JP2018077813A - Accounting data processing system and program - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、会計データ処理システムおよびプログラムに関する。 The present invention relates to an accounting data processing system and program.
一般的な複式簿記方式の会計処理システムにおいては、日々の取引データの貸借の勘定科目を正確に入力するのが原則である。それらシステムの中には、一時的に勘定科目を決めずに仕訳登録できるものもあるが、そうした場合、複式簿記としての特徴から、貸借の勘定科目が入力されるまでは正しい集計分析を行うことができず、未入力の勘定科目の入力を完了してから財務諸表のグラフや分析資料を作成する等の処理を行うものとなっていた。しかしながら、複式簿記方式は、青色申告決算書の作成や企業としての決算書の作成には不可欠の会計処理方式であり、企業会計においては主流の方式となっている。 In general, a general double-entry bookkeeping accounting system is required to accurately input the borrowing item of daily transaction data. In some of these systems, journal entries can be registered without deciding on a temporary account. In such a case, due to the characteristics of double-entry bookkeeping, correct aggregation analysis must be performed until a loan account is entered. However, after completing the input of account items that have not been entered, processing such as creating a graph of financial statements and analysis data has been performed. However, the double-entry bookkeeping method is an indispensable accounting method for preparing the blue-state report and the company as a company, and has become the mainstream method in corporate accounting.
一方、小規模企業においては、一般的な家計簿などと同様に、金銭出納帳などを用いた単式簿記が主流の方式となっている。かかる方式によれば、金銭の出入り等を発生順に記帳するだけで、簡単に金銭の残高と収支を計算することができる。そこで、近年では、複式簿記に対する知識の乏しい利用者に対して、このような単式簿記方式の特長を活かしつつ、複式簿記方式の帳簿を提供する試みが広く行われている(例えば、特許文献1、2を参照)。 On the other hand, in the case of small-scale enterprises, single-entry bookkeeping using a cash register etc. has become the mainstream method, as in general household account books. According to such a method, it is possible to easily calculate the balance and balance of money simply by recording the entry and exit of money in the order of occurrence. Therefore, in recent years, attempts have been widely made to provide double-entry bookkeeping books to users who have poor knowledge of double-entry bookkeeping while taking advantage of such single-bookkeeping methods (for example, Patent Document 1). 2).
しかしながら、従来の方法では、専用の会計システムソフトウェアをコンピュータにインストールする必要がある、会計システム専用に設計されたユーザインタフェースを介して会計データを入力する必要がある、といった制約により利用者には使い易いとは言えない面があった。 However, in the conventional method, it is necessary for the user to install accounting data on a computer or to input accounting data via a user interface designed specifically for the accounting system. There was a face that was not easy.
本発明は、かかる事情に鑑みてなされたもので、特殊な環境を必要としないユーザが利用し易い会計データ処理システムおよび当該会計データ処理システムに用いられるプログラムを提供することを目的とする。 The present invention has been made in view of such circumstances, and an object thereof is to provide an accounting data processing system that is easy for a user who does not need a special environment and a program used for the accounting data processing system.
上記の課題を解決すべく、本発明に係る会計データ処理システムは、ネットワークを介して通信可能に接続された端末装置とサーバ装置とを備え、端末装置は、会計記録データを記録してサーバ装置に送信する機能を備え、サーバ装置は、記憶部と制御部を備え、記憶部は、端末装置から受信した会計記録データを、所定の形式にて格納するとともに、記憶部は、仕訳処理の際に参照するマスターデータを格納し、制御部は、記憶部に格納された会計記録データと、マスターデータとに基づいて、複式簿記方式の仕訳データを生成する仕訳処理を実行することを特徴とする。 In order to solve the above-described problem, an accounting data processing system according to the present invention includes a terminal device and a server device that are communicably connected via a network, and the terminal device records accounting record data to the server device. The server device includes a storage unit and a control unit, the storage unit stores the accounting record data received from the terminal device in a predetermined format, and the storage unit performs the journalizing process. Storing the master data to be referred to, and the control unit executes a journalizing process for generating journal data of the double bookkeeping method based on the accounting record data stored in the storage unit and the master data. .
本発明では、端末装置にて記録する会計記録データは、表計算ソフトにより編集可能な形式のファイルとするとよい。また、端末装置にて記録する会計記録データは、現金及び/又は預金の出入金の会計記録データと、発生主義の取引の会計記録データとを、異なるワークシートに記録したものとするとよい。 In the present invention, the accounting record data recorded by the terminal device may be a file that can be edited by spreadsheet software. Further, the accounting record data recorded by the terminal device may be a record of cash and / or deposit and withdrawal accounting record data and accrual transaction accounting record data on different worksheets.
本発明では、現金及び/又は預金の出入金の会計記録データは、個々の出入金について、金額及び当該出入金の内容の説明を対応付けて記録したものであり、かつ、金額の符号により収入と支出とを区別して記録したものとし、マスターデータは、出入金の内容の説明と勘定科目とを対応付けたデータを含み、制御部は、仕訳処理において、現金及び/又は預金の出入金の会計記録データを、マスターデータと、個々の出入金に対応付けられた金額の符号とに基づいて、複式簿記方式の仕訳データを生成するとよい。 In the present invention, the cash and / or deposit / withdrawal accounting record data is a record of each deposit / withdrawal associated with the amount and description of the contents of the deposit / withdrawal, and the revenue is represented by the sign of the amount. The master data includes data that associates the explanation of the contents of deposits and withdrawals with the account items, and the control unit is responsible for cash and / or deposit withdrawals in the journal entry process. The accounting record data may be generated based on the master data and the sign of the money amount associated with each deposit / withdrawal in the journal entry data of the double bookkeeping method.
本発明では、発生主義の取引の会計記録データは、発生主義の勘定科目に関する個々の取引について、金額及び当該取引の内容の説明を対応付けて記録したものであり、かつ、金額の符号により当該勘定科目の金額の増減を区別して記録したものとし、マスターデータは、取引の内容の説明、発生主義の勘定科目、及び発生主義の相手方勘定を対応付けたデータを含み、制御部は、仕訳処理において、発生主義の取引の会計記録データを、マスターデータと、個々の取引に対応付けられた金額の符号とに基づいて、複式簿記方式の仕訳データを生成するとよい。 In the present invention, the accounting record data of the accrual basis transaction is recorded by associating the amount and the description of the content of each transaction related to the accrual basis account item, It is assumed that the amount of increase or decrease in the account item is recorded separately, and the master data includes the description of the transaction contents, the accrual account item, and the data that associates the accrual account partner account. The accounting record data of the accrual transaction is preferably generated based on the master data and the sign of the money amount associated with each transaction.
本発明に係るプログラムは、コンピュータを上記の会計データ処理システムにおけるサーバ装置として機能させることを特徴とする。 A program according to the present invention causes a computer to function as a server device in the above accounting data processing system.
〔システム構成〕
図1は、本発明に係る会計データ処理システム1の一実施形態を示す概略構成図である。
会計データ処理システム1は、インターネット等のネットワークNを介して接続された、サーバ装置2、利用者端末3A、及び会計事務所端末3Bにより構成される。なお、図1では利用者端末3A及び会計事務所端末3Bはそれぞれ1台ずつ描かれているが、これらはそれぞれ複数あってもよい。例えば、利用者端末3Aは、会計データ処理システム1を利用して会計処理を行う各企業の会計部門に配置されるとよい。
〔System configuration〕
FIG. 1 is a schematic configuration diagram showing an embodiment of an accounting data processing system 1 according to the present invention.
The accounting data processing system 1 includes a server device 2, a user terminal 3A, and an accounting office terminal 3B connected via a network N such as the Internet. In FIG. 1, one user terminal 3 </ b> A and one accounting office terminal 3 </ b> B are illustrated, but there may be a plurality of these. For example, the user terminal 3 </ b> A may be arranged in an accounting department of each company that performs accounting processing using the accounting data processing system 1.
サーバ装置2は、ネットワークNを介して、利用者端末3Aや会計事務所端末3B(以下、利用者端末3A及び会計事務所端末3Bを総称して、端末3という場合がある)と通信を行い、端末3から送られる処理要求や情報に基づき、各種の会計データ処理を行う。図2は、サーバ装置2の構成を示す機能ブロック図である。サーバ装置2は、各種処理プログラム(本発明に係る会計処理プログラムを含む。)に従って各種処理を実行する制御部21と、制御部21によって実行される各種処理プログラムやその処理に係るデータ等が記憶される固定的または着脱自在な記憶媒体を有する記憶部22と、インターネット等のネットワークNと接続されるモデムやルータ等からなる通信部23とを有する周知のコンピュータによって構成されている。サーバ装置2は、更にCRT(Cathode Ray Tube)やLCD(Liquid Crystal Display)等からなる表示部、マウスやキーボード等からなる入力部、印刷装置等からなる出力部などを備えてもよい。 The server device 2 communicates with the user terminal 3A and the accounting office terminal 3B (hereinafter, the user terminal 3A and the accounting office terminal 3B may be collectively referred to as the terminal 3) via the network N. Various accounting data processing is performed based on processing requests and information sent from the terminal 3. FIG. 2 is a functional block diagram showing the configuration of the server device 2. The server device 2 stores a control unit 21 that executes various processes according to various processing programs (including the accounting program according to the present invention), various processing programs executed by the control unit 21, data related to the processes, and the like. The storage unit 22 has a fixed or detachable storage medium, and a known computer having a communication unit 23 such as a modem or a router connected to a network N such as the Internet. The server device 2 may further include a display unit made up of a CRT (Cathode Ray Tube) or LCD (Liquid Crystal Display), an input unit made up of a mouse or keyboard, an output unit made up of a printing device, or the like.
サーバ装置2の記憶部22には、各種処理プログラムとして、例えば、端末3からアクセス可能なWebページとして会計データ処理サービスの管理画面を提供するプログラム、端末3からの処理要求に応じた処理(仕訳データの生成、報告書等の出力等)を実行するプログラム等が格納される。また、記憶部22には、後述するように、会計データ処理システム1を利用して会計処理を行う企業の会計記録データが、企業毎に格納される。 In the storage unit 22 of the server device 2, as various processing programs, for example, a program that provides an accounting data processing service management screen as a Web page accessible from the terminal 3, processing corresponding to a processing request from the terminal 3 (journal entry) A program for executing data generation, report output, etc.) is stored. In addition, as will be described later, accounting record data of a company that performs accounting processing using the accounting data processing system 1 is stored in the storage unit 22 for each company.
図3は、サーバ装置2がWebページとして提供する管理画面の一例を示している。端末3から管理画面に対するアクセスがあった場合、サーバ装置2はアクセス元の端末3に認証画面を表示させ、識別情報(以下ではIDという)とパスワードの入力を要求する。端末3の利用者により入力されたIDとパスワードの組み合わせが、あらかじめ登録され記憶部22に格納されているID及びパスワードと一致する場合には、サーバ装置2は端末3に管理画面へのアクセスを許可し、不一致の場合には管理画面へのアクセスを許可しない。このような認証により、権限を有する者(あらかじめ登録されている正当な利用者や会計士等)のみが管理画面にアクセスできる。 FIG. 3 shows an example of a management screen that the server device 2 provides as a Web page. When there is an access to the management screen from the terminal 3, the server device 2 displays an authentication screen on the access source terminal 3 and requests input of identification information (hereinafter referred to as ID) and a password. If the combination of the ID and password input by the user of the terminal 3 matches the ID and password registered in advance and stored in the storage unit 22, the server device 2 gives the terminal 3 access to the management screen. Permit, and if it does not match, access to the management screen is not permitted. With such authentication, only authorized persons (such as legitimate users and accountants registered in advance) can access the management screen.
サーバ装置2は、ID毎に、アクセス対象企業(すなわち、どの企業の会計記録データにアクセスを許可するか)、及びアクセス時の権限(例えば、新規作成、更新、閲覧のいずれを許可するか)を記憶する。そして、サーバ装置2は、ID及びパスワードにて認証した利用者に認められたアクセス対象企業及び権限に基づいて、管理画面を介した会計記録データ、報告書類、決算書類等へのアクセスを可能とする。例えば、会計データ処理システム1を利用して会計処理を行う複数の企業をクライアントに持つ会計士に付与されるIDには、クライアントである企業の会計記録データについて新規作成、更新、閲覧のすべての権限が認められるようにするとよい。会計データ処理システム1を利用して会計処理を行う企業に付与されるIDには、当該企業の会計記録データについて新規作成、更新、閲覧のすべての権限が認められるようにするとよい。また、会計データ処理システム1を利用して会計処理を行う複数の企業に(例えば投資先、融資先等として)関与する金融機関やベンチャーキャピタル等に対し、関与する企業の会計記録データ、報告書類、決算書類等を閲覧する権限のみが認められるようにするとよい。なお、複数の企業の会計記録データにアクセス可能なIDにて管理画面にアクセスした場合、会計記録データの操作や閲覧をするアクセス対象企業を管理画面にて選択可能とするとよい。このようなアクセス対象企業や権限の設定は、例えば会計データ処理システム1の管理者が行うとよい。 For each ID, the server device 2 is an access target company (that is, which company's accounting record data is permitted to be accessed) and an authority at the time of access (for example, which of creation, update, and browsing is permitted) Remember. Then, the server device 2 can access accounting record data, report documents, financial statements, etc. via the management screen based on the access target company and authority authorized by the user authenticated by the ID and password. To do. For example, an ID given to an accountant who has a plurality of companies that perform accounting processing using the accounting data processing system 1 has all authority to create, update, and view accounting record data of the client company. It is good to be recognized. The ID given to a company that performs accounting processing using the accounting data processing system 1 may be allowed to have all the authority to create, update, and view the accounting record data of the company. In addition, for financial institutions and venture capital companies involved in a plurality of companies that perform accounting processing using the accounting data processing system 1 (for example, as investment destinations and loan destinations), accounting record data and reporting documents of the companies involved It is advisable to allow only the authority to view financial statements. When the management screen is accessed with an ID that can access accounting record data of a plurality of companies, it is preferable that an access target company for operating and browsing the accounting record data can be selected on the management screen. Such an access target company and authority may be set, for example, by an administrator of the accounting data processing system 1.
管理画面には、端末3からの各種の処理要求を指示するためのメニューMが上部に表示される。メニューMの他、月次推移表、資金繰表等のデータ、税務会計に関連するニュース、決算や納税の期日、システム管理者等からの案内が画面中央のメイン表示エリアに表示される。 On the management screen, a menu M for instructing various processing requests from the terminal 3 is displayed at the top. In addition to the menu M, data such as monthly transition table, fund schedule, news related to tax accounting, settlement date and tax payment date, guidance from the system administrator, etc. are displayed in the main display area in the center of the screen.
また、サーバ装置2の記憶部22には、処理プログラムで利用するデータとして、例えば、会計記録データから仕訳データへの変換を行うとき参照するデータであるマスターデータや、前期からの繰越しが生じうる勘定科目についての期首における残高を示す期首残高データが格納される。本実施形態では、マスターデータとして、表示科目マスタ、仕訳科目マスタ、消費税区分マスタが記憶部22に記録される。マスターデータは、権限が付与された操作者がアップロードによる上書き更新やダウンロードによる取得を可能とされる。 Further, in the storage unit 22 of the server device 2, as data used in the processing program, for example, master data that is data that is referred to when conversion from accounting record data to journal data, or carry-over from the previous period may occur. The beginning balance data indicating the balance at the beginning of the account item is stored. In this embodiment, a display item master, a journal item master, and a consumption tax classification master are recorded in the storage unit 22 as master data. The master data can be acquired by overwritten update by upload or download by an authorized operator.
表示科目マスタは、図4に示したような、端末3にて記録する際に使用する勘定科目名(記録勘定科目)と、会計データ処理システム1において表示や集計に用いる勘定科目名(表示勘定科目)との対応関係を定義するデータである。端末3でおこなう会計記録データの記録や分析作業においては異なる勘定科目名を割り当てて区別して扱うが、会計データ処理システム1での表示や集計では一括して扱いたい勘定科目が存在する場合がある。このような勘定科目について、この表示科目マスタにて対応関係が定義される。表示勘定科目は、決算書で用いられる会計科目に相当する。なお、表示科目マスタでは、対応関係を定義する勘定科目名に加え、分類や科目を識別するための科目コードを併せて記録する。 The display item master includes an account item name (recording account item) used when recording on the terminal 3 as shown in FIG. 4 and an account item name (display account) used for display and aggregation in the accounting data processing system 1. This is data that defines the correspondence with the subject. In the recording and analysis work of accounting record data performed at the terminal 3, different account item names are assigned and handled separately, but there are cases where there are account items to be handled collectively in the display and aggregation in the accounting data processing system 1. . Correspondence is defined in this display item master for such account items. The display account item corresponds to the accounting item used in the financial statement. In addition, in the display subject master, in addition to the account subject name that defines the correspondence, the subject code for identifying the classification and the subject is also recorded.
仕訳科目マスタは、図5に例示したような、科目名、内容、及び発生主義の相手方勘定が対応付けられたデータである。会計記録データから仕訳データへと変換する際に、この仕訳科目マスタを参照して貸方及び/又は借方の勘定科目が決定される。仕訳科目マスタには、勘定科目の名称が内容として登録されているもの(図5中のD1、D2)と、勘定科目ではないが内容から推定して勘定科目を割り当てるもの(図5中のD3)とがある。D3には、頻繁に入力される内容やその言い換えなどをあらかじめ登録しておく。D2(およびD3の一部)には、発生主義の相手勘定が記録されているデータが記録されている。このデータは、発生主義に基づく取引の会計記録データを仕訳データに変換する処理において、相手方の勘定科目を自動的に決定するために用いられる。 The journal entry master is data in which the subject name, contents, and accrual counterparty account as illustrated in FIG. 5 are associated with each other. When converting from the accounting record data to the journal data, the credit and / or debit account items are determined with reference to the journal item master. In the journal entry master, the names of account items are registered as contents (D1 and D2 in FIG. 5) and those that are not account items but are estimated based on the contents (D3 in FIG. 5) ) In D3, frequently input contents and paraphrases thereof are registered in advance. In D2 (and a part of D3), data in which an accrual account is recorded is recorded. This data is used to automatically determine the account item of the other party in the process of converting the accounting record data of the transaction based on the accrual principle into journal data.
消費税区分マスタは、図6に例示したような、勘定科目名と消費税区分(図6の例では、“課税売上”、“課税仕入”、“有価譲渡”、“対象外”、“非課税売上”)とが対応付けられたテーブルT1と、消費税区分と税率とを対応付けたテーブルT2とを含むデータである。会計記録データから仕訳データへと変換する際に、この消費税区分マスタを参照して消費税額が算出される。 The consumption tax category master has the account name and consumption tax category as illustrated in FIG. 6 (in the example of FIG. 6, “taxable sales”, “taxable purchase”, “valuable transfer”, “non-target”, “ Data including a table T1 associated with “tax-free sales”) and a table T2 associated with the consumption tax classification and the tax rate. When converting from accounting record data to journal data, the consumption tax amount is calculated with reference to the consumption tax category master.
期首残高データは、会計データ処理システム1を初めて利用し始めた会計期間については、手動で設定され、2期目以降は決算後の繰越処理にて自動的に記録される。 The beginning balance data is manually set for the accounting period in which the accounting data processing system 1 is first used, and is automatically recorded in the carry-over processing after the settlement for the second and subsequent periods.
図7は、端末3(すなわち、利用者端末及び会計事務所端末)の構成を示す機能ブロック図である。端末3は、各種処理プログラムに従って各種処理を実行する制御部31と、制御部31によって実行される各種処理プログラムやその処理に係るデータ等が記憶される固定的または着脱自在な記憶媒体を有する記憶部32と、CRT(Cathode Ray Tube)やLCD(Liquid Crystal Display)等からなる表示部33と、マウスやキーボード等からなる入力部34と、印刷装置等からなる出力部35と、インターネット等のネットワークNと接続されるモデムやルータ等からなる通信部36とを有する周知のコンピュータや携帯端末等によって構成されている。各種処理プログラムはネットワークNからダウンロードしてインストールしてもよい。 FIG. 7 is a functional block diagram showing a configuration of the terminal 3 (that is, the user terminal and the accounting office terminal). The terminal 3 includes a control unit 31 that executes various processes according to various processing programs, and a fixed or detachable storage medium that stores various processing programs executed by the control unit 31, data related to the processes, and the like. A display unit 33 including a CRT (Cathode Ray Tube) or LCD (Liquid Crystal Display), an input unit 34 including a mouse and a keyboard, an output unit 35 including a printing device, and a network such as the Internet. It is constituted by a known computer, a portable terminal or the like having a communication unit 36 including a modem or a router connected to N. Various processing programs may be downloaded from the network N and installed.
端末3には、各種処理プログラムの一つとして、いわゆる表計算ソフトがインストールされている。本実施形態の会計データ処理システムでは、端末3でこの表計算ソフトを利用して、会計記録データを作成・記録する。 In the terminal 3, so-called spreadsheet software is installed as one of various processing programs. In the accounting data processing system of this embodiment, accounting record data is created and recorded by the terminal 3 using this spreadsheet software.
表計算ソフトは、上述したコンピュータシステムの表示部33上に、上下左右に整列した多数のセルを有する表(以下、「ワークシート」ともいう)を表示する。そして、各セルにデータや計算ルールなどを入力・設定すると、自動的に計算や処理を実行し、所定のセルに計算結果を代入したり、グラフを描画したりする。左右方向へのセルの並びを行(Row)と呼び、上下方向へのセルの並びを列(Column)と呼ぶ。 The spreadsheet software displays a table (hereinafter, also referred to as “worksheet”) having a large number of cells aligned vertically and horizontally on the display unit 33 of the computer system described above. When data and calculation rules are input / set in each cell, calculation and processing are automatically executed, and the calculation result is assigned to a predetermined cell or a graph is drawn. The cell arrangement in the left-right direction is called a row, and the cell arrangement in the up-down direction is called a column.
表計算ソフトは、利用者によってデータや式が入力されたワークシートを所定の形式のファイルとして端末3の記憶部32に保存することができる。一つのファイルには複数のワークシートを含めることが可能であり、画面上に表示されるタブを選択することにより利用者は任意のワークシートを選択して表示させることができる。 The spreadsheet software can save the worksheet into which data and formulas are input by the user in the storage unit 32 of the terminal 3 as a file in a predetermined format. A single file can include a plurality of worksheets, and by selecting a tab displayed on the screen, the user can select and display an arbitrary worksheet.
また、端末3には、各種処理プログラムの一つとして、Webページを閲覧するためのプログラムであるいわゆるブラウザがインストールされている。端末3の利用者は、このブラウザを利用して、サーバ装置2が提供する管理画面にアクセスすることができる。 The terminal 3 is installed with a so-called browser, which is a program for browsing Web pages, as one of various processing programs. The user of the terminal 3 can access the management screen provided by the server device 2 using this browser.
〔会計記録データ〕
以下では、表計算ソフトを用いて作成・記録する会計記録データを例示して説明する。本実施形態では、会計記録データは、一つのファイルとして作成・記録され、当該ファイルには、現金及び/又は預金の出入金を記録するワークシート、発生主義の取引を記録するワークシート、および修正仕訳を記録するワークシートの3種類が含まれる。出入金を記録するワークシート、発生主義の取引を記録するワークシート、および修正仕訳を記録するワークシートは、それぞれ複数設けられてもよい。図8は、会計記録データのファイルを表計算ソフトを用いて表示した一例を示している。この例では、出入金を記録するワークシートが3つ(小口現金、○○銀行、××銀行)、発生主義の取引を記録するワークシートが3つ(売上、立替経費、給与)、修正仕訳を記録するワークシートが1つ(修正仕訳)含まれている。これらのワークシートは、画面下部のタブTbをクリックすることによりいずれを表示するか選択可能とされており、図8の例では出入金を記録するワークシートの一つである小口現金のワークシートW1が表示されている。
[Accounting record data]
Hereinafter, accounting record data created and recorded using spreadsheet software will be described as an example. In the present embodiment, the accounting record data is created and recorded as one file, and the file includes a worksheet for recording cash and / or deposits and withdrawals, a worksheet for recording accrual transactions, and a correction. Three types of worksheets for recording journal entries are included. A plurality of worksheets for recording deposits and withdrawals, a worksheet for recording accrual transactions, and a worksheet for recording correction journals may be provided. FIG. 8 shows an example in which a file of accounting record data is displayed using spreadsheet software. In this example, there are three worksheets that record withdrawals and withdrawals (small cash, XX bank, XX bank), three worksheets that record accrual transactions (sales, advance expenses, salary), and revised journals. Is included (one correction journal). These worksheets can be selected to be displayed by clicking the tab Tb at the bottom of the screen. In the example of FIG. 8, a worksheet for small cash, which is one of the worksheets for recording deposits and withdrawals. W1 is displayed.
〔出入金の記録〕
出入金を記録するためのワークシートは、小口現金、銀行口座等のそれぞれについて個別に設けられる。図8は、小口現金の出入金を記録するためのワークシートW1を例示している。
[Records of withdrawals]
Worksheets for recording deposits and withdrawals are provided for each of cash, bank accounts, and the like. FIG. 8 illustrates a worksheet W1 for recording the withdrawal and withdrawal of petty cash.
ワークシートW1の上部には、基本情報領域R1として、「会社名」、「会計期間」、「期首残高」、および「口座名」を入力するためのセルが設けられる。基本情報領域R1には他に「増減」および「期末残高」のセルが設けられる。「増減」欄にはこのワークシートW1に記録する会計期間における残高の増減が自動計算する式が設定され、「期末残高」欄には期首残高と増減とに基づいて期末残高を計算する式が設定される。これら式が設定されているセルの値は、式の計算結果に影響を及ぼす他のセルの値の更新に伴い、自動的に更新される。 In the upper part of the worksheet W1, cells for inputting “company name”, “accounting period”, “starting balance”, and “account name” are provided as the basic information area R1. In the basic information area R1, there are additionally provided cells for “increase / decrease” and “term balance”. In the “Increase / Decrease” column, an expression for automatically calculating the increase / decrease in the balance recorded in the worksheet W1 is set, and in the “End Balance” column, an expression for calculating the end balance based on the beginning balance and the increase / decrease is set. Is set. The values of the cells in which these formulas are set are automatically updated as the values of other cells that affect the calculation results of the formulas are updated.
基本情報領域R1の下に配置される個別記録領域R2は、個別の出入金の情報を各行に記録する表形式の領域であり、「日付」、「金額」、「内容」、「摘要」、「補助科目」、「事業部」、および「残高」の欄(すなわち列)が設けられる。「日付」欄には、実際に出入金があった日付を記録し、「金額」欄には出入金の金額を、収入を正、支出を負の値として記録する。なお、消費税がかかる場合には税込みの金額を記録する。「内容」欄には、例えば消耗品費、水道光熱費、会議費、地代家賃、支払手数料といったような支出の内容の説明、または例えば、売掛金、雑収入、資金移動、などのような収入の内容の説明を記録する。「摘要」欄には例えば出入金の相手先、内訳などの説明を記録する。「補助科目」欄には例えば出入金の相手先等を記録する。「事業部」欄には、利用者が事業部毎の集計を希望する場合に、出入金に関連する事業部名を記録する。「残高」欄には、当該出入金の記録を反映したときの口座残高を自動計算する式が設定される。具体的には、1番目の出入金記録に対する残高としては、期首残高に1番目の出入金の金額を加算した値を計算する式が設定される。2番目以降の出入金記録に対する残高としては、1つ前の残高に当該出入金記録の金額を加算した値を計算する式が設定される。 The individual recording area R2 arranged below the basic information area R1 is a tabular area for recording individual deposit / withdrawal information in each line, and includes “date”, “amount”, “content”, “explanation”, Columns (that is, columns) of “auxiliary subjects”, “business divisions”, and “balance” are provided. In the “Date” column, the date of actual deposit / withdrawal is recorded, and in the “Amount” column, the amount of deposit / withdrawal is recorded, with income as positive and expenditure as negative. If consumption tax is charged, record the amount including tax. In the “Content” column, explanation of the contents of expenditure such as consumables, utilities, conference fee, land rent, payment fee, etc., or income such as accounts receivable, miscellaneous income, funds transfer, etc. Record the content description. In the “Summary” column, for example, description of the destinations and breakdowns of withdrawals and withdrawals is recorded. In the “subsidized subject” column, for example, the destination of withdrawal and withdrawal is recorded. In the “business division” column, the name of the business division related to the withdrawal and withdrawal is recorded when the user wishes to tabulate each business division. In the “balance” column, an expression for automatically calculating the account balance when the record of the deposit / withdrawal is reflected is set. Specifically, as the balance for the first deposit / withdrawal record, an equation for calculating a value obtained by adding the amount of the first deposit / withdrawal to the beginning balance is set. As the balance for the second and subsequent deposit / withdrawal records, an equation for calculating a value obtained by adding the amount of the deposit / withdrawal record to the previous balance is set.
個別記録領域R2の下にはフッタ領域R3が設けられ、個別記録領域における「金額」欄の真下に位置するセルに、そのワークシートに記録されているすべての出入金の合計値を自動計算する式が設定される。この合計値は当該ワークシートの会計期間における残高の増減を示しており、基本情報領域R1の「増減」欄に同じ値が表示される。 A footer area R3 is provided below the individual recording area R2, and the total value of all the deposits and withdrawals recorded on the worksheet is automatically calculated in a cell located immediately below the “Amount” column in the individual recording area. An expression is set. This total value indicates the increase or decrease of the balance in the accounting period of the worksheet, and the same value is displayed in the “increase / decrease” column in the basic information area R1.
〔発生主義取引の記録〕
発生主義の取引を記録するためのワークシートは、売上、立替経費、給与等のそれぞれについて個別に設けられる。図9は、発生主義に基づき売上を記録するためのワークシートW2を例示している。
[Records of accrual transactions]
Worksheets for recording accrual transactions are provided for each of sales, advance expenses, salary, etc. FIG. 9 illustrates a worksheet W2 for recording sales based on the accrual principle.
ワークシートW2の上部には、基本情報領域R4として、「会社名」および「会計期間」を入力するためのセルが設けられる。基本情報領域R4には他に当該ワークシートに記録した売上を合計した売上合計を表示するセルが設けられる。この売上合計を表示するセルには、後述する個別記録領域R5の入力値に応じて合計値を自動的に集計する式が設定され、セルの値は自動的に更新される。 In the upper part of the worksheet W2, a cell for inputting “company name” and “accounting period” is provided as a basic information area R4. In the basic information area R4, a cell for displaying the total sales totaled in the sales recorded on the worksheet is provided. In the cell for displaying the total sales, a formula for automatically summing up the total value is set according to an input value in an individual recording area R5 described later, and the value of the cell is automatically updated.
基本情報領域R4の下に配置される個別記録領域R5は、個別の取引の情報を各行に記録する表形式の領域であり、「日付」、「金額」、「内容」、「摘要」、「補助科目」、および「事業部」、の欄(すなわち列)が設けられる。「日付」欄には、実際に取引(売上)が発生した日付を記録し、「金額」欄には取引(売上)の金額を記録する。このとき、売上が発生した場合には正の値、注文のキャンセル等により売上が減少する場合には負の値にて金額を記録する。なお、消費税がかかる場合には税込みの金額を記録する。「内容」欄には、対応する勘定科目を記録する。すなわち売上を記録するワークシートW2では、売上を記録する。「摘要」欄には例えば出入金の相手先、内訳などの説明を記録する。「補助科目」欄には例えば売上の相手先等を記録する。「事業部」欄には、利用者が事業部毎の集計を希望する場合に、取引に関連する事業部名を記録する。 The individual recording area R5 arranged under the basic information area R4 is a tabular area in which information of individual transactions is recorded in each line, and “date”, “amount”, “content”, “summary”, “ Columns (namely, columns) for “subjects” and “business divisions” are provided. In the “date” column, the date when the transaction (sales) actually occurs is recorded, and in the “amount” column, the amount of the transaction (sales) is recorded. At this time, the amount is recorded as a positive value when sales occur, and as a negative value when sales decrease due to order cancellation or the like. If consumption tax is charged, record the amount including tax. In the “content” column, the corresponding account item is recorded. That is, sales are recorded in the worksheet W2 for recording sales. In the “Summary” column, for example, description of the destinations and breakdowns of withdrawals and withdrawals is recorded. For example, the sales partner is recorded in the “auxiliary subject” field. In the “business division” column, the name of the business division related to the transaction is recorded when the user wishes to tabulate each business division.
個別記録領域R5の下にはフッタ領域R6が設けられ、個別記録領域における「金額」欄の真下に位置するセルに、ワークシートW2に記録されているすべての売上の合計値を自動計算する式が設定される。この合計値は当該ワークシートの会計期間における売上合計を示しており、基本情報領域R4の売上合計欄に同じ値が表示される。 A footer area R6 is provided below the individual recording area R5, and an expression for automatically calculating the total value of all sales recorded in the worksheet W2 in a cell located immediately below the “Amount” column in the individual recording area Is set. This total value indicates the total sales during the accounting period of the worksheet, and the same value is displayed in the total sales column of the basic information area R4.
図10は、発生主義に基づく会計記録を記録するワークシートの他の例として、立替経費を記録するためのワークシートW3を例示している。 FIG. 10 illustrates a worksheet W3 for recording advance expenses as another example of a worksheet for recording accounting records based on accrual principle.
ワークシートW3の上部には、売上を記録するワークシートW2と同様、基本情報領域R4として、「会社名」および「会計期間」を入力するためのセルが設けられる。基本情報領域R4には他に当該ワークシートに記録した取引の合計値(すなわち立替経費の未精算残高)を表示するセルが設けられる。この合計値を表示するセルには、後述する個別記録領域R5の入力値に応じて合計値を自動的に集計する式が設定され、セルの値は自動的に更新される。 Similar to the worksheet W2 for recording sales, a cell for inputting “company name” and “accounting period” is provided in the upper part of the worksheet W3 as the basic information area R4. The basic information area R4 is further provided with a cell for displaying the total value of transactions recorded on the worksheet (that is, the unpaid balance of advance expenses). In the cell for displaying the total value, a formula for automatically summing up the total value is set according to an input value in an individual recording area R5 described later, and the value of the cell is automatically updated.
基本情報領域R4の下に配置される個別記録領域R5は、個別の取引の情報を各行に記録する表形式の領域であり、売上を記録するワークシートと同様、「日付」、「金額」、「内容」、「摘要」、「補助科目」、および「事業部」、の欄(すなわち列)が設けられる。「日付」欄には、実際に取引(立替や精算)が発生した日付を記録し、「金額」欄には取引の金額を記録する。このとき、立替が発生したときには負の値、精算をしたときには正の値にて金額を記録する。なお、消費税がかかる場合には税込みの金額を記録する。「内容」欄には、旅費交通費、会議費、採用交通費、租税公課等、経費の内容に応じた勘定科目を記録する。「摘要」欄には例えば経費支払の相手先、会議費当の場合には参加者の人数等を記録する。「補助科目」欄には例えば経費支払の相手先等を記録する。「事業部」欄には、利用者が事業部毎の集計を希望する場合に、取引に関連する事業部名を記録する。 The individual recording area R5 arranged below the basic information area R4 is a tabular area in which information of individual transactions is recorded in each row, and “date”, “amount”, The columns (namely, columns) of “content”, “summary”, “auxiliary subject”, and “business division” are provided. In the “Date” column, the date when the transaction (advancement or settlement) actually occurs is recorded, and in the “Amount” column, the transaction amount is recorded. At this time, the amount is recorded as a negative value when a change occurs, and as a positive value when payment is made. If consumption tax is charged, record the amount including tax. In the “content” column, account items corresponding to the contents of expenses such as travel expenses, transportation expenses, conference expenses, recruitment transportation expenses, tax and public charges are recorded. In the “Summary” column, for example, the destination of the expense payment, and the number of participants in the case of a meeting fee are recorded. In the “subsidized subject” column, for example, the expense payment partner is recorded. In the “business division” column, the name of the business division related to the transaction is recorded when the user wishes to tabulate each business division.
個別記録領域R5の下にはフッタ領域R6が設けられ、個別記録領域における「金額」欄の真下に位置するセルに、ワークシートW2に記録されているすべての立替経費の合計値を自動計算する式が設定される。この合計値は当該ワークシートの会計期間における立替経費の未精算残高を示しており、基本情報領域R4の未精算残高欄にも同じ値が表示される。なお、図10の例では、全ての立替経費が精算済みとなっているため未精算残高は0となっている。 A footer area R6 is provided below the individual recording area R5, and the total value of all the advance expenses recorded on the worksheet W2 is automatically calculated in a cell located immediately below the “Amount” column in the individual recording area. An expression is set. This total value indicates the unsettled balance of the advance expenses in the accounting period of the worksheet, and the same value is also displayed in the unsettled balance field of the basic information area R4. In the example of FIG. 10, since all the advance expenses have been settled, the unsettled balance is 0.
〔修正仕訳の記録〕
修正仕訳を記録するワークシートは、通常、一つのファイルに1枚設けられ、仕訳の修正を記録する。修正仕訳は、例えば、利用者が作成した会計記録についてチェックした結果必要となった修正を会計事務所にて記録するとよい。図11は、修正仕訳を記録するワークシートW4を例示している。
[Record of correction journal]
One worksheet for recording correction journals is usually provided in one file, and the correction of journal entries is recorded. For the correction journal, for example, the correction required as a result of checking the accounting record created by the user may be recorded at the accounting office. FIG. 11 exemplifies a worksheet W4 for recording correction journals.
ワークシートW4の上部には、基本情報領域R7として、「会社名」および「会計期間」を入力するためのセルが設けられる。 In the upper part of the worksheet W4, a cell for inputting “company name” and “accounting period” is provided as a basic information area R7.
基本情報領域R7の下に配置される個別記録領域R8は、個別の取引の情報を各行に記録する表形式の領域であり、「日付」、「金額」、「借方科目」、「補助科目(借方)」、「事業部(借方)」、「貸方科目」、「補助科目(貸方)」、「事業部(貸方)」、および「摘要」の欄(すなわち列)が設けられる。「日付」欄には、修正の対象となる取引の日付を記録し、「金額」欄には対象となる取引の金額を記録する。なお、消費税がかかる場合には税込みの金額を記録する。「借方科目」、「補助科目(借方)」、「事業部(借方)」、「貸方科目」、「補助科目(貸方)」、および「事業部(貸方)」の欄には、借方/貸方の一方に修正の対象となる仕訳を相殺するよう勘定科目、補助科目、および事業部を記録するとともに、借方/貸方の他方に正しい仕訳となる勘定科目、補助科目、および事業部を記録する。「摘要」欄には修正の内容を記録する。 The individual recording area R8 arranged below the basic information area R7 is a tabular area in which information of individual transactions is recorded in each line, and “date”, “amount”, “debit item”, “auxiliary item ( "Debit)", "Business Division (Debit)", "Credit Item", "Subsidiary Item (Credit)", "Business Division (Credit)", and "Description" columns (ie, columns) are provided. In the “Date” column, the date of the transaction to be corrected is recorded, and in the “Amount” column, the amount of the transaction to be corrected is recorded. If consumption tax is charged, record the amount including tax. "Debit item", "Sub item (debit)", "Business unit (debit)", "Credit item", "Sub item (credit)" and "Business unit (credit)" are debit / credit The account item, the supplementary item, and the business unit are recorded so as to offset the journal to be corrected, and the account item, the supplementary item, and the business unit that are correct journals are recorded on the other side of the debit / credit. Record the details of the correction in the “Summary” column.
個別記録領域R8の下にはフッタ領域R9が設けられ、個別記録領域における「金額」欄の真下に位置するセルに、そのワークシートに記録されているすべての修正仕訳の合計値を自動計算する式が設定される。 A footer area R9 is provided below the individual recording area R8, and the total value of all the correction journals recorded in the worksheet is automatically calculated in a cell located immediately below the “Amount” column in the individual recording area. An expression is set.
上記のような会計記録データは、例えば、利用者が自ら利用者端末の表計算ソフトを利用して日常の取引として記録する。あるいは、会計事務所端末の表計算ソフトを利用して、会計事務所の会計士やスタッフが会計記録の作成や更新を代行してもよい。 The accounting record data as described above, for example, is recorded as a daily transaction by the user himself / herself using the spreadsheet software of the user terminal. Alternatively, the accountant or staff of the accounting office may use the spreadsheet software of the accounting office terminal to create and update accounting records.
〔会計記録データの取り込みと更新〕
端末3にて作成された会計記録データは、ネットワークNを介してサーバ装置2に送信(アップロード)される。具体的な操作の一例としては、端末3から管理画面にアクセスし、当該管理画面にてアップロードメニューを選択し、会計記録のファイルを選択して送信する。他の例としては、管理画面内の所定領域に、会計記録データのファイルのアイコンをドラッグアンドドロップする操作により、当該ファイル送信を実行するようにしてもよい。
[Importing and updating accounting record data]
The accounting record data created at the terminal 3 is transmitted (uploaded) to the server device 2 via the network N. As an example of a specific operation, the management screen is accessed from the terminal 3, the upload menu is selected on the management screen, and the accounting record file is selected and transmitted. As another example, the file transmission may be executed by an operation of dragging and dropping a file icon of the accounting record data to a predetermined area in the management screen.
サーバ装置2は、端末3から会計記録のファイルを受信すると、会計記録データ受信時の処理を開始する。図12は、この会計記録データ受信時の処理の手順を示すフローチャートである。 When the server device 2 receives the accounting record file from the terminal 3, the server device 2 starts processing when receiving accounting record data. FIG. 12 is a flowchart showing a processing procedure when receiving the accounting record data.
はじめに、サーバ装置2は、受信した会計記録データをチェックする(ステップS100)。例えば、日付や数値の書式不備、会計期間外の取引、等を不備として検出する。チェックにおいて不備が見つかった場合(ステップS110;Yes)、送信元の端末(利用者端末または会計士端末)のブラウザに、不備を知らせるメッセージを表示させて(ステップS120)処理を終了する。 First, the server apparatus 2 checks the received transaction record data (step S100). For example, date and numerical format deficiencies, transactions outside the accounting period, etc. are detected as deficiencies. If deficiencies are found in the check (step S110; Yes), a message notifying deficiencies is displayed on the browser of the transmission source terminal (user terminal or accountant terminal) (step S120), and the process is terminated.
一方、不備が見つからなかった場合(ステップS110;No)、端末3の操作者に会計記録データの正確性等を確認すべき確認事項の有無をチェックする(ステップS130)。確認事項としては、金額の異常値(桁違いに大きな金額等)、空欄、記録の重複(二重取引。同日且つ同額のデータが複数見つかった場合)等があげられる。確認事項がない場合には(ステップS130;No)、処理をステップS160に移す。確認事項がある場合(ステップS130;Yes)、端末3に確認事項を表示させ(ステップS140)、会計記録データの受信を継続するか中止するかの選択を要求する(ステップS150)。そして、端末3の操作者が処理の継続を選択した場合(ステップS150;Yes)には、処理をステップS160に移す。一方、端末3の操作者が処理の中止を選択した場合には(ステップS150;No)、処理を終了する。 On the other hand, if no deficiencies are found (step S110; No), the operator of the terminal 3 is checked for the presence or absence of confirmation items for which the accuracy of the accounting record data should be confirmed (step S130). Items to be confirmed include abnormal value (a large amount of money, etc.), blank, duplicated records (double transaction, when multiple data of the same amount are found on the same day), etc. If there is no confirmation item (step S130; No), the process proceeds to step S160. If there is a confirmation item (step S130; Yes), the confirmation item is displayed on the terminal 3 (step S140), and a request is made to select whether to continue receiving the transaction record data (step S150). If the operator of the terminal 3 selects to continue the process (step S150; Yes), the process proceeds to step S160. On the other hand, when the operator of the terminal 3 selects to cancel the process (step S150; No), the process ends.
ステップS160では、サーバ装置2は、受信した会計記録データを所定の形式に変換して記憶部22に格納する(ステップS160)。送信元の端末3のブラウザに受信したデータを反映した最新の会計記録データを所定の形式で表示して(ステップS170)、処理を終了する。 In step S160, the server device 2 converts the received transaction record data into a predetermined format and stores it in the storage unit 22 (step S160). The latest transaction record data reflecting the received data is displayed in a predetermined format on the browser of the terminal 3 of the transmission source (step S170), and the process is terminated.
サーバ装置2は、受信した会計記録データから総勘定元帳、及び/又は仕訳帳を作成してもよく、これらに基づき、残高チェックするようにしてもよい。また、例えば会計記録データをアップロードする際に、出入金の記録に関して各口座にあるべき残高を予め入力可能とし、入力された残高と会計記録上の残高とを照合して、不一致の場合にその旨を通知するようにしてもよい。 The server device 2 may create a general ledger and / or journal from the received accounting record data, and may check the balance based on these. Also, for example, when uploading accounting record data, the balance that should be in each account can be entered in advance for the record of withdrawals, and the entered balance is compared with the balance on the accounting record. You may make it notify that.
なお、会計記録データは随時追加計上が可能とされる。追加計上の方法としては、差分計上と洗替計上のいずれかを選択可能とする。そして、選択された取り扱い方法にて、サーバ装置で会計記録データを取り込む時に重複する記録について処理を行う。 The accounting record data can be added at any time. As an additional recording method, either differential recording or replacement recording can be selected. Then, with the selected handling method, processing is performed for duplicated records when accounting record data is captured by the server device.
差分計上は、既に会計記録データがサーバ装置2に記録されている状態において、会計記録データを追記する方法である。例えば、スマートフォン等の携帯端末からも管理画面にアクセスできるようにして、日々の取引(例えば現金での支払い等)をスマートフォンからサーバ装置2に記録することを可能にするとよい。 The difference recording is a method of additionally recording the accounting record data in a state where the accounting record data is already recorded in the server device 2. For example, it is preferable that the management screen can be accessed from a mobile terminal such as a smartphone so that daily transactions (for example, payment by cash) can be recorded in the server device 2 from the smartphone.
洗替計上は、既にサーバ装置2に記録されている会計記録データを、新たにアップロードする会計記録データで置き換える方法である。 Replacement accounting is a method of replacing the accounting record data already recorded in the server device 2 with newly uploaded accounting record data.
サーバ装置2は、チェックの結果、不備がないことが確認された会計記録データを、チェック済み会計データ記録としてサーバ装置の記憶部22に所定の形式で格納する。この所定の形式は、端末3で用いられる表計算ソフトのファイルにおける記録形式とは異なっていてもよい。サーバ装置2は、チェック済み会計記録データを、少なくとも、表計算ソフトのファイルにおけるワークシートと同様に分類して、端末3からの要求に応じて表示することが可能とする。サーバ装置2は、例えば個々の取引を個別のレコードとするデータベースの記録形式で記録してもよい。 As a result of the check, the server apparatus 2 stores the accounting record data confirmed to be incomplete in the storage unit 22 of the server apparatus as a checked accounting data record in a predetermined format. This predetermined format may be different from the recording format in the spreadsheet software file used in the terminal 3. The server device 2 makes it possible to classify the checked accounting record data at least in the same way as the worksheet in the spreadsheet software file and display it in response to a request from the terminal 3. For example, the server device 2 may record in a database recording format in which each transaction is an individual record.
〔Web形式の表示とデータエクスポート〕
サーバ装置2は、管理画面を介した端末3からの閲覧要求操作に応じて、端末3にてチェック済み会計記録データを閲覧できるよう情報を出力する。端末3には表計算ソフトでの各ワークシートと同様の外観で会計記録データが表示されるようにするとよい。サーバ装置2は、記憶部22に格納されたチェック済み会計記録データを、管理画面を介した端末3からのダウンロード要求操作に応じて、端末3に送信する。このときチェック済み会計記録データは、表計算ソフトのファイル形式にてサーバ装置2から出力されるように構成される。利用者や会計事務所のスタッフは、サーバ装置2の記憶部22に格納されているチェック済み会計記録データをそれぞれダウンロードすることができるので、最新の会計記録データを利用者と会計事務所とで共有することが可能となる。例えば、利用者がアップロードした会計記録を会計事務所で修正し、再度アップロードして修正を反映したり、会計事務所にて会計記録の作成を代行し、サーバ装置2にデータをアップロードしておき、利用者は任意のタイミングで最新データの会計記録をダウンロードしたりといった利用が可能となる。その際、ダウンロードできる会計記録データは、表計算ソフトのファイル形式で出力されるので、特別なアプリケーションソフトがなくても、端末3にて自由に会計記録データを閲覧・編集・加工等して利用することが可能となる。
[Web format display and data export]
In response to a browsing request operation from the terminal 3 via the management screen, the server device 2 outputs information so that the checked accounting record data can be browsed on the terminal 3. The terminal 3 may display the accounting record data with the same appearance as each worksheet in the spreadsheet software. The server device 2 transmits the checked transaction record data stored in the storage unit 22 to the terminal 3 in response to a download request operation from the terminal 3 via the management screen. At this time, the checked accounting record data is configured to be output from the server apparatus 2 in a spreadsheet software file format. Since the user and the staff of the accounting office can download the checked accounting record data stored in the storage unit 22 of the server device 2 respectively, the latest accounting record data can be downloaded between the user and the accounting office. It becomes possible to share. For example, the accounting record uploaded by the user is corrected at the accounting office and uploaded again to reflect the correction, or the accounting office creates the accounting record and uploads the data to the server device 2. The user can download the latest data accounting records at any time. At that time, downloadable accounting record data is output in the spreadsheet software file format, so you can view, edit and process the accounting record data freely on the terminal 3 without special application software. It becomes possible to do.
〔仕訳データへの変換〕
サーバ装置2は、管理画面を介した端末3からの仕訳データ変換要求操作に応じて、チェック済み会計記録データを、仕訳データに変換するデータ変換処理を行う。仕訳データは、各取引が複式簿記のルールに従って貸方と借方に仕訳されたデータであり、月次報告書や決算書の集計に適した形式である。利用者や会計事務所のスタッフは、例えば、注目している会計期間のすべての会計記録データがアップロードされたとき、月次報告書を取得したいとき、決算書を出力したいときなどに、最新の会計記録データを仕訳データに変換すべく仕訳データ変換要求操作(例えば管理画面内の所定のボタンをクリックする等)を行う。
[Conversion to journal data]
The server device 2 performs data conversion processing for converting the checked accounting record data into journal data in response to the journal data conversion request operation from the terminal 3 via the management screen. Journal data is data in which each transaction is credited and debited according to double-entry bookkeeping rules, and is in a format suitable for aggregation of monthly reports and financial statements. For example, users or accounting firm staff can upload the latest accounting record data for the current accounting period, retrieve monthly reports, output financial statements, etc. A journal data conversion request operation (for example, clicking a predetermined button in the management screen) is performed to convert the accounting record data into journal data.
〔仕訳データのフォーマット〕
図13は、データ変換処理が行われた結果出力される仕訳データの一例を示している。
仕訳データは、仕訳に係る個々の取引について、「伝票コード」、「伝票No」、「科目コード」、「日付」、「勘定科目(借方)」、「補助科目(借方)」、「事業部(借方)」、「消費税区分(借方)」、「借方金額」、「消費税(借方)」、「勘定科目(貸方)」、「補助科目(貸方)」、「事業部(貸方)」、「消費税区分(貸方)」、「貸方金額」、「消費税(貸方)」、「摘要」、および「税抜金額」の記録を含む。これらの他、集計の便宜のために、「日付」から「年」、「月」、「年月」を抽出して記録してもよい。
[Format of journal data]
FIG. 13 shows an example of journal data output as a result of the data conversion process.
Journal data consists of “slip code”, “slip number”, “subject code”, “date”, “account (debit)”, “subsidiary (debit)”, “division” for each transaction related to the journal. (Debit), consumption tax category (debit), debit amount, consumption tax (debit), account (credit), sub-account (credit), division (credit) , "Consumption tax classification (credit)", "credit amount", "consumption tax (credit)", "remarks", and "tax-excluded" records. In addition to these, for the convenience of aggregation, “year”, “month”, and “year / month” may be extracted from “date” and recorded.
「伝票コード」は、仕訳される取引が記録された会計記録データのワークシートを示す。「伝票No」は、仕訳に係る個々の取引を識別する番号である。「科目コード」は、勘定科目に対応付けられた識別コードであり、借方の勘定科目に対応したコードが記録される。「日付」は、取引の日付を示す。 “Voucher code” indicates a worksheet of accounting record data in which transactions to be journalized are recorded. “Voucher No” is a number for identifying each transaction related to the journal. The “subject code” is an identification code associated with the account item, and a code corresponding to the debit account item is recorded. “Date” indicates the date of the transaction.
「勘定科目(借方)」は、取引の仕訳における借方の勘定科目を示し、「補助科目(借方)」は、借方の勘定科目の補助科目を示す。事業部は、「事業部(借方)」は、当該取引に関連する事業部を示す。「消費税区分(借方)」は、“課税売上”、“非課税売上”、“課税仕入”、および“対象外”の何れかの分類が記録される。「借方金額」は、当該取引の仕訳における借方の金額を示しており、「消費税(借方)」は、消費税区分(借方)が対象外以外の場合に消費税額が記録される。 “Account (debit)” indicates a debit account item in the journal of the transaction, and “Auxiliary item (debit)” indicates an auxiliary item of the debit account item. The business unit “business unit (debit)” indicates a business unit related to the transaction. In the “consumption tax category (debit)”, any one of “taxable sales”, “tax free sales”, “taxable purchase”, and “non-target” is recorded. “Debit amount” indicates the debit amount in the journal of the transaction, and “consumption tax (debit)” records the consumption tax amount when the consumption tax category (debit) is other than the target.
「勘定科目(貸方)」、「補助科目(貸方)」、「事業部(貸方)」、「消費税区分(貸方)」、「貸方金額」、および「消費税(貸方)」は、対応する借方の項目から類推されるように、それぞれ取引の仕訳における貸方の勘定科目、補助科目、取引に関連する事業部、消費税の適用分類、貸方の金額、消費税額を示す。 "Account (credit)", "Sub-account (credit)", "Division (credit)", "Consumption tax category (credit)", "Credit amount", and "Consumption tax (credit)" correspond As inferred from the debit item, the credit account item, auxiliary item, business division related to the transaction, application category of consumption tax, credit amount, and consumption tax amount are shown.
「摘要」は、仕訳に係る取引の説明(例えば取引の相手先等)を示す。また、「税抜金額」は、「金額」から「消費税」を差し引いた額を示す。この「税抜金額」は、課税事業者が決算等に用いる場合がある。 “Summary” indicates a description of a transaction related to the journal (for example, a counterparty of the transaction). “Amount excluding tax” indicates an amount obtained by subtracting “consumption tax” from “amount”. This “tax-excluded amount” may be used by the taxable person for settlement of accounts.
以上のような項目を有する仕訳データは、会計記録データを基にしたデータ変換処理により、自動的に生成される。以下では、データ変換処理の手順を、会計記録の形式(出入金、発生主義、修正仕訳)のそれぞれについて説明する。 The journal data having the above items is automatically generated by data conversion processing based on the accounting record data. In the following, the procedure of the data conversion process will be described for each accounting record format (withdrawal / withdrawal, accrual basis, correction journal).
〔出入金の仕訳データへの変換〕
出入金の会計記録データは、小口現金、銀行口座等の各口座について個別のワークシートに記録され、サーバ装置2にアップロードされた際にも口座を区別可能に記録されている。データ変換処理では、各口座における個々の出入金の会計記録データを、順次、下記の処理を実行することにより、個々の仕訳として仕訳データに記録する。
[Conversion of deposits and withdrawals into journal data]
The accounting record data of withdrawals and withdrawals is recorded on individual worksheets for each account such as petty cash and bank accounts, and is recorded so that the accounts can be distinguished even when uploaded to the server device 2. In the data conversion process, the accounting record data of individual deposits and withdrawals in each account is recorded in the journal data as individual journals by sequentially executing the following processes.
仕訳データの「伝票コード」には、出入金の会計記録データのワークシート名(例えば、“出入金記録 小口現金”)を転記する。仕訳データの「伝票No」には、仕訳を識別するための通し番号が1から順に付される。仕訳データの「科目コード」には、記憶部に記録した表示科目マスタ参照して、勘定科目(借方)に記録された勘定科目に対応する科目コードが記録される。仕訳データの「日付」には、出入金の会計記録データにおける「日付」を転記する。 The worksheet name of the deposit / withdrawal accounting record data (for example, “withdrawal / receipt record petty cash”) is posted to the “slip code” of the journal data. A serial number for identifying a journal is sequentially assigned to “slip No.” of the journal data. In the “subject code” of the journal data, an item code corresponding to the account item recorded in the account item (debit) is recorded with reference to the display item master recorded in the storage unit. The “date” in the accounting record data of the deposit / withdrawal is posted to the “date” of the journal data.
仕訳データの「勘定科目(借方)」には、出入金の会計記録データにおける「金額」の正負に応じた値を記録する。すなわち、出入金の会計記録データにおける金額が負の値の場合には、記憶部に記録した仕訳科目マスタを参照して、出入金の会計記録データの「内容」に対応する勘定科目を記録する。一方、出入金の会計記録データにおける金額が正の値の場合には、科目として“現金預金”を記録する。仕訳データの「補助科目(借方)」には、出入金の会計記録データにおける「金額」が正の値の場合、当該出入金の口座名(例えば“小口現金”)を記録し、負の値の場合には会計記録データにおける「補助科目」に応じた値を記録する。 In the “account item (debit)” of the journal data, a value corresponding to the sign of “amount” in the accounting record data of withdrawals and withdrawals is recorded. That is, if the amount in the accounting records data for withdrawals and withdrawals is a negative value, the account item corresponding to the “content” of the accounting record data for withdrawals and withdrawals is recorded with reference to the journal entry master recorded in the storage unit. . On the other hand, when the amount of money in the accounting record data of deposits and withdrawals is a positive value, “cash deposit” is recorded as a subject. In the “subsidized item (debit)” of the journal entry data, if the “amount” in the accounting record data of deposits and withdrawals is a positive value, record the account name of the withdrawal (eg “small cash”) and record a negative value In the case of, the value corresponding to the “subsidiary subject” in the accounting record data is recorded.
仕訳データの「事業部(借方)」には、出入金の会計記録データにおける「事業部」を転記する。仕訳データの「消費税区分(借方)」には、記憶部に記録した消費税区分マスタを参照して、勘定科目(借方)に対応する消費税区分(“課税売上”、“課税仕入”、“有価譲渡”、“対象外”、“非課税売上”の何れか)を記録する。仕訳データの「借方金額」には、出入金の会計記録データにおける「金額」を転記する。仕訳データの「消費税(借方)」には、消費税区分(借方)に対応する税率(消費税区分マスタに定義されている)を用いて割り戻して算出される消費税額を記録する。税率が0%の区分についてはこの欄を空欄とする。 In the journal data “department (debit)”, the “department” in the accounting record data of deposits and withdrawals is posted. For the "consumption tax category (debit)" in the journal data, refer to the consumption tax category master recorded in the storage unit, and the consumption tax category ("taxable sales", "taxable purchase") corresponding to the account item (debit) , “Value transfer”, “not applicable”, or “tax-free sales”). In the “debit amount” of the journal data, the “amount” in the accounting record data of the deposit / withdrawal is posted. In the “consumption tax (debit)” of the journal data, the consumption tax amount calculated by rebating using the tax rate (defined in the consumption tax category master) corresponding to the consumption tax category (debit) is recorded. Leave this column blank for categories with a tax rate of 0%.
仕訳データの「勘定科目(貸方)」には、出入金の会計記録データにおける「金額」の正負に応じた値を記録する。すなわち、出入金の会計記録データにおける金額が正の値の場合には、記憶部に記録した仕訳科目マスタを参照して、出入金の会計記録データの「内容」に対応する勘定科目を記録する。一方、出入金の会計記録データにおける金額が負の値の場合には、科目として“現金預金”を記録する。仕訳データの「補助科目(貸方)」には、出入金の会計記録データにおける「金額」が負の値の場合、当該出入金の口座名(例えば“小口現金”)を記録し、正の値の場合には会計記録データにおける「補助科目」に応じた値を記録する。 In the “account item (credit)” of the journal data, a value corresponding to the sign of “amount” in the accounting record data of deposits and withdrawals is recorded. That is, if the amount in the accounting records data of withdrawals and withdrawals is a positive value, the account item corresponding to the “content” of the accounting records data of withdrawals and withdrawals is recorded with reference to the journal item master recorded in the storage unit. . On the other hand, if the amount of money in the accounting record data of withdrawals and withdrawals is a negative value, “cash deposit” is recorded as the item. In the “subsidiary item (credit)” of the journal entry data, if the “amount” in the accounting record data of deposits and withdrawals is a negative value, record the account name (eg “small cash”) of the deposit and withdrawal, and a positive value In the case of, the value corresponding to the “subsidiary subject” in the accounting record data is recorded.
仕訳データの「事業部(貸方)」には、出入金の会計記録データにおける「事業部」を転記する。仕訳データの「消費税区分(貸方)」には、記憶部に記録した消費税区分マスタを参照して、勘定科目(貸方)に対応する消費税区分(“課税売上”、“課税仕入”、“有価譲渡”、“対象外”、“非課税売上”の何れか)を記録する。仕訳データの「貸方金額」には、出入金の会計記録データにおける「金額」を転記する。仕訳データの「消費税(貸方)」には、消費税区分(貸方)に対応する税率(消費税区分マスタに定義されている)を用いて割り戻して算出される消費税額を記録する。税率が0%の区分についてはこの欄を空欄とする。 In the journal data “department (credit)”, the “department” in the accounting record data of deposits and withdrawals is posted. For the “consumption tax category (credit)” of the journal entry data, refer to the consumption tax category master recorded in the storage unit and refer to the consumption tax category (“taxable sales”, “taxable purchase”) corresponding to the account item (credit). , “Value transfer”, “not applicable”, or “tax-free sales”). The “credit amount” in the journal data is posted with the “amount” in the accounting record data of deposits and withdrawals. In the “consumption tax (credit)” of the journal data, a consumption tax amount calculated by rebating using a tax rate (defined in the consumption tax category master) corresponding to the consumption tax category (credit) is recorded. Leave this column blank for categories with a tax rate of 0%.
仕訳データの「摘要」には、出入金の会計記録データにおける「摘要」を転記する。また、仕訳データの「税抜金額」には、「借方金額」から「消費税(借方)」を差し引いた額を算出して記録する。 In the “summary” of the journal data, “summary” in the accounting record data of the deposit / withdrawal is posted. Further, the “tax-excluded amount” of the journal data is calculated and recorded by subtracting “consumption tax (debit)” from “debit amount”.
さらに、上記に加え、後段での集計に便宜を図るべく、「日付」から「年」、「月」、「年月」等の値を抽出して、各仕訳に対応付けて記録する。 Further, in addition to the above, in order to facilitate the subsequent aggregation, values such as “year”, “month”, and “year / month” are extracted from “date” and recorded in association with each journal.
列記されたすべての出入金の記録に対して上記の手順で処理を行うことにより、出入金の会計記録データについて仕訳データへの変換が完了する。 By performing the above procedure for all the deposit / withdrawal records listed, the conversion of the deposit / withdrawal accounting record data into the journal data is completed.
〔発生主義取引の仕訳データへの変換〕
発生主義取引の会計記録データは、売上、立替経費、給与等、発生主義取引の種類について個別のワークシートに記録され、サーバ装置にアップロードされた際にもそれらを区別可能に記録されている。データ変換処理では、各種の発生主義取引における個々の取引の会計記録データを、順次、下記の処理を実行することにより、個々の仕訳として仕訳データに記録する。
[Conversion of accrual transactions into journal data]
The accounting record data for accrual transactions is recorded on individual worksheets for the types of accrual transactions such as sales, reimbursement expenses, salary, etc., and is recorded so as to be distinguishable even when uploaded to the server device. In the data conversion processing, the accounting record data of each transaction in various accrual transactions is recorded in the journal data as individual journals by sequentially executing the following processing.
仕訳データの「伝票コード」には、発生主義取引の会計記録データのワークシート名(例えば、“発生主義(売上)”)を転記する。仕訳データの「伝票No」には、仕訳を識別するための通し番号が1から順に付される。この番号は、出入金や修正仕訳の会計記録データから生成された仕訳も含めた通し番号とされる。仕訳データの「科目コード」には、記憶部22に記録した表示科目マスタ参照して、勘定科目(借方)に記録された勘定科目に対応する科目コードが記録される。仕訳データの「日付」には、発生主義取引の会計記録データにおける「日付」を転記する。 The worksheet name (for example, “accrual basis (sales)”) of accounting record data of accrual basis transactions is posted to the “slip code” of the journal data. A serial number for identifying a journal is sequentially assigned to “slip No.” of the journal data. This number is a serial number including a journal generated from the accounting record data of deposits and withdrawals and correction journals. The item code corresponding to the account item recorded in the account item (debit) is recorded in the “subject code” of the journal data with reference to the display item master recorded in the storage unit 22. “Date” in accounting record data of accrual basis transactions is posted to “date” of journal data.
仕訳データの「勘定科目(借方)」には、発生主義取引の会計記録データにおける「金額」の正負に応じた値を記録する。すなわち、発生主義取引の会計記録データにおける金額が負の値の場合には、記憶部に記録した仕訳科目マスタを参照して、発生主義取引の会計記録データの「内容」に対応する勘定科目(例えば“売上高”)を記録する。一方、発生主義取引の会計記録データにおける金額が正の値の場合には、記憶部に記録した仕訳科目マスタを参照して、発生主義取引の会計記録データの「内容」に対応する「発生主義の相手方勘定」(例えば“売掛金”)を記録する。仕訳データの「補助科目(借方)」には、発生主義取引の会計記録データにおける「補助科目」を転記する。 In the “account item (debit)” of the journal data, a value corresponding to the sign of “amount” in the accounting record data of the accrual transaction is recorded. That is, when the amount in the accounting record data of accrual transactions is a negative value, the account item corresponding to the “content” of the accounting record data of accrual transactions is referred to by referring to the journal item master recorded in the storage unit. For example, “Sales”. On the other hand, if the amount in the accounting record data for accrual transactions is a positive value, the “accrual basis” corresponding to the “content” of the accounting record data for accrual transactions is referred to by referring to the journal item master recorded in the storage unit. The other party's account "(eg" Accounts receivable "). The “subsidiary item” in the accounting record data of accrual transactions is posted to the “subsidiary item (debit)” of the journal data.
仕訳データの「事業部(借方)」には、発生主義取引の会計記録データにおける「事業部」を転記する。仕訳データの「消費税区分(借方)」には、記憶部に記録した消費税区分マスタを参照して、勘定科目(借方)に対応する消費税区分(“課税売上”、“課税仕入”、“有価譲渡”、“対象外”、“非課税売上”の何れか)を記録する。仕訳データの「借方金額」には、発生主義取引の会計記録データにおける「金額」を転記する。仕訳データの「消費税(借方)」には、「借方金額」を消費税区分(借方)に対応する税率(消費税区分マスタに定義されている)を用いて割り戻して算出される消費税額を記録する。税率が0%の区分についてはこの欄を空欄とする。 In the journal data “department (debit)”, “department” in the accounting record data of accrual transactions is posted. For the "consumption tax category (debit)" in the journal data, refer to the consumption tax category master recorded in the storage unit, and the consumption tax category ("taxable sales", "taxable purchase") corresponding to the account item (debit) , “Value transfer”, “not applicable”, or “tax-free sales”). In the “debit amount” of the journal data, “amount” in the accounting record data of the accrual transaction is posted. For the "consumption tax (debit)" in the journal data, the consumption tax amount calculated by rebating the "debit amount" using the tax rate (defined in the consumption tax category master) corresponding to the consumption tax category (debit) Record. Leave this column blank for categories with a tax rate of 0%.
仕訳データの「勘定科目(貸方)」には、発生主義取引の会計記録データにおける「金額」の正負に応じた値を記録する。すなわち、発生主義取引の会計記録データにおける金額が正の値の場合には、記憶部に記録した勘定科目マスタを参照して、発生主義取引の会計記録データの「内容」に対応する勘定科目(例えば“売上高”)を記録する。一方、発生主義取引の会計記録データにおける金額が負の値の場合には、記憶部に記録した勘定科目マスタを参照して、発生主義取引の会計記録データの「内容」に対応する「発生主義の相手方勘定」(例えば“売掛金”)を記録する。仕訳データの「補助科目(貸方)」には、発生主義取引の会計記録データにおける「補助科目」を転記する。 In the “account item (credit)” of the journal data, a value corresponding to the sign of “amount” in the accounting record data of the accrual transaction is recorded. That is, when the amount in the accounting record data of accrual transaction is a positive value, the account item corresponding to the “content” of the accounting record data of accrual transaction is referred to with reference to the account item master recorded in the storage unit ( For example, “Sales”. On the other hand, if the amount in the accounting record data for accrual transactions is negative, the “accrual basis” corresponding to the “content” of the accounting record data for accrual transactions is referred to by referring to the account item master recorded in the storage unit. The other party's account "(eg" Accounts receivable "). The “subsidiary item” in the accounting record data of accrual transactions is posted to the “subsidiary item (credit)” of the journal data.
仕訳データの「事業部(貸方)」には、発生主義取引の会計記録データにおける「事業部」を転記する。仕訳データの「消費税区分(貸方)」には、記憶部に記録した消費税区分マスタを参照して、勘定科目(貸方)に対応する消費税区分(“課税売上”、“課税仕入”、“有価譲渡”、“対象外”、“非課税売上”の何れか)を記録する。仕訳データの「貸方金額」には、発生主義取引の会計記録データにおける「金額」を転記する。仕訳データの「消費税(貸方)」には、消費税区分(貸方)が“課税売上”または“課税仕入”の場合、「貸方金額」を消費税区分(貸方)に対応する税率(消費税区分マスタに定義されている)を用いて割り戻して算出される消費税額を記録する。税率が0%の区分についてはこの欄を空欄とする。 In the journal data “department (credit)”, the “department” in the accounting record data of the accrual transaction is posted. For the “consumption tax category (credit)” of the journal entry data, refer to the consumption tax category master recorded in the storage unit and refer to the consumption tax category (“taxable sales”, “taxable purchase”) corresponding to the account item (credit). , “Value transfer”, “not applicable”, or “tax-free sales”). In the “credit amount” of the journal data, “amount” in the accounting record data of the accrual transaction is posted. In the "Consumption tax (credit)" of the journal data, if the consumption tax category (credit) is "taxable sales" or "taxable purchase", the tax rate (consumption) corresponding to the consumption tax category (credit) Record the consumption tax amount calculated by rebating using the tax category master). Leave this column blank for categories with a tax rate of 0%.
仕訳データの「摘要」には、発生主義取引の会計記録データにおける「摘要」を転記する。また、仕訳データの「税抜金額」には、「借方金額」から「消費税(借方)」を差し引いた額を算出して記録する。 In the “summary” of the journal data, “summary” in the accounting record data of the accrual basis transaction is posted. Further, the “tax-excluded amount” of the journal data is calculated and recorded by subtracting “consumption tax (debit)” from “debit amount”.
さらに、上記に加え、後段での集計に便宜を図るべく、「日付」から「年」、「月」、「年月」等の値を抽出して、各仕訳に対応付けて記録する。 Further, in addition to the above, in order to facilitate the subsequent aggregation, values such as “year”, “month”, and “year / month” are extracted from “date” and recorded in association with each journal.
列記されたすべての発生主義取引の記録に対して上記の手順で処理を行うことにより、発生主義取引の会計記録データについて仕訳データへの変換が完了する。 By performing the above procedure for all the accrual transaction records listed, the conversion of the accrual transaction accounting record data to the journal data is completed.
〔修正仕訳の仕訳データへの変換〕
修正仕訳の会計記録データは、記述のとおり、1つのワークシートに記録される。データ変換処理では、修正仕訳として記録された個々の会計記録データを、順次、下記の処理を実行することにより、個々の仕訳として仕訳データに記録する。
[Converting journal entries to journal data]
The accounting record data of the revised journal is recorded on one worksheet as described. In the data conversion process, the individual accounting record data recorded as the corrected journal is recorded in the journal data as individual journals by sequentially executing the following processing.
仕訳データの「伝票コード」には、修正仕訳であることを示す伝票コードが記録される。具体的には、例えば“修正仕訳”と記録する。仕訳データの「伝票No」には、仕訳を識別するための通し番号が1から順に付される。この番号は、出入金や発生主義取引の会計記録データから生成された仕訳も含めた通し番号とされる。仕訳データの「科目コード」には、記憶部に記録した勘定科目マスタ参照して、勘定科目(借方)に記録された勘定科目に対応する科目コードが記録される。仕訳データの「日付」には、修正仕訳の会計記録データにおける「日付」を転記する。 A slip code indicating that it is a corrected journal is recorded in the “slip code” of the journal data. Specifically, for example, “corrected journal” is recorded. A serial number for identifying a journal is sequentially assigned to “slip No.” of the journal data. This number is a serial number including journals generated from the accounting record data of withdrawals and withdrawals and accrual transactions. The item code corresponding to the account item recorded in the account item (debit) is recorded in the “item code” of the journal data with reference to the account item master recorded in the storage unit. The “date” in the accounting record data of the corrected journal is posted to the “date” of the journal data.
仕訳データの「勘定科目(借方)」には、修正仕訳の会計記録データにおける「借方科目」を転記する。仕訳データの「補助科目(借方)」には、修正仕訳の会計記録データにおける「補助科目(借方)」を転記する。 The “debit item” in the accounting record data of the corrected journal is posted to the “account item (debit)” of the journal data. “Sub-account (debit)” in the accounting record data of the revised journal is posted to “sub-account (debit)” in the journal data.
仕訳データの「事業部(借方)」には、修正仕訳の会計記録データにおける「事業部(借方)」を転記する。仕訳データの「消費税区分(借方)」には、記憶部に記録した消費税区分マスタを参照して、勘定科目(借方)に対応する消費税区分(“課税売上”、“課税仕入”、“有価譲渡”、“対象外”、“非課税売上”の何れか)を記録する。仕訳データの「借方金額」には、修正仕訳の会計記録データにおける「金額」を転記する。仕訳データの「消費税(借方)」には、「借方金額」を消費税区分(借方)に対応する税率(消費税区分マスタに定義されている)を用いて割り戻して算出される消費税額を記録する。税率が0%の区分についてはこの欄を空欄とする。 In the journal data “department (debit)”, “department (debit)” in the accounting record data of the revised journal is posted. For the "consumption tax category (debit)" in the journal data, refer to the consumption tax category master recorded in the storage unit, and the consumption tax category ("taxable sales", "taxable purchase") corresponding to the account item (debit) , “Value transfer”, “not applicable”, or “tax-free sales”). In the “debit amount” of the journal data, “amount” in the accounting record data of the corrected journal is posted. For the "consumption tax (debit)" in the journal data, the consumption tax amount calculated by rebating the "debit amount" using the tax rate (defined in the consumption tax category master) corresponding to the consumption tax category (debit) Record. Leave this column blank for categories with a tax rate of 0%.
仕訳データの「勘定科目(貸方)」には、修正仕訳の会計記録データにおける「貸方科目」を転記する。仕訳データの「補助科目(貸方)」には、修正仕訳の会計記録データにおける「補助科目(貸方)」を転記する。 The “credit item” in the accounting record data of the corrected journal is posted to the “account item (credit)” of the journal data. “Subsidiary item (credit)” in the accounting record data of the revised journal is posted to “subsidiary item (credit)” of the journal data.
仕訳データの「事業部(貸方)」には、修正仕訳の会計記録データにおける「事業部(貸方)」を転記する。仕訳データの「消費税区分(貸方)」には、記憶部に記録した消費税区分マスタを参照して、勘定科目(貸方)に対応する消費税区分(“課税売上”、“課税仕入”、“有価譲渡”、“対象外”、“非課税売上”の何れか)を記録する。仕訳データの「貸方金額」には、修正仕訳の会計記録データにおける「金額」を転記する。仕訳データの「消費税(貸方)」には、「貸方金額」を消費税区分(貸方)に対応する税率(消費税区分マスタに定義されている)を用いて割り戻して算出される消費税額を記録する。税率が0%の区分についてはこの欄を空欄とする。 The “business division (credit)” in the accounting record data of the corrected journal is posted to the “business division (credit)” of the journal data. For the “consumption tax category (credit)” of the journal entry data, refer to the consumption tax category master recorded in the storage unit and refer to the consumption tax category (“taxable sales”, “taxable purchase”) corresponding to the account item (credit). , “Value transfer”, “not applicable”, or “tax-free sales”). In the “credit amount” of the journal data, “amount” in the accounting record data of the corrected journal is posted. "Consumption tax (credit)" in the journal data is calculated by rebating "credit amount" using the tax rate (defined in the consumption tax category master) corresponding to the consumption tax category (credit) Record. Leave this column blank for categories with a tax rate of 0%.
仕訳データの「摘要」には、修正仕訳の会計記録データにおける「摘要」を転記する。また、仕訳データの「税抜金額」には、「借方金額」から「消費税(借方)」を差し引いた額を算出して記録する。 “Summary” in the accounting record data of the corrected journal is posted to “Summary” of the journal data. Further, the “tax-excluded amount” of the journal data is calculated and recorded by subtracting “consumption tax (debit)” from “debit amount”.
さらに、上記に加え、後段での集計に便宜を図るべく、「日付」から「年」、「月」、「年月」等の値を抽出して、各仕訳に対応付けて記録する。 Further, in addition to the above, in order to facilitate the subsequent aggregation, values such as “year”, “month”, and “year / month” are extracted from “date” and recorded in association with each journal.
列記されたすべての修正仕訳の記録に対して上記の手順で処理を行うことにより、修正仕訳の会計記録データについて仕訳データへの変換が完了する。 The conversion to the journal data is completed for the accounting record data of the corrected journals by performing the above procedure on all the listed journal entries.
以上で説明したように、サーバ装置2は、出入金の会計記録データ、発生主義の取引の会計記録データ、および修正仕訳の会計記録データに対しデータ変換処理を施して仕訳データを生成し、記憶部22に格納する。 As described above, the server apparatus 2 performs data conversion processing on the accounting record data for deposits and withdrawals, the accounting record data for accrual transactions, and the accounting record data for modified journals, and generates journal data. Stored in the unit 22.
〔報告書生成処理〕
サーバ装置2は、管理画面を介した端末3からの報告書類出力要求操作(例えば、管理画面内のインタフェースを利用して、報告書の種類、会計期間等を選択し、所定のボタンをクリックする等)に応じて、仕訳データに基づき各種の報告書や決算書を生成し、出力する。すなわち、仕訳データを科目毎、(及び必要に応じて会計期間毎)に分類し、集計して適切なレイアウトにまとめることで、決算書、月次推移表、資金繰表、税金試算、総勘定元帳等の報告書類を生成する。このとき、会計記録データの記録においては異なる勘定科目名が割り当てられているが報告書や決算書においては集約して集計すべき勘定科目について、表示科目マスタを参照して、表示科目毎に集約して集計をする。
[Report generation processing]
The server device 2 selects a report document output request operation from the terminal 3 via the management screen (for example, using the interface in the management screen, selects the report type, accounting period, etc., and clicks a predetermined button). Etc.), various reports and financial statements are generated and output based on the journal data. In other words, by classifying journal data by subject (and by accounting period as required), and summarizing and organizing them into an appropriate layout, financial statements, monthly transition tables, funding schedules, tax estimates, total accounts Generate report documents such as ledgers. At this time, a different account name is assigned in the record of accounting record data, but the account items that should be aggregated and aggregated in the report and financial statements are aggregated for each display item with reference to the display item master. And then tabulate.
サーバ装置2は、管理画面において「報告書・決算書出力」ボタンが押されると、出力する報告書類、会計期間等を選択するインタフェース、及び選択を確定し出力処理の実行を要求するための出力ボタンを管理画面に表示させる。 When the “report / financial statement output” button is pressed on the management screen, the server device 2 selects an output report document, an accounting period, etc. interface, and an output for confirming the selection and requesting execution of the output process Display the button on the management screen.
報告書類出力要求操作(具体例としては、希望の報告書類が選択された状態での出力ボタンに対するクリック操作)を受け付けると、サーバ装置2は、報告書類を出力する前処理として、仕訳データにおける貸方項目(すなわち、「勘定科目(貸方)」、「補助科目(貸方)」、「事業部(貸方)」、「消費税区分(貸方)」、「貸方金額」、および「消費税(貸方)」)の仕訳を、金額の符号を逆にして借方仕訳の続きに転記し、前処理済み仕訳データとする。この前処理済み仕訳データを用いて月次報告書や決算書を生成する際には、借方の項目のみに着目して、借方の勘定科目をキーに、借方の金額を集計すればよく、処理を効率的に行うことが可能となる。 Upon receiving a report document output request operation (specifically, a click operation on an output button in a state where a desired report document is selected), the server apparatus 2 credits the journal data as preprocessing for outputting the report document. Items (ie, “Account (credit)”, “Sub-account (credit)”, “Division (credit)”, “Consumption tax category (credit)”, “Credit amount”, and “Consumption tax (credit)” ) Is transferred to the continuation of the debit journal with the sign of the amount reversed, and pre-processed journal data. When generating monthly reports and financial statements using this preprocessed journal data, paying attention only to the debit items, the debit amount should be aggregated using the debit account item as a key. Can be performed efficiently.
〔月次報告書〕
図14は、月次報告書の一例として、月次推移の出力例を示している。この月次推移は、出力要求操作時の選択内容に応じて、各項目を転記・集計等することにより作成できる。
[Monthly report]
FIG. 14 shows an output example of the monthly transition as an example of the monthly report. This monthly transition can be created by posting / aggregating each item according to the contents selected at the time of the output request operation.
月次推移は、ある月から過去1年間にわたる勘定科目毎の毎月の増減を集計した表形式の報告書である。出力する月次推移表における勘定科目は、全勘定科目としてもよいが、端末3の操作者が選択するようにしてもよいし、あらかじめ設定された科目としてもよい。また、年月は、出力要求時を含む会計期間の期首から出力要求時までとしてもよいし、出力要求時に指定した年月を基準に過去1年間としてもよい。あるいは、操作者が任意に設定できるようにしてもよい。各勘定科目の期首残高は、サーバ装置2に記録されている期首残高データから取得される。また、各月の各勘定科目のデータは、前処理済み仕訳データについて、勘定科目(借方)と年月とをキーとして対象を抽出し集計することによって得られる。例えば、2015年07月の売掛金は、前処理済み仕訳データについて、勘定科目(借方)が売掛金であり、年月が2015年07月のものを集計することにより得られる。他の欄も同様に勘定科目と年月とをキーに集計することにより値を算出することができる。 Monthly transition is a tabular report that summarizes monthly changes for each account over the past year from a certain month. The account items in the monthly transition table to be output may be all account items, but may be selected by the operator of the terminal 3 or may be a preset item. Further, the year and month may be from the beginning of the accounting period including the time of output request to the time of output request, or may be the past year based on the year and month specified at the time of output request. Alternatively, the operator may arbitrarily set it. The beginning balance of each account item is acquired from the beginning balance data recorded in the server device 2. The data of each account item for each month is obtained by extracting and totaling the pre-processed journal data using the account item (debit) and the year and month as keys. For example, the accounts receivable for July 2015 can be obtained by collecting the accounts whose accounts (debits) are accounts receivable and the date is July 2015 in the preprocessed journal data. Similarly, values can be calculated in other fields by totaling the account item and the year and month as keys.
他の報告書類の場合も上記と同様に、適切な勘定科目と会計期間をキーに集計することによって報告書類に記載が必要な情報(項目名、数値等)を取得して、報告書類を生成することができる。 In the case of other report documents as well, the report documents are generated by acquiring information (item names, numerical values, etc.) that needs to be described in the report documents by summing up appropriate accounts and accounting periods as keys. can do.
生成した月次報告書は、利用者端末や会計事務所端末にて表示される。また、管理画面を介した端末3からのダウンロード要求操作(例えば「ダウンロード」ボタンのクリック)に基づき、報告書や決算書を端末3に送信する。このとき、報告書や決算書は、ダウンロードする者の選択により、表計算ソフトのファイル形式、pdfファイル、等の所望のファイル形式にてサーバ装置から出力されるように構成される。利用者や会計事務所のスタッフは、任意のタイミングで報告書や決算書を閲覧したりダウンロードしたりして利用することができる。特に、報告書等を表計算ソフトのファイル形式でダウンロードすれば、報告書に記載されている情報を容易に加工して活用することができる。表計算ソフトのファイル形式にて出力する際には、表計算ソフトにてクロス集計を行う機能として一般的に提供されているピボットテーブルとして報告書を出力するとよい。報告書類をダウンロードした利用者が、ピボットテーブルの設定をする必要がないので、月次報告書の内容を効率的に閲覧・分析することが可能となる。 The generated monthly report is displayed on the user terminal or accounting office terminal. In addition, based on a download request operation from the terminal 3 via the management screen (for example, clicking on a “download” button), a report and a financial statement are transmitted to the terminal 3. At this time, the report and the financial statement are configured to be output from the server device in a desired file format such as a spreadsheet software file format, a pdf file, or the like according to the selection of the downloader. Users and accounting office staff can view and download reports and financial statements at any time. In particular, if a report or the like is downloaded in a spreadsheet software file format, the information described in the report can be easily processed and utilized. When outputting in the spreadsheet software file format, the report may be output as a pivot table that is generally provided as a function of performing cross tabulation in the spreadsheet software. Since the user who downloaded the report document does not need to set the pivot table, the contents of the monthly report can be browsed and analyzed efficiently.
〔本決算時の決算書〕
本決算時の決算書では、決算書の作成に先立ち、決算整理(決算前の諸事項の確認)を行ったうえで税引き前利益を確定し、税引き前利益に基づき税金を算出してこれを会計記録に反映させる必要がある。
[Statement at the end of this fiscal year]
Prior to the preparation of the financial statement, the financial statement at the time of final settlement arranges the financial statements (confirmation of various items before the settlement) and then determines the profit before tax and calculates the tax based on the profit before tax. It is necessary to reflect in accounting records.
本実施形態の会計データ処理システムでは、決算処理要求(「決算処理」ボタンのクリック)を受け付けると、サーバ装置は、決算整理処理として管理画面に質問形式で、売掛金、買掛金、固定資産、その他債権債務、BS科目残高、役員報酬が定額か、等を確認し、確認結果に応じて税引き前利益を確定するとともに、当該税引き前利益を表示する。 In the accounting data processing system according to the present embodiment, when a settlement process request (clicking on the “settlement process” button) is received, the server apparatus performs a settlement process on the management screen in the form of a question, such as accounts receivable, accounts payable, fixed assets, etc. Check whether the amount of receivables and payables, BS item balance, executive remuneration is fixed, etc., determine the profit before tax according to the confirmation result, and display the profit before tax.
税引き前利益から法人税等の税額の算出は、本実施形態の会計データ処理システムとは別の税務申告ソフトを用いて計算する。この税額の算出は、通常、会計事務所にて行われ、税額を反映させるための会計記録データを会計事務所端末にて作成してアップロードされる。なお、会計データ処理システムが税引き前利益に基づき税額算出し、税額の反映に必要な会計記録データを自動的に生成・記録するようにしても構わない。 The tax amount such as corporate tax is calculated from the pre-tax profit using tax reporting software different from the accounting data processing system of the present embodiment. The calculation of the tax amount is usually performed at an accounting office, and accounting record data for reflecting the tax amount is created and uploaded at the accounting office terminal. The accounting data processing system may calculate the tax amount based on the pre-tax profit, and automatically generate and record the accounting record data necessary for reflecting the tax amount.
税額の反映された会計記録データがアップロードされた後、本決算のための決算書の生成要求を受け付けると、サーバ装置は、記述のデータ変換処理、及び、報告書生成処理と同様の処理を経て、決算書一式(貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、月次推移表、資金繰表、総勘定元帳、税務申告書等)が生成する。これらの生成された決算書一式は、生成要求をした端末に表示される。また、決算書は、ダウンロードする者の選択により、表計算ソフトのファイル形式、pdfファイル、等の所望のファイル形式にてサーバ装置から出力されるように構成される。 After the accounting record data reflecting the tax amount is uploaded, when receiving a request for generating a financial statement for the final settlement, the server device goes through a process similar to the data conversion process of the description and the report generation process. A set of financial statements (balance sheet, income statement, statement of changes in shareholders' equity, monthly transition table, funding schedule, general ledger, tax return, etc.) is generated. A set of these generated financial statements is displayed on the terminal that requested the generation. The financial statements are configured to be output from the server device in a desired file format such as a spreadsheet software file format, a pdf file, or the like according to the selection of the downloader.
決算書一式を生成した後、サーバ装置は繰越処理を実行する。すなわち、決算書の作成に伴い確定する各勘定科目の期末の残高を、次期の期首残高データとして記憶部22に記録する。更新された期首残高データと、翌期の会計期間にわたって記録される会計記録データとに基づいて、翌期についても上記で説明したのと同様の手法により、端末3にて表計算ソフトを用いて会計記録データを記録し、サーバ装置2にアップロードして会計記録データをチェックすることができ、さらに、月次報告書や決算書類等を出力することができる。 After generating a set of financial statements, the server device executes a carry-over process. That is, the balance at the end of each account item, which is determined as the financial statements are created, is recorded in the storage unit 22 as the beginning balance data for the next period. Based on the updated beginning balance data and the accounting record data recorded over the accounting period of the next period, using the spreadsheet software at the terminal 3 in the same manner as described above for the next period as well. The accounting record data can be recorded and uploaded to the server device 2 to check the accounting record data, and a monthly report, a settlement document, etc. can be output.
なお、上記に本発明の実施形態を説明したが、本発明はこれらの例に限定されるものではない。また、前述の実施形態に対して、当業者が適宜、構成要素の追加、削除、設計変更を行ったものや、各実施形態の特徴を適宜組み合わせたものも、本発明の要旨を備えている限り、本発明の範囲に含有される。 In addition, although embodiment of this invention was described above, this invention is not limited to these examples. Further, those in which those skilled in the art appropriately added, deleted, and changed the design of the above-described embodiments, and combinations of the features of each embodiment as appropriate also have the gist of the present invention. As long as it is included in the scope of the present invention.
1 会計データ処理システム
2 サーバ装置
3A 利用者端末
3B 会計事務所端末
N ネットワーク
1 Accounting Data Processing System 2 Server Device 3A User Terminal 3B Accounting Office Terminal N Network
Claims (6)
前記端末装置は、会計記録データを記録して前記サーバ装置に送信する機能を備え、
前記サーバ装置は、記憶部と制御部を備え、
前記記憶部は、前記端末装置から受信した前記会計記録データを、所定の形式にて格納するとともに、前記記憶部は、仕訳処理の際に参照するマスターデータを格納し、
前記制御部は、前記記憶部に格納された前記会計記録データと、前記マスターデータとに基づいて、複式簿記方式の仕訳データを生成する仕訳処理を実行することを特徴とする会計データ処理システム。 An accounting data processing system comprising a terminal device and a server device that are communicably connected via a network,
The terminal device has a function of recording accounting record data and transmitting it to the server device,
The server device includes a storage unit and a control unit,
The storage unit stores the accounting record data received from the terminal device in a predetermined format, and the storage unit stores master data to be referred to in the journalizing process,
The said control part performs the journalizing process which produces | generates the journal data of a double-entry bookkeeping system based on the said accounting record data stored in the said memory | storage part, and the said master data, The accounting data processing system characterized by the above-mentioned.
前記マスターデータは、出入金の内容の説明と勘定科目とを対応付けたデータを含み、
前記制御部は、仕訳処理において、現金及び/又は預金の出入金の会計記録データを、前記マスターデータと、個々の出入金に対応付けられた金額の符号とに基づいて、複式簿記方式の仕訳データを生成することを特徴とする請求項3に記載の会計データ処理システム。 The cash and / or deposit / withdrawal accounting record data is a record of each deposit / withdrawal associated with the amount and description of the contents of the deposit / withdrawal. Are recorded separately.
The master data includes data in which the explanation of the contents of deposits and withdrawals is associated with the account items,
In the journalizing process, the control unit records the cash and / or deposit / withdrawal accounting record data based on the master data and the sign of the amount associated with each deposit / withdrawal. 4. The accounting data processing system according to claim 3, wherein data is generated.
前記マスターデータは、取引の内容の説明、発生主義の勘定科目、及び発生主義の相手方勘定を対応付けたデータを含み、
前記制御部は、仕訳処理において、発生主義の取引の会計記録データを、前記マスターデータと、個々の取引に対応付けられた金額の符号とに基づいて、複式簿記方式の仕訳データを生成することを特徴とする請求項3または4に記載の会計データ処理システム。 The accounting record data for accrual transactions is a record of each transaction related to accrual accounting accounts, with the amount and description of the contents of the transaction associated with each other. It is recorded by distinguishing the increase and decrease of
The master data includes a description of transaction details, an accrual account item, and data that associates an accrual account.
In the journalizing process, the control unit generates accounting data for accrual transactions based on the master data and the sign of the amount associated with each transaction, and generates journal data for a double entry bookkeeping method. The accounting data processing system according to claim 3 or 4, characterized by the above-mentioned.
A program that causes a computer to function as the server device in the accounting data processing system according to any one of claims 1 to 5.
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