JP2018055268A - 営業業務管理システム及び営業業務管理用プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】引合から受注決定に至る時間の中でその時点に必要な営業活動を支援する。【解決手段】営業商品の商品タイプ毎に引合から受注決定までの受注プロセスを所定の複数工程に分けて業務管理する。引合に応じて入力される当該案件の案件識別情報と当該案件の商品情報及び商品タイプ情報と顧客情報とを案件毎に対応付けた案件毎ファイルを作成し案件記憶手段１３に記憶する案件ファイル作成手段３１と、担当者データベース１４のデータに基づき当該案件の少なくとも商品タイプに応じて営業担当者を決定し、前記案件記憶手段１３の該当案件ファイルの内容を更新する案件ファイル内容更新手段３２と、次に行う顧客との打合せにおいて必要な情報を前記打合準備内容情報ファイルの情報に基づき出力する打合支援手段３３と、項目情報の達成未達成情報を設定した受注確度情報を当該案件ファイル内に作成する受注確度情報作成手段３４とを具備する。【選択図】図１

Description

この発明は、営業業務管理システム及び営業業務管理用プログラムに関するものである。

従来の営業業務管理システムは、営業担当者が行う営業活動の訪問スケジュールを適切に管理することが望まれており、また、訪問の際に必要な物や心得等の物心両面に及ぶ情報の提供も望まれるところである。更に、営業の部署や上司からは、引合があった案件が最終的に受注に至るまで営業の進捗状況に応じて的確な受注確度の情報を得たい要望があるが、営業担当者の個人的感覚によるところが大きく、必ずしも十分な受注確度の情報が得られてないというのが現状である。

これに対し、特許文献１には、営業活動のベースとなる顧客担当者と営業担当者との人間的な関係力に着目し、営業活動の支援を行うシステムが開示されている。具体的には、営業対象の顧客側の顧客担当者に対応付けて、営業担当者毎に、顧客担当者との親密度合いを客観的に推定できる状況の候補を選択可能に提示する入力手段、この入力手段により選択された候補から、顧客担当者と営業担当者の間の関係力を示す対顧客担当者関係力を求める対顧客関係力導出手段、顧客担当者と対応付けて、対顧客担当者関係力を管理する関係力情報管理手段とを備え、上記候補のレベルと選択数により営業活動が適切に行われていると判断する。

また、特許文献２には、各案件における段階的な活動に着目し、そのような活動の積み上げによる案件の成熟度合いを示す熟度を管理し、営業活動の支援を行うシステムが開示されている。この特許文献２の発明は、営業対象の案件に対応付けて、営業担当者毎に、案件における成功に向けた成熟度合いを客観的に推定できる状況の候補を選択可能に提示する入力手段、この入力手段により選択された候補から、案件における成熟度合いを示す案件熟度を求める案件熟度導出手段、案件と対応付けて、案件熟度を管理する案件熟度管理手段とを備え、入力手段により選択された候補に重み付けされており、案件熟度を導出できるようになっている。

更に、特許文献３には、営業管理ではなく保守点検支援システムであるが、効率的に諸事項の確認が容易なシステムが開示されている。このシステムでは、入力手段のリスト作成要求の入力操作にて、リスト作成手段により、あらかじめ作成し確認事項情報データベースに記憶した保守点検事項を適宜選出し、１つのチェックリストを作成する。そして、通信手段を介して、保守点検の作業者が携帯する端末装置にチェックリストを表示可能に配信し、作業者が端末装置のチェックリストの表示に従って保守点検を実施する。保守点検した旨のチェックや測定結果などの確認事項が設定入力され、この設定入力した確認事項を、通信手段にてサーバ装置において受信し、確認情報データベースに記憶する。端末装置からの要求により、受信した確認情報を各端末装置に配信することで、第３者が確認でき、確実で効率的な保守点検ができることを狙ったものである。

また、特許文献４には、適正な営業活動に導く商品販売支援システムが開示されている。この特許文献４の発明では、データベースサーバが、商品の販売用書類毎に、説明すべき複数のチェック項目を備えたチェックリストと、各チェックリストのチェック項目に対応する判定基準を記憶しており、ウェブサーバが、モバイル端末から販売用書類の閲覧を要求されると、販売用書類及びそれに対応するチェックリストをデータベースサーバから読み出してモバイル端末２に表示させる構成を有する。また、モバイル端末から送信された操作ログ又は／及び録音データに基づいて、営業員の説明が、チェック項目に対応する判定基準を満たすか否かを判断し、判定基準を満たさない場合には、チェック項目に対するチェックの入力を許可せず、注意を促すメッセージをモバイル端末に表示することにより、営業員の個人的な判断を廃し適正な営業活動に導くようにしている。

２０１６-５７７６９号公報 ２０１６-５７７６８号公報 ２００４-２２７３０７号公報 ２０１４-５２９４０号公報

しかしながら、特許文献１のシステムでは、顧客担当者と営業担当者との人間的な関係力に力点がおかれ、必要十分な説明が顧客へ行われ、また、顧客から必要十分な情報や要望が聞き出されており、それに応えられているかなど、営業活動にとって重要な要素の管理が十分とは言えないものである。

また、特許文献２のシステムでは、営業によって得られた心証や事柄に付いての評価を、引合から受注決定に至る時間の流れの中で行うものではなく、現在行うべき活動が適切かという観点からの管理支援が不十分とならざるを得ない。

また、特許文献３のシステムは、営業管理ではなく保守点検支援システムであるために、特許文献２のシステムと同じく、引合から受注決定に至る時間の流れの中でその時点に必要なチェックを行うものではなく、現在行うべき活動が適切かという観点からの管理支援が不十分とならざるを得ない。

更に、特許文献４のシステムは、営業員の個人的な判断を廃し適正な営業活動に導くようにし、適正な営業活動に導く点において優れたものであるが、特許文献２や特許文献３のシステムと同じく、引合から受注決定に至る時間の流れの中でその時点に必要なチェックを行うものではなく、現在行うべき活動が適切かという観点からの管理支援が不十分とならざるを得ない。

本発明は上記のような営業業務管理システムの現状及び営業業務管理システムに求められている課題に鑑みてなされたもので、その目的は、引合から受注決定に至る時間の流れの中でその時点に必要な営業活動を支援し、またその評価をその時点における重要度ある営業活動がなされたかという観点から行うことができる営業業務管理システム及び営業業務管理用プログラムを提供することである。

本発明に係る営業業務管理システムは、営業商品の商品タイプ毎に引合から受注決定までの受注プロセスを所定の複数工程に分けて業務管理する営業業務管理システムにおいて、各商品タイプに付いて各工程で営業側が行うべき営業活動の活動内容を１または複数項目で表した工程別営業側項目情報と、各商品タイプに付いて各工程で顧客側から受けるべき対応内容を１または複数項目で表した工程別顧客側項目情報とを有する項目情報ファイルと、前記工程において顧客との打合せで用意すべき物心に関する打合準備内容情報が記憶された打合準備内容情報ファイルと、引合に応じて入力される当該案件の案件識別情報と当該案件の商品情報及び商品タイプ情報と顧客情報とを案件毎に対応付けた案件毎ファイルを作成し案件記憶手段に記憶する案件ファイル作成手段と、少なくとも担当可能な商品タイプに対応付けられて営業担当者の氏名を含む担当者情報が記憶された担当者データベースと、前記案件記憶手段に新たな案件ファイルが作成されると、前記担当者データベースのデータに基づき当該案件の少なくとも商品タイプに応じて営業担当者を決定し、該当の案件ファイルの情報を更新すると共に、案件に関する状況に関する入力に応じて前記案件記憶手段の該当案件ファイルの内容を更新する案件ファイル内容更新手段と、前記案件ファイル内容更新手段による更新に応じて前記項目情報ファイルの情報に基づき、各案件の現在の工程を判定し、次に行う顧客との打合せにおいて必要な情報を前記打合準備内容情報ファイルの情報に基づき出力する打合支援手段と、打合せ後に入力される結果情報を受けて前記項目情報ファイルの、当該案件に関する営業活動の活動内容と顧客側から受けるべき対応内容とに関し、項目情報の達成未達成情報を設定した受注確度情報を当該案件ファイル内に作成する受注確度情報作成手段とを具備することを特徴とする。

本発明に係る営業業務管理システムでは、前記打合準備内容情報ファイルには、前記工程において顧客との打合せで用意すべき物心に関する打合準備内容情報が前記工程別営業側項目情報と前記工程別顧客側項目情報とに対応付けられて記憶されており、前記打合支援手段は、顧客との打合せにおいて用意すべき物心に関する打合準備内容情報と共に、対応付けられた前記工程別営業側項目情報と前記工程別顧客側項目情報の少なくとも一部を出力することを特徴とする。

本発明に係る営業業務管理システムでは、前記打合支援手段は、出力を行う場合にまたは要求に応じて、当該案件に関する営業活動の活動内容と顧客側から受けるべき対応内容とに関し、未達成情報が設定された項目情報を出力することを特徴とする。

本発明に係る営業業務管理システムでは、前記受注プロセスの工程に対し、新規の受注プロセスと工程の情報を設定し、または工程の追加、工程の変更、工程の削除を行う受注プロセスメンテナンス手段を備えることを特徴とする。

本発明に係る営業業務管理システムでは、前記担当者データベースには、担当可能な商品タイプと営業担当者の氏名以外に、得意な商品タイプ、勤務年月数、趣味、特技、性格・性質、過去の実績、現在とこれからの担当案件情報が含まれていることを特徴とする。

本発明に係る営業業務管理システムでは、前記打合支援手段は、担当者データベースに記憶されている、現在とこれからの担当案件情報に基づき、顧客との打合せにおいて用意すべき物心に関する打合準備内容情報を自動的に該当日の営業活動開始前の所定時刻に出力することを特徴とする。

本発明に係る営業業務管理システムでは、前記受注確度情報作成手段は、各案件ファイルの工程毎の受注確度情報に基づき工程毎に受注確度を数値化して受注確度データを作成し、出力することを特徴とする。

本発明に係る営業業務管理システムでは、前記受注確度情報作成手段は、受注確度データを各案件ファイルの工程毎の数値化した受注確度データをリスト化して出力することを特徴とする。

本発明に係る営業業務管理用プログラムは、営業商品の商品タイプ毎に引合から受注決定までの受注プロセスを所定の複数工程に分けて業務管理する営業業務管理システムであって、各商品タイプに付いて各工程で営業側が行うべき営業活動の活動内容を１または複数項目で表した工程別営業側項目情報と、各商品タイプに付いて各工程で顧客側から受けるべき対応内容を１または複数項目で表した工程別顧客側項目情報とを有する項目情報ファイルと、前記工程において顧客との打合せで用意すべき物心に関する打合準備内容情報が記憶された打合準備内容情報ファイルと、少なくとも担当可能な商品タイプに対応付けられて営業担当者の氏名を含む担当者情報が記憶された担当者データベースと、を備えた営業業務管理システムのプロセッサを、引合に応じて入力される当該案件の案件識別情報と当該案件の商品情報及び商品タイプ情報と顧客情報とを案件毎に対応付けた案件毎ファイルを作成し案件記憶手段に記憶する案件ファイル作成手段、前記案件記憶手段に新たな案件ファイルが作成されると、前記担当者データベースのデータに基づき当該案件の少なくとも商品タイプに応じて営業担当者を決定し、該当の案件ファイルの情報を更新すると共に、案件に関する状況に関する入力に応じて前記案件記憶手段の該当案件ファイルの内容を更新する案件ファイル内容更新手段、前記案件ファイル内容更新手段による更新に応じて前記項目情報ファイルの情報に基づき、各案件の現在の工程を判定し、次に行う顧客との打合せにおいて必要な情報を前記打合準備内容情報ファイルの情報に基づき出力する打合支援手段、打合せ後に入力される結果情報を受けて前記項目情報ファイルの、当該案件に関する営業活動の活動内容と顧客側から受けるべき対応内容とに関し、項目情報の達成未達成情報を設定した受注確度情報を当該案件ファイル内に作成する受注確度情報作成手段として機能させることを特徴とする。

本発明に係る営業業務管理用プログラムでは、前記打合準備内容情報ファイルには、前記工程において顧客との打合せで用意すべき物心に関する打合準備内容情報が前記工程別営業側項目情報と前記工程別顧客側項目情報とに対応付けられて記憶されており、
前記打合支援手段が、更に、顧客との打合せにおいて用意すべき物心に関する打合準備内容情報と共に、対応付けられた前記工程別営業側項目情報と前記工程別顧客側項目情報の少なくとも一部を出力するように、前記プロセッサを機能させることを特徴とする。

本発明に係る営業業務管理用プログラムでは、前記打合支援手段が、更に、出力を行う場合にまたは要求に応じて、当該案件に関する営業活動の活動内容と顧客側から受けるべき対応内容とに関し、未達成情報が設定された項目情報を出力するように、前記プロセッサを機能させることを特徴とする。

本発明に係る営業業務管理用プログラムでは、前記プロセッサを更に、前記受注プロセスの工程に対し、新規の受注プロセスと工程の情報を設定し、または工程の追加、工程の変更、工程の削除を行う受注プロセスメンテナンス手段として機能させることを特徴とする。

本発明に係る営業業務管理用プログラムでは、前記担当者データベースには、担当可能な商品タイプと営業担当者の氏名以外に、得意な商品タイプ、勤務年月数、趣味、特技、性格・性質、過去の実績、現在とこれからの担当案件情報が含まれていることを特徴とする。

本発明に係る営業業務管理用プログラムでは、前記打合支援手段が、更に、担当者データベースに記憶されている、現在とこれからの担当案件情報に基づき、顧客との打合せにおいて用意すべき物心に関する打合準備内容情報を自動的に該当日の営業活動開始前の所定時刻に出力するように、前記プロセッサを機能させることを特徴とする。

本発明に係る営業業務管理用プログラムでは、前記受注確度情報作成手段が、更に、各案件ファイルの工程毎の受注確度情報に基づき工程毎に受注確度を数値化して受注確度データを作成し、出力するように、前記プロセッサを機能させることを特徴とする。

本発明に係る営業業務管理用プログラムでは、前記受注確度情報作成手段が、更に、受注確度データを各案件ファイルの工程毎の数値化した受注確度データをリスト化して出力するように、前記プロセッサを機能させることを特徴とする。

以上説明したように本発明によれば、引合から受注決定に至る時間の流れの中でその時点に必要な営業活動を支援し、またその評価をその時点における重要度ある営業活動がなされたかという観点から行うことができる。

本発明の実施形態に係るシステムの構成を示すブロック図。 本発明の実施形態に係るシステムによって作成される受注確度データの一例を示す図。 本発明の実施形態に係るシステムによって管理される或る１の工程についての工程別営業側項目情報の第１の例を示す図。 本発明の実施形態に係るシステムによって管理される或る１の工程についての工程別顧客側項目情報の第１の例を示す図。 本発明の実施形態に係るシステムによって管理される或る１の工程についての工程別営業側項目情報の第２の例を示す図。 本発明の実施形態に係るシステムによって管理される或る１の工程についての工程別顧客側項目情報の第２の例を示す図。 本発明の実施形態に係るシステムの打合準備内容情報ファイルに記憶されている情報をブロック分けして示した図。 本発明の実施形態に係るシステムにおける案件毎ファイルの内容の一例を示す図。 本発明の実施形態に係るシステムにおける担当者データベースの内容の一例を示す図。 本発明の実施形態に係るシステムにおける受注プロセスメンテナンスの動作を示すフローチャート。 本発明の実施形態に係るシステムにおける動作処理概略図。 本発明の実施形態に係るシステムにおける動作処理系統を示す概略図。 本発明の実施形態に係るシステムにおける営業業務管理メインの動作を示すフローチャート。 本発明の実施形態に係るシステムにおける案件状況管理の動作を示すフローチャート。 本発明の実施形態に係るシステムにおける営業業務管理システムにログインした場合のスマート端末デバイス画面の表示例を示す図。 本発明の実施形態に係るシステムにおける営業業務管理システムに本日の打合せ案件を表示させた場合のスマート端末デバイス画面の表示例を示す図。 本発明の実施形態に係るシステムにおける営業行動確認動作を示すフローチャート。 本発明の実施形態に係るシステムにおける顧客訪問報告動作を示すフローチャート。 本発明の実施形態に係るシステムにおける受注確度の点数設定動作を示すフローチャート。 本発明の実施形態に係るシステムにおける受注確度情報作成動作を示すフローチャート。 本発明の実施形態に係るシステムによって作成される受注確度データの一例を示す図。 本発明の実施形態に係るシステムによって作成される受注確度データの一例を示す図。 本発明の実施形態に係るシステムの顧客訪問報告において採用される第１の例のファイル形式を示す図。 本発明の実施形態に係るシステムの顧客訪問報告において採用される第２の例のファイル形式を示す図。 本発明の実施形態に係るシステムの顧客訪問報告において採用される第３の例のファイル形式を示す図。 本発明の実施形態に係るシステムの顧客訪問報告において採用される第２の例のファイル形式を示す図。

以下添付図面を参照して本発明に係る営業業務管理システム及び営業業務管理用プログラムの実施形態を説明する。各図において同一の構成要素には、同一の符号を付して重複する説明を省略する。図１には、本実施形態に係る営業業務管理システムのブロック図が示されている。営業業務管理システムは、営業商品の商品タイプ毎に引合から受注決定までの受注プロセスを所定の複数工程に分けて業務管理する当該システムの主要構成要素であるサーバ１０を備えている。

サーバ１０には、例えばパーソナルコンピュータなどにより構成される管理用のコンピュータ端末２０が、例えば有線により接続されており、サーバ１０との間でデータの送受を行うことができる。また、サーバ１０には、スマートフォンやＰＤＡ（パーソナルディジタルアシスタント）などのスマート端末デバイス６０−１〜６０−ｎ（ｎは整数）が例えば無線により接続されており、サーバ１０との間でデータの送受を行うことができる。なお、コンピュータ端末２０は複数台接続されていてもよい。

サーバ１０には、項目情報ファイル１１、打合準備内容情報ファイル１２、案件記憶手段１３、担当者データベース１４が備えられている。項目情報ファイル１１には、各商品タイプに付いて各工程で営業側が行うべき営業活動の活動内容を１または複数項目で表した工程別営業側項目情報と、各商品タイプに付いて各工程で顧客側から受けるべき対応内容を１または複数項目で表した工程別顧客側項目情報とが記憶されている。

本実施形態では、営業商品の商品タイプとしては、仕入れた商品をそのまま販売する「転売商品」、仕入れた商品に加工を行って販売する「仕入カスタマイズ商品」、自ら生産など作成を行う「仕入システム構築商品」の３タイプを扱うものとする。

上記の３タイプの商品タイプ毎に、引合から受注決定までの受注プロセスを所定の複数工程に分けて業務管理する。例えば、商品タイプが「仕入システム構築商品」については、図２に示すように、「現状ヒアリング」、「要望ヒアリング」、「客先デモ」、「予算ヒアリング」、「導入スケジュール」、「概算見積り」、「最終プレゼン」、「最終見積り」の工程に区分されている。他の２タイプについても、工程の内容や、工程数は、それぞれであるが、複数の工程に分けて業務管理する。

上記の各工程には、前述の通り、工程別営業側項目情報と工程別顧客側項目情報とが対応付けられて記憶されている。例えば、上記「現状ヒアリング」の工程についての工程別営業側項目情報としては、図３に示されるように、「お客様の現状システムの概要を理解できたか」、「お客様の現状システムのシステム構成を把握できたか」、「お客様の課題を把握できたか」、「お客様の課題に対する改善策があるか」という４項目の情報が対応付けられている。

また、上記「現状ヒアリング」の工程についての工程別顧客側項目情報としては、例えば図４に示されるように、「お客様からシステム概要についての資料が提供されたか」、「お客様からシステム構成についての資料が提供されたか」、「お客様から課題の説明があったか」、「お客様は本商品に興味を持っているか」という４項目の情報が対応付けられている。

更に、上記「最終見積り」の工程についての工程別営業側項目情報としては、図５に示されるように、「見積もりはお客様の予算内に収まっているか」、「お客様からの要望について採用する・しないの合意がとれているか」、「納期は満足されているか」という３項目の情報が対応付けられている。

また、上記「最終見積り」の工程についての工程別顧客側項目情報としては、例えば図６に示されるように、「お客様担当は決済権があるか」、「見積額に対して納得が得られているか」、「内示を頂いたか」という３項目の情報が対応付けられている。

打合準備内容情報ファイル１２には、各工程において顧客との打合せで用意すべき物心に関する打合準備内容情報が記憶されている。例えば、上記商品タイプの「現状ヒアリング」の工程については、顧客側からの聞き取りが主な活動となるので、会議の会話を録音するレコーダ、また、上記図３の工程別営業側項目情報及び図４の工程別顧客側項目情報に応じて顧客から提供を受けるべき資料名や資料内容について、どのような資料をどのようにして提出して頂くか、詳細な項目やテクニックの説明文、更には、顧客の最寄り駅や当社や営業担当者の住所からの交通機関や所要時間などの誘導情報等が記憶されている。

更に、打合準備内容情報ファイル１２には、上記工程において顧客との打合せで用意すべき物心に関する打合準備内容情報が、上記工程別営業側項目情報と上記工程別顧客側項目情報とに対応付けられて記憶されている。例えば、上記商品タイプの「現状ヒアリング」の工程についての打合準備内容情報には、上記図３の工程別営業側項目情報及び図４の工程別顧客側項目情報が対応付けられて記憶されている。他の商品タイプのそれぞれの工程についても同様に、それぞれの工程において顧客との打合せで用意すべき物心に関する打合準備内容情報と共に対応する工程別営業側項目情報と対応する工程別顧客側項目情報とが対応付けられて記憶されている。図７には、打合準備内容情報ファイル１２に記憶されている情報をブロック分けして示してある。

案件記憶手段１３には、引合に応じて入力される当該案件の案件識別情報と当該案件の商品情報及び商品タイプ情報と顧客情報とを案件毎に対応付けた案件毎ファイルが記憶される。図８に、この案件毎ファイルの一例を示す。案件毎ファイルは、１件毎に、案件ＩＤ、商品名及び商品タイプ、顧客情報として顧客（会社）名、住所・電話番号、顧客側担当者名及びキーマン名、その年齢、性別、役職、特技・特徴、趣味、性格、顧客側の当該商品への関心度、提供商品に対する予算、課題と要望事項などが記憶され、このシステムを用いて決定した当方営業担当者ＩＤと氏名、次回訪問日時とその時に行われる受注プロセス番号と工程名等が記憶されたものである。また、当該案件における工程と、工程別営業側項目情報の達成未達成情報と工程別顧客側項目情報の達成未達成情報も記憶される。図８は１案件分の情報を示している。

担当者データベース１４には、図９に示すように担当者毎に担当者ＩＤと連絡先（端末アドレス）、営業担当者の氏名、担当可能な商品タイプが記憶され、これら以外に、得意な商品タイプ、勤務年月数、趣味、特技、性格・性質、過去の実績、現在とこれからの担当案件情報が含まれている。図９は、１名分の情報を示している。

図１に示すように、サーバ１０は、ＣＰＵ部３０を備え、このＣＰＵ部３０は図示しない記憶部に記憶されたプログラムにより実現される手段として、案件ファイル作成手段３１、案件ファイル内容更新手段３２、打合支援手段３３、受注確度情報作成手段３４、受注プロセスメンテナンス手段３５を備えている。

案件ファイル作成手段３１は、例えばコンピュータ端末２０から、引合に応じて入力される当該案件の案件識別情報と当該案件の商品情報及び商品タイプ情報と顧客情報とを案件毎に対応付けた案件毎ファイルを作成し案件記憶手段１３に記憶するものである。

案件ファイル内容更新手段３２は、上記案件記憶手段１３に新たな案件ファイルが作成されると、上記担当者データベース１４のデータに基づき当該案件の少なくとも商品タイプに応じて営業担当者を決定し、該当の案件ファイルの情報を更新すると共に、案件に関する状況に関する入力に応じて上記案件記憶手段１３の該当案件ファイルの内容を更新するものである。

打合支援手段３３は、上記案件ファイル内容更新手段３２による更新に応じて上記項目情報ファイル１１の情報に基づき、各案件の現在の工程を判定し、次に行う顧客との打合せにおいて必要な情報を上記打合準備内容情報ファイル１２の情報に基づき出力するものである。上記打合支援手段３３は、顧客との打合せにおいて用意すべき物心に関する打合準備内容情報と共に、対応付けられた上記工程別営業側項目情報と上記工程別顧客側項目情報の少なくとも一部を出力するものである。

上記打合支援手段３３は、出力を行う場合にまたは要求に応じて、当該案件に関する営業活動の活動内容と顧客側から受けるべき対応内容とに関し、未達成情報が設定された項目情報を出力する。上記打合支援手段３３は、担当者データベース１４に記憶されている、現在とこれからの担当案件情報に基づき、顧客との打合せにおいて用意すべき物心に関する打合準備内容情報を自動的に該当日の営業活動開始前の所定時刻に出力する。

受注確度情報作成手段３４は、打合せ後に入力される結果情報を受けて上記項目情報ファイル１１の、当該案件に関する営業活動の活動内容と顧客側から受けるべき対応内容とに関し、上記工程別営業側項目情報と上記工程別顧客側項目情報の達成未達成情報を設定した受注確度情報を案件記憶手段１３の当該案件ファイル内に作成するものである。

上記受注確度情報作成手段３４は、各案件ファイルの工程毎の受注確度情報に基づき工程毎に受注確度を数値化して受注確度データを作成し、出力する。上記受注確度情報作成手段３４は、受注確度データを各案件ファイルの工程毎の数値化した受注確度データをリスト化して出力する。

受注プロセスメンテナンス手段３５は、上記受注プロセスの工程に対し、新規の受注プロセスと工程の情報を設定し、または工程の追加、工程の変更、工程の削除を行う。具体的には、オペレータがコンピュータ端末２０から受注プロセスメンテナンスの要求を入力すると、図１０に示されるフローチャートのプログラムが起動する。まず、商品タイプを指定するようにガイダンス表示を行い（Ｓ１１）、商品タイプを指定すると、新規の受注プロセスと工程の情報を設定であるか、または工程の追加、工程の変更、工程の削除であるかについてメンテナンス内容を特定させる（Ｓ１２）。

上記のステップＳ１２に続いて新規の受注プロセスと工程の情報を設定、または工程の追加、工程の変更、工程の削除のいずれかの入力が行われ、図７に示した打合準備内容情報ファイル１２に記憶されている商品タイプに対して、新規の受注プロセスと工程の情報が加えられるか、既存の複数工程に対し工程の追加、工程の変更、工程の削除の少なくとも１つが行われた新たな受注プロセスが作成され（Ｓ１３）、この受注プロセスに新たな番号が付されて（Ｓ１４）終了となる。

この結果、図７の打合準備内容情報ファイル１２において、上記で図１０のフローチャートに基づく処理で作成された受注プロセスの工程が加えられる。この受注プロセスの工程に対して、打合準備内容情報と工程別営業側項目情報と工程別顧客側項目情報が対応して記憶される。この打合準備内容情報と工程別営業側項目情報と工程別顧客側項目情報については既存の情報を転用し、あるいは、オペレータが新たな情報を設定することができる。

以上のように構成された営業業務管理システムでは、図１１に示される動作処理概略図のように処理が行われる。そして、営業業務管理システムの処理は、図１２に示されるように、「営業業務管理メイン」の処理を中心として、楕円図形により囲まれた文字により示される各処理が実行可能となっている。まず、顧客から引合Ｓ１があると、例えばコンピュータ端末２０を用いて「営業業務管理メイン」の処理が起動され、図１３に示すフローチャートに基づき案件毎ファイルの作成が案件ファイル作成手段３１によって行われる。

即ち、図１３に示すフローチャートに基づき図８に示す各情報が設定され（図１２の案件情報登録Ｓ２）る。まず、案件ＩＤ、商品名及び商品タイプなどの案件特定情報の設定が行われ（Ｓ２１）、顧客情報として会社名、住所、電話番号、顧客側担当者名、その年齢、性別、役職、特技、趣味、性格などが記憶される（Ｓ２２）。更に、上記で設定した商品名及び商品タイプと、顧客側担当者の年齢、性別、役職、特技、趣味、性格などと、担当者データベース１４に記憶されている営業担当者の得意な商品タイプ、勤務年月数、趣味、特技、性格・性質、過去の実績、現在とこれからの担当案件情報などをマッチングをとり、一致する項目が多いなどの適格性を求めて一人または複数の営業担当者を決定して設定し（Ｓ２３）、当該営業担当者のスマート端末デバイス６０−１〜６０−ｎに通知する（Ｓ２４）。

上記の通知を受けた営業担当者は、図１４に示すように、顧客へコンタクトをとり（Ｓ３１）、次回の訪問日時を決定し、該当する案件毎ファイルに設定する（Ｓ３２）。なお、スマート端末デバイス６０−１〜６０−ｎから当該営業業務管理システムにログインする時には、図１５に示すような画面が表示され、パスワード等の入力を必要とすることができる。また、コンピュータ端末２０により当該営業業務管理システムにログインする場合にも同様とすることができる。

これにより、打合支援手段３３が起動し、打合支援手段３３は、この案件毎ファイルに設定された現在の工程を判定し、次に行う顧客との打合せにおいて必要な情報を上記打合準備内容情報ファイル１２の情報に基づき作成し、当該営業担当者のスマート端末デバイス６０−１〜６０−ｎに出力する（Ｓ３３）。

上記ステップＳ３３で出力される情報は、前述の通り、打合準備内容情報と、これに対応付けられた工程別営業側項目情報と工程別顧客側項目情報の少なくとも一部が含まれる。この工程別営業側項目情報と工程別顧客側項目情報を含ませることにより、打合せ時のヒアリング漏れや確認漏れを防止することができる。

また、上記のスマート端末デバイス６０−１〜６０−ｎに出力した情報については、これを見た営業担当者が適宜に変更や追加等を行ってサーバ１０へ送り、打合準備内容情報ファイル１２に反映させるようにしてもよい。この場合に営業担当者は、打合準備内容情報ファイル１２の変更の権限を有する者とすることができる。また、上記の変更や追加等に係る情報としては、「できれば試作品を提示する」や「試作品は提示しない」などの物に関する情報、あるいは「○○○の話しまで行う」などのアドバイスなどすることができ、その内容に制限はない。

ステップＳ３３の情報を出力するタイミングは、このフローチャートにより示されているタイミングのみならず、該当日の営業活動開始前の所定時刻とすることができる。つまり、打合支援手段３３は、担当者データベース１４に記憶されている、現在とこれからの担当案件情報に基づき、本日の打合せ案件を特定し、まず、その一覧データを図１６に示すような形式で当該営業担当者のスマート端末デバイス６０−１〜６０−ｎに出力する。更に、表示された案件中の所要案件が指示されると、打合支援手段３３は、当該案件について、その日に行われる顧客との打合せにおいて用意すべき物心に関する打合準備内容情報を自動的に出力することができる。

上記の所定時刻以外に、営業担当者からの要求に応じてステップＳ３３の情報を出力させることができる。これにより、営業担当者は例えば図１７に示すように行動することが可能である。この表示は、図１１と図１２の「営業行動確認」の処理として営業業務管理用プログラムが動作する。まず、打合準備内容情報等を（表示を見ることで）受け取り（Ｓ４１）、必要資料、必要機材を確認し（Ｓ４２）、誘導情報により、訪問先までの誘導を受ける（Ｓ４３）。

更に、打合準備内容情報とこれに対応付けられている工程別営業側項目情報と工程別顧客側項目情報の表示により、打合せ中の顧客への確認事項を表示させる（Ｓ４４）と共に営業行動確認を可能とする表示を行う（Ｓ４５）。また、工程別営業側項目情報と工程別顧客側項目情報により質問内容のチェックを営業担当者へ行わせる（Ｓ４６）。更に、工程別営業側項目情報と工程別顧客側項目情報について、その内容の営業活動を行い顧客から行動が返されたかをＹＥＳ、ＮＯや○×の達成未達成マークを入力し、これに応じて動作する受注確度情報作成手段３４が打合せ記録の受注確度情報として該当案件毎ファイルに残す（Ｓ４７）ことも可能である。このステップＳ４７は、当該営業担当者が任意に行える処理であり、必ずしもここで行われることが必須の処理ではない。上記のようにして該当案件毎ファイルに残された受注確度情報の内、未達成情報が設定された項目情報は、図１７に示す処理において、打合支援手段３３が、出力を行う場合にまたは要求に応じて、当該案件に関する営業活動の活動内容と顧客側から受けるべき対応内容とに関し、未達成情報が設定された項目情報として出力するように構成してもよい。

以上のようにして打合せが終了すると、図１１と図１２に示す顧客訪問報告の処理が図１８に示すフローチャートに対応するプログラムによって行われる。まず、次回の訪問日時の入力が行われ、これが案件記憶手段１３の該当案件毎ファイルに記憶され（Ｓ５１）、キーマンや顧客側担当者の特技・特徴、趣味、性格等の新たに得られた情報の入力と該当案件毎ファイルへの記憶が行われ（Ｓ５２）、顧客側の当該商品への関心度（変更分）の入力と該当案件毎ファイルへの記憶が行われ（Ｓ５３）、提供商品に対する予算（変更分）の入力と該当案件毎ファイルへの記憶が行われ（Ｓ５４）、課題と要望事項（変更分）の入力と該当案件毎ファイルへの記憶が行われる（Ｓ５５）。

更に、当該案件における現在の工程と、工程別営業側項目情報の達成未達成情報と工程別顧客側項目情報の達成未達成情報も入力され記憶される（Ｓ５６）。このステップＳ５６は、図１７のステップＳ４７において必要な情報を完全に入力した場合には、実行を省略することができる。そして、ステップＳ５６の終了後には、サーバ１０から管理者（コンピュータ端末２０或いは、スマート端末デバイス６０−１〜６０−ｎの該当端末）へ顧客訪問報告が入力された旨の通知が送られ（Ｓ５７）、これに基づき管理者は入力された内容の表示要求をサーバ１０へ入力して、入力された顧客訪問報告を見ることができる。

なお、図１２には、「顧客訪問報告」の処理以外に「案件状況管理」の処理が示されているが、この「案件状況管理」は、顧客訪問とはリンクせずに顧客や案件に関する情報が入力される場合の処理であり、その内容は「顧客訪問報告」の処理と同一であるので、その説明を省略する。また、この「顧客訪問報告」は、上記図１８のフローチャートに従って行う形式を取らずとも、顧客訪問によって得られた情報を図２３、図２４、図２５に示すようなメモ形式のドキュメントのファイルにして、該当の案件ファイルに付設しておいても良い。図２３は、予算取りの時期、参加者と決裁権限について重要であると考えたため、ファイルとして残す場合の例である。また、図２４は、注意事項、趣味、参加者と決裁権限について重要であると考えたため、ファイルとして残す場合の例である。更に、図２５は、課題、要望事項について重要であると考えたため、ファイルとして残す場合の例である。更に、上記のようなメモ形式のドキュメントのファイルに限らず、図２６に示すように、報告内容をチェック入力により選択する形式のファイルにして、該当の案件ファイルに付設しておいても良い。

図１８のステップＳ５６の処理、図１７のステップＳ４７の処理或いは、図１２における「案件状況管理」の処理に含まれる図１８のステップＳ５６に相当する処理のいずれかが行われると、受注確度情報作成手段３４が起動される。これより先に、受注確度情報作成手段３４は数値化した受注確度データを出力するために受注確度の点数設定処理を図１９のフローチャートに従って実行して保持しておくものである。この処理は、図１１では、受注確度管理であり、図１２では受注確度の点数設定である。

３タイプの商品タイプ毎に、複数工程に分けた各工程を並べ、各工程の内容が達成されたとき（終了したとき）の積算点数を設定する（Ｓ６１）。図２の例では縦に並んでいる工程の達成で、１０点、２０点、３０点、４０点、５０点、７０点、８０点、１００点となることを示す。次に、後工程までの積算点数から前工程までの積算点数の減算を行い、前工程の点数設定する（Ｓ６２）。上記図２の例では、減算により、１０点、１０点、１０点、１０点、１０点、２０点、１０点、２０点となる。また、各工程には、工程別営業側項目情報と工程別顧客側項目情報が対応付けられているので、各工程の点数を工程別営業側項目情報の項目数と工程別顧客側項目情報の項目数で割って（或いは、商が整数でないときには、整数となるように点数を配分して）項目毎の点数を求める（Ｓ６３）。

上記のように受注確度情報作成手段３４が起動されたときには、工程別営業側項目情報と工程別顧客側項目情報について、その内容の営業活動を行い顧客から行動が返されたかをＹＥＳ、ＮＯや●×の達成未達成マークを入力して打合せ記録が該当案件毎ファイルに残っている。

そこで、図２０に示されるフローチャートによって、図１２の受注確度情報作成（図１１では受注確度管理）が行われる。即ち、受注確度情報作成手段３４は、受注確度情報を作成する。まず、該当案件毎ファイルに残っている工程別営業側項目情報と工程別顧客側項目情報についての達成未達成マークが設定された記録を取り出し（Ｓ７１）、達成マークが付されている項目の点数を加算して獲得点数とする（Ｓ７２）。

また、その工程までの積算点数を到達点数とし、当該工程に割り当てられた点数を配点とし、到達点数に上記の獲得点数を加算して実績点数を得る（Ｓ７３）。案件ＩＤや案件名などと到達点数、配点、実績点数をリスト化して受注確度データを作成し（Ｓ７４）、該当の管理者や営業担当者（の端末）へ送出することにより出力する（Ｓ７５）。

図２１は、図３に示した工程別営業側項目情報の項目情報ＫＪ１と図４に示した工程別顧客側項目情報の項目情報ＫＪ２とによる現状ヒアリングの工程までの受注確度データの例である。また、図２２は、図５に示した工程別営業側項目情報の項目情報ＫＪ３と図６に示した工程別顧客側項目情報の項目情報ＫＪ４とによる現状ヒアリングの工程までの受注確度データの例である。また、受注確度データを図２に示す如く、各工程の点数に対応したバーの色を達成未達成で色分けし、達成度をパーセントで表示し、受注確度を一目瞭然とすることができる。

上記図２１、図２２に示される受注確度データによれば、実際に行われたことに点数が与えられて評価された受注確度データとなっており、営業担当の個人的な見解を排して適切な評価を与えることが可能である。

１０ サーバ
１１ 項目情報ファイル
１２ 打合準備内容情報ファイル
１３ 案件記憶手段
１４ 担当者データベース
２０ コンピュータ端末
３０ ＣＰＵ部
３１ 案件ファイル作成手段
３２ 案件ファイル内容更新手段
３３ 打合支援手段
３４ 受注確度情報作成手段
３５ 受注プロセスメンテナンス手段
６０−１〜６０−ｎ スマート端末デバイス

Claims (16)

1. 営業商品の商品タイプ毎に引合から受注決定までの受注プロセスを所定の複数工程に分けて業務管理する営業業務管理システムにおいて、
   各商品タイプに付いて各工程で営業側が行うべき営業活動の活動内容を１または複数項目で表した工程別営業側項目情報と、各商品タイプに付いて各工程で顧客側から受けるべき対応内容を１または複数項目で表した工程別顧客側項目情報とを有する項目情報ファイルと、
   前記工程において顧客との打合せで用意すべき物心に関する打合準備内容情報が記憶された打合準備内容情報ファイルと、
   引合に応じて入力される当該案件の案件識別情報と当該案件の商品情報及び商品タイプ情報と顧客情報とを案件毎に対応付けた案件毎ファイルを作成し案件記憶手段に記憶する案件ファイル作成手段と、
   少なくとも担当可能な商品タイプに対応付けられて営業担当者の氏名を含む担当者情報が記憶された担当者データベースと、
   前記案件記憶手段に新たな案件ファイルが作成されると、前記担当者データベースのデータに基づき当該案件の少なくとも商品タイプに応じて営業担当者を決定し、該当の案件ファイルの情報を更新すると共に、案件に関する状況に関する入力に応じて前記案件記憶手段の該当案件ファイルの内容を更新する案件ファイル内容更新手段と、
   前記案件ファイル内容更新手段による更新に応じて前記項目情報ファイルの情報に基づき、各案件の現在の工程を判定し、次に行う顧客との打合せにおいて必要な情報を前記打合準備内容情報ファイルの情報に基づき出力する打合支援手段と、
   打合せ後に入力される結果情報を受けて前記項目情報ファイルの、当該案件に関する営業活動の活動内容と顧客側から受けるべき対応内容とに関し、項目情報の達成未達成情報を設定した受注確度情報を当該案件ファイル内に作成する受注確度情報作成手段と
   を具備することを特徴とする営業業務管理システム。
2. 前記打合準備内容情報ファイルには、前記工程において顧客との打合せで用意すべき物心に関する打合準備内容情報が前記工程別営業側項目情報と前記工程別顧客側項目情報とに対応付けられて記憶されており、
   前記打合支援手段は、顧客との打合せにおいて用意すべき物心に関する打合準備内容情報と共に、対応付けられた前記工程別営業側項目情報と前記工程別顧客側項目情報の少なくとも一部を出力することを特徴とする請求項１に記載の営業業務管理システム。
3. 前記打合支援手段は、出力を行う場合にまたは要求に応じて、当該案件に関する営業活動の活動内容と顧客側から受けるべき対応内容とに関し、未達成情報が設定された項目情報を出力することを特徴とする請求項２に記載の営業業務管理システム。
4. 前記受注プロセスの工程に対し、新規の受注プロセスと工程の情報を設定し、または工程の追加、工程の変更、工程の削除を行う受注プロセスメンテナンス手段を備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の営業業務管理システム。
5. 前記担当者データベースには、担当可能な商品タイプと営業担当者の氏名以外に、得意な商品タイプ、勤務年月数、趣味、特技、性格・性質、過去の実績、現在とこれからの担当案件情報が含まれていることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の営業業務管理システム。
6. 前記打合支援手段は、担当者データベースに記憶されている、現在とこれからの担当案件情報に基づき、顧客との打合せにおいて用意すべき物心に関する打合準備内容情報を自動的に該当日の営業活動開始前の所定時刻に出力することを特徴とする請求項５に記載の営業業務管理システム。
7. 前記受注確度情報作成手段は、各案件ファイルの工程毎の受注確度情報に基づき工程毎に受注確度を数値化して受注確度データを作成し、出力することを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の営業業務管理システム。
8. 前記受注確度情報作成手段は、受注確度データを各案件ファイルの工程毎の数値化した受注確度データをリスト化して出力することを特徴とする請求項７に記載の営業業務管理システム。
9. 営業商品の商品タイプ毎に引合から受注決定までの受注プロセスを所定の複数工程に分けて業務管理する営業業務管理システムであって、各商品タイプに付いて各工程で営業側が行うべき営業活動の活動内容を１または複数項目で表した工程別営業側項目情報と、各商品タイプに付いて各工程で顧客側から受けるべき対応内容を１または複数項目で表した工程別顧客側項目情報とを有する項目情報ファイルと、前記工程において顧客との打合せで用意すべき物心に関する打合準備内容情報が記憶された打合準備内容情報ファイルと、少なくとも担当可能な商品タイプに対応付けられて営業担当者の氏名を含む担当者情報が記憶された担当者データベースと、を備えた営業業務管理システムのプロセッサを、
   引合に応じて入力される当該案件の案件識別情報と当該案件の商品情報及び商品タイプ情報と顧客情報とを案件毎に対応付けた案件毎ファイルを作成し案件記憶手段に記憶する案件ファイル作成手段、
   前記案件記憶手段に新たな案件ファイルが作成されると、前記担当者データベースのデータに基づき当該案件の少なくとも商品タイプに応じて営業担当者を決定し、該当の案件ファイルの情報を更新すると共に、案件に関する状況に関する入力に応じて前記案件記憶手段の該当案件ファイルの内容を更新する案件ファイル内容更新手段、
   前記案件ファイル内容更新手段による更新に応じて前記項目情報ファイルの情報に基づき、各案件の現在の工程を判定し、次に行う顧客との打合せにおいて必要な情報を前記打合準備内容情報ファイルの情報に基づき出力する打合支援手段、
   打合せ後に入力される結果情報を受けて前記項目情報ファイルの、当該案件に関する営業活動の活動内容と顧客側から受けるべき対応内容とに関し、項目情報の達成未達成情報を設定した受注確度情報を当該案件ファイル内に作成する受注確度情報作成手段
   として機能させることを特徴とする営業業務管理用プログラム。
10. 前記打合準備内容情報ファイルには、前記工程において顧客との打合せで用意すべき物心に関する打合準備内容情報が前記工程別営業側項目情報と前記工程別顧客側項目情報とに対応付けられて記憶されており、
    前記打合支援手段が、更に、顧客との打合せにおいて用意すべき物心に関する打合準備内容情報と共に、対応付けられた前記工程別営業側項目情報と前記工程別顧客側項目情報の少なくとも一部を出力するように、前記プロセッサを機能させることを特徴とする請求項９に記載の営業業務管理用プログラム。
11. 前記打合支援手段が、更に、出力を行う場合にまたは要求に応じて、当該案件に関する営業活動の活動内容と顧客側から受けるべき対応内容とに関し、未達成情報が設定された項目情報を出力するように、前記プロセッサを機能させることを特徴とする請求項１０に記載の営業業務管理用プログラム。
12. 前記プロセッサを更に、
    前記受注プロセスの工程に対し、新規の受注プロセスと工程の情報を設定し、または工程の追加、工程の変更、工程の削除を行う受注プロセスメンテナンス手段として機能させることを特徴とする請求項９乃至１１のいずれか１項に記載の営業業務管理用プログラム。
13. 前記担当者データベースには、担当可能な商品タイプと営業担当者の氏名以外に、得意な商品タイプ、勤務年月数、趣味、特技、性格・性質、過去の実績、現在とこれからの担当案件情報が含まれていることを特徴とする請求項９乃至１２のいずれか１項に記載の営業業務管理用プログラム。
14. 前記打合支援手段が、更に、担当者データベースに記憶されている、現在とこれからの担当案件情報に基づき、顧客との打合せにおいて用意すべき物心に関する打合準備内容情報を自動的に該当日の営業活動開始前の所定時刻に出力するように、前記プロセッサを機能させることを特徴とする請求項１３に記載の営業業務管理用プログラム。
15. 前記受注確度情報作成手段が、更に、各案件ファイルの工程毎の受注確度情報に基づき工程毎に受注確度を数値化して受注確度データを作成し、出力するように、前記プロセッサを機能させることを特徴とする請求項９乃至１４のいずれか１項に記載の営業業務管理用プログラム。
16. 前記受注確度情報作成手段が、更に、受注確度データを各案件ファイルの工程毎の数値化した受注確度データをリスト化して出力するように、前記プロセッサを機能させることを特徴とする請求項１５に記載の営業業務管理用プログラム。