JP2024044878A - 文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書を文書の変更履歴と対応付けて管理し、文書及び文書の変更履歴に対しタイムスタンプを付与することにより、文書の改ざん防止をする文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及びプログラムを提供する。【解決手段】文書管理装置２は、文書ファイルへのタイムスタンプ付与権限を確認（Ｓ１０７）した後、文書ファイルへタイムスタンプを付与し（Ｓ１１６）、文書ファイルの変更履歴ファイルと対応付けて管理する。そして文書ファイル及び文書ファイルの変更履歴に対してタイムスタンプを付与する際にはタイムスタンプ付与権限を確認し（Ｓ１０７）、タイムスタンプ付与権限がある場合にタイムスタンプを付与する（Ｓ１１６）。そして、タイムスタンプを付与した文書ファイルのハッシュ値を算出した後、当該ハッシュ値を変更履歴ファイルに埋め込んで変更履歴ファイルにタイムスタンプを付与する（。【選択図】図１０Ａ

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及びプログラムに関する。

近年、「電帳法」の改正が行われ、帳簿書類を電子的に保存する際の手続等について見直しがなされており、これに伴って電子的に保存された文書の改ざんを防止するニーズが高まっている。また、これまで電子的に保存された文書の改ざんを防止するために、タイムスタンプを付与するシステムが開示されている（例えば、特許文献１参照）。
特開２００４－２６６５３６号公報

しかしながら、従来の技術では、改ざんの防止のために文書を文書の変更履歴と対応付けて管理することはしておらず、このためにタイムスタンプを押下した承認済み文書ファイルと共に当該文書の元ファイルも一緒に改ざんされた場合には、文書の改ざんを十分には防止できないという課題があった。

上述した課題を解決するため、請求項１に係る発明は、文書及び前記文書の変更履歴を管理する文書管理装置であって、前記文書を前記変更履歴と対応付けて管理する文書管理手段と、前記文書及び前記変更履歴に対してタイムスタンプを付与するタイムスタンプ付与権限を管理するタイムスタンプ付与権限管理手段と、前記タイムスタンプ付与権限を要求したユーザに対して前記タイムスタンプ付与権限が与えられた場合に、前記文書及び前記変更履歴に対応付けられたタイムスタンプを付与するタイムスタンプ付与手段と、を備えることを特徴とする情報処理装置を提供する。

本発明によれば、文書を文書の変更履歴と対応付けて管理し、文書及び文書の変更履歴に対しタイムスタンプを付与することにより、文書の改ざん防止ができる。

文書管理システムの全体構成の一例を示す図である。 文書管理装置のハードウエア構成の一例を示す図である。 利用者端末のハードウエア構成の一例を示す図である。 文書管理装置の機能構成の一例を示す図である。 利用者端末の機能構成の一例を示す図である。 タイムスタンプ付与権限管理テーブルの一例を示す概念図である。 文書ファイル管理テーブルの一例を示す概念図である。 変更履歴ファイル管理テーブルの一例を示す概念図である。 文書ファイルの新規作成及び編集処理の一例を示すシーケンス図である。 タイムスタンプの付与フローの一例を示すシーケンス図である。 タイムスタンプの付与フローの一例を示すシーケンス図である。 タイムスタンプ付与した際の通知を表示するUI画面である。（ａ）（ｂ）はタイムスタンプ権限がない旨、（ｃ）はタイムスタンプを付与した旨を通知するＵＩ画面表示例である。 第二の実施形態に係る文書管理システムの全体構成の一例を示す図である。 第二の実施形態に係るタイムスタンプの付与フローの一例を示す図である。 第二の実施形態に係るタイムスタンプの付与フローの一例を示す図である。 第二の実施形態に係るタイムスタンプ付与に関する通信を表示するUI画面の一例を示す図である。

以下、図面を用いて、発明を実施するための形態について説明する。

なお、図面の説明において同一要素には同一符号を付し、重複する部分があれば、その説明を省略する。

〔第一の実施形態〕
図１乃至図１１を用いて、第一の実施形態について説明する。

〔文書管理システムの全体構成〕
＜システム構成例＞
図１は、文書管理システムの全体構成の一例を示す図である。

図１に示されているように、文書管理システム１は、文書管理装置２、利用者端末３及びリモート利用者端末４を含む各装置を有している。文書管理装置２、利用者端末３及びリモート利用者端末４は、通信ネットワーク１００を介してそれぞれ互いに接続されている。ここで、通信ネットワーク１００は、不特定多数の通信が行われる通信ネットワークであり、インターネット、イントラネット、ＬＡＮ(Local Area Network)等によって構築されている。なお、通信ネットワーク１００には、有線通信だけでなく、３Ｇ(3rd Generation)、４Ｇ(4th Generation)、５Ｇ(5th Generation)、ＷｉＭＡＸ(Worldwide Interoperability for Microwave Access)、ＬＴＥ(Long Term Evolution)等の無線通信による通信ネットワークが含まれてもよい。

また、リモート利用者端末４はオンプレミス環境にある文書管理装置２から離れた場所にある利用者端末である。このリモート利用者端末４が存在する場所から不特定多数の通信が行われる通信ネットワーク１００を介して文書管理装置２へ接続する。パブリックネットワークを介して文書管理装置２に接続するような場合、VPN（Virtual Private Network）などパブリックネットワーク内にプライベートネットワークを構築する等の安全性の高いネットワークを構築して接続してもよい。

＜文書管理装置＞
文書管理装置２は、一般的なＯＳなどが搭載された通信を行うための情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現される。文書管理装置２は、通信ネットワーク１００を介して、利用者端末３及びリモート利用者端末４と通信が可能である。文書管理システム１おいて文書管理装置２は、タイムスタンプの付与対象である文書ファイル等を管理し、タイムスタンプを付与する機能などを有する。

なお、文書管理装置２は、一般的に使用されるＰＣ(Personal Computer)、携帯型ノートＰＣ等の通信機能を有する通信装置であり、例えば、一つのサーバ装置で構成されるものであってもよいし、所定の機能ごとに分割された複数のサーバ装置で構成されるものであってもよい。更に文書管理装置２は、ブラウザソフトウエア等のソフトウエアを動作させることが可能な通信装置又は通信端末が用いられてもよい。

更に文書管理装置２は、利用者端末３及びリモート利用者端末４に対して所定の通知を送信する際、プッシュ通知(送信)によりデータ(情報)を通知(送信)してもよい。その場合、文書管理装置２は、例えば、プッシュ通知サーバの一例であるＦＣＭ(Firebase Cloud Messaging)を利用し利用者端末３及びリモート利用者端末４に対してプッシュ通知することで、利用者端末３及びリモート利用者端末４に対する通知機能を実現することが可能である。

他方、文書管理装置２は利用者端末３及びリモート利用者端末４に対する通知方法として、上述した通知方法以外にも、チャットアプリ等を利用した利用者端末３及びリモート利用者端末４との双方向通信を利用してもよい。

＜利用者端末＞
利用者端末３は、一般的なＯＳなどが搭載された通信を行うための一以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現される。利用者端末３は、通信ネットワーク１００を介して、リモート利用者端末４と通信が可能である。なお、利用者端末３は、一般的に使用されるＰＣ(Personal Computer)、携帯型ノートＰＣ、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末、ウェアラブル端末（サングラス型、腕時計型等）の通信機能を有する通信端末であってもよい。更に利用者端末３は、ブラウザソフトウエア等のソフトウエアを動作させることが可能な通信装置又は通信端末が用いられてもよい。

＜リモート利用者端末＞
リモート利用者端末４は、基本的には利用者端末３と同様に一般的なＯＳなどが搭載された通信を行うための一以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現される。リモート利用者端末４が、利用者端末３と異なる点は、文書管理装置２と同じオンプレミス環境に所在せず、文書管理装置２とは異なった場所すなわちリモート環境に所在する点である。リモート利用者端末４は、通信ネットワーク１００を介して、文書管理装置２及び利用者端末３と通信が可能である。なお、リモート利用者端末４は、一般的に使用されるＰＣ(Personal Computer)、携帯型ノートＰＣ、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末、ウェアラブル端末（サングラス型、腕時計型等）の通信機能を有する通信端末であってもよい。更にリモート利用者端末４は、ブラウザソフトウエア等のソフトウエアを動作させることが可能な通信装置又は通信端末が用いられてもよい。

なお、上記利用者端末３及びリモート利用者端末４は、文書管理装置２にて管理している文書ファイルにタイムスタンプを付与する権限を設定する端末として利用することができる。利用者は自ら作成した文書ファイルへタイムスタンプ付与権限を設定することができる。当該タイムスタンプ付与権限は文書ファイルの承認者に設定してもよいし、タイムスタンプを管理する担当者に設定してもよい。またタイムスタンプ付与権限の設定には、タイムスタンプ付与権限の設定するための専用のタイムスタンプ付与権限管理装置を用いてもよい。この場合、文書管理システム１は、通信ネットワーク１００を介してタイムスタンプ付与権限管理装置と接続する。

●用語について●

また本実施形態において利用者とは、例えば、文書管理装置２に管理されている文書ファイルを作成した者、当該文書ファイルを審査・承認する者、当該文書ファイルを管理する者をいう。また当該文書ファイルに対しタイムスタンプ付与権限等の権限を設定する者も含まれる。文書ファイルを作成、審査、承認、管理及びタイムスタンプを付与している者以外の者は利用者以外の者である。以降、本実施形態では、説明の便宜上、上記の定義で利用者という用語を使用する。

〔ハードウエア構成〕
続いて、図２及び図３を用いて、実施形態に係る文書管理システムを構成する装置又は端末のハードウエア構成について説明する。なお、図２及び図３に示されている装置又は端末のハードウエア構成は、必要に応じて構成要素が追加又は削除されてもよい。

＜文書管理装置のハードウエア構成＞
図２は、文書管理装置のハードウエア構成の一例を示す図である。図２に示されているように、文書管理装置２は、例えばコンピュータによって構築されている。

文書管理装置２は、ＣＰＵ２０１、ＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、ＥＥＰＲＯＭ２０４、ＨＤ２０５、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)コントローラ２０６、ディスプレイ２０７、近距離通信Ｉ／Ｆ２０８、ＣＭＯＳ(Complementary Metal Oxide Semiconductor)センサ２０９、撮像素子Ｉ／Ｆ(Interface)２１０、ネットワークＩ／Ｆ２１１、キーボード２１２、ポインティングデバイス２１３、メディア２１４、メディアＩ／Ｆ２１５、ＤＶＤ－ＲＷ２１６、ＤＶＤ－ＲＷ(Digital Versatile Disk Rewritable)ドライブ２１７、外部機器接続Ｉ／Ｆ２１８、音入出力Ｉ／Ｆ２１９、マイク２２０、スピーカ２２１及びバスライン２３０を備えている。

これらのうち、ＣＰＵ２０１は、文書管理装置２の全体の動作を制御する。ＲＯＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の処理に用いられる処理用プログラムを記憶する。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１のワークエリアとして使用される。ＥＥＰＲＯＭ２０４は、ＣＰＵ２０１の制御にしたがって、アプリケーション用プログラム等の各種データの読出し又は書込みを行う。ＨＤ２０５は、上述した各種プログラム等のデータを記憶する。ＨＤＤコントローラ２０６は、ＣＰＵ２０１の制御にしたがってＨＤ２０５に対する各種データの読出し又は書込みを制御する。ディスプレイ２０７は、被写体の画像、文字、各種アイコン、カーソル、メニューなどの各種情報を表示する液晶や有機ＥＬ(Electro Luminescence)等の表示手段の一種である。近距離通信Ｉ／Ｆ２０８は、ＮＦＣ(Near Field Communication)、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標。以下省略）、Ｗｉ－Ｆｉ(登録商標。以下省略)等の無線通信インターフェイスを備える通信装置、又は通信端末等とデータ通信を行うための通信回路である。なお、近距離通信Ｉ／Ｆ２０８には近距離通信のためのアンテナが備わっていてもよい。ＣＭＯＳセンサ２０９は、ＣＰＵ２０１の制御にしたがって被写体を撮像して画像データ又は動画データを得る内蔵型の撮像手段の一種である。なお、撮像手段は、ＣＭＯＳセンサではなく、ＣＣＤ(Charge Coupled Device)センサ等で構成される撮像手段であってもよい。撮像素子Ｉ／Ｆ２１０は、ＣＭＯＳセンサ２０９の駆動を制御する回路である。

ネットワークＩ／Ｆ２１１は、通信ネットワーク１００を介して他の機器と各種データ(情報)通信するための通信インターフェイスである。キーボード２１２は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス２１３は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。メディア２１４は、フラッシュメモリ等の記録媒体である。メディアＩ／Ｆ２１５は、メディア２１４に対するデータの読出し又は書込み(記憶)を制御する。ＤＶＤ－ＲＷドライブ２１７は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ－ＲＷ２１６に対する各種データの読出し又は書込みを制御する。なお、記録媒体は、ＤＶＤ－ＲＷに限らずＤＶＤ－Ｒ等であってもよい。外部機器接続Ｉ／Ｆ２１８は、各種の外部機器を接続するためのインターフェイスである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリ等である。音入出力Ｉ／Ｆ２１９は、ＣＰＵ２０１の制御にしたがってマイク２２０及びスピーカ２２１との間で音信号の入出力を処理する回路である。マイク２２０は、音を電気信号に変える内蔵型の回路であり、外部のスピーカ等から発する音声や音波を取得し電気信号を用いた情報を取得する。スピーカ２２１は、電気信号を物理振動に変えて音楽や音声などの音を生み出す内蔵型の回路である。バスライン２３０は、図２に示されているＣＰＵ２０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

＜利用者端末、リモート利用者端末のハードウエア構成＞
図３は、利用者端末３、リモート利用者端末４のハードウエア構成の一例を示す図である。

図３に示されているように、利用者端末３は、例えばコンピュータによって構築されている。利用者端末３は、ＣＰＵ３０１、ＲＯＭ３０２、ＲＡＭ３０３、ＥＥＰＲＯＭ３０４、ディスプレイ３０７、近距離通信Ｉ／Ｆ３０８、ＣＭＯＳ(Complementary Metal Oxide Semiconductor)センサ３０９、撮像素子Ｉ／Ｆ(Interface)３１０、ネットワークＩ／Ｆ３１１、タッチパネル３１２、ポインティングデバイス３１３、メディア３１４、メディアＩ／Ｆ３１５、外部機器接続Ｉ／Ｆ３１８、音入出力Ｉ／Ｆ３１９、マイク３２０、スピーカ３２１及びバスライン３３０を備えている。

これらの各ハードウエア資源は、図２で示した文書管理装置２におけるＣＰＵ２０１、ＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、ＥＥＰＲＯＭ２０４、ＨＤ２０５、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)コントローラ２０６、ディスプレイ２０７、近距離通信Ｉ／Ｆ２０８、ＣＭＯＳ(Complementary Metal Oxide Semiconductor)センサ２０９、撮像素子Ｉ／Ｆ(Interface)２１０、ネットワークＩ／Ｆ２１１、キーボード２１２、ポインティングデバイス２１３、メディア２１４、メディアＩ／Ｆ２１５、ＤＶＤ－ＲＷ２１６、ＤＶＤ－ＲＷ(Digital Versatile Disk Rewritable)ドライブ２１７、外部機器接続Ｉ／Ｆ２１８、音入出力Ｉ／Ｆ２１９、マイク２２０、スピーカ２２１及びバスライン２３０と同様のため、説明を省略する。また、リモート利用者端末４も、利用者端末３のハードウエア構成と同様であるため、説明を省略する。

なお、上述した各種プログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルで、コンピュータで読取り可能な記録媒体に記録、又はネットワークを介してダウンロードを行い流通させるようにしてもよい。記録媒体の例として、ＣＤ－Ｒ(Compact Disc Recordable)、ＤＶＤ(Digital Versatile Disk)、Ｂｌｕ-ｒａｙ Ｄｉｓｃ、ＳＤカード、ＵＳＢメモリ等が挙げられる。また、記録媒体は、プログラム製品(Program Product)として、国内又は国外へ提供されることができる。例えば、文書管理装置２は、本発明に係るプログラムが実行されることで、本発明に係る文書管理方法を実現する。

〔文書管理システムの機能構成〕
図１に示すように、文書管理システム１は、文書管理装置２、利用者端末３及びリモート利用者端末４から構成されている。

以下、文書管理装置２、利用者端末３及びリモート利用者端末４のそれぞれについて、図４及び図５を用いて、本実施形態の機能構成について説明する。

＜文書管理装置の機能構成＞
図４に示されているように、文書管理装置２は、タイムスタンプ権限管理部１９、対応ＩＤ付与管理部２０、送受信部２１、ＰＤＦ変換部２２、参照部２３、タイムスタンプ付与部２４、判断部２５、認証部２６、生成部２７、登録設定部２８、記憶読出書込部２９、ハッシュ値算出部３０及び記憶部２０００を有する。また、記憶部２０００には、文書ファイル管理部２００１、変更履歴ファイル管理部２００２、タイムスタンプ付与権限管理部２００３が含まれる。それらのうち、文書ファイル管理部２００１は、文書ファイル管理DB２０１を含む。同様に、変更履歴ファイル管理部２００２は、文書履歴管理DB２０２を含む。同様に、タイムスタンプ付与権限管理部２００３は、タイムスタンプ付与権限管理ＤＢ２０３を
含む。

これら各機能部は、図２に示された各ハードウエア資源のいずれかが、ＲＯＭ２０２、ＥＥＰＲＯＭ２０４及びＨＤ２０５のうち少なくとも一つからＲＡＭ２０３に展開された文書管理装置２用のプログラムに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。また、文書管理装置２は、図２に示されているＲＯＭ２０２、ＥＥＰＲＯＭ２０４及びＨＤ２０５のうち少なくとも一つにより構築される記憶部２０００を有している。更に、記憶部２０００には、リモート利用者端末４と通信ネットワーク１００を介して通信を行うための通信プログラム(通信アプリ)、Ｗｅｂブラウザによる処理を実行するためのプログラム(ブラウザアプリ)等が記憶されている。文書管理装置２は利用者端末３とはオンプレミス環境において直接データのやりとりができるが、リモート利用者端末４と同様に通信ネットワーク１００を介して通信をおこなってもよい。

<<文書管理装置の各機能構成>>
次に、文書管理装置２の各機能構成について詳細に説明する。

図４に示されている文書管理装置２の送受信部２１は、主に、図２に示されている近距離通信Ｉ／Ｆ２０８及びネットワークＩ／Ｆ２１１に対するＣＰＵ２０１の処理によって実現され、通信ネットワーク１００を介して利用者端末３及びリモート利用者端末４との間で各種データ(又は情報)の送受信を行う。

参照部２３は、主に、図２に示されているＣＰＵ２０１の処理によって実現され、記憶部２０００の各種ＤＢに記憶されている各種データを参照する。また、これら記憶部２０００の各種ＤＢに記憶されている各種データと、利用者端末などから通信ネットワーク１００を介して文書管理装置２に送られてくる各種データを参照する。本実施形態において、参照部２３は、参照手段の一例、又は特定手段の一例として機能する。

判断部２５は、主に、図２に示されているＣＰＵ２０１の処理によって実現され文書管理装置２における各種判断を行う。本実施形態において、判断部２５は、判断手段の一例として機能する。

認証部２６は、主に、図２に示されているＣＰＵ２０１の処理によって実現され、例えば、利用者端末３から要求されたタイムスタンプ付与要求に基づいて、利用者端末３のタイムスタンプ付与権限の認証処理を行う。本実施形態において、認証部２６は、認証手段の一例として機能する。

生成部２７は、主に、図２に示されているＣＰＵ２０１の処理によって実現され、利用者端末３に対する各種メッセージ及び画面データを生成する。本実施形態において、生成部２７は、生成手段の一例として機能する。

登録設定部２８は、主に、図２に示されているＣＰＵ２０１の処理によって実現され、利用者端末３が送信したタイムスタンプを付与する権限を管理するタイムスタンプ付与権限管理テーブルを登録する。本実施形態において、登録設定部２８は、登録手段の一例、又は設定手段の一例として機能する。

記憶読出書込部２９は、主に、図２に示されているＲＯＭ２０２、ＥＥＰＲＯＭ２０４及びＨＤ２０５のうち少なくとも一つに対するＣＰＵ２０１の処理によって実現され、記憶部２０００に各種データ(又は情報)を記憶したり、記憶部２０００から各種データ(又は情報)を読み出したりする。本実施形態において、記憶読出書込部２９は、記憶読出手段及び記憶書込手段の一例として機能する。

ハッシュ値算出部３０は、各種ハッシュアルゴリズムによるハッシュ関数により、文書ファイルのハッシュ値を算出する。

ＰＤＦ変換部２２は、文書ファイルがタイムスタンプを付与するデータ形式に適していない場合に、タイムスタンプの付与が可能であるＰＤＦファイルにデータ形式を変換する。この変換により作成されるファイルは、ＰＤＦファイル以外でもよい。

タイムスタンプ付与権限管理部１９は、タイムスタンプ付与権限管理ＤＢ２０３内のタイムスタンプ付与権限管理テーブル（図６）と連携し、利用者がタイムスタンプ権限を有する者であるか否かを管理するタイムスタンプ付与権限管理手段としての機能を果たす。

タイムスタンプ付与部２４は、文書ファイルや文書ファイルの変更履歴ファイルへタイムスタンプを付与する機能を有する。また、タイムスタンプ付与部２４は、タイムスタンプ付与権限を要求したユーザに対して前記タイムスタンプ付与権限が与えられた場合に、前記文書及び前記変更履歴に対応付けられたタイムスタンプを付与する。また、タイムスタンプ付与部２４は、前記文書及び前記変更履歴に対応付けられたタイムスタンプとして、前記タイムスタンプを付与した後の前記文書のハッシュ値を、前記変更履歴に対して埋め込んだタイムスタンプを付与する。一般的に、タイムスタンプではタイムスタンプの付与対象となる文書ファイルのハッシュ値を算出し、算出したハッシュ値を日時と共に埋め込むことで改ざんを防止するものである。必ずしも特定の形式に限られるものではない。改ざんを防止するために、文書ファイルの内容が改ざんされていないことを証明できるものであり、文書内容を確定した日時が確定できるものを、タイムスタンプとしてもよい。

タイムスタンプ付与部２４は、タイムスタンプ付与権限管理部１９及びタイムスタンプ付与権限管理ＤＢ２０３内のタイムスタンプ付与権限管理テーブル（図６）からなるタイムスタンプ付与権限管理手段と連携し、タイムスタンプ権限を有する者がタイムスタンプを付与することを可能にするタイムスタンプ付与手段としての機能を果たす。

対応ＩＤ付与管理部２０は、文書ファイル管理ＤＢ内の文書ファイル管理テーブル（図７）及び変更履歴管理ＤＢ２０２内の変更履歴ファイル管理テーブル（図８）内の文書ファイルと変更履歴ファイルを一対一に対応するようにＩＤ付与を付与することで管理する。対応ＩＤ付与管理部２０は、文書ファイル管理テーブル（図７）及び変更履歴ファイル管理テーブル（図８）と連携し、文書と変更履歴を対応付けて管理する文書管理手段としての機能を果たす。

●タイムスタンプ付与権限管理テーブル●
図６は、タイムスタンプ付与権限管理テーブルの一例を示す概念図である。図４に示す記憶部２０００内のタイムスタンプ付与権限管理部２００３には、図６に示されているようなタイムスタンプ付与権限管理テーブルによって構成されたタイムスタンプ付与権限管理ＤＢ２０３が構築されている。

図６に示すように、タイムスタンプ付与権限管理テーブルでは、文書ファイルＩＤごとに、文書ファイルタイトル、文書ファイル作成者又は編集者所属部署名、文書ファイル作成者名又は編集者名（ＩＤ）が記憶され、文書ファイルアクセス権限と紐づけて管理されている。ここでいう文書ファイルアクセス権限の例としては、アクセス者所属部署名、アクセス者名、役職名及びアクセス権限の対象となる各動作（書込権限、読取権限、タイムスタンプ付与権限）である。

例えばファイルＩＤがＦ０００２である「守秘義務契約（Ａ―ＰＪ）覚書」については、読取権限はA本部A開発部１Gの海老名らら子さん、理光太郎さん及び三愛一郎さんに付与されており、書込権限はA本部A開発部１Gの理光太郎さん及び三愛一郎さんに付与されている。また、タイムスタンプ付与権限は課長である三愛一郎さんにのみに付与されているので、タイムスタンプ付与権限管理手段は、文書の作成者の上司（三愛一郎さん）に対して前記タイムスタンプ付与権限を与える。

この場合「守秘義務契約（Ａ―ＰＪ）覚書」（F０００２）の読取動作は、海老名らら子さん、理光太郎さん及び三愛一郎さんが可能であるが、書込動作は理光太郎さん及び三愛一郎さんが可能である。さらにタイムスタンプの付与動作は三愛一郎さんのみが可能である。

またファイルＩＤがＦ０００１である「Ａプロジェクト共同開発契約書」については、タイムスタンプ付与権限は、海老名らら子さんの課長である三愛一郎さん以外のA本部の本部付の押印証子さんにも付与されている。この場合には、タイムスタンプは三愛一郎さん以外に押印証子さんもタイムスタンプを付与することが可能となる。

このようにタイムスタンプを付与する権限はファイルごとに任意に設定することができる。一方で当該ファイルに対してタイムスタンプ付与権限が付与されていない者による、当該ファイルに対するタイムスタンプの付与を防止することができる。

これらの記憶、管理されているタイムスタンプ付与権限情報は、利用者が利用者端末３やリモート利用者端末４を介し、文書管理装置２のタイムスタンプ付与権限管理ＤＢ２０３へ登録することができる。このように登録することができるタイムスタンプ付与権限を適切に管理することで、セキュリティ管理レベルを確保することも可能となる。

ここで各データについて、以下説明をする。

文書ファイルＩＤは、ファイルを識別する識別情報である。文書ファイルタイトルは、ファイルの名称である。作成者名又は編集者名は、文書ファイルを作成した者又は編集した者の名前である。作成者又は編集者所属部署名は、文書ファイルを作成した者又は編集した者の所属部署名である。文書ファイルアクセス権限は、文書ファイルに対するアクセス動作ついての権限であり、文書ファイルごとに付与される。アクセス者名、アクセス者所属部署名及び役職名は、文書ファイルにアクセスする者の名前、その所属部署名及び部署での役職名を表している。書込、読取、タイムスタンプの各項目は、それぞれ文書ファイルに対する書込、読取、タイムスタンプのアクセス動作が可能か否かの権限を表している。○印はアクセス権限が付与されていることを示している。

●文書ファイル管理テーブル●
図７は、ファイル管理テーブルの一例を示す概念図である。

図４に示す記憶部２０００内の文書文書ファイル管理部２００１には、図７に示されている文書ファイル管理テーブルによって構成されたファイル管理ＤＢ２０１が構築されている。

図７に示すように、ファイル管理テーブルでは、文書ファイルＩＤごとに、文書ファイルバージョン、文書ファイル最新フラグ、文書ファイルタイトル、文書ファイルコンテンツ、文書ファイル作成者又は編集者所属部署名、文書ファイル作成者名又は編集者名、文書ファイルタイムスタンプ付与権限者名、文書ファイル種別、文書ファイル作成又は編集日時、文書ファイルタイムスタンプフラグ、TM後文書ファイルハッシュアルゴリズム、TM後文書ファイルハッシュ値、変更履歴ＩＤ、変更履歴バージョンが関連付けられて記憶、管理されている。

ここで各データについて、以下説明をする。

文書ファイルＩＤは、ファイルを識別する識別情報である。図７ではF０００１としているが、アルファベットや数字等の任意の組み合わせでよい。文書ファイルＩＤと各文書は一対一に対応しており、文書ファイルＩＤを特定すれば文書ファイルは特定される。

文書ファイルバージョンは、文書ファイルが作成又は編集された際における文書ファイルの改変のバージョンを管理するものである。この文書ファイルバージョンと文書ファイルＩＤの組み合わせにより、改変のバージョンも含めた文書ファイルを特定することができる。

文書ファイル最新フラグは、文書ファイルの改変をした際の最新の文書ファイルに対して付与されるフラグである。改変前の文書ファイルを文書ファイル管理ＤＢ２０１へ保存しておく場合でも、最新の文書ファイルがどれであるかは、文書ファイル最新フラグによりすぐに確認できる。例えば文書ファイルＦ０００１の最新バージョンは、文書ファイル最新フラグが付与されたVer.3であることを容易に知ることができる。また、文書ファイル最新フラグをキーにして検索すれば、最新の文書ファイルのみの一覧表を作成することもできる。

文書ファイルタイトル及び文書ファイルコンテンツは、文書ファイルに付与したタイトル及びファイルの内容そのものである。

文書ファイル作成者又は編集者所属部署名及び文書ファイル作成者名又は編集者名は、文書ファイルの作成者または編集者の所属と名前である。

文書ファイルタイムスタンプ付与権限者名は、文書ファイルに対するタイムスタンプ付与権限を有する者の名前である。

文書ファイル種別は、文書ファイルの属性を示すものである。例えば、図７でFAX受信としている文書ファイルF0001は、社外からFAX受信した文書ファイルであることを示している。また図７で社内作成としている文書ファイルF0003は社内で作成した文書ファイルであることを示している。

ここで文書ファイル種別は、タイムスタンプ付与権限者を設定する際にも利用できる。

一般的には、社内で作成した文書ファイルに対してタイムスタンプを付与する権限は、社内作成文書の承認者に対して付与されることが多い。これは承認者が承認した後は、当該文書ファイルに対して改変が行われないためである。

また社外から受信した文書ファイルのタイムスタンプ付与権限者は、当該部署の特定の専任者をタイムスタンプを付与する権限を有する者とすることが多い。当該文書ファイルの承認者は社内には存在しないため、社外から文書ファイルを受信した段階で特定の担当者（例えば前記特定の専任者）が、タイムスタンプを付与することでその後の改変を防止することが社外とのやりとりの証拠としても利便性が高いためである。

文書ファイル作成又は編集日時は、文書ファイルを作成した日時又は編集した日時である。

文書ファイルタイムスタンプフラグは、タイムスタンプが付与された文書ファイルであることを示すフラグである。当該フラグが付与されている文書ファイルは、タイムスタンプが付与されていることがわかる。

TM後文書ファイルハッシュアルゴリズムは、タイムスタンプを付与後の文書ファイルのハッシュ値を算出するハッシュアルゴリズムである。ハッシュアルゴリズム一例としては、SHA-256やSHA-512などがある。

TM後文書ファイルハッシュ値は、タイムスタンプ後の文書ファイルに対してハッシュアルゴリズムで生成されたハッシュ値である。

変更履歴ＩＤ及び変更履歴バージョンは、文書ファイルの変更履歴を管理するＩＤであり、文書ファイルＩＤ及び文書ファイルバージョンに一対一に対応している。

変更履歴ＩＤ及び変更履歴バージョンと、文書ファイルＩＤ及び文書ファイルバージョンにより、図７に示す文書ファイル管理テーブルは、以下図８に示す変更履歴管理テーブルと関連づけられる。

●変更履歴管理テーブル●
図８は、変更履歴管理テーブルの一例を示す概念図である。

図４に示す記憶部２０００内の文書ファイル管理部２００２には、図８に示されているような変更履歴管理テーブルによって構成された変更履歴管理ＤＢ２０２が構築されている。

図８に示すように、変更履歴管理テーブルでは、変更履歴ＩＤごとに、変更履歴バージョン、変更履歴ファイル最新フラグ、変更履歴ファイル作成者又は編集者名、変更履歴ファイル作成又は編集日時、変更履歴ファイルハッシュアルゴリズム、変更履歴ファイルタイムスタンプフラグ、変更履歴ファイルハッシュ値、変更履歴ファイルタイムスタンプ付与者名、変更履歴ファイルタイムスタンプ日時、文書ファイルＩＤ、文書ファイルバージョンが関連付けられて管理されている。

変更履歴ファイル最新フラグは、文書ファイルの改変をした際に最新の変更履歴ファイルに対して付与されるフラグである。これにより、改変前の変更履歴ファイルを変更履歴ファイル管理ＤＢ２０２へ保存しておく場合でも、最新の変更履歴ファイルがどれであるかは、変更履歴ファイル最新フラグによりすぐに確認できる。当該変更履歴ファイル最新フラグをキーにして検索すれば、最新の変更履歴ファイルのみの一覧表を作成することもできる。

変更履歴ファイル作成者又は編集者名は、変更履歴ファイルの作成者または編集者の名前である。

変更履歴ファイル作成又は編集日時は、変更履歴ファイルを作成した日時又は編集した日時である。

変更履歴ファイルハッシュアルゴリズムは、変更履歴ファイルへタイムスタンプを付与する際に利用するハッシュ値を算出するハッシュアルゴリズムである。ハッシュアルゴリズム一例としては、SHA-256やSHA-512などがある。

変更履歴ファイルタイムスタンプフラグは、タイムスタンプが付与された変更履歴ファイルであることを示すフラグである。当該フラグが付与されている変更履歴ファイルは、タイムスタンプが付与されていることがわかる。

変更履歴ファイルハッシュ値は、前述の変更履歴ファイルハッシュアルゴリズムで生成されたハッシュ値である。図８の例では、変更履歴ファイルR0001（Ver.3）の0d052f3bcfa2f096fcaが当該ハッシュ値である。

なお、変更履歴にタイムスタンプを付与する際、タイムスタンプを付与した後の前記文書のハッシュ値を変更履歴に埋め込んでタイムスタンプを付与することもできる。具体的には、図７の文書ファイルF0001（Ver.3）のハッシュ値である0d091f6bcfa8f086xabcを変更履歴ファイルR0001（Ver.3）に埋め込んだ後に、当該変更履歴ファイルに対してタイムスタンプを付与する。このようにしてタイムスタンプ付与された変更履歴ファイルのハッシュ値は、図８の例では、変更履歴ファイルR0001（Ver.3）の0d052f3bcfa2f096fcaとなる。このようにタイムスタンプ付与後の文書ファイルのハッシュ値を埋め込んだ変更履歴ファイルをタイムスタンプ付与することにより、文書ファイルの改ざんをより防止することができる。

変更履歴ファイルタイムスタンプ付与者名及び変更履歴ファイルタイムスタンプ日時は、変更履歴ファイルにタイムスタンプを付与した者の名前及びその日時である。

前述のように文書ファイルＩＤ及び文書ファイルバージョンは、文書ファイルを管理するＩＤ及びバージョン情報であり、変更履歴ファイルＩＤ及び変更履歴ファイルバージョンに一対一に対応している。図８の変更履歴管理テーブルは、当該文書ファイルＩＤ及び文書ファイルバージョンにより、図７に示す文書ファイル管理テーブルと関連づけられる。

ここで文書ファイル管理テーブル（図７）及び変更履歴ファイル管理テーブル（図８）内には、文書ファイルＩＤと変更履歴ＩＤがそれぞれ保存管理されており、かつ、文書ファイルＩＤと変更履歴ＩＤは一対一に対応するように管理している。具体的には、対応ＩＤ付与管理部２０は、文書ファイルＩＤが「Ｆ００１」である文書を変更した際、当該文書ファイルの変更履歴に付与する変更履歴ＩＤとして「Ｒ００１」を付与し、文書ファイル管理テーブル（図７）及び変更履歴ファイル管理テーブル（図８）へ保存する。また、その以降の文書ファイルの変更についても同様に管理する。

このように、対応ＩＤ付与管理部２０は、文書ファイル管理テーブル（図７）及び変更履歴ファイル管理テーブル（図８）と連携し、文書と変更履歴を対応付けて管理する文書管理手段としての機能を果たす。

＜利用者端末の機能構成＞
図５は、利用者端末３の機能構成を示したものである。

利用者端末３は、送受信部３１、操作受付部３２、表示制御部３３、アプリ起動部３４及び記憶読出書込部３６を有する。これら各機能部は、図３に示された各ハードウエア資源のいずれかが、ＲＯＭ３０２及びＥＥＰＲＯＭ３０４のうち少なくとも一つからＲＡＭ３０３に展開された利用者端末３用のプログラムに従ったＣＰＵ３０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。また、利用者端末３は、図３に示されているＲＯＭ３０２及びＥＥＰＲＯＭ３０４のうち少なくとも一つにより構築される記憶部３０００を有している。更に、記憶部３０００には、文書管理装置２及びリモート利用者端末４と通信ネットワーク１００を介してそれぞれ通信を行うための通信プログラム(通信アプリ)、Ｗｅｂブラウザによる処理を実行するためのプログラム(ブラウザアプリ)等が記憶されている。

リモート利用者端末４の機能構成は、利用者端末３と同様であるため、説明を省略する。

<<利用者端末の各機能構成>>
次に、利用者端末３の各機能構成について詳細に説明する。

図５に示されている利用者端末３の送受信部３１は、主に、図３に示されている近距離通信Ｉ／Ｆ３０８及びネットワークＩ／Ｆ３１１に対するＣＰＵ３０１の処理によって実現され、通信ネットワーク１００を介して文書管理装置２及びリモート利用者端末４との間でそれぞれ各種データ(又は情報)の送受信を行う。本実施形態において、送受信部３１は、送信手段及び受信手段のうち少なくとも一方の手段の一例として機能する。

操作受付部３２は、主に、図３に示されているＣＰＵ３０１の処理によって実現され、キーボード３１２及びポインティングデバイス３１３のうち少なくとも一方に対する操作を受け付ける。キーボード３１２はタッチパネルでもよい。本実施形態において、操作受付部３２は、受付手段の一例として機能する。

表示制御部３３は、主に、図３に示されているディスプレイ３０７に対するＣＰＵ３０１の処理によって実現され、利用者端末３における各種画面及び情報(データ)の表示制御を行う。本実施形態において、表示制御部３３は、表示制御手段の一例として機能する。

アプリ起動部３４は、主に、図３に示されているＣＰＵ３０１の処理によって実現され、主に文書管理装置２との間で通信ネットワーク１００を介した通信を行うための通信アプリの起動を行う。また、アプリ起動部３４は、通信アプリをＲＡＭ３０３の所定の作業領域上で動作させる。本実施形態において、アプリ起動部３４は、起動手段の一例として機能する。

記憶読出書込部３６は、主に、図３に示されているＲＯＭ３０２及びＥＥＰＲＯＭ３０４のうち少なくとも一つに対するＣＰＵ３０１の処理によって実現され、記憶部３０００に各種データ(又は情報)を記憶したり、記憶部３０００から各種データ(又は情報)を読み出したりする。本実施形態において、記憶読出書込部３６は、記憶読出手段の一例として機能する。

なお、ここまで利用者端末３の各機能構成を説明してきたが、リモート利用者端末４も、利用者端末３の各機能構成と同様であるため、説明を省略する。

〔実施形態の処理又は動作〕
次に、図９乃至図１１を用いて、第一の実施形態に係る文書管理装置及び利用者端末における各処理又は動作を説明する。

＜文書ファイルの新規作成及び編集処理＞
図９は、文書ファイルの新規作成及び編集処理の一例を示すシーケンス図である。

まず文書ファイルの新規作成について、図９の｛ステップＳ００１からステップS００７｝で説明をする。

利用者端末３は、ディスプレイ３０７上に、利用者がファイル作成要求をするためのアプリを起動する（ステップＳ００１）。この際には、当該アプリを起動するための操作を操作受付部３２が利用者のアプリ起動操作を受け付け、アプリの操作画面を表示制御部３３が表示する。

次に、利用者端末３の操作受付部３２が利用者によるファイル作成要求を受け付けた後、利用者端末３の送受信部３１は文書管理装置２の文書ファイル管理部２００１へファイル作成要求を送信する（ステップＳ００２）。ファイル作成要求には、文書ファイルファイルＩＤ、文書ファイルタイトルや文書ファイルコンテンツが含まれるが、少なくとも文書ファイルファイルＩＤは含まれる。また作成者または編集者を特定する文書ファイル作成者または編集者名（ＩＤ）も含まれる。これにより、文書管理装置２の送受信部２１は、利用者端末３が送信したファイル作成要求を受信する。

次に、文書管理装置２の文書ファイル管理部２００１は利用者端末３からのファイル作成要求を受け付け、ファイルを新規作成する。作成した文書ファイルは文書ファイル管理ＤＢ２０１へ保存される（ステップＳ００３）。

次に、文書管理装置２の文書ファイル管理部２００１は、変更履歴管理部２００２へファイルを新規作成した旨の情報を送信する（ステップＳ００４）。この際に送信される情報には、少なくとも文書ファイルＩＤ及び文書ファイルバージョンの文書ファイルを特定する情報が含まれる。

ファイル作成をした旨の情報を受け取った変更履歴管理部２００２は、当該変更履歴に関する情報を変更履歴管理ＤＢ２０２へ保存する（ステップＳ００５）。

変更履歴管理部２００２は、文書ファイル管理部２００１へ履歴の記録が完了した旨を送信する（ステップＳ００６）。

その後、文書ファイル管理部２００１は、利用者端末３へファイルの作成が完了した旨を送信する（ステップＳ００7）。

以上が、文書ファイルの新規作成のフローとなる。

文書ファイルの編集及び更新について、図９の｛ステップＳ００８からステップS０１７｝で説明をする。

利用者端末３は文書ファイル管理ＤＢ２０１に保存されている文書ファイルの取得を要求する（ステップＳ００８）。この際には、文書ファイルＩＤにて編集対象の文書ファイルを特定する。

次に、記憶読出部２９は、ステップＳ００８で受信した文書ファイルの取得要求に含まれる文書ファイルＩＤを検索キーとして文書ファイル管理ＤＢ２００１を検索することにより、対応する文書ファイルを読み出す（ステップＳ００９）。

文書ファイル管理部２００１は、読み出した最新の文書ファイルを、利用者端末３へ送信する（ステップＳ０1０）。

最新の文書ファイルを受信した利用者端末３は、当該文書ファイルを編集する（ステップＳ０１１）。

その後、利用者端末３は、編集した文書ファイルを編集者ＩＤとともに文書ファイル管理部２００１へ送信し、文書ファイル管理部２００１に対して文書ファイル管理ＤＢに保存されている文書ファイルの更新を要求する（ステップＳ０１2）。

編集した文書ファイルと共に文書ファイルの更新を要求された文書ファイル管理部２００１は、文書ファイルＩＤが一致し、文書ファイル最新フラグが立っている最新の文書ファイルバージョンの文書ファイルを更新し、文書ファイル管理ＤＢ２０１内に保存する（ステップＳ０１３）。この際には、保存した最新の文書ファイルに対して文書ファイル最新フラグを立てる。

その後、文書ファイル管理部２００１は、変更履歴管理部２００２に対して、文書ファイルを更新した旨を送信する（ステップＳ０１４）。

変更履歴管理部２００２は、当該変更履歴に関する情報を変更履歴管理ＤＢ２０２へ保存する（ステップＳ０１５）。

その後、変更履歴管理部２００２は、文書ファイル管理部２００１へ履歴の記録が完了した旨を送信する（ステップＳ０１６）。

文書ファイル管理部２００１は、利用者端末３へファイルの作成が完了した旨を送信する（ステップＳ０１7）。

以上が、文書ファイルの編集及び更新のフローとなる。

ここまで図９にて文書ファイルの新規作成と文書ファイルの編集及び更新の説明をしたが、必ずしもこの方式に限る必要はない。

なお、文書ファイル管理部２００１においては、新規作成及びその後の編集や更新した各文書ファイルをすべて保存し管理している。また変更履歴管理部２００２では、文書ファイルが新規作成され、その後に編集や更新がされた場合の変更履歴ファイルをすべて保存し管理している。

また、前述のように文書ファイル管理部２００１において管理されている文書ファイル管理テーブル（図７参照）と、変更履歴管理部２００２において管理されている変更履歴ファイル管理テーブル（図８参照）は、文書ファイルＩＤ及び文書ファイルバージョンにより紐づけられている。

これにより、文書ファイルや、変更履歴ファイルのみが改ざんされた場合でも、改ざんされたことを容易に知ることができる。

なお、上記において利用者端末３により文書ファイルの新規作成と文書ファイルの編集及び更新をおこなう一例を示しているが、リモート利用者端末４を用いた場合も同様である。

＜タイムスタンプの付与処理＞
図１０A及び図１０Ｂは、タイムスタンプの付与処理の一例を示すシーケンス図である。

まずは、図１０Ａにて文書ファイルへのタイムスタンプの付与処理を説明する。

利用者端末３は、ディスプレイ３０７上に、利用者がファイル作成要求をするためのアプリを起動する（ステップＳ１０１）。この際には、当該アプリを起動するための操作を操作受付部３２が受け付け、表示制御部３３がディスプレイ３０７上にアプリの操作画面を表示する。

次に利用者端末３は、文書ファイル管理部２００１に対して、文書ファイル管理ＤＢ２０１に保存されている文書ファイルの取得を要求する（ステップＳ１０２）。この際、文書ファイル管理部２００１は、文書ファイルＩＤにて編集対象の文書ファイルを特定する。

文書ファイルの取得要求を受信した文書ファイル管理部２００１は、文書ファイル管理ＤＢ２０１内の文書の中から文書ファイルＩＤが一致する文書ファイルを読み出す（ステップＳ１０３）。

文書ファイル管理部２００１は、読み出した最新の文書ファイル｛文書ファイルＩＤ、タイトル、作成者ＩＤ、最新コンテンツを含む。｝を、利用者端末３へ送信する（ステップＳ１０４）。

利用者端末３により文書ファイルを受信した利用者は、当該文書ファイルを編集することができる。文書ファイルを編集する場合には、図９に示す文書ファイルの編集処理に従う。

その後、利用者がタイムスタンプを付与しようとする場合には、利用者端末３の送受信部３１は、文書管理装置２のタイムスタンプ付与部２４へ、タイムスタンプ付与の要求を送信する（ステップＳ１０５）。この際には、送受信部３１は、文書ファイルを特定するための文書ファイルＩＤも送信する。

タイムスタンプ付与の要求を受信したタイムスタンプ付与部２４は、文書ファイルＩＤにより特定される文書ファイルに対し、タイムスタンプ付与の要求を送信した利用者がタイムスタンプ付与権限を有しているかどうかを確認するため、送受信部２１を介して、タイムスタンプ付与権限管理部２００３へタイムスタンプ権限を確認するための要求を送信する（ステップＳ１０６）。

次に、記憶読出部２９は、ステップＳ１０６で受信したタイムスタンプ権限確認要求に含まれる作成者ＩＤで示される作成者名を検索キーとしてタイムスタンプ付与権限管理ＤＢ２０３を検索することにより、タイムスタンプ付与の要求を送信した利用者がタイムスタンプ付与権限の有無を確認する（ステップＳ１０７）。

具体的には図６に示したタイムスタンプ付与権限管理テーブルを参照する。例えば、文書ファイルＩＤがＦ０００２に対して、三愛一郎さんがタイムスタンプ付与要求を送信している場合には、文書管理装置２の参照部２３はタイムスタンプ付与権限管理ＤＢ２０３内のタイムスタンプ付与権限管理テーブルを参照し、参照した結果から判断部２５は、三愛一郎さんにはタイムスタンプ付与権限があると判断する。一方で、文書ファイルＩＤがＦ０００２に対して、海老名らら子さんや理光太郎さんがタイムスタンプ付与要求を送信している場合には、文書管理装置２の参照部２３はタイムスタンプ付与権限管理ＤＢ２０３内のタイムスタンプ付与権限管理テーブルを参照し、参照した結果から判断部２５は、海老名らら子さんや理光太郎さんにはタイムスタンプ付与権限がないと判断する。

次に、ステップＳ１０８で判断されたタイムスタンプ付与権限情報は、文書管理装置２内部にて、次のステップの判断処理のため判断部２５に渡される。（ステップＳ１０８）。

次に、文書管理装置２の判断部２５は、タイムスタンプ付与権限情報に基づいて、タイムスタンプ権限の有無を判断する。（ステップＳ１０９）。

まず、タイムスタンプ付与権限が無い場合には、タイムスタンプ付与部２４は利用者端末３へ、タイムスタンプ付与権限がない旨を通知する（ステップＳ１１０）。

上記の通知をされた利用者端末３は、表示制御部３３により、タイムスタンプ付与権限がない旨のメッセージをディスプレイ３０７へ表示する（ステップＳ１１１）。その際の表示画面例は、図１１（ａ）（ｂ）である。海老名らら子さんがタイムスタンプ付与要求を行った場合の通知画面が図１１（ａ）であり、理光太郎さんがタイムスタンプ付与要求を行った場合の通知画面が図１１（ｂ）である。

また、タイムスタンプ付与権限がある場合には、タイムスタンプ付与部２４は、タイムスタンプ付与権限がある場合には、タイムスタンプ付与部２４は文書ファイル管理部２００１へ、文書ファイルを要求する（ステップＳ１１２）。

文書ファイルを要求された文書ファイル管理部２００１を有する文書管理装置２の記憶読出書込部２９は、文書ファイル管理ＤＢ２０１より、タイムスタンプの対象となる文書ファイルを読み出す（ステップＳ１１３）。

その後、文書ファイル管理部２００１は、タイムスタンプの対象となる文書ファイルをタイムスタンプ付与部２４へ送信する（ステップＳ１１４）。

生成部２７は受信した文書ファイルがタイムスタンプ付与に適していないデータ形式のファイルである場合には、適したデータ形式を生成することでデータ形式を整合する（ステップＳ１１５）。例えば、文書ファイルがＰＤＦファイルでない場合には、ＰＤＦファイルへとデータ形式を整合する。

その後、タイムスタンプ付与部２４は文書ファイルへタイムスタンプを付与する（ステップＳ１１６）。

次に図１０Bにて、変更履歴ファイルへのタイムスタンプ付与処理を説明する。

ハッシュ値算出部３０は、ステップＳ１１６にてタイムスタンプを付与した後の文書ファイルのハッシュ値を算出する（ステップＳ１１７）。ハッシュ値算出部３０は、特定のハッシュアルゴリズムによるハッシュ関数により、タイムスタンプ付与後の文書ファイルのハッシュ値を算出する。図７の例では、特定のハッシュアルゴリズムはSHA512であり、当該ハッシュアルゴリズムにより算出した文書ファイルＩＤ及びバージョンがＦ０００１（Ver.3）のハッシュ値は0d091f6bcfa8f086xabcである。

算出したハッシュ値は、タイムスタンプ後の文書ファイルとともに文書ファイル管理部２００１へ送信される（ステップＳ１１８）。

文書ファイル管理部２００１は、タイムスタンプ後の文書ファイルと算出したハッシュ値を、文書ファイル管理ＤＢ２０１へ保存する（ステップＳ１１９）。

次に、タイムスタンプ付与部２４は、変更履歴管理部２００２に対して、変更履歴ファイルの取得を要求する（ステップＳ１２０）。

変更履歴ファイルの取得を要求された変更履歴管理部２００２は、変更履歴管理ＤＢ２０２から変更履歴ファイルを読み出す（ステップＳ１２１）。

変更履歴管理部２００２は、読み出した変更履歴ファイルをタイムスタンプ付与部２４へ送信する（ステップＳ１２２）。

変更履歴管理部２００２は、読み出した変更履歴ファイルに対応する文書ファイルを、文書ファイル管理部２００１へ要求する（ステップＳ１２３）。ここで読み出した変更履歴ファイルと文書ファイルは、図７の文書ファイル管理テーブルや図８の変更履歴管理テーブルに示されているように、文書ファイルＩＤ及び文書ファイルバージョンと、変更履歴ＩＤ及び変更履歴バージョンにより対応付けられている。

文書ファイル管理部２００１は、文書ファイル管理ＤＢ２０１から要求されたハッシュ値を読み出し（ステップＳ１２４）、文書ファイル管理部２００１は読み出したハッシュ値をタイムスタンプ付与部２４へ送信する（ステップＳ１２５）。

なお、RAM２０３等にハッシュ値を一時的に記憶しておくことで、文書管理装置２がステップＳ１７７で算出したハッシュ値を認識できている場合には、ステップＳ１２３からＳ１２５は不要である。

生成部２７は、受信した文書ファイルがタイムスタンプ付与に適していないデータ形式のファイルである場合には、適したデータ形式を生成することでデータ形式を整合する（ステップＳ１２６）。

次に、生成部２７は、Ｓ１２２で受信した変更履歴ファイルへＳ１２５で受信したハッシュ値を埋め込む（ステップＳ１２７）。

その後、タイムスタンプ付与部２４は、変更履歴ファイルへタイムスタンプを付与する（ステップＳ１２８）。

変更履歴ファイルへタイムスタンプを付与したタイムスタンプ付与部２４は、タイムスタンプを付与後の変更履歴ファイルを変更履歴管理部２００２へ送信（ステップＳ１２９）し、変更履歴管理部２００２は、受信した変更履歴ファイルを変更履歴管理ＤＢ２０２へ保存する（ステップＳ１３０）。

また、タイムスタンプ付与部２４は、タイムスタンプを付与した旨を利用者端末３へ送信（ステップＳ１３１）し、利用者端末３の表示制御部３３はタイムスタンプが付与された旨をディスプレイ３０７へ表示する（ステップＳ１３２）。例えば三愛一郎さんがタイムスタンプを付与したことを通知するＵＩ画面表示例が図１１（ｃ）である。

〔第一の実施形態の主な効果〕
以上説明したように、本実施形態によれば、文書管理装置２は文書ファイルを文書ファイルの変更履歴ファイルと対応付けて管理する（図７及び図８）。そして文書ファイル及び文書ファイルの変更履歴に対してタイムスタンプを付与する際にはタイムスタンプ付与権限を確認し（Ｓ１０７）、タイムスタンプ付与権限がある場合にタイムスタンプを付与する（Ｓ１１６）。このように文書ファイルを文書の変更履歴ファイルと対応付けて管理し、かつ文書ファイル及び文書の変更履歴ファイルに対しタイムスタンプを付与しているため、文書ファイルの改ざんを防止することができる。

これにより文書ファイルを文書の変更履歴ファイルと対応付けて管理し、かつ文書ファイル及び文書の変更履歴ファイルに対しタイムスタンプを付与しているため、文書ファイルの改ざんを防止することができる。

〔第二の実施形態〕
続いて、図１２乃至図１４を用いて、第二の実施形態について説明する。

〔第二の実施形態である文書管理システムの全体構成〕
＜第二の実施形態におけるシステム構成例＞
図１２は、第二の実施形態である文書管理システムの全体構成の一例を示す図である。

第一の実施形態におけるシステム構成図である図１との違いは、利用者以外の利用者端末３または利用者以外のリモート利用者端末４をシステムに含む点である。

ここでいう利用者とは、文書ファイル及び当該文書の変更履歴ファイルに対してタイムスタンプを付与する者である。利用者以外とは、タイムスタンプを付与する者以外の者を指す。利用者以外の者の利用者端末３またはリモート利用者端末４もシステムに含む点がシステム構成上の違いである。

＜第二の実施形態におけるシステムの機能構成例＞
第二の実施形態における情報処理システムの機能構成は、第一の実施形態における機能構成（図４及び図５）と同様であるため、省略する。

〔第二の実施形態の処理又は動作〕
次に、図１３乃至図１４を用いて、第二の実施形態に係る文書管理装置及び利用者端末における各処理又は動作を説明する。

＜文書ファイルの新規作成及び編集処理＞
第二の実施形態における文書ファイルの新規作成及び編集処理の一例を示すシーケンス図は、第一の実施形態のおける文書ファイルの新規作成及び編集処理の一例を示すシーケンス図（図９）と同様であるため省略する。

＜タイムスタンプの付与処理＞
図１３A及び図１３Ｂは、第二の実施形態におけるタイムスタンプの付与処理の一例を示すシーケンス図である。

図１３Ａは第二の実施形態における文書ファイルへのタイムスタンプの付与処理であるが、図１３Aは、前述の図１０Aと同様であるため、説明を省略する。

次に、図１３Bにて、第二の実施形態における変更履歴ファイルへのタイムスタンプの付与処理を説明する。

以下、第一の実施形態と同様であり説明が不要な部分については説明を省略する。第一の実施形態とは異なっている部分を中心に以下、説明をする。

図１０Ａと同様に、タイムスタンプ付与部２４は、タイムスタンプを付与した旨を利用者端末３へ送信（ステップＳ１３１）し、利用者端末３の表示制御部３３はタイムスタンプが付与された旨をディスプレイ３０７へ表示する（ステップＳ１３２）。

この場合の利用者端末は、文書ファイルにタイムスタンプを付与した者が使用した利用者端末３である。このため、例えば三愛一郎さんがタイムスタンプを付与した場合には、三愛一郎さんが使用していた利用者端末３へタイムスタンプを付与したことを通知する。その際のＵＩ画面表示例が図１４（ａ）である。

一方、第二の実施形態においては、図１３Ｂではタイムスタンプ付与部２４は、タイムスタンプを付与した旨を利用者端末３（タイムスタンプ付与者以外）へ送信（ステップＳ２３１）し、利用者端末３（タイムスタンプ付与者以外）の表示制御部３３はタイムスタンプが付与された旨をディスプレイ３０７へ表示する（ステップＳ２３２）。

この場合の利用者端末は、文書ファイルにタイムスタンプを付与した者以外が使用した利用者端末３である。このため、例えば三愛一郎さんがタイムスタンプを付与した場合には、三愛一郎さん以外の者が使用していた利用者端末３（タイムスタンプ付与者以外）へタイムスタンプを付与したことを通知する。その際のＵＩ画面表示例が図１４（ｂ）及び図１４（ｃ）である。図１４（ｂ）は理光太郎さんが使用する利用者端末３の表示制御部３３はタイムスタンプが付与された旨をディスプレイ３０７へ表示する一例（ステップＳ２３２）であり、図１４（ｃ）は押印証子さんが使用する利用者端末３の表示制御部３３はタイムスタンプが付与された旨をディスプレイ３０７へ表示する一例（ステップＳ２３２）である。

〔第二の実施形態の主な効果〕
以上説明したように、本実施形態によれば、文書管理装置２は、タイムスタンプを付与した者が使用する利用者端末以外の利用者端末へ、タイムスタンプを付与した旨を通知できる。

すなわちタイムスタンプを付与しない者が使用する利用者端末へ、第三者がタイムスタンプを付与した旨が通知されるため、タイムスタンプを付与した者以外の者も含め多数の者によりタイムスタンプの付与を監視できるため、文書ファイルの改ざんをより防止することができる。

〔実施形態の補足〕
上述した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウエアによって各機能を実行するようプログラミングされたデバイスを含むものとする。このデバイスとは、例えば、プロセッサ、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたＡＳＩＣ(Application Specific Integrated Circuit)、ＤＳＰ（digital signal processor）、ＦＰＧＡ（field programmable gate array）、ＳＯＣ(System on a chip)、ＧＰＵ（Graphics Processing Unit）、及び従来の回路モジュール等をいう。

これまで本発明の一実施形態に係る文書管理システム、文書管理装置、文書管理方法及びプログラムについて説明してきたが、本発明は、上述した実施形態に限定されるものではなく、他の実施形態の追加、変更又は削除等、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用及び効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。
●まとめ

本発明の一実施形態にかかる文書管理装置２は、文書を変更履歴と対応付けて管理する文書管理手段と、文書及び変更履歴に対してタイムスタンプを付与するタイムスタンプ付与権限を管理するタイムスタンプ付与権限管理手段と、タイムスタンプ付与権限を要求したユーザに対してタイムスタンプ付与権限が与えられた場合に、文書及び変更履歴に対応付けられたタイムスタンプを付与するタイムスタンプ付与手段を備えている。

これにより文書ファイルを文書の変更履歴ファイルと対応付けて管理し、かつ文書ファイル及び文書の変更履歴ファイルに対しタイムスタンプを付与しているため、文書ファイルの改ざんを防止することができる。

本発明の一実施形態にかかる文書管理装置２のタイムスタンプ付与手段は、タイムスタンプを付与した後の文書のハッシュ値を、変更履歴に対して埋め込んだタイムスタンプを付与する。

これにより、文書ファイルの改ざんの有無を容易に判断でき、文書ファイルの改ざんを防止できる。

本発明の一実施形態にかかる文書管理装置２は、タイムスタンプ付与権限を管理し、所定の者にタイムスタンプ付与権限を与えることができる。

これにより、タイムスタンプ付与することができる者を所定の者に制限できるため、さらに文書ファイルの改ざんを防止できる。

本発明の一実施形態にかかる文書管理装置２は、タイムスタンプ付与権限を管理し、文書ファイルの作成者の上司にタイムスタンプ付与権限を与えることができる。

これにより、タイムスタンプ付与することができる者を文書ファイルの作成者の上司に制限できるため、さらに文書ファイルの改ざんを防止できる。

本発明の一実施形態にかかる文書管理装置２は、タイムスタンプ付与権限を管理し、文書の属性に応じた特定の者にタイムスタンプ付与権限を与えることができる。

これにより、タイムスタンプ付与することができる者を文書の属性に応じた特定の者に制限できるため、さらに文書ファイルの改ざんを防止できる。

上記の特定の者は、文書が外部から受信した文書である場合には、文書を受信した者とすることもできる。文書を外部から受信した者へタイムスタンプ付与権限を与えることで、外部からの受信時点での文書が、その後に改ざんされてしまうことを防止できる。

本発明の一実施形態にかかる文書管理装置２は、タイムスタンプ付与権限を管理し、文書を外部から受信した者にタイムスタンプ付与権限を与えることができる。

これにより、タイムスタンプ付与することができる者を文書を外部から受信した者に制限できるため、外部から受信した文書の改ざんを防止できる。

本発明の一実施形態にかかる文書管理装置２は、タイムスタンプが付与された際、文書に関連する利用者端末に対してタイムスタンプが付与された旨を通知する通知手段を備えている。

これにより、利用者端末においてタイムスタンプが付与されたことを知ることができる。

１ 文書管理システム
２ 文書管理装置
３ 利用者端末
４ リモート利用者端末
１９ タイムスタンプ付与権限管理部（タイムスタンプ権限の管理手段の一例）
２０ 対応ＩＤ付与管理部（ＩＤ付与手段、ＩＤ管理手段の一例）
２１ 送受信部（送信手段の一例、受信手段の一例）
２２ ＰＤＦ変換部（変換手段の一例）
２３ 参照部（参照手段の一例）
２４ タイムスタンプ付与部（タイムスタンプの付与手段の一例）
２５ 判断部（判断手段の一例）
２６ 認証部（認証手段の一例）
２７ 生成部（生成手段の一例）
２８ 登録設定部（登録手段の一例、設定手段の一例）
２９ 記憶読出書込部（記憶読出及び記憶書込手段の一例）
３０ ハッシュ値算出部（ハッシュ値算出手段の一例）
３１ 送受信部（送信手段の一例、受信手段の一例）
３２ 操作受付部（操作受付手段の一例）
３３ 表示制御部（表示制御手段の一例）
３４ アプリ起動部（起動手段の一例）
３６ 記憶読出書込部（記憶読出及び記憶書込手段の一例）
４１ 送受信部（送信手段の一例、受信手段の一例）
４２ 操作受付部（操作受付手段の一例）
４３ 表示制御部（表示制御手段の一例）
４４ アプリ起動部（起動手段の一例）
４６ 記憶読出書込部（記憶読出及び記憶書込手段の一例）
１００ 通信ネットワーク（通信手段の一例）
２０００ 記憶部（記憶手段の一例）
２００１ ファイル管理部（情報管理手段の一例）
２００２ 変更履歴ファイル管理部（情報管理手段の一例）
２００３ タイムスタンプ付与権限管理部（情報管理手段の一例）
２０１ 文書ファイル管理ＤＢ（情報管理手段の一例）
２０２ 変更履歴管理ＤＢ（情報管理手段の一例）
２０３ タイムスタンプ付与権限管理ＤＢ（情報管理手段の一例）
３０００ 記憶部（記憶手段の一例）
３００１ 利用者端末の表示画面（画面表示の一例）
４０００ 記憶部（記憶手段の一例）

特開２００４－２６６５３６号公報

Claims (10)

1. 文書及び前記文書の変更履歴を管理する文書管理装置であって、
   前記文書を前記変更履歴と対応付けて管理する文書管理手段と、
   前記文書及び前記変更履歴に対してタイムスタンプを付与するタイムスタンプ付与権限を管理するタイムスタンプ付与権限管理手段と、
   前記タイムスタンプ付与権限を要求したユーザに対して前記タイムスタンプ付与権限が与えられた場合に、前記文書及び前記変更履歴に対応付けられたタイムスタンプを付与するタイムスタンプ付与手段と、を有する、
   ことを特徴とする文書管理装置。
2. 前記タイムスタンプ付与手段は、前記文書及び前記変更履歴に対応付けられたタイムスタンプとして、前記タイムスタンプを付与した後の前記文書のハッシュ値を、前記変更履歴に対して埋め込んだタイムスタンプを付与する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記タイムスタンプ付与権限管理手段は、前記文書毎に前記タイムスタンプ付与権限を与える、
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
4. 前記タイムスタンプ付与権限管理手段は、前記文書の作成者の上司に対して前記タイムスタンプ付与権限を与える、
   ことを特徴とする請求項３に記載の文書管理装置。
5. 前記タイムスタンプ付与権限管理手段は、前記文書の属性に応じた特定の者に対して前記タイムスタンプ付与権限を与える、
   ことを特徴とする請求項３に記載の文書管理装置。
6. 前記文書の属性に応じた特定の者は、前記文書が外部から受信した文書である場合には、前記文書を受信した者である、
   ことを特徴とする請求項５に記載の文書管理装置。
7. 請求項１に記載の文書管理装置であって、
   前記文書及び前記変更履歴に対してタイムスタンプが付与された際、前記文書に関連する利用者端末に対してタイムスタンプが付与された旨を通知する通知手段を有する、
   ことを特徴とする請求項１の文書管理装置。
8. 請求項１乃至請求項７に記載の文書管理装置であって、
   前記文書及び前記変更履歴に対してタイムスタンプの付与を指示する利用者端末と、をさらに有する、
   ことを特徴とする文書管理システム。
9. 文書及び前記文書の変更履歴を管理する文書管理装置が実行する文書管理方法であって、
   前記文書を前記変更履歴と対応付けて管理する文書管理ステップと、
   前記文書及び前記変更履歴に対してタイムスタンプを付与するタイムスタンプ付与権限を管理するタイムスタンプ付与権限管理ステップと、
   前記タイムスタンプ付与権限を要求したユーザに対して前記タイムスタンプ付与権限が与えられた場合に、前記文書及び前記変更履歴に対応付けられたタイムスタンプを付与するタイムスタンプ付与ステップと、を有する、
   ことを特徴とする文書管理方法。
10. 請求項９に記載の文書管理方法をコンピュータに実行させるプログラム。