JP4872557B2 - 電子文書管理装置、方法、及びプログラム - Google Patents
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Description
例えば、検索しようとしているファイルに関する付加的な情報である間接的な情報を可能な限り集め、それを検索時に利用できるようにする。具体的にはユーザの作業に関する情報と、ファイルに関する情報を収集する。
ユーザの作業に関する情報とは、アプリケーションプログラムの起動/終了といった情報や、ウィンドウズ(登録商標)システム上での表示位置、さらには作業を行っていた場所などユーザの作業環境に関する情報である。また、ファイルに関する情報とは、ファイルに対して参照や更新が行われた際の、ファイルの格納場所、アクセス形態(参照/更新/新規など)といった情報である。これらの情報を、時刻情報と組み合わせて保存し、検索時に提供する(例えば特許文献1参照)。
ここで例えば、ドキュメントハンドリングソフトウェアをユーザが使用するにあたり、ユーザが予め後から作業する予定の電子文書の表示要素(以下、「表示要素」という)を、ドキュメントハンドリングソフトウェアの表示領域の左上領域に配置した場合に、この作業に際して、左上領域のみを表示してこの領域に表示されている表示要素の数を絞り込んだ上で所望の電子文書を特定するという場合がある。
ところが特許文献1で開示された従来技術のような考え方では、このようなユーザの要求に応えられないという問題点が現状存在している。
また、他の目的は、ユーザが記憶するおおまかな領域に、過去のユーザが記憶するおおまかなある時期に配置されていた所望の電子文書を特定することを可能にする電子文書管理システムを提供することにある。
そして、電子文書特定手段が特定した電子文書の表示要素を、期間認識手段が認識した一定期間の時間を遷移させるユーザ操作に応じて、その表示要素の配置位置の状態が遷移する度に表示する特定結果表示手段を更に備えることを特徴とすることができる。
そして、電子文書特定機能が特定した電子文書の表示要素を、期間認識機能が認識した一定期間の時間を遷移させるユーザ操作に応じて、その表示要素の配置位置の状態が遷移する度に表示する特定結果表示機能を更に実現させるようにする。
図1は、本実施形態の構成を示した図である。
電子文書管理装置10のCPU20は、ROM22に格納した処理プログラムを実行して電子文書管理装置10を制御する。表示ドライバ30は、電子文書を表示する表示部31の表示を制御しており、処理プログラムが指示する電子文書を表示する。
入力インターフェース(以下、「I/F」という)40は、マウス41やキーボード42を用いたユーザの操作に係る情報を、管理プログラムに伝達する。
電子文書管理装置10は、ユーザの操作を入力する入力部50を備え、この操作に係る情報を伝達する入力I/F60を備えている。また、その情報を判別する操作判別部70を備えている。
そして、配置位置認識部110は、これらの情報を配置位置記憶部120に送る。また、この配置位置の遷移には、既存の表示要素がその配置位置を変動した場合のみならず、新たに表示要素が作成された場合や、既存の表示要素が削除された場合も含む。
検索期間認識部140は、ユーザが表示要素の配置位置の履歴を用いて所望の表示要素を検索する場合に、この履歴の情報を参照する任意の期間を設定するユーザ操作に応じてこの期間を第2の検索条件として認識する。検索期間認識部140は、この第2の検索条件を電子文書特定部150に送る。
特定結果表示部160は、電子文書特定部150から受け取った検索結果の情報を図1に示す表示部31に表示する。また、電子文書特定部150は、所定の表示要素を選択するユーザ操作を認識してこの所定の表示要素に係る電子文書を特定し、表示部31に表示する。
まず、ユーザは、入力部50たるマウス41やキーボード42を、後述する図5、または図6に示す「電子文書表示画面の領域設定」のダイアログを図1に示す表示部31に表示し、第1の検索条件を設定すべく操作する。そしてこの操作に係る情報は、入力I/F60を介して操作判別部70に伝わる。
領域認識部130は、操作判別部70からその情報を受け取り、ドキュメントハンドリングソフトウェアの表示領域における任意の領域を認識する(ステップ300)。そして領域認識部130は、この認識した第1の検索条件を電子文書特定部150に送る。この認識の詳細な内容は、後述する。
検索期間認識部140は、操作判別部70からその情報を受け取り、電子文書特定部150が検索する期間を認識する(ステップ305)。そして検索期間認識部140は、この認識した第2の検索条件を電子文書特定部150に送る。この認識の詳細な内容は、後述する。
ここで再び第2の検索条件の中の新たな時間で再検索をするために履歴を参照する場合はステップ310に戻る(ステップ335)。
そして、ユーザは、入力部50たるマウス41やキーボード42を、所望の電子文書の表示要素を選択すべく操作する。そしてこの操作に係る情報は、入力I/F60を介して操作判別部70に伝わる。特定結果表示部160は操作判別部70からその情報を受け取り、電子文書を特定する(ステップ340)。
次に、表示要素の配置位置をドキュメントハンドリングソフトウェアの表示領域全体の座標を用いて認識することについて説明する。
図4は、ドキュメントハンドリングソフトウェアの表示領域たる「電子文書表示画面」の一例を示す。
図4では最新の表示要素の配置位置の状態が、電子文書1から3の3件の表示要素が配置されていることを示す。
この表示領域は、A点、D点、Q点、M点で囲まれる領域である。また、後述する図5のダイアログに対応して、B点とC点はA点からD点を3等分する点であり、E点とI点はA点からM点を3等分する点である。そして、A点を原点とし、A点からD点に向けてX軸を、A点からM点に向けてY軸をとったXY座標系を構成している。
ここで、図4では電子文書の表示をサムネイルとして表示するが、視覚的に表示を判別できる方法であれば何でもよく、例えばアイコンとして表示してもよい。
次に、図5または図6に示す「電子文書表示画面の領域指定」のダイアログを用いたドキュメントハンドリングソフトウェアの表示領域の任意の領域(第1の検索条件)の認識について説明する。
図5に示す表示領域500は、ドキュメントハンドリングソフトウェアの表示領域の全ての領域を示す。そして、この場合、表示領域500は9個のボタンで構成している。つまり“左上”、“左側”、“左下”、“右上”、“右側”、“右下”、“中央上”、“中央”、そして“中央下”の各ボタンで表示領域500を9分割している。
次に入力部50たるマウス41やキーボード42を、このダイアログに示す表示領域500を9分割した“ボタン”の1を選択すべく操作する。すると、この操作に係る情報は、入力I/F60を介して操作判別部70に伝わる。操作判別部70は、この情報により領域認識部130にユーザが選択操作した“ボタン”の表示を変更して表示させる。図5では、“左上”ボタン510をユーザが選択した状態を示す。
図6に示す表示領域600は、ドキュメントハンドリングソフトウェアの表示領域の全ての領域を示す。
ページ上の任意の領域を選択するにあたりユーザは、図示しないこの“ダイアログを表示させるボタン”を操作し、この操作を操作判別部70が認識する。そして操作判別部70は、図6に示すダイアログを表示するように領域認識部130に指示する。
以上により、ページ上の任意の領域を指定する実施形態として図5と図6に示す例を用いて説明したが、これらはあくまでも一例にすぎず、領域を認識できる方法であればこれらの認識方法に限られないことはいうまでもない。
次に、図7に示す「履歴参照設定画面」のダイアログを用いた検索期間認識部140が認識した検索期間等(第2の検索条件)の認識について説明する。
図7のダイアログは、図5または図6のダイアログにおけるユーザ操作に応じて領域認識部130が第1の検索条件を認識すると、検索期間認識部140が自動的に表示する。
このダイアログにおける“履歴”の領域は、電子文書特定部150が検索する過去の一定期間を第2の検索条件としてユーザが指定するために用いる。まず指定できる期間の種類として、現在の状態を検索する“現在の配置文書を選択”、過去の一定期間を検索する“一定期間に配置された文書を探す”を指定することができる。
図7に示す状態は、“一定期間に配置された文書を探す”場合で、この一定期間を日付で指定する場合であり、具体的には“2006年2月10日”から“2006年3月28日”までの期間を第2の検索条件として認識する場合を示す。
この場合、日付指定欄の左側(“から”に対応)の欄には、この最も古い日付が初期的に表示されていたり、最大で過去何ヶ月や過去何日間を設定できるのかを表示したりしてもよい。
次に、図9を用いて、電子文書管理装置10が表示要素の配置位置の履歴を管理する流れを説明する。
まず、ユーザは、入力部50たるマウス41やキーボード42を、後述する図11に示すように、表示要素の配置位置を遷移させたり、表示要素を新たに表示させたり削除したりすべく操作する。そしてこの操作に係る情報は入力I/F60を介して操作判別部70に伝わり、操作判別部70はこの情報を認識する(ステップ900)。
表示要素配置部100が表示要素の操作等があったと判断した場合は、表示要素配置部100は、配置位置が遷移した表示要素を特定する(ステップ910)。そしてこの認識した情報を配置位置認識部110に送る。
この情報を受け取った配置位置認識部110は、ステップ910で特定した表示要素配置位置の情報、つまりドキュメントハンドリングソフトウェアの表示領域全体を構成する座標系に対する座標値を取得する(ステップ915)。
図10は、ステップ925で配置位置認識部110が作成し、配置位置記憶部120に格納される表示要素に関する情報を示す。図11は、ドキュメントハンドリングソフトウェアの表示領域の中で、電子文書Aの表示要素が出現し、その配置位置が遷移し、電子文書Bの表示要素が出現し、消滅する内容を示す。ここで図11の座標系は図8で説明した座標系と同一であり、図11に示す各点の座標値も図8と同一である。また、電子文書Aの表示要素の座標値はその中心点であるSA点で認識し、電子文書Bの表示要素の座標値もその中心点であるSB点で認識する。
次に、表示要素を第1と第2の検索情報を用いて行う検索について説明する。
まず、電子文書特定部150は、第1の検索条件を領域認識部130から受け取り、電子文書特定部150は、検索すべき領域を認識する。この認識の一例を、図11を用いて説明する。
これにより電子文書特定部150は、第1の検索情報として、A点たる原点(X=0、Y=0)、B点(X=X1、Y=0)、F点(X=X1、Y=Y1)、E点(X=0、Y=Y1)で囲む領域をXY座標系で認識することができる。
図11の電子文書Bの表示要素の座標値である(X=Xsb1、Y=Ysb1)を用い、長方形たる電子文書Bの表示要素のX方向の長さをαとし、Y方向の長さをβとして説明する。
電子文書Bの表示要素の中心点SB1のX座標値Xsb1と、この表示要素のX方向の長さαを用いて説明する。この表示要素が本判断条件を満たすためには、α/2≦Xsb1<X1+α/2であることが条件となる。電子文書Bの表示要素がAEのラインからはみ出さず、BFのラインに少しでも掛かっていればよいためである。
電子文書Bの表示要素の中心点SB1のY座標値Ysb1と、この表示要素のY方向の長さβを用いて説明する。この表示要素が本判断条件を満たすためには、β/2≦Ysb1<Y1+β/2であることが条件となる。電子文書Bの表示要素がABのラインからはみ出さず、EFのラインに少しでも掛かっていればよいためである。
ここで、例えば図7に示すダイアログでユーザが“一定期間に配置された文書を探す”を選択し“日付指定”を選択操作した場合で、始期を“2006年2月20日(00時00分)”とした場合は、電子文書特定部150は、図10に示す“電子文書A”の“No.1”の行の情報を参照することとなる。“2006年2月15日15時05分”からこの始期までの情報が無いからである。
次に、電子文書特定部150が検索した結果を受け取った特定結果表示部160が、図1に示す表示部31に行う表示について説明する。
特定結果表示部160が検索結果を図12に例示する。図12は、図5のダイアログにて“左上”ボタン510をユーザが選択したことを領域認識部130が第1の検索条件として認識し、図7に示すダイアログにて“2006年2月10日(00時00分)”から“2006年3月28日(00時00分)”までを第2の検索条件として認識した場合の検索結果を例示する。
ここで電子文書特定部150は、図10の表を参照すると電子文書Aの表示要素の最新の情報は、“2006年3月21日13時42分”であり、配置座標はX=Xsa3、Y=Ysa3であると判断する。また、電子文書特定部150は、図10の表を参照すると電子文書Bの表示要素の最新の情報は、“2006年3月15日12時00分”であり、配置座標はない(NULL)と判断する。
ここで電子文書特定部150は、図10の表を参照すると電子文書Aの表示要素の最新の情報は、“2006年3月13日17時51分”であり、配置座標はX=Xsa2、Y=Ysa2であると判断する。また、電子文書特定部150は、図10の表を参照すると電子文書Bの表示要素の最新の情報は、“2006年3月15日12時00分”であり、配置座標はない(NULL)と判断する。
ここで電子文書特定部150は、図10の表を参照すると電子文書Aの表示要素の最新の情報は、“2006年3月13日17時51分”であり、配置座標はX=Xsa2、Y=Ysa2であると判断する。また、電子文書特定部150は、図10の表を参照すると電子文書Bの表示要素の最新の情報は、“2006年3月01日18時29分”であり、配置座標はX=Xsb1、Y=Ysb1であると判断する。
ここで電子文書特定部150は、図10の表を参照すると電子文書Aの表示要素の最新の情報は、“2006年2月15日15時05分”であり、配置座標はX=Xsa1、Y=Ysa1であると判断する。また、電子文書特定部150は、図10の表を参照すると電子文書Bの表示要素の最新の情報は、“2006年3月01日18時29分”であり、配置座標はX=Xsb1、Y=Ysb1であると判断する。
今回の検索では、本来ならば画面1230に表示されている日時よりも更に遡って検索することができる。しかし電子文書特定部150は、電子文書Aの表示要素は画面1230に表示されている日時よりも前には、第1の検索条件であるA点、B点、F点、E点で囲む領域にはないと判断している。また電子文書特定部150は、電子文書Bの表示要素は画面1230に表示されている日時よりも前には、どこにも存在していないと判断している。よって、画面1230に表示されている日時よりも前では表示する表示要素がなく、画面1230が過去に遡って検索結果を表示できる最も古い状態を示すため、特定結果表示部160はこれ以上の画面表示は行わないこととなっている。
また特定結果表示部160は、一定時間毎に遡って表示させるのではなく、検索期間全般で第1の検索条件たる領域に存在した表示要素を全て表示してもよい。
“キャンセル”ボタンをユーザが選択するとこの操作を操作判別部70が認識し、マウス41やキーボード42による表示要素の選択を解除する。
更にまた、ドキュメントハンドリングソフトウェアたる電子文書管理システムを起動する際、その表示領域を図1に示す表示部31に表示する前に、この電子文書管理システムが図5または図6に示すダイアログを表示してユーザに表示領域の任意の領域(第1の検索条件)を選択操作するように要求してもよい。そしてこの場合もこの電子文書管理システムは、図7に示すダイアログを用いてユーザに第2の検索条件を選択操作するように要求してもよいことはいうまでもない。
これらの操作を電子文書管理システムが認識した上で表示領域を表示部31に表示すれば、より簡単に短時間で所望の電子文書をユーザが特定できることとなる。
Claims (5)
- メモリに格納された電子文書を管理する装置において、
前記電子文書の表示要素を表示する表示領域における当該表示要素の配置位置の情報を格納する配置位置記憶手段と、
前記表示領域の中で前記表示要素の配置位置が遷移する度に当該配置位置の状態を認識し、前記表示要素に係る電子文書と前記表示要素が遷移した遷移日時と前記表示要素が遷移した配置位置とを対応づけて履歴情報として前記配置位置記憶手段に格納する配置位置認識手段と、
前記表示領域の中での領域を第1の検索条件として指定するユーザ操作に応じて当該領域を認識する領域認識手段と、
過去の一定期間を第2の検索条件として指定するユーザ操作に応じて当該一定期間を認識する期間認識手段と、
前記領域認識手段が認識した前記第1の検索条件と前記期間認識手段が認識した前記第2の検索条件とに基づいて、前記配置位置記憶手段に格納された履歴情報を検索することで、前記領域および前記一定期間に含まれる前記表示要素に係る前記電子文書を特定する電子文書特定手段と、
前記電子文書特定手段が特定した前記電子文書の前記表示要素を検索結果として表示する表示手段と
を備えることを特徴とする電子文書管理装置。 - 前記電子文書特定手段が特定した前記電子文書の前記表示要素を、前記期間認識手段が認識した前記一定期間の時間を遷移させるユーザ操作に応じて、当該表示要素の配置位置の状態が遷移する度に前記表示手段に表示させる特定結果表示手段を更に備えることを特徴とする請求項1記載の電子文書管理装置。
- メモリに格納された電子文書の表示要素を表示する表示領域における当該表示要素の配置位置の情報を配置位置記憶手段に格納する配置位置記憶ステップと、
前記表示領域の中で前記表示要素の配置位置が遷移する度に当該配置位置の状態を認識し、前記表示要素に係る電子文書と前記表示要素が遷移した遷移日時と前記表示要素が遷移した配置位置とを対応づけて履歴情報として前記配置位置記憶手段に格納する配置位置認識ステップと、
前記表示領域の中での領域を第1の検索条件として指定するユーザ操作に応じて当該領域を認識する領域認識ステップと、
過去の一定期間を第2の検索条件として指定するユーザ操作に応じて当該一定期間を認識する期間認識ステップと、
前記領域認識ステップで認識した前記第1の検索条件と前記期間認識ステップで認識した前記第2の検索条件とに基づいて、前記配置位置記憶手段に格納された履歴情報を検索することで、前記領域および前記一定期間に含まれる前記表示要素に係る前記電子文書を特定する電子文書特定ステップと、
前記電子文書特定ステップで特定された前記電子文書の前記表示要素を検索結果として表示する表示ステップと
を含むことを特徴とする電子文書管理方法。 - コンピュータに、
メモリに格納された電子文書の表示要素を表示する表示領域における当該表示要素の配置位置の情報を配置位置記憶手段に格納する配置位置記憶機能と、
前記表示領域の中で前記表示要素の配置位置が遷移する度に当該配置位置の状態を認識し、前記表示要素に係る電子文書と前記表示要素が遷移した遷移日時と前記表示要素が遷移した配置位置とを対応づけて履歴情報として前記配置位置記憶手段に格納する配置位置認識機能と、
前記表示領域の中での領域を第1の検索条件として指定するユーザ操作に応じて当該領域を認識する領域認識機能と、
過去の一定期間を第2の検索条件として指定するユーザ操作に応じて当該一定期間を認識する期間認識機能と、
前記領域認識機能が認識した前記第1の検索条件と前記期間認識機能が認識した前記第2の検索条件とに基づいて、前記配置位置記憶手段に格納された履歴情報を検索することで、前記領域および前記一定期間に含まれる前記表示要素に係る前記電子文書を特定する電子文書特定機能と、
前記電子文書特定機能で特定された前記電子文書の前記表示要素を検索結果として表示手段に表示する表示機能と
を実現させることを特徴とする電子文書管理プログラム。 - 前記電子文書特定機能が特定した前記電子文書の前記表示要素を、前記期間認識機能が認識した前記一定期間の時間を遷移させるユーザ操作に応じて、当該表示要素の配置位置の状態が遷移する度に前記表示手段に表示させる特定結果表示機能を更に実現させることを特徴とする請求項4記載の電子文書管理プログラム。
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