JP2020024529A - 作業管理システム - Google Patents

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大樹 神成
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Abstract

【課題】作業効率の低下を現象として検出し、その原因が推測できる場合にそれを指摘して改善策を提示する作業管理システムを提供すること。【解決手段】作業者のキーボード及びマウスに相当する操作をその時刻及び作業者を同定する情報と共にログデータ21として記録するログ収集部11と、操作の前後を含む時刻におけるディスプレイ画面の表示を画面データ22として記録する画面収集部12と、ログデータ21及び画面データ22の少なくとも一方から所定の作業の所要時間を求める効率計算部14とを備えることを特徴とする、作業管理システム1を提供する。【選択図】図1

Description

本発明は、作業者の作業状況を把握して、作業効率の改善を目的とする、作業管理システムに関する。
資料作成等の事務作業の効率は、作業者によって相違する。ここで、作業効率が必ずしも高くない作業者の作業効率を改善するために、作業効率低下をきたしている問題点を抽出して、その改善策を提示することが求められる。
従来は、問題点の抽出及び改善策の提示がシステマチックには行われておらず、熟練した作業者(監督者)の経験に基づく指導に依存していた。
近年、作業がパーソナルコンピュータを用いて行われることが多く、作業の履歴をシステマチックに取得することが可能である。特許文献1には、作業における処理(「作業」は成果物を得るまでの全体であり、作業の中で2以上の処理が行われる。)を抽出し、統計的手法によって作業効率低下の原因候補(原因となる処理)を抽出する方法が開示されている。
特開2008−117127号公報
ここで、作業効率の低下は、様々な原因によって発生する。例えば、特定の作業者の熟練度が低いために効率が低いことが考えられる。典型的には、作業において不必要に多くの操作を行う場合である。(特許文献1では、抽象的に「処理」と表現しているが、本明細書においてはパーソナルコンピュータへの入力のみを対象として分析するので、「操作」と言う。)
また、作業者の熟練度と無関係に、行うべき作業以外のことを行った(例えば、データ入力の作業中に、その作業と無関係の電子メールが着信し、それを読んだ。)ことによっても、作業効率の低下が発生する。
以上の状況であるので、作業効率の低下の原因は、必ずしも、特許文献1に開示された方法等によって正確に特定できるものではないと考えられる。そこで、本発明は、作業効率の低下を現象として検出し、その原因が推測できる場合にそれを指摘して改善策を提示する作業管理システムを提供することを課題とする。
本発明の作業管理システムは、
コンピュータにおける作業を管理するための作業管理システムであって、
作業者のキーボード及びマウスに相当する操作をその時刻及び前記作業者を同定する情報と共にログデータとして記録するログ収集部と、
前記操作の前後を含む時刻におけるディスプレイ画面の表示を画面データとして記録する画面収集部と、
前記ログデータ及び前記画面データの少なくとも一方から所定の作業の所要時間を求める効率計算部とを備えることを特徴とする。
この特徴によれば、ログデータ及び画面データの少なくとも一方から所定の作業の所要時間を求める(例えば作業の開始時点と終了時点とを検出する)効率計算部が提供され、求められた所要時間に基づいて作業効率の低下を検出することができる。
ここで、コンピュータにおける作業であるので、操作は、多くの場合にキーボード又はマウスからの入力操作である。しかし、作業者の用いるハードウエアがキーボード又はマウスではない場合もある。例えば、タッチパネルディスプレイを用いれば、画面にタッチしてマウスに相当する操作をすることができ、画面にバーチャルキーボードを表示してキーボードに相当する操作をすることができる。「キーボード及びマウスに相当する操作」は、デバイスドライバ等によってキーボード及びマウスと同等に処理されるかかる操作を含む。
また、作業者を同定する情報と共にログデータが記録されるので、いずれの作業者について作業効率の低下が発生したのかを把握することができる。ここで、「作業者を同定する情報」は、作業者を同定することが可能な全ての情報を含む。例えば、作業に用いるアプリケーションに入力された作業者のIDを用いることができる。また、用いる端末のIDによって作業者が同定できるのであれば、端末のIDであってもよい。他にも、ウェブカメラによる作業者の顔画像、その他のものが「作業者を同定する情報」として利用できる。
本発明の作業管理システムは、
前記効率計算部は、前記画面データから所定の作業の開始時刻と終了時刻とを求めることを特徴とする。
この特徴によれば、ディスプレイ画面の表示である画面データによって開始時刻と終了時刻とを求めるので、所定の作業の経過がディスプレイ画面に表示される場合には、開始時刻と終了時刻とを正確に求めることができる。
本発明の作業管理システムは、
アクティブなアプリケーションプログラムを検出するアクティブアプリケーション検出部を備え、
前記アクティブアプリケーション検出部において所定のアプリケーションが検出された場合に前記効率計算部が起動されることを特徴とする。
この特徴によれば、作業を行うためのアプリケーションが起動された時に、効率計算部を起動して作業効率の低下を検出することができる。
本発明の作業管理システムは、
前記所定のアプリケーションは、画像を編集するアプリケーションであることを特徴とする。
この特徴によれば、画像を編集するクリエイターの作業を管理することができる。ここで「画像を編集する」とは、静止画データ又は動画データ中のフレーム(実質的に静止画)に対し、画像の全部または一部について、拡大、縮小、移動、変形、色の変更、別途の画像の重畳、のいずれか1つ以上の操作を行うこと、若しくは、動画データに対し、フレームの繰り返し(時間の延長)、フレームの削除(時間の短縮)、フレームの順序の変更(動画の部分単位での再生順序の変更)、のいずれか1つ以上の操作を行うことを言う。なお、他の操作を合わせて行うことのできるアプリケーションも、「画像を編集するアプリケーション」である。
本発明の作業管理システムは、
前記画像を編集するアプリケーションは、編集対象の画像をディスプレイ画面に表示することを特徴とする。
この特徴によれば、画面データから所定の作業の開始時刻と終了時刻とを求めることが容易である。
本発明の作業管理システムは、
所定の作業の所要時間を作業者別に求め、該作業に係る前記ログデータを比較し、所要時間の短い作業者に関する前記ログデータと所要時間の長い作業者に関する前記ログデータとが相違する場合に、所要時間の長い作業者に向けて所要時間の短い作業者に関する前記ログデータに基づく情報を伝達する比較推奨部を備えることを特徴とする。
この特徴によれば、所要時間の長い作業者に向けて所要時間の短い作業者に関するログデータに基づく情報を伝達することで、所要時間の長い作業者に改善策を提示することができる。
本発明の作業管理システムは、
前記所定のアプリケーションは、ショートカットキーの設定が可能であり、
1の作業者による複数回の所定の作業に係る前記ログデータにおいて、連続する2以上の操作が前記複数回の所定の作業において毎回ある場合に、該連続する2以上の操作についてショートカットキーの設定を推奨するメッセージを出力するショートカット推奨部を備えることを特徴とする。
この特徴によれば、ショートカットキーの設定によって作業時間を短縮できる場合に、ショートカットキーの設定を改善策として提案することができる。
本発明の作業管理システムは、
1の作業者の直近の所定時間における2の操作の間の時間を、該作業者の過去における該2の操作の間の時間と比較し、時間の長短を2以上の段階で評価した結果を表示する状況表示部を備えることを特徴とする。
この特徴によれば、1の作業者の2の操作の間の時間の長短を評価し、業務効率の低下を検出して表示することができる。同じ作業者の2の操作の間の時間の長短の相違であり、作業者の熟練度と無関係に、行うべき作業以外のことを行った等の結果を評価することができる。
本発明によれば、作業効率の低下を現象として検出し、その原因が推測できる場合にそれを指摘して改善策を提示する作業管理システムを提供することができる。
図1は、作業管理システムの構成を示す図である。 図2は、ログデータを示す図である。 図3は、効率計算部の処理を示すフローチャートである。 図4は、効率データを示す図である。 図5は、比較推奨部の処理を示すフローチャートである。 図6は、状況表示部の処理を示すフローチャートである。 図7は、ショートカット推奨部の処理を示すフローチャートである。
以下、本発明の実施例を、図面を参照して詳細に説明する。
図1は、作業管理システムの構成を示す図である。作業管理システム1は、ログ収集部11、画面収集部12、アクティブアプリケーション検出部13、効率計算部14、比較推奨部15、状況表示部16及びショートカット推奨部17を備え、ログデータ21、画面データ22、アクティブアプリケーションデータ23及び効率データ24を保持している。
作業管理システム1は、ネットワーク(非図示)を介して、複数の作業者端末3及び管理者端末4に接続されている。
ログ収集部11は、各々の作業者端末3におけるキーボード及びマウスに相当する操作を検出し、作業者を同定する情報と共にログデータ21として記録する。ここで、キーボード及びマウスに相当する操作の検出は、例えばキーロガー等の公知の手法を用いることができる。また、後述のようにキーボード及びマウスに相当する操作を検出すべきアプリケーションが特定されている場合には、そのアプリケーションにキーボード及びマウスに相当する操作を送信する機能を持たせてもよい。
また、作業者を同定する情報は、各々の作業者の使用する作業者端末3が固定されていて作業者端末3のIDによって定めることができる場合が多い。後述のようにキーボード及びマウスに相当する操作を検出すべきアプリケーションが特定されている場合には、そのアプリケーションに入力された作業者のIDを用いることもできる。他にも、ウェブカメラによる作業者の顔画像、その他のものによることもできる。
画面収集部12は、各々の作業者端末3におけるディスプレイ画面に表示される画像を検出し、画像データ22として記録する。例えば、作業者端末3に設けられたディスプレイバッファの内容を読取ればよい。
アクティブアプリケーション検出部13は、各々の作業者端末3におけるアクティブアプリケーションを検出し、アクティブアプリケーションデータ23として記録する。
効率計算部14は、ログデータ21及び画像データ22に基づいて作業効率を求め、効率データ24として記録する。
比較推奨部15は、効率データ24に基づいて作業の所要時間を作業者別に求め、所要時間の長い作業者に向けて所要時間の短い作業者に関するログデータ21に基づく情報(ログデータ21、効率データ24)を伝達する。伝達は、管理者端末4に向けて行い、後に管理者から作業者に指示するものとする。ただし、作業者端末3に向けて行ってもよい。
状況表示部16は、ログデータ21及び効率データ24に基づいて直近の2の操作の間の時間の長短を評価し、結果を表示する。表示は、管理者端末4に向けて行い、管理者に通知するものとする。ただし、作業者端末3に向けて行ってもよい。また、端末機に表示せず、オフィスに設けられたランプの点灯等によって表示してもよい。
ショートカット推奨部17は、ログデータ21及び効率データ24に基づいて連続する2以上の操作が複数回の所定の作業において毎回あることを検出し、その場合にはショートカットキーの設定を推奨する。
ログデータ21は、ログ収集部11によって記録されるデータである。
画面データ22は、画面収集部12によって記録されるデータである。
アクティブアプリケーションデータ23は、アクティブアプリケーション検出部13によって記録されるデータである。
効率データ24は、効率計算部14によって記録されるデータである。
以下、作業管理システム1の処理について、説明する。まず、作業効率を求める基礎となるデータの収集について、説明する。
ログ収集部11、画面収集部12及びアクティブアプリケーション検出部13は、常時稼働し、全ての作業者端末3に係るログデータ21、画面データ22及びアクティブアプリケーションデータ23を収集している。すなわち、全ての作業者端末における作業が管理される。
ここで、ログデータ21は、操作が行われたタイミングで収集すればよい。また、アクティブアプリケーションデータ23は、アクティブアプリケーションが変更されたタイミングで収集すればよい。
画面データ22については、作業者端末3に動画が表示されている場合等において、収集すべきタイミングが確定せず、データ量が膨大になるおそれもある。そこで、例えば10秒につき1回の収集とする等の設計をすることもできる。収集のサイクルの分だけ時間誤差が発生するので、作業効率の測定目標に合わせて収集のサイクルを定めればよい。
本実施例では、作業が画像の編集であり、画像を編集するアプリケーション(以下、「アプリケーションA」と言う。)が作業者端末3において動作するものとして説明する。この場合には、アプリケーションAにおいて作業の進捗に合わせた画面データ22を収集すべきタイミングを定めることができるので、そのタイミングで画面データ22を収集する。
図2は、ログデータを示す図である。図は、1つの画像編集作業についての作業者Xにかかるもの(図2(A))、及び作業者Yにかかるもの(図2(B))を示すものである。実際は、ログデータ21には、多数の作業者の多数の作業に係るデータが含まれるが、図に示したように1人の作業者の1つの画像編集作業に係るデータのみを抽出することは容易である。
ここで、操作は作業者端末3から抽出でき、時刻はその時刻である。作業者については、必ずしも作業者端末3から抽出できないことも考えられるが、本実施例では、アプリケーションAに作業者IDを入力し、そのIDによってログデータ21の作業者を決定するものとする。ただし、前述のように、作業者端末3のIDから作業者を決定する等の方法によることもできる。
図3は、効率計算部の処理を示すフローチャートである。効率計算部14は、ログデータ21及び画像データ22に基づいて作業効率を求め、効率データ24として記録する。
ここで、作業効率としては、作業開始から作業終了までの所要時間が重要である。すなわち、開始時刻TS及び終了時刻TEを求めるステップ14a及び14bが重要である。
例えば、編集前の画像をアプリケーションAに読み込む操作をし、編集後の画像をアプリケーションAから書き出す操作をするのであれば、読み込み及び書き出しの操作がログデータ21に存在するので、その時刻をもって開始時刻TS及び終了時刻TEとすることができる。
一方、作業者が操作をせずにアプリケーションAが自動的に処理することも考えられる。その場合には、読み込み及び書き出しの操作がログデータ21に存在しないので、画像データ22に基づいて開始時刻TS及び終了時刻TEを求める。編集前の画像及び編集後の画像が作業記録として別途保存されているであろうから、効率計算部14は、画像データ22からそれらが表示されたものを抽出し、そのデータが収集された時刻をもって開始時刻TS及び終了時刻TEとすることができる。
なお、作業が定型的であれば、アプリケーションAが作業開始及び作業終了を判断できるので、その時にそれを表す画像(例えばアイコン)を表示することとしてもよい。
以上に述べた、画像データ22に基づいて開始時刻TS及び終了時刻TEを求める処理は、画像編集作業に限らず幅広く用いることができる。例えば、データ入力作業であれば、入力欄が空欄のフォームが表示された画像が表示された時刻が開始時刻TSであり、全ての入力欄が充足されたフォームが表示された画像が表示された時刻が終了時刻TEである。
効率計算部14は、各々の操作(操作がない場合の作業開始及び作業終了を含む。)の間の所要時間を求め(ステップ14c)、効率データ24を記録する(ステップ14d)。
図4は、効率データを示す図である。効率データ24は、図2に示したログデータ21に、作業開始及び作業終了を加え、操作の時刻を操作間の所要時間に変換したものとなっている。
効率データ24を熟練した作業者が分析することにより、未熟な作業者に対して改善を指導できると考えられる。すなわち、本発明は、効率データ24を取得することのみで十分に効果を有する。
以下、取得されたデータ(ログデータ21、画面データ22、アクティブアプリケーションデータ23及び効率データ24)の利用について説明する。比較推奨部15、状況表示部16及びショートカット推奨部17が、それぞれ別々に、取得されたデータを利用して効果をもたらす。
図5は、比較推奨部の処理を示すフローチャートである。比較推奨部15は、所要時間の長い作業者に向けて所要時間の短い作業者に関するログデータに基づく情報を伝達することで、所要時間の長い作業者に改善策を提示する。なお、効率データ24はログデータ21から求められるものが多く、「ログデータに基づく情報」には効率データ24を含むものとする。
図2及び図4において、作業者Xと作業者Yの操作を比較すると、作業者XがA2及びA3の2操作で行うことを、作業者YはA4の1操作で行うことがわかる。
比較推奨部15は、まず、開始時刻から終了時刻までの時間(TE−TS)を作業者別に求める(ステップ15a)。なお、作業者別の時間は、各々の作業者の複数の作業の平均時間でもよく、最近の1の作業の所要時間でもよく、その他の定義でもよい。作業内容や効率改善目的に合わせて定めればよい。
比較推奨部15は、次に、時間が最短の作業者に対して2倍以上の時間の作業者について最短の作業者の効率データを提示する(ステップ15b)。なお、本実施例では「最短の作業者に対して2倍以上の時間の作業者」としたが、いかなる作業者に提示するかは、作業内容や効率改善目的に合わせて定めればよい。例えば、最短の作業者を模範として全作業者に提示することとしてもよい。本実施例では、作業効率が低いことが明白な作業者として「最短の作業者に対して2倍以上の時間の作業者」としたものである。
図2及び図4のデータに関して、最短の作業者が作業者Yであり、作業者Xは作業者Yに対して2倍以上の時間を要していたものとする。比較推奨部15は、作業者Xに作業者Yの効率データを提示する。(作業者Xに作業者Yの効率データを提示するよう、管理者端末4に表示する。) 作業者Xは、例えば、A2及びA3の2操作に替えて、A4の1操作で行うことができることに気づき、作業効率を改善することができる。
図6は、状況表示部の処理を示すフローチャートである。状況表示部16は、ログデータ21及び効率データ24に基づいて直近の2の操作の間の時間の長短を評価し、結果を表示する。表示は、管理者端末4に向けて行い、管理者に通知するものとする。ただし、作業者端末3に向けて行ってもよい。また、端末機に表示せず、オフィスに設けられたランプの点灯等によって表示してもよい。
ここで、「直近の2の操作の間の時間」は、現時点におけるものであるとする。すなわち、「2の操作」のうち前のものは直前に行われた操作であり、後のものは未だ行われていない次に行う操作であるとする。
状況表示部16は、現在作業中の作業者の各々について、当該作業者の最終操作ALを求める(ステップ16a)。直前に行われた操作がALである。作業中のものについては効率データ24が未作成であるので、ログデータ21に基づいてALを求める。
状況表示部16は、ALから次の操作までの平均所要時間Dを求める(ステップ16b)。効率データ24から、ALと同じ操作から次の操作までの所要時間を求めて平均する。なお、Dを「平均所要時間」としたが、必ずしも効率データ24の全てにわたる平均でなくともよい。例えば、所要時間が短縮している(作業効率が改善している)作業者については、最近のデータのみの平均としてもよい。要するに、Dとして、次の操作が行われるまでの予測時間が求まればよい。
Dを大きく超える時間が経過しても次の操作が行われない場合には、作業が遅れる何らかの事情が発生したと考えられる。状況表示部16は、この点について、以下の2段階で状況を判断し、表示する。
状況表示部16は、第1段階として、ALからの経過時間が1.5Dを超えた場合に(ステップ16c)、注意を表示する(ステップ16d)。作業が遅れていると考えられるためである。なお、「経過時間が1.5Dを超えた場合」としたが、作業が遅れていると考えられる基準は、任意に定めてよい。1.5以外の比率としてもよく、また、「D+3分」のようにDに対する遅延時間で定めてもよい。
状況表示部16は、第2段階として、ALからの経過時間が3Dを超えた場合に(ステップ16e)、以下の処理を行う。作業が明らかに遅れているためである。アクティブアプリケーションデータ23を参照してその時点におけるアクティブアプリケーションが作業に用いるものか否かを判断し(ステップ16f)、作業に用いるものである場合には警告を表示する(ステップ16g)。作業に用いるものでない場合には指導を表示する(ステップ16h)。なお、「経過時間が3Dを超えた場合」としたが、作業が明らかに遅れていると判断する基準は、上述の作業が遅れていると考えられる基準と同様に、任意に定めてよい。
アクティブアプリケーションが作業に用いるものである場合には、作業を実行していながら何らかの理由で遅れていると考えられる。これに対し、アクティブアプリケーションが作業に用いるものでない場合には、作業を実行していないと考えられる。そこで、状況表示部16は、警告と指導の表示を使い分ける。
警告は、何らかの理由で作業が遅れているので、作業者の注意を喚起するものである。これに対し、指導は、作業を実行していないという問題があるので、作業を実行するように指導するものである。
注意、警告、指導の表示は、各種のものが考えられる。管理者端末4に表示して、管理者(監督者)が作業者を導くための資料としてもよい。また、作業者端末3の近傍にランプを設け、ランプの点灯方法で注意、警告、指導を示してもよい。例えば、注意は黄色に点灯し、警告は赤色に点灯し、指導は赤色の点灯が点滅するものとすれば、作業者による理解が容易になる。また、作業者と同一の室内にいる管理者(監督者)も、ランプの点灯を視認して作業者を適切に導くことができる。
以上、現時点において進行中の作業について状況を表示するものとして説明した。しかし、状況表示部16は過去の作業についても同様に作業の遅れを分析し、作業者別の遅れの発生度合等の管理資料を得ることもできる。
図7は、ショートカット推奨部の処理を示すフローチャートである。ショートカット推奨部17は、各々の作業者について、同一の作業に共通する連続操作を求める(ステップ17a)。
図2及び図4において、作業者Xについて、操作A1は画像をマウスで移動するものであり、操作A2及びA3はキーボードを操作するものであるとする。また、作業者Xは、同一の作業を行う他の機会においても、操作A2及びA3を行っていたものとする。ショートカット推奨部17は、作業者Xについて、同一の作業に共通する連続操作と判断し、ショートカットキーの設定を提案する(ステップ17b)。(作業者Xにショートカットキーの設定を提案するよう、管理者端末4に表示する。)
作業者Xは、ショートカットキーを設定し、作業効率が改善する。なお、図2及び図4において、作業者Yの操作A4がショートカットキーであったとすると、比較推奨部15によって作業者Yの効率データ24が提示されるよりも、ショートカット推奨部17によってショートカットキーの設定を提案するほうが直接的な改善案となる。
以上詳細に説明したように、本実施例の作業管理システム1は、ログ収集部11、画面収集部12、アクティブアプリケーション検出部13及び効率計算部14によって、効率データ24を含む作業効率に係るデータを取得することができる。また、比較推奨部15、状況表示部16及びショートカット推奨部17が、取得されたデータを利用して作業効率を改善する提案をすることができる。
作業効率の低下を現象として検出し、その原因が推測できる場合にそれを指摘して改善策を提示する作業管理システムである。多くの企業における利用が考えられる。
1 作業管理システム
11 ログ収集部
12 画面収集部
13 アクティブアプリケーション検出部
14 効率計算部
15 比較推奨部
16 状況表示部
17 ショートカット推奨部
21 ログデータ
22 画面データ
23 アクティブアプリケーションデータ
24 効率データ
3 作業者端末
4 管理者端末

Claims (8)

  1. コンピュータにおける作業を管理するための作業管理システムであって、
    作業者のキーボード及びマウスに相当する操作をその時刻及び前記作業者を同定する情報と共にログデータとして記録するログ収集部と、
    前記操作の前後を含む時刻におけるディスプレイ画面の表示を画面データとして記録する画面収集部と、
    前記ログデータ及び前記画面データの少なくとも一方から所定の作業の所要時間を求める効率計算部とを備えることを特徴とする、作業管理システム。
  2. 前記効率計算部は、前記画面データから所定の作業の開始時刻と終了時刻とを求めることを特徴とする、請求項1に記載の作業管理システム。
  3. アクティブなアプリケーションプログラムを検出するアクティブアプリケーション検出部を備え、
    前記アクティブアプリケーション検出部において所定のアプリケーションが検出された場合に前記効率計算部が起動されることを特徴とする、請求項1又は2に記載の作業管理システム。
  4. 前記所定のアプリケーションは、画像を編集するアプリケーションであることを特徴とする、請求項3に記載の作業管理システム。
  5. 前記画像を編集するアプリケーションは、編集対象の画像をディスプレイ画面に表示することを特徴とする、請求項4に記載の作業管理システム。
  6. 所定の作業の所要時間を作業者別に求め、該作業に係る前記ログデータを比較し、所要時間の短い作業者に関する前記ログデータと所要時間の長い作業者に関する前記ログデータとが相違する場合に、所要時間の長い作業者に向けて所要時間の短い作業者に関する前記ログデータに基づく情報を伝達する比較推奨部を備えることを特徴とする、請求項1〜5のいずれか1項に記載の作業管理システム。
  7. 前記所定のアプリケーションは、ショートカットキーの設定が可能であり、
    1の作業者による複数回の所定の作業に係る前記ログデータにおいて、連続する2以上の操作が前記複数回の所定の作業において毎回ある場合に、該連続する2以上の操作についてショートカットキーの設定を推奨するメッセージを出力するショートカット推奨部を備えることを特徴とする、請求項3〜5のいずれか1項に記載の作業管理システム。
  8. 1の作業者の直近の所定時間における2の操作の間の時間を、該作業者の過去における該2の操作の間の時間と比較し、時間の長短を2以上の段階で評価した結果を表示する状況表示部を備えることを特徴とする、請求項1〜7のいずれか1項に記載の作業管理システム。
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* Cited by examiner, † Cited by third party
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