JP4431300B2 - Electronic document circulation system - Google Patents

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JP4431300B2
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Description

【0001】
【発明の属する技術分野】
本発明は、コンピュータネットワーク上において電子文書を回覧するシステムに関するものである。
【0002】
【従来の技術】
会社内における事務処理は、書類を順次関係者に回覧し、所定の承認者による承認を得た後、回覧済みの書類を保管することによって行われるのが常である。そして、会社内での文書の回覧は、一般に、紙媒体の文書を、回覧済や承認のサインや印鑑等をその文書に残しながら、順次回覧者に回し、回覧が終了した時点で、その文書を保管することによって行われていた。しかしながら、紙媒体の文書の回覧においては、文書自体が直接各回覧者に回されるので、回覧者が不在の場合に回覧文書が机上に置かれたまま紛失してしまうおそれがあり、また、関係者以外は閲覧禁止とされた回覧文書が容易に不特定の者に閲覧されるおそれもあり、また、雑な取り扱いがなされると、文書が回覧途中で破損したりすることもある。さらには、回覧終了後の紙媒体の文書は、保管スペースがかなり必要とされ、また経年変化し易い等、保管上の問題を有していた。
【0003】
また、経理や顧客管理、あるいは商品販売管理等、社内の各種事務処理の効率化を図るべく各種事務処理ソフトウェアが市販されており、サーバ・クライアントシステムを利用した、分散処理によるデータ入力およびデータ処理が可能となっている。しかし、この場合、入力すべきデータが記載された書類が予め社内に回覧され、所定の確認および承認を受けた後、システムへのデータ入力がなされていた。
【0004】
さらには、近年、電子ファイリングシステムを用いて、社内文書を電子データ化することによって、業務処理の効率化を図るとともに、その保管を容易にすることが可能となっており、また、社内においてLANを構築し、電子メールをやり取りすることが普及しつつある。
したがって、電子メールを利用して社内における文書の回覧を行うとともに、電子ファイリングシステムや、サーバ・クライアントシステムを利用した各種事務処理ソフトウェアを使用して、社内文書をすべて電子データ化することも考えられる。
【0005】
しかしながら、電子メールは、一般の個人ユーザ間における情報交換の手段としては適しているが、社内における文書回覧への応用には適していない。というのは、社内における文書の回覧においては、文書の種類によって回覧範囲や回覧順序が異なる場合があり、また、社内でのポストの違いに応じて、同一の回覧文書に対して回覧処理権限が相違するが(例えば、一般社員および課長は回覧の確認が可能であるが、部長は回覧の承認が可能であり、また回覧保管担当者は回覧終了後の文書の保管が可能である)、電子メールの送信範囲や送信順序を自動的に管理し、電子メールに対する処理権限を自動的に付与することはできないからである。
【0006】
こうして、社内文書の電子データ化のための手段は、これまでに種々開発され、導入されてきているにもかかわらず、依然として、社内文書の回覧は紙媒体によらなくてはならず、よって、社内におけるすべての文書の電子データ化は未だに実現していない。
【0007】
【発明が解決しようとする課題】
したがって、本発明の課題は、社内において、紙媒体の回覧に代わり、LAN等のコンピュータネットワークを利用して電子文書(当該電子文書に添付が必要な資料であって電子化されたものも含む)による回覧を行うことができるシステムを提供することにある。
【0008】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するため、本発明によれば、回覧管理サーバと、前記回覧管理サーバに通信回線を介して接続され、前記回覧管理サーバとデータの送受信を行う複数のクライアントとを備え、前記回覧管理サーバの管理の下に前記クライアント間において電子文書を回覧するシステムであって、前記回覧管理サーバは、回覧参加者のIDおよびパスワードが記録された参加者識別情報格納部と、電子文書が格納された電子文書格納部と、前記回覧参加者毎の、少なくとも、回覧処理可能電子文書名、次の回覧先、および各回覧処理可能電子文書に対して付与された回覧処理権限の種類に関するデータが記録された回覧管理情報格納部と、前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧実行時毎に生成される次の回覧先又は次の回覧先以降の連続した回覧先に関するデータが記録された回覧順序情報格納部と、前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧処理履歴に関するデータが記録された回覧履歴記録部と、前記クライアントから前記回覧参加者のIDおよびパスワードを受信したとき、そのIDおよびパスワードの組み合わせが前記参加者識別情報格納部に記録されていなければ前記クライアントとの接続を拒絶するが、記録されていれば前記クライアントとの接続を許可する回覧許否判定部と、前記接続を許可されたクライアントに対して前記回覧管理情報格納部から対応する回覧参加者に関するデータを送信し、前記クライアントから回覧開始要求を受信したとき、前記回覧順序情報格納部に記録された次の回覧先に関するデータを調べ、該次の回覧先と、接続を許可された回覧参加者とが一致する電子文書を前記電子文書格納部から読み出して前記クライアントに対して送信する回覧制御部と、を有し、前記クライアントは、前記回覧管理サーバの回覧管理情報格納部から受信したデータに基づき、前記回覧管理サーバの回覧制御部から受信した各電子文書について予め付与された回覧処理権限に基づいて回覧処理の実行が可能となっており、前記回覧管理サーバの回覧制御部は、さらに、前記クライアントから回覧終了通知を電子文書とともに受信したとき、その電子文書に関する回覧履歴情報を前記回覧履歴記録部に記録し、次の回覧先に関するデータを前記回覧順序情報格納部に記録し、前記受信した電子文書の内容が前記回覧文書格納部に格納された前記電子文書の内容から変更されたときは前記受信した電子文書の内容を前記格納された電子文書の内容と置き換えることを特徴とする電子文書回覧システムが提供される。
【0009】
上記課題を解決するため、また、本発明によれば、回覧管理サーバと、前記回覧管理サーバに通信回線を介して接続され、前記回覧管理サーバとデータの送受信を行う複数のクライアントとを備え、前記回覧管理サーバの管理の下に前記クライアント間において電子文書を回覧するシステムであって、前記回覧管理サーバは、回覧参加者のIDおよびパスワードが記録された参加者識別情報格納部と、電子文書が格納された電子文書格納部と、前記回覧参加者毎の、少なくとも、回覧処理可能電子文書名、次の回覧先、および各回覧処理可能電子文書に対して付与された回覧処理権限の種類に関するデータが記録された回覧管理情報格納部と、前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧実行時毎に生成される次の回覧先または次の回覧先以後の連続した回覧先に関するデータが記録された回覧順序情報格納部と、前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧処理履歴に関するデータが記録された回覧履歴記録部と、前記クライアントから前記回覧参加者のIDおよびパスワードを受信したとき、そのIDおよびパスワードの組み合わせが前記参加者識別情報格納部に記録されていなければ前記クライアントとの接続を拒絶するが、記録されていれば前記クライアントとの接続を許可する回覧許否判定部と、前記接続を許可されたクライアントから回覧開始要求を受信したとき、前記回覧順序情報格納部に記録された次の回覧先に関するデータを調べ、該次の回覧先と、接続を許可された回覧者とが一致する電子文書を前記電子文書格納部から読み出して前記クライアントに対して送信し、前記回覧管理情報格納部に記録されたデータに基づき、前記クライアントに対してその回覧参加者に許可された前記電子文書に対する回覧処理権限を付与する回覧制御部と、を有し、前記クライアントは、電子文書毎に、前記回覧管理サーバの回覧制御部によって処理権限を付与された回覧処理のみを実行可能になっており、前記回覧管理サーバの回覧制御部は、さらに、前記クライアントから回覧終了通知を電子文書とともに受信したとき、その電子文書に関する回覧履歴情報を前記回覧履歴記録部に記録し、その次の回覧先に関するデータを前記回覧順序情報格納部に記録し、前記受信した電子文書の内容が前記回覧文書格納部に格納された前記電子文書の内容から変更されたときは前記受信した電子文書の内容を前記格納された電子文書の内容と置き換えることを特徴とする電子文書回覧システムが提供される。
【0010】
【発明の実施の形態】
以下、添付図面を参照して本発明の好ましい実施例について説明する。図1は、本発明の1実施例による電子文書回覧システムの全体構成を概略的に示した図であり、図2は、図1のシステムの回覧管理サーバの概略構成を示したブロック図である。図1に示されるように、本発明の電子文書回覧システムは、回覧管理サーバ1と、回覧管理サーバ1に通信回線3を介して接続され、回覧管理サーバ1とデータの送受信を行う複数のクライアント2a〜2dとを備えている。そして、回覧管理サーバ1の管理の下にクライアント2a〜2d間において電子文書を回覧するようになっている。
【0011】
図2に示されるように、回覧管理サーバ1は、回覧参加者のIDおよびパスワードが記録された参加者識別情報格納部4と、電子文書が格納された電子文書格納部5と、回覧参加者毎の、少なくとも、回覧処理可能電子文書名、各回覧処理可能電子文書に対して付与された回覧処理権限の種類に関するデータが記録された回覧管理情報格納部6とを有している。
【0012】
この実施例では、回覧参加者は、図3(A)に示されるように、社長、部長、課長、社員▲1▼〜▲5▼、並びに保管担当者(回覧終了後の電子文書を指定された保管先に保管する者)および実行担当者(条件が満たされた(回覧の承認が終了した)電子文書の回覧を終了し、指定された保管先に保管する者)からなっている。また、回覧参加者には、それぞれを識別するために、参加者コードが付与される。
【0013】
また、この実施例では、システムは、所定の回覧順序に従って、回覧参加者1名毎に順次回覧する「連続回覧」と、回覧の承認者までの回覧参加者に同時に回覧する「同時・連続複合回覧」と、予め登録されたグループに同時に回覧した後、「連続回覧」を行う「グループ・連続複合回覧」の3種類の回覧方法を実行することができるようになっている。
この実施例では、「グループ・連続複合回覧」を実行する場合の回覧参加者のグループ分けが、図3(B)に示されるようになされている。図3(B)からわかるように、社員▲1▼〜▲5▼がグループAに登録され、社員▲1▼〜▲2▼がグループBに登録されている。
【0014】
この実施例では、回覧処理権限は、次の8種類からなっている。
(1)「確認」:作成された電子文書または回覧されてきた電子文書を、指定された次の回覧参加者に回覧するべく確認する。
(2)「承認」:作成された電子文書または回覧されてきた電子文書を、指定された次の回覧参加者に回覧するべく承認する。
(3)「実行」:条件が満たされた電子文書の回覧を終了し、指定された保管先に保管する。
(4)「承認・実行」:作成された電子文書または回覧されてきた電子文書を承認し、条件が満たされていれば電子文書の実行処理を行い、指定された保管先に保管する。
(5)「返却」:直前の回覧参加者または指定された回覧参加者に電子文書を返却する。
(6)「送付」:指定された回覧参加者に電子文書を送付する。
(7)「保管」:作成中の電子文書、または回覧が終了した電子文書を保管する。
(8)「閲覧」:保管された他の参加者が作成した電子文書を表示し、閲覧する。
本発明のシステムにおいては、回覧される電子文書は、その電子文書に対する「承認」権限を付与された少なくとも1名の回覧参加者による承認がなければ回覧処理が終了したものとはみなされないようになっている。
回覧処理権限の種類は、この実施例に限定されるものではなく、システムが予定している回覧処理の種類に応じて予め決定され得る。例えば、電子文書を作成する「作成」権限や、電子文書の内容を変更、削除する「変更」権限等を回覧処理権限に含めることもできる。
また、この実施例においては、回覧処理権限は、回覧参加者毎、電子文書毎に「回覧処理権限設定書」として電子文書化されて、回覧管理情報格納部6および回覧順序情報格納部7に記録され得るようになっている。このように、回覧処理権限を回覧参加者毎、電子文書毎に「回覧処理権限設定書」として電子文書化したことによって、例えば、回覧参加者が新たに生じた場合に、新たな回覧参加者は、自分自身で「回覧処理権限設定書」を作成し、それを既に登録された回覧参加者に回覧し、所定の承認を得た後、それを回覧管理情報格納部6および回覧順序情報格納部7に記録させることで、自己の回覧処理に関する情報を自分自身で作成し、システムに登録することが可能となる。また、既に登録された回覧参加者についても、自己の回覧処理に関する既に登録された情報を、自分自身で(他の回覧参加者への回覧、承認者による承認を得た後)更新することが可能となる。
【0015】
図4〜図10には、回覧管理情報格納部6に記録されたデータの例が示してある。図4は、社長(参加者コード1001)に関するデータであり、図5は、部長(参加者コード1002)に関するデータであり、図6は、課長(参加者コード1003)に関するデータであり、図7は、社員▲1▼(参加者コード1004)に関するデータであり、図8は、社員▲2▼〜▲5▼(参加者コード1005〜1008)に関するデータであり、図9は、保管担当者(参加者コード1901)に関するデータであり、図10は、実行担当者(参加者コード1902)に関するデータである。
図4〜図10に示されるように、この実施例では、回覧管理情報格納部6には、回覧参加者毎の、回覧処理可能電子文書名、各回覧処理可能電子文書に対して付与された回覧処理権限の種類、所属する回覧グループ名および次の回覧先、並びに回覧の承認者、実行者および保管先に関するデータが記録されている。
【0016】
例えば、図4からわかるように、社長について、電子文書「取引先等登録票」に関し、「確認」、「承認」、「承認・実行」、「返却」、「送付」および「保管」、並びに「閲覧」の回覧処理権限を付与され、次の回覧先は部長であり、この電子文書の承認者は2名(社長自身と部長)であり、実行者は実行担当者であり、保管先は保管担当者であることが記録され、また、図6からわかるように、課長について、同じく電子文書「取引先等登録票」に関し、「確認」、「返却」、「送付」および「保管」、並びに「閲覧」の回覧処理権限を付与され、次の回覧先は部長であり、この電子文書の承認者は2名(社長および部長)であり、実行者は実行担当者であり、保管先は保管担当者であることが記録されている。
【0017】
図11には、回覧管理情報格納部6に記録されたデータ(図4〜図10参照)に基づいて形成され得る、電子文書「取引先等登録票」の全回覧参加者に対する回覧処理データの一覧表が示されている。
【0018】
電子文書格納部5に格納される電子文書には、本願発明のシステムによって提供される既成フォーマットを有する既成フォーマット電子文書、ユーザによって市販のワープロソフトや表計算ソフト等を使用して定義されたユーザ定義電子文書、および各種アプリケーションソフト(例えば、経理ソフトや業務管理ソフト等)のデータ入力画面を文書化することによって作成されたプログラム電子文書が含まれる。
【0019】
ユーザ定義電子文書は、回覧作成者が、既成フォーマット電子文書にない文書を作成した後、回覧参加者に予め回覧し、確認および承認を得た後、新たな既成フォーマット電子文書として電子文書格納部5に追加登録したものである。このように、ユーザ定義電子文書を、電子文書格納部5に格納可能、回覧可能としたことによって、社内の任意の書類(紙媒体の文書)を電子データ化し、回覧、保管することができる。
【0020】
また、プログラム電子文書が回覧される場合には、そのプログラム電子文書に関係するアプリケーションソフトのデータ入力画面が、その画面を通じて入力されたデータとともに各回覧参加者に順次回覧され、プログラム電子文書の回覧終了後、電子文書格納部5に保管される。それによって、従来のように、入力すべきデータが記載された書類を予め社内に回覧し、所定の確認および承認を受けた後、アプリケーションソフトを使用してシステムへのデータ入力を行うことなく、プログラム電子文書を直接回覧した後、それを電子文書格納部5に保管することによって、アプリケーションソフトによるデータ入力を行うことができる。そして、「閲覧」権限を付与された回覧参加者は、電子文書格納部5に格納されたプログラム電子文書を閲覧することによって、アプリケーションソフトによって入力されたデータを容易に見ることができる。
【0021】
回覧管理サーバ1は、また、電子文書格納部5に格納された各電子文書の回覧実行時毎に生成される次の回覧先または次の回覧先以後の連続した回覧先に関するデータが記録された回覧順序情報格納部7と、電子文書格納部5に格納された各電子文書の回覧処理履歴に関するデータが記録された回覧履歴記録部8とを有している。
図12には、この実施例における回覧順序情報格納部7に記録されたデータが示してあり、(A)〜(C)はそれぞれ、電子文書「取引先等登録票」を社員(3)が作成した場合の、「連続回覧」の回覧順序に関するデータ、「同時・連続複合回覧」の回覧順序に関するデータ、および「グループ・連続複合回覧」の回覧順序に関するデータを示している。
図12からわかるように、電子文書「取引先等登録票」の「連続回覧」の場合には、社員(3)によって作成された「取引先等登録票」は、社員(1)による確認、そして課長による確認を受けた後、部長による承認、そして社長による承認を受け、その後、実行担当者によって実行され、または保管担当者によって保管される。
また、電子文書「取引先等登録票」の「同時・連続複合回覧」の場合には、社員(3)によって作成された「取引先等登録票」は、社員(1)および課長に同時に回覧され、確認を受けた後、部長による承認、そして社長による承認を受け、その後、実行担当者によって実行され、または保管担当者によって保管される。
また、電子文書「取引先等登録票」の「グループ・連続複合回覧」の場合には、社員(3)によって作成された「取引先等登録票」は、社員(2)、社員(4)および社員(5)から構成されるグループに同時回覧され、確認を受けた後、社員(1)による確認、そして課長による確認を受け、その後、部長による承認、そして社長による承認を受けた後、実行担当者によって実行され、または保管担当者によって保管される。
【0022】
回覧履歴記録部8には、少なくとも、回覧処理を終了した参加者名と、その回覧処理を修了した日時のデータが記録されるようになっている。
【0023】
図13〜図15は、電子文書「取引先等登録票」を社員▲3▼が作成した場合の、電子文書の「作成」処理から電子文書の「実行」処理までの、それぞれ、「連続回覧」、「同時・連続複合回覧」および「グループ・連続複合回覧」のフロー図である。なお、図13〜図15において、「確認」、「承認」、「承認・実行」等々の回覧処理権限のうち、影付きの項目が、当該回覧参加者に付与された回覧処理権限を表している。
【0024】
回覧管理サーバ1は、さらに、クライアント2a〜2dから回覧参加者のIDおよびパスワードを受信したとき、そのIDおよびパスワードの組み合わせが参加者識別情報格納部4に記録されているかどうかを調べ、記録されていなければクライアント2a〜2dとの接続を拒絶するが、記録されていればクライアント2a〜2dとの接続を許可する回覧許否判定部9と、接続を許可されたクライアント2a〜2dに対して回覧管理情報格納部6から対応する回覧参加者に関するデータを送信し、クライアント2a〜2dから回覧開始要求を受けたとき、回覧順序情報格納部7記録された、次の回覧先に関するデータを調べ、当該次の回覧先と、接続を許可された回覧参加者とが一致する電子文書を電子文書格納部4から読み出してクライアント2a〜2dに対して送信する回覧制御部10とを有している。
【0025】
クライアント2a〜2dは、回覧管理サーバ1の回覧管理情報格納部6から受信したデータに基づき、回覧管理サーバ1の回覧制御部10から受信した各電子文書について予め付与された回覧処理権限に基づいて回覧処理の実行が可能となっている。さらに、回覧管理サーバ1の回覧制御部10は、クライアント2a〜2dから回覧終了通知を電子文書とともに受信したとき、その電子文書に関する回覧履歴情報を回覧履歴記録部8に記録し、回覧文書格納部5に格納された電子文書の内容を受信した電子文書の内容によって更新するようになっている。
【0026】
次に、本発明による電子文書回覧システムの動作方法について説明する。まず最初、回覧参加者は、適当なクライアント、例えば、図1のクライアント2aから回覧管理サーバ1にアクセスする。クライアント2aが回覧管理サーバ1に接続されると、クライアント2aのディスプレイには、回覧参加者のIDおよびパスワードを入力する画面が表示される。この画面を通じて、IDおよびパスワードが入力されると、回覧管理サーバ1において、そのIDおよびパスワードの組み合わせが予め登録されたものであるかどうかが判定される。IDおよびパスワードの組み合わせが登録されたものである場合には、その回覧参加者に関連する回覧文書の一覧表がクライアント2aのディスプレイ上に表示される。
【0027】
回覧参加者が、この一覧表から1つの回覧文書を選択すると、クライアント2aのディスプレイ上には、図16に示されるような画面が表示される。図16において、領域20は、回覧処理部であり、各種回覧処理を実行するためのボタン22が配置され、また、文書名表示欄23、回覧方法表示欄24および回覧履歴表示欄25を含む、回覧処理に必要な情報を表示する各種表示欄が設けられている。また、領域21は、文書部であり、回覧参加者によって選択された回覧文書の内容が表示されるようになっている。
【0028】
この場合、そのクライアント2aに対して権限が付与されていない回覧処理に関しては、図16に示されたディスプレイ画面において、対応する回覧処理ボタンが表示されないか、あるいは表示されていても操作すること(押すこと)ができないようになっている。
【0029】
そして、クライアント2aにおいて、回覧参加者が回覧文書の回覧処理を完了すると、クライアント2aから回覧管理サーバ1の回覧制御部10に対して、回覧終了通知がその回覧文書とともに送信される。この回覧終了通知は、回覧の終了に相当する回覧処理、「保留」、「確認」、「承認」、「承認・実行」または「実行」等のボタンが押された時点で、回覧文書とともに送信される。
こうして、回覧管理サーバ1の回覧制御部10は、その回覧文書に関する回覧履歴情報を回覧履歴記録部8に記録し、受信した回覧文書の内容が回覧文書格納部5に格納された電子文書の内容から変更されたときにその受信した回覧文書の内容を格納された電子文書の内容と置き換える。
【0030】
以上、本発明の好ましい実施例について説明してきたが、本発明の構成は、この実施例に限定されるものではなく、種々の変形例を考えることができる。例えば、上述の実施例では、回覧管理サーバとの接続が許可された時点で、各クライアントに対して回覧処理権限に関するデータが送信され、各クライアントは受信したこのデータに基づいて、回覧処理が可能となっているが、かかる構成とする代わりに、各クライアントに関する回覧処理権限に関するデータが常に回覧管理サーバ側に保持されていて、各クライアントが回覧処理を実行するたびに、回覧管理サーバに対して回覧処理権限を問い合わせるような構成とすることもできる。
【0031】
また、社内文書には、上述のような確認や承認等を得るために回覧が必要な文書と、その必要がない文書とが存在する。そして、これら確認や承認等を得るための回覧が不必要な文書についても、当然、文書の電子データ化が必要である。この場合には、本発明の別の実施例による電子回覧システムによれば、電子メールに対して、そのメールを送付すべき回覧参加者のみを対象に特化された書式や機能が付加され、この電子メールに特殊な書式や機能をもたせることによって、確認や承認等を得るための回覧が不必要な文書の、効率的な、電子文書化、送付および保管等が実現される。
【0032】
すなわち、この実施例によれば、電子メールにおいて、ワープロソフトや表計算ソフトによって作成された文書を貼り付けるためのフレームを有する書式や、添付ファイルを一覧形式で表示することができるファイル添付機能を有する書式等、電子文書作成時の目的に合わせた書式の選択が可能とされる。
【0033】
また、会合開催案内やアンケート等、返信確認が必要な文書については、電子メールの送信者によって、返信確認が必要な文書毎に、返信確認項目(出欠、食事の要否およびアンケート集計項目等)、およびそれに対応する返信選択肢(返信確認項目が「出欠」の場合には、「出席」または「欠席」、返信確認項目が「食事の要否」の場合には、「要」または「否」、返信確認項目が「アンケート集計項目」の場合には、「項目に関する選択肢」)が設定され、電子メールのデータの一部としてその電子メールに組み込まれた後、送信(配布)すべき回覧参加者に送信される。それと同時に、送信者が使用するクライアントの記憶装置の特定の場所に、その電子メールのデータの一部として組み込まれた返信確認項目と、それに対応する返信内容を記録するためのスペースとから構成される、送信先一覧データが記録される。
電子メールが各回覧参加者のクライアントによって受信されると、クライアントによって、電子メールの返信項目毎に、対応する返信内容が選択され、または入力され、電子メール送信者のクライアントに返信される。
【0034】
電子メール送信者のクライアントが、送信先の各クライアントからの返信メールを受信したとき、電子メール送信者のクライアントの記憶装置に記録された送信先一覧データにおける返信内容を記録するスペースに他の各クライアントから返信されてきたデータが自動的に記録される。
また、この実施例によれば、回覧管理サーバに、さらに公開文書データ格納部が備えられ、回覧参加者がクライアントから公開文書データ格納部に格納された電子文書を自由に閲覧することができるようになっている。
【0035】
以上説明したように、本発明による電子文書回覧システムによれば、社内のLAN等を利用して、電子文書を、社内でのポストの相違に応じた回覧処理権限をこれに付与しつつ自動回覧することができ、従来の紙媒体による回覧の際の押印(確認印、承認印)を不要とし、電子承認を可能とすることができる。
また、本発明による電子文書回覧システムによれば、任意の文書を電子化して自動回覧することができるので、社内のすべての文書の電子データ化を実現することができる。さらには、経理、顧客管理や商品販売管理等のアプリケーションソフトのデータ入力画面を電子文書化し、その画面を通じて入力されたデータとともに、プログラム電子文書として他の電子文書と同様に回覧し、所定の承認を得た後、アプリケーションソフトのデータとして自動的に取り込まれるようプログラムすると同時に、保管することができるので、従来のようにアプリケーションソフトによるデータ入力に先だって所要の書類を回覧し、承認を得る必要がなく、よってデータ入力作業を従来より効率的に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の1実施例による電子文書回覧システムの全体構成を概略的に示した図である。
【図2】図1のシステムの回覧管理サーバの概略構成を示したブロック図である。
【図3】(A)は回覧参加者の一覧表であり、(B)は回覧参加者のグループ分けを示した表である。
【図4】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図5】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図6】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図7】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図8】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図9】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図10】回覧管理情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図11】図4〜図10に示したデータの例に基づいて作成された、電子文書の全回覧参加者に対する回覧処理データの一覧表である。
【図12】回覧順序情報格納部に記録されたデータの例を示した図である。
【図13】電子文書の「作成」処理から電子文書の「実行」処理までの「連続回覧」の例のフロー図である。
【図14】電子文書の「作成」処理から電子文書の「実行」処理までの「同時・連続複合回覧」の例のフロー図である。
【図15】電子文書の「作成」処理から電子文書の「実行」処理までの「グループ・連続複合回覧」の例のフロー図である。
【図16】回覧処理時に、クライアントのディスプレイ上に表示される画面の例を示した図である。
【符号の説明】
1 回覧管理サーバ
2a〜2d クライアント
3 通信回線
4 参加者識別情報格納部
5 電子文書格納部
6 回覧管理情報格納部
7 回覧順序情報格納部
8 回覧履歴記録部
9 回覧許否判定部
10 回覧制御部
[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to a system for circulating electronic documents on a computer network.
[0002]
[Prior art]
In general, paperwork in a company is carried out by circulating documents sequentially to the parties concerned, obtaining approval from a predetermined approver, and then storing the circulated documents. In general, the circulation of documents within a company is generally done by turning a paper document to a reader in order while leaving a circulation or approval sign or seal on the document. Was done by storing. However, in the circulation of paper documents, the document itself is directly routed to each circulator. Therefore, when the circulator is absent, the circulation document may be lost while being placed on the desk. Circulation documents that are prohibited from being viewed by persons other than those concerned may easily be browsed by unspecified persons, and if they are handled in a rough manner, the documents may be damaged during circulation. Furthermore, the paper-based document after the circulation has a storage problem such that a large storage space is required and it is easy to change over time.
[0003]
In addition, various office processing software is commercially available to improve the efficiency of various office processes such as accounting, customer management, and product sales management. Data input and data processing by distributed processing using a server / client system Is possible. However, in this case, a document in which data to be input is circulated in advance in the company, and after receiving a predetermined confirmation and approval, data is input to the system.
[0004]
Furthermore, in recent years, it has become possible to improve the efficiency of business processing by making electronic documents of in-house documents using electronic filing systems, and to facilitate the storage thereof. Building and exchanging e-mail is becoming widespread.
Therefore, it is possible to circulate in-house documents using e-mail and to convert all in-house documents into electronic data using electronic filing systems and various office processing software using server / client systems. .
[0005]
However, although e-mail is suitable as a means for exchanging information between general individual users, it is not suitable for application to in-house document circulation. This is because in the circulation of documents in the company, the circulation range and the circulation order may differ depending on the type of document, and the circulation processing authority for the same circulation document depends on the difference in the posts in the company. Although there is a difference (for example, general employees and section managers can confirm circulation, department managers can approve circulation, and circulation storage staff can store documents after completion of circulation). This is because it is not possible to automatically manage the email transmission range and transmission order and automatically grant the processing authority for the email.
[0006]
Thus, although various means for converting the in-house document into electronic data have been developed and introduced so far, the circulation of the in-house document must still be based on the paper medium. Digitalization of all documents in the company has not been realized yet.
[0007]
[Problems to be solved by the invention]
Accordingly, an object of the present invention is to provide an electronic document (including a computerized document that needs to be attached to the electronic document) using a computer network such as a LAN instead of a paper medium circulation in the company. It is in providing the system which can perform circulation by.
[0008]
[Means for Solving the Problems]
  In order to solve the above-described problems, according to the present invention, the circulation management server includes a plurality of clients connected to the circulation management server via a communication line and transmitting and receiving data to and from the circulation management server. A system for circulating an electronic document between the clients under the management of a management server, wherein the circulation management server stores a participant identification information storage unit in which an ID and a password of a circulation participant are recorded, and an electronic document is stored A stored electronic document storage unit, and at least a circulation processable electronic document name for each circulation participant,The next route, andA circulation management information storage unit in which data on the type of circulation processing authority given to each circulation processable electronic document is recorded, and each electronic document stored in the electronic document storage unitThe next circulation destination generated every time the circulation is executed or the continuous circulation destination after the next circulation destinationA circulation order information storage unit in which data relating to circulation is recorded, a circulation history recording unit in which data relating to a circulation processing history of each electronic document stored in the electronic document storage unit is recorded, and an ID of the circulation participant from the client And the combination of the ID and the password when the password is received, the participant identification information storage unitIf not recorded inA connection permission determination unit that rejects connection with the client but permits connection with the client if recorded, and circulation participation corresponding to the client permitted to connect from the circulation management information storage unit Send data about the user, and send a circulation start request from the client.RecievedWhenThe data related to the next circulation destination recorded in the circulation order information storage unit is examined, and an electronic document in which the next circulation destination matches the circulation participant permitted to connect is read from the electronic document storage unit.A circulation control unit that transmits to the client, and the client receives each electronic data received from the circulation control unit of the circulation management server based on data received from the circulation management information storage unit of the circulation management server. The circulation processing can be executed based on the circulation processing authority previously given to the document, and the circulation control unit of the circulation management server further receives the circulation end notification from the client together with the electronic document. Record the circulation history information about the electronic document in the circulation history recording unit,Data related to the next circulation destination is recorded in the circulation order information storage unit, and when the content of the received electronic document is changed from the content of the electronic document stored in the circulation document storage unit, the received electronic document Replacing the contents of the stored electronic document with the contents of the stored electronic documentAn electronic document circulation system is provided.
[0009]
  In order to solve the above-mentioned problem, and according to the present invention, a circulation management server, and a plurality of clients connected to the circulation management server via a communication line and transmitting and receiving data to and from the circulation management server, A system for circulating an electronic document between the clients under the management of the circulation management server, wherein the circulation management server includes a participant identification information storage unit in which an ID and a password of a circulation participant are recorded, and an electronic document And an electronic document storage unit storing at least a circulation processable electronic document name for each circulation participant,The next route, andA circulation management information storage unit in which data on the type of circulation processing authority given to each circulation processable electronic document is recorded, and each electronic document stored in the electronic document storage unitThe next circulation destination generated every time the circulation is executed or a continuous circulation destination after the next circulation destinationA circulation order information storage unit in which data relating to circulation is recorded, a circulation history recording unit in which data relating to a circulation processing history of each electronic document stored in the electronic document storage unit is recorded, and an ID of the circulation participant from the client And the combination of the ID and the password when the password is received, the participant identification information storage unitIf not recorded inThe connection with the client is rejected, but if it is recorded, the circulation permission / rejection determination unit that permits the connection with the client, and the circulation start request from the client permitted to connect with the client.RecievedWhenThe data related to the next circulation destination recorded in the circulation order information storage unit is examined, and an electronic document in which the next circulation destination and the circulating user permitted to connect is read from the electronic document storage unit.Send to the client,Based on the data recorded in the circulation management information storage section, the client is given circulation processing authority for the electronic document permitted to the circulation participant.A circulation control unit, and for each electronic document, the client can execute only the circulation process to which the processing authority is given by the circulation control unit of the circulation management server, and the circulation of the circulation management server. The control unit further records the circulation history information about the electronic document in the circulation history recording unit when receiving the circulation end notification from the client together with the electronic document,Data relating to the next circulation destination is recorded in the circulation order information storage unit, and when the content of the received electronic document is changed from the content of the electronic document stored in the circulation document storage unit, the received electronic document Replacing the content of the document with the content of the stored electronic documentAn electronic document circulation system is provided.
[0010]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
Hereinafter, preferred embodiments of the present invention will be described with reference to the accompanying drawings. FIG. 1 is a diagram schematically showing the overall configuration of an electronic document circulation system according to one embodiment of the present invention, and FIG. 2 is a block diagram showing the schematic configuration of a circulation management server of the system of FIG. . As shown in FIG. 1, an electronic document circulation system according to the present invention includes a circulation management server 1 and a plurality of clients connected to the circulation management server 1 via a communication line 3 and transmitting / receiving data to / from the circulation management server 1. 2a to 2d. The electronic document is circulated between the clients 2a to 2d under the management of the circulation management server 1.
[0011]
As shown in FIG. 2, the circulation management server 1 includes a participant identification information storage unit 4 in which the ID and password of a circulation participant are recorded, an electronic document storage unit 5 in which an electronic document is stored, and a circulation participant. Each has at least a circulation management information storage unit 6 in which data relating to the type of circulation processing authority granted to each circulation processable electronic document is recorded.
[0012]
In this embodiment, as shown in FIG. 3 (A), the circulation participant is designated by the president, the department manager, the section manager, the employees (1) to (5), and the person in charge of storage (designated the electronic document after the circulation is completed). And a person in charge of execution (a person who completes circulation of an electronic document that satisfies the condition (circulation approval is completed) and stores it in a designated storage location). In addition, a participant code is given to each circulation participant in order to identify each.
[0013]
Further, in this embodiment, the system performs “continuous circulation” that sequentially circulates for each circulation participant in accordance with a predetermined circulation order, and “simultaneous / continuous combination” that simultaneously circulates to the circulation participants up to the approver of circulation. It is possible to execute three types of circulation methods: “circulation” and “group / continuous complex circulation” for performing “continuous circulation” after circulation to a group registered in advance.
In this embodiment, the grouping of the circulation participants when the “group / continuous composite circulation” is executed is as shown in FIG. As can be seen from FIG. 3B, employees (1) to (5) are registered in group A, and employees (1) to (2) are registered in group B.
[0014]
In this embodiment, the circulation processing authority has the following eight types.
(1) “Confirmation”: Confirms to circulate the created electronic document or the electronic document that has been circulated to the next designated circulation participant.
(2) “Approve”: Approves the created electronic document or the electronic document that has been circulated to be circulated to the next designated circulation participant.
(3) “Execution”: Ends circulation of the electronic document satisfying the condition and stores it in the designated storage location.
(4) “Approval / execution”: Approves the created electronic document or the electronic document that has been circulated, executes the electronic document if the condition is satisfied, and stores it in the designated storage location.
(5) “Return”: The electronic document is returned to the previous circulation participant or the designated circulation participant.
(6) “Send”: Send an electronic document to the designated circulation participant.
(7) “Storage”: The electronic document being created or the electronic document that has been circulated is stored.
(8) “Browse”: Display and browse electronic documents created by other stored participants.
In the system of the present invention, an electronic document to be circulated is not considered to have been circulated unless it has been approved by at least one circulation participant who has been granted “approval” authority to the electronic document. It has become.
The type of circulation processing authority is not limited to this embodiment, and can be determined in advance according to the type of circulation processing scheduled by the system. For example, a “creation” authority for creating an electronic document, a “change” authority for changing or deleting the contents of the electronic document, and the like can be included in the circulation processing authority.
In this embodiment, the circulation processing authority is electronically documented as a “circulation processing authority setting document” for each circulation participant and each electronic document, and is stored in the circulation management information storage unit 6 and the circulation order information storage unit 7. It can be recorded. As described above, when the circulation processing authority is electronically documented as “circulation processing authority setting document” for each circulation participant and each electronic document, for example, when a new circulation participant occurs, a new circulation participant is created. Creates a “circulation processing authority setting document” by itself, circulates it to the already registered circulation participants, obtains a predetermined approval, and stores it in the circulation management information storage unit 6 and the circulation order information. By recording the information in the section 7, it is possible to create information on its own circulation processing by itself and register it in the system. In addition, for already registered circulation participants, it is possible to update the information already registered regarding their own circulation processing by themselves (after circulation to other circulation participants and approval by the approver). It becomes possible.
[0015]
4 to 10 show examples of data recorded in the circulation management information storage unit 6. 4 shows data related to the president (participant code 1001), FIG. 5 shows data related to the general manager (participant code 1002), and FIG. 6 shows data related to the section manager (participant code 1003). Is data relating to the employee (1) (participant code 1004), FIG. 8 is data relating to the employees (2) to (5) (participant codes 1005 to 1008), and FIG. FIG. 10 shows data related to the person in charge of execution (participant code 1902).
As shown in FIGS. 4 to 10, in this embodiment, the circulation management information storage unit 6 is assigned to the circulation processable electronic document name and the circulation processable electronic document for each circulation participant. Data on the type of circulation processing authority, the name of the circulation group to which the user belongs, the next circulation destination, and the approver, executor, and storage destination of the circulation are recorded.
[0016]
For example, as can be seen from FIG. 4, regarding the electronic document “business partner registration slip” for the president, “confirmation”, “approval”, “approval / execution”, “return”, “send” and “storage”, and The authority of the circulation processing of “browsing” is granted, the next circulation destination is the general manager, the approver of this electronic document is two people (the president himself and the general manager), the executor is the person in charge of execution, and the storage destination is It is recorded that the person is in charge of storage, and as can be seen from FIG. 6, regarding the section manager, “confirmation”, “return”, “send” and “storage” The next circulation destination is the general manager, the approver of this electronic document is two people (the president and the general manager), the executor is the person in charge of execution, and the storage destination is It is recorded that the person is in charge of storage.
[0017]
FIG. 11 shows circulation processing data for all circulation participants of the electronic document “business partner registration slip” that can be formed based on the data (see FIGS. 4 to 10) recorded in the circulation management information storage unit 6. A list is shown.
[0018]
The electronic document stored in the electronic document storage unit 5 includes a ready-made electronic document having a ready-made format provided by the system of the present invention, a user defined by a user using commercially available word processing software, spreadsheet software, or the like. Definition electronic documents and program electronic documents created by documenting data input screens of various application software (for example, accounting software, business management software, etc.) are included.
[0019]
The user-defined electronic document is created by the circulation creator after creating a document that is not in the existing formatted electronic document, then circulating it to the circulation participants in advance, obtaining confirmation and approval, and the electronic document storage unit as a new existing formatted electronic document. 5 is additionally registered. As described above, the user-defined electronic document can be stored in the electronic document storage unit 5 and can be circulated, so that any document in the company (paper medium document) can be converted into electronic data and circulated and stored.
[0020]
In addition, when a program electronic document is circulated, a data input screen of application software related to the program electronic document is sequentially circulated to each circulation participant together with data input through the screen, and the program electronic document is circulated. After the completion, it is stored in the electronic document storage unit 5. As a result, as before, documents with data to be entered are circulated in-house in advance, and after receiving a predetermined confirmation and approval, without entering data into the system using application software, After the program electronic document is circulated directly, it is stored in the electronic document storage unit 5 so that data can be input by application software. Then, the circulation participant who is given the “browsing” authority can easily view the data input by the application software by browsing the program electronic document stored in the electronic document storage unit 5.
[0021]
  The circulation management server 1 also stores each electronic document stored in the electronic document storage unit 5.The next circulation destination generated every time the circulation is executed or a continuous circulation destination after the next circulation destinationA circulation order information storage unit 7 in which data relating to circulation is recorded, and a circulation history recording unit 8 in which data relating to the circulation processing history of each electronic document stored in the electronic document storage unit 5 is recorded.
  FIG. 12 shows data recorded in the circulation order information storage unit 7 in this embodiment, and (A) to (C) show an electronic document “business partner registration slip” by an employee (3), respectively. The data related to the circulation order of “continuous circulation”, the data related to the circulation order of “simultaneous / continuous compound circulation”, and the data related to the circulation order of “group / continuous compound circulation” when created.
  As can be seen from FIG. 12, in the case of “continuous circulation” of the electronic document “Business Partner Registration Form”, the “Business Partner Registration Form” created by the employee (3) is confirmed by the employee (1), After receiving confirmation from the section manager, approval is received from the general manager and approval from the president. Thereafter, the information is executed by a person in charge of execution or stored by a person in charge of storage.
  In addition, in the case of “simultaneous / continuous combined circulation” of the electronic document “Business Partner Registration Form”, the “Business Partner Registration Form” created by the employee (3) is circulated to the employee (1) and the section manager at the same time. After receiving confirmation, it is approved by the general manager and approved by the president, and then executed by the person in charge or stored by the person in charge of storage.
  In addition, in the case of “Group / Continuous Compound Circulation” in the electronic document “Business Partner Registration Card”, the “Business Partner Registration Card” created by the employee (3) is the employee (2), employee (4). And a group consisting of employees (5) at the same time, after confirmation, after confirmation by employee (1) and confirmation by section manager, after approval by general manager and approval by president, Executed by the performer or stored by the custodian.
[0022]
The circulation history recording unit 8 records at least data of the name of the participant who has finished the circulation process and the date and time when the circulation process is completed.
[0023]
FIGS. 13 to 15 show “continuous circulation” from the “creation” process of the electronic document to the “execution” process of the electronic document when the employee (3) creates the electronic document “registration slip for business partners”. , “Simultaneous / Continuous Compound Circulation” and “Group / Continuous Compound Circulation”. 13 to 15, among the circulation processing authorities such as “confirmation”, “approval”, “approval / execution”, etc., the shaded items indicate the circulation processing authority given to the circulation participant. Yes.
[0024]
  Further, when the circulation management server 1 receives the circulation participant ID and password from the clients 2a to 2d, the circulation management server 1 checks whether or not the combination of the ID and password is recorded in the participant identification information storage unit 4. If not, the connection with the clients 2a to 2d is rejected, but if recorded, the circulation permission / rejection determination unit 9 that permits the connection with the clients 2a to 2d and the circulation to the clients 2a to 2d that are permitted to connect. When data relating to the corresponding circulation participant is transmitted from the management information storage unit 6 and a circulation start request is received from the clients 2a to 2d,The data related to the next circulation destination recorded in the circulation order information storage unit 7 is checked, and an electronic document in which the next circulation destination matches the circulation participant permitted to connect is read from the electronic document storage unit 4.And a circulation control unit 10 that transmits data to the clients 2a to 2d.
[0025]
Based on the data received from the circulation management information storage unit 6 of the circulation management server 1, the clients 2 a to 2 d are based on the circulation processing authority given in advance for each electronic document received from the circulation control unit 10 of the circulation management server 1. The circulation process can be executed. Further, when the circulation control unit 10 of the circulation management server 1 receives the circulation end notification from the clients 2a to 2d together with the electronic document, it records the circulation history information regarding the electronic document in the circulation history recording unit 8, and the circulation document storage unit. The content of the electronic document stored in 5 is updated with the content of the received electronic document.
[0026]
Next, an operation method of the electronic document circulation system according to the present invention will be described. First, the circulation participant accesses the circulation management server 1 from an appropriate client, for example, the client 2a of FIG. When the client 2a is connected to the circulation management server 1, a screen for inputting the circulation participant's ID and password is displayed on the display of the client 2a. When the ID and password are input through this screen, the circulation management server 1 determines whether or not the combination of the ID and password is registered in advance. If the combination of ID and password is registered, a list of circulation documents related to the circulation participant is displayed on the display of the client 2a.
[0027]
When the circulation participant selects one circulation document from the list, a screen as shown in FIG. 16 is displayed on the display of the client 2a. In FIG. 16, an area 20 is a circulation processing unit, which includes buttons 22 for executing various circulation processes, and includes a document name display field 23, a circulation method display field 24, and a circulation history display field 25. Various display fields for displaying information necessary for the circulation process are provided. An area 21 is a document part, and displays the contents of the circulation document selected by the circulation participant.
[0028]
In this case, regarding the circulation processing for which the authority is not given to the client 2a, the operation is performed even if the corresponding circulation processing button is not displayed on the display screen shown in FIG. Can not be pressed).
[0029]
  When the circulation participant completes the circulation processing of the circulation document in the client 2a, a circulation end notification is transmitted from the client 2a to the circulation control unit 10 of the circulation management server 1 together with the circulation document. This circulation end notification is sent together with the circulation document when a button such as circulation processing corresponding to the end of circulation, “pending”, “confirmation”, “approval”, “approval / execution” or “execution” is pressed. Is done.
  Thus, the circulation control unit 10 of the circulation management server 1 records the circulation history information regarding the circulation document in the circulation history recording unit 8,When the content of the received circulation document is changed from the content of the electronic document stored in the circulation document storage unit 5, the content of the received circulation document is replaced with the content of the stored electronic document.
[0030]
The preferred embodiment of the present invention has been described above. However, the configuration of the present invention is not limited to this embodiment, and various modifications can be considered. For example, in the above-described embodiment, when connection with the circulation management server is permitted, data regarding the circulation processing authority is transmitted to each client, and each client can perform the circulation processing based on the received data. However, instead of using such a configuration, data regarding the circulation processing authority for each client is always held on the circulation management server side, and each time the client executes the circulation processing, It may be configured to inquire about the circulation processing authority.
[0031]
Further, in-house documents include documents that need to be circulated in order to obtain confirmation and approval as described above, and documents that do not need to be circulated. Of course, it is necessary to convert the document into electronic data even for a document that does not require circulation for obtaining confirmation or approval. In this case, according to the electronic circulation system according to another embodiment of the present invention, a format or function specialized for only the circulation participant to whom the mail is to be sent is added to the electronic mail, By providing this e-mail with a special format and function, efficient electronic documentation, delivery, storage, and the like of a document that does not require circulation for confirmation and approval are realized.
[0032]
That is, according to this embodiment, in the e-mail, there is a file attachment function capable of displaying a format having a frame for pasting a document created by word processing software or spreadsheet software, and a file attachment function in a list format. It is possible to select a format suitable for the purpose at the time of creating an electronic document, such as a format that the user has.
[0033]
In addition, for documents that require reply confirmation, such as meeting information and questionnaires, reply confirmation items (such as attendance, necessity of meals, questionnaire count items, etc.) for each document that requires reply confirmation by the sender of the e-mail , And the corresponding reply options ("Attendance" or "Absence" when the reply confirmation item is "Attendance", "Required" or "No" when the reply confirmation item is "Meals required" , If the reply confirmation item is "Survey tabulation item", "Item choice" is set, and it is incorporated into the email as part of the email data, and then sent (distributed) to participate in the circulation Sent to the person. At the same time, it consists of a reply confirmation item incorporated as part of the email data in a specific location on the client storage device used by the sender and a space for recording the corresponding reply content. Destination list data is recorded.
When an e-mail is received by each circulation participant's client, the corresponding reply content is selected or input by the client for each e-mail reply item, and is returned to the e-mail sender's client.
[0034]
When the e-mail sender's client receives a reply e-mail from each client of the e-mail destination, each of the other e-mails in the space for recording the reply contents in the destination list data recorded in the storage device of the e-mail sender's client Data returned from the client is automatically recorded.
Further, according to this embodiment, the circulation management server is further provided with the public document data storage unit, so that the circulation participant can freely browse the electronic document stored in the public document data storage unit from the client. It has become.
[0035]
As described above, according to the electronic document circulation system according to the present invention, an electronic document is automatically circulated while giving the authority of circulation processing according to the difference in post in the company using an in-house LAN or the like. It is possible to eliminate the need for a seal (confirmation mark, approval mark) at the time of circulation using a conventional paper medium, and to enable electronic approval.
Further, according to the electronic document circulation system of the present invention, any document can be digitized and automatically circulated, so that all documents in the company can be converted into electronic data. In addition, data entry screens for application software such as accounting, customer management, and product sales management are converted into electronic documents, and the data entered through these screens are circulated as program electronic documents in the same way as other electronic documents, with a predetermined approval. Since it can be stored at the same time as being automatically imported as application software data, it is necessary to circulate the required documents and obtain approval prior to data entry by the application software as before. Therefore, the data input operation can be performed more efficiently than before.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a diagram schematically showing an overall configuration of an electronic document circulation system according to an embodiment of the present invention.
2 is a block diagram showing a schematic configuration of a circulation management server of the system of FIG. 1;
FIG. 3A is a list of circulation participants, and FIG. 3B is a table showing grouping of circulation participants.
FIG. 4 is a diagram illustrating an example of data recorded in a circulation management information storage unit.
FIG. 5 is a diagram illustrating an example of data recorded in a circulation management information storage unit.
FIG. 6 is a diagram illustrating an example of data recorded in a circulation management information storage unit.
FIG. 7 is a diagram showing an example of data recorded in a circulation management information storage unit.
FIG. 8 is a diagram illustrating an example of data recorded in a circulation management information storage unit.
FIG. 9 is a diagram illustrating an example of data recorded in a circulation management information storage unit.
FIG. 10 is a diagram illustrating an example of data recorded in a circulation management information storage unit.
11 is a list of circulation processing data for all circulation participants of an electronic document created based on the data examples shown in FIGS. 4 to 10. FIG.
FIG. 12 is a diagram illustrating an example of data recorded in a circulation order information storage unit.
FIG. 13 is a flowchart of an example of “continuous circulation” from “creation” processing of an electronic document to “execution” processing of the electronic document.
FIG. 14 is a flowchart of an example of “simultaneous / continuous compound circulation” from “creation” processing of an electronic document to “execution” processing of the electronic document;
FIG. 15 is a flowchart of an example of “group / continuous compound circulation” from “creation” processing of an electronic document to “execution” processing of the electronic document;
FIG. 16 is a diagram illustrating an example of a screen displayed on a client display during circulation processing.
[Explanation of symbols]
1 circular management server
2a-2d client
3 communication lines
4 Participant identification information storage
5 Electronic document storage
6 Circulation management information storage
7 Circulation order information storage
8 Circulation history recording part
9 circulation permission / rejection determination section
10 Circulation control section

Claims (2)

回覧管理サーバと、前記回覧管理サーバに通信回線を介して接続され、前記回覧管理サーバとデータの送受信を行う複数のクライアントとを備え、前記回覧管理サーバの管理の下に前記クライアント間において電子文書を回覧するシステムであって、
前記回覧管理サーバは、
回覧参加者のIDおよびパスワードが記録された参加者識別情報格納部と、
電子文書が格納された電子文書格納部と、
前記回覧参加者毎の、少なくとも、回覧処理可能電子文書名、次の回覧先、および各回覧処理可能電子文書に対して付与された回覧処理権限の種類に関するデータが記録された回覧管理情報格納部と、
前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧実行時毎に生成される次の回覧先又は次の回覧先以降の連続した回覧先に関するデータが記録された回覧順序情報格納部と、
前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧処理履歴に関するデータが記録された回覧履歴記録部と、
前記クライアントから前記回覧参加者のIDおよびパスワードを受信したとき、そのIDおよびパスワードの組み合わせが前記参加者識別情報格納部に記録されていなければ前記クライアントとの接続を拒絶するが、記録されていれば前記クライアントとの接続を許可する回覧許否判定部と、
前記接続を許可されたクライアントに対して前記回覧管理情報格納部から対応する回覧参加者に関するデータを送信し、前記クライアントから回覧開始要求を受信したとき、前記回覧順序情報格納部に記録された次の回覧先に関するデータを調べ、該次の回覧先と、接続を許可された回覧参加者とが一致する電子文書を前記電子文書格納部から読み出して前記クライアントに対して送信する回覧制御部と、を有し、
前記クライアントは、前記回覧管理サーバの回覧管理情報格納部から受信したデータに基づき、前記回覧管理サーバの回覧制御部から受信した各電子文書について予め付与された回覧処理権限に基づいて回覧処理の実行が可能となっており、
前記回覧管理サーバの回覧制御部は、さらに、前記クライアントから回覧終了通知を電子文書とともに受信したとき、その電子文書に関する回覧履歴情報を前記回覧履歴記録部に記録し、次の回覧先に関するデータを前記回覧順序情報格納部に記録し、前記受信した電子文書の内容が前記回覧文書格納部に格納された前記電子文書の内容から変更されたときは前記受信した電子文書の内容を前記格納された電子文書の内容と置き換えることを特徴とする電子文書回覧システム。
A circulation management server; and a plurality of clients connected to the circulation management server via a communication line and transmitting / receiving data to / from the circulation management server, and an electronic document is managed between the clients under the management of the circulation management server. A system for circulating
The circulation management server
A participant identification information storage unit in which the ID and password of the circulation participant are recorded;
An electronic document storage unit storing electronic documents;
A circulation management information storage unit in which data on at least the circulation processable electronic document name, the next circulation destination, and the type of circulation processing authority given to each circulation processable electronic document is recorded for each circulation participant. When,
A circulation order information storage unit in which data relating to the next circulation destination generated at the time of circulation execution of each electronic document stored in the electronic document storage unit or data related to a continuous circulation destination after the next circulation destination is recorded;
A circulation history recording unit in which data related to the circulation processing history of each electronic document stored in the electronic document storage unit is recorded;
When the circulation participant ID and password are received from the client, the connection with the client is rejected unless the combination of the ID and password is recorded in the participant identification information storage unit. A circulation permission / rejection determination unit that permits connection with the client,
When data relating to the corresponding circulation participant is transmitted from the circulation management information storage unit to the client permitted to connect, and the circulation start request is received from the client, the next recorded in the circulation order information storage unit A circulation control unit that reads data related to the circulation destination, reads an electronic document in which the next circulation destination and a circulation participant permitted to connect are read from the electronic document storage unit , and transmits the electronic document to the client; Have
The client executes the circulation process based on the circulation processing authority given in advance for each electronic document received from the circulation control unit of the circulation management server based on the data received from the circulation management information storage unit of the circulation management server. Is possible,
When the circulation control unit of the circulation management server receives a circulation end notification from the client together with the electronic document, the circulation control unit records the circulation history information regarding the electronic document in the circulation history recording unit, and stores data regarding the next circulation destination. When the contents of the received electronic document are changed from the contents of the electronic document stored in the circulation document storage unit, the contents of the received electronic document are recorded in the circulation order information storage unit. An electronic document circulation system characterized by replacing the contents of an electronic document.
回覧管理サーバと、前記回覧管理サーバに通信回線を介して接続され、前記回覧管理サーバとデータの送受信を行う複数のクライアントとを備え、前記回覧管理サーバの管理の下に前記クライアント間において電子文書を回覧するシステムであって、
前記回覧管理サーバは、
回覧参加者のIDおよびパスワードが記録された参加者識別情報格納部と、
電子文書が格納された電子文書格納部と、
前記回覧参加者毎の、少なくとも、回覧処理可能電子文書名、次の回覧先、および各回覧処理可能電子文書に対して付与された回覧処理権限の種類に関するデータが記録された回覧管理情報格納部と、
前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧実行時毎に生成される次の回覧先または次の回覧先以後の連続した回覧先に関するデータが記録された回覧順序情報格納部と、
前記電子文書格納部に格納された各電子文書の回覧処理履歴に関するデータが記録された回覧履歴記録部と、
前記クライアントから前記回覧参加者のIDおよびパスワードを受信したとき、そのIDおよびパスワードの組み合わせが前記参加者識別情報格納部に記録されていなければ前記クライアントとの接続を拒絶するが、記録されていれば前記クライアントとの接続を許可する回覧許否判定部と、
前記接続を許可されたクライアントから回覧開始要求を受信したとき、前記回覧順序情報格納部に記録された次の回覧先に関するデータを調べ、該次の回覧先と、接続を許可された回覧者とが一致する電子文書を前記電子文書格納部から読み出して前記クライアントに対して送信し、前記回覧管理情報格納部に記録されたデータに基づき、前記クライアントに対してその回覧参加者に許可された前記電子文書に対する回覧処理権限を付与する回覧制御部と、を有し、
前記クライアントは、電子文書毎に、前記回覧管理サーバの回覧制御部によって処理権限を付与された回覧処理のみを実行可能になっており、
前記回覧管理サーバの回覧制御部は、さらに、前記クライアントから回覧終了通知を電子文書とともに受信したとき、その電子文書に関する回覧履歴情報を前記回覧履歴記録部に記録し、その次の回覧先に関するデータを前記回覧順序情報格納部に記録し、前記受信した電子文書の内容が前記回覧文書格納部に格納された前記電子文書の内容から変更されたときは前記受信した電子文書の内容を前記格納された電子文書の内容と置き換えることを特徴とする電子文書回覧システム。
A circulation management server; and a plurality of clients connected to the circulation management server via a communication line and transmitting / receiving data to / from the circulation management server, and an electronic document is managed between the clients under the management of the circulation management server. A system for circulating
The circulation management server
A participant identification information storage unit in which the ID and password of the circulation participant are recorded;
An electronic document storage unit storing electronic documents;
A circulation management information storage unit in which data on at least the circulation processable electronic document name, the next circulation destination, and the type of circulation processing authority given to each circulation processable electronic document is recorded for each circulation participant. When,
A circulation order information storage unit in which data related to the next circulation destination generated at the time of circulation execution of each electronic document stored in the electronic document storage unit or data about successive circulation destinations after the next circulation destination is recorded;
A circulation history recording unit in which data related to the circulation processing history of each electronic document stored in the electronic document storage unit is recorded;
When the circulation participant ID and password are received from the client, the connection with the client is rejected unless the combination of the ID and password is recorded in the participant identification information storage unit. A circulation permission / rejection determination unit that permits connection with the client,
When the circulation start request is received from the client permitted to connect, the data related to the next circulation destination recorded in the circulation order information storage unit is checked, and the next circulation destination, the reader permitted to connect, Is read from the electronic document storage unit and transmitted to the client, and the circulation participant is permitted to the client based on the data recorded in the circulation management information storage unit. A circulation control unit for granting circulation processing authority to the electronic document ,
For each electronic document, the client can execute only the circulation process to which the processing authority is given by the circulation control unit of the circulation management server,
When the circulation control unit of the circulation management server receives a circulation end notification from the client together with the electronic document, the circulation control unit records the circulation history information about the electronic document in the circulation history recording unit, and the data about the next circulation destination. Is stored in the circulation order information storage unit, and when the content of the received electronic document is changed from the content of the electronic document stored in the circulation document storage unit, the content of the received electronic document is stored. An electronic document circulation system characterized by replacing the content of an electronic document.
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