JP3762585B2

JP3762585B2 - E-mail management device

Info

Publication number: JP3762585B2
Application number: JP26892399A
Authority: JP
Inventors: 光夫下畑; 淳一福本; 文人桝井
Original assignee: Oki Electric Industry Co Ltd
Current assignee: Oki Electric Industry Co Ltd
Priority date: 1999-09-22
Filing date: 1999-09-22
Publication date: 2006-04-05
Anticipated expiration: 2019-09-22
Also published as: JP2001092734A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メールの送受信および保管・管理を行う電子メール管理装置において、特に電子メールに付属された添付ファイルの情報を一覧表示する機能を有するメーラーに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、電子メールの送受信および保管・管理を行うツールには様々なものが存在する。例えば、Microsoft社のOutlookやNetscape社のMessenger（すべて商標）等がよく知られている。これらのメーラーでは、電子メールの拡張機能である添付ファイルを取り扱うことができる。
【０００３】
添付ファイルとは、電子メール中にBase64、uuencodeなどの方式により、任意のコードをテキストコードに変換し、任意のコードを含むファイルを一緒に送る機能である。
【０００４】
ユーザは添付ファイルが付属した電子メールを受信したときは、添付ファイルをハードディスクやフロッピーディスクに保存したり、対応するアプリケーションで開いたりすることができる。
【０００５】
また、下記の文献１には、保管する電子メールの本文に記載されている各種情報に基づいて、表示の際に表示色を変えることで検索効率を上げる技術が記載されている。
「文献１」特開平９−３２６８２２号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来の電子メール管理装置では、以下の様な問題点があった。
従来のメーラーは、添付ファイルが付属した電子メールを受信しても、添付されているファイルの名前、サイズといった自明な情報しか認識することができない。また、テキストタイプの資料などは添付ファイルの形式ではなく、メールの本文に直接テキストとして記載されることがある。このように、本文に直接記載された場合は、従来のメーラーでは特に処理することができず、通常のメール処理しか行われない。
【０００７】
また、文献１では、電子メールのヘッダ部情報といった容易に取得できる情報を基に様々な表示効果を切り替えており、この延長で考えると添付ファイルのファイル名や拡張子に応じて表示効果を切り替えることが考えられるが、本文中の添付ファイルに関する情報については特に処理をすることができない。
【０００８】
このような点から、本発明は、添付ファイルが付属した電子メールの本文には、添付ファイルに関する説明が記載されている場合が多いことに着目し、メール本文から添付ファイルに関する情報を抽出して添付ファイルと共に管理することができる電子メール管理装置を提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
係る課題を解決するため、第１の発明は、ネットワークを介して各端末と接続して電子メールを送受信し、受信した電子メールの管理を行うメール管理部と、電子メールに付属された添付ファイルに関する添付ファイル情報をあらかじめ定められた抽出規則にしたがって電子メールの本文から抽出する添付ファイル情報抽出部と、添付ファイルと添付ファイル情報抽出部が抽出した添付ファイル情報を対応させて保管する添付ファイル情報管理部と、添付ファイル情報管理部に保管されている添付ファイル情報を出力する情報出力部と、前記電子メールに付属された添付ファイルが当該電子メールより前に受信した電子メールに付属された添付ファイルの改訂版であることを示す情報を当該電子メール本文からあらかじめ定められた抽出規則にしたがって抽出する改訂情報抽出部とを備えることを特徴とする。
【００１１】
第１の発明の電子メール管理装置は、前記電子メールに付属された添付ファイルが当該電子メールより前に受信した電子メールに付属された添付ファイルの改訂版であることを示す情報を当該電子メール本文からあらかじめ定められた抽出規則にしたがって抽出する改訂情報抽出部を有し、前記添付ファイル情報管理部は、前記改訂情報抽出部で抽出された情報に基づいて、前記添付ファイル情報抽出部が抽出した添付ファイル情報が、既に前記添付ファイル情報抽出部が抽出し保管されている添付ファイル情報と置き換えることができる場合は、前記保管されている添付ファイル情報に対応する前記保管されている添付ファイルと当該保管されている添付ファイル情報を、前記添付ファイルと前記添付ファイル情報に置換し、置換した当該添付ファイルと当該添付ファイル情報を保管することを特徴とする。
【００１２】
第２の発明は、第１の発明において、改訂情報抽出部は、ネットワークを介して接続された複数のユーザで共有することを特徴とする。
【００１４】
【発明の実施の形態】
（Ａ）第１の実施形態
（Ａ−１）第１の実施形態の特徴
第１の実施形態は、添付ファイルが付属した電子メールを受信したときに、メール本文から添付ファイルに関する情報を抽出する情報抽出機能を備え、抽出した情報に基づいて添付ファイル一覧表示を作成することを特徴とする。
【００１５】
（Ａ−２）第１の実施形態の構成
以下、本発明の第１の実施形態に係る電子メール管理装置について、図面を用いて詳細に説明する。
【００１６】
図１は、第１の実施形態の電子メール管理装置を示すブロック構成図である。
メール管理部１１は、電子メールの送受信を行うものである。外部のPOPサーバなどに接続して電子メールの受信、ＳＭＴＰサーバに接続した電子メールの送信、受信したメールの出力、保管、削除等を行うことができる。
【００１７】
図２にメール管理部１１が保管している添付ファイルが付属した電子メールを示す。ここで、図２の送信者「山田」の電子メールを電子メール１、送信者「加藤」の電子メールを電子メール２とする。
【００１８】
添付ファイル情報抽出部１２は、添付ファイルが付属している電子メールの本文から、添付ファイルに関する情報を添付ファイル情報として抽出するものである。図３に添付ファイル情報の抽出規則を示す。抽出規則は、番号と条件と抽出情報から成り、条件に一致する表現がメール本文中に存在する場合は、抽出情報にしたがってメール本文中から情報を抽出する。また、「〜」は句読点以外の文字列を表し、規則は番号順に適用するものとする。抽出した添付ファイル情報には抽出元の添付ファイルのファイル名を付与する。
【００１９】
添付ファイル情報管理部１３は、添付ファイルと電子メールの本文から抽出した添付ファイル情報を対応させて管理するものである。管理する際、添付ファイルと添付ファイル情報が保管された日を登録日として添付ファイル情報に付与する。また、ユーザが出力させる添付ファイル情報の項目を設定する入力部（図示せず）を有し、ユーザの要求に応じて管理している添付ファイル情報を情報出力部１４に出力する。出力は添付ファイル情報のすべてを出力してもよいし、特定の条件を満たす抽出情報を出力してもよい。また、ある項目についてソートして出力してもよいし、特定の条件を満たす抽出情報を強調して表示してもよい。
【００２０】
次に、第１の実施形態の電子メール管理装置の動作を図４に示すフローチャートを用いて説明する。
【００２１】
Ｓ１：メール管理部１１から添付ファイル情報抽出部１２へ添付ファイルが付属した電子メールが送られる。例えば、図２に示す添付ファイルが付属した電子メールが送られる。
【００２２】
Ｓ２：添付ファイル情報抽出部１２は、電子メールをメール本文と添付ファイルに分離する。添付ファイルはbase64等の明確なエンコード方法によって埋め込まれており、分離は従来のメーラーにおいて容易に行える。
【００２３】
Ｓ３：添付ファイル情報抽出部１２は、抽出規則に基づいて電子メールの本文から添付ファイルに関する情報を抽出する。
【００２４】
図３の抽出規則を図２の電子メール１に適用すると、規則１より件名＝「１２日の企画会議の議事録」、規則２より版レベル＝「草稿」、規則３より期日＝「１４日」、規則４より作成者＝「山田」、規則５より配布者＝「佐藤、小林、赤井」が抽出される。電子メール２に適用すると、規則１より件名＝「２０日の企画会議の議事録」、規則４より作成者＝「加藤」、規則５より配布者＝「佐藤、小林、赤井」が抽出される。電子メール２には、規則２、３に一致する表現が存在しないため版レベルと期日は抽出されない。さらに、抽出したそれぞれの添付ファイル情報に添付ファイルのファイル名を付与する。図５に抽出した添付ファイル情報を示す。
【００２５】
Ｓ４：添付ファイル情報抽出部１２は添付ファイルと添付ファイルから抽出した添付ファイル情報を添付ファイル情報管理部１３に送る。添付ファイル情報管理部１３は、添付ファイル情報が保管された日を登録日として添付ファイル情報に付与し、添付ファイルと添付ファイル情報を保管する。
【００２６】
Ｓ５：添付ファイル情報管理部１３は添付ファイル情報を情報出力部１４に出力する。図６に出力する添付ファイル情報を示す。図６は項目として作成者、配布者、ファイル名、件名をユーザが要求した場合の図である。
【００２７】
（Ａ−３）第１の実施形態の効果
従来は、添付ファイルが付属した電子メールを受信すると、ユーザはメール本文を読むか、添付ファイルを何らかのツールで開かなければ添付ファイルの情報を得ることができなかった。
【００２８】
第１の実施形態によると、添付ファイルに関する情報を自動的にメール本文から抽出して添付ファイル情報を作成するため、添付ファイル情報を見ることでユーザは添付ファイルに関する情報を容易に知ることができる。
【００２９】
（Ｂ）第２の実施形態
（Ｂ−１）第２の実施形態の特徴
第２の実施形態は、電子メールに添付ファイルが付属されずに、電子メール本文中にテキスト形式の資料が記載されている場合に、その資料の切り出しを行いファイル化する機能を備え、メール本文からファイル化した資料の情報を抽出することを特徴とする。
【００３０】
（Ｂ−２）第２の実施形態の構成
以下、本発明の第２の実施形態に係る電子メール管理装置について、図面を用いて詳細に説明する。
【００３１】
図７は、第２の実施形態の電子メール管理装置を示すブロック構成図である。
第２の実施形態において第１の実施形態と同様の機能を備えるブロックには同一符号を付与し、第２の実施形態において第１の実施形態と異なるブロックについてのみ詳細に説明する。
【００３２】
メール構造解析部２１は、電子メールの本文をメッセージ部と資料部に分離するものである。分離後、メッセージ部を資料部情報抽出部２２に送り、資料部を添付ファイル情報管理部２３に送る。ここで、資料部とは、特定の内容について記載したまとまった文章で、添付ファイルとして電子メールに付属してもよい部分である。メッセージ部は、資料部の内容を説明している文章を含む部分である。
メッセージ部と資料部の分離は以下の分離規則に基づいて行われる。規則のいずれかに適合する場合は、資料部を含む電子メールであると判断する。
【００３３】
分離規則
１．本文内に、「＝」だけで構成される行が２行あり、かつ、その２行が３行以上離れている場合に、その２行間の部分を資料部とする。
２．本文内に、「−」だけで構成される行が２行あり、かつ、その２行が３行以上離れている場合に、その２行間の部分を資料部とする。
３．本文内に、「＿＿＿＿cut here＿＿＿＿」なる行があるとき、その行以下の部分を資料部とする。
【００３４】
資料部情報抽出部２２は、メッセージ部から資料部に関する情報を資料部情報として抽出するものである。情報の抽出については、第１の実施形態における添付ファイル情報抽出部１２と同様の機能を有する他に、抽出した資料部情報にメッセージ部が記載されていた電子メールのファイル名を付与する。
【００３５】
添付ファイル情報管理部２３は、第１の実施形態における添付ファイル情報管理部１３の機能の他に、資料部をテキスト形式のファイルとして保管する機能を有する。ファイル化した資料部ファイルには、資料部が記載されていた電子メールのサブジェクトをファイル名として付与する。
【００３６】
次に、第２の実施形態の電子メール管理装置の動作を図８に示すフローチャートを用いて説明する。
【００３７】
Ｓ２１：メール管理部１１から処理対象となる電子メールがメール構造解析部２１へ送られる。例えば、図９に示す電子メール本文中にテキスト形式の資料が記載されている電子メールが送られる。図９の電子メールのサブジェクトは「議事録の件」であるとする。（図示せず。）
Ｓ２２：メール構造解析部２１は、メール本文中に資料部が存在するか否かを分離規則に基づいて判断する。資料部が存在する場合はＳ２３へ進み、資料部が存在しない場合は処理を終了する。分離規則を図９の電子メールに適用すると、メール本文中に「＝」で構成される行があり、規則１に適合するため資料部を含む電子メールと判断される。
【００３８】
Ｓ２３：メール構造解析部２１は、メール本文をメッセージ部と資料部に分離して、メッセージ部を資料部情報抽出部２２へ送り、資料部を添付ファイル情報管理部２３へ送る。図９の電子メールにおいて、本文の第１行「加藤です。」から「よろしくお願いします。」までがメッセージ部となり、「＝」で挟まれた部分が資料部となる。
【００３９】
Ｓ２４：資料部情報抽出部２２は、抽出規則に基づきメッセージ部から資料部に関する情報を抽出し、資料部情報として添付ファイル情報管理部２３に送る。
【００４０】
図３の抽出規則を図９の電子メールのメッセージ部に適用すると、規則１より件名＝「２０日の企画会議の議事録」、規則４より作成者＝「加藤」、規則５より配布者＝「佐藤、小林、赤井」が抽出される。メッセージ部には、規則２、３に一致する表現がないため版レベルと期日は抽出されない。図１０に抽出した資料部情報を示す。なお、資料部情報のファイル名にはメッセージ部が記載されていた電子メールのサブジェクト「議事録の件」を記載する。
【００４１】
Ｓ２５：添付ファイル情報管理部２３は、資料部をテキスト形式の資料部ファイルとして生成し、資料部が記載されていた電子メールのサブジェクト「議事録の件」をファイル名として付与する。また、資料部情報が保管された日を登録日として資料部情報に付与し、資料部ファイルと資料部情報を保管する。
【００４２】
Ｓ２６：添付ファイル情報管理部２３は、資料部情報を情報出力部に出力する。図１１に出力する資料部情報を示す。図１１は項目として作成者、配布者、ファイル名、件名をユーザが要求した場合の図である。
【００４３】
（Ｂ−３）第２の実施形態の効果
従来は、電子メールに添付ファイルが付属されず、メール本文にテキスト形式で記載された資料は添付ファイルとして管理することができなかった。
【００４４】
第２の実施形態によると、メール本文にテキスト形式の資料が直接記載された電子メールを受信した場合は、メール本文をメッセージ部と資料部に分離する。その後、資料部をファイル化して、メッセージ部に記載された資料部に関する情報を抽出することで、添付ファイルが付属された電子メールと同様に扱うことができる。さらに、資料部情報を見ることで資料部ファイルに関する情報を容易に知ることができる。
【００４５】
（Ｃ）第３の実施形態
（Ｃ−１）第３の実施形態の特徴
第３の実施形態は、電子メールに付属された添付ファイルが以前に保管された添付ファイルの改訂版であることをメール本文から認識し、保管している旧添付ファイルと自動的に置き換えることを特徴とする。
【００４６】
（Ｃ−２）第３の実施形態の構成
以下、本発明の第３の実施形態に係る電子メール管理装置について、図面を用いて詳細に説明する。
図１２は、第３の実施形態の電子メール管理装置を示すブロック構成図である。
【００４７】
第３の実施形態において第１の実施形態と同様の機能を備えるブロックには同一符号を付与し、第３の実施形態において第１の実施形態と異なるブロックについてのみ詳細に説明する。
【００４８】
改訂情報抽出部３１は、電子メールに付属した添付ファイルが以前に送られてきた添付ファイルの改訂版であることを示す情報を電子メールから抽出する。さらに、改訂版である場合は改訂版であることを示す改訂情報を電子メールに付与する。
【００４９】
添付ファイルが改訂版であるかの判断は以下の改訂情報抽出規則に基づいて行われる。規則のいずれかに適合する場合は、その電子メールに付属した添付ファイルは改訂版の添付ファイルであると判断する。
【００５０】
改訂情報抽出規則
（１）メール本文中に「改訂」、「正式版」、「変更」、「訂正」のいずれかの語が含まれている。
（２）添付ファイル名に「正式」の語が含まれている。
添付ファイル情報抽出部３２は、第１の実施形態における添付ファイル情報抽出部１２の機能を有する他に、処理対象の電子メールに改訂情報が付与されている場合は、添付ファイル情報に改訂情報を付与する機能を有する。
添付ファイル情報管理部３３は、送られた添付ファイル情報に改訂情報が付与されている場合は、送られた添付ファイル情報に基づき、添付ファイル情報管理部３３に保管されている添付ファイル情報を検索する。条件に該当する添付ファイルが存在する場合は、保管されている添付ファイルと添付ファイル情報を送られてきた新しい添付ファイルと添付ファイル情報に置き換える。
添付ファイル情報管理部３３に保管されている添付ファイル情報の検索は以下の検索規則に基づいて行われる。
【００５１】
検索規則
Ａ．（ａ）〜（ｅ）の条件を３つ以上満たす添付ファイル情報を検索する。該当する添付ファイル情報が複数ある場合は最新の登録日付けを有する添付ファイル情報を選択する。
（ａ）件名が等しい
（ｂ）作成者が等しい
（ｃ）ファイル名が等しい
（ｄ）ファイル名の本体部（拡張子以外の部分）が包含関係にある
（ｅ）配布者が等しい
次に、第３の実施形態の電子メール管理装置の動作を図１３に示すフローチャートを用いて説明する。
【００５２】
Ｓ３１：メール管理部１１から改訂情報抽出部３１へ添付ファイルが付属した電子メールが送られる。図１４に示す添付ファイルが付属した電子メールが送られる。
【００５３】
Ｓ３２：改訂情報抽出部３１は、電子メールに付属している添付ファイルが改訂版であるかを改訂情報抽出規則に基づいて判断する。改訂版である場合はＳ３３へ進み、改訂版でない場合はＳ３４へ進む。図１４の電子メールは規則１＝「訂正」に適合するため改訂版の添付ファイルを付属していると判断し、Ｓ３３に進む。
【００５４】
Ｓ３３：改訂情報抽出部３１は、添付ファイルが改訂版であることを示す改訂情報を電子メールに付与し、添付ファイル情報抽出部１２へ送る。
【００５５】
Ｓ３４：添付ファイル情報抽出部１２は電子メールをメール本文と添付ファイルに分離する。
【００５６】
Ｓ３５：添付ファイル情報抽出部１２は抽出規則に基づき電子メールの本文から添付ファイルに関する情報を抽出し、電子メールに改訂情報が付与されている場合は、添付ファイル情報に改訂情報を付与する。その後、添付ファイル情報管理部１３に送る。図３の抽出規則を図１４の電子メールに適用すると、規則１より件名＝「２０日の企画会議の議事録」、規則４より作成者＝「加藤」、規則５より配布者＝「佐藤、小林、赤井」が抽出される。図１４の電子メールには規則２、３に一致する表現が存在しないため版レベルと期日は抽出されない。さらに、抽出した添付ファイル情報に添付ファイルのファイル名を付与する。図１５に抽出した添付ファイル情報を示す。図１５には改版情報欄に「○」が付与されこの添付ファイルが改訂版であることを示している。
【００５７】
Ｓ３６：添付ファイル情報管理部３３は添付ファイル情報に改訂情報が付与されているかを判断する。改訂情報が付与されている場合はＳ３７に進み、付与されていない場合はＳ３９に進む。図１５では改訂情報が付与されているのでＳ３７に進む。
【００５８】
Ｓ３７：添付ファイル情報管理部３３は添付ファイル情報に検索規則を満たす記載があるかを判断する。検索規則を満たす場合はＳ３８に進み、検索規則を満たさない場合はＳ３９に進む。図１６に添付ファイル情報管理部３３が保管している電子メールを示す。図１５の添付ファイル情報に基づくと図１６の番号１の添付ファイルが条件ａ，ｂ，ｄ，ｅを満たす。条件ｄはファイル名が「議事録.dat」と「議事録草稿.dat」であり、本体部分「議事録」が「議事録草稿」の部分文字列となり包含関係を構成している。
【００５９】
Ｓ３８：添付ファイル情報管理部３３は、保管されてた添付ファイルと添付ファイル情報を、送られてきた新しい添付ファイルと添付ファイル情報に置き換える。この際に、添付ファイル情報が置き換えられた日を登録日として添付ファイル情報に付与する。図１７に添付ファイル情報を置き換えた添付ファイル情報を示す。
【００６０】
Ｓ３９：添付ファイル情報管理部３３は、添付ファイルと添付ファイル情報を保管する。
【００６１】
Ｓ４０：添付ファイル情報管理部１３は添付ファイル情報を情報出力部１４に出力する。
【００６２】
（Ｃ−３）第３の実施形態の効果
従来は、電子メールに付属された添付ファイルが、以前に送られた添付ファイルの改訂版であっても、改訂版であることを認識することができなかったので新規登録をする必要あった。
【００６３】
第３の実施形態によると、メール本文から電子メールに付属している添付ファイルの改訂意図を認識することができるので、単に添付ファイルと添付ファイル情報を新規登録するのではなく、以前に保管していた添付ファイルと添付ファイル情報を新しい内容に置き換えることができる。
【００６４】
（Ｄ）他の実施形態
本発明はメーラーの拡張機能として利用することができる。その際、メーラーが稼動する装置のＯＳは特に問わない。また、添付ファイルを扱う際の変換コードの種類も特に問わない。
【００６５】
メーラーに元々備わっている機能と、本発明の添付ファイル機能は１つのツールで実現するものであっても、別個のツールとして実現するものでもよい。別個のツールで実現する場合は、必要に応じてデータをやり取りする。さらに、別個のツールで実現して本発明の添付ファイル機能をサーバに設け、ネットワークを介して接続された複数のユーザが添付ファイル機能を共有して用いると、受信した添付ファイルをグループで共有することができる。
【００６６】
抽出規則は規則１〜５に限られず添付ファイルに関する情報であると判断できるような規則を適宜設定することができる。
【００６７】
分離規則は規則１〜３に限られず資料部であると判断できるような文字や記号を適宜設定することができる。
【００６８】
改訂情報抽出規則は規則（１）、（２）に限られず添付ファイルが改訂版であることを示す情報を適宜設定することができる。
【００６９】
検索規則は（ａ）〜（ｅ）に限られず添付ファイル情報と既に保管している添付ファイル情報が同一内容について記載したファイルであること判断できる規則を適宜設定することができる。
【００７０】
【発明の効果】
上述の第１の実施形態によれば、電子メールに付属された添付ファイルに関する情報を電子メールから抽出し、添付ファイルと抽出した添付ファイル情報を対応させて保管することができるので、添付ファイルに記載されている内容を添付ファイル情報によって確認することができ、添付ファイルを開いて内容を確認する場合と比較してユーザにとって使い勝手が向上し、電子メールの管理が効率化される。
【００７１】
第２の実施形態によれば、電子メールの本文中にテキスト形式の資料が記載されている場合は、メール本文をメッセージ部と資料部に分離してメッセージ部から資料部に関する資料部情報を抽出し、資料部をファイル化して資料部情報と対応させて保管するので、電子メールに添付ファイルが付属していた場合と同じように扱うことができる。さらに、メール本文に記載さていた資料部が自動的にファイル化されるのでユーザが資料部をファイル化する必要がなくなり、電子メールの管理が効率化される。
【００７２】
第３の実施形態によれば、電子メールに付属した添付ファイルがその電子メールより前に受信した旧電子メールの添付ファイルに関する改訂版であるかを判断し、改訂版である場合は、新しい電子メールの本文から添付ファイルに関する情報を抽出し、抽出した新しい電子メールの添付ファイル情報が既に保管されている添付ファイル情報と置き換えることができる場合は、旧添付ファイルと旧添付ファイル情報を新添付ファイルと新添付ファイル情報に置き換えるようにしたので、改訂版の添付ファイルと添付ファイル情報を新規情報として登録することがなくなる。さらに、添付ファイルが改訂版であるかの判断および旧ファイルとの置き換えを自動的に行うので、ユーザ自身が新添付ファイルを旧添付ファイルと置き換える作業をする必要がなくなる。さらに、旧添付ファイルと新添付ファイルを置きかえるので重複して管理する場合と比べてメモリ容量を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１実施形態の電子メール管理装置を示すブロック図である。
【図２】添付ファイル付属メールの例（１）を示す図である。
【図３】添付ファイル情報の抽出規則を示す図である。
【図４】本発明の第１実施形態の電子メール管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図５】抽出した添付ファイル情報（１）を示す図である。
【図６】出力される添付ファイル情報（１）を示す図である。
【図７】本発明の第２実施形態の電子メール管理装置を示すブロック図である。
【図８】本発明の第２実施形態の電子メール管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図９】電子メールの本文中に資料が記載されている電子メールを示す図である。
【図１０】抽出した添付ファイル情報（２）を示す図である。
【図１１】出力される添付ファイル情報（２）を示す図である。
【図１２】本発明の第３実施形態の電子メール管理装置を示すブロック図である。
【図１３】本発明の第３実施形態の電子メール管理装置の動作を示すフローチャートである。
【図１４】添付ファイル付属メールの例（２）を示す図である。
【図１５】抽出した添付ファイル情報（３）を示す図である。
【図１６】保管している添付ファイル情報を示す図である。
【図１７】更新された添付ファイル情報を示す図である。
【符号の説明】
１１：メール管理部、１２、３２：添付ファイル情報抽出部、１３、２３、３３：添付ファイル情報管理部、２１：メール構造解析部、２２：資料部情報抽出部、３１：改訂情報抽出部、１４：情報出力部。[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to a mailer having a function of displaying a list of information on attached files attached to an e-mail, in an e-mail management apparatus for sending / receiving and storing / managing e-mail.
[0002]
[Prior art]
Conventionally, there are various tools for sending / receiving and storing / managing e-mails. For example, Microsoft Outlook and Netscape Messenger (all trademarks) are well known. These mailers can handle attached files, which are e-mail extensions.
[0003]
The attached file is a function that converts an arbitrary code into a text code by using a method such as Base64 or uuencode in an e-mail and sends a file including the arbitrary code together.
[0004]
When the user receives an e-mail with an attached file, the user can save the attached file on a hard disk or a floppy disk, or open it with a corresponding application.
[0005]
Also, the following document 1 describes a technique for increasing search efficiency by changing the display color at the time of display based on various information described in the text of the stored e-mail.
"Reference 1" Japanese Patent Application Laid-Open No. 9-326822
[0006]
[Problems to be solved by the invention]
However, the conventional electronic mail management apparatus has the following problems.
Even when a conventional mailer receives an e-mail with an attached file, it can recognize only obvious information such as the name and size of the attached file. In addition, text-type materials may be directly written as text in the body of an email rather than in the form of an attached file. As described above, when it is directly described in the text, it cannot be processed particularly by a conventional mailer, and only normal mail processing is performed.
[0007]
In Reference 1, various display effects are switched based on information that can be easily acquired, such as header information of an e-mail, and considering this extension, the display effect is switched according to the file name and extension of the attached file. However, it is not possible to process the information regarding the attached file in the text.
[0008]
From this point of view, the present invention focuses on the fact that the description of the attached file is often described in the body of the email attached with the attached file, and extracts information about the attached file from the body of the email. An object of the present invention is to provide an electronic mail management apparatus that can be managed together with an attached file.
[0009]
[Means for Solving the Problems]
In order to solve the problem, the first invention is to connect a terminal to each terminal via a network to transmit / receive an e-mail, manage a received e-mail, and an attached file attached to the e-mail. Attachment file information extraction unit that extracts attachment file information from the body of the e-mail according to a predetermined extraction rule, and attachment file information that stores the attachment file and the attachment file information extracted by the attachment file information extraction unit in association with each other A management unit, an information output unit that outputs the attached file information stored in the attached file information management unit, Information indicating that the attached file attached to the e-mail is a revised version of the attached file attached to the e-mail received before the e-mail is extracted from the e-mail body according to a predetermined extraction rule. A revision information extraction unit It is characterized by that.
[0011]
The electronic mail management device according to the first aspect of the invention provides information indicating that the attached file attached to the electronic mail is a revised version of the attached file attached to the electronic mail received before the electronic mail. A revision information extraction unit that extracts from the body according to a predetermined extraction rule, and the attachment file information management unit extracts the attachment file information extraction unit based on the information extracted by the revision information extraction unit When the attached file information can be replaced with the attached file information already extracted and stored by the attached file information extraction unit, the stored attached file corresponding to the stored attached file information and The stored attached file information is replaced with the attached file and the attached file information. Characterized in that it stores with file and the attached file information.
[0012]
First 2 The invention of the 1 In the present invention, the revision information extraction unit is shared by a plurality of users connected via a network.
[0014]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
(A) First embodiment
(A-1) Features of the first embodiment
The first embodiment has an information extraction function for extracting information about an attached file from the mail body when an e-mail attached with an attached file is received, and creates an attached file list display based on the extracted information It is characterized by.
[0015]
(A-2) Configuration of the first embodiment
Hereinafter, an electronic mail management apparatus according to a first embodiment of the present invention will be described in detail with reference to the drawings.
[0016]
FIG. 1 is a block diagram showing an electronic mail management apparatus according to the first embodiment.
The mail management unit 11 transmits and receives electronic mail. It is possible to connect to an external POP server or the like to receive an e-mail, send an e-mail connected to an SMTP server, and output, store or delete the received mail.
[0017]
FIG. 2 shows an e-mail with an attached file stored by the mail management unit 11. Here, the e-mail of the sender “Yamada” in FIG. 2 is e-mail 1, and the e-mail of the sender “Kato” is e-mail 2.
[0018]
The attached file information extracting unit 12 extracts information related to the attached file as attached file information from the body of the electronic mail attached with the attached file. FIG. 3 shows attachment file information extraction rules. The extraction rule is composed of a number, a condition, and extracted information. When an expression that matches the condition exists in the mail text, information is extracted from the mail text according to the extracted information. “˜” represents a character string other than punctuation marks, and the rules are applied in numerical order. The extracted attached file information is given the file name of the extracted attached file.
[0019]
The attached file information management unit 13 manages the attached file and the attached file information extracted from the body of the e-mail in association with each other. When managing, the date when the attached file and the attached file information are stored is given to the attached file information as a registration date. Further, it has an input unit (not shown) for setting items of attached file information to be output by the user, and outputs the attached file information managed in response to the user's request to the information output unit 14. For output, all of the attached file information may be output, or extracted information that satisfies a specific condition may be output. Further, a certain item may be sorted and output, or extracted information that satisfies a specific condition may be highlighted and displayed.
[0020]
Next, the operation of the electronic mail management apparatus according to the first embodiment will be described with reference to the flowchart shown in FIG.
[0021]
S1: An e-mail attached with an attached file is sent from the mail management unit 11 to the attached file information extracting unit 12. For example, an e-mail with an attached file shown in FIG. 2 is sent.
[0022]
S2: The attached file information extraction unit 12 separates the e-mail into a mail text and an attached file. The attached file is embedded by a clear encoding method such as base64, and can be easily separated by a conventional mailer.
[0023]
S3: The attached file information extraction unit 12 extracts information related to the attached file from the body of the e-mail based on the extraction rule.
[0024]
When the extraction rule of FIG. 3 is applied to the e-mail 1 of FIG. 2, the subject = “the minutes of the 12th planning meeting” from rule 1, the version level = “draft” from rule 2, the due date = “14th” from rule 3 From Rule 4, the creator = “Yamada”, and from Rule 5, the distributor = “Sato, Kobayashi, Akai” is extracted. When applied to e-mail 2, the subject = “minutes of the 20th planning meeting” is extracted from rule 1, the creator = “Kato” from rule 4, and the distributor = “Sato, Kobayashi, Akai” is extracted from rule 5. . Since there is no expression that matches the rules 2 and 3 in the email 2, the version level and the due date are not extracted. Further, the file name of the attached file is given to each extracted attached file information. FIG. 5 shows the extracted attached file information.
[0025]
S4: The attached file information extracting unit 12 sends the attached file and the attached file information extracted from the attached file to the attached file information managing unit 13. The attached file information management unit 13 assigns the date when the attached file information is stored to the attached file information as a registration date, and stores the attached file and the attached file information.
[0026]
S5: The attached file information management unit 13 outputs the attached file information to the information output unit 14. FIG. 6 shows attached file information to be output. FIG. 6 is a diagram when the user requests the creator, distributor, file name, and subject as items.
[0027]
(A-3) Effects of the first embodiment
Conventionally, when an e-mail attached with an attached file is received, the user cannot obtain the information of the attached file without reading the body of the mail or opening the attached file with some tool.
[0028]
According to the first embodiment, the information on the attached file is automatically extracted from the mail body to create the attached file information, so that the user can easily know the information on the attached file by looking at the attached file information. .
[0029]
(B) Second embodiment
(B-1) Features of the second embodiment
The second embodiment has a function of cutting out a document into a file when a document in a text format is described in the email body without an attached file attached to the email, It is characterized in that the information of the filed material is extracted from the file.
[0030]
(B-2) Configuration of the second embodiment
Hereinafter, an e-mail management apparatus according to the second embodiment of the present invention will be described in detail with reference to the drawings.
[0031]
FIG. 7 is a block diagram showing an electronic mail management apparatus according to the second embodiment.
In the second embodiment, blocks having the same functions as those in the first embodiment are denoted by the same reference numerals, and only blocks different from the first embodiment in the second embodiment will be described in detail.
[0032]
The mail structure analysis unit 21 separates the body of the electronic mail into a message part and a material part. After the separation, the message part is sent to the material part information extracting part 22, and the material part is sent to the attached file information managing part 23. Here, the data section is a set of sentences describing specific contents, and may be attached to the e-mail as an attached file. The message part is a part including a sentence explaining the contents of the data part.
The message part and the data part are separated based on the following separation rules. If any of the rules is met, it is determined that the e-mail includes the material part.
[0033]
Separation rules
1. If there are two lines consisting only of “=” in the text, and the two lines are separated by three lines or more, the part between the two lines is used as the material part.
2. If there are two lines consisting only of “-” in the text, and the two lines are separated by three lines or more, the part between the two lines is used as the material part.
3. When there is a line “____cut here____” in the text, the part below that line is used as the material part.
[0034]
The material part information extracting unit 22 extracts information on the material part from the message part as the material part information. Regarding the extraction of information, in addition to having the same function as the attached file information extraction unit 12 in the first embodiment, the file name of the e-mail in which the message part is described in the extracted material part information is given.
[0035]
The attached file information management unit 23 has a function of storing the data part as a text format file in addition to the function of the attached file information management unit 13 in the first embodiment. The subject of the e-mail in which the material part is described is given as a file name to the filed material part file.
[0036]
Next, the operation of the electronic mail management apparatus according to the second embodiment will be described with reference to the flowchart shown in FIG.
[0037]
S 21: An e-mail to be processed is sent from the mail management unit 11 to the mail structure analysis unit 21. For example, an e-mail in which text-format material is described in the e-mail body shown in FIG. 9 is sent. Assume that the subject of the e-mail in FIG. (Not shown)
S22: The mail structure analysis unit 21 determines whether or not a material part exists in the mail text based on the separation rule. If there is a data part, the process proceeds to S23, and if there is no data part, the process ends. When the separation rule is applied to the electronic mail in FIG. 9, there is a line composed of “=” in the mail body, and it is determined that the electronic mail includes the material part in order to meet the rule 1.
[0038]
S23: The mail structure analysis unit 21 separates the mail text into a message part and a material part, sends the message part to the material part information extraction part 22, and sends the material part to the attached file information management part 23. In the e-mail of FIG. 9, the first line of the text “I am Kato” to “Thank you for your support” is the message part, and the part between “=” is the material part.
[0039]
S24: The material part information extracting unit 22 extracts information on the material part from the message part based on the extraction rule, and sends it to the attached file information managing unit 23 as the material part information.
[0040]
When the extraction rule of FIG. 3 is applied to the message part of the e-mail of FIG. 9, the subject = “Meeting of the 20th planning meeting” from Rule 1, the creator = “Kato” from Rule 4, the distributor = from Rule 5 = “Sato, Kobayashi, Akai” are extracted. Since there is no expression matching the rules 2 and 3 in the message part, the version level and the due date are not extracted. FIG. 10 shows the extracted material part information. In the file name of the material part information, the subject “meeting of minutes” of the e-mail in which the message part was written is described.
[0041]
S25: The attached file information management unit 23 generates the material part as a text-based material part file, and assigns the subject “minutes” of the electronic mail in which the material part is described as the file name. Further, the date when the material part information is stored is given to the material part information as a registration date, and the material part file and the material part information are stored.
[0042]
S26: The attached file information management unit 23 outputs the material part information to the information output part. FIG. 11 shows the material part information to be output. FIG. 11 is a diagram when the user requests the creator, distributor, file name, and subject as items.
[0043]
(B-3) Effects of the second embodiment
Conventionally, an attached file is not attached to an e-mail, and materials described in a text format in the mail body cannot be managed as an attached file.
[0044]
According to the second embodiment, when an e-mail in which a text-format material is directly described in the mail body is received, the mail body is separated into a message part and a material part. After that, the data part is converted into a file, and information on the data part described in the message part is extracted, so that it can be handled in the same manner as an e-mail with an attached file. Further, by looking at the material part information, it is possible to easily know information about the material part file.
[0045]
(C) Third embodiment
(C-1) Features of the third embodiment
The third embodiment recognizes that the attached file attached to the e-mail is a revised version of the previously stored attached file from the body of the mail, and automatically replaces the old attached file stored. Features.
[0046]
(C-2) Configuration of the third embodiment
Hereinafter, an e-mail management apparatus according to the third embodiment of the present invention will be described in detail with reference to the drawings.
FIG. 12 is a block diagram showing an electronic mail management apparatus according to the third embodiment.
[0047]
In the third embodiment, blocks having the same functions as those in the first embodiment are denoted by the same reference numerals, and only blocks different from the first embodiment in the third embodiment will be described in detail.
[0048]
The revision information extraction unit 31 extracts information indicating that the attached file attached to the email is a revised version of the attached file that has been sent from the email. Furthermore, if it is a revised version, revision information indicating that it is a revised version is given to the e-mail.
[0049]
Whether the attached file is a revised version is determined based on the following revision information extraction rule. If any of the rules are met, the attachment attached to the email is determined to be a revised attachment.
[0050]
Revision information extraction rules
(1) One of the words “revision”, “official version”, “change”, “correction” is included in the mail text.
(2) The attached file name includes the word “official”.
In addition to the function of the attached file information extracting unit 12 in the first embodiment, the attached file information extracting unit 32 adds the revised information to the attached file information when the revised information is given to the processing target e-mail. Has the function to give.
The attached file information management unit 33 searches the attached file information stored in the attached file information management unit 33 based on the attached file information when the revision information is added to the sent attached file information. To do. If there is an attachment file that satisfies the conditions, the stored attachment file and attachment file information are replaced with the new attachment file and attachment file information that have been sent.
The search for the attached file information stored in the attached file information management unit 33 is performed based on the following search rule.
[0051]
Search rules
A. Attached file information that satisfies three or more of the conditions (a) to (e) is searched. When there are a plurality of corresponding attachment file information, the attachment file information having the latest registration date is selected.
(A) Subject lines are equal
(B) The creators are equal
(C) File names are equal
(D) The main part of the file name (the part other than the extension) is in an inclusive relationship
(E) Distributors are equal
Next, the operation of the electronic mail management apparatus according to the third embodiment will be described with reference to the flowchart shown in FIG.
[0052]
S 31: An e-mail with an attached file is sent from the mail management unit 11 to the revision information extraction unit 31. An e-mail with an attached file shown in FIG. 14 is sent.
[0053]
S32: The revision information extraction unit 31 determines whether the attached file attached to the e-mail is a revised version based on the revision information extraction rule. If it is a revised version, the process proceeds to S33, and if it is not a revised version, the process proceeds to S34. Since the e-mail in FIG. 14 conforms to Rule 1 = “correction”, it is determined that a revised attachment is attached, and the process proceeds to S33.
[0054]
S33: The revision information extraction unit 31 adds revision information indicating that the attached file is a revised version to the electronic mail, and sends it to the attachment file information extraction unit 12.
[0055]
S34: The attached file information extracting unit 12 separates the e-mail into a mail text and an attached file.
[0056]
S35: The attached file information extracting unit 12 extracts information related to the attached file from the body of the e-mail based on the extraction rule, and when the revision information is given to the e-mail, the revision information is given to the attached file information. Thereafter, the file is sent to the attached file information management unit 13. When the extraction rule of FIG. 3 is applied to the e-mail of FIG. 14, subject 1 from “Rule 1” = “minutes of the 20th planning meeting”, rule 4 from creator = “Kato”, rule 5 from distributor = “Sato, "Kobayashi, Akai" is extracted. Since there is no expression matching rules 2 and 3 in the e-mail in FIG. 14, the version level and the due date are not extracted. Further, the file name of the attached file is given to the extracted attached file information. FIG. 15 shows the extracted attached file information. In FIG. 15, “O” is assigned to the revision information column to indicate that this attached file is a revised version.
[0057]
S36: The attached file information management unit 33 determines whether revision information is added to the attached file information. If revision information has been assigned, the process proceeds to S37, and if not, the process proceeds to S39. In FIG. 15, since revision information is given, it progresses to S37.
[0058]
S37: The attached file information management unit 33 determines whether there is a description that satisfies the search rule in the attached file information. If the search rule is satisfied, the process proceeds to S38. If the search rule is not satisfied, the process proceeds to S39. FIG. 16 shows an email stored in the attached file information management unit 33. Based on the attached file information in FIG. 15, the attached file number 1 in FIG. 16 satisfies the conditions a, b, d, and e. In the condition d, the file names are “minutes.dat” and “minutes draft.dat”, and the main part “minutes” is a partial character string of “minutes draft” to form an inclusion relationship.
[0059]
S38: The attached file information management unit 33 replaces the stored attached file and attached file information with the new attached file and attached file information sent thereto. At this time, the date when the attached file information is replaced is given to the attached file information as a registration date. FIG. 17 shows attached file information obtained by replacing the attached file information.
[0060]
S39: The attached file information management unit 33 stores the attached file and the attached file information.
[0061]
S40: The attached file information management unit 13 outputs the attached file information to the information output unit 14.
[0062]
(C-3) Effects of the third embodiment
Conventionally, even if the attached file attached to the e-mail is a revised version of the attached file sent before, it was not possible to recognize that it was a revised version, so it was necessary to newly register.
[0063]
According to the third embodiment, since it is possible to recognize the revision intention of the attached file attached to the e-mail from the mail body, the attached file and the attached file information are not simply newly registered, but stored in the past. The attached file and the attached file information can be replaced with new contents.
[0064]
(D) Other embodiments
The present invention can be used as an extended function of a mailer. At that time, the OS of the device on which the mailer operates is not particularly limited. Also, the type of conversion code for handling the attached file is not particularly limited.
[0065]
Mailer's original functions and the present invention Attachment function May be realized with one tool or as a separate tool. When implemented with a separate tool, data is exchanged as needed. In addition, when the attachment file function of the present invention is provided in the server and realized by a separate tool and a plurality of users connected via the network share and use the attachment file function, the received attachment file is shared with the group. be able to.
[0066]
The extraction rule is not limited to the rules 1 to 5, and a rule that can be determined to be information related to the attached file can be set as appropriate.
[0067]
The separation rules are not limited to Rules 1 to 3, and characters and symbols that can be determined to be the material part can be set as appropriate.
[0068]
The revision information extraction rule is not limited to the rules (1) and (2), and information indicating that the attached file is a revised version can be set as appropriate.
[0069]
The search rule is not limited to (a) to (e), and a rule that can determine that the attached file information and the already-attached attached file information are files describing the same contents can be appropriately set.
[0070]
【The invention's effect】
According to the first embodiment described above, information about an attached file attached to an e-mail can be extracted from the e-mail, and the attached file and the extracted attached file information can be stored in correspondence with each other. The contents described can be confirmed by the attached file information, and the usability is improved for the user as compared with the case of confirming the contents by opening the attached file, and e-mail management is made more efficient.
[0071]
According to the second embodiment, when text-format material is described in the body of an e-mail, the mail body is separated into a message part and a material part, and the material part information on the material part is extracted from the message part. However, since the data part is filed and stored in correspondence with the data part information, it can be handled in the same manner as when an attached file is attached to the e-mail. Furthermore, since the material part described in the mail text is automatically filed, the user does not need to file the material part, and the management of e-mail is made more efficient.
[0072]
According to the third embodiment, it is determined whether the attached file attached to the e-mail is a revised version of the attached file of the old e-mail received before the e-mail. If you can extract information about attachments from the body of the email and replace the extracted attachment information of the new email with the attachment information that has already been stored, the old attachment and the old attachment information will be replaced with the new attachment. The new attachment information is replaced with the new attachment information, so that the revised attachment and attachment information are not registered as new information. Furthermore, since it is automatically determined whether the attached file is a revised version and replaced with the old file, the user does not have to replace the new attached file with the old attached file. Furthermore, since the old attachment file and the new attachment file are replaced, the memory capacity can be reduced as compared with the case of managing redundantly.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram showing an electronic mail management apparatus according to a first embodiment of the present invention.
FIG. 2 is a diagram showing an example (1) of an attached file attached mail;
FIG. 3 is a diagram showing an extraction rule for attached file information.
FIG. 4 is a flowchart showing the operation of the electronic mail management apparatus according to the first embodiment of the present invention.
FIG. 5 is a diagram showing extracted attached file information (1).
FIG. 6 is a diagram showing attached file information (1) to be output.
FIG. 7 is a block diagram showing an electronic mail management apparatus according to a second embodiment of the present invention.
FIG. 8 is a flowchart showing an operation of the electronic mail management apparatus according to the second embodiment of the present invention.
FIG. 9 is a diagram showing an e-mail in which materials are described in the body of the e-mail.
FIG. 10 is a diagram showing extracted attached file information (2).
FIG. 11 is a diagram showing attached file information (2) to be output.
FIG. 12 is a block diagram showing an electronic mail management apparatus according to a third embodiment of the present invention.
FIG. 13 is a flowchart showing the operation of the electronic mail management apparatus according to the third embodiment of the present invention.
FIG. 14 is a diagram illustrating an example (2) of an attached file attached mail;
FIG. 15 is a diagram showing extracted attached file information (3).
FIG. 16 is a diagram showing stored attached file information.
FIG. 17 is a diagram showing updated attached file information.
[Explanation of symbols]
11: Mail management unit, 12, 32: Attachment file information extraction unit, 13, 23, 33: Attachment file information management unit, 21: Mail structure analysis unit, 22: Material unit information extraction unit, 31: Revision information extraction unit, 14: Information output unit.

Claims

A mail management unit that connects to each terminal via a network to send and receive e-mails and manages received e-mails;
An attached file information extracting unit that extracts the attached file information related to the attached file attached to the e-mail from the body of the e-mail according to a predetermined extraction rule;
An attachment file information management unit for storing the attachment file and the attachment file information extracted by the attachment file information extraction unit in association with each other;
An information output unit that outputs attached file information stored in the attached file information management unit;
Information indicating that the attached file attached to the e-mail is a revised version of the attached file attached to the e-mail received before the e-mail is extracted from the e-mail body according to a predetermined extraction rule. And a revision information extraction unit
The attached file information management unit has already extracted and stored the attached file information extracted by the attached file information extracting unit based on the information extracted by the revised information extracting unit. If it can be replaced with the attached file information, the attached file corresponding to the stored attached file information and the stored attached file information are replaced with the attached file and the attached file information. And storing the replaced attached file and the attached file information.

The electronic mail management apparatus according to claim 1 , wherein the revision information extraction unit is shared by a plurality of users connected via a network.