JP3916199B2

JP3916199B2 - Workflow matter input method, workflow management system, and workflow matter automatic input device

Info

Publication number: JP3916199B2
Application number: JP25129799A
Authority: JP
Inventors: 香織加納; 毅永野
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1999-09-06
Filing date: 1999-09-06
Publication date: 2007-05-16
Anticipated expiration: 2019-09-06
Also published as: JP2001076046A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ワークフローへ案件投入を行うワークフロー案件自動投入装置および方法に関し、特にどのような業務に対しても案件投入に必要な情報をワークフロー定義に基づいて外部から独立した形で与えることで、自動的に案件を投入することを可能とするワークフロー案件自動投入装置および方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
オフィスにおける文書の回覧業務の効率を向上させるインフラの一つとして、ワークフローシステムがある。従来のワークフローシステムは、複数の作業者が関わる業務の流れをあらかじめ用意しておけば、その流れにしたがって処理が進むシステムであり、文書を電子化し、ネットワーク上で回覧を行うものである。上記ワークフローの公知例として、例えば特開平１１−２５１８５号がある。
【０００３】
従来のワークフローシステムでは、１つの業務に対応する情報をビジネスプロセス(複数の作業者が一連の流れで行う業務)単位で管理し、ワークフローの定義部分もビジネスプロセス単位で記述していた。
【０００４】
また従来のワークフローシステムでは、アプリケーションから設定されることを想定した属性値を利用して分岐条件を定義し、ワークフローの処理では、そのような分岐条件を判定して分岐を制御する。実際にワークフローが動作するときは、アプリケーションの実行時にアプリケーション側からワークフローに対してアプリケーションのデータを属性値として設定し、その属性値に基づいてワークフローの分岐が行われていた。
【０００５】
このように、各業務ごとにワークフローのビジネスプロセスとアプリケーションは、密接な関係にあった。すなわち、各ワークフローの業務ごとに特化したアプリケーションプログラムを作成する必要があり、業務開発には多大な工数と開発コストを必要とした。それは、たとえ比較的単純な手順で実現可能である案件投入処理に対しても同様であり、汎用的で、各業務アプリケーションに対して共通な案件投入処理を開発するのは大変であり、各業務それぞれに開発していたために開発コストが高くなっていた。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
一方、データベース（ＤＢ）のデータや、他のシステムから取り込んだ大量のデータをもとに、自動的にワークフロー発信するような業務ニーズがある。上記のような従来の方法では、ワークフローは業務依存しているので、それぞれ業務ごとに案件投入部分のプログラムを作らねばならず、特に、決まった手順でワークフローへの投入を行う業務においてもそれぞれ案件投入部分のプログラムを作らねばならなかった。これでは、生産性が悪く、開発コストも高くなる。
【０００７】
本発明の目的は、上記の課題を解決し、案件を自動投入することを必要とするどのような業務に対しても、自動的に案件を投入する事を可能とする方法および装置を提供し、これにより生産性を上げ、開発コストを下げることにある。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を達成するため、請求項１に係る発明は、予め定められたワークフロー定義情報に基づいて案件を回覧しながら業務処理を処理するワークフロー管理システムにおけるワークフロー案件投入方法において、案件自動投入を行なう各業務毎に、その業務に係るＷＦ投入情報記憶手段とＡＰ情報記憶手段と案件属性マップ定義情報記憶手段の格納場所を示す業務用案件情報フォルダを特定する情報、および、その業務に係る案件自動投入を行なう日時を示す時間指定情報を含む、スケジュール情報を、スケジュール情報記憶手段に格納しておき、ワークフロー（ＷＦ）投入情報取得手段が、前記スケジュール情報中の時間指定情報に基づいて、ある業務について案件自動投入を行なう日時に至ったとき、その業務用案件情報フォルダの格納場所を取得し、該業務用案件情報フォルダを参照して、ワークフロー（ＷＦ）投入情報記憶手段から、ビジネスプロセス（ＢＰ）名、ケース名、属性名、および案件ＩＤ指定手段の情報を取得し、アプリケーション（ＡＰ）情報取得手段が、前記業務用案件情報フォルダを参照して、アプリケーション（ＡＰ）情報記憶手段から、業務名と該業務を処理するためのアプリケーションプログラム固有のデータを取得し、案件ＩＤ取得手段が、前記業務用案件情報フォルダを参照して、案件属性マップ定義情報記憶手段に予め格納されている案件システム属性定義における案件ＩＤを取得し、属性定義情報取得手段が、前記ＷＦ投入情報記憶手段に予め格納されている各属性名と同じ名前のタグ名が前記ＡＰ情報記憶手段に存在するか否かを判定し、存在しないと判定した場合は、案件属性マップ定義情報記憶手段の属性定義の情報を取得し、処理期限等取得手段が、前記ＡＰ情報記憶手段に、処理期限と案件タイトルが存在するかどうか判定し、存在しないと判定した場合は、案件属性マップ定義情報記憶手段の案件システム属性定義に記憶された処理期限と案件タイトルを取得し、ワークフロー制御テーブル設定手段が、前記取得したＷＦ投入情報、前記取得したＡＰ情報、前記取得した処理期限、前記取得した案件タイトル、および前記取得した案件ＩＤを、投入する案件に関する各種情報を集めるテーブルであるワークフロー制御テーブルに、設定することを特徴とする。
【０００９】
請求項２に係る発明は、予め定められたワークフロー定義情報に基づいて案件を回覧しながら業務処理を処理するワークフロー管理システムにおいて、案件自動投入を行なう各業務毎に、その業務に係るＷＦ投入情報記憶手段とＡＰ情報記憶手段と案件属性マップ定義情報記憶手段の格納場所を示す業務用案件情報フォルダを特定する情報、および、その業務に係る案件自動投入を行なう日時を示す時間指定情報を含む、スケジュール情報を格納したスケジュール情報記憶手段と、前記スケジュール情報中の時間指定情報に基づいて、ある業務について案件自動投入を行なう日時に至ったときは、その業務用案件情報フォルダの格納場所を取得し、該業務用案件情報フォルダを参照して、ワークフロー（ＷＦ）投入情報記憶手段から、ビジネスプロセス（ＢＰ）名、ケース名、属性名、および案件ＩＤ指定手段の情報を取得する手段と、前記業務用案件情報フォルダを参照して、アプリケーション（ＡＰ）情報記憶手段から、業務名と該業務を処理するためのアプリケーションプログラム固有のデータを取得する手段と、前記業務用案件情報フォルダを参照して、案件属性マップ定義情報記憶手段に予め格納されている案件システム属性定義における案件ＩＤを取得する手段と、前記ＷＦ投入情報記憶手段に予め格納されている各属性名と同じ名前のタグ名が前記ＡＰ情報記憶手段に存在するか否かを判定し、存在しないと判定した場合は、案件属性マップ定義情報記憶手段の属性定義の情報を取得する手段と、前記ＡＰ情報記憶手段に、処理期限と案件タイトルが存在するかどうか判定し、存在しないと判定した場合は、案件属性マップ定義情報記憶手段の案件システム属性定義に記憶された処理期限と案件タイトルを取得する手段と、前記取得したＷＦ投入情報、前記取得したＡＰ情報、前記取得した処理期限、前記取得した案件タイトル、および前記取得した案件ＩＤを、投入する案件に関する各種情報を集めるテーブルであるワークフロー制御テーブルに、設定する手段とを備えることを特徴とする。
【００１０】
請求項３に係る発明は、ワークフローサーバを有し、予め定められたワークフロー定義に基づいて、投入された案件データに係る文書を複数のワークフロークライアントに回覧しながら業務を処理するワークフロー管理システムに、案件データを自動投入するワークフロー案件自動投入装置であって、案件データに係る文書を回覧する処理の全体に付けた名前であるビジネスプロセス名と、当該ビジネスプロセス名で特定されるビジネスプロセス中で情報を特定するために使用しているタグ名とを含む、ワークフロー（ＷＦ）投入情報を、格納したＷＦ投入情報記憶手段と、外部のアプリケーションプログラム情報定義装置が出力した、タグ名とそのタグに記述されている情報とを含む、アプリケーション（ＡＰ）情報を、格納するＡＰ情報記憶手段と、前記ＷＦ投入情報中のタグ名と前記ＡＰ情報中のタグ名との対応関係を示す属性定義情報を格納した案件属性マップ定義情報記憶手段と、案件自動投入を行なう各業務毎に、その業務に係る前記ＷＦ投入情報記憶手段と前記ＡＰ情報記憶手段と前記案件属性マップ定義情報記憶手段の格納場所を示す業務用案件情報フォルダを特定する情報、および、その業務に係る案件自動投入を行なう日時を示す時間指定情報を含む、スケジュール情報を格納したスケジュール情報記憶手段と、前記スケジュール情報中の時間指定情報に基づいて、ある業務について案件自動投入を行なう日時に至ったときは、その案件自動投入を行なう業務の業務用案件情報フォルダ内の前記ＷＦ投入情報記憶手段から、前記ビジネスプロセス名およびタグ名を含むＷＦ投入情報を取得し、その案件自動投入を行なう業務の業務用案件情報フォルダ内の前記ＡＰ情報記憶手段から、前記タグ名とそのタグに記述されている情報とを含むＡＰ情報を取得する手段と、前記ＷＦ投入情報記憶手段と前記ＡＰ情報記憶手段から取得した情報に基づいて、前記ワークフローサーバに投入する案件データをワークフロー制御テーブルに設定する手段であって、(i)前記ＷＦ投入情報中のタグ名と同じタグ名が前記ＡＰ情報中に存在する場合は、当該ＡＰ情報中のタグ名のタグに記述されている情報を、当該ＷＦ投入情報中のタグ名に対応させ、(ii)前記ＷＦ投入情報中のタグ名が前記ＡＰ情報中に存在しない場合は、前記案件自動投入を行なう業務の業務用案件情報フォルダ内の前記案件属性マップ定義情報記憶手段中の属性定義情報を参照し、当該ＷＦ投入情報中のタグ名に対応する当該ＡＰ情報中のタグ名のタグに記述されている情報を、当該ＷＦ投入情報中のタグ名に対応させて、前記ワークフロー制御テーブルに案件データを設定する手段と、前記ワークフロー制御テーブルに設定した案件データを前記ワークフローサーバに渡すことにより案件を投入する手段とを備えることを特徴とする。
【００１１】
請求項４に係る発明は、請求項３に記載のワークフロー案件自動投入装置において、前記案件属性マップ定義情報記憶手段は、案件の投入に必要な案件システム属性の名称と前記ＡＰ情報中のタグ名との対応関係を示す案件システム属性定義情報を含み、前記ワークフロー制御テーブルに案件データを設定する手段は、 (i) 前記案件の投入に必要な案件システム属性の名称のタグが前記ＡＰ情報中に存在する場合は、当該ＡＰ情報中のタグ名のタグに記述されている情報を、当該案件システム属性の名称のタグ名に対応させ、 (ii) 前記案件の投入に必要な案件システム属性の名称のタグが前記ＡＰ情報中に存在しない場合は、前記案件属性マップ定義情報記憶手段中の案件システム属性定義情報を参照し、当該案件システム属性の名称に対応する当該ＡＰ情報中のタグ名のタグに記述されている情報を、当該案件システム属性の名称のタグ名に対応させて、前記ワークフロー制御テーブルに案件データを設定するものであることを特徴とする。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて説明する。
【００１３】
図１は、本発明の一実施形態の全体的な構成を示すブロック図である。同図において、１０１は案件を自動投入するための案件自動投入装置、１０６はワークフローサーバ、１１５および１１６はワークフロークライアントである。ワークフローサーバ１０６は、従来より用いられているものと同様のものであり、ワークフロー定義部１０７と、ワークフロー管理部１０８から構成されている。また、ワークフロー定義情報記憶手段１１３にはワークフローを定義した情報が、案件管理情報記憶手段１１４には実際に投入された案件を管理するのに必要な情報が格納されている。
【００１４】
案件自動投入装置１０１は、案件投入装置１０２、およびスケジュール管理装置１０３から構成されている。スケジュール管理装置１０３は、時間監視手段１０４を備えており、スケジュール情報が格納されたスケジュール情報記憶手段１０５の情報を参照して案件投入装置１０２を管理する。自動案件投入のスケジュール管理を行なうのは、投入すべき案件に応じたスケジュールで処理したい場合があるからである。例えば、資材関係の発注伝票は頻繁に発行されるのでその処理のためには短い時間間隔で自動案件投入する、あるいは旅費精算の伝票はたまに処理すれば十分であるので３日に１回自動案件投入する、という具合である。
【００１５】
案件投入装置１０２は、各業務の案件情報フォルダ１０９に格納されているワークフロー（ＷＦ）投入情報記憶手段１１０、アプリケーション（ＡＰ）情報記憶手段１１１、および案件属性マップ定義情報記憶手段１１２のそれぞれの情報をもとに、案件をワークフローサーバ１０６へ自動投入する。ＷＦ投入情報記憶手段１１０には、ワークフローサーバ１０６への案件投入に必要な情報が格納され、ＡＰ情報記憶手段１１１には、案件を最初に投入するアプリケーション（例えば、資材関係の発注伝票を発行するアプリケーション、旅費精算の伝票を発行するアプリケーションなど）が固有に持つデータが格納され、案件属性マップ定義情報記憶手段１１２には、ＷＦ投入情報記憶手段１１０の情報とＡＰ情報記憶手段の情報１１１とを関連付け、それらを補足するための情報が格納されている。
【００１６】
図８は、本発明の実施形態をもとに具体的なヘルプデスクシステムを構成したー実施例を示す図である。図８のヘルプデスクは、任意の利用者が、インターネットやイントラネットのＷＷＷ環境から、例えば各種質問などを投稿して、効率よくその回答をうけとるまでの流れをワークフロー化した実例である。任意のタイミングで発生する質問事項のワークフロー案件投入の自動化に対して、本発明に係る案件自動投入装置を適用したものである。図８については、後にさらに詳しく説明する。
【００１７】
図２は、本実施形態の案件自動投入装置の概要を示すブロック図である。案件情報フォルダ２０１には、各業務ごとのフォルダ２０２，２０６，２０９など、業務の数だけ業務用案件情報フォルダを用意する。各業務ごとの案件情報フォルダの中には、図１のＷＦ投入情報記憶手段１１０、ＡＰ情報記憶手段１１１、必要な場合には案件属性マップ定義情報記憶手段１１２を用意する。図２では、ＷＦ投入情報記憶手段２０３，２０７，２１０、ＡＰ情報記憶手段２０４，２０８，２１１、および案件属性マップ定義情報記憶手段２０５，２１２が、それらに相当する。
【００１８】
各ＷＦ投入情報記憶手段２０３，２０７，２１０は、各業務用案件情報フォルダ２０２，２０６，２０９にそれぞれただ１つ存在する。ＡＰ情報記憶手段２０４，２０８，２１１には、その業務処理として１件ごとの処理されたデータ（例えば、アプリケーションにより入力された資材関係の発注伝票１件、旅費精算の伝票１件、あるいはヘルプデスクシステムで入力された質問１件などのデータ）が別々に各業務用案件情報フォルダ２０２，２０６，２０９に複数件格納されていく。また、案件属性マップ定義情報記憶手段２０５，２１２が必要な場合、これらはその業務用案件フォルダ２０２，２０９にそれぞれただ１つ存在する。
【００１９】
新しい業務を追加する場合は、その業務用の案件情報フォルダ１０９を用意し、ＷＦ投入情報記憶手段１１０を定義すればよい。必要な場合は案件属性マップ定義情報記憶手段１１２も定義する。
【００２０】
図３は、ワークフロー定義装置からのＷＦ投入情報の生成を示した図である。ワークフロー定義装置（図１，２では不図示）は、図１，２のワークフローサーバ１０６で実行されるワークフローを定義（ビジネスプロセスの定義）するために別途用意される装置である。ワークフロー定義装置３０１は、ビジネスプロセス定義部分３０２と、ＷＦ投入情報生成装置３０３からなる。ワークフロー定義装置３０１は、ワークフローサーバ１０６に接続されている。ビジネスプロセス定義部分３０２は、ワークフローの定義を行なう部分（作成したＷＦ定義情報はＷＦ定義情報記憶手段１１３に格納する）である。ＷＦ投入情報生成装置３０３は、ビジネスプロセス定義部分３０２において作成されたＷＦの定義情報から、ＸＭＬ形式で記述されたＷＦ投入情報３０４を生成する。ＷＦ投入情報３０４は、例えば、ＷＦ投入に必要なＢＰ（ビジネスプロセス）名、ケース名、および属性名などの情報を持つ。
【００２１】
３０５は、ＸＭＬ形式で表現されたＷＦ投入情報３０４で用いているタグのタグ名と、そのタグに記述されている情報についての説明を表にしたものである。＜ＢＰ名＞では、ビジネスプロセス名（文書を回覧する処理の全体に付けた名前）を格納する。＜ノード名＞では、作業の内容や処理の名前であるノード名（文書が回覧される個々のノードの名前）を格納する。＜ケース名＞では、回覧する文書をいれるためのケースの名前であるケース名を格納する。ワークフロー業務の分岐処理の判定などに使用する＜属性名＞では、ケース中に定義されている属性名を格納し、属性の型を持つ。＜案件ＩＤ指定手段＞では、そのワークフロー業務での案件情報を一意に識別するための管理番号である案件ＩＤをどう採番させるかを格納する。具体的には、ワークフローサーバ１０６による自動採番か、アプリケーション情報を取り込んで設定するかを指定する。
【００２２】
ＷＦ投入情報３０４に含まれるこれらＢＰ名、ノード名、ケース名、属性名、および案件ＩＤ指定手段は、どの業務に対しても共通なタグ名であり、ＷＦ投入情報３０４から得たデータを使用すれば業務の種別に関係なく、案件の投入に必要な情報が得られる。
【００２３】
図４は、アプリケーションプログラム情報定義装置からのＡＰ情報の生成を示した図である。アプリケーションプログラム情報定義装置４０１（図１，２では不図示）は、アプリケーション部分４０２とＡＰ情報定義装置４０３からなる。アプリケーション部分４０２は、各種業務用のアプリケーションであり、従来より用いられているものでよい。業務システム開発者は、ＡＰ情報定義装置４０３を利用して、アプリケーション部分４０２により入力あるいは生成した情報から、ＸＭＬ形式で記述されたＡＰ情報４０４を生成するようにアプリケーションの処理を定義する。４０５は、ＡＰ情報４０４のタグ名とそのタグに記述されている情報についての説明を表にしたものである。
【００２４】
なお、図４の各情報は、図８に示したヘルプデスクの場合の例を示し、ＡＰ情報４０４は、このヘルプデスク固有の情報である。実際には、アプリケーション部分４０２が動作したときに入力された情報（ヘルプデスクで入力した情報）が、ＡＰ情報４０４に入る。ここではヘルプデスクの例を示したが、このようにＡＰ情報４０４には、それぞれの業務内容に応じて、業務システム開発者が設計する情報（ワークフローに案件投入するとき必要な情報）が定義される。
【００２５】
図５は、マップ定義装置からの案件属性マップ定義情報の生成を示した図である。案件属性マップ定義情報５０４は、ＷＦ投入情報３０４（図３）の＜属性名＞と同じ名前のタグ名がＡＰ情報４０４（図４）に存在しなかったり、投入に必要な案件システム属性である例えば＜処理期限＞、＜案件タイトル＞、＜案件ＩＤ＞という名前のタグ名がＡＰ情報４０４に存在しない場合に使用する情報であり、ＷＦ投入情報のタグ名とＡＰ情報のタグ名との対応関係を示す属性定義の情報、および案件システム属性とＡＰ情報のタグ名との対応関係を示す案件システム属性定義の情報を有する。マップ定義装置は、そのような案件属性マップ定義情報５０４を生成するための装置であり、図１，２では不図示であり別途用意される。
【００２６】
マップ定義装置５０１は、マップ定義部分５０２と案件属性マップ定義情報生成装置５０３からなる。業務システム開発者は、マップ定義部分５０２に、ＷＦ投入情報記憶手段１１０に記憶されているＷＦ投入情報３０４（図３）とＡＰ情報記憶手段１１１に記憶されているＡＰ情報４０４（図４）を読み込ませ、属性定義では、ＷＦ投入情報３０４の属性名と、それに関連付けるＡＰ情報４０４のタグ名とを対応させてそれぞれ指定する。さらに業務システム開発者は、案件システム属性定義では、ワークフローの投入に必要な案件システム属性である処理期限や、案件タイトル、案件ＩＤに関連付けるＡＰ情報のタグ名をそれぞれ指定する。このようにして、業務システム開発者は、案件属性マップ情報生成装置５０３を利用して、マップ定義部分５０２からＸＭＬ形式で記述された案件属性マップ定義情報５０４を生成する。
【００２７】
５０５は、属性定義と案件システム属性定義についての説明を表にしたものである。＜属性定義＞には、マップ定義部分５０２の属性定義部分の情報が格納されている。これらは各業務に依存した情報で、ＷＦ投入情報の属性名がタグ名になり、関連付けられるＡＰ情報のタグ名が格納される。図８のヘルプデスクの例では、ＷＦ投入情報の属性名である＜資料質問判定＞のタグには、対応するＡＰ情報のタグ名である“資料質問”(４０５−２)が格納される。これにより、案件投入時に必要な情報である「資料質問判定」に対しては、ＡＰ情報内に「資料質問判定」の名称のタグは無いがその代わりに、ＡＰ情報内の「資料質問」の情報が設定されることになる。同様に、＜回答先判定＞には、“製品名”(４０５−３)が格納される。
【００２８】
＜案件システム属性＞には、マップ定義部分５０２の案件システム属性定義部分の情報が格納されている。ここでは＜処理期限＞、＜案件タイトル＞、および＜案件ＩＤ＞がタグ名となる。これらは案件の投入に必要な情報であり、各業務で共通のタグ名である。図８のヘルプデスクの例では、＜処理期限＞のタグには対応するＡＰ情報のタグ名である“回答処理期限”(４０５−４)が格納される。＜案件タイトル＞には“業務名”(４０５−１)が、＜案件ＩＤ＞には“質問受付番号”(４０５−５)が、それぞれ格納される。
【００２９】
案件投入装置１０２は、案件をどのワークフローに投入するかを判断するために、ＷＦ投入情報記憶手段１１０と、ＡＰ情報記憶手段１１１の情報を取得し、必要な場合は案件属性マップ定義情報記憶手段１１２の情報を取得する。
【００３０】
図６は、ワークフロー案件自動投入装置の詳細なブロック図である。スケジュール管理装置１０３が、案件投入装置１０２を管理する。案件投入装置１０２は、図２の案件情報フォルダ２０１内の例えば業務１用案件情報フォルダ２０２内の案件情報を取得してワークフローに案件を投入する。
【００３１】
スケジュール管理装置１０３の時間監視手段１０４が参照するスケジュール情報記憶手段１０５には、案件投入起動スケジュール情報６０１が格納されている。案件投入起動スケジュール情報６０１は、業務名と案件投入プロセス自動起動の時間間隔、その業務の案件情報フォルダがどこにあるかを対応づけた情報である。時間監視手段１０４は、スケジュール情報記憶手段１０５の案件投入起動スケジュール情報６０１に基づいて、案件投入装置１０２をスケジューリングして作動させ、各業務専用の案件投入プロセス６０２，６０３，６０４を生成する（具体的には、各案件投入プロセスで後述する図７の処理を行なう。）各業務専用の案件投入プロセス６０２，６０３，６０４は、それぞれ独立してかつ並行してワークフローへの案件を投入することが可能である。また、案件投入装置１０２は、複数の業務案件情報フォルダ、例えば業務１用案件情報フォルダ２０２だけでなく、業務２用案件情報フォルダ２０６や業務ｉ用案件情報フォルダ２０９を同時に処理できる。
【００３２】
図７は、案件投入装置１０２の処理の流れを示すフローチャートである。ここでは、業務ｉ用の案件投入プロセスの流れを説明する。
【００３３】
まず、スケジュール情報６０１を参照して、業務ｉ用の案件情報フォルダの格納場所を取得し、業務ｉ用の案件情報フォルダを見る(ステップ７０１)。ここでは図２の２０９が業務ｉ用案件情報フォルダであったとする。次に、ＷＦ投入情報記憶手段２１０から、ＢＰ名、ケース名、属性名、案件ＩＤ指定手段などの情報（例えば図３の３０５）を取得する(ステップ７０２)。続いて、ワークフローサーバ１０６に、システム権限で接続する(ステップ７０３)。業務ｉ用の案件情報フォルダ２０９に、ＡＰ情報記憶手段２１１が存在するかどうか（すなわち、ＡＰ情報が存在するかどうか）判定する(ステップ７０４)。存在しないと判定した場合(ステップ７０４:Ｎ)は、ワークフローサーバ１０６から切断し(ステップ７１８)、案件投入プロセスを終了する。
【００３４】
業務ｉ用の案件情報フォルダ２０９にＡＰ情報記憶手段２１１が存在すると判定した場合(ステップ７０４：Ｙ)は、ＡＰ情報記憶手段２１１から業務名など、そのアプリケーション固有のデータ（例えば図４の４０５）を取得する(ステップ７０５)。続いて、ＷＦ投入情報記憶手段２１０の＜案件ＩＤ指定手段＞が、自動採番の指定であるか判定する(ステップ７０６)。自動採番の指定であると判定した場合(ステップ７０６：Ｙ)は、ステップ７０９に移る。自動採番の指定ではないと判定した場合(ステップ７０６：Ｎ)は、次にＡＰ情報記憶手段２１１に、＜案件ＩＤ＞の情報が存在するか判定する(ステップ７０７)。＜案件ＩＤ＞の情報が存在すると判定した場合(ステップ７０７：Ｙ)は、ステップ７０９に移る。存在しないと判定した場合(ステップ７０７：Ｎ)は、案件属性マップ定義情報記憶手段２１２の案件システム属性定義（例えば図５の５０４，５０５）の＜案件ＩＤ＞の情報を取得し( ステップ７０８ )、ステップ７０９へ移る。
【００３５】
続いて、ＷＦ投入情報記憶手段２１０の各属性名と同じ名前のタグ名がＡＰ情報記憶手段２１１に存在するか否かを判定する(ステップ７０９)。存在すると判定した場合(ステップ７０９：Ｙ)は、ステップ７１１に移る。存在しないと判定した場合(ステップ７０９：Ｎ)は、案件属性マップ定義情報記憶手段２１２の属性定義の情報を取得し（ステップ７１０）、ステップ７１１へ移る。
【００３６】
ＡＰ情報記憶手段２１１に、＜処理期限＞、＜案件タイトル＞の情報が存在するかどうか判定する(ステップ７１１)。存在すると判定した場合(ステップ７１１：Ｙ)は、ステップ７１３へ移る。存在しないと判定した場合(ステップ７１１：Ｎ)は、案件属性マップ定義情報記憶手段２１２の案件システム属性定義の＜処理期限＞、＜案件タイトル＞の情報を取得し、ステップ７１３へ移る。
【００３７】
次に、取得したＷＦ投入情報４０４(ＢＰ名、ケース名、属性名等)、ＡＰ情報５０４(固有データ等)、処理期限、案件タイトル、および案件ＩＤを、ワークフロー制御テーブルに設定する(ステップ７１３)。ワークフロー制御テーブルは、投入する案件に関する各種情報を集めるテーブルであり、ステップ７１３により案件投入できる１件分の情報が設定されたことになる。続いて、ステップ７１３で設定した情報に基づいて案件を投入し(ステップ７１４)、エラーが発生するかどうかを判定する(ステップ７１５)。発生しないと判定した場合(ステップ７１５：Ｎ)は、ステップ７１７へ移る。発生すると判定した場合(ステップ７１５：Ｙ)は、エラー情報を出して(ステップ７１６)、ステップ７１７へ移る。
【００３８】
次に、投入した案件のＡＰ情報記憶手段２１１を削除して(ステップ７１７)、ステップ７０４へ戻る。
【００３９】
図８は、ヘルプデスクを例にした本発明の一実施例を表す図である。このヘルプデスクは、インターネットやイントラネットのＷＷＷ環境から製品に対する資料請求や問い合わせを受け、それらを社内ワークフローシステムへ投入して、速やかに資料送付や回答送付を行うシステムである。
【００４０】
図８において、ＷＷＷサーバ８０１とＷＷＷブラウザ８０２が、インターネットまたはイントラネットなどのネットワーク８０６を介して接続されている。ワークフローサーバ１０６、案件自動投入装置(受付)１０１、回答作成装置８１１、承認装置８１２、および回答自動送付装置８１３は、ネットワーク８１４を介して接続されている。
【００４１】
ヘルプデスクアプリケーション８０３には、登録ボタン、削除ボタンがあり、氏名、質問資料、製品名、質問内容等の入力項目がある。問い合わせ者は、ヘルプデスクアプリケーション８０３をＷＷＷブラウザ８０２から起動し、各項目にデータを入力する。その後、登録ボタンを押すと、ＷＷＷサーバ８０１上に一時的にＡＰ情報８０５が格納され、ファイル転送装置(ＦＴＰ)でワークフローサーバ上１０６へ転送され、ＷＦ投入情報記憶手段８０７、および案件属性マップ定義情報記憶手段８１０の入ったヘルプデスク専用フォルダに格納される。このヘルプデスクの場合、ＷＦ投入情報記憶手段８０７の属性名と同じ名前のタグ名がＡＰ情報記憶手段８０８側に存在せず、投入に必要な案件システム属性である＜処理期限＞、＜案件タイトル＞、および＜案件ＩＤ＞という名前のタグ名がＡＰ情報記憶手段８０８側に存在しないので、案件属性マップ定義情報記憶手段８１０を利用する。
【００４２】
案件自動投入装置１０１は、これらのＷＦ投入情報記憶手段８０７、ＡＰ情報記憶手段８０８、および案件属性マップ定義情報記憶手段８１０の情報を取得して、ワークフローへ案件を自動投入する。投入されたヘルプデスクの案件は、資料請求か質問かのサービス種別によってワークフローの回覧先が分岐される。資料請求の場合は、製品名に応じた資料を送付する。質問の場合は、製品名によって自動的にその製品の回答担当者へ自動的に回覧され、承認後、回答が問い合わせ者に送付される。
【００４３】
図９は、上述したヘルプデスクの例における処理の流れの概要を示すブロック図である。Ｗｅｂヘルプデスク入力装置９０４から入力された案件のＡＰ情報８０４は、質問格納フォルダ９０５に一時格納される。ファイル転送装置(ＦＴＰ)で、このＡＰ情報８０４をワークフローサーバ１０６の案件情報フォルダ２０１内のヘルプデスク案件情報フォルダ９０６へ転送し、ＡＰ情報記憶手段８０８に格納する。
【００４４】
案件自動投入装置１０１は、ヘルプデスク案件情報フォルダ９０６のＷＦ投入情報記憶手段８０７の情報、転送されたＡＰ情報記憶手段８０８の情報、そして案件属性マップ定義情報記憶手段８１０の情報を取得し、それらの情報で示されるヘルプデスクの案件をワークフローサーバ１０６へ自動投入する。その案件に対応して回答作成装置８１１で回答を作成し、承認装置８１２で承認された案件は、回答自動送付装置８１３へ送られ、解答送付フォルダ９０７に回答付きＡＰ情報記憶手段９０８の情報として格納される。回答付きＡＰ情報記憶手段９０８の情報は、ファイル転送装置(ＦＴＰ)で、回答格納フォルダ９０９に回答付きＡＰ情報記憶手段９１０として格納される。その後、問い合わせ者は、ヘルプデスク回答確認装置９１１により回答を参照する。
【００４５】
図１０は、図８，９で説明したヘルプデスクの実施例における、ワークフロー定義装置からのＷＦ投入情報の生成を示した図である。ワークフロー定義装置３０１は、ビジネスプロセス定義部分１００１からＷＦ投入情報１００２を自動生成する。ＷＦ投入情報１００２の詳細は、１００３の表に示してある。このＷＦ投入情報１００２は、ワークフローサーバ１０６側のヘルプデスク案件情報フォルダ９０６に存在する。
【００４６】
図１１は、ヘルプデスクの実施例における、アプリケーションプログラム定義装置からのＡＰ情報の生成を示した図である。アプリケーションプログラム定義装置４０１を利用して、アプリケーション部分１１０１からＡＰ情報１１０２が生成される。ＡＰ情報１１０２の詳細は、１１０３の表に示してある。このＡＰ情報１１０３は、Ｗｅｂ側の質問格納フォルダ９０３に一時格納され、ＦＴＰでワークフローサーバ１０６側のヘルプデスク案件情報フォルダ９０６に転送される。
【００４７】
図１２は、ヘルプデスクの実施例における、マップ定義装置からの案件属性マップ定義情報の生成を示した図である。マップ定義装置５０１は、マップ定義部分５０２を案件属性マップ定義情報５０４として自動生成する。案件属性マップ定義情報５０４の詳細は、１２０１の表に示してある。この案件属性マップ定義情報５０４は、ワークフローサーバ１０６側のヘルプデスク案件情報フォルダ９０６に存在する。
【００４８】
このように、任意に発生する要求を受け付けたり、その回答をしたりするフロントエンド部分のシステムに対して、案件自動投入装置１０１を設けてバックエンドのワークフローシステムにスムーズに案件を投入することにより、効率の良いヘルプデスクを迅速に開発することができる。また、上述の案件自動投入装置１０１を利用すれば、ＤＢから検索した大量のデータをもとに案件を自動投入する業務や、社内外の既存の各種業務システムから様々なデータを取り込んで、それをもとにワークフロー化するような業務に対して有効である。
【００４９】
以上のように、本実施形態によれば、案件を自動投入するのに必要なＷＦ投入情報、ＡＰ情報、および案件属性マップ定義情報を少ない労力で生成し、案件自動投入装置１０１にこれらの情報さえ与えれば容易に案件を自動投入できる。
【００５０】
【発明の効果】
本発明により、案件を自動投入するのに必要な情報を少ない労力で生成し、案件自動投入装置１０１にその情報を与えることで案件の自動投入を行うことが可能となる。したがって、案件の自動投入を必要とする業務において、各業務ごとに案件投入部分のプログラムを作らなくても、自動的に案件を投入する事を可能にする。これにより生産性を上げ、開発コストが下がる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態の全体的な構成を示すブロック図
【図２】ワークフロー案件自動投入装置概要ブロック図
【図３】ワークフロー案件自動投入装置詳細ブロック図
【図４】ワークフロー定義装置からのＷＦ投入情報の生成を示した図
【図５】アプリケーションプログラム定義装置からのＡＰ情報の生成を示した図
【図６】マップ定義装置からの案件属性マップ定義情報の生成を示した図
【図７】案件投入装置の処理の流れを示すフローチャート
【図８】本発明の一実施例を示す図
【図９】本発明の一実施例のブロック図
【図１０】実施例におけるワークフロー定義装置からのＷＦ投入の生成を示した図
【図１１】実施例におけるアプリケーション定義装置からのＡＰ情報の生成を示した図
【図１２】実施例におけるマップ定義装置からの案件属性マップ定義情報の生成を示した図
【符号の説明】
１０１案件自動投入装置
１０２案件投入装置
１０３スケジュール管理装置
１０４時間監視手段
１０５スケジュール情報記憶装置
１０６ワークフローサーバ
１０９各業務の案件情報フォルダ
１１０、８０７ＷＦ投入情報記憶手段
１１１、８０４、８０８ＡＰ情報記憶手段
１１２、８１０案件属性マップ定義情報記憶手段
２０１案件情報フォルダ
３０１ワークフロー定義装置
３０２ワークフロー定義部分
３０３ＷＦ投入情報生成装置
３０４ＷＦ投入情報
４０１アプリケーションプログラム情報定義装置
４０２アプリケーション部分
４０３ＡＰ情報定義装置
４０４、８０５ＡＰ情報
５０１マップ定義装置
５０２マップ定義部分
５０３案件属性マップ定義情報生成装置
５０４案件属性マップ定義情報
８０１ＷＷＷサーバ
８０２ＷＷＷブラウザ
８０３ヘルプデスクアプリケーション[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to a workflow item automatic input device and method for inputting items to a workflow, and in particular, by giving information necessary for item input to any business in an independent form based on the workflow definition, The present invention relates to a workflow matter automatic input device and method that can automatically enter matters.
[0002]
[Prior art]
One of the infrastructures that improves the efficiency of document circulation in an office is a workflow system. A conventional workflow system is a system in which if a flow of work involving a plurality of workers is prepared in advance, processing proceeds according to the flow, and a document is digitized and circulated on a network. As a known example of the above workflow, there is, for example, JP-A-11-25185.
[0003]
In the conventional workflow system, information corresponding to one business is managed in units of business processes (businesses performed by a plurality of workers in a series of flows), and a workflow definition part is also described in units of business processes.
[0004]
In a conventional workflow system, branch conditions are defined using attribute values that are assumed to be set by an application. In the workflow processing, such branch conditions are determined to control branching. When the workflow actually operates, application data is set as an attribute value for the workflow from the application side when the application is executed, and the workflow is branched based on the attribute value.
[0005]
As described above, the workflow business process and the application are closely related to each business. That is, it is necessary to create an application program specialized for each work of each workflow, and the work development requires a great amount of man-hours and development costs. The same applies to the case input process that can be realized with a relatively simple procedure, and it is difficult to develop a general case input process for each business application. Development costs were high because they were developed individually.
[0006]
[Problems to be solved by the invention]
On the other hand, there is a business need for automatically sending a workflow based on data in a database (DB) or a large amount of data imported from another system. In the conventional method as described above, since the workflow depends on the business, a program for the project input part must be created for each business, especially in the business where the workflow is entered in a fixed procedure. I had to make an input program. This results in poor productivity and high development costs.
[0007]
An object of the present invention is to provide a method and an apparatus that can solve the above-described problems and can automatically enter a case for any business that requires the case to be automatically entered. This raises productivity and lowers development costs.
[0008]
[Means for Solving the Problems]
  In order to achieve the above object, the invention according to claim 1 is a workflow item input method in a workflow management system for processing a business process while circulating a case based on predetermined workflow definition information.Information specifying the business case information folder indicating the storage location of the WF input information storage means, the AP information storage means, and the case attribute map definition information storage means related to the business for each business to be automatically entered, and Schedule information including time designation information indicating the date and time for performing automatic project entry related to business is stored in the schedule information storage means, and the workflow (WF) input information acquisition meansSchedule informationBased on the specified time information, when it comes to the date and time to automatically submit the matter for a certain businessBusinessDraftAcquire the storage location of the subject information folder andDraftReferring to the case information folder, the information of the business process (BP) name, case name, attribute name, and case ID designation means is acquired from the workflow (WF) input information storage means,Application (AP) information acquisition meansSaid businessDraftInformation folderSeeFrom the application (AP) information storage means, obtain a business name and data specific to the application program for processing the business,The matter ID acquisition means refers to the business matter information folder,Pre-stored in the case attribute map definition information storage meansHaveObtain the matter ID in the matter system attribute definitionThe attribute definition information acquisition meansIt is determined whether or not a tag name having the same name as each attribute name stored in advance in the WF input information storage means exists in the AP information storage means. Get the attribute definition information of the storage means,The processing means such as processing deadlineIn the AP information storage unit, it is determined whether or not the processing deadline and the case title exist. If it is determined that they do not exist, the processing deadline and the case title stored in the case system attribute definition of the case attribute map definition information storage unit are Acquired,The workflow control table setting meansThe acquired WF input information, the acquired AP information, the acquired processing deadline, the acquired case title, and the acquired case ID are set in a workflow control table that is a table that collects various information related to the input case It is characterized by doing.
[0009]
  According to a second aspect of the present invention, there is provided a workflow management system for processing a business process while circulating a matter based on predetermined workflow definition information.Information specifying the business case information folder indicating the storage location of the WF input information storage means, the AP information storage means, and the case attribute map definition information storage means related to the business for each business to be automatically entered, and Schedule information storage means for storing schedule information, including time designation information indicating the date and time for performing automatic project entry related to business;The schedule informationBased on the time specification information in the middle, when it comes to the date and time when the matter is automatically entered for a certain business,BusinessDraftAcquire the storage location of the subject information folder andDraftMeans for acquiring information on a business process (BP) name, case name, attribute name, and case ID designation means from the workflow (WF) input information storage means with reference to the case information folder;DraftInformation folderSeeMeans for obtaining from the application (AP) information storage means a business name and data specific to the application program for processing the business;With reference to the business matter information folder,Pre-stored in the case attribute map definition information storage meansHaveDetermining whether or not a tag name having the same name as each attribute name stored in advance in the WF input information storage unit exists in the AP information storage unit. If it is determined that it does not exist, it is determined whether or not the processing deadline and the case title exist in the means for acquiring the attribute definition information of the case attribute map definition information storage means and the AP information storage means. If it is determined, means for acquiring the processing deadline and case title stored in the case system attribute definition of the case attribute map definition information storage means, the acquired WF input information, the acquired AP information, the acquired processing time limit , The acquired matter title, and the obtained matter ID, a workflow control table that is a table that collects various types of information related to the matter to be entered. Le, characterized in that it comprises means for setting.
[0010]
  An invention according to claim 3 includes a workflow server, and a workflow management system that processes a job while circulating a document related to input item data to a plurality of workflow clients based on a predetermined workflow definition, A workflow matter automatic entry device that automatically enters matter data, and the business process name that is the name given to the entire process of circulating the document related to matter data, and information in the business process specified by the business process name The workflow (WF) input information including the tag name used to identify the tag is described in the tag name and the tag output by the stored WF input information storage means and the external application program information definition device AP information for storing application (AP) information including Performing a 憶 means, and projects the attribute map definition information storage means for storing attribute definition information indicating a correspondence relationship between the tag name in the tag name and the AP information in the WF-on information, the opportunity automatic insertionFor each business, information specifying a business case information folder indicating a storage location of the WF input information storage unit, the AP information storage unit, and the case attribute map definition information storage unit related to the business, and the business Including time specification information indicating the date and time for automatic project entry,ScheduleinformationMeans for storing schedule information, and in the schedule informationTime specification informationOn the basis of the,About a certain businessWhen the date and time for automatic project entry is reachedIs in the business matter information folder of the business that automatically enters the matterWF input information including the business process name and tag name is acquired from the WF input information storage means;In the business matter information folder of the business that automatically submits the matterBased on the information acquired from the AP information storage means, the AP information including the tag name and the information described in the tag, the WF input information storage means and the information acquired from the AP information storage means, Means for setting item data to be input to the workflow server in the workflow control table, and (i) if the same tag name as the tag name in the WF input information exists in the AP information, If the tag name in the WF input information is associated with the tag name in the WF input information, and (ii) the tag name in the WF input information does not exist in the AP information,In the business matter information folder of the business that performs the matter automatic inputReferring to the attribute definition information in the case attribute map definition information storage means, information described in the tag of the tag name in the AP information corresponding to the tag name in the WF input information is included in the WF input information. Means for setting the matter data in the workflow control table in correspondence with the tag name, and means for inputting the matter by passing the matter data set in the workflow control table to the workflow server. To do.
[0011]
  The invention according to claim 4 is the workflow item automatic input device according to claim 3, wherein the item attribute map definition information storage means includes the name of the item system attribute necessary for inputting the item and the tag name in the AP information. Means for setting matter data in the workflow control table, including matter system attribute definition information indicating a correspondence relationship with (i) If a tag with the name of the matter system attribute necessary for the input of the matter is present in the AP information, the information described in the tag with the tag name in the AP information is changed to the tag with the name of the matter system attribute. Correspond to the name, (ii) If the tag of the item system attribute name necessary for the item input does not exist in the AP information, the item system attribute name is referred to the item system attribute definition information in the item attribute map definition information storage unit. The item data is set in the workflow control table by associating the information described in the tag of the tag name in the AP information corresponding to the item name with the tag name of the item system attribute name. And
[0012]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
Hereinafter, embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings.
[0013]
FIG. 1 is a block diagram showing the overall configuration of an embodiment of the present invention. In the figure, reference numeral 101 denotes a case automatic input device for automatically inputting a case, reference numeral 106 denotes a workflow server, and reference numerals 115 and 116 denote workflow clients. The workflow server 106 is the same as that conventionally used and includes a workflow definition unit 107 and a workflow management unit 108. The workflow definition information storage unit 113 stores information defining a workflow, and the case management information storage unit 114 stores information necessary for managing the actually entered case.
[0014]
The case automatic input device 101 includes a case input device 102 and a schedule management device 103. The schedule management device 103 includes a time monitoring unit 104, and manages the case input device 102 with reference to information in the schedule information storage unit 105 in which schedule information is stored. The reason for managing the schedule of automatic project entry is that there is a case where it is desired to perform processing according to a schedule corresponding to the project to be submitted. For example, since material-related ordering slips are issued frequently, it is sufficient to submit automatic cases at short time intervals for processing them, or it is sufficient to process travel expense reimbursement slips once every three days. And so on.
[0015]
The case input device 102 includes information on the workflow (WF) input information storage unit 110, the application (AP) information storage unit 111, and the case attribute map definition information storage unit 112 stored in the case information folder 109 of each business. The project is automatically entered into the workflow server 106 based on the above. The WF input information storage unit 110 stores information necessary for input of a case to the workflow server 106, and the AP information storage unit 111 issues an application (for example, a material-related order slip for the first time). Data unique to the application, application for issuing a travel expense payment slip, etc.) is stored, and the matter attribute map definition information storage means 112 stores the information of the WF input information storage means 110 and the information 111 of the AP information storage means. Information for associating and supplementing them is stored.
[0016]
FIG. 8 is a diagram showing an example in which a specific help desk system is configured based on the embodiment of the present invention. The help desk shown in FIG. 8 is an example in which a flow from the arbitrary user posting various questions, for example, through the WWW environment of the Internet or an intranet and receiving the answers efficiently is converted into a workflow. The present invention is an application of the automatic case entry device according to the present invention to the automation of workflow case entry of question items that occur at an arbitrary timing. FIG. 8 will be described in more detail later.
[0017]
FIG. 2 is a block diagram showing an outline of the case automatic entry device of the present embodiment. In the case information folder 201, business case information folders as many as the number of business such as folders 202, 206, and 209 for each business are prepared. In the item information folder for each business, the WF input information storage unit 110 and the AP information storage unit 111 of FIG. 1 are prepared, and the item attribute map definition information storage unit 112 is prepared if necessary. In FIG. 2, WF input information storage means 203, 207, 210, AP information storage means 204, 208, 211, and case attribute map definition information storage means 205, 212 correspond to them.
[0018]
There is only one WF input information storage unit 203, 207, 210 in each business case information folder 202, 206, 209. In the AP information storage means 204, 208, 211, processed data for each business process (for example, one material-related ordering slip input by the application, one travel expense check slip, or help desk) Data such as one question input by the system) are separately stored in each business case information folder 202, 206, 209. Further, when the case attribute map definition information storage means 205 and 212 are necessary, only one of them exists in the business case folders 202 and 209, respectively.
[0019]
In order to add a new business, it is only necessary to prepare a case information folder 109 for the business and define the WF input information storage unit 110. If necessary, the item attribute map definition information storage unit 112 is also defined.
[0020]
FIG. 3 is a diagram showing generation of WF input information from the workflow definition device. The workflow definition device (not shown in FIGS. 1 and 2) is a device separately prepared for defining a workflow executed by the workflow server 106 of FIGS. The workflow definition device 301 includes a business process definition portion 302 and a WF input information generation device 303. The workflow definition device 301 is connected to the workflow server 106. The business process definition portion 302 is a portion for defining a workflow (the created WF definition information is stored in the WF definition information storage unit 113). The WF input information generation device 303 generates WF input information 304 described in the XML format from the WF definition information created in the business process definition portion 302. The WF input information 304 includes information such as a BP (business process) name, a case name, and an attribute name necessary for WF input.
[0021]
Reference numeral 305 is a table that describes the tag name of the tag used in the WF input information 304 expressed in the XML format and the information described in the tag. <BP name> stores a business process name (name given to the entire circulation process of the document). <Node name> stores a node name (name of each node through which a document is circulated), which is a work content and a processing name. <Case name> stores a case name which is a name of a case for putting a document to be circulated. <Attribute name> used for determining the branching process of workflow work stores the attribute name defined in the case and has an attribute type. <Matter ID specifying means> stores how to assign a case ID that is a management number for uniquely identifying the case information in the workflow work. Specifically, it is designated whether automatic numbering by the workflow server 106 or application information is taken in and set.
[0022]
These BP name, node name, case name, attribute name, and case ID designation means included in the WF input information 304 are tag names common to all business operations, and use data obtained from the WF input information 304. In this way, information necessary for project entry can be obtained regardless of the type of business.
[0023]
FIG. 4 is a diagram showing generation of AP information from the application program information definition device. An application program information definition device 401 (not shown in FIGS. 1 and 2) includes an application part 402 and an AP information definition device 403. The application part 402 is an application for various businesses, and may be one conventionally used. The business system developer uses the AP information definition device 403 to define application processing so as to generate AP information 404 described in XML format from information input or generated by the application part 402. Reference numeral 405 is a tabular description of the tag name of the AP information 404 and information described in the tag.
[0024]
4 shows an example of the help desk shown in FIG. 8, and the AP information 404 is information specific to the help desk. Actually, information input when the application part 402 operates (information input at the help desk) enters the AP information 404. Although an example of a help desk is shown here, information designed by a business system developer (information necessary when submitting a case in a workflow) is defined in the AP information 404 in this way in accordance with each business content. The
[0025]
FIG. 5 is a diagram showing generation of item attribute map definition information from the map definition device. The case attribute map definition information 504 is a case system attribute that does not have a tag name having the same name as <attribute name> of the WF input information 304 (FIG. 3) or that is necessary for input. For example, it is information used when the tag names of <Processing Deadline>, <Matter Title>, and <Matter ID> do not exist in the AP information 404, and the correspondence between the tag name of the WF input information and the tag name of the AP information It has attribute definition information indicating the relationship, and item system attribute definition information indicating the correspondence between the item system attribute and the tag name of the AP information. The map definition device is a device for generating such item attribute map definition information 504, and is not shown in FIGS.
[0026]
The map definition device 501 includes a map definition portion 502 and a case attribute map definition information generation device 503. The business system developer adds the WF input information 304 (FIG. 3) stored in the WF input information storage unit 110 and the AP information 404 (FIG. 4) stored in the AP information storage unit 111 to the map definition portion 502. In the attribute definition, the attribute name of the WF input information 304 and the tag name of the AP information 404 associated therewith are specified in correspondence with each other. Further, the business system developer designates the tag name of the AP information associated with the processing deadline, the matter title, and the matter ID, which are the matter system attributes necessary for inputting the workflow, in the matter system attribute definition. In this way, the business system developer uses the case attribute map information generation device 503 to generate the case attribute map definition information 504 described in the XML format from the map definition portion 502.
[0027]
Reference numeral 505 is a table describing the attribute definition and the case system attribute definition. <Attribute definition> stores information on the attribute definition portion of the map definition portion 502. These are information depending on each business, and the attribute name of the WF input information becomes the tag name, and the tag name of the associated AP information is stored. In the example of the help desk in FIG. 8, “material question” (405-2) which is the tag name of the corresponding AP information is stored in the <material question determination> tag which is the attribute name of the WF input information. As a result, for the “material question determination” that is necessary information at the time of project entry, there is no tag with the name “material question determination” in the AP information, but instead of the “material question” in the AP information. Information will be set. Similarly, “product name” (405-3) is stored in <answer destination determination>.
[0028]
<Item system attribute> stores information on the item system attribute definition portion of the map definition portion 502. Here, <processing deadline>, <case title>, and <case ID> are tag names. These are information necessary for project entry, and are common tag names in each business. In the example of the help desk in FIG. 8, “response processing deadline” (405-4), which is the tag name of the corresponding AP information, is stored in the <processing deadline> tag. <Project title> stores "business name" (405-1), and <project ID> stores "question receipt number" (405-5).
[0029]
The case input device 102 acquires information of the WF input information storage unit 110 and the AP information storage unit 111 in order to determine which workflow the case is to be input into, and if necessary, the case attribute map definition information storage unit 112 information is acquired.
[0030]
FIG. 6 is a detailed block diagram of the workflow item automatic input device. The schedule management device 103 manages the case input device 102. The case input device 102 acquires the case information in, for example, the case information folder for business 1 202 in the case information folder 201 of FIG. 2, and inputs the case into the workflow.
[0031]
The schedule input storage schedule information 601 is stored in the schedule information storage means 105 referred to by the time monitoring means 104 of the schedule management apparatus 103. The case input start schedule information 601 is information that associates a business name, a time interval of automatic start of the case input process, and where the item information folder of the business is located. The time monitoring unit 104 schedules and operates the case input device 102 based on the case input start schedule information 601 in the schedule information storage unit 105, and generates the case input processes 602, 603, and 604 dedicated to each business (specifically). 7 is described later in each case input process.) The case input processes 602, 603, and 604 dedicated to each business can input items to the workflow independently and in parallel. Is possible. The item input device 102 can simultaneously process not only a plurality of business item information folders, for example, the business 1 item information folder 202 but also the business 2 item information folder 206 and the business i item information folder 209.
[0032]
FIG. 7 is a flowchart showing a processing flow of the case input device 102. Here, the flow of the case input process for business i will be described.
[0033]
First, with reference to the schedule information 601, the storage location of the case information folder for business i is acquired, and the case information folder for business i is viewed (step 701). Here, it is assumed that 209 in FIG. Next, information (for example, 305 in FIG. 3) such as a BP name, a case name, an attribute name, and a case ID designation unit is acquired from the WF input information storage unit 210 (step 702). Subsequently, the system is connected to the workflow server 106 with system authority (step 703). It is determined whether or not the AP information storage unit 211 exists in the case information folder 209 for business i (that is, whether or not AP information exists) (step 704). If it is determined that it does not exist (step 704: N), the workflow server 106 is disconnected (step 718), and the case input process is terminated.
[0034]
  When it is determined that the AP information storage unit 211 exists in the business i item information folder 209 (step 704: Y), the application information such as the business name from the AP information storage unit 211 (eg, 405 in FIG. 4). Is acquired (step 705). Subsequently, it is determined whether or not <case ID designation means> in the WF input information storage means 210 is designation of automatic numbering (step 706). If it is determined that automatic numbering is specified (step 706: Y), the process proceeds to step 709. If it is determined that the automatic numbering is not designated (step 706: N), it is next determined whether or not the <item ID> information exists in the AP information storage unit 211 (step 707). If it is determined that the information of <Matter ID> exists (step 707: Y), the process proceeds to step 709. If it is determined that it does not exist (step 707: N), information on <case ID> in the case system attribute definition (for example, 504 and 505 in FIG. 5) in the case attribute map definition information storage unit 212 is acquired.( Step 708 ), Step 709 follows.
[0035]
Subsequently, it is determined whether or not a tag name having the same name as each attribute name in the WF input information storage unit 210 exists in the AP information storage unit 211 (step 709). If it is determined that it exists (step 709: Y), the process proceeds to step 711. If it is determined that it does not exist (step 709: N), the attribute definition information in the case attribute map definition information storage unit 212 is acquired (step 710), and the process proceeds to step 711.
[0036]
It is determined whether or not the information of <processing deadline> and <case title> exists in the AP information storage unit 211 (step 711). If it is determined that it exists (step 711: Y), the process proceeds to step 713. If it is determined that it does not exist (step 711: N), information on <process deadline> and <case title> of the case system attribute definition in the case attribute map definition information storage unit 212 is acquired, and the process proceeds to step 713.
[0037]
Next, the acquired WF input information 404 (BP name, case name, attribute name, etc.), AP information 504 (unique data, etc.), processing deadline, item title, and item ID are set in the workflow control table (step 713). ). The workflow control table is a table that collects various types of information related to the items to be entered. In step 713, information for one item that can be entered is set. Subsequently, a case is entered based on the information set in step 713 (step 714), and it is determined whether an error occurs (step 715). If it is determined that it does not occur (step 715: N), the process proceeds to step 717. If it is determined that the error occurs (step 715: Y), error information is output (step 716), and the process proceeds to step 717.
[0038]
Next, the AP information storage unit 211 of the input case is deleted (step 717), and the process returns to step 704.
[0039]
FIG. 8 is a diagram showing an embodiment of the present invention using a help desk as an example. This help desk is a system that receives material requests and inquiries about products from the WWW environment of the Internet or an intranet, inputs them into an in-house workflow system, and promptly sends materials and answers.
[0040]
In FIG. 8, a WWW server 801 and a WWW browser 802 are connected via a network 806 such as the Internet or an intranet. The workflow server 106, the case automatic input device (reception) 101, the response creation device 811, the approval device 812, and the automatic response sending device 813 are connected via a network 814.
[0041]
The help desk application 803 has a registration button and a delete button, and input items such as name, question material, product name, and question content. The inquirer starts the help desk application 803 from the WWW browser 802 and inputs data to each item. Thereafter, when the registration button is pressed, the AP information 805 is temporarily stored on the WWW server 801 and transferred to the workflow server 106 by a file transfer device (FTP). The WF input information storage unit 807 and the item attribute map definition The information is stored in a help desk folder containing the information storage means 810. In the case of this help desk, a tag name having the same name as the attribute name of the WF input information storage unit 807 does not exist on the AP information storage unit 808 side, and is the item system attributes necessary for input, <processing deadline>, <item title > And <case ID> are not present on the AP information storage unit 808 side, and the case attribute map definition information storage unit 810 is used.
[0042]
The case automatic input apparatus 101 acquires the information of the WF input information storage unit 807, the AP information storage unit 808, and the case attribute map definition information storage unit 810, and automatically inputs the case into the workflow. For the help desk items that have been input, the circulation destination of the workflow is branched depending on the service type of the material request or the question. In the case of a document request, a document corresponding to the product name will be sent. In the case of a question, the product name is automatically circulated to the person in charge of answering the product, and after approval, the answer is sent to the inquirer.
[0043]
FIG. 9 is a block diagram showing an outline of the flow of processing in the above-described help desk example. The AP information 804 of the case input from the Web help desk input device 904 is temporarily stored in the question storage folder 905. The AP information 804 is transferred to the help desk item information folder 906 in the item information folder 201 of the workflow server 106 by a file transfer device (FTP) and stored in the AP information storage unit 808.
[0044]
The case automatic input device 101 acquires the information of the WF input information storage unit 807 of the help desk item information folder 906, the information of the transferred AP information storage unit 808, and the information of the case attribute map definition information storage unit 810, and The help desk item indicated by the information is automatically entered into the workflow server 106. In response to the case, the reply creation device 811 creates a reply, and the case approved by the approval device 812 is sent to the reply automatic sending device 813 and stored in the answer sending folder 907 as information of the AP information storage unit 908 with a reply. Stored. Information in the AP information storage unit 908 with an answer is stored as an AP information storage unit 910 with an answer in a response storage folder 909 by a file transfer device (FTP). Thereafter, the inquirer refers to the answer by the help desk answer confirmation device 911.
[0045]
FIG. 10 is a diagram showing generation of WF input information from the workflow definition device in the help desk embodiment described with reference to FIGS. The workflow definition device 301 automatically generates WF input information 1002 from the business process definition portion 1001. Details of the WF input information 1002 are shown in a table 1003. This WF input information 1002 exists in the help desk item information folder 906 on the workflow server 106 side.
[0046]
FIG. 11 is a diagram showing the generation of AP information from the application program definition device in the help desk embodiment. AP information 1102 is generated from the application part 1101 using the application program definition device 401. Details of the AP information 1102 are shown in a table 1103. This AP information 1103 is temporarily stored in the question storage folder 903 on the Web side, and transferred to the help desk case information folder 906 on the workflow server 106 side by FTP.
[0047]
FIG. 12 is a diagram illustrating generation of item attribute map definition information from the map definition device in the embodiment of the help desk. The map definition device 501 automatically generates the map definition portion 502 as the case attribute map definition information 504. Details of the case attribute map definition information 504 are shown in a table 1201. This item attribute map definition information 504 exists in the help desk item information folder 906 on the workflow server 106 side.
[0048]
In this way, by automatically providing a case to the back-end workflow system by providing the case automatic input device 101 for the system of the front end part that accepts a request that is arbitrarily generated and answers the request , Can develop an efficient help desk quickly. In addition, if the above-described automatic project entry device 101 is used, various data can be imported from a business that automatically submits a business based on a large amount of data retrieved from the DB, or from various internal and external business systems. This is effective for work that is based on workflow.
[0049]
As described above, according to the present embodiment, WF input information, AP information, and item attribute map definition information necessary for automatically inputting a case are generated with a small amount of labor, and the information is stored in the case automatic input device 101. As long as you give it, you can easily submit the project automatically.
[0050]
【The invention's effect】
According to the present invention, it is possible to automatically input a case by generating information necessary for automatically inputting a case with a small amount of labor and giving the information to the case automatic input device 101. Therefore, in a business that requires automatic project entry, it is possible to automatically submit a project without creating a program for the project entry part for each business. This increases productivity and lowers development costs.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram showing the overall configuration of an embodiment of the present invention.
[Figure 2] Outline of workflow item automatic input device block diagram
[Figure 3] Detailed block diagram of the workflow item automatic entry device
FIG. 4 is a diagram showing generation of WF input information from the workflow definition device
FIG. 5 is a diagram showing generation of AP information from an application program definition device
FIG. 6 is a diagram showing generation of matter attribute map definition information from the map definition device
FIG. 7 is a flowchart showing a process flow of the case input device.
FIG. 8 is a diagram showing an embodiment of the present invention.
FIG. 9 is a block diagram of an embodiment of the present invention.
FIG. 10 is a diagram showing generation of WF input from the workflow definition device in the embodiment.
FIG. 11 is a diagram showing generation of AP information from the application definition device in the embodiment.
FIG. 12 is a diagram illustrating generation of item attribute map definition information from the map definition device according to the embodiment.
[Explanation of symbols]
101 Automatic project entry device
102 Project input device
103 Schedule management device
104 Time monitoring means
105 Schedule information storage device
106 Workflow server
109 Item information folder for each business
110, 807 WF input information storage means
111, 804, 808 AP information storage means
112,810 Item attribute map definition information storage means
201 Item information folder
301 Workflow definition device
302 Workflow definition part
303 WF input information generator
304 WF input information
401 application program information definition device
402 Application part
403 AP information definition device
404, 805 AP information
501 Map definition device
502 Map definition part
503 Item attribute map definition information generation device
504 Item attribute map definition information
801 WWW server
802 WWW browser
803 Help desk application

Claims

In the workflow matter input method in the workflow management system that processes business processing while circulating the matter based on the predetermined workflow definition information,
Information specifying the business case information folder indicating the storage location of the WF input information storage means, the AP information storage means, and the case attribute map definition information storage means related to the business for each business to be automatically entered, and Schedule information including time designation information indicating the date and time for performing automatic project entry related to business is stored in the schedule information storage means,
Workflow (WF) input information acquisition means, based on the time specified information in the schedule information, when that led to the date and time to carry out the projects automatic insertion for a business, to get the storage location of the business for the proposed matter information folder, with reference to the business for the proposed matter information folder, from the workflow (WF) input information storage means, business process (BP) name, case names, attribute names, and to obtain the information of the case ID specified means,
Application (AP) information acquiring means, by referring to the business plan matter information folder, from an application (AP) information storage means, to obtain the application program-specific data for processing a business name and the business,
Proposal ID acquiring means, by referring to the commercial item information folder, acquires the case ID of the previously stored Tei Ru Proposal system attributes defined in the project attribute map definition information storage means,
When the attribute definition information acquisition unit determines whether a tag name having the same name as each attribute name stored in advance in the WF input information storage unit exists in the AP information storage unit, and determines that it does not exist Acquires attribute definition information in the case attribute map definition information storage means,
The processing time limit acquisition means determines whether or not the processing time limit and the case title exist in the AP information storage means. If it is determined that they do not exist, it is stored in the case system attribute definition of the case attribute map definition information storage means. Process deadline and matter title,
The workflow control table setting means is a table that collects various types of information related to a case to be input, including the acquired WF input information, the acquired AP information, the acquired processing deadline, the acquired case title, and the acquired case ID. A workflow matter input method characterized by being set in a workflow control table.

In a workflow management system that processes business processing while circulating matters based on workflow definition information determined in advance,
Information specifying the business case information folder indicating the storage location of the WF input information storage means, the AP information storage means, and the case attribute map definition information storage means related to the business for each business to be automatically entered, and Schedule information storage means for storing schedule information, including time designation information indicating the date and time for performing automatic project entry related to business;
Based on the time specified information in the schedule information, when that led to the date and time to carry out the projects automatic insertion for a business, to get the storage location of the business for the proposed matter information folder, referring to the business for the proposed matter information folder And means for acquiring information on the business process (BP) name, case name, attribute name, and case ID designation means from the workflow (WF) input information storage means,
Referring to the business plan matter information folder, from an application (AP) information storage means, and means for obtaining the application program-specific data for processing a business name and the business,
Referring to the business case information folder, means for obtaining a case ID in transactions system attributes defined Ru previously stored Tei an artifact attribute map definition information storage means,
It is determined whether or not a tag name having the same name as each attribute name stored in advance in the WF input information storage means exists in the AP information storage means. Means for obtaining attribute definition information of the storage means;
In the AP information storage unit, it is determined whether or not the processing deadline and the case title exist. If it is determined that they do not exist, the processing deadline and the case title stored in the case system attribute definition of the case attribute map definition information storage unit are Means to obtain,
The acquired WF input information, the acquired AP information, the acquired processing deadline, the acquired case title, and the acquired case ID are set in a workflow control table that is a table for collecting various types of information related to the input case And a workflow management system.

A workflow matter that has a workflow server and automatically submits matter data to a workflow management system that processes work while circulating documents related to submitted matter data to multiple workflow clients based on a predetermined workflow definition An automatic charging device,
Includes the business process name that is the name given to the entire process of circulating the document related to the matter data, and the tag name used to identify information in the business process specified by the business process name, WF input information storage means storing workflow (WF) input information;
AP information storage means for storing application (AP) information including a tag name and information described in the tag, output by an external application program information definition device;
A case attribute map definition information storage unit storing attribute definition information indicating a correspondence relationship between a tag name in the WF input information and a tag name in the AP information;
Information for identifying a business case information folder indicating a storage location of the WF input information storage unit, the AP information storage unit, and the case attribute map definition information storage unit related to the business for each business to be automatically entered And schedule information storage means for storing schedule information , including time designation information indicating the date and time for performing automatic project entry related to the business ,
Based on the time designation information in the schedule information, when the date for performing the automatic project entry for a certain business has been reached, from the WF input information storage means in the business case information folder of the business for which the automatic project input is performed , WF input information including the business process name and tag name is acquired, and the information described in the tag name and the tag is received from the AP information storage means in the business case information folder of the business for which the case is automatically input . Means for acquiring AP information including:
Based on the information acquired from the WF input information storage means and the AP information storage means, means for setting item data to be input to the workflow server in a workflow control table,
(i) When the same tag name as the tag name in the WF input information exists in the AP information, the information described in the tag of the tag name in the AP information is changed to the tag in the WF input information. Correspond to the name,
(ii) If the tag name in the WF input information does not exist in the AP information, the attribute definition information in the case attribute map definition information storage means in the business case information folder for the business for which the case is automatically input The information described in the tag of the tag name in the AP information corresponding to the tag name in the WF input information is associated with the tag name in the WF input information,
Means for setting item data in the workflow control table;
A workflow matter automatic input device comprising: means for inputting a matter by passing matter data set in the workflow control table to the workflow server.

In the workflow item automatic input device according to claim 3,
The matter attribute map definition information storage means includes matter system attribute definition information indicating a correspondence relationship between the name of the matter system attribute necessary for inputting the matter and the tag name in the AP information,
The means for setting the matter data in the workflow control table is:
(i) If a tag with the name of the item system attribute necessary for the input of the item exists in the AP information, the information described in the tag with the tag name in the AP information is changed to the item system attribute. It corresponds to the tag name of the name,
(ii) When the tag of the name of the item system attribute necessary for the input of the item does not exist in the AP information, the item system attribute definition information in the item attribute map definition information storage unit is referred to, and the item system The information described in the tag of the tag name in the AP information corresponding to the name of the attribute is associated with the tag name of the name of the matter system attribute,
A workflow matter automatic input device, wherein matter data is set in the workflow control table.