JP2022090176A - 文書管理装置、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】印刷予約が行われた印刷データを、利用者が印刷予約時に指定した認証先に対して当該利用者の認証情報を用いて認証を行ったうえで出力することが可能な文書管理装置を提供すること。【解決手段】文書管理装置２００は、プロセッサを備え、このプロセッサは、画像形成の対象となる文書データに関する情報と認証先情報とを受け付け、受け付けた前記文書データに関する情報と前記認証先情報とに対応付けられた予約に関する情報を発行し、予約に関する情報を受け付けた際に、当該予約に関する情報を入力した利用者の認証情報を取得するとともに、当該予約に関する情報に対応付けられた認証先情報から特定される認証先に対して、取得した前記利用者の認証情報を用いて認証依頼を行い、認証が成功した場合には、前記予約に関する情報に対応付けられた文書データに関する情報から特定される文書データの出力を許可するよう制御する。【選択図】図８

Description

本発明は、文書管理装置、及びプログラムに関する。

下記特許文献１は、組織の文書を公共印刷サーバの管理下にある公共プリンタで印刷したい場合に、その組織の内部印刷サーバに印刷の予約を要求すると、ユーザにより選択された課金先の情報を含む利用予約要求を公共印刷サーバに送り、公共印刷サーバは予約ＩＤを発行するとともに当該予約ＩＤに対して課金先の情報を対応付けて保存し、予約ＩＤによって公共プリンタで印刷が行われると、内部印刷サーバに課金先の情報と料金の情報とを内部印刷サーバに送信し課金を行う課金管理システムを開示している。

下記特許文献２は、画像処理ジョブに応じて適切なセキュリティ強度で認証する画像処理装置であって、画像処理ジョブを取得する取得部と、取得部によって取得された画像処理ジョブを実行する画像処理部と、取得部によって取得された画像処理ジョブに基づいてセキュリティ強度を決定する決定部と、決定部によって決定されたセキュリティ強度でサーバに認証を要求する認証要求部と、認証要求部によって要求した認証についての認証結果をサーバから受信する受信部と、受信部によってサーバから認証成功を示す認証結果が受信されると、コピージョブを実行する画像処理装置を開示している。

下記特許文献３は、課金方式をユーザが選択することができる情報処理装置であって、料金支払機によりユーザに予め料金の投入を要求する前払い課金方式により課金可能な場合に、前記画像形成装置の使用制限を解除する第１の課金制御部と、ユーザ認証をして認証したユーザに対して後で料金の支払いを要求する後払い課金方式により課金可能な場合に、前記画像形成装置の使用制限を解除する第２の課金制御部と、前記第１方式による課金または前記第２方式による課金の何れか一方を前記ユーザに選択させる課金方式制御部と、を備える情報処理装置を開示している。

特開２０１６－１４６１３７号公報 特許第５７７９９７１号公報 特開２０１４－１７８８９９号公報

本発明の目的は、印刷予約が行われた印刷データを、利用者が印刷予約時に指定した認証先に対して当該利用者の認証情報を用いて認証を行ったうえで出力することが可能な文書管理装置を提供することである。

請求項１に係る本発明は、
プロセッサを備え、
前記プロセッサは、画像形成の対象となる文書データに関する情報と認証先情報とを受け付け、受け付けた前記文書データに関する情報と前記認証先情報とに対応付けられた予約に関する情報を発行し、予約に関する情報を受け付けた際に、当該予約に関する情報を入力した利用者の認証情報を取得するとともに、当該予約に関する情報に対応付けられた認証先情報から特定される認証先に対して、取得した前記利用者の認証情報を用いて認証依頼を行い、認証が成功した場合には、前記予約に関する情報に対応付けられた文書データに関する情報から特定される文書データの出力を許可するよう制御する文書管理装置である。

請求項２に係る本発明は、前記プロセッサが、前記予約に関する情報に対応付けられた認証先情報から特定される認証先の認証方法により前記予約に関する情報を入力した利用者の認証情報を取得する制御を行う、請求項１記載の文書管理装置である。

請求項３に係る本発明は、前記プロセッサが、前記予約に関する情報に対応付けられた認証先情報から特定される認証先毎に異なる認証方法で前記予約に関する情報を入力した利用者の認証情報を取得する制御を行う、請求項１記載の文書管理装置である。

請求項４に係る本発明は、前記プロセッサが、認証先毎の認証方法として前記認証先毎に設定された認証用の用語を使用するよう制御を行う、請求項２又は３記載の文書管理装置である。

請求項５に係る本発明は、前記プロセッサが、認証先毎の認証方法として前記認証先毎に異なる認証画面を表示するよう制御を行う、請求項１から４いずれか記載の文書管理装置である。

請求項６に係る本発明は、前記プロセッサが、認証に成功した前記利用者に対して前記認証先が許可した方法で文書データの出力を行う、請求項１から５いずれか記載の文書管理装置である。

請求項７に係る本発明は、前記プロセッサが、画像形成の対象となる文書データに関する情報を受け付ける際に、課金先情報をさらに受け付け、前記利用者の認証に成功した場合に、前記課金先情報から特定される課金先に対して課金処理を行う、請求項１から６いずれか記載の文書管理装置である。

請求項８に係る本発明は、文書管理装置を構成するコンピュータに、
画像形成の対象となる文書データに関する情報と認証先情報とを受け付けさせ、受け付けた前記文書データに関する情報と前記認証先情報とに対応付けられた予約に関する情報を発行させ、予約に関する情報を受け付けた際に、当該予約に関する情報を入力した利用者の認証情報を取得させるとともに、当該予約に関する情報に対応付けられた認証先情報から特定される認証先に対して、取得した前記利用者の認証情報を用いて認証依頼を行わせ、認証が成功した場合には、前記予約に関する情報に対応付けられた文書データに関する情報から特定される文書データの出力を許可する、プログラムである。

請求項１に係る本発明によれば、印刷予約が行われた印刷データを、利用者が印刷予約時に指定した認証先に対して当該利用者の認証情報を用いて認証を行ったうえで出力することが可能な文書管理装置を提供することができる。

請求項２に係る本発明によれば、予約情報を入力した利用者の認証を、認証先毎に予め定められた方法で行うことが可能となる。

請求項３に係る本発明によれば、予約情報を入力した利用者の認証を、認証先毎に予め定められた異なる方法で行うことができる。

請求項４に係る本発明によれば、認証先毎に設定された認証用の用語を使用して認証を行うことができる。

請求項５に係る本発明によれば、認証先毎に専用の認証画面を使用して認証を行うことが可能となる。

請求項６に係る本発明によれば、認証先毎に文書データ出力の方法を設定、制限することが可能となる。

請求項７に係る本発明によれば、予約された文書データの出力を行う際に、指定された課金先に課金処理を行うことが可能となる。

請求項８に係る本発明によれば、文書管理装置を構成するコンピュータに、印刷予約が行われた印刷データを、利用者が印刷予約時に指定した認証先に対して当該利用者の認証情報を用いて認証を行ったうえで文書データの出力処理を実行させることが可能となる。

本発明の一実施形態における文書管理システム１０を示す全体概念図である。 本実施形態の文書管理装置２００のハードウェア構成図である。 本実施形態の文書管理装置２００の機能ブロック図である。 本実施形態の文書管理装置２００が保持する予約文書データベース２１４の一例を示す図である。 本実施形態の文書管理装置２００が保持する認証・課金先データベース２１５の一例を示す図である。 本実施形態の画像形成装置４００のハードウェア構成図である。 本実施形態の画像形成装置４００の機能ブロック図である。 本実施形態の文書管理システム１０における動作の流れを示すシーケンス図である。 端末装置１００に示される印刷予約画面９００の一例を示す図である。 端末装置１００に示される予約情報通知画面１０００の一例を示す図である。 画像形成装置４００の表示装置４０５に表示されている予約印刷入力画面１１００の一例を示す図である。 画像形成装置４００の表示装置４０５に表示される認証画面１２００の一例を示す図である。 画像形成装置４００の表示装置４０５に表示される認証画面１３００の一例を示す図である。 画像形成装置４００の表示装置４０５に表示される認証画面１４００の一例を示す図である。

本発明の文書管理装置２００を含む文書管理システム１０を、実施形態として図面を参照して説明する。なお、以下の実施形態は、本発明の認証装置を例示して示すためものであり、本発明を以下の実施形態に限定することを意図するものではない。

図１は、文書管理システム１０の一例を示す全体概念図である。図１に示すように、文書管理システム１０は、端末装置１００、文書管理装置２００、複数の認証サーバ３１０、３２０、３３０、画像形成装置４００、課金管理サーバ５００を含み、インターネット６００により互いに接続される。なお、文書管理システム１０は、端末装置１００、画像形成装置４００、課金管理サーバ５００をそれぞれ複数台有しており、それぞれがインターネット６００に接続されていてもよいが、本実施形態では説明を簡単にするために、それぞれ１台のみがインターネットに接続された場合を説明する。また、以下の説明では、認証サーバ３１０、３２０、３３０を特に区別しない場合は、単に認証サーバ３００と呼ぶこととする。

端末装置１００は、ユーザが所持、あるいは操作するもので、タブレット型コンピュータやスマートフォンといった携帯用端末装置やノート型パーソナルコンピュータ、デスクトップ型パーソナルコンピュータである。ユーザは、端末装置１００にインストールされたアプリケーションソフトウェアを動作させることによって端末装置１００のユーザインタフェースを操作し、画像形成装置４００で画像形成の対象となる文書データに関する情報と認証先情報、及び課金先情報とを送信することで文書管理装置２００に対して印刷予約を行う。

なお、ここで、文書データとは、端末装置１００で作成された、あるいは端末装置１００にインターネット６００を介して接続されたサーバに保存された文書ファイルデータ、画像ファイルデータ、文書ファイルや画像ファイルを画像形成のために変換したＰＤＬ形式のファイルデータといった画像形成可能なデータのことである。また、文書データに関する情報とは、文書データそのものに加えて、文書データのファイル名、作成日時、ユーザ情報、使用するページ記述言語といった文書詳細情報のことである。また、端末装置１００は、当該印刷予約に対して発行された予約に関する情報を受信し、ユーザに対してユーザインタフェースを介して通知する。

文書管理装置２００は、後述するが、端末装置１００から送られてきた文書データに関する情報と認証先情報、及び課金先情報とを受け付け、予約文書データベースに記憶するとともに、受け付けた文書データに関する情報と認証先情報とに対応付けられた予約に関する情報を発行し、当該発行された予約に関する情報を端末装置１００に返信する。

さらに、文書管理装置２００は、画像形成装置４００から予約に関する情報を受け付けた際に、当該予約に関する情報を入力したユーザの認証先情報、課金先情報を取得し画像形成装置４００に返信する。

また、文書管理装置２００は、認証サーバ３００から画像形成装置４００経由で認証成功通知を受信するとともに、画像形成装置４００から文書データ要求を受信した場合に、上記印刷予約に対応する文書データを画像形成装置４００に送信し、当該ユーザが画像形成装置４００によって当該文書データの画像形成出力できるようにする。

認証サーバ３００は、画像形成装置４００から予約に関する情報を入力したユーザの認証情報とともに認証要求を受信した際に、当該ユーザの認証情報について認証を行い、認証に成功した場合は認証成功通知を画像形成装置４００へ送信する。なお、それぞれの認証サーバ３００は、認証・課金先データベース２１５によって指定される方法で認証を行う。なお、認証情報とは、ユーザが画像形成を実行することが許可された人物であるかどうかを判断するために必要とするユーザ情報のことであり、ＩＤ、パスワードといったユーザが手動で入力する情報や、ＩＣカードに記憶された情報、ユーザの顔画像、指紋情報といった生体情報が含まれる。

画像形成装置４００は、シェアオフィスやコンビニエンスストアなど不特定のユーザが使用する施設に設置されるもので、文書管理装置２００によって発行された予約に関する情報の入力を受け付けた際に、当該予約に関する情報を文書管理装置２００に送信し、文書管理装置２００から認証先情報と課金先情報を取得する。

さらに、画像形成装置４００は、文書管理装置２００によって発行された予約に関する情報の入力を受け付けた際に、上記予約に関する情報を入力したユーザの認証情報を取得し、認証先情報によって特定される認証先の認証サーバ３００に対して、取得したユーザの認証情報を用いて認証依頼を行う、つまり認証情報を送信し認証要求を行う。認証が成功した場合、つまり認証サーバ３００から認証成功通知を受信した場合、文書管理装置２００に対して認証に成功した旨を通知するとともに、上述の予約に関する情報に対応付けられた文書データに関する情報から特定される文書データの要求を行い、文書管理装置２００から受信した文書データの出力を許可する。つまり文書管理装置２００から受信した文書データの画像形成を行う。さらに、画像形成装置４００は、文書管理装置２００から取得した課金先情報によって特定される課金先の課金管理サーバ５００に対して課金情報を送信し課金処理を行う。

課金管理サーバ５００は、画像形成装置４００において文書データの画像形成が行われた場合に、画像形成装置４００から課金情報を受信し、課金金額をカウントアップさせることにより課金処理を行う。

次に、図２、３を参照して、本実施形態における文書管理装置２００について説明する。図２は、文書管理装置２００のハードウェア構成図であり、図３は、文書管理装置２００の機能ブロック図である。図２に示すように、文書管理装置２００は、ＣＰＵ２０１、メモリ２０２、記憶装置２０３、通信インタフェース２０４を備え、それぞれ制御用バス２０５に接続される。

ＣＰＵ２０１は、制御用マイクロプロセッサであり、記憶装置２０３に記憶された制御プログラムに基づいて、文書管理装置２００の各部の動作を制御する。

メモリ２０２は、端末装置１００から受信した文書データ、予約に関する情報を一時的に記憶する。

記憶装置２０３は、ハードディスクドライブ（略してＨＤＤという）やソリッド・ステート・ドライブ（略してＳＤＤという）によって構成され、文書管理装置２００の各部を制御するための制御プログラムが格納される。

通信インタフェース２０４はインターネット経由で接続された端末装置１００、画像形成装置４００と通信を行うための通信制御を行う。

また、文書管理装置２００は、図３に示すように、記憶装置２０３に記憶された制御プログラムを実行することにより、文書データ受信部２１１、予約情報発行部２１２、予約実行制御部２１３としての機能を発揮する。また、文書管理装置２００は、後述する予約文書データベース２１４、認証・課金先データベース２１５を記憶装置２０３に記憶している。

文書データ受信部２１１は、端末装置１００から送られてきた文書データに関する情報と認証先情報、及び課金先情報とを受け付け、これら文書データ、認証先情報、課金先情報とを紐づけて後述する予約文書データベース２１４に記憶する。認証先情報は認証先の組織の名称、ＩＤ、認証先のサーバのＩＰアドレスといった情報のいずれか、あるいはそれらの組み合わせを含む。また、課金先情報は課金を行う相手先の組織の情報であり、課金先の組織の名称、ＩＤ、課金先の課金管理サーバのＩＰアドレスといった情報のいずれか、あるいはそれらの組み合わせによって指定される。ユーザは認証先や課金先を、例えば企業名や組織名で選択することにより指定する。なお、認証先と課金先は異なる組織であってもよいし、同一の組織であってもよい。

予約情報発行部２１２は、受信した文書データに対応する、予約に関する情報を発行し、端末装置１００に返信するとともに、当該予約に関する情報を文書データ、認証先情報、課金先情報に紐づけて予約文書データベース２１４に記憶する。なお、予約に関する情報は、予約番号、予約ユーザ名、予約時刻、予約した文書データの文書名、予約有効期限といった予約詳細情報を含む。なお、予約番号は、数字で表される番号に限定されず、記号や文字を含む予約コード、あるいは予約詳細情報を画像として表した予約用画像であってもよい。なお、本実施形態では予約コードを発行する場合を例として説明している。

予約実行制御部２１３は、画像形成装置４００から予約に関する情報を受け付けた際に、予約文書データベース２１４から、当該予約に関する情報に紐づけられた認証先情報、課金先情報を取得し、画像形成装置４００に返信する。また、予約実行制御部２１３は、認証サーバ３００から画像形成装置４００経由で認証成功通知を受信するとともに、画像形成装置４００から文書データ要求を受信した場合に、上記予約に関する情報に紐づけられた文書データを予約文書データベース２１４から取得し、画像形成装置４００に送信し、当該ユーザが画像形成装置４００において当該文書データの画像形成出力を実行可能とする。

予約文書データベース２１４は、文書データ受信部２１１によって端末装置１００から受信した文書データ、認証先情報、課金先情報、及び予約情報発行部２１２において発行された予約に関する情報を紐づけて記憶するものである。

図４は、予約文書データベース２１４の一例を示す。図４に示すように、予約文書データベース２１４には、例えば、文書ファイル名「２０２００９０５１０５．ＰＤＦ」、予約情報発行部２１２において発行された予約に関する情報としての予約コード「３１２ＡＢＣ５１６Ｘ」、認証先情報「企業Ａ」、課金先情報「企業Ａ、第１部署」が紐づけて登録されている。なお、予約に関する情報は、端末装置１００から送信されてきた文書データを一意に特定する識別情報であり、数字や英字を組み合わせた予約コードの他にも、数字のみの予約番号、予約コードや予約番号を画像化した二次元コードであってもよい。

認証・課金先データベース２１５は、各認証先と認証サーバの情報、認証先が採用する認証方法、認証用の用語、認証通信方式、課金先の情報とを紐づけて記憶したものである。

図５は、認証・課金先データベース２１５の一例を示す図である。図５では、認証先情報「企業Ａ」に対して、認証サーバの場所「ＸＸＸ．ＸＸＸ．ＸＸＸ．ＸＸＸ」、認証方法「ＩＤ＋パスワード」、認証用の用語、つまり認証画面を表示する際に使用する用語として「社員ＩＤ、パスワード」、認証通信方式「ＴＬＳ１．２」、課金先情報「企業Ａ、第１部署」、課金先ＩＤ「０００１」が紐づけられて記憶されている。一方、認証先情報「企業Ｂ」に対しては、認証サーバの場所「ＹＹＹ．ＹＹＹ．ＹＹＹ．ＹＹＹ」、認証方法「ＩＣカード」、認証用の用語として「社員証」、認証通信方式「ＴＬＳ１．３」、課金先情報「企業Ｂ」、課金先ＩＤ「０００３」が紐づけられて記憶されている。すなわち、「企業Ａ」で認証されるべき文書データは「ＩＤ＋パスワード」で認証を行うのに対して「企業Ｂ」で認証されるべき文書データは「ＩＣカード」で認証が行われることになる。なお、認証・課金先データベース２１５には、さらに詳細な情報が記憶されていてもよい。例えば、ＩＣカードで認証が行われる場合は、カードの種類やフォーマット、データの何バイト目を送信するかといった情報、顔認証を行う場合であって顔画像から特徴量を抽出する場合にはアルゴリズムの種類やパラメータ、顔画像を認証サーバ３００側で処理する場合には取得すべき画像サイズや明るさ等のパラメータが含まれる。

認証サーバ３００は、それぞれの企業、組織が所有、運用するサーバであり、画像形成装置４００から予約に関する情報を入力したユーザの認証情報とともに認証要求を受信した際に、当該ユーザの認証情報について認証を行い、認証に成功した場合は認証成功通知を画像形成装置４００へ送信する。なお、それぞれの認証サーバ３００は、認証・課金先データベース２１５によって指定される方法で認証を行う。

画像形成装置４００は、シェアオフィスやコンビニエンスストアなど不特定のユーザが使用する施設に設置されるもので、文書管理装置２００によって発行された予約に関する情報の入力を受け付けた場合に、当該よやくに関する情報を文書管理装置２００に送信し、文書管理装置２００から認証先情報と課金先情報を取得する。

さらに、画像形成装置４００は、上記予約に関する情報を入力したユーザの認証情報を取得し、認証先情報によって特定される認証先の認証サーバ３００に対して認証情報を送信し認証要求を行う。認証サーバ３００から認証成功通知を受信すると、文書管理装置２００に対して認証に成功した旨を通知するとともに文書データ要求を行い、文書管理装置２００から受信した文書データを用いて画像形成を行う。さらに、画像形成装置４００は、文書管理装置２００から取得した課金先情報によって特定される課金先の課金管理サーバ５００に対して課金情報を送信し課金処理を行う。

図６、図７を参照して画像形成装置４００について説明する。図６は、画像形成装置４００のハードウェア構成図であり、図７は画像形成装置４００の機能ブロック図である。図６に示すように、画像形成装置４００は、ＣＰＵ４０１、メモリ４０２、記憶装置４０３、入力装置４０４、表示装置４０５、撮像装置４０６、生体認証センサ４０７、ＩＣカードリーダ４０８、画像形成ユニット４０９、通信インタフェース４１０を備え、それぞれ制御バス４１１に接続される。なお、入力装置４０４、表示装置４０５、撮像装置４０６、生体認証センサ４０７、ＩＣカードリーダ４０８は、画像形成装置４００と別体で設置されてもよいが、本実施形態では説明を簡単にするために、画像形成装置４００と一体に設置された場合を説明する。

ＣＰＵ４０１は、制御用マイクロプロセッサであり、記憶装置４０３に記憶された制御プログラムに基づいて、画像形成装置４００の各部の動作を制御する。

メモリ４０２は、撮像装置４０６によって撮影された画像、生体認証センサ４０７、ＩＣカードリーダ４０８によって取得した情報を一時的に記憶する。また、メモリ４０２は、本画像形成装置４００の画像形成ユニット４０９により印刷する画像データを一時的に記憶する。

記憶装置４０３は、ハードディスクドライブ（略してＨＤＤという）やソリッド・ステート・ドライブ（略してＳＤＤという）によって構成され、本画像形成装置４００の各部を制御するための制御プログラムが格納される。

入力装置４０４は、後述する表示装置４０５の表面に形成されたタッチパネルであり、タッチパネルをユーザが操作することにより、ユーザによる予約情報の入力受け付け、画像形成を行う際のメニュー操作を行うことができる。入力装置４０４は、タッチパネルに加えて本画像形成装置４００に設けられた、あるいは別途配置された入力キーボードや入力ボタンといった機械式入力装置を含んでもよい。

表示装置４０５は、本画像形成装置４００に設けられた液晶ディスプレイであり、ユーザに対するメッセージを含む各種画面や、認証が成功した場合に画像形成装置４００を操作するためのメニュー画面を表示する。

撮像装置４０６は、画像形成装置４００と一体に設置されるカメラであり、顔認証を行う場合にユーザの顔の画像を含む認証用画像を撮影し、メモリ４０２に一時的に記憶する。

生体認証センサ４０７は、指紋センサ、静脈センサといった認証用の生体情報を取得するための取得装置であり、取得した情報はメモリ４０２に一時的に記憶される。

ＩＣカードリーダ４０８は、ユーザが社員証等のＩＣカードを用いて認証を行う場合にＩＣカードの情報を読み取るものであり、読み取った情報はメモリ４０２に一時的に記憶される。

画像形成ユニット４０９は、文書管理装置２００から送信されてきた文書データを印刷ジョブとして実行し、ユーザが必要とする文書を紙面に印刷する。

通信インタフェース４１０は、図示しないＬＡＮケーブルを通じて、あるいは無線ＬＡＮを介して、インターネット６００経由で接続された文書管理装置２００、認証サーバ３００、課金管理サーバ５００と通信を行うための通信制御を行う。

また、図７に示すように、画像形成装置４００は、記憶装置４０３に記憶された制御プログラムを実行することにより、表示制御部４２１、認証開始制御部４２２、画像形成制御部４２３、課金制御部４２４の各機能を発揮する。

表示制御部４２１は、表示装置４０５に、画像形成する文書データに対して発行された予約に関する情報、つまり予約コードを入力するよう促す予約コード入力画面を表示させたり、画像形成装置４００を操作しているユーザを認証する認証画面を表示させたりする制御を行う。

認証開始制御部４２２は、ユーザによる予約コードの入力を受け付け、ユーザが入力装置４０４を操作して予約コードを入力した際に、当該予約コードを文書管理装置２００に送信し、認証先情報、及び認証方法を文書管理装置２００から取得する。認証開始制御部４２２は、予約コードに対応付けられた認証先情報から特定される認証方法によってユーザの認証情報を取得し、認証先情報が示す認証サーバ３００に対して認証要求を行う。認証開始制御部４２２は、認証サーバ３００から認証成功の通知を受信すると、文書管理装置２００から文書データを取得する。

画像形成制御部４２３は、画像形成ユニット４０９を制御し、文書管理装置２００から取得した文書データを印刷する。

課金制御部４２４は、画像形成制御部４２３によって画像形成を実行した際に、当該画像形成の内容に応じて課金情報を生成し、課金管理サーバ５００に送信する。

次に、図８を参照して文書管理システム１０の動作について説明する。図８は、本実施形態の文書管理システム１０における動作の流れを示すシーケンス図である。図８のステップＳ８０１において、ユーザは、端末装置１００を操作して画像形成装置４００で画像形成することになる文書を作成し、文書データと、認証先情報、課金先情報とを文書管理装置２００に送信し、印刷予約を行う。なお、この際、認証先情報や課金先情報はユーザが直接明示的に指定してもよいし、端末装置１００に予めインストールされているアプリケーションソフトウェアがユーザの情報に基づいて自動的に認証先情報や課金先情報を文書データに付与して文書管理装置２００に送信してもよい。

図９は、端末装置１００に示される印刷予約画面９００の一例を示す図である。印刷予約画面９００には、印刷予約する文書の情報９１０、認証先の情報９２０、例えば「企業Ａ」、課金先の情報９３０、例えば「企業Ａ、第１部署」が表示されている。ユーザが印刷予約画面９００を確認し、「ＯＫ」ボタン９４０を選択すると、図８のステップＳ８０２において、文書データ、認証先情報、課金先情報が文書管理装置２００に送信される。なお、文書データは端末装置１００で作成されたファイル形式のままの文書データであってもよいし、端末装置１００で印刷可能な形式、例えばＰＤＬ形式に変換したデータであってもよい。

文書管理装置２００では、これらの情報を取得すると、ステップＳ８０３において予約情報発行部２１２が、受信した文書データに対応する予約に関する情報を発行して端末装置１００に送信するとともに、予約に関する情報を、文書データ、認証先情報、課金先情報に紐づけて予約文書データベース２１４に保存される。

端末装置１００は、予約に関する情報を文書管理装置２００から受信すると、ステップＳ８０４において、図１０に示すような予約情報通知画面１０００を生成して、ユーザに対して通知する。予約情報通知画面１０００は、例えば予約した文書の情報１０１０、予約コード１０２０、例えば「３１２ＡＢＣ５１６Ｘ」、予約有効期限１０３０、例えば「２０２０年１０月１８日」といった予約に関する情報が表示される。ユーザは、これら予約に関する情報を記憶、あるいは他の方法で記録しておく。

次いで、ステップＳ８０５において、ユーザはコンビニエンスストア等に設置されている画像形成装置４００の入力装置４０４を操作し、予約コードを入力する。図１１は、画像形成装置４００の表示装置４０５に表示されている予約印刷入力画面１１００の一例を示す図である。予約印刷入力画面１１００は、例えば予約コード入力欄１１１０を含み、ユーザは、ステップＳ８０４で通知された予約コード「３１２ＡＢＣ５１６Ｘ」を、表示装置４０５に表示された入力装置４０４を用いて入力している。

ユーザが予約コードを入力すると、ステップＳ８０６において認証開始制御部４２２は、当該予約コードを文書管理装置２００へ送信する。

文書管理装置２００の予約実行制御部２１３は、予約コードを画像形成装置４００から受信すると、ステップＳ８０７において、予約文書データベース２１４、及び認証・課金先データベース２１５から、当該予約に関する情報、つまり予約コードに紐づけられた認証先情報、課金先情報、認証サーバの情報、認証方法の情報を取得し、画像形成装置４００に返信する。例えば、予約コード「３１２ＡＢＣ５１６Ｘ」には、認証先情報として「企業Ａ」、課金先情報として「企業Ａ、第１部署」の情報が紐づけられており、認証・課金先データベース２１５からそれらの情報に対応する認証先サーバの情報「ＸＸＸ．ＸＸＸ．ＸＸＸ．ＸＸＸ．ＸＸ」、認証方法「ＩＤ＋パスワード」、認証用の用語「社員ＩＤ、パスワード」、課金先ＩＤ「０００１」を取得し、画像形成装置４００へ送信する。

画像形成装置４００の認証開始制御部４２２、及び表示制御部４２１は、ステップＳ８０８において、文書管理装置２００から受信した認証方法に応じた図１２に示すような認証画面１２００を表示する。つまり、予約コードに対応付けられた認証先情報から特定される認証先毎に異なる認証方法でユーザの認証情報を取得することになる。なお、このときに表示する認証画面１２００には文書管理装置２００から受信した、認証先毎に設定された異なる認証用の用語が使用される。つまり、画像形成装置４００の表示装置４０５には、認証先毎に異なる認証画面が表示される。図１２は、画像形成装置４００の表示装置４０５に表示される認証画面１２００の一例を示す図である。認証画面１２００は、文書管理装置２００から受信した認証用の用語を使用した認証情報入力要請メッセージ１２１０、文書管理装置２００から受信した認証方法による認証情報の入力欄１２２０、及び「認証開始」ボタン１２３０を含む。認証先毎に認証用の用語が変更されるため、ユーザは求められている認証情報が何かを容易に把握することになる。

ステップＳ８０９において、ユーザが画像形成装置４００の入力装置４０４を操作することによって認証情報を入力すると、ステップＳ８１０において、画像形成装置４００の認証開始制御部４２２は、当該認証情報を、ステップＳ８０７において文書管理装置２００から受信した認証サーバの情報に基づいて特定される認証サーバ３００に送信し、認証要求を行う。

認証サーバ３００は、画像形成装置４００から受信した認証情報に基づいて認証を行い、当該ユーザの情報が認証サーバ３００のデータベースに登録されていれば認証成功とみなし、ステップＳ８１１において認証成功通知を画像形成装置４００へ送信する。

画像形成装置４００は、認証サーバ３００から認証成功通知を受信すると、ステップＳ８１２において、認証開始制御部４２２が当該予約コードに紐づけられた文書データの取得要求を文書管理装置２００に対して送信する。ステップＳ８１３において、この文書データの取得要求に応じ、文書管理装置２００の予約実行制御部２１３は、文書データを予約文書データベース２１４から取得し、画像形成装置４００へ送信する。

ステップＳ８１４において、画像形成装置４００の画像形成制御部４２３は、文書管理装置２００から受信した文書データを紙面上に画像形成する。なお、このとき、認証サーバ３００から当該ユーザに対して許可する画像形成の方法を指定し、当該許可された画像形成の範囲内で画像形成を行うようにしてもよい。例えば、認証サーバ３００が当該ユーザに対して白黒印刷のみを許可する場合には、画像形成装置４００において当該文書の白黒印刷を実行する。

画像形成が終了すると、ステップＳ８１５において、画像形成装置４００の課金制御部４２４は、実行された画像形成の処理の内容に応じて課金情報を生成し、課金先情報から特定される課金先の課金管理サーバ５００に送信し、課金処理を要請する。

課金管理サーバ５００は、画像形成された文書データに対応する課金先の課金金額をカウントアップさせることにより課金処理を行い、ステップＳ８１６において、課金処理成功の通知を画像形成装置４００へ送信する。ステップＳ８１７において、画像形成装置４００の課金制御部４２４、及び表示制御部４２１は、課金処理成功の通知画面を表示装置４０５に表示する。画像形成装置４００の認証開始制御部４２２は、さらに、予約コード、文書データ等の情報を消去し、処理を終了する。

なお、上記説明では、予約コードに紐づけられた認証先の認証方法がＩＤとパスワードの入力により行われる場合を説明したが、本発明では、認証方法は、これに限定されず、予約コードに紐づけられた認証先の認証方法がＩＣカードの場合には、ＩＣカードリーダ４０８を用いてＩＣチップを埋め込んだ社員証をＩＣカードリーダ４０８上にかざすことにより認証を行うものであってもよい。その場合、画像形成装置４００の表示装置４０５には、図１３に示すような認証画面１３００が表示される。図１３は、画像形成装置４００の表示装置４０５に表示される認証画面１３００の一例を示す図である。認証画面１３００は、文書管理装置２００から受信した認証用の用語を使用した認証情報入力要請メッセージ１３１０、及び「認証開始」ボタン１３２０を含む。ユーザが社員証をＩＣカードリーダ４０８上にかざし、「認証開始」ボタン１３２０を選択すると、ＩＣカードリーダ４０８が社員証に埋め込まれたＩＣチップの情報を読み取り、認証サーバ３００へ送信する。

あるいは、予約コードに紐づけられた認証先の認証方法が顔認証の場合には、撮像装置４０６によって顔画像を撮影することにより認証を行うものであってもよい。その場合、画像形成装置４００の表示装置４０５には、図１４に示すような認証画面１４００が表示される。図１４は、画像形成装置４００の表示装置４０５に表示される認証画面１４００の一例を示す図である。認証画面１４００は、顔を枠内に入れて撮影できるようにすることを促すメッセージ１４２０、及び「認証開始」ボタン１４２０を含む。ユーザが「認証開始」ボタン１４２０を選択すると、撮像装置４０６がユーザの顔画像を撮影し、認証サーバ３００へ送信される。あるいは、予約コードに紐づけられた認証先の認証方法が指紋認証の場合には、生体認証センサ４０７を使用して指紋情報を取得し認証を行うように求めてもよい。

なお、上記各実施形態において、プロセッサとは広義的なプロセッサを指し、汎用的なプロセッサ（例えばＣＰＵ：Central Processing Unit、等）や、専用のプロセッサ（例えばＧＰＵ：Graphics Processing Unit、ＡＳＩＣ：Application Specific Integrated Circuit、ＦＰＧＡ：Field Programmable Gate Array、プログラマブル論理デバイス等）を含むものである。

また上記各実施形態におけるプロセッサの動作は、１つのプロセッサによって成すのみでなく、物理的に離れた位置に存在する複数のプロセッサが協働して成すものであってもよい。また、プロセッサの各動作の順序は上記各実施形態において記載した順序のみに限定されるものではなく、必要に応じて変更してもよい。

１０ 文書管理システム
１００ 端末装置
２００ 文書管理装置
２０１ ＣＰＵ
２０２ メモリ
２０３ 記憶装置
２０４ 通信インタフェース
２１１ 文書データ受信部
２１２ 予約情報発行部
２１３ 予約実行制御部
２１４ 予約文書データベース
２１５ 認証・課金先データベース
３００、３１０、３２０、３３０ 認証サーバ
４００ 画像形成装置
４０１ ＣＰＵ
４０２ メモリ
４０３ 記憶装置
４０４ 入力装置
４０５ 表示装置
４０６ 撮像装置
４０７ 生体認証センサ
４０８ ＩＣカードリーダ
４０９ 画像形成ユニット
４１０ 通信インタフェース
４２１ 表示制御部
４２２ 認証開始制御部
４２３ 画像形成制御部
４２４ 課金制御部
５００ 課金管理サーバ

Claims (8)

1. プロセッサを備え、
   前記プロセッサは、画像形成の対象となる文書データに関する情報と認証先情報とを受け付け、受け付けた前記文書データに関する情報と前記認証先情報とに対応付けられた予約に関する情報を発行し、予約に関する情報を受け付けた際に、当該予約に関する情報を入力した利用者の認証情報を取得するとともに、当該予約に関する情報に対応付けられた認証先情報から特定される認証先に対して、取得した前記利用者の認証情報を用いて認証依頼を行い、認証が成功した場合には、前記予約に関する情報に対応付けられた文書データに関する情報から特定される文書データの出力を許可するよう制御する文書管理装置。
2. 前記プロセッサは、前記予約に関する情報に対応付けられた認証先情報から特定される認証先の認証方法により前記予約に関する情報を入力した利用者の認証情報を取得する制御を行う、請求項１記載の文書管理装置。
3. 前記プロセッサは、前記予約に関する情報に対応付けられた認証先情報から特定される認証先毎に異なる認証方法で前記予約に関する情報を入力した利用者の認証情報を取得する制御を行う、請求項１記載の文書管理装置。
4. 前記プロセッサは、認証先毎の認証方法として前記認証先毎に設定された認証用の用語を使用するよう制御を行う、請求項２又は３記載の文書管理装置。
5. 前記プロセッサは、認証先毎の認証方法として前記認証先毎に異なる認証画面を表示するよう制御を行う、請求項１から４いずれか記載の文書管理装置。
6. 前記プロセッサは、認証に成功した前記利用者に対して前記認証先が許可した方法で文書データの出力を行う、請求項１から５いずれか記載の文書管理装置。
7. 前記プロセッサは、画像形成の対象となる文書データに関する情報を受け付ける際に、課金先情報をさらに受け付け、前記利用者の認証に成功した場合に、前記課金先情報から特定される課金先に対して課金処理を行う、請求項１から６いずれか記載の文書管理装置。
8. 文書管理装置を構成するコンピュータに、
   画像形成の対象となる文書データに関する情報と認証先情報とを受け付けさせ、受け付けた前記文書データに関する情報と前記認証先情報とに対応付けられた予約に関する情報を発行させ、予約に関する情報を受け付けた際に、当該予約に関する情報を入力した利用者の認証情報を取得させるとともに、当該予約に関する情報に対応付けられた認証先情報から特定される認証先に対して、取得した前記利用者の認証情報を用いて認証依頼を行わせ、認証が成功した場合には、前記予約に関する情報に対応付けられた文書データに関する情報から特定される文書データの出力を許可する、プログラム。
   

Images