JP2022090242A - メール作成支援プログラム及びサーバ - Google Patents

Abstract

【課題】相手との関係性に応じた定型文が挿入されるメール作成支援プログラム及びサーバを提供すること。【解決手段】メール作成支援プログラムは、第１の電子メールが作成される端末のユーザと第１の電子メールの送信相手との関係性に対して類似の関係性を有する過去に送信された第２の電子メールの本文の少なくとも一部の文言を定型文として抽出することと、抽出された定型文をユーザに対して提示することと、ユーザの選択に応じて定型文を第１の電子メールの本文に挿入することとをコンピュータに実行させる。【選択図】図６

Description

本発明は、メール作成支援プログラム及びサーバに関する。

近年のスマートフォン等の端末は、基本的な機能として電子メール機能を有しているものが多い。電子メールの作成に係る機能として、各種の定型文を挿入する機能も知られている。

特開２００４－３４３７７８号公報

日本人は、自分と相手との関係性に応じて使用する言葉を使い分けている。例えば、日本人は、上司や目上の人に対しては敬語を使用したり、友人等に対してはよりくだけた言葉を使用したりする。このような使い分けは、定型的な電子メールの作成においても行われ得る。したがって、相手との関係が考慮された定型文が電子メールの作成時に自動的に挿入されることにより、電子メールの使い勝手は向上すると考えられる。

本発明は、前記の事情に鑑みてなされたものであり、相手との関係性に応じた定型文が挿入されるメール作成支援プログラム及びサーバを提供することを目的とする。

第１の態様のメール作成支援プログラムは、第１の電子メールが作成される端末のユーザと第１の電子メールの送信相手との関係性に対して類似の関係性を有する過去に送信された第２の電子メールの本文の少なくとも一部の文言を定型文として抽出することと、抽出された定型文をユーザに対して提示することと、ユーザの選択に応じて定型文を第１の電子メールの本文に挿入することとをコンピュータに実行させる。

第２の態様のサーバは、第１の電子メールが作成される端末のユーザと第１の電子メールの送信相手との関係性に対して類似の関係性を有する過去に送信された第２の電子メールの本文の少なくとも一部の文言を定型文として抽出することと、抽出された定型文を端末に対して送信することとを行うプロセッサを具備する。

本発明によれば、相手との関係性に応じた定型文が挿入されるメール作成支援プログラム及びサーバを提供することができる。

図１は、実施形態に係る通信システムの一例の構成を示す図である。 図２は、メールプログラムの処理を示すフローチャートである。 図３は、受信メールの確認画面の一例を示す図である。 図４は、簡易返信作成画面の一例を示す図である。 図５は、メール作成支援プログラムの処理を示すフローチャートである。 図６は、定型文抽出処理の一例を示すフローチャートである。 図７Ａは、定型文の抽出の例を示す図である。 図７Ｂは、定型文の抽出の例を示す図である。 図７Ｃは、定型文の抽出の例を示す図である。

以下、実施形態について図面を参照して説明する。図１は、実施形態に係る通信システムの一例の構成を示す図である。図１に示すように、通信システム１は、端末２と、サーバ３とを有している。端末２とサーバ３とは、例えばネットワークＮを介して互いに通信する。実施形態の通信システム１は、会社内等の端末２のユーザとの関係性がある程度は限定された環境内に設けられる。したがって、ネットワークＮは、例えばイントラネットである。ネットワークＮは、インターネット等の外部のネットワークにさらに接続されてもよい。

端末２は、プロセッサ２１と、メモリ２２と、ストレージ２３と、入力インターフェース２４と、ディスプレイ２５と、通信モジュール２６とを有している。プロセッサ２１と、メモリ２２と、ストレージ２３と、入力インターフェース２４と、ディスプレイ２５と、通信モジュール２６とは、互いに通信できるようにバス２７に接続されている。ここで、端末２は、スマートフォン、タブレット端末、パーソナルコンピュータといった端末であってよい。また、図１では、端末２は、１つである。通信システム１は、２以上の端末２を有していてもよい。

プロセッサ２１は、端末２の動作を制御するように構成されたプロセッサである。プロセッサ２１は、ストレージ２３に記憶されている各種のプログラムに従って各種の処理を実行する。プロセッサ２１は、例えばＣＰＵである。プロセッサ２１は、ＣＰＵではなく、ＭＰＵ、ＧＰＵ等であってもよい。また、プロセッサ２１は、１つのＣＰＵ等によって構成されている必要はなく、複数のＣＰＵ等によって構成されてもよい。

メモリ２２は、ＲＯＭ、ＲＡＭといったメモリを含む。ＲＯＭは、不揮発性のメモリである。ＲＯＭは、端末２の起動プログラム等を記憶している。ＲＡＭは、揮発性のメモリである。ＲＡＭは、例えばプロセッサ２１における処理の際の作業メモリとして用いられる。

ストレージ２３は、例えばフラッシュメモリといったストレージである。ストレージ２３は、端末２において用いられる各種のプログラム及びデータを格納している。実施形態では、ストレージ２３は、ＯＳ（オペレーティングシステム）２３１、メールプログラム２３２を格納している。ストレージ２３は、ＯＳ２３１、メールプログラム２３２以外のプログラム及びデータを格納していてもよい。

ＯＳ２３１は、端末２の基本的な機能を実現するためのプログラムである。ストレージ２３に格納されている各種のプログラムは、ＯＳの制御下で実行される。

メールプログラム２３２は、電子メールに関する各種の機能をユーザに提供するアプリケーションプログラムである。メールプログラム２３２は、必要に応じて端末２にインストールされ得る。例えば、メールプログラム２３２は、電子メールの作成に係る処理をする。また、メールプログラム２３２は、作成された電子メールの送信に係る処理をする。また、メールプログラム２３２は、電子メールの受信に係る処理をする。さらに、実施形態のメールプログラム２３２は、簡易返信に係る処理をする。簡易返信は、会社内のユーザからの送信メールに対して簡易的な短文の電子メールを返信する機能である。ここでの短文は、例えば２文以下、すなわち改行又は句点が２個以下であり、かつ、総文字数が３２文字以下の文である。この簡易返信の文数及び文字数は適宜に設定され得る。

入力インターフェース２４は、タッチパネル等の入力装置を含む。入力インターフェース２４の操作がされた場合、操作内容に応じた信号がバス２７を介してプロセッサ２１に入力される。プロセッサ２１は、この信号に応じて各種の処理を行う。

ディスプレイ２５は、液晶ディスプレイ、有機ＥＬディスプレイ等の表示装置である。ディスプレイ２５は、各種の画像を表示する。

通信モジュール２６は、端末２がサーバ３と通信するときの処理をするように構成されたインターフェースを含むモジュールである。通信モジュール２６は、携帯電話回線、無線ＬＡＮ回線等を用いてネットワークＮに接続するように構成されている。通信モジュール２６は、有線回線を使用してネットワークに接続するように構成されていてもよい。

サーバ３は、プロセッサ３１と、メモリ３２と、ストレージ３３と、通信モジュール３４とを有している。プロセッサ３１と、メモリ３２と、ストレージ３３と、通信モジュール３４とは、互いに通信できるようにバス３５に接続されている。サーバ３は、端末２に対するメールサーバとして動作する。ここで、サーバ３は、さらに、入力インターフェース、ディスプレイ等を有していてもよい。また、サーバ３は、単一のサーバでなくてもよい。

プロセッサ３１は、サーバ３の動作を制御するように構成されたプロセッサである。プロセッサ３１は、例えばＣＰＵである。プロセッサ３１は、ＣＰＵではなく、ＭＰＵ、ＧＰＵ等であってもよい。また、プロセッサ３１は、１つのＣＰＵ等によって構成されている必要はなく、複数のＣＰＵ等によって構成されてもよい。

メモリ３２は、ＲＯＭ、ＲＡＭといったメモリを含む。ＲＯＭは、不揮発性のメモリである。ＲＯＭは、サーバ３の起動プログラム等を記憶している。ＲＡＭは、揮発性のメモリである。ＲＡＭは、例えばプロセッサ３１における処理の際の作業メモリとして用いられる。

ストレージ３３は、例えばハードディスクドライブ、ソリッドステートドライブといったストレージである。ストレージ３３は、ＯＳ３３１、メール作成支援プログラム３３２、メールデータ３３３、ユーザデータ３３４を格納している。ストレージ３３は、ＯＳ３３１、メール作成支援プログラム３３２、メールデータ３３３、ユーザデータ３３４以外のプログラム及びデータを格納していてもよい。例えば、ストレージ３３は、端末２に対して営業支援システム（Sales Force Automation：ＳＦＡ）の各種のサービスを提供するためのプログラムを格納していてもよい。

ＯＳ３３１は、サーバ３の基本的な機能を実現するためのプログラムである。ストレージ３３に格納されている各種のプログラムは、ＯＳの制御下で実行される。

メール作成支援プログラム３３２は、メールプログラム２３２と連携してユーザの電子メールの作成を支援する。例えば、メール作成支援プログラム３３２は、端末２からの定型文の要求を受けたときに、メールデータ３３３とユーザデータ３３４とを利用してユーザに対して提示する定型文を抽出する。そして、メール作成支援プログラム３３２は、抽出した定型文をユーザに対して提示する。この他、メール作成支援プログラム３３２は、端末２からサーバ３に送信されてきた送信メールを指定の宛先に送信したり、端末２を宛先として送信されてきた受信メールを端末２に送信したりする。

メールデータ３３３は、端末２が送受信した電子メールの実データである。メールデータ３３３は、端末２のユーザ毎に分類されている。ここで、実施形態では、メールデータ３３３は、端末２の送信メールの実データ、端末２の受信メールの実データ、端末２の簡易返信メールの実データを含む。

ユーザデータ３３４は、通信システム１が設置される会社に属するユーザのデータである。ユーザデータ３３４は、例えばユーザのＩＤ、氏名、年齢、性別、会社名、役職、社歴といった、端末２のユーザとの関係性に関わるデータを含む。これらの関係性に係わるデータは、簡易返信メールの本文のデータに関連付けられる。また、ユーザデータ３３４は、ユーザの電子メールアドレスを含んでいてもよい。

通信モジュール３４は、サーバ３が端末２と通信するときの処理をするように構成されたインターフェースを含むモジュールである。通信モジュール３４は、例えば有線回線を使用してネットワークＮに接続するように構成されている。通信モジュール３４は、無線回線を使用してネットワークＮに接続するように構成されていてもよい。

図２は、メールプログラム２３２の処理を示すフローチャートである。図２の処理は、端末２においてメールプログラム（アプリ）２３２が起動されたときに開始される。メールプログラム２３２が起動されると、プロセッサ２１は、メールプログラム２３２のメイン画面をディスプレイ２５に表示させる。その後、プロセッサ２１は、ステップＳ１から処理を開始する。

ステップＳ１において、プロセッサ２１は、メールの新規作成をするか否かを判定する。例えば、メールプログラム２３２の起動後のメイン画面において表示されるソフトウェアボタンである新規作成ボタンが選択されたときには、メールの新規作成をすると判定される。ステップＳ１において、電子メールの新規作成をすると判定されたときには、処理はステップＳ２に移行する。ステップＳ１において、電子メールの新規作成をすると判定されていないときには、処理はステップＳ６に移行する。

ステップＳ２において、プロセッサ２１は、電子メールの新規作成画面をディスプレイ２５に表示させる。新規作成画面は、電子メールの宛先の入力欄、電子メールの本文の入力欄、及び送信を指示するためのソフトウェアボタンである送信ボタン等を含む。新規作成画面は、適宜に用意されてよい。

ステップＳ３において、プロセッサ２１は、ユーザによる入力に従って電子メールを作成する。

ステップＳ４において、プロセッサ２１は、電子メールを送信するか否かを判定する。例えば、新規作成画面において宛先が入力済みで、かつ、送信ボタンが選択されたときには電子メールを送信すると判定される。ステップＳ４において、電子メールを送信すると判定されたときには、処理はステップＳ５に移行する。ステップＳ４において、電子メールを送信すると判定されていないときには、処理はステップＳ３に戻る。なお、ステップＳ４の判定に関わらずに新規作成画面を閉じる指示がされたときには、処理がステップＳ２１に移行してよい。

ステップＳ５において、プロセッサ２１は、作成された電子メールをサーバ３に送信する。その後、処理はステップＳ２１に移行する。

ステップＳ６において、プロセッサ２１は、受信メールの確認をするか否かを判定する。例えば、メールプログラム２３２の起動後に表示されるメイン画面に表示される受信メールの一覧からの選択があったときには、受信メールの確認をすると判定される。ステップＳ６において、受信メールの確認をすると判定されたときには、処理はステップＳ７に移行する。ステップＳ６において、受信メールの確認をすると判定されていないときには、処理はステップＳ２０に移行する。

ステップＳ７において、プロセッサ２１は、選択された受信メールの内容をディスプレイ２５に表示させる。その後、処理はステップＳ８に移行する。図３は、受信メールの確認画面の一例を示す図である。確認画面では、例えば受信メールの表題、宛先、メール本文が表示される。また、受信メールにファイルが添付されているときには、添付ファイルへのリンクも表示される。さらに、確認画面では、幾つかのソフトウェアボタンが表示される。実施形態では、このソフトウェアボタンは、返信ボタン２５１及び簡易返信ボタン２５２を含む。返信ボタン２５１は、受信メールに対して通常の返信をする際に選択されるボタンである。簡易返信ボタン２５２は、受信メールに対して簡易返信をする際に選択されるボタンである。前述したように、簡易返信は、会社内のユーザからの送信メールに対して簡易的な短文の電子メールを返信する機能である。後で詳しく説明するが、簡易返信では、返信相手との関係性に応じた定型文がユーザに提示される。一方、通常の返信では、このような定型文の提示はされず、ユーザは自身でメールの本文を入力する。その他、ソフトウェアボタンは、既読／未読の切り替えボタン、選択されたメールの削除ボタンといったボタンを含み得る。

ステップＳ８において、プロセッサ２１は、通常の返信をするか否かを判定する。例えば、確認画面において返信ボタン２５１が選択されたときには通常の返信をすると判定される。ステップＳ８において、通常の返信をすると判定されたときには、処理はステップＳ９に移行する。ステップＳ８において、通常の返信をすると判定されていないときには、処理はステップＳ１３に移行する。

ステップＳ９において、プロセッサ２１は、返信作成画面をディスプレイ２５に表示させる。返信作成画面は、新規作成画面と基本的には同様でよい。ただし、返信作成画面では、受信メールの送信元のメールアドレスが事前に宛先の入力欄に入力されていてよい。また、メールの本文中に、受信メールの本文が履歴としてコピーされていてもよい。

ステップＳ１０において、プロセッサ２１は、ユーザによる入力に従って電子メールを作成する。

ステップＳ１１において、プロセッサ２１は、電子メールを送信するか否かを判定する。例えば、返信作成画面において送信ボタンが選択されたときには電子メールを送信すると判定される。ステップＳ１１において、電子メールを送信すると判定されたときには、処理はステップＳ１２に移行する。ステップＳ１１において、電子メールを送信すると判定されていないときには、処理はステップＳ１０に戻る。なお、ステップＳ１１の判定に関わらずに返信作成画面を閉じる指示がされたときには、処理がステップＳ６に戻ってもよい。

ステップＳ１２において、プロセッサ２１は、作成された電子メールをサーバ３に送信する。その後、処理はステップＳ２１に移行する。

ステップＳ１３において、プロセッサ２１は、簡易返信をするか否かを判定する。例えば、確認画面において簡易返信ボタン２５２が選択されたときには簡易返信をすると判定される。ステップＳ１３において、簡易返信をすると判定されたときには、処理はステップＳ１４に移行する。ステップＳ１３において、簡易返信をすると判定されていないときには、処理はステップＳ１９に移行する。

ステップＳ１４において、プロセッサ２１は、サーバ３に対して定型文の送信を要求する。この要求において、プロセッサ２１は、返信相手を特定するための情報をサーバ３に対して送信する。返信相手を特定するための情報は、返信相手のユーザの電子メールアドレスであってもよいし、返信相手のユーザのＩＤ等であってもよい。

サーバ３から定型文を受信した後のステップＳ１５において、プロセッサ２１は、簡易返信作成画面をディスプレイ２５に表示させる。図４は、簡易返信作成画面の一例を示す図である。簡易返信作成画面では、確認画面と同様に例えば受信メールの表題及び宛先が表示される。一方、簡易返信作成画面では、宛先の入力欄は表示されなくてよい。つまり、簡易返信では、宛先は、受信メールの送信元に固定されてよい。また、簡易返信作成画面では、幾つかの定型文２５３が提示される。また、簡易返信作成画面では、メール本文の入力欄２５４及び本文に対する入力のためのソフトウェアキーボード２５５が表示される。さらに、簡易返信作成画面では、ソフトウェアボタンとしての送信ボタン２５６も表示される。

ステップＳ１６において、プロセッサ２１は、ユーザによる入力に従って電子メールを作成する。ここで、簡易返信作成画面では、ユーザは、定型文２５３の中から所望のものを選択できる。ユーザによって選択された定型文は、メール本文の入力欄２５４に挿入される。また、ユーザは、必要に応じてソフトウェアキーボード２５５を操作してメール本文の入力欄２５４に文章を追加する。最後に、ユーザは、送信ボタン２５６を選択する。これを受けてプロセッサ２１は、電子メールのデータを作成する。ここで、簡易返信作成画面において作成された電子メールのデータには、この電子メールが簡易返信で作成されたものであることを特定するためのデータが付加される。この簡易返信で作成されたものであることを特定するためのデータは、サーバ３における関係性の抽出の処理及び定型文の抽出の処理において利用される。また、簡易返信では、前述した文数及び総文字数の制限がある。ユーザによって入力された本文における文数及び総文字数が制限を超えるときには、プロセッサ２１は、ユーザに対して警告をしてもよい。この警告は、例えば簡易返信作成画面にメッセージを表示させることで行われ得る。

ステップＳ１７において、プロセッサ２１は、電子メールを送信するか否かを判定する。例えば、簡易返信作成画面において送信ボタン２５６が選択されたときには電子メールを送信すると判定される。ステップＳ１７において、電子メールを送信すると判定されたときには、処理はステップＳ１８に移行する。ステップＳ１７において、電子メールを送信すると判定されていないときには、処理はステップＳ１６に戻る。なお、ステップＳ１７の判定に関わらずに簡易返信作成画面を閉じる指示がされたときには、処理がステップＳ６に戻ってもよい。

ステップＳ１８において、プロセッサ２１は、作成された電子メールをサーバ３に送信する。その後、処理はステップＳ２１に移行する。ここで、簡易返信作成画面において作成された電子メールには、この電子メールが簡易返信で作成されたものであることを特定するための情報が付加されている。

ステップＳ１９において、プロセッサ２１は、受信メールの確認を終了するか否かを判定する。例えば、受信メールの確認画面から戻る操作されたときには、受信メールの確認を終了すると判定される。ステップＳ１９において、受信メールの確認を終了すると判定されたときには、処理はステップＳ２１に移行する。ステップＳ１９において、受信メールの確認を終了すると判定されていないときには、処理はステップＳ６に戻る。

ステップＳ２０において、プロセッサ２１は、その他の処理を実施する。その他の処理は、受信メールの既読／未読の切り替え、受信メールの削除といった処理である。その他の処理の後、処理はステップＳ２１に移行する。

ステップＳ２１において、プロセッサ２１は、メールプログラム（アプリ）２３２を終了させるか否かを判定する。例えば、メイン画面を閉じる操作がされたときには、メールプログラム２３２を終了させると判定される。ステップＳ２１において、メールプログラム２３２を終了すると判定されていないときには、処理はステップＳ１に戻る。ステップＳ２１において、メールプログラム２３２を終了すると判定されたときには、図２の処理は終了する。図２の処理が終了した後もメールプログラム２３２は、バックグラウンドで動作し得る。例えば、プロセッサ２１は、メールプログラム２３２に従い、定期的にサーバ３に対して受信メールの有無を確認し、受信メールがあるときにはその旨をユーザに通知する。

図５は、メール作成支援プログラム３３２の処理を示すフローチャートである。図５の処理は、サーバ３が起動中には常時行われ得る。

ステップＳ１０１において、プロセッサ３１は、電子メールを送信するか否かを判定する。例えば、端末２から送信メールを受信したときには、電子メールを送信すると判定される。ここでの送信メールは、前述の新規作成画面で作成されてその後に送信された電子メール、返信作成画面で作成されてその後に送信された返信メール及び簡易返信作成画面で作成されてその後に送信された簡易返信メールを含む。ステップＳ１０１において、電子メールを送信すると判定されたときには、処理はステップＳ１０２に移行する。ステップＳ１０１において、電子メールを送信すると判定されていないときには、処理はステップＳ１０５に移行する。

ステップＳ１０２において、プロセッサ３１は、送信メールを指定された宛先に送信する。また、プロセッサ３１は、送信メールを、対応するユーザのメールデータ３３３としてストレージ３３に格納する。

ステップＳ１０３において、プロセッサ３１は、送信メールが簡易返信メールであったか否かを判定する。ステップＳ１０３において、送信メールが簡易返信メールであったと判定されたときには、処理はステップＳ１０４に移行する。ステップＳ１０３において、返信メールが簡易返信メールであると判定されていないときには、処理はステップＳ１０１に戻る。

ステップＳ１０４において、プロセッサ３１は、返信元のユーザと返信先のユーザとの関係性に関わるデータをステップＳ１０２で格納した簡易返信メールの本文中の文言データに対応づける。その後、処理はステップＳ１０１に戻る。

ここで、ステップＳ１０４の対応付けの一例について説明する。実施形態では、返信元のユーザと返信先のユーザとの関係性が数値に変換される。実施形態では、返信元のユーザと返信先のユーザとの関係性に関わる情報として、例えば「役職」の差、「年齢」の差、「社歴」の差の３つの情報がそれぞれ数値に変換される。

「役職」に関し、役職が上の人に対する言葉使いは丁寧になり、役職が下の人に対する言葉使いはくだけたものになる傾向があると考えられる。したがって、実施形態では、「役職」が定型文の抽出のための関係性に関わるデータの１つとして採用される。ここで、「役職」については、どの程度離れているかに関わらず、上の人に対しては丁寧な言葉使いになり、下の人に対してはくだけた言葉使いになる傾向があると考えられる。したがって、プロセッサ３１は、返信元のユーザと返信先のユーザとの役職の差を例えば３段階の数値に変換する。ここで、「役職」の差の数値をｒｌ＿ｔｉｔｌｅとすると、プロセッサ３１は、ユーザデータ３３４を参照し、返信元のユーザの役職が返信先のユーザの役職よりも下であるときにはｒｌ＿ｔｉｔｌｅに－１を割り当て、返信元のユーザの役職が返信先のユーザの役職と同じであるときにはｒｌ＿ｔｉｔｌｅに０を割り当て、返信元のユーザの役職が返信先のユーザの役職よりも上であるときにはｒｌ＿ｔｉｔｌｅに１を割り当てる。なお、役職の上下の関係については、例えばサーバ３の管理者によって設定され得る。例えばユーザデータ３３４が役職順に並べられていれば、役職の上下の関係はその並び順から判定され得る。ユーザデータ３３４に役職が入力されていないときには最も下の役職であるとして扱われてよい。なお、役職の差は、必ずしも３段階に分けられなくてもよい。

「年齢」に関し、通常、年齢の高い人に対する言葉使いは丁寧になり、同年齢に対する言葉使いはくだけたものになる傾向があると考えられる。したがって、実施形態では、「年齢」が定型文の抽出のための関係性に関わるデータの１つとして採用される。ここで、「年齢」については、同じ年上であってもその差が１歳程度である場合と１０歳を超える場合とでは用いられる言葉使いに差が生じると考えられる。したがって、プロセッサ３１は、返信元のユーザと返信先のユーザとの年齢の差を例えば－１から１の間の連続値に変換する。ここで、年齢の差の数値をｒｌ＿ａｇｅとすると、プロセッサ３１は、ユーザデータ３３４を参照し、例えば２０年の差を最大とし、返信元のユーザの年齢と返信先のユーザの年齢との差に応じた－１から１の数値をｒｌ＿ａｇｅに割り当てる。割り当てる数値は、例えば差の値を１／２０した値でよい。このとき、返信元のユーザの年齢が返信先のユーザの年齢よりも下であるときにはプロセッサ３１は、年齢差に応じた負の値をｒｌ＿ａｇｅに割り当てる。また、返信元のユーザの年齢が返信先のユーザの年齢よりも上であるときにはプロセッサ３１は、年齢差に応じた正の値をｒｌ＿ａｇｅに割り当てる。

「社歴」に関し、仮に年齢に差があっても、同期入社であれば、その相手に対する言葉使いはくだけたものになる可能性があると考えられる。また、年齢が下の相手であっても、社歴が長ければ、その相手に対する言葉使いは丁寧なものになる可能性があると考えられる。したがって、実施形態では、「社歴」が定型文の抽出のための関係性に関わるデータの１つとして採用される。プロセッサ３１は、返信元のユーザと返信先のユーザとの社歴の差を例えば－１から１の間の連続値に変換する。ここで、社歴の差の数値をｒｌ＿ｊｏｉｎｅｄとすると、プロセッサ３１は、ユーザデータ３３４を参照し、例えば２０年の差を最大とし、返信元のユーザの社歴と返信先のユーザの社歴との差に応じた－１から１の数値をｒｌ＿ｊｏｉｎｅｄに割り当てる。このとき、返信元のユーザの社歴が返信先のユーザの社歴よりも短いときにはプロセッサ３１は、社歴の差に応じた負の値をｒｌ＿ｊｏｉｎｅｄに割り当てる。また、返信元のユーザの社歴が返信先のユーザの社歴よりも長いときにはプロセッサ３１は、社歴の差に応じた正の値をｒｌ＿ｊｏｉｎｅｄに割り当てる。

プロセッサ３１は、以上のようにして決定されたｒｌ＿ｔｉｔｌｅ、ｒｌ＿ａｇｅ、ｒｌ＿ｊｏｉｎｅｄを、対応する簡易返信メールの本文中の文言データであるｐｈｒａｓｅと対応付ける。なお、ｐｈｒａｓｅは、簡易返信メールの本文の文言データの全体であってもよいし、他の簡易返信メールとの共通部分だけであってもよい。前述したように、簡易返信メールは、短文による返信なので、共通部分を抽出することができる可能性は高い。

さらに、プロセッサ３１は、ｐｈｒａｓｅに、対応する簡易返信メールの送信者のＩＤ及び簡易返信メールの受信者のＩＤを対応付ける。さらに、プロセッサ３１は、対応するｐｈｒａｓｅに関する使用回数ｃｏｕｎｔを更新する。ｃｏｕｎｔは、ｒｌ＿ｔｉｔｌｅ、ｒｌ＿ａｇｅ、ｒｌ＿ｊｏｉｎｅｄが同一の条件の下で、対応するｐｈｒａｓｅが簡易返信の際に使用された回数である。対応するｐｈｒａｓｅの使用が初回であるときには、ｃｏｕｎｔの値は１である。そして、同じ役職の関係、同じ年齢差の関係、同じ社歴の差の関係で対応するｐｈｒａｓｅが使用されたときには、ｃｏｕｎｔの値が１ずつインクリメントされる。

ここで説明した関係性の数値化の手法は一例である。関係性の数値化の手法として別の手法が用いられてもよい。

ここで、図５の説明に戻る。ステップＳ１０５において、プロセッサ３１は、電子メールを受信するか否かを判定する。例えば、他の端末から端末２宛ての送信メールを受信したときには、電子メールを受信すると判定される。ステップＳ１０５において、電子メールを受信すると判定されたときには、処理はステップＳ１０６に移行する。ステップＳ１０５において、電子メールを受信すると判定されていないときには、処理はステップＳ１０７に移行する。

ステップＳ１０６において、プロセッサ３１は、受信メールを、対応するユーザのメールデータ３３３としてストレージ３３に格納する。その後、処理はステップＳ１０１に戻る。ストレージ３３に格納された受信メールは、端末２からのメールの受信要求に応答して端末２に送信される。

ステップＳ１０７において、プロセッサ３１は、定型文の要求がされたか否かを判定する。ステップＳ１０７において、定型文の要求がされたと判定されたときには、処理はステップＳ１０８に移行する。ステップＳ１０７において、定型文の要求がされたと判定されていないときには、処理はステップＳ１１０に移行する。

ステップＳ１０８において、プロセッサ３１は、定型文の要求とともに送られてきた返信相手を特定するための情報に基づいて、定型文抽出処理を実施する。その後、処理はステップＳ１０９に移行する。定型文抽出処理については後で詳しく説明する。

ステップＳ１０９において、プロセッサ３１は、抽出した定型文を、要求があった端末に送信する。その後、処理はステップＳ１０１に戻る。

ステップＳ１１０において、プロセッサ３１は、その他の処理を行う。その他の処理は、例えばＳＦＡ機能に関わる処理である。その他の処理の後、処理はステップＳ１０１に戻る。

図６は、定型文抽出処理の一例を示すフローチャートである。ステップＳ２０１において、プロセッサ３１は、定型文の送信を要求した端末のユーザを特定するための情報と返信相手のユーザを特定するための情報とに基づき、利用できる過去の定型文があるか否かを判定する。例えば、送信者のＩＤ及び簡易返信メールの受信者のＩＤが一致していて、かつ、ｃｏｕｎｔが所定回数（例えば３回）以上であるｐｈｒａｓｅがあるときには、利用できる過去の定型文があると判定される。ステップＳ２０１において、利用できる過去の定型文があると判定されたときには、処理はステップＳ２０２に移行する。ステップＳ２０１において、利用できる過去の定型文があると判定されていないときには、処理はステップＳ２０３に移行する。

ステップＳ２０２において、プロセッサ３１は、利用できる過去の定型文のうちでｃｏｕｎｔが上位の複数のｐｈｒａｓｅを定型文として抽出する。その後、図６の処理は終了する。ここで、ステップＳ２０２において抽出されるｐｈｒａｓｅの数は、例えば３である。抽出されるｐｈｒａｓｅの数は、端末２のディスプレイ２５の大きさ等に応じて適宜に設定されてよい。

ステップＳ２０３において、プロセッサ３１は、関係性距離を算出する。関係性距離は、今回の簡易返信時における送信者、すなわち端末２のユーザと受信者、すなわち返信相手との関係性と過去の簡易返信時における送信者と受信者との関係性との類似度を距離として表したものである。関係性距離は、今回の簡易返信時における送信者と受信者の間のｒｌ＿ｔｉｔｌｅ、ｒｌ＿ａｇｅ、ｒｌ＿ｊｏｉｎｅｄと、過去に記憶されたそれぞれｐｈｒａｓｅに対応付けられたｒｌ＿ｔｉｔｌｅ、ｒｌ＿ａｇｅ、ｒｌ＿ｊｏｉｎｅｄとのそれぞれを３次元座標に置き換えたときのそれぞれの点間の距離として算出され得る。

ステップＳ２０４において、プロセッサ３１は、関係性距離が所定距離よりも短い上位の複数のｐｈｒａｓｅを定型文として抽出する。その後、図６の処理は終了する。

図７Ａ、図７Ｂ、図７Ｃは、ステップＳ２０４の定型文の抽出の例を示す図である。ここで、以下の説明においては過去のｐｈｒａｓｅとして、「了解。」、「了解です。」、「承知しました。」の３つの文言が記憶されているものとする。ｐｈｒａｓｅ「了解。」に対応付けられたｒｌ＿ｔｉｔｌｅ、ｒｌ＿ａｇｅ、ｒｌ＿ｊｏｉｎｅｄは、それぞれ、－１、－１、－１である。この組み合わせは、返信相手が年下の部下であったことを意味している。また、ｐｈｒａｓｅ「了解です。」に対応付けられたｒｌ＿ｔｉｔｌｅ、ｒｌ＿ａｇｅ、ｒｌ＿ｊｏｉｎｅｄは、それぞれ、－１、１、１である。この組み合わせは、返信相手が年上の部下であったことを意味している。さらに、ｐｈｒａｓｅ「承知しました。」に対応付けられたｒｌ＿ｔｉｔｌｅ、ｒｌ＿ａｇｅ、ｒｌ＿ｊｏｉｎｅｄは、それぞれ、１、１、１である。この組み合わせは、返信相手が年上の上司であったことを意味している。

図７Ａは、今回の簡易返信の返信相手が、年下の上司（社歴が同じの５歳年下の上司）であるときの例を示している。社歴が同じの５歳年下の上司であるときのｒｌ＿ｔｉｔｌｅ、ｒｌ＿ａｇｅ、ｒｌ＿ｊｏｉｎｅｄは、それぞれ、１、－０．２５、０である。このとき、それぞれのｐｈｒａｓｅとの関係性距離は、図７Ａで示したものとなる。プロセッサ３１は、図７Ａで示した関係性距離が所定距離（例えば２）未満の上位の３件までのｐｈｒａｓｅを抽出する。したがって、図７Ａでは、ｐｈｒａｓｅ「承知しました。」が定型文として抽出される。

図７Ｂは、今回の簡易返信の返信相手が、役職なしの先輩（社歴が５年上で年齢も５歳上）であるときの例を示している。役職がなしであるのでｒｌ＿ｔｉｔｌｅは０である。一方、ｒｌ＿ａｇｅ、ｒｌ＿ｊｏｉｎｅｄは、それぞれ、０．２５、０．２５である。このとき、それぞれのｐｈｒａｓｅとの関係性距離は、図７Ｂで示したものとなる。プロセッサ３１は、図７Ｂで示した関係性距離が所定距離（例えば２）未満の上位の３件までのｐｈｒａｓｅを抽出する。したがって、図７Ｂでは、ｐｈｒａｓｅ「了解しました。」及び「承知しました。」が定型文として抽出される。

図７Ｃは、今回の簡易返信の返信相手が、同期（社歴、年齢、役職が同じ）であるときの例を示している。このとき、ｒｌ＿ｔｉｔｌｅ、ｒｌ＿ａｇｅ、ｒｌ＿ｊｏｉｎｅｄは何れも０である。このとき、それぞれのｐｈｒａｓｅとの関係性距離は、図７Ｃで示したものとなる。プロセッサ３１は、図７Ｃで示した関係性距離が所定距離（例えば２）未満の上位の３件までのｐｈｒａｓｅを抽出する。したがって、図７Ｃでは、ｐｈｒａｓｅ「了解。」、「了解しました。」及び「承知しました。」の何れもが定型文として抽出される。

以上説明したように実施形態では、電子メールの送信者である端末２のユーザと受信者である送信相手との関係性に応じた定型文が電子メールの送信時において提示される。これにより、電子メール中の定型文の入力の手間が軽減される。また、定型文は、実際に過去に送信された電子メールの本文の文言から抽出される。したがって、ユーザの意図を反映した定型文が抽出され易くなる。

また、実施形態では、定型文の抽出に際して、メールの本文の文脈解析が行われる必要がない。つまり、実施形態では、簡易な処理で電子メールの送信者と受信者との関係性が考慮された定型文が提示され得る。

［変形例］
以下、実施形態の変形例を説明する。前述した実施形態では、定型文は、簡易返信の際に提示されるものとされている。これは、返信メールは通常のメールに比べて、了承のための返信、お礼のための返信といった定型的な内容を含むことが多いためである。了承のための返信及びお礼のための返信といった返信は、内容自体は定型的であるものの、相手によって使用する言葉を選ぶ必要が生じることもある。このため、実施形態の手法による定型文の提示が特に有効である。さらに、実施形態では文数及び総文字数が制限された簡易返信メールの際に定型文が提示されるものとされている。もともと了承のための返信、お礼のための返信は、比較的に短文であることが多い。したがって、予め文数及び総文字数が制限された状況において定型文の抽出及び提示が行われることにより、文脈解析を必要とすることなく、よりユーザの望む定型文が提示されやすくなる。

一方で、実施形態の手法は、通常の電子メールの送信の際にも適用され得る。つまり、通常の電子メールの送信が行われる毎に、前述した関係性に関わるデータを送信メールに共通的に用いられる文言データと関連付けてストレージ３３に記憶させておき、その後の電子メールの送信において宛先が特定された場合に、その宛先のユーザと送信元のユーザとの関係性に応じた定型文が提示されてもよい。

また、実施形態では、関係性に関わるデータとしてｒｌ＿ｔｉｔｌｅ、ｒｌ＿ａｇｅ、ｒｌ＿ｊｏｉｎｅｄからなる３次元のデータに基づいて定型文の抽出が行われる。定型文の抽出に用いられる関係性に関わるデータは、必ずしも３次元のデータに限定されるものではない。定型文の抽出に用いられる関係性に関わるデータは、ｒｌ＿ｔｉｔｌｅ、ｒｌ＿ａｇｅ、ｒｌ＿ｊｏｉｎｅｄのうちの何れかを含んでいなくてもよいし、別のデータも含む４次元以上のデータであってもよい。この別のデータとしては、例えば部署の違いが挙げられる。後輩であっても部署が違えば言葉使いは丁寧になることが考えられるから、例えば部署が異なるときには１、部署が同じであるときには０といったような数値化がされてよい。

また、定型文の提示の際に、前述したｐｈｒａｓｅに基づく定型文に加えて、返信相手の役職名、氏名等がさらに提示されてもよい。

また、関係性は、ある程度の期間で変化することも考えられる。したがって、ストレージ３３において簡易返信メールに対応付けて記憶される関係性に関わるデータは、一定期間毎に更新されてよい。または、一定期間を超える関係性に関わるデータは、抽出の際に使用されなくてもよい。

また、実施形態では定型文の記憶及び抽出は、サーバ３において行われる。一方で、端末２にメール作成支援プログラム３３２と同等の処理を実行するプログラムがインストールされれば、端末２において定型文の抽出及び記憶が行われてもよい。この場合において、関係性に関わるデータは、端末２のストレージ２３に記憶されていてもよいし、サーバ３のストレージ２３から取得されてもよい。

本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で種々に変形することが可能である。また、各実施形態は適宜組み合わせて実施してもよく、その場合組み合わせた効果が得られる。更に、上記実施形態には種々の発明が含まれており、開示される複数の構成要件から選択された組み合わせにより種々の発明が抽出され得る。例えば、実施形態に示される全構成要件からいくつかの構成要件が削除されても、課題が解決でき、効果が得られる場合には、この構成要件が削除された構成が発明として抽出され得る。

１ 通信システム、２ 端末、３ サーバ、２１ プロセッサ、２２ メモリ、２３ ストレージ、２４ 入力インターフェース、２５ ディスプレイ、２６ 通信モジュール、２７ バス、３１ プロセッサ、３２ メモリ、３３ ストレージ、３４ 通信モジュール、３５ バス。

第１の態様のメール作成支援プログラムは、第１の電子メールが作成される端末のユーザの関係性に関わる数値化されたデータと、第１の電子メールの送信相手の関係性に関わる数値化されたデータとの差に基づき、端末のユーザと送信相手との関係性に対して類似の関係性を有する過去に送信された第２の電子メールの本文の少なくとも一部の文言を定型文として抽出することと、抽出された定型文をユーザに対して提示することと、ユーザの選択に応じて定型文を第１の電子メールの本文に挿入することとをコンピュータに実行させる。

第２の態様のサーバは、第１の電子メールが作成される端末のユーザの関係性に関わる数値化されたデータと、第１の電子メールの送信相手の関係性に関わる数値化されたデータとの差に基づき、ユーザと送信相手との関係性に対して類似の関係性を有する過去に送信された第２の電子メールの本文の少なくとも一部の文言を定型文として抽出することと、抽出された定型文を端末に対して送信することとを行うプロセッサを具備する。

Claims (4)

1. 第１の電子メールが作成される端末のユーザと前記第１の電子メールの送信相手との関係性に対して類似の関係性を有する過去に送信された第２の電子メールの本文の少なくとも一部の文言を定型文として抽出することと、
   抽出された前記定型文を前記ユーザに対して提示することと、
   前記ユーザの選択に応じて前記定型文を前記第１の電子メールの本文に挿入することと、
   をコンピュータに実行させるためのメール作成支援プログラム。
2. 前記第１の電子メールは、前記送信相手から送信された第３の電子メールに対する返信メールであり、
   前記第２の電子メールは、過去に前記送信相手又は他の相手から送信された第４の電子メールに対する返信メールである、
   請求項１に記載のメール作成支援プログラム。
3. 前記第３の電子メール及び前記第４の電子メールの文数及び文字数は制限されている、
   請求項２に記載のメール作成支援プログラム。
4. 第１の電子メールが作成される端末のユーザと前記第１の電子メールの送信相手との関係性に対して類似の関係性を有する過去に送信された第２の電子メールの本文の少なくとも一部の文言を定型文として抽出することと、
   抽出された前記定型文を前記端末に対して送信することと、
   を行うプロセッサを具備するサーバ。

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