JP4744985B2 - Document management server, document management method and program - Google Patents
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Description
この発明は、ドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理方法及びプログラムに関する。 The present invention relates to a document management server, a document management method, and a program.
近年、様々な装置に格納されている文書を一括管理するためのドキュメント管理サーバが提案され、実用化されている。
例えば、特許文献１には、画像処理装置（ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）等）のアプリケーション装置とドキュメント管理サーバとがネットワークを介して接続された構成の文書管理システムが開示されている。このドキュメント管理システムによれば、ユーザは、ＭＦＰを操作して、そのＭＦＰに与えられた権限の範囲内で、ドキュメントを管理（参照、表示、印刷、登録、削除）することができる。
In recent years, document management servers for collectively managing documents stored in various apparatuses have been proposed and put into practical use.
For example,
また、特許文献２には、ドキュメント管理サーバに格納されている電子ファイル等がネットワーク（例えば、インターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）等）上で接続されている情報端末装置によってデータが更新された場合に、予め設定された登録者に対して更新があった旨を知らせる通知メールを送信する機能を有するドキュメント管理サーバが開示されている。
しかし、従来技術では、更新された電子ファイルに予め設定された登録者に対して通知を行うことができるが、登録していないユーザに対して通知を行うことはできない。例えば、会社内に設置された情報端末装置を用いて正規のユーザのみがドキュメント管理サーバに電子ファイルを登録できるようなアクセス権限が設定されている場合に、当該正規のユーザが会社外（例えば、出張先など）から電子ファイルの登録を依頼すると、当該ユーザは、登録を依頼した電子ファイルが本当にドキュメント管理サーバに登録されたか否かを会社外から確認することは難しい。 However, in the prior art, notification can be made to a registrant preset in an updated electronic file, but notification cannot be made to an unregistered user. For example, when the access authority is set so that only a legitimate user can register an electronic file in the document management server using an information terminal device installed in the company, the legitimate user is outside the company (for example, When requesting registration of an electronic file from a business trip destination or the like, it is difficult for the user to confirm from outside the company whether or not the electronic file requested to be registered is actually registered in the document management server.
この発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、アクセス権限に関わらず電子ファイルを登録したことを通知するために好適なドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理方法及びプログラムを提供することを目的とする。 The present invention has been made in view of the above circumstances, and an object thereof is to provide a document management server, a document management method, and a program suitable for notifying that an electronic file has been registered regardless of access authority. .
上記目的を達成するため、本発明の第１の観点に係るドキュメント管理サーバは、
電子ファイル及び電子フォルダを格納する電子ファイル格納部と、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する第１の相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信部と、
前記受信部が受信した電子ファイルを、前記受信部が受信した場所情報が示す電子フォルダに登録する登録部と、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づける第１のユーザリストを格納する第１のユーザリスト格納部と、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、前記アクセス可能なユーザによる操作が行われた場合に当該操作が行われた旨を通知する第２の相手ユーザを指定する第２のユーザリストを格納する第２のユーザリスト格納部と、
前記登録部により登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記第１のユーザリストが示すユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知を送信する第１の送信部と、
前記受信部が受信した前記宛先情報が示す第１の相手ユーザのうち、前記登録部により登録された電子ファイルを格納する電子フォルダに設定された前記第１のユーザリストに含まれないユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知と、前記登録部により登録された電子ファイルとを送信する第２の送信部と、
を備え、
前記受信部は、前記第２の送信部による送信に対する前記ユーザからの応答を受信し、
前記第２の送信部は、前記受信部が前記ユーザからの応答を受信した後、予め登録されている転送先ユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知を送信する、
ことを特徴とする。
In order to achieve the above object, a document management server according to the first aspect of the present invention provides:
An electronic file storage unit for storing electronic files and electronic folders;
A receiving unit for receiving the electronic file, location information for designating the electronic folder storing the electronic file, and destination information for designating a first partner user for notifying that the electronic file has been registered;
A registration unit that registers the electronic file received by the reception unit in an electronic folder indicated by the location information received by the reception unit;
For each electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit, a first user list that stores a user who can access an electronic file in the electronic folder and an access authority that the user has is stored . A user list storage unit of
For each electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit, when an operation by the accessible user is performed, a second partner user for notifying that the operation has been performed is designated. A second user list storage unit for storing the user list of
Notification to the user indicated by the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered by the registration unit that the electronic file received by the receiving unit has been registered by the registration unit A first transmission unit for transmitting
Among the first counterpart users indicated by the destination information received by the reception unit , users who are not included in the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered by the registration unit, A second transmission unit that transmits a notification that the electronic file received by the reception unit has been registered by the registration unit, and the electronic file registered by the registration unit;
Equipped with a,
The receiving unit receives a response from the user to transmission by the second transmitting unit;
The second transmitting unit has registered that the electronic file received by the receiving unit has been registered in the electronic file storage unit for a transfer destination user registered in advance after the receiving unit has received a response from the user. Send notifications,
It is characterized by that .
前記第２のユーザリスト格納部は、前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイルに対する操作の種類毎に、前記アクセス可能なユーザによる操作が行われた場合に当該操作が行われた旨を通知する前記第２の相手ユーザを指定する前記第２のユーザリストを格納し、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイルに対する操作が行われた場合に、当該操作が行われた旨を前記第２の相手ユーザに通知する通知部を更に備えてもよい。
また、前記第１の送信部は、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知とともに、前記受信部が受信した電子ファイル、又は、当該電子ファイルを所定の形式に変換した電子ファイルを、前記宛先情報が示す第１の相手ユーザに送信してもよい。
The second user list storage unit performs the operation when the accessible user performs an operation for each type of operation on the electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit. Storing the second user list designating the second partner user to be notified of,
When an operation is performed on the electronic folder or the electronic file stored in the electronic file storage unit, a notification unit may be further provided that notifies the second partner user that the operation has been performed.
In addition, the first transmission unit, together with a notification that the electronic file received by the reception unit is registered in the electronic file storage unit, the electronic file received by the reception unit or the electronic file in a predetermined format The electronic file converted into may be transmitted to the first partner user indicated by the destination information.
前記第２の送信部は、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知とともに、前記受信部が受信した電子ファイルを登録した場所を示す情報を前記第２の相手ユーザに送信してもよい。 The second transmission unit, together with a notification that the electronic file received by the reception unit is registered in the electronic file storage unit, includes information indicating a location where the electronic file received by the reception unit is registered . You may transmit to the other party user .
上記目的を達成するため、本発明の第２の観点に係るドキュメント管理方法は、
メモリを有するドキュメント管理サーバにおいて実行されるドキュメント管理方法であって、
電子ファイル及び電子フォルダを前記メモリに格納する電子ファイル格納ステップと、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する第１の相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信ステップと、
前記受信ステップにおいて受信した電子ファイルを、前記受信ステップにおいて受信した場所情報が示す前記メモリ内の電子フォルダに登録する登録ステップと、
前記メモリに格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づける第１のユーザリストを前記メモリに格納する第１のユーザリスト格納ステップと、
前記メモリに格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、前記アクセス可能なユーザによる操作が行われた場合に当該操作が行われた旨を通知する第２の相手ユーザを指定する第２のユーザリストを前記メモリに格納する第２のユーザリスト格納ステップと、
前記登録ステップにより登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記第１のユーザリストが示すユーザに、前記受信ステップにおいて受信した電子ファイルが前記登録ステップにより登録された旨の通知を送信する第１の送信ステップと、
前記受信ステップにおいて受信した前記宛先情報が示す第１の相手ユーザのうち、前記登録ステップにより登録された電子ファイルを格納する電子フォルダに設定された前記第１のユーザリストに含まれないユーザに、前記受信ステップにおいて受信した電子ファイルが前記登録ステップにより登録された旨の通知と、前記登録ステップにより登録された電子ファイルとを送信する第２の送信ステップと、
を備え、
前記受信ステップでは、前記第２の送信ステップによる送信に対する前記ユーザからの応答を受信し、
前記第２の送信ステップでは、前記受信ステップにおいて前記ユーザからの応答を受信した後、予め登録されている転送先ユーザに、前記受信ステップにおいて受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知を送信する、
ことを特徴とする。
In order to achieve the above object, a document management method according to a second aspect of the present invention includes:
A document management method executed in a document management server having a memory,
An electronic file storing step of storing an electronic file and an electronic folder in the memory ;
A receiving step for receiving the electronic file, location information for designating the electronic folder for storing the electronic file, and destination information for designating a first partner user for notifying that the electronic file has been registered;
A registration step of the electronic file received at said receiving step, registering the electronic folder of the memory indicated by the location information received in said receiving step,
For each electronic folder or electronic file stored in the memory, a first user list that associates a user who can access an electronic file in the electronic folder with an access authority that the user has is stored in the memory . The user list storage step of
For each electronic folder or electronic file stored in the memory, when an operation by the accessible user is performed, a second user list that designates a second partner user who notifies that the operation has been performed Storing a second user list in the memory;
Notification to the user indicated by the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered in the registration step that the electronic file received in the receiving step has been registered in the registration step A first transmission step of transmitting
Of the first counterpart users indicated by the destination information received in the receiving step , users who are not included in the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered in the registration step, A second transmission step of transmitting a notification that the electronic file received in the reception step has been registered in the registration step, and the electronic file registered in the registration step;
Equipped with a,
In the receiving step, a response from the user to the transmission by the second transmitting step is received;
In the second transmitting step, after receiving the response from the user in the receiving step, the electronic file received in the receiving step is registered in the electronic file storage unit to the transfer destination user registered in advance. Send notifications,
It is characterized by that .
上記目的を達成するため、本発明の第３の観点に係るプログラムは、
コンピュータを、
電子ファイル及び電子フォルダを格納する電子ファイル格納部、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する第１の相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信部、
前記受信部が受信した電子ファイルを、前記受信部が受信した場所情報が示す電子フォルダに登録する登録部、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づける第１のユーザリストを格納する第１のユーザリスト格納部、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、前記アクセス可能なユーザによる操作が行われた場合に当該操作が行われた旨を通知する第２の相手ユーザを指定する第２のユーザリストを格納する第２のユーザリスト格納部、
前記登録部により登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記第１のユーザリストが示すユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知を送信する第１の送信部、
前記受信部が受信した前記宛先情報が示す第１の相手ユーザのうち、前記登録部により登録された電子ファイルを格納する電子フォルダに設定された前記第１のユーザリストに含まれないユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知と、前記登録部により登録された電子ファイルとを送信する第２の送信部、
として機能させ、
前記受信部は、前記第２の送信部による送信に対する前記ユーザからの応答を受信し、
前記第２の送信部は、前記受信部が前記ユーザからの応答を受信した後、予め登録されている転送先ユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知を送信する、
ことを特徴とする。
In order to achieve the above object, a program according to the third aspect of the present invention provides:
Computer
An electronic file storage unit for storing electronic files and electronic folders;
A receiving unit for receiving the electronic file, location information for designating the electronic folder in which the electronic file is stored, and destination information for designating a first partner user for notifying that the electronic file has been registered;
A registration unit that registers the electronic file received by the receiving unit in an electronic folder indicated by the location information received by the receiving unit;
For each electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit, a first user list that stores a user who can access an electronic file in the electronic folder and an access authority that the user has is stored . user list storage unit,
For each electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit, when an operation by the accessible user is performed, a second partner user for notifying that the operation has been performed is designated. A second user list storage unit for storing a user list of
Notification to the user indicated by the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered by the registration unit that the electronic file received by the receiving unit has been registered by the registration unit A first transmitter for transmitting
Among the first counterpart users indicated by the destination information received by the reception unit , users who are not included in the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered by the registration unit, A second transmission unit for transmitting a notification that the electronic file received by the reception unit is registered by the registration unit, and the electronic file registered by the registration unit;
To function as,
The receiving unit receives a response from the user to transmission by the second transmitting unit;
The second transmitting unit has registered that the electronic file received by the receiving unit has been registered in the electronic file storage unit for a transfer destination user registered in advance after the receiving unit has received a response from the user. Send notifications,
It is characterized by that .
この発明によれば、アクセス権限に関わらず電子ファイルを登録したことを通知するために好適なドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理方法及びプログラムを提供することができる。 According to the present invention, it is possible to provide a document management server, a document management method, and a program suitable for notifying that an electronic file has been registered regardless of access authority.
図１は、本発明の実施の形態に係るドキュメント管理サーバ５を用いたドキュメント管理システムの概略図である。
FIG. 1 is a schematic diagram of a document management system using a
このドキュメント管理システムは、ドキュメント管理サーバ５が、複合機１とネットワーク４を介して接続されたコンピュータ３（図面上ではＰＣと表記）とに接続されて、情報のやり取りを行うことにより、電子化されたドキュメントや電子ファイルを管理するシステムである。本システムにより、例えば企業、官公庁などの多数の従業員を有する団体に対して、ドキュメント管理システムを提供できる。そして、本システムを利用する会員となった団体（会員団体）は、その従業員（ユーザ）に対してネットワークを介したドキュメント操作の利用機会（例えば、参照、登録、取り出し、印刷など）を提供でき、また、その会員団体の管理者は各ユーザの利用状況を把握することができる。さらに、ドキュメント管理システムのサービス提供者は、ユーザの利用状況をまとめ、会員団体に対してサービスの利用料を請求することができる。
ここで、ネットワーク４は、一般的な通信手段を用いることが可能である。本実施形態において、一般的に使用されているＴＣＰ／ＩＰ（トランスミッション・コントロール・プロトコル／インターネット・プロトコル）が使用される。なお、他のプロトコルが使用されてもよい。また、ネットワークは、ローカル・エリア・ネットワークでも、ワイド・エリア・ネットワークでもよい。バーチャル・プライベート・ネットワーク（ＶＰＮ）やワイヤレス接続のような通信手段も同じように使用可能である。
In this document management system, a
Here, the
複合機１は、プリンタユニット、スキャナユニットなどの複数の機能を備えた複合機である。しかしながら、スキャナ、コピー機、プリンタ、ファクシミリ等の単体でもよく、それらが組み合わさったものでもよい。また、複合機１は、後述する各機能（例えば、参照、印刷、登録、削除など）を操作するための各種情報を表示できる表示手段を備える。本実施形態においては、ユーザの手操作を認識するタッチパネルディスプレイが採用される。さらに、複合機１は、外部記録メディアが装着され、複合機１との情報をやり取り可能とするメディアスロットを備える。本メディアスロットは、例えば、ＵＳＢメモリ、メモリカード、ＣＤ‐ＲＯＭなどのＣＤ（Compact Disc）メディア、ＤＶＤ−ＲＯＭなどのＤＶＤ（Digital Versatile Disk）メディア等の記録媒体を読み込み可能とする。
また、複合機１には、ダウンロードしたファイルを「参照」したり「印刷」したりするために、それに対応するアプリケーションがインストールされている。ダウンロード後、対応するアプリケーションは、ファイルを読み込み、１次表示データを生成する。さらに、複合機１には画像プロセッサが搭載され、入手した１次表示データを複合機１の表示手段に適当する２次表示データに変換し、表示手段上に表示する。
なお、複合機１は、オフィス内に配置されることはもちろん、例えば、サテライトオフィス、コンビニエンスストア、郵便局などの、外出先に置かれていてもよい。要は、ネットワークを介して、ドキュメント管理サーバ５に接続できるようであればよい。また、複合機１がファクシミリ機能を備える場合、複合機１は電話回線網（ファクシミリ回線網）６に接続され、電話回線網６を介して所望の送信先にファクシミリを送信できるように構成されればよい。
The
Further, in order to “reference” or “print” the downloaded file, an application corresponding to the downloaded file is installed in the
The
次に、複合機１の構成について、図２を用いて説明する。
Next, the configuration of the
制御部１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等から構成されており、複合機１の全体の制御を行う。また、制御部１０は、ＨＤＤ１３等にあらかじめインストールされた所定のアプリケーション（例えば、スプレッドシート表示アプリケーション、文書表示アプリケーション等）を起動して、前記電子ファイルに対する動作（例えば、参照、印刷等）を実行することができる。尚、制御部１０が実行する動作の詳細については、後述する。
The
ＲＡＭ（Random Access Memory）１１は、制御部１０が行う処理に必要なデータ（例えば、電子ファイルのデータ等）を一時的に格納する揮発性メモリである。
A RAM (Random Access Memory) 11 is a volatile memory that temporarily stores data (for example, electronic file data) necessary for processing performed by the
ＲＯＭ（Read Only Memory）１２は、制御部１０が複合機１の全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。例えば、ＲＯＭ１２は、制御部１０がネットワーク４に接続されたドキュメント管理サーバ５に対して所定の電子ファイルを送信することを要求し、当該電子ファイルを受け取るための制御を行うプログラム等が格納されている。
A ROM (Read Only Memory) 12 is a non-volatile memory that stores a program and the like for the
Ｉ／Ｆ（InterFace）１５は、タッチパネル２３等の入力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、タッチパネル２３の所定の場所に手で触れる等によって、複合機１に対して必要な情報を入力することができる。
また、Ｉ／Ｆ１５は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）２２等の出力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、ＬＣＤ２２に表示される画像やメッセージ等を見ることによって、複合機１の動作状態（具体的には、例えば、印刷設定の詳細、表示設定の詳細、エラーメッセージ等）を知ることができる。ここで、ＬＣＤ２２は、ドットマトリクスタイプの表示素子であり、任意の文字、記号、数字、図形を表示することが可能である。ただし、一般的に、中サイズの画面サイズを有する。
尚、Ｉ／Ｆ１５は、キーボード、マウス等の入力装置を含んでいてもよい。
The I / F (InterFace) 15 has an interface function with an input device such as a
The I /
The I /
外部メディアＩ／Ｆ１４は、ＣＤメディア、ＤＶＤメディア、ＵＳＢメモリ、メモリカード等の各種保存媒体を用いてデータの読み書きを行うための各種装置とのインタフェースである。
The external media I /
ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１３は、制御部１０が所定の動作するために必要なデータ等を格納する。例えば、ＨＤＤ１３は、電子ファイルのファイル形式に対応して、所定の処理を行うことを示す情報を格納する。また、ＨＤＤ１３は、複合機１が電子ファイルに対する各種の動作（例えば、参照、印刷など）を実行するための所定のソフトウェアアプリケーションが格納されている。そして、制御部１０は、ＨＤＤ１３に格納された当該所定のソフトウェアアプリケーションを読み出してＲＡＭ１１に展開し、当該所定のソフトウェアアプリケーションを用いて電子ファイルに対する各種の動作を実行することができる。尚、本実施の形態では、前記所定のソフトウェアアプリケーションはＨＤＤ１３に格納されるが、ＲＯＭ１２に格納されていてもよい。
A HDD (Hard Disk Drive) 13 stores data necessary for the
通信部１６は、ＮＩＣ（Network Interface Card）やモデムから構成され、ネットワーク４と電話回線網（ファクシミリ回線網）６とに接続するためのインタフェースと、を備え、ネットワーク４との間で、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルに基づく通信を行い、また、電話回線網６との間でファクシミリ通信を行う。通信部１６は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。なお、ファクシミリ機能を備えない複合機１については、電話回線網６に接続されなくてもよい。
The
システムバス１７は、制御部１０、ＲＡＭ１１、ＲＯＭ１２、ＨＤＤ１３、外部メディアＩ／Ｆ１４、Ｉ／Ｆ１５、通信部１６、印刷部１８、及び、スキャナ部１９との間で命令やデータを転送するための伝送経路である。
The
印刷部１８は、電子ファイルのデータ等を印刷する印刷装置を含む。すなわち、ユーザは、例えばタッチパネル２３等の入力装置を用いて操作することによって、所望の電子ファイルのデータを印刷することができる。また、印刷部１８は、紙の文書・絵・写真などを複写（コピー）する機能を持つ装置を含む。
The
スキャナ部１９は、紙の文書・絵・写真などを読み込み、デジタルデータに変換して保存できるスキャナを含む。
The
尚、本実施の形態に係る複合機１は、具体的には、図３に示すように、給紙部、プリントエンジン等を備え印刷・複写ができる印刷部１８、スキャナの機能を持つスキャナ部１９を備え、本図には示されていないが、ファクシミリ・通信の機能を持つ通信部１６を備えている。
Specifically, as shown in FIG. 3, the
図１に示すドキュメント管理サーバ５は、ネットワーク４を介して複合機１、コンピュータ３に接続され、複合機１、コンピュータ３からのドキュメント操作に関する要求に応じて各種のドキュメント管理を行う。また、ドキュメント管理サーバ５は、図５のように、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、認証マネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャなどに接続され、ドキュメント操作に関する要求に基づき情報のやり取りが行われる。
A
より詳細に説明すると、ドキュメント管理サーバ５は、図４に示すように、制御部１１０、ＲＡＭ１１１、ＲＯＭ１１２、ファイル格納部１１３、管理情報格納部１１４、表示部１１５、入力部１１６、通信部１１７、及び、システムバス１１８を備える。
More specifically, as shown in FIG. 4, the
制御部１１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等から構成されており、ドキュメント管理サーバ５の全体の制御を行う。特に、本実施の形態においては、図５に示すように、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、認証マネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャ等として機能する。各マネージャの具体的内容については、後述する。
The
ＲＡＭ（Random Access Memory）１１１は、制御部１１０が行う処理に必要なデータ（例えば、電子ファイルやメールのデータ等）を一時的に格納する揮発性メモリである。 A RAM (Random Access Memory) 111 is a volatile memory that temporarily stores data necessary for processing performed by the control unit 110 (for example, electronic file, mail data, and the like).
ＲＯＭ（Read Only Memory）１１２は、制御部１１０がドキュメント管理サーバ５全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。この実施の形態では、ＲＯＭ１１２は、制御部１１０が、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、認証マネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャ等として機能するための動作プログラム等が格納されている。
A ROM (Read Only Memory) 112 is a non-volatile memory that stores a program and the like for the
ファイル格納部１１３は、ハードディスク装置などから構成され、このドキュメント管理サーバ５が管理するドキュメント（文書、表、図など）を格納する。
The
管理情報格納部１１４は、ハードディスク装置等から構成され、このドキュメント管理サーバ５の管理情報を格納する。たとえば、図８（ｂ）に示すように、あらかじめ利用登録しているユーザのユーザＩＤ（ユーザ識別情報）をキーとして、パスワード、氏名、所属団体、請求先、使用履歴情報などが、１又は複数のレコードに登録されている。
ここで、ユーザＩＤは、利用者を特定する識別情報である。パスワードは、ユーザ（複合機１又はコンピュータ３を正に利用しようとしている者）の認証情報である。氏名は、そのユーザの氏名である。所属団体は、そのユーザの所属団体に関する情報である。請求先は、そのユーザの利用料を請求する相手を特定する情報である。ニックネームは、例えば、電子メールの本文に挿入され、電子メールの送信者を判別可能とするための情報である。即ち、複合機１とコンピュータ３からの依頼に基づいてドキュメント管理サーバ５が電子メールを送信すると、電子メールの送信欄には、ドキュメント管理サーバ５の電子メールアドレスが設定され、受信者は本来の送信者（その電子メールが送られてくる原因を作った人）を特定できない。そこで、本実施の形態では、ドキュメント管理サーバ５がメール本文中に、このニックネームを挿入し、送信者がわかるようにする。なお、ニックネームは、メールアドレスや本名でもよい。ｅ−ｍａｉｌアドレスは、データやファイルの送信した際、その結果（特に、失敗）を通知するアドレスである。連絡先は、電話番号、ファクシミリ番号、個人のｅ−ｍａｉｌアドレスなどである。
また、使用履歴情報は、そのユーザの利用履歴である。課金情報は、そのユーザのシステム使用料に関する情報である。
The management
Here, the user ID is identification information that identifies a user. The password is authentication information of a user (a person who is about to use the
The usage history information is the usage history of the user. The billing information is information related to the user's system usage fee.
表示部１１５は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等の出力装置を含む。
The
入力部１１６は、任意のデータ・情報を入力する。
The
通信部１１７は、ＮＩＣ（Network Interface Card）等から構成されており、ドキュメント管理サーバ５をネットワーク４に接続するためのインタフェースである。通信部１１７は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。
The
システムバス１１８は、制御部１１０、ＲＡＭ１１１、ＲＯＭ１１２、ファイル格納部１１３、管理情報格納部１１４、表示部１１５、入力部１１６、通信部１１７、の間で命令やデータを転送するための伝送経路である。
The
次に、制御部１１０が、ＲＯＭ１１２に格納されているプログラムを実行することにより実現する、図５に示す各マネージャの機能を説明する。
Next, the function of each manager shown in FIG. 5 realized by the
コンテンツマネージャは、図６に示すように、１つあるいは複数のストレージテバイス（ファイル格納部１１３）に接続でき、電子ファイル（ファイル）を保管できる。各ファイルは、ストレージデバイスに作成される電子フォルダ（フォルダ）内に保管される。フォルダは、ファイル操作や閲覧制限に関するアクセス権によりいくつかの種類のフォルダを備えてもよい。また、保管している各電子ファイルに対して、「受信確認」「登録状況お知らせメール」、「自分お知らせメール」などの各種の通知サービスを設定できる。 As shown in FIG. 6, the content manager can be connected to one or a plurality of storage devices (file storage unit 113) and can store electronic files (files). Each file is stored in an electronic folder (folder) created in the storage device. The folder may include several types of folders depending on the access rights relating to file operations and browsing restrictions. Various notification services such as “reception confirmation”, “registration status notification mail”, and “self notification mail” can be set for each stored electronic file.
会員リストマネージャは、図８（ａ）に示すように、管理情報格納部１１４に会員内の全てのユーザ情報を示す企業会員リストと、会員内の各ユーザがそれぞれ設定できる個人グループ帳とを保管する。
企業会員リストには、図８（ｂ）に示すように、全ての会員（ユーザ）についてそれぞれ、ユーザＩＤ、パスワード、氏名、所属団体（企業等）、ニックネーム、請求先、ｅ−ｍａｉｌアドレス、連絡先（住所、電話番号、ファックス番号、ネットワークアドレス（例えば、メールアドレスを指す））などが保管される。また、個人グループ帳には、図７に示すように、複数のグループ化されたリスト（グループリスト）が登録可能である。各グループリストには、図７に示すように、企業会員リストに登録された会員情報をコピーしたり、コンピュータなどを使用してユーザがインプットしたりして、氏名、所属団体、連絡先などの任意の情報を保管することができる。
As shown in FIG. 8A, the member list manager stores, in the management
In the corporate member list, as shown in FIG. 8B, for each member (user), the user ID, password, name, organization (company, etc.), nickname, billing address, e-mail address, contact The destination (address, telephone number, fax number, network address (for example, mail address)) and the like are stored. Further, as shown in FIG. 7, a plurality of grouped lists (group lists) can be registered in the personal group book. In each group list, as shown in FIG. 7, the member information registered in the corporate member list is copied or input by the user using a computer or the like, and the name, organization, contact information, etc. Arbitrary information can be stored.
認証マネージャは、複合機１、コンピュータ３からログイン情報を入力し、ユーザＩＤとパスワードの対がユーザ情報に登録されているか否かを判別することにより、ユーザの認証を行う。さらに、認証結果を返答する。
The authentication manager inputs the login information from the
アクセス制限マネージャは、ユーザからのファイルやフォルダのアクセスを制限する。ユーザからファイルやフォルダの参照要求があると、当該ユーザに許可された電子フォルダおよび電子ファイルのみを当該ユーザが使用しているコンピュータ３等に送信する。
コンピュータ３等のモニタで表示されるフォルダ名は、例えば、図６のように、「企業フォルダ」、「マイフォルダ」である。しかしながら、コンテンツマネージャには、必ずしも当該名前で保管しておく必要はない。すなわち、「企業フォルダ」を「企業コード（例：ＣＯＭ０００１）」で、「マイフォルダ」を「ユーザＩＤ（例：ＵＳＥＲ０００１）」で、保管していてもよい。その場合、コンピュータ３等にファイル名やフォルダ名を送信するときに、名前を変換する変換手段を設ければよい。このように構成することにより、コンピュータ３等でファイル名やフォルダ名を見やすくすることができる。
尚、アクセス制限マネージャの機能を実現するための詳細の説明は、後述する。
The access restriction manager restricts access to files and folders from the user. When a user requests to refer to a file or folder, only the electronic folder and electronic file permitted by the user are transmitted to the computer 3 used by the user.
The folder names displayed on the monitor such as the computer 3 are, for example, “corporate folder” and “my folder” as shown in FIG. However, the content manager does not necessarily need to store the name. That is, “company folder” may be stored as “company code (example: COM0001)” and “my folder” may be stored as “user ID (example: USER0001)”. In that case, it is only necessary to provide conversion means for converting the name when the file name or folder name is transmitted to the computer 3 or the like. With this configuration, it is possible to make the file name and folder name easy to see on the computer 3 or the like.
A detailed description for realizing the function of the access restriction manager will be described later.
メール送信マネージャは、ユーザの指示やコンテンツマネージャからの指示に従ってメールを作成し、メールサーバを介してユーザに通知する。 The mail transmission manager creates a mail according to a user instruction or a content manager instruction, and notifies the user via the mail server.
ファイル履歴マネージャは、ファイルの履歴を保管し、管理する。 The file history manager stores and manages file histories.
ログ管理マネージャは、ネットワーク４を介して複合機１、コンピュータ３と接続可能であり、後述するサービスの利用に係る履歴を、例えば図８（ｃ）に示すように、保管する。本履歴情報は、請求システムマネージャに送信される。
The log management manager can be connected to the
請求システムマネージャは、上述したログ管理マネージャからの履歴情報を元に、例えば、決済期間内の、ユーザ別の使用履歴を判別し、図８（ｄ）に示すような内容に応じた単価などを参照して請求情報を作成する。 Based on the history information from the log management manager described above, the billing system manager determines, for example, the usage history for each user within the settlement period, and determines the unit price according to the contents as shown in FIG. Refer to and create billing information.
次に、本ドキュメント管理システムにおける、電子ファイルの管理について、図６を用いて説明する。
ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、ストレージデバイス（ファイル格納部１１３）内のフォルダ内に電子ファイルを保管する。また、ユーザ又は管理者は、フォルダ内にもフォルダを作成することができ、登録するファイルを例えば用途別に分類することできる。なお、ストレージデバイス内には、本実施形態では、「企業フォルダ」、「グループフォルダ」、「マイフォルダ」を作成可能とする。
企業フォルダは、会員リスト上にある全ユーザがこのフォルダ内のファイルを操作することができる。よって、会員の全ユーザがファイルを共有できる。
グループフォルダは、会員内のユーザからフォルダ利用者を選択し、ファイルやフォルダを操作することができる。すなわち、全ユーザが当該フォルダを操作できるわけではない。このグループフォルダは、管理者が最初に作成して、同時に（又はその後で）利用できるユーザを設定し、その後は、利用できるユーザは自由にフォルダやファイルを作成したり削除したりすることができる。
マイフォルダは、会員内のユーザのみで利用するためのフォルダである。このフォルダは、初めてコンピュータ３を使ってログインしたときに、自動的にストレージデバイス内に作成される。マイフォルダ内においては、ユーザ本人のみファイルやフォルダの操作が可能である。なお、マイフォルダは、初期状態において予め作成しておいてもよい。しかしながら、本実施形態においては、ドキュメント管理サーバ５に初めてログインしたときに、マイフォルダの作成を行うようにしている。なお、本実施形態においては、初めてのログインはコンピュータ３からのみを許可し、複合機１からのログインを許可しないようにしている。
さらに、コンテンツマネージャは、保管している各ファイルに対して、「受信確認」、「登録状況お知らせメール」、「自分お知らせメール」などの通知サービスを設定できる。「受信確認」の設定がされていると、設定したファイルのＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「登録状況お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルの操作を検出したとき、当該ファイルのＡＣＬに設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「自分お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザＩＤを設定する。そして、当該ファイルの操作を検出したとき、「自分お知らせメール」を設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。
ここで、前記ＡＣＬは、例えば図６（ｂ）に示すような情報を含んでいる。本図の場合、アクセス権限を設定する電子ファイル（又は電子フォルダ）のファイルＩＤ（又はフォルダＩＤ）と、アクセス制限の内容を示す情報を含む。
なお、コンテンツマネージャは、保管するファイルに対応するサムネイル表示用のファイルを作成し、保管しておいてもよい。このように構成することにより、後述する「参照」機能の利用時において、まずサムネイル表示用のファイルを複合機１、コンピュータ３に転送し、表示するように構成することで、ユーザが間違えてファイルを選択したことによる無駄なダウンロードを防げる。
なお、上述したファイルの操作は、以下説明するアクセス制限手段によりアクセス権が設定可能である。
Next, management of electronic files in the document management system will be described with reference to FIG.
The content manager of the
In the corporate folder, all users on the member list can operate files in the folder. Therefore, all the members' users can share the file.
As for the group folder, a folder user can be selected from the users in the member, and files and folders can be operated. That is, not all users can operate the folder. This group folder is created by the administrator first, and the users that can be used at the same time (or later) can be set. After that, the available users can freely create and delete folders and files. .
My folder is a folder for use only by users within the member. This folder is automatically created in the storage device when logging in using the computer 3 for the first time. Within the My Folder, only the user himself can operate files and folders. Note that My Folder may be created in advance in the initial state. However, in this embodiment, when the user logs in to the
Further, the content manager can set notification services such as “reception confirmation”, “registration status notification mail”, and “self notification mail” for each file stored. When “reception confirmation” is set, the mail transmission manager is notified to notify the user set in the ACL (access control list) of the set file by mail. When “registration status notification mail” is set, when an operation of the set file is detected, the mail transmission manager is notified to notify the user set in the ACL of the file by mail. If “self notification mail” is set, the user ID of the user who has set “self notification mail” is set for the set file. When the operation of the file is detected, the mail transmission manager is notified to notify the user who has set the “self-notification mail” by mail.
Here, the ACL includes information as shown in FIG. 6B, for example. In the case of this figure, the file ID (or folder ID) of the electronic file (or electronic folder) for which access authority is set and information indicating the contents of the access restriction are included.
The content manager may create and store a thumbnail display file corresponding to the file to be stored. With this configuration, when using the “reference” function, which will be described later, the thumbnail display file is first transferred to the
In the file operations described above, access rights can be set by the access restriction means described below.
次に、本ドキュメント管理システムにおける、電子ファイルや電子フォルダのセキュリティとアクセス権について説明する。
ドキュメント管理サーバ５のアクセス制限マネージャは、ＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に基づき電子フォルダや電子ファイルの利用者を制限する。アクセス制限マネージャにより、電子フォルダや電子ファイルの閲覧、修正、登録、削除、印刷（これらを１つ、またはまとめて操作という）を制限できる。このように、アクセス権を持つ利用者を個別に設定することで、電子フォルダや電子ファイルの共有や閲覧ができる利用者を制限でき、文書の改ざんを防ぐことができる。なお、アクセス制限マネージャは、各電子フォルダ、各電子ファイルそれぞれのアクセス権を、ＡＣＬに設定しておき、それに基づいてアクセスを制限する。
本実施形態においては、初期状態において、企業フォルダや企業フォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権が、会員内のユーザ全員に与えられる。また、マイフォルダやマイフォルダ内にあるファイルの操作に係るアクセス権は、当該ユーザのみに与えられる。さらに、グループフォルダやグループフォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権は、当該グループに登録されたユーザのみに与えられる。
アクセス制限マネージャは、新しい電子フォルダや電子ファイルを作成した場合、上位電子フォルダのＡＣＬを自動的に引き継ぐよう設定する。また、企業フォルダ内の電子ファイルに関するＡＣＬは、複合機１、コンピュータ３が備える入力手段からの設定情報の入力により、１つ又は複数のユーザヘアクセス権を付与するように設定できる。
Next, security and access rights of electronic files and electronic folders in this document management system will be described.
The access restriction manager of the
In the present embodiment, in the initial state, the access right relating to the operation of the company folder and the electronic file in the company folder is given to all users in the member. Further, the access right related to the operation of the My Folder and the files in the My Folder is given only to the user. Further, the access right related to the operation of the group folder and the electronic file in the group folder is given only to the user registered in the group.
When a new electronic folder or electronic file is created, the access restriction manager is set to automatically take over the ACL of the upper electronic folder. Further, the ACL relating to the electronic file in the company folder can be set so as to give access right to one or a plurality of users by inputting the setting information from the input means provided in the
次に、本ドキュメント管理システムにおける、メール送信について説明する。
ドキュメント管理サーバ５のメール送信マネージャは、コンテンツマネージャからのメール送信依頼や、ユーザからのメール配信依頼に基づき、ユーザや入力したアドレスに対してメールを送信する。なお、送信はメールサーバを介して行われる。メール送信マネージャは、「メール配信」、「受信確認」、「登録状況お知らせメール」、及び、「自分お知らせメール」の各機能を備える。以下、詳述する。
Next, mail transmission in this document management system will be described.
The mail transmission manager of the
図９（ａ）は、「メール配信」設定処理を説明するフローチャートである。
「メール配信」とは、複合機１、コンピュータ３からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ５から、会員内のユーザやその他のＥメールアドレス（非会員）宛てに、ファイルの登録時（更新時を含む）や会員のいずれかが参照した時にファイル自体を添付してその旨を通知する機能である。複合機１、コンピュータ３は、後述する「登録」（更新を含む）処理、「参照」時において、タッチパネル２３を操作する等して、「メール配信」のオプションをＯＮに設定し（ステップＳ１１０１；Ｙｅｓ）、送信を希望するアドレス情報を入力する（ステップＳ１１０２）。アドレス情報は、ドキュメント管理サーバ５の会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択して入力してもよいし、ユーザが手動操作で入力してもよい。次に、複合機１、コンピュータ３からドキュメント管理サーバ５に対し、「登録」処理、「参照」処理の完了を通知するとともに、「メール配信」の送信依頼と送信先のアドレスを通知する（ステップＳ１１０３）。ドキュメント管理サーバ５のメール配信マネージャは、当該「メール配信」のオプション設定の通知を受ける（ステップＳ１１０４）と、選択されたアドレス宛てにファイル自体を添付したメールを送信すべく、ファイル添付メールを作成して送信する（ステップＳ１１０５）。
なお、メール本文には、図９（ｂ）に例示するように、メールを送信する契機となったイベントを特定するメッセージ（例えば、Ａさんにより添付ドキュメントが新規に登録された、Ｂさんにより下記ドキュメントが更新された、Ｃさんにより添付ファイルが参照された、等のメッセージ）を記入する。
FIG. 9A is a flowchart for explaining the “mail delivery” setting process.
“Mail delivery” is based on the settings from the
In the mail text, as illustrated in FIG. 9B, a message (for example, an attached document is newly registered by Mr. A, the following is specified by Mr. B, which identifies the event that triggered the mail transmission) Enter a message that the document has been updated, the attachment file has been referred to by Mr. C, and the like.
図１０（ａ）は、「受信確認」設定処理を説明するフローチャートである。また、図１１（ａ）は、「受信確認」実行処理を説明するフローチャートである。
「受信確認」機能とは、複合機１、コンピュータ３からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ５から、ドキュメント管理サーバ５が保管している電子ファイルへのリンク情報を含むメールを送付し、当該メールの受信者がリンク先にアクセスしたときに、受領確認メールを「受信確認」の設定者に対して送付する機能である。
複合機１、コンピュータ３は、電子ファイルの「登録」（更新を含む）、「参照」等の処理内で、「受信確認」のオプションをＯＮに設定（ステップＳ１２０１；Ｙｅｓ）できる。
複合機１、コンピュータ３は「受信確認」の設定がＯＮに設定されたことをドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１２０２）。ドキュメント管理サーバ５のメール送信マネージャは、「受信確認」のオプション設定の通知を受けると（ステップＳ１２０３）、会員リストマネージャにアクセスして、（１）「受信確認」を設定した設定者の名前を、ログイン時のＩＤから取得し（ステップＳ１２０４）、（２）当該ファイルのＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に設定されたユーザ（このドキュメントをアクセスすることが認められているユーザ）のアドレスを取得する（ステップＳ１２０５）。次に、「受信確認」を設定した設定者の名前、および当該ファイルへのリンク先情報などを追加して図１０（ｂ）に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスに対し送信する（ステップＳ１２０６）。さらに、ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「受信確認」が設定されたファイルに対して、「受信確認」を設定したユーザのユーザＩＤを保管する。
一方、受信確認付きメールを受信したユーザ（ＡＣＬの設定に基づいて、「受信確認」の設定者と同一団体に属すものになる）が、リンク先情報をクリックすると、そのコンピュータはこれを検出し（ステップＳ１３０１）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１３０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、そのファイルをリンク先の端末に送信する共に当該ファイルヘアクセスしたことを検知すると（ステップＳ１３０３）、メール配信マネージャに通知する。メール配信マネージャは、「受信確認」を設定したユーザのユーザＩＤをキーに、会員リストマネージャにアクセスして、当該ファイルヘアクセスしたユーザの名前を入手し（ステップＳ１３０４）、送信するメール内にファイルにアクセスしたユーザの名前を挿入して、例えば、図１１（ｂ）に示すようなメールを作成し、「受信確認」を設定したユーザのアドレスに送付する（ステップＳ１３０５）。メールサーバは、「受信確認」設定をＯＮにしているユーザにメールを配信する。
FIG. 10A is a flowchart for explaining the “reception confirmation” setting process. FIG. 11A is a flowchart for explaining the “reception confirmation” execution process.
The “receipt confirmation” function is based on the settings from the
The
The
On the other hand, when a user who has received an e-mail with confirmation of receipt (belonging to the same organization as the “reception confirmation” setter based on the ACL setting) clicks on the link destination information, the computer detects this. (Step S1301), the computer 3 notifies the document management server 5 (Step S1302). When the content manager of the
図１２（ａ）は、「登録状況お知らせメール」設定処理を説明するフローチャートである。
「登録状況お知らせメール」とは，ファイルが操作されたときに、当該ファイルのＡＣＬに設定された各ユーザのアドレス宛てに、その旨を通知する機能である。
複合機１、コンピュータ３は、「登録」、「参照」時の処理時において、「登録状況お知らせメール」のオプションをＯＮに設定する（ステップＳ１４０１；Ｙｅｓ）ことができる。コンピュータ３は当該ファイルの「登録状況お知らせメール」設定がＯＮにセットされたことをドキュメント管理サーバに通知する（ステップＳ１４０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対して、当該オプションの設定情報を保管する（ステップＳ１４０３）。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新（ファイルの上書き、削除などを含む）、があるか否かをウォッチングする（ステップＳ１４０４）。或いは、ファイルの更新があったときに、「登録状況お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップＳ１４０５に進むようにしてもよい。
「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対してファイルの更新を検知すると（ステップＳ１４０４；Ｙｅｓ）、「登録状況お知らせメール」を送信すべく、メール配信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザＩＤを通知する。次に、メール配信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、（１）ファイルの更新を行ったユーザのユーザＩＤに対応する名前およびアドレス、および（２）当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスを入手し（ステップＳ１４０５）、送信するメール内に当該名前と、当該ファイルのリンク先を挿入して図１２（ｂ）に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのＡＣＬに設定されたユーザのアドレスに対してメールを送信する（ステップＳ１４０６）。なお、ＡＣＬに設定されたユーザのうち、「登録状況お知らせメール」の受信設定をＯＮにしているユーザに対してメールを配信するようにしてもよい。ただし、削除等、重要な更新については無条件に全員に通知することが望ましい。
FIG. 12A is a flowchart for explaining the “registration status notification mail” setting process.
The “registration status notification mail” is a function for notifying the address of each user set in the ACL of the file when the file is operated.
The
When a file update is detected for a file for which “registration status notification mail” is set (step S1404; Yes), the user who has updated the file to the mail distribution manager to send the “registration status notification mail” The user ID is notified. Next, the mail delivery manager accesses the member list manager, (1) the name and address corresponding to the user ID of the user who updated the file, and (2) the user set in the ACL of the file. An address is obtained (step S1405), the name and the link destination of the file are inserted into the mail to be sent, and a mail as illustrated in FIG. 12B is created and set in the ACL of the file A mail is transmitted to the user's address (step S1406). It should be noted that, among users set in ACL, mail may be distributed to users whose reception setting of “registration status notification mail” is ON. However, it is desirable to notify everyone unconditionally about important updates such as deletion.
図１３（ａ）は、「自分お知らせメール」設定処理を説明するフローチャートである。
「自分お知らせメール」とは、電子ファイルが操作されると、その電子ファイルに関しあらかじめ設定されているユーザのアドレス宛てにファイルが更新されたことを通知する機能である。複合機１、コンピュータ３は、設定処理において、電子ファイルを特定して、「自分お知らせメール」のオプションをＯＮに認定することができる。コンピュータ３は、この設定がなされたことを検知し（ステップＳ１５０１；Ｙｅｓ）当該ファイルの「自分お知らせメール」設定がＯＮになったことをドキュメント管理サーバ５に通知する（ステップＳ１５０２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザＩＤを保管する（ステップＳ１５０３）。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新（ファイルの上書き、削除などを含む）があるか否かをウォッチングする（ステップＳ１５０４）。或いは、ファイルの更新があったときに、「自分お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップＳ１５０５に進むようにしてもよい。
「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、ファイルの更新を検知すると（ステップＳ１５０４；Ｙｅｓ）、「自分お知らせメール」を送信すべく、メール配信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザＩＤを通知する。次に、メール配信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、（１）ファイルの更新を行ったユーザのユーザＩＤに対応する名前およびアドレス、および（２）「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスを入手し（ステップＳ１５０５）、送信するメール内に当該名前と当該ファイルのリンク先を挿入してメールを作成する。そして、「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスに対して、例えば図１３（ｂ）に例示するようなメールを送信する（ステップＳ１５０６）。ユーザは当該メールを受信して（ステップＳ１５０７）、対象の電子ファイルが更新されたことを知る。
FIG. 13A is a flowchart for explaining the “self-notification mail” setting process.
The “self-notification mail” is a function that, when an electronic file is operated, notifies that the file has been updated to a user address set in advance for the electronic file. In the setting process, the
When file update is detected for a file for which “self-notification mail” is set (step S1504; Yes), the user who has updated the file to the mail delivery manager to send “self-notification mail” is sent. The user ID is notified. Next, the mail delivery manager accesses the member list manager, (1) the name and address corresponding to the user ID of the user who updated the file, and (2) the user who has set “self-notification mail”. An address is obtained (step S1505), and a mail is created by inserting the name and the link destination of the file into the mail to be transmitted. Then, for example, a mail as illustrated in FIG. 13B is transmitted to the address of the user who has set the “self-notification mail” (step S1506). The user receives the mail (step S1507) and knows that the target electronic file has been updated.
本実施形態では、「メール配信」のオプションを設定すると、会員や非会員に関わらず、ファイル自体を添付して通知するよう構成したが、その他の構成でもよい。すなわち、ドキュメント管理サーバ５は、送信先のアドレス情報を受信すると、会員か、非会員かを判断し、会員であれば、リンク付きメールを送付し、非会員であれば、ファイル自体を添付して通知するようにしてもよい。
また、本実施形態では、「メール配信」のオプションを設定すると、複合機１、コンピュータ３が会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択するようにした。しかしながら、送付先が会員である場合は、少なくとも会員のＩＤや名前を入手するのみでよく、このように構成するとデータの入手が効率化できる。その場合、ドキュメント管理サーバ５は、会員リストマネージャにアクセスして、会員のＩＤや名前から会員のＥメールアドレスを入手してから、当該Ｅメールアドレスに送信すればよい。
さらに、本実施形態では、「受信確認」のオプションを設定すると、メール配信マネージャは会員リストマネージャにアクセスし、予め設定されたＡＣＬに基づき、「受信確認」付きメールを送信する。このように構成することにより、簡単な操作により、関係者に対してファイルの確認を依頼することができ、ファイルがアクセスされたか否かを知ることができる。
また、本実施形態では、「メール配信」による送信先と、「受信確認」による送信先とは異なるよう構成している。すなわち、「メール配信」では会員、非会員を問わずにメールを送信できるが、「受信確認」では会員のみにメールを送信できる。このように構成することにより、非会員がファイルのリンク先が記されたメールを受信したときに、当該リンク先のファイルを閲覧できるように構成する必要がなくなる。よって、セキュリティが確保できる。また、非会員によるファイルのアクセスを禁止するよう構成した場合には、非会員から受信確認を得ることはできなくなる、という不具合がない。このように、本実施例では、セキュリティや操作の面から優れているといえる。
さらに、対象ファイルには、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」とが両方設定できる。しかしながら、両方設定している場合、両方のメールを送信するようにすると、同じ趣旨のメールを多数送信することになり、ネットワークに負荷がかかる。そこで、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」との両方が設定されている場合は、一のメールしか送信しないように構成してもよい。また、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」のメールの内容を同一にすれば、一のメールしか送信しないように構成したとしてもユーザの混乱が防げる。
また、本実施形態では、「自分お知らせメール」は電子ファイルに対して設定できるようにした。しかしながら、これに限定されない。すなわち、自分のアクセス権がある全ての電子ファイルに対してファイル操作が行われたときに、自分お知らせメールを送信するように設定されるようにしてもよい。このように構成することにより、ファイル単位で設定するよりも、効率的に設定が可能となる。
In this embodiment, when the “mail delivery” option is set, the file itself is attached and notified regardless of whether it is a member or a non-member, but other configurations may be used. That is, when the
In this embodiment, when the “mail delivery” option is set, the
Further, in the present embodiment, when the “reception confirmation” option is set, the mail distribution manager accesses the member list manager and transmits a mail with “reception confirmation” based on a preset ACL. With this configuration, it is possible to request the person concerned to confirm the file by a simple operation, and to know whether or not the file has been accessed.
In the present embodiment, the transmission destination by “mail delivery” is different from the transmission destination by “reception confirmation”. In other words, “mail delivery” can send mail regardless of whether it is a member or non-member, but “receipt confirmation” can send mail only to members. With this configuration, when a non-member receives a mail in which a file link destination is written, there is no need to configure such that the link destination file can be viewed. Therefore, security can be ensured. In addition, when it is configured to prohibit file access by non-members, there is no problem that reception confirmation cannot be obtained from non-members. Thus, it can be said that this embodiment is superior in terms of security and operation.
Furthermore, both “registration status notification mail” and “self notification mail” can be set in the target file. However, when both are set, if both mails are transmitted, a large number of mails having the same purpose are transmitted, and a load is imposed on the network. Therefore, when both “registration status notification mail” and “self notification mail” are set, only one mail may be transmitted. Further, if the contents of the “registration status notification mail” and the “self notification mail” are the same, even if the configuration is such that only one mail is transmitted, confusion of the user can be prevented.
In this embodiment, the “self-notification mail” can be set for an electronic file. However, it is not limited to this. That is, it may be set so that a self-notification mail is transmitted when a file operation is performed on all electronic files to which the user has access rights. With this configuration, setting can be performed more efficiently than setting on a file basis.
次に、本ドキュメント管理システムにおける、ファイルの履歴管理について図１４を参照して説明する。
ドキュメント管理サーバ５のファイル履歴マネージャは、「履歴管理する」モードが設定されている場合、ファイルの履歴を保存し、管理する。即ち、ファイル履歴マネージャにより、複合機１、コンピュータ３上で表示されるファイル名は同じでありながら、保存した回数に対応した各版のファイルが自動的に保管される。なお、以下の説明では、最新のファイルをバージョン０とする。ユーザは、各版の参照、取り出し、印刷などが可能である。一方、「履歴管理しない」モードが設定されている場合には、履歴の管理を行わず、最新のファイルのみが保存される。なお、ファイルの履歴を管理するか否かは、ファイルの登録時や更新時に設定できる。本実施形態においては、初期状態においては、履歴管理をしないに設定されている。また、後述するとおり、コンピュータ３からは各履歴のファイル操作が可能だが、複合機１からは各履歴のファイル操作を禁止している。
Next, file history management in the document management system will be described with reference to FIG.
When the “history management” mode is set, the file history manager of the
ファイルの履歴管理と、ファイルをメール送信する際の動作の関係を以下に説明する。
ファイル履歴マネージャでファイルの履歴を保存している場合、「メール配信」でユーザにファイルを通知（送信）することができる。複合機１を操作してファイル送信を指示した場合と、コンピュータ３を操作してファイル送信を指示した場合とで、ドキュメント管理サーバ５の動作が異なる。
＜複合機１からの指示＞
○参照時（表示時）、メール配信を行う場合：（ファイルの内容を表示して、表示したファイルを送信する場合）
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイルを添付する。例えば、履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信し、履歴管理ＯＮで最新バージョン以外のバージョンが存在するときでも、常に最新のバージョン０のファイルを送付する。
○登録時、メール配信を行う場合：（ファイルを新たに登録して、登録したファイル送信する場合）
参照時と同じ。
＜コンピュータ３からの操作＞
○参照時、バージョンを指定しないでメール配信を行う場合：
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイルを添付する。例えば、履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信する。また、履歴管理ＯＮで最新バージョン以外のバージョンが作成されたときにも、最新のバージョンのファイルを送付する。
○参照時、バージョンを指定してメール配信を行う場合：
配信するメールに指定されたバージョン（例えば、０（最新）、１（１つ前）、２、３など）のファイルを添付して送信する。
○登録時、メール配信を行う場合：
配信するメールに常に最新のバージョン（つまり、０）のファイル、即ち、今回登録したファイルを添付する。履歴管理ＯＦＦで当該ファイルが上書きされたり、履歴管理ＯＮで他のバージョンが作成されたときでも、今回登録した最新のバージョンのファイルを送付する。
このように構成することにより、会員内のユーザは、ファイル履歴マネージャで履歴管理をしている特定のバージョンを指定して、所定のユーザに通知することができる。また、常に最新バージョンを通知することもできる。また、特定の情報端末装置（例えば、複合機１）からは履歴管理を行えないようにしたことで、長く占有されることを防ぐ。
The relationship between file history management and the operation when sending a file by e-mail will be described below.
When the file history is stored in the file history manager, the file can be notified (sent) to the user by “mail delivery”. The operation of the
<Instructions from
○ When browsing (when displaying) and when delivering mail: (When displaying the contents of a file and sending the displayed file)
The file of the latest version (that is, 0) is always attached to the mail to be distributed. For example, if the file is overwritten with history management OFF, the file is transmitted, and the
○ When sending mail during registration: (When registering a new file and sending the registered file)
Same as reference.
<Operation from computer 3>
○ When sending mail without specifying the version when browsing:
The file of the latest version (that is, 0) is always attached to the mail to be distributed. For example, if the file is overwritten with history management OFF, the file is transmitted. Also, when a version other than the latest version is created by history management ON, the latest version file is also sent.
○ When referencing and delivering mail by specifying the version:
A file of a specified version (for example, 0 (latest), 1 (previous), 2, 3, etc.) is attached and transmitted to the mail to be distributed.
○ When registering for mail delivery:
The latest version (that is, 0) file, that is, the file registered this time is always attached to the mail to be distributed. Even if the file is overwritten when the history management is turned off or another version is created when the history management is turned on, the latest version of the file registered this time is sent.
By configuring in this way, the user in the member can designate a specific version managed by the file history manager and notify the predetermined user. In addition, the latest version can always be notified. Further, since history management cannot be performed from a specific information terminal device (for example, the multifunction device 1), it is prevented from being occupied for a long time.
本実施形態においては、最新のバージョンで通知した場合、一部のファイルが削除されば場合には、残っているうちの最新のバージョンが開く。ただし、全てのバージョンのファイルが削除された場合は、「ファイルがありません。」という趣旨のエラーメッセージを表示するようにする。また、最新以外の特定のバージョンを特定してファイルを送信し、特定のバージョンが削除された場合は、「ファイルがありません。」という趣旨のエラーメッセージを表示するようにする。しかしながら、ファイルの削除を検知したときには、当該メールの送信先に、ファイルが削除された旨のメールを送信するよう構成してもよい。このようにすれば、コンピュータ３等からドキュメント管理サーバ５への不要なアクセスが防げる。
また、バージョンを指定して通知した場合においても、当該バージョンが削除されている場合は最新バージョンを表示するように構成してもよい。
In the present embodiment, when the latest version is notified, if some files are deleted, the latest remaining version is opened. However, if all versions of the file are deleted, an error message stating “No file exists” is displayed. In addition, when a specific version other than the latest version is specified and the file is transmitted, and the specific version is deleted, an error message stating “No file exists” is displayed. However, when deletion of a file is detected, a mail indicating that the file has been deleted may be transmitted to the transmission destination of the mail. In this way, unnecessary access to the
Even when a version is specified and notified, the latest version may be displayed when the version is deleted.
次に、複合機１からドキュメント管理サーバ５の各機能を利用する手順を説明する。
まず、初期状態から各機能が選択されるまでを説明する。
（オープニング）
複合機１は、電源をＯＮして立ち上がったとき、表示手段にオープニング画面を表示してユーザからの操作を待つ。また、本オープニング画面は、他の画面に移った状態で数分間何ら操作が入力できなかった場合や、各機能の終了を入力した場合に表示される。本実施形態では、図１５（ａ）に示すように、サービスの開始を指示するためのＴｏｕｃｈ Ｈｅｒｅボタン（開始ボタン）が画面中央部に配置され、ユーザの入力を待機している。当該開始ボタンが押圧されると、機能選択画面が表示する。
（機能選択）
開始ボタンの押圧を検出した後、図１５（ｂ）に示すように、機能選択画面を表示してユーザからの入力を待つ。本実施形態においては、機能選択画面で各機能を選択すると、図１５（ｃ）に示すように、「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。各機能ボタンへの押圧を入力すると、ネットワーク４を介してドキュメント管理サーバ５に機能選択情報を通知する。その後、ログイン画面を表示する。
（ログイン）
各機能ボタンの押圧を検出した後、図１５（ｄ）に示すように、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザＩＤ」、「パスワード」が入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ５に送信し、認証結果を待つ。
ドキュメント管理サーバ５は、送信されたユーザＩＤとパスワードとを用いて、図５の認証マネージャに対して認証を行う。認証がＯＫであれば、ドキュメント管理サーバ５は、ユーザＩＤと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図４の管理情報格納部１１４に格納し、複合機１に認証がＯＫであるという通知を送信する。なお、認証がＮＧであれば、その旨の通知を複合機１に送信する。
認証がＯＫであるとの通知を受けると、複合機１の制御部１０は、後述する各機能に応じたソフトウェアアプリケーションを、ＨＤＤ１３から読み出して実行し、各機能に対応する操作画面をＬＣＤ２２に表示する。
なお、認証がＮＧであるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
Next, a procedure for using each function of the
First, the process from the initial state until each function is selected will be described.
(opening)
When the
(Function selection)
After detecting the pressing of the start button, as shown in FIG. 15B, a function selection screen is displayed to wait for input from the user. In this embodiment, when each function is selected on the function selection screen, as shown in FIG. 15C, each function of “Register”, “Print”, “Delete”, “Reference”, and “Retrieve” is selected. The function button is arranged to do. When a press on each function button is input, the function selection information is notified to the
(Login)
After detecting the pressing of each function button, as shown in FIG. 15D, a login screen and a password input screen are displayed to wait for input of login information from the user. When login information, ie, “user ID” and “password” is input from the user, the login information is transmitted to the
The
Upon receiving the notification that the authentication is OK, the
When a notification that authentication is NG is received, a screen for prompting input of login information is displayed again without displaying a screen for operating the function.
次に、各機能を説明する。
「ＭＦＰからの登録」機能とは、複合機１が備えるスキャナによって紙などの文書をスキャンし、スキャンした面像データをドキュメント管理サーバ５に保管したり、複合機１の外部メディアＩ／Ｆ１４に接続される装置に装着された記録メディア２０，２１に保管する機能である。また、複合機１の外部メディアＩ／Ｆ１４に接続される装置に装着された記録メディア２０，２１に保管されている電子ファイルを、ドキュメント管理サーバ５に保管する機能である。以下、詳述する。
Next, each function will be described.
The “registration from MFP” function scans a document such as paper by a scanner provided in the
図１６は、複合機１の「ＭＦＰからの登録」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「登録」が選択されると、制御部１０は、図１６のフローの処理を開始し（ステップＳ１６０１）、まず、図１５（ｄ）の画面を用いた認証処理を行い、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１６０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイルか、または（Ｂ）複合機１の外部メディアＩ／Ｆ１４に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルか、を選択するための図１５（ｅ）に示すような画面をＬＣＤ２２から構成される表示手段上に表示し、ユーザによる入力を待機する。
「（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書」が選択されると（ステップＳ１６０３；Ｙｅｓ）、複合機１はスキャナ部１９を駆動して、データを読み込み、当該データを含む電子ファイルを生成する（ステップＳ１６０４）。一方、「（Ｂ）記録メディア」が選択されると（ステップＳ１６０３；ＮｏかつステップＳ１６０５；Ｙｅｓ）、記録メディア２０，２１から電子ファイルを読み込む（ステップＳ１６０６）。
次に、制御部１０は、図１５（ｆ）の画面を表示して（Ａ）ドキュメント管理サーバ５への保管か、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１への保管か、をユーザに選択させる。
「ドキュメント管理サーバへの保管」が選択されると（ステップＳ１６０７；Ｙｅｓ）、制御部１０は選択された電子ファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１６０８）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１６０７；ＮｏかつステップＳ１６０９；Ｙｅｓ）、装着された記録メディア２０，２１にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１６１０）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、当該選択された電子フォルダに保管すべく、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１６１１）。そして、当該電子ファイルをドキュメント管理サーバ５に送信する（ステップＳ１６１２）。ドキュメント管理サーバ５のコンテンツマネージャは、送信された電子ファイルを受信すると、指定されたフォルダにこれを登録する。この際、アクセス制限マネージャがＡＣＬを設定し、また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、ＬＣＤ２２の表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１６１３）。
FIG. 16 is a flowchart for explaining the “registration from MFP” process of the
When “Register” is selected on the above-described function selection screen (FIG. 15C), the
When “(A) document such as paper set in a scanner” is selected (step S1603; Yes), the
Next, the
When “store in document management server” is selected (step S1607; Yes), the
After that, when a folder selection is input by the user, (A) an image file obtained by scanning a document such as paper set in a scanner, or (B) a multifunction device to be stored in the selected electronic folder The electronic file stored in the
尚、「ＭＦＰからの登録」機能の使用時において、（Ａ）スキャナにセットされた紙などの文書から得られる画像データ、が選択されると、スキャナ条件の設定画面が表示され、スキャナ条件を設定できるようにしてもよい。スキャナ条件は、原稿種類（スキャンする原稿の種類）、天地識別（原稿の上下を自動識別）、原稿紙枚数（スキャンする原稿の枚数）、保存形式（スキャン後に保存するファイルの形式）、読み取り解像度（スキャン時の解像度）、原稿面（原稿が片面か両面か）、画質（カラーでスキャンし保存するときの画質と圧縮率）、などを設定可能としてもよい。 When the “Register from MFP” function is used, when (A) image data obtained from a document such as paper set in the scanner is selected, a scanner condition setting screen is displayed, and the scanner condition is changed. It may be settable. The scanner conditions are: document type (type of document to be scanned), top and bottom identification (automatic recognition of the top and bottom of the document), number of original paper sheets (number of documents to be scanned), storage format (file format to be saved after scanning), scanning resolution (Resolution at the time of scanning), document surface (whether the document is single-sided or double-sided), image quality (image quality and compression rate when scanned and stored in color), and the like may be settable.
本実施形態では、「ＭＦＰからの登録」機能の使用時において、（ａ）ドキュメント管理サーバ５への保管、が選択されると、図１５（ｇ）〜（ｊ）に例示するような、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、ドキュメントの共有（会員全員にアクセス権を与える）、履歴管理（ファイルの履歴を管理する）、登録有効期限（保存するファイルの有効期限を設定する）、メール配信（ファイルの登録と同時にファイルを添付したメールを配信する）、受信確認（ファイルの保管と同時に、当該ファイルのＡＣＬに設定されている人全員に、ファイルのリンク付きメールが配信され、当該メールを受信した人がリンク先にアクセスしたとき、受領確認メールが送付される）、登録状況お知らせ通知（ファイルの保管と同時に、「登録状況お知らせメール」を通知するように設定し、当該ファイルの操作があったときにＡＣＬに設定されている人全員に通知する）などを設定可能としてもよい。
In this embodiment, when the “register from MFP” function is used, when (a) storage in the
次に、「ＭＦＰからの印刷」機能について説明する。「ＭＦＰからの印刷」機能とは、ドキュメント管理サーバ５のＨＤＤ１１３に保管された電子ファイル、又は、複合機１に装着された記録メディア２０，２１内に保管された電子ファイルを、複合機１の印刷部１８が含む印刷装置によって、紙などの記録媒体上に印刷する機能である。
Next, the “print from MFP” function will be described. The “print from MFP” function refers to an electronic file stored in the
図１７は、複合機１の「ＭＦＰからの印刷」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「印刷」が選択されると、制御部１０は、図１７のフローを開始し（ステップＳ１７０１）、図１５（ｄ）の認証画面を用いた認証処理により認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１７０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。ユーザは表示画面を操作することによって、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５のファイル格納部１１３に保管された電子ファイルの印刷か、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルの印刷か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバに保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１７０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１７０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１７０３；ＮｏかつステップＳ１７０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディア２０，２１にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１７０６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１７０７）。ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、アクセス権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが印刷されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
複合機１は、記憶メディア２０，２１から読み出した電子ファイル又はドキュメント管理サーバ５から送信されて来た電子ファイルを印刷する（ステップＳ１７０８）。
複合機１は、当該電子ファイルの印刷後、印刷枚数、印刷サイズ等、印刷処理の内容を特定する情報を、ドキュメント管理サーバ５に送信する。ドキュメント管理サーバ５の課金システムマネージャは、通知された今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を記憶すると共に今回の請求情報を複合機１に送信する。
複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１７０９）。
なお、請求システムマネージャは、例えば、複合機１から印刷総枚数の通知を受けて、今回の印刷処理１回分の請求額を一括して計算してもよく、或いは、複合機１が一定量（例えば、１シート毎、１０シート毎．．）印刷する度に、通知を受けて、一定量毎に課金計算を行って、これらの総計を求めることで、今回の印刷処理１回分の請求額を計算してもよい。
FIG. 17 is a flowchart for explaining the “print from MFP” process of the
When “print” is selected on the function selection screen (FIG. 15C), the
When “electronic file stored in the document management server” is selected (step S1703; Yes), the
Thereafter, when the folder selection is input by the user, (A) the electronic file stored in the selected electronic folder of the
The
After printing the electronic file, the
The
The billing system manager may, for example, receive a notification of the total number of prints from the
「ＭＦＰからの印刷」機能の使用時において、ファイルが選択されたとき、印刷条件の設定画面が表示され、印刷条件を設定できるようにしてもよい。印刷条件は、カラー選択（白黒印刷かカラー印刷か）、印刷部数（印刷する枚数）、レイアウト（１枚を１頁内に印刷するか、複数紙を１頁内に印刷するか）、印刷サイズ（自動か、又は各用紙サイズを選択する）、印刷面（片面か、両面か）、などを設定可能としてもよい。 When the “print from MFP” function is used, when a file is selected, a print condition setting screen may be displayed so that the print condition can be set. Printing conditions include color selection (monochrome printing or color printing), number of copies (number of sheets to be printed), layout (printing one sheet on one page or multiple sheets on one page), print size (Automatic or select each paper size), print side (single side or double side), etc. may be settable.
次に、「ＭＦＰからの削除」機能について説明する。「ＭＦＰからの削除」とは、複合機１から、ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイル、又は、複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルにアクセスし、選択された電子ファイルを削除する機能である。
Next, the “deletion from MFP” function will be described. “Delete from MFP” means that the
図１８は、複合機１の「ＭＦＰからの削除」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面（図１５（ｃ））上で「削除」が選択されると、制御部１０は、図１８の処理を開始し（ステップＳ１８０１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１８０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、電子ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されているファイルの削除か、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管されているファイルの削除か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバに保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１８０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１８０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１８０３；ＮｏかつステップＳ１８０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディア２０，２１にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１８０６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）キュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１８０７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、削除する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。さらに、複合機１は当該電子ファイルの内容をプレビュー等によって表示する（ステップＳ１８０８）。そして、ユーザによって、削除することが選択されると（ステップＳ１８０９；Ｙｅｓ）、複合機１は当該電子ファイルを削除する（ステップＳ１８１０）。即ち、記録メディア２０，２１上のファイルが指定されているときは、外部メディアＩ／Ｆ１４を介して記録メディア２０，２１等に格納されている該当するファイルを削除する。
この場合、複合機１は、削除したファイルに関する情報（例えば、ファイル数、各ファイルの容量等）を課金処理用に、ドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５の課金システムマネージャは、通知内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１８１１）。
一方、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルが指定されている場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権を必要に応じて再度チェックし、削除権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを削除する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが削除されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴管理（バージョン情報の更新等）を行う。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額（請求情報）を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機１に送信する。
当該電子ファイルの削除後、複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１８１１）。
FIG. 18 is a flowchart for explaining the “deletion from MFP” process of the
When “delete” is selected on the function selection screen (FIG. 15C), the
When “electronic file stored in document management server” is selected (step S1803; Yes), the
Thereafter, when a folder selection is input by the user, (A) an electronic file stored in the selected electronic folder of the
In this case, the
On the other hand, when an electronic file on the
After deleting the electronic file, the
次に、「ＭＦＰからの参照」機能について説明する。「ＭＦＰからの参照」とは、ドキュメント管理サーバ５や複合機１に装着された記録メディア２０，２１内に保管された電子ファイルを、複合機１の表示手段において表示する機能である。
Next, the “reference from MFP” function will be described. “Reference from MFP” is a function of displaying electronic files stored in the
図１９は、複合機１の「ＭＦＰからの参照」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「参照」が選択され（ステップＳ１９０１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ１９０２；Ｙｅｓ）、複合機１は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの参照か、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管されたファイルの参照か、が選択できる。
「ドキュメント管理サーバに保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ１９０３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１９０４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ１９０３；ＮｏかつステップＳ１９０５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディア２０，２１にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ１９０６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ１９０７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
さらに、制御部１０は、読み込んだファイルに対応するアプリケーションを、例えば、ファイルの拡張子から判別して、対応するアプリケーションを起動する（ステップＳ１９０８）。さらに、制御部１０は、起動したアプリケーションを実行して、読み込んだ電子ファイルの内容を、ＲＡＭ１１上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってＬＣＤ２２に表示する（ステップＳ１９０８）。なお、表示メモリエリアに展開する画像を通常のビットマップパターンより粗い（ビットを間引いた）サムネイル画像としてもよい。
続いて、制御部１０は、当該電子ファイルのデータを表示後、表示したデータのページ数、表示時間等をドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機１に通知する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ１９０９）。
FIG. 19 is a flowchart for explaining the “reference from MFP” process of the
When “reference” is selected by the user on the function selection screen described above (step S1901) and further notification that the authentication is OK (step S1902; Yes), the
When “electronic file stored in the document management server” is selected (step S1903; Yes), the
Thereafter, when the folder selection is input by the user, (A) the electronic file stored in the selected electronic folder of the
Further, the
Subsequently, after displaying the data of the electronic file, the
「ＭＦＰからの参照」機能の使用時において、（ａ）ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの参照、が選択されると、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、「ＭＦＰからの登録」機能の使用時と同じオプションが設定できる。すなわち、ドキュメントの共有、履歴管理、登録有効期限、メール配信、受信確認、登録状況お知らせ通知、などを設定可能としてもよい。
When the “reference from MFP” function is used, when (a) Browse file stored in
次に、「ＭＦＰからの取り出し」処理について説明する。「ＭＦＰからの取り出し」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルを、複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管する機能である。
Next, the “removal from MFP” process will be described. “Retrieving from MFP” is a function of storing files stored in the
図２０は、複合機１の「ＭＦＰからの取り出し」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「取り出し」が選択され（ステップＳ２００１）、さらに認証がＯＫであるとの通知を受けると（ステップＳ２００２；Ｙｅｓ）、複合機１は、ドキュメント管理サーバ５にアクセスし、フォルダ情報を表示する。
「ドキュメント管理サーバに保管された電子ファイル」が選択されると（ステップＳ２００３；Ｙｅｓ）、複合機１はドキュメント管理サーバ５の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ２００４）。一方、「記録メディア」が選択されると（ステップＳ２００３；ＮｏかつステップＳ２００５；Ｙｅｓ）、複合機１は装着された記録メディア２０，２１にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する（ステップＳ２００６）。
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、（Ａ）ドキュメント管理サーバ５の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または（Ｂ）複合機１に装着された記録メディア２０，２１に保管された電子ファイルを読み込む（ステップＳ２００７）。なお、ドキュメント管理サーバ５上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがＡＣＬからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機１に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報（ログ）を管理する。
さらに、複合機１は当該電子ファイルの内容を、ＲＡＭ１１上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってＬＣＤ２２に表示する（ステップＳ２００８）。当該電子ファイルのデータを表示後、ユーザによって当該電子ファイルを取得することが選択されると（ステップＳ２００８）、複合機１は当該電子ファイルを保存する記録メディア２０，２１等がユーザによって装着されているかを確認する（ステップＳ２００９）。記録メディア２０，２１が装着されていると判断された場合（ステップＳ２００９；Ｙｅｓ）、複合機１は当該電子ファイルを指定された記録メディア２０，２１に保存する（ステップＳ２０１０）。当該電子ファイルのデータを保存後、制御部１０は、保存したデータの量、装置の占有時間等をドキュメント管理サーバ５に通知する。ドキュメント管理サーバ５は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機１に通知する。複合機１はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２０１１）。
FIG. 20 is a flowchart for explaining the “removal from MFP” process of the
On the above-described function selection screen, “takeout” is selected by the user (step S2001), and when the notification that the authentication is OK is received (step S2002; Yes), the
When “electronic file stored in the document management server” is selected (step S2003; Yes), the
Thereafter, when the folder selection is input by the user, (A) the electronic file stored in the selected electronic folder of the
Further, the
（ログオフ）
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、ドキュメント管理サーバ５はログオフを行う。
ログオフを行うと、ドキュメント管理サーバ５は、ログイン時に保存したユーザＩＤと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図４の管理情報格納部１１４から削除し、複合機１にログオフが完了した旨を送信する。複合機１は、ドキュメント管理サーバ５から、ログオフ完了を受信し、図１５（ａ）のＴｏｕｃｈ Ｈｅｒｅボタンが表示される画面をＬＣＤ２２に表示する。すなわち、ログオフ後、ユーザが機能を新たに使うたびに、複合機１は、ドキュメント管理システムへの認証を要求する。
(log off)
When the billing information of each service of “registration”, “printing”, “deletion”, “reference”, “retrieve” is received and the charge is displayed on the display screen, the
When the log-off is performed, the
次に、コンピュータ３からドキュメント管理サーバ５の各機能を利用する手順を説明する。
まず、ソフトウェアを立ち上げてから、各機能が選択されるまでを説明する。
（ログイン）
ソフトウェアの立ち上げ後、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。例えば、図１５（ｄ）に示されるような画面をコンピュータ３に接続されるモニタ等に表示し、ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザＩＤ」、「パスワード」の入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ５に送信し、認証結果を待つ。認証成功であるとの通知を受けると、コンピュータ３は、例えば図１５（ｃ）に示すような機能選択画面を、モニタ上に表示する。なお、認証失敗であるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
（機能選択）
認証成功であると通知を受けると、コンピュータ３は、ディスプレイ上に機能選択画面を表示し、ユーザからの入力を待つ。機能選択画面上には、「登録」、「参照」、「印刷」、「取り出し」、「削除」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。マウスポインタによって各機能ボタンの選択を入力すると、ネットワークを介してドキュメント管理サーバ５に機能選択情報を通知する。その後、後述する各機能に応じた操作画面をディスプレイに表示する。各機能について、以下詳述する。
Next, a procedure for using each function of the
First, the process from when the software is launched until each function is selected will be described.
(Login)
After starting up the software, a login screen and a password input screen are displayed to wait for input of login information from the user. For example, when a screen as shown in FIG. 15D is displayed on a monitor or the like connected to the computer 3 and login information, ie, “user ID” and “password” is input from the user, the login information is displayed. It transmits to the
(Function selection)
Upon receiving the notification that the authentication is successful, the computer 3 displays a function selection screen on the display and waits for input from the user. On the function selection screen, function buttons for selecting each function of “registration”, “reference”, “print”, “retrieve”, and “delete” are arranged. When selection of each function button is input by the mouse pointer, the function selection information is notified to the
次に、「ＰＣからの登録」機能について説明する。「ＰＣからの登録」とは、コンピュータ３に保管された電子ファイルをドキュメント管理サーバ５に保管する機能である。
Next, the “registration from PC” function will be described. “Registration from PC” is a function of storing an electronic file stored in the computer 3 in the
図２１は、複合機１の「ＰＣからの登録」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「登録」が選択され（ステップＳ２１０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２１０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、コンピュータ３に保管された登録を希望するファイルを選択する画面を、表示画面上に表示する。ユーザによるファイルの選択が入力されると（ステップＳ２１０３；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５にアクセスしてフォルダ情報を入手し、表示画面上にフォルダ情報を表示し（ステップＳ２１０４）、保存先の電子フォルダを選択させる画面を表示する。ユーザによって保存先の電子フォルダの選択が入力されると（ステップＳ２１０５；Ｙｅｓ）、登録する電子ファイルをドキュメント管理サーバ５の当該電子フォルダ内に登録すべく送信する（ステップＳ２１０６）。ファイルの送信後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に表示する（ステップＳ２１０７）。
FIG. 21 is a flowchart for explaining the “registration from PC” process of the
When “registration” is selected by the user on the function selection screen described above (step S2101) and further notification of successful authentication is received (step S2102; Yes), the computer 3 registers the registration stored in the computer 3. A screen for selecting a desired file is displayed on the display screen. When the file selection by the user is input (step S2103; Yes), the computer 3 accesses the
尚、「ＰＣからの登録」機能の使用時において、上述した「ＭＦＰからの登録」と同様、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、ドキュメントの共有（会員全員にアクセス権を与える）、履歴管理（ファイルの履歴を管理する）、登録有効期限（保存するファイルの有効期眼を設定する）、メール配信（ファイルの登録と同時にファイルを添付したメールを配信する）、受信確認（ファイルの保管と同時に、当該ファイルの前記ＡＣＬに設定されている人全員に、ファイルのリンク付きメ−ルが配信され、当該メールを受信した人がリンク先にアクセスしたとき、受領確認メールが送付される）、登録状況お知らせ通知（ファイルの保管と同時に、「登録状況お知らせメール」を通知するように設定し、当該ファイルの操作があったときにＡＣＬに設定されている人全員に通知する）などを設定可能としてもよい。 When the “Register from PC” function is used, various setting screens that can be set for the stored file are displayed as in “Register from MFP” described above, and file registration options can be set. The registration options include document sharing (giving access to all members), history management (managing file history), registration expiration date (setting the expiration date of the file to be saved), and mail delivery (file registration) At the same time, a mail with a file attached is delivered), reception confirmation (simultaneously with file storage, a mail with a link to the file is delivered to all the people set in the ACL of the file, and the mail is received. A confirmation email will be sent to the person who accesses the link destination), notification of registration status notification (set to notify “registration status notification email” at the same time as storing the file) The notification may be made to all persons set to ACL at the time of setting.
また、登録オプションで履歴管理を選択すると、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの履歴を管理することができる。すなわち、上述した選択ファイルの登録時において、ドキュメント管理サーバ５に保管されているファイルを選択した状態で、所定の操作（例えば、マウスの右クリック）を入力すると、文書履歴の一覧を表示する。
If history management is selected as the registration option, the history of files stored in the
次に、「ＰＣからの参照」機能について説明する。「ＰＣからの参照」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管された電子ファイルを、コンピュータ３のディスプレイ上に表示する機能である。
Next, the “reference from PC” function will be described. “Reference from PC” is a function of displaying an electronic file stored in the
図２２は、複合機１の「ＰＣからの参照」処理を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「参照」が選択され、（ステップＳ２２０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２２０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機１は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する（ステップＳ２２０３）。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると（ステップＳ２２０４；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から当該電子ファイルを取得する（ステップＳ２２０５）。そして、コンピュータ３は所定のビューア等のソフトウェアを起動して当該電子ファイルを表示する（ステップＳ２２０６）。コンピュータ３はユーザによる参照が終了したと判断すると（ステップＳ２２０７；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に終了を通知する（ステップＳ２２０８）。その後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２２０９）。
FIG. 22 is a flowchart for explaining the “reference from the PC” process of the
When “reference” is selected by the user on the above-described function selection screen (step S2201) and further notification of successful authentication is received (step S2202; Yes), the computer 3 sends an electronic file to the user. The screen to be selected is displayed on the screen. That is, the
尚、「ＰＣからの参照」機能の使用時において、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、上述した「ＰＣからの登録」機能の使用時と同じオプションが設定できる。すなわち、ドキュメントの共有、履歴管理、登録有効期限、メール配信、受信確認、登録状況お知らせ通知、などを設定可能としてもよい。また同様に、登録オプションで履歴管理を選択すると、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルの履歴を管理することができる。すなわち、上述した選択ファイルの「ＰＣからの参照」時においても、ファイルの「ＰＣからの登録」時と同様に、ドキュメント管理サーバ５に保管されているファイルを選択した状態で、所定の操作（例えば、マウスの右クリック）を入力すると、文書履歴の一覧を表示する。
When using the “reference from PC” function, various setting screens that can be set for the stored file are displayed, and file registration options can be set. As the registration option, the same option as that when using the “registration from PC” function described above can be set. That is, document sharing, history management, registration expiration date, mail delivery, reception confirmation, registration status notification notification, and the like may be settable. Similarly, when history management is selected as a registration option, the history of files stored in the
次に、「ＰＣからの取り出し」機能について説明する。「ＰＣからの取り出し」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルを、コンピュータ３内に保管する機能である。
Next, the “removal from PC” function will be described. “Retrieve from PC” is a function of storing a file stored in the
図２３は、複合機１の「ＰＣからの取り出し」処理を説明するフローチャートである。 上述した機能選択画面上でユーザによって「取り出し」が選択され（ステップＳ２３０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２３０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、ドキュメント管理サーバ５にアクセスし、フォルダ情報を表示する（ステップＳ２３０３）。コンピュータ３は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機１は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると（ステップＳ２３０４；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はユーザが電子フォルダを選択できる画面等を表示して、保存先の電子フォルダの入力を受け付ける。その後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から、選択された電子フォルダに当該電子ファイルを保存する（ステップＳ２３０５）。コンピュータ３は当該電子ファイルを取得後、ドキュメント管理サーバ５に取得終了を通知する（ステップＳ２３０６）。その後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２３０７）。
FIG. 23 is a flowchart for explaining the “removal from PC” process of the
次に、「ＰＣからの削除」機能について説明する。「ＰＣからの削除」とは、ドキュメント管理サーバ５に保管されたファイルを削除する機能である。
Next, the “delete from PC” function will be described. “Delete from PC” is a function of deleting a file stored in the
図２４は、複合機１の「ＰＣからの削除」処理を説明するフローチャートである。 上述した機能選択画面上でユーザによって「削除」が選択され（ステップＳ２４０１）、さらに認証成功であるとの通知を受けると（ステップＳ２４０２；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は、ドキュメント管理サーバ５にアクセスし、フォルダ情報を表示する（ステップＳ２４０３）。コンピュータ３は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機１は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると（ステップＳ２４０４；Ｙｅｓ）、コンピュータ３は削除を実行するかユーザに確認する画面等を表示して、ユーザによる入力を待つ。当該ユーザから削除することが選択されると（ステップＳ２４０５；Ｙｅｓ）、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５に対して当該電子ファイルを削除する要求を出す（ステップＳ２４０６）。そして、ドキュメント管理サーバ５によって当該電子ファイルが削除された後、コンピュータ３はドキュメント管理サーバ５から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する（ステップＳ２４０７）。
FIG. 24 is a flowchart for explaining the “deletion from PC” process of the
（ログオフ）
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、コンピュータ３は機能選択画面を表示し、ユーザからの操作を待つ。ユーザがログオフしたいときには、ソフトウェアを終了すればよい。
(log off)
When the billing information of each service of “registration”, “print”, “delete”, “reference”, “retrieve” is received and the charge is displayed on the display screen, the computer 3 displays a function selection screen, Wait for the operation. When the user wants to log off, the software can be terminated.
以上説明したとおり、本ドキュメント管理システムは、複合機１やコンピュータ３などの情報端末と接続するドキュメント管理サーバ５を設け、ドキュメント管理サーバ５は、会員の認証を行う認証手段を設けている。そして、ユーザがコンピュータ３を操作して各機能（登録、参照、印刷など）を使用するときには、ドキュメント管理サーバ５は認証手段での認証を要求する。それによりドキュメント管理サーバ５は会員の利用情報の履歴を取得することができ、会員団体に対して適切に課金することができる。
例えば、ドキュメント管理サーバ５へのファイルの登録時、および当該ファイルの印刷時において、登録、印刷の利用それぞれにおいて、課金情報を生成することができる。また、複合機１に記録メディア２０，２１を装着し、当該記録メディア２０，２１に保管されたファイルを印刷する場合においても（すなわち、複合機１上で機能が完結している）、印刷機能の選択時にはドキュメント管理サーバ５への認証を要求する。
さらに、複合機１で印刷機能を使用すると、全ページの印刷が完了した時点で複合機１からドキュメント管理サーバ５に対して、印刷機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ５は、終了通知を受けると課金情報を生成する。これにより、印刷がスピーディに行われる。しかしながら、途中で複合機１のネットワークケーブルを外れてしまったときに、適切に課金できない。それを防ぐために、複合機は、各ページの印刷を終了すると、ドキュメント管理サーバにページ印刷の終了を通知するようにすればよい。この場合、印刷のスピードは落ちるが、適切に課金することができる。
また、例えば、コンピュータ３からドキュメント管理システムを使用するときには、コンピュータ３にインストールされた標準のブラウザを使用しない。本ドキュメント管理システムを使用する専用のソフトウェアを提供する。これは、各機能の使用時において、ドキュメント管理サーバ５が利用状況を入手し、課金するためである。
さらに、「参照」機能の使用時において、参照機能が完了した時点でコンピュータ３等からドキュメント管理サーバ５に対して、参照機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ５は、終了通知を受けると課金情報を生成する。しかしながら、参照機能がエンドレスに使用され、例えば、複合機１の利用を占有してしまう。これを避けるために、参照機能の利用時間ごと（例えば、１０秒ごと）に、複合機１からドキュメント管理サーバ５に対して通知し、参照機能の利用時間に応じて課金するようにしてもよい。
また、参照機能が利用できる時間（例えば、３分まで）を制限してもよい。さらに、参照機能の操作（例えば、移動、回転、拡大、縮小操作など）の入力が一定時間ないこと（例えば、３分まで）をもって、参照機能を終了するようにしてもよい。
As described above, the document management system includes the
For example, at the time of registering a file in the
Further, when the printing function is used in the
For example, when using the document management system from the computer 3, a standard browser installed in the computer 3 is not used. Provide dedicated software that uses this document management system. This is because the
Further, when the “reference” function is used, when the reference function is completed, the computer 3 or the like notifies the
In addition, the time during which the reference function can be used (for example, up to 3 minutes) may be limited. Furthermore, the reference function may be terminated when there is no input of a reference function operation (for example, movement, rotation, enlargement, reduction operation, etc.) for a certain time (for example, up to 3 minutes).
次に、「ＭＦＰからの登録」機能の好適な実施例を説明する。
複合機１からファイルの「ＭＦＰからの登録」機能を設定し、さらに、登録オプションとして「メール配信」を設定した場合のエラー処理について説明する。
ドキュメント管理サーバ５は、「ＭＦＰからの登録」機能を使ってファイルをドキュメント管理サーバ５に保管するときにエラー（例えば、送信の途中でファイル送信が途切れるなど）があることを検知すると、当該複合機１宛てにエラーである旨を通知する。さらに、ドキュメント管理サーバ５のメール配信マネージャから、「メール配信」の送信先にメールを送信するときにエラーがあることを検知すると、会員リストマネージャにアクセスして、当該「メール配信」のオプションを設定した会員に対応するＥメールアドレスを入手する。そして、エラーが生じた送信先を通知すべくメールを作成し（例えば、送信先○○へのメール配信ができませんでした、など）、当該Ｅメールアドレス情報とともに、メールを送信する。このように構成することにより、エラーメッセージを適切にユーザに通知することができる。
Next, a preferred embodiment of the “registration from MFP” function will be described.
An error process when the “register from MFP” function of the file from the
When the
次に、複合機１から「ＭＦＰからの参照」機能の好適な実施例を説明する。
複合機１のＬＣＤ２２上で参照するときにおいて、表示された内容は９０度ごとに回転操作ができる。この９０度の回転は、複合機１にインストールされたアプリケーション上で行っても、２次データを扱う画像プロセッサ上で行ってもよい。しかしながら、画像プロセッサ上で行う方が、１次データから２次データへの変換を必要としない分、効率的である。
また、９０度の回転基準はいずれの場所でもよい（例えば、左上など）。しかしながら、表示パネルに一部分しか表示されていないときに９０度回転すると、表示されていた部分が表示パネル外に移動してしまって見難くなってしまう。そこで、９０度の回転の回転基準は、現在表示パネルに表示されている表示部分の中心を基準にして、回転するようにすればよい。
なお、表示パネルに表示されたファイルの拡大、縮小、スクロールなどは便宜行えるようにすればよい。
Next, a preferred embodiment of the “reference from MFP” function from the
When referring to the
Further, the 90-degree rotation reference may be any location (for example, upper left). However, if the display panel is only partially displayed and rotated 90 degrees, the displayed part moves out of the display panel, making it difficult to see. Therefore, the rotation reference of 90 degrees may be rotated with reference to the center of the display portion currently displayed on the display panel.
It should be noted that enlargement, reduction, scrolling, etc. of the file displayed on the display panel may be made convenient.
さらに、「ＭＦＰからの参照」や「ＭＦＰからの印刷」の利用時において、ダウンロードしたファイルが表示できないときに、表示パネル上にエラーである旨を表示するようにしてもよい。しかしながら、これではダウンロードする行為が無駄である。これを回避するために、ダウンロードする前にファイルの拡張子（識別情報）をチェックし、拡張子が所定の拡張子でなければ、その時点でエラーを表示するようにすれば効率よい。
また、「ＭＦＰからの印刷」機能の使用時において、例えば、スプレッドシートのときは、一番目のシートのみ印刷するようにすれば、無駄なシートが印刷されることは少なくなる。さらに、「ＭＦＰからの参照」機能の使用時において、例えば、ＪＰＥＧ（Joint Photographic Experts Group）ファイルのときは、カラー表示の選択はできず、白黒表示の選択しかできないようにすれば、ユーザの操作が容易になる。また、「印刷」機能の使用時において、例えば、文書ファイルのときは、印刷を意図しないようなページが印刷されることがあり、印刷する枚数が予想できない。従って、拡張子等で文書ファイルであると判断したときには、印刷される枚数を表示したり、印刷プレビューを表示すればよい。尚、詳細については後述する。
Furthermore, an error message may be displayed on the display panel when the downloaded file cannot be displayed when using “reference from MFP” or “print from MFP”. However, in this case, the act of downloading is useless. In order to avoid this, it is efficient to check the extension (identification information) of the file before downloading, and display an error at that time if the extension is not a predetermined extension.
Further, when the “print from MFP” function is used, for example, in the case of a spreadsheet, if only the first sheet is printed, useless sheets are less likely to be printed. Further, when the “reference from MFP” function is used, for example, in the case of a JPEG (Joint Photographic Experts Group) file, color display cannot be selected but only black and white display can be selected. Becomes easier. Further, when the “print” function is used, for example, in the case of a document file, a page that is not intended to be printed may be printed, and the number of pages to be printed cannot be predicted. Accordingly, when it is determined that the file is a document file based on an extension or the like, the number of printed pages may be displayed or a print preview may be displayed. Details will be described later.
次に、複合機１やコンピュータ３から、ドキュメント管理サーバ５に「ログイン」するときの好適な実施例を説明する。
複合機１やコンピュータ３は、簡易認証機能を設けてもよい。すなわち、ＩＤやパスワードの桁数が所定数以上入力されないと、ドキュメント管理サーバ５に送信するためのＯＫボタンが表示されないようにする。このように構成することにより、譲ってＩＤ入力や、パスワードを入力してＯＫボタンを押した場合でも、ドキュメント管理サーバ５にアクセスしてしまい、その間待っていなければならない、という無駄がなくなる。また、ネットワーク負荷が低減できる。
Next, a preferred embodiment when “logging in” to the
The
本実施例において、上述したとおり複合機１からドキュメント管理サーバ５のサービスを利用する時には、（１）サービス選択（登録、参照、印刷など）、（２）ログイン、の順番で行い、サービスの終了後、強制的にログオフを行う。これにより、ログオフを忘れることはない。
In this embodiment, when using the service of the
次に、上述した「登録状況お知らせメール」機能で行う処理を更に拡張した処理（以下、「拡張受領確認処理」と呼ぶ）について説明する。 Next, processing (hereinafter referred to as “extended receipt confirmation processing”) obtained by further expanding the processing performed by the “registration status notification mail” function described above will be described.
「登録状況お知らせメール」機能とは、上述したように、電子ファイルが操作されたときに、当該電子ファイルのＡＣＬ（アクセスコントロールリスト）に設定された各ユーザのアドレス宛に、その旨を通知する機能である。しかし、本実施形態に係るドキュメント管理サーバ５では、ＡＣＬに登録されていないユーザに対しても、電子ファイルが操作された旨の通知を行うことができる。制御部１１０が実行するこの「拡張受領確認処理」について、以下詳述する。
As described above, the “registration status notification e-mail” function notifies each user address set in the ACL (access control list) of the electronic file when the electronic file is operated. It is a function. However, the
ドキュメント管理サーバ５のファイル格納部１１３には、図６（ａ）に示すように、電子ファイルと電子フォルダが格納されている。そして、各々の電子ファイル及び電子フォルダには、図６（ｂ）に示すようなＡＣＬが設定されており、電子ファイル及び電子フォルダへの操作を制限することができる。ＡＣＬは管理情報格納部１１４に格納されている。
As shown in FIG. 6A, the
図２５は、図６（ｂ）に示すＡＣＬに格納される情報を更に詳しく説明したものの例を示す図である。本図のように、ＡＣＬ２０１は、電子ファイル名又は電子フォルダ名、ユーザ名及び権限を含む。電子ファイル名又は電子フォルダ名は、操作を制限する対象の電子ファイル名又は電子フォルダ名である。ユーザ名は、操作を制限する対象のユーザ名である。権限は、操作の種類（例えば、参照、修正、登録、削除、印刷など）ごとに、その操作を許可するか否かを示す情報である。
FIG. 25 is a diagram illustrating an example of the information stored in the ACL illustrated in FIG. 6B in more detail. As shown in the figure, the
例えば、本図では、「ＵＳＥＲ００１のマイフォルダ」に対して、番号１のような権限が設定されている。この場合、ユーザＵＳＥＲ００１に、参照、修正、登録、削除、印刷の各操作に対して許可（本図では、「１」と表記）する設定が格納されている。
一方、「グループフォルダＧ２の、電子ファイルＢ」に、番号２のような権限が設定されている。この場合、ユーザＵＳＥＲ００１に、参照のみの操作に対して許可する設定がされており、修正、登録、削除、印刷の各操作に対して不許可（本図では、「０」と表記）の設定が格納されている。
このように、ＡＣＬを用いて、電子ファイル又は電子フォルダごとに、ユーザの操作権限を設定することができる。
For example, in this drawing, authority such as
On the other hand, an authority such as
As described above, the operation authority of the user can be set for each electronic file or electronic folder using the ACL.
また、管理情報格納部１１４は、送信先リスト２０２を格納する。送信先リスト２０２は、電子ファイル名又は電子フォルダ名に対する操作（例えば、参照、修正、登録、削除、印刷など）が行われた場合に、その操作が行われたことを通知する相手ユーザを指定するリストである。図２６は、送信先リスト２０２の例を示す図である。本図のように、送信先リスト２０２は、電子ファイル名又は電子フォルダ名と、送信先ユーザ名とを含む。
In addition, the management
尚、送信先リスト２０２は、ＡＣＬ２０１に含まれていてもよい。すなわち、ＡＣＬ２０１は、電子ファイル名又は電子フォルダ名、ユーザ名及び権限のほかに、送信先ユーザ名を格納する部分を含み、ＡＣＬ２０１で許可された操作が行われた場合に、設定された送信先ユーザに通知するようにしてもよい。あるいは、ユーザがＡＣＬ２０１で許可されていない操作を試みた場合に、設定された送信先ユーザに通知するようにしてもよい。
The
さらには、送信先リスト２０２は、操作の種類ごとに、送信先ユーザ名を設定するようにしてもよい。例えば、ある電子ファイルの登録が行われた場合にはユーザＵＳＥＲ００１に通知し、一方、当該電子ファイルの参照が行われた場合にはユーザＵＳＥＲ００２に通知する等である。このようにすれば、更に細かく電子ファイルや電子フォルダを管理することができる。また、特定の操作が行われた場合のみ、当該操作が行われた旨の通知をすることができ、ネットワーク４のトラフィック、ドキュメント管理サーバ５への負荷を軽減させることができる。
Further, in the
次に、制御部１１０が実行する拡張受領確認処理の動作の流れについて、図２８、図２９のフローチャートを用いて説明する。尚、以下の説明では、複合機１のユーザからドキュメント管理サーバ５に電子ファイルを登録し、各ユーザへの通知は一般的な電子メールを用いた場合を例に説明する。
Next, the flow of the extended reception confirmation process executed by the
まず、複合機１のユーザは、ドキュメント管理サーバ５に登録する電子ファイルと、電子ファイルを格納する場所を指定するための場所情報と、電子ファイルを登録した旨を通知したい相手の宛先情報とを指定する。例えば、場所情報には電子ファイルを格納する電子フォルダ名が含まれ、宛先情報には通知したい相手のユーザ名が含まれる。複合機１は、ドキュメント管理サーバ５に、電子ファイル、場所情報、宛先情報及び登録コマンドを、ネットワーク４を介して送信する。登録コマンドは、電子ファイルをドキュメント管理サーバ５のファイル格納部１１３に登録することを要求する命令である。ドキュメント管理サーバ５の通信部１１７は電子ファイル、場所情報、宛先情報及び登録コマンドをネットワーク４を介して受信する。制御部１１０は通信部１１７から電子ファイル、場所情報、宛先情報及び登録コマンドを受け取る（ステップＳ２８０１）。
First, the user of the multi-function peripheral 1 obtains an electronic file to be registered in the
制御部１１０は、受け取った場所情報に基づいて、受け取った電子ファイルをファイル格納部１１３に登録する（ステップＳ２８０２）。
The
次に、制御部１１０は、受け取った宛先情報に含まれる通知先のユーザ名が、送信先リスト２０２に登録されているか否かを検索する（ステップＳ２８０３）。
Next, the
通知先のユーザ名が送信先リスト２０２に登録されている場合（ステップＳ２８０４；Ｙｅｓ）、制御部１１０は、図８（ｂ）に示されるような企業会員リストから当該ユーザ名を検索して通知先ユーザのメールアドレスを取得する（ステップＳ２８０６）。そして、制御部１１０は、取得したメールアドレスを宛先として、通知メールを送信する（ステップＳ２８０７）。この通知メールには、制御部１１０がステップＳ２８０２で登録した電子ファイルの格納場所を示す情報が添付される。制御部１１０は拡張受領確認処理を終了する。
When the user name of the notification destination is registered in the transmission destination list 202 (step S2804; Yes), the
例えば、ステップＳ２８０２で制御部１１０によって送信される通知メールは、図１０（ｂ）に示されるような形式である。本図のように、通知メールには、電子ファイルの格納場所へのリンク情報が含まれる。通知先ユーザは、送信先リスト２０２に登録されている、すなわち、登録された電子ファイルにアクセスする権限を持っているため、格納場所へのリンク情報があれば、登録された電子ファイルを参照することができる。
For example, the notification mail transmitted by the
尚、制御部１１０は、ステップＳ２８０７で送信する通知メールの形式として、当該通知メールを受信するユーザが使用するコンピュータ３等の環境（例えば、メールのフォーマット、使用するメーラの種類など）に最適な形式を選択するようにしてもよい。
例えば、図８（ｂ）に示すような企業会員リストに、ユーザＩＤ、パスワード、氏名、所属団体、ニックネーム、請求先、ｅ−ｍａｉｌアドレス、連絡先のほかに、メーラの種類を記憶する。そして、ステップＳ２８０６で、制御部１１０は、通知先のメールアドレスのほかに、メーラの種類を取得する。更に、制御部１１０は、取得したメーラの種類に基づいて、予め決められたメール形式の中から通知先の環境に最適なメール形式を選択する。そして、ステップＳ２８０７で、選択したメール形式に基づいて通知メールを送信する。このように、制御部１１０はユーザが使用するコンピュータ３等の環境に最適な方法を選択することができ、操作性に優れたドキュメント管理システムを構成することができる。
Note that the
For example, in addition to the user ID, password, name, organization, nickname, billing address, e-mail address, and contact address, the mailer type is stored in the corporate member list as shown in FIG. In step S2806, the
一方、ステップＳ２８０４で、通知先ユーザ名が送信先リスト２０２にない場合（ステップＳ２８０４；Ｎｏ）、制御部１１０は、送信先リスト２０２の非登録者用の受領確認処理を行う（ステップＳ２８０５）。
On the other hand, if the notification destination user name is not in the
次に、ステップＳ２８０５で制御部１１０によって実行される受領確認処理の詳細について説明する。
Next, details of the receipt confirmation process executed by the
まず、制御部１１０は、ステップＳ２８０１で受け取った宛先情報に基づいて、図８（ｂ）に示されるような企業会員リストから、宛先情報が示すユーザ名を検索して通知先ユーザのメールアドレスを取得する（ステップＳ２９０１）。そして、制御部１１０は、取得したメールアドレスを宛先として、第１の通知メールを送信する（ステップＳ２９０２）。この第１の通知メールには、制御部１１０がステップＳ２８０１で受け取った電子ファイルが添付される。
First, the
例えば、図３０は、ステップＳ２９０２で制御部１１０によって送信される第１の通知メールの例である。ステップＳ２９０２で送信される第１の通知メールの宛先は、送信先リスト２０２には含まれていない。すなわち、この第１の通知メールの通知先ユーザは、ステップＳ２８０２で制御部１１０によって格納された電子ファイルへのアクセス権限を持たない。そのため、本図のように、ステップＳ２９０２で送信される第１の通知メールには、登録された電子ファイルが添付される。また、第１の通知メールはステップＳ２８０２で制御部１１０によって格納された電子ファイルへのリンク情報を含んでいてもよいが、通知先ユーザはアクセス権限を持たないため当該リンク情報は表示されない。
For example, FIG. 30 is an example of a first notification mail transmitted by the
尚、制御部１１０は、ステップＳ２８０７と同様に、ステップＳ２９０２で送信する第１の通知メールの形式として、第１の通知メールを受信するユーザが使用するコンピュータ３の環境（例えば、メールのフォーマット、使用するメーラの種類など）に最適な形式を選択するようにしてもよい。
Note that, similarly to step S2807, the
あるいは、第１の通知メールには、登録された電子ファイルの代わりに、当該電子ファイルを第１の通知メールを受信するユーザが使用するコンピュータ３で読み込み可能な形式に変換したファイルを添付してもよい。
例えば、制御部１１０は、ファイル格納部１１３に登録した電子ファイルを所定のフォーマットで暗号化したものを添付する。一方、コンピュータ３は暗号化されて添付された電子ファイルを復号化する。
この場合、例えばドキュメント管理サーバ５のＲＯＭ１１２には電子ファイルを所定のフォーマットで暗号化するためのプログラムが予めインストールされていればよい。そして、制御部１１０は、第１の通知メールを送信するときに、電子ファイルを所定のフォーマットで暗号化するためのプログラムを読み出して実行し、電子ファイルを暗号化して第１の通知メールに添付すればよい。
一方、コンピュータ３には電子ファイルを所定のフォーマットで復号化するためのプログラムが予めインストールされていればよい。そして、コンピュータ３は、第１の通知メールを受信したときに、電子ファイルを所定のフォーマットで復号化するためのプログラムを読み出して実行し、電子ファイルを復号化すればよい。
Alternatively, instead of the registered electronic file, the first notification mail is attached with a file obtained by converting the electronic file into a format readable by the computer 3 used by the user who receives the first notification mail. Also good.
For example, the
In this case, for example, a program for encrypting an electronic file in a predetermined format may be installed in the
On the other hand, the computer 3 only needs to be installed with a program for decrypting the electronic file in a predetermined format. When the computer 3 receives the first notification mail, the computer 3 reads and executes a program for decrypting the electronic file in a predetermined format, and decrypts the electronic file.
制御部１１０は、第１の通知メールを送信すると、当該第１の通知メールの送信先ユーザからの応答を受信する（ステップＳ２９０３）。
When the first notification mail is transmitted, the
例えば、図３１（ａ）は、ステップＳ２９０３で制御部１１０に通知される応答メールの例である。本図のように、当該応答メールは、ステップＳ２９０２で制御部１１０が第１の通知メールを送信した通知先ユーザが、添付された電子ファイルを受け取って参照した旨の情報を含む。
For example, FIG. 31A is an example of a response mail notified to the
制御部１１０は、応答メールを受け取ると、前記通知先ユーザが図２７に示すようなアドレスリスト２０３に登録されているか否かを判別する（ステップＳ２９０５）。
アドレスリスト２０３は、受信した応答メールを転送するユーザの宛先情報を予め格納するリストである。例えば、図２７のアドレスリスト２０３では、ユーザ名「ｔｋａｎａ」のユーザから応答メールを受信した場合に、ユーザ名「ＵＳＥＲ００２」及びユーザ名「ＵＳＥＲ００３」の２人のユーザに応答メールを転送することが設定されている。
Upon receiving the response mail, the
The
前記通知先ユーザがアドレスリスト２０３に登録されている場合（ステップＳ２９０５；Ｙｅｓ）、制御部１１０は、図８（ｂ）に示されるような企業会員リストから、アドレスリスト２０３に登録されている通知先ユーザのメールアドレスを取得する（ステップＳ２９０６）。そして、制御部１１０は、取得したメールアドレスを宛先として、第２の通知メールを送信する（ステップＳ２９０７）。この第２の通知メールには、制御部１１０がステップＳ２８０２で登録した電子ファイルの格納場所を示す情報が添付される。そして、制御部１１０は、拡張受領確認処理を終了する。
When the notification destination user is registered in the address list 203 (step S2905; Yes), the
例えば、図３１（ｂ）は、ステップＳ２９０７で図２７に示されるアドレスリスト２０３に登録された通知先ユーザに通知される第２の通知メールの例である。本図のように、第２の通知メールは、ステップＳ２９０２で制御部１１０が第１の通知メールを送信した相手のユーザ（ユーザ名「ｔｋａｎａ」）が、添付された電子ファイルを受け取って参照した旨の情報を含む。そして、第２の通知メールの宛先は、アドレスリスト２０３に登録されたユーザ（ユーザ名「ＵＳＥＲ００２」及び「ＵＳＥＲ００３」）である。
For example, FIG. 31B is an example of the second notification mail notified to the notification destination user registered in the
一方、ステップＳ２９０５で前記通知先ユーザがアドレスリスト２０３に登録されていない場合（ステップＳ２９０５；Ｎｏ）、制御部１１０は第２の通知メールを送信しない。
On the other hand, when the notification destination user is not registered in the
尚、アドレスリスト２０３は、ＡＣＬ２０１に含まれていてもよい。すなわち、ＡＣＬ２０１は、電子ファイル名又は電子フォルダ名、ユーザ名及び権限のほかに、第２の通知メールの送信先を示す第２の宛先情報を格納する部分を含み、制御部１１０は、ＡＣＬ２０１に設定された第２の宛先情報を取得して、第２の通知メールを送信してもよい。
Note that the
このように、制御部１１０は、拡張受領確認処理を行う。そして、拡張受領確認処理では、ＡＣＬ２０１に登録されていないユーザにも受領確認の通知を行うことができる。
In this way, the
尚、本実施形態では、複合機１のユーザからドキュメント管理サーバ５に電子ファイルを登録する場合を例に説明したが、登録以外の操作（例えば、参照、修正、削除、印刷など）が行われた場合にも適用できることは言うまでもない。
In this embodiment, the case where an electronic file is registered in the
また、本実施形態では、各ユーザへの通知は一般的な電子メールを用いた場合を例に説明したが、コンピュータを用いた他のメッセージングサービスを用いてもよい。 Further, in this embodiment, the case where notification to each user is performed using a general electronic mail has been described as an example, but other messaging services using a computer may be used.
以上説明したように、この発明によれば、アクセス権限に関わらず電子ファイルを登録したことを通知するために好適なドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理方法及びプログラムを提供することができる。 As described above, according to the present invention, it is possible to provide a document management server, a document management method, and a program suitable for notifying that an electronic file has been registered regardless of access authority.
１ 複合機（ＭＦＰ）
３ コンピュータ
４ ネットワーク
５ ドキュメント管理サーバ
６ 電話回線網
１０ 制御部
１１ ＲＡＭ
１２ ＲＯＭ
１３ ＨＤＤ
１４ 外部メディアＩ／Ｆ
１５ Ｉ／Ｆ
１６ 通信部
１７ システムバス
１８ 印刷部
１９ スキャナ部
２０ 記録メディア（ＣＤ／ＤＶＤ）
２１ 記録メディア（メモリカード）
２２ ＬＣＤ
２３ タッチパネル
１１０ 制御部
１１１ ＲＡＭ
１１２ ＲＯＭ
１１３ ファイル格納部
１１４ 管理情報格納部
１１５ 表示部
１１６ 入力部
１１７ 通信部
２０１ アクセスコントロールリスト（ＡＣＬ）
２０２ 送信先リスト
２０３ アドレスリスト
1 MFP (MFP)
3
12 ROM
13 HDD
14 External media I / F
15 I / F
16
21 Recording media (memory card)
22 LCD
23
112 ROM
113
202
Claims (6)
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する第１の相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信部と、
前記受信部が受信した電子ファイルを、前記受信部が受信した場所情報が示す電子フォルダに登録する登録部と、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づける第１のユーザリストを格納する第１のユーザリスト格納部と、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、前記アクセス可能なユーザによる操作が行われた場合に当該操作が行われた旨を通知する第２の相手ユーザを指定する第２のユーザリストを格納する第２のユーザリスト格納部と、
前記登録部により登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記第１のユーザリストが示すユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知を送信する第１の送信部と、
前記受信部が受信した前記宛先情報が示す第１の相手ユーザのうち、前記登録部により登録された電子ファイルを格納する電子フォルダに設定された前記第１のユーザリストに含まれないユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知と、前記登録部により登録された電子ファイルとを送信する第２の送信部と、
を備え、
前記受信部は、前記第２の送信部による送信に対する前記ユーザからの応答を受信し、
前記第２の送信部は、前記受信部が前記ユーザからの応答を受信した後、予め登録されている転送先ユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知を送信する、
ことを特徴とするドキュメント管理サーバ。 An electronic file storage unit for storing electronic files and electronic folders;
A receiving unit for receiving the electronic file, location information for designating the electronic folder storing the electronic file, and destination information for designating a first partner user for notifying that the electronic file has been registered;
A registration unit that registers the electronic file received by the reception unit in an electronic folder indicated by the location information received by the reception unit;
For each electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit, a first user list that stores a user who can access an electronic file in the electronic folder and an access authority that the user has is stored . A user list storage unit of
For each electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit, when an operation by the accessible user is performed, a second partner user for notifying that the operation has been performed is designated. A second user list storage unit for storing the user list of
Notification to the user indicated by the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered by the registration unit that the electronic file received by the receiving unit has been registered by the registration unit A first transmission unit for transmitting
Among the first counterpart users indicated by the destination information received by the reception unit , users who are not included in the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered by the registration unit, A second transmission unit that transmits a notification that the electronic file received by the reception unit has been registered by the registration unit, and the electronic file registered by the registration unit;
Equipped with a,
The receiving unit receives a response from the user to transmission by the second transmitting unit;
The second transmitting unit has registered that the electronic file received by the receiving unit has been registered in the electronic file storage unit for a transfer destination user registered in advance after the receiving unit has received a response from the user. Send notifications,
A document management server characterized by that.
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイルに対する操作が行われた場合に、当該操作が行われた旨を前記第２の相手ユーザに通知する通知部を更に備える、 When an operation is performed on the electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit, the electronic file storage unit further includes a notification unit that notifies the second partner user that the operation has been performed.
ことを特徴とする、請求項１に記載のドキュメント管理サーバ。 The document management server according to claim 1, wherein:
ことを特徴とする、請求項１に記載のドキュメント管理サーバ。 The first transmitting unit converts the electronic file received by the receiving unit or the electronic file into a predetermined format together with a notification that the electronic file received by the receiving unit is registered in the electronic file storage unit. Transmitting the electronic file to the first partner user indicated by the destination information ,
The document management server according to claim 1, wherein:
ことを特徴とする、請求項１に記載のドキュメント管理サーバ。 The second transmission unit, an electronic file received by the receiver with notification of registration in the electronic file storage unit, the information indicating where the registered electronic file received by the receiving unit and the second Send to other users ,
Characterized in that, the document management server according to claim 1.
電子ファイル及び電子フォルダを前記メモリに格納する電子ファイル格納ステップと、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する第１の相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信ステップと、
前記受信ステップにおいて受信した電子ファイルを、前記受信ステップにおいて受信した場所情報が示す前記メモリ内の電子フォルダに登録する登録ステップと、
前記メモリに格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づける第１のユーザリストを前記メモリに格納する第１のユーザリスト格納ステップと、
前記メモリに格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、前記アクセス可能なユーザによる操作が行われた場合に当該操作が行われた旨を通知する第２の相手ユーザを指定する第２のユーザリストを前記メモリに格納する第２のユーザリスト格納ステップと、
前記登録ステップにより登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記第１のユーザリストが示すユーザに、前記受信ステップにおいて受信した電子ファイルが前記登録ステップにより登録された旨の通知を送信する第１の送信ステップと、
前記受信ステップにおいて受信した前記宛先情報が示す第１の相手ユーザのうち、前記登録ステップにより登録された電子ファイルを格納する電子フォルダに設定された前記第１のユーザリストに含まれないユーザに、前記受信ステップにおいて受信した電子ファイルが前記登録ステップにより登録された旨の通知と、前記登録ステップにより登録された電子ファイルとを送信する第２の送信ステップと、
を備え、
前記受信ステップでは、前記第２の送信ステップによる送信に対する前記ユーザからの応答を受信し、
前記第２の送信ステップでは、前記受信ステップにおいて前記ユーザからの応答を受信した後、予め登録されている転送先ユーザに、前記受信ステップにおいて受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知を送信する、
ことを特徴とするドキュメント管理方法。 A document management method executed in a document management server having a memory,
An electronic file storing step of storing an electronic file and an electronic folder in the memory ;
A receiving step for receiving the electronic file, location information for designating the electronic folder for storing the electronic file, and destination information for designating a first partner user for notifying that the electronic file has been registered;
A registration step of the electronic file received at said receiving step, registering the electronic folder of the memory indicated by the location information received in said receiving step,
For each electronic folder or electronic file stored in the memory, a first user list that associates a user who can access an electronic file in the electronic folder with an access authority that the user has is stored in the memory . The user list storage step of
For each electronic folder or electronic file stored in the memory, when an operation by the accessible user is performed, a second user list that designates a second partner user who notifies that the operation has been performed Storing a second user list in the memory;
Notification to the user indicated by the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered in the registration step that the electronic file received in the receiving step has been registered in the registration step A first transmission step of transmitting
Of the first counterpart users indicated by the destination information received in the receiving step , users who are not included in the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered in the registration step, A second transmission step of transmitting a notification that the electronic file received in the reception step has been registered in the registration step, and the electronic file registered in the registration step;
Equipped with a,
In the receiving step, a response from the user to the transmission by the second transmitting step is received;
In the second transmitting step, after receiving the response from the user in the receiving step, the electronic file received in the receiving step is registered in the electronic file storage unit to the transfer destination user registered in advance. Send notifications,
A document management method characterized by the above.
電子ファイル及び電子フォルダを格納する電子ファイル格納部、
前記電子ファイルと、当該電子ファイルを格納する前記電子フォルダを指定する場所情報と、当該電子ファイルを登録した旨を通知する第１の相手ユーザを指定する宛先情報とを受信する受信部、
前記受信部が受信した電子ファイルを、前記受信部が受信した場所情報が示す電子フォルダに登録する登録部、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、当該電子フォルダ内の電子ファイルにアクセス可能なユーザと当該ユーザが持つアクセス権限とを対応づける第１のユーザリストを格納する第１のユーザリスト格納部、
前記電子ファイル格納部に格納される電子フォルダ又は電子ファイル毎に、前記アクセス可能なユーザによる操作が行われた場合に当該操作が行われた旨を通知する第２の相手ユーザを指定する第２のユーザリストを格納する第２のユーザリスト格納部、
前記登録部により登録された前記電子ファイルを格納する前記電子フォルダに設定された前記第１のユーザリストが示すユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知を送信する第１の送信部、
前記受信部が受信した前記宛先情報が示す第１の相手ユーザのうち、前記登録部により登録された電子ファイルを格納する電子フォルダに設定された前記第１のユーザリストに含まれないユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルが前記登録部により登録された旨の通知と、前記登録部により登録された電子ファイルとを送信する第２の送信部、
として機能させ、
前記受信部は、前記第２の送信部による送信に対する前記ユーザからの応答を受信し、
前記第２の送信部は、前記受信部が前記ユーザからの応答を受信した後、予め登録されている転送先ユーザに、前記受信部が受信した電子ファイルを前記電子ファイル格納部に登録した旨の通知を送信する、
ことを特徴とするプログラム。 Computer
An electronic file storage unit for storing electronic files and electronic folders;
A receiving unit for receiving the electronic file, location information for designating the electronic folder in which the electronic file is stored, and destination information for designating a first partner user for notifying that the electronic file has been registered;
A registration unit that registers the electronic file received by the receiving unit in an electronic folder indicated by the location information received by the receiving unit;
For each electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit, a first user list that stores a user who can access an electronic file in the electronic folder and an access authority that the user has is stored . user list storage unit,
For each electronic folder or electronic file stored in the electronic file storage unit, when an operation by the accessible user is performed, a second partner user for notifying that the operation has been performed is designated. A second user list storage unit for storing a user list of
Notification to the user indicated by the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered by the registration unit that the electronic file received by the receiving unit has been registered by the registration unit A first transmitter for transmitting
Among the first counterpart users indicated by the destination information received by the reception unit , users who are not included in the first user list set in the electronic folder storing the electronic file registered by the registration unit, A second transmission unit for transmitting a notification that the electronic file received by the reception unit is registered by the registration unit, and the electronic file registered by the registration unit;
To function as,
The receiving unit receives a response from the user to transmission by the second transmitting unit;
The second transmitting unit has registered that the electronic file received by the receiving unit has been registered in the electronic file storage unit for a transfer destination user registered in advance after the receiving unit has received a response from the user. Send notifications,
A program characterized by that.
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