jet Admin）ソフトウェアは管理ツールとしてそのような情報を提供する。さらに、同社の公開US2003/0172086Aは、使用特性、利用可能オプション（給紙器具、サービス、動作および更新版ドライバ）ならびに組み込まれている既存のオプションを判別し、次いで結果として少なくとも一つのデバイスの構成設定を最適化することによって印刷デバイスを最適化するためのソフトウェアを開示している。その最適化プロセスはネットワークに接続された二つ以上のデバイスを考慮に入れて一方への変更を提案することができる。

全保有印刷デバイスについて、キーとなるパフォーマンス指標（key performance indicator）について所定の目標値と比較したパフォーマンスの視覚的な表示を管理者がいつでも利用できるようにすることによって、印刷デバイスの管理を容易にすることが本発明の目的の一つである。

この目的は、継続的に利用可能なデータベースポータルを提供することを含む、分散サイトにある印刷デバイスの管理プロセスによって達成できる。前記ポータルは諸印刷デバイスについて、キーとなるパフォーマンス指標について所定の目標値と比較したパフォーマンスの視覚的な表示を与えるものである。

本発明のさらなる目的の一つは、契約業者によって提供される管理サービスの結果として効率向上を約束することにより、印刷デバイスおよび関連サービスの売り上げを増進させることである。前記効率向上は好ましくは契約期間にわたる実証可能なコスト節減を含む。

この目的を達成するため、本発明は、クライアントのために契約業者によって実行される、分散サイトに位置する印刷デバイスの管理のための準備をし、該管理を履行するプロセスであって：
契約業者がクライアントと、管理サービス契約の期間中適用される、キーとなるパフォーマンス指標の目標値を含むキーとなるパフォーマンス指標、ならびに、前記目標値に対する当該印刷デバイスのパフォーマンスについての報酬およびペナルティを交渉するステップと、
契約業者が定期的に前記キーとなるパフォーマンス指標を監視してクライアントに前記目標値に対するパフォーマンスの指標を提供するステップ、
とを有するプロセスを提供する。

本発明がクライアントに提供することができるのはコストの透明性といった恩恵である。これまでいくらかかり、将来どれだけかかると予測されるかについてはっきりと見えるようにすることができ、サプライ用品、サービスその他もろもろについての隠れたコストはない。当該管理プロセスを使うことにより、クライアントの資産のより効率的な使用および印刷デバイスのリースなどの財務上の仕組みを通じてコスト節減を行うことができる。コスト節減が行えるのは、単一の契約業者に全保有印刷デバイスの全体的な管理を提供させ、クライアント自身の職員による運営管理の労を減らし、クライアントの職員数削減さえも可能にして間接的なコスト節減につなげることによる。

全保有機の効率的な管理サービスは、機種の一様性を向上させることにつながりうる。その結果、より高スピード、より高品質の文書出力およびより手軽なカラーデバイス利用などによるユーザー満足度の改善および機械あたりの機能率向上と並んで、より効率的な使用、ユーザーの研修時間の短縮がもたらされる。

メーカーその他の印刷デバイス供給者でありうる契約業者への恩恵は、たとえばクライアントのトータルな文書生成量を従来以上に把握できることである。効率的かつコスト効率のよい管理を実証する限りにおいて、契約業者は、クライアントが購入する可能性のあるとき、当該クライアントへの主たる契約業者としてサードパーティー製品と競合してより大量の自社製品を売ることが可能になる。消耗品やスペア部品などのサードパーティー製品の購入を通じて収入が得られる可能性もある。クライアントとのより密接な関係により、契約業者は自社のサービスおよび文書ソリューションのための追加的な販売チャンスを見出すことも可能になる。

契約業者としては可変の管理料と引き替えにクライアントに対してコスト節減をもたらすインセンティブがありうることが理解されるであろう。多数の企業における効率向上を通じた節約のかような潜在力のため、本発明の使用を通じて契約業者および顧客のいずれもが著しい恩恵を得ることができる。

本発明の好ましい実施形態は、クライアントのサイトを調査し、それを管理契約のための提案に変容させ、将来的にさまざまなメーカーからの装置を段階的に導入したり撤廃したりすることを考慮し、ならびに、専門のローカルなマネージャを使い、定期的に報告を提供し、継続的に顧客の振る舞いすなわち装置の使われ方を考慮して全保有機の管理を実行するステップを有する。

前記目的はまた、管理契約のもとにある契約業者によって排他的に実行される、クライアント組織内の地理的に分散されたサイトにある複数の印刷デバイスの管理のプロセスであって、契約業者組織内に契約マネージャを割り当て、その契約マネージャを前記クライアントの複数の分散サイトにわたるすべての印刷デバイスを管理する任務の専門とすることを含んでおり、前記契約マネージャが、印刷デバイスおよび関連ソフトウェアの状態および使用ならびにサービスおよび消耗品の供給を定期的に監視し、その全体としてのパフォーマンスをコストを含む所定のキーとなるパフォーマンス指標に対して最適化するよう定期的に努め、管理契約の期間にわたってパフォーマンスを最適化するために変更を実施し、クライアント組織に定期的に報告を提供するようなプロセスからなる本発明によっても達成することができる。

本発明のあるさらなる目的は、印刷デバイスのメーカーでありうる契約業者が、少なくとも一つのクライアント企業に各クライアントの分散サイトにある全保有印刷デバイスを管理する完全な管理サービスを提供することによって、自社のハードウェアもしくはソフトウェアおよび関連するサービスの売り上げからの収入を改善できるようにすることである。

この目的は、分散されたサイトにある複数の印刷デバイスの管理のプロセスであって、印刷デバイスのパフォーマンスをキーとなるパフォーマンス指標の所定の目標値と比較して視覚的表示を与える継続的に利用可能なデータベースポータルを提供することを含むプロセスからなる本発明によって達成される。

本発明の格別の恩恵は、管理サービスのための同じ構造がクライアント企業の大きさによらず使われるということである。クライアントが印刷デバイスのために一つのサイトしかもたなくても、一国内の複数のサイトを有していても、世界的な複数の国に複数のサイトを有していても、同じ構造が使われる。契約業者はクライアントが事業を有している各国または地域で業務を行うスタッフを有することが想定されている。そのクライアントを中心的に、すなわちグローバルに担当する契約業者のスタッフがその特定の役割を帯び、おそらくは他の場所にいるそれぞれのローカル地域を担当する他のスタッフと協力しあう。たとえばクライアントが一国での管理しか必要としない場合には、グローバル管理サービスとローカル管理サービスは、本発明に基づく同じ管理サービス構造内で統合してもよい。この目的のため、ローカルおよびグローバル管理サービスは契約業者の社内のマネージャたちによって提供される。該マネージャは、別のクライアントについてはローカルな担当でしかないが、この特定のクライアントについてはグローバルな責任をもつといったことがあってもよい。

本発明は、管理サービス構造内での業務手順および文書作成を標準化することによって高い効率を達成することを可能にする。クライアント企業の異なる規模に合うように前記構造を変更する必要はない。

本発明がよりよく理解されるよう、本発明の好ましい実施形態についてこれからあくまでも例として付属の概略的な図面を参照しつつ説明する。

本発明の好ましい実施形態は、各クライアントのさまざまな異なるサイトにおいて実行される印刷サービス管理のためのソフトウェアツールによってサポートされる業務を行う方法である。この方法、前記ソフトウェアツールおよびそれを走らせるハードウェアについて下に述べる。印刷デバイス管理ならびにあらゆる関連するハードウェア、ソフトウェアおよびサービスのためのサービス契約の交渉および実装も同様である。

本明細書では、印刷デバイスは、プリンタ、多機能プリンタ、プリントサーバー、プリントサーバー器具のようなインフラストラクチャー・デバイスおよびデバイスドライバと並んでコピー機およびファクスのような複写ハードウェアを含む。これらの印刷デバイスに関連して、その他の周辺装置ならびにインクカートリッジおよび機械のスペア部品といった消耗品がある。関連サービスとしては、撤去および配送サービス、メンテナンスおよび修理サービスならびにIT開発サービスが含まれる。下に述べる本発明の実施形態は、契約業者に、直接あるいはサードパーティーのサプライ用品およびサービスの購入を通じて、そのようなハードウェア、ソフトウェアおよびサービスすべての提供を担当することを可能にする。

クライアントのほうがもつ役割は、前記契約業者との管理契約を交渉し、当該管理システムのソフトウェアによって提供される情報を使うことを含むその推移の監視を行い、通例はまたクライアント自身のサイトにおける印刷デバイスのためのITサービスおよび受入環境を提供する。しかし、ネットワーク管理を含むITサービスの提供までも印刷サービス管理の契約に含めることもできる。

下に述べるように、当該管理印刷システム（managed print system）は標準化された手順および文書作成をもち、完全に構造化されているため、スケーラブルであり、どんな契約業者でも使うことができる。複写の知識のあるITサービスプロバイダまたはその他の種類の組織によって運営されることもできる。そのようなシステムを使う主たる契約業者は、自社製品の売り上げを増進し、サービス提供を拡大できるようになりたい印刷デバイスのメーカーおよび供給者であることが想定されている。さらに、主たるクライアントは複数の分散サイトをもつ大企業であることが想定されているが、本システムは事務所一つだけのより小規模な企業にも同じように適用可能である。本発明のこの好ましい実施形態は、サイト調査において調査される既存の構成から印刷デバイスならびに関連するハードウェア、ソフトウェアおよびサービスが最適化されている新たな構成への秩序だった移行を提供するよう構成される。一つまたは複数のサイトの最適化された構成へのこの移行ののちに、さらなる最適化が必要かどうかを判別するための印刷サービスの定期的な見直しを含む完全なサイト管理が開始され、契約期間満了まで行われる。

下記でより詳細に述べるように、同じ構造化された管理印刷システムがクライアント企業の規模によらず適用可能である：サイト、ローカル地域（国であってもよい）、世界にわたって分散しているクライアントの印刷デバイスを管理するために、契約業者の組織内でグローバルレベルで実行すべき活動およびローカルレベルで実行すべき活動をシステムが同定する。しかし、これらのローカルおよびグローバルな活動は、クライアントが一つのローカル地域しかもたない場合には統合されてもよい。たとえば、一国内でしか印刷サービス管理を必要としない場合である。

当該管理サービスが見込み顧客に対して、契約期間にわたって特定のコスト節減の実現を約束し、監視するという点でこの上なく魅力的になるということは、この実施形態のさらなる重要な特徴である。コストの透明性および統御をクライアントに提供し、クライアントがコストを管理することを可能にする。さらに、全レベルでの契約業者のスタッフとクライアント組織内の認可されたスタッフとの両方に対して、すぐ利用でき、たやすく理解できる、キーとなるパフォーマンス指標および決定的な財務情報を含むグラフィック情報を提供する。

この例では、契約業者は顧客の既存の複写活動（契約業者のデバイスとサードパーティーのデバイスを含む）をグローバルレベルで引き受け、すべてのコピー、印刷、スキャンおよびファクス活動を合意された所定の条件に対して管理し、契約期間にわたるコスト節減を保証する。

これは、顧客の既存の複写基盤の、管理環境へのソリューション駆動された変容であり、４つの主要ステップからなる。準備段階ののち、契約業者は調査段階を開始し、それに実際の移行段階が続く。最終ステップはさまざまな所定のサイトの管理である。この最後のステップは継続的な活動である。

展開準備（０）
準備ステップでは、契約業者はプロジェクトの範囲、ポートフォリオ・ニーズ、値付け、を見定め、コストベースおよび提案ルールを設定し、クライアントと展開方針について合意する。合意されたサービスレベルとともに、契約業者はこれを枠組み合意に変容させ、両当事者がそれに署名する。この段階で、契約業者はさまざまな中央およびローカルのプロジェクトチームを同定する。

サイト調査（１）
現在導入されている基盤を同定し、現在のコストベースを解析し、フロア配置によって対応できるサイトレベルでの提案をする。契約業者は、契約業者自身およびサードパーティーの製品を同定するとともに、コピー、スキャン、印刷およびファクスについての必要性を同定する。コストベースを合意したのち、契約業者はサイトレベルでの提案を行う。該提案の基礎は、既存の複写環境（＝現状）、顧客の要求、合意された提案ルールおよび展開方針である。提案は、契約期間にわたった、契約業者の製造製品の段階的導入および現有資産（サードパーティー製品）の段階的撤廃の最もコスト効率のよい計画を示す。

サイト移行（２）
第二ステップは、既存の基盤を新たな環境に移行させることに関わる。すべての機械がネットワークに接続され、先進的なウェブベースの管理ポータルにインストールされてメーターの読みの自動収集が可能になる。

サイト管理（３）
この段階は契約が存続する限り続くことになるが、契約マネージャによって指揮される。前記ウェブポータルによって、前記契約マネージャがローカルレベルおよび中央レベルで全保有機を管理する環境が提供される。前記契約マネージャは機械の稼働率、組織変更およびユーザー行動を解析し、すべての調査結果を顧客に月単位で報告する。顧客サイトの代弁人たちとともに、契約業者は全保有機の運用が、可能な最低コストになることを保証する。

ポータルのいくつかのキーとなる機能
・導入されている複写基盤の概観
・サービスレベル合意（SLA: Service Level Agreement）についてのパフォーマンス（連絡から応答まで／連絡から修理まで／使用可能時間）
・ユニットあたりで特定された実際の使用率
・コピー／印刷／白黒／カラー／スキャンなどについての分量内訳情報
・実際の使用率と目標使用率との対比
・実際のコストと合意された期待コストとの対比（実装状況に基づく）
・全保有機についての状態および故障メッセージを示す監視コンソール（更新リリースにおいて）
この段階におけるすべての活動は、複写環境の透明性を上げることをねらいとしており、実際の節減を維持し、最適化するにあたり当該サイトをサポートする。契約マネージャは個別のサイト代弁人および中央チームの両方に通知する。国ごとに独自の契約マネージャがいることになる。契約管理の役割は主として５つの中核的活動をねらいとしている。

・合意されたサービスレベルについて監視し、差配する
・サイトレベルで節減を管理し、変動度を示す
・サイトレベルおよび国レベルでの報告
・サイト代弁人および中央チームに通知
・プロセスおよび顧客の期待を管理（契約マネージャは「クモの巣のクモ」）
段階（０）から（３）は図４の作業フロー図に示されている。この図および同様の図では、星記号はミーティング、スマイリー記号は与えられた承認、菱形は署名された文書を表す。サイト調査の期間8-9-10週はクライアントの規模がそれぞれ小（S）、中（M）、大（L）のいずれであるかによって決まる。

グローバル／中央レベルおよびローカルレベルでの人的資源の責任がそれぞれ図５および図６で、図４に示したタスクに対して示されている。契約業者のクライアントマネージャがトータルな実装プロセスについての最終責任を負う。それを補佐するクライアント（顧客）固有のプロジェクトマネージャは、展開準備、サイト調査およびサイト実装活動のすべてを差配し、ローカルな国コーディネーターへの窓口となる。契約業者の技術プロジェクトマネージャは、サイト管理に必要とされるあらゆるIT関係の活動およびソフトウェアの展開を調整する。

地域レベルでは、国コーディネーターがサイト調査、サイト提案および実際の実装といったすべての活動を差配する。

責任構造およびプロジェクト管理が図７に概略的に示されている。

図８は諸プロセスの技術面およびプロジェクト管理を示している。グローバル／中央レベルおよびローカルレベルの両方において、インターネットベースの共有情報・プロジェクトボードを介して、数多くのチェックリストが生成され、契約業者とクライアントとの間で共有される。それには中でも次のようなものが含まれる：
・調査文書
・サイト提案
・展開状態
・ポートフォリオの詳細
・行動項目登録簿

図９は当該システム中の各ステップについて定義されるツール、テンプレート、チェックリストの例を示している。

図１は、契約業者の組織内の典型的な広域ネットワークを概略的に示している。中央サーバー１０００は広域ネットワーク１０１０を通じていくつかのローカルサイトサーバー１０２０につながっている。ローカルサイトサーバーは一国の領域内のさまざまな事務所その他の建物に位置しているか、あるいはいくつかの国領域にまたがって広がっている。ローカルサイトサーバー１０２０は契約業者が所有していてもよいし、あるいは契約業者の一または複数のクライアントの所有物であってもよい。ネットワーク１０１０はインターネットのような公共ネットワークのみからなっていてもよい。

図２に示したように、典型的なクライアントサイトは当該管理された印刷ネットワーク１０１０上に一つのローカルサイトサーバー１０２０をもち、これが契約業者にアクセスを提供する。クライアントの内部ネットワーク１０４０はコピー機、ネットワーク接続されたプリンタおよびファクス機のようなさまざまな異なる印刷デバイス１０３０をつなぐ。ローカルサイトサーバー１０２０は当該ローカルサイトのためのさまざまなプリントドライバおよびその他の適切なソフトウェアをもっており、印刷デバイス１０３０のいくつかは、たとえば既存の構成設定および代替的な可能な構成設定についての情報を含みうる独自のソフトウェア機能、ならびにコンピュータメモリなどを有することになる。もちろん大きめのサイトは複数のローカルサイトサーバー１０２０をもつことができ、それらのローカルサイトサーバー自身は、契約業者のサーバー１０００との通信のためにネットワーク接続されているか、広域通信ネットワーク１０１０に直接接続されていてもよい。

当該管理印刷ソフトウェアはひと揃いのプログラムを有している。その一部は中央サーバー１０００上にあり、他のものはローカルサイトサーバー１０２０の上にある。

この例ではオクトパス（OCTOPUS）として知られる一つのクライアント／サーバーアプリケーションがマイクロソフト（登録商標）のSQLサーバーソフトウェア上に構築され、部分的に中央サーバー１０００上にあり、一つまたは複数のクライアント〔顧客〕組織のために動作しうる。

図３に示したように、オクトパス・クライアント／サーバーアプリケーションのアーキテクチャーでは、オクトパス・クライアントは、クライアント〔顧客〕企業のネットワーク上にあるクライアント企業のサーバーＰＣ１０２０上に位置していて全保有機を監視する。オクトパスサーバーはリモートに位置しており、図１の中央サーバー１０００と一致してもよい。いくつかのクライアントからのデータを受信してもよい。この例では、クライアントおよびサーバーは両方とも電子メールアカウントをもち、電子メールにより通信する。

サーバーはレポートを生成し、該レポートは管理印刷システムのための明細書を生成するためのERPシステムのようなその後のプロセスによって使用される。該レポートは全保有機管理のためのウェブポータルにアップロードされてもよく、詳細な全保有機診断法のために手動で解析されてもよい。

オクトパス・クライアントが印刷デバイスからデータを継続的に抽出するには二つの方法がある。第一に、各デバイスの、ファームウェア内の印刷およびスキャンカウンタならびに使用可能時間パフォーマンスの詳細をもつMIB（Management Information Block［管理情報ブロック］）を要求すること（たとえば毎日）。そして第二に、クライアント企業のネットワークを通じて、消耗品状態、紙詰まり、カバー開放のようなハードウェア状態およびサービスコードを与える警告を受け取ること。

オクトパスサーバーははいってくる電子メールレポートを保存し、各デバイスについて当該期間についての、カラーおよび白黒の印刷総ページ数、印刷数、コピー数、可用性などを含む要約情報をもつレポートをCSV形式で生成する。

オクトパス・クライアントとともに一つまたは複数のトラップサーバーがやはりクライアント企業のネットワーク上に含まれている。これはSNMPトラップを通じてデバイスの状態監視を可能にするものである。

「CASPAR」として知られる別のプログラムは、導入・維持に必要な全費用（total cost of ownership）の計算ソフトウェアツールの形を取る。これはサイト調査情報およびコスト情報の入力についての標準化された構造ならびに情報提示および報告の標準化された形式を提供する。

「COMPASS」として知られるさらなるプログラムは、計算およびシミュレーションソフトウェアツールの形を取る。それはマイクロソフト（登録商標）エクセルのマクロであって、CASPARから出力されたエクセルのスプレッドシートを取り込み、マネージャがその生データを処理して移行文書を生成できるようにする。該移行文書は、マネージャが全保有印刷デバイスの最適化の方法を提案できるようにするためにより有意な情報を与えるものである。COMPASSは前記生データを改善して前記より有意な情報を生成するために所定のアルゴリズムを動作させる。これは新規の計算・シナリオ解析ツールである。これによりマネージャは、スプレッドシート上での「もし」の解析を使って、提案される変更の効果を解析できるようになる。これを使ってマネージャはたとえば旧機種の段階的撤廃および代替機種の段階的導入の時間を最適化することができる。

あるさらなる周辺的なプログラムはウェブポータルを提供するものである。これはリモートでホストされており、クライアント企業または契約業者の適切な認可を受けたスタッフが管理印刷情報へのアクセスを得る必要のあるサーバー１０２０、１０３０のいずれにもアクセス可能である。このウェブポータルは、管理スタッフに視覚的な表示を提供するための標準化されたフォーマットを有している。これについては下記でより詳細に述べる。

印刷サービス管理のための運用プロセス
図４は当該構造化システムのための全体的な一般的運用プロセスのフロー図を示している。最初に、図４には示していないが、契約業者はもちろん見込み顧客に対して販売プレゼンテーションを行い、それには管理システムの運用およびウェブポータルを含むシステムの機能のデモが含まれるであろう。それにはコスト節減および効率改善が含まれるであろう。図示していないが、管理印刷システム（managed print system）は、ミーティング回数ならびに議論および交渉の状態といった、契約業者のスタッフがこの販売プロセスのそれぞれの詳細な段階を監視するための構造を提供する。当該システムはまた、販売チームおよびマネージャ陣が使うための標準化された形の適切な文書も提供する。

ひとたび見込み顧客が契約関係を結ぶ意向を示して仮の約定を結ぶのに前向きになったら、展開プロセス１００が開始される。これは通常、「グローバルレベル」で、すなわち契約業者のクライアント全体を担当するスタッフによって実行される：責任を負うのは契約業者の組織内のクライアントマネージャおよびプロジェクトマネージャである。ローカルには、契約業者の組織内の国コーディネーターおよびアカウントマネージャも責任を負う。

ひとたび管理印刷契約（「枠組み合意」として知られる）が交渉され、合意されれば、次の段階はサイト調査プロセス２００である。これはクライアントと契約業者の両方に関わるもので、当該クライアント組織全体を通じて、既存の印刷デバイスならびに関連するハードウェア、ソフトウェアおよびサービスについて、関連する財務情報すべてを含めてあらゆる関連情報を収集する。契約業者の組織内では、この段階での責任はまだグローバルレベルではクライアントマネージャおよびプロジェクトマネージャに、ローカルレベルではその地域についての国コーディネーターおよびコンサルティングマネージャにある。クライアントまたは契約業者の組織内の事務アシスタント、サイト調査員およびデータ入力オペレーターもまたこの段階で関わってくる。

サイト調査が完了すると、蓄積されたデータがCASPARおよびCOMPASSを使って契約業者によって処理され、検討されて、当該クライアント組織内の印刷サービスを最適化するソリューションが生成される。すでに示したように、このソリューションは既存のハードウェアおよびソフトウェアへの変更ならびに設備およびサービスの一部または全部の交換に関わってくることが多い。

ひとたびこのソリューションが生成され、合意されると、次の段階はサイト移行プロセス３００である。これはクライアント印刷サービスの、既存の構成から最適化された新たな構成への移行である。契約業者の組織内では、グローバルレベルではクライアントマネージャおよびプロジェクトマネージャが担当し続け、ローカル地域レベルでは、国コーディネーターおよびコンサルティングマネージャが担当する。注文入力執行員も関わってくる。

サイト移行プロセス３００が完了すると、契約はサイト管理プロセス４００を当該契約の期間満了まで継続する。サイト管理の間、前記ウェブポータルを使った定期的な情報の提供および監視、ならびに、最適化とさらなるコスト節減のための継続的なプロセスが行われる。サイト管理の間、グローバルレベルではクライアントマネージャが責任者であり続け、アドミニストレータが関わってくる。ローカルな地域レベルでは、当該プロジェクトについてアカウントマネージャがローカルな責任者となり、処理については前記契約マネージャが責任者であり続ける。契約管理がプロアクティブであり、クライアントのための印刷サービス構造を最適化しようと継続的に努めるということは本プロセスの重要な特徴である。その程度まで、契約マネージャをプロアクティブ性において補佐するプロセスおよび活動が開発されてきた。

典型的な契約については、展開準備プロセス１００は５週間ほど続く。サイト調査２００はクライアント組織の規模が小、中、大のいずれであるかに応じて８、９、１０週間ほど続く。サイト移行プロセス３００は１０週間ほど続く。そしてサイト管理プロセス４００は契約の残りの期間中継続される。契約期間はたとえば合計５年などである。

展開準備プロセス
このプロセスは、クライアントの署名がされ契約業者によって受け取られる趣意書の受領のステップ１０１によって開始される。前記趣意書はシステムに保存されているテンプレートを使う。前記趣意書は合意された取引条件、サービスレベル合意（SLA）および諸プロセスを含んでいる。図１１に示すように、内部および外部の連絡段階１１０、契約およびプロジェクト定義１３０ならびに合意の枠組み形成１５０が展開プロセス１７０の開始前に行われる。

内部的には、契約業者のスタッフのメンバーがローカルおよびグローバルの関連する役割に任命される。

契約業者の中央すなわちグローバルスタッフと新規クライアントとの間で、展開準備に貢献するために外部連絡が実行される。クライアントは国コーディネーターおよびサイト代弁人を自らのスタッフのうちから指定する。

契約は、該契約を合意された基準に則ってローカルに実施できるために、契約業者のローカル組織に関連のある当該契約のあらゆる詳細について定義される。グローバルレベルでは、契約業者のスタッフが機械をどう初期設定し、どうローカルサイトに配送するかをバンドルおよび価格情報とともに述べ、コストの指標を挙げ、前提条件を説明する。各サイトについて関連する顧客情報の連絡先および情報リストを作成する。そして当該新契約の関連のあるあらゆる詳細の概観を提供する。

合意された基準に則って新契約を実施するために役割分担した契約業者のスタッフによって、プロジェクトがグローバルおよびローカルレベルで定義される。これには、運営プロジェクト管理ルールを定義すること、ならびに、特別仕様のサイト調査文書、コストベースの報告のための報告テンプレートおよびクライアントへの提案の提示を作成することが含まれる。この早期の段階であっても、のちに図２３を参照しつつ述べるウェブポータル上で使うための「ダッシュボード」が、適用可能で関連がありすでに利用可能なあらゆるクライアント情報を用いて準備される。

コストベースをどのようにして計算すべきかについてのパラメータが定義でき、提案のベースとする必要のあるパラメータが定義できるテンプレートが図１２に示されている。

契約業者のローカルスタッフも、各国、各サイトについて、サイト調査プロセス２００およびサイト移行プロセス３００について合意された目標期日に基づく展開を計画することによってプロジェクト定義を補助する。

枠組み合意を準備するステップ１５０は、グローバルな責任のある中央スタッフによって、全契約についての損益（P&L: profit and loss）を含み、該契約の展開の財政的な結果を含む財務計画が作成されることによって開始される。通常、これに先立って趣意書１０１が執行されなければならない。ステップ１５０における合意の最終化の重要な部分は、クライアントが当該プロジェクトの実現可能性を含めて印刷環境を確証し、また必要に応じてプログラムツールおよび管理印刷ソフトウェアのインストールのために構内ネットワーク１０１０へのアクセスを許すことに合意することである。

趣意書１０１および枠組み合意１５０の作成を交渉するステップは柔軟性があり、統合することもできる。

前記の損益予測および枠組み合意はいずれもシステムに保存されたテンプレートからとられる。

展開プロセスが１７０で開始されるのは、契約業者組織によって、進行に向けてすべて準備完了で、クライアントも準備完了であると認めていることが確証されてからのことである。管理印刷ソフトウェアのためのインフラストラクチャーが利用可能であり、準備できていなければならない。

サイト調査
図１６に示すように、契約業者は以下のようなステップを制御し、統御する：サイト調査のための準備２２０、続いてサイト調査２４０そのもの、続いてデータ処理２６０、そしてクライアント組織全体にわたって印刷サービスを最適化するソリューション作成２８０。

サイト調査ステップ２００では、サイト調査合意、クライアントコストベース文書が、サイト移行テンプレートおよび管理印刷ソフトウェア実現可能性文書とともにみなシステムからテンプレート文書として利用可能である。このステップでは、プロセス全体を通してと同様、目標期日の合意、クライアントと契約業者との間の情報伝達および調査情報の蓄積といった個々の詳細な手続きは契約業者によって統御され、記録される。サイト調査のための準備ステップ２２０は、クライアントの印刷サービス環境を確証し、クライアントのIT環境が提案されるソリューションをサポートできることを保証し、キーとなるソフトウェアオプションを保証し、合意する、管理印刷ソフトウェア実現可能性調査を含んでいる。このステップはまた、サイト調査合意の形成および署名も含む。必要なオフィスおよびサイト調査用品すべてを備え、所定のテンプレートに則った諸文書を含むツールボックスがサイト調査２４０の責任者となる調査チームに送られる。

次いでサイトの実際の物理的な調査２４０が実行される。図３０Ａおよび図３０Ｂは合わせてこの調査の間のプロジェクト管理のために使われるテンプレートの例である。コストベースは印刷サービスの現状の金銭的コストをサイトごとに示す。

サイト調査からのデータは次いで前述した顧客コスト解析、提示および報告ソフトウェアツールを使って処理２６０される。これはコストベースのためのデータがクライアントと契約業者の双方によって承認されたところで実行される。前記ソフトウェアプログラムは生データがエクセルスプレッドシート中に標準化された形で提示されるよう強制する。これがCOMPASSの入力として使われることも前述したとおりである。

図１３はCASPARおよびCOMPASSによって自動的に生成されるデータを示している。この段階の目的は、スタッフの人的技術を入力されるCASPARデータおよび保存されている関連する技術および財務情報データベースとともに使って、ステップ１５０の枠組み合意において合意されたパラメータおよび目標に基づいた、クライアントに受け入れられるソリューションを最適化することである。

図１４はCOMPASSによって自動的にユニット移行プランとして生成される表である。これは契約業者の製造した機械およびサードパーティーの機械を含む装置の段階的に導入および撤廃を計画する。

図１５はCOMPASSによって自動的に生成された、節減提案を示す、すなわち年々のコスト節減を明示する表である――これが決定的なキーポイントとなる指標になる。

ソリューションの作成２８０〔図１６〕の間、中央／グローバルの責任は、ローカルな責任のあるスタッフからの最適化提案を調整して吟味することであり、提案をクライアントと交渉して最終的にソリューション提案への合意の確認に至ることである。

段階２８０の間、ローカルレベルでは、コストベースデータに対してCOMPASSが運用され、印刷サービスに使われる潜在的可能性のあるさまざまなハードウェア、ソフトウェアおよびサービスに関係する技術および財務情報の既存のデータベースを考慮に入れたより有意なデータを生成する。ソリューション設計についてローカルな責任のあるスタッフ員はハードウェアソリューションを作成し、そのソリューション提案のコストおよび節減をCOMPASSを使って計算しなければならない。クライアントから提供されるフロア配置図をスキャンし、現在の状況をフロア配置図に書き込み、新状況すなわち最適化提案実装後の状況をフロア配置図に書き込むことによって、クライアントのサイトのためのフロア配置図を作成しなければならない。あるいはまた、フロア配置図はMS（マイクロソフト（登録商標））ビジオ（Visio）を使って構築されてもよい。次いでこの担当者は図１４および図１５のような所定のフォーマットでソリューション提案の提示を作成し、これを国または地域コーディネーターに提出しなければならない。その国または地域コーディネーターは次いで各サイトからのソリューション提案を審査し、その提示を中央またはグローバルマネージャに提出して裁可を求める。システムからのテンプレートを使って、そのソリューションが受け入れられた場合に行われる変更を記載した顧客サイト移行文書が用意される。当該提案がグローバル責任レベルでの契約業者によって、かつクライアントによって承認されれば、当該提案に合ったサードパーティー購入注文が所定のテンプレートで生成される。

サイト移行プロセス
図１７ａに示されるように、サイト移行プロセス３００は準備ステップ３１０、処理ステップ３２０および履行ステップ３３０を有している。この最後のステップは図１７ｂでより詳細に示してある。準備段階３１０は、印刷サービスを最適化する前に、合意された契約を処理するために必要なすべての活動を準備することを含み、最終的な交渉はすべてクライアントとともに実行され、システムテンプレートから取った、署名された契約および／もしくは購入注文ならびに合意されたサイト移行プロジェクト文書ができる。グローバルな責任をもつスタッフがCOMPASSおよびサイト移行テンプレートを吟味し、合意されたソリューションを再び審査する。これはたとえば「見逃した節減」すなわち潜在的な節減割合よりも低い節減割合のソリューションを実施することによって逃してしまう節減がある場合のためである。合意されたソリューションに適当な調整を加え、ローカルすなわち国を担当するマネージャ陣に承認が下される。すると該マネージャ陣がサイト移行のタイミングを決めて中央マネージャ陣に報告を返す。

ローカルレベルでは、ローカルな責任をもつ担当者が署名された購入注文もしくは契約、署名されたサイト移行テンプレートおよび署名されたサードパーティー装置購入注文を獲得する。合意されたソリューションの調整の一部として、合意されたソリューション提案をもつCOMPASSファイルが最終化され、サイト移行の開始からこの吟味段階の間に起こったいかなる変更も中央で承認されうる前にCOMPASSに組み込まれなければならない。

処理ステップ３２０は、当該契約業者自身を含みうる関係する供給者に印刷デバイスのような装置を注文することを含む。ローカルスタッフはまた、ハードウェアおよびソフトウェアのため、物流のため、ならびにスタッフ訓練のための履行計画を作成する。サービスレベル合意が先にクライアントと合意されたように処理される。COMPASSを使って、サイト履行のためのすべての新規の配達のリスト、同じ場所に残る装置のリスト、動かすべき装置のリスト、保持されず、サイトから除去される必要のある装置のリストが作成される。これらのリストは、当該装置がリースか購入か、およびその場に留まるか動かすかの標示を含む。

履行ステップ３３０は物理的なすべてのハードウェアおよびソフトウェアについての配達、据え付けおよび訓練を含む。管理印刷ソフトウェアはクライアントのネットワークにインストールされ、試験され、承認され、該ソフトウェアの適切な訓練が与えられる。履行は、新たな装置の配達３３２、現在の装置のサイトへの、またサイトからの移動３３３、余剰装置のサイトからの撤去３３４、正しい位置に運んだ装置の据え付け３３５、クライアント組織内のスタッフの訓練３３６を含む。

このプロセスの一部として、各サイトは、たとえば移行される装置およびサイト上の他のすべての装置のメーターの読みをすべてリスト化し、装置すべてのシリアル番号を集めて照合し、各デバイスの正しい位置を検証することによって監査される。行政上のタスクがすべて完了したら、COMPASSの最終バージョンが作成され、グローバルな責任をもつ中央管理スタッフに送られる。該中央管理スタッフは実装されたソリューションを検証し、COMPASSデータをのちにウェブポータル上で使えるようダッシュボードにロードすることができる。ダッシュボードのロードはサイト管理プロセス４００で使われるので重要である。実際上、中央サーバー１０００上にあるデータベースは、各クライアントについて各サイト、各地域、全世界単位で、ダッシュボードを含むウェブポータルのための技術および財務データを保存している。

図３０Ｂのスプレッドシートは例として展開準備プロセス１００で使うための、五年契約についてのコスト節減を実証する財務提案を示している。これは暦年２００３年の途中での契約開始を想定しており、この年については節減は６か月についてのみ適用される。ひとたびこの提案が合意されると、これは契約の一部をなし、コスト節減の目標を定める。契約は、契約業者への見返りをコスト節減の実績の関数として調整することによって契約業者にインセンティブを与える条項を含むこともできる。要するに、コスト節減分を契約業者とクライアントとで分け合うのである。このことの効果は、クライアントが契約業者に払う全体としての管理料を増減させることである。管理料に加えて契約業者はサードパーティーの製品、サプライ用品およびサービスの販売に対する手数料からも収入を得ることは理解されるであろう。

サイト管理プロセス
図１８に示すように、サイト管理プロセス４００はダッシュボード準備４１０ステップ（ダッシュボードの内容はその後定期的に更新され、合意・導入された変更が取り入れられる）、データ処理および報告４２０、データ解釈および解析４３０、当該段階全体を通じて生起する行政管理４４０、四半期ごと年ごとなどやはり定期的に行われる報告４５０、そして四半期ごとに実行される報告および月ごとに履行される見直し点とともに継続的に進行するサイト最適化４６０を含んでいる。全体としてのクライアント管理はグローバルな責任をもつ契約業者スタッフによって実行され、これらのスタッフはデータ処理、データ監視およびクライアント管理機能を実行する。これらのスタッフはまたダッシュボード４１０の準備にも責任を負う。ローカルレベルでは、サイト管理はローカルな責任をもつスタッフによって実行され、これらのスタッフはウェブポータルを通じたダッシュボードの定期的なチェックを利用してステップ４２０から４６０までを実行する。

ダッシュボードを含むウェブポータル
当該システムは上述したように中央データベースを含む。中央データベースには各クライアントについてのデータが収められている。図２２はウェブポータルのためのデータソースを概略的に示しており、画面はダッシュボードである。データは図２２の上半分に示されているデータベースから自動的に読み込まれ、下半分に示されているソースからの手入力もある。

この実施例では、システムはブラウザーとしてマイクロソフト（登録商標）・インターネットエクスプローラを使っている。図２０に示したように、当該ウェブポータルを通じての画面表示はおなじみのエクスプローラのレイアウトで、この例では４つのクライアントの名のリストを示しており、画面上では「顧客」として示されている。クライアントの一として図２１に示すようにクライアント１を選択することによって、関連する地域のドロップダウンリストが表示される。この例では地域は６つの国からなる。データはこの例ではHTMLフォーマットで与えられている。

図２３に示すように、標準化された画面表示の一つはダッシュボードの形をとり、自動車のダッシュボードにあるバッテリー残量、燃料レベル、油圧レベルなどを示すものに似たメーター類を含んでいる。このデザインは画面上に提示されるデータの視覚的効果と読み取りやすさを最大化し、クライアント組織および契約業者組織内でアクセスする権限を与えられたユーザーにとって効果的で魅力あるものにするよう意図されたものである。

図２３に示した例はベネルクス地域におけるクライアント１についての、その地域内でのロッテルダムのサイトについてのものである。ダッシュボードのさまざまな部分がそのサイトの全体としての印刷サービスのパフォーマンスをあらかじめ決められたキーとなるパフォーマンス指標（今の場合、量、財務、全保有機融通性およびサービス）との対比で示している。Q1からQ4の各四半期について、量に関して６つのブロックが見える。上のバーが、先に合意されたコストベースに基づいた、そのサイトでその四半期に生成された全文書量を示している。下の第二のバーは実際の量の部分、すなわち量の面から見た実際のパフォーマンスを示している。実際の量がコストベース量よりも少なければ、実際の量のバーは緑になるが、そうでなければバーは赤である。よって、緑が望ましいパフォーマンスを示す。これに対応して、その下の第三のバーは白黒のコストベース量を示しており、その下の第四のバーは白黒の実際の量を示している。第五および第六のバーはカラー文書についてのコストベースと実際の量を示している。

財務セクションでは、管理印刷ソフトウェアの中心的目的はクライアントがその印刷活動に費やす金額を管理することであり、それは実際の支出額を目標コストと比較することによってなされることは理解されるであろう。目標コストは、コストベースのコスト（すなわち、移行プロセス３００以前のコスト）を取って節減率を適用することによって計算できる。プロセスが計画通りに進んでいれば、この差は正になるはずである。これらの財務数値は各四半期について目標コスト、複写支出、差分として示されている（「複写」はすべての印刷プロセスをカバーすることを意図したものである）。

全保有機融通性のセクションでは、各四半期について、印刷デバイス容量の所定の許容値が示され、その下に実際の使用度が表示される。その下には差が利用可能な「余裕」として示される。

ダッシュボードの右側では、３つのメーターがサービスの異なる側面についてのパフォーマンスを表示している。この例でのサービスについてのキーとなるパフォーマンス指標は：平均使用可能時間割合、平均サービス応答時間および平均サービス修理時間である。サービスのキーとなるパフォーマンス指標は、目標レベルの範囲内にあれば緑の側（メーターの右半分）に振れ、目標値を下回れば赤の側（左側）に振れるメーターとして可視化されている。目標値はメーターの下に見えるように示されており、実績値はメーターの上に、パフォーマンスに応じて左側の赤い数字または右側の緑の数字として表示される。このように、メーターの文字盤は関連期間についての実際のパフォーマンスを指示し、望ましい結果であれば緑であるはずである。

キーとなるパフォーマンス指標の選択は、展開準備段階においてクライアントと合意されたものである。

ダッシュボードのユーザーは、個々の機械の基本データおよび構成設定および使用量といった、以前にデータベースに入力したデータまで「潜る」ことができる。

さらなる画面表示が図２４に示されている。これはやはりクライアント１のベネルクス地域のロッテルダム支部についての明細書項目のものである。各契約について、明細書は四半期ごとに「生成」される：実際の明細書は事務システムから生成される。ウェブポータルはデータベースに保存されて利用可能な多くの情報を有しており、その情報を用いてこの明細書についての提案値を生成できる。項目としてはレンタル費、サービス料、ソフトウェアコスト、サードパーティー機械コスト、管理料がこうした項目の小計とともに含まれ、減価償却費、サードパーティーの消耗品供給費および帳簿価格減が続き、図示したように各四半期について各列の末尾に最終的な合計コストが示される。各列の左欄には明細書提案額がシステムによって生成されており、管理介入ののち実際の明細書額が右欄に記録される。サービス料は文書の量、たとえばページ数にページ単価を乗じたものの関数であってよい。ソフトウェアコストは接続量（ページ単位）にページあたりのオプションソフトウェア上乗せを乗じたものであってよい。帳簿価格減は減価償却期日満了前に撤去されるサードパーティー機のものである。

図２５に示した画面表示は機械、すなわち印刷デバイスをその属性および位置とともに掲げるリストを示している。この画面のインターフェースでは、たとえばオペレーターが承認された最適化方針を実施するために新しい機械を入力できる。

図２６に示したところでは、地域またはサイトレベルでの契約の主要部分を示すために画面表示が使われている。この例では、クライアント１のベネルクス地域のロッテルダム支部について、現在の合意は、コストベースデータをなす合意された出発点コストが、異なる文書種類についての特定の金額およびそれらの文書についての特定の量であったことを示している。年次の財務目標についてはコスト節減割合が示されている。画面のさらに下には合意されたキーとなるパフォーマンス指標で表したサービス目標が示されている。契約条項は契約期間中に交渉によって調整されることもできるので、合意のこれらの部分の履歴が画面のいちばん下に示されるように記録される。

図２７に示されるように、機械レベルでのメーターの読みが当該ポータルによって表示される。図２８はクライアント１についての英国におけるサイト１について、コストベースデータ、財務およびサービス目標ならびに履歴合意、すなわち関連のある契約条項を含む財務概観を示している。図２９ａから２９ｃはサイト１について、機械の導入および撤去についての詳細な行動リストすなわち「予定リスト」を示している。

ポータルに表示されるデータはCOMPASS計算ツールから直接導出される。ポータルにインポートされる計算は履行されるソリューションを表す。

新たな合意を形成する一つの例は、業務拡張のためサイトの規模が倍加した場合である。その場合、新たなコストベースおよび新たな節減割合を用いて新たな合意を作成することができる。新たなサイト調査をその時点で行い、新たなソリューションが提案されて合意されることもできる。ひとたびその新たな契約について合意に到達すれば、オペレーターが画面インターフェースを使ってデータベースを更新する。

ダッシュボードの準備
当該クライアントについてグローバルな責任のあるスタッフがサイト移行テンプレートをチェックし、機械および情報がすべて揃っているか、サイト移行プロジェクト計画に従ったすべてのサイト移行活動が実行されたかを検証する。そして契約からのデータが、前述した図２４から２６のような画面インターフェースを使ってダッシュボードに追加される。履行されるソリューションに基づいて最終化されたCOMPASSファイルは次いでダッシュボードのために使われるデータベースにインポートされる。次いですべての機械データ、特にサードパーティーからのものが名前やコードについてリストと突き合わせてチェックされる。これは監査がソフトウェアツールを含めて正しいことを保証するためである。ひとたびデータのチェックが終わり、誤りが訂正されれば、ローカルなマネージャ陣はダッシュボードの準備ができたと通知される。

ダッシュボード上で使うためのデータベースに保存されるデータは、グローバルな責任をもつ担当者によって月ごとに最新のものに維持される。中央でもローカルでもウェブポータルを通じて閲覧されるデータは、ステップ４２０において少なくとも毎月解釈され、処理されて、報告が生成される。四半期ベースでデータは解析されてパフォーマンスがクライアントとの合意に比較される。クライアントは四半期ごとおよび年次で、全体としてのコスト節減を含むキーとなるパフォーマンス指標のそれぞれについてパフォーマンスを目標値と比較した報告を与えられる。

サイト管理プロセス（続き）
サイト最適化４６０は継続的なプロセスである。

図３１はステップ４３０におけるデータ解釈のための標準化されたテンプレートである。これはパフォーマンスを監視し、評価するのに使われる基準を掲げている。この例では、キーとなるパフォーマンス指標（key performance indicator）は平均使用可能時間、平均応答時間、平均修理時間および機械レベルである。

図３２に示されるように、ステップ４３０において実行されるデータ解析のためのテンプレートがあり、これが四半期ごとまたは年次のミーティングで議論すべき管理問題点を指定する。これらは最後のセクションの「細目」で同定されている。

図３３はクライアントについてのグローバルな責任をもつマネージャ陣によって実行されるべき四半期ごとおよび年次の見直しのための行動計画のためのテンプレートを示している。

図３４はある提案の印刷サービス改善効果を解析するためにサイトマネージャ陣によって使用されるテンプレートである。最適化提案はこのテンプレート上ではオプション１からオプション３として掲げられており、それぞれの場合において修正の説明がコストベースへの効果および目標とともに与えられている。

データ処理ステップ４２０の一部が図１９に示されている。これは、データを中央で集め（４２１ａ）、データをローカルサイトから集め（４２２）、そのデータの完備性をチェックして（４２１ｂ）その結果を中心的な責任をもつ契約マネージャに伝達する（４２１ｃ）ステップを含んでいる。並行して、契約データを追加または変更し（４２３ａ）、例外を指定し（４２３ｂ）、結果をやはり契約マネージャに供給するステップがある。年次ベースで新たな目標が契約マネージャによって開発されてクライアントと合意され、これらはステップ４２４において翌年について受け取られる。これはまた、ステップ４２６において新しい年のダッシュボードの活性化をも要求する。

上述したように、ダッシュボードを準備して（４２１ｄ）それを最新に保ち、またデータが正しく使われていることを検証する（４２５）のは契約マネージャまたはグローバルな責任をもつその他の適切なスタッフの責任である。ダッシュボードデータの解釈４２１ｅは継続的なプロセスであり、ローカルなマネージャ陣はこれを利用して最適化のための候補事例のリストを提供する（４２７ａ）。候補事例のこのリストは特に急を要する事例を含むこともあり、その場合それらはグローバルなマネージャ陣の承認を得て扱われる（４２７ｂ）。

管理料は契約条項に応じて多くの異なる方法で計算しうることは理解されるであろう。クライアント合意に基づいてパフォーマンスに関連したボーナスを含むであろう。クライアント合意は、コスト節減分の分かち合いならびにキーとなるパフォーマンス指標の目標値に対するパフォーマンスからのペナルティまたはボーナスを含みうるのである。

これから可能な改善を同定し、最適化のための提案を提供するための管理タスクに関するさらなる説明をする。四半期ごとの評価ミーティング、データ解析および／または顧客満足度調査結果の結果として、マネージャは改善の必要性を同定し、その必要性が対応可能なものかどうかを確認する。次いで改善のための選択肢を定義し、初期計算を実行して定義された特定のソリューションの潜在的な利得への影響を評価する。白黒とカラーの比率変化の場合、節減目標値への影響を計算するだろう。潜在的な選択肢および選択に影響しうるいかなるローカルな要因をも取り入れ、採るべき最良の選択肢を複数選択してそれらをより詳細に解析する。マネージャは次いで最終計算またはシミュレーションを実行して潜在的な節減を得ることができることを確認し、それを定量化し、複数の選択肢のうちのどれを履行するのが最善かを分析する。マネージャは次いでその最終選択をクライアントのサイト代弁人に伝達し、サイト代弁人が合意すればその提案は最終的な履行のために契約マネージャに伝達される。

実装は、適切な機械が適切な場所にあり、適切に機能することを保証するために、たとえば文書量の経路変更、機械の異なる場所への設置、新たなソフトウェアソリューションの実装を含みうる。

各サイト内でのデバイスの配置を示す、標準的なテンプレートをもつフロア配置図が使われる。

継続ベースでは、マネージャ陣としては、サービスレベル（応答時間、修理の品質など）、ユーザー再訓練、インストール問題、ヘルプデスク問題といったサービスおよびサポートに関係した問題に対処することが必要である。

ローカルおよびグローバルな管理サービス役割の統一
この管理システムの厳格な構造は、クライアントが一つのサイトの一つのオフィスしかなかろうと、一国内に複数のサイトがあろうと、世界中で事業を行っていようと、あらゆる異なる規模のクライアントについて使用できるという利点がある。

クライアントが一つの地域、たとえば一国でのみ管理サービスを必要とする場合には、契約業者のグローバルマネージャ陣と地域マネージャ陣との役割は統合される。これは、その地域内に複数のサイトがあるかどうかには関係ない。役割の統合は、単に同じスタッフ員をグローバルおよびローカルな役割の両方に割り当てることで実施される。

契約業者の人的資源は、その地理的な位置および当該契約業者がサービスを提供するクライアントのニーズに依存して最も適切な方法で使われることになる。したがって、あるローカルなオフィスにおけるマネージャが一つのクライアントについてはローカルな責任しかもたないが、別のクライアントについてはグローバルな責任をもつということも可能である。これは、そのクライアントの地域がそのスタッフ員の位置に一致する場合に最もありそうなことである。同様に、場合によってはクライアントの地域から地理的に離れているかもしれないが、中央スタッフが常にすべてのクライアントについてグローバルな責任を与えられることも可能である。サーバーはインターネットまたは広域ネットワーク上にあり、連絡はたとえば電子メールや電話によって容易にできることを考えると、地理的に離れていることはしばしば重要ではなく、四半期ごとおよび年次のミーティングを実行してもスタッフ員に過度な負担とはならずにできる。

したがって、ローカルおよびグローバルな役割が統合された場合、ウェブポータルのためのデータベースの立ち上げおよびサイト管理段階におけるウェブポータルの定期的なチェックの両方について一人のマネージャが責任を負う。また、変更のために承認を要求し、与えるといういくつかの反復がなくなることも理解されるであろう。変更を提案するのと同じ人物がそれを認可する権限を与えられることになるのだから。

本発明の好ましい実施形態は、クライアントにとってのいくつかの具体的な要求を満たしている。組織および実装については一つの相手とのアカウント管理を必要とする――単一の契約業者ということがこれを満たす。標準化された国際的プロセスを使っているグローバルなパートナー（契約業者）でローカルな代理人をもつ者を必要とする。そして直接的なサービス組織をもち、印刷室活動をアウトソーシングできる契約業者を必要とする――当該契約業者は既存の印刷デバイスおよびサービスの提供者であることができる。クライアントの財務および購入上の要求は次のようなものを含む：ハードウェアおよびサービスについての国際的な値付け、年々の節減の保証、コストおよび節減についての透明性、組織上および末端ユーザーの変更にも完全に対応する継続的な全保有機管理、統合された所定の明細書式をサポートする標準化された明細書作成プロセス。クライアントの製品および全保有機管理ソフトウェアの要求に含まれるものとしては、グローバルな製品ライフサイクル管理プロセスの最小化および標準化――COMPASSによって満たされる――ならびに製品配達および据え付けプロセスのカスタマイズ――記載された、クライアント固有のサイト調査に基づく展開プロセスによって満たされる――がある。当該システムはまた、サードパーティー製品を管理し、印刷活動の透明性をもたらし、クライアントに十分な管理情報を提供する。

ここに記載された特定の実施形態は本発明の具体的な実装を示し、その利点を例証しているが、それ以外の実施形態も本記述から明らかであろう。ここに請求される保護範囲は、明細書および図面との関連でここに付される請求項によって定義されるものである。本明細書のいかなる記述も請求項において表現されている一般性への特定の限定であると解釈してはならない。

本発明を実施する管理印刷ソフトウェアが動作するデータプロセッサのネットワークを示す図である。 クライアントのサイト内部の構内ネットワークを示す図である。 継続的に技術的データを収集するためのオクトパスシステムおよびその関連ハードウェアを示す図である。 実装の諸段階を含むシステムの概観を与える図である。 図４に対応し、中央／グローバルレベルでの責任を示す図である。 図４に対応し、ローカルレベルでの責任を示す図である。 ローカル／グローバルな責任の図である。 図４から図６に対応するプロジェクト管理チャートである。 図８に対応して、当該システムにおけるツール、テンプレート、チェックリストの使用を示す図である。 本発明の好ましい実施形態の管理印刷業務システムにおける主プロセスのフロー図である。 図１０の展開準備プロセスを示すフロー図である。 クライアントのコストベースを記録し、変更提案を準備するためのテンプレート文書である。 CasparまたはCOMPASSソフトウェアによって生成されたコストベースデータの表である。 COMPASSソフトウェアによって生成された、印刷デバイス台数の変更計画の表である。 COMPASSソフトウェアによって生成された、図１４に示した変更についてのコスト節減を示す表である。 図１０のサイト調査プロセスを示すフロー図である。 図１０のサイト移行プロセスの逐次的な段階を示す図である。 図１０のサイト移行プロセスの逐次的な段階を示す図である。 図１０のサイト管理プロセスのフロー図である。 図１８で示したサイト管理プロセスのデータ処理および報告ステップのより詳細なフロー図である。 本発明を実施する管理印刷システムによって提供されるウェブポータルディスプレイを表示しているマイクロソフト（登録商標）インターネットエクスプローラの画面出力であって、当該管理印刷システムを運用する特定の契約業者の、この例では「顧客」と呼ばれるクライアントのメニューを示す図である。 本発明を実施する管理印刷システムによって提供されるウェブポータルディスプレイを表示しているマイクロソフト（登録商標）インターネットエクスプローラの画面出力であって、図２０のメニューから選択された一つの特定のクライアントについての国地域のメニューを示す図である。 ダッシュボードウェブポータルへのさまざまな入力の図である。 本発明を実施する管理印刷システムによって提供されるウェブポータルディスプレイを表示しているマイクロソフト（登録商標）インターネットエクスプローラの画面出力であって、「ダッシュボード」視覚表示における、いくつかのキーとなるパフォーマンス指標についての目標値に対するパフォーマンスの表現を示す図である。 本発明を実施する管理印刷システムによって提供されるウェブポータルディスプレイを表示しているマイクロソフト（登録商標）インターネットエクスプローラの画面出力であって、前記特定のクライアントの一つの国領域内のある特定のサイトのための明細書項目を示す図である。 本発明を実施する管理印刷システムによって提供されるウェブポータルディスプレイを表示しているマイクロソフト（登録商標）インターネットエクスプローラの画面出力であって、同じクライアントのある国地域内での管理された印刷サービス内の、配達されてアクティブな新しい機械についてのデータを示す図である。 本発明を実施する管理印刷システムによって提供されるウェブポータルディスプレイを表示しているマイクロソフト（登録商標）インターネットエクスプローラの画面出力であって、特定のクライアントに、より具体的にはそのクライアントの一つの国地域内の一つのサイトに関係する、財務的な契約情報を示す図である。 本発明を実施する管理印刷システムによって提供されるウェブポータルディスプレイを表示しているマイクロソフト（登録商標）インターネットエクスプローラの画面出力であって、機械レベルでのメーターの読みを示す図である。 本発明を実施する管理印刷システムによって提供されるウェブポータルディスプレイを表示しているマイクロソフト（登録商標）インターネットエクスプローラの画面出力であって、サイトレベルでの財務的な概観を示す図である。 本発明を実施する管理印刷システムによって提供されるウェブポータルディスプレイを表示しているマイクロソフト（登録商標）インターネットエクスプローラの画面出力であって、行動リストを示す３つの部分のうちの一つである。 本発明を実施する管理印刷システムによって提供されるウェブポータルディスプレイを表示しているマイクロソフト（登録商標）インターネットエクスプローラの画面出力であって、行動リストを示す３つの部分のうちの一つである。 本発明を実施する管理印刷システムによって提供されるウェブポータルディスプレイを表示しているマイクロソフト（登録商標）インターネットエクスプローラの画面出力であって、行動リストを示す３つの部分のうちの一つである。 サイト調査の間に見込み顧客に関係するデータを記録するためのスプレッドシートの左側である。 図３０Ａのスプレッドシートの右側であって、管理印刷サービスのための契約のオファーにおいて使う提案を示しており、クライアントについての約束されるコスト削減を示している図である。 サイト管理の間のデータ解釈を助けるためにマネージャに有意な情報を用意するための、契約業者が内部的に使うテンプレート文書である。 サイト管理の間のデータ解析を助けるために有意な情報を用意するための、契約業者が内部的に使うさらなるテンプレート文書である。 サイト管理の間の定期的な管理ミーティングのための行動目標のためのテンプレート文書である。 全保有機への変更のための注文書のための、いくつかのオプションのそれぞれの効果の指標を含むテンプレート文書である。

符号の説明

１００ 展開準備プロセス
１０１ 趣意書受領
１１０ 内部および外部の連絡
１３０ 契約およびプロジェクトの定義
１５０ 枠組み合意
１７０ 展開プロセス開始
２００ サイト調査プロセス
２２０ サイト調査の準備
２４０ サイト調査の準備
２６０ データ処理
２８０ ソリューション作成
３００ サイト移行プロセス
３１０ 準備
３２０ 処理
３３０ 履行
３３１ 物流活動（配達、据え付け、訓練、移動、撤去）の準備
３３２ 新装置の配達
３３３ 現在の装置の移動
３３４ 余剰装置をサイトから撤去
３３５ 装置の据え付け
３３６ 訓練
４００ サイト管理プロセス
４１０ ダッシュボード準備
４２０ データ処理および報告
４２１ａ 中央でデータ収集
４２１ｂ データ完備チェック
４２１ｃ 契約マネージャと連絡
４２１ｄ ダッシュボード準備
４２１ｅ ダッシュボードデータ解釈
４２２ ローカルサイトでデータ収集
４２３ａ 契約データを追加／変更
４２３ｂ 例外を指定
４２４ 翌年の目標を受領
４２５ データが正しく使われたことを検証
４２６ ダッシュボードで新たな年を活性化
４２７ａ 候補事例をリスト化
４２７ｂ 急を要する事例に対処
４３０ データ解釈および解析
４４０ 行政管理
４５０ 報告
４６０ サイト最適化
１０００ 中央サーバー
１０１０ 広域ネットワーク
１０２０ ローカルサイトサーバー
１０３０ 印刷デバイス
１０４０ 内部ネットワーク

Claims (12)

1. サーバー上で継続的に利用可能なデータベースポータルを提供することを含む、分散サイトにある印刷デバイスの管理方法であって、前記ポータルが諸印刷デバイスについて、キーとなるパフォーマンス指標について所定の目標値と比較したパフォーマンスの視覚的な表示を与え、
   当該方法がさらに、各印刷デバイスに関係してその種別、構成設定および動作状態を含む情報ならびに前記印刷デバイスを使用するコストに関係する財務情報のデータベースを維持し、前記データベースポータルを通じてそのデータベースへのアクセスを提供することを含む、
   ことを特徴とする方法。
2. 前記キーとなるパフォーマンス指標が全保有印刷デバイスの費用を含むことを特徴とする、請求項１記載の管理方法。
3. 前記ポータルがすべてのサイトおよび地域にまたがる標準的なフォーマットを有しており、前記パフォーマンスがクライアントについての対応する選択されたサイトもしくは地域における、またはグローバルなすべての地域についての印刷デバイスのパフォーマンスであることを特徴とする、請求項１記載の管理方法。
4. 前記印刷デバイスの使用状況を考慮に入れるために前記情報データベースを定期的に更新することを含むことを特徴とする、請求項１記載の管理方法。
5. 前記キーとなるパフォーマンス指標に対する前記印刷デバイスのパフォーマンスを監視して出力情報を定期的に提供し、該出力情報を利用して適切な変更を行うことによって前記印刷デバイスを最適化することを含むことを特徴とする、請求項４記載の管理方法。
6. サーバー上で継続的に利用可能なデータベースポータルを提供することを含む、分散サイトにある印刷デバイスの管理方法であって、前記ポータルが諸印刷デバイスについて、キーとなるパフォーマンス指標について所定の目標値と比較したパフォーマンスの視覚的な表示を与え、
   前記ポータルが、クライアントの保有印刷デバイスについて、所定の期間について選択的に、あるサイトもしくは諸サイトの地域について選択的にまたはグローバルに、前記印刷デバイスの前記パフォーマンスを示すグラフィック表示を与えることを特徴とする、管理方法。
7. 前記グラフィック表示が、二つ以上のキーとなるパフォーマンス指標のそれぞれについて、パフォーマンスと目標値との比較の直接的な視覚上の指示を与えるメーターを含むことを特徴とする、請求項６記載の管理方法。
8. 前記メーターが自動車のダッシュボードに似たダッシュボードの形で提供されることを特徴とする、請求項７記載の管理方法。
9. 当該管理方法が前記印刷デバイスから文書生成量、パフォーマンスおよび消耗品の消費を含むデータを定期的に引き出して該データを標準化されたフォーマットで記録し、また印刷デバイスおよび消耗品のコストを含む会計情報に関係するデータをも引き出すことを含んでおり、前記グラフィック表示が複数の前記キーとなるパフォーマンス指標について目標値と比較してのパフォーマンスを示し、前記キーとなるパフォーマンス指標が：前記データベースからのデータを使った、および当該印刷デバイスから引き出された文書量と、前記データベースからのデータを使った、ならびに当該印刷デバイスおよび消耗品およびすべての関係するハードウェア、ソフトウェアおよびサービスのコストに関係する別個のデータソースから引き出された全保有機の運用の財務的なコストとを含んでいることを特徴とする、請求項６記載の管理方法。
10. 前記グラフィック表示が、前記印刷デバイスについての平均使用可能時間、平均サービス応答時間および平均サービス修理時間を含むサービスについての目標値と比較してのパフォーマンスを示すことを特徴とする、請求項９記載の管理方法。
11. 定期的に前記引き出されたデータに対して所定のアルゴリズムを作用させて前記全保有機の管理を容易にするために前記全保有機を最適化するための変更を提案するためにより有意な出力データを計算することを含み、該より有意な出力データの一部または全部を前記グラフィック表示のために供給することを含むことを特徴とする、請求項９記載の管理方法。
12. コンピュータ内で使用されたときに当該コンピュータをして、諸印刷デバイスについて、当該印刷デバイスに関係するキーとなるパフォーマンス指標について所定の目標値と比較したパフォーマンスの視覚的表示を与えるデータベースポータルを提供するようにさせる、コンピュータ可読媒体上に保存されたコンピュータプログラムであって、当該プログラムが、前記目標値およびキーとなるパフォーマンス指標ならびに当該印刷デバイスのパフォーマンスのデータを集めて記録するステップと、前記データを整形してそれを前記目標値と比較して前記視覚的表示を生成するステップとをコンピュータに実行させ、
    当該コンピュータプログラムが、前記コンピュータ内で使用されたときに前記コンピュータをして、各印刷デバイスに関係してその種別、構成設定および動作状態を含む情報ならびに前記印刷デバイスを使用するコストに関係する財務情報のデータベースを維持し、前記データベースポータルを通じてそのデータベースへのアクセスを提供することを実行させることを特徴とする、
    コンピュータプログラム。
    

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