JP2017191533A - 議事録作成システム - Google Patents

Abstract

【課題】音声認識に基づいて議事録を作成する際、認識をより精度よく行うことを課題とする。【解決手段】本発明では、予め設定された辞書を用いて音声認識を行った際、認識できなかった場合、他のネットワーク上の辞書を用いて認識処理を行い、この認識処理を行ったものは、認識結果を議事録に他の用語と区別して表記する。さらに、ネットワーク上の辞書を用いて認識できたものと、それでも認識できなかったものを区別して表記してもよい。さらに、本発明では、認識結果に基づいて、利用する辞書の優先順位を動的に変更してもよい。【選択図】 図１

Description

本発明は、会議の議事録を作成するための技術に関する。

現在、企業等においては、会議が頻繁に開催され、会議において議事録が作成されることが多い。議事録については、記憶等に基づいて人手で作成されることが多く、誤りが混在することがある。議事録の正確性を向上させる技術として、特許文献１に開示された技術がそんざいする。特許文献１では、会議議事録の作成、出席者へのドラフト配布、校正、最終議事録の配布をリアルタイムで行い、校正の時間と手間を削減すると同時に最終議事録の改竄防止を行っている。

特開２００５−２２２１１８号公報

ここで、会議においては口頭で発言がされるため、音声認識を行いテキスト化すると効率的な議事録作成が可能になる。しかし、会議においては専門用語がつかわることも多く、一般的な辞書のみで認識を行うと誤認識や認識不可の単語が生じることがある。

上記の課題を解決するために、本発明では、予め設定された辞書を用いて音声認識を行った際、認識できなかった場合、他のネットワーク上の辞書を用いて認識処理を行い、この認識処理を行ったものは、認識結果を議事録に他の用語と区別して表記する。さらに、ネットワーク上の辞書を用いて認識できたものと、それでも認識できなかったものを区別して表記してもよい。

さらに、本発明では、認識結果に基づいて、利用する辞書の優先順位を動的に変更してもよい。

本発明によれば、認識精度を向上させることが可能になる。また、他の辞書での認識処理を行ったものを区別して表記することで、議事録作成者が確認、修正作業においてり注意すべき語句を特定できる。

本発明の一実施形態で用いる議事録作成システム2の概念図 本発明の一実施形態における会議前に実行する準備のフローを示す図。 本発明の一実施形態における議事録作成の処理内容を説明する図。 本発明の一実施形態におけるシステム構成図とデータの関係を示す図。 本発明の一実施形態のS11での処理の詳細を示す図 本発明の一実施形態のS12での処理の詳細を示す図

以下、本発明の一実施形態を、図面を用いて説明する。まず、図１が、本実施形態における議事録作成システム2の概念図である。本実施形態では、会議中の音声を録音し、会議後に議事録を作成する議事録作成システム2をスケジュール管理サーバ3と連携し、議事録担当者としてスケジュール管理サーバ3に登録された人に、作成した議事録を送付する。これにより、従来必要であった議事録を録音する小型機器の準備や会議後の議事録の作成作業が必要なくなり、会議後の議事録編集が円滑に進むようになる。より詳細には、あらかじめ複数の社内DBと連携した上で、検索の優先順位を設定しておき、議事録作成システム2が有する辞書DB7に登録されていない専門用語等が登場した場合には、ネットワーク1で自動的に検索し、注釈つきで議事録内に記載する。また、新たな単語は辞書DB7に登録する。以下、図2以降を用いて上記の処理内容を説明する。

図4は、本実施形態のシステム構成図である。各装置がネットワーク1を介して接続されている。PC8は、会議室予約や議事録担当者を登録する個人用PCである。議事録作成システム2は、各会議室に設置されている。スケジュール管理サーバ3と議事録作成管理サーバ5は、一つあればよい。そしてスケジュール管理サーバ3は、議事録作成フラグ、議事録担当者、予約会議室名、予約日時、予約者、会議出席者の情報を有するスケジュール管理DB4を有する。これによって、各会議の議事録作成の要否、議事録作成担当者を特定できる。また、議事録作成管理サーバ5は、会議の議事録担当者、予約会議室、予約日時、音声データ、音声データを文字化した会議議事録の情報を蓄積する議事録管理DB6と、イントラネット内の辞書DBやインターネットと接続され、音声情報、その表記方法、イントラネット辞書DB検索順位を蓄積する辞書DB7を有する。以上の議事録作成システム2、スケジュール管理サーバ3、議事録作成管理サーバ5は、いわゆるコンピュータで実現されるものであり、以降説明するフローチャートの処理は、自身が有するプログラムに従って、CPUのような演算装置により実行される。

イントラネットやインターネットについては、ネットワーク1として図示した。

次に、図2を用いて、会議前に実行する準備のフローを説明する。本図2の処理は、特に断らない限り、スケジュール管理サーバ3で実行される。

まずS1において、議事録作成フラグ、議事録担当者、会議室名、日時をスケジュール管理サーバ3に登録する。

本登録は、会議室の予約を行う際、必要に応じて、議事録作成に用いる情報をシステムに登録する。このため、利用者からPC8を介して、（１）希望する会議に沿った会議室、（２）日時、（３）議事録作成要否を受付け、これに応じた登録処理を行う。つまり、（１）（２）については、これらをスケジュール管理サーバ３に登録する。そして、（３）については、利用者の入力が議事録作成「要」を示す場合（利用者がボタンを押下する等）これを示す情報を受信し、これに従ってフラグを記録する。

そして、フラグが記録された場合、つまり、議事録作成が要の場合、PC8に議事録担当者の指定を促す表示を行う。この表示に対して、利用者がPC8に、議事録担当者を特定するための入力を行った場合、議事録担当者の「LDAP」の如き個人識別番号および議事録担当者名を特定し、これをスケジュール管理サーバ３に登録する。なお、個人識別番号と議事録担当者名の特定は、入力に応じて図示しない従業員DBに記録内容を用いて行う。

次にS2において、予約日時以前に、予約状況が完全かどうかの判断を行う。この処理では、毎日定刻になった時点で、当日予約されている会議の予約状況が完全か判断する。より具体的には、例えばシステムの起動の際に、予約日時と予約者をキーに、スケジュール管理DB4を検索して、当日の会議を特定する。特定された会議について、予約が完全かを判断する、すなわち議事録作成フラグが登録されているか、議事録作成フラグがあるものについて議事録担当者が登録されているか、会議室が予約されているかの判断を行う。判断の結果、予約が完全な状態であれば、S4に進み、スケジュール予約者に予約が完全な旨のメールを送信する。一方、予約が不完全な状態であれば、S3に進み、予約が不完全な旨のメールをスケジュール予約者に送信する。予約が不完全というメールを受け取ったスケジュール予約者は、S5において不完全な部分の再登録を行い、予約を完了させる。最後にS6において、スケジュール管理サーバ3が、議事録作成サーバ5に対して、予約日時、会議室、議事録担当者の情報を送信する。以上の処理を、会議の予約単位で実行する。なお、このS2においては、完全性の確認をシステム起動の際に行ったが、S1の入力の際やその他会議日時以前の時間であれば、構わない。

次に、図3を用いて、議事録作成の処理内容を説明する。S7において、会議開始時点で、当該会議参加者の名前と音声を議事録作成管理サーバ5に登録する。議事録を文字化する際には、この情報を用いて発言内容と発言者名を文字化する。

会議が始まった後は、S8において、会議内での発言内容を音声情報で記録する。会議終了後、または会議と並行して、S8において記録した音声情報を、S9において文字化していく。この際に、文字化ができない単語があった場合、S10の辞書DB7検索を実行する。辞書DB7で既に登録されている単語だった場合は、S16に進む。辞書DB7に登録されていない単語であった場合、S11に記載のように、イントラネットまたはインターネットで当該単語を検索する。その結果、S12において、単語が検索されたか、つまり文字化可能かの入力をイントラネットもしくはインターネットから受け付ける。単語が検索されたとの入力を受け付けた場合は、S13に進む。

ここで、S11での処理の詳細を図5に示す。辞書DB7には、あらかじめ当該会議の前に実施された会議No.1の議事録作成の際に、検索し、新規登録した単語の音声情報、表記方法、DB検索順位、検索でヒットしたDB（1と記録）が登録されている。なお、1と記録されるDBは一つに限定される。その理由は、検索の結果、最初にヒットしたDBに1を記録し、ヒットした時点で検索を終了し、他のDBでの検索を抑止する。また、当初1と記録されたDBではヒットしなかったため、当該DBに対しては「×」を記録する。本例では、新たに「シュッキン」という音声情報を文字化しようとした際に、辞書DB7には登録されていなかったため、イントラネットおよびインターネットでの検索を開始する。イントラネット内のDB検索の優先順位は、経理DB、調達DB、社内SNS、社内辞書の順がデフォルトで設定されており、この順位に従って、まず経理DBから検索を進める。「シュッキン」を検索したところ、経理DBでは見つからず、検索順位二番目の調達DBでヒットした。この場合、S12で単語が検索されたためS13に進み、辞書DB7の表記方法の欄に「出金」の登録を実施する。また、ヒットしなかった経理DBには×印、調達DBの順位を1として、その他の順位を一つずつ後ろへずらして登録する。さらに、S15において、議事録上では、検索した単語を表記する際に、色を変えるなど他と区別して、意味や出典などの注釈を追加する。

次に、S11における別の例（インターネット上で検索された場合）を示す。S11において、「ゼイ」という未登録の単語が音声情報にあった場合、まず音声情報を辞書DB7に登録し、検索対象のDBには、「ゼイ」の検索前に検索した「シュッキン」と同じ検索順位を設定し、この順序に従って検索を開始する。×印がついているDBは最後に検索する。検索の結果、イントラネット内のDBではヒットしなかったため、インターネット上での検索を開始すると、その結果、インターネット上でヒットするページがあった。この結果、図6に示すように、S12では、「ゼイ」という音声情報を登録し、S13では、URLの項目に、インターネットでヒットしたURLを記録する。見つからなかったDBの順位には×印を登録する。検索できたインターネットの欄に1を設定し、最後に検索予定であった経理DB(×印が記載されていた)には2をセットする。このように、検索対象のイントラネット内のDBとインターネットを検索していき、辞書DB7には、検索結果が蓄積されていく。

ここで、議事録作成後などに行う辞書DB7のメンテナンスについて説明する。辞書DB7に蓄積された検索結果のうち、イントラネットで検索された単語について、周期的に、イントラネット内の各DBで検索し、ヒット件数順に順位を特定する。特定された順位を辞書DB7に上書きする。このことによって、情報の鮮度を保つと同時に、次の検索処理を効率の良いものとしていく。また、本処理は、月次処理などで実施すればよい。

次に、議事録作成の際の処理である図3のS12に戻る。検索の結果、単語が検索されなかった場合は、S14に進み、議事録上で色を変えるなど他と区別して、目立つように、音声情報をそのまま記載し、文字化する際に単語として認識できなかった旨を注意書きで残す。

以上の作業を、S16で、録音内容の文字化と検索が完了と判断されるまで繰り返す。文字化が完了した後、S17において、議事録作成管理サーバ5に登録されている議事録担当者に議事録を送付する。

なお、本実施形態における文字化とは、音声認識してその結果を文字化することである。以上が、本実施形態での処理の内容である。

１ ネットワーク
２ 議事録作成システム
３ スケジュール管理サーバ
４ スケジュール管理DB
５ 議事録作成管理サーバ
６ 議事録管理DB
７ 辞書DB

Claims (3)

1. 会議における議事録を作成するための議事録作成システムにおいて、
   出席者の発言について、予め設定された辞書を用いて音声認識を行う手段と、
   前記音声認識の結果、認識されなかった用語について、第2の辞書に対して認識要求を出力する手段と、
   前記第2の辞書による認識処理結果を受信して、受信した認識処理結果である用語について、他の用語とは区別した表記を行う議事録を作成する手段とを有することを特徴とする議事録作成システム。
2. 請求項１に記載の議事録作成システムにおいて、
   前記作成する手段は、前記第2の辞書を用いて認識できた用語と、認識できなかった用語を差に区別して表記することを特徴とする議事録作成システム。
3. 請求項１または２のいずれかに記載の議事録作成システムにおいて、
   さらに、前記第2の辞書で認識処理ができた場合、前記辞書に変えて前記第2の辞書を予め設定された辞書として用いることを特徴とする議事録作成システム。

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