JP2024064839A - 業務管理プログラム、装置、及び方法 - Google Patents

Abstract

【課題】複数のタスクを含む１以上の業務を複数の担当者でシーケンシャルに処理する場合に、処理期限内に業務が完了するように各担当者が処理するタスクの処理順序を管理する。
【解決手段】業務に含まれる複数のタスクのうち、現在着手可能な第１のタスクを実行した場合の第１のタスクの終了予定時刻に基づいて、現在着手不可能な第２のタスクを含む業務の時限に応じた第２のタスクの処理猶予時間を算出し、処理猶予時間が閾値未満の場合、第１のタスクより第２のタスクの優先度を高くして前記複数のタスクの処理順序を表示する。
【選択図】図１９

Description

開示の技術は、業務管理プログラム、業務管理装置、及び業務管理方法に関する。

複数のプロジェクトが並行して進み、各作業者が複数のプロジェクトに係わっている職場において、新規プロジェクトの追加や作業者の増員、縮小に対して柔軟に対応することができるプロジェクト進行管理装置が提案されている。この装置は、プロジェクト単位に当該プロジェクトの進行を管理するプロジェクト管理部を設け、また作業者単位に当該作業者が実行する作業を管理する作業者管理部を設ける。プロジェクト管理部は、管理対象であるプロジェクトの進行状況に応じて、作業見積依頼を作業者管理部に出し、その評価結果から作業を作業者に順次割り付ける。一方、作業者管理部は、作業見積依頼に対して管理対象である作業者の現状の作業負荷を考慮して作業完了時期を見積り、また、当該作業者に割付られた作業を進捗状況に従って作業指示する。

また、ワークフローの作業状況の変更に対応して、的確な作業指示を与え、柔軟性、整合性及び信頼性のある計画管理を図る動的計画管理装置が提案されている。この装置は、少なくとも作業者を属性にもつ複数の作業単位間の順序関係によって定義されたワークフローについて、当該ワークフローの内容を特定するワークフロー・データの編集又は蓄積を行う。また、この装置は、作業状況の変更に基づきワークフローの進捗状況を把握し、ワークフロー・データに基づいて割り当てられた作業単位について担当者への作業指示の表示、及び、当該担当者による作業状況の変更を行う。また、この装置は、各ワークフローについて、及び、各ワークフロー間の依存関係等の計画データに基づき選択された関連ワークフローについて、最新のワークフロー・データを収集して表示する。

特開平９－１０１９８７号公報 特開平９－２２４３３号公報

それぞれが複数のタスクを含む１以上の業務を複数の担当者でシーケンシャルに処理する場合であって、処理を完了させるべき処理期限が各業務に設定されている場合がある。このような場合において、担当者毎に着手可能になったタスクから順に処理をすると、設定された処理期限までに処理が完了しない業務が発生する場合がある。

一つの側面として、開示の技術は、複数のタスクを含む１以上の業務を複数の担当者でシーケンシャルに処理する場合に、処理期限内に業務が完了するように各担当者が処理するタスクの処理順序を管理することを目的とする。

一つの態様として、開示の技術は、業務に含まれる複数のタスクのうち、現在着手可能な第１のタスクを実行した場合の第１のタスクの終了予定時刻に基づいて、現在着手不可能な第２のタスクを含む業務の時限に応じた前記第２のタスクの処理猶予時間を算出する。そして、開示の技術は、前記処理猶予時間が閾値未満の場合、前記第１のタスクより前記第２のタスクの優先度を高くして前記複数のタスクの処理順序を表示する。

一つの側面として、複数のタスクを含む１以上の業務を複数の担当者でシーケンシャルに処理する場合に、処理期限内に業務が完了するように各担当者が処理するタスクの処理順序を管理することができる、という効果を有する。

本実施形態に係る業務管理システムの概略構成を示すブロック図である。 手順書ＤＢを概略的に示す図である。 手順書ＤＢのデータ構成の一例を示す図である。 業務状況ＤＢのデータ構成の一例を示す図である。 タスクの並べ替えを説明するための図である。 タスクの並べ替えを説明するための図である。 タスクの並べ替えを説明するための図である。 タスクの状況情報の一覧及び状況変更画面の一例を示す図である。 状況変更画面の一例を示す図である。 メッセージが付加された状況変更画面の一例を示す図である。 連携者への通知の保留を説明するための図である。 業務管理装置として機能するコンピュータの概略構成を示すブロック図である。 業務管理処理の一例を示すフローチャートである。 並べ替え処理の一例を示すフローチャートである。 状況変更処理の一例を示すフローチャートである。 通知処理の一例を示すフローチャートである。 タスクを時系列に並べた場合を説明するための図である。 着手可能になったタスクから優先的に着手する場合を説明するための図である。 本実施形態の効果を説明するための図である。

以下、図面を参照して、開示の技術に係る実施形態の一例を説明する。

図１に示すように、本実施形態に係る業務管理システム１００は、業務管理装置１０と、利用者端末３０と、連携者端末３５とを含む。業務管理装置１０と、利用者端末３０及び連携者端末３５の各々とは、ネットワークを介して接続されている。なお、業務管理システム１００に含まれる利用者端末３０及び連携者端末３５の各々の数は、図１の例に限定されない。

利用者端末３０及び連携者端末の各々は、パーソナルコンピュータ、タブレット端末、スマートフォン等で実現される。利用者端末３０は、利用者により操作される情報処理端末であり、連携者端末３５は、連携者により操作される情報処理端末である。利用者及び連携者はいずれも、業務管理システム１００で管理する対象の業務を担当する担当者である。利用者は、業務管理装置１０を直接利用可能な担当者、具体的には、業務管理装置１０に格納されている情報に直接アクセス可能な担当者ある。連携者は、業務管理装置１０を直接利用することはできず、業務管理装置１０からの通知に応じて、利用者と連携して業務を担当する担当者である。例えば、業務管理システム１００で管理する対象の業務が、証券会社のバックオフィス業務の場合、バックオフィス部門の担当者が利用者、経理部門等の他部門の担当者が連携者となる場合が想定される。以下では、利用者と連携者とを区別なく説明する場合には、「担当者」という。

業務管理装置１０は、機能的には、図１に示すように、制御部１０Ａを含む。制御部１０Ａはさらに、抽出部１１と、並べ替え部１２と、表示制御部１３と、通知部１４と、更新部１５とを含む。また、業務管理装置１０の所定の記憶領域には、手順書ＤＢ（Database）２１と、業務状況ＤＢ２２とが記憶される。

手順書ＤＢ２１には、業務管理システム１００で管理する対象の各業務に関する情報が記憶されている。具体的には、手順書ＤＢ２１には、図２に概略的に示すように、各業務に関する情報が、各業務に含まれる複数のタスクをシーケンシャルに処理することを表すシナリオとして記憶されている。図２の例では、各タスクを１つのボックスで表し、そのタスクが属する業務の相違をボックスの線種の相違で表し、各タスクを担当する担当者の相違をボックスの網掛の濃淡の相違で表している。後述する図１７～図１９においても同様である。

図３に、手順書ＤＢ２１のデータ構成の一例を示す。図３の例では、各行（各レコード）が１つのタスクの手順情報に相当する。各タスクの手順情報は、「業務番号」、「タスク番号」、「タスク所要時間」、「時限」、「タスクの内容」、「作業時期」等の情報を含む。「業務番号」は、そのタスクが属する業務の識別番号である。「タスク番号」は、そのタスクが、そのタスクが属する業務の中で何番目のタスクかを表す番号である。「担当者」は、そのタスクを担当する担当者の識別情報である。本実施形態では、この担当者の識別情報により、担当者が利用者であるか連携者であるかも区別可能であるものとする。「タスク所要時間」は、そのタスクを処理するために要する時間の目安である。

「時限」は、そのタスクが属する業務の処理を完了させるべき処理期限の日時である。「タスクの内容」は、そのタスクで処理すべき具体的な処理の内容であり、例えば、上記の証券バックオフィス業務の例の場合、時価の確認、決算処理前の簿価残高の把握、評価損益予定表の確認等である。「作業時期」は、そのタスクが属する業務の処理を行う時期である。業務が日次処理であれば毎日、月次処理であれば月末又は月初、年度処理であれば年度末等である。なお、タスクの手順情報に含まれる情報は、上記の例に限定されず、そのタスクを処理する際に参照する手順書の番号等、他の情報を含んでいてもよい。

抽出部１１は、利用者端末３０から、業務状況の一覧表示（詳細は後述）の指示を受信すると、その利用者端末３０に対応する利用者が該当日（例えば、当日）に行う業務の情報として、手順書ＤＢ２１から該当のタスクの手順情報を抽出する。抽出部１１は、一覧表示を指示した利用者（以下、「対象の利用者」という）のタスクの手順情報だけでなく、そのタスクが属する業務の全てのタスクの手順情報を抽出する。抽出部１１は、抽出したタスクの手順情報から、各タスクの状況を管理するための各項目の情報を作成し、業務状況ＤＢ２２に記憶する。

図４に、業務状況ＤＢ２２のデータ構成の一例を示す。図４の例では、各行（各レコード）が１つのタスクの状況情報に相当する。抽出部１１は、各タスクの状況情報に、例えば手順書ＤＢ２１からの抽出順に付与した番号を、タスクの状況情報の識別情報を示す「Ｎｏ．」として付与する。また、抽出部１１は、手順書ＤＢ２１の「業務番号」及び「タスク番号」を組み合わせて、「タスク名」を作成する。また、抽出部１１は、手順書ＤＢ２１の「担当者」及び「タスク所要時間」をそのままタスクの状況情報に加える。また、抽出部１１は、同一の業務に含まれるタスクであって、該当のタスク以降に処理される残タスクの数、及び残タスクの所要時間の合計を「タスク所要時間」から算出し、「残タスク数」及び「残タスク所要時間」として作成する。また、抽出部１１は、手順書ＤＢ２１の「時限」と現在時刻との差を算出し、「時限まで」として作成する。

また、抽出部１１は、該当のタスクに現時点で着手した場合に、残タスクを含め、業務完了までにどれだけの時間的な余力があるかを「時限余力」として作成する。例えば、抽出部１１は、「時限まで」の時間から「残タスク所要時間」を差し引いた時間を「時限余力」とする。また、抽出部１１は、どのような条件を満たした場合に各タスクを開始可能であるかを「開始条件」として作成する。本実施形態では、各業務に含まれるタスクは、シナリオに従ってシーケンシャルに処理されるため、前のタスクの完了が該当のタスクの開始条件となる。図４の例では、前のタスクの状況情報の「Ｎｏ．」を用いて開始条件を記述している。なお、業務内でのタスクの処理順序以外も開始条件に含めてもよい。例えば、「１２時以降に処理」等のような開始時期を条件としてもよいし、他の業務のタスクを含む、複数のタスクの完了を開始条件としてもよい。なお、これらの開始条件は、予め手順書ＤＢ２１に定めておく。

また、抽出部１１は、各タスクの状況を示すフラグの初期値を「状況」として作成する。例えば、抽出部１１は、「開始条件」を満たすタスクについては、着手可能であることを示すフラグを設定し、「開始条件」を満たさないタスクについては、着手不可であることを示すフラグを設定する。図４の例では、着手可能であることを示すフラグを、「担当者」欄が対象の利用者の場合には「着手可」、対象の利用者以外の利用者の場合には「未着手」、連携者の場合には「通知未」とし、着手不可であることを示すフラグを「待ち」としている。

なお、本実施形態では、利用者の「状況」欄のフラグは、上記の「待ち」、及び「着手可」又は「未着手」に加え、「着手中」及び「完了」を含む。また、連携者の「状況」欄のフラグは、上記の「待ち」、「通知未」、「着手中」、及び「完了」に加え、「未開封」及び「開封済み」を含む。「未開封」は、業務管理装置１０から送信した通知（詳細は後述）を連携者端末３５で未開封の状況を示し、「開封済み」は、連携者端末３５で通知を開封済み、かつタスクに未着手の状況を示す。

並べ替え部１２は、業務状況ＤＢ２２に記憶された各タスクの状況情報を、着手する優先度が高い順に並べ替える。例えば、並べ替え部１２は、図５に示すように、着手可能なタスクを着手不可のタスクより優先度を高くし、かつ、「時限余力」が短い順に優先度を高くする。

また、並べ替え部１２は、業務に含まれる複数のタスクのうち、現在着手可能な第１のタスクを実行した場合の第１のタスクの終了予定時刻に基づいて、現在着手不可能な第２のタスクを含む業務の時限に応じた第２のタスクの処理猶予時間を算出する。具体的には、並べ替え部１２は、現在着手可能なタスクを第１のタスク（以下、「着手可のタスク」という）として特定し、着手可のタスクと担当者が同一であって、着手不可のタスクを第２のタスク（以下、「繰り上げ候補のタスク」という）として特定する。そして、並べ替え部１２は、繰り上げ候補のタスクの「時限余力」から、着手可のタスクの「タスク所要時間」を差し引いた時間を、繰り上げ候補のタスクの処理猶予時間として算出する。

並べ替え部１２は、算出した処理猶予時間が閾値未満の場合、その繰り上げ候補のタスクの状況情報を、着手可のタスクの状況情報より優先度を高くする。すなわち、並べ替え部１２は、業務状況ＤＢ２２における繰り上げ候補のタスクの状況情報の順番を繰り上げて、着手可のタスクの状況情報より上にする。閾値は任意の時間を設定しておくものとし、例えば、一定の時間（例えば、３０分）としてもよいし、その一定の時間に、繰り上げ候補のタスクの状況情報の「残タスク数」を乗算した時間としてもよい。

図６に、図５に示す業務状況ＤＢ２２の状態から、いくつかのタスクで作業が進行した状態の業務状況ＤＢ２２を示す。なお、業務状況ＤＢ２２の更新については後述する。例えば、図６の例の場合、並べ替え部１２は、対象の利用者について、着手可能なＮｏ．５のタスクに対して、Ｎｏ．８及びＮｏ．３のタスクをそれぞれ繰り上げ候補のタスクとして特定する。そして、並べ替え部１２は、Ｎｏ．８のタスクの処理猶予時間を、５０－５＝４５分、Ｎｏ．３のタスクの処理猶予時間を、２６０－５＝２５５分と算出する。例えば、閾値を６０分とすると、Ｎｏ．８のタスクの処理猶予時間が閾値未満となるため、並べ替え部１２は、Ｎｏ．８のタスクの状況情報を、Ｎｏ．５のタスクの状況情報の上に繰り上げる。

並べ替え部１２は、対象の利用者以外の担当者についても、同様に、処理猶予時間が閾値未満となる繰り上げ候補のタスクの状況情報の繰り上げを行う。図７に、図６に示す業務状況ＤＢ２２の状態から、いくつかのタスクで作業が進行した状態の業務状況ＤＢ２２を示す。図７では、連携者について、着手可能なＮｏ．６のタスクに対して、Ｎｏ．９のタスクを繰り上げ候補のタスクとして特定した例を示している。この例では、処理猶予時間の算出及び判定を行った上で、Ｎｏ．９のタスクの状況情報を、Ｎｏ．６のタスクの状況情報の上に繰り上げている。

表示制御部１３は、対象の利用者に対応する利用者端末３０、すなわち業務状況の一覧表示の指示を送信した利用者端末３０の表示装置に、業務状況の一覧を表示するように制御する。以下、表示制御部１３が、利用者端末３０及び連携者端末３５の表示装置に情報を表示するように制御することを、単に「表示する」ともいう。

具体的には、表示制御部１３は、並べ替え部１２による並べ替え後の業務状況ＤＢ２２に基づいて、タスクの状況情報が優先度順に並んだ一覧の画面データを生成する。一覧は、図５～図７に示すような業務状況ＤＢ２２のデータ構成そのままでもよいし、一部の項目を削除したものであってもよい。また、一覧は、業務状況ＤＢ２２の各タスクの状況情報に対応するタスクの手順情報に含まれる情報（例えば、タスクの内容、時限等）を手順書ＤＢ２１から取得して追加したものであってもよい。表示制御部１３は、生成した画面データを利用者端末３０へ送信する。これにより、利用者端末３０において、画面データに基づいて、業務状況の一覧が表示される。

また、表示制御部１３は、一覧から着手可のタスクが選択された場合に、そのタスクの作業状況を更新するための状況変更画面を表示する。図８に、タスクの状況情報の一覧２３、及び状況変更画面２４の一例を示す。図８では、対象の利用者が担当する着手可のタスク（Ｎｏ．１）の「状況」欄の「着手可」のフラグを選択することで、状況変更画面２４が一覧２３に重畳して表示される例を示している。

表示制御部１３は、状況変更画面２４に、選択された着手可のタスクの情報、及び対象の利用者がタスクに着手する際に選択される着手ボタン２５を表示する。着手ボタン２５が選択されると、利用者端末３０から業務管理装置１０へ、タスクに着手したことを示す状況変更通知が送信される。また、着手ボタン２５が選択されると、表示制御部１３は、例えば図９に示すように、着手ボタン２５を完了ボタン２６に変更した状況変更画面２４を表示する。完了ボタン２６が選択されると、利用者端末３０から業務管理装置１０へ、タスクが完了したことを示す状況変更通知が送信される。

また、表示制御部１３は、処理猶予時間が閾値未満となり、優先度が繰り上げられたタスクがある場合には、着手可のタスクに着手した場合に、繰り上げ候補のタスクの処理猶予時間が閾値未満になることのメッセージを状況変更画面２４に付加する。図１０に、状況変更画面２４にメッセージ２７を付加した一例を示す。図１０は、図６に示すように、Ｎｏ．８のタスクの状況情報を、Ｎｏ．５のタスクの状況情報の上に繰り上げた場合に、着手可のＮｏ．５のタスクを選択した際に表示される状況変更画面２４の例である。メッセージ内の「６０分」は処理猶予時間の判定に用いた閾値である。一覧２３でのタスクの優先度を変更するだけでなく、このようなメッセージ２７を表示することで、担当者による、着手可のタスクに着手するか否かの判断を支援することができる。

通知部１４は、連携者のタスクが着手可能になった場合に、その連携者に対応する連携者端末３５へ、タスクが着手可能になったことの通知を送信する。具体的には、通知部１４は、業務状況ＤＢ２２において、「担当者」が連携者であり、「状況」が「通知未」のタスクを特定し、そのタスクの情報を連携者端末３５に通知する。図５の例では、通知部１４は、Ｎｏ．７のタスクについて着手可能になったことの通知を、連携者Ｃの連携者端末３５へ送信する。

連携者端末３５は、受信した通知を開封すると、通知を開封したことを示す状況変更通知を業務管理装置１０へ送信する。通知部１４は、連携者端末３５で通知が開封された場合、図８に示す状況変更画面２４と同様の、着手ボタン２５を含む通知画面を連携者端末３５の表示装置に表示する。着手ボタン２５が選択されると、連携者端末３５から業務管理装置１０へ、タスクに着手したことを示す状況変更通知が送信される。また、着手ボタン２５が選択されると、通知部１４は、例えば図９に示す状況変更画面２４と同様の、完了ボタン２６を含む通知画面を表示する。完了ボタン２６が選択されると、連携者端末３５から業務管理装置１０へ、タスクが完了したことを示す状況変更通知が送信される。

また、図７に示すように、並べ替え部１２で連携者のタスクについて、繰り上げ候補のタスクが着手可（「通知未」）のタスクの上に繰り上げられているとする。この場合、通知部１４は、該当のタスクについて着手可能になったことの連携者端末３５への通知を保留する。具体的には、図１１に示すように、通知部１４は、着手可のタスクについて、連携者への通知を保留することを示す情報を、業務状況ＤＢ２２に記憶された該当のタスクの状況情報に付加する。図１１では、該当のタスクの「状況」欄に、通知を保留することを示すフラグ（図１１の例では、星印）を設定した例を示している。通知部１４は、通知を保留することを示すフラグを設定した場合、タスクに着手可能な状況であっても、連携者端末３５へ通知を送信しないようにする。これにより、着手することにより、処理猶予時間が閾値未満となる他のタスクが発生する可能性のあるタスクへの着手を先送りすることができる。

更新部１５は、利用者端末３０から受信する状況変更通知、連携者端末３５から受信する状況変更通知に応じて、業務状況ＤＢ２２のタスクの状況情報を更新する。具体的には、更新部１５は、利用者端末３０及び連携者端末３５から、タスクに着手したことを示す状況変更通知を受信した場合、該当のタスクの「状況」欄を「着手中」に更新する。また、更新部１５は、利用者端末３０及び連携者端末３５から、タスクを完了したことを示す状況変更通知を受信した場合、該当のタスクの「状況」欄を「完了」に更新する。また、更新部１５は、通知部１４が連携者端末３５に通知を送信した場合、該当のタスクの「状況」欄を「未開封」に更新する。また、更新部１５は、連携者端末３５から、通知を開封したことを示す状況変更通知を受信した場合、該当のタスクの「状況」欄を「開封済み」に更新する。

また、更新部１５は、時間の経過に応じて変化する「時限まで」及び「時限余力」の時間も、現在時刻に基づいて算出し直して更新する。また、更新部１５は、「状況」が「完了」となったタスクの状況情報を、タスクが完了したことを表すように更新する。図６及び図７では、完了したタスクの状況情報を網掛で表すと共に、優先度を最も低くして、業務状況ＤＢ２２の最下部に移している。なお、完了したタスクの状況情報の更新方法はこの例に限定されず、業務状況ＤＢ２２から削除するなど、他の更新方法を適用してもよい。更新部１５は、完了したタスクが存在する場合、各タスクの「開始条件」に基づいて、新たに着手可能になったタスクが存在する場合には、該当のタスクの「状況」を、着手可であることを示すフラグに更新する。

更新部１５による業務状況ＤＢ２２の更新に応じて、表示制御部１３により表示される一覧２３も更新される。

業務管理装置１０は、例えば図１２に示すコンピュータ４０で実現されてよい。コンピュータ４０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）４１と、一時記憶領域としてのメモリ４２と、不揮発性の記憶装置４３とを備える。また、コンピュータ４０は、入力装置、表示装置等の入出力装置４４と、記憶媒体４９に対するデータの読み込み及び書き込みを制御するＲ／Ｗ（Read/Write）装置４５とを備える。また、コンピュータ４０は、インターネット等のネットワークに接続される通信Ｉ／Ｆ（Interface）４６を備える。ＣＰＵ４１、メモリ４２、記憶装置４３、入出力装置４４、Ｒ／Ｗ装置４５、及び通信Ｉ／Ｆ４６は、バス４７を介して互いに接続される。

記憶装置４３は、例えば、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＳＳＤ（Solid State Drive）、フラッシュメモリ等である。記憶媒体としての記憶装置４３には、コンピュータ４０を、業務管理装置１０として機能させるための業務管理プログラム５０が記憶される。業務管理プログラム５０は、抽出プロセス制御命令５１と、並べ替えプロセス制御命令５２と、表示制御プロセス制御命令５３と、通知プロセス制御命令５４と、更新プロセス制御命令５５とを有する。また、記憶装置４３は、手順書ＤＢ２１及び業務状況ＤＢ２２の各々を構成する情報が記憶される情報記憶領域６０を有する。

ＣＰＵ４１は、業務管理プログラム５０を記憶装置４３から読み出してメモリ４２に展開し、業務管理プログラム５０が有する制御命令を順次実行する。ＣＰＵ４１は、抽出プロセス制御命令５１を実行することで、図１に示す抽出部１１として動作する。また、ＣＰＵ４１は、並べ替えプロセス制御命令５２を実行することで、図１に示す並べ替え部１２として動作する。また、ＣＰＵ４１は、表示制御プロセス制御命令５３を実行することで、図１に示す表示制御部１３として動作する。また、ＣＰＵ４１は、通知プロセス制御命令５４を実行することで、図１に示す通知部１４として動作する。また、ＣＰＵ４１は、更新プロセス制御命令５５を実行することで、図１に示す更新部１５として動作する。また、ＣＰＵ４１は、情報記憶領域６０から情報を読み出して、手順書ＤＢ２１及び業務状況ＤＢ２２の各々をメモリ４２に展開する。これにより、業務管理プログラム５０を実行したコンピュータ４０が、業務管理装置１０として機能することになる。なお、プログラムを実行するＣＰＵ４１はハードウェアである。

なお、業務管理プログラム５０により実現される機能は、例えば半導体集積回路、より詳しくはＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）、ＦＰＧＡ（Field-Programmable Gate Array）等で実現されてもよい。

次に、本実施形態に係る業務管理装置１０の動作について説明する。対象の利用者により利用者端末３０を介して送信された業務状況の一覧表示の指示を業務管理装置１０が受け付けると、業務管理装置１０が、図１３に示す業務管理処理を実行する。なお、業務管理処理は、開示の技術の業務管理方法の一例である。

ステップＳ１０で、抽出部１１が、対象の利用者が該当日（例えば、当日）に行うタスクを含む業務に対応する全てのタスクの手順情報を手順書ＤＢ２１から抽出する。そして、抽出部１１が、抽出したタスクの手順情報から状況情報を作成し、業務状況ＤＢ２２に記憶する。また、抽出部１１が、タスクの状況情報の「開始条件」に基づいて、「状況」欄にフラグの初期値を設定する。

次に、ステップＳ２０で、並べ替え処理が実行される。ここで、図１４を参照して、並べ替え処理について説明する。

ステップＳ２１で、並べ替え部１２が、業務状況ＤＢ２２に記憶された各タスクの状況情報を、例えば、着手可能なタスクを着手不可のタスクより優先度を高くし、かつ、「時限余力」が短い順に優先度を高くし、優先度が高い順に並べ替える。次に、ステップＳ２２で、並べ替え部１２が、タスクの状況情報の「状況」に基づいて、着手可のタスクが存在するか否かを判定する。着手可のタスクが存在する場合には、ステップＳ２３へ移行し、存在しない場合には、並べ替え処理を終了し、業務管理処理（図１３）にリターンする。

ステップＳ２３では、並べ替え部１２が、上記ステップＳ２２で判定した着手可のタスクに対する繰り上げ候補のタスクを特定し、各繰り上げ候補のタスクについて、処理猶予時間を算出する。次に、ステップＳ２４で、並べ替え部１２が、繰り上げ候補のタスク毎に、以下のステップＳ２４及びＳ２５の処理を実行する。

ステップＳ２４では、並べ替え部１２が、算出した処理猶予時間が閾値未満か否かを判定する。閾値未満の場合には、ステップＳ２５へ移行し、閾値以上の場合には、並べ替え処理を終了し、業務管理処理（図１３）にリターンする。ステップＳ２５では、並べ替え部１２が、繰り上げ候補のタスクの状況情報を、着手可のタスクの状況情報より優先度を高くし、業務状況ＤＢ２２における繰り上げ候補のタスクの状況情報の順番を繰り上げて、着手可のタスクの状況情報より上にする。

次に、表示制御部１３又は通知部１４が、優先度を繰り上げた繰り上げ候補のタスク毎に、以下のステップＳ２６～Ｓ２８を実行する。ステップＳ２６では、並べ替え部１２が、上記ステップＳ２５で優先度を繰り上げた繰り上げ候補のタスクの担当者の種別が、対象の利用者か、対象の利用者以外の他の利用者か、又は連携者かを判定する。対象の利用者の場合には、ステップＳ２７へ移行し、連携者の場合には、ステップＳ２８へ移行する。

ステップＳ２７では、表示制御部１３が、運用状況の一覧２３から、上記ステップＳ２２で判定された着手可のタスクが選択された際に表示する状況変更画面２４に、先送りのメッセージ２７が表示されるように設定する。先送りのメッセージとは、着手可のタスクに着手した場合に、繰り上げ候補のタスクの処理猶予時間が閾値未満になることのメッセージである。ステップＳ２８では、通知部１４が、上記ステップＳ２２で判定された着手可のタスクについて、連携者への通知を保留することを示すフラグを、業務状況ＤＢ２２に記憶された該当のタスクの状況情報に付加する。

上記ステップＳ２７若しくはＳ２８の処理の後、又は、上記ステップＳ２６で、担当者の種別が他の利用者と判定された場合には、並べ替え処理を終了し、業務管理処理（図１３）にリターンする。

次に、業務管理処理のステップＳ３０で、表示制御部１３が、並べ替え部１２による並べ替え後の業務状況ＤＢ２２に基づいて、タスクの状況情報が優先度順に並んだ業務状況の一覧２３を、対象の利用者に対応する利用者端末３０の表示装置に表示する。そして、表示制御部１３が、状況変更処理を開始すると共に、ステップＳ４０へ移行する。

ステップＳ４０では、業務状況ＤＢ２２を参照して、連携者のタスクで着手可のタスクが存在するか否かを判定する。着手可のタスクが存在する場合には、ステップＳ５０へ移行し、存在しない場合には、ステップＳ６０へ移行する。ステップＳ５０では、通知部１４が、通知処理を開始すると共に、ステップＳ６０へ移行する。

ステップＳ６０では、更新部１５が、利用者端末３０又は連携者端末３５から状況変更通知を受信したか否かを判定する。状況変更通知を受信した場合には、ステップＳ７０へ移行し、受信していない場合には、本ステップの判定を繰り返す。ステップＳ７０では、更新部１５が、受信した状況変更通知、及び時間の経過に応じて、業務状況ＤＢ２２のタスクの状況情報を更新する。

次に、ステップＳ８０で、更新部１５が、全ての業務が完了したか否かを判定する。更新部１５は、例えば、業務状況ＤＢ２２のタスクの状況情報の「状況」欄が全て「完了」となった場合に、全ての業務が完了したと判定する。未完の業務が存在する場合には、ステップＳ９０へ移行し、更新部１５が、上記ステップＳ６０で受信した状況変更通知が、タスクの完了を示す状況変更通知か否かを判定する。タスクの完了を示す状況変更通知の場合には、ステップＳ２０に戻り、タスクの完了以外を示す状況変更通知の場合には、ステップＳ６０に戻る。これにより、いずれかのタスクが完了する都度、並べ替え処理が実行されることになる。上記ステップＳ８０で、全ての業務が完了したと判定されると、業務管理処理は終了する。

次に、図１５を参照して、業務管理処理（図１３）のステップＳ３０で開始される状況変更処理について説明する。

ステップＳ５１で、表示制御部１３が、一覧２３から選択された着手可のタスクに応じた状況変更画面２４を利用者端末３０の表示装置に表示する。次に、ステップＳ３２で、更新部１５が、利用者端末３０から状況変更通知を受信したか否かを判定する。受信した場合には、ステップＳ３３へ移行し、受信していない場合には、本ステップの判定を繰り返す。ステップＳ３３では、更新部１５が、受信した状況変更通知を業務管理処理へ通知する。これにより、業務管理処理のステップＳ６０で肯定判定される。

次に、ステップＳ３４で、上記ステップＳ３２で受信した状況変更通知が、タスクの完了を示す状況変更通知か否かを判定する。タスクの完了を示す状況変更通知の場合には、ステップＳ３５へ移行し、タスクの完了以外を示す状況変更通知の場合には、ステップＳ３２に戻る。ステップＳ３５では、更新部１５が、状況変更画面２４を閉じて、状況変更処理は終了する。

次に、図１６を参照して、業務管理処理（図１３）のステップＳ５０で開始される通知処理について説明する。

ステップＳ５１で、通知部１４が、タスクが着手可能になった連携者に対応する連携者端末３５へ、タスクが着手可能になったことの通知を送信する。次に、ステップＳ５２で、通知部１４が、連携者端末３５において、通知が開封されたか否かを判定する。具体的には、通知部１４が、通知を開封したことを示す状況変更通知を連携者端末３５から受信したか否かを判定する。受信した場合には、ステップＳ５３へ移行し、受信していない場合には、本ステップの判定を繰り返す。ステップＳ５３では、更新部１５が、受信した状況変更通知を業務管理処理へ通知する。これにより、業務管理処理のステップＳ６０で肯定判定される。

次に、ステップＳ５４で、通知部１４が、通知画面を連携者端末３５の表示装置に表示する。次に、ステップＳ５５～Ｓ５８で、上記状況変更処理のステップＳ３２～Ｓ３５と同様の処理を実行し、ステップＳ３５で、通知部１４が通知画面を閉じると、通知処理は終了する。

なお、通知処理において、連携者端末３５で通知が開封されてから所定時間を経過しても、タスクに着手しない場合には、対象の利用者の利用者端末３０に、連携者がタスクに着手しない旨のアラートを通知してもよい。上記所定時間は、例えば、該当のタスクの所要時間の半分の時間としてよい。また、同様に、連携者がタスクに着手後、所定時間を経過してもタスクが完了しない場合には、対象の利用者の利用者端末３０に、連携者のタスクが完了しない旨のアラートを通知してもよい。この場合の所定時間は、例えば、該当のタスクの所要時間にプラスαした時間としてよい。

以上説明したように、本実施形態に係る業務管理システムによれば、業務管理装置が、業務に含まれる複数のタスクの処理順序の管理を以下のように実施する。業務管理装置は、複数のタスクのうち、現在着手可能な第１のタスクを実行した場合の第１のタスクの終了予定時刻に基づいて、現在着手不可能な第２のタスクを含む業務の時限に応じた第２のタスクの処理猶予時間を算出する。そして、処理猶予時間が閾値未満の場合、第１のタスクより第２のタスクの優先度を高くして複数のタスクの処理順序を表示する。これにより、複数のタスクを含む１以上の業務を複数の担当者でシーケンシャルに処理する場合に、処理期限内に業務が完了するように各担当者が処理するタスクの処理順序を管理することができる。

図２にシナリオを示す業務１、業務２、及び業務３を例に、本実施形態の効果をより具体的に説明する。図２に示すように、単純に、業務毎にタスクを並列に並べただけでは、どのタスクを優先して行うべきかを把握することができない。また、例えば、図１７に示すように、タスクを時系列に並べただけでは連携者の業務状況を把握することができない。そこで、図１８に示すように、担当者間で連携して、着手可能になったタスクから優先的に着手することが考えられる。しかし、この場合、時限までに完了できない業務が発生し得る。例えば、図１８において、利用者Ａによるタスク「業務２－２」が完了した時点で、連携者Ｃがタスク「業務２－３」に着手可能になるため、この時点で着手不可のタスク「業務３－３」より先に、連携者Ｃはタスク「業務２－３」に着手することになる。この場合、連携者Ｃが、タスク「業務２－３」完了後にタスク「業務３－３」に着手すると、業務３の完了時刻が、業務３の時限を超える可能性がある（図１８中の丸部分）。

本実施形態では、このような場合に、連携者への通知を保留する。これにより、図１９に示すように、連携者Ｃが、タスク「業務２－３」より先にタスク「業務３－３」を処理することで、業務３を時限内に完了させることができる。また、本実施形態では、対象の利用者に同様の状況が発生している場合には、対象の利用者が着手可のタスクに着手しようとした際に、他のタスクの処理猶予時間が閾値未満となる旨のメッセージを表示する。これにより、各業務の完了時刻が時限を超えることを抑制することができる。

なお、上記実施形態では、利用者端末３０及び連携者端末３５から受信する状況変更通知に基づいて、業務状況ＤＢ２２の「状況」欄を更新する場合について説明したが、これに限定されない。例えば、利用者端末３０に表示された一覧２３において、対象の利用者は、自身のタスクに関しては、「状況」欄を直接変更可能としてもよい。この場合、変更された「状況」欄の内容を状況変更通知として、利用者端末３０から業務管理装置１０へ送信すればよい。

また、上記実施形態では、処理猶予時間が閾値未満となるタスクが存在する場合、対象の利用者に対してはメッセージを表示し、連携者に対しては通知を保留する場合について説明したが、これに限定されない。対象の利用者に対しても、メッセージを表示するのではなく、該当の着手可のタスクの「状況」を「待ち」に変更したり、該当の着手可のタスクを選択できないようにしたりしてもよい。また、連携者に対しても、通知を保留するのではなく、該当の着手可のタスクの通知をする際に、着手した場合に、他のタスクの処理猶予時間が閾値未満となる旨のメッセージを表示するようにしてもよい。

また、上記実施形態では、業務管理プログラムが記憶装置に予め記憶（インストール）されているが、これに限定されない。開示の技術に係るプログラムは、ＣＤ－ＲＯＭ、ＤＶＤ－ＲＯＭ、ＵＳＢメモリ等の記憶媒体に記憶された形態で提供されてもよい。

以上の実施形態に関し、さらに以下の付記を開示する。

（付記１）
業務に含まれる複数のタスクのうち、現在着手可能な第１のタスクを実行した場合の前記第１のタスクの終了予定時刻に基づいて、現在着手不可能な第２のタスクを含む業務の時限に応じた前記第２のタスクの処理猶予時間を算出し、
前記処理猶予時間が閾値未満の場合、前記第１のタスクより前記第２のタスクの優先度を高くして前記複数のタスクの処理順序を表示する、
ことを含む処理をコンピュータに実行させるための業務管理プログラム。

（付記２）
前記処理猶予時間は、前記第２のタスクを含む業務の時限までの余力時間から、前記第１のタスクの所要時間を差し引いた時間である、
付記１に記載の業務管理プログラム。

（付記３）
前記複数のタスクの処理順序を表示する処理は、前記処理猶予時間が閾値未満の場合、前記第１のタスクに着手した場合に、前記第２のタスクの処理猶予時間が閾値未満になることを表示することを含む、
付記１又は付記２に記載の業務管理プログラム。

（付記４）
前記複数のタスクの処理順序の表示を確認可能な第１の担当者と、前記表示を確認不可の第２の担当者とが存在し、前記第１のタスク及び前記第２のタスクの担当者が前記第２の担当者の場合であって、前記処理猶予時間が閾値未満の場合、前記第１のタスクが着手可能であることの通知を保留する、
ことを含む処理を前記コンピュータに実行させるための付記１～付記３のいずれか１項に記載の業務管理プログラム。

（付記５）
前記第２の担当者へ通知する処理は、通知対象のタスクに対する前記第２の担当者の作業状況を取得するための表示部品を含む通知画面を表示することを含む、
付記４に記載の業務管理プログラム。

（付記６）
前記複数のタスクの処理順序を表示する処理は、前記複数のタスクの各々の現在の作業状況を含む前記複数のタスクの各々に関する情報を、タスクの処理順序の優先度が高い順に並べた一覧を表示することを含み、
前記第２の担当者が担当するタスクの作業状況を、前記第２の担当者による前記表示部品への操作に基づいて取得し、前記一覧における前記現在の作業状況を更新する、
付記５に記載の業務管理プログラム。

（付記７）
前記表示部品への操作に基づいて取得される前記第２の担当者の作業状況は、前記通知画面を未開封の状況、前記通知画面を開封し、かつタスクに未着手の状況、タスクに着手中の状況、及びタスクを完了した状況を含む付記６に記載の業務管理プログラム。

（付記８）
業務に含まれる複数のタスクのうち、現在着手可能な第１のタスクを実行した場合の前記第１のタスクの終了予定時刻に基づいて、現在着手不可能な第２のタスクを含む業務の時限に応じた前記第２のタスクの処理猶予時間を算出し、
前記処理猶予時間が閾値未満の場合、前記第１のタスクより前記第２のタスクの優先度を高くして前記複数のタスクの処理順序を表示する、
ことを含む処理を実行する制御部を含む業務管理装置。

（付記９）
前記処理猶予時間は、前記第２のタスクを含む業務の時限までの余力時間から、前記第１のタスクの所要時間を差し引いた時間である、
付記８に記載の業務管理装置。

（付記１０）
前記複数のタスクの処理順序を表示する処理は、前記処理猶予時間が閾値未満の場合、前記第１のタスクに着手した場合に、前記第２のタスクの処理猶予時間が閾値未満になることを表示することを含む、
付記８又は付記９に記載の業務管理装置。

（付記１１）
前記複数のタスクの処理順序の表示を確認可能な第１の担当者と、前記表示を確認不可の第２の担当者とが存在し、前記第１のタスク及び前記第２のタスクの担当者が前記第２の担当者の場合であって、前記処理猶予時間が閾値未満の場合、前記第１のタスクが着手可能であることの通知を保留する、
ことを含む処理を前記制御部が実行する付記８～付記１０のいずれか１項に記載の業務管理装置。

（付記１２）
前記第２の担当者へ通知する処理は、通知対象のタスクに対する前記第２の担当者の作業状況を取得するための表示部品を含む通知画面を表示することを含む、
付記１１に記載の業務管理装置。

（付記１３）
前記複数のタスクの処理順序を表示する処理は、前記複数のタスクの各々の現在の作業状況を含む前記複数のタスクの各々に関する情報を、タスクの処理順序の優先度が高い順に並べた一覧を表示することを含み、
前記第２の担当者が担当するタスクの作業状況を、前記第２の担当者による前記表示部品への操作に基づいて取得し、前記一覧における前記現在の作業状況を更新する、
付記１２に記載の業務管理装置。

（付記１４）
前記表示部品への操作に基づいて取得される前記第２の担当者の作業状況は、前記通知画面を未開封の状況、前記通知画面を開封し、かつタスクに未着手の状況、タスクに着手中の状況、及びタスクを完了した状況を含む付記１３に記載の業務管理装置。

（付記１５）
業務に含まれる複数のタスクのうち、現在着手可能な第１のタスクを実行した場合の前記第１のタスクの終了予定時刻に基づいて、現在着手不可能な第２のタスクを含む業務の時限に応じた前記第２のタスクの処理猶予時間を算出し、
前記処理猶予時間が閾値未満の場合、前記第１のタスクより前記第２のタスクの優先度を高くして前記複数のタスクの処理順序を表示する、
ことを含む処理をコンピュータが実行する業務管理方法。

（付記１６）
前記処理猶予時間は、前記第２のタスクを含む業務の時限までの余力時間から、前記第１のタスクの所要時間を差し引いた時間である、
付記１５に記載の業務管理方法。

（付記１７）
前記複数のタスクの処理順序を表示する処理は、前記処理猶予時間が閾値未満の場合、前記第１のタスクに着手した場合に、前記第２のタスクの処理猶予時間が閾値未満になることを表示することを含む、
付記１５又は付記１６に記載の業務管理方法。

（付記１８）
前記複数のタスクの処理順序の表示を確認可能な第１の担当者と、前記表示を確認不可の第２の担当者とが存在し、前記第１のタスク及び前記第２のタスクの担当者が前記第２の担当者の場合であって、前記処理猶予時間が閾値未満の場合、前記第１のタスクが着手可能であることの通知を保留する、
ことを含む処理を前記コンピュータに実行させるための付記１５～付記１７のいずれか１項に記載の業務管理方法。

（付記１９）
前記第２の担当者へ通知する処理は、通知対象のタスクに対する前記第２の担当者の作業状況を取得するための表示部品を含む通知画面を表示することを含む、
付記１８に記載の業務管理方法。

（付記２０）
前記複数のタスクの処理順序を表示する処理は、前記複数のタスクの各々の現在の作業状況を含む前記複数のタスクの各々に関する情報を、タスクの処理順序の優先度が高い順に並べた一覧を表示することを含み、
前記第２の担当者が担当するタスクの作業状況を、前記第２の担当者による前記表示部品への操作に基づいて取得し、前記一覧における前記現在の作業状況を更新する、
付記１９に記載の業務管理方法。

１０ 業務管理装置
１１ 抽出部
１２ 並べ替え部
１３ 表示制御部
１４ 通知部
１５ 更新部
２１ 手順書ＤＢ
２２ 業務状況ＤＢ
２３ 一覧
２４ 状況変更画面
２５ 着手ボタン
２６ 完了ボタン
２７ メッセージ
３０ 利用者端末
３５ 連携者端末
４０ コンピュータ
４１ ＣＰＵ
４２ メモリ
４３ 記憶装置
４４ 入出力装置
４５ Ｒ／Ｗ装置
４６ 通信Ｉ／Ｆ
４７ バス
４９ 記憶媒体
５０ 業務管理プログラム
５１ 抽出プロセス制御命令
５２ 並べ替えプロセス制御命令
５３ 表示制御プロセス制御命令
５４ 通知プロセス制御命令
５５ 更新プロセス制御命令
６０ 情報記憶領域
１００ 業務管理システム

Claims (9)

1. 業務に含まれる複数のタスクのうち、現在着手可能な第１のタスクを実行した場合の前記第１のタスクの終了予定時刻に基づいて、現在着手不可能な第２のタスクを含む業務の時限に応じた前記第２のタスクの処理猶予時間を算出し、
   前記処理猶予時間が閾値未満の場合、前記第１のタスクより前記第２のタスクの優先度を高くして前記複数のタスクの処理順序を表示する、
   ことを含む処理をコンピュータに実行させるための業務管理プログラム。
2. 前記処理猶予時間は、前記第２のタスクを含む業務の時限までの余力時間から、前記第１のタスクの所要時間を差し引いた時間である、
   請求項１に記載の業務管理プログラム。
3. 前記複数のタスクの処理順序を表示する処理は、前記処理猶予時間が閾値未満の場合、前記第１のタスクに着手した場合に、前記第２のタスクの処理猶予時間が閾値未満になることを表示することを含む、
   請求項１又は請求項２に記載の業務管理プログラム。
4. 前記複数のタスクの処理順序の表示を確認可能な第１の担当者と、前記表示を確認不可の第２の担当者とが存在し、前記第１のタスク及び前記第２のタスクの担当者が前記第２の担当者の場合であって、前記処理猶予時間が閾値未満の場合、前記第１のタスクが着手可能であることの通知を保留する、
   ことを含む処理を前記コンピュータに実行させるための請求項１又は請求項２に記載の業務管理プログラム。
5. 前記第２の担当者へ通知する処理は、通知対象のタスクに対する前記第２の担当者の作業状況を取得するための表示部品を含む通知画面を表示することを含む、
   請求項４に記載の業務管理プログラム。
6. 前記複数のタスクの処理順序を表示する処理は、前記複数のタスクの各々の現在の作業状況を含む前記複数のタスクの各々に関する情報を、タスクの処理順序の優先度が高い順に並べた一覧を表示することを含み、
   前記第２の担当者が担当するタスクの作業状況を、前記第２の担当者による前記表示部品への操作に基づいて取得し、前記一覧における前記現在の作業状況を更新する、
   請求項５に記載の業務管理プログラム。
7. 前記表示部品への操作に基づいて取得される前記第２の担当者の作業状況は、前記通知画面を未開封の状況、前記通知画面を開封し、かつタスクに未着手の状況、タスクに着手中の状況、及びタスクを完了した状況を含む請求項６に記載の業務管理プログラム。
8. 業務に含まれる複数のタスクのうち、現在着手可能な第１のタスクを実行した場合の前記第１のタスクの終了予定時刻に基づいて、現在着手不可能な第２のタスクを含む業務の時限に応じた前記第２のタスクの処理猶予時間を算出し、
   前記処理猶予時間が閾値未満の場合、前記第１のタスクより前記第２のタスクの優先度を高くして前記複数のタスクの処理順序を表示する、
   ことを含む処理を実行する制御部を含む業務管理装置。
9. 業務に含まれる複数のタスクのうち、現在着手可能な第１のタスクを実行した場合の前記第１のタスクの終了予定時刻に基づいて、現在着手不可能な第２のタスクを含む業務の時限に応じた前記第２のタスクの処理猶予時間を算出し、
   前記処理猶予時間が閾値未満の場合、前記第１のタスクより前記第２のタスクの優先度を高くして前記複数のタスクの処理順序を表示する、
   ことを含む処理をコンピュータが実行する業務管理方法。