JP3901467B2 - 文書管理システム - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、インターネット、イントラネットなどあらゆるネットワークで接続されたクライアントにおける文書管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
例えば、学校での課題レポートの提出などでは通常、提出期限があり、オンラインで提出する場合は電子メールなどの手段が用いられている。しかし、レポートを受け取る方にとっては、一時期にたくさんの、それも、通常は添付ファイル付きのサイズの大きいメールを受け取ることになり、メールボックスが繁雑になる。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ここで、インターネット、イントラネットなどあらゆるネットワークで接続されたクライアントにおける文書管理システムが種々提案されている。この文書管理システムでは、文書管理データベース内に多くの文書を保管しておき、ユーザは各種の検索キーワードにより所望の文書をこの文書管理データベースから検索できるようになっている。
【０００４】
このような文書管理システムに上記の文書を登録してもらうようにすれば、メールで送ってもらわなくても済むが、提出期限が守られたかどうか、登録日などで１つ１つチェックする必要があった。
【０００５】
本発明は、提出期限管理を行うことができる文書管理システムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載の発明は、フォルダによる階層構造で文書を保管する文書管理データベースと、前記文書管理データベース中のフォルダに対するアクセス権情報として、該フォルダをアクセスするユーザと、該ユーザの有するアクセス権とその有効期間とを保管するアクセス権管理データベースと、前記文書管理データベースに登録されたフォルダに対するアクセス権情報を前記アクセス権管理データベースに登録・更新・参照することを制御する制御部と、前記文書管理データベース中のフォルダへのアクセス権の設定、該フォルダへの文書登録や有効期限付きのフォルダ一覧取得とを前記制御部に指示する文書管理クライアントと、を備え、前記文書管理クライアントが、前記文書管理データベース中のフォルダに対して、該フォルダをアクセスするユーザのアクセス権とその有効期間の設定を前記制御部に指示すると、前記制御部が、指定されたフォルダに対して、該フォルダをアクセスするユーザのアクセス権とその有効期間を前記アクセス権管理データベースに設定させ、前記文書管理クライアントは、ユーザから指定されたフォルダの下の一覧を表示するように指示された際、該指定されたフォルダ名とユーザ名とを前記制御部に渡し、前記制御部は、指定されたフォルダが、有効期限付きフォルダを仮想的に表示する特殊フォルダであった場合、前記アクセス権管理データベースを参照して、前記指定されたユーザに対して有効期限付きアクセス権が設定されているフォルダが無いかを検索して、前記指定されたフォルダの下に、見つかったフォルダがあるようにフォルダの一覧を前記文書管理クライアントへ返信することを特徴とする文書管理システムに関する。
【００１３】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面に従って説明する。
図１は文書管理システムのブロック図である。この文書管理システムは、文書管理クライアント１と、制御部２と、文書管理データベース３と、アクセス権管理データベース４とから構成される。
【００１４】
図２は制御部２における文書を受け取る側のフローチャートである。図３は同、文書を提出する側のフローチャートである。まず、文書を受け取る側は文書管理システム内の特定のフォルダに提出する人に対するアクセス権と有効期間を設定しなければならない。
【００１５】
文書管理クライアント１は文書管理データベース３内の文書やフォルダによる階層構造をユーザにわかりやすく表現する機構である。文書を受け取る側のユーザは、文書管理クライアント１より文書管理データベース３内の特定のフォルダに対し、必要なアクセス権と有効期間を設定するように指示する。
【００１６】
例えば、フォルダＡに対し、ユーザ“ｕｓｅｒ”に２０００年１２月１日〜２０００年１２月３１日までそのフォルダ下に文書を登録する権限を与えるように指示する。文書管理クライアント１はユーザからの指示に従い、制御部２に対し、フォルダ名（またはフォルダＩＤなどフォルダを特定できる識別子）と、ユーザ名（またはユーザＩＤなどユーザを特定できる識別子）と、有効期間と権限に関する情報を渡す。
【００１７】
制御部２は文書管理データベース３を調べて（Ｓ１）、指定されたフォルダが存在するかどうかチェックする（Ｓ２）。フォルダが存在しなければエラーを文書管理クライアント１に返し（Ｓ３）、文書管理クライアント１はユーザにフォルダが存在しないことを知らせる。フォルダが存在する場合はそのフォルダに対するアクセス権情報をアクセス権データベース４から取得する（Ｓ４）。
【００１８】
制御部２はアクセス権情報に既に指定されたユーザの権限が設定されていれば、その情報を更新する（Ｓ５、Ｓ６）。設定されていなければ、新たにアクセス権情報に指定のユーザの情報を加えておく（Ｓ５、Ｓ７）。そして、更新されたアクセス権情報をアクセス権管理データベース４に格納しておく。以上図２に示すフローの処理である。
【００１９】
次に文書を提出する側のユーザが提出先フォルダにアクセスしようとしたとき、ユーザは文書管理クライアント１に対し、提出するレポートのファイルを文書として指定フォルダ下に登録するように指示する。文書管理クライアント１はユーザからの指示に従い、制御部２に対し、ファイルとフォルダ名（またはフォルダＩＤなどフォルダを特定できる識別子）と、現在操作しているユーザ名（またはユーザＩＤなどユーザを特定できる識別子）を渡す。
【００２０】
制御部２は文書管理データベース３を調べて（Ｓ１）、指定されたフォルダが存在するかどうかチェックする（Ｓ２）。フォルダが存在しなければ、エラーを文書管理クライアント１に返し（Ｓ３）、文書管理クライアント１はユーザにフォルダが存在しないことを知らせる。フォルダが存在する場合は、そのフォルダに対するアクセス権情報をアクセス権データベース４から取得する（Ｓ４）。
【００２１】
制御部２はアクセス権情報を調べて現在操作しているユーザにアクセス権があるか（Ｓ５）、また、現在時刻を元に有効期間内であるかどうか（Ｓ６）、チェックする。アクセス権がない、または有効期間内でない場合は、文書管理クライアント１に対しエラーを返し（Ｓ７）、文書管理クライアント１はユーザに対し登録できないことを知らせる。
【００２２】
アクセス権があり、有効期間内であった場合は、文書管理データベース３に対し、指定フォルダ下に指定のファイルの内容を文書として登録する（Ｓ８）。以上図３に示すフローの処理である。
【００２３】
図４は本発明の実施の形態に係る文書管理システムのブロック図である。この文書管理システムは、文書管理クライアント１と、制御部２と、文書管理データベース３と、アクセス権管理データベース４と、監視部５と、メール送信部（通知部）６とから構成される。
【００２４】
図５は監視部の動作フローチャートである。その他、アクセス権設定や登録の過程は図２、図３と同じである。監視部５は定期的にアクセス権データベース４を検索して（Ｓ１）、有効期限が迫っているもの、例えば、３日以内に有効期限が切れるアクセス権設定情報がないかどうか調べる（Ｓ２）。有効期限が迫っているアクセス権設定情報を見つけたら、監視部５はそのアクセス権が設定されているユーザに対して電子メールで警告するようにメール送信部６に指示する（Ｓ３）。
【００２５】
メール送信部６は指定されたユーザに対してまもなくアクセス権がなくなることを通知するメールを送信する（Ｓ４）。なお、ここでは例として電子メールを用いたが、その他電子的な通知手段を用いてユーザに通知してもよい。
【００２６】
図６は制御部における処理のフローチャートである。その他、アクセス権設定や登録の過程は図２、図３と同じである。ユーザはあるフォルダの下の一覧を表示するように文書クライアント１に指示する。文書管理クライアント１はユーザが指定したフォルダ名（またはフォルダＩＤなどフォルダを特定できる識別子）と、現在操作しているユーザ名（またはユーザＩＤなどユーザを特定できる識別子）を制御部２に渡す。
【００２７】
制御部２は指定のフォルダが、有効期限があるフォルダを仮想的に表示する特殊フォルダかどうかを認識し（Ｓ１）、特殊フォルダだった場合はアクセス権データベース４内に、現在操作しているユーザに対して有効期限付きアクセス権が設定されているフォルダがないかどうか検索する（Ｓ２）。
【００２８】
有効期限付きアクセス権が設定されているフォルダが見つかったなら、制御部２はあたかも指定されたフォルダの下にそれらのフォルダがあるようにフォルダの一覧を文書管理クライアント１に返す（Ｓ３）。文書管理クライアント１は受け取ったフォルダの一覧をユーザに対して表示する。ユーザは一覧から所望のフォルダを選択して文書を登録する操作を行う。
【００２９】
【発明の効果】
本発明によれば、自動的に提出期限を管理できるので、登録日のチェックが不要となる。これにより文書を受け取る側に便利になる効果がある。
【００３１】
また、文書管理クライアントにより、特定のフォルダの下に、操作しているユーザのアクセス権に有効期限があるフォルダを仮想的に表示することで、提出する側のユーザは特定のフォルダ、たとえば“レポート提出”フォルダの下を見れば提出期間内のレポートを提出する先のフォルダをすぐに見つけ出すことができる効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】文書管理システムのブロック図である。
【図２】制御部における文書を受け取る側のフローチャートである。
【図３】同、文書を提出する側のフローチャートである。
【図４】本発明の実施形態に係る文書管理システムのブロック図である。
【図５】監視部の動作フローチャートである。
【図６】制御部における処理のフローチャートである。
【符号の説明】
１…文書管理クライアント、２… 制御部、３…文書管理データベース、４…アクセス権管理データベース、５… 監視部、６…メール送信部。
【発明の属する技術分野】
本発明は、インターネット、イントラネットなどあらゆるネットワークで接続されたクライアントにおける文書管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
例えば、学校での課題レポートの提出などでは通常、提出期限があり、オンラインで提出する場合は電子メールなどの手段が用いられている。しかし、レポートを受け取る方にとっては、一時期にたくさんの、それも、通常は添付ファイル付きのサイズの大きいメールを受け取ることになり、メールボックスが繁雑になる。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ここで、インターネット、イントラネットなどあらゆるネットワークで接続されたクライアントにおける文書管理システムが種々提案されている。この文書管理システムでは、文書管理データベース内に多くの文書を保管しておき、ユーザは各種の検索キーワードにより所望の文書をこの文書管理データベースから検索できるようになっている。
【０００４】
このような文書管理システムに上記の文書を登録してもらうようにすれば、メールで送ってもらわなくても済むが、提出期限が守られたかどうか、登録日などで１つ１つチェックする必要があった。
【０００５】
本発明は、提出期限管理を行うことができる文書管理システムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載の発明は、フォルダによる階層構造で文書を保管する文書管理データベースと、前記文書管理データベース中のフォルダに対するアクセス権情報として、該フォルダをアクセスするユーザと、該ユーザの有するアクセス権とその有効期間とを保管するアクセス権管理データベースと、前記文書管理データベースに登録されたフォルダに対するアクセス権情報を前記アクセス権管理データベースに登録・更新・参照することを制御する制御部と、前記文書管理データベース中のフォルダへのアクセス権の設定、該フォルダへの文書登録や有効期限付きのフォルダ一覧取得とを前記制御部に指示する文書管理クライアントと、を備え、前記文書管理クライアントが、前記文書管理データベース中のフォルダに対して、該フォルダをアクセスするユーザのアクセス権とその有効期間の設定を前記制御部に指示すると、前記制御部が、指定されたフォルダに対して、該フォルダをアクセスするユーザのアクセス権とその有効期間を前記アクセス権管理データベースに設定させ、前記文書管理クライアントは、ユーザから指定されたフォルダの下の一覧を表示するように指示された際、該指定されたフォルダ名とユーザ名とを前記制御部に渡し、前記制御部は、指定されたフォルダが、有効期限付きフォルダを仮想的に表示する特殊フォルダであった場合、前記アクセス権管理データベースを参照して、前記指定されたユーザに対して有効期限付きアクセス権が設定されているフォルダが無いかを検索して、前記指定されたフォルダの下に、見つかったフォルダがあるようにフォルダの一覧を前記文書管理クライアントへ返信することを特徴とする文書管理システムに関する。
【００１３】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面に従って説明する。
図１は文書管理システムのブロック図である。この文書管理システムは、文書管理クライアント１と、制御部２と、文書管理データベース３と、アクセス権管理データベース４とから構成される。
【００１４】
図２は制御部２における文書を受け取る側のフローチャートである。図３は同、文書を提出する側のフローチャートである。まず、文書を受け取る側は文書管理システム内の特定のフォルダに提出する人に対するアクセス権と有効期間を設定しなければならない。
【００１５】
文書管理クライアント１は文書管理データベース３内の文書やフォルダによる階層構造をユーザにわかりやすく表現する機構である。文書を受け取る側のユーザは、文書管理クライアント１より文書管理データベース３内の特定のフォルダに対し、必要なアクセス権と有効期間を設定するように指示する。
【００１６】
例えば、フォルダＡに対し、ユーザ“ｕｓｅｒ”に２０００年１２月１日〜２０００年１２月３１日までそのフォルダ下に文書を登録する権限を与えるように指示する。文書管理クライアント１はユーザからの指示に従い、制御部２に対し、フォルダ名（またはフォルダＩＤなどフォルダを特定できる識別子）と、ユーザ名（またはユーザＩＤなどユーザを特定できる識別子）と、有効期間と権限に関する情報を渡す。
【００１７】
制御部２は文書管理データベース３を調べて（Ｓ１）、指定されたフォルダが存在するかどうかチェックする（Ｓ２）。フォルダが存在しなければエラーを文書管理クライアント１に返し（Ｓ３）、文書管理クライアント１はユーザにフォルダが存在しないことを知らせる。フォルダが存在する場合はそのフォルダに対するアクセス権情報をアクセス権データベース４から取得する（Ｓ４）。
【００１８】
制御部２はアクセス権情報に既に指定されたユーザの権限が設定されていれば、その情報を更新する（Ｓ５、Ｓ６）。設定されていなければ、新たにアクセス権情報に指定のユーザの情報を加えておく（Ｓ５、Ｓ７）。そして、更新されたアクセス権情報をアクセス権管理データベース４に格納しておく。以上図２に示すフローの処理である。
【００１９】
次に文書を提出する側のユーザが提出先フォルダにアクセスしようとしたとき、ユーザは文書管理クライアント１に対し、提出するレポートのファイルを文書として指定フォルダ下に登録するように指示する。文書管理クライアント１はユーザからの指示に従い、制御部２に対し、ファイルとフォルダ名（またはフォルダＩＤなどフォルダを特定できる識別子）と、現在操作しているユーザ名（またはユーザＩＤなどユーザを特定できる識別子）を渡す。
【００２０】
制御部２は文書管理データベース３を調べて（Ｓ１）、指定されたフォルダが存在するかどうかチェックする（Ｓ２）。フォルダが存在しなければ、エラーを文書管理クライアント１に返し（Ｓ３）、文書管理クライアント１はユーザにフォルダが存在しないことを知らせる。フォルダが存在する場合は、そのフォルダに対するアクセス権情報をアクセス権データベース４から取得する（Ｓ４）。
【００２１】
制御部２はアクセス権情報を調べて現在操作しているユーザにアクセス権があるか（Ｓ５）、また、現在時刻を元に有効期間内であるかどうか（Ｓ６）、チェックする。アクセス権がない、または有効期間内でない場合は、文書管理クライアント１に対しエラーを返し（Ｓ７）、文書管理クライアント１はユーザに対し登録できないことを知らせる。
【００２２】
アクセス権があり、有効期間内であった場合は、文書管理データベース３に対し、指定フォルダ下に指定のファイルの内容を文書として登録する（Ｓ８）。以上図３に示すフローの処理である。
【００２３】
図４は本発明の実施の形態に係る文書管理システムのブロック図である。この文書管理システムは、文書管理クライアント１と、制御部２と、文書管理データベース３と、アクセス権管理データベース４と、監視部５と、メール送信部（通知部）６とから構成される。
【００２４】
図５は監視部の動作フローチャートである。その他、アクセス権設定や登録の過程は図２、図３と同じである。監視部５は定期的にアクセス権データベース４を検索して（Ｓ１）、有効期限が迫っているもの、例えば、３日以内に有効期限が切れるアクセス権設定情報がないかどうか調べる（Ｓ２）。有効期限が迫っているアクセス権設定情報を見つけたら、監視部５はそのアクセス権が設定されているユーザに対して電子メールで警告するようにメール送信部６に指示する（Ｓ３）。
【００２５】
メール送信部６は指定されたユーザに対してまもなくアクセス権がなくなることを通知するメールを送信する（Ｓ４）。なお、ここでは例として電子メールを用いたが、その他電子的な通知手段を用いてユーザに通知してもよい。
【００２６】
図６は制御部における処理のフローチャートである。その他、アクセス権設定や登録の過程は図２、図３と同じである。ユーザはあるフォルダの下の一覧を表示するように文書クライアント１に指示する。文書管理クライアント１はユーザが指定したフォルダ名（またはフォルダＩＤなどフォルダを特定できる識別子）と、現在操作しているユーザ名（またはユーザＩＤなどユーザを特定できる識別子）を制御部２に渡す。
【００２７】
制御部２は指定のフォルダが、有効期限があるフォルダを仮想的に表示する特殊フォルダかどうかを認識し（Ｓ１）、特殊フォルダだった場合はアクセス権データベース４内に、現在操作しているユーザに対して有効期限付きアクセス権が設定されているフォルダがないかどうか検索する（Ｓ２）。
【００２８】
有効期限付きアクセス権が設定されているフォルダが見つかったなら、制御部２はあたかも指定されたフォルダの下にそれらのフォルダがあるようにフォルダの一覧を文書管理クライアント１に返す（Ｓ３）。文書管理クライアント１は受け取ったフォルダの一覧をユーザに対して表示する。ユーザは一覧から所望のフォルダを選択して文書を登録する操作を行う。
【００２９】
【発明の効果】
本発明によれば、自動的に提出期限を管理できるので、登録日のチェックが不要となる。これにより文書を受け取る側に便利になる効果がある。
【００３１】
また、文書管理クライアントにより、特定のフォルダの下に、操作しているユーザのアクセス権に有効期限があるフォルダを仮想的に表示することで、提出する側のユーザは特定のフォルダ、たとえば“レポート提出”フォルダの下を見れば提出期間内のレポートを提出する先のフォルダをすぐに見つけ出すことができる効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】文書管理システムのブロック図である。
【図２】制御部における文書を受け取る側のフローチャートである。
【図３】同、文書を提出する側のフローチャートである。
【図４】本発明の実施形態に係る文書管理システムのブロック図である。
【図５】監視部の動作フローチャートである。
【図６】制御部における処理のフローチャートである。
【符号の説明】
１…文書管理クライアント、２… 制御部、３…文書管理データベース、４…アクセス権管理データベース、５… 監視部、６…メール送信部。
Claims (1)
- フォルダによる階層構造で文書を保管する文書管理データベースと、前記文書管理データベース中のフォルダに対するアクセス権情報として、該フォルダをアクセスするユーザと、該ユーザの有するアクセス権とその有効期間とを保管するアクセス権管理データベースと、前記文書管理データベースに登録されたフォルダに対するアクセス権情報を前記アクセス権管理データベースに登録・更新・参照することを制御する制御部と、前記文書管理データベース中のフォルダへのアクセス権の設定、該フォルダへの文書登録や有効期限付きのフォルダ一覧取得とを前記制御部に指示する文書管理クライアントと、を備え、前記文書管理クライアントが、前記文書管理データベース中のフォルダに対して、該フォルダをアクセスするユーザのアクセス権とその有効期間の設定を前記制御部に指示すると、前記制御部が、指定されたフォルダに対して、該フォルダをアクセスするユーザのアクセス権とその有効期間を前記アクセス権管理データベースに設定させ、前記文書管理クライアントは、ユーザから指定されたフォルダの下の一覧を表示するように指示された際、該指定されたフォルダ名とユーザ名とを前記制御部に渡し、前記制御部は、指定されたフォルダが、有効期限付きフォルダを仮想的に表示する特殊フォルダであった場合、前記アクセス権管理データベースを参照して、前記指定されたユーザに対して有効期限付きアクセス権が設定されているフォルダが無いかを検索して、前記指定されたフォルダの下に、見つかったフォルダがあるようにフォルダの一覧を前記文書管理クライアントへ返信することを特徴とする文書管理システム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001112669A JP3901467B2 (ja) | 2001-04-11 | 2001-04-11 | 文書管理システム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001112669A JP3901467B2 (ja) | 2001-04-11 | 2001-04-11 | 文書管理システム |
Publications (2)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2002312248A JP2002312248A (ja) | 2002-10-25 |
| JP3901467B2 true JP3901467B2 (ja) | 2007-04-04 |
Family
ID=18964043
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2001112669A Expired - Fee Related JP3901467B2 (ja) | 2001-04-11 | 2001-04-11 | 文書管理システム |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP3901467B2 (ja) |
Families Citing this family (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP4836432B2 (ja) * | 2003-11-17 | 2011-12-14 | 株式会社リコー | 文書管理システム、文書管理装置、文書管理方法、文書管理プログラム及び記録媒体 |
-
2001
- 2001-04-11 JP JP2001112669A patent/JP3901467B2/ja not_active Expired - Fee Related
Also Published As
| Publication number | Publication date |
|---|---|
| JP2002312248A (ja) | 2002-10-25 |
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