JP2022039162A

JP2022039162A - 書類の真正を担保するシステム

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Publication number: JP2022039162A
Application number: JP2020144039A
Authority: JP
Inventors: 周平前澤; Shuhei Maezawa
Original assignee: Mirailabs; Mirailabs Co Ltd; SMS CO Ltd
Current assignee: Mirailabs; Mirailabs Co Ltd; SMS CO Ltd
Priority date: 2020-08-28
Filing date: 2020-08-28
Publication date: 2022-03-10
Anticipated expiration: 2040-08-28
Also published as: WO2022045118A1; JP7041927B2

Abstract

【課題】書類の真正の担保を、簡単且つ確実に行うシステムを提供する。【解決手段】ネットワークを介して情報端末と通信可能なサーバを備えるシステムにおいて、サーバは、第１の書類と、第１の書類の承認を受けるための第２の書類と、を作成する手段と、作成された第１の書類と第２の書類の承認を承認者に依頼する手段と、承認の下りた第１の書類と第２の書類を登録する保存手段と、承認の下りた第２の書類に対して、第２の書類の識別情報である文書ＩＤを含む識別用画像を発行する発行手段と、承認の下りた第１の書類の承認印の近傍に、識別用画像を押印する、押印手段と、識別用画像が押印された第１の書類を、関係者に送信する、送信手段と、情報端末から、識別用画像を介してアクセスされた際に、承認された第１の書類の情報を開示するかどうかを判定する、判定手段と、情報端末に承認された第２の書類の情報を開示する、開示手段と、を有する。【選択図】図３

Description

本発明は、書類の真正を担保するシステム、そのサーバ、その方法、及びそのプログラムに関する。

契約書などの書類には、印鑑が押印されるが、その印鑑は、偽造可能であり、さらに、昨今普及している電子印鑑では、デジタル陰影のコピーができるため、一層偽造が容易になっている。

電子印鑑においては、デジタル陰影に情報を追加して、真正な書類かどうかが判断できるようなものも存在する。また、特許文献１のように、識別用画像により、承認すべき書類の情報にアクセス可能な技術も開示されている。さらに、特許文献２のように、複数の電子印鑑と電子証明書を選択して電子文書に添付する技術も開示されている。

特開第５９０３８００号明細書特開２００３－１６９０５１号公報

しかしながら、デジタル陰影に情報を追加している電子印鑑では、その情報を読み取るのに特別なソフトウェアが必要になる。また、特許文献１では、真正書類の担保については何ら開示されていない。特許文献２では、ユーザの電子印鑑と電子証明書にて、なりすまし、文書の改ざん等から保護するため、この電子印鑑と電子証明書の組み合わせが必要となる

したがって、本発明の目的は、書類の真正の担保を、簡単且つ確実に行うことにある。

第一の観点では、書類の真正を担保するシステムであって、ネットワークを介して情報端末と通信可能なサーバを備え、上記サーバは、第１の書類と、上記第１の書類の承認を受けるための第２の書類と、を作成する手段と、作成された上記第１の書類と上記第２の書類の承認を承認者に依頼する手段と、承認の下りた上記第１の書類と上記第２の書類を登録する保存手段と、承認の下りた上記第２の書類に対して、該第２の書類の識別情報である文書ＩＤを含む識別用画像を発行する発行手段と、承認の下りた上記第１の書類の承認印の近傍に、上記識別用画像を押印する、押印手段と、上記識別用画像が押印された上記第１の書類を、関係者に送信する、送信手段と、上記情報端末から、上記識別用画像を介してアクセスされた際に、承認された上記第１の書類の情報を開示するかどうかを判定する、判定手段と、上記情報端末に上記承認された上記第２の書類の情報を開示する、開示手段と、を有する。これにより、第１の書類の真正を担保することが出来る。

この書類の真正を担保するシステムにおいては、上記第１の書類は対外書類であり、上記第２の書類は社内書類である。これにより対外書類の真正を担保することが出来る。

この書類の真正を担保するシステムにおいては、上記第１の書類は契約書であり、上記第２の書類は稟議書である。これにより、契約書の真正を担保することが出来る。

第二の観点では、ネットワークを介して情報端末と通信可能なサーバであって、第１の書類と、上記第１の書類の承認を受けるための第２の書類と、を作成する手段と、作成された上記第１の書類と上記第２の書類の承認を承認者に依頼する手段と、承認の下りた上記第１の書類と上記第２の書類を登録する保存手段と、承認の下りた上記第２の書類に対して、該第２の書類の識別情報である文書ＩＤを含む識別用画像を発行する発行手段と、承認の下りた上記第１の書類の承認印の近傍に、上記識別用画像を押印する、押印手段と、上記識別用画像が押印された上記第１の書類を、関係者に送信する、送信手段と、上記情報端末から、上記識別用画像を介してアクセスされた際に、承認された上記第１の書類の情報を開示するかどうかを判定する、判定手段と、上記情報端末に上記承認された上記第２の書類の情報を開示する、開示手段と、を有する。これにより、第１の文書の真正を担保することが出来る。

このネットワークを介して情報端末と通信可能なサーバにおいては、上記第１の書類は対外書類であり、上記第２の書類は社内書類である。これにより対外書類の真正を担保することが出来る。

このネットワークを介して情報端末と通信可能なサーバにおいては、上記第１の書類は契約書であり、上記第２の書類は稟議書である。これにより、契約書の真正を担保することが出来る。

第三の観点では、書類の真正を担保する方法であって、第１の書類と、上記第１の書類の承認を受けるための第２の書類と、を作成する段階と、作成された上記第１の書類と上記第２の書類の承認を承認者に依頼する段階と、承認の下りた上記第１の書類と上記第２の書類を登録する保存段階と、承認の下りた上記第２の書類に対して、該第２の書類の識別情報である文書ＩＤを含む識別用画像を発行する発行段階と、承認の下りた上記第１の書類の承認印の近傍に、上記識別用画像を押印する、押印段階と、上記識別用画像が押印された上記第１の書類を、関係者に送信する、送信段階と、上記情報端末から、上記識別用画像を介してアクセスされた際に、承認された上記第１の書類の情報を開示するかどうかを判定する、判定段階と、上記情報端末に上記承認された上記第２の書類の情報を開示する、開示段階と、を有する。これにより、第１の文書の真正を担保することが出来る。

この書類の真正を担保する方法においては、上記第１の書類は対外書類であり、上記第２の書類は社内書類である。これにより対外書類の真正を担保することが出来る。

この書類の真正を担保する方法においては、上記第１の書類は契約書であり、上記第２の書類は稟議書である。これにより、契約書の真正を担保することが出来る。

第四の観点では、第三の観点の方法をコンピュータに実行させるプログラムを提供できる。これにより、この方法を様々なサーバ等で使用することが出来る。

本発明によれば、文書の真正を担保するシステム、サーバ、方法、プログラムを提供出来る。また、対外書類の真正を担保することができる。さらに、契約書の真正を担保することも出来る。

本発明を用いるさらなる有利性、特徴、及び態様は、非限定的な実例として与えられる以下の本発明の実施例の詳細な説明から明らかになるであろう。

図１は、本発明の実施形態に係る、書類の真正を担保するシステムの構成例を示す図である。図２は、本発明の実施形態に係る、書類の真正を担保するシステムのサーバのハードウェア構成例を示す図である。図３は、本発明の実施形態に係る、書類の真正を担保するシステムのサーバのソフトウェア構成例を示す図である。図４は、本発明の実施形態に係る、書類の真正を担保するシステムにアクセスする情報端末のハードウェア構成例を示す図である。図５は、本発明の実施形態に係る、書類の真正を担保するシステムにアクセスする情報端末のソフトウェア構成例を示す図である。図６は、本発明の実施形態に係る、書類の真正を担保するシステムのフローチャート図である。図７は、本発明の実施形態に係る承認済みの第１の書類と承認済みの第２の書類の模式図である。図８は、ほ発明の実施形態に係る承認済みの第１の書類と承認済みの第２の書類に識別用画像が押印された模式図である。

本発明の実施形態を図１～７を参照しながら、以下に詳細に説明する。

図１は、本発明の実施形態に係る、書類の真正を担保するシステム１００の構成例を示す図である。書類の真正を担保するシステム１００は、例えば、１台の書類申請・登録用情報端末３０と、２台の承認者用情報端末４０と、書類真正確認用情報端末５０と、書類の真正を担保するシステムのサーバ２０と、を備える。１台の書類申請・登録用情報端末３０と、２台の承認者用情報端末４０と、書類真正確認用情報端末５０と、書類の真正を担保するシステムのサーバ２０とはネットワーク１０、例えばインターネットを介して接続されている。１台の書類申請・登録用情報端末３０は、書類申請・登録用情報端末３０の例示であって、書類申請・登録者の数だけ書類申請・登録用情報端末３０があってもよい。２台の承認者用情報端末４０も２台である必要はなく、承認者の人数により変動する。書類の真正を担保するシステムのサーバ２０がウェブサーバであるときには、配信される操作画面はウェブページであり、書類申請・登録用情報端末３０、承認者用情報端末４０、書類真正確認用情報端末５０のウェブブラウザ上にウェブページが表示されることになる。書類申請・登録用情報端末３０、承認者用情報端末４０、書類真正確認用情報端末５０は、パーソナルコンピュータ、スマートフォン、タブレット端末などを含む、各種の情報端末である。ウェブブラウザや、専用のアプリケーションなど、操作画面を表示するためのアプリケーション・プログラムがあらかじめインストールされている。

ネットワーク１０は、有線、無線を含む通信ネットワークである。ネットワーク１０は、例えば、インターネット、公衆回線網、ＷｉＦｉ（登録商標）などを含む。

図２は、本発明の実施形態に係る、書類の真正を担保するシステムのサーバ２０のハードウェア構成例を示す図である。書類の真正を担保するシステムのサーバ２０は、ＣＰＵ（ＣｅｎｔｒａｌＰｒｏｃｅｓｓｉｎｇＵｎｉｔ）２１、ＲＯＭ（ＲｅａｄＯｎｌｙＭｅｍｏｒｙ）２２、ＲＡＭ（ＲａｎｄｏｍＡｃｃｅｓｓＭｅｍｏｒｙ）２３、ＨＤＤ（ＨａｒｄＤｉｓｋＵｎｉｔ）２４、及び通信装置２５など、を備える。

ＣＰＵ２１は各種のプログラムの実行や演算処理を行う。ＲＯＭ２２は起動時に必要なプログラムなどが保存されている。ＲＡＭ２３はＣＰＵ２１での処理を一時的に記憶し、データを記憶する作業領域である。ＨＤＤ２４には各種データ及プログラムが格納されている。通信装置２５はネットワーク１０を介して書類申請・登録用情報端末３０、承認者用情報端末４０、書類真正確認用情報端末５０等の装置と通信を行う。

図３は、本発明の実施形態に係る、書類の真正を担保するシステムのサーバ２０のソフトウェア構成例を示す図である。書類の真正を担保するシステムのサーバ２０は、主な機能として、承認済みの第１の書類と第１の書類に関連する第２の書類、及びこれらの書類と共に会社名、取引先名、契約名、承認依頼日時、承認者、承認者の役職、承認者別承認日、承認完了日時などの情報が保存されてもよい、書類保存部２０１と、承認を受ける第１の書類と第２の書類を作成する、第１と第２の書類作成部２０２と、作成した第１の書類と第２の書類の承認を承認者に依頼する、第１と第２の書類の承認を承認者に依頼する依頼部２０３と、第２の書類の情報へアクセスする情報を含む識別用画像を発行する、識別用画像発行部２０４と、第１の書類の押印の近傍に識別用画像を押印する、識別用画像押印部２０５と、識別用画像が押印された第１の書類を、関係者に送信する、第１の書類を関係者に送信する送信部２０６と、書類真正確認用情報端末５０からのアクセスされた際に、第２の書類の情報を開示するかを判定する、第２の書類の情報を開示するかどうかを判定する判定部２０７と、書類の情報を開示してよいと判定された時に、第２の書類の情報を開示する開示部２０８と、を有する。

図４は、本発明の実施形態に係る書類申請・登録用情報端末３０、承認者用情報端末４０、書類真正確認用情報端末５０のハードウェア構成例を示す図である。書類申請・登録用情報端末３０、承認者用情報端末４０、書類真正確認用情報端末５０は、ＣＰＵ（ＣｅｎｔｒａｌＰｒｏｃｅｓｓｉｎｇＵｎｉｔ）３１、４１、５１。ＲＯＭ（ＲｅａｄＯｎｌｙＭｅｍｏｒｙ）３２、４２、５２、ＲＡＭ（ＲａｎｄｏｍＡｃｃｅｓｓＭｅｍｏｒｙ）３３、４３、５３、ＨＤＤ（ＨａｒｄＤｉｓｋＵｎｉｔ）３４、４４、５４及び通信装置３５、４５、５５など、を備える。

ＣＰＵ３１、４１、５１は各種のプログラムの実行や演算処理を行う。ＲＯＭ３２、４２、５２は起動時に必要なプログラムなどが保存されている。ＲＡＭ３３、４３、５３はＣＰＵ３１、４１、５１での処理を一時的に記憶し、データを記憶する作業領域である。ＨＤＤ３４、４４、５４には各種データ及プログラムが格納されている。通信装置３５、５、５５はネットワーク１０を介して書類の真正を担保するシステムのサーバ２０等の装置と通信を行う。

図５は、本発明の実施形態に係る書類申請・登録用情報端末３０、承認者用情報端末４０、書類真正確認用情報端末５０のソフトウェア構成例を示す図である。書類申請・登録用情報端末３０、承認者用情報端末４０、書類真正確認用情報端末５０は、主な機能として、書類申請・登録用画面、承認画面、書類を受信するメール画面などを表示する画面表示部３０１、４０１、５０１と、書類の真正を担保するシステムのサーバ２０と通信するための通信部３０２、４０２、５０２とを有する。

なお、各機能部は、書類の真正を担保するシステムのサーバ２０、書類申請・登録用情報端末３０、承認者用情報端末４０、書類真正確認用情報端末５０を構成するコンピュータのＣＰＵ，ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤＤ、通信手段等のハードウェア資源上で実行されるコンピュータプログラムにより実現されるものである。したがって、これらの機能部は、「手段」、「モジュール」、「ユニット」又は「回路」と読み替えてもよい。

さらに、書類の真正を担保するシステムのサーバ２０の各機能部の配置は一例であり、システムの構成上、書類の真正を担保するシステムのサーバ２０全体として各機能を有していればよい。たとえば、書類の真正を担保するシステムのサーバ２０の書類保存部２０１を別のサーバに移してもよい。

本発明の実施形態に係る書類の真正を担保するシステム１００の情報処理について説明する。

図６は、本発明の実施形態に係る、書類の真正を担保するシステムのフローチャートである。

図１で示す、書類申請・登録用情報端末３０から書類の真正を担保するシステムのサーバ２０にアクセスする（Ｓ１）。システム利用者は会社名、役職名、氏名、メールアドレス情報などを登録して、ログインアカウントを予め作成しておく。システム利用者は、第１の書類１と第２の書類２の作成、承認／否認、承認データ（第１の書類、第２の書類及び会社名、取引先名、契約名、承認依頼日時、承認者、承認者の役職、承認者別承認日、承認完了日時など）の登録、確認などができる。第１の書類１、第２の書類２は、それぞれ対外書類１、内部書類２であってもよく、対外書類１、内部書類２はそれぞれ契約書１、稟議書２であってもよい。また、これらの書類は、それぞれ複数の書類であってもよい。ここでは、簡単のため、第１の書類は１通の契約書１、第２の書類は１通の稟議書２として説明する。また、書類の承認者は、上長と社長のみとして説明する。

次に契約書１と稟議書２を作成する（Ｓ２）。稟議書２は、契約書１の承認のために用いられ、契約書１の真正を担保するために用いられる。契約者名、契約相手先企業情報など必要な情報をまとめることもできる。この契約書１は、契約相手先が作成して、契約相手先の承認印が押印されていてもよい。

作成が完了したら、第１と第２の書類の承認を承認者に依頼する（Ｓ３）。この際、複数の承認者に同時に依頼することも出来るし、一人の承認者が承認したら、次の承認者が承認するようにしてよい。承認者は依頼をメールなどで受け取り、承認者用情報端末４０から書類の真正を担保するシステムのサーバ２０にアクセスする。承認者も会社名、役職名、氏名、メールアドレス情報などを登録して、ログインアカウントを作成する。もちろん予め作成しておいてもよい。承認者は、承認と否認を行うことが出来る。すべての承認者が承認をすると契約書１と稟議書２は図7のようになる。稟議書２の符号４は申請者欄で、申請者の電子署名もしくは電子印鑑が押印されている。符号５は上長承認欄で、上長の電子署名もしくは電子印鑑が押印されている。符号６は社長承認欄で、社長の電子署名もしくは電子印鑑が押印されている。契約書１には社長承認欄の符号６のみがあり、稟議書２で押印した電子署名もしくは電子印鑑が押印されている。契約書１にも上長承認欄５や申請者の申請者欄４があってもよい。

承認の下りた第１と第２の書類１、２を登録する（Ｓ４）。図７で示すような状態の契約書１と稟議書２を登録する。登録時に会社名、取引先名、契約名、承認依頼日時、承認者名、承認者役職、承認者別承認日、承認完了日時のデータも登録されてもよい。

識別用画像３を発行する（Ｓ５）。識別用画像３（ＧＤ）は、稟議書２の識別情報であるＩＤを含み、例えば、二次元バーコード画像が生成される。二次元バーコードは、ＱＲコード（登録商標）でもよいし、一次元バーコードなどの他のバーコードでもよく、地紋画像等のその他の画像でもよい。識別用画像３には、真正を担保するシステムのサーバ２０を介して稟議書２の情報にアクセスするためのＵＲＬデータが含まれている。

第１の書類１の承認印の近傍に、識別用画像３を押印する（Ｓ６）。図８に示すように、契約書１の社長承認欄６の近傍に、識別用画像３が押印される。

識別用画像３が押印された第１の書類１を関係者に送信する（Ｓ７）。識別用画像３が押印された契約書１が、契約相手先にメールなどで送信される。この際、通常はパスワードなどでロック、又は暗号化された状態で、相手先に送信される。

書類真正確認用情報端末５０から、識別用画像３を介してアクセスされた際に、第２の書類２の情報を開示するかどうかを判定する（Ｓ８）。契約相手先は、この契約書が真正であるかどうかを、自身のスマホ等である、書類真正確認用情報端末５０から、識別用画像３を画像認識により、読み込んで、識別用画像３に含まれているＵＲＬ先に遷移する。遷移するとパスワード認証画面が表示されるので、予め通知されているパスワードを入力する。

承認された第２の書類２の情報を開示する（Ｓ８）。正しいパスワードが入力されると、稟議書２の情報を確認でき、契約書１が真正であることを確認できる。稟議書２の情報の開示情報にレベルを持たすことも可能であり、パスワードでは、一定レベルの情報まで（例えば稟議書２の１部、又は上記の承認データの１部）しか閲覧できないが、ユーザに応じて閲覧範囲を広げることも可能である。この場合には、会社名、役職名、氏名、メールアドレス情報などを登録して、ログインアカウントを予め作成しておく必要があり、パスワードにて真正を担保するシステムのサーバ２０にアクセスした後に真正を担保するシステム１００にログインすることによりさらに広範囲の情報を閲覧可能となる。

様々なサーバ等で使用するために、上記の書類の真正を担保するシステム１００の情報処理のプログラムを提供することも可能である。

以上、図面を参照して、本発明の実施例を詳述してきたが、具体的な構成は、この実施例に限らず、本発明の要旨を逸脱しない程度の設計的変更は、本発明に含まれる。

１第１の書類、対外書類、契約書
２第２の書類、内部書類、稟議書
３識別用画像
４申請者欄
５上長承認欄
６社長承認欄
１０ネットワーク
２０書類の真正を担保するシステムのサーバ
２１ＣＰＵ
２２ＲＯＭ
２３ＲＡＭ
２４ＨＤＤ
２５通信装置
３０書類申請・登録用情報端末
３１ＣＰＵ
３２ＲＯＭ
３３ＲＡＭ
３４ＨＤＤ
３５通信装置
４０承認者用情報端末
４１ＣＰＵ
４２ＲＯＭ
４３ＲＡＭ
４４ＨＤＤ
４５通信装置
５０書類真正確認用情報端末
５１ＣＰＵ
５２ＲＯＭ
５３ＲＡＭ
５４ＨＤＤ
５５通信装置
１００書類の真正を担保するシステム
２０１書類保存部
２０２第１と第２の書類作成部
２０３第１と第２の書類の承認を承認者に依頼する依頼部
２０４識別用画像発行部
２０５識別用画像押印部
２０６第１の書類を関係者に送信する送信部
２０７第２の書類の情報を開示するかどうかを判定する判定部
２０８第２の書類の情報を開示する開示部
３０１画面表示部
３０２通信部
４０１画面表示部
４０２通信部
５０１画面表示部
５０２通信部

Claims

書類の真正を担保するシステムであって、
ネットワークを介して情報端末と通信可能なサーバを備え、
前記サーバは、
第１の書類と、前記第１の書類の承認を受けるための第２の書類と、を作成する手段と、
作成された前記第１の書類と前記第２の書類の承認を承認者に依頼する手段と、
承認の下りた前記第１の書類と前記第２の書類を登録する保存手段と、
承認の下りた前記第２の書類に対して、該第２の書類の識別情報である文書ＩＤを含む識別用画像を発行する発行手段と、
承認の下りた前記第１の書類の承認印の近傍に、前記識別用画像を押印する、押印手段と、
前記識別用画像が押印された前記第１の書類を、関係者に送信する、送信手段と、
前記情報端末から、前記識別用画像を介してアクセスされた際に、承認された前記第１の書類の情報を開示するかどうかを判定する、判定手段と、
前記情報端末に前記承認された前記第２の書類の情報を開示する、開示手段と、
を有する、
書類の真正を担保するシステム。
前記第１の書類は対外書類であり、前記第２の書類は社内書類である、請求項１に記載の書類の真正を担保するシステム。
前記第１の書類は契約書であり、前記第２の書類は稟議書である、請求項２に記載の書類の真正を担保するシステム。
ネットワークを介して情報端末と通信可能なサーバであって、
第１の書類と、前記第１の書類の承認を受けるための第２の書類と、を作成する手段と、
作成された前記第１の書類と前記第２の書類の承認を承認者に依頼する手段と、
承認の下りた前記第１の書類と前記第２の書類を登録する保存手段と、
承認の下りた前記第２の書類に対して、該第２の書類の識別情報である文書ＩＤを含む識別用画像を発行する発行手段と、
承認の下りた前記第１の書類の承認印の近傍に、前記識別用画像を押印する、押印手段と、
前記識別用画像が押印された前記第１の書類を、関係者に送信する、送信手段と、
前記情報端末から、前記識別用画像を介してアクセスされた際に、承認された前記第１の書類の情報を開示するかどうかを判定する、判定手段と、
前記情報端末に前記承認された前記第２の書類の情報を送信する、送信手段と、
を有する、サーバ。
前記第１の書類は対外書類であり、前記第２の書類は社内書類である、請求項４に記載のサーバ。
前記第１の書類は契約書であり、前記第２の書類は稟議書である、請求項５に記載のサーバ。
書類の真正を担保する方法であって、
第１の書類と、前記第１の書類の承認を受けるための第２の書類と、を作成する段階と、
作成された前記第１の書類と前記第２の書類の承認を承認者に依頼する段階と、
承認の下りた前記第１の書類と前記第２の書類を登録する保存段階と、
承認の下りた前記第２の書類に対して、該第２の書類の識別情報である文書ＩＤを含む識別用画像を発行する発行段階と、
承認の下りた前記第１の書類の承認印の近傍に、前記識別用画像を押印する、押印段階と、
前記識別用画像が押印された前記第１の書類を、関係者に送信する、送信段階と、
前記情報端末から、前記識別用画像を介してアクセスされた際に、承認された前記第１の書類の情報を開示するかどうかを判定する、判定段階と、
前記情報端末に前記承認された前記第２の書類の情報を送信する、送信段階と、
を有する、書類の真正を担保する方法。
前記第１の書類は契約書であり、前記第２の書類は稟議書である、請求項７に記載の方法。
前記第１の書類は契約書であり、前記第２の書類は稟議書である、請求項８に記載の書類の真正を担保する方法。
請求項７～９のいずれか一項の方法をコンピュータに実行させるプログラム。