JP2017037373A - 情報処理装置及び情報処理プログラム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】情報処理装置の取得手段は、文書と文書集合の関連付けを示す情報を用いて、対象としている文書が属している文書集合を取得し、遷移手段は、文書集合の状態遷移の条件と状態遷移後の処理を定義した情報を用いて、前記取得手段によって取得された文書集合が満たしている条件の状態遷移にしたがって、該文書集合内の文書の状態を遷移させ、設定手段は、文書毎の状態と該文書のアクセス権を定義した情報を用いて、前記遷移した状態に対応するアクセス権を、前記文書集合内の文書に設定する。
【選択図】図1
Description
しかし、業務で扱う文書は複数ある場合が一般的であり、その業務で扱う文書の集合として扱いたい場合であっても、個々の文書のアクセス権の設定が必要である。
そこで、本発明は、ひとつの文書に対して、文書と文書アクセス要求者との関係に基づく異なる種類のアクセス権を自動的に設定する技術と比較して、文書集合の遷移にしたがって、その文書集合に含まれている文書のアクセス権をまとめて設定するようにした情報処理装置及び情報処理プログラムを提供することを目的としている。
請求項1の発明は、文書と文書集合の関連付けを示す情報を用いて、対象としている文書が属している文書集合を取得する取得手段と、文書集合の状態遷移の条件と状態遷移後の処理を定義した情報を用いて、前記取得手段によって取得された文書集合が満たしている条件の状態遷移にしたがって、該文書集合内の文書の状態を遷移させる遷移手段と、文書毎の状態と該文書のアクセス権を定義した情報を用いて、前記遷移した状態に対応するアクセス権を、前記文書集合内の文書に設定する設定手段を有する情報処理装置である。
図1は、本実施の形態の構成例についての概念的なモジュール構成図を示している。
なお、モジュールとは、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア(コンピュータ・プログラム)、ハードウェア等の部品を指す。したがって、本実施の形態におけるモジュールはコンピュータ・プログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。それゆえ、本実施の形態は、それらのモジュールとして機能させるためのコンピュータ・プログラム(コンピュータにそれぞれの手順を実行させるためのプログラム、コンピュータをそれぞれの手段として機能させるためのプログラム、コンピュータにそれぞれの機能を実現させるためのプログラム)、システム及び方法の説明をも兼ねている。ただし、説明の都合上、「記憶する」、「記憶させる」、これらと同等の文言を用いるが、これらの文言は、実施の形態がコンピュータ・プログラムの場合は、記憶装置に記憶させる、又は記憶装置に記憶させるように制御するという意味である。また、モジュールは機能に一対一に対応していてもよいが、実装においては、1モジュールを1プログラムで構成してもよいし、複数モジュールを1プログラムで構成してもよく、逆に1モジュールを複数プログラムで構成してもよい。また、複数モジュールは1コンピュータによって実行されてもよいし、分散又は並列環境におけるコンピュータによって1モジュールが複数コンピュータで実行されてもよい。なお、1つのモジュールに他のモジュールが含まれていてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続(データの授受、指示、データ間の参照関係等)の場合にも用いる。「予め定められた」とは、対象としている処理の前に定まっていることをいい、本実施の形態による処理が始まる前はもちろんのこと、本実施の形態による処理が始まった後であっても、対象としている処理の前であれば、そのときの状況・状態に応じて、又はそれまでの状況・状態に応じて定まることの意を含めて用いる。「予め定められた値」が複数ある場合は、それぞれ異なった値であってもよいし、2以上の値(もちろんのことながら、全ての値も含む)が同じであってもよい。また、「Aである場合、Bをする」という意味を有する記載は、「Aであるか否かを判断し、Aであると判断した場合はBをする」の意味で用いる。ただし、Aであるか否かの判断が不要である場合を除く。
また、システム又は装置とは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク(一対一対応の通信接続を含む)等の通信手段で接続されて構成されるほか、1つのコンピュータ、ハードウェア、装置等によって実現される場合も含まれる。「装置」と「システム」とは、互いに同義の用語として用いる。もちろんのことながら、「システム」には、人為的な取り決めである社会的な「仕組み」(社会システム)にすぎないものは含まない。
また、各モジュールによる処理毎に又はモジュール内で複数の処理を行う場合はその処理毎に、対象となる情報を記憶装置から読み込み、その処理を行った後に、処理結果を記憶装置に書き出すものである。したがって、処理前の記憶装置からの読み込み、処理後の記憶装置への書き出しについては、説明を省略する場合がある。なお、ここでの記憶装置としては、ハードディスク、RAM(Random Access Memory)、外部記憶媒体、通信回線を介した記憶装置、CPU(Central Processing Unit)内のレジスタ等を含んでいてもよい。
例えば、貿易業務は多くの社内外の担当者が業務に関与し、手続きや申請作業などを実施する。業務量が増加することによって、情報伝達の遅れや作業の見落としにより遅延が発生したり、関与者が多く情報が漏洩したりといったリスクが存在する。
情報漏洩の防止という観点から、多くの関与者が利用する共通のシステム(例えば、文書管理システム)においては、利用対象となるコンテンツ(例えば、電子文書ファイル)に適切なアクセス権を設定する必要があり、アクセス権の付与、変更は柔軟に対応できることが望まれている。
貿易業務においては、業務量(文書量)が多く、さらに業務に関与するユーザーも多いため、システム管理者への負担が過大となることが想定される。
情報処理装置100は、業務の状況に応じて、文書のアクセス権の制御を行う技術に関する。
なお、文書(以下、文書情報ともいう)とは、主にテキストデータ、場合によっては図形、画像、動画、音声等の電子データ(ファイルとも言われる)、又はこれらの組み合わせであり、記憶、編集及び検索等の対象となり、システム又は利用者間で個別の単位として交換できるものをいい、これらに類似するものを含む。具体的には、文書作成プログラムによって作成された文書、Webページ等を含む。また、文書の内容として、業務に用いられるものであればよく、例えば、前述した貿易業務に用いるものであってもよい。
生成登録モジュール110は、ユーザー端末210Aからの指示にしたがって、文書集合情報管理モジュール160内の情報を生成、登録する。
変更モジュール115は、ユーザー端末210Aからの指示にしたがって、文書集合情報管理モジュール160内の情報を変更する。
文書集合制御モジュール125は、文書情報記憶装置150の文書集合情報管理モジュール160と接続されている。文書集合制御モジュール125は、ユーザーからの参照要求(文書登録や閲覧等)198に対する可否を評価する。つまり、対象となっている文書に対して、そのユーザーが行おうとしている操作は、文書のアクセス権に応じて許可されているか否かを判断する。許可されている場合は、その処理を行う。許可されていない場合は、警告を表示する。また、その警告の表示は、その操作を行おうとしているユーザーに対して行うことの他に、その文書についてのアクセス権を有しているユーザーに対して行うようにしてもよい。
文書情報検出モジュール140は、文書保管モジュール155の文書情報を検出する。
具体的には、文書集合評価モジュール135は、文書集合関連付け定義記憶モジュール190に記憶されている情報を用いて、対象としている文書(文書情報検出モジュール140によって検出された文書)が属している文書集合を取得する。
そして、文書集合定義記憶モジュール185に記憶されている情報を用いて、取得した文書集合が満たしている条件の状態遷移にしたがって、その文書集合内の文書の状態を遷移させる。なお、文書集合の状態の遷移は、業務の遷移に対応付けて定義されている。
次に、文書状態定義記憶モジュール180に記憶されている情報を用いて、遷移した状態に対応するアクセス権を、対象としている文書集合内の文書に設定する。
また、文書集合評価モジュール135は、文書集合定義記憶モジュール185に記憶されている情報を用いて、取得した文書集合(A)が満たしている条件の状態遷移にしたがって、その文書集合(A)内の文書の状態を遷移させ、その文書集合(A)以外の文書集合(B)の状態を遷移させるようにしてもよい。
また、文書集合評価モジュール135は、文書集合定義記憶モジュール185に記憶されている情報を用いて、文書集合が満たしている条件の状態遷移にしたがって、その文書集合内の文書毎の状態を遷移させるようにしてもよい。
文書保管モジュール155は、情報処理装置100の文書処理モジュール120、文書集合処理モジュール130からアクセスされる。文書保管モジュール155は、文書情報を保管する。後述する図11の例に示すように、階層構造を有しているフォルダに文書を記憶する。ユーザー端末210Bからの指示によって、文書処理モジュール120が、フォルダ内に文書を保管すると、文書情報検出モジュール140が検知して、文書集合評価モジュール135による処理が開始される。文書保管モジュール155は、例えば、文書保管テーブル400を記憶している。図4は、文書保管テーブル400のデータ構造例を示す説明図である。文書保管テーブル400は、文書ID欄410、文書名欄420、URL欄430を有している。文書ID欄410は、文書を、本実施の形態において一意に識別するための情報(文書ID:IDentification)を記憶している。文書名欄420は、その文書IDの文書の文書名を記憶している。URL欄430は、その文書IDの文書が格納されている場所を示すURL(Uniform Resource Locator)を記憶している。このURLは、階層構造であるフォルダをも示している。
図7の例に示す文書状態定義テーブル700では、文書Aが状態「公開終了」に遷移した場合は、その文書Aについて、アクセス権管理として「○○グループの全ユーザーの操作権限を削除」する処理を行う。文書Aが状態「非公開」に遷移した場合は、その文書Aについて、アクセス権管理として「文書登録者に参照権/編集権を設定、○○グループの全ユーザーの操作権限を削除」する処理を行う。文書Aが状態「公開」に遷移した場合は、その文書Aについて、アクセス権管理として「○○グループの全ユーザーに参照権を設定」する処理を行う。文書Aが状態「作成中」に遷移した場合は、その文書Aについて、アクセス権管理として「文書登録者に参照権/編集権を設定」する処理を行う。
また、文書Bが状態「承認済」に遷移した場合は、その文書Bについて、アクセス権管理として「文書登録者の操作権限を削除、承認担当者に参照権を設定」する処理を行う。文書Bが状態「差戻し」に遷移した場合は、その文書Bについて、アクセス権管理として「文書登録者に参照権/編集権を設定、承認担当者に参照権を設定」する処理を行う。文書Bが状態「公開」に遷移した場合は、その文書Bについて、アクセス権管理として「文書登録者と承認担当者に参照権を設定」する処理を行う。文書Bが状態「作成中」に遷移した場合は、その文書Bについて、アクセス権管理として「文書登録者に参照権/編集権を設定」する処理を行う。
また、文書Cが状態「公開終了」に遷移した場合は、その文書Cについて、アクセス権管理として「文書登録者の操作権限を削除」する処理を行う。文書Cが状態「公開」に遷移した場合は、その文書Cについて、アクセス権管理として「文書登録者に参照権を設定」する処理を行う。文書Cが状態「作成中」に遷移した場合は、その文書Cについて、アクセス権管理として「文書登録者に編集権を設定」する処理を行う。
また、文書Dが状態「公開」に遷移した場合は、その文書Dについて、アクセス権管理として「文書登録者に参照権を設定」する処理を行う。文書Dが状態「作成中」に遷移した場合は、その文書Dについて、アクセス権管理として「文書登録者に編集権を設定」する処理を行う。
図6の例に示す文書集合定義テーブル600では、文書集合αには、4つの文書集合定義(DocumentSet1、DocumentSet2、DocumentSet3、DocumentSet4)があり、DocumentSet1では、状態「公開終了」に遷移する条件として、「[公開]状態に遷移してから60日後」が定義されており、その状態遷移後の処理として「文書Aと文書Bの状態を[廃棄]に変更する」処理を行うことを示している。
DocumentSet2では、状態「非公開」に遷移する条件として、「差戻し文書α==登録済」(差戻し文書αが登録済みであること)が定義されており、その状態遷移後の処理として「文書Aと文書Bの状態を[非公開]に変更する」処理を行うことを示している。
DocumentSet3では、状態「公開」に遷移する条件として、「文書A==登録済かつ文書B==登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「文書Aと文書Bの状態を[公開]に変更する」処理を行うことを示している。
DocumentSet4では、状態「作成中」に遷移する条件として、「文書A==登録済又は文書B==登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「登録済み文書A又は文書Bの状態を[作成中]に変更する」処理を行うことを示している。
文書集合βには、3つの文書集合定義(DocumentSet5、DocumentSet6、DocumentSet7)があり、DocumentSet5では、状態「差戻し」に遷移する条件として、「差戻し文書β==登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「文書集合αの状態を[非公開]に、文書C/文書Dの状態を[作成中]に変更する」処理を行うことを示している。
DocumentSet6では、状態「公開」に遷移する条件として、「文書C==登録済かつ文書D==登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「文書Cと文書Dの状態を[公開]に変更する」処理を行うことを示している。
DocumentSet7では、状態「作成中」に遷移する条件として、「文書C==登録済又は文書D==登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「登録済み文書C又は文書Dの状態を[作成中]に変更する」処理を行うことを示している。
ユーザー端末210Aは、情報処理装置100の文書集合定義処理モジュール105と接続されている。ユーザー端末210Aは、文書集合定義、文書状態定義等の情報の管理に関する指示を行うユーザー(管理者)によって操作され、文書集合定義処理モジュール105に対して、参照要求(文書集合定義処理要求等)196を行う。
ユーザー端末210Bは、情報処理装置100の文書処理モジュール120と接続されている。ユーザー端末210Bは、業務を行うユーザー(担当者等)によって操作され、文書処理モジュール120に対して、参照要求(文書登録や閲覧等)198を行う。
情報処理装置100A、文書情報記憶装置150Bを含む情報処理装置100B、文書情報記憶装置150A、ユーザー端末210A、ユーザー端末210B、ユーザー端末210C、ユーザー端末210Dは、通信回線290を介してそれぞれ接続されている。通信回線290は、無線、有線、これらの組み合わせであってもよく、例えば、通信インフラとしてのインターネット、イントラネット等であってもよい。また、情報処理装置100による機能は、クラウドサービスとして実現してもよい。ユーザー端末210は、業務に携わるユーザーによって操作され、文書の作成、文書情報記憶装置150への文書の登録、文書の閲覧等の処理が行われる。もちろんのことながら、そのユーザーには、文書情報記憶装置150内の文書へのアクセス権があるか否かが情報処理装置100によって確認される。また、文書情報記憶装置150への文書の登録が行われると、情報処理装置100による文書集合の状態が変化し、その文書集合に含まれる文書のアクセス権の設定が行われる。
ステップS902では、文書集合処理モジュール130は、文書保管モジュール155から文書情報を検出する。ステップS902の処理の実行の契機として、文書保管モジュール155に新しく文書情報が登録されたことを検出するようにしてもよいし、予め定められた間隔で、前回の処理を実行した後に登録された文書情報を検出するようにしてもよい。なお、この予め定められた間隔は、ユーザーにより指定可能としてもよい。
ステップS904では、文書情報が1つ以上存在するか否かを判断し、1つ以上存在する場合はステップS906へ進み、それ以外の場合は処理を終了する(ステップS999)。
ステップS906では、文書集合処理モジュール130は、検出した文書情報から1つの文書情報を抽出する。
ステップS910では、文書集合が1つ以上存在するか否かを判断し、1つ以上存在する場合はステップS912へ進み、それ以外の場合はステップS924へ進む。
ステップS912では、文書集合処理モジュール130は、取得した文書集合の優先度の高い順(文書集合定義IDの昇順)から、文書集合の状態遷移条件を評価する。この処理で関連文書の登録状況などを評価する。
ステップS916では、文書集合処理モジュール130は、評価結果がTRUEとなった文書集合の状態における状態遷移後処理において、文書の状態を変更し、文書に対するアクセス権を設定する。
ステップS920では、文書集合処理モジュール130は、評価した文書集合に評価済みフラグを設定する。
ステップS924では、文書集合処理モジュール130は、抽出した文書情報の状態を[公開(デフォルト)]に変更し、その文書に対するアクセス権を設定し、ステップS930へ進む。なお、デフォルトの状態は管理者によって指定可能としてもよい。
ステップS930では、文書集合処理モジュール130は、評価した文書情報(関連文書を含む)に評価済みフラグを設定する。
ステップS932では、評価していない文書情報が存在するか否かを判断し、存在する場合はステップS906へ戻り、それ以外の場合は処理を終了する(ステップS999)。
(手順1)ユーザーの操作に応じて、文書情報記憶装置150の案件毎のフォルダに文書が登録されていく。
(手順2)情報処理装置100は、定期的にフォルダを監視し、前回の監視以降に登録された文書を検出する。
(手順3)情報処理装置100は、手順2で検出した文書が対応する文書集合を評価する。
(手順4)情報処理装置100は、手順3の評価結果に基づき、関連する文書の状態を変更する。その状態の変更に伴って、その文書のアクセス権を変更する。
船積準備プロセス1010を行い、船積準備プロセス1010が完了すると承認プロセス1020を行い、承認プロセス1020が完了すると船積プロセス1030を行う。ただし、承認プロセス1020において、差戻しが行われると、船積準備プロセス1010へ戻る処理の流れとなる。
具体的には、以下のようなアクセス権処理が行われる。
(1)船積準備プロセス1010の担当者が、“船積み依頼書”(文書1108)を作成し、文書保管モジュール155内の船積依頼書フォルダ1106に登録する。この時点では、“船積み依頼書”の参照権/編集権は船積準備プロセス1010の担当者のみである。
(2)船積準備プロセス1010の担当者が、“送り状”(文書1112)を作成し、文書保管モジュール155内の送り状フォルダ1110に登録する。船積準備プロセス1010を完了するための文書が揃ったので、“船積み依頼書”と“送り状”に対して、次工程である承認プロセス1020の承認者に対して、参照権/編集権を付与する。
(3−1)承認プロセス1020の承認者により、“船積み依頼書”と“送り状”が承認済み状態となった場合は、次工程の船積プロセス1030の担当者に参照権を付与する。
また、承認済み状態になったため、船積準備プロセス1010における申請者、承認プロセス1020における承認者の編集権限を削除する。したがって、その申請者、承認者は参照のみ可能となる。
(3−2)承認プロセス1020で“船積み依頼書”に不備を発見した場合は、“送り状”については承認済みで、(3−1)と同じアクセス権を付与する。しかし、“船積み依頼書”については、申請者の編集権を残したままとする。そして、承認プロセス1020に差戻す。この時点で、船積プロセス1030の出荷担当者は“船積み依頼書”も“送り状”も参照できない。
この状態では、図13(A)の例に示すように、選択中の文書集合IDは「DocumentSet4」の状態であり、船積依頼書は「非公開」の状態であり、送り状は「Null」の状態であり、承認完了報告書は「Null」の状態であり、差戻し理由書は「Null」の状態であり、船荷証券は「Null」の状態である。
この状態では、図13(B)の例に示すように、選択中の文書集合IDは「DocumentSet3」の状態であり、船積依頼書は「公開」の状態であり、送り状は「公開」の状態であり、承認完了報告書は「Null」の状態であり、差戻し理由書は「Null」の状態であり、船荷証券は「Null」の状態である。
この状態では、図13(C)の例に示すように、選択中の文書集合IDは「DocumentSet5」の状態であり、船積依頼書は「承認済」の状態であり、送り状は「承認済」の状態であり、承認完了報告書は「公開」の状態であり、差戻し理由書は「Null」の状態であり、船荷証券は「Null」の状態である。
この状態では、図13(D)の例に示すように、選択中の文書集合IDは「DocumentSet6」の状態であり、船積依頼書は「非公開」の状態であり、送り状は「非公開」の状態であり、承認完了報告書は「Null」の状態であり、差戻し理由書は「公開」の状態であり、船荷証券は「Null」の状態である。
図14は、文書集合定義テーブル1400のデータ構造例を示す説明図である。文書集合定義テーブル1400は、文書集合名欄1410、文書集合定義ID欄1420、状態欄1430、状態遷移条件欄1440、状態遷移後の処理欄1450を有している。文書集合定義テーブル1400は文書集合定義記憶モジュール185内にあり、文書集合定義テーブル600と同等のデータ構造である。文書集合名欄1410は、文書集合名を記憶している。文書集合定義ID欄1420は、文書集合定義IDを記憶している。状態欄1430は、状態を記憶している。状態遷移条件欄1440は、状態遷移条件を記憶している。状態遷移後の処理欄1450は、状態遷移後の処理を記憶している。
つまり、図14の例に示す文書集合定義テーブル1400では、文書集合「船積準備」には、4つの文書集合定義(DocumentSet1、DocumentSet2、DocumentSet3、DocumentSet4)があり、DocumentSet1では、状態「承認済」に遷移する条件として、「管理者やシステムからの要求があった場合」が定義されており、その状態遷移後の処理として「船積依頼書と送り状の文書状態を[承認済]に設定」する処理を行うことを示している。
DocumentSet2では、状態「非公開」に遷移する条件として、「管理者やシステムからの要求があった場合」が定義されており、その状態遷移後の処理として「船積依頼書と送り状の文書状態を[非公開]に設定」する処理を行うことを示している。
DocumentSet3では、状態「公開」に遷移する条件として、「船積依頼書==登録済かつ送り状==登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「船積依頼書と送り状の文書状態を[公開]に設定」する処理を行うことを示している。
DocumentSet4では、状態「作成中」に遷移する条件として、「船積依頼書==登録済又は送り状==登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「登録された文書の文書状態を[非公開]に設定」する処理を行うことを示している。
文書集合「承認」には、2つの文書集合定義(DocumentSet5、DocumentSet6)があり、DocumentSet5では、状態「承認済」に遷移する条件として、「承認完了報告書==登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「承認完了報告書の状態を[承認済]に設定、差戻し理由書が登録されている場合は、差戻し理由書の状態を[承認済]に設定、文書集合[船積準備]を[DocumentSet1]に設定」する処理を行うことを示している。なお、「文書集合[船積準備]を[DocumentSet1]に設定」の処理は、文書集合関連付け定義記憶モジュール190内の情報に基づき、他の文書集合(DocumentSet5以外のDocumentSet1)の状態を遷移させることを示している。
DocumentSet6では、状態「差戻し」に遷移する条件として、「差戻し理由書==登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「差戻し理由書の状態を[公開]に設定、文書集合[船積準備]を[DocumentSet2]に設定」する処理を行うことを示している。なお、「文書集合[船積準備]を[DocumentSet2]に設定」の処理は、文書集合関連付け定義記憶モジュール190内の情報に基づき、他の文書集合(DocumentSet6以外のDocumentSet2)の状態を遷移させることを示している。
文書集合「船積」には、1つの文書集合定義(DocumentSet7)があり、DocumentSet7では、状態「公開」に遷移する条件として、「船荷証券==登録済」が定義されており、その状態遷移後の処理として「船荷証券の状態を[公開]に設定」する処理を行うことを示している。
文書状態定義テーブル1500は、文書名欄1510、状態欄1520、アクセス権欄1530を有している。文書名欄1510は、文書名を記憶している。状態欄1520は、状態を記憶している。アクセス権欄1530は、アクセス権を記憶している。文書状態定義テーブル1500は文書状態定義記憶モジュール180内にあり、文書状態定義テーブル700と同等のデータ構造である。
つまり、図15の例に示す文書状態定義テーブル1500では、船積依頼書が状態「承認済」に遷移した場合は、その船積依頼書について、アクセス権管理として「船積準備担当者と承認者と船積担当者に参照権を設定」する処理を行う。船積依頼書が状態「公開」に遷移した場合は、その船積依頼書について、アクセス権管理として「船積準備担当者と承認者に参照権/編集権を設定」する処理を行う。船積依頼書が状態「非公開」に遷移した場合は、その船積依頼書について、アクセス権管理として「船積準備担当者に参照権/編集権を設定」する処理を行う。
また、送り状が状態「承認済」に遷移した場合は、その送り状について、アクセス権管理として「船積準備担当者と承認者と船積担当者に参照権を設定」する処理を行う。送り状が状態「公開」に遷移した場合は、その送り状について、アクセス権管理として「船積準備担当者と承認者に参照権/編集権を設定」する処理を行う。送り状が状態「非公開」に遷移した場合は、その送り状について、アクセス権管理として「船積準備担当者に参照権/編集権を設定」する処理を行う。
また、承認完了報告書が状態「承認済」に遷移した場合は、その承認完了報告書について、アクセス権管理として「船積準備担当者と承認者に参照権を設定」する処理を行う。
また、差戻し理由書が状態「承認済」に遷移した場合は、その差戻し理由書について、アクセス権管理として「船積準備担当者と承認者に参照権を設定」する処理を行う。差戻し理由書が状態「公開」に遷移した場合は、その差戻し理由書について、アクセス権管理として「船積準備担当者と承認者に参照権を設定」する処理を行う。
また、船荷証券が状態「公開」に遷移した場合は、その船荷証券について、アクセス権管理として「船積担当者に参照権を設定」する処理を行う。
また、その他の文書が状態「公開」に遷移した場合は、その文書について、アクセス権管理として「担当者に参照権を設定」する処理を行う。なお、文書状態定義テーブル1500の最終行では、図9の例に示したフローチャートにおけるステップS924におけるデフォルト処理に該当するものである。
文書集合定義テーブル1600は、文書集合名欄1610、文書集合定義ID欄1620、状態欄1630、状態遷移条件欄1640、状態遷移後の処理欄1650を有している。文書集合名欄1610は、文書集合名を記憶している。文書集合定義ID欄1620は、文書集合定義IDを記憶している。状態欄1630は、状態を記憶している。状態遷移条件欄1640は、状態遷移条件を記憶している。状態遷移後の処理欄1650は、状態遷移後の処理を記憶している。文書集合定義テーブル1600は文書集合定義記憶モジュール185内にあり、文書集合定義テーブル600と同等のデータ構造である。
そして、図14の例に示した文書集合定義テーブル1400とは、2行目(DocumentSet2)における状態遷移後の処理欄1650が異なっている。具体的には、DocumentSet2では、状態「非公開」に遷移する条件として、「管理者やシステムからの要求があった場合」が定義されており、その状態遷移後の処理として「船積依頼書の文書状態を[編集中]に設定し、送り状の文書状態を[非公開]に設定」する処理を行うことを示している。つまり、ここでは、文書集合内の文書毎に状態遷移後の処理を定義している。
文書状態定義テーブル1700は、文書名欄1710、状態欄1720、アクセス権欄1730を有している。文書名欄1710は、文書名を記憶している。状態欄1720は、状態を記憶している。アクセス権欄1730は、アクセス権を記憶している。文書状態定義テーブル1700は文書状態定義記憶モジュール180内にあり、文書状態定義テーブル700と同等のデータ構造である。
そして、図15の例に示した文書状態定義テーブル1500とは、4行目(船積依頼書の状態が編集中の場合は、船積準備担当者に編集権を設定)、7行目(送り状の状態が非公開の場合は、船積準備担当者に参照権を設定)が異なっている。つまり、文書集合の同じ状態に属していても、文書毎に異なるアクセス権(開示範囲)を設定している。具体的には、DocumentSet2(状態:非公開)に船積依頼書、送り状は含まれているが、船積依頼書は、船積準備担当者に編集権が設定され、送り状には、船積準備担当者に参照権が設定されることになる。なお、文書集合定義テーブル1400、文書状態定義テーブル1500を用いた場合は、DocumentSet2(状態:非公開)に含まれている船積依頼書、送り状の両者とも、船積準備担当者に参照権/編集権が設定される。
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通等のために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク(DVD)であって、DVDフォーラムで策定された規格である「DVD−R、DVD−RW、DVD−RAM等」、DVD+RWで策定された規格である「DVD+R、DVD+RW等」、コンパクトディスク(CD)であって、読出し専用メモリ(CD−ROM)、CDレコーダブル(CD−R)、CDリライタブル(CD−RW)等、ブルーレイ・ディスク(Blu−ray(登録商標) Disc)、光磁気ディスク(MO)、フレキシブルディスク(FD)、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ(ROM)、電気的消去及び書換可能な読出し専用メモリ(EEPROM(登録商標))、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ(RAM)、SD(Secure Digital)メモリーカード等が含まれる。
そして、前記のプログラム又はその一部は、前記記録媒体に記録して保存や流通等させてもよい。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク(LAN)、メトロポリタン・エリア・ネットワーク(MAN)、ワイド・エリア・ネットワーク(WAN)、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、又は無線通信ネットワーク、さらにこれらの組み合わせ等の伝送媒体を用いて伝送させてもよく、また、搬送波に乗せて搬送させてもよい。
さらに、前記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、又は別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。また、複数の記録媒体に分割して記録されていてもよい。また、圧縮や暗号化等、復元可能であればどのような態様で記録されていてもよい。
105…文書集合定義処理モジュール
110…生成登録モジュール
115…変更モジュール
120…文書処理モジュール
125…文書集合制御モジュール
130…文書集合処理モジュール
135…文書集合評価モジュール
140…文書情報検出モジュール
150…文書情報記憶装置
155…文書保管モジュール
160…文書集合情報管理モジュール
165…ユーザー情報保管モジュール
170…文書状態保管モジュール
175…文書集合保管モジュール
180…文書状態定義記憶モジュール
185…文書集合定義記憶モジュール
190…文書集合関連付け定義記憶モジュール
210…ユーザー端末
290…通信回線
Claims (4)
- 文書と文書集合の関連付けを示す情報を用いて、対象としている文書が属している文書集合を取得する取得手段と、
文書集合の状態遷移の条件と状態遷移後の処理を定義した情報を用いて、前記取得手段によって取得された文書集合が満たしている条件の状態遷移にしたがって、該文書集合内の文書の状態を遷移させる遷移手段と、
文書毎の状態と該文書のアクセス権を定義した情報を用いて、前記遷移した状態に対応するアクセス権を、前記文書集合内の文書に設定する設定手段
を有する情報処理装置。 - 前記遷移手段は、文書集合の状態遷移の条件と該文書集合以外の文書集合の状態遷移後の処理を定義した情報を用いて、前記取得手段によって取得された文書集合が満たしている条件の状態遷移にしたがって、該文書集合内の文書の状態を遷移させ、該文書集合以外の文書集合の状態を遷移させる、
請求項1に記載の情報処理装置。 - 前記遷移手段は、前記文書集合の状態遷移の条件と該文書集合内の文書毎に状態遷移後の処理を定義した情報を用いて、前記文書集合が満たしている条件の状態遷移にしたがって、該文書集合内の文書毎の状態を遷移させる、
請求項1又は2に記載の情報処理装置。 - コンピュータを、
文書と文書集合の関連付けを示す情報を用いて、対象としている文書が属している文書集合を取得する取得手段と、
文書集合の状態遷移の条件と状態遷移後の処理を定義した情報を用いて、前記取得手段によって取得された文書集合が満たしている条件の状態遷移にしたがって、該文書集合内の文書の状態を遷移させる遷移手段と、
文書毎の状態と該文書のアクセス権を定義した情報を用いて、前記遷移した状態に対応するアクセス権を、前記文書集合内の文書に設定する設定手段
として機能させるための情報処理プログラム。
Priority Applications (1)
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JP2015156550A JP6547509B2 (ja) | 2015-08-07 | 2015-08-07 | 情報処理装置及び情報処理プログラム |
Applications Claiming Priority (1)
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JP2015156550A JP6547509B2 (ja) | 2015-08-07 | 2015-08-07 | 情報処理装置及び情報処理プログラム |
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-
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