JP2699995B2 - 電話応答機構を自動的に更新する方法及びシステム - Google Patents

電話応答機構を自動的に更新する方法及びシステム

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JP2699995B2 JP6005620A JP562094A JP2699995B2 JP 2699995 B2 JP2699995 B2 JP 2699995B2 JP 6005620 A JP6005620 A JP 6005620A JP 562094 A JP562094 A JP 562094A JP 2699995 B2 JP2699995 B2 JP 2699995B2
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Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【産業上の利用分野】本発明は電子電話メール・システ
ムなどの非応答電話呼出しに対する応答を自動的に提供
する方法及びシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】電子電話メール・システムは入来する電
話呼出しに対する応答機能を提供する。入来する電話呼
出しは電子電話メール・システム内の応答機構をトリガ
することができ、この機構が呼出し人に対し予め記録さ
れた応答を提供し、呼出し人が呼出される電話メール・
ユーザに対しメッセージを残す機会を提供する。
【０００３】予め記録される応答は典型的には呼出され
る人間を識別し、呼出し人がメッセージを残すように誘
導するための他の情報を提供する。例えばシステムによ
り生成される応答が、" もしもし、ジョン・ドウはただ
いま不在です。トーンが聞こえたらメッセージを入れて
下さい" と言う。或いは、ユーザがユーザ自身の声で個
人的なメッセージを記録することができる。例えば応答
が "もしもし、私はジョン・ドウです。私は現在不在で
す。トーンが聞こえたらメッセージを入れて下さい" と
言う。
【０００４】しばしば、ユーザはより多くの情報を呼出
し人に提供したいと思う。ユーザにより記録されるメッ
セージはユーザの所在に関する限られた情報を提供する
ことが可能であり、例えば "もしもし、私はジョン・ド
ウです。私は事務所におりますが電話中であるかまたは
離席しています。トーンが聞こえたらメッセージを入れ
て下さい" などと言う。しかしながら、呼出し人にユー
ザに関する情報を提供するこの種の応答では、電話メー
ルを効果的に使用するために日毎にユーザが電話メール
応答を更新することが要求される。この更新のために、
ユーザは一連のコードまたはパスワードをダイアル入力
しなければならない。この処理は毎日数分を要する。多
くのユーザはこの作業を煩わしく思い、呼出し人に識別
情報だけを提供する結果となる。更に、従来の電話応答
機構は呼出し人にユーザの都合の良い時間を通知しな
い。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】従って、呼出し人に有
用な情報を提供し、ユーザが手間を掛けることなく自動
的にこの情報を更新する電話メール応答機構が求められ
る。
【０００６】
【課題を解決するための手段】本発明の方法は電話応答
機構を自動的に更新する。電話応答機構が呼出し人への
応答、及び呼出し人がメッセージを残す機会を提供す
る。この方法は第１の応答部分を検索するステップを含
む。この方法はまたデータ処理システム上の予め選択さ
れたデータベースから情報を検索し、その情報から第２
の応答部分を生成する。次に、この方法は第１応答部分
及び第２応答部分を呼出し人に対し実演する。
【０００７】本発明の１態様によれば、第１応答部分を
検索するステップは、更に予め記録されるメッセージの
検索ステップを含む。別の態様によれば、予め選択され
たデータベースからの情報の検索ステップは、呼出され
るユーザのカレンダ（行動予定表）から情報を検索する
ステップを含む。本発明の更に別の態様によれば、この
方法は電話応答機構によるデータベース上の情報へのア
クセスが許可されているか否かを判定するステップを含
み、許可されていれば情報をデータベースから検索す
る。
【０００８】本発明のシステムは、電話応答機構を自動
的に更新するためのものである。このシステムは第１応
答部分を検索する手段を含む。更にデータ処理システム
上の予め選択されたデータベースから情報を検索し、そ
の情報から第２応答部分を生成する手段が存在する。こ
のシステムは更に、第１応答部分及び第２応答部分を呼
出し人に対して実演する手段を含む。
【０００９】
【作用】本発明によれば、呼出し人に対し呼出し人がユ
ーザと連絡することを支援する情報を提供する。電話応
答機構によりアクセスされるデータベースを選択するこ
とにより、呼出し人にユーザの所在及び戻ってくる時期
に関する情報を提供することができ、更にユーザが現在
いる場所の電話番号も提供可能である。
【００１０】データベースが更新される度に、電話応答
機構は自動的に更新される。これによりユーザにとって
電話応答機構の使用が単純化され、その使用が促進され
る。ユーザは電話応答機構に対し、特定の入力へのアク
セスを提供するか拒否するだけでよい。
【００１１】本発明は記録されるメッセージ（データ処
理システムまたはユーザによって記録される）を、その
日の時刻などのシステムによって生成されるデータ、更
にデータベースから検索される情報に結合する。様々な
部分を一緒に併合することにより、単一の応答が呼出し
人に実演される。
【００１２】
【実施例】図１を参照すると、本発明が実施されるデー
タ処理システム１１の概略が示される。データ処理シス
テム１１は複数の個々のコンピュータ１３を含み、これ
らはローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）１５に
接続される。各コンピュータ１３はユーザ・インタフェ
ースを含み、これは表示画面１７及びキーボード１９を
有する。各コンピュータ１３はまた記憶装置２１及びプ
リンタまたは出力装置２３にも結合される。本発明によ
れば、データ処理システム１１内でユーザによって定期
的にアクセスされるアプリケーションまたはリソース・
オブジェクトを記憶するための１個または複数のこうし
た記憶装置２１が使用される。
【００１３】データ処理システム１１はまたメインフレ
ーム・コンピュータ２５を含み、これは通信リンク２７
によりコンピュータ１３の１つに結合される。メインフ
レーム・コンピュータ２５はまた、コンピュータの遠隔
記憶装置として機能する記憶装置２９にも結合される。
【００１４】第１の電話３１はデータ処理システム１１
に接続される。第１の電話３１はまた、従来の電話回線
３５を介して、第２の電話３３にも接続される。電話回
線は音声キャリア周波数を使用する普通旧電話型（ＰＯ
ＴＳ：plain old telephonetype）であったり、または
Ｔ−１などのデジタル・キャリアを使用するマルチプレ
クサ型である。電話３１、３３は音声機能に加え、映像
機能もサポートする。
【００１５】データ処理システム１１は電話３１用の電
話応答機構または電話メール・システムを提供する。電
話応答機構は第１の電話３１が第２の電話３３などの別
の電話からの呼出しを受信すると、自動的に活動化され
る。活動化されると、電話応答機構はメッセージまたは
応答を呼出し人に提供する。この応答は一般に挨拶を含
み、呼出されるユーザを識別する。呼出し人に応答を実
演後、電話応答機構は呼出し人がユーザに対しメッセー
ジを残す機会を提供する。
【００１６】本発明では、呼出し人に提供される応答
は、ユーザが構成するいくつかの部分から成る。応答の
第１部分はその日の時刻にもとづき挨拶を提供する。応
答の第２部分は呼出し人に対しユーザを識別する。応答
の第３部分は呼出し人に情報を提供する。この情報はデ
ータ処理システム１１のデータベースから引出される。
これら全ての部分は応答を提供するために併合される。
【００１７】第１部分はその日の時刻にもとづき、デー
タ処理システムにより自動的に提供される。データ処理
システム１１は時計を有し、これによりデータ処理シス
テムはその日の時刻を決定できる。その日の時刻がわか
ると、データ処理システムは応答の第１部分を生成す
る。例えば、朝には第１部分は "おはよう御座います"
であり、午後には第１部分は "こんにちは" となる。
【００１８】応答の第２部分はユーザを識別する。多く
の電話メール・システムが各ユーザに対応するデフォル
ト・メッセージを有する。ユーザが何もしない場合、第
２部分は "私はジョン・ドウです。私はただいま不在で
す" などとなる。デフォルトの第２部分はデータ処理シ
ステムにより、全てのユーザに対応して共通の音声によ
り生成される。
【００１９】それとは別に、ユーザは第２部分に対応す
るデフォルトの代わりに、ユーザの音声により実演され
る個人的メッセージを記録することができる。個人的な
第２部分を記録するために、ユーザは電話３１またはコ
ンピュータ１３の１つを通じて、電話メール・システム
をアクセスする。ユーザは次に個人的電話メール挨拶部
分を記録する。例えば、これは "私はジョン・ドウで
す。私はただいま不在です" であったりする。
【００２０】応答の第３部分はデータ処理システム１１
上のデータベースから自動的に引出される。ユーザはデ
ータベースが更新される度に、電話応答機構に情報を提
供する。例えば、電話応答機構はユーザのカレンダ（行
動予定表）を使用して、呼出し人にユーザの都合の良い
時、またはユーザの所在に関する情報を提供する。
【００２１】ユーザは特定の日に対応して、次に示す典
型的な入力をカレンダ・データベースに作成する。 ９ａｍ−１０ａｍ、ボスと打合せ、部屋２５６、電話ア
クセス＝ＹＥＳ。 １２ｐｍ−１ｐｍ、昼食、電話アクセス＝ＹＥＳ。 ２ｐｍ−３ｐｍ、新製品会議、部屋２１１、電話アクセ
ス＝ＮＯ。
【００２２】ユーザがカレンダに入力をすると、ユーザ
は個々の入力内の情報が呼出し人に提供可能か否かを判
断する。これは電話アクセスをＹＥＳまたはＮＯに設定
することにより行われる。ＹＥＳ設定は電話応答機構が
情報をアクセスし、呼出し人に提供することを許可す
る。ＮＯ設定は電話応答機構が情報をアクセスし、呼出
し人に提供することを禁止する。
【００２３】応答は典型的には音声である。しかしなが
ら、使用される電話装置が映像機能をサポートする場合
には、応答は映像メッセージを含むこともできる。
【００２４】図２を参照すると、ユーザの電話３１に対
する電話呼出しに応答する方法が示される。図２の流れ
図において、次の図式変換が使用される。矩形は処理ま
たは機能に対応し、ひし形（ステップ５５は引延ばされ
たひし形である）は判定に対応する。これらの変換はデ
ータ処理及びユーザ・インタフェース分野に関わるプロ
グラマには既知であり、この流れ図はこうしたプログラ
マがＢＡＳＩＣ、ＰＡＳＣＡＬまたはＣなどの任意の適
切なコンピュータ・プログラミング言語によりコードを
作成するのに十分なものであり、例えば IBM Personal
System/2（PS/2）コンピュータ・ファミリなどのコンピ
ュータがこれらの言語をサポートする。
【００２５】この方法はステップ５１で開始される。電
話呼出しが電話３１に到来し、それに対し誰も応答する
ものが居ないものとする（ステップ５３）。この方法は
ステップ５５に移行し、呼出しを開始している電話が音
声／映像電話呼出しをサポート可能であるか否かを判断
する。否定の場合、ステップ５７に移行し音声電話メッ
セージを検索する。これは応答の第２部分に相当し、例
えば "私はジョン・ドウです。私はただいま不在です"
などである。次にステップ５９に移行する。ステップ５
５の結果が肯定の場合には、この方法はステップ６１に
移行し、音声／映像電話メッセージを検索する。次にス
テップ５９に移行する。
【００２６】ステップ５９では、その日の時刻をチェッ
クする。ステップ６３では日の時刻メッセージを検索
し、これは "おはよう御座います"、"こんにちは" また
は日の時刻に対応する他の挨拶のいずれかである。
【００２７】ステップ６５では、この方法はメッセージ
の第３部分を提供するために、ユーザの現在のアジェン
ダに関する情報を求め、許可されていればユーザのカレ
ンダなどの指定されるデータベースをチェックし、情報
を検索する。カレンダから使用される入力を決定するた
めに、その日の時刻が使用される。時刻が午前９：３０
の場合、９ａｍ−１０ａｍからの入力が第３部分を作成
するために使用される。電話アクセスがＹＥＳの場合、
応答の第３部分を作成するためにカレンダ入力が使用さ
れる。電話アクセスがＮＯの場合、カレンダ入力は使用
されない。その代わりに、第３部分は呼出し人にメッセ
ージを残すかを尋ねる。
【００２８】ステップ６７で、第１部分、第２部分及び
第３部分はそれぞれの順序により全て一緒に併合され
る。次に併合されたメッセージ部分が呼出し人に実演さ
れる（ステップ６９）。例えば、呼出しが午前９：３０
に発生する場合、応答は次のようになる。 "おはよう御座います" (これはその日の時刻から獲得さ
れる応答の第１部分に相当する。） "私はジョン・ドウです。私はただいま不在です"（これ
はユーザによる記録から獲得される第２部分に相当す
る。） "私は会議中ですがこれは午前１０時に終わります。そ
のとき電話を下さるかまたは今メッセージを残して下さ
い" （これはデータ処理システムによりカレンダ入力か
ら作成される第３部分に相当する。）
【００２９】これとは別に、第３部分がより多くの情報
を提供することも可能であり、この場合には、例えば "
私は２５６号室で午前１０時まで会議中です。ここに電
話下さるかまたはメッセージを残して下さい。あるいは
後でお電話下さい" などとなる。
【００３０】呼出しが午後１２：３０に発生する場合、
応答は次のようになる。 "こんにちは"（これは応答の第１部分に相当する。） "私はジョン・ドウです。私はただいま不在です"（これ
は応答の第２部分に相当する。） "私は昼食に出かけていますが、１時には戻ります。そ
のときに電話下さるかまたは今メッセージを残して下さ
い"（これは応答の第３部分に相当する。）
【００３１】呼出しが午後２：３０に発生する場合、応
答は次のようになる。 "こんにちは"（これは応答の第１部分に相当する。） "私はジョン・ドウです。私はただいま不在です"（これ
は応答の第２部分に相当する。） "トーンが聞こえたらメッセージを残して下さい"（これ
は応答の第３部分に相当する。） この応答の第３部分は、カレンダ入力へのアクセスが拒
否された時に使用されるデフォルト・メッセージであ
る。同様に、呼出しが午後４：００に発生する場合、応
答は午後２：３０に発生する呼出しに対する場合と同様
となる。これは応答の第３部分が作成される午後４：０
０に対応するカレンダ入力が存在しないことによる。
【００３２】このように本発明は、呼出し人に対し、呼
出されるユーザに関する追加情報を提供する。この追加
情報は呼出し人がユーザと連絡することを支援する。
【００３３】本発明は更新された応答を維持するため
に、ユーザに対して要求する労力を最小化する。ユーザ
は単に更新された状態でデータベースを維持するだけで
よく、電話応答機構に無関係に、ユーザの予定を更新す
れば足りる。本発明はデータベースにもとづき、電話応
答機構の応答を自動的に更新する。データベース内の各
入力に対し、ユーザは電話応答機構による、そうした入
力へのアクセスを許可または禁止することができる。
【００３４】本発明は第１部分、第２部分及び第３部分
により応答を提供するように述べられてきたが、応答に
関する様々な形態が可能である。例えば、第１部分（例
えば"おはよう御座います"）が提供される必要がなく、
その代わりに応答の第２部分が"もしもし、私はジョン
・ドウです．．．"などの挨拶を含んだりする。
【００３５】本発明は電話応答に対応する情報を提供す
るために、データベースとしてカレンダが使用されるよ
うに述べられてきたが、他のデータベースも使用可能で
ある。例えば、呼出し人にユーザの秘書、同僚、または
監督者の名前及び電話番号を自動的に伝えるために、人
事データベースを使用することも可能である。
【００３６】応答の各部分を形成する音声情報を、例え
ばテキスト−スピーチ変換などを使用して、データ処理
システムにより生成することも可能である。それとは別
に、ユーザが第１部分及び第２部分を記録することも可
能である。ユーザはまた、データ処理システムが第３部
分を生成するために使用する単語または音のセットまた
はライブラリを記録することができる。これは第３部分
の情報が典型的には可変であり、広範な範囲に及ぶこと
による。例えば、カレンダ・データベースから獲得され
る情報から第３部分を生成するために、次に示す標準の
第３部分が使用される。"私は ______です。私は _____
時に戻ります。そのときに電話下さるかまたはメッセー
ジを残して下さい" ここで、最初のブランクは、例え
ば"会議中"などのカレンダ上に記載されるタイプの用務
により満たされる。第２のブランクは例えば"午前１０
時"などの用務が終了する予定の時刻によって満たされ
る。
【００３７】上述の開示及び説明は単に本発明の原理を
表したものであり、これに限るように解釈されるべきで
はない。
【００３８】
【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
呼出し人に被呼出し人の都合の良い時などの情報を提供
する電話応答機構が提供される。また、電話応答機構に
より提供される情報を自動的に更新する方法及びシステ
ムが提供される。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明が実施されるデータ処理システムを表す
概略図である。
【図２】本発明の方法の実施例の流れ図である。
【符号の説明】
１１ データ処理システム １５ ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ） ２５ メインフレーム・コンピュータ ２７ 通信リンク ３１ 第１の電話 ３３ 第２の電話 ３５ 電話回線
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 シャイラ・スカジス アメリカ合衆国76134−4320、テキサス 州フォート・ワース、グラシア・コート 5401 (72)発明者 ロバート・ピィ・ウェルチ アメリカ合衆国76034、テキサス州カレ ービル、フォックス・グレン・ドライブ 3405 (56)参考文献 特開 昭58−62745（ＪＰ，Ａ) 特開 昭62−114366（ＪＰ，Ａ) 特開 昭63−86647（ＪＰ，Ａ) 特開 昭63−104562（ＪＰ，Ａ) 特開 昭63−311846（ＪＰ，Ａ) 特開 昭64−1360（ＪＰ，Ａ) 特開 平２−65450（ＪＰ，Ａ) 特開 平２−67051（ＪＰ，Ａ) 特開 平２−100455（ＪＰ，Ａ) 特開 平２−131656（ＪＰ，Ａ) 特開 平３−62764（ＪＰ，Ａ) 特開 平３−88463（ＪＰ，Ａ) 特開 平３−240396（ＪＰ，Ａ) 特開 平３−289241（ＪＰ，Ａ) 特開 平４−1843（ＪＰ，Ａ) 特開 平４−2251（ＪＰ，Ａ) 特開 平４−90244（ＪＰ，Ａ) 特開 平４−95444（ＪＰ，Ａ) 特開 平４−124946（ＪＰ，Ａ) 特開 平４−307847（ＪＰ，Ａ) 特開 平５−260176（ＪＰ，Ａ) 特開 平６−244920（ＪＰ，Ａ) 米国特許3794778（ＵＳ，Ａ) 米国特許5117451（ＵＳ，Ａ) 米国特許5146487（ＵＳ，Ａ) 米国特許5247568（ＵＳ，Ａ) 米国特許5251251（ＵＳ，Ａ) 西独国特許出願公開3541898（ＤＥ, Ａ) 欧州特許出願公開510411（ＥＰ，Ａ)

Claims (4)

    (57)【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】呼出し人に対する応答を提供する電話応答
    機構を自動的に更新する方法であって、 ａ）データ処理システムのカレンダ・データベースに時
    刻に関連する行動予定情報を維持し、上記情報の各々に
    アクセス可否属性を付随させるステップと、 ｂ）呼び出し人からの呼びに応答して第１の応答メッセ
    ージ部分を取り出すステップと、 ｃ）呼出し人からの呼び受信の時刻を判定するステップ
    と、 ｄ）上記呼び受信の時刻に基づいて上記データベース中
    の上記複数の情報からその時刻に関連する情報を選択
    し、上記アクセス可否属性に基づいて上記呼出し人によ
    る上記選択された情報へのアクセスが許可されるか否か
    判定し、許可されるならば上記データベースから上記選
    択された情報を取り出してこれにより第２の応答メッセ
    ージ部分を作成するステップと、 ｅ）上記第１応答メッセージ部分及び上記第２応答メッ
    セージ部分を音声に再生して呼出し人に応答するステッ
    プと、 を含む方法。
  2. 【請求項２】上記第１の応答メッセージ部分は予め記録
    されたメッセージであり、 上記ステップａ）は上記データ処理装置内の呼出される
    人の予定表から上記複数の情報を与えるステップを含
    む、 請求項１記載の方法。
  3. 【請求項３】呼出し人に対する応答を提供する電話応答
    機構を自動的に更新するシステムであって、 ａ）データ処理システムのカレンダ・データベースに時
    刻に関連する行動予定情報を維持し、上記情報の各々に
    アクセス可否属性を付随させる手段と、 ｂ）呼び出し人からの呼びに応答して第１の応答メッセ
    ージ部分を取り出す手段と、 ｃ）呼出し人からの呼び受信の時刻を判定する手段と、 ｄ）上記呼び受信の時刻に基づいて上記データベース中
    の上記複数の情報からその時刻に関連する情報を選択
    し、上記アクセス可否属性に基づいて上記呼出し人によ
    る上記選択された情報へのアクセスが許可されるか否か
    判定し、許可されるならば上記データベースから上記選
    択された情報を取り出してこれにより第２の応答メッセ
    ージ部分を作成する手段と、 ｅ）上記第１応答メッセージ部分及び上記第２応答メッ
    セージ部分を音声に再生して呼出し人に応答する手段
    と、 を含むシステム。
  4. 【請求項４】上記第１の応答メッセージ部分は予め記録
    されたメッセージであり、 上記手段ａ）は上記データ処理装置内の呼出される人の
    予定表から上記複数の情報を与える手段を含む、 請求項３記載のシステム。
JP6005620A 1993-02-10 1994-01-24 電話応答機構を自動的に更新する方法及びシステム Expired - Fee Related JP2699995B2 (ja)

Applications Claiming Priority (3)

Application Number Priority Date Filing Date Title
US015938 1979-02-28
US1593893A 1993-02-10 1993-02-10
US15938 1993-02-10

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Publication Number Publication Date
JPH06253002A JPH06253002A (ja) 1994-09-09
JP2699995B2 true JP2699995B2 (ja) 1998-01-19

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ID=21774443

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Application Number Title Priority Date Filing Date
JP6005620A Expired - Fee Related JP2699995B2 (ja) 1993-02-10 1994-01-24 電話応答機構を自動的に更新する方法及びシステム

Country Status (4)

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