JP4531630B2 - 文書管理システム - Google Patents

Description

本発明は、無線タグを用いた文書管理システムに関する。

事務の現場では、文書の電子化、ペーパーレス化が進行している。しかし、未だに紙面による書類をチェックする業務も存在する。そして、この紙面による書類をチェックする組織が、支店と本社というように物理的に離れている場合も少なくない、このような場合には、その書類の発送元が発送先へ、書類の到達の有無やチェックの状況などを問い合わせることが頻繁に発生すると想定される。このような問合せは書類を整理する担当者へ電話などによる連絡であり、本来の業務を中断する。またこの種の問合せは、現時点での書類の存在場所という単純な回答を求めているものが多い。

他方で、無線タグ（ＲＦＩＤタグ）を用いた人の出入り監視や物品の位置検出などは実現(非特許文献１参照）されている。しかし、書類を扱う本件のケースでは、無線タグを取り付けた対象物(書類)が、日常的に頻繁に生成され、かつ、持ち運ばれるという状況がある。このような条件、即ち無線タグの取り付けと設定登録、およびその後の移動の追尾、それらの情報へのユーザのアクセスをどれも簡便に対応可能にする必要がある。
また,電波で位置を特定するにはリーダ（受信器)の設置台数を増やして行われる。しかし無線で位置を特定するにしてもその精度には限界がある。おおよそリーダの設置間隔の1/10程度が最も理想的な精度であり、数ｍが限界である。さらに位置をリアルタイムで補足するには常に無線タグの電波を出し続ける必要がある。このように常に電波を送信し続けることは、電池を早く消耗することにつながる。
森嶋健平、今野貴洋、渡部修平、"特集／ユビキタス社会を支えるRFID技術 RFIDによる位置情報技術"NTT COMWARE TECHNOLOGY, pp.12-pp.15, 2004.（http://www.nttcom.co.jp/comtech/tech08/pdf/tech12_15・pdf）

本発明は上記事情を考慮してなされたもので、その目的は、紙面による文書の所在の把握を自動的に行うことを可能とする文書管理システムを提供することにある。また、この発明の他の目的は、文書の決裁が下されたか否かの状況を自動的に把握することができる文書管理システムを提供することにある。

この発明は上述した課題を解決するためになされたもので、本発明は、文書に貼付され、内部のメモリ内のＩＤを電波に乗せて発信する無線タグと、前記文書を撮像し、撮像によって得られた画像データをサーバへ送信する撮像手段と、前記文書の通過経路の近傍に配置され、前記無線タグからのＩＤを受信し、受信したＩＤを自身の識別番号と共に前記サーバへ送信する複数のリーダと、前記リーダから受信したＩＤと、前記リーダの識別番号と、前記画像データとを対応付けて記憶部に記録し、記録したデータを端末装置からの要求を受けて該端末装置へ送信する前記サーバとを具備することを特徴とする文書管理システムである。
本発明は、前記リーダは、前記無線タグからの電波の受信強度を前記サーバへ送信し、前記サーバは、複数の前記リーダからの前記受信強度に基づいて前記文書の位置を検出し、検出した位置を前記記憶部に記録することを特徴とする。
本発明は、前記無線タグ内の前記メモリに決裁済みを示すデータを書き込む書込装置をさらに具備し、前記無線タグは前記ＩＤと共に前記決裁済みを示すデータを電波に乗せて発信し、前記リーダは前記ＩＤと共に前記決裁済みを示すデータを受信して前記識別番号と共に前記サーバへ送信し、前記サーバは、前記ＩＤと、前記リーダの識別番号と、前記画像データと、前記決裁済みを示すデータとを対応付けて記憶部に記録することを特徴とする。
本発明は、前記書込装置は、前記文書の決裁箱に取り付けられていることを特徴とする。
本発明は、前記サーバは、前記記憶部内のリーダの位置を示す情報に基づいて、部屋の見取り図に前記文書の移動経路を表示した移動経路図を作成する経路図作成手段を具備し、前記端末装置からの要求に応じて該移動経路図を前記端末装置へ送信することを特徴とする。

この発明によれば、紙面による文書の所在の把握を自動的に行うことができる効果がある。また、この発明によれば、文書の決裁が下されたか否かの状況を自動的に把握することができる効果がある。

以下、図面を参照し、この発明の実施の形態について説明する。図１はこの発明の一実施の形態による文書管理システムの構成を示すブロック図であり、このシステムは例えば事業会社内に設置される。図において、１はコンピュータ室等に設置されたサーバであり、ネットワークＮに接続されている。２は各社員の机上に設置されたパソコン（パーソナルコンピュータ）であり、ネットワークＮに接続されている。４は会社内において移動される文書（この例では稟議書）であり、無線タグ５が取り付けれていると共にバーコード７が印刷されている。ここで、無線タグ５はアクティブ型の無線タグであり、内部に電池、送受信回路、メモリを有し、一定時間が経過する毎にメモリ内のＩＤ（Identification）を電波に乗せて発信する。また、バーコード７には上記ＩＤが書き込まれている。

符号Ａは営業部の室内に設置された無線タグリーダ、符号Ｂは経理部の室内に設置された無線タグリーダである。これらのリーダＡ、Ｂは文書４の無線タグ５が一定距離以内に接近した時、無線タグ５からの電波を受信して復調し、復調によって得られたＩＤをネットワークＮを介してサーバ１へ送信する。９はディジタルカメラであり、撮像部および送信部を具備し、撮像部による撮像された画像データをネットワークＮを介してサーバ１へ送信する。

このような構成において、文書４の発送者は、ここで説明の事例としては営業部に居て、その文書４と無線タグ５との紐付けを次のように行う。
１．発送者は、文書４の表紙をディジタルカメラ９によって撮像する。撮像された画像データはネットワークＮを介してサーバ１へ送られる。
２．リーダＡは文書４の無線タグ５から発信されたＩＤを読み取り、自身の識別番号と共にネットワークＮを介してサーバ１へ送信する。
３．サーバ１は、画像データのバーコード７からＩＤを読み取り、リーダＡから送信されたＩＤと照合する。そして、一致していれば、内部のメモリに設定されたテーブル１ａ（図１）に、ＩＤ、文書４の画像データを登録し、また、文書４の現在の場所としてリーダＡの識別番号を登録する。

以上の過程で、サーバ１には文書４に取り付けられた無線タグ５のＩＤと文書４の画像と現在の場所が紐付けられて登録される。この図１のテーブル１ａによれば、営業部にいる文書４の発送者は次のように登録したことになる。すなわち、無線タグ５のＩＤは“0001”、文書４の画像は“稟議書No.1”、登録時の現在の場所は“リーダＡが無線タグ５の電波を受信できる所（すなわち営業部の室内）”と登録される。
このように、ユーザ（この例では、営業部に居る書類の発送者）は、簡単な操作で紙面による文書４と無線タグ５のＩＤとの紐付けを完了する。

なお、文書４と無線タグ５のＩＤとの紐付けを解くこと、すなわち登録の抹消の仕方としては２つの方法が考えられる。登録抹消の第１の仕方は、無線タグ５を再利用する場合に、既にテーブル１ａに登録された文書４の画像データを上書きする。これにより先に登録されていた文書４の情報は抹消される。第２の登録抹消の仕方は、無線タグ５を再利用する／再利用しないに関係ないが、テーブル１ａに登録された文書に関係するＩＤと画像データとその場所に関係する情報自体を削除することである。この処理にはパソコン２によってネットワークＮを介してサーバ１にアクセスすることで直接することもできるし、後述する低周波（LF）信号によって無線タグ５のメモリの書込みする機構（後述では決裁処理をこの書類の抹消処理に転用して）を用いることが考えられる。

また、文書４の表紙には、ディジタル的な識別を行うための二次元バーコードを記載してもよい。二次元バーコードとして，ＰＤＦ４１７（米国シンボルテクノロジー社），Ｍａｘｉ Ｃｏｄｅ（米国ＵＰＳ社），ＱＲコード（国内ではデンソーウェーブ社）などがある。この中で特にＱＲコードは，読み取る機器の方向に依存せず読取れるよう工夫がされていたり，汚れなど部分的にコードが欠けた時も誤り訂正機能を持ちデータを復元できたり，様々な点で単なるバーコードに比べ優れている。そしてＱＲコードを用いると，後述するデジタルカメラで撮影された映像の情報からもＱＲコードの情報を読み出すことが可能となるので，文書を登録する際に無線タグのＩＤとの対応を取ることがより容易になる。これは映像の撮影以外に無線タグのＩＤとバーコードとの対応を別途行う必要を、ＱＲコードを含む映像の撮影により自動的に対応を取るようなことを実現できるためである。
なお、次の参考文献が知られている。
参考文献(i)：物流ラベルの国際標準化について（社）日本包装技術協会
http://www.metrologic.com/asia/jp/apply/bar2_10.html
参考文献(ii)：ＱＲコードの特徴 （株）デンソーウェーブ
http://www.denso-wave.com/qrcode/qrfeature.html
また、ディジタルカメラ９による文書４の表紙の撮像画像の代わりに、複写機によるコピーで文書管理番号台帳を作り、その管理番号を用いてもよいが、ユーザの手間が１つ増える。あるいは、ディジタルカメラ９の代わりに文書４をスキャナーによって走査し、画像を取り込むことは、表紙を撮像することと同じ手間と考えてよいし、同じ効果が得られる。
また、デジタルカメラとして，ＩＰカメラが活用できる。このＩＰカメラはネットワークカメラ，ＷＥＢカメラとかインターネットライブカメラとも呼ばれることもある。ＩＰカメラは，このカメラに対して直近に専用のパソコンを介さずにネットワーク接続できるメリットやカメラ操作をネットワーク経由で行うことができる。このため，今回の利用例では，登録時にＩＰカメラで撮影した画像をネットワーク経由で図１のテーブル１ａへ取り込むようなシステムを簡単に構築できる。
参考文献(iii)：ネットワークカメラの特徴、（株）インターネットオープンカレッジ
http://www.ioc.co.jp/tokutyo.html
なお、ディジタルカメラとして、カメラ付き携帯電話を使用してもよい。

次に、上記のように無線タグと紐付けられた書類が、現在どこにあるのか、この文書の所在をどのように把握するのかについて説明する。
現在、文書４がある所在の把握は、無線タグを貼り付けた物品管理の把握と同様に扱うことができる。すなわち、文書４に取り付けた無線タグ５のＩＤを受信したリーダの付近に、現在その書類があると特定できる。図１では、営業部に居る発送者が、その文書４（稟議書No.1）をサーバ１ヘ登録した。この場所の情報として、リーダＡがその文書４に取り付けられた無線タグ５の電波を受信していることから、営業部の室内であることが特定される。もしリーダＢがその無線タグ５からの電波を受信しているのなら経理部の室内へ移動したことが分かる。

さらにより精度の高い位置情報が必要であるならば、同じ一つの室内に、例えば図２に示すように、複数のリーダＡ−１〜Ａ−３を設置し、各リーダＡ−１〜Ａ−３の電波の受信強度から無線タグ５の位置、すなわち無線タグ５を取り付けた文書４の場所を測位することができる。すなわち、それぞれのリーダＡ−１〜Ａ−３の受信強度から無線タグ５が営業部の室内のどの位置にあるのかが計算される。端的には電波受信感度が強いリーダに近く、受信感度が弱いリーダから遠い位置にあることが求まる。その他に室内の壁による電波の反射などが考慮されて位置が計算されて求められる。

なお、本技術(無線の受信感度の強度により測位する技術)としては次に挙げるような文献および先行出願がある。
（１）Hitoshi Hayashi, Toshimitsu Tsubaki, Tomoaki Ogawa, and Masashi Shimizu, "Asset Tracking System Using Long-life Active RFＩＤ Tags"，NTT Technical Review, Vol.1, No.9, pp.19-pp.26, Dec. 2003.
（２）特開2004-53510号公報：位置検出システム日本電信電話株式会社 林等、ほか
（３）特開2002・236166 号公報：位置検出システム 日本電信電話株式会社 清水雅史、ほか
ここで挙げている各文献の概要については，文献(1)は無線タグによる測位の方法とそれを用いた物品管理システムについて述べている。また，先行出願(2)は無線の受信レベル（受信感度の強度）を用いた測位の基本的な原理を説明している。そして，先行出願(3)は同じ無線の受信レベルを用いた測位であるが，室内など無線の伝播が屋外のように均一でない状況としての環境係数を導入するなど，より正確な測位について説明している．
なお，文献(1)については，”NTT Technical Review Onlaine”のＷｅｂサイト（http://www.ntt.co.jp/tr/）から情報をダウンロードできる。
http://www.ntt.co.jp/tr/0312/files/ntr0412019.pdf
なお、図２では物理的に隣接する営業部と経理部の室内における書類の場所を特定する例であるが、支社と本社のように物理的に遠く離れていてもこのシステムはネットワークを介することでその機能を実現できる。またこのような適用の場合の方が、本システムは有効であり、ユーザの利便性が向上する。

上記のように文書４の場所が確認できても、その書類がどのようになっているのかが発送者にとっては重要なことが多い。通常、書類の発送者は、送り先の相手が確認したかどうかというような情報を最も気にする。会社内の書類であれば上司等が確認したか、その書類の決裁処理を通過しているか否かの確認が連絡等をしなくてもできると非常に有益である。決裁権限のある者の机や部屋には決裁用の書類未処理箱と既処理箱が置かれている。

そこで、この実施形態では、図３に示すように、未処理箱と既処理箱にそれぞれ低周波(ＬＦ)信号で無線タグ５に書き込み処理を行うＬＦ書き込み機構１１、１２を備える。これらのＬＦ書き込み機構１１、１２は、単に、決裁未処理箱の中に書類が入れられたか、決裁の既処理箱に書類が入れられたかという特定場所の情報を、数cmの距離しか送信できない無線信号により無線タグ５のメモリに書き込む。
既に電池を持ちアクティブ型の無線タグで，市販されているものには，ＬＦ回路が備わったものがある（参考文献(iv)）。この無線タグのＬＦ回路は，約１２０ｋＨｚの交流磁界を利用した近距離通信を行い，無線タグの動作内容を近接距離から設定可能である。
この実施形態では，さらにＬＦ回路で無線タグのメモリに書込みを行う。ここで書き込む情報は，決裁箱を特定するＩＤ（このＩＤは無線タグのＩＤとは異なる）である。そして、この書き込む情報は，その文書の状況，つまりどの決裁処理での未処理箱側か？或いは既処理箱側か？というようなよりきめ細かな区別が可能な情報を持つＩＤが望ましい。
参考文献(iv)：ＳｅｃｕｒeＴＡＧ ＴＷ−１００、セイコープレシジョン（株）
http://www.seiko-p.co.jp/wireless/wt-100/index.html

その書き込み情報を無線タグ５はＩＤと共に電波で送信し、送信された電波をリーダＡが受信すれば、決裁通過有無の情報が得られる。この決裁通過有無の情報は、サーバ１ヘと送られて、何時にどの場所でどの書類に対しての決裁が実施されたかの情報として蓄積される。この情報を必要とする者、通常は書類の発送者は、パソコンを通じネットワークＮを介してサーバ１に蓄積された情報を確認することで、決裁の有無という重要な書類の状況を問い合わせの連絡をわざわざすることなしに確認することができる。
ここで，無線タグ５のＩＤと共に電波で送信される書き込み情報と書類状況，すなわちどの決裁通過かという情報との対応については，予め決めておく必要がある。決裁箱を設置する段階で，上述した書き込み情報（例えば決裁箱を特定するＩＤ）がパソコン上でどのような書類状況であるかの対応が分かる情報を予め準備してある。

なお、決裁箱に備え付けられたＬＦ書き込み機構１１、１２は常に動作していても良い。しかし、室内に例えば３個のリーダを設置すれば、文書４に取り付けられた無線タグ５により、文書４の位置が特定できるので、その決裁箱に対象の文書４が来た時点でＬＦ書き込み機構１１または１２がＬＦ信号を発生するように構成することができる。また、文書４に取り付けた無線タグ５に振動センサを装備させて、決済箱のある室内で文書４が運ばれ動いている時、すなわち、振動センサが動作して無線タグ５が発した電波をリーダが受信することで、ＬＦ信号を発生させれば、常にＬＦ書き込み機構１１、１２を駆動状態にさせずに済ませることができる。

また、上記の図３に示した構成を用いれば、文書４が決裁箱にあるポイント位置情報がサーバ１において取得できる。すなわち、まず、文書４を置く場所に低周波(ＬＦ)信号で無線タグ５に書き込み処理を行う機構を備えておく。この無線タグ５ヘの書込み処理はこの機構を備えた所でしか実現できない。従って、その書き込み情報を無線タグ５が電波で発信し、リーダＡがその無線タグ５の情報を受信し、サーバ１へ送信することにより、サーバ１において無線タグ５に書き込まれた情報が得られることになる。

このように、文書４に無線タグ５を取り付けて管理することで、先に図１の部屋単位や図２で説明した室内のある程度の場所の絞込み、そして、図３の構成によって特定の位置までも把握することができる。把握された位置をユーザ(主に書類の発送者)が見やすいユーザインタフェース(ＵＩＦ)が必要である。そのＵＩＦとして、直感的に理解しやすい部屋の見取り図を画面に表示し、その画面に、確認したい文書４の位置をＸ印で表示する表示画面を図４に示す。簡単な例ではあるが、この図４の例では、営業部と経理部の部屋が隣接してある。営業部には事務机と椅子が５つ並んでいて文書棚が部屋の扉付近にあり、隣の経理部の部屋には、事務机と椅子が1つと決裁用の箱が２つ未決、既決用としてある。また、営業部には無線タグ５の電波を受信するリーダＡ−１〜Ａ−３が設置されている。いま、文書４を作成した発送者が文書４を登録したところである。この画面は図４の右図のように、パソコン２の画面で確認することができる。

さらに、この際に文書４の状況を時刻と共に表に示すＵＩＦを持つことが望ましい。これは、サーバ１がリーダＡ、Ｂ、・・・から受信した情報をテーブル１ａに書き込む時、同時に時刻を書き込むようにする。このテーブル１ａの情報および部屋の見取り図をパソコン２によって受け、画面に表示すれば、図５に示すように、部屋の見取り図上で位置が確認できた文書４の情報として、過去から現在の時刻までにどのような状態であったかを示すログデータを見ることができる。これを見ることにより、現在の状態だけでなく過去に適切な決済処理を受けているなどの確認ができる。さらに、上述の図１から図２に示して説明した方法を組み合わせて用いると、文書の移動経路や現在位置の把握はより正確になる。

まず、図２、図４により文書の場所が把握できる。これを部屋の見取り図の上に、文書を特定した過去の場所の情報をトレースする様に描く。このトレースは図６の右図のように文書が運ばれた軌跡になって示される。この処理はサーバ１によって行われる。このトレースした線を示すことにより、新たな利点が生じる。それは仮に無線タグ５からの電波を常に受信できなくても、現在の文書の位置を想定することが可能になることである。このことは、リーダの設置箇所が必ずしも文書４が運ばれる全ての部屋や場所になくても、このシステムを運用するにより利用者がある程度は文書４の状況を把握できることを意味する。

また、仮に電池を節約するため、無線タグ５が十分に長い間隔で電波を発信する場合、常時は電波が受信できない状態であるが、最後に電波を受信した文書４の位置で十分の場合が多い。こうすれば無線タグ５の電池寿命を長くすることができる。さらに、加えて決裁状況も推定することが可能になる。これは決裁を受ける場所を、至急の場合など無線タグ５からの送信間隔より短い時間で通過し、無線タグ５からの電波をリーダが受けずして通過した場合などを想定して判断が可能になるため、完全で正確なシステムを構築しなくても情報を補完することができる。

この発明は、事業会社等において文書の流通を管理する場合に用いられる。特に，社内文書でも支店と本社のように遠隔に離れて文書による事務処理が行われている場合での利用が有効である。

この発明の一実施形態による文書管理システムの構成を示すブロック図である。 部屋に３個のリーダを設置する場合のシステム構成を示す図である。 決裁箱にＬＦ書込み機構を設ける場合のシステム構成を示す図である。 部屋の見取り図と共に文書の所在位置を示す場合を説明するための図である。 ユーザのパソコンの画面に、文書の所在位置を時間の経過と共に示す場合を説明するための図である。 ユーザのパソコンの画面に文書の移動経路を表示する場合を説明するための図である。

符号の説明

１…サーバ
２…パソコン
４…文書
５…無線タグ
７…バーコード
９…ディジタルカメラ
１１、１２…ＬＦ書込み機構
Ａ、Ｂ、Ａ−１〜Ａ−３…リーダ

Claims (6)

1. ＩＤが書き込まれたバーコードが記載された文書に貼付され、該ＩＤが内部のメモリ内に記録されているとともに該メモリ内のＩＤを電波に乗せて発信する無線タグと、前記バーコードを含む前記文書の画像を撮像し、撮像によって得られた画像データを送信する撮像手段と、前記文書の通過経路の近傍に配置され、前記文書に貼付された無線タグが一定距離以内に接近した時に該無線タグからのＩＤを受信し、受信したＩＤを自身の識別番号と共に送信する複数のリーダと、記憶部を備え、前記撮像手段から送信された画像データおよび前記複数のリーダから送信された無線タグのＩＤとリーダの識別番号を受信するサーバと、前記サーバと互いに情報通信可能な端末装置とを備えた文書管理システムであって、
   前記サーバは、
   前記撮像手段から受信した前記文書の画像データのバーコードから読み取ったＩＤを前記リーダから受信したＩＤと照合し、一致した場合に、該画像データを該ＩＤと対応付けて前記記憶部に記録することによって当該文書を登録する登録手段と、
   登録された前記文書に貼付された前記無線タグのＩＤと前記リーダの識別番号とを前記リーダから受信し、該文書の所在情報として受信したリーダの識別番号を受信したＩＤに対応付けて前記記憶部に記録する所在把握手段と、
   前記記憶部に記録したデータを前記端末装置からの要求を受けて該端末装置へ送信するデータ送信手段と、
   を備えることを特徴とする文書管理システム。
2. 前記無線タグは、アクティブ型の無線タグであり、内部に電池、送受信回路、およびメモリを有し、一定時間が経過する毎にメモリ内の前記ＩＤを電波に乗せて発信することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記リーダは、前記無線タグからの電波の受信強度を前記サーバへ送信し、
   前記所在把握手段は、複数の前記リーダからの前記受信強度に基づいて前記文書の位置を検出し、該検出した位置を該文書の所在情報としてリーダの識別番号の代わりに前記記憶部に記録することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
4. 前記無線タグ内の前記メモリに決裁済みを示すデータを書き込む書込装置をさらに具備し、
   前記無線タグは、前記ＩＤと共に前記決裁済みを示すデータを電波に乗せて発信し、
   前記リーダは、前記ＩＤと共に前記決裁済みを示すデータを受信して前記識別番号と共に前記サーバへ送信し、
   前記所在把握手段は、
   登録された前記文書に貼付された無線タグのＩＤと該リーダの識別番号と前記決裁済みを示すデータとを前記リーダから受信し、受信したリーダの識別番号と前記決裁済みを示すデータとを受信したＩＤに対応付けて前記記憶部に記録することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
5. 前記書込装置は、前記文書の決裁箱に取り付けられていることを特徴とする請求項４に記載の文書管理システム。
6. 前記サーバは、前記記憶部内の前記文書の所在情報に基づいて、部屋の見取り図に前記文書の移動経路を表示した移動経路図を作成する経路図作成手段を具備し、
   前記端末装置からの要求に応じて該移動経路図を前記端末装置へ送信する
   ことを特徴とする請求項１または請求項３に記載の文書管理システム。

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