JP3865188B2

JP3865188B2 - Document management system, document management method, and computer-readable recording medium

Info

Publication number: JP3865188B2
Application number: JP27990099A
Authority: JP
Inventors: 次大佐藤; 良之高橋
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1999-09-30
Filing date: 1999-09-30
Publication date: 2007-01-10
Anticipated expiration: 2019-09-30
Also published as: JP2001101168A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は文書管理システムに関し、より詳細には、複数の書類で構成される文書を電子化して管理する文書管理システムに関する。
近年、コンピュータ技術の目覚しい発展により、小型、高性能及び低価格のワークステーションやパーソナルコンピュータが広く普及している。このようなコンピュータを用いて文書を電子化して保管し管理する文書管理システムが知られている。
【０００２】
【従来の技術】
一般の文書管理システムは、コンピュータに文書管理アプリケーション（ソフトウェア）をインストールすることで構成される。文書を構成する書類をスキャナ等で電子化して電子化データを生成し、これをハードディスク等の記憶媒体に保管する。電子化された文書は、文書の属性に基づき設定されたホルダ（ディレクトリ）に登録することで、文書を効率的に整理し、保管することができる。登録の際、検索のためのキーワード属性を設定すれば、このキーワード属性をキーボード等を用いて文書管理システムに入力することで、保管されている文書を検索することができる。更に、文書管理システムは登録されている文書を画面に表示したり、印刷する機能も有する。
【０００３】
一般に、文書管理システムは汎用性を持つように構成されている。つまり、一般の文書管理システムは様々な文書固有の特性を考慮するのではなく、これらに共通に当てはまる事項を取り扱えるように構成されている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、このような一般的な文書管理システムは、管理する文書の特性を考慮した場合には、必ずしも文書を効率的に管理することができないという問題点を有する。
例えば、官公庁の申請文書には、１つの申請に対して、複数の書類を併せて提出しなければならない場合がある。そのような文書の一例として、介護保険制度においては二次審査までに一次判定結果、特記事項、主治医意見書等の定形フォームの書類が必要である。これらの書類は、同時期に揃うとは限らない。このような文書を電子化して管理できる従来の文書管理システムは、バラバラに集まる書類を順次、１文書を構成する書類として登録することができるに留まり、どの文書にすべての必須書類が揃ったのか、どの文書にどの書類が揃っていないのかの状況判断を効率的に行うことができない。従来の文書管理システムでは、ユーザが書類を登録する時に、状況を把握できる情報を文書のキーワード属性などに自ら設定するなどをした上での検索や、実際に文書を開いてその構成を確認することで、文書の状況を把握する必要がある。これでは、作業効率が悪いばかりでなく、キーワードの手動設定では設定ミス等による文書の状況把握ミスを引き起こしてしまう。
【０００５】
また、従来の文書管理システムでは登録済みの文書を印刷して書類が所定のページ順に正しく並んだ文書を出力する場合、登録時にすべての文書が同じ書類の順番（ページ順）になるように意識して書類を入力するか、印刷時に印刷順を指定／確認して行うか、印刷された紙を人がソートし直す等の作業を行う必要があり、操作性が悪かった。
【０００６】
従って、本発明は上記従来技術の問題点を解決し、複数の書類で構成される文書の状況を簡単かつ確実に把握でき、文書登録、印刷、検索等の文書管理に関する処理の操作性が良好な文書管理システム及び文書管理方法、並びにコンピュータを用いて上記文書管理システムを構築するためのコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
請求項１に記載の発明は、文書を構成する書類の定義として、前記書類ごとに前記文書における当該書類のページ位置とフォーム識別情報とを記憶部に登録する第１の処理部と、前記記憶部における前記文書のデータ領域に前記書類に係る書類データを登録する際に、前記書類データと前記フォーム識別情報との比較に基づいて当該書類の前記ページ位置を判定し、判定された前記ページ位置に対応する位置に前記書類データを登録する第２の処理部とを具備することを特徴とする文書管理システムである。文書を構成する書類の定義を登録しておくので、第１の処理部は文書がどのような書類で構成されているのかを管理することができる。また、第２の処理部は、文書の登録を上記定義に従い行う。文書の登録はつまり、文書を構成する書類を登録することである。換言すれば、請求項１に係る発明は記憶部というハードウェア資源に対し、登録（記録）すべきデータの構成を上記の通りにして文書管理を行うことで、前述した課題を解決するものである。また、書類毎の文書内のページ位置を特定する定義を登録してあるため、第２の処理部が書類を登録する（文書管理システムに入力する）際、その書類が文書中のどのページを構成するのかを知ることができるので、文書を構成する書類を任意の順番で（ページ順ではなく）登録することができる。また、文書を印刷する際には、書類のソート処理等をすることなく、容易にページ順で書類を印刷することができる。なお、上記記憶部は文書管理システム中の１つの物理的な記憶部を意味しているのではなく、文書管理システム中の任意の記憶領域を意味している。つまり、第１及び第２の処理部は、物理的に同一の記憶部（例えば、メモリやハードディスク）を用いても良いし、物理的に異なる記憶部を用いても良い。なお、第１の処理部は後述する実施の形態の文書構成情報登録処理部２０に対応し、第２の処理部は文書登録処理部２２に対応する。
【０００８】
請求項２に記載の発明は、請求項１の前記第１の処理部が文書を構成する書類を定義する文書構成情報を管理する第１のテーブル（実施の形態中の文書構成情報管理テーブルに相当する）を作成する手段を有し、前記第２の処理部が文書毎に当該文書を構成する書類の揃い状況を管理する第２のテーブル（実施の形態中の文書テーブルに相当する）を作成する手段を有する文書管理システムである。第１及び第２のテーブルを用いて文書構成情報及び書類の揃い状況を管理することとしたため、処理するデータを効率的に管理することができる。
【００１０】
請求項３に記載の発明は、請求項１又は２において、前記第１の処理部が文書を構成する書類の定義として、書類毎の帳票（定型のフォーム）を識別する定義を管理する文書管理システムである。書類毎の帳票を識別する定義を参照することで、第２の手段は入力された書類の帳票を識別できるようになり、当該書類の登録に関する情報を自動的に取得することができるようになる。また、書類の帳票を識別することで、入力された書類が文書中のどのページを構成するのかを容易に知ることができるようになる。
【００１１】
請求項４に記載の発明は、請求項１ないし３において、前記第１の処理部が文書を構成する書類の定義として、各書類が必須書類であるかどうかの定義を管理する文書管理システムである。文書によっては、必須書類と必須でない書類とで構成される場合がある。このような文書に対し、各書類が必須書類であるかどうかの定義を管理することで、第２の処理部は書類を登録する際、それが必須書類なのかどうかを把握することができ、当該書類の登録に関する情報として当該書類が必須書類であることを管理することができるようになる。
【００１２】
請求項５に記載の発明は、請求項１ないし４において、前記第２の処理部が文書毎に当該文書を構成する書類の揃い状況として、当該文書に必須の書類が全て揃っているかどうかに関する情報を記録する文書管理システムである。この情報を記録することで、必須の書類が全て揃った文書を容易に検索できる。
請求項６に記載の発明は、請求項１ないし５に記載の前記文書管理システムが更に、前記記憶部に登録された文書を構成する書類の定義と文書を構成する書類の登録に関する情報とを参照して、入力された検索条件に従い検索を行う第３の処理部を有する文書管理システムである。これにより、様々な検索条件を設定し、検索できるようになる。第３の処理部は、実施の形態の検索処理部２８に相当する。
【００１３】
請求項７に記載の発明は、文書を構成する書類の定義として、前記書類ごとに前記文書における当該書類のページ位置とフォーム識別情報とを記憶部に登録する第１のステップと、前記記憶部における前記文書のデータ領域に前記書類に係る書類データを登録する際に、前記書類データと前記フォーム識別情報との比較に基づいて当該書類の前記ページ位置を判定し、判定された前記ページ位置に対応する位置に前記書類データを登録する第２のステップとを具備することを特徴とする文書管理方法である。この発明は、前述した請求項１に記載の発明と同様の作用、効果を有する。
【００１４】
請求項８に記載の発明は、請求項７において、前記第１のステップが文書を構成する書類を定義する文書構成情報を管理する第１のテーブルを作成するステップを有し、前記第２のステップが文書毎に当該文書を構成する書類の揃い状況を管理する第２のテーブルを作成するステップを有する文書管理方法である。この発明は、前述した請求項２に記載の発明と同様の作用、効果を有する。
【００１５】
請求項９に記載の発明は、請求項７又は８において、前記文書管理方法が更に、前記記憶部に登録された文書を構成する書類の定義と文書を構成する書類の登録に関する情報とを参照して、入力された検索条件に従い検索を行う第３のステップを有する文書管理方法である。この発明は、前述した請求項６に記載の発明と同様の作用、効果を有する。
【００１６】
請求項１０に記載の発明は、コンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、
文書を構成する書類の定義として、前記書類ごとに前記文書における当該書類のページ位置とフォーム識別情報とを記憶部に登録する第１の手順と、前記記憶部における前記文書のデータ領域に前記書類に係る書類データを登録する際に、前記書類データと前記フォーム識別情報との比較に基づいて当該書類の前記ページ位置を判定し、判定された前記ページ位置に対応する位置に前記書類データを登録する第２の手順とをコンピュータに実行させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。この発明は、前述した請求項１に記載の発明と同様の作用、効果を有する。
【００１７】
請求項１１に記載の発明は、請求項１０において、前記第１の手順が文書を構成する書類を定義する文書構成情報を管理する第１のテーブルを作成する手順を含み、前記第２の手順が文書毎に当該文書を構成する書類の揃い状況を管理する第２のテーブルを作成する手順を含むコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。この発明は、前述した請求項２に記載の発明と同様の作用、効果を有する。
【００１８】
請求項１２に記載の発明は、請求項１０又は１１において、前記記憶部に登録された文書を構成する書類の定義と文書を構成する書類の登録に関する情報とを参照して、入力された検索条件に従い検索を行う第３の手順を更に含むプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。この発明は、前述した請求項６に記載の発明と同様の作用、効果を有する。
【００１９】
【発明の実施の形態】
以下、添付図面を参照して本発明の実施の形態を詳細に説明する。
本発明の一実施の形態による文書管理システムは、文書構成情報管理テーブルと文書テーブルとを用いて文書を管理する。文書構成情報管理テーブルは、文書を構成する書類の定義を管理するテーブルである。文書テーブルは、文書構成情報に従って登録された文書の情報を管理するテーブルである。このような文書構成情報管理テーブルと文書テーブルとを用いることで、登録された文書の状況を簡単かつ確実に把握することができる。
【００２０】
以下、文書構成情報管理テーブルと文書テーブルを説明し、その後で文書管理システムのハードウェア構成及びソフトウェア構成について説明する。
図１は、文書構成情報管理テーブル１０を示す図である。文書構成情報管理テーブル１０は文書毎に作成されるもので、ヘッダ１２と文書を構成する書類毎に設けられたレコード領域１４とを有する。図１では便宜上、レコード領域１４のうち、書類１のレコード１４−１と書類３のレコード１４−３のみを図示してある。ヘッダ１２及びレコード領域１４はそれぞれ、項目と対応する値とを規定する。
【００２１】
ヘッダ１２は文書構成情報管理テーブル１０の管理情報を規定するもので、図１の例では、４つの項目を定義する。４つの項目とは、「文書構成情報管理ＩＤ」、「文書名」、「書類数」及び「フォーム辞書登録数」である。文書構成情報管理ＩＤは、文書毎に、換言すれば文書構成情報管理テーブル１０毎に一意に付与されるもので、図１の例ではその値は“１”である。「文書名」は文書の名前（ファイル名）であって、図１の例では「介護認定」である。「書類数」は、当該文書を構成する書類の数を示すもので、図１の例では“５”である。つまり、文書「介護認定」は、５つの書類からなることを意味している。「フォーム辞書登録数」は、後述するフォーム辞書に登録済みのフォーム（帳票）の数を示すもので、図１の例では４である。つまり、文書「介護認定」を構成する５つの書類のうち、４つは登録済みのフォームを有することを意味している。
【００２２】
レコード領域１４を構成する１４−１や１４−３等の各レコードは、「書類名」、「必須書類（True OR False ）」、「ページ数」、「登録ページ番号」、「フォーム辞書ファイル名」及び「フォームデータファイル名」の項目を定義する。「書類名」は当該書類の名前であり、例えば書類１の書類名は「一次審査結果」であり、書類３の書類名は「主治医意見書」である。「必須書類（True OR False ）」は、当該書類が当該文書を構成する必須の書類かどうかを規定するもので、その値が"True"であれば必須書類を意味し、"False" であれば必須の書類ではないことを意味している。図１の例では、書類１及び書類３とも必須の書類である。「ページ数」は、当該書類のページ数を規定する。図１の例では、書類１は１ページからなり、書類３は２ページからなる。「登録ページ番号」は、当該書類が当該文書の何ページ目を構成する（位置する）のかを規定するものである。図１の例では、書類１は文書の１ページ目を構成し、書類３は文書の３ページ目と４ページ目を構成する。「フォーム辞書ファイル名」は、当該書類のフォームを特定（識別）するために必要なフォーム情報が格納されたファイルの名前である。図１の例では、書類１のフォームを識別するためのフォーム情報は、"JForm01.JFD" というフォーム辞書ファイル名に格納されている。また、書類３の１ページ目（文書の３ページ目）のフォームを識別するためのフォーム情報は、"JForm03.JFD" というフォーム辞書ファイル名に格納されている。また、書類３の２ページ目（文書の４ページ目）のフォームを識別するためのフォーム情報は、"JForm04.JFD" というフォーム辞書ファイル名に格納されている。「フォームデータファイル名」は、対応するフォーム辞書ファイル名のフォームを実際に構成するデータを格納するフォームデータファイルの名前である。例えば、書類１の"JForm01.JFD" というフォーム辞書ファイル名に格納されたフォームを構成するフォームデータは、"Form1.tif" という名前のフォームデータファイルに格納されている。
【００２３】
このように文書構成情報管理テーブル１０を用いて、「介護認定」という文書がどのような書類から構成されているのかを予め定義しておくことができ、後述するように「介護認定」という個々の（介護認定の対象者毎の）文書の登録、印刷、検索等の様々な処理を効率よくかつ確実に行うことができるようになる。
図２は、登録文書の情報を管理する文書テーブル２０を示す図である。図示するように、文書管理テーブル２０は、登録文書の情報として、文書ＩＤ、登録ホルダＩＤ、文書構成情報管理ＩＤ、対象者コード、登録日、ページ数、各ページのデータ、添付資料データ及びページ管理情報を管理する。文書ＩＤは当該文書に固有のもので、文書を特定する識別番号である。登録ホルダＩＤは、当該文書が登録されているホルダ（ディレクトリ）を示す。文書構成情報管理ＩＤは、図１に示す文書構成情報管理ＩＤである。対象者コードは、当該文書に係る対象者（例えば、介護認定の対象者）を示すコードである。登録日は文書が登録された日を示す。ページ数は、文書を構成するページ数を示す。ページ数の情報の後に、各ページを構成するデータがページ毎に記録されている。添付資料データは、所定のフォームを持たない書類のデータである。ページ管理情報は、当該文書を構成する書類が全て揃っているかどうか、及び当該文書を構成する各ページの状況を示す情報である。
【００２４】
後述するように、文書を登録する場合には、文書構成情報管理テーブル１０に従って書類毎に登録する。例えば、書類１を登録する場合には、書類１をスキャナ等を介して文書管理システムに読み込みそのフォームをフォーム辞書ファイルに登録済みのフォームと照合することで、書類１であることが識別できる。よって、今読み込んだ書類が文書の何ページ目のデータを構成するのかを自動的に認識することとができ、文書テーブル１６の対応する部分に読み込んだ書類のデータを自動的に登録することができる。つまり、文書を登録する際、書類をページ順で読み込ませる必要はなく、効率的な文書登録処理が可能となる。また、文書の印刷も文書テーブル１６に従い自動的にページ順に書類が出力されるので、効率的に印刷文書を出力することができる。更に、後述するように、ページ管理情報を定義しているので、文書の登録状況が書類毎（ページ毎）に容易に把握することができる。
【００２５】
以上のような文書管理上の利点は、例えば介護保険制度における申請文書等、予め必要とされる書類が所定の順番に並んでいる必要がある文書を大量に扱う場合に極めて有効である。介護保険制度における二次判定審査では、何人もの申請者の審査が行われる。その審査に使用する各申請者の資料の書類の順番は全て同じ順番である必要がある。前述したように、従来の文書管理システムを利用し資料を印刷して準備するには、登録時にすべての文書が同じ書類の順番（ページ順）になるように意識して書類を入力するか、印刷時に印刷順を指定／確認して行うか、印刷された紙を人がソートし直す等の作業を行う必要があり、非効率的であった。
【００２６】
これに対し、本実施の形態では、文書を構成する書類のフォーム識別情報や順番を定義しておくことができるので、書類の入力時にどの書類を入力するのか、文書内の位置はどこなのか等を全く意識しないで書類の入力が可能となる。また、印刷等の出力時も、同じ定義で登録された全ての文書の出力が特別の操作をすることなく必ず一定の書類の順番で出力されることになり、出力時の順番の指定や出力後の順番のソート等の作業が全くいらなくなる。よって、書類をスキャナ等の入力装置で読み取らせるだけで同じ定義の文書の出力が一定の順で行われることになり、複数の定型フォームの書類で構成される大量の文書を作業効率良く取り扱えることができ、文書管理のコストダウンにもつながる。
【００２７】
図３は、本発明の一実施例による文書管理システムの文書管理アプリケーション（ソフトウェア）の構成を示す図である。文書管理アプリケーション１８は、文書構成情報登録処理部２０、文書登録処理部２２、フォーム情報登録処理部２４、文書印刷処理部２６及び検索処理部２８を有する。文書管理アプリケーション１８は、ハードウェア３２とのインタフェースを構成するオペレーティングシステム３０上で動作する。なお、図３に示すオペレーティングシステム３０は、例えばＷｉｎｄｏｗｓ系やＭａｃｉｎｔｏｓｈ系であり、これに付随するファイルビュア等の各種ソフトウェアを含むものである。なお、文書管理アプリケーション１８の上記各処理の詳細については、後述する。
【００２８】
図４は、本発明の一実施例による文書管理システムで用いられるデータベースの構成を示す図である。データベース３４は、前述した文書構成情報管理テーブル１０や文書テーブル１６に加え、フォーム辞書３６やフォームデータファイル３８を格納する。フォーム辞書３６は、図１を参照して説明したフォーム辞書ファイル名で特定される各種フォームを識別するためのフォーム情報を格納する。フォームデータファイル３８は、図１を参照して説明したフォームデータファイルを格納する。
【００２９】
図５は、図３に示す文書管理システムのハードウェア３２の詳細を示す図である。ハードウェア３２は、ＣＰＵ４０、メモリ４２、通信制御装置４４、入力装置４８、表示装置５０、コンパクトディスク・ドライブユニット５２、ハードディスク５６、出力装置５７及びバス５８を有する。ＣＰＵ４０は文書管理システムの全体を制御するもので、図３に示す文書管理アプリケーション１８の各種処理を実行する。メモリ４４は主として、ＣＰＵ４２の作業領域として機能する。通信制御装置４４は、文書管理システムをネットワーク４６に接続するための制御を行う。文書管理システムがコンピュータ単体で構成される場合には、通信制御装置４４は必要とされない。これに対し、クライアント・サーバ形式で文書管理システムを構成する場合には、通信制御装置４４は必須である。クライアント・サーバ形式の場合には、図３及び図５に示す構成はクライアント端末に係るものとなり、図４のデータベースは、ネットワーク４６に接続されるサーバ装置で一元的に管理される。入力装置４８は、ユーザが文書管理システムにデータを入力するためのものであり、キーボード、マウス及びスキャナ等を含むものである。表示装置５０は、ＣＲＴや液晶表示装置である。コンパクトディスク・ドライブユニット５２は、ＣＤ−ＲＯＭ等のディスク形式の記録媒体５４をドライブする。図３に示す文書管理アプリケーション１８は記録媒体５４に記録されており、記録媒体５４をコンパクトディスク・ドライブユニット５２で駆動することにより、文書管理システムにインストールされる。ハードディスク５６は磁気ディスク等で構成され、インストールされた文書管理アプリケーション１８やその他のアプリケーション（ソフトウェア）、図４に示すデータベース３４を格納する。出力装置５７は、例えばプリンタである。バス５８は、上記各部を接続する。
【００３０】
図６は、図３に示す文書管理アプリケーション１８の文書構成情報登録処理部２０の処理手順を示すフローチャートである。ユーザが文書管理アプリケーション１８を起動して、メニュー画面上に表示された文書構成情報登録を選択すると、文書構成情報登録処理部２０はユーザに文書名の入力を要求する。ステップＳ１１でユーザが文書名を入力すると、文書構成情報登録処理部２０はステップＳ１２で入力された文書名の文書が登録済みであるかどうかを判断する。登録済みの場合には、文書構成情報登録処理部２０はステップＳ１４で対応する文書構成情報管理テーブル１０を読み出し、ステップＳ１５に進む。未登録の場合には、文書構成情報登録処理部２０はステップＳ１３で文書構成情報管理テーブル１０を新規に作成する。この時、文書構成情報登録処理部２０は、文書構成情報管理テーブル１０に文書構成情報管理ＩＤとして一意な値を設定し、またステップＳ１１で入力された文書名を設定する。そして、文書構成情報登録処理部２０はステップＳ１５を実行する。
【００３１】
文書構成情報登録処理部２０はステップＳ１５で、図８に示す書類情報設定ダイアログ６０を表示装置５０に表示させる。書類情報設定ダイアログ６０は、書類情報一覧画面６２、書類登録ボタン６４、書類削除ボタン６６、フォーム登録ボタン６８及び「閉じる」のボタン７０を有する。書類情報一覧画面６２には、当該文書を構成する登録済みの書類の書類名、その書類が必須書類かどうか、及び書類のフォームが登録済みであるかどうかの情報が表示される。これらの表示は、文書構成情報登録処理部２０が図１に示す文書構成情報管理テーブル１０を参照することで得られるデータに基づく。図８に示す書類情報設定ダイアログ６０は既に登録済みの書類があるので、ステップＳ１４経由でステップＳ１５が処理された場合である。ステップＳ１３経由の場合には、書類情報一覧画面６２には登録済みの書類は無いので、何も表示されない。
【００３２】
ステップＳ１６でユーザが上記ボタンのいずれかを押下すると、文書構成情報登録処理部２０はステップＳ１７で、書類登録ボタン６４が押下された（クリックされた）かどうかを判断する。ステップＳ１７の判断結果がＹＥＳの場合には、文書構成情報登録処理部２０はステップＳ１８で、図９に示す書類登録ダイアログ７２を表示装置５０に表示させる。書類登録ダイアログ７２は、書類名を入力するウィンドウと、当該書類のページ数を入力するウィンドウと、開始セクション番号（前述の登録ページ番号である）を入力するウィンドウと、必須書類として登録するか否かを指定するウィンドウとを有する。そして、ステップＳ１９で、ユーザは書類登録ダイアログ７２の上記ウィンドウに必要なデータを入力して、ステップＳ２０でＯＫボタンを押下すると、文書構成情報登録処理部２０はこれらの入力情報を取り込み、ステップＳ２１で文書構成情報管理テーブル１０を更新する。この場合、既に登録済みの文書構成情報管理テーブル１０を更新する場合（ステップＳ１２の判断結果がＹＥＳの場合）、文書構成情報登録処理部２０は文書構成情報管理テーブル１０のヘッダ１２にある「書類数」を＋１更新し、書類の新しいレコード（例えば、書類３に続く書類４）を文書構成情報管理テーブル１０内に設定する。ステップＳ１２の判断結果がＮＯの場合には、文書構成情報登録処理部２０は「書類数」を１とし、書類１のレコード１４−１を文書構成情報管理テーブル１０内に設定する。そして、文書構成情報登録処理部２０はステップＳ２１で、新たに設定された文書構成情報管理テーブル１０内のレコードに、ステップＳ１９で入力されたデータ、つまり書類名、必須書類かどうか、書類のページ数、登録ページ番号（図１の例では「介護認定」の文書内の何ページ目に登録するか）を設定する。そして、文書構成情報登録処理部２０はステップＳ１５に戻る。
【００３３】
他に登録する書類がある場合には、文書構成情報登録処理部２０はステップＳ１６で書類登録ボタン６４が押下されたことをステップＳ１７で認識し、以下前述した処理と同様の処理を行う。他のボタンが押下された場合には、ステップＳ１７から図７に示すステップＳ２２に進む。文書構成情報登録処理部２０は、ステップＳ２２で「閉じる」のボタン７０が操作されたことを認識した場合には、処理を終了する。文書構成情報登録処理部２０は、ステップＳ２２でフォーム登録ボタン６８が操作されたことを認識した場合には、ステップＳ２４でフォーム登録部２４を起動し、処理を終了する。文書構成情報登録処理部２０は、ステップＳ２２で書類削除ボタン６６が操作されたことを認識した場合には、ステップＳ２３で指定された書類の削除処理を行う。この場合、例えば、ユーザは書類情報一覧画面６２上で削除すべき書類を指定して選択する。これにより、文書構成情報登録処理部２０は文書構成情報管理テーブル１０の対応するレコードを削除し、書類数を−１する。書類を削除することで、残りの書類の文書中におけるページ位置に変更が生じる場合があるので、図６のステップＳ１５に戻る。そして、ユーザは図８に示す書類登録ボタン６４を操作し、図９に示す書類登録ダイアログ７２の書類名にページ位置を変更する書類名を入力する。これにより、書類登録ダイアログ７２に登録されている開始セクション番号が表示されるので、これを入力装置４８を用いて変更し（ステップＳ１９）、ＯＫボタンを押下する（ステップＳ２０）。なお、書類の文書中におけるページ位置は、自動で変更（繰り上がる）ようにしても良い。
【００３４】
図１０は、図３に示す文書管理アプリケーション１８の文書登録処理部２２の処理手順を示すフローチャートである。例えば、図６及び図７に示す手順で「介護認定」の文書構成情報管理テーブル１０を作成した後に、新しい介護認定の対象者を登録する場合や登録された内容を変更する場合に、ユーザは文書管理アプリケーション１８を起動して、メニュー画面上に表示された文書登録処理を起動する。起動後、文書登録処理部２２はステップＳ３１で図４に示すデータベース３４中のフォーム辞書３６を図５に示すメモリ４２にロードし、ステップＳ３２で文書構成情報管理テーブル１０を開き、指定文書の文書テーブル１６を開く。新しい介護認定の対象者を登録する場合は、文書登録処理部２２は文書テーブル１６を新たに作成し、既に登録済みの文書テーブル１６の内容を変更する場合には、入力された文書名に対応する登録済みの文書テーブル１６を読み出す。新たに文書テーブル１６が作成される場合には、文書登録処理部２２は一意な文書ＩＤと登録先ホルダＩＤと登録日と対象者コードを自動設定するか、又はユーザに入力を要求する。また、文書登録処理部２２は文書名「介護認定」で検索して開いた文書構成情報管理テーブル１０にある文書構成情報管理ＩＤを取得し、文書テーブル１６に設定する。
【００３５】
そして、ユーザは書類を入力装置４８のスキャナにセットし、読み取り動作を開始する。この処理で得られた書類の電子的データは、ステップＳ３４で図５に示すメモリ４２に展開される。文書登録処理部２２は、ステップＳ３５で一フォームを示すパラメータＮを１に設定し、次にステップＳ３６でＳ３４で読み込んだ書類がフォーム辞書３６に登録されているＮ＝１のフォーム識別データと一致するかどうかを判断する。一致しない場合には、文書登録処理部２２はステップＳ３８でＮを＋１インクリメントし、Ｎの値がステップＳ３９で登録済みフォーム数を超えたかどうかを判断する。文書登録処理部２２は、登録済みフォーム数を全てアクセスするまでステップＳ３６−Ｓ３９を繰り返し実行する。ステップＳ３７で一致するフォームが存在すると判断した場合には、文書登録処理部２２はステップＳ４０で、文書テーブル１６の該当する書類一に、ステップＳ３４で読み取った原稿（書類）のページデータを登録する。そして、文書登録処理部２２はステップＳ４１で文書テーブル１６にあるページ管理情報を更新する。
【００３６】
ここで、ページ管理情報について説明する。ページ管理情報は例えば、次のような手義とする。
ＸＸ−○○○○○○○
ＸＸは当該文書を構成する書類が全て揃っているかどうかを示す管理情報（書類揃い情報と称する）で、例えばＡ０又はＡ１の値を取る。Ａ０は必要書類が揃っていないことを意味し、Ａ１は必要書類が全て揃っていることを意味している。１つの○は文書の１ページに対応するページ情報である。上記の例では７個の○が存在するので、当該文書は７ページ構成である。各ページ情報（○）は、０、１又は２のいずれかの値を取る。０は必要書類が未登録であることを示し、１は必要書類が登録済みであることを示し、２は必要書類ではないことを示す。例えば、Ａ０−１０１１２２２は次を意味する。すなわち、２ページ目は必要書類だが未登録、１、３、４ページ目は必要書類で登録済み、５，６、７ページ目は必要書類でない。
【００３７】
ステップＳ３７でフォームの識別ができた場合には、図１に示す文書構成情報管理テーブル１０の対応する書類のレコードを参照することで、当該書類が必須書類かどうか、登録ページ番号の情報を取得することができるので、文書登録処理部２２は上記ページ管理情報の対応するページ情報を更新する（例えばページ情報を０から１に変更する）。更に、この変更で必要書類が全て揃った場合には、文書登録処理部２２はＸＸをＡ０からＡ１に変更する。そして、文書登録処理部２２はステップＳ４３に進む。
【００３８】
ステップＳ３９で全ての登録済みフォームにアクセスした、つまりステップＳ３９の判断結果がＹＥＳの場合には、文書登録処理部２２は文書テーブル１６の添付資料に位置に、ステップＳ３４で読み取った書類のデータを登録し、ステップＳ４３に進む。
文書登録処理部２２は、ステップＳ４３で次の原稿（書類）があるかどうかを判断する。この判断は、例えば文書登録処理部２２が表示装置５０の表示画面上に、次の原稿の有無を入力するようにユーザに要求する。次の原稿、つまり書類がある場合には文書登録処理部２２はステップＳ３４に戻る、次の原稿が無ければ、文書登録処理部２２はステップＳ４４で対象文書を閉じる。これにより、文書登録処理部２２はＳ３１でロードされたフォーム辞書、及びステップＳ３２とＳ３３でそれぞれ開かれたテーブルが格納されているメモリ４２の記憶領域を開放する。
【００３９】
図１１は、図３に示す文書管理アプリケーション１８のフォーム情報登録処理部２４の処理手順を示すフローチャートである。例えば、図６及び図７に示す手順で「介護認定」の文書構成情報管理テーブル１０を作成した後に、各レコードにフォーム辞書ファイル名及びフォームデータファイル名を登録する場合に、ユーザは文書管理アプリケーション１８を起動して、メニュー画面上に表示されたフォーム情報登録処理を起動する。フォーム情報登録処理部２４は、ステップＳ５１で図８に示す書類情報設定ダイアログ６０を表示装置５０に表示させる。フォーム情報登録処理部２４はステップＳ５２でユーザが選択した書類を認識し、ステップＳ５３で図８に示すフォーム登録ボタン６８が押下されたことを認識すると、ステップＳ５４でフォームとして登録する書類を読み込む。この読み込みは、例えば入力装置４８のスキャナを用いたり、図５に示すネットワーク４６から通信制御装置４４を介して上位装置（図示なし）から受け取ることで行われる。そして、フォーム情報登録処理部２４は、ステップＳ５５で再読み込みが必要かどうかを判断する。例えば、認識できない文字等が存在する場合には、再度読み込む必要がある。また、ユーザが再読み込みを指示することでも良い。
【００４０】
図１２に、フォームデータ読み込み画面７４を示す。フォーム情報登録処理部２４は、ステップＳ５３でフォーム登録ボタン６８が押下されたことを認識すると、フォームデータ読み込み画面７４を表示装置５０に表示させる。そして、ステップＳ５４でユーザが画像読み込みボタン７８を押下すると、読み込んだ書類をフォームデータ読み込みウィンドウ７６に表示させる。
【００４１】
ユーザがフォームとして登録しない場合には、ユーザは図１２に示す「登録しないで終了」のボタン８２を押下する。これにより、フォーム情報登録処理部２４は処理を終了する。フォームとして登録する場合には、ユーザは図１２に示す登録ボタン８０を押下する。これをうけて、フォーム情報登録処理部２４はステップＳ５７で、フォームを識別するのに必要なフォーム情報を抽出してフォーム辞書ファイルの作成を行う。そして、フォーム情報登録処理部２４は、ステップＳ５８でフォームデータファイル名及びフォーム辞書ファイル名を該当するレコードに登録する。これにより、文書構成情報管理テーブル１０は更新される。そして、フォーム情報登録処理部２４はステップＳ５９で、登録ページ数分処理したかどうかを判断し、判断結果がＹＥＳの場合にはステップＳ５１に戻り、ＮＯの場合にはステップＳ５４に戻る。
【００４２】
図１３は、図３に示す文書管理アプリケーション１８の文書印刷処理部２６の処理手順を示すフローチャートである。ユーザが印刷すべき文書を入力（指定）すると、文書印刷処理部２６はステップＳ６１で指定された文書の文書構成情報管理テーブル１０及び文書テーブル１６を開く。次に、文書印刷処理部２６はステップＳ６２で、書類数を示すパラメータＮを１に設定する。Ｎ＝１は、図１に示す文書構成情報管理テーブル１０の書類１を示す。次に、文書印刷処理部２６はステップＳ６３で、Ｎの書類が存在するかどうかを判断する。書類１（Ｎ＝１）が未登録の場合には、ステップＳ６３の判断結果はＮＯになり、文書印刷処理部２６はステップＳ６８の処理に進む。書類１が登録されている場合には、文書印刷処理部２６はステップＳ６４でパラメータＭを１に設定する。パラメータＭは文書Ｎのページ数を示す。そして、文書印刷処理部２６はステップＳ６５で書類１（Ｎ＝１）の１ページ目（Ｍ＝１）のデータを文書テーブル１６から読み込み、１ページ目を印刷する。次に、文書印刷処理部２６はステップＳ６６でＭを＋１インクリメントし、ステップＳ６７でページ数Ｍの値が書類Ｎのページ数を超えたかどうかを判断する。書類Ｎのページ数は、文書構成情報管理テーブル１０の対応するレコードを参照することで分かる。ステップＳ６７でＭの値が書類Ｎのページ数を超えていない場合には、文書印刷処理部２６はステップＳ６５に戻り、書類Ｎの次のページＭ（上記の流れで言えば２ページ目、つまりＭ＝２）を印刷し、ステップＳ６６でＭを＋１インクリメントする。
【００４３】
このようにして、書類Ｎの全てのページの印刷が終了すると、ステップＳ６７の判断結果はＹＥＳとなり、文書印刷処理部２６はステップＳ６８でＮを＋１インクリメントし、ステップＳ６９でＮの値が文書構成情報管理テーブル１０に登録されている書類数を超えたかを判断する。ステップＳ６９の判断結果がＮＯの場合には、文書印刷処理部２６はステップＳ６３に戻り、ステップＳ６８で更新された書類（上記の流れで言えば書類２、つまりＮ＝２）が存在するかどうかを判断する。
【００４４】
以下、同様にして全ての書類の印刷が終了すると、ステップＳ６９の判断結果がＹＥＳとなり、文書印刷処理部２６はステップＳ７０で指定文書を閉じ、処理を終了する。
図１４は、図３に示す文書管理アプリケーション１８の検索処理部２８の処理手順を示すフローチャートである。ユーザは文書管理アプリケーション１８を起動して、メニュー画面上に表示された検索処理を起動する。ユーザはステップＳ７１で、入力装置４８を用いて検索条件を入力する。検索条件は任意に設定可能である。例えば、検索処理部２８が起動すると、検索処理部２８は表示装置５０に検索条件を入力するためのダイアログを表示させる。この検索条件入力ダイアログには、検索対象となる文書名を入力するウィンドウと、予め設定されている各種の検索項目が表示される。検索項目としては、必須書類が全て揃っている対象者のリストを出力する処理、必須書類が揃っていない対象者のリストを出力する処理等である。
【００４５】
今、一例として、「介護認定」の文書を登録する対象者（登録してある者）のうち、必須書類が全て揃っている対象者のリストを出力する検索について説明する。ユーザは、検索条件入力ダイアログ上で「介護認定」の文書を指定し、次に必須書類が全て揃っている対象者のリストを出力する検索項目を選択する。検索処理部２８はステップＳ７２で、上記ユーザが入力した検索条件を検出し、「介護認定」の文書構成情報管理テーブル１０の文書構成情報管理ＩＤを参照し、この値を検出する。図１の場合、文書「介護認定」の文書構成情報管理ＩＤの値は“１”である。そして、同じくステップＳ７２で、検索処理部２８は検出した文書構成情報管理ＩＤの値（上記の例では“１”）を持つ文書テーブル１６を全て検索し、ページ管理情報の先頭２文字が“Ａ０”の文書を抽出する。前述したように、“Ａ０”は当該文書には未登録の必須書類があることを示している。そして、検索処理部２８はステップＳ７３で検索結果を出力する。
【００４６】
図１５は、検索結果一覧画面８４を示す図である。検索で抽出した文書の対象者コードと共に、必須書類や判定結果が表示される。必須書類の欄の○は当該書類が登録済みであることを示している。また「添付資料」の欄の×は添付資料が無いことを示している。
以上説明した実施の形態は、コンピュータ単体で文書管理システムを構築した場合であるが、本発明はこの形態に限定されるものではなく、図１６に示すクライアント−サーバ形式で文書管理システムを構築する実施の形態も含む。図１６において、文書管理システムは複数台のクライアント端末８６、スキャナ８８、プリンタ９０、文書管理サーバ９２、他のサーバ（例えばＷＷＷサーバ）、９４及びＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）９６を有する。各クライアント端末８６は図３に示す文書管理アプリケーション１８を具備し、図４に示すデータベース３４は文書管理サーバ９２で一元的に管理される。
【００４７】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、記憶部というハードウェア資源に対し、登録（記録）すべきデータの構成を、文書を構成する書類の定義と文書を構成する書類の登録に関する情報とに区分して管理することとしたため、文書の状況を簡単かつ確実に把握できる文書管理が行えるという効果が得られる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施の形態による文書管理システムで用いられる文書構成情報管理テーブルを示す図である。
【図２】本発明の一実施の形態による文書管理システムで用いられる文書テーブルを示す図である。
【図３】本発明の一実施の形態による文書管理システムのソフトウェア構成を示すブロック図である。
【図４】本発明の一実施の形態による文書管理システムのデータベース構成を示すブロック図である。
【図５】本発明の一実施の形態による文書管理システムのハードウェア構成を示すブロック図である。
【図６】本発明の一実施の形態による文書管理システムの文書構成情報登録処理の手順（その１）を示すフローチャートである。
【図７】本発明の一実施の形態による文書管理システムの文書構成情報登録処理の手順（その２）を示すフローチャートである。
【図８】発明の一実施の形態による文書管理システムの表示装置に表示される書類情報設定ダイアログを示す図である。
【図９】発明の一実施の形態による文書管理システムの表示装置に表示される文書登録ダイアログを示す図である。
【図１０】本発明の一実施の形態による文書管理システムの文書登録処理の手順を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の一実施の形態による文書管理システムのフォーム情報登録処理の手順を示すフローチャートである。
【図１２】発明の一実施の形態による文書管理システムの表示装置に表示されるフォームデータ読み込み画面を示す図である。
【図１３】本発明の一実施の形態による文書管理システムの文書印刷処理の手順を示すフローチャートである。
【図１４】本発明の一実施の形態による文書管理システムの検索処理の手順を示すフローチャートである。
【図１５】発明の一実施の形態による文書管理システムの表示装置に表示される検索結果一覧画面を示す図である。
【図１６】クライアント−サーバ型の実施の形態による文書管理システムを示すブロック図である。
【符号の説明】
１０文書構成情報管理テーブル
１２ヘッダ
１４レコード部
１４−１、１４−３レコード
１６文書テーブル
１８文書管理アプリケーション
２０文書構成情報登録処理部
２２文書登録処理部
２４フォーム情報登録処理部
２６文書印刷処理部
２８検索処理部
３０オペレーティングシステム
３２ハードウェア
３４データベース
３６フォーム辞書
３８フォームデータファイル
４０ＣＰＵ
４２メモリ
４４通信制御装置
４６ネットワーク
４８入力装置
５０表示装置
５２コンパクトディスク・ドライブユニット
５４コンパクトディスク
５６ハードディスク
５７出力装置
５８バス
６０書類情報設定ダイアログ
６２書類情報一覧画面
７２書類登録ダイアログ
７４フォームデータ読み込み画面
７６フォームデータ読み込みウィンドウ
８６クライアント端末
８８スキャナ
９０プリンタ
９２文書管理サーバ
９４他のサーバ
９６ＬＡＮ[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to a document management system, and more particularly to a document management system that digitizes and manages a document composed of a plurality of documents.
In recent years, workstations and personal computers with small size, high performance, and low cost have been widely used due to remarkable development of computer technology. 2. Description of the Related Art Document management systems are known that digitize, store, and manage documents using such computers.
[0002]
[Prior art]
A general document management system is configured by installing a document management application (software) in a computer. Documents constituting the document are digitized by a scanner or the like to generate digitized data, which is stored in a storage medium such as a hard disk. By registering the digitized document in a holder (directory) set based on the document attribute, the document can be efficiently organized and stored. When a keyword attribute for search is set at the time of registration, the stored document can be searched by inputting the keyword attribute to the document management system using a keyboard or the like. Further, the document management system has a function of displaying a registered document on a screen and printing.
[0003]
In general, the document management system is configured to be versatile. In other words, a general document management system is configured not to consider various document-specific characteristics but to handle matters that apply to them in common.
[0004]
[Problems to be solved by the invention]
However, such a general document management system has a problem that it is not always possible to efficiently manage a document in consideration of the characteristics of the document to be managed.
For example, there may be a case where a plurality of documents are submitted together for one application in a government application document. As an example of such a document, in the long-term care insurance system, a document of a fixed form such as a primary determination result, special remarks, and an attending doctor's opinion is required before the secondary examination. These documents are not always available at the same time. The conventional document management system that can manage such documents electronically can only register documents gathered separately as documents that make up one document, and which document contains all the essential documents. , It is not possible to efficiently determine the situation of which document is not in which document. In a conventional document management system, when a user registers a document, a search is performed after setting information that can grasp the situation to the keyword attribute of the document, etc., or the document is actually opened and the configuration is confirmed. Therefore, it is necessary to grasp the status of the document. This not only results in poor work efficiency, but manual setting of the keyword causes an error in grasping the document status due to a setting error or the like.
[0005]
Also, in the conventional document management system, when printing a registered document and outputting a document in which documents are correctly arranged in a predetermined page order, it is conscious that all documents are in the same document order (page order) at the time of registration. Therefore, it is necessary to perform a work such as inputting a document, specifying / confirming a printing order at the time of printing, or sorting a printed paper by a person, and the operability is poor.
[0006]
Therefore, the present invention solves the above-mentioned problems of the prior art, can easily and reliably grasp the status of a document composed of a plurality of documents, and has excellent operability of processing related to document management such as document registration, printing, and search. An object of the present invention is to provide a document management system and a document management method, and a computer-readable recording medium for constructing the document management system using a computer.
[0007]
[Means for Solving the Problems]
In the invention according to claim 1, as a definition of a document constituting the document, the document in the document is defined for each document. Page position A first processing unit for registering the document identification information and the form identification information in the storage unit, and registering the document data related to the document in the data area of the document in the storage unit, the document data and the form identification information Based on the comparison Page position And the determined Page position And a second processing unit for registering the document data at a position corresponding to the document management system. Since the definition of the document constituting the document is registered, the first processing unit can manage what kind of document the document is composed of. The second processing unit performs document registration according to the above definition. Document registration means registering the documents that make up the document . Change In other words, the invention according to claim 1 solves the above-described problem by managing the document with the configuration of data to be registered (recorded) as described above for the hardware resource of the storage unit. is there. In addition, since the definition for specifying the page position in the document for each document is registered, when the second processing unit registers the document (inputs to the document management system), which page of the document is in the document. Since it is possible to know whether the document is composed, the documents constituting the document can be registered in an arbitrary order (not page order). Further, when printing a document, the document can be easily printed in page order without sorting the document. The storage unit does not mean a single physical storage unit in the document management system, but an arbitrary storage area in the document management system. That is, the first and second processing units may use the physically same storage unit (for example, a memory or a hard disk), or may use physically different storage units. The first processing unit corresponds to the document configuration information registration processing unit 20 of the embodiment described later, and the second processing unit corresponds to the document registration processing unit 22.
[0008]
According to a second aspect of the present invention, the first processing unit of the first aspect manages a document configuration information that defines a document constituting a document (a document configuration information management table in the embodiment). A second table (corresponding to the document table in the embodiment) in which the second processing unit manages the state of alignment of the documents constituting the document for each document. A document management system having means for creating. Since the document configuration information and the document alignment status are managed using the first and second tables, the data to be processed can be efficiently managed.
[0010]
Claim 3 The invention described in claim 1 Or 2 In the document management system, the first processing unit manages a definition for identifying a form (standard form) for each document as a definition of a document constituting the document. By referring to the definition for identifying the form for each document, the second means can identify the form of the input document, and can automatically acquire information related to registration of the document. . Further, by identifying the document form, it is possible to easily know which page in the document the input document constitutes.
[0011]
Claim 4 The invention described in claim 1 to claim 1 3 In the document management system, the first processing unit manages the definition of whether or not each document is an indispensable document as the definition of the document constituting the document. Some documents may consist of required and non-essential documents. By managing the definition of whether each document is a mandatory document for such a document, the second processing unit can know whether it is a mandatory document when registering the document, As information regarding registration of the document, it is possible to manage that the document is an essential document.
[0012]
Claim 5 The invention described in claim 1 to claim 1 4 In the document management system, the second processing unit records information on whether or not all of the essential documents are included in the document as the state of alignment of the documents constituting the document for each document. By recording this information, it is possible to easily search for documents having all necessary documents.
Claim 6 The invention described in claim 1 to claim 1 5 The document management system according to claim 1 further performs a search according to an input search condition with reference to a definition of a document constituting the document registered in the storage unit and information related to registration of the document constituting the document. 3 is a document management system having three processing units. As a result, various search conditions can be set and searched. The third processing unit corresponds to the search processing unit 28 of the embodiment.
[0013]
Claim 7 According to the invention described in (1), the definition of the document constituting the document is as follows: Page position And registering the form identification information in the storage unit and comparing the document data and the form identification information when registering the document data related to the document in the data area of the document in the storage unit Based on said document Page position And the determined Page position And a second step of registering the document data at a position corresponding to the document data. The present invention has the same operations and effects as the first aspect of the present invention.
[0014]
Claim 8 The invention described in claim 7 The first step includes a step of creating a first table for managing document configuration information that defines a document constituting the document, and the second step includes a step of creating a document constituting the document for each document. This is a document management method including a step of creating a second table for managing the alignment status. The present invention has the same operations and effects as those of the above-described second aspect.
[0015]
Claim 9 The invention described in claim 7 or 8 In the third aspect, the document management method further performs a search according to the input search condition with reference to the definition of the document constituting the document registered in the storage unit and the information related to the registration of the document constituting the document. This is a document management method having the following steps. The present invention provides the above-mentioned claims. 6 It has the same operation and effect as the invention described in.
[0016]
Claim 10 The invention described in is a computer-readable recording medium,
As a definition of the documents that make up the document, for each document, the document Page position And registering the form identification information in the storage unit, and comparing the document data and the form identification information when registering the document data related to the document in the data area of the document in the storage unit Based on said document Page position And the determined Page position Is a computer-readable recording medium on which a program for causing a computer to execute the second procedure for registering the document data at a position corresponding to is recorded. The present invention has the same operations and effects as the first aspect of the present invention.
[0017]
Claim 11 The invention described in claim 10 The first procedure includes a procedure for creating a first table for managing document configuration information that defines a document constituting the document, and the second procedure includes a set of documents constituting the document for each document. It is a computer-readable recording medium including a procedure for creating a second table for managing the situation. The present invention has the same operations and effects as those of the above-described second aspect.
[0018]
Claim 12 The invention described in claim 10 or 11 The program further includes a third procedure for performing a search according to the input search condition with reference to the definition of the document constituting the document registered in the storage unit and the information related to the registration of the document constituting the document. A recorded computer-readable recording medium. The present invention provides the above-mentioned claims. 6 It has the same operation and effect as the invention described in.
[0019]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
Hereinafter, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the accompanying drawings.
A document management system according to an embodiment of the present invention manages a document using a document configuration information management table and a document table. The document configuration information management table is a table for managing the definition of the documents constituting the document. The document table is a table for managing information on documents registered according to the document configuration information. By using such a document configuration information management table and a document table, it is possible to easily and reliably grasp the status of a registered document.
[0020]
Hereinafter, the document configuration information management table and the document table will be described, and then the hardware configuration and software configuration of the document management system will be described.
FIG. 1 is a diagram showing a document configuration information management table 10. The document configuration information management table 10 is created for each document, and includes a header 12 and a record area 14 provided for each document constituting the document. In FIG. 1, for convenience, only the record 14-1 of the document 1 and the record 14-3 of the document 3 are shown in the record area 14. Each of the header 12 and the record area 14 defines an item and a corresponding value.
[0021]
The header 12 defines management information of the document configuration information management table 10, and defines four items in the example of FIG. The four items are “document configuration information management ID”, “document name”, “number of documents”, and “number of form dictionary registrations”. The document configuration information management ID is uniquely assigned for each document, in other words, for each document configuration information management table 10, and its value is “1” in the example of FIG. The “document name” is the name of the document (file name), and is “care certification” in the example of FIG. The “number of documents” indicates the number of documents constituting the document, and is “5” in the example of FIG. In other words, the document “care certification” means that it consists of five documents. “Number of registered form dictionaries” indicates the number of forms (forms) registered in a form dictionary, which will be described later, and is 4 in the example of FIG. That is, four of the five documents constituting the document “care certification” have a registered form.
[0022]
Each record such as 14-1 and 14-3 constituting the record area 14 includes “document name”, “essential document (True OR False)”, “number of pages”, “registered page number”, “form dictionary file name”. ”And“ form data file name ”items are defined. “Document name” is the name of the document. For example, the document name of document 1 is “primary examination result”, and the document name of document 3 is “doctor's opinion”. “Required document (True OR False)” specifies whether or not the document is a required document that constitutes the document. If the value is “True”, it means a required document, and if it is “False”. This means that it is not an essential document. In the example of FIG. 1, both document 1 and document 3 are essential documents. “Number of pages” defines the number of pages of the document. In the example of FIG. 1, document 1 consists of one page and document 3 consists of two pages. “Registered page number” defines the page number of the document. In the example of FIG. 1, the document 1 constitutes the first page of the document, and the document 3 constitutes the third and fourth pages of the document. The “form dictionary file name” is the name of a file in which form information necessary for specifying (identifying) the form of the document is stored. In the example of FIG. 1, the form information for identifying the form of the document 1 is stored in the form dictionary file name “JForm01.JFD”. Form information for identifying the form of the first page of the document 3 (the third page of the document) is stored in the form dictionary file name “JForm03.JFD”. The form information for identifying the form of the second page of the document 3 (the fourth page of the document) is stored in the form dictionary file name “JForm04.JFD”. The “form data file name” is the name of a form data file that stores data that actually constitutes a form having a corresponding form dictionary file name. For example, the form data constituting the form stored in the form dictionary file name “JForm01.JFD” of the document 1 is stored in the form data file named “Form1.tif”.
[0023]
In this way, by using the document configuration information management table 10, it is possible to predefine what kind of document the document “care certification” is composed of, and as will be described later, an individual called “care certification”. It is possible to efficiently and reliably perform various processes such as document registration (for each person certified for nursing care), printing, and search.
FIG. 2 is a diagram showing a document table 20 for managing information of registered documents. As shown in the figure, the document management table 20 includes, as registered document information, a document ID, a registration holder ID, a document configuration information management ID, a target person code, a registration date, the number of pages, data of each page, attachment data, and pages. Manage management information. The document ID is unique to the document and is an identification number that identifies the document. The registered holder ID indicates a holder (directory) in which the document is registered. The document configuration information management ID is the document configuration information management ID shown in FIG. The target person code is a code indicating a target person (for example, a target person for care certification) related to the document. The registration date indicates the date when the document was registered. The number of pages indicates the number of pages constituting the document. After the information on the number of pages, data constituting each page is recorded for each page. The attached data is data of a document that does not have a predetermined form. The page management information is information indicating whether all the documents constituting the document are available and the status of each page constituting the document.
[0024]
As will be described later, when a document is registered, it is registered for each document in accordance with the document configuration information management table 10. For example, when registering the document 1, it can be identified as the document 1 by reading the document 1 into the document management system through a scanner or the like and comparing the form with the form registered in the form dictionary file. Therefore, it is possible to automatically recognize what page of the document the document that has just been read constitutes, and to automatically register the data of the read document in the corresponding part of the document table 16. it can. That is, when registering a document, it is not necessary to read the document in page order, and efficient document registration processing is possible. In addition, since the document is automatically output in page order according to the document table 16, the printed document can be output efficiently. Further, as described later, since page management information is defined, the registration status of a document can be easily grasped for each document (for each page).
[0025]
The document management advantages as described above are extremely effective when dealing with a large amount of documents that require documents required in advance to be arranged in a predetermined order, such as application documents in the long-term care insurance system. In the secondary judgment examination in the long-term care insurance system, a number of applicants are examined. The order of the documents of each applicant's materials used for the examination must be the same order. As mentioned earlier, to print and prepare materials using a conventional document management system, enter all documents so that all documents are in the same document order (page order) at the time of registration, It is inefficient because it is necessary to specify / confirm the printing order at the time of printing, or to perform work such as re-sorting the printed paper by a person.
[0026]
On the other hand, in this embodiment, the form identification information and order of the documents constituting the document can be defined, so which document is input when the document is input, and where is the position in the document Documents can be input without being conscious of the above. In addition, when printing output, all documents registered with the same definition are always output in a certain document order without any special operation. Work such as sorting in the later order is completely eliminated. Therefore, simply reading the document with an input device such as a scanner will output the documents with the same definition in a certain order, and can handle a large number of documents composed of multiple fixed form documents efficiently. Can also reduce the cost of document management.
[0027]
FIG. 3 is a diagram showing the configuration of the document management application (software) of the document management system according to the embodiment of the present invention. The document management application 18 includes a document configuration information registration processing unit 20, a document registration processing unit 22, a form information registration processing unit 24, a document print processing unit 26, and a search processing unit 28. The document management application 18 operates on an operating system 30 that constitutes an interface with the hardware 32. The operating system 30 shown in FIG. 3 is, for example, a Windows system or a Macintosh system, and includes various software such as a file viewer associated therewith. Details of each process of the document management application 18 will be described later.
[0028]
FIG. 4 is a diagram showing the configuration of a database used in the document management system according to an embodiment of the present invention. The database 34 stores a form dictionary 36 and a form data file 38 in addition to the document configuration information management table 10 and the document table 16 described above. The form dictionary 36 stores form information for identifying various forms specified by the form dictionary file name described with reference to FIG. The form data file 38 stores the form data file described with reference to FIG.
[0029]
FIG. 5 is a diagram showing details of the hardware 32 of the document management system shown in FIG. The hardware 32 includes a CPU 40, a memory 42, a communication control device 44, an input device 48, a display device 50, a compact disk drive unit 52, a hard disk 56, an output device 57, and a bus 58. The CPU 40 controls the entire document management system, and executes various processes of the document management application 18 shown in FIG. The memory 44 mainly functions as a work area for the CPU 42. The communication control device 44 performs control for connecting the document management system to the network 46. When the document management system is configured by a single computer, the communication control device 44 is not required. On the other hand, when the document management system is configured in the client / server format, the communication control device 44 is essential. In the case of the client / server format, the configuration shown in FIGS. 3 and 5 relates to the client terminal, and the database shown in FIG. 4 is centrally managed by the server device connected to the network 46. The input device 48 is for a user to input data into the document management system, and includes a keyboard, a mouse, a scanner, and the like. The display device 50 is a CRT or a liquid crystal display device. The compact disk drive unit 52 drives a disk-type recording medium 54 such as a CD-ROM. The document management application 18 shown in FIG. 3 is recorded on a recording medium 54, and is installed in the document management system by driving the recording medium 54 with the compact disk drive unit 52. The hard disk 56 is composed of a magnetic disk or the like, and stores the installed document management application 18 and other applications (software) and the database 34 shown in FIG. The output device 57 is a printer, for example. The bus 58 connects the above parts.
[0030]
FIG. 6 is a flowchart showing a processing procedure of the document configuration information registration processing unit 20 of the document management application 18 shown in FIG. When the user activates the document management application 18 and selects document configuration information registration displayed on the menu screen, the document configuration information registration processing unit 20 requests the user to input a document name. When the user inputs a document name in step S11, the document configuration information registration processing unit 20 determines whether or not the document with the document name input in step S12 has been registered. If registered, the document configuration information registration processing unit 20 reads the corresponding document configuration information management table 10 in step S14, and proceeds to step S15. If not registered, the document configuration information registration processing unit 20 creates a new document configuration information management table 10 in step S13. At this time, the document configuration information registration processing unit 20 sets a unique value as the document configuration information management ID in the document configuration information management table 10, and sets the document name input in step S11. Then, the document configuration information registration processing unit 20 executes Step S15.
[0031]
In step S15, the document configuration information registration processing unit 20 displays a document information setting dialog 60 shown in FIG. The document information setting dialog 60 includes a document information list screen 62, a document registration button 64, a document deletion button 66, a form registration button 68, and a “close” button 70. The document information list screen 62 displays the document name of the registered document constituting the document, whether the document is an essential document, and whether the document form has been registered. These displays are based on data obtained by the document configuration information registration processing unit 20 referring to the document configuration information management table 10 shown in FIG. The document information setting dialog 60 shown in FIG. 8 is a case where step S15 is processed via step S14 because there are already registered documents. In the case of going through step S13, there is no registered document on the document information list screen 62, so nothing is displayed.
[0032]
When the user presses any of the above buttons in step S16, the document configuration information registration processing unit 20 determines whether or not the document registration button 64 is pressed (clicked) in step S17. If the decision result in the step S17 is YES, the document configuration information registration processing unit 20 displays a document registration dialog 72 shown in FIG. 9 on the display device 50 in a step S18. The document registration dialog 72 has a window for inputting a document name, a window for inputting the number of pages of the document, a window for inputting a start section number (which is the above-mentioned registration page number), and whether or not to register as a required document. And a window for designating. In step S19, the user inputs necessary data in the window of the document registration dialog 72. When the user presses the OK button in step S20, the document configuration information registration processing unit 20 takes in the input information, and step S21. The document configuration information management table 10 is updated. In this case, when the already registered document configuration information management table 10 is updated (when the determination result in step S12 is YES), the document configuration information registration processing unit 20 displays the “document” in the header 12 of the document configuration information management table 10. "Number" is updated by +1, and a new record of the document (for example, document 4 following document 3) is set in the document configuration information management table 10. If the determination result in step S12 is NO, the document configuration information registration processing unit 20 sets “number of documents” to 1, and sets the record 14-1 of the document 1 in the document configuration information management table 10. In step S21, the document configuration information registration processing unit 20 adds the data input in step S19 to the newly set record in the document configuration information management table 10, that is, the document name, whether it is an essential document, the page of the document. Number and registered page number (in the example of FIG. 1, which page in the document “Certified Care” is registered). Then, the document configuration information registration processing unit 20 returns to step S15.
[0033]
If there is another document to be registered, the document configuration information registration processing unit 20 recognizes in step S17 that the document registration button 64 has been pressed in step S16, and performs the same processing as described above. If another button is pressed, the process proceeds from step S17 to step S22 shown in FIG. If the document configuration information registration processing unit 20 recognizes that the “close” button 70 has been operated in step S22, the processing ends. If the document configuration information registration processing unit 20 recognizes that the form registration button 68 has been operated in step S22, the document configuration information registration processing unit 20 activates the form registration unit 24 in step S24 and ends the processing. When the document configuration information registration processing unit 20 recognizes that the document deletion button 66 has been operated in step S22, the document configuration information registration processing unit 20 performs the document deletion process specified in step S23. In this case, for example, the user designates and selects a document to be deleted on the document information list screen 62. As a result, the document configuration information registration processing unit 20 deletes the corresponding record in the document configuration information management table 10 and decrements the number of documents by one. Since deleting the document may change the page position of the remaining document in the document, the process returns to step S15 in FIG. Then, the user operates the document registration button 64 shown in FIG. 8 and inputs the document name whose page position is changed to the document name in the document registration dialog 72 shown in FIG. As a result, the start section number registered in the document registration dialog 72 is displayed. This is changed using the input device 48 (step S19), and the OK button is pressed (step S20). Note that the page position of the document in the document may be automatically changed (raised).
[0034]
FIG. 10 is a flowchart showing a processing procedure of the document registration processing unit 22 of the document management application 18 shown in FIG. For example, after creating the document configuration information management table 10 of “Certification of care” in the procedure shown in FIG. 6 and FIG. 7, when registering a new person to be certified for nursing care or changing the registered content, The document management application 18 is activated, and the document registration process displayed on the menu screen is activated. After startup, the document registration processing unit 22 loads the form dictionary 36 in the database 34 shown in FIG. 4 into the memory 42 shown in FIG. 5 in step S31, opens the document configuration information management table 10 in step S32, and opens the document of the designated document. Open the table 16. When registering a new care certification target person, the document registration processing unit 22 creates a new document table 16, and when changing the contents of the already registered document table 16, it corresponds to the input document name. The registered document table 16 to be read is read out. When a new document table 16 is created, the document registration processing unit 22 automatically sets a unique document ID, a registration destination holder ID, a registration date, and a target person code, or requests the user to input. Further, the document registration processing unit 22 acquires the document configuration information management ID in the document configuration information management table 10 opened by searching with the document name “care certification”, and sets it in the document table 16.
[0035]
Then, the user sets a document on the scanner of the input device 48 and starts a reading operation. The electronic data of the document obtained by this processing is expanded in the memory 42 shown in FIG. 5 in step S34. In step S35, the document registration processing unit 22 sets a parameter N indicating one form to 1, and in step S36, the document read in S34 matches the N = 1 form identification data registered in the form dictionary 36. Determine whether to do. If they do not match, the document registration processing unit 22 increments N by +1 in step S38, and determines whether the value of N exceeds the number of registered forms in step S39. The document registration processing unit 22 repeatedly executes steps S36 to S39 until all registered forms are accessed. If it is determined in step S37 that a matching form exists, the document registration processing unit 22 registers the page data of the original (document) read in step S34 in step S40 in the corresponding document in the document table 16. . Then, the document registration processing unit 22 updates the page management information in the document table 16 in step S41.
[0036]
Here, the page management information will be described. For example, the page management information is as follows.
XX-XXXXX
XX is management information (referred to as document alignment information) indicating whether or not all the documents constituting the document are prepared, and takes a value of A0 or A1, for example. A0 means that necessary documents are not prepared, and A1 means that all necessary documents are prepared. One circle is page information corresponding to one page of the document. In the above example, since there are seven circles, the document has a seven-page structure. Each page information (◯) takes a value of 0, 1 or 2. 0 indicates that the required document is not registered, 1 indicates that the required document has been registered, and 2 indicates that the required document is not required. For example, A0-1012222 means the following. That is, the second page is a necessary document but is not registered, the first, third, and fourth pages are registered as necessary documents, and the fifth, sixth, and seventh pages are not necessary documents.
[0037]
If the form can be identified in step S37, information on the registered page number is acquired by referring to the corresponding document record in the document configuration information management table 10 shown in FIG. Therefore, the document registration processing unit 22 updates the corresponding page information of the page management information (for example, changes the page information from 0 to 1). Further, when all necessary documents are prepared by this change, the document registration processing unit 22 changes XX from A0 to A1. Then, the document registration processing unit 22 proceeds to step S43.
[0038]
If all registered forms are accessed in step S39, that is, if the determination result in step S39 is YES, the document registration processing unit 22 places the data of the document read in step S34 at the position in the attached material of the document table 16. Register and proceed to step S43.
In step S43, the document registration processing unit 22 determines whether there is a next document (document). For example, the document registration processing unit 22 requests the user to input the presence or absence of the next document on the display screen of the display device 50. If there is a next document, that is, a document, the document registration processing unit 22 returns to step S34. If there is no next document, the document registration processing unit 22 closes the target document in step S44. Thereby, the document registration processing unit 22 releases the storage area of the memory 42 in which the form dictionary loaded in S31 and the tables opened in steps S32 and S33 are stored.
[0039]
FIG. 11 is a flowchart showing a processing procedure of the form information registration processing unit 24 of the document management application 18 shown in FIG. For example, when the document configuration information management table 10 of “care certification” is created by the procedure shown in FIGS. 6 and 7, when the form dictionary file name and the form data file name are registered in each record, the user uses the document management application. 18 is started, and the form information registration process displayed on the menu screen is started. The form information registration processing unit 24 displays the document information setting dialog 60 shown in FIG. 8 on the display device 50 in step S51. When the form information registration processing unit 24 recognizes the document selected by the user in step S52 and recognizes that the form registration button 68 shown in FIG. 8 is pressed in step S53, it reads the document to be registered as a form in step S54. This reading is performed by using, for example, a scanner of the input device 48 or receiving from a host device (not shown) via the communication control device 44 from the network 46 shown in FIG. Then, the form information registration processing unit 24 determines whether or not rereading is necessary in step S55. For example, when there are unrecognizable characters, etc., it is necessary to read them again. Alternatively, the user may instruct re-reading.
[0040]
FIG. 12 shows a form data reading screen 74. When the form information registration processing unit 24 recognizes that the form registration button 68 has been pressed in step S53, it displays the form data reading screen 74 on the display device 50. When the user presses the image reading button 78 in step S54, the read document is displayed on the form data reading window 76.
[0041]
When the user does not register as a form, the user presses an “end without registration” button 82 shown in FIG. Thereby, the form information registration processing unit 24 ends the process. When registering as a form, the user presses a registration button 80 shown in FIG. In response, in step S57, the form information registration processing unit 24 extracts form information necessary for identifying the form and creates a form dictionary file. In step S58, the form information registration processing unit 24 registers the form data file name and the form dictionary file name in the corresponding record. Thereby, the document configuration information management table 10 is updated. In step S59, the form information registration processing unit 24 determines whether or not processing has been performed for the number of registered pages. If the determination result is YES, the process returns to step S51. If NO, the process returns to step S54.
[0042]
FIG. 13 is a flowchart showing a processing procedure of the document print processing unit 26 of the document management application 18 shown in FIG. When the user inputs (designates) a document to be printed, the document print processing unit 26 opens the document configuration information management table 10 and the document table 16 of the document designated in step S61. Next, the document print processing unit 26 sets a parameter N indicating the number of documents to 1 in step S62. N = 1 indicates the document 1 of the document configuration information management table 10 shown in FIG. Next, in step S63, the document print processing unit 26 determines whether there are N documents. If document 1 (N = 1) is not registered, the determination result in step S63 is NO, and the document print processing unit 26 proceeds to the process in step S68. If the document 1 is registered, the document print processing unit 26 sets the parameter M to 1 in step S64. Parameter M indicates the number of pages of document N. In step S65, the document print processing unit 26 reads the data of the first page (M = 1) of the document 1 (N = 1) from the document table 16 and prints the first page. Next, the document print processing unit 26 increments M by +1 in step S66, and determines whether or not the value of the page number M exceeds the page number of the document N in step S67. The number of pages of the document N can be found by referring to the corresponding record in the document configuration information management table 10. If the value of M does not exceed the number of pages of the document N in step S67, the document print processing unit 26 returns to step S65, and the next page M of the document N (the second page in the above flow, that is, M = 2) is printed, and M is incremented by +1 in step S66.
[0043]
When printing of all pages of the document N is completed in this way, the determination result in step S67 is YES, the document print processing unit 26 increments N by +1 in step S68, and the value of N is changed to the document configuration in step S69. It is determined whether the number of documents registered in the information management table 10 has been exceeded. If the determination result in step S69 is NO, the document print processing unit 26 returns to step S63, and whether or not there is a document updated in step S68 (document 2 in the above flow, that is, N = 2). Judging.
[0044]
Thereafter, when printing of all documents is completed in the same manner, the determination result in step S69 becomes YES, and the document print processing unit 26 closes the designated document in step S70 and ends the processing.
FIG. 14 is a flowchart showing a processing procedure of the search processing unit 28 of the document management application 18 shown in FIG. The user activates the document management application 18 and activates the search process displayed on the menu screen. In step S71, the user inputs search conditions using the input device. Search conditions can be set arbitrarily. For example, when the search processing unit 28 is activated, the search processing unit 28 causes the display device 50 to display a dialog for inputting search conditions. In this search condition input dialog, a window for inputting a document name to be searched and various search items set in advance are displayed. The search items include a process of outputting a list of target persons who have all required documents, a process of outputting a list of target persons who have not required documents.
[0045]
Now, as an example, a description will be given of a search for outputting a list of target persons who have all required documents out of target persons (registered persons) who register a “care certification” document. The user designates a “care certification” document on the search condition input dialog, and then selects a search item for outputting a list of subjects who have all the essential documents. In step S72, the search processing unit 28 detects the search condition input by the user, refers to the document configuration information management ID of the document configuration information management table 10 for “care certification”, and detects this value. In the case of FIG. 1, the value of the document configuration information management ID of the document “care certification” is “1”. Similarly, in step S72, the search processing unit 28 searches all the document tables 16 having the detected document configuration information management ID value (“1” in the above example), and the first two characters of the page management information are “A0”. "" Is extracted. As described above, “A0” indicates that there is an unregistered essential document in the document. Then, the search processing unit 28 outputs the search result in step S73.
[0046]
FIG. 15 is a diagram showing a search result list screen 84. The required documents and judgment results are displayed along with the target person code of the document extracted by the search. ○ in the column of required document indicates that the document has been registered. In the “Attachment” column, “X” indicates that there is no attachment.
The embodiment described above is a case where the document management system is constructed by a single computer, but the present invention is not limited to this embodiment, and the document management system is constructed in the client-server format shown in FIG. Embodiments are also included. In FIG. 16, the document management system includes a plurality of client terminals 86, a scanner 88, a printer 90, a document management server 92, another server (for example, a WWW server), 94, and a LAN (local area network) 96. Each client terminal 86 includes the document management application 18 shown in FIG. 3, and the database 34 shown in FIG. 4 is centrally managed by the document management server 92.
[0047]
【The invention's effect】
As described above, according to the present invention, the configuration of data to be registered (recorded) with respect to the hardware resource of the storage unit, the definition of the document constituting the document, and the information regarding the registration of the document constituting the document, Therefore, it is possible to manage the document so that the document status can be easily and reliably grasped.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a diagram showing a document configuration information management table used in a document management system according to an embodiment of the present invention.
FIG. 2 is a diagram showing a document table used in a document management system according to an embodiment of the present invention.
FIG. 3 is a block diagram showing a software configuration of the document management system according to the embodiment of the present invention.
FIG. 4 is a block diagram showing a database configuration of the document management system according to the embodiment of the present invention.
FIG. 5 is a block diagram showing a hardware configuration of a document management system according to an embodiment of the present invention.
FIG. 6 is a flowchart showing a procedure (No. 1) of document configuration information registration processing of the document management system according to the embodiment of the present invention.
FIG. 7 is a flowchart showing a procedure (No. 2) of document configuration information registration processing of the document management system according to the embodiment of the present invention.
FIG. 8 is a diagram showing a document information setting dialog displayed on the display device of the document management system according to the embodiment of the invention.
FIG. 9 is a diagram showing a document registration dialog displayed on the display device of the document management system according to the embodiment of the invention.
FIG. 10 is a flowchart showing a procedure of document registration processing of the document management system according to the embodiment of the present invention.
FIG. 11 is a flowchart showing a procedure of form information registration processing of the document management system according to the embodiment of the present invention.
FIG. 12 is a diagram showing a form data reading screen displayed on the display device of the document management system according to the embodiment of the invention.
FIG. 13 is a flowchart showing a procedure of document printing processing of the document management system according to the embodiment of the present invention.
FIG. 14 is a flowchart showing a search processing procedure of the document management system according to the embodiment of the present invention.
FIG. 15 is a diagram showing a search result list screen displayed on the display device of the document management system according to the embodiment of the invention.
FIG. 16 is a block diagram showing a document management system according to a client-server type embodiment;
[Explanation of symbols]
10 Document configuration information management table
12 Header
14 Record part
14-1, 14-3 records
16 Document table
18 Document management application
20 Document configuration information registration processing section
22 Document Registration Processing Department
24 Form information registration processing part
26 Document Print Processing Department
28 Search processing section
30 Operating system
32 hardware
34 Database
36 form dictionary
38 Form data file
40 CPU
42 memory
44 Communication control device
46 network
48 input devices
50 Display device
52 Compact Disc Drive Unit
54 Compact Disc
56 hard disk
57 Output device
58 Bus
60 Document Information Setting Dialog
62 Document Information List Screen
72 Document Registration Dialog
74 Form data reading screen
76 Form data loading window
86 Client terminal
88 scanner
90 Printer
92 Document management server
94 Other servers
96 LAN

Claims

A first processing unit that registers a page position and form identification information of the document in the document for each document as a definition of a document constituting the document;
When registering document data related to the document in the data area of the document in the storage unit, the page position of the document is determined based on a comparison between the document data and the form identification information, and the determined A document management system comprising: a second processing unit that registers the document data at a position corresponding to a page position .

The first processing unit includes means for creating a first table for managing document configuration information that defines a document constituting the document, and the second processing unit configures the document for each document. 2. The document management system according to claim 1, further comprising means for creating a second table for managing a document alignment status.

3. The document management system according to claim 1, wherein the first processing unit manages, as the form identification information, a definition for identifying a form for each document as a definition of a document constituting the document.

The first processing unit, as defined in the documents making up the document, document management according to any one claim of claims 1, characterized in that each document to manage whether the definition if it is essential document 3 system.

The second processing unit, as set status of documents constituting the document for each document, of claims 1, characterized in that recording information on whether essential documents to the document have all 4 The document management system according to any one of the above.

The document management system further refers to a definition of a document constituting the document registered in the storage unit and information related to registration of the document constituting the document, and performs a third process for performing a search according to the input search condition. document management system according to any one of claims 1 to 5, characterized in that it has a part.

A first step of registering, for each document, a page position and form identification information of the document in the document as a definition of a document constituting the document;
When registering document data related to the document in the data area of the document in the storage unit, the page position of the document is determined based on a comparison between the document data and the form identification information, and the determined A document management method comprising: a second step of registering the document data at a position corresponding to a page position .

The first step includes a step of creating a first table for managing document configuration information that defines a document constituting the document, and the second step includes a step of creating a document constituting the document for each document. 8. The document management method according to claim 7, further comprising the step of creating a second table for managing the alignment status.

The document management method further includes a third step of performing a search according to an input search condition with reference to a definition of a document constituting the document registered in the storage unit and information relating to registration of the document constituting the document. 9. The document management method according to claim 7 or 8 , characterized by comprising:

A computer-readable recording medium,
A first procedure for registering a page position and form identification information of the document in the document for each document as a definition of a document constituting the document;
When registering document data related to the document in the data area of the document in the storage unit, the page position of the document is determined based on a comparison between the document data and the form identification information, and the determined A computer-readable recording medium recording a program for causing a computer to execute the second procedure for registering the document data at a position corresponding to a page position .

The first procedure includes a procedure for creating a first table for managing document configuration information that defines a document constituting a document, and the second procedure includes a set of documents constituting the document for each document. 11. The computer-readable recording medium according to claim 10, further comprising a procedure for creating a second table for managing the situation.

A program further including a third procedure for performing a search according to an input search condition is recorded with reference to the definition of the document constituting the document registered in the storage unit and the information related to the registration of the document constituting the document. The computer-readable recording medium according to claim 10 or 11 .