JP2017120482A - 契約申込登録管理システム - Google Patents

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尚宏 水本
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Abstract

【課題】顧客と事業者間における契約の申込みから成立までの事務処理を省力化し、仮申込み後に顧客の思い違いや忘失による本申込みの遅延未了を解消して顧客の利益を図る。【解決手段】契約申込登録管理システム1は、商品を販売する事業者の事業者システム2と、販売店の販売店システム3とがネットワーク6を介して通信可能に接続されている。事業者システムは、顧客が契約申込用端末4から事業者に対して行う契約の仮申込みを、該顧客が使用する顧客識別媒体の識別番号に基づいてデータベース化して保存する。販売店システム3のPOS端末31は、顧客が取引時に使用する顧客識別媒体の識別番号を事業者システムに送信し、該識別番号に基づいて事業者システムは、顧客の契約申込状況を確認し、仮申込み後に本申込み未了の場合には、それをPOS端末に顧客に通知可能に出力させる。【選択図】図3

Description

本発明は、顧客と事業者との間における契約の申込みから成立までの手続きを処理するための契約申込登録管理システムに関するものである。
従来より、顧客が事業者と契約するために、インターネット等の通信回線を介してオンラインで手続きすることが行われている。例えば、特許文献1には、保険加入申込者が送信した加入申込み情報を仮契約として登録した後、保険契約の内容説明文と本契約の意思表示を求める依頼書とを電子メールで保険加入申込者に送信する保険事業運営システムが記載されている。
特開2006−139724号公報
事業者にとって、顧客との契約をオンラインで処理することは、事務処理を省力化し、コストを削減できる点で有利である。しかしながら、特許文献1に記載されるような従来のシステムでは、本契約の意思表示の求めに対して顧客が、忘失又は思い違い等の何らかの理由によって応答しない場合、再度電子メールでリマインダーを送る以外に、何ら有効な手立てを講じることができない。
そこで、本発明は、顧客と事業者間における契約の申込みから成立までの事務処理を省力化するだけでなく、かつ仮申込み後に顧客の思い違いや忘失による本申込みの遅延、未了を解消し、顧客へのサービス向上、顧客の利益増進を図ることを目的とする。
本発明の契約申込登録管理システムは、
商品を販売する事業者に対して顧客が行った契約の仮申込みを受け付けて、顧客の仮申込み情報及び契約進捗状況をデータベースにして保存する事業者サーバーと、
顧客との取引を処理する際に顧客が使用する顧客識別媒体の情報を、通信回線を介して事業者サーバーに送信する販売店の販売店端末とからなり、
事業者サーバーが、販売店端末から受け取った顧客識別媒体の情報に基づいて、データベースから顧客の契約進捗状況を取得し、該顧客が契約の本申込みを行っていない場合には、本申込み未了であることを販売店端末に送信し、
販売店端末が、契約の本申込み未了であることを顧客に通知可能に出力することを特徴とする。
或る実施形態では、事業者サーバーが更に、契約の本申込み未了であることを、データベースに保存されている顧客の連絡先に直接通知することができる。
別の実施形態では、販売店端末が、契約の本申込み未了であることを、表示画面に表示することができる。
更に別の実施形態では、販売店端末が、契約の本申込み未了であることを、顧客との取引を処理する際に発行する領収書に印字することができる。
或る実施形態では、データベースが、顧客の仮申込み情報及び契約進捗状況を顧客別に顧客識別媒体の情報に基づいて抽出可能に格納している。
別の実施形態では、顧客が事業者との契約の仮申込みを事業者サーバーに、通信回線を介して送信するための顧客側端末を更に備える。
また、或る実施形態では、顧客識別媒体の情報が、顧客が所有する電子決済ツールの番号である。
別の実施形態では、顧客識別媒体の情報が、事業者及び/又は販売店が顧客に発行する会員カードの番号である。
本発明によれば、このように顧客が販売店で取引する際に顧客が使用する顧客識別媒体の情報を、販売店端末が事業者サーバーに送信し、該顧客識別媒体の情報に基づいてデータベースから顧客の契約進捗状況を取得し、契約の本申込みを行っていない場合には、その旨を販売店端末を介して顧客に対して通知できるようにすることによって、本申込み手続きの注意喚起を有効にオンラインで自動的に促すことができ、処理手続きの省力化、簡素化、及び、迅速な本申込み、契約締結並びにシステム上での登録の実現を図ることができる。
図1は、本発明を適用した契約申込登録管理システムの好適な実施形態の全体構成図。 図2は、図1の契約申込登録管理システムにおける契約の申込み処理過程を説明するフロー図。 図3は、図1の契約申込登録管理システムにおける契約の申込み処理過程を説明するフロー図。
以下に、添付図面を参照しつつ、本発明による契約申込登録管理システムの好適な実施形態について詳細に説明する。本実施形態は、顧客が、商品を販売する事業者に対して、該事業者との取引商況に応じた特典を伴う特定の契約を申し込む場合に、その申込み及び登録手続きを処理管理するための契約申込登録管理システムである。
本実施形態において、事業者とは、例えば石油元売り業者のように、販売店を通じて顧客に商品を販売している事業者であり、販売店は、例えば石油元売り業者に対するガソリンスタンドのように、提携事業者の商品を取り扱う小売店である。前記特定の契約とは、例えば前記事業者が電気利用者に対して電気を販売するための契約である。前記契約に伴う特典とは、例えば商品代金の割引サービス、又は販売店が販売している他の商品若しくはサービスの供与である。
図1は、本発明を適用した契約申込登録管理システムの実施形態の構成全体を示している。本発明の契約申込登録管理システム1は、前記事業者の事業者システム2と、前記販売店の販売店システム3と、顧客が使用可能な契約申込用端末4と、顧客端末5とから構成される。事業者システム2は、専用回線又は公衆回線からなるネットワーク6を介して、販売店システム3、契約申込用端末4及び顧客端末5と接続されている。尚、本実施形態では、販売店システム3と契約申込用端末4及び顧客端末5とは、相互に接続されないように構成されている。
事業者システム2は、取引情報管理サーバー21と精算情報管理サーバー22とを備える。取引情報管理サーバー21は、顧客マスターデータベース23と、契約申込処理部24と、顧客マスター登録管理部25と、通信部26とを有する。契約申込処理部24は、顧客が行った前記契約の申込みを受け付けて処理する機能を有する。顧客マスター登録管理部25は、契約申込処理部24が申込みを受け付けた前記顧客の情報を顧客マスターデータベース23に登録し、更に該顧客との契約進捗状況、取引状況を記録管理する機能を有する。通信部26は、ネットワーク6を介して販売店システム3、契約申込用端末4及び顧客端末5と通信する機能を有する。
精算情報管理サーバー22は、精算情報処理部27と、精算データ出力部28と、通信部29とを有する。前記販売店における前記顧客との取引情報を収集処理して、該顧客に提供される前記特典を決定し、前記販売店との精算データを作成処理する機能を有する。通信部29は、ネットワーク6を介して販売店システム3及び顧客端末5と通信する機能を有する。また、通信部26と通信部29とは、専用回線7を通じて相互に通信可能である。
販売店システム3は、販売店における代金の決済等、取引の処理を行うPOS端末31と、取引情報を管理する取引情報管理部32と、販売データベース33とを備える。POS端末31は、ネットワーク6を介して、事業者システム2に接続されると共に、顧客が販売店でクレジットカードを利用して代金の決済を行うことができるように、クレジットカード事業者の管理サーバー(図示せず)に接続されている。
取引情報管理部32は、POS端末31に接続されて、顧客との取引情報(売上金額、売上品目、その数量、単価、売上日時、決済手段等)、及び事業者システム2の精算情報管理サーバー22から提供される精算データを処理して、販売データベース33に蓄積する機能を有する。販売データベース33は更に、当該販売店の顧客情報を記録保存することができる。
契約申込用端末4は、顧客が前記契約を前記事業者に仮申込みするためのもので、例えばタブレット型等のモバイルPC(パーソナルコンピュータ)又はデスクトップ型PCからなる。これらのPCは、契約申込専用機として、各販売店に設置することができる。
顧客端末5は、顧客が所有又は個人的に使用する電子端末である。前記電子端末には、例えば携帯電話やタブレット型等のモバイル端末、モバイル型又はデスクトップ型PCのように、ネットワーク6を介して事業者システム2との通信機能を有する様々な電子機器が含まれる。
図1の契約申込登録管理システム1において、顧客が前記契約を仮申込みしてから、本申込み、契約成立による登録に至るまでの処理過程を、図2、図3のフロー図を用いて以下に説明する。
先ず、顧客は、販売店で契約申込用端末4を通して、前記契約の仮申込みを行う(ステップSt1)。仮申込みには、申込者である顧客が販売店で取引する際に使用する顧客識別媒体の識別情報、顧客の個人情報(氏名、住所、連絡先、年齢等)を契約申込用端末4に入力する。顧客の連絡先には、電話番号に加えて、前記契約の本申込み方法を通知するために、Eメール又は携帯メール等のメールアドレスが必要である。入力された仮申込みの前記情報は、契約申込用端末4からネットワーク6を介して事業者システム2の取引情報管理サーバー21に送信される。尚、契約申込用端末4は、販売店で従業員等の担当者が顧客に代わって操作することができ、又は顧客自身が操作することもできる。
前記顧客識別媒体としては、前記顧客が所有するクレジットカード、前記事業者又は前記販売店が、該販売店における商品の購入又はサービスの利用のために前記顧客に対して発行したポイントカード等の会員カードが好ましいが、携帯電話やICタグを搭載した電子機器等に決済ツールの機能を持たせたものも含まれる。また、前記顧客識別媒体の形態は、電子決済ツールとして、従来から一般に使用されている磁気カード、ICカード等のカード型のものに限定されず、例えばキーホルダー型、リストバンド型等の特殊な形状のものであってもよい。
前記顧客識別媒体の識別情報には、前記顧客が前記販売店において商品の購入やサービスの利用等の取引をする際に使用する前記顧客識別媒体の識別番号を、当該顧客の取引使用番号として使用する。例えば、前記顧客識別媒体がクレジットカードの場合にはそのクレジットカード番号、他の電子決済ツールの場合にはその識別番号、会員カードの場合にはその会員登録番号である。これらの番号は、クレジットカード及び他の電子決済ツールの発行時に、既に顧客の信用調査が済んでおり、会員カードは多くの場合、販売店を頻繁に利用する顧客に対して発行され、発行時に顧客の上記個人情報が登録されているので、本人確認を容易に行うことができる。
事業者システム2の取引情報管理サーバー21に送信された前記契約の仮申込みは、契約申込処理部24が受け付けて、契約が登録されるまでに必要な処理を行う(ステップSt2)。契約申込処理部24は、仮申込みの受信と同時にその内容を確認し、入力不足の情報が無ければ、直ちに仮申込みを受け付けたことを契約申込用端末4に送信する。契約申込用端末4は、画面表示又は音声出力によって、仮申込み受付を前記顧客に通知する。ここで、顧客に通知するとは、顧客に直接通知する場合、及び契約申込用端末4を操作している販売店の従業員等の担当者を通して通知する場合を含むものである。
受信した仮申込みの内容に入力不足の情報があれば、その旨を通信部26を介して契約申込用端末4に送信し、不足情報の入力を促す。その後一定時間内に追加情報が入力されれば、再び仮申込みの受信と同時にその内容を確認し、入力情報の不足が解消されれば、仮申込みの受け付けを契約申込用端末4に送信する。前記一定時間内に追加情報が入力されない場合、仮申込みの受け付けを終了し、その旨を契約申込用端末4に送信することができる。
契約申込処理部24は更に、受け付けた仮申込みの情報をデータベース化して顧客マスターデータベース23に記憶させるように、顧客マスター登録管理部25に送信する。顧客マスター登録管理部25は、仮申込み情報に含まれる前記取引使用番号を当該顧客の識別番号として、顧客別にデータを作成し、顧客マスターデータベース23に格納する(ステップSt3)。顧客別の前記データには、仮申込みの受付日時、及びその後の契約の進捗状況も含まれる。
また、契約申込処理部24は、受け付けた仮申込みの情報に基づいて、前記顧客の信用調査を行うことができる。前記顧客の取引使用番号がクレジットカード番号又は他の電子決済ツールの識別番号の場合、それらの発行元に照会することによって、会員カードの場合には会員登録データをアクセスすることによって、契約可能かどうかを判定する。契約可能な場合には、通信部26を介して顧客端末5に本申込み通知を送信する(ステップSt4)。契約不能な場合には、通信部26を介して顧客端末5に、契約申込みを受けられない旨の通知を送信する。これらの通知は、Eメール又は携帯メールの形で送信される。
取引情報管理サーバー21から顧客端末5に本申込み通知を受信した顧客は、前記顧客端末からネットワーク6を介して本申込みを行う(ステップSt5)。前記本申込みは、例えば、前記本申込み通知に含まれているオンライン連絡先にアクセスして行うことができる。オンライン連絡先としては、例えば前記事業者が事業者システム2内に開設した本申込み専用のウエブサイトのURLアドレスが好ましい。
前記本申込みには、顧客端末5の表示画面から、前記仮申込み時に入力した前記取引使用番号、前記事業者との契約後における決済方法及び条件、仮申込み情報への変更等を入力する。入力した情報は、ネットワーク6を介して事業者システム2の取引情報管理サーバー21に送信される。前記契約が、前記事業者との電気供給契約である場合、前記顧客が電力供給会社との契約で既に付与されている電気利用者の識別番号(例えば、我国における「お客様番号」、「ご契約番号」、「電気番号」等)を併せて入力する。
事業者システム2の取引情報管理サーバー21は、契約申込処理部24が、顧客端末5から送信された前記契約の本申込みを受け付けて、更に契約が登録されるまでに必要な処理を行う(ステップSt6)。先ず、契約申込処理部24は、本申込みの受信と同時にその内容を確認し、入力不足の情報が無ければ、受け付けた本申込みの情報を仮申込み時の登録情報と照合する。
前記仮申込み時の登録情報は、契約申込処理部24から顧客マスター登録管理部25に前記取引使用番号を送信し、それに対応するデータを顧客マスターデータベース23から抽出させる。抽出した仮申込みの登録情報と、受け付けた本申込みの情報とを照合し、一致する場合には、直ちに本申込みを受け付けたことを顧客端末5の表示画面上に表示させて終了する。
受信した本申込みの内容に入力不足の情報があれば、その旨を顧客端末5の表示画面に表示させ、不足情報の入力を促す。その後一定時間内に追加情報が入力されれば、再び本申込みの受信と同時にその内容を確認し、入力情報の不足が解消されれば、上述したように、仮申込み時の登録情報と照合する。前記一定時間内に追加情報が入力されない場合、本申込みの受け付けを終了し、その旨を顧客端末5に送信することができる。
また、受け付けた本申込みの情報が、抽出した仮申込みの登録情報と一致しない場合、その旨を顧客端末5の表示画面に表示させ、情報の再入力又は仮申込み情報の変更入力を促す。これにより、仮申込み情報との不一致が解消されれば、上述したように、直ちに本申込みを受け付けたことを顧客端末5の表示画面上に表示させて終了する。
契約申込処理部24は、受け付けた本申込みの情報をデータベース化して顧客マスターデータベース23に記憶させるように、顧客マスター登録管理部25に送信する。顧客マスター登録管理部25は、本申込み情報に含まれる前記取引使用番号に基づいて、当該顧客のデータを更新し、顧客マスターデータベース23に格納する(ステップSt7)。顧客別の前記データには、本申込みの受付日時、及びその後の契約の進捗状況も含まれる。
本申込みの受け付けが終了した顧客の顧客端末5には、契約申込処理部24が、前記契約の成立及び実行日を通知する(ステップSt8)。この通知は、Eメール又は携帯メールの形で送信される。このように、仮申込みから本申込み、契約登録までの手続きをオンライン化することによって、処理手続きの省力化、簡素化、及び迅速な契約登録を実現することができる。
他方、前記顧客は、本申込みをしない場合、同様に取引情報管理サーバー21から顧客端末5に受信した本申込み通知に含まれるオンライン連絡先にアクセスして、本申込みを行わない旨を通知することができる。この通知を受けた契約申込処理部24は、該通知に含まれる前記取引使用番号に基づいて、顧客マスター登録管理部25に当該顧客のデータを更新させて、本申込みの中止を記録する。
取引情報管理サーバー21から顧客端末5に本申込み通知を受信した顧客が、その通知日から一定期間、前記本申込み通知に含まれているオンライン連絡先にアクセスしない場合、契約申込処理部24は、顧客端末5にリマインダーの通知を送信する(ステップSt9)。前記リマインダーの通知を受けた顧客が、該リマインダーに含まれるオンライン連絡先に顧客端末5からアクセスすると、上述したように契約申込処理部24との間で本申込みの手続を行うことができる。
前記リマインダーの通知回数は、その日時と共に、前記取引使用番号に基づいて、顧客マスター登録管理部25により当該顧客のデータに記録される。例えば、前記リマインダーの通知は、所定回数を超えると、行わないように設定することができる。
契約申込登録管理システム1は、仮申込み後に本申込みを行っていない顧客が、前記販売店で商品の購入又はサービスの利用等の取引を行う際に、当該顧客に対し、販売店システム3を通じて前記本申込みの手続きを促すことができる。このような顧客が、前記販売店での取引の処理において、クレジットカード、他の電子決済ツール、又は会員カードを使用すると、販売店システム3のPOS端末31は、その識別番号、即ちクレジットカード番号、識別番号、会員登録番号等を、ネットワーク6を介して事業者システム2の取引情報管理サーバー21に送信する(ステップSt10)。
取引情報管理サーバー21の契約申込処理部24は、POS端末31から通知された前記識別番号を顧客マスター登録管理部25に送信し、顧客マスターデータベース23に保存されている取引使用番号と照合させる(ステップSt11)。前記識別番号に一致する取引使用番号があると(ステップSt12)、そのデータを顧客マスターデータベース23から抽出させる。前記識別番号に対応する取引使用番号のデータが抽出されると、その記録内容が顧客マスター登録管理部25から契約申込処理部24に送信される。
契約申込処理部24は、抽出された前記データから、前記取引使用番号に係る前記契約の進捗状況を確認する(ステップSt13)。前記顧客が仮申込み済みで本申込み未了の場合、契約申込処理部24は、前記顧客に本申込み未了であることを注意喚起するように、ネットワーク6を介してPOS端末31に指示する(ステップSt14)。POS端末31は、本申込み未了を前記顧客に通知し得るように出力する(ステップSt15)。
顧客への本申込み未了の通知は、販売店の従業員等の担当者が、POS端末31に表示画面に出力された注意喚起を見て、顧客に直接口頭で行うことができる。また、POS端末31は、前記顧客が見ることができるように、その表示画面に本申込み未了の注意を、例えば動画で表示することができる。これと同時に、POS端末31は、音声をもって本申込み未了を注意喚起することができる。また、POS端末31は、前記顧客との取引で代金の決済後に出力される顧客への領収書に、本申込み未了の注意を印字することができる。
このように注意喚起を受けた前記顧客は、前記販売店に設置されている契約申込用端末4又は自己の顧客端末5から取引情報管理サーバー21にアクセスして、本申込みを行うことができる。この場合、本申込みは、仮申込み時に入力した前記取引使用番号を入力して行う。これにより、取引情報管理サーバー21の契約申込処理部24は、本申込みを行った顧客及びその仮申込み情報を顧客マスターデータベース23から容易に抽出、特定することができる。
また、契約申込処理部24は、POS端末31を介して本申込み未了の注意喚起を行った前記取引使用番号の前記顧客に対して、リマインダーを通知することができる。前記リマインダーの通知は、前記取引使用番号に基づいて顧客マスターデータベース23から抽出される前記顧客のデータに記録されている連絡先に、上述したようにEメール又は携帯メールを送信することにより行う。このリマインダーに応答して前記顧客が行う本申込みは、上述したと同様に処理される。
本発明によれば、このように仮申込み後に本申込み未了の顧客に対して、オンラインで自動的に本申込み手続きを促すことができる。特に、本申込み未了であっても、販売店で商品の購入又はサービスの利用を行う顧客は、将来的に継続的な取引が期待される有望な顧客である。従って、販売店での取引時に本申込み未了を注意喚起することは、オンライン化による処理手続きの省力化、簡素化だけでなく、より高い確率で本申込み及び契約登録の実現を図ることができる。
特に本発明によれば、顧客の仮申込み情報及び本申込み情報が、顧客マスターデータベース23において取引使用番号に基づいて記憶管理されている。契約申込処理部24及び顧客マスター登録管理部25は、本申込み未了の顧客を顧客マスターデータベース23から抽出する際、及び該顧客にリマインダーを通知する際に、顧客の個人情報にアクセスする必要が無い。従って、顧客マスターデータベース23に保存されている顧客の個人情報を、ネットワーク6を介して外部に漏出しないように、より確実に高度に保護することが可能である。
前記顧客が本申込み済み又は契約済みの場合、契約申込処理部24は、そのことを精算情報管理サーバー22の精算情報処理部27に、前記取引使用番号と共に通知する(ステップSt16)。これにより、精算情報処理部27は、現在POS端末31において前記取引使用番号を用いて行われている前記顧客との取引について、該顧客が受け得る特典を決定する。決定された前記顧客への特典は、直ちに通信部29からPOS端末31に送信され、前記販売店において前記顧客に提供される(ステップSt17)。
POS端末31から通知された前記識別番号に対応する取引使用番号が顧客マスターデータベース23に無い場合、前記顧客は仮申込みを行っていないことになる。この場合、契約申込処理部24は、前記顧客に前記契約を広告するようにPOS端末31に指示することができる(ステップSt18)。前記契約の広告は、例えばPOS端末31の表示画面に表示しかつ/又は取引の決済時に発行する領収書に印字することによって行われる。
以上、本発明の好適な実施形態について詳細に説明した。しかし、本発明は、当業者に明らかなように、上記実施形態に限定されるものではなく、それに様々な変形又は変更を加えて実施し得ることは言うまでもない。
1 契約申込登録管理システム
2 事業者システム
3 販売店システム
4 契約申込用端末
5 顧客端末
6 ネットワーク
21 取引情報管理サーバー
22 精算情報管理サーバー
23 顧客マスターデータベース
24 契約申込処理部
25 顧客マスター登録管理部
26,29 通信部
27 精算情報処理部
28 精算データ出力部
31 POS端末
32 取引情報管理部
33 販売データベース

Claims (8)

  1. 商品を販売する事業者に対して顧客が行った契約の仮申込みを受け付けて、前記顧客の仮申込み情報及び契約進捗状況をデータベースにして保存する事業者サーバーと、
    前記顧客との取引を処理する際に前記顧客が使用する顧客識別媒体の情報を、通信回線を介して前記事業者サーバーに送信する販売店の販売店端末とからなり、
    前記事業者サーバーが、前記販売店端末から受け取った前記顧客識別媒体の情報に基づいて、前記データベースから前記顧客の前記契約進捗状況を取得し、前記顧客が前記契約の本申込みを行っていない場合には、本申込み未了であることを前記販売店端末に送信し、
    前記販売店端末が、前記契約の本申込み未了であることを前記顧客に通知可能に出力することを特徴とする契約申込登録管理システム。
  2. 前記事業者サーバーが更に、前記契約の本申込み未了であることを、前記データベースに保存されている前記顧客の連絡先に直接通知することを特徴とする請求項1に記載の契約申込登録管理システム。
  3. 前記販売店端末が、前記契約の本申込み未了であることを、表示画面に表示することを特徴とする請求項1又は2に記載の契約申込登録管理システム。
  4. 前記販売店端末が、前記契約の本申込み未了であることを、前記顧客との取引を処理する際に発行する領収書に印字することを特徴とする請求項1乃至3のいずれかに記載の契約申込登録管理システム。
  5. 前記データベースが、前記顧客の仮申込み情報及び契約進捗状況を顧客別に前記顧客識別媒体の情報に基づいて抽出可能に格納していることを特徴とする請求項1乃至4のいずれかに記載の契約申込登録管理システム。
  6. 前記顧客が前記事業者との前記契約の仮申込みを前記事業者サーバーに、通信回線を介して送信するための顧客側端末を更に備えることを特徴とする請求項1乃至5のいずれかに記載の契約申込登録管理システム。
  7. 前記顧客識別媒体の情報が、前記顧客が所有する電子決済ツールの番号であることを特徴とする請求項1乃至6のいずれかに記載の契約申込登録管理システム。
  8. 前記顧客識別媒体の情報が、前記事業者及び/又は前記販売店が前記顧客に発行する会員カードの番号であることを特徴とする請求項1乃至6のいずれかに記載の契約申込登録管理システム。
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