JP4787969B2 - 記入用紙を利用したデータ処理システム及びデータ処理方法 - Google Patents

Description

本発明は、個人情報等の各種情報を記入する申込用紙やアンケート用紙等に利用される記入用紙、また、その記入用紙を利用して収集した各種情報をデータ化する際のデータ処理システム及びデータ処理方法に関する。

一般的な商取引（銀行口座の開設や各種契約の申込み等）において利用される申込用紙や、懸賞等の応募に利用されるアンケート用紙には、氏名、住所、電話番号、生年月日、職業、年収等の個人情報やプライバシー情報（以下、個人情報等）を記入する機会が多い。それらの個人情報等は、他人に知られると個人の私生活が露になって予期せぬ不都合が生じるおそれがあり、本来は秘密にしておきたいと考えている人が多いのが一般的である。そのため、近年では、個人情報等の保護の重要性に対する関心が高まり、種々の規制や法整備が進んできている。その結果、申込者やアンケート回答者等の個人情報等を提供する側の者（以下、個人情報等提供者）は、提供した個人情報等がどのように取り扱われているか過敏になっているのは勿論、提供された個人情報等を収集する側の企業等も、その個人情報等の取り扱いに関しては非常に配慮しているのが現状である。

上記のような背景から、個人情報等を記入させる申込用紙やアンケート用紙等の記入用紙には、収集した個人情報等を守るため、様々な工夫が為されている。
例えば、記入用紙において、個人情報記入欄が設けられている領域上に剥離剤層を形成し、その記入用紙の一部を粘着剤層を備えた情報隠蔽部として、その情報隠蔽部を折り畳んで個人情報記入欄上に貼付した際に個人情報記入欄に記入された記入情報を覆い隠し、その記入情報を第三者に盗み見られない状態に隠蔽することができる記入用紙が開発されている（特許文献１、特許文献２）。

特開２００７−１４４６４０号公報 特開２００７−１５２７５７号公報

しかしながら、近年、個人情報等（例えば一般企業が所有する顧客情報）がその個人情報等を収集する側の企業等に属する者（以下、関係者）の間から流出（漏洩）する事件が多発しているように、関係者の中に、取得した個人情報等を営利目的や犯罪目的で故意に流出させる悪意のある者が存在することも事実である。上記引用文献に記載されている技術は、個人情報等提供者が記入した後、関係者が開封するまでの間、第三者の盗み見を防ぐものではあるが、関係者によるその提供された個人情報等の不正な取得や流出を防ぐものではない。

例えば、コンピュータが広く普及している現代社会では、一般的に、収集した個人情報等は電子化され、データベース上に記録され保持されることが多い。このような場合、個人情報等提供者によって記入用紙に記入された個人情報等をデータベースに入力するための作業が必要になる。そのデータ入力作業の際に、関係者の一種であってその個人情報等に接することができるデータ入力者は、データ入力作業を遂行するため、その個人情報等の内容を全て把握することが必要である。仮に、そのデータ入力者が営利目的や犯罪目的等の悪意を持ってその記入用紙に記入されている個人情報等の内容に接した場合、そのデータ入力者による悪意の取得を防止することは困難であるだけでなく、その悪意取得者から持ち出された個人情報等がさらなる第三者にまで無制限に流出してしまう可能性がある。特に、データ入力作業に関しては、銀行や保険会社等の個人情報等を収集する企業が自ら行う場合よりも、外部のシステム業者等に委託している場合も多いため、収集した個人情報等の管理が難しい。外注先での個人情報等保護に関する教育が不十分で安全管理や危機管理が行き届いていない場合には、データ入力者等の担当者や作業員の責任感も希薄になり、その外注先から簡単に流出してしまうおそれがある。

そこで、本発明は、上記の点に鑑みて為されたものであり、申込用紙やアンケート用紙等に利用される記入用紙であって、関係者、特に個人情報等の記入内容をデータ化する際のデータ入力者等、の間からの情報流出・情報漏洩を防ぐことができる記入用紙を提供することを目的とする。また、その記入用紙を利用して収集した個人情報等の各種情報をデータ化する際のデータ処理システム及びデータ処理方法を提供することを目的とする。

本発明に係る記入用紙を利用したデータ処理システムは、各種情報を記入するための複数の情報記入欄を有する記入用紙において、前記各情報記入欄に記入された前記情報を単体ではその内容が特定できないような２以上の情報断片に分割するための目安となる区画手段で区画し、前記区画手段によって前記記入用紙を２以上の紙片に分断して前記情報を分割した場合に前記一の紙片に含まれる一の情報断片と前記他の紙片に含まれる他の情報断片とをその後に結合して前記情報全体の内容を復元するために前記一の情報断片と前記他の情報断片とに互いに対応するための識別番号を備える記入用紙に記入された前記情報をデータ化するデータ処理システムにおいて、前記一の情報断片と前記他の情報断片とをそれぞれデータ素材として個別に入力する入力手段と、前記入力手段により個別に入力された前記データ素材を前記識別番号に従って結合し一の記入情報データを完成させる結合手段と、前記結合手段によって完成された前記記入情報データを記憶する記憶手段とを備えたことを特徴とする。また、前記情報断片を前記データ素材として前記入力手段により入力する前段階において、前記情報を画像情報として取り込む取込手段と、前記取込手段により取り込んだ前記画像情報を前記一の情報断片と前記他の情報断片とに分割する分割手段と、前記分割手段により分割された前記一の情報断片と前記他の情報断片とをそれぞれ別々の画像情報として保存する保存手段とを備えたことを特徴とする。
本発明に係る記入用紙を利用したデータ処理方法は、請求項１記載のデータ処理システムによるデータ処理方法において、前記入力手段が前記一の情報断片と前記他の情報断片とをそれぞれデータ素材として個別に入力受け付けする入力ステップと、前記結合手段が前記入力ステップにより個別に入力された前記データ素材を前記識別番号に従って結合し一の記入情報データを完成させる結合ステップと、前記記憶手段が前記結合ステップによって完成された前記記入情報データを記憶する記憶ステップとを実行することを特徴とする。また、請求項２記載のデータ処理システムによるデータ処理方法において、前記入力手段が前記一の情報断片と前記他の情報断片とをそれぞれデータ素材として個別に入力受け付けする入力ステップと、前記結合手段が前記入力ステップにより個別に入力された前記データ素材を前記識別番号に従って結合し一の記入情報データを完成させる結合ステップと、前記記憶手段が前記結合ステップによって完成された前記記入情報データを記憶する記憶ステップとを実行し、前記入力ステップを実行する前段階において、前記取込手段が前記情報を画像情報として取り込む取込ステップと、前記分割手段が前記取込ステップにより取り込んだ前記画像情報を前記一の情報断片と前記他の情報断片とに分割する分割ステップと、前記保存手段が前記分割ステップにより分割された前記一の情報断片と前記他の情報断片とをそれぞれ別々の画像情報として保存する保存ステップとを実行することを特徴とする。

本発明に係る記入用紙は、分割されたそれぞれの情報断片単体では情報記入欄に記入された個人情報等の内容を特定できないようにすると共に、それぞれの情報断片に互いに対応する識別番号を付与しておき、分割後にそれぞれの情報断片を再結合して元の個人情報等の内容を復元できるようにしているので、例えば、その記入用紙に記入された個人情報等をデータベース上に記録する際に、一の個人情報等について、その情報断片ごとに複数の異なるデータ入力者に担当させることができるようになる。そのため、各データ入力者は与えられたその情報断片だけでは個人情報等の内容を把握や特定することができず、仮に営利目的や犯罪目的等の悪意を持ったデータ入力者が存在したとしても、各データ入力者が取得できる情報断片だけでは情報としては全く価値がないので、個人情報等の流出や漏洩を好適に防ぐことができる。また、記入用紙にミシン目やスリットを形成し、記入用紙を手で簡単に複数の紙片に切り離すことができるようにすれば、記入用紙を物理的に複数の紙片に分断することも容易となり、各データ入力者に、記入用紙の紙片として、それぞれが担当する情報断片だけを確実に配布することができる。さらに、記入用紙の情報記入欄に個人情報等を記入する際に目安となる補助文字、補助記号、補助線等を予め記載しておけば、個人情報等提供者が困惑したり間違えて記入したりすることを好適に防止することができる。

本発明に係る記入用紙を利用したデータ処理システムやデータ処理方法では、一の個人情報等の一部であるそれぞれの情報断片をデータ素材として個別に入力した場合でも、データ入力後に識別番号に従ってその各データ素材を結合して一の記入情報データとして元の個人情報等の内容を復元できるので、一の個人情報等について、その情報断片ごとに複数の異なるデータ入力者に担当させることができるようになる。そのため、各データ入力者は与えられたその情報断片だけでは個人情報等の内容を把握や特定することができず、仮に営利目的や犯罪目的等の悪意を持ったデータ入力者が存在したとしても、各データ入力者が取得できる情報断片だけでは情報としては全く価値がないので、個人情報等の流出や漏洩を好適に防ぐことができる。また、データ入力の前段階において、個人情報等を画像情報データとして取り込んで、その画像情報データを機械的に複数の情報断片として分割して保存し、担当する各データ入力者にそれぞれ振り分けることとすれば、人為的に記入用紙をわざわざ複数の紙片に分断させて各データ入力者に配布するという手間を省くこともできる。

本発明に係る記入用紙を利用したアンケート用紙の概略的な正面図である。 同アンケート用紙に必要事項を記入した状態を示す概略的な正面図である。 同アンケート用紙を必要事項の記入後に分断させた状態を示す概略的な正面図である。 同アンケート用紙を利用して収集した情報をデータ化する際に利用されるデータ処理システムの機能構成を示す略ブロック図である。 同データ処理システムを利用したデータ入力の流れを示す概要図である。 同データ処理システムにより処理する際のデータ構造を示す図である。 同データ処理システムの処理の流れを示すフローチャートである。 同データ処理システムにおいて情報を分割する処理工程の一例を示す概要図である。 同データ処理システムにおいて情報を分割する処理工程の一例を示す概要図である。 同データ処理システムの処理の流れを示すフローチャートである。

以下に詳述する実施形態においては、関係者、特に個人情報等の記入内容をデータ化する際のデータ入力者等による個人情報等の流出や漏洩を好適に防止することができる本発明の一例として、個人情報等を記入する機会が多い各種アンケート用紙を例に挙げて説明する。

まず、本発明の第一の実施形態について、図面に基づいて説明する。図１は、本発明に係る記入用紙を利用したアンケート用紙１０の概略的な正面図である。図２は、アンケート用紙１０に必要事項を記入した状態を示す概略的な正面図である。図３は、アンケート用紙１０を必要事項の記入後に分断させた状態を示す概略的な正面図である。

図１に示す通り、本実施例における記入用紙（以下、アンケート用紙１０）は、表面に、氏名、生年月日、住所、電話番号、ＦＡＸ番号、ｅｍａｉｌ、職業、年収等の各種個人情報等を手書きで記入することができる情報記入領域１２を有する。情報記入領域１２は、その個人情報等の種類ごとに情報記入欄１４を構成しており、即ち、情報記入領域１２はそれらの複数の情報記入欄１４の集合体である。各情報記入欄１４はそれぞれ、後述するミシン目１６によって、第一情報記入欄１４ａと第二情報記入欄１４ｂとに区画されている。また、その情報記入領域１２の下の領域には、各種質問とその質問に対する回答を選択して手書きで記入することができるアンケート回答欄となるアンケート記入領域１８を有する。

アンケート用紙１０のほぼ中央には、情報記入領域１２（情報記入欄１４）を区画するための区画手段であると共に、その情報記入領域１２やアンケート記入領域１８を含めてアンケート用紙１０を二つの紙片２０，２２（図３参照）に分断するための分断手段としてのミシン目１６が形成されている。このミシン目１６により、アンケート用紙１０は、はさみやカッター等の道具を使用せず、手で簡単に二つの紙片２０，２２に分断することができる。このミシン目１６に沿ってアンケート用紙１０を二つの紙片２０，２２に分断することにより、各情報記入欄１４も第一情報記入欄１４ａと第二情報記入欄１４ｂとに分断され、第一情報記入欄１４ａは左側の紙片２０に、第二情報記入欄１４ｂは右側の紙片２２にそれぞれ含まれることになる。

アンケート用紙１０には、それぞれ一枚ごとに識別番号２４が付与されており、例えば、本実施例に示すアンケート用紙１０の識別番号２４は「０００１」である。この識別番号２４は「０００１」〜「ｘｘｘｘ」までアンケート用紙１０の枚数分だけ存在する。本実施例では、その識別番号２４「０００１」がミシン目１６を挟んで左右に一箇所ずつ合計二箇所に記載されている。なお、識別番号２４は連番である必要はなく、システムで予め発行した番号であればデータ化する際に識別番号２４の入力間違いを低減することができる。

アンケート用紙１０の情報記入欄１４には、アンケート回答者（以下、回答者）の一連の個人情報等２６やアンケートの回答を、ミシン目１６を挟んで左右に分けて手書きで記入することができる。このアンケート用紙１０では、情報記入欄１４のうち、左側の欄（第一情報記入欄１４ａ）と右側の欄（第二情報記入欄１４ｂ）のどちら側に何を記入するかが重要である。そのため、情報記入欄１４には、回答者がアンケート用紙１０への記入時に困惑したり、間違えて記入しないように、記入時の目安となる文字や括弧等が補助文字・補助記号（以下、補助表示２８）として予め印字してある。

例えば、本実施例のアンケート用紙１０においては、氏名を記入する情報記入欄１４には、「姓（セイ）」を左側の第一情報記入欄１４ａに、「名（メイ）」を右側の第二情報記入欄１４ｂに記入することがわかるように補助表示２８が予め記載（印字）されている。同様に、生年月日を記入する情報記入欄１４には、左側の第一情報記入欄１４ａに年月を記入することを示す「Ｔ・Ｓ・Ｈ 年 月」と、右側の第二情報記入欄１４ｂに日付を記入することを示す「 日」と予め記載されている。住所を記入する情報記入欄１４には、左側の第一情報記入欄１４ａに町・字名までを記入することを示す「都／道／府／県 市／区／群 町／字／丁目」と、右側の第二情報記入欄１４ｂに地番以降を記入することを示す「番地（建物名）」と予め記載されている。電話番号やＦＡＸ番号を記入する情報記入欄１４には、左側の第一情報記入欄１４ａに市外局番と市内局番を記入することを示す「（ ） 」と、右側の第二情報記入欄１４ｂに加入者番号を記入することを示す「− 」と予め記載されている。ｅｍａｉｌアドレスを記入する情報記入欄１４には、右側の第二情報記入欄１４ｂに＠マーク以降のドメインを記入することを示す「＠ 」と予め記載されている。職業（年収）を記入する情報記入欄１４には、右側の第二情報記入欄１４ｂに年収を記入することを示す「（ 万円）」と予め記載されている。
このように、補助表示２８は、第一情報記入欄１４ａと第二情報記入欄１４ｂとに区画された各情報記入欄１４のそれぞれに記入すべき事項を指示するものである。これにより、回答者は、情報記入欄１４のうち、左側の欄（第一情報記入欄１４ａ）と右側の欄（第二情報記入欄１４ｂ）に記入すべき個人情報等２６の内容を判別できる。なお、これらの補助表示２８は、文字や記号等の他にもマス目等の補助線等でも代用できる。また、これらの補助表示２８に代えて、ミシン目１６の左右に個人情報等２６をどのように分割して記入するかを示した記入例を別紙として一緒に渡し、左側の欄（第一情報記入欄１４ａ）と右側の欄（第二情報記入欄１４ｂ）に記入すべき個人情報等２６の内容を判別できるようにしておいても良い。

次に、このアンケート用紙１０に個人情報等２６やアンケートの回答を記入した一記入例を図２に示す。例えば、本実施例における回答者の場合、図２に示す通り、氏名欄（フリガナ）にはミシン目１６より左側の第一情報記入欄１４ａに「山田（ヤマダ）」と名字だけを、ミシン目１６より右側の第二情報記入欄１４ｂに「太郎（タロウ）」と名前だけを記入することができる。同様に、生年月日欄には、ミシン目１６より左側の第一情報記入欄１４ａに「Ｈ１年１２月」と年月だけを、ミシン目１６より右側の第二情報記入欄１４ｂに「３１日」と日付だけを記入する。住所欄には、ミシン目１６より左側の第一情報記入欄１４ａに「東京都港区赤坂１丁目」と町・字名までを、ミシン目１６より右側の第二情報記入欄１４ｂに「２−３ ＡＢＣビル４Ｆ」と地番以降のように、それぞれ住所が特定できない事項ごとに分割して記入する。電話番号欄やＦＡＸ番号欄には、ミシン目１６より左側の第一情報記入欄１４ａに「０３−１２３４」と市外局番と市内局番を、ミシン目１６より右側の第二情報記入欄１４ｂに「５６７８」や「５６７９」と加入者番号のように、それぞれ電話番号やＦＡＸ番号が特定できない事項ごとに分割して記入する。ｅｍａｉｌ欄には、ミシン目１６より左側の第一情報記入欄１４ａに「ｙａｍａｄａ」とローカル部だけを、ミシン目１６より右側の第二情報記入欄１４ｂに「ｅｘａｍｐｌｅ．ｃｏｍ」と＠マーク以降のドメインだけを記入する。職業（年収）欄には、ミシン目１６より左側の第一情報記入欄１４ａに「会社員」と職業だけを、ミシン目１６より右側の第二情報記入欄１４ｂに「４００万円」と年収だけを記入する。また、アンケート回答欄であるアンケート記入領域１８には、質問事項ごとに複数のチェックボックスが用意されているので、回答者はそれぞれ任意のチェックボックスにレ印等を記入する。

上記の通り、個人情報等２６やアンケートの回答が記入されたアンケート用紙１０は、図３に示す通り、ミシン目１６を境として二つの紙片２０，２２に分断することができる。このように、アンケート用紙１０を二つの紙片２０，２２に分断することによって、情報記入欄１４も第一情報記入欄１４ａと第二情報記入欄１４ｂとの二つに分割され、当然、その情報記入欄１４に記入されている一連の個人情報等２６も二つの情報断片２６ａ，２６ｂとに分割される。

このとき、左側の紙片２０に含まれる第一情報記入欄１４ａには、情報断片２６ａとして「フリガナ：ヤマダ、氏名：山田、生年月日：Ｈ１年１２月、住所：東京都港区赤坂１丁目、電話番号：０３−１２３４、ＦＡＸ番号：０３−１２３４、ｅｍａｉｌ：ｙａｍａｄａ、職業（年収）：会社員」等の情報しか記入されていないため、個人情報等２６の一部が不明なままで、その左側の紙片２０の第一情報記入欄１４ａに記入された情報断片２６ａだけでは回答者の個人情報等２６を完全に把握、特定することはできない。同様に、右側の紙片２２に含まれる第二情報記入欄１４ｂにも、情報断片２６ｂとして「フリガナ：タロウ、氏名：太郎、住所：２−３ ＡＢＣビル４Ｆ、電話番号：５６７８、ＦＡＸ番号：５６７９、ｅｍａｉｌ：ｅｘａｍｐｌｅ．ｃｏｍ、職業（年収）：４００万円」等の情報しか記入されていないため、個人情報等２６の一部が不明なままで、その右側の紙片２２の第二情報記入欄１４ｂに記入された情報断片２６ｂだけでは回答者の個人情報等２６を完全に把握、特定することはできない。

また、アンケート記入領域１８も二つの紙片２０，２２に分断され、そこに記入された一連のアンケートの回答も二つに分割される。即ち、左側の紙片２０に含まれるアンケート記入領域の一部１８ａには、質問１、質問３、質問５の回答が記入されており、右側の紙片２２に含まれるアンケート記入領域の一部１８ｂには、質問２、質問４、質問６の回答が記入されている。なお、アンケート記入領域１８は、本実施例のアンケート用紙１０のように質問事項ごとに左右の紙片２０，２２に分けるようにしておいてもよいし、一つの質問事項が左右の紙片２０，２２に跨るように構成し、同じ質問に対する回答の選択肢を左右の紙片２０，２２に分けて記載しておいても良い。

分断された二つの紙片２０，２２には、それぞれ同じ回答者のアンケート用紙１０であることを示す識別番号２４（本実施例では「０００１」）が付与されている。そのため、アンケート用紙１０は、二つの紙片２０，２２に分断後もその識別番号２４を照合して、左の紙片２０の第一情報記入欄１４ａに記入されている情報断片２６ａと右の紙片２２の第二情報記入欄１４ｂに記入されている情報断片２６ｂとを結合し、元の個人情報等２６を完全に復元することができる。なお、個人情報等２６を復元する際には、二つの紙片２０，２２を接着剤等で結合して元の一枚のアンケート用紙１０に戻す必要はなく、後述するように、データ入力後に、紙片２０に含まれる第一情報記入欄１４ａに記入された情報断片２６ａと紙片２２に含まれる第二情報記入欄１４ｂに記入された情報断片２６ｂ同士をデータベース内で結合し、元の個人情報等２６が復元できれば良い。

識別番号２４の記載箇所は、情報記入欄１４を分割できる数だけ存在し、ミシン目１６でアンケート用紙１０を情報記入欄１４の一部分ごとにそれぞれの紙片に分断する場合は、各紙片ごとに必ず識別番号２４が記載されている構成とする。本実施例のように二つの紙片２０，２２に分断する場合であれば、識別番号２４は左右の紙片２０，２２にそれぞれ記載されており、その識別番号２４によって、左右二つに分割されたそれぞれの情報記入欄１４ａ，１４ｂに記入されたそれぞれの情報断片２６ａ，２６ｂを照合でき、互いにどの回答者によって記入された情報断片２６ａ，２６ｂであるかが判別できる構成である。なお、本実施例においては、図１乃至図３に示す通り、識別番号２４は、紙片２０では左上側に表示し、紙片２２では右上側に表示しているが、両紙片２０，２２とも、左上（下）側、右上（下）側等のように同一の場所に表示するようにしても良い。また、識別番号２４は、本実施例のように原則として同一の番号や記号を付与する形式が望ましいが、必ずしも同一であることに限定されず、それぞれの情報断片２６ａ，２６ｂの対応関係が判別できるものであれば良い。また、識別番号２４は、本実施例のような数字や英字等の他にも、例えば、記号、図形、色彩等でもあっても良い。

なお、アンケート用紙１０を複数の紙片（本実施例では二つの紙片２０，２２）に分断するためのミシン目１６は、間欠的なスリット等でも構わない。また、情報記入欄１４を複数に区画できれば、単なる線が印刷してあるだけでも構わない。また、そのミシン目１６の数は、分断後の紙片の数に応じて適宜形成することができる。したがって、本実施例では二つの紙片２０，２２に分断することとしているが、分断後の紙片の数は、二つに限らず、三つでも四つでもそれ以上でも構わない。このとき、幾つの紙片に分断する場合であっても、各紙片単体では記入された個人情報等２６の内容を把握、特定できないようにし、それぞれの紙片ごとに上述のように識別番号２４を付与することとする。なお、本実施例の場合は、手で簡単に分断できるが、はさみやカッター等の道具を使用して裁断しても構わない。

以下、上述したアンケート用紙１０を利用して回答者により記入された個人情報等２６をデータベース３６に保存して管理する際のデータ処理の方法について説明する。
図４は、アンケート用紙１０を利用して収集した個人情報等２６をデータ化する際に利用されるデータ処理システム３０の機能構成を示す略ブロック図である。図４に示す通り、本実施例におけるデータ処理システム３０は、入力手段である複数（本実施例では二つ）の入力端末３２と、結合手段であるＤＢＭＳ３４及び記憶手段であるデータベース３６とを備えたデータベースサーバ３８とから構成されている。この構成により、アンケート用紙１０によって回答者により記入された個人情報等２６を電子化してデータベース３６上に記録し、保存及び管理しておくことができる。なお、一般的に入力端末３２やデータベースサーバ３８は、上記以外にも種々の機能を有しているが、ここで記載するのは、本発明におけるデータ処理システム３０において作用効果を奏する特徴的な機能のみとし、その他の既知の機能や装置等については図示及び説明を省略する。

次に、このデータ処理システム３０によるデータ化の流れを図５乃至図７に基づいて説明する。図５は、アンケート用紙１０とデータ処理システム３０とを利用したデータ入力の流れを示す概要図である。図６は、データ処理システム３０により処理する際のデータ構造を示す図である。図７は、データ処理システム３０の処理の流れを示すフローチャートである。

図５に示す通り、まず、アンケート用紙１０は、個人情報等２６が回答者により記入された後、上述の通り、二つの紙片２０，２２に分断される。分断された二つの紙片２０，２２は、それぞれ別々のデータ入力者４０，４２の手元に渡る。ここでは、左側半分の紙片２０はデータ入力者４０に、右側半分の紙片２２はデータ入力者４２に渡される。このとき、アンケート用紙１０は、その他何十人、何百人かの回答者の分とまとめて束になって一括して各データ入力者４０，４２に配布されるのが一般的である。
それぞれの紙片２０，２２を受け取ったデータ入力者４０，４２は、その紙片２０，２２から読取れる情報（情報断片２６ａ，２６ｂ）をもとに、入力端末３２を操作して次々にデータ入力作業を進める。

このとき、上述した通り、各紙片２０，２２にそれぞれ記入されている情報断片２６ａ，２６ｂだけでは、元の個人情報等２６の内容を完全に把握も特定もできないので、データ入力者４０，４２は、自分が如何なる回答者のデータを入力しているのかは全く見当が付かない。したがって、それだけでも十分に個人情報等２６の保護になるが、さらに、仮に、データ入力者４０が、営利目的や犯罪目的等の悪意を持って個人情報等２６を流出・漏洩させようと企んだとしても、データ入力者４０が取得できる情報断片２６ａは「フリガナ：ヤマダ、氏名：山田、生年月日：Ｈ１年１２月、住所：東京都港区赤坂１丁目、電話番号：０３−１２３４、ＦＡＸ番号：０３−１２３４、ｅｍａｉｌ：ｙａｍａｄａ、職業（年収）：会社員」等だけであり、その情報断片２６ａだけでは個人が特定できず情報として不完全であり、個人情報等２６として体を為さないため、全く価値がない。
なお、このデータ入力者４０，４２同士は、互いに接点のないようにするのが好ましい。例えば、下請けや外注する場合であれば異なる業者、また、同じ業者であっても異なる建物や部屋に配置したり、入力作業の時間（勤務時間）が重ならないように配慮すれば、元の個人情報等２６がデータ入力者４０，４２の共謀によって復元されるリスクが格段に減少する。

入力端末３２により入力された情報断片２６ａ，２６ｂは、それぞれ電子化されデータ素材４６ａ，４６ｂ（図６参照）となり、データベースサーバ３８に送られる。なお、本実施例においては、入力端末３２とデータベースサーバ３８とを回線にて接続する構成としているが、データ素材４６ａ，４６ｂをデータベースサーバ３８に送る形態はこれに限らず、例えば、データ入力者４０，４２がそれぞれ在宅でデータ入力作業を行い、その入力したデータ素材４６ａ，４６ｂを磁気ディスク、光ディスク、ＵＳＢメモリ等の各種リムーバブルメディアに保存して、データベースサーバ３８の管理者に提出する形態でも構わない。

この時点、即ち、データ素材４６ａ，４６ｂがデータベースサーバ３８に送られてきた時点では、まだこのデータ素材４６ａ，４６ｂ単体からは個人情報等２６を把握や特定することはできない。
図６に示す通り、本実施例におけるデータ素材４６ａ，４６ｂは、「識別番号−項目−記入事項」というデータ構造となっている。例えば、紙片２０に記入された情報断片２６ａの内容を電子化したデータ素材４６ａには、「０００１−氏名−山田、０００１−生年月日−Ｈ０１／１２、０００１−住所−東京都港区赤坂１丁目、０００１−ＴＥＬ−０３−１２３４、０００１−ＦＡＸ−０３−１２３４、０００１−ＥＭＡＩＬ−ｙａｍａｄａ、・・・」等の情報が含まれており、それらの情報がまとまって一つのレコードを形成している。また、紙片２２に記入された情報断片２６ｂの内容を電子化したデータ素材４６ｂには、「０００１−氏名−太郎、０００１−生年月日−３１、０００１−住所−２−３ ＡＢＣビル４Ｆ、０００１−ＴＥＬ−５６７８、０００１−ＦＡＸ−５６７９、０００１−ＥＭＡＩＬ−Ｅｅｘａｍｐｌｅ．ｃｏｍ、・・・」等の情報が含まれており、それらの情報がまとまって一つのレコードを形成している。

データベースサーバ３８に送られてきたデータ素材４６ａ，４６ｂは、データベースサーバ３８内のＤＢＭＳ３４における処理によって、対応する識別番号２４ごとに互いに結合され一の個人情報データ４６として完成させられる。その後、このデータ素材４６ａ，４６ｂの結合体から成る個人情報データ４６はデータベース３６に記憶される。
図６に示す通り、個人情報データ４６には、「０００１−氏名−山田太郎、０００１−生年月日−Ｈ０１／１２／３１、０００１−住所−東京都港区赤坂１−２−３ ＡＢＣビル４Ｆ、０００１−ＴＥＬ−０３−１２３４−５６７８、０００１−ＦＡＸ−０３−１２３４−５６７９、０００１−ＥＭＡＩＬ−ｙａｍａｄａ＠ｅｘａｍｐｌｅ．ｃｏｍ、・・・」等の個人情報等２６が完全な状態で記録されており、それらの情報がまとまって一つのレコードを形成している。したがって、この個人情報データ４６にアクセスすれば、個人情報等２６は完全に把握、特定することができ、必要に応じていつでも有効利用できる。

ここで、上記説明したデータ入力におけるデータ処理システム３０の具体的な処理の一例を図７のフローチャートを利用して詳述する。なお、ここでは、便宜上、データ素材４６ａが既に入力済みであり待機データ素材として存在している場合であって、これからデータ素材４６ｂが入力された場合の処理を例にとって説明する。

まず、入力端末３２により情報断片２６ｂがデータ素材４６ｂとして入力されると（ステップ１０１）、そのデータ素材４６ｂに含まれている識別番号２４と、既に取り込まれ済みの待機データ素材であるデータ素材４６ａの識別番号２４とを照合する（ステップ１０２）。本実施例では、対応するデータ素材４６ａ，４６ｂ（情報断片２６ａ，２６ｂ）には同一の識別番号２４が付与されることとしているので、ここではその識別番号２４が同一か否かを判断する。識別番号２４が同一である場合（ＹＥＳ）、その二つのデータ素材４６ａ，４６ｂを結合する（ステップ１０３）。次に、その結合されたデータ素材４６ａ，４６ｂによって、個人情報データ４６が完成したか否かを判断する（ステップ１０４）。個人情報データ４６が個人情報等２６を完全に把握、認識できるものとして完成している場合（ＹＥＳ）、データベース３６にその個人情報データ４６を記憶して（ステップ１０５）、処理を終了する。一方、識別番号２４が対応しないデータ素材（ステップ１０２がＮＯ）や個人情報データ４６としては未完成なデータ素材（ステップ１０４がＮＯ）が存在する場合は、それらのデータ素材を待機データ素材として待機させ（ステップ１０６）、処理を終了する。
なお、本実施例ではデータ素材４６ａ，４６ｂは情報断片２６ａ，２６ｂの数に比例して二つであるが、三つ、四つ等、個人情報等２６をさらに複数の情報断片に分けている場合は、上記処理を個人情報データ４６が完成するまで繰り返すことになる。

これまで説明してきたように上記の実施形態では、個人情報等２６を分割する目安となる区画手段としてミシン目１６を設け、物理的にアンケート用紙１０という紙媒体を予め二つの紙片２０，２２に分断することとし、その分断後の紙片２０，２２をそれぞれのデータ入力者４０，４２に配布してデータ入力することとしている。しかし、情報記入領域１２（情報記入欄１４）に記入された個人情報等２６の内容を情報断片２６ａ，２６ｂのように複数に分割することができれば、上記第一の実施形態のアンケート用紙１０のようにその紙媒体自体を物理的に二つに分断させることは必要としない。

そこで、以下、本発明の他の実施形態について、図８乃至図１０に基づいて説明する。図８及び図９は、他の実施形態におけるアンケート用紙１０に記入された個人情報等２６を情報断片２６ａ，２６ｂに分割する処理工程の一例を示す概要図である。図１０は、データ処理システム３０における処理の流れを示すフローチャートである。

こちらの実施形態においては、送信側のファクシミリ５０やスキャナ５６等でアンケート用紙１０の情報記入領域１２（情報記入欄１４）に記入された個人情報等２６を画像情報データとして取り込む際、又はその取り込んだ画像情報データを受信側のファクシミリ５２やサーバ５４等で保存する際に、その個人情報等２６を複数の情報断片２６ａ，２６ｂに分割し、それぞれの情報断片２６ａ，２６ｂを別々の画像情報データとして保存する構成としている。

例えば、アンケート用紙１０には、上記第一の実施形態のミシン目１６に代えて、図８に示す通り、そのアンケート用紙１０のほぼ中央に個人情報等２６を分割する目安となる区画線４８が記載されている。このアンケート用紙１０は、個人情報等２６が回答者により記入された後、取込手段としてのファクシミリ５０により画像情報データとして取り込まれる。その取り込まれた画像情報データは、画像の分割機能を持つサーバ５４と連動する受信側のファクシミリ５２に送信される。ファクシミリ５２に送信されてきた画像情報データは、分割手段且つ保存手段としてのサーバ５４によって、区画線４８を目安にして複数の情報断片２６ａ，２６ｂに分割され（ここでは二つ）、その後、それぞれ別々の画像情報データとしてそのサーバ５４内に保存される。なお、このとき、ファクシミリ５２自体に画像の分割機能を持たせておき、その分割手段としてのファクシミリ５２にて個人情報等２６を情報断片２６ａ，２６ｂに分割し、それぞれ別々の画像情報データとして保存手段としてのサーバ５４内に保存する構成としても良い。

分割された画像情報データは、それぞれデータ入力者４０，４２に電子メディアやインターネット等を利用して転送されるので、各データ入力者４０，４２はその分割された画像情報データをそれぞれ入手し、その情報を基にデータ入力作業を行う。このとき、各データ入力者４０，４２は各自のパソコン等（図示略）のモニタ上でその分割された画像情報データを確認してデータ入力作業を行えば良いので、その分割された画像情報データをそれぞれ紙片２０，２２として印刷することは必ずしも要しないが、図８に示すように、各データ入力者４０，４２が、印刷により紙片２０，２２として出力したり、パソコン等（図示略）を利用してサーバ５４にアクセスし、その分割された画像情報データを紙片２０，２２として取り出すようにしても良い。なお、これ以降のデータ入力の流れ、即ち、情報断片２６ａ，２６ｂ（例えば、別々に印刷された二つの紙片２０，２２）が、それぞれ別々のデータ入力者４０，４２の手元に渡り、データ入力作業が行われる点は、上述の第一の実施形態にて説明した通りであるので、ここでの詳細な説明は省略する。

また、ファクシミリ５０，５２に代えて、図９に示す通り、スキャナ５６やサーバ５４を取込手段、分割手段及び保存手段として利用することもできる。ここでも、まず、アンケート用紙１０は、個人情報等２６が回答者により記入された後、取込手段としてのスキャナ５４により画像情報データとして取り込まれる。その取り込まれた画像情報データは、分割手段且つ保存手段としてのサーバ５４に送信され、区画線４８を目安にして複数の情報断片２６ａ，２６ｂに分割され（ここでは二つ）、その後、それぞれ別々の画像情報データとしてサーバ５４内に保存される。分割された画像情報データは、それぞれデータ入力者４０，４２に電子メディアやインターネット等を利用して転送されるので、各データ入力者４０，４２はその分割された画像情報データをそれぞれ入手し、その情報を基にデータ入力作業を行う。なお、これ以降のデータ入力の流れ、即ち、情報断片２６ａ，２６ｂ（例えば、別々に印刷された二つの紙片２０，２２）が、それぞれ別々のデータ入力者４０，４２の手元に渡り、データ入力作業が行われる点は、上述の第一の実施形態にて説明した通りであるので、ここでの詳細な説明は省略する。

次に、この他の実施形態におけるデータ処理システム３０において、アンケート用紙１０に記入された個人情報等２６を情報断片２６ａ，２６ｂに分割する具体的な処理の一例を図１０のフローチャートを利用して詳述する。

まず、送信側のファクシミリ５０やスキャナ５６等の取込手段よりアンケート用紙１０の情報記入領域１２（情報記入欄１４）に記入された個人情報等２６を画像情報データとして取り込むと（ステップ２０１）、受信側のファクシミリ５２やサーバ５４等に送信する（ステップ２０２）。受信側のファクシミリ５２やサーバ５４等はその画像情報データを受信すると（ステップ２０３）、その画像情報データの辺の長さを測定して、その画像情報データが縦長になるように回転させる画像調整を行う（ステップ２０４）。そして、画像調整を経て縦長に調整された画像情報データの一部をコピーして新たな画像情報データを作成する（ステップ２０５）。本実施例では、区画線４８を目安にして、まず、左側半分程度、好ましくは、中央の区画線４８よりも若干右側の範囲までをコピーする。即ち、この新たな画像情報データが後ほど印刷する左側の紙片２０に含まれる内容（情報断片２６ａ）となる。引き続き、元の画像情報データに未コピー部分が残っているか否かを判断し（ステップ２０６）、未コピー部分が残っている場合は（ＹＥＳ）、同様にその画像情報データの一部（未コピー部分）をコピーして新たな画像情報データをまた作成する（ステップ２０５）。本実施例では、区画線４８を目安にして、今度は右側半分程度、好ましくは、中央の区画線４８よりも若干左側の範囲までをコピーする。即ち、今度はこの新たな画像情報データが後ほど印刷する右側の紙片２２に含まれる内容（情報断片２６ｂ）となる。さらに、元の画像情報データに未コピー部分が残っているか否かを判断し（ステップ２０６）、元の画像情報データの全てを新たな画像情報データに再編集し終わり、未コピー部分が既に残っていない場合は（ＮＯ）、再編集したその新たな画像情報データごとに保存する（ステップ２０７）。全ての画像情報データをそれぞれ別々に保存し終わったら処理を終了する。なお、それらの画像情報データの保存後、プリンタ等（図示略）で情報断片２６ａ，２６ｂごとにそれぞれ別々の紙片２０，２２として印刷しても良い。

このような形態であれば、アンケート用紙１０そのものをミシン目１６により分断する必要もなく、データ入力者４０，４２の手に渡るときには、個人情報等２６の内容を複数の情報断片２６ａ，２６ｂに分割できているので、データ入力者４０，４２による情報の不正取得、データ入力者４０，４２からの情報流出・情報漏洩を第一の実施形態と同様に防止することができる。

本発明にかかる記入用紙やこの記入用紙を利用したデータ処理システム及びデータ処理方法であれば、収集した個人情報等をデータベースに入力する際における、データ入力者による個人情報等の不正取得や流出・漏洩を好適に防止することができるので、個人情報等を記入する機会が多い各種申込用紙やアンケート用紙に好適に利用でき、スムーズ、且つ、安全確実に個人情報等を収集することができる。

１０ アンケート用紙
１２ 情報記入領域
１４ 情報記入欄
１４ａ 第一情報記入欄
１４ｂ 第二情報記入欄
１６ ミシン目
２０ 紙片
２２ 紙片
２４ 識別番号
２６ 個人情報等
２６ａ 情報断片
２６ｂ 情報断片
２８ 補助表示
３０ データ処理システム
３２ 入力端末
３４ ＤＢＭＳ
３６ データベース
４６ 個人情報データ
４６ａ データ素材
４６ｂ データ素材
４８ 区画線
５０ ファクシミリ
５２ ファクシミリ
５４ サーバ
５６ スキャナ

Claims (4)

1. 各種情報を記入するための複数の情報記入欄を有する記入用紙において、前記各情報記入欄に記入された前記情報を単体ではその内容が特定できないような２以上の情報断片に分割するための目安となる区画手段で区画し、前記区画手段によって前記記入用紙を２以上の紙片に分断して前記情報を分割した場合に前記一の紙片に含まれる一の情報断片と前記他の紙片に含まれる他の情報断片とをその後に結合して前記情報全体の内容を復元するために前記一の情報断片と前記他の情報断片とに互いに対応するための識別番号を備える記入用紙に記入された前記情報をデータ化するデータ処理システムにおいて、
   前記一の情報断片と前記他の情報断片とをそれぞれデータ素材として個別に入力する入力手段と、前記入力手段により個別に入力された前記データ素材を前記識別番号に従って結合し一の記入情報データを完成させる結合手段と、前記結合手段によって完成された前記記入情報データを記憶する記憶手段とを備えたことを特徴とするデータ処理システム。
2. 前記情報断片を前記データ素材として前記入力手段により入力する前段階において、前記情報を画像情報として取り込む取込手段と、前記取込手段により取り込んだ前記画像情報を前記一の情報断片と前記他の情報断片とに分割する分割手段と、前記分割手段により分割された前記一の情報断片と前記他の情報断片とをそれぞれ別々の画像情報として保存する保存手段とを備えたことを特徴とする請求項１記載のデータ処理システム。
3. 請求項１記載のデータ処理システムによるデータ処理方法において、
   前記入力手段が前記一の情報断片と前記他の情報断片とをそれぞれデータ素材として個別に入力受け付けする入力ステップと、前記結合手段が前記入力ステップにより個別に入力された前記データ素材を前記識別番号に従って結合し一の記入情報データを完成させる結合ステップと、前記記憶手段が前記結合ステップによって完成された前記記入情報データを記憶する記憶ステップとを実行することを特徴とするデータ処理方法。
4. 請求項２記載のデータ処理システムによるデータ処理方法において、
   前記入力手段が前記一の情報断片と前記他の情報断片とをそれぞれデータ素材として個別に入力受け付けする入力ステップと、前記結合手段が前記入力ステップにより個別に入力された前記データ素材を前記識別番号に従って結合し一の記入情報データを完成させる結合ステップと、前記記憶手段が前記結合ステップによって完成された前記記入情報データを記憶する記憶ステップとを実行し、
   前記入力ステップを実行する前段階において、前記取込手段が前記情報を画像情報として取り込む取込ステップと、前記分割手段が前記取込ステップにより取り込んだ前記画像情報を前記一の情報断片と前記他の情報断片とに分割する分割ステップと、前記保存手段が前記分割ステップにより分割された前記一の情報断片と前記他の情報断片とをそれぞれ別々の画像情報として保存する保存ステップとを実行することを特徴とするデータ処理方法。

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