JP2020036132A - 情報処理システムおよびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ファクシミリを受信したことを示す情報が特定の一部の者に出力されるようにする。【解決手段】宛先情報と当該宛先情報に対応付けられて登録された登録者とを記憶する記憶手段と、受信したファクシミリの送信元を特定する送信元特定手段と、特定された前記送信元が前記宛先情報として記憶されている場合に、当該宛先情報に対応付けられた前記登録者を特定する登録者特定手段と、特定された前記登録者に対し、ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する受信情報出力手段と、を備える情報処理システム。【選択図】図３

Description

本発明は、情報処理システムおよびプログラムに関する。

特許文献１には、ファクシミリ受信した文書を他のサーバに転送送信時、ユーザが設定したパスワードに従って文書を暗号化して送信する画像通信装置が開示されている。

特開２０１５−１９５４９５号公報

ファクシミリを受信した場合に、受信したことを示す情報を出力してユーザに通知すれば、ユーザは、ファクシミリから離れていても、ファクシミリの受信を把握できる。
ところで、ファクシミリを受信したことを示す情報の出力先を制限せず、対象となりうる者の全てに、この受信したことを示す情報を出力すると、本来必要でない者にも、この情報が出力されやすくなる。
本発明の目的は、ファクシミリを受信したことを示す情報が特定の一部の者に出力されるようにすることにある。

請求項１に記載の発明は、宛先情報と当該宛先情報に対応付けられて登録された登録者とを記憶する記憶手段と、受信したファクシミリの送信元を特定する送信元特定手段と、特定された前記送信元が前記宛先情報として記憶されている場合に、当該宛先情報に対応付けられた前記登録者を特定する登録者特定手段と、特定された前記登録者に対し、ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する受信情報出力手段と、を備える情報処理システムである。
請求項２に記載の発明は、受信した前記ファクシミリにより得られた文書を、特定された前記登録者が参照できるようにするための情報を、当該登録者に出力する参照用情報出力手段を更に備える請求項１に記載の情報処理システムである。
請求項３に記載の発明は、前記参照用情報出力手段は、情報格納装置に格納された前記文書を外部装置から参照可能とするための情報を送信する請求項２に記載の情報処理システムである。
請求項４に記載の発明は、前記参照用情報出力手段は、前記参照できるようにするための情報として、前記文書自体を前記登録者に出力する請求項２に記載の情報処理システムである。
請求項５に記載の発明は、前記参照用情報出力手段は、前記文書の一部を出力する請求項４に記載の情報処理システムである。
請求項６に記載の発明は、前記参照用情報出力手段は、前記文書のうちの前記送信元についての情報が記載されている部分を出力する請求項５に記載の情報処理システムである。
請求項７に記載の発明は、前記参照用情報出力手段は、前記文書のうちの件名が記載されている部分を出力する請求項５に記載の情報処理システムである。
請求項８に記載の発明は、前記登録者に出力される前記文書を加工する加工手段を更に備える請求項４に記載の情報処理システムである。
請求項９に記載の発明は、前記加工手段は、前記文書の一部を前記登録者が参照できなくする加工を行う請求項８に記載の情報処理システムである。
請求項１０に記載の発明は、受信した前記ファクシミリにより得られた文書を印刷部にて印刷する際に必要となる認証用情報を、特定された前記登録者に出力する認証用情報出力手段を更に備える請求項１に記載の情報処理システムである。
請求項１１に記載の発明は、前記登録者による認証用情報の入力があった場合に、前記印刷部による前記文書の印刷が行われる請求項１０に記載の情報処理システムである。
請求項１２に記載の発明は、前記受信情報出力手段は、前記登録者特定手段により特定され且つ前記送信元への情報送信の実績がある前記登録者に対し、前記ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する請求項１に記載の情報処理システムである。
請求項１３に記載の発明は、前記受信情報出力手段は、前記送信元への情報送信の実績があり且つ当該送信元への当該情報送信を予め定められた期間内に行った前記登録者に対し、前記ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する請求項１２に記載の情報処理システムである。
請求項１４に記載の発明は、前記受信情報出力手段は、前記送信元への情報送信の実績があり且つ前記ファクシミリを受信したときから予め定められた期間だけ遡ったとき以降に当該送信元への当該情報送信を行った前記登録者に対し、前記ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する請求項１２に記載の情報処理システムである。
請求項１５に記載の発明は、前記受信情報出力手段は、前記送信元への情報送信の実績があり且つ当該送信元への当該情報送信を予め定められた回数を超える回数行った前記登録者に対し、前記ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する請求項１２に記載の情報処理システムである。
請求項１６に記載の発明は、受信したファクシミリの送信元を特定する送信元特定手段と、特定された前記送信元への情報送信を行ったことがある情報送信者を特定する送信者特定手段と、特定された前記情報送信者に対し、ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する受信情報出力手段と、を備える情報処理システムである。
請求項１７に記載の発明は、前記受信情報出力手段は、前記送信元への情報送信を予め定められたとき以降に行った前記情報送信者に対し、前記ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する請求項１６に記載の情報処理システムである。
請求項１８に記載の発明は、前記受信情報出力手段は、前記ファクシミリを受信したときから予め定められた期間だけ遡ったとき以降に前記情報送信を行った前記情報送信者に対し、前記ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する請求項１７に記載の情報処理システムである。
請求項１９に記載の発明は、前記送信者特定手段は、特定された前記送信元への情報送信をファクシミリで行った前記情報送信者を特定し、前記受信情報出力手段は、前記送信元への情報送信をファクシミリで行った前記情報送信者に対し、前記ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する請求項１６に記載の情報処理システムである。
請求項２０に記載の発明は、宛先情報と当該宛先情報に対応付けられて登録された登録者とを記憶する記憶機能と、受信したファクシミリの送信元を特定する送信元特定機能と、特定された前記送信元が前記宛先情報として記憶されている場合に、当該宛先情報に対応付けられた前記登録者を特定する登録者特定機能と、特定された前記登録者に対し、ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する受信情報出力機能と、をコンピュータに実現させるためのプログラムである。

請求項１の発明によれば、ファクシミリを受信したことを示す情報を特定の一部の者に出力することができる。
請求項２の発明によれば、登録者が、受信したファクシミリにより得られた文書を参照できるようになる。
請求項３の発明によれば、登録者が、外部装置の設置箇所にて、受信したファクシミリにより得られた文書を参照できるようになる。
請求項４の発明によれば、登録者が、受信したファクシミリにより得られた文書自体を参照できるようになる。
請求項５の発明によれば、登録者が文書から得る情報を制限することができる。
請求項６の発明によれば、登録者が文書から得る情報を制限しつつ、登録者に対して文書の送信元についての情報を提供できる。
請求項７の発明によれば、登録者が文書から得る情報を制限しつつ、登録者に対して文書の件名についての情報を提供できる。
請求項８の発明によれば、登録者に出力される文書の加工を行うことができる。
請求項９の発明によれば、登録者が文書から得る情報を制限することができる。
請求項１０の発明によれば、特定された登録者に対して認証用情報を出力しない場合に比べ、特定された登録者以外の者による文書の印刷を抑制することができる。
請求項１１の発明によれば、認証用情報の入力の有無に関わらず印刷部による文書の印刷が行われる場合に比べ、特定された登録者以外の者による文書の印刷を抑制することができる。
請求項１２の発明によれば、送信元への情報送信の実績が無い登録者に対して、ファクシミリを受信したことを示す情報の出力を行う場合に比べ、ファクシミリの本来の受信者である可能性がより高い者に、ファクシミリを受信したことを示す情報の出力を行える。
請求項１３の発明によれば、登録者が送信元への情報送信を行ったときが何れのときであったとしても、ファクシミリを受信したことを示す情報をこの登録者に出力する場合に比べ、ファクシミリの本来の受信者である可能性がより高い登録者に、ファクシミリを受信したことを示す情報の出力を行える。
請求項１４の発明によれば、登録者が送信元への情報送信を行ったときが何れのときであったとしても、ファクシミリを受信したことを示す情報をこの登録者に出力する場合に比べ、ファクシミリの本来の受信者である可能性がより高い登録者に、ファクシミリを受信したことを示す情報の出力を行える。
請求項１５の発明によれば、登録者が送信元への情報送信を行った回数が何れの回数であったとしても、ファクシミリを受信したことを示す情報をこの登録者に出力する場合に比べ、ファクシミリの本来の受信者である可能性がより高い登録者に、ファクシミリを受信したことを示す情報の出力を行える。
請求項１６の発明によれば、ファクシミリを受信したことを示す情報を特定の一部の者に出力することができる。
請求項１７の発明によれば、情報送信者が送信元への情報送信を行ったときが何れのときであったとしても、ファクシミリを受信したことを示す情報をこの情報送信者に出力する場合に比べ、ファクシミリの本来の受信者である可能性がより高い情報送信者に、ファクシミリを受信したことを示す情報の出力を行える。
請求項１８の発明によれば、情報送信者が送信元への情報送信を行ったときが何れのときであったとしても、ファクシミリを受信したことを示す情報をこの情報送信者に出力する場合に比べ、ファクシミリの本来の受信者である可能性がより高い情報送信者に、ファクシミリを受信したことを示す情報の出力を行える。
請求項１９の発明によれば、送信元への情報送信をファクシミリ以外で行った情報送信者に対し、ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する場合に比べ、ファクシミリの本来の受信者である可能性がより高い者に、ファクシミリを受信したことを示す情報の出力を行える。
請求項２０の発明によれば、ファクシミリを受信したことを示す情報を特定の一部の者に出力することができる。

情報処理システムを示した図である。 画像形成装置の構成を示した図である。 画像形成装置が有する機能を示した機能ブロック図である。 情報処理システムにて実行される処理の流れを示したフローチャートである。 受信文書の１ページ目の一例を示した図である。 画像形成装置のＵＩにおける表示画面を説明する図である。 登録者記憶部に格納された情報を示した図である。

以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態について詳細に説明する。
図１は、本実施形態の情報処理システム１を示した図である。
本実施形態の情報処理システム１には、記録材である用紙への画像形成を行う画像形成装置１００が設けられている。
画像形成装置１００は、原稿上の画像を読み取る画像読み取り機能、記録材の一例である用紙への画像形成を行う画像形成機能、ファクシミリの送受信機能、電子メールの送受信機能などを有する。

さらに、本実施形態の情報処理システム１には、画像形成装置１００に接続される複数の端末装置２００が設けられている。端末装置２００は、コンピュータ装置により構成される。
端末装置２００の各々には、ユーザへの情報の表示を行う表示装置２１０が設けられている。また、端末装置２００には、マウスやキーボードなどにより構成され、ユーザによる情報の入力を受ける受け付け装置２２０が設けられている。
ここで、画像形成装置１００と端末装置２００の各々とは、ＬＡＮなどの通信回線４００を介して接続される。

図２は、画像形成装置１００の構成を示した図である。
画像形成装置１００には、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０１、ＲＡＭ（Random Access Memory）１０２、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０３が設けられている。また、画像形成装置１００には、ハードディスク装置などにより構成され、情報を記憶する記憶装置１０４が設けられている。さらに、画像形成装置１００には、外部との通信を行う通信装置（通信Ｉ／Ｆ）１０５が設けられている。

また、画像形成装置１００には、画像読み取り部１０６、画像形成部１０７、画像処理部１０８、ＵＩ（User Interface）１０９が設けられている。
画像読み取り部１０６は、いわゆるスキャナ装置により構成され、原稿上の画像を読み取る。
画像形成部１０７は、電子写真方式やインクジェット方式を用いて、記録材の一例である用紙への画像形成を行う。なお、画像形成の方式は特に限られず、他の方式を用いてもよい。
画像処理部１０８は、受信した画像データや画像読み取り部１０６により生成された画像データに対して、予め定められた画像処理を施す。
ＵＩ１０９は、例えば、タッチパネル方式のディスプレイにより構成され、ユーザへの情報の表示を行い、また、ユーザによる情報の入力を受け付ける。

ＲＯＭ１０３、記憶装置１０４は、ＣＰＵ１０１により実行されるプログラムを記憶する。ＣＰＵ１０１は、ＲＯＭ１０３や記憶装置１０４に記憶されているプログラムを読み出し、ＲＡＭ１０２を作業エリアにしてプログラムを実行する。
ＣＰＵ１０１により、ＲＯＭ１０３や記憶装置１０４に格納されたプログラムが実行されることで、後述する各機能部が実現される。

ここで、ＣＰＵ１０１によって実行されるプログラムは、磁気記録媒体（磁気テープ、磁気ディスクなど）、光記録媒体（光ディスクなど）、光磁気記録媒体、半導体メモリなどのコンピュータが読取可能な記録媒体に記憶した状態で、画像形成装置１００へ提供しうる。また、ＣＰＵ１０１によって実行されるプログラムは、インターネットなどの通信手段を用いて、画像形成装置１００へダウンロードしてもよい。

また、本実施形態の画像形成装置１００は、ファクシミリの送受信機能を有する。
画像形成装置１００を用いてファクシミリの送信の行う際には、まず、画像読み取り部１０６によって原稿の読み取りが行われる。そして、通信装置１０５が、画像読み取り部１０６によるこの読み取りより得られた画像データを、宛先情報により特定される宛先へ送信する。
また、ファクシミリの受信時は、通信装置１０５が、ファクシミリを受信する。次いで、画像形成部１０７が、この受信により得られた画像を用紙上に形成する。

図３は、画像形成装置１００が有する機能を示した機能ブロック図である。なお、この図３では、ファクシミリに関する機能を示している。
本実施形態の画像形成装置１００には、文書格納部１２１、登録者記憶部１２２、送信元特定部１２３、登録者特定部１２４、受信情報出力部１２５、参照用情報出力部１２６、文書加工部１２７、認証用情報出力部１２８、送信者特定部１２９が設けられている。

ここで、文書格納部１２１、登録者記憶部１２２は、記憶装置１０４により実現される。
また、送信元特定部１２３、登録者特定部１２４、文書加工部１２７、送信者特定部１２９は、例えば、ＲＯＭ１０３や記憶装置１０４に格納されたプログラムを実行するＣＰＵ１０１により実現される。
また、受信情報出力部１２５、参照用情報出力部１２６、認証用情報出力部１２８は、例えば、ＲＯＭ１０３や記憶装置１０４に格納されたプログラムを実行するＣＰＵ１０１、および、通信装置１０５により実現される。

文書格納部１２１は、受信したファクシミリにより得られた文書（文書データ）を格納する。
記憶手段の一例としての登録者記憶部１２２は、宛先情報とこの宛先情報に対応付けられて登録された登録者とを記憶する。

具体的には、本実施形態では、ファクシミリ、電子メールなどの送信に用いる宛先情報（例えば、ファックス番号やメールアドレス）が登録者記憶部１２２に記憶され、さらに、宛先情報の各々に対応付けられて、ユーザ名やユーザＩＤなどの情報が登録者記憶部１２２に記憶される。

付言すると、本実施形態では、ユーザの各々は、ＵＩ１０９等を操作して、宛先情報を画像形成装置１００に登録する。
そして、本実施形態では、図７（登録者記憶部に格納された情報を示した図）に示すように、ユーザ（登録者）の各々と宛先情報の各々とが互いに対応付けられた状態で、ユーザ（登録者）および宛先情報についての情報が、登録者記憶部１２２に記憶される。

送信元特定手段の一例としての送信元特定部１２３は、受信したファクシミリの送信元を特定する。
具体的には、送信元特定部１２３は、受信したファクシミリの送信を行った送信元のファックス番号等を取得して（ファクシミリとともに送信されてきた、送信元についての情報を取得して）、受信したこのファクシミリの送信元を特定する。
登録者特定手段の一例としての登録者特定部１２４は、送信元特定部１２３により特定された送信元が宛先情報として登録者記憶部１２２に記憶されている場合に、この宛先情報に対応付けられた登録者を特定する。

本実施形態では、上記のように、登録者記憶部１２２に、宛先情報と登録者とが対応付けられて記憶されている。
登録者特定部１２４は、登録者記憶部１２２に記憶されている情報の検索を行い、登録者記憶部１２２に記憶されている宛先情報のうち、送信元特定部１２３により特定された送信元がこの宛先情報となっている宛先情報を特定する。
そして、登録者特定部１２４は、特定した宛先情報に対応付けられている登録者を特定する。

受信情報出力手段の一例としての受信情報出力部１２５は、登録者特定部１２４により特定された上記の登録者（以下、「特定登録者」と称することがある）に対し、ファクシミリを受信したことを示す情報（以下、「ファクシミリ受信情報」と称する）を出力する。
付言すると、画像形成装置１００には、登録者の各々と情報の出力先の各々とが予め対応付けて登録されており、受信情報出力部１２５は、登録者特定部１２４により特定された特定登録者に対応付けられた出力先に対し（具体的には、図１にて示した端末装置２００等に対し）、ファクシミリ受信情報を出力する。
参照用情報出力手段の一例としての参照用情報出力部１２６は、受信したファクシミリにより得られた文書を特定登録者が参照できるようにするための情報を、この特定登録者に出力する。
具体的には、参照用情報出力部１２６は、例えば、受信したファクシミリにより得られた文書自体や、文書が格納された情報記憶装置のＵＲＬ（Uniform Resource Locator）などを、特定登録者に対応付けられた出力先（端末装置２００等）に出力する。
なお、以下の説明においても、特定登録者に情報を出力するにあたっては、特定登録者に予め対応付けられた出力先（端末装置２００等）に対して情報の出力を行う。

加工手段の一例としての文書加工部１２７は、特定登録者に文書自体が出力される場合に、登録者に出力されるこの文書を加工する。
認証用情報出力手段の一例としての認証用情報出力部１２８は、受信したファクシミリにより得られた文書の印刷時に必要となる認証用情報（印刷用パスワード）を、特定登録者へ出力する。

より具体的には、認証用情報出力部１２８は、受信したファクシミリにより得られた文書を画像形成部１０７（図２参照）にて印刷する際に必要となる認証用情報（印刷用パスワード）を、特定登録者へ出力する。
また、認証用情報出力部１２８は、受信したファクシミリにより得られた文書の削除に必要となる認証用情報（削除用パスワード）を、特定登録者へ出力する。
送信者特定手段の一例としての送信者特定部１２９は、送信元特定部１２３により特定された送信元への情報送信を過去に行ったことがある情報送信者を特定する。

ここで、上記の印刷用パスワード、削除用パスワードは、他のパスワードや、以前に生成された印刷用パスワード、削除用パスワードとは同じとならないように生成される。
但し、印刷用パスワード、削除用パスワードの両者は、桁数、使用される文字の種類などが同じとなるように生成される。これにより、印刷用パスワード、削除用パスワードの入力画面の共通化を図れる。

図４は、情報処理システム１にて実行される処理の流れを示したフローチャートである。
本実施形態の情報処理システム１では、まず、画像形成装置１００がファクシミリを受信すると、画像形成装置１００では、受信したこのファクシミリにより得られた文書（以下、「受信文書」と称する）を、文書格納部１２１に格納する（ステップＳ１０１）。
次いで、送信元特定部１２３が、受信したこのファクシミリの送信元を特定する（ステップＳ１０２）。具体的には、送信元特定部１２３は、ファクシミリの送信元のファックス番号等を特定して、受信したこのファクシミリの送信元を特定する。

次いで、登録者特定部１２４が、登録者記憶部１２２に記憶されている情報の検索処理を行って、送信元特定部１２３により特定された送信元が宛先情報として登録されているかを判断する（ステップＳ１０３）。
そして、登録者特定部１２４は、この送信元が宛先情報として登録されている場合、この宛先情報に対応付けられた登録者（特定登録者）を特定する（ステップＳ１０４）。
なお、この送信元が宛先情報として複数登録されている場合、登録者特定部１２４より特定される登録者（特定登録者）も複数となる。

登録者（特定登録者）が特定された場合、画像形成装置１００にて、文書格納部１２１に格納された受信文書のフォーマットの変換を行う（ステップＳ１０５）。
具体的には、文書格納部１２１に格納された受信文書のフォーマットを、例えば、ＰＤＦ形式やｔｉｆｆ形式に変換する。

その後、画像形成装置１００では、認証用情報出力部１２８が、ユーザが受信文書を印刷する際に必要となる認証用情報（印刷用パスワード）を生成し、また、ユーザが受信文書の削除を行う際に必要となる認証用情報（削除用パスワード）を生成する（ステップＳ１０６）。

付言すると、本実施形態では、ユーザは、印刷部である画像形成部１０７を用いて受信文書を印刷するが、認証用情報出力部１２８は、この印刷の際に必要となる認証用情報（印刷用パスワード）を生成する。
また、本実施形態では、ユーザが希望する場合に受信文書の削除を行えるようになっており、認証用情報出力部１２８は、この削除の際に必要となる認証用情報（削除用パスワード）を生成する。

その後、本実施形態では、受信情報出力部１２５が、特定登録者に対し、ファクシミリを受信したことを示すファクシミリ受信情報を出力する（ステップＳ１０７）。
付言すると、受信情報出力部１２５は、ファクシミリを受信したことを特定登録者に通知するための情報を出力する。
これにより、特定登録者に対するこの通知が無い場合に比べ、特定登録者は、ファクシミリを受信したことを気づきやすくなる。

さらに、本実施形態では、参照用情報出力部１２６が、受信文書を特定登録者が参照できるようにするための情報（以下、「参照用情報」と称する）を、この特定登録者に出力する（ステップＳ１０７）。
さらに、認証用情報出力部１２８が、生成した上記の認証用情報（印刷用パスワード、削除用パスワード）を、特定登録者に出力する（ステップＳ１０７）。
なお、本実施形態では、ファクシミリ受信情報、参照用情報、認証用情報の特定登録者への出力は、電子メールを用いて行う。

ここで、本実施形態では、参照用情報出力部１２６は、参照用情報として（特定登録者が受信文書を参照できるようにするための情報として）、受信文書自体を、登録者の端末装置２００に出力する。
より具体的には、参照用情報出力部１２６は、ステップＳ１０５にてフォーマットの変換処理が行われた受信文書を、登録者の端末装置２００に出力する。
また、参照用情報出力部１２６は、受信文書を登録者に出力するにあたり、受信文書の全てではなく、受信文書の一部を出力する。

ここで、受信文書の一部の出力にあたっては、例えば、受信文書のうちの、送信元についての情報が記載されている部分を出力する。具体的には、例えば、送信元の名称、氏名、ファクス番号など、送信元を識別し得る情報が記載された部分を出力する。
図５（受信文書の１ページ目の一例を示した図）を参照して具体的に説明すると、例えば、符号５Ａで示す部分を出力する。

ここで、送信元についての情報が記載されている部分の出力にあたっては、まず、例えば、文字認識処理（ＯＣＲ処理）を行い、送信元についての情報が記載されている部分を特定する。そして、この特定したこの部分を、特定登録者に対して出力する。
また、例えば、ファクシミリのフォーマットが定型であり、送信元についての情報が存在する箇所が予め決まっている場合には、この存在する箇所の画像を取得して、取得したこの画像を特定登録者に対して出力する。

また、受信文書の一部の出力にあたっては、例えば、受信文書のうちの、件名が記載されている部分を出力してもよい。具体的には、例えば、図５の符号５Ｂで示す部分を出力してもよい。
ここで、件名が記載されている部分の出力にあたっても、例えば、上記と同様、文字認識処理（ＯＣＲ処理）を行い、件名の情報が記載されている部分を特定し、特定したこの部分を出力する。

また、この場合も、ファクシミリのフォーマットが定型であり、件名が存在する箇所が予め決まっている場合には、この存在する箇所の画像を取得して、取得したこの画像を特定登録者に対して出力してもよい。
また、受信文書の一部の出力にあたっては、例えば、受信文書の１ページ目など、受信文書の特定のページのみを出力してもよい。

なお、このように受信文書の一部を選択して出力する態様の他、受信文書の加工を行い、加工後の受信文書を特定登録者に出力してもよい。この加工は、文書加工部１２７により行われる。
ここで、受信文書の加工としては、例えば、受信文書の一部を登録者が参照できなくする加工を行う。より具体的には、例えば、受信文書の一部を削除する加工や、受信文書の一部にマスクをかける加工（受信文書の画像に対して他の画像を重ねる加工）や、画像の解像度を低下させる加工を行う。

ステップＳ１０７（図４参照）までの処理が行われると、特定登録者の各々の端末装置２００の表示装置２１０（図１参照）に、受信文書が表示される。この際、本実施形態では、例えば、受信文書の一部が表示されたり、また、受信文書の一部が参照できない状態で受信文書が表示されたりする。
また、特定登録者の各々の端末装置２００の表示装置２１０には、ファクシミリを受信したことを示す情報が表示される。具体的には、例えば、「ファクシミリを受信しました」を旨とする表示が行われる。

さらに、特定登録者の各々の端末装置２００の表示装置２１０には、印刷用パスワード、削除用パスワードが表示される。
以上の処理により、本実施形態では、特定登録者が、ファクシミリの受信があったことを把握し、さらに、ファクシミリの内容の一部についての情報、および、印刷用パスワード、削除用パスワードを取得する。

ここで、本実施形態のように、特定登録者の各々の端末装置２００の表示装置２１０に、受信文書についての情報が表示される場合、特定登録者の各々は、画像形成装置１００まで行かずに、受信されたファクシミリが、自分宛てのファクシミリであるかの確認を行える。
さらに、本実施形態では、特定登録者の各々は、画像形成装置１００まで行かずに、受信文書の印刷の要、不要の判断を行える。

ここで、受信文書の確認にあたっては、例えば、画像形成装置１００のＵＩ１０９（図２参照）に受信文書を表示し、このＵＩ１０９を参照して、受信文書を確認する態様も考えられる。
ところで、この場合、ユーザは、画像形成装置１００まで行く必要が生じる。
また、画像形成装置１００のＵＩ１０９では、受信文書の内容の把握を行いにくい場合も多い。具体的には、画像形成装置１００のＵＩ１０９では、受信文書についての情報が文字列で表示されることも多く、この場合、受信文書の内容の把握を行いにくい。

また、画像形成装置１００のＵＩ１０９に、受信文書のサムネイル画像を表示する態様も考えられるが、この場合は、画像形成装置１００に、高精細な表示装置２１０を設置する必要が生じ、画像形成装置１００のコストが増加しやすい。
さらに、画像形成装置１００のＵＩ１０９にて、受信文書を確認する態様では、ユーザが画像形成装置１００の前に立って確認作業を行うことになり、この場合、画像形成装置１００の使用を希望する他のユーザがいる場合に、この他のユーザが、画像形成装置１００を使用できなくなる。

ステップＳ１０８（図４参照）以降の処理について説明する。
ステップＳ１０８では、特定登録者による、印刷を行うか否かの判断が行われる。
そして、特定登録者が印刷を行うと判断した場合、特定登録者による受信文書の印刷が行われる。
具体的には、まず、特定登録者は、画像形成装置１００まで移動する。次いで、特定登録者は、画像形成装置１００のＵＩ１０９に対する操作を行い、自身のユーザＩＤを入力して、ログインを行う。

図６（画像形成装置１００のＵＩ１０９における表示画面を説明する図）の（Ａ）は、ログイン後のＵＩ１０９の表示画面を示した図である。
ログイン後のＵＩ１０９の表示画面では、図６（Ａ）に示すように、複数の選択項目１０９Ａが表示される。

そして、本実施形態では、図６（Ｂ）、（Ｃ）に示すように、特定登録者が、選択項目１０９Ａを順次選択していくと、図６（Ｄ）に示すように、印刷用パスワードの入力画面が表示される。
そして、本実施形態では、図６（Ｅ）に示すように、また、図４のステップＳ１０９に示すように、特定登録者が印刷用パスワードを入力する。

その後、本実施形態では、図４のステップＳ１１０に示すように、画像形成装置１００が、印刷用パスワードに対応する受信文書が存在するか否かを判断する。
そして、受信文書が存在する場合、図６（Ｆ）に示すように、この受信文書の各々が表示される。
そして、本実施形態では、表示された受信文書が特定登録者により選択されると、印刷部である画像形成部１０７（図２参照）による、受信文書の印刷が行われ（ステップＳ１１１）、また、ＵＩ１０９における表示画面が、図６（Ｇ）に示す表示画面に切り替わる。

なお、本実施形態では、受信文書の印刷にあたり、この受信文書に対応付けられた印刷用パスワードと、特定登録者が入力した印刷用パスワードとが一致する場合に、印刷を行う場合を説明したが、これに限らず、例えば、ユーザＩＤおよび印刷用パスワードの両者が一致する場合に、印刷を行うようしてもよい。

具体的には、この場合は、受信文書に対して、ユーザＩＤと印刷用パスワードの両者を対応付けて登録しておく。
そして、この場合、ログイン時に入力されたユーザＩＤと特定登録者がＵＩ１０９を介して入力した印刷用パスワードの両者が、登録されたユーザＩＤ、印刷用パスワードに一致する場合に、受信文書の印刷を行う。
この場合、印刷用パスワードのみの合致／不一致に基づいて印刷の可否を決める場合に比べ、特定登録者以外による意図しない印刷が起きにくくなる。

本実施形態では、画像形成装置１００は、受信文書を得た場合、この受信文書を印刷せずに保持しておき、上記のように、印刷パスワードの入力があった場合に、受信文書を印刷する。
この場合、ファクシミリを受信したら受信文書を一律に印刷する場合に比べ、印刷済みの受信文書がそのまま放置され、放置された受信文書が、関係のない第三者により視認されることが起きにくくなる。
また、この場合（印刷用パスワードの入力を条件に受信文書の印刷を行う場合）、ファクシミリを受信したら受信文書を一律に印刷する場合に比べ、受信文書の印刷回数が減り、印刷に要するコストが低減する。

次に、ステップＳ１１２（図４参照）の処理について説明する。
本実施形態では、ステップＳ１１０にて、受信文書が存在しないと判断された場合、画像形成装置１００のＵＩ１０９を通じて、特定登録者に対し、対象となる受信文書が既に印刷済みである旨の通知が行われる（ステップＳ１１２）。

本実施形態では、ファクシミリ受信情報が、複数の特定登録者に出力されることがあり、本実施形態では、この複数の特定登録者の中の一人により受信文書の印刷が行われると、文書格納部１２１から、この受信文書が削除される。
このため、本実施形態では、受信文書が存在しない場合があり、この場合は、上記のとおり、対象となる受信文書が既に印刷済みである旨の通知が行われる。

次に、ステップＳ１１３以降の処理について説明する。
ステップＳ１１３では、特定登録者が、画像形成装置１００のＵＩ１０９を操作して、削除用パスワードを入力する。
より具体的には、本実施形態では、ステップＳ１０８にて、受信文書の印刷の必要がないと特定登録者が判断した場合、特定登録者は、画像形成装置１００のＵＩ１０９を操作して、削除用パスワードを入力する。これにより、文書格納部１２１に格納されている受信文書が削除される（ステップＳ１１４）。

次に、送信元が宛先情報として登録されていないとステップＳ１０３にて判断された場合の処理について説明する。具体的には、ステップＳ１１５〜ステップＳ１２０の処理について説明する。
ステップＳ１１５の処理では、ステップＳ１０５における処理と同様、受信文書のフォーマットを変換する。
次いで、画像形成装置１００は、予め登録された管理者に対して、ファクシミリ受信情報、および、参照用情報の出力を行う（ステップＳ１１６）。

具体的には、画像形成装置１００は、例えば、ファクシミリ受信情報を含んだ電子メールに受信文書を添付したうえで、この電子メールを管理者に送信する。
なお、管理者への電子メールの送信にあたっては、認証用情報（印刷用パスワード、削除用パスワード）の送信は行わない。
次いで、この処理では、管理者が、自身の端末装置２００で、ファクシミリの受信があったことを把握し、また、受信文書の確認を行う（ステップＳ１１７）。

次いで、管理者は、画像形成装置１００へ移動する。さらに、管理者は、画像形成装置１００のＵＩ１０９に対する操作を行って、予め定められた、管理用のパスワードを入力する（ステップＳ１１８）。
その後、本実施形態では、画像形成装置１００のＵＩ１０９に、図６（Ｆ）における表示と同様、受信文書についての情報が表示され、管理者は、受信文書を選択して、印刷指示を行う（ステップＳ１１９）。そして、画像形成装置１００では、選択された受信文書の印刷が行われる（ステップＳ１２０）。

ここで、参照用情報についてさらに説明する。
本実施形態では、上記の通り、受信文書を特定登録者が参照できるようにするための参照用情報として、受信文書自体を特定登録者へ出力した。ところで、参照用情報は、受信文書自体に限らず、他の情報としてもよい。
例えば、参照用情報として、受信文書の格納箇所を示すＵＲＬ（Uniform Resource Locator）などの情報を出力してもよい。
言い換えると、画像形成装置１００に格納された受信文書への端末装置２００からのアクセスを可能にする情報（画像形成装置１００に格納された受信文書を端末装置２００から参照可能とするための情報）を出力してもよい。

この場合、特定登録者は、外部装置の一例である端末装置２００を操作し、ＵＲＬを元に、画像形成装置１００にアクセスして、画像形成装置１００に格納されている受信文書を参照する。
なお、本実施形態では、アクセス先が画像形成装置１００となっているが、アクセス先は、画像形成装置１００以外の他の装置としてもよい。
この場合は、例えば、他の装置に受信文書を転送して、この他の装置に受信文書を格納する。そして、端末装置２００からこの他の装置にアクセスして、受信文書を参照する。

次に、ファクシミリ受信情報の出力先についてさらに説明する。
本実施形態では、上記のとおり、ファクシミリ受信情報等の出力先が特定登録者であるが、ファクシミリ受信情報等の出力先は、この特定登録者のうち、送信元への情報送信の実績がある特定登録者に絞ってもよい。

例えば、送信元への情報送信の実績があり且つこの送信元への情報送信を予め定められた期間内に行った特定登録者に対し、ファクシミリ受信情報等を出力するようにしてもよい。
具体的には、例えば、送信元への情報送信の実績があり且つこの送信元への情報送信を過去１か月以内に行った特定登録者に対し、ファクシミリ受信情報等を出力するようにしてもよい。

また、例えば、送信元への情報送信の実績があり且つファクシミリを受信したときから予め定められた期間だけ遡ったとき以降に送信元への情報送信を行った特定登録者に対し、ファクシミリ受信情報等を出力してもよい。
具体的には、例えば、送信元への情報送信の実績があり且つファクシミリを受信したときから１か月遡ったとき以降に送信元への情報送信を行った特定登録者に対し、ファクシミリ受信情報等を出力してもよい。
より具体的には、例えば、ファクシミリを受信したときが５月１日であった場合に、４月１日以降に送信元への情報送信を行った特定登録者に対し、ファクシミリ受信情報等を出力してもよい。

また、例えば、送信元への情報送信の実績があり且つ送信元への情報送信を予め定められた回数を超える回数行ったことがある特定登録者に対して、ファクシミリ受信情報等を出力してもよい。
具体的には、例えば、送信元への情報送信の実績があり且つ送信元への情報送信を過去に１０回を超える回数行った特定登録者に対して、ファクシミリ受信情報等を出力してもよい。

さらに、ファクシミリ受信情報等の出力先を絞るにあたっては、例えば、送信元への情報送信の実績があり、且つ、この送信元への情報送信を、ファクシミリを用いて行った特定登録者に対し、ファクシミリ受信情報等を出力するようにしてもよい。
言い換えると、受信したファクシミリと同じ通信方式であるファクシミリを用いて、送信元への情報送信を行った特定登録者に絞って、ファクシミリ受信情報等を出力するようにしてもよい。
この場合、電子メールなどを用いて送信元への情報送信を過去に行った特定登録者に対しては、ファクシミリ受信情報等が出力されないことになる。

また、上記では、予め登録された登録者（登録者記憶部１２２に登録済みの登録者）に対して、ファクシミリ受信情報等を出力する場合を一例に説明したが、これに限らない。
予め登録された登録者に限らず、送信元への情報送信を過去に実際に行ったことがある情報送信者を特定して、特定したこの情報送信者に対し、ファクシミリ受信情報等を出力してもよい。

言い換えると、上記では、登録者記憶部１２２に登録されている複数の登録者の中から、ファクシミリ受信情報等の出力先を特定したが、ファクシミリ受信情報等の出力先は、登録者記憶部１２２に格納されている登録者に限らず、例えば、送信履歴に含まれる情報を参照して特定してもよい。
より具体的には、例えば、送信履歴の中から、送信元への情報送信を過去に実際に行ったことがある情報送信者を特定して、特定したこの情報送信者に対して、ファクシミリ受信情報等を出力してもよい。

なお、この場合も、上記と同様、送信元への情報送信を予め定められたとき以降に行った情報送信者に絞って、ファクシミリ受信情報等の出力を行ってもよい。
また、上記と同様、ファクシミリを受信したときから予め定められた期間だけ遡ったとき以降に情報送信を行った情報送信者に対して、ファクシミリ受信情報等を出力してもよい。
また、上記と同様、送信元への情報送信をファクシミリで行った情報送信者を特定し、ファクシミリで情報送信を行った情報送信者に絞って、ファクシミリ受信情報等を出力してもよい。

（その他）
登録者記憶部１２２への登録者の登録は、登録者自身が、ＵＩ１０９を操作して手動で登録する態様の他、例えば、未登録のユーザによるファクシミリの送信があった場合などに、自動で登録が行われるようにしてもよい。
具体的には、例えば、登録者記憶部１２２に記憶されていないユーザが、自身で入力した宛先に対してファクシミリを送信した場合に、この宛先についての情報およびこのユーザについての情報を、自動で登録者記憶部１２２に登録するようにしてもよい。

また、上記では、画像形成装置１００にて、印刷用パスワードが入力される構成であったが、印刷用パスワードの入力が無い場合でも、受信文書の印刷が行われるようにしてもよい。
具体的には、例えば、特定登録者が、ファクシミリ受信情報を受信した後、この特定登録者が操作する端末装置２００から、画像形成装置１００へ、この受信文書の印刷を希望する旨の情報が出力された場合には、印刷用パスワードの入力が無くても、印刷が行われるようにしてもよい。

また、画像形成装置１００にて、削除用パスワードの入力があったとしても、予め定められた次の入力があるまでは、受信文書の削除が行われないようにしてもよい。
具体的には、例えば、削除用パスワードの入力があったとしても、管理者による削除の指示が後に無い場合には、受信文書の削除が行われないようにしてもよい。
言い換えると、管理者による削除の指示があるまでは、受信文書を削除せずに、画像形成装置１００にそのまま格納しておいてもよい。

また、特定登録者による削除用パスワードの入力があったとしても、管理者による受信文書の削除などの、予め定められた次の入力があるまでは、受信文書の印刷を行えるようにしてもよい。
具体的には、例えば、特定登録者による削除用パスワードの入力があったとしても、他の特定登録者による印刷用パスワードの入力があった場合には、この他の特定登録者による印刷が行われるようにしてもよい。
より具体的には、特定登録者による削除用パスワードの入力があったとしても、管理者による受信文書の削除が行われるまでに、他の特定登録者による印刷用パスワードの入力があった場合には、この他の特定登録者による印刷が行われるようにしてもよい。

ここで、受信文書の印刷にあたり、上記のように、特定登録者や管理者のみが印刷できるようにすると、権限の無い者や、ファックス受信者である可能性が低い者による受信文書の印刷がなされにくくなる。
ここで、例えば、受信文書の印刷を行える者が、管理者のみであると、印刷の権限の無い者による印刷を避けられるが、この場合は、管理者が不在の場合に、受信文書の印刷ができなくなる。

このような不具合は、例えば、印刷用パスワードを、例えば、ユーザの全員に予め知らせておくことで、その発生が防げるが、この場合は、ユーザの誰もが受信文書を印刷することが可能となり、ファックスの本来の受信者ではない者でも、受信文書の内容を把握できてしまう。

これに対し、本実施形態の構成では、登録者の一部に対してファクシミリ受信情報等が出力されるようになり、登録者の全員に対して、ファクシミリ受信情報等が出力される場合に比べ、ファックスの本来の受信者ではない者により受信文書の内容が把握されることが起きにくくなる。
さらに、本実施形態では、ファクシミリ受信情報等が管理者のみに出力される場合に比べ、ファクシミリ受信情報がより多くの人に出力され、より多くの人に、ファクシミリの受信があったことを知らせられる。

１…情報処理システム、１２２…登録者記憶部、１２３…送信元特定部、１２４…登録者特定部、１２５…受信情報出力部、１２６…参照用情報出力部、１２７…文書加工部、１２８…認証用情報出力部、１２９…送信者特定部

Claims (20)

1. 宛先情報と当該宛先情報に対応付けられて登録された登録者とを記憶する記憶手段と、
   受信したファクシミリの送信元を特定する送信元特定手段と、
   特定された前記送信元が前記宛先情報として記憶されている場合に、当該宛先情報に対応付けられた前記登録者を特定する登録者特定手段と、
   特定された前記登録者に対し、ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する受信情報出力手段と、
   を備える情報処理システム。
2. 受信した前記ファクシミリにより得られた文書を、特定された前記登録者が参照できるようにするための情報を、当該登録者に出力する参照用情報出力手段を更に備える請求項１に記載の情報処理システム。
3. 前記参照用情報出力手段は、情報格納装置に格納された前記文書を外部装置から参照可能とするための情報を送信する請求項２に記載の情報処理システム。
4. 前記参照用情報出力手段は、前記参照できるようにするための情報として、前記文書自体を前記登録者に出力する請求項２に記載の情報処理システム。
5. 前記参照用情報出力手段は、前記文書の一部を出力する請求項４に記載の情報処理システム。
6. 前記参照用情報出力手段は、前記文書のうちの前記送信元についての情報が記載されている部分を出力する請求項５に記載の情報処理システム。
7. 前記参照用情報出力手段は、前記文書のうちの件名が記載されている部分を出力する請求項５に記載の情報処理システム。
8. 前記登録者に出力される前記文書を加工する加工手段を更に備える請求項４に記載の情報処理システム。
9. 前記加工手段は、前記文書の一部を前記登録者が参照できなくする加工を行う請求項８に記載の情報処理システム。
10. 受信した前記ファクシミリにより得られた文書を印刷部にて印刷する際に必要となる認証用情報を、特定された前記登録者に出力する認証用情報出力手段を更に備える請求項１に記載の情報処理システム。
11. 前記登録者による認証用情報の入力があった場合に、前記印刷部による前記文書の印刷が行われる請求項１０に記載の情報処理システム。
12. 前記受信情報出力手段は、前記登録者特定手段により特定され且つ前記送信元への情報送信の実績がある前記登録者に対し、前記ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する請求項１に記載の情報処理システム。
13. 前記受信情報出力手段は、前記送信元への情報送信の実績があり且つ当該送信元への当該情報送信を予め定められた期間内に行った前記登録者に対し、前記ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する請求項１２に記載の情報処理システム。
14. 前記受信情報出力手段は、前記送信元への情報送信の実績があり且つ前記ファクシミリを受信したときから予め定められた期間だけ遡ったとき以降に当該送信元への当該情報送信を行った前記登録者に対し、前記ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する請求項１２に記載の情報処理システム。
15. 前記受信情報出力手段は、前記送信元への情報送信の実績があり且つ当該送信元への当該情報送信を予め定められた回数を超える回数行った前記登録者に対し、前記ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する請求項１２に記載の情報処理システム。
16. 受信したファクシミリの送信元を特定する送信元特定手段と、
    特定された前記送信元への情報送信を行ったことがある情報送信者を特定する送信者特定手段と、
    特定された前記情報送信者に対し、ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する受信情報出力手段と、
    を備える情報処理システム。
17. 前記受信情報出力手段は、前記送信元への情報送信を予め定められたとき以降に行った前記情報送信者に対し、前記ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する請求項１６に記載の情報処理システム。
18. 前記受信情報出力手段は、前記ファクシミリを受信したときから予め定められた期間だけ遡ったとき以降に前記情報送信を行った前記情報送信者に対し、前記ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する請求項１７に記載の情報処理システム。
19. 前記送信者特定手段は、特定された前記送信元への情報送信をファクシミリで行った前記情報送信者を特定し、
    前記受信情報出力手段は、前記送信元への情報送信をファクシミリで行った前記情報送信者に対し、前記ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する請求項１６に記載の情報処理システム。
20. 宛先情報と当該宛先情報に対応付けられて登録された登録者とを記憶する記憶機能と、
    受信したファクシミリの送信元を特定する送信元特定機能と、
    特定された前記送信元が前記宛先情報として記憶されている場合に、当該宛先情報に対応付けられた前記登録者を特定する登録者特定機能と、
    特定された前記登録者に対し、ファクシミリを受信したことを示す情報を出力する受信情報出力機能と、
    をコンピュータに実現させるためのプログラム。

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