JP2024070346A - Document transmission device, document transmission method, and program - Google Patents
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Abstract
【課題】文書の受信者側で手戻り作業などの無駄な作業が発生することを抑制できるようにする。【解決手段】文書送信装置１は、文書を格納する記憶領域２４を有する記憶部２０と、記憶領域２４に設定される宛先情報２２に基づき、記憶領域２４に格納された文書の送信宛先を決定する宛先決定部１３と、記憶領域２４に格納された文書を解析し、宛先決定部１３によって決定された送信宛先を、解析結果に基づいて変更する宛先変更部１４と、宛先変更部１４によって送信宛先が変更されなかった場合には宛先決定部１３によって決定された送信宛先に対して記憶領域２４に格納された文書を送信し、宛先変更部１４によって送信宛先が変更された場合には宛先変更部１４によって変更された送信宛先に対して記憶領域２４に格納された文書を送信する送信部１６と、を備える。【選択図】図２[Problem] To prevent wasteful work such as rework from occurring on the document receiver side. [Solution] A document transmission device 1 includes a storage unit 20 having a storage area 24 for storing documents, a destination determination unit 13 for determining a transmission destination of the document stored in the storage area 24 based on destination information 22 set in the storage area 24, a destination change unit 14 for analyzing the document stored in the storage area 24 and changing the transmission destination determined by the destination determination unit 13 based on the analysis result, and a transmission unit 16 for transmitting the document stored in the storage area 24 to the transmission destination determined by the destination determination unit 13 when the transmission destination has not been changed by the destination change unit 14, and transmitting the document stored in the storage area 24 to the transmission destination changed by the destination change unit 14 when the transmission destination has been changed by the destination change unit 14. [Selected Figure] Figure 2
Description
本発明は、文書送信装置、文書送信方法、及び、プログラムに関する。 The present invention relates to a document transmission device, a document transmission method, and a program.
従来、ユーザーによって保存される文書を予め指定された送信宛先に自動送信する文書送信装置が知られている（例えば特許文献１）。この従来技術では、コンピュータ内の複数の共有フォルダ（記憶領域）のそれぞれに対して送信宛先が予め設定されており、いずれかの共有フォルダに文書が保存されると、その共有フォルダに対して設定されている送信宛先に保存された文書を自動送信する。 Conventionally, there is known a document transmission device that automatically transmits a document saved by a user to a pre-specified transmission destination (for example, see Patent Document 1). In this conventional technology, a transmission destination is preset for each of multiple shared folders (storage areas) in a computer, and when a document is saved in one of the shared folders, the document saved in the shared folder is automatically sent to the transmission destination set for that shared folder.
ところで、企業内や企業間で文書をやりとりする場合、送信対象となる文書に第三者（例えば上司）の承認が不可欠となることがある。例えば、企業内において開発部門から経理部門へ送信する経費申請書類などの場合、開発部門の課長承認が必要となることがある。この場合、申請者は課長承認を得てから文書を経理部門へ送信しなければならない。 When exchanging documents within or between companies, approval from a third party (such as a superior) may be required for the document to be sent. For example, within a company, expense application documents sent from the development department to the accounting department may require approval from the development department manager. In this case, the submitter must obtain the manager's approval before sending the document to the accounting department.
しかし、申請者は、課長承認を得ることを忘れてしまうことがある。申請者が、課長承認が付されていない経費申請書類を所定の記憶領域に保存してしまうと、その書類がそのまま経理部門に送信されることになる。この場合、経理部門では、適切な経費処理を行うことができず、書類を送信元の開発部門に戻して承認を要求する手戻り作業が発生する。 However, sometimes applicants forget to get approval from their manager. If an applicant saves an expense claim document without the manager's approval in the designated storage area, the document will be sent as is to the accounting department. In this case, the accounting department will not be able to process the expense appropriately, and will have to go back and request approval from the development department that sent the document.
また、期末の予算引き締め時期には、課長承認では不十分で、部長承認が求められることもある。この場合、申請者は、普段通りに課長承認を得たものの、部長承認を得ることを忘れてしまい、部長承認が付されていない書類を所定の記憶領域に保存してしまうことも起こり得る。この場合も、上記と同様に、経理部門では、適切な経費処理を行うことができないため、書類を戻す手戻り作業が発生する。 Also, at the end of the fiscal year, when budgets are being tightened, approval by the section manager may not be sufficient and approval by the department manager may be required. In this case, the applicant may obtain approval from the section manager as usual, but forget to obtain approval from the department manager, and may end up saving a document that does not have approval from the department manager in the designated storage area. In this case, as in the above case, the accounting department will not be able to process expenses appropriately, and will have to go back and return the documents.
このように、従来技術では送信者側で文書に適切な事前処理がなされていない場合でも予め指定された送信宛先に文書が自動送信されてしまうため、文書を受信した受信者側で適切な処理を行うことができずに手戻り作業が発生し、受信した文書に基づく処理を効率的に行うことができないという問題がある。 As described above, in conventional technology, even if the sender has not performed appropriate pre-processing on the document, the document is automatically sent to a pre-specified destination. This means that the recipient is unable to perform appropriate processing on the document, which results in rework and makes it difficult to efficiently process the received document.
本発明は、上記従来の問題点を解決するためになされたものであり、文書の受信者側で手戻り作業などの無駄な作業が発生することを抑制できるようにした文書送信装置、文書送信方法、及び、プログラムを提供することを目的とする。 The present invention has been made to solve the above-mentioned problems with the conventional technology, and aims to provide a document transmission device, a document transmission method, and a program that can reduce the occurrence of unnecessary work, such as rework, on the document recipient's side.
上記目的を達成するため、請求項１に係る発明は、文書送信装置であって、文書を格納する記憶領域を有する記憶部と、前記記憶領域に設定される宛先情報に基づき、前記記憶領域に格納された文書の送信宛先を決定する宛先決定部と、前記記憶領域に格納された文書を解析し、前記宛先決定部によって決定された送信宛先を、解析結果に基づいて変更する宛先変更部と、前記宛先変更部によって送信宛先が変更されなかった場合には前記宛先決定部によって決定された送信宛先に対して前記記憶領域に格納された文書を送信し、前記宛先変更部によって送信宛先が変更された場合には前記宛先変更部によって変更された送信宛先に対して前記記憶領域に格納された文書を送信する送信部と、を備えることを特徴とする構成である。
To achieve the above object, the invention according to
請求項２に係る発明は、請求項１の文書送信装置において、前記宛先変更部は、文書の送信宛先を変更する条件が定められた宛先変更情報を取得し、文書の解析結果が前記宛先変更情報に定められている条件に合致する場合に、前記宛先決定部によって決定された送信宛先を変更することを特徴とする構成である。
The invention according to
請求項３に係る発明は、請求項２の文書送信装置において、前記宛先変更情報には、文書の送信宛先を変更する条件と送信宛先とが対応付けられており、前記宛先変更部は、文書の解析結果が前記宛先変更情報に定められている条件に合致する場合、前記宛先決定部によって決定された送信宛先を、該合致する条件に対応付けられている送信宛先に変更することを特徴とする構成である。
The invention according to
請求項４に係る発明は、請求項３の文書送信装置において、文書の送信宛先を変更する条件と送信宛先とを含む宛先変更要求を取得し、前記宛先変更要求に含まれる情報を前記宛先変更情報に登録する情報登録部、を更に備えることを特徴とする構成である。
The invention according to
請求項５に係る発明は、請求項４の文書送信装置において、前記情報登録部は、前記宛先情報に対応する外部の情報端末から前記宛先変更要求を受信可能であることを特徴とする構成である。
The invention according to
請求項６に係る発明は、請求項３の文書送信装置において、文書の送信宛先を変更する条件には、文書の送信時期又は送信時間が含まれることを特徴とする構成である。
The invention according to claim 6 is characterized in that in the document transmission device according to
請求項７に係る発明は、請求項１乃至６のいずれかの文書送信装置において、前記宛先変更部は、文書を解析することによって文書の承認レベルを判別し、文書の承認レベルが所定レベルに達している場合には前記宛先決定部によって決定された送信宛先を変更せず、文書の承認レベルが所定レベルに達していない場合には前記宛先決定部によって決定された送信宛先を変更することを特徴とする構成である。
The invention according to claim 7 is a document transmission device according to any one of
請求項８に係る発明は、請求項１乃至６のいずれかの文書送信装置において、前記宛先変更部は、文書を解析することによって文書の種類を判別し、文書の種類が予め指定された種類である場合、前記宛先決定部によって決定された送信宛先を変更することを特徴とする構成である。
The invention according to
請求項９に係る発明は、請求項４の文書送信装置において、前記情報登録部は、前記記憶領域に文書が格納されたとき、過去に前記記憶領域に同一文書が格納されていたか否かを判断し、今回の文書と同一文書が過去に格納されていた場合、今回の文書と過去の文書との差分抽出を行って今回の文書において改変された部分を特定し、前記宛先変更情報に文書の送信宛先を変更する条件を自動登録することを特徴とする構成である。
The invention according to claim 9 is the document transmission device according to
請求項１０に係る発明は、文書送信方法であって、文書を所定の記憶領域に格納する記憶ステップと、前記記憶領域に設定される宛先情報に基づき、前記記憶領域に格納された文書の送信宛先を決定する宛先決定ステップと、前記記憶領域に格納された文書を解析し、前記宛先決定ステップによって決定された送信宛先を、解析結果に基づいて変更する宛先変更ステップと、前記宛先変更ステップによって送信宛先が変更されなかった場合には前記宛先決定ステップによって決定された送信宛先に対して前記記憶領域に格納された文書を送信し、前記宛先変更ステップによって送信宛先が変更された場合には前記宛先変更ステップによって変更された送信宛先に対して前記記憶領域に格納された文書を送信する送信ステップと、を有することを特徴とする構成である。
The invention according to
請求項１１に係る発明は、プログラムであって、コンピュータに、文書を所定の記憶領域に格納する記憶ステップと、前記記憶領域に設定される宛先情報に基づき、前記記憶領域に格納された文書の送信宛先を決定する宛先決定ステップと、前記記憶領域に格納された文書を解析し、前記宛先決定ステップによって決定された送信宛先を、解析結果に基づいて変更する宛先変更ステップと、前記宛先変更ステップによって送信宛先が変更されなかった場合には前記宛先決定ステップによって決定された送信宛先に対して前記記憶領域に格納された文書を送信し、前記宛先変更ステップによって送信宛先が変更された場合には前記宛先変更ステップによって変更された送信宛先に対して前記記憶領域に格納された文書を送信する送信ステップと、を実行させることを特徴とする構成である。
The invention according to
本発明によれば、文書の受信者側で手戻り作業などの無駄な作業が発生することを抑制することができるようになる。また、文書の送信者にとっても、不備のある文書が受信者にそのまま送信されてしまうことを防止できるという利点がある。 The present invention makes it possible to prevent the recipient of a document from having to go through unnecessary work such as rework. It also has the advantage that the sender of the document can prevent a defective document from being sent to the recipient as is.
以下、本発明に関する好ましい実施形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。尚、以下に説明する実施形態において互いに共通する要素には同一符号を付しており、それらについての重複する説明は省略する。 Below, preferred embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings. Note that elements common to the embodiments described below are given the same reference numerals, and redundant descriptions of those elements will be omitted.
（第１実施形態）
図１は、本発明の第１実施形態である文書送信装置１を例示する図である。この文書送信装置１は、例えばＭＦＰ（Multifunction Peripherals）などの画像処理装置によって構成される。文書送信装置１は、ＬＡＮ（Local Area Network）やインターネット、公衆電話網などを含むネットワーク２に接続されている。ネットワーク２には、文書送信装置１の他に、複数の情報端末３が接続されている。文書送信装置１は、それら複数の情報端末３のそれぞれからネットワーク２を介して電子化された文書（文書データ）を取得することが可能である。そして文書送信装置１は、情報端末３から電子化された文書を取得すると、その文書を予め指定された送信宛先へ送信する。文書送信装置１が文書を送信する際の送信形態は、例えば電子メール、ファクシミリなどである。また、文書送信装置１は、クラウドサーバーへのアップロードすることにより、文書を送信することも可能である。
First Embodiment
FIG. 1 is a diagram illustrating a
情報端末３は、例えばパーソナルコンピュータ（ＰＣ）やタブレット端末、スマートフォンなどで構成される。ただし、情報端末３は、それらに限られるものではない。例えば、情報端末３は、文書送信装置１と同様、ＭＦＰなどの画像処理装置によって構成されるものであっても構わない。
The
図２は、文書送信装置１のハードウェア構成及び機能構成を示すブロック図である。文書送信装置１は、ハードウェア構成として、プロセッサー１０と、記憶部２０と、操作パネル３０と、通信インタフェース４０とを備えている。
Figure 2 is a block diagram showing the hardware and functional configuration of the
プロセッサー１０は、文書送信装置１の動作を統括的に制御する制御部である。プロセッサー１０は、例えばＣＰＵ（Central Processing Unit）やメモリを備えて構成され、記憶部２０に記憶されているプログラム２１を読み出して実行する。
The
記憶部２０は、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）やソリッドステートドライブ（ＳＳＤ）などで構成される不揮発性の記憶デバイスである。記憶部２０には、プログラム２１の他に、宛先情報２２、及び、宛先変更情報２３が記憶される。また、記憶部２０には、ネットワーク２を介して受信する電子化された文書を記憶するための記憶領域２４が設けられている。例えば図２では、記憶部２０に、複数の記憶領域２４ａ，２４ｂ，２４ｃが設けられている。
The
操作パネル３０は、ユーザーが文書送信装置１を操作する際のユーザーインタフェースである。操作パネル３０は、表示部３１と、操作部３２とを備えている。操作パネル３０は、表示部３１にユーザーが操作可能な操作画面を表示し、操作部３２を介して操作画面に対して行われるユーザーの操作を検知する。
The
通信インタフェース４０は、文書送信装置１をネットワーク２に接続し、ネットワーク２を介して外部の情報端末３と通信を行う。通信インタフェース４０は、様々な通信プロロトコルに準拠した通信態様で情報端末３と通信を行うことができる。例えば、通信インタフェース４０は、ネットワーク２を介して電子メールの送受信を行うことができると共に、ファクシミリの送受信を行うこともできる。また、通信インタフェース４０は、情報端末３やクラウドサーバーと直接文書データの送受信を行うことも可能である。
The
プロセッサー１０は、記憶部２０に記憶されているプログラム２１を実行することにより、情報登録部１１、文書保存部１２、宛先決定部１３、宛先変更部１４、及び、送信部１６として機能する。
The
情報登録部１１は、操作パネル３０を介して入力される情報、又は、通信インタフェース４０を介して受信する情報に基づき、記憶部２０に宛先情報２２及び宛先変更情報２３を登録する処理部である。宛先情報２２は、記憶部２０の複数の記憶領域２４ａ，２４ｂ，２４ｃのそれぞれに対して格納される文書の送信宛先を規定する情報である。また、宛先変更情報２３は、宛先情報２２において規定されている送信宛先を変更するために参照される情報であり、送信宛先を変更する条件と、その条件に合致する場合に変更すべき送信宛先とが対応付けられた情報である。
The
図３は、宛先情報２２の一例を示す図である。図３に示すように、宛先情報２２は、複数の記憶領域２４ａ，２４ｂ，２４ｃのそれぞれに対し、送信形態と、送信宛先とが対応付けられた情報である。例えば、図３の宛先情報２２の場合、記憶領域２４ａに格納された文書の送信形態として「電子メール」が設定されており、文書の送信宛先として「送信宛先Ａ＠＊＊＊＊＊．ｃｏｍ」が設定されている。また、記憶領域２４ｂに格納された文書の送信形態として「電子メール」が設定されており、文書の送信宛先として「送信宛先Ｂ＠＊＊＊＊＊．ｃｏｍ」が設定されている。更に、記憶領域２４ｃに格納された文書の送信形態として「ファクシミリ」が設定されており、文書の送信宛先として「０３－１２３４－＃＃＃＃」が設定されている。つまり、宛先情報２２には、複数の記憶領域２４ａ，２４ｂ，２４ｃのそれぞれに文書が格納された場合に、その文書を外部へ送信する際の送信形態と送信宛先とが設定される。
FIG. 3 is a diagram showing an example of the
例えば文書送信装置１の管理者が操作パネル３０に対して宛先情報２２に新たな情報を登録する操作を行った場合、情報登録部１１は、その新たな情報を宛先情報２２に登録して宛先情報２２を更新する。また、情報登録部１１は、通信インタフェース４０を介して文書送信装置１の管理者が使用する情報端末３から、宛先情報２２に新たな情報を登録することを指定した命令を取得すると、その新たな情報を宛先情報２２に登録して宛先情報２２を更新する。
For example, when an administrator of the
尚、宛先情報２２には、文書の送信宛先としてクラウドサーバーのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）が設定されていても構わない。この場合、クラウドサーバーにログインするためのＩＤやパスワードなども送信宛先に設定しておくことで、文書送信装置１は、クラウドサーバーに自動ログインして文書を送信することができる。
The
図４は、宛先変更情報２３の一例を示す図である。図４に示すように、宛先変更情報２３は、複数の記憶領域２４ａ，２４ｂ，２４ｃのそれぞれに対して個別に設定される情報であり、宛先情報２２に基づいて決定される送信宛先を変更する宛先変更条件と、その宛先変更条件が適用される適用期間と、変更される送信形態と、変更される送信宛先とが対応付けられた情報である。例えば、図３に示すように、記憶領域２４ａに格納された文書の宛先変更条件としては、部長未承認と、課長未承認との２つの条件が設定されている。つまり、記憶領域２４ａに格納された文書が部長承認や課長承認の得られていない文書である場合、宛先変更条件に合致することになる。例えば、宛先変更情報２３では、部長承認の得られてない文書が記憶領域２４ａに格納された場合の送信形態として「電子メール」が設定されており、送信宛先として「部長宛＠＊＊＊＊＊．ｃｏｍ」が設定されている。また、課長承認が得られていない文書が記憶領域２４ａに格納された場合の送信形態として「電子メール」が設定されており、送信宛先として「課長宛＠＊＊＊＊＊．ｃｏｍ」が設定されている。ただし、部長未承認については適用期間が設定されており、２０２２年３月１日から３１日までの１ヶ月間が適用期間である。記憶領域２４ａに文書が格納されたタイミングが適用期間外である場合、部長未承認の条件は適用されない。尚、課長未承認については適用期間が定められておらず、常時適用される条件である。
Figure 4 is a diagram showing an example of
例えば文書送信装置１を使用するユーザーが操作パネル３０に対して宛先変更情報２３に新たな情報を登録する操作を行った場合、情報登録部１１は、その新たな情報を宛先変更情報２３に登録して宛先変更情報２３を更新する。また、情報登録部１１は、通信インタフェース４０を介して外部の情報端末３から、宛先変更情報２３に新たな情報を登録することを指定する宛先変更要求を取得すると、その宛先変更要求に含まれる情報を宛先変更情報２３に登録して宛先変更情報２３を更新する。
For example, when a user using the
つまり、宛先変更情報２３は、文書を受信する受信者が自信の情報端末３を操作して文書送信装置１に宛先変更要求を送信することにより、宛先変更情報２３に、受信者の都合に合わせた宛先変更条件などの情報を登録することができる。例えば、受信者が経理部門で従事しており、期末の予算引き締め時期において課長承認では不十分で、部長承認を必要とする場合には、そのような事情に基づく、宛先変更条件、適用期間、送信形態、及び、送信宛先を含む宛先変更要求を文書送信装置１へ送信することにより、経理部門の都合に合わせた宛先変更情報２３を自動登録することができる。
In other words, the recipient who receives the document can operate his/her
図２に戻り、文書保存部１２、宛先決定部１３、宛先変更部１４、及び、送信部１６は、文書送信装置１が電子化された文書を取得した場合に機能する。例えば、文書送信装置１は、外部の情報端末３から送信される文書を、通信インタフェース４０を介して受信することにより、文書を取得する。また、文書送信装置１は、原稿の画像を読み取るスキャナ部を備えており、ユーザーによってスキャナ部にセットされた原稿を光学的に読み取って文書データを生成することも可能である。この場合、文書送信装置１は、スキャナ部による原稿読み取り動作によって電子化された文書を取得する。
Returning to FIG. 2, the
文書保存部１２は、文書送信装置１が取得した文書を、複数の記憶領域２４ａ，２４ｂ，２４ｃのうちのいずれかの記憶領域に格納保存する。例えば、文書送信装置１が外部の情報端末３から文書を受信した場合、その文書には、記憶領域を指定する情報が付加されている。そのため、文書保存部１２は、文書に付加されている情報に基づき、保存対象となる記憶領域を特定し、その特定した記憶領域に文書を格納保存する。また、文書送信装置１がスキャナ部によって生成される文書を取得した場合、文書保存部１２は、ユーザーが操作パネル３０に対する操作を行うことによって指定した記憶領域に文書を格納保存する。
The
宛先決定部１３は、プロセッサー１０において定期的に機能し、複数の記憶領域２４ａ，２４ｂ，２４ｃのうちのいずれかに文書が格納されているか否かを判断する。複数の記憶領域２４ａ，２４ｂ，２４ｃのうちの少なくとも１つに文書が格納されていると判断した場合、宛先決定部１３は、宛先情報２２を読み出し、文書が格納されている記憶領域に設定されている送信宛先に基づいて文書の送信宛先を決定する。
The
尚、宛先決定部１３は、定期的に機能するものに限られず、例えば文書保存部１２によって文書が保存されたタイミングで機能するものであっても構わない。
The
宛先変更部１４は、宛先決定部１３によって文書の送信宛先が決定されることに伴って機能する。宛先変更部１４は、宛先決定部１３によって決定された、文書の送信宛先を変更するか否かを判断し、変更すると判断した場合には宛先決定部１３によって決定された送信宛先を別の送信宛先に変更する。例えば、宛先変更部１４は、記憶領域に格納された文書に不備があるか否かを判断し、文書に不備があるに送信宛先を変更することが可能である。また、宛先変更部１４は、文書に不備がある場合だけでなく、他の条件に合致する場合にも送信宛先を変更することが可能である。
The
宛先変更部１４は、宛先変更情報２３を読み出し、宛先変更情報２３において文書が格納された記憶領域に宛先変更条件が登録されているか否かを判断する。宛先変更情報２３に宛先変更条件が登録されている場合、宛先変更部１４は、文書保存部１２によって保存された文書が、宛先変更条件に合致する文書であるか否かを判断する。その結果、宛先変更条件に合致する文書である場合、宛先変更部１４は、宛先決定部１３によって決定された送信宛先を、宛先変更情報２３に登録されている送信宛先に変更する。
The
この宛先変更部１４は、文書を解析する解析部１５を備えている。解析部１５は、文書の中身を解析することによって、宛先変更条件に合致するか否かを判断する。例えば、宛先変更条件として「課長未承認」が設定されている場合、解析部１５は、文書保存部１２によって保存された文書を解析することにより、文書に課長承認が付されているか否かを判断する。例えば、解析部１５は、課長が承認したことを示す情報（印影や署名など）が文書に付されているか否かを判定することにより、課長承認が付されているか否かを判断する。その結果、課長承認が付されていない文書であると判断すると、解析部１５は、宛先変更条件に合致する文書であることを決定する。この場合、宛先変更部１４は、宛先決定部１３によって決定された送信宛先を、宛先変更情報２３に登録されている送信宛先に変更する。
The
また例えば、宛先変更条件として「部長未承認」が設定されている場合、解析部１５は、文書保存部１２によって保存された文書を解析することにより、文書に部長承認が付されているか否かを判断する。例えば、解析部１５は、部長が承認したことを示す情報（印影や署名など）が文書に付されているか否かを判定することにより、部長承認が付されているか否かを判断する。その結果、部長承認が付されていない文書であると判断すると、解析部１５は、宛先変更条件に合致する文書であることを決定する。この場合、宛先変更部１４は、宛先決定部１３によって決定された送信宛先を、宛先変更情報２３に登録されている送信宛先に変更する。
For example, if "not approved by manager" is set as the destination change condition, the
尚、解析部１５によって宛先変更条件に合致しない文書であると判断された場合、宛先変更部１４は、宛先決定部１３によって決定された送信宛先を変更しない。
If the
このように宛先変更部１４は、文書を解析することにより、文書の承認レベルを判別し、その文書の承認レベルが宛先変更条件において定められている所定レベルに達しているか否かを判断する。そして、文書の承認レベルが所定レベルに達している場合、宛先変更部１４は、宛先決定部１３によって決定された送信宛先を変更しない。これに対し、文書の承認レベルが所定レベルに達していない場合、宛先変更部１４は、宛先決定部１３によって決定された送信宛先を別の送信宛先に変更する。
In this way, the
宛先変更部１４による処理が終了すると、送信部１６が機能する。送信部１６は、宛先決定部１３によって決定された送信宛先、又は、宛先変更部１４によって変更された送信宛先に文書を送信する。このとき、送信部１６は、文書保存部１２によって保存された文書を読み出し、その読み出した文書を送信宛先へ送信する。例えば、宛先変更部１４による送信宛先の変更が行われていない場合、送信部１６は、宛先情報２２に定められている送信形態で通信を行うことを決定し、宛先決定部１３によって決定された送信宛先に対して文書を送信する。また、宛先変更部１４による送信宛先の変更が行われた場合、送信部１６は、宛先変更情報２３に定められている送信形態で通信を行うことを決定し、宛先変更部１４によって変更された送信宛先に対して文書を送信する。尚、送信部１６は、文書の送信が完了した後、当該文書を記憶領域２４ａ，２４ｂ，２４ｃから削除することが好ましい。
When the processing by the
図５は、文書送信装置１による文書送信処理の一例を示す図である。図５では、宛先変更部１４による送信宛先の変更が行われない場合の文書送信処理を例示している。例えば、送信者は、自身の情報端末３ａを操作することにより、宛先変更情報２３における宛先変更条件として「課長未承認」が設定されている記憶領域２４ａを指定し、適切に課長承認が付された文書Ｄａを文書送信装置１へ送信する（プロセスＰ１０）。
Figure 5 is a diagram showing an example of document transmission processing by the
文書送信装置１は、情報端末３ａから送信された文書Ｄａを受信すると、文書保存部１２を機能させる。そして文書保存部１２は、受信した文書Ｄａを、送信者によって指定された記憶領域２４ａに格納する。その後、文書送信装置１は、宛先決定部１３を機能させる。宛先決定部１３は、宛先情報２２に基づき、記憶領域２４ａに設定されている送信宛先を特定し、その特定した送信宛先を文書Ｄａの送信先として決定する。
When the
次に、文書送信装置１は、宛先変更部１４を機能させる。宛先変更部１４は、宛先変更情報２３を読み出し、記憶領域２４ａに対して設定されている宛先変更条件を特定する。そして宛先変更部１４は、記憶領域２４ａに格納された文書Ｄａを解析することにより、その文書Ｄａが宛先変更条件に合致するか否かを判断する。図５の例では、送信者が適切に課長承認の付された文書Ｄａを文書送信装置１へ送信している。そのため、宛先変更部１４は、文書Ｄａが「課長未承認」の文書ではなく、宛先変更条件に合致しないと判断し、宛先決定部１３によって決定された送信宛先を変更しない。
Next, the
その後、文書送信装置１は、送信部１６を機能させる。送信部１６は、記憶領域２４ａから文書Ｄａを読み出し、その文書Ｄａを、宛先決定部１３によって決定された送信宛先に送信する（プロセスＰ１１）。宛先決定部１３によって決定される送信宛先は、文書Ｄａを受信することが望まれる本来の受信者である。つまり、図５の例では、適切に事前処理のなされた文書Ｄａを本来の受信者が自身の情報端末３ｂで受信することが可能である。そのため、受信者は、文書送信装置１から受信した文書Ｄａを送信者側に戻す必要はなく、手戻り作業などは生じない。
Then, the
次に、図６は、文書送信装置１による文書送信処理の別の例を示す図である。図６では、宛先変更部１４による送信宛先の変更が行われる場合の文書送信処理を例示している。例えば、送信者は、自身の情報端末３ａを操作することにより、宛先変更情報２３における宛先変更条件として「課長未承認」が設定されている記憶領域２４ａを指定し、課長承認が付されていない文書Ｄｂを文書送信装置１へ送信する（プロセスＰ２０）。
Next, FIG. 6 is a diagram showing another example of document transmission processing by the
文書送信装置１は、情報端末３ａから送信された文書Ｄｂを受信すると、文書保存部１２を機能させる。そして文書保存部１２は、受信した文書Ｄｂを、送信者によって指定された記憶領域２４ａに格納する。その後、文書送信装置１は、宛先決定部１３を機能させる。宛先決定部１３は、宛先情報２２に基づき、記憶領域２４ａに設定されている送信宛先を特定し、その特定した送信宛先を文書Ｄｂの送信先として決定する。このとき、決定される送信宛先は、記憶領域２４ａに格納された文書を受信することが望まれる本来の受信者の宛先である。
When the
次に、文書送信装置１は、宛先変更部１４を機能させる。宛先変更部１４は、宛先変更情報２３を読み出し、記憶領域２４ａに対して設定されている宛先変更条件を特定する。そして宛先変更部１４は、記憶領域２４ａに格納された文書Ｄｂを解析することにより、その文書Ｄｂが宛先変更条件に合致するか否かを判断する。図６の例では、送信者が課長承認の付されていない文書Ｄｂを文書送信装置１へ送信している。そのため、宛先変更部１４は、文書Ｄｂが「課長未承認」の文書であり、宛先変更条件に合致すると判断し、宛先決定部１３によって決定された送信宛先を、宛先変更情報２３に登録されている送信宛先に変更する。このとき、宛先変更部１４は、例えば文書Ｄｂの送信宛先を、本来の受信者の宛先から、課長承認を行うべき承認者の宛先に変更する。
Next, the
次に、文書送信装置１は、送信部１６を機能させる。送信部１６は、記憶領域２４ａから文書Ｄｂを読み出し、その文書Ｄｂを、宛先変更部１４によって変更された送信宛先に送信する（プロセスＰ２１）。これにより、文書Ｄｂは、本来の受信者の情報端末３ｂではなく、文書Ｄｂを承認する承認者の情報端末３ｃへ送信される。
Next, the
文書Ｄｂを受信した承認者は、文書Ｄｂに対する承認操作を行う。これにより、未承認であった文書Ｄｂは、適切に課長承認が付された文書Ｄａに変わる。そして承認者は、自身の情報端末３ｃを操作することにより、記憶領域２４ａを指定し、適切に課長承認が付されている文書Ｄａを文書送信装置１へ送信する（プロセスＰ２２）。
The approver who receives document Db performs an approval operation on document Db. As a result, unapproved document Db is transformed into document Da with appropriate manager approval. The approver then operates his/her
文書送信装置１は、情報端末３ｃから送信された文書Ｄａを受信すると、文書保存部１２を機能させる。そして文書保存部１２は、受信した文書Ｄａを、承認者によって指定された記憶領域２４ａに格納する。その後、文書送信装置１は、宛先決定部１３を機能させる。宛先決定部１３は、宛先情報２２に基づき、記憶領域２４ａに設定されている送信宛先を特定し、その特定した送信宛先を文書Ｄａの送信先として決定する。このとき、決定される送信宛先は、記憶領域２４ａに格納された文書を受信することが望まれる本来の受信者の宛先である。
When the
次に、文書送信装置１は、宛先変更部１４を機能させる。宛先変更部１４は、宛先変更情報２３を読み出し、記憶領域２４ａに対して設定されている宛先変更条件を特定する。そして宛先変更部１４は、記憶領域２４ａに格納された文書Ｄａを解析することにより、その文書Ｄａが宛先変更条件に合致するか否かを判断する。このとき、記憶領域２４ａに格納されている文書Ｄａは、既に承認者によって適切に承認がなされた文書である。そのため、宛先変更部１４は、文書Ｄａが「課長未承認」の文書ではなく、宛先変更条件に合致しないと判断し、宛先決定部１３によって決定された送信宛先を変更しない。
Next, the
その後、文書送信装置１は、送信部１６を機能させる。送信部１６は、記憶領域２４ａから文書Ｄａを読み出し、その文書Ｄａを、宛先決定部１３によって決定された送信宛先に送信する（プロセスＰ２３）。このように文書送信装置１は、適切に事前処理のなされてない文書Ｄｂを受信した場合には、その文書Ｄｂを本来の受信者に送信するのではなく、事前処理を行うべきユーザーに文書Ｄｂを自動転送して事前処理が適切になされるようにしている。そのため、受信者は、適切な事前処理のなされていない文書Ｄｂを自身で送信者側に戻す必要がなく、手戻り作業などの負担を軽減することができる。
The
ところで、上記においては、宛先変更情報２３に設定される宛先変更条件として、文書に対する承認が適切に付されているか否かを条件とする例を説明した。しかし、宛先変更条件としては、その他にも様々な条件を設定することが可能である。
In the above, an example was described in which the destination change condition set in the
図７は、宛先変更情報２３に設定される宛先変更条件の他の例を示す図である。まず、図７（ａ）では、記憶領域２４ｂに対する宛先変更条件として文書の種類を設定した例を示している。図７（ａ）の例では、宛先変更条件として、見積書と、注文書との２つの条件が並列的に設定されている。つまり、記憶領域２４ｂに格納された文書が見積書及び注文書のいずれかである場合、宛先変更条件に合致することになる。そして、宛先変更情報２３では、文書が見積書である場合の送信宛先と、文書が注文書である場合の送信宛先とがそれぞれ個別に設定されている。したがって、宛先変更部１４は、記憶領域２４ｂに格納された文書を解析することによって文書の種類（例えば文書のタイトル）を判別し、記憶領域２４ｂに格納された文書の種類が「見積書」と「注文書」のいずれかである場合、宛先決定部１３によって決定された送信宛先を、宛先変更情報２３において設定されている送信宛先に変更する。尚、記憶領域２４ｂに格納された文書が「見積書」と「注文書」のいずれでもない場合、宛先変更部１４は、宛先決定部１３によって決定された送信宛先を変更しない。
Figure 7 is a diagram showing another example of destination change conditions set in the
次に、図７（ｂ）では、記憶領域２４ｃに対する宛先変更条件として文書の種類と時間帯との２つの条件を同時に満たす必要があることを設定した例を示している。図７（ｂ）の例では、宛先変更条件として、文書の種類が緊急処理願であり、且つ、時間帯が２０：００－０７：００であることが設定されている。つまり、記憶領域２４ｂに格納された文書が緊急処理願であり、且つ、その文書を送信する時間が２０：００－０７：００の時間帯に含まれている場合、宛先変更条件に合致することになる。したがって、記憶領域２４ｂに格納された文書の種類が「緊急処理願」であり、且つ、文書を送信する時間が２０：００－０７：００の時間帯であれば、宛先変更部１４は、宛先決定部１３によって決定された送信宛先を、宛先変更情報２３において設定されている送信宛先に変更する。尚、記憶領域２４ｂに格納された文書が「緊急処理願」ではない場合、又は、文書の送信時間が２０：００－０７：００の時間帯に該当しない場合、宛先変更部１４は、宛先決定部１３によって決定された送信宛先を変更しない。
Next, FIG. 7(b) shows an example in which the destination change conditions for
次に、文書送信装置１による処理手順について説明する。図８は、文書送信装置１が文書を受信してから送信するまでの処理手順を示すフローチャートである。この処理は、プロセッサー１０がプログラム２１を実行することによって行われる。
Next, the processing procedure by the
文書送信装置１は、図８のフローチャートに基づく処理を開始すると、外部への送信対称となる文書を取得したか否かを判断する（ステップＳ１０）。文書を取得した場合（ステップＳ１０でＹＥＳ）、文書送信装置１は、複数の記憶領域２４ａ，２４ｂ，２４ｃのうちからユーザーによって指定された記憶領域を特定し（ステップＳ１１）、特定した記憶領域に文書を格納する（ステップＳ１２）。そして、文書送信装置１は、宛先情報２２を読み出し（ステップＳ１３）、文書を格納した記憶領域に設定されている送信宛先に基づき、文書の送信宛先を決定する（ステップＳ１４）。
When the
次に、文書送信装置１は、宛先変更情報２３を読み出し（ステップＳ１５）、文書を格納した記憶領域に宛先変更条件が設定されているか否かを判断する（ステップＳ１６）。宛先変更条件が設定されている場合（ステップＳ１６でＹＥＳ）、文書送信装置１は、送信対象となる文書を解析し（ステップＳ１７）、宛先変更情報２３に設定されている宛先変更条件に合致するか否かを判断する（ステップＳ１８）。その結果、宛先変更条件に合致する場合（ステップＳ１８でＹＥＳ）、文書送信装置１は、ステップＳ１４で決定した送信宛先を、宛先変更情報２３に設定されている送信宛先に変更する（ステップＳ１９）。
Next, the
これに対し、文書を格納した記憶領域に宛先変更条件が設定されていない場合（ステップＳ１６でＮＯ）、或いは、文書を解析した結果、宛先変更条件に合致しないと判断した場合（ステップＳ１８でＮＯ）、文書送信装置１は、ステップＳ１４で決定した送信宛先を変更しない。
In contrast, if the destination change conditions are not set in the memory area in which the document is stored (NO in step S16), or if the document is analyzed and it is determined that the destination change conditions are not met (NO in step S18), the
そして、文書送信装置１は、ステップＳ１４で決定した送信宛先、又は、ステップＳ１９で変更した送信宛先に文書を送信する（ステップＳ２０）。以上で、文書送信装置１による処理が終了する。尚、図８のフローチャートに基づく処理手順は、プロセッサー１０において繰り返し行われる。そのため、文書送信装置１は、送信対象となる文書を取得する度に、上述した処理を繰り返す。
Then, the
次に、図９は、文書送信装置１が宛先変更要求を受信した場合の処理手順を示すフローチャートである。この処理も、プロセッサー１０がプログラム２１を実行することによって行われる処理である。
Next, FIG. 9 is a flowchart showing the processing procedure when the
文書送信装置１は、図９のフローチャートに基づく処理を開始すると、外部の情報端末３から宛先変更要求を受信したか否かを判断する（ステップＳ３０）。宛先変更要求を受信した場合（ステップＳ３０でＹＥＳ）、文書送信装置１は、宛先変更要求で指定されている記憶領域を特定する（ステップＳ３１）。そして、文書送信装置１は、宛先変更情報２３を読み出し（ステップＳ３２）、宛先変更要求に含まれる情報を宛先変更情報２３に登録し、宛先変更情報２３を更新する（ステップＳ３３）。文書送信装置１において上記の処理手順が実行されることにより、宛先変更情報２３が逐次更新されるようになる。特に、文書送信装置１は、外部の情報端末３から受信する宛先変更要求に基づいて宛先変更情報２３に宛先変更条件などを追加登録できるため、文書を受信する受信者側の都合によって適宜宛先変更情報２３に必要な情報を追加することができる。そのため、文書を受信した受信者は、受信した文書に対して適切な事前処理が施されていない場合、それ以後はそのような文書を受信しないように宛先変更情報２３を更新することができる。
When the
以上のように、本実施形態の文書送信装置１は、文書を記憶領域に格納すると、その記憶領域に設定されている宛先情報２２に基づき、記憶領域に格納された文書の送信宛先を決定する宛先決定部１３と、記憶領域に格納された文書を解析し、宛先決定部１３によって決定された送信宛先を、解析結果に基づいて変更する宛先変更部１４と、宛先変更部１４によって送信宛先が変更されなかった場合には宛先決定部１３によって決定された送信宛先に対して記憶領域に格納された文書を送信し、宛先変更部１４によって送信宛先が変更された場合には宛先変更部１４によって変更された送信宛先に対して記憶領域に格納された文書を送信する送信部１６と、を備えている。このような構成を有する文書送信装置１によれば、文書の送信者側で文書に適切な事前処理がなされていない場合にはそのような文書が宛先情報２２において設定されている送信宛先に送信されず、適切な事前処理がなされた後に宛先情報２２において設定されている送信宛先に文書を送信することができる。したがって、文書を受信する受信者側で適切な処理を速やかに開始することが可能であり、手戻り作業などの無駄な作業が発生することを抑制することができる。
As described above, the
（第２実施形態）
次に本発明の第２実施形態について説明する。図１０は、第２実施形態における文書送信装置１を例示する図である。この文書送信装置１は、人事情報データベース４を管理するサーバー５と通信を行うことが可能な構成である。人事情報データベース４には、各従業員に文書などを送信する際の送信形態と送信宛先とが登録されると共に、各従業員の上司部下の関係も登録されている。また、文書送信装置１は、ネットワーク２に接続されており、外部の情報端末３と通信を行うことが可能である点は第１実施形態と同様である。
Second Embodiment
Next, a second embodiment of the present invention will be described. Fig. 10 is a diagram illustrating a
本実施形態の文書送信装置１は、例えば課長未承認又は部長未承認の文書を受信した場合に、サーバー５と通信を行うことにより、文書の送信者の上司（承認者）を特定することが可能である。そのため、本実施形態では、宛先変更情報２３に、送信宛先を登録しておく必要がなく、宛先変更条件のみを登録しておけば良い。
When the
図１１は、文書送信装置１が情報端末３から受信する文書Ｄ１０の一例を示す図である。図１１に示す文書Ｄ１０は、経理部門に対して送信する経費申請書であり、課長承認の必要な文書である。この文書Ｄ１０には、送信者の名前などの送信者識別情報５１が含まれると共に、課長承認を行うための承認欄５２が含まれている。
Figure 11 is a diagram showing an example of document D10 that the
文書送信装置１は、図１１に示すような文書Ｄ１０を受信した場合、文書Ｄ１０を解析することにより、承認欄５２が空欄であり、課長承認がなされていないことを把握することができる。文書送信装置１は、宛先変更情報２３の宛先変更条件に「課長未承認」が設定されている場合、文書Ｄ１０に課長承認がなされていないことを認識すると、送信者識別情報５１に基づいて文書Ｄ１０の送信者を特定する。そして、文書送信装置１は、サーバー５に対して、文書Ｄ１０の承認者（課長）の送信宛先を問い合わせる。サーバー５は、文書送信装置１からの問い合わせに基づき、人事情報データベース４を検索することにより、承認者を特定し、承認者の送信宛先を文書送信装置１へ通知する。これにより、文書送信装置１は、宛先決定部１３によって決定された送信宛先を、サーバー５から通知された送信宛先へ自動的に変更し、文書Ｄ１０の承認者に対して文書Ｄ１０を送信することができる。
When the
図１２は、第２実施形態における文書送信装置１の処理手順を示すフローチャートである。この処理は、文書送信装置１のプロセッサー１０がプログラム２１を実行することによって行われる処理である。
Figure 12 is a flowchart showing the processing procedure of the
文書送信装置１は、図１２のフローチャートに基づく処理を開始すると、外部への送信対称となる文書を取得したか否かを判断する（ステップＳ４０）。文書を取得した場合（ステップＳ４０でＹＥＳ）、文書送信装置１は、複数の記憶領域２４ａ，２４ｂ，２４ｃのうちからユーザーによって指定された記憶領域を特定し（ステップＳ４１）、特定した記憶領域に文書を格納する（ステップＳ４２）。そして、文書送信装置１は、宛先情報２２を読み出し（ステップＳ４３）、文書を格納した記憶領域に設定されている送信宛先に基づき、文書の送信宛先を決定する（ステップＳ４４）。
When the
次に、文書送信装置１は、宛先変更情報２３を読み出し（ステップＳ４５）、文書を格納した記憶領域に宛先変更条件が設定されているか否かを判断する（ステップＳ４６）。宛先変更条件が設定されている場合（ステップＳ４６でＹＥＳ）、文書送信装置１は、送信対象となる文書を解析し（ステップＳ４７）、宛先変更情報２３に設定されている宛先変更条件に合致するか否かを判断する（ステップＳ４８）。その結果、宛先変更条件に合致する場合（ステップＳ４８でＹＥＳ）、文書送信装置１は、文書の解析結果に基づいて文書の送信者を特定し（ステップＳ４９）、サーバー５に対して承認者の問い合わせを行う（ステップＳ５０）。この問い合わせにより、文書送信装置１は、承認者の送信宛先をサーバー５から取得する（ステップＳ５１）。そして、文書送信装置１は、ステップＳ４４で決定した送信宛先を、サーバー５から取得した送信宛先に変更する（ステップＳ５２）。
Next, the
これに対し、文書を格納した記憶領域に宛先変更条件が設定されていない場合（ステップＳ４６でＮＯ）、或いは、文書を解析した結果、宛先変更条件に合致しないと判断した場合（ステップＳ４８でＮＯ）、文書送信装置１は、ステップＳ４４で決定した送信宛先を変更しない。
In contrast, if the destination change conditions are not set in the memory area in which the document is stored (NO in step S46), or if the document is analyzed and it is determined that it does not match the destination change conditions (NO in step S48), the
そして、文書送信装置１は、ステップＳ４４で決定した送信宛先、又は、ステップＳ５２で変更した送信宛先に文書を送信する（ステップＳ５３）。
Then, the
このように本実施形態の文書送信装置１は、人事情報データベース４を管理するサーバー５と通信を行うことにより、受信した文書に適切な事前処理がなされていない場合に、そのような事前処理を行うべきユーザーの送信宛先をサーバー５から取得することができ、文書の本来の受信者に対して文書を送信する前に、サーバー５から取得した送信宛先に文書を送信することができる。特に、本実施形態では、文書を受信する受信者側の都合で宛先変更情報２３に新たな情報を登録するときに、受信者側で送信宛先を設定する必要がないため、登録操作をより簡単に行うことができるという利点がある。
In this way, the
尚、本実施形態において上述した点以外については、第１実施形態で説明したものと同様である。 Note that this embodiment is the same as the first embodiment except for the points mentioned above.
（第３実施形態）
次に、本発明の第３実施形態について説明する。例えば、第１実施形態で説明した文書送信装置１の場合、宛先変更情報２３において宛先変更条件が予め設定されていなければ、受信者が文書を受信したときに、手戻り作業が発生する可能性がある。そこで、本実施形態では、文書を受信した受信者が受信した文書を送信者側に戻す手戻り作業が発生した場合に、宛先変更情報２３を自動で更新できるようにした文書送信装置１の例について説明する。尚、本実施形態における文書送信装置１の構成は、第１実施形態又は第２実施形態で説明した構成と同様である。
Third Embodiment
Next, a third embodiment of the present invention will be described. For example, in the case of the
本実施形態の文書送信装置１は、宛先決定部１３によって決定された送信宛先に文書を送信したとき、その送信した文書を送信履歴情報に記録して管理する。これにより、文書送信装置１には、過去に送信した文書が蓄積されていくことになる。
When the
文書送信装置１は、情報端末３から文書を取得し、ユーザーによって指定された記憶領域に格納したとき、過去に同じ記憶領域に同一文書が格納されていたか否かを判断する。図１３は、同一文書の一例を示す図である。例えば図１３（ａ）に示す文書Ｄ１１は、今回受信した文書であり、図１３（ｂ）に示す文書Ｄ１２は、過去に同じ記憶領域に格納されていた文書である。図１３（ａ），（ｂ）に示す文書Ｄ１１，Ｄ１２には、文書を識別するための文書識別情報５３が付与されている。文書Ｄ１１の文書識別情報５３と、文書Ｄ１２の文書識別情報５３とが同じであるため、文書送信装置１は、２つの文書Ｄ１１，Ｄ１２が同じ文書であると判断することができる。
When the
文書送信装置１は、今回受信して記憶領域に格納した文書Ｄ１１と同じ文書Ｄ１２が過去に同じ記憶領域に格納されていたと判断すると、文書Ｄ１１と文書Ｄ１２との差分を抽出する。その結果、差分が抽出された場合、今回受信した文書Ｄ１１は、過去に同じ記憶領域に格納されていた文書Ｄ１２に対して改変が加えられた文書である。そのため、文書送信装置１は、文書Ｄ１１と文書Ｄ１２から差分を抽出すると、過去の文書Ｄ１２を受信した受信者による手戻りが発生していることを把握することができる。
When the
また、文書送信装置１は、文書Ｄ１１と文書Ｄ１２から抽出された差分を解析することにより、文書Ｄ１１において加えられた改変がどのような改変であるかを特定する。例えば、図１３の例の場合、過去の文書Ｄ１２において課長承認のための承認欄５２が空欄となっており、今回の文書Ｄ１１において承認欄５２に承認が付されている。そのため、文書送信装置１は、過去の文書Ｄ１２が課長未承認であったため、受信者による手戻りが発生したと判断することができる。
The
文書送信装置１は、過去の文書Ｄ１２が課長未承認であったため、受信者による手戻りが発生したと判断すると、情報登録部１１を機能させる。そして情報登録部１１は、今回の文書Ｄ１１を格納した記憶領域に対する宛先変更条件を自動設定し、宛先変更情報２３に自動登録する。このとき、情報登録部１１は、第２実施形態で説明したサーバー５と通信を行うことで、承認者の送信宛先を取得し、宛先変更情報２３に登録しておくことも可能である。したがって、これ以降、文書送信装置１は、同じ記憶領域に課長未承認の文書を格納すると、自動登録された宛先変更情報２３に基づき、承認者の送信宛先に文書を送信することができるようになる。
When the
尚、本実施形態において上述した点以外については、第１実施形態又は第２実施形態で説明したものと同様である。 Note that this embodiment is similar to the first or second embodiment except for the points described above.
（変形例）
以上、本発明に関する好ましい幾つかの実施形態について説明したが、本発明は、上記各実施形態において説明した内容のものに限られるものではなく、種々の変形例が適用可能である。
(Modification)
Although several preferred embodiments of the present invention have been described above, the present invention is not limited to the contents described in the above embodiments, and various modified examples are applicable.
例えば、上記実施形態において説明した宛先情報２２には、取引先企業の送信宛先が含まれていても構わない。宛先情報２２に、取引先企業の送信宛先が含まれている場合、上記各実施形態で説明した発明を適用することにより、不備のある文書が取引先企業に送信されてしまうことを事前に防ぐことができるという利点がある。
For example, the
また、上記実施形態では、文書を格納する記憶領域２４ａ，２４ｂ，２４ｃが文書送信装置１の記憶部２０に設定される場合を例示した。しかし、文書が格納される記憶領域２４ａ，２４ｂ，２４ｃは、文書送信装置１とは異なる記憶部に設けられるものであっても構わない。
In the above embodiment, the
また、上記実施形態では、文書送信装置１がＭＦＰなどの画像処理装置によって構成される場合を例示した。しかし、文書送信装置１は、画像処理装置によって構成されるものに限られない。例えば、文書送信装置１は、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）やサーバーなどで構成されるものであっても構わない。
In the above embodiment, the
また、上記実施形態で説明したプログラム２１は、予め文書送信装置１の記憶部２０に記憶されている場合を例示した。しかし、プログラム２１は、コンピュータなどにインストール可能な形態で提供され、それ自体が取引の対象となるものであっても構わない。この場合、プログラム２１は、インターネットなどのネットワークを介してダウンロード可能な形態で提供されるものであっても良いし、ＣＤ－ＲＯＭやＵＳＢメモリなどのコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録された状態で提供されるものであっても構わない。
The
１ 文書送信装置
１０ プロセッサー
１１ 情報登録部
１２ 文書保存部
１３ 宛先決定部
１４ 宛先変更部
１５ 解析部
１６ 送信部
２０ 記憶部
２１ プログラム
２２ 宛先情報
２３ 宛先変更情報
２４（２４ａ，２４ｂ，２４ｃ） 記憶領域
REFERENCE SIGNS
Claims (11)
前記記憶領域に設定される宛先情報に基づき、前記記憶領域に格納された文書の送信宛先を決定する宛先決定部と、
前記記憶領域に格納された文書を解析し、前記宛先決定部によって決定された送信宛先を、解析結果に基づいて変更する宛先変更部と、
前記宛先変更部によって送信宛先が変更されなかった場合には前記宛先決定部によって決定された送信宛先に対して前記記憶領域に格納された文書を送信し、前記宛先変更部によって送信宛先が変更された場合には前記宛先変更部によって変更された送信宛先に対して前記記憶領域に格納された文書を送信する送信部と、
を備えることを特徴とする文書送信装置。 a storage unit having a storage area for storing documents;
a destination determination unit that determines a transmission destination of a document stored in the storage area based on destination information set in the storage area;
a destination change unit that analyzes the document stored in the storage area and changes the transmission destination determined by the destination determination unit based on the analysis result;
a transmitting unit that transmits the document stored in the storage area to the transmission destination determined by the destination determining unit when the transmission destination has not been changed by the destination changing unit, and transmits the document stored in the storage area to the transmission destination changed by the destination changing unit when the transmission destination has been changed by the destination changing unit;
A document transmission device comprising:
前記宛先変更部は、文書の解析結果が前記宛先変更情報に定められている条件に合致する場合、前記宛先決定部によって決定された送信宛先を、該合致する条件に対応付けられている送信宛先に変更することを特徴とする請求項２に記載の文書送信装置。 The destination change information associates a condition for changing a destination of a document with a destination,
The document transmission device according to claim 2, characterized in that, when the analysis result of the document matches the conditions defined in the destination change information, the destination change unit changes the transmission destination determined by the destination determination unit to the transmission destination associated with the matching conditions.
を更に備えることを特徴とする請求項３に記載の文書送信装置。 an information registration unit that acquires a destination change request including a condition for changing a transmission destination of a document and the transmission destination, and registers information included in the destination change request in the destination change information;
4. The document transmission device according to claim 3, further comprising:
前記記憶領域に設定される宛先情報に基づき、前記記憶領域に格納された文書の送信宛先を決定する宛先決定ステップと、
前記記憶領域に格納された文書を解析し、前記宛先決定ステップによって決定された送信宛先を、解析結果に基づいて変更する宛先変更ステップと、
前記宛先変更ステップによって送信宛先が変更されなかった場合には前記宛先決定ステップによって決定された送信宛先に対して前記記憶領域に格納された文書を送信し、前記宛先変更ステップによって送信宛先が変更された場合には前記宛先変更ステップによって変更された送信宛先に対して前記記憶領域に格納された文書を送信する送信ステップと、
を有することを特徴とする文書送信方法。 A storage step of storing the document in a predetermined storage area;
a destination determination step of determining a transmission destination of the document stored in the storage area based on the destination information set in the storage area;
a destination changing step of analyzing the document stored in the storage area and changing the transmission destination determined in the destination determining step based on the analysis result;
a sending step of sending the document stored in the storage area to the transmission destination determined in the destination determination step when the transmission destination has not been changed in the destination change step, and sending the document stored in the storage area to the transmission destination changed in the destination change step when the transmission destination has been changed in the destination change step;
13. A document transmission method comprising the steps of:
文書を所定の記憶領域に格納する記憶ステップと、
前記記憶領域に設定される宛先情報に基づき、前記記憶領域に格納された文書の送信宛先を決定する宛先決定ステップと、
前記記憶領域に格納された文書を解析し、前記宛先決定ステップによって決定された送信宛先を、解析結果に基づいて変更する宛先変更ステップと、
前記宛先変更ステップによって送信宛先が変更されなかった場合には前記宛先決定ステップによって決定された送信宛先に対して前記記憶領域に格納された文書を送信し、前記宛先変更ステップによって送信宛先が変更された場合には前記宛先変更ステップによって変更された送信宛先に対して前記記憶領域に格納された文書を送信する送信ステップと、
を実行させることを特徴とするプログラム。 On the computer,
A storage step of storing the document in a predetermined storage area;
a destination determination step of determining a transmission destination of the document stored in the storage area based on the destination information set in the storage area;
a destination changing step of analyzing the document stored in the storage area and changing the transmission destination determined in the destination determining step based on the analysis result;
a sending step of sending the document stored in the storage area to the transmission destination determined in the destination determination step when the transmission destination has not been changed in the destination change step, and sending the document stored in the storage area to the transmission destination changed in the destination change step when the transmission destination has been changed in the destination change step;
A program characterized by executing the above.
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2022180771A JP2024070346A (en) | 2022-11-11 | 2022-11-11 | Document transmission device, document transmission method, and program |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2022180771A JP2024070346A (en) | 2022-11-11 | 2022-11-11 | Document transmission device, document transmission method, and program |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2024070346A true JP2024070346A (en) | 2024-05-23 |
Family
ID=91128577
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2022180771A Pending JP2024070346A (en) | 2022-11-11 | 2022-11-11 | Document transmission device, document transmission method, and program |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2024070346A (en) |
-
2022
- 2022-11-11 JP JP2022180771A patent/JP2024070346A/en active Pending
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