JP4459927B2 - ファクシミリ装置 - Google Patents

Description

本発明は、ファクシミリ装置に関する。

ファクシミリ装置を用いて原稿を送信する場合において、ユーザが誤操作等により送信先のファクシミリ番号を誤って設定してしまうと、原稿を送信すべき送信先以外の第三者に原稿が送信されてしまい、原稿に記載された重要な情報が第三者に漏洩してしまう虞がある。このため、従来のファクシミリ装置には、原稿の誤送信を防止するための種々の機能が設けられている。

原稿の誤送信を防止するための代表的な機能の１つに、送信先のファクシミリ番号を短縮キー等の特殊キーに割り当てる機能が挙げられる。この機能は、送信先のファクシミリ番号を予め特殊キーに登録しておき、ユーザにより特殊キーが操作された場合には、その特殊キーに登録されたファクシミリ番号を送信先のファクシミリ番号に設定することで、ユーザによるファクシミリ番号の誤設定を低減させる機能である。

また、以下の特許文献１〜３に開示されている通り、送信すべき原稿に特定の文字が記載されているか否かを判断し、この判断結果に基づいて原稿の送信を制御する機能もある。かかる機能は、ＯＣＲ（Optical Character Reader：光学式文字読取装置)等の読み取り装置を用いて原稿に記載された文字（文字列）を読み取り、読み取った文字（文字列）の中に予め登録されたキーワードに一致するものがある場合には、ファクシミリの送信を禁止する機能である。この機能により、例えば送信すべき原稿を誤ってファクシミリ装置にセットした場合であっても原稿の誤送信を防止することができる。
特開２００１−１１９５４５号公報 特開２００５−２２３６５５号公報 特開平７−１７０３６１号公報

ところで、上記の特許文献１〜３に開示された技術においては、上述した通り、予め登録されたキーワードが記載された原稿の誤送信を防止することができる。しかしながら、キーワードが送信すべき原稿に記載されていた場合に一律に送信を禁止しているため、必要以上に送信が禁止されている状況が生じていた。

例えば、ある企業において社外への原稿送信を防止するためにあるキーワードをファクシミリ装置に設定していた場合を考えると、そのキーワードが記載されている原稿を社内の他の部門に送信するときであっても送信が禁止されてしまう。このように、従来は、送信先が社内であるか社外であるか、或いは部門内であるか部門外であるかに拘わらず一律に送信を禁止するため、利便性が低いという問題があった。

本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、送信先及び原稿の内容に応じて適切に原稿を送信することができ、使用者の利便性を向上させることができるファクシミリ装置を提供することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明のファクシミリ装置は、原稿の送信先を入力する入力部と、原稿を読み取る原稿読取部と、当該原稿読取部が読み取った原稿情報を通信回線を介して前記入力部から入力された送信先に送信する送信部とを備えるファクシミリ装置において、前記原稿情報の送信先を分類して記憶する送信先記憶部と、前記原稿情報の送信を禁忌すべき禁忌キーワードを分類して記憶する禁忌キーワード記憶部と、前記原稿情報の送信制御に関する送信制御情報を、前記送信先の分類と前記禁忌キーワードの分類との組み合わせ毎に記憶する送信制御情報記憶部と、前記原稿読取部が読み取った前記原稿情報に含まれる禁忌キーワードを検索する禁忌キーワード検索部と、前記禁忌キーワード検索部によって前記禁忌キーワードが検索された場合に、前記禁忌キーワード記憶部及び前記送信先記憶部を検索し、検索された禁忌キーワードの分類と送信先の分類とを求め、当該分類の組み合わせについての送信制御情報を前記送信制御情報記憶部から得て前記原稿情報の送信制御を行う制御部とを備えており、前記送信制御情報には、予め優先順位が割り当てられており、前記制御部は、前記禁忌キーワード検索部の検索により複数の禁忌キーワードが検索されて前記送信制御情報記憶部から複数の送信制御情報を得た場合には、得られた送信制御情報の中で最も優先順位が高い送信制御情報に従って前記原稿情報の送信制御を行うことを特徴としている。
また、本発明のファクシミリ装置は、前記送信制御情報が、前記原稿情報の送信許可を示す送信許可情報と、前記原稿情報の送信に際して警告を報知する旨を示す要注意情報と、前記原稿情報の送信に際して送信の許可を求める旨を示す要許可情報と、前記原稿情報の送信禁止を示す送信禁止情報とを含むことを特徴としている。
更に、本発明のファクシミリ装置は、前記送信制御情報には、前記送信許可情報、前記要注意情報、前記要許可情報、及び前記送信禁止情報の順で高くなるよう前記優先順位が割り当てられていることを特徴としている。

本発明によれば、原稿の宛先の分類と、禁忌キーワードの分類との組み合わせ毎に送信制御情報を設定して原稿のイメージデータの送信制御を行っているため、送信先及び原稿の内容に応じて適切に原稿を送信することができ、誤送信による情報漏洩を効果的に防止しつつ使用者の利便性を向上させることができるという効果がある。

以下、図面を参照して本発明の一実施形態によるファクシミリ装置について詳細に説明する。図１は、本発明の一実施形態によるファクシミリ装置の要部構成を示すブロック図である。図１に示す通り、本実施形態のファクシミリ装置１０は、スキャナ部１１（原稿読取部）、ＦＡＸ通信部１２（送信部）、印刷部１３、記憶部１４、操作部１５（入力部）、ネットワークインターフェイス（以下、ネットワークＩ／Ｆと略記する）１６、表示部１７、及び制御部１８を含んで構成される。

スキャナ部１１は、送信用の原稿を取り込んで原稿のイメージデータ（原稿情報）を制御部１８に出力する。ＦＡＸ通信部１２は、制御部１８の制御の下で、スキャナ部１１が取り込んだイメージデータを電話回線を介して他のファクシミリ装置に送信する。尚、送信先のファクシミリ装置のファクシミリ番号は、操作部１５から制御部１８に入力される。また、ＦＡＸ通信部１２は、電話回線を介して他のファクシミリ装置から送信されてくるイメージデータを受信する。印刷部１３は、電話回線を介して受信したイメージデータに基づいたイメージ、及び通信レポート等の印刷を行う。また、後述するパーソナルコンピュータ２０から出力されるデータに基づいた印刷を行う。

記憶部１４は、スキャナ部１１から出力されるイメージデータ、ＦＡＸ通信部１２で受信したイメージデータ等を一時的に記憶するとともに、ファクシミリ装置１０を制御するための制御プログラムを記憶する。また、図１に示す通り、記憶部１４は、送信先記憶部１４、禁忌キーワード記憶部１４ｂ、及び送信制御情報記憶部１４ｃを備える。尚、この記憶部１４は、ＥＥＰＲＯＭ（Electrically Erasable Programmable ReadOnly Memory）、ハードディスク等の不揮発性の記録装置を用いて構成することができる。

送信先記憶部１４ａは、原稿のイメージデータを送信すべき送信先を分類して記憶する。図２は、送信先記憶部１４ａの記憶内容の一例を示す図である。図２に示す通り、送信先記憶部１４ａには「社内同一部門１ａ」，「社内同一部門１ｂ」，「社内他部門２ａ」，「社内他部門２ｂ」，「社外取引先３ａ」，「社外取引先３ｂ」等の複数の送信先ＤＳが記憶されている。尚、ここでは理解を容易にするため、送信先記憶部１４ａに記憶される送信先ＤＳが「社内同一部門１ａ」等であるとしているが、実際には送信先のファクシミリ装置のファクシミリ番号が記憶される。

これら送信先ＤＳは、予め設定された基準（例えば、セキュリティポリシー）に従って分類されて記憶されている。例えば、企業の内部組織及び企業の内外を基準として分類する場合には、図２に示す通り、「社内同一部門１ａ，１ｂ」は「宛先分類１」として分類され、「社内他部門２ａ，２ｂ」は「宛先分類２」として分類され、「社外取引先３ａ，３ｂ」は「宛先分類２」として分類される。

禁忌キーワード記憶部１４ｂは、ＦＡＸ通信部１２からのイメージデータの送信を禁忌すべき禁忌キーワードを分類して記憶する。図３は、禁忌キーワード記憶部１４ｂの記憶内容の一例を示す図である。図３に示す通り、禁忌キーワード記憶部１４ｂには「社外秘」，「顧客情報」，「売上実績」，「生産高」等の複数の禁忌キーワードＴＫが記憶されている。この禁忌キーワードＴＫも上記のセキュリティポリシー等の予め設定された基準に従って分類されている。

例えば、「社外秘」が付された情報や「顧客情報」は企業の外部への情報流出を絶対に防止すべき情報であり、これらは「禁忌語分類１」として分類されている。また、「売上実績」，「生産高」はある時期までは企業の外部への情報流出を防止すべき情報であり、その時期を過ぎれば公表しても問題が生じない情報であり、これらは「禁忌語分類２」として分類されている。

送信制御情報記憶部１４ｃは、ＦＡＸ通信部１２からイメージデータを送信するときの送信制御に関する送信制御情報を、送信先の分類と禁忌キーワードの分類との組み合わせ毎に記憶する。ここで、送信制御情報には、送信許可情報、要注意情報、要許可情報、及び送信禁止情報がある。送信許可情報は、イメージデータをそのまま（何らの制限もせずに）ＦＡＸ通信部１２から送信することを許可する旨を示す情報である。要注意情報は、送信すべきイメージデータに禁忌キーワードが含まれている旨の警告を使用者に報知し、ＦＡＸ通信部１２からのイメージデータの送信動作を継続するか中止するかを選択させる旨を示す情報である。

要許可情報は、送信すべきイメージデータに禁忌キーワードが含まれている旨の警告を使用者又は使用者以外の特定者（例えば、使用者の上長）に報知し、使用者又は特定者からの明示的な許可が得られるまでイメージデータの送信を中断させる旨を示す情報である。送信禁止情報は、いかなることがあってもＦＡＸ通信部１２からのイメージデータの送信を禁止させる旨を示す情報である。

送信制御情報記憶部１４に記憶される送信制御情報には、予め所定の優先順位が割り当てられている。具体的には、送信許可情報、要注意情報、要許可情報、及び送信禁止情報の順で高くなるよう優先順位が割り当てられている。即ち、誤送信による情報漏洩を防止する観点から、イメージデータの送信を禁止するものや、イメージデータの送信に注意義務を課すものが高くなるよう優先順位が割り当てられている。

図４は、送信制御情報記憶部１４ｃの記憶内容の一例を示す図である。図４に示す通り、宛先分類を各行に配列するとともに禁忌語分類を各列に配列し、宛先分類と禁忌語分類との組み合わせ毎に送信制御情報が記憶されている。例えば、「宛先分類１」と「禁忌語分類１」との組み合わせについては送信許可情報が記憶されており、「宛先分類２」と「禁忌語分類１」との組み合わせについては要注意情報が記憶されている。宛先分類と禁忌語分類の組み合わせ毎の送信制御情報の設定は、セキュリティポリシー等の予め設定された基準に従って使用者が実施しておく。

操作部１５は、利用者がファクシミリ装置１０に対する入力操作を行うためのテンキー、ワンタッチキー等を備えている。使用者が操作部１５のテンキー、ワンタッチキー等を介して入力又は設定されたデータは制御部１８に出力され、その内容は表示部１７に表示される。尚、使用者が操作部１５を操作して、ファクシミリ番号、電話番号、会社名、部署名、個人名、及び電子メールアドレスを入力することができる。表示部１７は、液晶表示パネル等の表示装置と表示制御回路とを備えており、制御部１８の制御の下で操作部１５から入力された設定の内容や各種情報を表示する。ネットワークＩ／Ｆ１６は、ＬＡＮ（Local Area Network）等を介してパーソナルコンピュータ２０を接続するためのインターフェースである。

制御部１８は、ファクシミリ装置１０の各部を統括的に制御する。即ち、ファクシミリ装置１０の動作は制御部１８により制御される。この制御部１８は、文字認識部１８ａと検索部１８ｂ（検索部）とを備えている。文字認識部１８ａは、スキャナ部１１が読み取った原稿のイメージデータから、原稿に記載された文字を認識する。検索部１８ｂは、禁忌キーワード記憶部１４ｂから禁忌キーワードを得て、文字認識部１８ａが認識した文字に含まれる禁忌キーワードを検索する。

また、制御部１８は、検索部１８ｂで禁忌キーワードが検索された場合には、禁忌キーワード記憶部１４ｂ及び送信先記憶部１４ａを検索し、検索された禁忌キーワードの分類と送信先の分類とを求め、これらの分類の組み合わせについての送信制御情報を送信制御情報記憶部１４ｃから得て、この送信制御情報に基づいてスキャナ部１１で読み取った原稿のイメージデータの送信制御を行う。

更に、制御部１８は、電子メール機能が実現可能であり、ネットワークＩ／Ｆ１６を介してパーソナルコンピュータ２０との間で電子メールの送受信を行う。尚、制御部１８はメモリ及びＣＰＵ（中央処理装置）等により構成され、前述した記憶部１４に記憶される制御プログラムをメモリにロードして実行することによりその機能が実現されるものとする。

次に、ファクシミリ装置１０のファクシミリ送信時の動作について説明する。図５は、本発明の一実施形態によるファクシミリ装置１０のファクシミリ送信時の動作の一例を示すフローチャートである。ファクシミリ装置１０を用いて原稿を送信する場合には、まず使用者が原稿をスキャナ部１１の原稿取込口に配置し、操作部１５のテンキーやワンタッチキー等を操作して送信先（ファクシミリ番号）を設定する（ステップＳ１１）。次いで、使用者が操作部１５の送信ボタンを押圧すると、ファクシミリ装置１０による原稿の送信処理が開始される（ステップＳ１２）。

原稿の送信処理が開始されると、スキャナ部１１によって原稿が順次読み取られ、原稿に記載された内容がイメージデータとして制御部１８に出力されて記憶部１４に一時的に記憶される（ステップＳ１３）。次に、制御部１８の文字認識部１８ａは、記憶部１４に一時的に記憶されているイメージデータを読み込んでその文字情報を認識する（ステップＳ１４）。文字認識部１８ａでの認識が終了すると、制御部１８の検索部１８ｂは、記憶部１４の禁忌キーワード記憶部１４ｂに記憶されている禁忌キーワードを読み込み、認識した文字情報の中に含まれる禁忌キーワードを検索する（ステップＳ１５）。

検索部１８ｂによる検索が終了すると、制御部１８は検索部１８ｂにより禁忌キーワードが検索されたか否かを判断する（ステップＳ１６）。禁忌キーワードが検索されなかったと判断した場合（判断結果が「ＮＯ」の場合）には、制御部１８は、記憶部１４に一時的に記憶した原稿のイメージデータを読み込み、ＦＡＸ通信部１２を制御してステップＳ１１で操作部１５から入力された送信先に原稿のイメージデータを送信する（ステップＳ１７）。イメージデータの送信が完了すると原稿の送信処理は終了する。

これに対し、検索部１８ｂによって禁忌キーワードが検索されたと判断した場合（ステップＳ１６の判断結果が「ＹＥＳ」の場合）には、制御部１８は検索部１８ｂから検索された禁忌キーワードを得て、禁忌キーワード記憶部１４ｂを検索して禁忌キーワードの分類を取得する（ステップＳ１８）。検索部１８ｂから複数の禁忌キーワードが得られた場合には、制御部１８は各々の禁忌キーワードの分類を取得する。ここで、図３に示す禁忌キーワードＴＫのうちの「顧客情報」，「売上実績」の２つの禁忌キーワードが検索部１８ｂにより検索されたとすると、制御部１８は、各禁忌キーワードの分類として「禁忌語分類１」及び「禁忌語分類２」をそれぞれ取得する。

次に、制御部１８は、送信先記憶部１４ａを検索してステップＳ１１で入力された送信先の分類を取得する（ステップＳ１９）。尚、ここで、ステップＳ１１で入力された送信先が図２に示す送信先ＤＳのうちの「社内他部門２ａ」であるとすると、制御部１８は、送信先の分類として「宛先分類２」を取得する。

次いで、制御部１８は、ステップＳ１８で取得した禁忌キーワードの分類と、ステップＳ１９で取得した宛先の分類とに基づいて送信制御情報記憶部１４ｃを検索し、送信制御情報を取得する（ステップＳ２０）。ここで、上述の通り、制御部１８は、ステップＳ１８で各禁忌キーワードの分類として「禁忌語分類１」及び「禁忌語分類２」を得ており、ステップＳ１９で送信先の分類として「宛先分類２」を得ている。このため、図４に示す通り、「宛先分類２」と「禁忌語分類１」との組み合わせから「要注意情報」を取得し、「宛先分類２」と「禁忌語分類２」との組み合わせから「送信許可情報」を取得する。

以上の処理を終えると、制御部１８は取得した送信制御情報に応じた送信制御を行う（ステップＳ２１）。尚、取得した送信制御情報が複数ある場合には、優先順位の高い送信制御情報を用いて送信制御を行う。本例では、上記のステップＳ２０において、送信制御情報として「要注意情報」と「送信許可情報」とが得られているため、制御部１８は優先順位が高い「要注意情報」に応じた送信制御を行う。具体的には、送信すべきイメージデータに禁忌キーワードが含まれている旨の警告を表示部１７に表示して使用者に報知するとともに、ＦＡＸ通信部１２からのイメージデータの送信動作を継続するか中止するかを選択させる表示とを表示部１７に表示する。

使用者が操作部１５を操作して送信動作の継続を選択した場合には、制御部１８は、記憶部１４に一時的に記憶した原稿のイメージデータを読み込み、ＦＡＸ通信部１２を制御してステップＳ１１で操作部１５から入力された送信先に原稿のイメージデータを送信する。これに対し、使用者が操作部１５を操作して送信動作の中止を選択した場合には、制御部１８は原稿のイメージデータの送信処理を中止し、記憶部１４に一時的に記憶された原稿のイメージデータを破棄する。これにより、使用者が送信動作の中止を選択した場合には、原稿のイメージデータの送信は行われない。

ところで、仮に上記の禁忌キーワード「顧客情報」，「売上実績」を含む原稿の送信先が図２に示す送信先ＤＳのうちの「社外取引先３ａ」であるとすると、ステップＳ１９で取得される送信先の分類は「宛先分類３」となる。このときに、制御部１８は、ステップＳ２０において、図４に示す通り、「宛先分類３」と「禁忌語分類１」との組み合わせから「送信禁止情報」を取得し、「宛先分類３」と「禁忌語分類２」との組み合わせから「要許可情報」を取得する。「送信禁止情報」は「要許可情報」よりも優先順位が高いため、ステップＳ２１においては「送信禁止情報」に従った送信制御が行われる。つまり、同一内容の原稿を「社外取引先３ａ」に送信しようとした場合には、記憶部１４に一時的に記憶された原稿のイメージデータが直ちに破棄されて送信が行われないことになる。

以上、送信制御情報が「要注意情報」又は「送信禁止情報」である場合に行われる送信制御について説明したが、制御部が他の送信制御情報を取得した場合には、以下の送信制御を行う。つまり、制御部１８は、送信制御情報として「送信許可情報」を取得した場合には、記憶部１４に一時的に記憶した原稿のイメージデータを読み込み、ＦＡＸ通信部１２を制御してステップＳ１１で操作部１５から入力された送信先に原稿のイメージデータをそのまま送信する。

また、制御部１８は、送信制御情報として「要許可情報」を取得した場合には、送信すべきイメージデータに禁忌キーワードが含まれている旨の警告を使用者又は使用者以外の特定者（例えば、使用者の上長）に報知し、使用者又は特定者からの明示的な許可が得られるまでイメージデータの送信を中断させる処理が行われる。具体的には、制御部１８は、ネットワークＩ／Ｆ１６を介して予め設定された特定者宛て（例えば、使用者の上長が使用するパーソナルコンピュータ２０）に電子メールを送信する。尚、電子メールの送信先は、使用者毎に予め設定することも可能である。

この電子メールを受信した特定者は、電子メールの内容を確認した上で、送信許可する内容又は送信を禁止する内容の電子メールを送信元であるファクシミリ装置１０に返信する。ファクシミリ装置１０の制御部１８は、返信されてきた電子メールの内容が送信を許可するものであれば、記憶部１４に一時的に記憶した原稿のイメージデータを読み込み、ＦＡＸ通信部１２を制御してステップＳ１１で操作部１５から入力された送信先に原稿のイメージデータを送信する。これに対し、返信されてきた電子メールの内容が送信を禁止するものであれば、記憶部１４に一時的に記憶した原稿のイメージデータを破棄する。

以上説明した通り、本実施形態のファクシミリ装置１０によれば、原稿の宛先の分類と、禁忌キーワードの分類との組み合わせ毎に送信制御情報を設定して原稿のイメージデータの送信制御を行っている。このため、送信先及び原稿の内容に応じて適切に原稿を送信することができ、誤送信による情報漏洩を効果的に防止しつつ使用者の利便性を向上させることができる。

以上、本発明の一実施形態によるファクシミリ装置について説明したが、本発明は上記実施形態に制限されることなく、本発明の範囲内で自由に変更が可能である。例えば、上記実施形態では単体のファクシミリ装置１０を例に挙げて説明したが、ファクシミリ装置１０と複写機とが複合されている複合機にも本発明を適用することができる。

本発明の一実施形態によるファクシミリ装置の要部構成を示すブロック図である。 送信先記憶部１４ａの記憶内容の一例を示す図である。 禁忌キーワード記憶部１４ｂの記憶内容の一例を示す図である。 送信制御情報記憶部１４ｃの記憶内容の一例を示す図である。 本発明の一実施形態によるファクシミリ装置１０のファクシミリ送信時の動作の一例を示すフローチャートである。

符号の説明

１０ ファクシミリ装置
１１ スキャナ部
１２ ＦＡＸ通信部
１４ａ 送信先記憶部
１４ｂ 禁忌キーワード記憶部
１４ｃ 送信制御情報記憶部
１５ 操作部
１８ｂ 検索部
１８ 制御部

Claims (3)

1. 原稿の送信先を入力する入力部と、原稿を読み取る原稿読取部と、当該原稿読取部が読み取った原稿情報を通信回線を介して前記入力部から入力された送信先に送信する送信部とを備えるファクシミリ装置において、
   前記原稿情報の送信先を分類して記憶する送信先記憶部と、
   前記原稿情報の送信を禁忌すべき禁忌キーワードを分類して記憶する禁忌キーワード記憶部と、
   前記原稿情報の送信制御に関する送信制御情報を、前記送信先の分類と前記禁忌キーワードの分類との組み合わせ毎に記憶する送信制御情報記憶部と、
   前記原稿読取部が読み取った前記原稿情報に含まれる禁忌キーワードを検索する禁忌キーワード検索部と、
   前記禁忌キーワード検索部によって前記禁忌キーワードが検索された場合に、前記禁忌キーワード記憶部及び前記送信先記憶部を検索し、検索された禁忌キーワードの分類と送信先の分類とを求め、当該分類の組み合わせについての送信制御情報を前記送信制御情報記憶部から得て前記原稿情報の送信制御を行う制御部と
   を備えており、
   前記送信制御情報には、予め優先順位が割り当てられており、
   前記制御部は、前記禁忌キーワード検索部の検索により複数の禁忌キーワードが検索されて前記送信制御情報記憶部から複数の送信制御情報を得た場合には、得られた送信制御情報の中で最も優先順位が高い送信制御情報に従って前記原稿情報の送信制御を行う
   ことを特徴とするファクシミリ装置。
2. 前記送信制御情報は、前記原稿情報の送信許可を示す送信許可情報と、
   前記原稿情報の送信に際して警告を報知する旨を示す要注意情報と、
   前記原稿情報の送信に際して送信の許可を求める旨を示す要許可情報と、
   前記原稿情報の送信禁止を示す送信禁止情報と
   を含むことを特徴とする請求項１記載のファクシミリ装置。
3. 前記送信制御情報には、前記送信許可情報、前記要注意情報、前記要許可情報、及び前記送信禁止情報の順で高くなるよう前記優先順位が割り当てられていることを特徴とする請求項２記載のファクシミリ装置。

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