JP4744985B2 - Document management server, document management method and program - Google Patents

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Description

この発明は、ドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理方法及びプログラムに関する。   The present invention relates to a document management server, a document management method, and a program.

近年、様々な装置に格納されている文書を一括管理するためのドキュメント管理サーバが提案され、実用化されている。
例えば、特許文献1には、画像処理装置(MFP(Multi Function Peripherals)等)のアプリケーション装置とドキュメント管理サーバとがネットワークを介して接続された構成の文書管理システムが開示されている。このドキュメント管理システムによれば、ユーザは、MFPを操作して、そのMFPに与えられた権限の範囲内で、ドキュメントを管理(参照、表示、印刷、登録、削除)することができる。
In recent years, document management servers for collectively managing documents stored in various apparatuses have been proposed and put into practical use.
For example, Patent Document 1 discloses a document management system in which an application apparatus of an image processing apparatus (MFP (Multi Function Peripherals) or the like) and a document management server are connected via a network. According to this document management system, a user can manage (reference, display, print, register, delete) a document within the range of authority given to the MFP by operating the MFP.

また、特許文献2には、ドキュメント管理サーバに格納されている電子ファイル等がネットワーク(例えば、インターネット、LAN(Local Area Network)等)上で接続されている情報端末装置によってデータが更新された場合に、予め設定された登録者に対して更新があった旨を知らせる通知メールを送信する機能を有するドキュメント管理サーバが開示されている。
特開2004−171571号公報 特開2004−303100号公報
In Patent Document 2, data is updated by an information terminal device to which an electronic file or the like stored in a document management server is connected on a network (for example, the Internet, a LAN (Local Area Network), etc.). In addition, a document management server having a function of transmitting a notification mail notifying that a preset registrant has been updated is disclosed.
JP 2004-171571 A JP 2004-303100 A

しかし、従来技術では、更新された電子ファイルに予め設定された登録者に対して通知を行うことができるが、登録していないユーザに対して通知を行うことはできない。例えば、会社内に設置された情報端末装置を用いて正規のユーザのみがドキュメント管理サーバに電子ファイルを登録できるようなアクセス権限が設定されている場合に、当該正規のユーザが会社外(例えば、出張先など)から電子ファイルの登録を依頼すると、当該ユーザは、登録を依頼した電子ファイルが本当にドキュメント管理サーバに登録されたか否かを会社外から確認することは難しい。   However, in the prior art, notification can be made to a registrant preset in an updated electronic file, but notification cannot be made to an unregistered user. For example, when the access authority is set so that only a legitimate user can register an electronic file in the document management server using an information terminal device installed in the company, the legitimate user is outside the company (for example, When requesting registration of an electronic file from a business trip destination or the like, it is difficult for the user to confirm from outside the company whether or not the electronic file requested to be registered is actually registered in the document management server.

この発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、アクセス権限に関わらず電子ファイルを登録したことを通知するために好適なドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理方法及びプログラムを提供することを目的とする。   The present invention has been made in view of the above circumstances, and an object thereof is to provide a document management server, a document management method, and a program suitable for notifying that an electronic file has been registered regardless of access authority. .

上記目的を達成するため、本発明の第1の観点に係るドキュメント管理サーバは、
電子ファイル及び電子フォルダを格納する電子ファイル格納部と、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する第1の相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信部と、
前記受信部が受信した電子ファイルを、前記受信部が受信した場所情報が示す電子フォルダに登録する登録部と、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づける第1のユーザリストを格納する第1のユーザリスト格納部と、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、前記アクセス可能なユーザによる操作が行われた場合に当該操作が行われた旨を通知する第2の相手ユーザを指定する第2のユーザリストを格納する第2のユーザリスト格納部と、
前記登録部により登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記第1のユーザリストが示すユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知を送信する第1の送信部と、
前記受信部が受信した前記宛先情報が示す第1の相手ユーザのうち、前記登録部により登録された電子ファイルを格納する電子フォルダに設定された前記第1のユーザリストに含まれないユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知と、前記登録部により登録された電子ファイルとを送信する第2の送信部と、
を備え
前記受信部は、前記第2の送信部による送信に対する前記ユーザからの応答を受信し、
前記第2の送信部は、前記受信部が前記ユーザからの応答を受信した後、予め登録されている転送先ユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知を送信する、
ことを特徴とする
In order to achieve the above object, a document management server according to the first aspect of the present invention provides:
An electronic file storage unit for storing electronic files and electronic folders;
A receiving unit for receiving the electronic file, location information for designating the electronic folder storing the electronic file, and destination information for designating a first partner user for notifying that the electronic file has been registered;
A registration unit that registers the electronic file received by the reception unit in an electronic folder indicated by the location information received by the reception unit;
For each electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit, a first user list that stores a user who can access an electronic file in the electronic folder and an access authority that the user has is stored . A user list storage unit of
For each electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit, when an operation by the accessible user is performed, a second partner user for notifying that the operation has been performed is designated. A second user list storage unit for storing the user list of
Notification to the user indicated by the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered by the registration unit that the electronic file received by the receiving unit has been registered by the registration unit A first transmission unit for transmitting
Among the first counterpart users indicated by the destination information received by the reception unit , users who are not included in the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered by the registration unit, A second transmission unit that transmits a notification that the electronic file received by the reception unit has been registered by the registration unit, and the electronic file registered by the registration unit;
Equipped with a,
The receiving unit receives a response from the user to transmission by the second transmitting unit;
The second transmitting unit has registered that the electronic file received by the receiving unit has been registered in the electronic file storage unit for a transfer destination user registered in advance after the receiving unit has received a response from the user. Send notifications,
It is characterized by that .

前記第2のユーザリスト格納部は、前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイルに対する操作の種類毎に、前記アクセス可能なユーザによる操作が行われた場合に当該操作が行われた旨を通知する前記第2の相手ユーザを指定する前記第2のユーザリストを格納し、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイルに対する操作が行われた場合に、当該操作が行われた旨を前記第2の相手ユーザに通知する通知部を更に備えてもよい。
また、前記第1の送信部は、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知とともに、前記受信部が受信した電子ファイル、又は、当該電子ファイルを所定の形式に変換した電子ファイルを、前記宛先情報が示す第1の相手ユーザに送信してもよい。
The second user list storage unit performs the operation when the accessible user performs an operation for each type of operation on the electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit. Storing the second user list designating the second partner user to be notified of,
When an operation is performed on the electronic folder or the electronic file stored in the electronic file storage unit, a notification unit may be further provided that notifies the second partner user that the operation has been performed.
In addition, the first transmission unit, together with a notification that the electronic file received by the reception unit is registered in the electronic file storage unit, the electronic file received by the reception unit or the electronic file in a predetermined format The electronic file converted into may be transmitted to the first partner user indicated by the destination information.

前記第2の送信部は、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知とともに、前記受信部が受信した電子ファイルを登録した場所を示す情報を前記第2の相手ユーザに送信してもよい。 The second transmission unit, together with a notification that the electronic file received by the reception unit is registered in the electronic file storage unit, includes information indicating a location where the electronic file received by the reception unit is registered . You may transmit to the other party user .

上記目的を達成するため、本発明の第2の観点に係るドキュメント管理方法は、
メモリを有するドキュメント管理サーバにおいて実行されるドキュメント管理方法であって、
電子ファイル及び電子フォルダを前記メモリに格納する電子ファイル格納ステップと、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する第1の相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信ステップと、
前記受信ステップにおいて受信した電子ファイルを、前記受信ステップにおいて受信した場所情報が示す前記メモリ内の電子フォルダに登録する登録ステップと、
前記メモリに格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づける第1のユーザリストを前記メモリに格納する第1のユーザリスト格納ステップと、
前記メモリに格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、前記アクセス可能なユーザによる操作が行われた場合に当該操作が行われた旨を通知する第2の相手ユーザを指定する第2のユーザリストを前記メモリに格納する第2のユーザリスト格納ステップと、
前記登録ステップにより登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記第1のユーザリストが示すユーザに、前記受信ステップにおいて受信した電子ファイルが前記登録ステップにより登録された旨の通知を送信する第1の送信ステップと、
前記受信ステップにおいて受信した前記宛先情報が示す第1の相手ユーザのうち、前記登録ステップにより登録された電子ファイルを格納する電子フォルダに設定された前記第1のユーザリストに含まれないユーザに、前記受信ステップにおいて受信した電子ファイルが前記登録ステップにより登録された旨の通知と、前記登録ステップにより登録された電子ファイルとを送信する第2の送信ステップと、
を備え
前記受信ステップでは、前記第2の送信ステップによる送信に対する前記ユーザからの応答を受信し、
前記第2の送信ステップでは、前記受信ステップにおいて前記ユーザからの応答を受信した後、予め登録されている転送先ユーザに、前記受信ステップにおいて受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知を送信する、
ことを特徴とする
In order to achieve the above object, a document management method according to a second aspect of the present invention includes:
A document management method executed in a document management server having a memory,
An electronic file storing step of storing an electronic file and an electronic folder in the memory ;
A receiving step for receiving the electronic file, location information for designating the electronic folder for storing the electronic file, and destination information for designating a first partner user for notifying that the electronic file has been registered;
A registration step of the electronic file received at said receiving step, registering the electronic folder of the memory indicated by the location information received in said receiving step,
For each electronic folder or electronic file stored in the memory, a first user list that associates a user who can access an electronic file in the electronic folder with an access authority that the user has is stored in the memory . The user list storage step of
For each electronic folder or electronic file stored in the memory, when an operation by the accessible user is performed, a second user list that designates a second partner user who notifies that the operation has been performed Storing a second user list in the memory;
Notification to the user indicated by the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered in the registration step that the electronic file received in the receiving step has been registered in the registration step A first transmission step of transmitting
Of the first counterpart users indicated by the destination information received in the receiving step , users who are not included in the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered in the registration step, A second transmission step of transmitting a notification that the electronic file received in the reception step has been registered in the registration step, and the electronic file registered in the registration step;
Equipped with a,
In the receiving step, a response from the user to the transmission by the second transmitting step is received;
In the second transmitting step, after receiving the response from the user in the receiving step, the electronic file received in the receiving step is registered in the electronic file storage unit to the transfer destination user registered in advance. Send notifications,
It is characterized by that .

上記目的を達成するため、本発明の第3の観点に係るプログラムは、
コンピュータを、
電子ファイル及び電子フォルダを格納する電子ファイル格納部、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する第1の相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信部、
前記受信部が受信した電子ファイルを、前記受信部が受信した場所情報が示す電子フォルダに登録する登録部、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づける第1のユーザリストを格納する第1のユーザリスト格納部、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、前記アクセス可能なユーザによる操作が行われた場合に当該操作が行われた旨を通知する第2の相手ユーザを指定する第2のユーザリストを格納する第2のユーザリスト格納部、
前記登録部により登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記第1のユーザリストが示すユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知を送信する第1の送信部、
前記受信部が受信した前記宛先情報が示す第1の相手ユーザのうち、前記登録部により登録された電子ファイルを格納する電子フォルダに設定された前記第1のユーザリストに含まれないユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知と、前記登録部により登録された電子ファイルとを送信する第2の送信部、
として機能させ
前記受信部は、前記第2の送信部による送信に対する前記ユーザからの応答を受信し、
前記第2の送信部は、前記受信部が前記ユーザからの応答を受信した後、予め登録されている転送先ユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知を送信する、
ことを特徴とする
In order to achieve the above object, a program according to the third aspect of the present invention provides:
Computer
An electronic file storage unit for storing electronic files and electronic folders;
A receiving unit for receiving the electronic file, location information for designating the electronic folder in which the electronic file is stored, and destination information for designating a first partner user for notifying that the electronic file has been registered;
A registration unit that registers the electronic file received by the receiving unit in an electronic folder indicated by the location information received by the receiving unit;
For each electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit, a first user list that stores a user who can access an electronic file in the electronic folder and an access authority that the user has is stored . user list storage unit,
For each electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit, when an operation by the accessible user is performed, a second partner user for notifying that the operation has been performed is designated. A second user list storage unit for storing a user list of
Notification to the user indicated by the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered by the registration unit that the electronic file received by the receiving unit has been registered by the registration unit A first transmitter for transmitting
Among the first counterpart users indicated by the destination information received by the reception unit , users who are not included in the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered by the registration unit, A second transmission unit for transmitting a notification that the electronic file received by the reception unit is registered by the registration unit, and the electronic file registered by the registration unit;
To function as,
The receiving unit receives a response from the user to transmission by the second transmitting unit;
The second transmitting unit has registered that the electronic file received by the receiving unit has been registered in the electronic file storage unit for a transfer destination user registered in advance after the receiving unit has received a response from the user. Send notifications,
It is characterized by that .

この発明によれば、アクセス権限に関わらず電子ファイルを登録したことを通知するために好適なドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理方法及びプログラムを提供することができる。   According to the present invention, it is possible to provide a document management server, a document management method, and a program suitable for notifying that an electronic file has been registered regardless of access authority.

図1は、本発明の実施の形態に係るドキュメント管理サーバ5を用いたドキュメント管理システムの概略図である。   FIG. 1 is a schematic diagram of a document management system using a document management server 5 according to an embodiment of the present invention.

このドキュメント管理システムは、ドキュメント管理サーバ5が、複合機1とネットワーク4を介して接続されたコンピュータ3(図面上ではPCと表記)とに接続されて、情報のやり取りを行うことにより、電子化されたドキュメントや電子ファイルを管理するシステムである。本システムにより、例えば企業、官公庁などの多数の従業員を有する団体に対して、ドキュメント管理システムを提供できる。そして、本システムを利用する会員となった団体(会員団体)は、その従業員(ユーザ)に対してネットワークを介したドキュメント操作の利用機会(例えば、参照、登録、取り出し、印刷など)を提供でき、また、その会員団体の管理者は各ユーザの利用状況を把握することができる。さらに、ドキュメント管理システムのサービス提供者は、ユーザの利用状況をまとめ、会員団体に対してサービスの利用料を請求することができる。
ここで、ネットワーク4は、一般的な通信手段を用いることが可能である。本実施形態において、一般的に使用されているTCP/IP(トランスミッション・コントロール・プロトコル/インターネット・プロトコル)が使用される。なお、他のプロトコルが使用されてもよい。また、ネットワークは、ローカル・エリア・ネットワークでも、ワイド・エリア・ネットワークでもよい。バーチャル・プライベート・ネットワーク(VPN)やワイヤレス接続のような通信手段も同じように使用可能である。
In this document management system, a document management server 5 is connected to a computer 3 (denoted as a PC in the drawing) connected to the multi-function device 1 via a network 4 to exchange information, thereby digitizing the document management system. Is a system for managing printed documents and electronic files. With this system, for example, a document management system can be provided to an organization having a large number of employees such as companies and public offices. The organization (member organization) that became a member who uses this system provides the employees (users) with opportunities to use document operations via the network (for example, reference, registration, retrieval, printing, etc.). In addition, the administrator of the member organization can grasp the usage status of each user. Furthermore, the service provider of the document management system can summarize the usage status of the user and charge the service fee to the member organization.
Here, the network 4 can use general communication means. In this embodiment, TCP / IP (Transmission Control Protocol / Internet Protocol) that is generally used is used. Other protocols may be used. The network may be a local area network or a wide area network. Communication means such as virtual private networks (VPNs) and wireless connections can be used as well.

複合機1は、プリンタユニット、スキャナユニットなどの複数の機能を備えた複合機である。しかしながら、スキャナ、コピー機、プリンタ、ファクシミリ等の単体でもよく、それらが組み合わさったものでもよい。また、複合機1は、後述する各機能(例えば、参照、印刷、登録、削除など)を操作するための各種情報を表示できる表示手段を備える。本実施形態においては、ユーザの手操作を認識するタッチパネルディスプレイが採用される。さらに、複合機1は、外部記録メディアが装着され、複合機1との情報をやり取り可能とするメディアスロットを備える。本メディアスロットは、例えば、USBメモリ、メモリカード、CD‐ROMなどのCD(Compact Disc)メディア、DVD−ROMなどのDVD(Digital Versatile Disk)メディア等の記録媒体を読み込み可能とする。
また、複合機1には、ダウンロードしたファイルを「参照」したり「印刷」したりするために、それに対応するアプリケーションがインストールされている。ダウンロード後、対応するアプリケーションは、ファイルを読み込み、1次表示データを生成する。さらに、複合機1には画像プロセッサが搭載され、入手した1次表示データを複合機1の表示手段に適当する2次表示データに変換し、表示手段上に表示する。
なお、複合機1は、オフィス内に配置されることはもちろん、例えば、サテライトオフィス、コンビニエンスストア、郵便局などの、外出先に置かれていてもよい。要は、ネットワークを介して、ドキュメント管理サーバ5に接続できるようであればよい。また、複合機1がファクシミリ機能を備える場合、複合機1は電話回線網(ファクシミリ回線網)6に接続され、電話回線網6を介して所望の送信先にファクシミリを送信できるように構成されればよい。
The multifunction device 1 is a multifunction device having a plurality of functions such as a printer unit and a scanner unit. However, a single unit such as a scanner, a copier, a printer, or a facsimile may be used, or a combination thereof. In addition, the multifunction device 1 includes a display unit that can display various information for operating each function (for example, reference, printing, registration, deletion, etc.) described later. In the present embodiment, a touch panel display that recognizes a user's manual operation is employed. Furthermore, the multifunction device 1 includes a media slot that is loaded with an external recording medium and that can exchange information with the multifunction device 1. This media slot can read, for example, a recording medium such as a USB memory, a memory card, a CD (Compact Disc) medium such as a CD-ROM, and a DVD (Digital Versatile Disk) medium such as a DVD-ROM.
Further, in order to “reference” or “print” the downloaded file, an application corresponding to the downloaded file is installed in the multifunction device 1. After downloading, the corresponding application reads the file and generates primary display data. Further, the multifunction device 1 is equipped with an image processor, and the obtained primary display data is converted into secondary display data suitable for the display means of the multifunction device 1 and displayed on the display means.
The multi-function device 1 may be placed outside the office, such as a satellite office, a convenience store, or a post office. In short, it is only necessary to be able to connect to the document management server 5 via a network. When the multifunction device 1 has a facsimile function, the multifunction device 1 is connected to a telephone line network (facsimile line network) 6 so that a facsimile can be transmitted to a desired destination via the telephone line network 6. That's fine.

次に、複合機1の構成について、図2を用いて説明する。   Next, the configuration of the multifunction machine 1 will be described with reference to FIG.

制御部10は、CPU(Central Processing Unit)等から構成されており、複合機1の全体の制御を行う。また、制御部10は、HDD13等にあらかじめインストールされた所定のアプリケーション(例えば、スプレッドシート表示アプリケーション、文書表示アプリケーション等)を起動して、前記電子ファイルに対する動作(例えば、参照、印刷等)を実行することができる。尚、制御部10が実行する動作の詳細については、後述する。   The control unit 10 includes a CPU (Central Processing Unit) and the like, and performs overall control of the multifunction machine 1. In addition, the control unit 10 starts a predetermined application (for example, a spreadsheet display application, a document display application, etc.) installed in advance in the HDD 13 or the like, and executes an operation (for example, reference, printing, etc.) on the electronic file. can do. Details of the operation executed by the control unit 10 will be described later.

RAM(Random Access Memory)11は、制御部10が行う処理に必要なデータ(例えば、電子ファイルのデータ等)を一時的に格納する揮発性メモリである。   A RAM (Random Access Memory) 11 is a volatile memory that temporarily stores data (for example, electronic file data) necessary for processing performed by the control unit 10.

ROM(Read Only Memory)12は、制御部10が複合機1の全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。例えば、ROM12は、制御部10がネットワーク4に接続されたドキュメント管理サーバ5に対して所定の電子ファイルを送信することを要求し、当該電子ファイルを受け取るための制御を行うプログラム等が格納されている。   A ROM (Read Only Memory) 12 is a non-volatile memory that stores a program and the like for the control unit 10 to control the entire MFP 1. For example, the ROM 12 stores a program for requesting the control unit 10 to transmit a predetermined electronic file to the document management server 5 connected to the network 4 and performing control for receiving the electronic file. Yes.

I/F(InterFace)15は、タッチパネル23等の入力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、タッチパネル23の所定の場所に手で触れる等によって、複合機1に対して必要な情報を入力することができる。
また、I/F15は、LCD(Liquid Crystal Display)22等の出力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、LCD22に表示される画像やメッセージ等を見ることによって、複合機1の動作状態(具体的には、例えば、印刷設定の詳細、表示設定の詳細、エラーメッセージ等)を知ることができる。ここで、LCD22は、ドットマトリクスタイプの表示素子であり、任意の文字、記号、数字、図形を表示することが可能である。ただし、一般的に、中サイズの画面サイズを有する。
尚、I/F15は、キーボード、マウス等の入力装置を含んでいてもよい。
The I / F (InterFace) 15 has an interface function with an input device such as a touch panel 23. The user can input necessary information to the multifunction device 1 by touching a predetermined place on the touch panel 23 with a hand.
The I / F 15 has an interface function with an output device such as an LCD (Liquid Crystal Display) 22. The user can know the operation state of the multifunction device 1 (specifically, for example, details of print settings, details of display settings, error messages, and the like) by looking at images and messages displayed on the LCD 22. . Here, the LCD 22 is a dot matrix type display element and can display arbitrary characters, symbols, numbers, and figures. However, in general, it has a medium screen size.
The I / F 15 may include an input device such as a keyboard and a mouse.

外部メディアI/F14は、CDメディア、DVDメディア、USBメモリ、メモリカード等の各種保存媒体を用いてデータの読み書きを行うための各種装置とのインタフェースである。   The external media I / F 14 is an interface with various devices for reading and writing data using various storage media such as a CD media, a DVD media, a USB memory, and a memory card.

HDD(Hard Disk Drive)13は、制御部10が所定の動作するために必要なデータ等を格納する。例えば、HDD13は、電子ファイルのファイル形式に対応して、所定の処理を行うことを示す情報を格納する。また、HDD13は、複合機1が電子ファイルに対する各種の動作(例えば、参照、印刷など)を実行するための所定のソフトウェアアプリケーションが格納されている。そして、制御部10は、HDD13に格納された当該所定のソフトウェアアプリケーションを読み出してRAM11に展開し、当該所定のソフトウェアアプリケーションを用いて電子ファイルに対する各種の動作を実行することができる。尚、本実施の形態では、前記所定のソフトウェアアプリケーションはHDD13に格納されるが、ROM12に格納されていてもよい。   A HDD (Hard Disk Drive) 13 stores data necessary for the control unit 10 to perform a predetermined operation. For example, the HDD 13 stores information indicating that predetermined processing is performed in accordance with the file format of the electronic file. The HDD 13 stores predetermined software applications for the multifunction device 1 to execute various operations (for example, reference, printing, etc.) on the electronic file. Then, the control unit 10 can read out the predetermined software application stored in the HDD 13 and expand it in the RAM 11 and execute various operations on the electronic file using the predetermined software application. In the present embodiment, the predetermined software application is stored in the HDD 13, but may be stored in the ROM 12.

通信部16は、NIC(Network Interface Card)やモデムから構成され、ネットワーク4と電話回線網(ファクシミリ回線網)6とに接続するためのインタフェースと、を備え、ネットワーク4との間で、TCP/IPプロトコルに基づく通信を行い、また、電話回線網6との間でファクシミリ通信を行う。通信部16は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。なお、ファクシミリ機能を備えない複合機1については、電話回線網6に接続されなくてもよい。   The communication unit 16 includes a network interface card (NIC) and a modem, and includes an interface for connecting to the network 4 and a telephone line network (facsimile line network) 6. Communication based on the IP protocol is performed, and facsimile communication with the telephone line network 6 is performed. The communication unit 16 may include, for example, a modem device or an infrared communication device. The multi-function device 1 that does not have a facsimile function may not be connected to the telephone network 6.

システムバス17は、制御部10、RAM11、ROM12、HDD13、外部メディアI/F14、I/F15、通信部16、印刷部18、及び、スキャナ部19との間で命令やデータを転送するための伝送経路である。   The system bus 17 is used to transfer commands and data to and from the control unit 10, RAM 11, ROM 12, HDD 13, external media I / F 14, I / F 15, communication unit 16, printing unit 18, and scanner unit 19. It is a transmission path.

印刷部18は、電子ファイルのデータ等を印刷する印刷装置を含む。すなわち、ユーザは、例えばタッチパネル23等の入力装置を用いて操作することによって、所望の電子ファイルのデータを印刷することができる。また、印刷部18は、紙の文書・絵・写真などを複写(コピー)する機能を持つ装置を含む。   The printing unit 18 includes a printing device that prints electronic file data and the like. That is, the user can print data of a desired electronic file by operating using an input device such as the touch panel 23, for example. The printing unit 18 includes a device having a function of copying (copying) a paper document, picture, photo or the like.

スキャナ部19は、紙の文書・絵・写真などを読み込み、デジタルデータに変換して保存できるスキャナを含む。   The scanner unit 19 includes a scanner that can read a paper document / picture / photo and convert it into digital data and save it.

尚、本実施の形態に係る複合機1は、具体的には、図3に示すように、給紙部、プリントエンジン等を備え印刷・複写ができる印刷部18、スキャナの機能を持つスキャナ部19を備え、本図には示されていないが、ファクシミリ・通信の機能を持つ通信部16を備えている。   Specifically, as shown in FIG. 3, the multifunction device 1 according to the present embodiment includes a paper feeding unit, a print engine, and the like, a printing unit 18 capable of printing and copying, and a scanner unit having a scanner function. 19, which is not shown in the figure, but includes a communication unit 16 having a facsimile / communication function.

図1に示すドキュメント管理サーバ5は、ネットワーク4を介して複合機1、コンピュータ3に接続され、複合機1、コンピュータ3からのドキュメント操作に関する要求に応じて各種のドキュメント管理を行う。また、ドキュメント管理サーバ5は、図5のように、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、認証マネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャなどに接続され、ドキュメント操作に関する要求に基づき情報のやり取りが行われる。   A document management server 5 shown in FIG. 1 is connected to the multifunction device 1 and the computer 3 via the network 4 and performs various types of document management in response to requests regarding document operations from the multifunction device 1 and the computer 3. Further, as shown in FIG. 5, the document management server 5 is connected to a content manager, a member list manager, an authentication manager, an access restriction manager, a mail transmission manager, a file history manager, a log management manager, a billing system manager, etc. Information is exchanged based on the request.

より詳細に説明すると、ドキュメント管理サーバ5は、図4に示すように、制御部110、RAM111、ROM112、ファイル格納部113、管理情報格納部114、表示部115、入力部116、通信部117、及び、システムバス118を備える。   More specifically, as shown in FIG. 4, the document management server 5 includes a control unit 110, a RAM 111, a ROM 112, a file storage unit 113, a management information storage unit 114, a display unit 115, an input unit 116, a communication unit 117, And a system bus 118.

制御部110は、CPU(Central Processing Unit)等から構成されており、ドキュメント管理サーバ5の全体の制御を行う。特に、本実施の形態においては、図5に示すように、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、認証マネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャ等として機能する。各マネージャの具体的内容については、後述する。   The control unit 110 includes a CPU (Central Processing Unit) and the like, and controls the entire document management server 5. In particular, in this embodiment, as shown in FIG. 5, it functions as a content manager, member list manager, authentication manager, access restriction manager, mail transmission manager, file history manager, log management manager, billing system manager, and the like. Specific contents of each manager will be described later.

RAM(Random Access Memory)111は、制御部110が行う処理に必要なデータ(例えば、電子ファイルやメールのデータ等)を一時的に格納する揮発性メモリである。   A RAM (Random Access Memory) 111 is a volatile memory that temporarily stores data necessary for processing performed by the control unit 110 (for example, electronic file, mail data, and the like).

ROM(Read Only Memory)112は、制御部110がドキュメント管理サーバ5全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。この実施の形態では、ROM112は、制御部110が、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、認証マネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャ等として機能するための動作プログラム等が格納されている。   A ROM (Read Only Memory) 112 is a non-volatile memory that stores a program and the like for the control unit 110 to control the entire document management server 5. In this embodiment, the ROM 112 operates for the control unit 110 to function as a content manager, member list manager, authentication manager, access restriction manager, mail transmission manager, file history manager, log management manager, billing system manager, and the like. Stores programs, etc.

ファイル格納部113は、ハードディスク装置などから構成され、このドキュメント管理サーバ5が管理するドキュメント(文書、表、図など)を格納する。   The file storage unit 113 is composed of a hard disk device or the like, and stores documents (documents, tables, diagrams, etc.) managed by the document management server 5.

管理情報格納部114は、ハードディスク装置等から構成され、このドキュメント管理サーバ5の管理情報を格納する。たとえば、図8(b)に示すように、あらかじめ利用登録しているユーザのユーザID(ユーザ識別情報)をキーとして、パスワード、氏名、所属団体、請求先、使用履歴情報などが、1又は複数のレコードに登録されている。
ここで、ユーザIDは、利用者を特定する識別情報である。パスワードは、ユーザ(複合機1又はコンピュータ3を正に利用しようとしている者)の認証情報である。氏名は、そのユーザの氏名である。所属団体は、そのユーザの所属団体に関する情報である。請求先は、そのユーザの利用料を請求する相手を特定する情報である。ニックネームは、例えば、電子メールの本文に挿入され、電子メールの送信者を判別可能とするための情報である。即ち、複合機1とコンピュータ3からの依頼に基づいてドキュメント管理サーバ5が電子メールを送信すると、電子メールの送信欄には、ドキュメント管理サーバ5の電子メールアドレスが設定され、受信者は本来の送信者(その電子メールが送られてくる原因を作った人)を特定できない。そこで、本実施の形態では、ドキュメント管理サーバ5がメール本文中に、このニックネームを挿入し、送信者がわかるようにする。なお、ニックネームは、メールアドレスや本名でもよい。e−mailアドレスは、データやファイルの送信した際、その結果(特に、失敗)を通知するアドレスである。連絡先は、電話番号、ファクシミリ番号、個人のe−mailアドレスなどである。
また、使用履歴情報は、そのユーザの利用履歴である。課金情報は、そのユーザのシステム使用料に関する情報である。
The management information storage unit 114 is composed of a hard disk device or the like, and stores management information of the document management server 5. For example, as shown in FIG. 8 (b), one or a plurality of passwords, names, affiliations, billing destinations, usage history information, etc. are stored using the user ID (user identification information) of a user who has been registered in advance as a key. Is registered in the record.
Here, the user ID is identification information that identifies a user. The password is authentication information of a user (a person who is about to use the multifunction device 1 or the computer 3). The name is the name of the user. The affiliated organization is information on the affiliated organization of the user. The billing destination is information for identifying a partner who charges the user's usage fee. The nickname is, for example, information that is inserted into the body of the e-mail so that the sender of the e-mail can be identified. That is, when the document management server 5 transmits an e-mail based on a request from the multifunction machine 1 and the computer 3, the e-mail address of the document management server 5 is set in the e-mail transmission field, I cannot identify the sender (the person who created the cause of the email). Therefore, in this embodiment, the document management server 5 inserts this nickname in the mail body so that the sender can be identified. The nickname may be an email address or a real name. The e-mail address is an address for notifying the result (particularly, failure) when data or a file is transmitted. The contact information is a telephone number, a facsimile number, a personal e-mail address, or the like.
The usage history information is the usage history of the user. The billing information is information related to the user's system usage fee.

表示部115は、LCD(Liquid Crystal Display)等の出力装置を含む。   The display unit 115 includes an output device such as an LCD (Liquid Crystal Display).

入力部116は、任意のデータ・情報を入力する。   The input unit 116 inputs arbitrary data / information.

通信部117は、NIC(Network Interface Card)等から構成されており、ドキュメント管理サーバ5をネットワーク4に接続するためのインタフェースである。通信部117は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。   The communication unit 117 is composed of a NIC (Network Interface Card) or the like, and is an interface for connecting the document management server 5 to the network 4. The communication unit 117 may include, for example, a modem device or an infrared communication device.

システムバス118は、制御部110、RAM111、ROM112、ファイル格納部113、管理情報格納部114、表示部115、入力部116、通信部117、の間で命令やデータを転送するための伝送経路である。   The system bus 118 is a transmission path for transferring commands and data among the control unit 110, RAM 111, ROM 112, file storage unit 113, management information storage unit 114, display unit 115, input unit 116, and communication unit 117. is there.

次に、制御部110が、ROM112に格納されているプログラムを実行することにより実現する、図5に示す各マネージャの機能を説明する。   Next, the function of each manager shown in FIG. 5 realized by the control unit 110 executing a program stored in the ROM 112 will be described.

コンテンツマネージャは、図6に示すように、1つあるいは複数のストレージテバイス(ファイル格納部113)に接続でき、電子ファイル(ファイル)を保管できる。各ファイルは、ストレージデバイスに作成される電子フォルダ(フォルダ)内に保管される。フォルダは、ファイル操作や閲覧制限に関するアクセス権によりいくつかの種類のフォルダを備えてもよい。また、保管している各電子ファイルに対して、「受信確認」「登録状況お知らせメール」、「自分お知らせメール」などの各種の通知サービスを設定できる。   As shown in FIG. 6, the content manager can be connected to one or a plurality of storage devices (file storage unit 113) and can store electronic files (files). Each file is stored in an electronic folder (folder) created in the storage device. The folder may include several types of folders depending on the access rights relating to file operations and browsing restrictions. Various notification services such as “reception confirmation”, “registration status notification mail”, and “self notification mail” can be set for each stored electronic file.

会員リストマネージャは、図8(a)に示すように、管理情報格納部114に会員内の全てのユーザ情報を示す企業会員リストと、会員内の各ユーザがそれぞれ設定できる個人グループ帳とを保管する。
企業会員リストには、図8(b)に示すように、全ての会員(ユーザ)についてそれぞれ、ユーザID、パスワード、氏名、所属団体(企業等)、ニックネーム、請求先、e−mailアドレス、連絡先(住所、電話番号、ファックス番号、ネットワークアドレス(例えば、メールアドレスを指す))などが保管される。また、個人グループ帳には、図7に示すように、複数のグループ化されたリスト(グループリスト)が登録可能である。各グループリストには、図7に示すように、企業会員リストに登録された会員情報をコピーしたり、コンピュータなどを使用してユーザがインプットしたりして、氏名、所属団体、連絡先などの任意の情報を保管することができる。
As shown in FIG. 8A, the member list manager stores, in the management information storage unit 114, a corporate member list indicating all user information within the member, and a personal group book that can be set by each user within the member. To do.
In the corporate member list, as shown in FIG. 8B, for each member (user), the user ID, password, name, organization (company, etc.), nickname, billing address, e-mail address, contact The destination (address, telephone number, fax number, network address (for example, mail address)) and the like are stored. Further, as shown in FIG. 7, a plurality of grouped lists (group lists) can be registered in the personal group book. In each group list, as shown in FIG. 7, the member information registered in the corporate member list is copied or input by the user using a computer or the like, and the name, organization, contact information, etc. Arbitrary information can be stored.

認証マネージャは、複合機1、コンピュータ3からログイン情報を入力し、ユーザIDとパスワードの対がユーザ情報に登録されているか否かを判別することにより、ユーザの認証を行う。さらに、認証結果を返答する。   The authentication manager inputs the login information from the multifunction device 1 and the computer 3, and authenticates the user by determining whether or not the user ID / password pair is registered in the user information. Furthermore, the authentication result is returned.

アクセス制限マネージャは、ユーザからのファイルやフォルダのアクセスを制限する。ユーザからファイルやフォルダの参照要求があると、当該ユーザに許可された電子フォルダおよび電子ファイルのみを当該ユーザが使用しているコンピュータ3等に送信する。
コンピュータ3等のモニタで表示されるフォルダ名は、例えば、図6のように、「企業フォルダ」、「マイフォルダ」である。しかしながら、コンテンツマネージャには、必ずしも当該名前で保管しておく必要はない。すなわち、「企業フォルダ」を「企業コード(例:COM0001)」で、「マイフォルダ」を「ユーザID(例:USER0001)」で、保管していてもよい。その場合、コンピュータ3等にファイル名やフォルダ名を送信するときに、名前を変換する変換手段を設ければよい。このように構成することにより、コンピュータ3等でファイル名やフォルダ名を見やすくすることができる。
尚、アクセス制限マネージャの機能を実現するための詳細の説明は、後述する。
The access restriction manager restricts access to files and folders from the user. When a user requests to refer to a file or folder, only the electronic folder and electronic file permitted by the user are transmitted to the computer 3 used by the user.
The folder names displayed on the monitor such as the computer 3 are, for example, “corporate folder” and “my folder” as shown in FIG. However, the content manager does not necessarily need to store the name. That is, “company folder” may be stored as “company code (example: COM0001)” and “my folder” may be stored as “user ID (example: USER0001)”. In that case, it is only necessary to provide conversion means for converting the name when the file name or folder name is transmitted to the computer 3 or the like. With this configuration, it is possible to make the file name and folder name easy to see on the computer 3 or the like.
A detailed description for realizing the function of the access restriction manager will be described later.

メール送信マネージャは、ユーザの指示やコンテンツマネージャからの指示に従ってメールを作成し、メールサーバを介してユーザに通知する。   The mail transmission manager creates a mail according to a user instruction or a content manager instruction, and notifies the user via the mail server.

ファイル履歴マネージャは、ファイルの履歴を保管し、管理する。   The file history manager stores and manages file histories.

ログ管理マネージャは、ネットワーク4を介して複合機1、コンピュータ3と接続可能であり、後述するサービスの利用に係る履歴を、例えば図8(c)に示すように、保管する。本履歴情報は、請求システムマネージャに送信される。   The log management manager can be connected to the MFP 1 and the computer 3 via the network 4 and stores a history relating to the use of a service to be described later, for example, as shown in FIG. This history information is transmitted to the billing system manager.

請求システムマネージャは、上述したログ管理マネージャからの履歴情報を元に、例えば、決済期間内の、ユーザ別の使用履歴を判別し、図8(d)に示すような内容に応じた単価などを参照して請求情報を作成する。   Based on the history information from the log management manager described above, the billing system manager determines, for example, the usage history for each user within the settlement period, and determines the unit price according to the contents as shown in FIG. Refer to and create billing information.

次に、本ドキュメント管理システムにおける、電子ファイルの管理について、図6を用いて説明する。
ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、ストレージデバイス(ファイル格納部113)内のフォルダ内に電子ファイルを保管する。また、ユーザ又は管理者は、フォルダ内にもフォルダを作成することができ、登録するファイルを例えば用途別に分類することできる。なお、ストレージデバイス内には、本実施形態では、「企業フォルダ」、「グループフォルダ」、「マイフォルダ」を作成可能とする。
企業フォルダは、会員リスト上にある全ユーザがこのフォルダ内のファイルを操作することができる。よって、会員の全ユーザがファイルを共有できる。
グループフォルダは、会員内のユーザからフォルダ利用者を選択し、ファイルやフォルダを操作することができる。すなわち、全ユーザが当該フォルダを操作できるわけではない。このグループフォルダは、管理者が最初に作成して、同時に(又はその後で)利用できるユーザを設定し、その後は、利用できるユーザは自由にフォルダやファイルを作成したり削除したりすることができる。
マイフォルダは、会員内のユーザのみで利用するためのフォルダである。このフォルダは、初めてコンピュータ3を使ってログインしたときに、自動的にストレージデバイス内に作成される。マイフォルダ内においては、ユーザ本人のみファイルやフォルダの操作が可能である。なお、マイフォルダは、初期状態において予め作成しておいてもよい。しかしながら、本実施形態においては、ドキュメント管理サーバ5に初めてログインしたときに、マイフォルダの作成を行うようにしている。なお、本実施形態においては、初めてのログインはコンピュータ3からのみを許可し、複合機1からのログインを許可しないようにしている。
さらに、コンテンツマネージャは、保管している各ファイルに対して、「受信確認」、「登録状況お知らせメール」、「自分お知らせメール」などの通知サービスを設定できる。「受信確認」の設定がされていると、設定したファイルのACL(アクセスコントロールリスト)に設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「登録状況お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルの操作を検出したとき、当該ファイルのACLに設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「自分お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザIDを設定する。そして、当該ファイルの操作を検出したとき、「自分お知らせメール」を設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。
ここで、前記ACLは、例えば図6(b)に示すような情報を含んでいる。本図の場合、アクセス権限を設定する電子ファイル(又は電子フォルダ)のファイルID(又はフォルダID)と、アクセス制限の内容を示す情報を含む。
なお、コンテンツマネージャは、保管するファイルに対応するサムネイル表示用のファイルを作成し、保管しておいてもよい。このように構成することにより、後述する「参照」機能の利用時において、まずサムネイル表示用のファイルを複合機1、コンピュータ3に転送し、表示するように構成することで、ユーザが間違えてファイルを選択したことによる無駄なダウンロードを防げる。
なお、上述したファイルの操作は、以下説明するアクセス制限手段によりアクセス権が設定可能である。
Next, management of electronic files in the document management system will be described with reference to FIG.
The content manager of the document management server 5 stores the electronic file in a folder in the storage device (file storage unit 113). Further, the user or the administrator can create a folder in the folder, and can classify the file to be registered, for example, by use. In the present embodiment, “corporate folder”, “group folder”, and “my folder” can be created in the storage device.
In the corporate folder, all users on the member list can operate files in the folder. Therefore, all the members' users can share the file.
As for the group folder, a folder user can be selected from the users in the member, and files and folders can be operated. That is, not all users can operate the folder. This group folder is created by the administrator first, and the users that can be used at the same time (or later) can be set. After that, the available users can freely create and delete folders and files. .
My folder is a folder for use only by users within the member. This folder is automatically created in the storage device when logging in using the computer 3 for the first time. Within the My Folder, only the user himself can operate files and folders. Note that My Folder may be created in advance in the initial state. However, in this embodiment, when the user logs in to the document management server 5 for the first time, a My Folder is created. In the present embodiment, the first login is permitted only from the computer 3 and the login from the multifunction device 1 is not permitted.
Further, the content manager can set notification services such as “reception confirmation”, “registration status notification mail”, and “self notification mail” for each file stored. When “reception confirmation” is set, the mail transmission manager is notified to notify the user set in the ACL (access control list) of the set file by mail. When “registration status notification mail” is set, when an operation of the set file is detected, the mail transmission manager is notified to notify the user set in the ACL of the file by mail. If “self notification mail” is set, the user ID of the user who has set “self notification mail” is set for the set file. When the operation of the file is detected, the mail transmission manager is notified to notify the user who has set the “self-notification mail” by mail.
Here, the ACL includes information as shown in FIG. 6B, for example. In the case of this figure, the file ID (or folder ID) of the electronic file (or electronic folder) for which access authority is set and information indicating the contents of the access restriction are included.
The content manager may create and store a thumbnail display file corresponding to the file to be stored. With this configuration, when using the “reference” function, which will be described later, the thumbnail display file is first transferred to the multifunction device 1 and the computer 3 and displayed so that the user can make a mistake in the file. You can prevent unnecessary downloads by selecting.
In the file operations described above, access rights can be set by the access restriction means described below.

次に、本ドキュメント管理システムにおける、電子ファイルや電子フォルダのセキュリティとアクセス権について説明する。
ドキュメント管理サーバ5のアクセス制限マネージャは、ACL(アクセスコントロールリスト)に基づき電子フォルダや電子ファイルの利用者を制限する。アクセス制限マネージャにより、電子フォルダや電子ファイルの閲覧、修正、登録、削除、印刷(これらを1つ、またはまとめて操作という)を制限できる。このように、アクセス権を持つ利用者を個別に設定することで、電子フォルダや電子ファイルの共有や閲覧ができる利用者を制限でき、文書の改ざんを防ぐことができる。なお、アクセス制限マネージャは、各電子フォルダ、各電子ファイルそれぞれのアクセス権を、ACLに設定しておき、それに基づいてアクセスを制限する。
本実施形態においては、初期状態において、企業フォルダや企業フォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権が、会員内のユーザ全員に与えられる。また、マイフォルダやマイフォルダ内にあるファイルの操作に係るアクセス権は、当該ユーザのみに与えられる。さらに、グループフォルダやグループフォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権は、当該グループに登録されたユーザのみに与えられる。
アクセス制限マネージャは、新しい電子フォルダや電子ファイルを作成した場合、上位電子フォルダのACLを自動的に引き継ぐよう設定する。また、企業フォルダ内の電子ファイルに関するACLは、複合機1、コンピュータ3が備える入力手段からの設定情報の入力により、1つ又は複数のユーザヘアクセス権を付与するように設定できる。
Next, security and access rights of electronic files and electronic folders in this document management system will be described.
The access restriction manager of the document management server 5 restricts users of electronic folders and electronic files based on ACL (access control list). The access restriction manager can restrict browsing, correction, registration, deletion, and printing (referred to as “one operation” or “collection operation”) of electronic folders and electronic files. In this way, by individually setting users having access rights, it is possible to restrict users who can share and view electronic folders and electronic files, and to prevent falsification of documents. The access restriction manager sets the access right of each electronic folder and each electronic file in the ACL, and restricts access based on that.
In the present embodiment, in the initial state, the access right relating to the operation of the company folder and the electronic file in the company folder is given to all users in the member. Further, the access right related to the operation of the My Folder and the files in the My Folder is given only to the user. Further, the access right related to the operation of the group folder and the electronic file in the group folder is given only to the user registered in the group.
When a new electronic folder or electronic file is created, the access restriction manager is set to automatically take over the ACL of the upper electronic folder. Further, the ACL relating to the electronic file in the company folder can be set so as to give access right to one or a plurality of users by inputting the setting information from the input means provided in the multifunction machine 1 and the computer 3.

次に、本ドキュメント管理システムにおける、メール送信について説明する。
ドキュメント管理サーバ5のメール送信マネージャは、コンテンツマネージャからのメール送信依頼や、ユーザからのメール配信依頼に基づき、ユーザや入力したアドレスに対してメールを送信する。なお、送信はメールサーバを介して行われる。メール送信マネージャは、「メール配信」、「受信確認」、「登録状況お知らせメール」、及び、「自分お知らせメール」の各機能を備える。以下、詳述する。
Next, mail transmission in this document management system will be described.
The mail transmission manager of the document management server 5 transmits mail to the user and the input address based on the mail transmission request from the content manager and the mail distribution request from the user. Note that transmission is performed via a mail server. The mail transmission manager has the functions of “mail distribution”, “reception confirmation”, “registration status notification mail”, and “self notification mail”. Details will be described below.

図9(a)は、「メール配信」設定処理を説明するフローチャートである。
「メール配信」とは、複合機1、コンピュータ3からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ5から、会員内のユーザやその他のEメールアドレス(非会員)宛てに、ファイルの登録時(更新時を含む)や会員のいずれかが参照した時にファイル自体を添付してその旨を通知する機能である。複合機1、コンピュータ3は、後述する「登録」(更新を含む)処理、「参照」時において、タッチパネル23を操作する等して、「メール配信」のオプションをONに設定し(ステップS1101;Yes)、送信を希望するアドレス情報を入力する(ステップS1102)。アドレス情報は、ドキュメント管理サーバ5の会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択して入力してもよいし、ユーザが手動操作で入力してもよい。次に、複合機1、コンピュータ3からドキュメント管理サーバ5に対し、「登録」処理、「参照」処理の完了を通知するとともに、「メール配信」の送信依頼と送信先のアドレスを通知する(ステップS1103)。ドキュメント管理サーバ5のメール配信マネージャは、当該「メール配信」のオプション設定の通知を受ける(ステップS1104)と、選択されたアドレス宛てにファイル自体を添付したメールを送信すべく、ファイル添付メールを作成して送信する(ステップS1105)。
なお、メール本文には、図9(b)に例示するように、メールを送信する契機となったイベントを特定するメッセージ(例えば、Aさんにより添付ドキュメントが新規に登録された、Bさんにより下記ドキュメントが更新された、Cさんにより添付ファイルが参照された、等のメッセージ)を記入する。
FIG. 9A is a flowchart for explaining the “mail delivery” setting process.
“Mail delivery” is based on the settings from the MFP 1 and the computer 3, when the file is registered from the document management server 5 to a user within the member or other e-mail address (non-member). This is a function for notifying that the file itself is attached when one of the members refers. The MFP 1 and the computer 3 set the “mail delivery” option to ON by operating the touch panel 23 during “registration” (including update) processing and “reference” described later (step S1101; Yes), the address information desired to be transmitted is input (step S1102). The address information may be input by selecting the address after accessing the member list manager of the document management server 5 and obtaining the address list, or may be input manually by the user. Next, the multifunction device 1 and the computer 3 notify the document management server 5 of the completion of the “registration” process and the “reference” process, and also notifies the transmission request of “mail delivery” and the address of the transmission destination (step). S1103). When the mail delivery manager of the document management server 5 receives the notification of the “mail delivery” option setting (step S1104), it creates a file attached mail so as to send a mail with the file itself attached to the selected address. (Step S1105).
In the mail text, as illustrated in FIG. 9B, a message (for example, an attached document is newly registered by Mr. A, the following is specified by Mr. B, which identifies the event that triggered the mail transmission) Enter a message that the document has been updated, the attachment file has been referred to by Mr. C, and the like.

図10(a)は、「受信確認」設定処理を説明するフローチャートである。また、図11(a)は、「受信確認」実行処理を説明するフローチャートである。
「受信確認」機能とは、複合機1、コンピュータ3からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ5から、ドキュメント管理サーバ5が保管している電子ファイルへのリンク情報を含むメールを送付し、当該メールの受信者がリンク先にアクセスしたときに、受領確認メールを「受信確認」の設定者に対して送付する機能である。
複合機1、コンピュータ3は、電子ファイルの「登録」(更新を含む)、「参照」等の処理内で、「受信確認」のオプションをONに設定(ステップS1201;Yes)できる。
複合機1、コンピュータ3は「受信確認」の設定がONに設定されたことをドキュメント管理サーバ5に通知する(ステップS1202)。ドキュメント管理サーバ5のメール送信マネージャは、「受信確認」のオプション設定の通知を受けると(ステップS1203)、会員リストマネージャにアクセスして、(1)「受信確認」を設定した設定者の名前を、ログイン時のIDから取得し(ステップS1204)、(2)当該ファイルのACL(アクセスコントロールリスト)に設定されたユーザ(このドキュメントをアクセスすることが認められているユーザ)のアドレスを取得する(ステップS1205)。次に、「受信確認」を設定した設定者の名前、および当該ファイルへのリンク先情報などを追加して図10(b)に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのACLに設定されたユーザのアドレスに対し送信する(ステップS1206)。さらに、ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、「受信確認」が設定されたファイルに対して、「受信確認」を設定したユーザのユーザIDを保管する。
一方、受信確認付きメールを受信したユーザ(ACLの設定に基づいて、「受信確認」の設定者と同一団体に属すものになる)が、リンク先情報をクリックすると、そのコンピュータはこれを検出し(ステップS1301)、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5に通知する(ステップS1302)。ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、そのファイルをリンク先の端末に送信する共に当該ファイルヘアクセスしたことを検知すると(ステップS1303)、メール配信マネージャに通知する。メール配信マネージャは、「受信確認」を設定したユーザのユーザIDをキーに、会員リストマネージャにアクセスして、当該ファイルヘアクセスしたユーザの名前を入手し(ステップS1304)、送信するメール内にファイルにアクセスしたユーザの名前を挿入して、例えば、図11(b)に示すようなメールを作成し、「受信確認」を設定したユーザのアドレスに送付する(ステップS1305)。メールサーバは、「受信確認」設定をONにしているユーザにメールを配信する。
FIG. 10A is a flowchart for explaining the “reception confirmation” setting process. FIG. 11A is a flowchart for explaining the “reception confirmation” execution process.
The “receipt confirmation” function is based on the settings from the multifunction device 1 and the computer 3, and sends an email including link information to the electronic file stored in the document management server 5 from the document management server 5. This is a function for sending a receipt confirmation mail to the “receipt confirmation” setter when the recipient of the message accesses the link destination.
The multifunction device 1 and the computer 3 can set the “reception confirmation” option to ON (step S1201; Yes) in processes such as “registration” (including update) and “reference” of the electronic file.
The multifunction device 1 and the computer 3 notify the document management server 5 that the “reception confirmation” setting is set to ON (step S1202). When the mail transmission manager of the document management server 5 receives the notification of the “receipt confirmation” option setting (step S1203), it accesses the member list manager and (1) sets the name of the setter who set “receipt confirmation”. (2) Obtain the address of the user (user authorized to access this document) set in the ACL (access control list) of the file (step S1204). Step S1205). Next, by adding the name of the setter who set “reception confirmation” and link destination information to the file, a mail as illustrated in FIG. 10B is created and set in the ACL of the file. It transmits to the user's address (step S1206). Further, the content manager of the document management server 5 stores the user ID of the user who set “reception confirmation” for the file where “reception confirmation” is set.
On the other hand, when a user who has received an e-mail with confirmation of receipt (belonging to the same organization as the “reception confirmation” setter based on the ACL setting) clicks on the link destination information, the computer detects this. (Step S1301), the computer 3 notifies the document management server 5 (Step S1302). When the content manager of the document management server 5 transmits the file to the linked terminal and detects that the file has been accessed (step S1303), the content manager notifies the mail delivery manager. The mail distribution manager accesses the member list manager by using the user ID of the user who has set “reception confirmation” as a key, and obtains the name of the user who has accessed the file (step S1304). The name of the user who accessed is inserted, for example, a mail as shown in FIG. 11B is created and sent to the address of the user for which “confirm reception” is set (step S1305). The mail server delivers the mail to a user whose “reception confirmation” setting is ON.

図12(a)は、「登録状況お知らせメール」設定処理を説明するフローチャートである。
「登録状況お知らせメール」とは,ファイルが操作されたときに、当該ファイルのACLに設定された各ユーザのアドレス宛てに、その旨を通知する機能である。
複合機1、コンピュータ3は、「登録」、「参照」時の処理時において、「登録状況お知らせメール」のオプションをONに設定する(ステップS1401;Yes)ことができる。コンピュータ3は当該ファイルの「登録状況お知らせメール」設定がONにセットされたことをドキュメント管理サーバに通知する(ステップS1402)。ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対して、当該オプションの設定情報を保管する(ステップS1403)。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新(ファイルの上書き、削除などを含む)、があるか否かをウォッチングする(ステップS1404)。或いは、ファイルの更新があったときに、「登録状況お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップS1405に進むようにしてもよい。
「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対してファイルの更新を検知すると(ステップS1404;Yes)、「登録状況お知らせメール」を送信すべく、メール配信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザIDを通知する。次に、メール配信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、(1)ファイルの更新を行ったユーザのユーザIDに対応する名前およびアドレス、および(2)当該ファイルのACLに設定されたユーザのアドレスを入手し(ステップS1405)、送信するメール内に当該名前と、当該ファイルのリンク先を挿入して図12(b)に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのACLに設定されたユーザのアドレスに対してメールを送信する(ステップS1406)。なお、ACLに設定されたユーザのうち、「登録状況お知らせメール」の受信設定をONにしているユーザに対してメールを配信するようにしてもよい。ただし、削除等、重要な更新については無条件に全員に通知することが望ましい。
FIG. 12A is a flowchart for explaining the “registration status notification mail” setting process.
The “registration status notification mail” is a function for notifying the address of each user set in the ACL of the file when the file is operated.
The multifunction device 1 and the computer 3 can set the “registration status notification mail” option to ON during the processes of “registration” and “reference” (step S1401; Yes). The computer 3 notifies the document management server that the “registration status notification mail” setting of the file is set to ON (step S1402). The content manager of the document management server 5 stores the option setting information for the file for which “registration status notification mail” is set (step S1403). After the setting, the content manager watches whether there is a file update (including overwriting, deleting, etc.) from the user (step S1404). Alternatively, when the file is updated, it is determined whether or not “registration status notification mail” is set, and when it is determined that the setting is set, the process may proceed to step S1405.
When a file update is detected for a file for which “registration status notification mail” is set (step S1404; Yes), the user who has updated the file to the mail distribution manager to send the “registration status notification mail” The user ID is notified. Next, the mail delivery manager accesses the member list manager, (1) the name and address corresponding to the user ID of the user who updated the file, and (2) the user set in the ACL of the file. An address is obtained (step S1405), the name and the link destination of the file are inserted into the mail to be sent, and a mail as illustrated in FIG. 12B is created and set in the ACL of the file A mail is transmitted to the user's address (step S1406). It should be noted that, among users set in ACL, mail may be distributed to users whose reception setting of “registration status notification mail” is ON. However, it is desirable to notify everyone unconditionally about important updates such as deletion.

図13(a)は、「自分お知らせメール」設定処理を説明するフローチャートである。
「自分お知らせメール」とは、電子ファイルが操作されると、その電子ファイルに関しあらかじめ設定されているユーザのアドレス宛てにファイルが更新されたことを通知する機能である。複合機1、コンピュータ3は、設定処理において、電子ファイルを特定して、「自分お知らせメール」のオプションをONに認定することができる。コンピュータ3は、この設定がなされたことを検知し(ステップS1501;Yes)当該ファイルの「自分お知らせメール」設定がONになったことをドキュメント管理サーバ5に通知する(ステップS1502)。ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザIDを保管する(ステップS1503)。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新(ファイルの上書き、削除などを含む)があるか否かをウォッチングする(ステップS1504)。或いは、ファイルの更新があったときに、「自分お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップS1505に進むようにしてもよい。
「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、ファイルの更新を検知すると(ステップS1504;Yes)、「自分お知らせメール」を送信すべく、メール配信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザIDを通知する。次に、メール配信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、(1)ファイルの更新を行ったユーザのユーザIDに対応する名前およびアドレス、および(2)「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスを入手し(ステップS1505)、送信するメール内に当該名前と当該ファイルのリンク先を挿入してメールを作成する。そして、「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスに対して、例えば図13(b)に例示するようなメールを送信する(ステップS1506)。ユーザは当該メールを受信して(ステップS1507)、対象の電子ファイルが更新されたことを知る。
FIG. 13A is a flowchart for explaining the “self-notification mail” setting process.
The “self-notification mail” is a function that, when an electronic file is operated, notifies that the file has been updated to a user address set in advance for the electronic file. In the setting process, the multifunction device 1 and the computer 3 can identify the electronic file and authorize the “self-notification mail” option to be ON. The computer 3 detects that this setting has been made (step S1501; Yes), and notifies the document management server 5 that the “self notification mail” setting of the file has been turned ON (step S1502). The content manager of the document management server 5 stores the user ID of the user who has set the “self notification mail” for the file in which the “self notification mail” is set (step S1503). After the setting, the content manager watches whether there is a file update (including overwriting, deleting, etc.) from the user (step S1504). Alternatively, when the file is updated, it is determined whether or not “self-notification mail” is set, and when it is determined that it is set, the process may proceed to step S1505.
When file update is detected for a file for which “self-notification mail” is set (step S1504; Yes), the user who has updated the file to the mail delivery manager to send “self-notification mail” is sent. The user ID is notified. Next, the mail delivery manager accesses the member list manager, (1) the name and address corresponding to the user ID of the user who updated the file, and (2) the user who has set “self-notification mail”. An address is obtained (step S1505), and a mail is created by inserting the name and the link destination of the file into the mail to be transmitted. Then, for example, a mail as illustrated in FIG. 13B is transmitted to the address of the user who has set the “self-notification mail” (step S1506). The user receives the mail (step S1507) and knows that the target electronic file has been updated.

本実施形態では、「メール配信」のオプションを設定すると、会員や非会員に関わらず、ファイル自体を添付して通知するよう構成したが、その他の構成でもよい。すなわち、ドキュメント管理サーバ5は、送信先のアドレス情報を受信すると、会員か、非会員かを判断し、会員であれば、リンク付きメールを送付し、非会員であれば、ファイル自体を添付して通知するようにしてもよい。
また、本実施形態では、「メール配信」のオプションを設定すると、複合機1、コンピュータ3が会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択するようにした。しかしながら、送付先が会員である場合は、少なくとも会員のIDや名前を入手するのみでよく、このように構成するとデータの入手が効率化できる。その場合、ドキュメント管理サーバ5は、会員リストマネージャにアクセスして、会員のIDや名前から会員のEメールアドレスを入手してから、当該Eメールアドレスに送信すればよい。
さらに、本実施形態では、「受信確認」のオプションを設定すると、メール配信マネージャは会員リストマネージャにアクセスし、予め設定されたACLに基づき、「受信確認」付きメールを送信する。このように構成することにより、簡単な操作により、関係者に対してファイルの確認を依頼することができ、ファイルがアクセスされたか否かを知ることができる。
また、本実施形態では、「メール配信」による送信先と、「受信確認」による送信先とは異なるよう構成している。すなわち、「メール配信」では会員、非会員を問わずにメールを送信できるが、「受信確認」では会員のみにメールを送信できる。このように構成することにより、非会員がファイルのリンク先が記されたメールを受信したときに、当該リンク先のファイルを閲覧できるように構成する必要がなくなる。よって、セキュリティが確保できる。また、非会員によるファイルのアクセスを禁止するよう構成した場合には、非会員から受信確認を得ることはできなくなる、という不具合がない。このように、本実施例では、セキュリティや操作の面から優れているといえる。
さらに、対象ファイルには、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」とが両方設定できる。しかしながら、両方設定している場合、両方のメールを送信するようにすると、同じ趣旨のメールを多数送信することになり、ネットワークに負荷がかかる。そこで、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」との両方が設定されている場合は、一のメールしか送信しないように構成してもよい。また、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」のメールの内容を同一にすれば、一のメールしか送信しないように構成したとしてもユーザの混乱が防げる。
また、本実施形態では、「自分お知らせメール」は電子ファイルに対して設定できるようにした。しかしながら、これに限定されない。すなわち、自分のアクセス権がある全ての電子ファイルに対してファイル操作が行われたときに、自分お知らせメールを送信するように設定されるようにしてもよい。このように構成することにより、ファイル単位で設定するよりも、効率的に設定が可能となる。
In this embodiment, when the “mail delivery” option is set, the file itself is attached and notified regardless of whether it is a member or a non-member, but other configurations may be used. That is, when the document management server 5 receives the address information of the transmission destination, the document management server 5 determines whether it is a member or a non-member. If it is a member, it sends an email with a link, and if it is a non-member, attaches the file itself. May be notified.
In this embodiment, when the “mail delivery” option is set, the multifunction device 1 and the computer 3 access the member list manager to obtain an address list and then select an address. However, when the destination is a member, it is only necessary to obtain at least the member's ID and name. With this configuration, the data can be obtained more efficiently. In that case, the document management server 5 may access the member list manager, obtain the member's e-mail address from the member's ID and name, and then send it to the e-mail address.
Further, in the present embodiment, when the “reception confirmation” option is set, the mail distribution manager accesses the member list manager and transmits a mail with “reception confirmation” based on a preset ACL. With this configuration, it is possible to request the person concerned to confirm the file by a simple operation, and to know whether or not the file has been accessed.
In the present embodiment, the transmission destination by “mail delivery” is different from the transmission destination by “reception confirmation”. In other words, “mail delivery” can send mail regardless of whether it is a member or non-member, but “receipt confirmation” can send mail only to members. With this configuration, when a non-member receives a mail in which a file link destination is written, there is no need to configure such that the link destination file can be viewed. Therefore, security can be ensured. In addition, when it is configured to prohibit file access by non-members, there is no problem that reception confirmation cannot be obtained from non-members. Thus, it can be said that this embodiment is superior in terms of security and operation.
Furthermore, both “registration status notification mail” and “self notification mail” can be set in the target file. However, when both are set, if both mails are transmitted, a large number of mails having the same purpose are transmitted, and a load is imposed on the network. Therefore, when both “registration status notification mail” and “self notification mail” are set, only one mail may be transmitted. Further, if the contents of the “registration status notification mail” and the “self notification mail” are the same, even if the configuration is such that only one mail is transmitted, confusion of the user can be prevented.
In this embodiment, the “self-notification mail” can be set for an electronic file. However, it is not limited to this. That is, it may be set so that a self-notification mail is transmitted when a file operation is performed on all electronic files to which the user has access rights. With this configuration, setting can be performed more efficiently than setting on a file basis.

次に、本ドキュメント管理システムにおける、ファイルの履歴管理について図14を参照して説明する。
ドキュメント管理サーバ5のファイル履歴マネージャは、「履歴管理する」モードが設定されている場合、ファイルの履歴を保存し、管理する。即ち、ファイル履歴マネージャにより、複合機1、コンピュータ3上で表示されるファイル名は同じでありながら、保存した回数に対応した各版のファイルが自動的に保管される。なお、以下の説明では、最新のファイルをバージョン0とする。ユーザは、各版の参照、取り出し、印刷などが可能である。一方、「履歴管理しない」モードが設定されている場合には、履歴の管理を行わず、最新のファイルのみが保存される。なお、ファイルの履歴を管理するか否かは、ファイルの登録時や更新時に設定できる。本実施形態においては、初期状態においては、履歴管理をしないに設定されている。また、後述するとおり、コンピュータ3からは各履歴のファイル操作が可能だが、複合機1からは各履歴のファイル操作を禁止している。
Next, file history management in the document management system will be described with reference to FIG.
When the “history management” mode is set, the file history manager of the document management server 5 stores and manages the file history. That is, the file history manager automatically stores each version of the file corresponding to the number of times of saving, while the file names displayed on the MFP 1 and the computer 3 are the same. In the following description, the latest file is version 0. The user can refer to, take out, and print each plate. On the other hand, when the “history management not performed” mode is set, history management is not performed, and only the latest file is stored. Whether or not to manage the file history can be set when the file is registered or updated. In the present embodiment, the history management is not set in the initial state. As will be described later, file operations for each history are possible from the computer 3, but file operations for each history are prohibited from the multifunction device 1.

ファイルの履歴管理と、ファイルをメール送信する際の動作の関係を以下に説明する。
ファイル履歴マネージャでファイルの履歴を保存している場合、「メール配信」でユーザにファイルを通知(送信)することができる。複合機1を操作してファイル送信を指示した場合と、コンピュータ3を操作してファイル送信を指示した場合とで、ドキュメント管理サーバ5の動作が異なる。
<複合機1からの指示>
○参照時(表示時)、メール配信を行う場合:(ファイルの内容を表示して、表示したファイルを送信する場合)
配信するメールに常に最新のバージョン(つまり、0)のファイルを添付する。例えば、履歴管理OFFで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信し、履歴管理ONで最新バージョン以外のバージョンが存在するときでも、常に最新のバージョン0のファイルを送付する。
○登録時、メール配信を行う場合:(ファイルを新たに登録して、登録したファイル送信する場合)
参照時と同じ。
<コンピュータ3からの操作>
○参照時、バージョンを指定しないでメール配信を行う場合:
配信するメールに常に最新のバージョン(つまり、0)のファイルを添付する。例えば、履歴管理OFFで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信する。また、履歴管理ONで最新バージョン以外のバージョンが作成されたときにも、最新のバージョンのファイルを送付する。
○参照時、バージョンを指定してメール配信を行う場合:
配信するメールに指定されたバージョン(例えば、0(最新)、1(1つ前)、2、3など)のファイルを添付して送信する。
○登録時、メール配信を行う場合:
配信するメールに常に最新のバージョン(つまり、0)のファイル、即ち、今回登録したファイルを添付する。履歴管理OFFで当該ファイルが上書きされたり、履歴管理ONで他のバージョンが作成されたときでも、今回登録した最新のバージョンのファイルを送付する。
このように構成することにより、会員内のユーザは、ファイル履歴マネージャで履歴管理をしている特定のバージョンを指定して、所定のユーザに通知することができる。また、常に最新バージョンを通知することもできる。また、特定の情報端末装置(例えば、複合機1)からは履歴管理を行えないようにしたことで、長く占有されることを防ぐ。
The relationship between file history management and the operation when sending a file by e-mail will be described below.
When the file history is stored in the file history manager, the file can be notified (sent) to the user by “mail delivery”. The operation of the document management server 5 differs between when the multifunction device 1 is operated to instruct file transmission and when the computer 3 is operated to instruct file transmission.
<Instructions from MFP 1>
○ When browsing (when displaying) and when delivering mail: (When displaying the contents of a file and sending the displayed file)
The file of the latest version (that is, 0) is always attached to the mail to be distributed. For example, if the file is overwritten with history management OFF, the file is transmitted, and the latest version 0 file is always sent even when there is a version other than the latest version with history management ON.
○ When sending mail during registration: (When registering a new file and sending the registered file)
Same as reference.
<Operation from computer 3>
○ When sending mail without specifying the version when browsing:
The file of the latest version (that is, 0) is always attached to the mail to be distributed. For example, if the file is overwritten with history management OFF, the file is transmitted. Also, when a version other than the latest version is created by history management ON, the latest version file is also sent.
○ When referencing and delivering mail by specifying the version:
A file of a specified version (for example, 0 (latest), 1 (previous), 2, 3, etc.) is attached and transmitted to the mail to be distributed.
○ When registering for mail delivery:
The latest version (that is, 0) file, that is, the file registered this time is always attached to the mail to be distributed. Even if the file is overwritten when the history management is turned off or another version is created when the history management is turned on, the latest version of the file registered this time is sent.
By configuring in this way, the user in the member can designate a specific version managed by the file history manager and notify the predetermined user. In addition, the latest version can always be notified. Further, since history management cannot be performed from a specific information terminal device (for example, the multifunction device 1), it is prevented from being occupied for a long time.

本実施形態においては、最新のバージョンで通知した場合、一部のファイルが削除されば場合には、残っているうちの最新のバージョンが開く。ただし、全てのバージョンのファイルが削除された場合は、「ファイルがありません。」という趣旨のエラーメッセージを表示するようにする。また、最新以外の特定のバージョンを特定してファイルを送信し、特定のバージョンが削除された場合は、「ファイルがありません。」という趣旨のエラーメッセージを表示するようにする。しかしながら、ファイルの削除を検知したときには、当該メールの送信先に、ファイルが削除された旨のメールを送信するよう構成してもよい。このようにすれば、コンピュータ3等からドキュメント管理サーバ5への不要なアクセスが防げる。
また、バージョンを指定して通知した場合においても、当該バージョンが削除されている場合は最新バージョンを表示するように構成してもよい。
In the present embodiment, when the latest version is notified, if some files are deleted, the latest remaining version is opened. However, if all versions of the file are deleted, an error message stating “No file exists” is displayed. In addition, when a specific version other than the latest version is specified and the file is transmitted, and the specific version is deleted, an error message stating “No file exists” is displayed. However, when deletion of a file is detected, a mail indicating that the file has been deleted may be transmitted to the transmission destination of the mail. In this way, unnecessary access to the document management server 5 from the computer 3 or the like can be prevented.
Even when a version is specified and notified, the latest version may be displayed when the version is deleted.

次に、複合機1からドキュメント管理サーバ5の各機能を利用する手順を説明する。
まず、初期状態から各機能が選択されるまでを説明する。
(オープニング)
複合機1は、電源をONして立ち上がったとき、表示手段にオープニング画面を表示してユーザからの操作を待つ。また、本オープニング画面は、他の画面に移った状態で数分間何ら操作が入力できなかった場合や、各機能の終了を入力した場合に表示される。本実施形態では、図15(a)に示すように、サービスの開始を指示するためのTouch Hereボタン(開始ボタン)が画面中央部に配置され、ユーザの入力を待機している。当該開始ボタンが押圧されると、機能選択画面が表示する。
(機能選択)
開始ボタンの押圧を検出した後、図15(b)に示すように、機能選択画面を表示してユーザからの入力を待つ。本実施形態においては、機能選択画面で各機能を選択すると、図15(c)に示すように、「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。各機能ボタンへの押圧を入力すると、ネットワーク4を介してドキュメント管理サーバ5に機能選択情報を通知する。その後、ログイン画面を表示する。
(ログイン)
各機能ボタンの押圧を検出した後、図15(d)に示すように、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザID」、「パスワード」が入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ5に送信し、認証結果を待つ。
ドキュメント管理サーバ5は、送信されたユーザIDとパスワードとを用いて、図5の認証マネージャに対して認証を行う。認証がOKであれば、ドキュメント管理サーバ5は、ユーザIDと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図4の管理情報格納部114に格納し、複合機1に認証がOKであるという通知を送信する。なお、認証がNGであれば、その旨の通知を複合機1に送信する。
認証がOKであるとの通知を受けると、複合機1の制御部10は、後述する各機能に応じたソフトウェアアプリケーションを、HDD13から読み出して実行し、各機能に対応する操作画面をLCD22に表示する。
なお、認証がNGであるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
Next, a procedure for using each function of the document management server 5 from the multifunction device 1 will be described.
First, the process from the initial state until each function is selected will be described.
(opening)
When the multifunction device 1 is turned on with the power turned on, it displays an opening screen on the display means and waits for an operation from the user. In addition, this opening screen is displayed when no operation can be input for a few minutes while moving to another screen or when the end of each function is input. In the present embodiment, as shown in FIG. 15A, a Touch Here button (start button) for instructing the start of the service is arranged in the center of the screen and waits for user input. When the start button is pressed, a function selection screen is displayed.
(Function selection)
After detecting the pressing of the start button, as shown in FIG. 15B, a function selection screen is displayed to wait for input from the user. In this embodiment, when each function is selected on the function selection screen, as shown in FIG. 15C, each function of “Register”, “Print”, “Delete”, “Reference”, and “Retrieve” is selected. The function button is arranged to do. When a press on each function button is input, the function selection information is notified to the document management server 5 via the network 4. Then, the login screen is displayed.
(Login)
After detecting the pressing of each function button, as shown in FIG. 15D, a login screen and a password input screen are displayed to wait for input of login information from the user. When login information, ie, “user ID” and “password” is input from the user, the login information is transmitted to the document management server 5 and an authentication result is awaited.
The document management server 5 authenticates the authentication manager of FIG. 5 using the transmitted user ID and password. If the authentication is OK, the document management server 5 stores information in which the user ID is associated with the function selected by the user in the management information storage unit 114 in FIG. Send a notification that there is. If the authentication is NG, a notification to that effect is transmitted to the multifunction device 1.
Upon receiving the notification that the authentication is OK, the control unit 10 of the multifunction device 1 reads out and executes a software application corresponding to each function described later from the HDD 13 and displays an operation screen corresponding to each function on the LCD 22. To do.
When a notification that authentication is NG is received, a screen for prompting input of login information is displayed again without displaying a screen for operating the function.

次に、各機能を説明する。
「MFPからの登録」機能とは、複合機1が備えるスキャナによって紙などの文書をスキャンし、スキャンした面像データをドキュメント管理サーバ5に保管したり、複合機1の外部メディアI/F14に接続される装置に装着された記録メディア20,21に保管する機能である。また、複合機1の外部メディアI/F14に接続される装置に装着された記録メディア20,21に保管されている電子ファイルを、ドキュメント管理サーバ5に保管する機能である。以下、詳述する。
Next, each function will be described.
The “registration from MFP” function scans a document such as paper by a scanner provided in the multifunction device 1, stores the scanned plane image data in the document management server 5, or stores it in the external media I / F 14 of the multifunction device 1. This is a function of storing in the recording media 20 and 21 attached to the connected apparatus. The electronic file stored in the recording media 20 and 21 attached to the apparatus connected to the external media I / F 14 of the multifunction device 1 is stored in the document management server 5. Details will be described below.

図16は、複合機1の「MFPからの登録」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面(図15(c))上で「登録」が選択されると、制御部10は、図16のフローの処理を開始し(ステップS1601)、まず、図15(d)の画面を用いた認証処理を行い、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS1602;Yes)、複合機1は、(A)スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイルか、または(B)複合機1の外部メディアI/F14に装着された記録メディア20,21に保管された電子ファイルか、を選択するための図15(e)に示すような画面をLCD22から構成される表示手段上に表示し、ユーザによる入力を待機する。
「(A)スキャナにセットされた紙などの文書」が選択されると(ステップS1603;Yes)、複合機1はスキャナ部19を駆動して、データを読み込み、当該データを含む電子ファイルを生成する(ステップS1604)。一方、「(B)記録メディア」が選択されると(ステップS1603;NoかつステップS1605;Yes)、記録メディア20,21から電子ファイルを読み込む(ステップS1606)。
次に、制御部10は、図15(f)の画面を表示して(A)ドキュメント管理サーバ5への保管か、または(B)複合機1に装着された記録メディア20,21への保管か、をユーザに選択させる。
「ドキュメント管理サーバへの保管」が選択されると(ステップS1607;Yes)、制御部10は選択された電子ファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1608)。一方、「記録メディア」が選択されると(ステップS1607;NoかつステップS1609;Yes)、装着された記録メディア20,21にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1610)。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、当該選択された電子フォルダに保管すべく、(A)スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイル、または(B)複合機1に装着された記録メディア20,21に保管された電子ファイルを読み込む(ステップS1611)。そして、当該電子ファイルをドキュメント管理サーバ5に送信する(ステップS1612)。ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、送信された電子ファイルを受信すると、指定されたフォルダにこれを登録する。この際、アクセス制限マネージャがACLを設定し、また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報(ログ)を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額(請求情報)を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機1に送信する。複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、LCD22の表示画面上に料金を表示する(ステップS1613)。
FIG. 16 is a flowchart for explaining the “registration from MFP” process of the multifunction device 1.
When “Register” is selected on the above-described function selection screen (FIG. 15C), the control unit 10 starts the processing of the flow of FIG. 16 (step S1601). First, the control unit 10 of FIG. When the authentication process using the screen is performed and the notification that the authentication is OK is received (step S1602; Yes), the multi function device 1 obtains (A) a document such as paper set in the scanner by scanning. A screen as shown in FIG. 15 (e) for selecting the image file to be stored or (B) the electronic file stored in the recording media 20 and 21 attached to the external media I / F 14 of the multifunction device 1 Is displayed on the display means composed of the LCD 22 and waits for an input by the user.
When “(A) document such as paper set in a scanner” is selected (step S1603; Yes), the multi function device 1 drives the scanner unit 19 to read data and generate an electronic file including the data. (Step S1604). On the other hand, when “(B) recording medium” is selected (step S1603; No and step S1605; Yes), an electronic file is read from the recording media 20 and 21 (step S1606).
Next, the control unit 10 displays the screen of FIG. 15 (f) and (A) stores it in the document management server 5 or (B) stores it in the recording media 20, 21 attached to the multifunction device 1. Or let the user select.
When “store in document management server” is selected (step S1607; Yes), the control unit 10 accesses the selected electronic file storage location and displays the folder information of the storage destination (step S1608). On the other hand, when “recording medium” is selected (step S1607; No and step S1609; Yes), the mounted recording media 20 and 21 are accessed and the folder information of the storage destination is displayed (step S1610).
After that, when a folder selection is input by the user, (A) an image file obtained by scanning a document such as paper set in a scanner, or (B) a multifunction device to be stored in the selected electronic folder The electronic file stored in the recording media 20 and 21 attached to 1 is read (step S1611). Then, the electronic file is transmitted to the document management server 5 (step S1612). When the content manager of the document management server 5 receives the transmitted electronic file, it registers it in the designated folder. At this time, the access restriction manager sets ACL, and the file history manager manages the history of the file. Further, the log management manager manages the history information (log) of this series of processing. Further, the billing system manager obtains a billing amount based on the current processing content and the processing unit price registered in advance, and accumulates this billing amount (billing information). Further, the requested billing information is transmitted to the multifunction device 1. The multifunction device 1 receives the billing information from the document management server 5 and displays the charge on the display screen of the LCD 22 (step S1613).

尚、「MFPからの登録」機能の使用時において、(A)スキャナにセットされた紙などの文書から得られる画像データ、が選択されると、スキャナ条件の設定画面が表示され、スキャナ条件を設定できるようにしてもよい。スキャナ条件は、原稿種類(スキャンする原稿の種類)、天地識別(原稿の上下を自動識別)、原稿紙枚数(スキャンする原稿の枚数)、保存形式(スキャン後に保存するファイルの形式)、読み取り解像度(スキャン時の解像度)、原稿面(原稿が片面か両面か)、画質(カラーでスキャンし保存するときの画質と圧縮率)、などを設定可能としてもよい。   When the “Register from MFP” function is used, when (A) image data obtained from a document such as paper set in the scanner is selected, a scanner condition setting screen is displayed, and the scanner condition is changed. It may be settable. The scanner conditions are: document type (type of document to be scanned), top and bottom identification (automatic recognition of the top and bottom of the document), number of original paper sheets (number of documents to be scanned), storage format (file format to be saved after scanning), scanning resolution (Resolution at the time of scanning), document surface (whether the document is single-sided or double-sided), image quality (image quality and compression rate when scanned and stored in color), and the like may be settable.

本実施形態では、「MFPからの登録」機能の使用時において、(a)ドキュメント管理サーバ5への保管、が選択されると、図15(g)〜(j)に例示するような、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、ドキュメントの共有(会員全員にアクセス権を与える)、履歴管理(ファイルの履歴を管理する)、登録有効期限(保存するファイルの有効期限を設定する)、メール配信(ファイルの登録と同時にファイルを添付したメールを配信する)、受信確認(ファイルの保管と同時に、当該ファイルのACLに設定されている人全員に、ファイルのリンク付きメールが配信され、当該メールを受信した人がリンク先にアクセスしたとき、受領確認メールが送付される)、登録状況お知らせ通知(ファイルの保管と同時に、「登録状況お知らせメール」を通知するように設定し、当該ファイルの操作があったときにACLに設定されている人全員に通知する)などを設定可能としてもよい。   In this embodiment, when the “register from MFP” function is used, when (a) storage in the document management server 5 is selected, storage as illustrated in FIGS. 15G to 15J. Various setting screens that can be set for the selected file are displayed, and file registration options can be set. Registration options include document sharing (giving access to all members), history management (managing file history), registration expiry date (setting the expiry date for files to be saved), email delivery (file registration and At the same time, a mail with a file attached is distributed), and reception confirmation (simultaneously with file storage, a file-linked mail is distributed to all the people set in the ACL of the file, and the person who received the mail links A confirmation email will be sent when accessing earlier), Notification of notification of registration status ("Registration status notification email" will be set at the same time as storing the file, and ACL will be given when the file is operated) Notify all who are set to) may be settable.

次に、「MFPからの印刷」機能について説明する。「MFPからの印刷」機能とは、ドキュメント管理サーバ5のHDD113に保管された電子ファイル、又は、複合機1に装着された記録メディア20,21内に保管された電子ファイルを、複合機1の印刷部18が含む印刷装置によって、紙などの記録媒体上に印刷する機能である。   Next, the “print from MFP” function will be described. The “print from MFP” function refers to an electronic file stored in the HDD 113 of the document management server 5 or an electronic file stored in the recording media 20, 21 attached to the multifunction device 1. This is a function of printing on a recording medium such as paper by a printing device included in the printing unit 18.

図17は、複合機1の「MFPからの印刷」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面(図15(c))上で「印刷」が選択されると、制御部10は、図17のフローを開始し(ステップS1701)、図15(d)の認証画面を用いた認証処理により認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS1702;Yes)、複合機1は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。ユーザは表示画面を操作することによって、(A)ドキュメント管理サーバ5のファイル格納部113に保管された電子ファイルの印刷か、または(B)複合機1に装着された記録メディア20,21に保管された電子ファイルの印刷か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバに保管された電子ファイル」が選択されると(ステップS1703;Yes)、複合機1はドキュメント管理サーバ5の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1704)。一方、「記録メディア」が選択されると(ステップS1703;NoかつステップS1705;Yes)、複合機1は装着された記録メディア20,21にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1706)。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、(A)ドキュメント管理サーバ5の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または(B)複合機1に装着された記録メディア20,21に保管された電子ファイルを読み込む(ステップS1707)。ドキュメント管理サーバ5上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがACLからそのアクセス権をチェックし、アクセス権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機1に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが印刷されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報(ログ)を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額(請求情報)を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機1に送信する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報(ログ)を管理する。
複合機1は、記憶メディア20,21から読み出した電子ファイル又はドキュメント管理サーバ5から送信されて来た電子ファイルを印刷する(ステップS1708)。
複合機1は、当該電子ファイルの印刷後、印刷枚数、印刷サイズ等、印刷処理の内容を特定する情報を、ドキュメント管理サーバ5に送信する。ドキュメント管理サーバ5の課金システムマネージャは、通知された今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額(請求情報)を記憶すると共に今回の請求情報を複合機1に送信する。
複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS1709)。
なお、請求システムマネージャは、例えば、複合機1から印刷総枚数の通知を受けて、今回の印刷処理1回分の請求額を一括して計算してもよく、或いは、複合機1が一定量(例えば、1シート毎、10シート毎..)印刷する度に、通知を受けて、一定量毎に課金計算を行って、これらの総計を求めることで、今回の印刷処理1回分の請求額を計算してもよい。
FIG. 17 is a flowchart for explaining the “print from MFP” process of the multifunction device 1.
When “print” is selected on the function selection screen (FIG. 15C), the control unit 10 starts the flow of FIG. 17 (step S1701), and uses the authentication screen of FIG. 15D. When the notification that the authentication is OK is received by the authentication processing that has been performed (step S1702; Yes), the multi-function device 1 displays a screen for selecting a location where the file is stored on the display screen. The user operates the display screen to (A) print an electronic file stored in the file storage unit 113 of the document management server 5 or (B) store it in the recording media 20 and 21 attached to the multifunction device 1. You can select whether the printed electronic file is printed.
When “electronic file stored in the document management server” is selected (step S1703; Yes), the multifunction device 1 accesses the selected file storage location of the document management server 5 and displays the folder information of the storage destination. (Step S1704). On the other hand, when “recording medium” is selected (step S1703; No and step S1705; Yes), the multi-function device 1 accesses the mounted recording media 20 and 21, and displays folder information of the storage destination (step S1706). ).
Thereafter, when the folder selection is input by the user, (A) the electronic file stored in the selected electronic folder of the document management server 5 or (B) the file is stored in the recording media 20 and 21 attached to the multifunction device 1. The read electronic file is read (step S1707). When an electronic file on the document management server 5 is designated, the access restriction manager checks the access right from the ACL, and if there is an access right, the content manager transmits the electronic file to the multifunction device 1. Further, the mail transmission manager notifies each registered user by e-mail that the corresponding electronic file has been printed according to the setting. Further, the log management manager manages the history information (log) of this series of processing. Further, the billing system manager obtains a billing amount based on the current processing content and the processing unit price registered in advance, and accumulates this billing amount (billing information). Further, the requested billing information is transmitted to the multifunction device 1. A file history manager manages file histories. Further, the log management manager manages the history information (log) of this series of processing.
The multifunction device 1 prints the electronic file read from the storage media 20 and 21 or the electronic file transmitted from the document management server 5 (step S1708).
After printing the electronic file, the multifunction device 1 transmits information specifying the content of the printing process, such as the number of printed sheets and the print size, to the document management server 5. The billing system manager of the document management server 5 obtains a billing amount based on the notified current processing content and a pre-registered processing unit price, stores this billing amount (billing information), and stores the present billing information. Send to the MFP 1.
The multifunction device 1 receives the billing information from the document management server 5 and displays the charge on the display screen (step S1709).
The billing system manager may, for example, receive a notification of the total number of prints from the multifunction device 1 and calculate the billing amount for one printing process this time, or the multifunction device 1 may calculate a certain amount ( For example, for each sheet, every 10 sheets, etc.) Every time printing is performed, a notification is received, a charge calculation is performed for each fixed amount, and the sum of these is obtained, so that the amount billed for this printing process can be obtained. You may calculate.

「MFPからの印刷」機能の使用時において、ファイルが選択されたとき、印刷条件の設定画面が表示され、印刷条件を設定できるようにしてもよい。印刷条件は、カラー選択(白黒印刷かカラー印刷か)、印刷部数(印刷する枚数)、レイアウト(1枚を1頁内に印刷するか、複数紙を1頁内に印刷するか)、印刷サイズ(自動か、又は各用紙サイズを選択する)、印刷面(片面か、両面か)、などを設定可能としてもよい。   When the “print from MFP” function is used, when a file is selected, a print condition setting screen may be displayed so that the print condition can be set. Printing conditions include color selection (monochrome printing or color printing), number of copies (number of sheets to be printed), layout (printing one sheet on one page or multiple sheets on one page), print size (Automatic or select each paper size), print side (single side or double side), etc. may be settable.

次に、「MFPからの削除」機能について説明する。「MFPからの削除」とは、複合機1から、ドキュメント管理サーバ5に保管された電子ファイル、又は、複合機1に装着された記録メディア20,21に保管された電子ファイルにアクセスし、選択された電子ファイルを削除する機能である。   Next, the “deletion from MFP” function will be described. “Delete from MFP” means that the multifunction device 1 accesses the electronic file stored in the document management server 5 or the electronic files stored in the recording media 20 and 21 attached to the multifunction device 1 and selects it. This is a function for deleting a registered electronic file.

図18は、複合機1の「MFPからの削除」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面(図15(c))上で「削除」が選択されると、制御部10は、図18の処理を開始し(ステップS1801)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS1802;Yes)、複合機1は、電子ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、(A)ドキュメント管理サーバ5に保管されているファイルの削除か、または(B)複合機1に装着された記録メディア20,21に保管されているファイルの削除か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバに保管された電子ファイル」が選択されると(ステップS1803;Yes)、複合機1はドキュメント管理サーバ5の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1804)。一方、「記録メディア」が選択されると(ステップS1803;NoかつステップS1805;Yes)、複合機1は装着された記録メディア20,21にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1806)。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、(A)キュメント管理サーバ5の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または(B)複合機1に装着された記録メディア20,21に保管された電子ファイルを読み込む(ステップS1807)。なお、ドキュメント管理サーバ5上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがACLからそのアクセス権をチェックし、削除する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機1に送信する。さらに、複合機1は当該電子ファイルの内容をプレビュー等によって表示する(ステップS1808)。そして、ユーザによって、削除することが選択されると(ステップS1809;Yes)、複合機1は当該電子ファイルを削除する(ステップS1810)。即ち、記録メディア20,21上のファイルが指定されているときは、外部メディアI/F14を介して記録メディア20,21等に格納されている該当するファイルを削除する。
この場合、複合機1は、削除したファイルに関する情報(例えば、ファイル数、各ファイルの容量等)を課金処理用に、ドキュメント管理サーバ5に通知する。ドキュメント管理サーバ5の課金システムマネージャは、通知内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額(請求情報)を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機1に送信する。複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS1811)。
一方、ドキュメント管理サーバ5上の電子ファイルが指定されている場合、アクセス制限マネージャがACLからそのアクセス権を必要に応じて再度チェックし、削除権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを削除する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが削除されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報(ログ)を管理する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴管理(バージョン情報の更新等)を行う。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額(請求情報)を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機1に送信する。
当該電子ファイルの削除後、複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS1811)。
FIG. 18 is a flowchart for explaining the “deletion from MFP” process of the multifunction device 1.
When “delete” is selected on the function selection screen (FIG. 15C), the control unit 10 starts the process of FIG. 18 (step S1801), and further notifies that the authentication is OK. Upon receipt (step S1802; Yes), the multi function device 1 displays a screen for selecting a place where the electronic file is stored on the display screen. From the display screen, it is possible to select (A) deletion of a file stored in the document management server 5 or (B) deletion of a file stored in the recording media 20 and 21 mounted on the multifunction device 1. .
When “electronic file stored in document management server” is selected (step S1803; Yes), the multifunction device 1 accesses the selected file storage location of the document management server 5 and displays the folder information of the storage destination. (Step S1804). On the other hand, when “recording medium” is selected (step S1803; No and step S1805; Yes), the multi-function device 1 accesses the mounted recording media 20 and 21 and displays folder information of the storage destination (step S1806). ).
Thereafter, when a folder selection is input by the user, (A) an electronic file stored in the selected electronic folder of the document management server 5 or (B) stored in the recording media 20 and 21 attached to the multifunction device 1. The read electronic file is read (step S1807). When an electronic file on the document management server 5 is designated, the access manager checks the access right from the ACL, and if there is an authority to delete it, the content manager transmits the electronic file to the multifunction device 1. Further, the multifunction device 1 displays the contents of the electronic file by a preview or the like (step S1808). If the user selects to delete (step S1809; Yes), the multi function device 1 deletes the electronic file (step S1810). That is, when a file on the recording media 20 and 21 is designated, the corresponding file stored in the recording media 20 and 21 is deleted via the external media I / F 14.
In this case, the multifunction device 1 notifies the document management server 5 of information related to the deleted file (for example, the number of files, the capacity of each file, etc.) for billing processing. The billing system manager of the document management server 5 obtains a billing amount based on the notification contents and the processing unit price registered in advance, and accumulates this billing amount (billing information). Further, the requested billing information is transmitted to the multifunction device 1. The multifunction device 1 receives the billing information from the document management server 5 and displays the charge on the display screen (step S1811).
On the other hand, when an electronic file on the document management server 5 is designated, the access restriction manager checks the access right again from the ACL as necessary, and if there is a deletion right, the content manager deletes the electronic file. . Further, the mail transmission manager notifies each registered user by e-mail that the corresponding electronic file has been deleted according to the setting. Further, the log management manager manages the history information (log) of this series of processing. Further, the file history manager performs file history management (version information update, etc.). Further, the billing system manager obtains a billing amount based on the current processing content and the processing unit price registered in advance, and accumulates this billing amount (billing information). Further, the requested billing information is transmitted to the multifunction device 1.
After deleting the electronic file, the multifunction device 1 receives the billing information from the document management server 5 and displays the charge on the display screen (step S1811).

次に、「MFPからの参照」機能について説明する。「MFPからの参照」とは、ドキュメント管理サーバ5や複合機1に装着された記録メディア20,21内に保管された電子ファイルを、複合機1の表示手段において表示する機能である。   Next, the “reference from MFP” function will be described. “Reference from MFP” is a function of displaying electronic files stored in the recording media 20 and 21 mounted on the document management server 5 or the multifunction device 1 on the display unit of the multifunction device 1.

図19は、複合機1の「MFPからの参照」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「参照」が選択され(ステップS1901)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS1902;Yes)、複合機1は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、(A)ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルの参照か、または(B)複合機1に装着された記録メディア20,21に保管されたファイルの参照か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバに保管された電子ファイル」が選択されると(ステップS1903;Yes)、複合機1はドキュメント管理サーバ5の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1904)。一方、「記録メディア」が選択されると(ステップS1903;NoかつステップS1905;Yes)、複合機1は装着された記録メディア20,21にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1906)。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、(A)ドキュメント管理サーバ5の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または(B)複合機1に装着された記録メディア20,21に保管された電子ファイルを読み込む(ステップS1907)。なお、ドキュメント管理サーバ5上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがACLからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機1に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報(ログ)を管理する。
さらに、制御部10は、読み込んだファイルに対応するアプリケーションを、例えば、ファイルの拡張子から判別して、対応するアプリケーションを起動する(ステップS1908)。さらに、制御部10は、起動したアプリケーションを実行して、読み込んだ電子ファイルの内容を、RAM11上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってLCD22に表示する(ステップS1908)。なお、表示メモリエリアに展開する画像を通常のビットマップパターンより粗い(ビットを間引いた)サムネイル画像としてもよい。
続いて、制御部10は、当該電子ファイルのデータを表示後、表示したデータのページ数、表示時間等をドキュメント管理サーバ5に通知する。ドキュメント管理サーバ5は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機1に通知する。複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS1909)。
FIG. 19 is a flowchart for explaining the “reference from MFP” process of the multifunction device 1.
When “reference” is selected by the user on the function selection screen described above (step S1901) and further notification that the authentication is OK (step S1902; Yes), the multifunction device 1 stores the file. A screen for selecting a location is displayed on the display screen. From the display screen, it is possible to select whether (A) referencing a file stored in the document management server 5 or (B) referencing a file stored in the recording media 20 and 21 attached to the multifunction device 1.
When “electronic file stored in the document management server” is selected (step S1903; Yes), the multifunction device 1 accesses the selected file storage location of the document management server 5 and displays the folder information of the storage destination. (Step S1904). On the other hand, when “recording medium” is selected (step S1903; No and step S1905; Yes), the multi-function device 1 accesses the mounted recording media 20 and 21 and displays folder information of the storage destination (step S1906). ).
Thereafter, when the folder selection is input by the user, (A) the electronic file stored in the selected electronic folder of the document management server 5 or (B) the file is stored in the recording media 20 and 21 attached to the multifunction device 1. The read electronic file is read (step S1907). When an electronic file on the document management server 5 is designated, the access restriction manager checks the access right from the ACL, and if there is an authority to refer to it, the content manager transmits the electronic file to the multifunction device 1. Further, the mail transmission manager notifies each registered user by mail that the corresponding electronic file has been referred to in accordance with the setting. Further, the log management manager manages the history information (log) of this series of processing.
Further, the control unit 10 determines an application corresponding to the read file, for example, from the extension of the file, and activates the corresponding application (step S1908). Further, the control unit 10 executes the activated application, expands the content of the read electronic file in the display memory area secured on the RAM 11, and displays it on the LCD 22 by preview or the like (step S1908). Note that the image developed in the display memory area may be a thumbnail image rougher than the normal bitmap pattern (bits are thinned out).
Subsequently, after displaying the data of the electronic file, the control unit 10 notifies the document management server 5 of the number of pages of the displayed data, the display time, and the like. Based on the notification, the document management server 5 generates billing information and notifies the multifunction device 1. The multifunction device 1 receives the billing information from the document management server 5 and displays the charge on the display screen (step S1909).

「MFPからの参照」機能の使用時において、(a)ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルの参照、が選択されると、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、「MFPからの登録」機能の使用時と同じオプションが設定できる。すなわち、ドキュメントの共有、履歴管理、登録有効期限、メール配信、受信確認、登録状況お知らせ通知、などを設定可能としてもよい。   When the “reference from MFP” function is used, when (a) Browse file stored in document management server 5 is selected, various setting screens that can be set for the stored file are displayed, and file registration is performed. Options can be set. The same registration options as when using the “Register from MFP” function can be set. That is, document sharing, history management, registration expiration date, mail delivery, reception confirmation, registration status notification notification, and the like may be settable.

次に、「MFPからの取り出し」処理について説明する。「MFPからの取り出し」とは、ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルを、複合機1に装着された記録メディア20,21に保管する機能である。   Next, the “removal from MFP” process will be described. “Retrieving from MFP” is a function of storing files stored in the document management server 5 in the recording media 20 and 21 attached to the multifunction machine 1.

図20は、複合機1の「MFPからの取り出し」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「取り出し」が選択され(ステップS2001)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS2002;Yes)、複合機1は、ドキュメント管理サーバ5にアクセスし、フォルダ情報を表示する。
「ドキュメント管理サーバに保管された電子ファイル」が選択されると(ステップS2003;Yes)、複合機1はドキュメント管理サーバ5の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS2004)。一方、「記録メディア」が選択されると(ステップS2003;NoかつステップS2005;Yes)、複合機1は装着された記録メディア20,21にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS2006)。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、(A)ドキュメント管理サーバ5の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または(B)複合機1に装着された記録メディア20,21に保管された電子ファイルを読み込む(ステップS2007)。なお、ドキュメント管理サーバ5上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがACLからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機1に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報(ログ)を管理する。
さらに、複合機1は当該電子ファイルの内容を、RAM11上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってLCD22に表示する(ステップS2008)。当該電子ファイルのデータを表示後、ユーザによって当該電子ファイルを取得することが選択されると(ステップS2008)、複合機1は当該電子ファイルを保存する記録メディア20,21等がユーザによって装着されているかを確認する(ステップS2009)。記録メディア20,21が装着されていると判断された場合(ステップS2009;Yes)、複合機1は当該電子ファイルを指定された記録メディア20,21に保存する(ステップS2010)。当該電子ファイルのデータを保存後、制御部10は、保存したデータの量、装置の占有時間等をドキュメント管理サーバ5に通知する。ドキュメント管理サーバ5は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機1に通知する。複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS2011)。
FIG. 20 is a flowchart for explaining the “removal from MFP” process of the multifunction device 1.
On the above-described function selection screen, “takeout” is selected by the user (step S2001), and when the notification that the authentication is OK is received (step S2002; Yes), the multifunction device 1 accesses the document management server 5. And display folder information.
When “electronic file stored in the document management server” is selected (step S2003; Yes), the multifunction device 1 accesses the selected file storage location of the document management server 5 and displays the folder information of the storage destination. (Step S2004). On the other hand, when “recording medium” is selected (step S2003; No and step S2005; Yes), the multi-function device 1 accesses the mounted recording media 20 and 21 and displays folder information of the storage destination (step S2006). ).
Thereafter, when the folder selection is input by the user, (A) the electronic file stored in the selected electronic folder of the document management server 5 or (B) the file is stored in the recording media 20 and 21 attached to the multifunction device 1. The read electronic file is read (step S2007). When an electronic file on the document management server 5 is designated, the access restriction manager checks the access right from the ACL, and if there is an authority to refer to it, the content manager transmits the electronic file to the multifunction device 1. Further, the mail transmission manager notifies each registered user by mail that the corresponding electronic file has been referred to in accordance with the setting. Further, the log management manager manages the history information (log) of this series of processing.
Further, the multi function device 1 expands the contents of the electronic file in the display memory area secured on the RAM 11 and displays it on the LCD 22 by a preview or the like (step S2008). When the user selects to acquire the electronic file after displaying the data of the electronic file (step S2008), the multifunction device 1 is loaded with the recording media 20, 21, etc. for storing the electronic file by the user. (Step S2009). When it is determined that the recording media 20 and 21 are loaded (step S2009; Yes), the multi-function device 1 stores the electronic file in the designated recording media 20 and 21 (step S2010). After storing the data of the electronic file, the control unit 10 notifies the document management server 5 of the amount of the stored data, the device occupation time, and the like. Based on the notification, the document management server 5 generates billing information and notifies the multifunction device 1. The multifunction device 1 receives the billing information from the document management server 5 and displays the charge on the display screen (step S2011).

(ログオフ)
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、ドキュメント管理サーバ5はログオフを行う。
ログオフを行うと、ドキュメント管理サーバ5は、ログイン時に保存したユーザIDと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図4の管理情報格納部114から削除し、複合機1にログオフが完了した旨を送信する。複合機1は、ドキュメント管理サーバ5から、ログオフ完了を受信し、図15(a)のTouch Hereボタンが表示される画面をLCD22に表示する。すなわち、ログオフ後、ユーザが機能を新たに使うたびに、複合機1は、ドキュメント管理システムへの認証を要求する。
(log off)
When the billing information of each service of “registration”, “printing”, “deletion”, “reference”, “retrieve” is received and the charge is displayed on the display screen, the document management server 5 logs off.
When the log-off is performed, the document management server 5 deletes the information that associates the user ID saved at the time of login with the function selected by the user from the management information storage unit 114 in FIG. Send a message to the effect. The multifunction device 1 receives the logoff completion from the document management server 5 and displays a screen on which the Touch Here button in FIG. 15A is displayed on the LCD 22. That is, every time the user newly uses a function after logging off, the multifunction device 1 requests authentication to the document management system.

次に、コンピュータ3からドキュメント管理サーバ5の各機能を利用する手順を説明する。
まず、ソフトウェアを立ち上げてから、各機能が選択されるまでを説明する。
(ログイン)
ソフトウェアの立ち上げ後、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。例えば、図15(d)に示されるような画面をコンピュータ3に接続されるモニタ等に表示し、ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザID」、「パスワード」の入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ5に送信し、認証結果を待つ。認証成功であるとの通知を受けると、コンピュータ3は、例えば図15(c)に示すような機能選択画面を、モニタ上に表示する。なお、認証失敗であるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
(機能選択)
認証成功であると通知を受けると、コンピュータ3は、ディスプレイ上に機能選択画面を表示し、ユーザからの入力を待つ。機能選択画面上には、「登録」、「参照」、「印刷」、「取り出し」、「削除」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。マウスポインタによって各機能ボタンの選択を入力すると、ネットワークを介してドキュメント管理サーバ5に機能選択情報を通知する。その後、後述する各機能に応じた操作画面をディスプレイに表示する。各機能について、以下詳述する。
Next, a procedure for using each function of the document management server 5 from the computer 3 will be described.
First, the process from when the software is launched until each function is selected will be described.
(Login)
After starting up the software, a login screen and a password input screen are displayed to wait for input of login information from the user. For example, when a screen as shown in FIG. 15D is displayed on a monitor or the like connected to the computer 3 and login information, ie, “user ID” and “password” is input from the user, the login information is displayed. It transmits to the document management server 5 and waits for the authentication result. Upon receiving the notification that the authentication is successful, the computer 3 displays a function selection screen as shown in FIG. 15C on the monitor, for example. If a notification that authentication has failed is received, a screen for prompting input of login information is displayed again without displaying a screen for operating the function.
(Function selection)
Upon receiving the notification that the authentication is successful, the computer 3 displays a function selection screen on the display and waits for input from the user. On the function selection screen, function buttons for selecting each function of “registration”, “reference”, “print”, “retrieve”, and “delete” are arranged. When selection of each function button is input by the mouse pointer, the function selection information is notified to the document management server 5 via the network. Thereafter, an operation screen corresponding to each function described later is displayed on the display. Each function will be described in detail below.

次に、「PCからの登録」機能について説明する。「PCからの登録」とは、コンピュータ3に保管された電子ファイルをドキュメント管理サーバ5に保管する機能である。   Next, the “registration from PC” function will be described. “Registration from PC” is a function of storing an electronic file stored in the computer 3 in the document management server 5.

図21は、複合機1の「PCからの登録」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「登録」が選択され(ステップS2101)、さらに認証成功であるとの通知を受けると(ステップS2102;Yes)、コンピュータ3は、コンピュータ3に保管された登録を希望するファイルを選択する画面を、表示画面上に表示する。ユーザによるファイルの選択が入力されると(ステップS2103;Yes)、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5にアクセスしてフォルダ情報を入手し、表示画面上にフォルダ情報を表示し(ステップS2104)、保存先の電子フォルダを選択させる画面を表示する。ユーザによって保存先の電子フォルダの選択が入力されると(ステップS2105;Yes)、登録する電子ファイルをドキュメント管理サーバ5の当該電子フォルダ内に登録すべく送信する(ステップS2106)。ファイルの送信後、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に表示する(ステップS2107)。
FIG. 21 is a flowchart for explaining the “registration from PC” process of the multifunction machine 1.
When “registration” is selected by the user on the function selection screen described above (step S2101) and further notification of successful authentication is received (step S2102; Yes), the computer 3 registers the registration stored in the computer 3. A screen for selecting a desired file is displayed on the display screen. When the file selection by the user is input (step S2103; Yes), the computer 3 accesses the document management server 5 to obtain the folder information, displays the folder information on the display screen (step S2104), and saves it. A screen for selecting the electronic folder is displayed. When the user inputs the selection of the storage destination electronic folder (step S2105; Yes), the electronic file to be registered is transmitted to be registered in the electronic folder of the document management server 5 (step S2106). After sending the file, the computer 3 receives the billing information from the document management server 5 and displays it on the display screen (step S2107).

尚、「PCからの登録」機能の使用時において、上述した「MFPからの登録」と同様、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、ドキュメントの共有(会員全員にアクセス権を与える)、履歴管理(ファイルの履歴を管理する)、登録有効期限(保存するファイルの有効期眼を設定する)、メール配信(ファイルの登録と同時にファイルを添付したメールを配信する)、受信確認(ファイルの保管と同時に、当該ファイルの前記ACLに設定されている人全員に、ファイルのリンク付きメ−ルが配信され、当該メールを受信した人がリンク先にアクセスしたとき、受領確認メールが送付される)、登録状況お知らせ通知(ファイルの保管と同時に、「登録状況お知らせメール」を通知するように設定し、当該ファイルの操作があったときにACLに設定されている人全員に通知する)などを設定可能としてもよい。   When the “Register from PC” function is used, various setting screens that can be set for the stored file are displayed as in “Register from MFP” described above, and file registration options can be set. The registration options include document sharing (giving access to all members), history management (managing file history), registration expiration date (setting the expiration date of the file to be saved), and mail delivery (file registration) At the same time, a mail with a file attached is delivered), reception confirmation (simultaneously with file storage, a mail with a link to the file is delivered to all the people set in the ACL of the file, and the mail is received. A confirmation email will be sent to the person who accesses the link destination), notification of registration status notification (set to notify “registration status notification email” at the same time as storing the file) The notification may be made to all persons set to ACL at the time of setting.

また、登録オプションで履歴管理を選択すると、ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルの履歴を管理することができる。すなわち、上述した選択ファイルの登録時において、ドキュメント管理サーバ5に保管されているファイルを選択した状態で、所定の操作(例えば、マウスの右クリック)を入力すると、文書履歴の一覧を表示する。   If history management is selected as the registration option, the history of files stored in the document management server 5 can be managed. That is, when a predetermined operation (for example, right click of the mouse) is input in a state where the file stored in the document management server 5 is selected at the time of registering the selected file described above, a list of document histories is displayed.

次に、「PCからの参照」機能について説明する。「PCからの参照」とは、ドキュメント管理サーバ5に保管された電子ファイルを、コンピュータ3のディスプレイ上に表示する機能である。   Next, the “reference from PC” function will be described. “Reference from PC” is a function of displaying an electronic file stored in the document management server 5 on the display of the computer 3.

図22は、複合機1の「PCからの参照」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「参照」が選択され、(ステップS2201)、さらに認証成功であるとの通知を受けると(ステップS2202;Yes)、コンピュータ3は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機1は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する(ステップS2203)。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると(ステップS2204;Yes)、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から当該電子ファイルを取得する(ステップS2205)。そして、コンピュータ3は所定のビューア等のソフトウェアを起動して当該電子ファイルを表示する(ステップS2206)。コンピュータ3はユーザによる参照が終了したと判断すると(ステップS2207;Yes)、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5に終了を通知する(ステップS2208)。その後、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS2209)。
FIG. 22 is a flowchart for explaining the “reference from the PC” process of the multifunction machine 1.
When “reference” is selected by the user on the above-described function selection screen (step S2201) and further notification of successful authentication is received (step S2202; Yes), the computer 3 sends an electronic file to the user. The screen to be selected is displayed on the screen. That is, the multifunction device 1 displays a list of electronic folders that can be referred to by the user (step S2203). When selection of an electronic file is input by the user (step S2204; Yes), the computer 3 acquires the electronic file from the document management server 5 (step S2205). Then, the computer 3 activates software such as a predetermined viewer and displays the electronic file (step S2206). When the computer 3 determines that the reference by the user has ended (step S2207; Yes), the computer 3 notifies the document management server 5 of the end (step S2208). Thereafter, the computer 3 receives the billing information from the document management server 5 and displays the charge on the display screen (step S2209).

尚、「PCからの参照」機能の使用時において、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、上述した「PCからの登録」機能の使用時と同じオプションが設定できる。すなわち、ドキュメントの共有、履歴管理、登録有効期限、メール配信、受信確認、登録状況お知らせ通知、などを設定可能としてもよい。また同様に、登録オプションで履歴管理を選択すると、ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルの履歴を管理することができる。すなわち、上述した選択ファイルの「PCからの参照」時においても、ファイルの「PCからの登録」時と同様に、ドキュメント管理サーバ5に保管されているファイルを選択した状態で、所定の操作(例えば、マウスの右クリック)を入力すると、文書履歴の一覧を表示する。   When using the “reference from PC” function, various setting screens that can be set for the stored file are displayed, and file registration options can be set. As the registration option, the same option as that when using the “registration from PC” function described above can be set. That is, document sharing, history management, registration expiration date, mail delivery, reception confirmation, registration status notification notification, and the like may be settable. Similarly, when history management is selected as a registration option, the history of files stored in the document management server 5 can be managed. That is, at the time of “reference from PC” of the selected file described above, as in the case of “registration from PC”, a predetermined operation ( For example, when a right mouse click is entered, a list of document histories is displayed.

次に、「PCからの取り出し」機能について説明する。「PCからの取り出し」とは、ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルを、コンピュータ3内に保管する機能である。   Next, the “removal from PC” function will be described. “Retrieve from PC” is a function of storing a file stored in the document management server 5 in the computer 3.

図23は、複合機1の「PCからの取り出し」処理を説明するフローチャートである。 上述した機能選択画面上でユーザによって「取り出し」が選択され(ステップS2301)、さらに認証成功であるとの通知を受けると(ステップS2302;Yes)、コンピュータ3は、ドキュメント管理サーバ5にアクセスし、フォルダ情報を表示する(ステップS2303)。コンピュータ3は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機1は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると(ステップS2304;Yes)、コンピュータ3はユーザが電子フォルダを選択できる画面等を表示して、保存先の電子フォルダの入力を受け付ける。その後、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から、選択された電子フォルダに当該電子ファイルを保存する(ステップS2305)。コンピュータ3は当該電子ファイルを取得後、ドキュメント管理サーバ5に取得終了を通知する(ステップS2306)。その後、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS2307)。   FIG. 23 is a flowchart for explaining the “removal from PC” process of the multifunction machine 1. On the above-described function selection screen, “takeout” is selected by the user (step S2301), and when further notified that the authentication is successful (step S2302; Yes), the computer 3 accesses the document management server 5, Folder information is displayed (step S2303). The computer 3 displays a screen for allowing the user to select an electronic file on the screen. That is, the multifunction device 1 displays a list of electronic folders that can be referred to by the user. When selection of an electronic file is input by the user (step S2304; Yes), the computer 3 displays a screen or the like on which the user can select an electronic folder, and accepts input of the storage destination electronic folder. Thereafter, the computer 3 stores the electronic file in the selected electronic folder from the document management server 5 (step S2305). After acquiring the electronic file, the computer 3 notifies the document management server 5 of the end of acquisition (step S2306). Thereafter, the computer 3 receives the billing information from the document management server 5 and displays the charge on the display screen (step S2307).

次に、「PCからの削除」機能について説明する。「PCからの削除」とは、ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルを削除する機能である。   Next, the “delete from PC” function will be described. “Delete from PC” is a function of deleting a file stored in the document management server 5.

図24は、複合機1の「PCからの削除」処理を説明するフローチャートである。 上述した機能選択画面上でユーザによって「削除」が選択され(ステップS2401)、さらに認証成功であるとの通知を受けると(ステップS2402;Yes)、コンピュータ3は、ドキュメント管理サーバ5にアクセスし、フォルダ情報を表示する(ステップS2403)。コンピュータ3は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機1は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると(ステップS2404;Yes)、コンピュータ3は削除を実行するかユーザに確認する画面等を表示して、ユーザによる入力を待つ。当該ユーザから削除することが選択されると(ステップS2405;Yes)、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5に対して当該電子ファイルを削除する要求を出す(ステップS2406)。そして、ドキュメント管理サーバ5によって当該電子ファイルが削除された後、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS2407)。   FIG. 24 is a flowchart for explaining the “deletion from PC” process of the multifunction machine 1. When “delete” is selected by the user on the function selection screen described above (step S2401) and further notification of successful authentication is received (step S2402; Yes), the computer 3 accesses the document management server 5, Folder information is displayed (step S2403). The computer 3 displays a screen for allowing the user to select an electronic file on the screen. That is, the multifunction device 1 displays a list of electronic folders that can be referred to by the user. When selection of an electronic file is input by the user (step S2404; Yes), the computer 3 displays a screen for confirming whether or not to execute deletion and waits for input by the user. When deletion from the user is selected (step S2405; Yes), the computer 3 issues a request for deleting the electronic file to the document management server 5 (step S2406). After the electronic file is deleted by the document management server 5, the computer 3 receives billing information from the document management server 5 and displays a charge on the display screen (step S2407).

(ログオフ)
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、コンピュータ3は機能選択画面を表示し、ユーザからの操作を待つ。ユーザがログオフしたいときには、ソフトウェアを終了すればよい。
(log off)
When the billing information of each service of “registration”, “print”, “delete”, “reference”, “retrieve” is received and the charge is displayed on the display screen, the computer 3 displays a function selection screen, Wait for the operation. When the user wants to log off, the software can be terminated.

以上説明したとおり、本ドキュメント管理システムは、複合機1やコンピュータ3などの情報端末と接続するドキュメント管理サーバ5を設け、ドキュメント管理サーバ5は、会員の認証を行う認証手段を設けている。そして、ユーザがコンピュータ3を操作して各機能(登録、参照、印刷など)を使用するときには、ドキュメント管理サーバ5は認証手段での認証を要求する。それによりドキュメント管理サーバ5は会員の利用情報の履歴を取得することができ、会員団体に対して適切に課金することができる。
例えば、ドキュメント管理サーバ5へのファイルの登録時、および当該ファイルの印刷時において、登録、印刷の利用それぞれにおいて、課金情報を生成することができる。また、複合機1に記録メディア20,21を装着し、当該記録メディア20,21に保管されたファイルを印刷する場合においても(すなわち、複合機1上で機能が完結している)、印刷機能の選択時にはドキュメント管理サーバ5への認証を要求する。
さらに、複合機1で印刷機能を使用すると、全ページの印刷が完了した時点で複合機1からドキュメント管理サーバ5に対して、印刷機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ5は、終了通知を受けると課金情報を生成する。これにより、印刷がスピーディに行われる。しかしながら、途中で複合機1のネットワークケーブルを外れてしまったときに、適切に課金できない。それを防ぐために、複合機は、各ページの印刷を終了すると、ドキュメント管理サーバにページ印刷の終了を通知するようにすればよい。この場合、印刷のスピードは落ちるが、適切に課金することができる。
また、例えば、コンピュータ3からドキュメント管理システムを使用するときには、コンピュータ3にインストールされた標準のブラウザを使用しない。本ドキュメント管理システムを使用する専用のソフトウェアを提供する。これは、各機能の使用時において、ドキュメント管理サーバ5が利用状況を入手し、課金するためである。
さらに、「参照」機能の使用時において、参照機能が完了した時点でコンピュータ3等からドキュメント管理サーバ5に対して、参照機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ5は、終了通知を受けると課金情報を生成する。しかしながら、参照機能がエンドレスに使用され、例えば、複合機1の利用を占有してしまう。これを避けるために、参照機能の利用時間ごと(例えば、10秒ごと)に、複合機1からドキュメント管理サーバ5に対して通知し、参照機能の利用時間に応じて課金するようにしてもよい。
また、参照機能が利用できる時間(例えば、3分まで)を制限してもよい。さらに、参照機能の操作(例えば、移動、回転、拡大、縮小操作など)の入力が一定時間ないこと(例えば、3分まで)をもって、参照機能を終了するようにしてもよい。
As described above, the document management system includes the document management server 5 connected to an information terminal such as the multifunction machine 1 or the computer 3, and the document management server 5 includes authentication means for authenticating the member. When the user operates the computer 3 to use each function (registration, reference, printing, etc.), the document management server 5 requests authentication by an authentication unit. As a result, the document management server 5 can acquire a history of member usage information, and can appropriately charge a member organization.
For example, at the time of registering a file in the document management server 5 and at the time of printing the file, billing information can be generated for each use of registration and printing. Also, when the recording media 20 and 21 are mounted on the multifunction device 1 and the files stored in the recording media 20 and 21 are printed (that is, the function is completed on the multifunction device 1), the printing function Is selected, authentication to the document management server 5 is requested.
Further, when the printing function is used in the multifunction device 1, the multifunction device 1 notifies the document management server 5 of the end of the printing function when printing of all pages is completed. Upon receiving the end notification, the document management server 5 generates billing information. Thereby, printing is performed speedily. However, when the network cable of the multifunction device 1 is disconnected halfway, it is not possible to charge properly. In order to prevent this, the multi-function device may notify the document management server of the end of page printing when it finishes printing each page. In this case, although the printing speed decreases, it is possible to charge appropriately.
For example, when using the document management system from the computer 3, a standard browser installed in the computer 3 is not used. Provide dedicated software that uses this document management system. This is because the document management server 5 obtains the usage status and charges when using each function.
Further, when the “reference” function is used, when the reference function is completed, the computer 3 or the like notifies the document management server 5 of the end of the reference function. Upon receiving the end notification, the document management server 5 generates billing information. However, the reference function is used endlessly, and occupies, for example, the use of the multifunction device 1. In order to avoid this, the multifunction peripheral 1 may notify the document management server 5 every time the reference function is used (for example, every 10 seconds), and charge may be made according to the time used for the reference function. .
In addition, the time during which the reference function can be used (for example, up to 3 minutes) may be limited. Furthermore, the reference function may be terminated when there is no input of a reference function operation (for example, movement, rotation, enlargement, reduction operation, etc.) for a certain time (for example, up to 3 minutes).

次に、「MFPからの登録」機能の好適な実施例を説明する。
複合機1からファイルの「MFPからの登録」機能を設定し、さらに、登録オプションとして「メール配信」を設定した場合のエラー処理について説明する。
ドキュメント管理サーバ5は、「MFPからの登録」機能を使ってファイルをドキュメント管理サーバ5に保管するときにエラー(例えば、送信の途中でファイル送信が途切れるなど)があることを検知すると、当該複合機1宛てにエラーである旨を通知する。さらに、ドキュメント管理サーバ5のメール配信マネージャから、「メール配信」の送信先にメールを送信するときにエラーがあることを検知すると、会員リストマネージャにアクセスして、当該「メール配信」のオプションを設定した会員に対応するEメールアドレスを入手する。そして、エラーが生じた送信先を通知すべくメールを作成し(例えば、送信先○○へのメール配信ができませんでした、など)、当該Eメールアドレス情報とともに、メールを送信する。このように構成することにより、エラーメッセージを適切にユーザに通知することができる。
Next, a preferred embodiment of the “registration from MFP” function will be described.
An error process when the “register from MFP” function of the file from the multifunction device 1 is set and “mail delivery” is set as the registration option will be described.
When the document management server 5 detects that there is an error (for example, file transmission is interrupted during transmission) when storing the file in the document management server 5 using the “registration from MFP” function, the composite management server 5 Notify machine 1 that there is an error. Further, when the mail delivery manager of the document management server 5 detects that there is an error when sending mail to the “mail delivery” destination, the member list manager is accessed and the “mail delivery” option is set. Get the email address corresponding to the member you set. Then, an e-mail is created to notify the destination where the error has occurred (for example, e-mail delivery to the destination XX has failed), and the e-mail is sent together with the e-mail address information. By configuring in this way, an error message can be appropriately notified to the user.

次に、複合機1から「MFPからの参照」機能の好適な実施例を説明する。
複合機1のLCD22上で参照するときにおいて、表示された内容は90度ごとに回転操作ができる。この90度の回転は、複合機1にインストールされたアプリケーション上で行っても、2次データを扱う画像プロセッサ上で行ってもよい。しかしながら、画像プロセッサ上で行う方が、1次データから2次データへの変換を必要としない分、効率的である。
また、90度の回転基準はいずれの場所でもよい(例えば、左上など)。しかしながら、表示パネルに一部分しか表示されていないときに90度回転すると、表示されていた部分が表示パネル外に移動してしまって見難くなってしまう。そこで、90度の回転の回転基準は、現在表示パネルに表示されている表示部分の中心を基準にして、回転するようにすればよい。
なお、表示パネルに表示されたファイルの拡大、縮小、スクロールなどは便宜行えるようにすればよい。
Next, a preferred embodiment of the “reference from MFP” function from the multifunction device 1 will be described.
When referring to the LCD 22 of the multifunction machine 1, the displayed content can be rotated every 90 degrees. The 90-degree rotation may be performed on an application installed in the multifunction machine 1 or an image processor that handles secondary data. However, the processing performed on the image processor is more efficient because it does not require conversion from primary data to secondary data.
Further, the 90-degree rotation reference may be any location (for example, upper left). However, if the display panel is only partially displayed and rotated 90 degrees, the displayed part moves out of the display panel, making it difficult to see. Therefore, the rotation reference of 90 degrees may be rotated with reference to the center of the display portion currently displayed on the display panel.
It should be noted that enlargement, reduction, scrolling, etc. of the file displayed on the display panel may be made convenient.

さらに、「MFPからの参照」や「MFPからの印刷」の利用時において、ダウンロードしたファイルが表示できないときに、表示パネル上にエラーである旨を表示するようにしてもよい。しかしながら、これではダウンロードする行為が無駄である。これを回避するために、ダウンロードする前にファイルの拡張子(識別情報)をチェックし、拡張子が所定の拡張子でなければ、その時点でエラーを表示するようにすれば効率よい。
また、「MFPからの印刷」機能の使用時において、例えば、スプレッドシートのときは、一番目のシートのみ印刷するようにすれば、無駄なシートが印刷されることは少なくなる。さらに、「MFPからの参照」機能の使用時において、例えば、JPEG(Joint Photographic Experts Group)ファイルのときは、カラー表示の選択はできず、白黒表示の選択しかできないようにすれば、ユーザの操作が容易になる。また、「印刷」機能の使用時において、例えば、文書ファイルのときは、印刷を意図しないようなページが印刷されることがあり、印刷する枚数が予想できない。従って、拡張子等で文書ファイルであると判断したときには、印刷される枚数を表示したり、印刷プレビューを表示すればよい。尚、詳細については後述する。
Furthermore, an error message may be displayed on the display panel when the downloaded file cannot be displayed when using “reference from MFP” or “print from MFP”. However, in this case, the act of downloading is useless. In order to avoid this, it is efficient to check the extension (identification information) of the file before downloading, and display an error at that time if the extension is not a predetermined extension.
Further, when the “print from MFP” function is used, for example, in the case of a spreadsheet, if only the first sheet is printed, useless sheets are less likely to be printed. Further, when the “reference from MFP” function is used, for example, in the case of a JPEG (Joint Photographic Experts Group) file, color display cannot be selected but only black and white display can be selected. Becomes easier. Further, when the “print” function is used, for example, in the case of a document file, a page that is not intended to be printed may be printed, and the number of pages to be printed cannot be predicted. Accordingly, when it is determined that the file is a document file based on an extension or the like, the number of printed pages may be displayed or a print preview may be displayed. Details will be described later.

次に、複合機1やコンピュータ3から、ドキュメント管理サーバ5に「ログイン」するときの好適な実施例を説明する。
複合機1やコンピュータ3は、簡易認証機能を設けてもよい。すなわち、IDやパスワードの桁数が所定数以上入力されないと、ドキュメント管理サーバ5に送信するためのOKボタンが表示されないようにする。このように構成することにより、譲ってID入力や、パスワードを入力してOKボタンを押した場合でも、ドキュメント管理サーバ5にアクセスしてしまい、その間待っていなければならない、という無駄がなくなる。また、ネットワーク負荷が低減できる。
Next, a preferred embodiment when “logging in” to the document management server 5 from the multifunction device 1 or the computer 3 will be described.
The multifunction device 1 and the computer 3 may be provided with a simple authentication function. In other words, the OK button for transmitting to the document management server 5 is not displayed unless the number of digits of the ID or password is not more than a predetermined number. With this configuration, even when the ID is input or the password is input and the OK button is pressed, the document management server 5 is accessed and the user has to wait for that time. In addition, the network load can be reduced.

本実施例において、上述したとおり複合機1からドキュメント管理サーバ5のサービスを利用する時には、(1)サービス選択(登録、参照、印刷など)、(2)ログイン、の順番で行い、サービスの終了後、強制的にログオフを行う。これにより、ログオフを忘れることはない。   In this embodiment, when using the service of the document management server 5 from the multifunction device 1 as described above, (1) service selection (registration, reference, printing, etc.) and (2) login are performed in this order, and the service ends. Then, log off forcibly. This way you never forget to log off.

次に、上述した「登録状況お知らせメール」機能で行う処理を更に拡張した処理(以下、「拡張受領確認処理」と呼ぶ)について説明する。   Next, processing (hereinafter referred to as “extended receipt confirmation processing”) obtained by further expanding the processing performed by the “registration status notification mail” function described above will be described.

「登録状況お知らせメール」機能とは、上述したように、電子ファイルが操作されたときに、当該電子ファイルのACL(アクセスコントロールリスト)に設定された各ユーザのアドレス宛に、その旨を通知する機能である。しかし、本実施形態に係るドキュメント管理サーバ5では、ACLに登録されていないユーザに対しても、電子ファイルが操作された旨の通知を行うことができる。制御部110が実行するこの「拡張受領確認処理」について、以下詳述する。   As described above, the “registration status notification e-mail” function notifies each user address set in the ACL (access control list) of the electronic file when the electronic file is operated. It is a function. However, the document management server 5 according to the present embodiment can notify the user who is not registered in the ACL that the electronic file has been operated. The “extended receipt confirmation process” executed by the control unit 110 will be described in detail below.

ドキュメント管理サーバ5のファイル格納部113には、図6(a)に示すように、電子ファイルと電子フォルダが格納されている。そして、各々の電子ファイル及び電子フォルダには、図6(b)に示すようなACLが設定されており、電子ファイル及び電子フォルダへの操作を制限することができる。ACLは管理情報格納部114に格納されている。   As shown in FIG. 6A, the file storage unit 113 of the document management server 5 stores electronic files and electronic folders. Then, an ACL as shown in FIG. 6B is set for each electronic file and electronic folder, and operations on the electronic file and electronic folder can be restricted. The ACL is stored in the management information storage unit 114.

図25は、図6(b)に示すACLに格納される情報を更に詳しく説明したものの例を示す図である。本図のように、ACL201は、電子ファイル名又は電子フォルダ名、ユーザ名及び権限を含む。電子ファイル名又は電子フォルダ名は、操作を制限する対象の電子ファイル名又は電子フォルダ名である。ユーザ名は、操作を制限する対象のユーザ名である。権限は、操作の種類(例えば、参照、修正、登録、削除、印刷など)ごとに、その操作を許可するか否かを示す情報である。   FIG. 25 is a diagram illustrating an example of the information stored in the ACL illustrated in FIG. 6B in more detail. As shown in the figure, the ACL 201 includes an electronic file name or electronic folder name, a user name, and authority. The electronic file name or the electronic folder name is an electronic file name or an electronic folder name that is a target for restricting the operation. The user name is a target user name whose operation is restricted. The authority is information indicating whether or not to permit the operation for each type of operation (for example, reference, correction, registration, deletion, printing, etc.).

例えば、本図では、「USER001のマイフォルダ」に対して、番号1のような権限が設定されている。この場合、ユーザUSER001に、参照、修正、登録、削除、印刷の各操作に対して許可(本図では、「1」と表記)する設定が格納されている。
一方、「グループフォルダG2の、電子ファイルB」に、番号2のような権限が設定されている。この場合、ユーザUSER001に、参照のみの操作に対して許可する設定がされており、修正、登録、削除、印刷の各操作に対して不許可(本図では、「0」と表記)の設定が格納されている。
このように、ACLを用いて、電子ファイル又は電子フォルダごとに、ユーザの操作権限を設定することができる。
For example, in this drawing, authority such as number 1 is set for “USER001 My Folder”. In this case, the user USER001 stores settings for permitting (referred to as “1” in the figure) for each operation of reference, correction, registration, deletion, and printing.
On the other hand, an authority such as number 2 is set in “electronic file B of group folder G2”. In this case, the user USER001 is set to permit the operation of only the reference, and is set to be disallowed (denoted as “0” in the drawing) for each operation of correction, registration, deletion, and printing. Is stored.
As described above, the operation authority of the user can be set for each electronic file or electronic folder using the ACL.

また、管理情報格納部114は、送信先リスト202を格納する。送信先リスト202は、電子ファイル名又は電子フォルダ名に対する操作(例えば、参照、修正、登録、削除、印刷など)が行われた場合に、その操作が行われたことを通知する相手ユーザを指定するリストである。図26は、送信先リスト202の例を示す図である。本図のように、送信先リスト202は、電子ファイル名又は電子フォルダ名と、送信先ユーザ名とを含む。   In addition, the management information storage unit 114 stores the transmission destination list 202. The transmission destination list 202 designates a partner user who is notified that an operation is performed on an electronic file name or an electronic folder name (for example, reference, correction, registration, deletion, printing, etc.). It is a list to do. FIG. 26 is a diagram illustrating an example of the transmission destination list 202. As shown in the figure, the transmission destination list 202 includes an electronic file name or electronic folder name and a transmission destination user name.

尚、送信先リスト202は、ACL201に含まれていてもよい。すなわち、ACL201は、電子ファイル名又は電子フォルダ名、ユーザ名及び権限のほかに、送信先ユーザ名を格納する部分を含み、ACL201で許可された操作が行われた場合に、設定された送信先ユーザに通知するようにしてもよい。あるいは、ユーザがACL201で許可されていない操作を試みた場合に、設定された送信先ユーザに通知するようにしてもよい。   The transmission destination list 202 may be included in the ACL 201. That is, the ACL 201 includes a part for storing a transmission destination user name in addition to the electronic file name or electronic folder name, the user name, and the authority, and the transmission destination set when the operation permitted by the ACL 201 is performed. You may make it notify a user. Alternatively, when the user attempts an operation not permitted by the ACL 201, the set transmission destination user may be notified.

さらには、送信先リスト202は、操作の種類ごとに、送信先ユーザ名を設定するようにしてもよい。例えば、ある電子ファイルの登録が行われた場合にはユーザUSER001に通知し、一方、当該電子ファイルの参照が行われた場合にはユーザUSER002に通知する等である。このようにすれば、更に細かく電子ファイルや電子フォルダを管理することができる。また、特定の操作が行われた場合のみ、当該操作が行われた旨の通知をすることができ、ネットワーク4のトラフィック、ドキュメント管理サーバ5への負荷を軽減させることができる。   Further, in the transmission destination list 202, a transmission destination user name may be set for each type of operation. For example, when a certain electronic file is registered, the user USER001 is notified, while when the electronic file is referred to, the user USER002 is notified. In this way, electronic files and electronic folders can be managed more finely. Further, only when a specific operation is performed, notification that the operation has been performed can be made, and the traffic on the network 4 and the load on the document management server 5 can be reduced.

次に、制御部110が実行する拡張受領確認処理の動作の流れについて、図28、図29のフローチャートを用いて説明する。尚、以下の説明では、複合機1のユーザからドキュメント管理サーバ5に電子ファイルを登録し、各ユーザへの通知は一般的な電子メールを用いた場合を例に説明する。   Next, the flow of the extended reception confirmation process executed by the control unit 110 will be described with reference to the flowcharts of FIGS. In the following description, an example is described in which an electronic file is registered in the document management server 5 from a user of the multifunction machine 1 and a general electronic mail is used for notification to each user.

まず、複合機1のユーザは、ドキュメント管理サーバ5に登録する電子ファイルと、電子ファイルを格納する場所を指定するための場所情報と、電子ファイルを登録した旨を通知したい相手の宛先情報とを指定する。例えば、場所情報には電子ファイルを格納する電子フォルダ名が含まれ、宛先情報には通知したい相手のユーザ名が含まれる。複合機1は、ドキュメント管理サーバ5に、電子ファイル、場所情報、宛先情報及び登録コマンドを、ネットワーク4を介して送信する。登録コマンドは、電子ファイルをドキュメント管理サーバ5のファイル格納部113に登録することを要求する命令である。ドキュメント管理サーバ5の通信部117は電子ファイル、場所情報、宛先情報及び登録コマンドをネットワーク4を介して受信する。制御部110は通信部117から電子ファイル、場所情報、宛先情報及び登録コマンドを受け取る(ステップS2801)。   First, the user of the multi-function peripheral 1 obtains an electronic file to be registered in the document management server 5, location information for designating a location for storing the electronic file, and destination information of the other party to which notification that the electronic file has been registered. specify. For example, the location information includes the name of the electronic folder that stores the electronic file, and the destination information includes the name of the other party to be notified. The multifunction device 1 transmits an electronic file, location information, destination information, and a registration command to the document management server 5 via the network 4. The registration command is a command for requesting registration of an electronic file in the file storage unit 113 of the document management server 5. The communication unit 117 of the document management server 5 receives an electronic file, location information, destination information, and a registration command via the network 4. The control unit 110 receives an electronic file, location information, destination information, and a registration command from the communication unit 117 (step S2801).

制御部110は、受け取った場所情報に基づいて、受け取った電子ファイルをファイル格納部113に登録する(ステップS2802)。   The control unit 110 registers the received electronic file in the file storage unit 113 based on the received location information (step S2802).

次に、制御部110は、受け取った宛先情報に含まれる通知先のユーザ名が、送信先リスト202に登録されているか否かを検索する(ステップS2803)。   Next, the control unit 110 searches whether or not the user name of the notification destination included in the received destination information is registered in the transmission destination list 202 (step S2803).

通知先のユーザ名が送信先リスト202に登録されている場合(ステップS2804;Yes)、制御部110は、図8(b)に示されるような企業会員リストから当該ユーザ名を検索して通知先ユーザのメールアドレスを取得する(ステップS2806)。そして、制御部110は、取得したメールアドレスを宛先として、通知メールを送信する(ステップS2807)。この通知メールには、制御部110がステップS2802で登録した電子ファイルの格納場所を示す情報が添付される。制御部110は拡張受領確認処理を終了する。   When the user name of the notification destination is registered in the transmission destination list 202 (step S2804; Yes), the control unit 110 searches for the user name from the corporate member list as shown in FIG. The mail address of the previous user is acquired (step S2806). Then, the control unit 110 transmits a notification mail with the acquired mail address as a destination (step S2807). Information indicating the storage location of the electronic file registered by the control unit 110 in step S2802 is attached to the notification mail. The control unit 110 ends the extended receipt confirmation process.

例えば、ステップS2802で制御部110によって送信される通知メールは、図10(b)に示されるような形式である。本図のように、通知メールには、電子ファイルの格納場所へのリンク情報が含まれる。通知先ユーザは、送信先リスト202に登録されている、すなわち、登録された電子ファイルにアクセスする権限を持っているため、格納場所へのリンク情報があれば、登録された電子ファイルを参照することができる。   For example, the notification mail transmitted by the control unit 110 in step S2802 has a format as shown in FIG. As shown in the figure, the notification mail includes link information to the storage location of the electronic file. Since the notification destination user is registered in the transmission destination list 202, that is, has the authority to access the registered electronic file, if there is link information to the storage location, the registered electronic file is referred to. be able to.

尚、制御部110は、ステップS2807で送信する通知メールの形式として、当該通知メールを受信するユーザが使用するコンピュータ3等の環境(例えば、メールのフォーマット、使用するメーラの種類など)に最適な形式を選択するようにしてもよい。
例えば、図8(b)に示すような企業会員リストに、ユーザID、パスワード、氏名、所属団体、ニックネーム、請求先、e−mailアドレス、連絡先のほかに、メーラの種類を記憶する。そして、ステップS2806で、制御部110は、通知先のメールアドレスのほかに、メーラの種類を取得する。更に、制御部110は、取得したメーラの種類に基づいて、予め決められたメール形式の中から通知先の環境に最適なメール形式を選択する。そして、ステップS2807で、選択したメール形式に基づいて通知メールを送信する。このように、制御部110はユーザが使用するコンピュータ3等の環境に最適な方法を選択することができ、操作性に優れたドキュメント管理システムを構成することができる。
Note that the control unit 110 is most suitable for the environment of the computer 3 or the like used by the user who receives the notification mail (for example, the format of the mail, the type of mailer to be used, etc.) as the format of the notification mail transmitted in step S2807. You may make it choose a format.
For example, in addition to the user ID, password, name, organization, nickname, billing address, e-mail address, and contact address, the mailer type is stored in the corporate member list as shown in FIG. In step S2806, the control unit 110 acquires the mailer type in addition to the notification destination mail address. Further, the control unit 110 selects a mail format most suitable for the environment of the notification destination from predetermined mail formats based on the acquired mailer type. In step S2807, a notification mail is transmitted based on the selected mail format. As described above, the control unit 110 can select a method optimal for the environment of the computer 3 or the like used by the user, and can configure a document management system with excellent operability.

一方、ステップS2804で、通知先ユーザ名が送信先リスト202にない場合(ステップS2804;No)、制御部110は、送信先リスト202の非登録者用の受領確認処理を行う(ステップS2805)。   On the other hand, if the notification destination user name is not in the transmission destination list 202 in step S2804 (step S2804; No), the control unit 110 performs reception confirmation processing for the non-registrant in the transmission destination list 202 (step S2805).

次に、ステップS2805で制御部110によって実行される受領確認処理の詳細について説明する。   Next, details of the receipt confirmation process executed by the control unit 110 in step S2805 will be described.

まず、制御部110は、ステップS2801で受け取った宛先情報に基づいて、図8(b)に示されるような企業会員リストから、宛先情報が示すユーザ名を検索して通知先ユーザのメールアドレスを取得する(ステップS2901)。そして、制御部110は、取得したメールアドレスを宛先として、第1の通知メールを送信する(ステップS2902)。この第1の通知メールには、制御部110がステップS2801で受け取った電子ファイルが添付される。   First, the control unit 110 searches the user name indicated by the destination information from the corporate member list as shown in FIG. 8B based on the destination information received in step S2801, and sets the email address of the notification destination user. Obtain (step S2901). Then, control unit 110 transmits a first notification mail with the acquired mail address as a destination (step S2902). The electronic file received by the control unit 110 in step S2801 is attached to the first notification mail.

例えば、図30は、ステップS2902で制御部110によって送信される第1の通知メールの例である。ステップS2902で送信される第1の通知メールの宛先は、送信先リスト202には含まれていない。すなわち、この第1の通知メールの通知先ユーザは、ステップS2802で制御部110によって格納された電子ファイルへのアクセス権限を持たない。そのため、本図のように、ステップS2902で送信される第1の通知メールには、登録された電子ファイルが添付される。また、第1の通知メールはステップS2802で制御部110によって格納された電子ファイルへのリンク情報を含んでいてもよいが、通知先ユーザはアクセス権限を持たないため当該リンク情報は表示されない。   For example, FIG. 30 is an example of a first notification mail transmitted by the control unit 110 in step S2902. The destination of the first notification mail transmitted in step S2902 is not included in the transmission destination list 202. That is, the notification destination user of the first notification mail does not have access authority to the electronic file stored by the control unit 110 in step S2802. Therefore, as shown in the figure, the registered electronic file is attached to the first notification mail transmitted in step S2902. The first notification mail may include link information to the electronic file stored by the control unit 110 in step S2802, but the link information is not displayed because the notification destination user does not have access authority.

尚、制御部110は、ステップS2807と同様に、ステップS2902で送信する第1の通知メールの形式として、第1の通知メールを受信するユーザが使用するコンピュータ3の環境(例えば、メールのフォーマット、使用するメーラの種類など)に最適な形式を選択するようにしてもよい。   Note that, similarly to step S2807, the control unit 110 uses the environment of the computer 3 used by the user who receives the first notification mail (for example, the format of the mail, as the format of the first notification mail transmitted in step S2902). You may make it choose the format most suitable for the kind of mailer to use etc.).

あるいは、第1の通知メールには、登録された電子ファイルの代わりに、当該電子ファイルを第1の通知メールを受信するユーザが使用するコンピュータ3で読み込み可能な形式に変換したファイルを添付してもよい。
例えば、制御部110は、ファイル格納部113に登録した電子ファイルを所定のフォーマットで暗号化したものを添付する。一方、コンピュータ3は暗号化されて添付された電子ファイルを復号化する。
この場合、例えばドキュメント管理サーバ5のROM112には電子ファイルを所定のフォーマットで暗号化するためのプログラムが予めインストールされていればよい。そして、制御部110は、第1の通知メールを送信するときに、電子ファイルを所定のフォーマットで暗号化するためのプログラムを読み出して実行し、電子ファイルを暗号化して第1の通知メールに添付すればよい。
一方、コンピュータ3には電子ファイルを所定のフォーマットで復号化するためのプログラムが予めインストールされていればよい。そして、コンピュータ3は、第1の通知メールを受信したときに、電子ファイルを所定のフォーマットで復号化するためのプログラムを読み出して実行し、電子ファイルを復号化すればよい。
Alternatively, instead of the registered electronic file, the first notification mail is attached with a file obtained by converting the electronic file into a format readable by the computer 3 used by the user who receives the first notification mail. Also good.
For example, the control unit 110 attaches an encrypted electronic file registered in the file storage unit 113 in a predetermined format. On the other hand, the computer 3 decrypts the encrypted electronic file attached.
In this case, for example, a program for encrypting an electronic file in a predetermined format may be installed in the ROM 112 of the document management server 5 in advance. Then, when transmitting the first notification mail, the control unit 110 reads and executes a program for encrypting the electronic file in a predetermined format, encrypts the electronic file, and attaches it to the first notification mail. do it.
On the other hand, the computer 3 only needs to be installed with a program for decrypting the electronic file in a predetermined format. When the computer 3 receives the first notification mail, the computer 3 reads and executes a program for decrypting the electronic file in a predetermined format, and decrypts the electronic file.

制御部110は、第1の通知メールを送信すると、当該第1の通知メールの送信先ユーザからの応答を受信する(ステップS2903)。   When the first notification mail is transmitted, the control unit 110 receives a response from the transmission destination user of the first notification mail (step S2903).

例えば、図31(a)は、ステップS2903で制御部110に通知される応答メールの例である。本図のように、当該応答メールは、ステップS2902で制御部110が第1の通知メールを送信した通知先ユーザが、添付された電子ファイルを受け取って参照した旨の情報を含む。   For example, FIG. 31A is an example of a response mail notified to the control unit 110 in step S2903. As shown in the figure, the response mail includes information indicating that the notification destination user to whom the control unit 110 has transmitted the first notification mail in step S2902 has received and referred to the attached electronic file.

制御部110は、応答メールを受け取ると、前記通知先ユーザが図27に示すようなアドレスリスト203に登録されているか否かを判別する(ステップS2905)。
アドレスリスト203は、受信した応答メールを転送するユーザの宛先情報を予め格納するリストである。例えば、図27のアドレスリスト203では、ユーザ名「tkana」のユーザから応答メールを受信した場合に、ユーザ名「USER002」及びユーザ名「USER003」の2人のユーザに応答メールを転送することが設定されている。
Upon receiving the response mail, the control unit 110 determines whether or not the notification destination user is registered in the address list 203 as shown in FIG. 27 (step S2905).
The address list 203 is a list that stores in advance destination information of a user who forwards the received response mail. For example, in the address list 203 of FIG. 27, when a response mail is received from a user with the user name “tkana”, the response mail is transferred to two users with the user name “USER002” and the user name “USER003”. Is set.

前記通知先ユーザがアドレスリスト203に登録されている場合(ステップS2905;Yes)、制御部110は、図8(b)に示されるような企業会員リストから、アドレスリスト203に登録されている通知先ユーザのメールアドレスを取得する(ステップS2906)。そして、制御部110は、取得したメールアドレスを宛先として、第2の通知メールを送信する(ステップS2907)。この第2の通知メールには、制御部110がステップS2802で登録した電子ファイルの格納場所を示す情報が添付される。そして、制御部110は、拡張受領確認処理を終了する。   When the notification destination user is registered in the address list 203 (step S2905; Yes), the control unit 110 notifies the notification registered in the address list 203 from the corporate member list as shown in FIG. The mail address of the previous user is acquired (step S2906). Then, the control unit 110 transmits a second notification mail with the acquired mail address as a destination (step S2907). Information indicating the storage location of the electronic file registered by the control unit 110 in step S2802 is attached to the second notification mail. Then, the control unit 110 ends the extended receipt confirmation process.

例えば、図31(b)は、ステップS2907で図27に示されるアドレスリスト203に登録された通知先ユーザに通知される第2の通知メールの例である。本図のように、第2の通知メールは、ステップS2902で制御部110が第1の通知メールを送信した相手のユーザ(ユーザ名「tkana」)が、添付された電子ファイルを受け取って参照した旨の情報を含む。そして、第2の通知メールの宛先は、アドレスリスト203に登録されたユーザ(ユーザ名「USER002」及び「USER003」)である。   For example, FIG. 31B is an example of the second notification mail notified to the notification destination user registered in the address list 203 shown in FIG. 27 in step S2907. As shown in the figure, the second notification mail is referred to by the partner user (user name “tkana”) to whom the control unit 110 transmitted the first notification mail in step S2902 received the attached electronic file. Includes information to that effect. The destination of the second notification mail is a user (user names “USER002” and “USER003”) registered in the address list 203.

一方、ステップS2905で前記通知先ユーザがアドレスリスト203に登録されていない場合(ステップS2905;No)、制御部110は第2の通知メールを送信しない。   On the other hand, when the notification destination user is not registered in the address list 203 in step S2905 (step S2905; No), the control unit 110 does not transmit the second notification mail.

尚、アドレスリスト203は、ACL201に含まれていてもよい。すなわち、ACL201は、電子ファイル名又は電子フォルダ名、ユーザ名及び権限のほかに、第2の通知メールの送信先を示す第2の宛先情報を格納する部分を含み、制御部110は、ACL201に設定された第2の宛先情報を取得して、第2の通知メールを送信してもよい。   Note that the address list 203 may be included in the ACL 201. That is, the ACL 201 includes a part for storing second destination information indicating the transmission destination of the second notification mail in addition to the electronic file name or the electronic folder name, the user name, and the authority. The set second destination information may be acquired and the second notification mail may be transmitted.

このように、制御部110は、拡張受領確認処理を行う。そして、拡張受領確認処理では、ACL201に登録されていないユーザにも受領確認の通知を行うことができる。   In this way, the control unit 110 performs an extended receipt confirmation process. In the extended receipt confirmation process, a receipt confirmation can be sent to a user who is not registered in the ACL 201.

尚、本実施形態では、複合機1のユーザからドキュメント管理サーバ5に電子ファイルを登録する場合を例に説明したが、登録以外の操作(例えば、参照、修正、削除、印刷など)が行われた場合にも適用できることは言うまでもない。   In this embodiment, the case where an electronic file is registered in the document management server 5 from the user of the multifunction device 1 has been described as an example. However, operations other than registration (for example, reference, correction, deletion, printing, etc.) are performed. Needless to say, this is also applicable.

また、本実施形態では、各ユーザへの通知は一般的な電子メールを用いた場合を例に説明したが、コンピュータを用いた他のメッセージングサービスを用いてもよい。   Further, in this embodiment, the case where notification to each user is performed using a general electronic mail has been described as an example, but other messaging services using a computer may be used.

以上説明したように、この発明によれば、アクセス権限に関わらず電子ファイルを登録したことを通知するために好適なドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理方法及びプログラムを提供することができる。   As described above, according to the present invention, it is possible to provide a document management server, a document management method, and a program suitable for notifying that an electronic file has been registered regardless of access authority.

ドキュメント管理システムの概要を説明する図である。It is a figure explaining the outline | summary of a document management system. 複合機の構成を説明する図である。FIG. 2 is a diagram illustrating a configuration of a multifunction machine. 複合機の外見を示す図である。FIG. 3 is a diagram illustrating an appearance of a multifunction peripheral. ドキュメント管理サーバの構成を説明する図である。It is a figure explaining the structure of a document management server. ドキュメント管理サーバが持つ機能を説明する図である。It is a figure explaining the function which a document management server has. (a)コンテンツマネージャの機能を説明する図である。(b)アクセスコントロールリストが格納する情報の例を示す図である。(A) It is a figure explaining the function of a content manager. (B) It is a figure which shows the example of the information which an access control list stores. 会員リストマネージャの機能を説明する図である。It is a figure explaining the function of a member list manager. (a)と(b)は、会員リストマネージャが格納する情報の例を示す図であり、(c)は、履歴管理マネージャが格納する情報の例を示す図であり、(d)は、課金マネージャが記憶する情報の例を示す図である。(A) And (b) is a figure which shows the example of the information which a member list manager stores, (c) is a figure which shows the example of the information which a log | history management manager stores, (d) is a charge It is a figure which shows the example of the information which a manager memorize | stores. (a)は、「メール配信」設定処理を説明するフローチャートであり、(b)はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。(A) is a flowchart explaining the “mail delivery” setting process, and (b) is a diagram showing an example of mail transmitted by this process. (a)は、「受領確認」設定処理を説明するフローチャートであり、(b)はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。(A) is a flowchart explaining the “acknowledgment confirmation” setting process, and (b) is a diagram showing an example of mail transmitted in this process. (a)は、「受領確認」実行処理を説明するフローチャートであり、(b)はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。(A) is a flowchart for explaining the “acknowledgment confirmation” execution process, and (b) is a diagram showing an example of mail transmitted in this process. (a)は、「登録状況お知らせメール」設定処理を説明するフローチャートであり、(b)はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。(A) is a flowchart explaining the “registration status notification mail” setting process, and (b) is a diagram showing an example of mail transmitted in this process. (a)は、「自分お知らせメール」設定処理を説明するフローチャートであり、(b)はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。(A) is a flowchart explaining the “self-notification mail” setting process, and (b) is a diagram showing an example of mail transmitted in this process. ファイル履歴管理の機能を説明する図である。It is a figure explaining the function of file history management. 複合機又はコンピュータに接続された表示装置に出力される画面の例を示す図である。FIG. 6 is a diagram illustrating an example of a screen output to a display device connected to a multifunction peripheral or a computer. 「複合機からの登録」処理を説明するフローチャートである。10 is a flowchart for explaining a “registration from multifunction device” process. 「複合機からの印刷」処理を説明するフローチャートである。10 is a flowchart for explaining a “print from multifunction apparatus” process. 「複合機からの削除」処理を説明するフローチャートである。10 is a flowchart for explaining a “deletion from multifunction device” process. 「複合機からの参照」処理を説明するフローチャートである。10 is a flowchart for explaining a “reference from a multifunction device” process. 「複合機からの取り出し」処理を説明するフローチャートである。10 is a flowchart for explaining a “retrieval from multifunction device” process. 「PCからの登録」処理を説明するフローチャートである。It is a flowchart explaining a "registration from PC" process. 「PCからの参照」処理を説明するフローチャートである。It is a flowchart explaining the “reference from PC” processing. 「PCからの取り出し」処理を説明するフローチャートである。It is a flowchart explaining the "take out from PC" process. 「PCからの削除」処理を説明するフローチャートである。It is a flowchart explaining a "deletion from PC" process. アクセスコントロールリストに格納される情報の例を示す図である。It is a figure which shows the example of the information stored in an access control list. 送信先リストに格納される情報の例を示す図である。It is a figure which shows the example of the information stored in a transmission destination list. アドレスリストに格納される情報の例を示す図である。It is a figure which shows the example of the information stored in an address list. 拡張受領確認処理を説明するフローチャートである。It is a flowchart explaining an extended receipt confirmation process. 送信先リストの非登録者の受領確認処理を説明するフローチャートである。It is a flowchart explaining the reception confirmation process of the non-registrant of a transmission destination list. ドキュメント管理サーバからアクセスコントロールリストの登録者に送信される通知メールの例を示す図である。It is a figure which shows the example of the notification mail transmitted to the registrant of an access control list from a document management server. (a)送信先リストの登録者からドキュメント管理サーバに送信される応答メールの例を示す図である。(b)ドキュメント管理サーバからアドレスリストの登録者に送信される通知メールの例を示す図である。(A) It is a figure which shows the example of the response mail transmitted to the document management server from the registrant of a transmission destination list. (B) It is a figure which shows the example of the notification mail transmitted to the registrant of an address list from a document management server.

符号の説明Explanation of symbols

1 複合機(MFP)
3 コンピュータ
4 ネットワーク
5 ドキュメント管理サーバ
6 電話回線網
10 制御部
11 RAM
12 ROM
13 HDD
14 外部メディアI/F
15 I/F
16 通信部
17 システムバス
18 印刷部
19 スキャナ部
20 記録メディア(CD/DVD)
21 記録メディア(メモリカード)
22 LCD
23 タッチパネル
110 制御部
111 RAM
112 ROM
113 ファイル格納部
114 管理情報格納部
115 表示部
116 入力部
117 通信部
201 アクセスコントロールリスト(ACL)
202 送信先リスト
203 アドレスリスト
1 MFP (MFP)
3 Computer 4 Network 5 Document Management Server 6 Telephone Network 10 Control Unit 11 RAM
12 ROM
13 HDD
14 External media I / F
15 I / F
16 Communication unit 17 System bus 18 Printing unit 19 Scanner unit 20 Recording medium (CD / DVD)
21 Recording media (memory card)
22 LCD
23 Touch Panel 110 Control Unit 111 RAM
112 ROM
113 File storage unit 114 Management information storage unit 115 Display unit 116 Input unit 117 Communication unit 201 Access control list (ACL)
202 Destination list 203 Address list

Claims (6)

電子ファイル及び電子フォルダを格納する電子ファイル格納部と、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する第1の相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信部と、
前記受信部が受信した電子ファイルを、前記受信部が受信した場所情報が示す電子フォルダに登録する登録部と、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づける第1のユーザリストを格納する第1のユーザリスト格納部と、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、前記アクセス可能なユーザによる操作が行われた場合に当該操作が行われた旨を通知する第2の相手ユーザを指定する第2のユーザリストを格納する第2のユーザリスト格納部と、
前記登録部により登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記第1のユーザリストが示すユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知を送信する第1の送信部と、
前記受信部が受信した前記宛先情報が示す第1の相手ユーザのうち、前記登録部により登録された電子ファイルを格納する電子フォルダに設定された前記第1のユーザリストに含まれないユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知と、前記登録部により登録された電子ファイルとを送信する第2の送信部と、
を備え
前記受信部は、前記第2の送信部による送信に対する前記ユーザからの応答を受信し、
前記第2の送信部は、前記受信部が前記ユーザからの応答を受信した後、予め登録されている転送先ユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知を送信する、
ことを特徴とするドキュメント管理サーバ。
An electronic file storage unit for storing electronic files and electronic folders;
A receiving unit for receiving the electronic file, location information for designating the electronic folder storing the electronic file, and destination information for designating a first partner user for notifying that the electronic file has been registered;
A registration unit that registers the electronic file received by the reception unit in an electronic folder indicated by the location information received by the reception unit;
For each electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit, a first user list that stores a user who can access an electronic file in the electronic folder and an access authority that the user has is stored . A user list storage unit of
For each electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit, when an operation by the accessible user is performed, a second partner user for notifying that the operation has been performed is designated. A second user list storage unit for storing the user list of
Notification to the user indicated by the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered by the registration unit that the electronic file received by the receiving unit has been registered by the registration unit A first transmission unit for transmitting
Among the first counterpart users indicated by the destination information received by the reception unit , users who are not included in the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered by the registration unit, A second transmission unit that transmits a notification that the electronic file received by the reception unit has been registered by the registration unit, and the electronic file registered by the registration unit;
Equipped with a,
The receiving unit receives a response from the user to transmission by the second transmitting unit;
The second transmitting unit has registered that the electronic file received by the receiving unit has been registered in the electronic file storage unit for a transfer destination user registered in advance after the receiving unit has received a response from the user. Send notifications,
A document management server characterized by that.
前記第2のユーザリスト格納部は、前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイルに対する操作の種類毎に、前記アクセス可能なユーザによる操作が行われた場合に当該操作が行われた旨を通知する前記第2の相手ユーザを指定する前記第2のユーザリストを格納し、  The second user list storage unit performs the operation when the accessible user performs an operation for each type of operation on the electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit. Storing the second user list designating the second partner user to be notified of,
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイルに対する操作が行われた場合に、当該操作が行われた旨を前記第2の相手ユーザに通知する通知部を更に備える、  When an operation is performed on the electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit, the electronic file storage unit further includes a notification unit that notifies the second partner user that the operation has been performed.
ことを特徴とする、請求項1に記載のドキュメント管理サーバ。  The document management server according to claim 1, wherein:
前記第1の送信部は、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知とともに、前記受信部が受信した電子ファイル、又は、当該電子ファイルを所定の形式に変換した電子ファイルを、前記宛先情報が示す第1の相手ユーザに送信する
ことを特徴とする、請求項1に記載のドキュメント管理サーバ。
The first transmitting unit converts the electronic file received by the receiving unit or the electronic file into a predetermined format together with a notification that the electronic file received by the receiving unit is registered in the electronic file storage unit. Transmitting the electronic file to the first partner user indicated by the destination information ,
The document management server according to claim 1, wherein:
前記第2の送信部は、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知とともに、前記受信部が受信した電子ファイルを登録した場所を示す情報を前記第2の相手ユーザに送信する
ことを特徴とする、請求項に記載のドキュメント管理サーバ。
The second transmission unit, an electronic file received by the receiver with notification of registration in the electronic file storage unit, the information indicating where the registered electronic file received by the receiving unit and the second Send to other users ,
Characterized in that, the document management server according to claim 1.
メモリを有するドキュメント管理サーバにおいて実行されるドキュメント管理方法であって、
電子ファイル及び電子フォルダを前記メモリに格納する電子ファイル格納ステップと、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する第1の相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信ステップと、
前記受信ステップにおいて受信した電子ファイルを、前記受信ステップにおいて受信した場所情報が示す前記メモリ内の電子フォルダに登録する登録ステップと、
前記メモリに格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づける第1のユーザリストを前記メモリに格納する第1のユーザリスト格納ステップと、
前記メモリに格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、前記アクセス可能なユーザによる操作が行われた場合に当該操作が行われた旨を通知する第2の相手ユーザを指定する第2のユーザリストを前記メモリに格納する第2のユーザリスト格納ステップと、
前記登録ステップにより登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記第1のユーザリストが示すユーザに、前記受信ステップにおいて受信した電子ファイルが前記登録ステップにより登録された旨の通知を送信する第1の送信ステップと、
前記受信ステップにおいて受信した前記宛先情報が示す第1の相手ユーザのうち、前記登録ステップにより登録された電子ファイルを格納する電子フォルダに設定された前記第1のユーザリストに含まれないユーザに、前記受信ステップにおいて受信した電子ファイルが前記登録ステップにより登録された旨の通知と、前記登録ステップにより登録された電子ファイルとを送信する第2の送信ステップと、
を備え
前記受信ステップでは、前記第2の送信ステップによる送信に対する前記ユーザからの応答を受信し、
前記第2の送信ステップでは、前記受信ステップにおいて前記ユーザからの応答を受信した後、予め登録されている転送先ユーザに、前記受信ステップにおいて受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知を送信する、
ことを特徴とするドキュメント管理方法。
A document management method executed in a document management server having a memory,
An electronic file storing step of storing an electronic file and an electronic folder in the memory ;
A receiving step for receiving the electronic file, location information for designating the electronic folder for storing the electronic file, and destination information for designating a first partner user for notifying that the electronic file has been registered;
A registration step of the electronic file received at said receiving step, registering the electronic folder of the memory indicated by the location information received in said receiving step,
For each electronic folder or electronic file stored in the memory, a first user list that associates a user who can access an electronic file in the electronic folder with an access authority that the user has is stored in the memory . The user list storage step of
For each electronic folder or electronic file stored in the memory, when an operation by the accessible user is performed, a second user list that designates a second partner user who notifies that the operation has been performed Storing a second user list in the memory;
Notification to the user indicated by the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered in the registration step that the electronic file received in the receiving step has been registered in the registration step A first transmission step of transmitting
Of the first counterpart users indicated by the destination information received in the receiving step , users who are not included in the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered in the registration step, A second transmission step of transmitting a notification that the electronic file received in the reception step has been registered in the registration step, and the electronic file registered in the registration step;
Equipped with a,
In the receiving step, a response from the user to the transmission by the second transmitting step is received;
In the second transmitting step, after receiving the response from the user in the receiving step, the electronic file received in the receiving step is registered in the electronic file storage unit to the transfer destination user registered in advance. Send notifications,
A document management method characterized by the above.
コンピュータを、
電子ファイル及び電子フォルダを格納する電子ファイル格納部、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する第1の相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信部、
前記受信部が受信した電子ファイルを、前記受信部が受信した場所情報が示す電子フォルダに登録する登録部、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づける第1のユーザリストを格納する第1のユーザリスト格納部、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、前記アクセス可能なユーザによる操作が行われた場合に当該操作が行われた旨を通知する第2の相手ユーザを指定する第2のユーザリストを格納する第2のユーザリスト格納部、
前記登録部により登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記第1のユーザリストが示すユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知を送信する第1の送信部、
前記受信部が受信した前記宛先情報が示す第1の相手ユーザのうち、前記登録部により登録された電子ファイルを格納する電子フォルダに設定された前記第1のユーザリストに含まれないユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知と、前記登録部により登録された電子ファイルとを送信する第2の送信部、
として機能させ
前記受信部は、前記第2の送信部による送信に対する前記ユーザからの応答を受信し、
前記第2の送信部は、前記受信部が前記ユーザからの応答を受信した後、予め登録されている転送先ユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知を送信する、
ことを特徴とするプログラム。
Computer
An electronic file storage unit for storing electronic files and electronic folders;
A receiving unit for receiving the electronic file, location information for designating the electronic folder in which the electronic file is stored, and destination information for designating a first partner user for notifying that the electronic file has been registered;
A registration unit that registers the electronic file received by the receiving unit in an electronic folder indicated by the location information received by the receiving unit;
For each electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit, a first user list that stores a user who can access an electronic file in the electronic folder and an access authority that the user has is stored . user list storage unit,
For each electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit, when an operation by the accessible user is performed, a second partner user for notifying that the operation has been performed is designated. A second user list storage unit for storing a user list of
Notification to the user indicated by the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered by the registration unit that the electronic file received by the receiving unit has been registered by the registration unit A first transmitter for transmitting
Among the first counterpart users indicated by the destination information received by the reception unit , users who are not included in the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered by the registration unit, A second transmission unit for transmitting a notification that the electronic file received by the reception unit is registered by the registration unit, and the electronic file registered by the registration unit;
To function as,
The receiving unit receives a response from the user to transmission by the second transmitting unit;
The second transmitting unit has registered that the electronic file received by the receiving unit has been registered in the electronic file storage unit for a transfer destination user registered in advance after the receiving unit has received a response from the user. Send notifications,
A program characterized by that.
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