JP4104583B2 - 福祉データ登録システム及び福祉データ登録方法 - Google Patents

Description

本発明は、各種福祉施設における各種福祉データを利用者毎に入力して登録することができる福祉データ登録システム及び福祉データ登録方法に関する。

一般に各種福祉施設においては、外来者や入所者の受付や利用者に関する事務手続き等の業務を行なう事務職員と、利用者に対する看護や保健業務を行なう看護職員と、利用者の作業活動／文体活動等の支援・援助・指導等を行なう指導職員と、利用者の居宅における生活活動の支援や援助を行なうヘルパー等の多種の職員が存在し、更に前記各職員の業務活動も他の部署の業務活動を代行乃至兼務する場合など多種多様である。

この様な各種福祉施設においては、利用者の保護者に対する報告書や施設内部での管理資料を作成する必要があり、これら資料としては、例えば業務日誌／看護日誌／一般日誌／ケース記録表が挙げられ、これら資料に利用者の日々の生活状況／活動状況等を文書（記録）として残すことが義務付けられ、このため各職員は、その業務に応じて業務報告資料を作成しなければならない。

また前記資料では、一般の報告書同様にwho（誰が）／what（何を）／when（いつ）／where（どこで）／why（どんな目的で）／how（どのように）／how much（いくら）の５W２Hの要素が重要となり、特に介護保険の利用や施設サービスの利用実績に基づいて各種料金の請求が返還するため、when（いつ）／how much（いくら）の要素が重要とされている。

従来技術における前記各種報告書の作成は、職員が施設に設置された文書作成支援システムを用いて各書類毎に必要とするデータ入力が行われており、このデータ入力作業が職員の負担増加の一因となっている。特にヘルパーなどのような利用者への支援・援助活動に従事する職員にあっては、利用者に対する支援・援助活動が優先するために、入力作業に費やせる時間に限界があり、例えば支援、援助活動が何時に開始、終了した報告の遅延が発生し、利用者に対する支援・援助活動に係るサービス実績の開始終了時刻の入力が遅れることが多々あり、このためにサービス料金の確定の遅延も発生し、各種福祉施設の事業活動に支障をきたす可能性があった。

一方、利用者の居宅などにおける各種福祉施設の敷地外での利用者に対する支援・援助活動の状況等の把握方法として、職員の報告書を利用するものがあるが、この報告文書のみではサービスの実体確認の信憑性に不安があると言う不具合があった。また指導員においても、利用者の援助・支援活動等に時間を取られ、入力端末に向かって文書入力を行う時間に限りがあり、更に入力端末を使用する時間帯も複数職員で重なる傾向があり入力端末が不足する場合もあると言う不具合もあった。

尚、福祉施設用ではないが、作業員が業務の進行状況を携帯端末を用いてホスト側に登録する技術が記載された文献としては、下記特許文献が挙げられる。この特許文献記載の技術は、ＰＥＲＴ技法と呼ばれる業務の進行状況に応じた進捗計画をホスト側に予め登録しておき、発信元の特定ができる携帯電話を利用して作業者がホストにアクセスした際に当該携帯端末の発信元に応じた作業の選定等を促すことにより、作業の進捗状況をホスト側で管理するものである。
とした技術が記載されている。
特開２００２−１１７０９９号公報

前記特許公報に記載された技術は、ＰＥＲＴ技法と呼ばれる業務の進行状況に応じた進捗計画を立てることができる建築現場等の管理には適用することができるものの、福祉施設での業務報告書は職員の業務活動の報告データであると同時に利用者の支援・援助活動を行なう上での利用者の状況を分析する資料となるため、例えば業務日誌等をホスト側に登録することが困難であると言う不具合があった。

更に福祉施設における報告書等は、同一情報を異なる種類の報告書、例えば業務日誌（利用者に関する事務手続き等の報告書）とケース記録表（利用者の生活状況、等を管理する情報を記載する書類）に記載することがあり、また同一の報告内容を複数の利用者の業務日誌やケース記録表などに記載する場合もあり、記載される報告情報を、業務日誌と看護日誌と一般日誌とケース記録表へ振分けて記載する作業が繁雑であると言う不具合もあった。

即ち、従来技術においては、福祉施設における、ヘルパー等による利用者に関する支援・援助活動等の作業開始／終了時間の報告の徹底が困難であり、報告書の作成が非効率である事、各種福祉施設での連絡事項などを複数の種類の報告文書に転記する作業及び複数の利用者に共通的に関する事項の報告文書等を各利用者毎の記録であるケース記録表などに転記する作業が非効率であると言う不具合があった。更に従来技術においては、利用者の居宅など各種福祉施設の敷地外の支援・援助活動等の状況をビジュアル的に容易に把握することが困難であると言う不具合もあった。

本発明の目的は、前述の従来技術に不具合を除去することであり、福祉業務に関する利用者情報の各種書類作成を容易に支援することができる福祉データ登録システム及び福祉データ登録方法を提供することである。具体的には福祉業務に関する利用者情報の業務日誌／看護日誌／一般日誌／ケース記録表の作成を、各種福祉施設における入力端末などの設備投資費用負担を増大させることなく、容易に作成することができ、更に同一の報告内容を複数の利用者の報告文書と、複数の報告文書への転記を効率よく行なうことができる福祉データ登録システム及び福祉データ登録方法を提供することである。

前記目的を達成するため本発明は、福祉施設利用者の管理データを含むケース記録表を作成する福祉データ登録システムであって、メール件名の先頭に特定文字列が入力され、ヘッダ情報に利用者番号及び文書ＩＤを含み、メール本文に本文データが入力されたメールを送信する機能を有する携帯端末装置と、メールアドレスに対応した複数の利用者番号を登録した利用者番号ルールテーブル及びケース記録表を識別するための文書ＩＤを登録した文書ＩＤルールテーブルとを含み、前記携帯端末装置からのメールを受信するメール受信装置と、受信メールの本文データを基にケース記録表を作成する管理装置とを備え、前記メール受信装置が、前記携帯端末装置からの件名の先頭に特定文字列が含まれるメールのみを受信すると共に、該受信したメールのヘッダ情報から利用者番号ルールテーブルに登録した利用者番号と一致する利用者番号を抽出し、前記管理装置が、前記抽出した利用者番号が複数のとき、前記本文データを基に複数の利用者番号毎のケース記録表を作成することを第１の特徴とする。

更に本発明は、前記福祉データ登録システムにおいて、前記メール受信装置が、受信したメールのヘッダ情報から文書ＩＤルールテーブルに登録した文書ＩＤと一致する文書ＩＤを抽出し、前記管理装置が、前記抽出した文書ＩＤが複数のとき、前記本文データを基に複数の文書ＩＤ毎のケース記録表を作成することを第２の特徴とする。

また本発明は、メール件名の先頭に特定文字列が入力され、ヘッダ情報に利用者番号及び文書ＩＤを含み、メール本文に本文データが入力されたメールを送信する機能を有する携帯端末装置と、メールアドレスに対応した複数の利用者番号を登録した利用者番号ルールテーブル及びケース記録表を識別するための文書ＩＤを登録した文書ＩＤルールテーブルとを含み、前記携帯端末装置からのメールを受信するメール受信装置と、受信メールの本文データを基にケース記録表を作成する管理装置とを備え、福祉施設利用者の管理データを含むケース記録表を作成するコンピュータシステムにおける福祉データ登録方法であって、前記コンピュータシステムが、前記メール受信装置に、前記携帯端末装置からの件名の先頭に特定文字列が含まれるメールのみを受信すると共に、該受信したメールのヘッダ情報から利用者番号ルールテーブルに登録した利用者番号と一致する利用者番号を抽出させる工程と、前記管理装置に、前記抽出した利用者番号が複数のとき、前記文書ＩＤルールテーブルに登録した文書ＩＤに対応したケース記録表を、前記本文データを基として、複数の利用者番号毎に作成させる工程とを行うことを第３の特徴とする。

また本発明は、前記特徴の福祉データ登録システムの登録方法において、前記コンピュータシステムが、前記メール受信装置により、受信したメールのヘッダ情報から文書ＩＤルールテーブルに登録した文書ＩＤと一致する文書ＩＤを抽出する工程と、前記管理装置により、前記抽出した文書ＩＤが複数のとき、前記本文データを基に複数の文書ＩＤ毎のケース記録表を作成する工程とを行うことを第４の特徴とする。

本発明により、実際に文書入力を行う指導員等は、パーソナル・コンピュータなどの入力装置に向かって文書入力を行う必要性が低減し、利用者の援助・支援等により多くの時間をかけられるようになり、利用者へのサービス向上に繋がることができる。更にヘルパー等に利用者の居宅での援助・支援等の報告の徹底が可能となり、報告書の遅延が発生せず、在宅の利用者における日々の生活状況、活動状況等の把握を正確にすることができる。また携帯電話のメール機能を活用することにより、設備投資費用が軽減でき、入力操作も比較的容易であるため、パーソナル・コンピュータなどの入力装置の操作に不慣れな職員等においても、報告書作成作業を容易とすることができる。

以下に、本発明による福祉データ登録システム及び福祉データ登録方法の一実施形態を図面を参照して詳細に説明する。図１は、本実施形態による福祉データ登録システムの構成を示す図、図２はケース記録表を作成するまでの流れを示す図、図３は携帯電話でのメール作成例を示す図、図４は接続先情報設定画面例を示す図、図５は環境情報設定画面例を示す図、図６は職員情報設定画面例を示す図、図７は利用者情報設定画面例を示す図、図８は職員情報と利用者情報の取込み画面例を示す図、図９は様式情報設定画面例を示す図、図１０はデータ受信画面例を示す図、図１１は自動受信設定画面例を示す図、図１２はデータ取込画面例を示す図、図１３は文書ＩＤ一覧画面例を示す図、図１４は利用者情報一覧画面例を示す図、図１５はオンライン入力画面例と出力帳票プレビュー画面例を示す図、図１６は図２におけるメール受信処理のプログラム処理・動作を説明するフローチャート、図１７〜図１９は図２における受信データ解析処理のプログラム処理・動作を説明するフローチャート、図２０は図２におけるデータ出力処理のプログラム処理・動作を説明するフローチャート、図２１は図２におけるデータ取込処理のプログラム処理・動作を説明するフローチャート、図２２は本実施形態における主要なデータ構成を説明するための図である。
＜概略構成の説明＞

本実施形態による福祉データ登録システムは、図１に示す如く、福祉施設利用者に関する業務的な連絡事項や看護状況／保健状況／活動状況等を入力し、その文書データと関連する写真等の画像データを装置に付属するメール機能によりメール送信する携帯端末装置１１００と、該携帯端末装置１１００から送信されたメール１１０１をインターネット等の通信回線網１００４を介して受信するメール受信装置１２００と、該メール受信装置１２００とオフラインで接続され、各種福祉業務の管理を各種テーブルを用いて行う管理装置１３００と、該管理装置１３００と接続され、福祉施設利用者に関する業務的な連絡事項や看護状況等等を入力するための入力装置１４００と、該入力装置１４００及び管理装置１３００から入力した福祉施設利用者に関する情報を帳票に出力する出力装置１５００の各装置で構成される。

前記メール受信装置１２００は、携帯端末装置１１００から送信されたメール１１０１を受信するメール受信手段１２０１と、該メール１１０１に入力された情報を解析するメールデータ解析手段１２０２と、管理装置１３００の各種テーブルへ連携するためのデータ作成を行なうデータ出力手段１２０３とを備え、管理装置１３００は、メールデータ解析時に使用する基礎情報を切出す基礎データ切出手段１３０１と、該データ出力手段１３０１より切り出されたデータをケース記録表テーブル１３０３等の各種テーブルに格納するデータ取込手段１３０２とを備え、前記入力装置１４００は、データ取込の前後に福祉施設利用者に関する各種のケース記録表情報を編集するケース記録表入力手段１４０１を備え、出力装置１５００は、前記編集されたケース記録表情報からケース記録表等を作成するケース記録表出力手段１５０１とを備える様に構成されている。

また本実施形態による福祉データ登録システムは、概念的に示すと図１上段の如く、入力例１００３に示した各種情報をメール送信可能な機能を持つ携帯端末群１００１と該携帯端末群１００１と接続される一般のプロバイダ１００２とから成る既存のインターネット環境１０００と、該インターネット環境１０００と接続され、各種機能を持つケース記録システム２００１を含み、例示的には、福祉の森Ｅｘｃｅｅｄシステム２０００とから構成され、携帯端末群１００１から入力された福祉事業に関する情報をインターネット等を介して福祉の森Ｅｘｃｅｅｄシステム２０００のケース記録システム２００１に取り込み、各種の福祉業務に関するケース記録表等の報告書等を自動的に作成する様に構成されていると言うこともできる。

尚、前記実施形態における入力装置１４００は、福祉施設利用者に関する業務的な連絡事項等を記録する事務職員のいる部署に設置されるものや、福祉施設利用者に関する看護状況・保健状況等を記録する看護職員のいる部署に設置されるものや、福祉施設利用者に関する様々な活動状況等を記録するケース担当指導員のいる部署に設置されるものを含み、これら各入力装置から入力された情報を一括管理する管理装置をネットワークで接続し、福祉施設利用者に関連する各種の情報を入力する携帯端末や、携帯端末から送信されたメールを受信するメール受信装置をインターネットサービスプロバイダを介した例を用いて説明するが、本例に限らず、入力装置、管理装置、メール受信装置を一台の端末機でシステムを構成してもよく、更にメール機能を有する端末装置であれば全てを一台の端末機によりシステムを構成してもよい。また本実施形態における携帯端末装置１１００は、携帯電話やＰＤＡ等の汎用的な目的で使用される機器であり、その他の各装置は、パーソナルコンピューター／ワークステーション等の汎用的な目的で使用される計算機であり、本機能はコンピュータプログラムにより実現するものである。
＜概略動作説明＞

本発明による福祉データ登録システム及び方法は、前述した携帯端末装置１１００を用いて福祉施設の職員等が入力したメールを基にケース記録表を作成するものであり、この概略処理動作を図２を用いて説明する。

本処理動作は、図２に示す如く、福祉施設の職員等が福祉施設利用者に関する業務的な連絡事項等を業務日誌となるメールや、看護状況／保健状況等を記録する看護職員が看護日誌となるメールや、様々な活動状況等を記録する活動指導員や在宅の利用者宅での援助・支援状況等を記録するヘルパーが一般日誌となるメールや、利用者毎に援助状況／指導状況／活動状況等を記録するケース担当指導員がケース記録表となるメールを、それぞれ作成した後、予め定めたメールアドレスに送信（ステップ２００１）し、これらメール２００３をインターネットサービスプロバイダの管理（ステップ２００２）下においてメール受信装置１２００のメール受信手段１２０１が受信すると、該メール受信装置１２００は、受信データ２００５をメール解析手段１２０１を用いて解析し（ステップ２００６）、この解析結果をデータ出力手段１２０３を用いてデータ出力し（ステップ２００７）、管理装置１３００へ連携するデータ２００８を作成する。

次いで本処理動作は、管理装置１３００が、前記連携データ２００８の整合性をチェックし、メール作成者が指定した情報に対応するケース記録表の各種関連テーブルへデータを取り込み（ステップ２０１０）、データの修正が必要か判定（ステップ２０１１）し、必要な場合はデータ修正処理（ステップ２０１２）を行った後、データ取り込み処理２を実行する（ステップ２０１３）。これら取り込まれた各種データは、ケース記録表２０１５（ケース記録関連テーブル／業務日誌情報テーブル／看護日誌情報テーブル／一般日誌情報テーブル／ケース記録情報テーブルを含む）に格納し、これらケース記録表の出力処理（ステップ２０１６〜２０１７）を行い、処理を終了する様に動作する。

次いで本実施形態による各種詳細動作を順を追って説明する。
＜メール作成方法動作説明＞
まず、本実施形態による福祉施設の職員等が作成する電子メールは、メール受信処理から管理装置への処理効率を良くするため、作成されるメールの件名と本文について、予め定めた件名と入力形式で作成されることを条件とし、本例においては、ａ：メールの件名の先頭に「CASE」と入力する事、ｂ：メール本文に「ヘッダ情報」に続いて「本文データ情報」を入力する事、ｃ：「ヘッダ情報」は「日付」、「文書ＩＤ」、「利用者番号」を含む事、ｄ：「本文データ情報」は任意の報告内容の文章とする事を条件とする。

これを具体的に説明すると本発明例におけるメール形式は、メール件名に図３中の符号３００２−３００１の如くタイトルの前に「ＣＡＳＥ」を入力し、「ヘッダ情報」に符号３００４及び３００５に示した如く「日付」として「２００４／０１／０１」を入力し、「文書ＩＤ」として「０２−１９−０１」を入力し、「利用者番号」として「０００００１」を入力するが如く所定の形式で入力するものを基本形式とする。

前記タイトルの前に「ＣＳＡＥ」を入れる理由は、メール受信処理において「ＣＡＳＥ」をキーワードとして使用し、不用なメールの受信を防ぐためである。またメール本文の作成規則は、本発明のケース記録システムが「ヘッダ情報」に含まれる「日付」／「文書ＩＤ」／「利用者番号」とを、「本文データ情報」である「内容」と区別するためである。

この入力規則は、「ヘッダ情報」を正規表現にて入力する「基本形式」に加え、これらを略称定義した表現にて入力する「簡易形式」があり、この簡易方式における「ヘッダ情報」は、符号３００７の画面に示す如く、「日付」として「０１／１０」を入力し、「文書ＩＤ」として「ａ０１」を入力し、「利用者番号」として一桁の数字を入力するが如く所定の形式で入力することによって、メール作成の時間を短縮することができる。
＜メール設定等の説明＞

この職員等が作成した電子メールは、図１で説明した如く予め定められたインターネットサービスプロバイダのメールアドレスに送信され、本システムでは、このメールアドレスにあるインターネットサービスプロバイダのメールボックスから、メール受信装置１２００が定期的又は随時メールを受信することによって受信が行われるものであるが、このメールアドレスへの接続設定方法とメール受信設定の方法を図４、５、１１を用いて説明する。

この携帯端末装置１１００側の接続先情報設定は、図４の接続先情報設定画面４００１に示す如く、接続先／ＬＡＮ動作／ダイヤルアップ名／アカウント／パスワード／ｐｏｐサーバ／ポート名等の設定を行う。また本実施形態によるシステムを利用する福祉施設ではヘルパーによる利用者の居宅又は作業指導職員等による施設外での作業所など広範囲での利用者に対する支援・援助活動を実施するため、各地域においてインターネット等の設備状況が異なることなどに対応するため、複数の接続先を管理することが必要である。

前記環境設定は、図５の環境設定画面４００２の如く、インターネットサービスプロバイダでのメール保有期間等の設定や、メール受信から直接、管理装置への連携データ作成処理を行うかどうかの自動処理の実行有無を設定する。

他方、メール受信装置１２００側では、図１１に示す如く、画面４００８及び４００９を用い、本システムを利用する福祉施設において、利用者への支援・援助活動の内容に応じて担当する職員等が業務日誌／看護日誌／一般日誌／ケース記録表を作成する時間帯等も異なり、効率よく作成された情報を収集するために、メール受信のスケジュールを設定する。即ち、メールを自動受信する日時の設定やスケジュール名／接続先プロバイダ／スケジュール種別／時刻等の詳細設定を行う。
＜職員等の設定＞

本システムで取り扱う福祉施設の各職員が作成する業務日誌等の各種記録データは、各職員の業務記録であり、作成者の管理が必要であるが、メール作成時に作成者の氏名やシステムでの各職員の識別情報である職員番号を入力することは、その記録データへの信憑性に欠けるおそれがある。

このため本システムにおいては、図６に示す如く、職員情報設定画面４００３を用い、各職員毎の職員番号／職員名に対応したメールアドレスを設定乃至管理することにより、メール受信時にメールの送信元メールアドレスと職員情報のメールアドレスと照合することによりにメールの作成者を限定する。更に本システムは、福祉施設等では利用者個人情報のセキュリティの観点上、同一の福祉施設の職員においても、担当する利用者以外の個人情報について、アクセス制限を行う必要があるため、図６下段に示す如く、前記職員が担当する両者の利用者ＩＤ及び氏名を登録する。これによって利用者情報へのセキュリティを確保するとともに、各職員毎に担当する利用者を限定し、メール受信後のデータ解析時における利用者情報との照合を行いメール本文データの「内容」との利用者との関連付けにおける入力ミスをチェックできるようにする。尚、図７に示した利用者情報設定画面４００４は、後述する図８の画面を用いた利用者情報を取込み後に、利用者の氏名の変更及び福祉施設の利用が無くなった利用者の削除時に使用するものである。
＜メール受信処理＞

次にメール受信装置１２００によるメール受信処理の流れを図１６を参照して説明する。このメール受信処理は、図１６に示す如く、メール受信装置１２００が、接続情報設定の有無を判定し、ＮＯの場合は図４に示した接続先情報設定画面４００１により設定された接続先情報テーブル６００を参照してインターネットサービスプロバイダとの接続処理（ステップ６０３）を行い、受信対象メールキーワードテーブル６０６を参照して件名の先頭文字列４桁が「CASE」であるメールのみを受信する（ステップ６０４）。

次いで本システムは、受信メールにケース記録表対象メールがあるか否かを本文中のヘッダ情報から判定し（ステップ６０７）、ＹＥＳのときは図６に示した職員情報設定画面４００３で設定した職員情報テーブル６０９を参照し、メール送信元アドレスとの照合を行い、異常（該当がない者からのメール）の場合には、エラーリストを出力する（ステップ６１２）。

前記ステップ６１０において異常なし（登録された職員からのメール）と判定されたとき、本システムは、受信データ作成処理を開始し（ステップ６１１）、メールに画像データ等の添付ファイルがあるか否かを判定し（ステップ６１２）、あるときには当該ファイルがダウンロード済みか否かを判定（ステップ６１３）した後にダウンロード処理を行い（ステップ６１４）、このダウンロードした添付ファイルを環境設定情報テーブル６１６（図６）を参照して所定のフォルダに格納し（ステップ６１５）、受信データ情報作成処理を行い（ステップ６２１）、このデータを受信データ情報第１テーブル６２２（図６）に格納する。これら受信したメールは、図１０のデータ受信画面４００７に示す如く、差出人（職員名）／件名／受信日時／本文等のメール受信内容を把握でき、かつ、データ受信処理の即時実行を「即時受信」ボタンにより実施することもできる。

次いで前記ステップ６０７によるケース記録対象メールがないと判定した本システムは、、受信スケジュールテーブルを６２２を参照し、スケジュール設定に従ったスケジュール管理を行う様に動作する。

この様に本実施形態による福祉データ登録システム及び方法は、受信メールのタイトル及びヘッダ情報を用いて受信するメールを職員からのものに限定し、この選択的に受信したメールの予めルールが決められた所定規則のヘッダ情報並びに携帯端末ＩＤや電話番号を基に職員を特定すると共に、ヘッダ情報に登録された内容に従ってメール本文内容を対応するテーブルに自動的に登録することができる。
＜受信データ情報解析処理＞

本実施形態による福祉データ登録システム及び方法は、前述のように受信メールの内容をヘッダ情報によって解析するものであるが、この解析処理手順等を参照して説明する。

まず当該受信データ情報解析処理に先だって本システムは、図８に示す画面４００５を用いて予め職員情報と利用者情報の取込みを行って職員情報テーブル６０９及び利用者情報テーブル９１０に格納しておくと共に、図９に示す画面４００６を用いての様式情報の設定を行う。これら設定は、画面よりメールの本文データを解析する上で必要となる、福祉施設の利用者を識別する利用者番号等の情報／業務日誌／看護日誌／一般日誌／ケース記録表を識別する管理コード情報である文書ＩＤ情報などの基礎データであり、これらデータは管理装置１３００の各種テーブルより取得する。これら基礎データの取込は、メール受信装置１２００と管理装置１３００のネットワーク環境に応じて、ネットワークを介して取込む方法と外部電子媒体（ＦＤ、メモリーカード等）を介して取込むこともできる。

さて、本実施形態における受信メールの解析は、図１７に示す如く、受信メールを受信データ情報第１ファイル６２０に格納し、この格納したメール本文を、入力ルールを定義した各種ルールテーブルを参照して、「日付情報」／「文書ＩＤ情報」／「利用番号情報」から成る「ヘッダー情報」と、「内容」の「本文データ情報」を識別する。

この識別は、入力規則として必ず「本文データ情報」より前に「ヘッダー情報」が先入力規定によって、区切り記号ルールテーブル７０６の「文書」区切り記号（＠）を参照し、この「文書」区切り記号（＠）より前のデータを「ヘッダー情報」、この「文書」区切り記号（＠）より後のデータを「本文データ情報」として処理し、次に第２段階として「ヘッダー情報」の解析を行なう。即ち、本処理は、受信データ情報第１ファル６２０に格納した受信メールを区切り記号（＠）を基に分割し（ステップ７０３）、メールデータの読み込み（ステップ７０５）、メール本文中のキーとなるヘッダ情報の検索（ステップ７０７）、検索した文字列の１文字づつの読み込み（ステップ７０８）を行い、文字区切り記号の有無の判定（ステップ７０９）し、有る場合には区切り記号より前のメール本文のヘッダー情報ワークへ格納し（ステップ７１０）、無い場合には区切り記号より後のメール本文の本文データ情報ワークへ格納し（ステップ７１２）、ヘッダ情報がない場合にはエラーフラグ設定処理を行い（ステップ７１５）、このヘッダ情報読み込み文字なしと判定するまで繰り返し（ステップ７１６）た後、ヘッダー情報ワークに格納した文字列を読み込んで区切り文字記号に区切った文字列をヘッダ情報用配列ワークへ格納し、この処理を繰り返す様に動作する（ステップ７１６〜図１８のステップ８０１）。

前述のヘッダ情報の解析は、区切り記号ルールテーブル７０６の「共通」区切り記号（，カンマ、又は、改行コード）を検索し、「共通」区切り記号で分割し、ヘッダ情報用配列ワークに分割された単位で格納し、この配列の要素毎に各種ルールテーブルとの照合チェックを行ない、「日付情報」／「文書ＩＤ情報」／「利用番号情報」の各情報毎のデータ集合体を作成することによって行われる。

次いで本システムは、図１８に示す様に第３段階として各情報のデータ集合毎にチェックを行ない、受信データ情報第２ファイルを作成する。例えば「日付情報」は、ベッダ情報配列用ワークに読み込んだ情報と日付入力ルールテーブル８０５（図２２）の内容と一致するか否かを判定して日付情報ワークへ格納し（ステップ８０２）、次いで読み込んだ文が文書ＩＤルールテーブル９０５（図２２）の内容と一致するか否かを判定して文書ＩＤ情報ワークへ格納し（ステップ８０３）、利用者番号が利用者番号ルールテーブル（図６）のルール内容と一致するか否かを判定して利用者番号情報ワークへ格納し（ステップ８０４）、これら処理を繰り返し（ステップ８０８）、更に日付情報ワークにデータがあるか否か判定し（ステップ８１０）、ある場合に日付入力ルールテーブル８１２（図２２）との照合を行い、エラー有無の判定（ステップ８１３）の後に、正規表現とする西暦４桁月２桁日２桁時刻２４時間制数字４桁（YYYY/MM/DD/HHMM）形式へ編集変換を行い（ステップ８１４）、前記ステップ８１０において日付情報ワークにデータがないと判定した場合はメール送信に閉じを日付情報に編集設定（ステップ８１５）を行う様に動作する。このように本実施形態において、「日付」は「ヘッダー情報」中に１つのみとするため、メール本文に出現した先頭の「日付」のみを変換対象とし、「日付情報」がない場合にはメール送信日時の情報より「日付」編集を実施する。尚、「日付」を故意に入力しないメールの活用方法としては、利用者の居宅などの福祉施設の施設外での支援・援助活動を行なうヘルパーなどが、作業活動の開始／終了における報告の日時の入力について、考慮しなくてもよくなり、報告時間等の正確性と報告者の報告義務への徹底を図ることができる。

次いで本システムは、図１９に示す如く、「文書ＩＤ情報」について、文書ＩＤ情報ワークにデータが有るか否かを判定し（ステップ９００）、有るときには文書ＩＤ９０５及び文書ＩＤルールテーブル８０６（図２２）を参照して、正規表現とする「管理コード（数字２桁）」―「標準様式番号（数字２桁）」−「様式番号（数字２桁）」―「詳細（数字２桁）」に編集変換（ステップ９０１）を行った後、データの重複の有無を判定し（ステップ９０２）、エラー有りの際にはエラーフラグ設定処理を行う（ステップ９０４）ことにより、当該の文書ＩＤの妥当性をチェックする。

次いで本システムは、利用者情報ワークにデータが有るか否かを判定し（ステップ９０６）、有る場合、「利用者番号情報」を利用者番号ルールテーブル８０７（図２２）と照合し、正規表現とする「数字６桁」に編集変換（ステップ９０７）を行った後にデータ重複の有無をチェックし（ステップ９１１）、利用者情報テーブル９１０及び利用者情報ルールテーブル８０７との照合を行うことにより、当該の利用者番号の妥当性をチェックする。

更に本システムは、本文情報が有るか否かの判定（ステップ９１５）を行い、有る場合、「本文データ情報」について本文入力ルールテーブル９１８（図２２）のチェック項目を参照し、チェック処理（ステップ９１６）を実施し、エラー有無を判定してエラーがない場合に本文データ処理（ステップ９２０）を行い、前記ステップ９１９でエラーが検出されたときにはエラーフラグ設定処理（ステップ９２１）を行うことにより、本文の妥当性をチェックする。

次いで本システムは、「添付ファイル」について、添付ファイルの有無を判定し（ステップ９２４）、有る場合、所定フォルタに格納された添付ファイルとメールとの関連づけを行う添付データ情報編集処理（ステップ９２５）を行い、出力済みフラグをＯＦＦに設定処理（ステップ９２６）した後、受信データ情報作成を行ってから、前述のデータを受信データ情報第２テーブル９３０に格納する。

この様に本実施形態によるメール受信装置１３００は、受信したメールに含まれるヘッダ情報やメール本文を、各種設定情報のルールテーブルを参照して妥当性をチエックしてから受信データ情報第２テーブル９３０に格納する様に動作する。
＜データ出力処理＞

次に、受信データをメール受信装置１２００から管理装置１３００へデータ連携するためのデータ出力処理について図２０を参照して説明する。
まず、前述の受信データ情報解析処理により受信データ情報第２テーブルに格納したデータは、１つのメールについて、複数の利用者に関する情報／業務日誌／看護日誌／一般日誌など複数の文書ＩＤが設定されている可能性があり、管理装置１３００での取込処理時にデータを各文書ＩＤ毎に振り分けるなどの処理が必要となり、振分け処理の高負荷が考えられる。また、福祉施設では各文書の責任担当者が異なることもあり、一般日誌のみの情報を取込むケース担当指導員は、ケース記録表作成のためにある利用者のみの情報を取込むことが考えられるため、管理装置１３００での取込む文書や利用者の選択も困難である。

このためメール受信装置１２００のメール出力手段１２０３は、受信データ情報第２テーブル９３０に格納した情報について、「文書ＩＤ情報」の「文書ＩＤ」数分の「文書データ情報」を作成し、「利用者番号情報」の「利用者番号」が複数指定されている場合には、先に作成した「文書データ情報」を「ヘッダー情報」の「利用者番号情報」の「利用者番号」数分複写し、「利用者番号」を再設定し「文書データ情報」作成する。また、添付ファイルが関連づけられている場合には、各「文書データ情報」に対応する「添付ファイル情報」を作成し、更にスケジュール設定が有る場合には、その設定内容に従い、定期的に本処理を自動実行する。

このため本システムは、前記受信データ情報第２テーブル９３０に格納した情話宇の出力済みフラグがＯＦＦであるか否かを判定し（ステップ２００）、判定した結果を各々反転し（ステップ２０１〜２０２）、出力スケジュールテーブル２０５に設定したスケジュールに従って自動出力の設定の有無を判定し（ステップ２０５）、設定がない場合には受信データの一覧表示（ステップ２０７）を行い、出力対象の選択（ステップ２０８）及び出力選択対象フラグの設定（ステップ２１０）を行い、これら処理を受信データ件数分繰り返して実行し（ステップ２１１）、更に受信データ情報第２テーブルからデータを出力選択フラグが全てＯＮとなるまで繰り返して実行する（ステップ２１２〜２１３）。

次いで本処理は、文書ＩＤの指定が複数あるか及び利用者情報が複数あるか否かを判定し（ステップ２１５−２１６、２１５−２１７）、文書ＩＤ及び利用者情報の複数指定ない場合は１件の文書データ情報の作成を行い（ステップ２２１）、文書ＩＤが複数でなく且つ利用者情報の複数指定ある場合は利用者の人数分の文書データ情報を作成し（ステップ２１９）、文書ＩＤが複数且つ利用者情報の複数指定ない場合は文書ＩＤ文の文書データ情報を作成し（ステップ２１８）、文書ＩＤ及び利用者情報共に複数指定の場合は文書ＩＤ数に利用者情報数を乗算した件数の文書データ情報を作成する（ステップ２２０）。

前記指定された件数の文書データ情報の作成を行った後、本システムは、画像データ等の添付ファイルの有無を判定し（ステップ２２２）、有る場合は作成した文書データ数分前記ステップ２２２を繰り返し（ステップ２２３）、この添付ファイルを文書データ情報に設定し（ステップ２２４）、環境設定情報テーブル２５５（２２）を参照して所定のホルダへ文書データ情報及び添付ファイルの出力を行い（ステップ２２６）、処理を終了する。

この様に本実施形態によるメール受信装置１３００は、受信データ情報第２テーブル９３０に格納した文書ＩＤが付与されたメールデータから出力対象となる項目を判定して文書ＩＤ数及び利用者情報数に応じた文書データを作成して出力すると共に、画像データ等の添付ファイルも前記文書データにリンクさせて所定のフォルダに出力する様に動作するものである。
＜データ取込処理＞

次いで本システムにおけるデータ取込処理を図２１を参照して説明する、このデータ取込処理は、システム設定されたフォルダに「文書データ情報」ファイル／「添付ファイル情報」ファイル／添付ファイルを格納し、図１２のデータ取込画面４０１０を用いて「文書データ情報」の一覧を表示し、取込む文書データを選択する。

この処理手順は、まず文書データファイルの有無を判定し（ステップ２６１）、有りの場合に文書データファイル２６２を文書データ情報件数分繰り返して読み込みを行い（ステップ２６３〜２６４）、次いで文書データ情報にエラーフラグがあるか否かを判定し（ステップ２６５）、エラーフラグがある場合は取り込み対象フラグをＯＦＦに設定（ステップ２６７）した後、スケジュール処理か否かを判定し（ステップ２６８）、スケジュール処理でない場合、文書データ検索表示（ステップ２７０）を行い、修正を行うか否かの判定（ステップ２７１）を受けて文書データ情報修正処理（ステップ２７２）及び割り込み対象フラグをＯＮに設定する（ステップ２７３）。また本システムは、前記ステップ２６５において文書データ情報にエラーがない事を判定した場合、割り込みフラグをＯＮに設定する（ステップ２６６）。

前記ステップ２６６／２７３／２７１／２６８に続いて本システムは、割り込み対象フラグがＯＮか否かを判定し（ステップ２７４）、ＯＮでない場合は処理を終了し、ＯＦＦの場合は文書ＩＤテーブル９０５を参照して文書ＩＤ情報チェック処理（ステップ２７５）と、入力状況チェック処理（ステップ２８８）と、文書データ取り込み処理（ステップ２９１）とを行う。

続いて本システムは、添付ファイルの有無を判定し（ステップ２９４）、有る場合は、添付ファイルの取り込み処理（ステップ２７６）を行い、無い場合は取り込み対象フラグがＯＮか否かを判定し（ステップ２９８）、ＯＮのときに文書データ情報削除処理（ステップ２９９）を行って処理を終了する様に動作する。

尚、前記ステップ２７５／２８４／２８８／２９１／２７６の各処理後に本システムは、異常有無の判定（ステップ２８１／２８５／２８９／２９２／２９５）を行い、異常と判定した場合はエラーフラグを設定する取り込み対象フラグＯＦＦ設定（ステップ２８７／２９０／２９３／２９６）を行い、ステップ２９６の場合は文書データ情報取り込み取消処理（ステップ３９７）を行う。

この様に本実施形態によるデータ取込処理は、文書データ情報にエラー情報がない場合には、「文書データ情報」の「文書ＩＤ」により、管理装置１３００のデータベースにある文書IDテーブルとの照合チェックを行い、エラーが無い場合には、「文書データ情報」の「利用者番号」と管理装置のデータベースにある利用者情報テーブルとの照合チェックを行い、管理装置１３００とネットワーク接続している入力装置よりオンラインにて該当する文書ＩＤの入力作業状況を確認し、入力作業中又は入力禁止状態でない場合に、管理装置１３００の文書ＩＤに対応するケース記録表関連の各種テーブルへ文書データを取込む。次いで本データ取込処理は、「文書データ情報」に対応する「添付データ情報」が存在する場合、「添付データ情報」を参照し、関連する添付ファイルを管理措置の所定のフォルダに格納し、文書ＩＤに対応するケース記録表関連の各種テーブルの添付ファイル情報に添付ファイル情報を設定する。「文書データ情報」／「添付データ情報」のケース記録表関連の各種テーブルへの取込処理に異常がない場合には、処理済データとして「文書データ情報」、「添付データ情報」は、「文書データ情報」ファイル、及び「添付ファイル情報」ファイルから削除するものである。

また本システムは、メール受信装置での受信データ解析時に入力内容にエラーありとしてマークされた文書データについては、エラー表示（表示文字を赤色表示）する。また、エラー表示されたデータの修正は、図１２に示したデータ取込画面４０１０の一覧の該当文書データの表示行をダブルクリックすることにり、データ編集画面であるデータ修正画面４０１１を起動し、本画面にてエラー情報をクリアすることにより取込対象とすることができる。図１４に示した文書ＩＤ一覧画面／利用者情報一覧画面４０１２は、データ修正画面の「文書ＩＤ」ボタンや「利用者番号」ボタンを用いて起動され、手入力による入力ミスを軽減することができる。

ステップ２６８においてスケジュール設定が有る場合には、その設定内容に従い、定期的に本処理を自動実行するが、取込処理でのエラー情報の自動修復機能は有さないため、エラー発生分は図１２に示したデータ取込画面４０１０を用いて実施する。

尚、前述した取込処理の完了後、図１５に示したオンライン入力画面４０１４は、ケース記録表入力の入力例であるが、このオンライン入力画面にて編集も可能であり、オンライン入力画面の「プレビュー」ボタンよりデータ取込したケース記録表の全体的な帳票イメージが表示され、「印刷」ボタンより出力装置からケース記録表が印刷できる。

この様に本発明によれば、入力端末に依存しない、携帯電話等の携帯端末からの送信したメールの内容に基づいて報告書を作成するシステムを提供することができる。特に送信するメールの内容に予め定義したキーワードを付与することにより、メールを受信し、利用者に関する各種の報告書へ機械的に取込こむことによって、業務日誌／看護日誌／一般日誌／ケース記録表の作成作業を効率化することができる。また本発明によれば、カメラ付き携帯電話などの携帯端末から写真等の画像データをメールに添付することにより、その画像データ等の添付ファイルを利用者の各種報告書に取込むことを可能にすることで、支援、援助活動の様子や利用者の状況をビジュアル的に把握することを容易にすることができる。

本発明の一実施形態による福祉データ登録システムの構成を示す図。 本実施形態によるケース記録表を作成するまでの流れを示す図。 本実施形態による携帯電話でのメール作成例を示す図。 本実施形態による接続先情報設定画面例を示す図。 本実施形態による環境情報設定画面例を示す図。 本実施形態による職員情報設定画面例を示す図。 本実施形態による利用者情報設定画面例を示す図。 本実施形態による職員情報と利用者情報の取込み画面例を示す図。 本実施形態による様式情報設定画面例を示す図。 本実施形態によるデータ受信画面例を示す図。 本実施形態による自動受信設定画面例を示す図。 本実施形態によるデータ取込画面例を示す図。 本実施形態による文書ＩＤ一覧画面例を示す図。 本実施形態による利用者情報一覧画面例を示す図。 本例によるオンライン入力画面例と出力帳票プレビュー画面例図。 メール受信処理のプログラム処理・動作を説明するフローチャート。 受信データ解析処理のプログラム処理・動作のフローチャート。 同プログラム処理・動作を説明するフローチャート。 同プログラム処理・動作を説明するフローチャート。 同プログラム処理・動作を説明するフローチャート。 データ取込処理のプログラム処理・動作のフローチャート。 本実施形態における主要なデータ構成を説明するための図。

符号の説明

６００：接続先情報テーブル、６０６：受信対象メールキーワードテーブル、６０９：職員情報テーブル、６１６：環境設定情報テーブル、７０６：記号ルールテーブル、８０５：日付入力ルールテーブル、８０７：利用者情報ルールテーブル、８０７：利用者番号ルールテーブル、８１２：日付入力ルールテーブル、９０５：ルールテーブル、９１０：利用者情報テーブル、９１８：本文入力ルールテーブル、１０００：インターネット環境、１００１：携帯端末群、１００２：プロバイダ、１００３：入力例、１００４：通信回線網、１１００：携帯端末装置、１１０１：メール、１２００：メール受信装置、１２０１：メール受信手段、１２０１：メール解析手段、１２０２：メールデータ解析手段、１２０３：データ出力手段、１２０３：メール出力手段、１３００：メール受信装置、１３００：管理装置、１３０１：データ出力手段、１３０１：基礎データ切出手段、１３０２：データ取込手段、１３０３：ケース記録表テーブル、１４００：入力装置、１４０１：ケース記録表入力手段、１５００：出力装置、１５０１：ケース記録表出力手段。

Claims (4)

1. 福祉施設利用者の管理データを含むケース記録表を作成する福祉データ登録システムであって、
   メール件名の先頭に特定文字列が入力され、ヘッダ情報に利用者番号及び文書ＩＤを含み、メール本文に本文データが入力されたメールを送信する機能を有する携帯端末装置と、メールアドレスに対応した複数の利用者番号を登録した利用者番号ルールテーブル及びケース記録表を識別するための文書ＩＤを登録した文書ＩＤルールテーブルとを含み、前記携帯端末装置からのメールを受信するメール受信装置と、受信メールの本文データを基にケース記録表を作成する管理装置とを備え、
   前記メール受信装置が、前記携帯端末装置からの件名の先頭に特定文字列が含まれるメールのみを受信すると共に、該受信したメールのヘッダ情報から利用者番号ルールテーブルに登録した利用者番号と一致する利用者番号を抽出し、
   前記管理装置が、前記抽出した利用者番号が複数のとき、前記本文データを基に複数の利用者番号毎のケース記録表を作成することを特徴とする福祉データ登録システム。
2. 前記メール受信装置が、受信したメールのヘッダ情報から文書ＩＤルールテーブルに登録した文書ＩＤと一致する文書ＩＤを抽出し、
   前記管理装置が、前記抽出した文書ＩＤが複数のとき、前記本文データを基に複数の文書ＩＤ毎のケース記録表を作成することを特徴とする請求項１記載の福祉データ登録システム。
3. メール件名の先頭に特定文字列が入力され、ヘッダ情報に利用者番号及び文書ＩＤを含み、メール本文に本文データが入力されたメールを送信する機能を有する携帯端末装置と、メールアドレスに対応した複数の利用者番号を登録した利用者番号ルールテーブル及びケース記録表を識別するための文書ＩＤを登録した文書ＩＤルールテーブルとを含み、前記携帯端末装置からのメールを受信するメール受信装置と、受信メールの本文データを基にケース記録表を作成する管理装置とを備え、福祉施設利用者の管理データを含むケース記録表を作成するコンピュータシステムにおける福祉データ登録方法であって、
   前記コンピュータシステムが、
   前記メール受信装置に、前記携帯端末装置からの件名の先頭に特定文字列が含まれるメールのみを受信すると共に、該受信したメールのヘッダ情報から利用者番号ルールテーブルに登録した利用者番号と一致する利用者番号を抽出させる工程と、
   前記管理装置に、前記抽出した利用者番号が複数のとき、前記文書ＩＤルールテーブルに登録した文書ＩＤに対応したケース記録表を、前記本文データを基として、複数の利用者番号毎に作成させる工程とを行うことを特徴とする福祉データの登録方法。
4. 前記コンピュータシステムが、
   前記メール受信装置により、受信したメールのヘッダ情報から文書ＩＤルールテーブルに登録した文書ＩＤと一致する文書ＩＤを抽出する工程と、
   前記管理装置により、前記抽出した文書ＩＤが複数のとき、前記本文データを基に複数の文書ＩＤ毎のケース記録表を作成する工程とを行うことを特徴とする請求項３記載の福祉データ登録方法。

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