JP2021051387A - 情報処理装置、情報処理システムおよびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子文書のサムネイルを、その都度、クラウド上に存在するストレージから取得する場合に比較して、通信負荷を低減させる情報処理装置、情報処理システム及びプログラムを提供する。【解決手段】情報処理システムにおいて、端末装置（情報処理装置）１０ａ〜１０ｃは、プロセッサを備える。プロセッサは、ユーザによる電子文書の選択を受け付け、電子文書のサムネイルの情報が、自装置が属する予め定められたグループＧ内の他の端末装置に格納されている場合、他の端末装置からサムネイルの情報を取得し、格納されていなかった場合、グループＧに属しない管理サーバ２０が格納する電子文書の情報を基にサムネイルの情報を取得する。【選択図】図１

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理システム、プログラムに関する。

従来、クラウド上に存在するストレージから、電子文書のサムネイルを取得して表示する方法が存在する。

特許文献１には、図面データベースからダウンロードした図面データを、ダウンロードした端末の画面サイズに対応した好適なサイズのサムネイルを生成し、そのサムネイルをその端末で利用すると共に、図面データベースにアップロードすることが記載されている。このとき、図面データベースでは、図面データに関連させて、端末の画面サイズとアップロードされたサムネイルを保存する。
特許文献２には、サーバ装置は画像を外部装置へ移動すると、移動先を示す情報を外部装置から受信しておくことが記載されている。そして、クライアント装置から画像のダウンロード要求があったとき、サーバ装置の記憶装置に要求対象の画像があれば、その保存場所を含むリソースファイルを生成し、無ければ、移動先を示す情報を含むリソースファイルを生成してクライアント装置へ送信する。

特開２０１７−４５２７６号公報 特開２０１１−８６０６３号公報

ところが、クラウド上に存在するストレージから電子文書のサムネイルを取得すると、情報量が大きくなり、通信負荷が大きくなることがある。
本発明は、電子文書のサムネイルを、その都度、クラウド上に存在するストレージから取得する場合に比較して、通信負荷を低減させる情報処理装置等を提供することを目的とする。

請求項１に記載の発明は、プロセッサを備え、前記プロセッサは、ユーザによる電子文書の選択を受け付け、電子文書のサムネイルの情報が、自装置が属する予め定められたグループ内の他の装置に格納されている場合、他の装置から当該サムネイルの情報を取得し、格納されていなかった場合、当該グループに属しない外部装置が格納する電子文書の情報を基に当該サムネイルの情報を取得する情報処理装置である。
請求項２に記載の発明は、前記プロセッサは、電子文書のバージョンと、他の装置に格納されている前記サムネイルの情報を作成する際に元となった電子文書のバージョンと、を比較し、比較の結果により、他の装置から当該サムネイルの情報を取得するか、外部装置が格納する電子文書の情報を基に当該サムネイルの情報を取得するかを決めることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項３に記載の発明は、前記プロセッサは、他の装置に格納されている前記サムネイルの情報が最新のバージョンである場合は、他の装置に格納されている当該サムネイルの情報を取得することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置である。
請求項４に記載の発明は、前記プロセッサは、他の装置に格納されている前記サムネイルの情報が最新のバージョンでない場合は、当該サムネイルの情報を外部装置が格納する電子文書の情報を基に取得することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置である。
請求項５に記載の発明は、前記プロセッサは、前記サムネイルの情報を取得したときに、他の装置に当該サムネイルの情報を取得した旨の通知を送出することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項６に記載の発明は、前記プロセッサは、通知の対象となった前記サムネイルの情報および当該サムネイルの元となった電子文書のバージョンと関連付けて保存することを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置である。
請求項７に記載の発明は、予め定められたグループ内に属し、電子文書のサムネイルの情報の送受信を行い、プロセッサを有する複数の情報処理装置を備え、前記プロセッサは、ユーザによる電子文書の選択を受け付け、電子文書のサムネイルの情報が、自装置が属する前記グループ内の他の装置に格納されている場合、他の装置から当該サムネイルの情報を取得し、格納されていなかった場合、前記グループに属しない外部装置が格納する電子文書の情報を基に当該サムネイルの情報を取得する情報処理システムである。
請求項８に記載の発明は、電子文書を格納する格納装置と、予め定められたグループ内に属し、電子文書のサムネイルの情報の送受信を行う複数の情報処理装置と、を備え、前記情報処理装置は、プロセッサを備え、前記プロセッサは、ユーザによる電子文書の選択を受け付け、電子文書のサムネイルの情報が、前記グループ内の他の装置に格納されている場合、他の装置から当該サムネイルの情報を取得し、格納されていなかった場合、前記格納装置が格納する電子文書の情報を基に当該サムネイルの情報を取得する情報処理システムである。
請求項９に記載の発明は、コンピュータに、ユーザによる電子文書の選択を受け付ける受付機能と、電子文書のサムネイルの情報が、自装置が属するグループ内の他の装置に格納されている場合、他の装置から当該サムネイルの情報を取得し、格納されていなかった場合、当該グループに属しない外部装置が格納する電子文書の情報を基に当該サムネイルの情報を取得する取得機能と、を実現させるためのプログラムである。

請求項１の発明によれば、電子文書のサムネイルを、その都度、クラウド上に存在するストレージから取得する場合に比較して、通信負荷を低減させる情報処理装置を提供することができる。
請求項２の発明によれば、サムネイルの情報が、より正確になる。
請求項３の発明によれば、最新の電子文書を基に、サムネイルを作成することができる。
請求項４の発明によれば、最新でない電子文書を基に、サムネイルを作成することを抑制できる。
請求項５の発明によれば、何れの情報処理装置にどの電子文書のサムネイルの情報が格納されているかを把握することができる。
請求項６の発明によれば、サムネイルの情報の新旧を管理することができる。
請求項７、８の発明によれば、電子文書のサムネイルを、その都度、クラウド上に存在するストレージから取得する場合に比較して、通信負荷を低減させる情報処理システムを提供することができる。
請求項９の発明によれば、電子文書のサムネイルを、その都度、クラウド上に存在するストレージから取得する場合に比較して、通信負荷を低減させる処理をコンピュータにより実現できる。

本実施の形態における情報処理システムの構成例を示す図である。 登録された電子文書のリストについて示した図である。 本実施の形態の情報処理システムの機能構成例について説明したブロック図である。 本実施の形態の情報処理システムの動作について説明したフローチャートである。 （ａ）〜（ｂ）は、リストに含まれる電子文書のバージョン、およびサムネイルの情報を作成する際に元となった電子文書のバージョンのそれぞれの情報が記載されたテーブルについて示した図である。 表示部にサムネイルを表示した例を示した図である。 通知を受けたサムネイルの情報についてのテーブルを示した図である。

＜情報処理システム全体の説明＞
図１は、本実施の形態における情報処理システム１の構成例を示す図である。
図示する情報処理システム１は、端末装置１０ａ、１０ｂ、１０ｃと、管理サーバ２０とが、ネットワーク３０およびネットワーク４０を介して接続されることにより構成されている。なお、端末装置１０ａ、１０ｂ、１０ｃのそれぞれを区別しない場合は、以下、単に、端末装置１０と言うことがある。

端末装置１０は、予め定められたグループＧ内に属し、電子文書のサムネイルの情報の送受信を行う情報処理装置の一例である。
ここで、「電子文書」とは、何らかの情報を電子化したものである。この「電子文書」は、端末装置１０および管理サーバ２０のそれぞれで扱うことができるものであれば、情報の種類、形式およびデータ構造等について特に限られるものではない。「電子文書」としては、例えば、文字情報、画像情報等の情報、プログラム等のソフトウェア、および設定情報等のソフトウェアに関する情報などを含む。本実施の形態の場合、電子文書は、例えば、ユーザがスキャンした帳票の画像である。この場合、スキャンした帳票の画像を、端末装置１０を操作するユーザが、管理サーバ２０からダウンロードして、閲覧し、予め定められた処理を行う。

また、「グループ」は、ネットワーク３０により相互に接続された複数の端末装置１０の集合体を言う。「グループ」の実際の形態としては、特に限られるものではなく、例えば、特定の組織内に設置された複数の端末装置１０の集合体が該当する。この組織は、例えば、会社、学校、公共施設、病院等である。また、これら組織内に設けられた部署、部門、セクション等に設置された複数の端末装置１０の集合体であってもよい。グループは、例えば、ネットワーク３０により構成されるサブネットに属する複数の端末装置１０である。
なお、図１では、このようなグループとして、端末装置１０が、３つ備えられるグループＧを示している。ただし、端末装置１０は、複数であれば、いくつであってもよい。また、図１では、グループＧは１つだけ図示しているが、グループＧの数は、複数でもよい。

詳しくは後述するが、それぞれの端末装置１０は、自己が扱った電子文書のサムネイルの情報を保存する。そして、サムネイルの情報を保存する端末装置１０は、他の端末装置１０がサムネイルの情報を必要としたときに、サムネイルの情報を提供する。

端末装置１０は、例えば、汎用のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）、モバイルコンピュータ、携帯電話、スマートフォン、タブレット等のコンピュータ装置である。そして、端末装置１０は、ＯＳ（Operating System）による管理下において、各種アプリケーションソフトウェアを動作させることで、管理サーバ２０で管理される電子文書の作成、編集、閲覧等を行う。

管理サーバ２０は、電子文書を格納する格納装置の一例であり、情報処理システム１の全体の管理をするサーバコンピュータである。管理サーバ２０は、例えば、端末装置１０を操作するユーザの認証を行い、電子文書の閲覧のために、電子文書を端末装置１０に対し送信する。また、端末装置１０から電子文書を受信し、受信した電子文書を保存する。この観点から、管理サーバ２０は、電子文書の管理を行うサービスを提供するクラウドサーバであると考えることもできる。

端末装置１０および管理サーバ２０は、演算手段であるＣＰＵ（Central Processing Unit）と、記憶手段であるメインメモリ、およびＨＤＤ（Hard Disk Drive）やＳＳＤ（Solid State Drive）等のストレージを備える。ここで、ＣＰＵは、プロセッサの一例であり、ＯＳ（基本ソフトウェア）やアプリケーションソフトウェア（応用ソフトウェア）等の各種ソフトウェアを実行する。また、メインメモリは、各種ソフトウェアやその実行に用いるデータ等を記憶する記憶領域であり、ストレージは、各種ソフトウェアに対する入力データや各種ソフトウェアからの出力データ等を記憶する記憶領域である。
さらに、端末装置１０および管理サーバ２０は、外部との通信を行うための通信インタフェース（以下、「通信Ｉ／Ｆ」と表記する）と、ビデオメモリやディスプレイ等からなる表示機構と、キーボード、マウス、タッチパネル等の入力デバイスとを備える。

ネットワーク３０は、上述したように、複数の端末装置１０を相互に接続し、それぞれの端末装置１０の間の情報通信に用いられる通信手段である。ネットワーク３０は、例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）である。

ネットワーク４０は、端末装置１０と管理サーバ２０との間の情報通信に用いられる通信手段である。ネットワーク４０は、例えば、インターネットである。

＜従来の情報処理システム１の動作説明＞
ここでは、まず情報処理システム１の従来の動作について説明を行う。
なお、ここでは、端末装置１０を操作するユーザが、電子文書の閲覧や処理等を行うために、電子文書を管理サーバ２０からダウンロードする場合について説明を行う。
まず、端末装置１０を操作するユーザが、端末装置１０で動作するブラウザ等のソフトウェアを操作し、管理サーバ２０に対し、ユーザの認証を行う。このとき、端末装置１０ａは、管理サーバ２０から、登録された電子文書のリストを取得する。

図２は、登録された電子文書のリストＬについて示した図である。
図示するリストＬは、電子文書のファイル名Ｆｎをリスト化したものであり、ファイル名Ｆｎが「名前」の欄に縦一列に表示されている。なお、ここでは、表示されていないが、例えば、業務名、電子文書の作成日時等を併せて表示することもできる。

そして、ユーザは、このリストＬを見て、ダウンロードする電子文書の選択を行う。その結果、選択された電子文書が、管理サーバ２０からダウンロードされる。
しかしながら、図２に示すリストＬだけでは、ユーザが、電子文書の内容を把握することが困難な場合がある。これを解決するために、電子文書の一部の縮小画像であるサムネイルを表示することが考えられる。これにより、ユーザは、電子文書の内容をより把握しやすくなる。ただし、図２に示したリストＬを表示した段階では、端末装置１０は、電子文書のファイル名ＦｎをリストＬの情報として取得しているだけであり、電子文書のの情報は、未だダウンロードされていない。そのため、サムネイルを表示するためには、この本体である電子文書の情報を管理サーバ２０からダウンロードし、これからサムネイルの情報を作成する必要がある。なおここで、「電子文書の情報」は、電子文書の具体的内容を含む電子文書の本体の情報である。また、「サムネイルの情報」は、サムネイルを表示するのに必要な情報であり、例えば、電子文書の１頁目を縮小表示するための画像情報である。一方、ファイル名Ｆｎの情報に比較して、電子文書の情報は、より容量が大きい。そのため、電子文書の情報を管理サーバ２０からダウンロードするのは、通信負荷が過大になりやすくなる。また、処理速度が低下しやすくなる。
そこで、本実施の形態では、サムネイルの情報を以下の方法で取得し、サムネイルを表示する。そして、通信負荷の軽減を図るとともに、処理速度の向上を図る。

＜本実施の形態の情報処理システム１の構成の説明＞
図３は、本実施の形態の情報処理システム１の機能構成例について説明したブロック図である。
なお、ここでは、情報処理システム１が有する種々の機能のうち本実施の形態に関係するものを選択して図示している。

図示する情報処理システム１において、端末装置１０は、外部機器と情報の送受信を行う送受信部１１と、ユーザによる指示を受け付ける受付部１２と、端末装置１０の制御を行う制御部１３と、サムネイルの情報を取得するサムネイル取得部１４と、サムネイルの情報を記憶する記憶部１５と、電子文書のサムネイルを表示する表示部１６と、を備える。

送受信部１１は、管理サーバ２０との間で、電子文書の情報の送受信を行う。また、管理サーバ２０から、送受信部１１は、リストＬの情報を受け取る。送受信部１１は、例えば、通信Ｉ／Ｆに対応する。

受付部１２は、ユーザの指示として、ユーザによる電子文書の選択を受け付ける。受付部１２は、例えば、リストＬのような電子文書の一覧から、ユーザが電子文書を選択する指示を受け付ける。受付部１２は、例えば、ＣＰＵや入力デバイスに対応する。

制御部１３は、端末装置１０の動作全体の制御を行う。例えば、制御部１３は、リストＬの情報やサムネイルの情報を取得する制御を行う。また、制御部１３は、表示部１６で表示する画像を制御する。本実施の形態では、表示部１６で表示する画像の画像情報を作成し、表示部１６に表示する制御を行う。制御部１３は、例えば、ＣＰＵに対応する。

サムネイル取得部１４は、サムネイルの情報を取得する取得手段の一例である。サムネイル取得部１４は、表示部１６に表示するサムネイルの情報を取得する。詳しくは後述するが、サムネイルの情報は、自装置である自己の端末装置１０、他の装置である他の端末装置１０および管理サーバ２０の何れかから取得する。また、管理サーバ２０から電子文書の情報をダウンロードし、これからサムネイルを作成することで取得することがある。サムネイル取得部１４は、例えば、ＣＰＵに対応する。

記憶部１５は、サムネイルの情報を記憶する。また、記憶部１５は、サムネイルの情報の他に、電子文書やサムネイルのバージョンの情報が記載されたテーブルを記憶する。記憶部１５は、例えば、メインメモリやストレージに対応する。

表示部１６は、サムネイルの表示や電子文書の画像を表示する。また、表示部１６は、さらにサムネイル取得部１４が取得したサムネイルを表示する。また、表示部１６は、画像を表示する機能を有するものであれば、特に限られるものではなく、液晶パネル、ブラウン管、プラズマパネル等を備えたディスプレイや、プロジェクタなどが含まれる。表示部１６は、例えば、表示機構に対応する。

また、管理サーバ２０は、外部機器と情報の送受信を行う送受信部２１と、電子文書を管理する管理部２２と、電子文書を格納する格納部２３とを備える。
送受信部２１は、端末装置１０との間で電子文書の情報の送受信を行う。また、送受信部２１は、リストＬの情報を端末装置１０に対し送信する。送受信部２１は、例えば、通信Ｉ／Ｆに対応する。
管理部２２は、電子文書の管理を行う。管理部２２は、例えば、電子文書のファイル名、作成日時、更新日時、バージョン情報、電子文書を作成したユーザのユーザ名、グループ名、業務名などを管理する。また、管理部２２は、リストＬの情報を作成する。管理部２２は、例えば、ＣＰＵに対応する。
格納部２３は、電子文書の情報およびこれに付随する情報を格納する。つまり、付随する情報としては、上記の電子文書のファイル名、作成日時、更新日時、バージョン情報、電子文書を作成したユーザのユーザ名、グループ名、業務名などが該当する。格納部２３は、例えば、ストレージに対応する。

＜本実施の形態の情報処理システム１の動作説明＞
次に、本実施の形態の情報処理システム１の動作について説明を行う。
図４は、本実施の形態の情報処理システム１の動作について説明したフローチャートである。
ユーザが、電子文書の閲覧等を行う場合、端末装置１０の受付部１２が、ユーザの指示を受け付け、まず、管理サーバ２０に対しユーザの認証を行う（ステップ１０１）。

次に、サムネイル取得部１４は、サムネイルの情報を無条件に取得するか否かを判断する（ステップ１０２）。この場合、サムネイルの情報を無条件に取得する場合とは、管理サーバ２０から、直ちに電子文書の情報を取得し、これを基に、サムネイル取得部１４が、サムネイルの情報を作成する場合を意味する。また、サムネイルの情報を無条件に取得しない場合とは、後述するように、自装置やグループＧ内の他の端末装置１０にサムネイルの情報が存在するか否かを検索する場合を意味する。本実施の形態では、この２通りについて、ユーザや端末装置１０の管理者が設定することで、切り換えできるようにしている。

そして、サムネイルの情報を無条件に取得しない場合（ステップ１０２でＮｏ）、制御部１３は、管理サーバ２０から、図２に示したようなリストＬの情報を取得する（ステップ１０３）。このとき、管理サーバ２０の管理部２２は、格納部２３に格納された情報から、リストＬの情報を選択し、送受信部２１を介して、管理サーバ２０に送る。端末装置１０では、送受信部１１を介して、制御部１３がリストＬの情報を取得する。

次に、サムネイル取得部１４は、リストＬに含まれる電子文書に対応するサムネイルの情報が、自装置内に存在するか否かを検索する（ステップ１０４）。
その結果、存在した場合（ステップ１０５でＹｅｓ）、リストＬに含まれる電子文書のバージョンと、サムネイルの情報を作成する際に元となった電子文書のバージョンとの比較を行う（ステップ１０６）。

図５（ａ）〜（ｂ）は、リストＬに含まれる電子文書のバージョン、およびサムネイルの情報を作成する際に元となった電子文書のバージョンのそれぞれの情報が記載されたテーブルについて示した図である。
このうち、図５（ａ）は、リストＬに含まれる電子文書のバージョンの情報についてのテーブルＴｄである。このテーブルＴｄの情報は、ステップ１０３で、管理サーバ２０から、リストＬの情報を管理サーバ２０から取得する際に含まれる。図示するように、テーブルＴｄでは、電子文書のバージョンＤｖが、電子文書のファイル名Ｄｍおよび電子文書の作成／更新日時Ｄｔと関連付けられて記載される。よって、これにより、ファイル名Ｄｍから電子文書のバージョンを知ることができる。

また、図５（ｂ）は、サムネイルのバージョンの情報についてのテーブルＴｓである。これは、例えば、自装置の記憶部１５に記憶される。図５（ａ）と比較すると、サムネイルの情報としてサムネイルのファイル名Ｓｍが加わる点で異なる。つまり、テーブルＴｓでは、サムネイルのファイル名Ｓｍ、電子文書のファイル名Ｄｍ、電子文書の作成／更新日時Ｄｔ、および電子文書のバージョンＤｖが関連付けられて記載される。これにより、サムネイルの情報を作成する際に元になった電子文書のバージョンを知ることができる。

図５（ａ）および図５（ｂ）を比較した場合、１行目に示した電子文書については、電子文書のバージョンは、１．００である。また、サムネイルの情報を作成する際に元になった電子文書のバージョンは、同様に１．００である。即ち、両者のバージョンは、一致する。
対して、サムネイルの情報を作成する際に元になった電子文書のバージョンは、２．１０である。そして、サムネイルの情報を作成する際に元になった電子文書のバージョンは、２．００である。即ち、前者のバージョンの方が新しい。この場合、サムネイルの情報は、古いバージョンの電子文書を元に作成したものであることがわかる。

図４に戻り、ステップ１０６で、両者のバージョンが一致、またはサムネイルの情報を作成する際に元になった電子文書のバージョンの方が新しい場合、即ち、自装置の方のバージョンが新しい場合（ステップ１０６でＹｅｓ）、ステップ１１２に移行する。
一方、ステップ１０５で存在しない場合（ステップ１０５でＮｏ）、またはリストＬに含まれる電子文書のバージョンの方が新しい場合（ステップ１０６でＮｏ）、即ち、管理サーバ２０に格納された電子文書のバージョンの方が新しい場合、サムネイル取得部１４は、リストＬに含まれる電子文書のバージョンが、グループＧ内の他の端末装置１０内に存在するか否かを検索する（ステップ１０７）。この場合、制御部１３は、自装置以外の他の端末装置１０に記憶されたテーブルＴｄを検索し、他の端末装置１０に記憶されている電子文書を調べる。

その結果、存在した場合（ステップ１０８でＹｅｓ）、サムネイル取得部１４は、リストＬに含まれる電子文書のバージョンと、サムネイルの情報を作成する際に元となった電子文書のバージョンとの比較を行う（ステップ１０９）。
そして、両者のバージョンが一致、または元になった電子文書のバージョンの方が新しい場合、即ち、他の端末装置１０のバージョンが新しい場合（ステップ１０９でＹｅｓ）、この端末装置１０から、サムネイルの情報を取得する（ステップ１１０）。このサムネイルの情報は、記憶部１５に記憶される。

さらに、サムネイル取得部１４は、自装置について、図５（ｂ）に示したようなテーブルＴｓを更新する（ステップ１１１）。
そして、制御部１３は、サムネイルを表示部１６に表示する（ステップ１１２）。

一方、ステップ１０２で、サムネイルの情報を無条件に取得する場合（ステップ１０２でＹｅｓ）、ステップ１０８で、リストＬに含まれる電子文書のバージョンが、他の端末装置１０内に存在しない場合（ステップ１０８でＮｏ）、およびステップ１０９で、リストＬに含まれる電子文書のバージョンの方が新しい場合（ステップ１０９でＮｏ）は、サムネイル取得部１４は、管理サーバ２０から電子文書の情報を取得し、これからサムネイルの情報を作成する（ステップ１１３）。

さらに、制御部１３は、サムネイルの情報を、記憶部１５に保存する（ステップ１１４）。
そして、制御部１３は、他の端末装置１０に対し、サムネイルの情報を取得した旨を通知する（ステップ１１５）。これは、例えば、自装置から他の端末装置１０に対し、プッシュ通知される。その後、制御部１３は、サムネイルを表示部１６に表示する（ステップ１１２）。
以後は、端末装置１０を操作するユーザが、サムネイルを見て、閲覧したい電子文書を識別し、選択する。そして、選択された電子文書の情報が、管理サーバ２０からダウンロードされ、表示部１６に表示される。

図６は、表示部１６にサムネイルを表示した例を示した図である。
図示する例では、表示部１６にサムネイルＳとともに、電子文書のファイル名Ｄｍが併せて表示される。これにより、図２のようにリストＬだけを表示する場合に比較して、各電子文書について、その内容がより把握しやすくなる。

また、図４のステップ１１５で、通知を受けた他の端末装置１０では、通知を受けたサムネイルの情報についてのテーブルを作成してもよい。
図７は、通知を受けたサムネイルの情報についてのテーブルＴｐを示した図である。
図示するテーブルＴｐは、図５（ｂ）に示したテーブルＴｓに比較して、通知をした端末装置１０を特定するための情報として、ＭａｃアドレスＭａが加わる点で異なる。つまり、テーブルＴｐでは、通知をした端末装置１０のＭａｃアドレスＭａ、サムネイルのファイル名Ｓｍ、電子文書のファイル名Ｄｍ、電子文書の作成／更新日時Ｄｔ、および電子文書のバージョンＤｖが関連付けられて記載される。これにより、通知をした端末装置１０が格納しているサムネイルを把握することができる。なお、ここでは、通知をした端末装置１０を特定するための情報として、ＭａｃアドレスＭａを使用したが、これに限られるものではない。例えば、通知をした端末装置１０のＩＰアドレス、装置名称などであってもよい。

以上説明したように、サムネイル取得部１４は、電子文書のサムネイルの情報が、自己の端末装置１０が属する予め定められたグループＧ内の他の端末装置１０に格納されている場合、他の端末装置からサムネイルの情報を取得し、格納されていなかった場合、グループＧに属しない管理サーバ２０が格納する電子文書の情報を基にサムネイルの情報を取得する。これにより、電子文書のサムネイルを、その都度、クラウド上に存在するストレージから取得する場合に比較して、通信負荷を低減させることができる。また、情報処理システム１の処理速度が低下しにくくなる。つまり、グループＧ内の何れかの端末装置１０がサムネイルの情報を取得し、これを各端末装置１０で共有することができ、通信負荷を低減および処理速度の低下が実現できる。また、管理サーバ２０からのダウンロードに課金されるような場合は、課金額を抑制することができる。

また、上述したように、サムネイル取得部１４は、自装置である自己の端末装置１０、グループ内の他の端末装置１０の順でサムネイルの情報が格納されているか否かを探索し、さらに、なかった場合は、管理サーバ２０が格納する電子文書の情報を基にサムネイルの情報を取得する。これにより、通信負荷を低減させることができる。また、情報処理システム１の処理速度が低下しにくくなる。

そして、図４のステップ１０６およびステップ１０９で説明したように、サムネイル取得部１４は、リストＬに含まれる電子文書のバージョンと、自己の端末装置１０や他の端末装置１０に格納されているサムネイルの情報を作成する際に元となった電子文書のバージョンと、を比較する。そして、比較の結果により、他の端末装置１０からサムネイルの情報を取得するか、管理サーバ２０が格納する電子文書の情報を基にサムネイルの情報を取得するかを決める。具体的には、サムネイル取得部１４は、自己の端末装置１０や他の端末装置１０に格納されているサムネイルの情報が最新のバージョンである場合は、他の端末装置１０に格納されているサムネイルの情報を取得する。一方、サムネイル取得部１４は、自己の端末装置１０や他の端末装置１０に格納されているサムネイルの情報が最新のバージョンでない場合は、サムネイルの情報を管理サーバ２０が格納する電子文書の情報を基に取得する。これにより、最新の電子文書を基に、サムネイルを作成することができ、最新でない電子文書を基に、サムネイルを作成することを抑制できる。

なお、バージョンを比較するときに、メジャーバージョンとマイナーバージョンとを区別するようにしてもよい。つまり、マイナーバージョンでも異なれば、最新のバージョンと判断しない完全比較を行うことが考えられる。一方、マイナーバージョンが異なってもメジャーバージョンが同じであれば、最新のバージョンと判断する簡易比較を行うことが考えられる。また、これらの比較モードを、切り換えることができるようにしてもよい。

また、図４のステップ１１５で説明したように、制御部１３は、サムネイルの情報を取得したときに、他の端末装置１０にサムネイルの情報を取得した旨の通知を送出する。そして、制御部１３は、通知の対象となったサムネイルの情報およびサムネイルの元となった電子文書のバージョンと関連付けて保存する。即ち、自己の端末装置１０のテーブルＴｓを更新する。これにより、自己の端末装置１０が格納するサムネイルの情報を管理することができ、グループＧ内の各端末装置１０は、何れの端末装置１０にどの電子文書のサムネイルの情報が格納されているかを把握することができる。
なお、この通知は必ずしも行う必要はなく、通知を行う／行わないを切り換えることができるようにしてもよい。

なお、上述した例では、サムネイルの情報は、端末装置１０にて作成していた。ただし、これに限られるものではなく、管理サーバ２０にてサムネイルの情報を作成し、これを端末装置１０に送信してもよい。

また、上述した例では、グループＧ内の複数の端末装置１０および管理サーバ２０を情報処理システム１として扱ったが、グループＧに属する複数の端末装置１０を、情報処理システムであると扱うこともできる。

＜プログラムの説明＞
ここで、以上説明を行った本実施の形態の端末装置１０が行う処理は、例えば、アプリケーションソフトウェア等のプログラムとして用意される。そして、端末装置１０が行う処理は、ソフトウェアとハードウェア資源とが協働することにより実現される。

よって、本実施の形態で、端末装置１０が行う処理を実行するプログラムは、コンピュータに、ユーザによる電子文書の選択を受け付ける受付機能と、電子文書のサムネイルの情報が、自己の端末装置１０が属するグループＧ内の他の端末装置１０に格納されている場合、他の端末装置１０からサムネイルの情報を取得し、格納されていなかった場合、グループＧに属しない管理サーバ２０が格納する電子文書の情報を基にサムネイルの情報を取得する取得機能と、を実現させるためのプログラムとして捉えることもできる。

なお、本実施の形態を実現するプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納して提供することも可能である。

以上、本実施の形態について説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施の形態に記載の範囲には限定されない。上記実施の形態に、種々の変更または改良を加えたものも、本発明の技術的範囲に含まれることは、特許請求の範囲の記載から明らかである。

１…情報処理システム、１０…端末装置、１１…送受信部、１２…受付部、１３…制御部、１４…サムネイル取得部、１５…記憶部、１６…表示部、２０…管理サーバ、Ｇ…グループ

Claims (9)

1. プロセッサを備え、
   前記プロセッサは、
   ユーザによる電子文書の選択を受け付け、
   電子文書のサムネイルの情報が、自装置が属する予め定められたグループ内の他の装置に格納されている場合、他の装置から当該サムネイルの情報を取得し、格納されていなかった場合、当該グループに属しない外部装置が格納する電子文書の情報を基に当該サムネイルの情報を取得する情報処理装置。
2. 前記プロセッサは、電子文書のバージョンと、他の装置に格納されている前記サムネイルの情報を作成する際に元となった電子文書のバージョンと、を比較し、比較の結果により、他の装置から当該サムネイルの情報を取得するか、外部装置が格納する電子文書の情報を基に当該サムネイルの情報を取得するかを決めることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記プロセッサは、他の装置に格納されている前記サムネイルの情報が最新のバージョンである場合は、他の装置に格納されている当該サムネイルの情報を取得することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記プロセッサは、他の装置に格納されている前記サムネイルの情報が最新のバージョンでない場合は、当該サムネイルの情報を外部装置が格納する電子文書の情報を基に取得することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
5. 前記プロセッサは、前記サムネイルの情報を取得したときに、他の装置に当該サムネイルの情報を取得した旨の通知を送出することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
6. 前記プロセッサは、通知の対象となった前記サムネイルの情報および当該サムネイルの元となった電子文書のバージョンと関連付けて保存することを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
7. 予め定められたグループ内に属し、電子文書のサムネイルの情報の送受信を行い、プロセッサを有する複数の情報処理装置を備え、
   前記プロセッサは、
   ユーザによる電子文書の選択を受け付け、
   電子文書のサムネイルの情報が、自装置が属する前記グループ内の他の装置に格納されている場合、他の装置から当該サムネイルの情報を取得し、格納されていなかった場合、当該グループに属しない外部装置が格納する電子文書の情報を基に当該サムネイルの情報を取得する
   情報処理システム。
8. 電子文書を格納する格納装置と、
   予め定められたグループ内に属し、電子文書のサムネイルの情報の送受信を行う複数の情報処理装置と、
   を備え、
   前記情報処理装置は、プロセッサを備え、
   前記プロセッサは、
   ユーザによる電子文書の選択を受け付け、
   電子文書のサムネイルの情報が、前記グループ内の他の装置に格納されている場合、他の装置から当該サムネイルの情報を取得し、格納されていなかった場合、前記格納装置が格納する電子文書の情報を基に当該サムネイルの情報を取得する
   情報処理システム。
9. コンピュータに、
   ユーザによる電子文書の選択を受け付ける受付機能と、
   電子文書のサムネイルの情報が、自装置が属するグループ内の他の装置に格納されている場合、他の装置から当該サムネイルの情報を取得し、格納されていなかった場合、当該グループに属しない外部装置が格納する電子文書の情報を基に当該サムネイルの情報を取得する取得機能と、
   を実現させるためのプログラム。

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