JP4903180B2 - 外部記憶媒体の使用管理方法、情報処理装置、及びプログラム - Google Patents
外部記憶媒体の使用管理方法、情報処理装置、及びプログラム Download PDFInfo
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Description
前記第1の情報処理装置は、前記媒体ID読み取り装置が前記外部記憶媒体から読み取った前記媒体IDと、前記認証装置により前記使用者から取得した使用者IDとを取得して前記第2の情報処理装置へ送信し、
前記第2の情報処理装置は、前記媒体IDとそれに該媒体IDを有する外部記憶媒体の使用可能者として関連づけられている使用者の使用者IDとを含むレコードを有する媒体管理データベースを備え、前記第1の情報処理装置から取得した前記媒体IDによって前記媒体管理データベースを検索し、
前記第2の情報処理装置は、前記媒体IDに関連づけられている使用者IDに前記第1の情報処理装置から取得した使用者IDが含まれると判定した場合に、前記第1の情報処理装置に前記使用者による前記外部記憶媒体の持ち出しを許可する旨の情報を送信する、
ことを特徴とする。
図1は本発明による外部記憶媒体の管理方法に使用される情報処理装置を含む外部記憶媒体管理システム1全体の構成を示す図である。
図2は、媒体管理端末13の構成を表す機能ブロック図である。媒体管理端末13は、CPU、メモリ等を含む制御部20と、外部記憶装置であり、前記制御部20が実行するプログラム210を記憶している記憶部21と、RFIDリーダ11が読み取ったRFIDデータを受信するRFIDインターフェース部22と、認証装置12が読み取った認証データを受信する使用者認証インターフェース部23と、通信ネットワーク4とデータを送受信するネットワークインターフェース部24と、後述する実施内容などの情報を入力するための入力部25と、情報を出力するための出力部26とを有している。
アプリケーションプログラム220は、一般的な業務遂行に使用されるワードプロセッサ、表計算ソフトウェア、電子メールソフトウェアなどを含む。
RFID制御機能プログラム222は、RFIDインターフェース部22が受信したRFIDリーダ11からのRFIDデータを管理装置15へ送信する制御動作を行う。
Webブラウザ機能プログラム223は、Webからデータを取得して表示し、あるいはWeb上へデータを送信するための機能を有している。
媒体使用端末19は、媒体管理端末13から使用者が持ち出した外部記憶媒体10に格納されているデータを読み出して処理するために使用者が使用するコンピュータである。媒体使用端末19は、前記媒体管理端末13と同様に、制御部30、記憶部31、RFIDインターフェース部32、使用者認証インターフェース部33、ネットワークインターフェース部34、入力部35、及び出力部36を有している。各構成要素については、媒体管理端末13に関する説明を参照されたい。
ファイル使用履歴通知機能プログラム324は、媒体使用端末19において外部記憶媒体10から読み出され、使用されている使用ファイル名を含むファイル情報を取得して管理装置15へ通知する機能を有する。
システム管理端末3は、制御部40、記憶部41、RFIDインターフェース部42、ネットワークインターフェース部43、入力部44、及び出力部45を有している。各構成要素については、媒体管理端末13に関する説明を参照されたい。
ファイル使用履歴閲覧機能プログラム423は、後述する使用ファイル名等のファイル使用情報を管理装置15から取得する機能を有する。
管理装置15は、制御部50、記憶部51、及びネットワークインターフェース部52を備えて構成されている。記憶部51には、この管理装置15の機能を実現するためのプログラム510と、本システム1におけるデータ処理に使用される各種データを格納しているデータベースとが記憶されている。
データ変換機能プログラム521は、後述する各データベースに格納されているデータを加工し変換する機能を有する。
データ登録機能プログラム522は、後述する各データベースにデータを登録する機能を有する。
データ通知機能プログラム523は、通信ネットワーク4を介して各端末3、13、19にデータを通知する機能を有する。
データ取込機能プログラム524は、通信ネットワーク4を介して各端末3、13、19からデータを取込む機能を有する。
人事情報管理装置5は、制御部60、記憶部61、及びネットワークインターフェース部62を有して構成されている。記憶部61には、この人事情報管理装置5の機能を実現するためのプログラム610と、本システム1におけるデータ処理に使用されるデータベースである所属管理DB611とが記憶されている。所属管理DB611については後述する。
まず、媒体管理DB511について説明する。図7は、媒体管理DB511の構成を示す図である。媒体管理DB511は、媒体ID70、媒体区分71、使用可能者72、使用可能役職73、使用可能時間帯74、及び使用可能PC75の各データを含んで構成されているレコードを1以上記憶してなる。
媒体ID70は、各外部記憶媒体10に付されているRFIDタグRに格納されている符号データであり、個々の外部記憶媒体10を特定するために使用される。
媒体区分71は、各外部記憶媒体10について、それが社外秘用であるか、社外持ち出し可であるかなどの媒体管理区分を表す符号データである。
使用可能役職73は、各外部記憶媒体10についてその使用が許可されている役職について規定されている役職コードデータである。
使用可能時間帯74は、各外部記憶媒体10についてその使用が許可されている時間帯を、開始時刻データ740及び終了時刻データ741として記録している。
まず、図12を参照して、使用者が外部記憶媒体10を持ち出す際の処理フローを説明する。図12は、本発明の一実施形態による外部記憶媒体持出時の情報処理を示すシーケンス図である。この図では、外部記憶媒体10、認証装置12、媒体管理端末13、管理装置15、及び人事情報管理装置5のそれぞれの構成要素間における情報の流れを矢印で示し、各要素において実行される処理を各ボックスによって表している。
媒体管理端末13が媒体ID70を読み込むことができれば、媒体管理端末13は、読み込んだ媒体ID70を管理装置15に送信する(ステップ122)。
受信した媒体ID70と使用管理DB514の媒体ID90とが一致しなければ、制御部50は、媒体が使用中でないことを表す情報を媒体管理端末13に送信する(ステップ125)。
2 RFIDリーダ
3 システム管理端末
4 通信ネットワーク
5 人事情報管理装置
10 外部記憶媒体
12 認証装置
13 媒体管理端末(第1の情報処理装置)
15 管理装置(第2の情報処理装置)
19 媒体使用端末
20、30、40、50、60 制御部
70、80、90 媒体ID
72 使用可能者
81、91、100 使用者ID
511 媒体管理データベース
R RFIDタグ
Claims (5)
- それぞれ固有の識別符号である媒体IDが付与されている外部記憶媒体を管理するための外部記憶媒体の管理方法であって、前記媒体IDを読み込む媒体ID読み取り装置と、前記外部記憶媒体を使用する各使用者に付与されている識別符号である使用者IDとその使用者固有の情報である使用者固有情報とを比較して前記使用者の認証を行う認証装置と、前記媒体ID読み取り装置及び前記認証装置と通信可能に接続されている第1の情報処理装置と、前記第1の情報処理装置と通信可能に接続されている第2の情報処理装置とを備え、
前記第1の情報処理装置は、前記媒体ID読み取り装置が前記外部記憶媒体から読み取った前記媒体IDと、前記認証装置により前記使用者から取得した使用者IDとを取得して前記第2の情報処理装置へ送信し、
前記第2の情報処理装置は、前記媒体IDとそれに該媒体IDを有する外部記憶媒体の使用可能者として関連づけられている使用者の使用者IDとを含むレコードを有する媒体管理データベースを備え、前記第1の情報処理装置から取得した前記媒体IDによって前記媒体管理データベースを検索し、
前記第2の情報処理装置は、前記媒体IDに関連づけられている使用者IDに前記第1の情報処理装置から取得した使用者IDが含まれると判定した場合に、前記第1の情報処理装置に前記使用者による前記外部記憶媒体の持ち出しを許可する旨の情報を送信する、
ことを特徴とする、外部記憶媒体の管理方法。 - 前記媒体IDは、前記外部記憶媒体に設けられたRFIDタグに格納されている識別符号データであることを特徴とする請求項1に記載の外部記憶媒体の管理方法。
- 前記第2の情報処理装置には、前記外部記憶媒体の媒体IDとその外部記憶媒体から読み出されて使用されたファイルを識別するファイル名とが関連づけられているレコードを有する使用履歴データベースが備えられており、使用者が前記第2の情報処理装置と通信可能に接続されている第3の情報処理装置によって前記外部記憶媒体からファイルを読み出した場合に、前記第3の情報処理装置は、使用されている外部記憶媒体の前記媒体IDと、それから読み出されて使用されているファイルのファイル名を含むデータを前記第2の情報処理装置に送信し、
前記第2の情報処理装置は、取得した前記媒体IDと前記ファイル名とを関連づけて前記使用履歴データベースに記録する、
ことを特徴とする、請求項1に記載の外部記憶媒体の管理方法。 - それぞれ固有の識別符号である媒体IDが付与されている外部記憶媒体を管理するための外部記憶媒体の管理方法に使用される第2の情報処理装置であって、
前記媒体IDを読み込む媒体ID読み取り装置及び前記外部記憶媒体を使用する各使用者に付与されている識別符号である使用者IDとその使用者固有の情報である使用者固有情報とを比較して前記使用者の認証を行う認証装置と通信可能に接続されている第1の情報処理装置と通信可能に接続されており、
前記媒体IDとそれに該媒体IDを有する外部記憶媒体の使用可能者として関連づけられている使用者の使用者IDとを含むレコードを有する媒体管理データベースを備え、前記第1の情報処理装置から送信される、前記媒体ID読み取り装置が前記外部記憶媒体から読み取った前記媒体IDと、前記認証装置により前記使用者から取得した使用者IDとを取得し、取得した前記媒体IDによって前記媒体管理データベースを検索し、
前記媒体IDに関連づけられている使用者IDに前記第1の情報処理装置から取得した使用者IDが含まれると判定した場合に、前記第1の情報処理装置に前記使用者による前記外部記憶媒体の持ち出しを許可する旨の情報を送信する制御部を備えている、
ことを特徴とする第2の情報処理装置。 - それぞれ固有の識別符号である媒体IDが付与されている外部記憶媒体を管理するための外部記憶媒体の管理方法に使用される第2の情報処理装置であって、前記媒体IDを読み込む媒体ID読み取り装置及び前記外部記憶媒体を使用する各使用者に付与されている識別符号である使用者IDとその使用者固有の情報である使用者固有情報とを比較して前記使用者の認証を行う認証装置と通信可能に接続されている第1の情報処理装置と通信可能に接続されており、前記媒体IDとそれに該媒体IDを有する外部記憶媒体の使用可能者として関連づけられている使用者の使用者IDとを含むレコードを有する媒体管理データベースを備えている第2の情報処理装置に、
前記第1の情報処理装置から送信される、前記媒体ID読み取り装置が前記外部記憶媒体から読み取った前記媒体IDと、前記認証装置により前記使用者から取得した使用者IDとを取得するステップと、
取得した前記媒体IDによって前記媒体管理データベースを検索するステップと、
前記媒体IDに関連づけられている使用者IDに前記第1の情報処理装置から取得した使用者IDが含まれると判定した場合に、前記第1の情報処理装置に前記使用者による前記外部記憶媒体の持ち出しを許可する旨の情報を送信するステップと、
を実行させることを特徴とするプログラム。
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