JP2017010465A - 個人番号収集システムおよび個人番号収集シート - Google Patents

Abstract

【課題】本人あるいは本人と家族の個人番号を確実に取得可能で、その使用目的に応じた許諾を同時に得ることができる個人番号収集システムおよび個人番号収集シートを提供する。【解決手段】個人番号の記入シートに記載された内容に基づいて個人番号の検証および登録を行うためのコンピュータシステムであって、個人番号の入力を受け付ける入力手段と、各個人に関連づけて個人番号が登録される記憶手段と、処理手段と、必要な場合にオペレータにエラーを通知する出力手段とを具え、前記個人番号の記入シートには、１人以上の個人番号について記入欄がそれぞれ少なくとも２つと、個人番号の使用目的の表示と、署名および／または捺印欄とが設けられており、前記入力手段は個人番号の入力を受け付け、前記処理手段は入力された個人番号の各々について所定の誤り検出符号を用いた誤り検出を行う。【選択図】図１

Description

本発明は、企業やその委託を受けた会計事務所が当該企業の従業員の税務や給与処理等に必要となる個人番号（マイナンバー）の情報を収集する際に、個人番号を正確に収集するとともに、個人番号の利用目的に応じて必要な手続に則った取得方法を実施しうるシステムおよびシートに関する。

所謂マイナンバー法により各国民に個人番号が付与され、社会保障、税、災害対策の手続きにおいて各人の個人番号が利用される。例えば、公認会計士事務所や税理士事務所（以下、単に「会計事務所」と称す。）では、顧問先企業の従業員の税や給与処理を行うために、当該顧問先従業員やその家族の個人番号が必要となるが、個人番号の収集にはその使用目的を当該従業員に明示したうえで同意を得る必要がある。

会計事務所が顧問先の従業員やその家族の個人番号を収集するにあたり、用紙を配って記入してもらうことが考えられるが、個人番号はそれぞれ１２桁からなることから記入ミスが生じたり、それを受け取った会計事務所職員がコンピュータシステムに登録する際に入力ミスが生じたりする可能性がある。ここで、個人番号には財務省令で定められているチェックサム算出方法があり、各桁の数字を用いて所定の演算を行うとその正当性が確認できるようになっている。

用紙に記載された銀行口座番号のような情報を保護する従来技術として、特許文献１のような技術が提案されている。この技術では、ユーザは定型のフォームに必要事項を記載して提出し、提出先の担当者が、フォームに記載の事項を見ながらコンピュータシステムに入力する。

特開２０１０−２８４７９８号公報

しかしながら、個人番号は秘匿性が高く、基本的には本人以外は正確な番号が分からないものである。特許文献１に記載の記入用紙は、番号記載欄に１回だけ銀行口座番号を記入するものであり、本人が間違った番号を記載した場合にも気づかずに提出されてしまう。また、用紙に記入された番号が合っていても、提出先の入力担当者のタイプミス等により間違った番号がシステムに登録されてしまう場合がある。このような場合、番号が間違ったまま手続が進み、後の工程でエラーが判明して処理が中断するという問題がある。提出先で番号の記入間違いが判明したときには、同じフォームに再度本人が番号を記入して提出することが考えられるが、依然として上述のような問題が残るものである。さらに、特許文献１の技術は本人の銀行口座番号を取得する構成であるため、例えば税計算のために従業員およびその家族全員の個人番号を、使用目的ごとに許諾をとって取得するような構成ではない。

本発明はこのような課題に鑑みなされたものであり、本人あるいは本人と家族の個人番号を確実に取得可能で、その使用目的に応じた許諾を同時に得ることができる個人番号収集システムおよび個人番号収集シートを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、本発明は、個人番号の記入シートに記載された内容に基づいて個人番号の検証および登録を行うためのコンピュータシステムであって、個人番号の入力を受け付ける入力手段と、各個人に関連づけて個人番号が登録される記憶手段と、処理手段と、必要な場合にオペレータにエラーを通知する出力手段とを具え、
前記個人番号の記入シートには、１人以上の個人番号について記入欄がそれぞれ少なくとも２つと、個人番号の使用目的の表示と、署名および／または捺印欄とが設けられており、前記入力手段は個人番号の入力を受け付け、前記処理手段は受け付けた個人番号の各々について所定の誤り検出符号を用いた誤り検出を行い：
ａ１）１人について複数受け付けた個人番号がすべて一致し、かつ、誤り検出結果が正しい場合には、その個人番号を採用して前記記憶手段に登録し、
ｂ１）１人について複数受け付けた個人番号が一致せず、かつ、いずれかの個人番号の誤り検出結果が正しい場合には、その個人番号を採用して前記記憶手段に登録するとともに、前記出力手段からエラーを出力し、
ｃ１）１人について複数受け付けた個人番号について、いずれの誤り検出結果も誤りである場合には、前記出力手段からエラーを出力し、または、
ｃ２）１人について個人番号の受け付けが１つしかなく、かつ、誤り検出結果が正しい場合には、その個人番号を採用して前記記憶手段に登録するとともに、前記出力手段からエラーを出力することを特徴とする。

当該システムはさらに、前記記入シートを出力する手段を具え、この記入シート出力手段は、
ア）個人番号を収集しようとする対象個人について、前記記憶手段に当該個人の個人番号が既に登録されていなければ、前記少なくとも２つの記入欄を空欄で作成し、
イ）前記入力手段が１人について複数受け付けた個人番号が一致せず、あるいはいずれか１以上の個人番号の誤り検出結果が誤りである場合に、間違った番号を取得したとして、再度の記入を求める記入欄を作成し、
ウ）個人番号を収集しようとする対象個人について、前記記憶手段に当該個人の個人番号が既に登録されているが、個人番号の用途を増やす目的である場合には、当該個人番号の少なくとも一部を記載するとともに、個人番号の用途を明示した許諾確認欄を作成して、
前記記入シートを出力することが有効である。

前記記入シートには、必要に応じて、個人番号を収集しようとする対象個人の家族の個人番号を取得する記入欄がさらに設けられており、前記処理手段は、前記記入シートにおいて各個人の個人番号が他の家族の記入欄に記入されている重複記載がないかを確認することが有効である。

さらに、個人番号収集システムの記憶手段が、所定の団体に属する個人と当該個人の家族の情報が登録されたデータベースを具えるとともに、前記記入シート出力手段は、前記データベースに登録された個人と当該個人の扶養家族全員の分の個人番号の記入欄が設けられた記入シートを出力することが有効である。

前記記入シート出力手段がさらに、個人番号を収集する対象個人に関する前記データベースに登録された情報を参照可能な識別子を前記記入シートに掲載して出力することが有効である。

また、本発明は、上記の個人番号収集システムで利用される個人番号収集シートに関し、当該個人番号収集シートは、１人以上の個人番号について記入欄がそれぞれ少なくとも２つと、個人番号の使用目的の表示と、署名および／または捺印欄とを具えることを特徴とする。

前記記入欄は上下に並べて配置されてもよいし、左右に並べて配置されていてもよい。

さらに、前記少なくとも２つの記入欄は、２つ目の記入欄への記入時に１つめの記入欄が見えなくなるよう構成されていてもよい。

本発明では、個人番号の記入シートに各人の個人番号記入欄がそれぞれ２つ以上あり、各記入欄に別個に個人番号を記入させるようにする。これにより、個人番号の記入間違いが低減するとともに、システム側で２（以上）の個人番号が一致しない場合に記入シートへの書き込みミス、あるいはオペレータによるシステム入力ミスとして検出することができる。

さらに、本発明では１人につき２回（以上）入力された個人番号の誤り検出（例えばチェックサム）を行って正当性を確認するようにしたため、正確かつ確実に個人番号を収集することができる。

さらに、システムが記入シート出力手段を具えると、新規に個人番号を取得する場合、シートに記入された個人番号に間違いがある場合、および、個人番号の利用許諾を増やす場合に、必須ではないが同じフォーマットで記入を促すことが可能となる。これにより個人が慣れたフォーマットで迅速に記入を行うことができる。

また、１枚の記入シートで個人とその扶養家族全員の個人番号を取得できるようにすると、扶養家族に関する税計算などの手続に必要な個人番号を漏れなく取得することができる。

さらに、システム側で個人番号を収集しようとする個人およびその扶養家族の情報が予めデータベースに登録されており、当該データベースの情報を呼び出して個人番号収集シートを作成したり、記入シートにデータベースの情報に紐付けるための識別子（例えば二次元コード）を設けて迅速な関連付けを実現することができる。

図１は、本発明にかかる個人番号記入シートの一実施例を示す図である。 図２は、会計事務所のコンピュータシステム（すなわち、本発明にかかる個人番号収集システム）の概略図である。 図３は、図２のシステムをより具体的にした機能ブロック図である。 図４は、会計事務所システムが通信ネットワークを介して顧問先コンピュータシステムに接続されている構成を示す。 図５は、顧問先コンピュータシステムの一実施例を示す。 図６は、会計事務所システムの記憶手段で管理されるデータテーブルの相関を示す図である。 図７は、記入シート１０に個人番号が記入された状態を示す図である。 図８は、記入シート１０における個人番号とチェックサム結果の判断手法の組み合わせを説明する図である。 図９は、会計事務所職員が操作するクライアントＰＣの入力画面の実施例を示す図である。 図１０は、顧問先社員への確認・再記入用に再出力される記入シート１０の一例を示す図である。 図１１は、個人番号は取得済みだが新たな許諾を得るために用いられる記入シート１０の一例を示す図である。 図１２は、本発明にかかるシステムの動作を表すフローチャートである。 図１３は、本発明にかかるシステムの動作を表すフローチャートである。 図１４は、本発明にかかるシステムの動作を表すフローチャートである。 図１５は、本発明にかかるシステムの動作を表すフローチャートである。 図１６は、本発明にかかるシステムの動作の変形例を説明するフローチャートである。 図１７は、会計事務所職員が操作するクライアントＰＣの入力画面の実施例を示す図である。 図１８は、顧問先社員への確認・再記入用に再出力される記入シート１０の一例を示す図である。 図１９は、会計事務所職員が操作するクライアントＰＣの入力画面の実施例を示す図である。 図２０は、本発明にかかるシステムの動作の変形例を説明するフローチャートである。

本発明を実施するための形態について、添付の図面を参照しながら以下に詳細に説明する。図１は、本発明にかかる個人番号記入シートの一実施例を示す図である。本実施例の記入シート１０は、例えば会計事務所から顧問先企業の従業員およびその扶養家族の個人番号（マイナンバー）を取得するために用いられるものであり、前提として顧問先と会計事務所間には社員の給与計算や税務処理を請け負う契約が交わされており、会計事務所側には顧問先の従業員およびその家族の情報（住所氏名、生年月日、続柄等）の情報がデータベースに登録されているものとする。以下では、いわゆるマイナンバー法（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律）の導入に伴い、会計事務所が給与計算や所得税申告手続を行うために顧問先従業員から個人番号を収集する手続に基づいて説明する。しかしながら、本発明のシステムおよびシートは、例えば企業自身が給与や税務申告のためにその従業員の個人番号を収集する場合や、銀行引落のために銀行口座番号を収集する場合にも適用することができる。この意味において、個人番号はいわゆるマイナンバーのみならず、銀行口座やクレジットカードの番号などの秘匿性の高い番号を含む概念である。

記入シート１０は、宛先欄２１と、発行元表示欄２２と、説明欄２３と、個人番号記入欄２４と、許諾特定欄２５と、氏名捺印欄２６と、識別コード表示欄２７と、記入例表示欄２８とを具える。宛先欄２１には個人番号の収集対象となる個人の氏名や住所、所属する顧問先名やその他の特定コード類が含まれる。発行元表示欄２２は本例では会計事務所の名称等が含まれ、これは個人番号がどの機関にどの目的で収集されるのかを特定するのに必要な情報となる。説明欄２３には、個人番号を収集する目的の簡単な説明や記入方法、会計事務所への返送方法などが記載される。個人番号記入欄２４は、本人および家族の個人情報（氏名、生年月日、続柄等）の横に、それぞれ２組の個人番号記入欄２４ａ、２４ｂが設けられる。これら２組の記入欄に個人番号をそれぞれ個別に記入させることにより、記入ミスの低減および抽出を実現するようにしている。許諾特定欄２５には、収集する個人番号の使用目的が明示される。これは具体的には会計事務所で使用されるアプリケーション（給与計算、所得税申告、住民税申告等）が行う手続毎に許諾が必要となり、必要に応じてアプリケーション名（許諾名）が１または２以上記載される。これらの情報は会計事務所のコンピュータシステムの記憶手段内に登録されており、例えばいずれかの会計用アプリケーションで個人番号の収集が必要となった場合に当該アプリケーション画面上に設けられたボタン（図示せず）を押下することにより、そのときの作業対象である個人および必要な情報（家族情報等）が記憶手段内から収集されて記入シート１０上にまとめられる。

ここで、本発明を実現するためのコンピュータシステムの例をいくつか説明する。図２は会計事務所システムの概略図である。本実施例の会計事務所システムは、サーバー５０と、複数のクライアントＰＣとが例えばＬＡＮで接続されている。記入シート１０を例えばＯＣＲ等の画像処理で読み込む実施例では、クライアントＰＣにスキャナー等の画像取込手段５５が接続されている。図３は、図２のシステムをより具体的にした機能ブロック図である。サーバー５０の記憶部６０は、従業員やその扶養家族の情報を含む顧問先の情報が登録された顧問先ＤＢ６１と、会計用アプリケーションおよび会計データが登録されるアプリＤＢ６２と、本発明により収集される個人番号の記憶領域６３とを少なくとも具えている。サーバー５０およびクライアントＰＣは本発明の動作に必要なハードウェア構成を具え、本発明の処理を実現するソフトウェアを制御部で実行することにより本発明の種々の課題を解決する。なお、図３のシステム構成において、個人番号記入シート１０をスキャナー５５で読み込まない実施例の場合は、スキャナー５５および対応する制御部５６のＯＣＲ処理部５７が不要となる。

さらに、図２、３に示す会計事務所システムは、図４に示すように、インターネット等の通信ネットワークを介して顧問先コンピュータシステムに接続されていてもよい。例えば個人番号の収集は紙媒体によるものに限らず、顧問先システムからスキャナー読み込みしたものを電子メールへの添付のような形式で会計事務所側で受信してもよいし、会計事務所システムがウェブサービスのような形で個人番号の入力を受け付けるようにしてもよい。さらに、ＵＳＢメモリやＳＤカードのような可搬型記憶媒体の受け渡し等により個人番号の授受が行われてもよい。顧問先コンピュータシステムの一例を図５に示す。なお、図５の顧問先ＰＣは、図３と同様の構成を備えていてもよく、例えば、会計事務所側のサーバーで個人番号収集シートを生成し、印刷出力の代りに電子データ（ウェブアプリ形式、ＰＤＦ等のドキュメント形式など）として出力し、顧問先ＰＣにネットワーク経由で送信し、顧問先ＰＣで入力を受け付けるようにしてもよい。この場合、顧問先ＰＣで、個人番号の収集対象者である各従業員が直接に個人番号カードなどを参照しながら、端末に表示された収集シートに直接入力し、顧問先ＰＣ上の番号検証部ないしサーバー側の番号検証部（図示せず）で番号のチェックサムなどの検証を行なうようにしてもよい。

図６は、会計事務所システムの記憶手段で管理される種々のデータテーブルの相関を示す図である。前述したように、会計事務所システムのサーバー５０の記憶部には、当該会計事務所が顧問契約を結んでいる企業（顧問先）の情報が登録される顧問先情報テーブル１０１と、顧問先毎の従業員の情報が登録される社員情報テーブル１０２と、各従業員の個人番号が登録される個人番号情報テーブル１０３と、さらに従業員毎に扶養家族の情報が登録される家族情報テーブル１０４と、個人番号の使用目的に対応する会計用アプリケーションの情報が登録されたアプリＤＢ１０５と、記入シート１０に記入された個人番号の扱いが登録されている処理テーブル１０６とを具える。

顧問先情報テーブル１０１には、顧問先コード、名称、業種といった情報が登録される。社員情報テーブル１０２には、社員コード、氏名、および家族情報テーブルにリンクするための詳細情報コードが登録される。個人番号情報テーブル１０３には、当該個人の勤める企業の顧問先コード、社員コード、（既に収集されていれば）個人番号、処理テーブル１０６の処理状況に対応する確認コード、どのアプリ（使用目的）について許諾がとれているかを示す使用アプリ名（複数可）、および許諾状況といった内容が登録される。アプリＤＢ１０５には、アプリ毎にコードと種類の情報が登録される。

処理テーブル１０６には、例えば０〜４の確認コード、状況、および個人番号の正誤といった情報が登録される。ここで、確認コード「０」は個人番号が未取得の状態であり、確認コード「１」は２つある記入欄の一方の番号のチェックサムが正しく個人番号として仮採用されたが、もう一方と一致せず再確認が必要な状態であり、確認コード「２」は入力された番号のチェックサムが合わず再記入が必要な状態であり、確認コード「３」はチェックサムも正しく個人番号として正式採用した状態であり、確認コード「４」は記入欄が未入力である場合や、記入欄に２つの異なる個人番号が記載され、２つ共チェックサムが正しく、どちらの個人番号が正しいのかの判別が出来なく、再記入が必要な状態に対応する。

次に、図１、図７等を用いて本発明のシステムを用いた個人番号の収集方法を説明する。会計事務所の職員は、例えば特定の用途（会計用アプリケーションの作業）において顧問先の従業員とその扶養家族の個人番号が必要となったら、当該アプリケーション上のボタンの押下または専用の個人番号取得アプリの起動により（いずれも図示せず）、顧問先および社員を特定して記入シート１０の作成を指示する。会計事務所のコンピュータシステム（すなわち個人番号収集システム）は社員情報およびアプリ情報から図６のテーブルに登録された情報を組み合わせて、図１に示す個人番号記入シート１０を作成する。図１に示すように、本実施例では従業員およびその扶養家族について、「給与」申告業務について個人番号の記入／使用許諾を求める記入シート１０が作成される。ここで、二次元コード／識別子２７は図６の家族情報テーブル１０４にリンクする情報が含められ、例えば会計事務所側で記入シート１０をスキャナーで読み込んだり識別子番号をキー入力したりすると当該家族情報テーブル１０４を迅速に呼び出せるよう構成されている。この記入シート１０は例えば郵送等の手段により当該社員に届けられる。なお、上述したように記入シート１０を電子データとして記憶媒体に格納して受け渡ししたり、サーバー５０が提供するウェブデータ上で個人番号を入力させたりするような構成としてもよい。また、顧問先コンピュータシステムへ、図３のクライアントＰＣと同様に、番号検証部を追加することにより、顧問先での番号検証が可能となる、この場合、記入者と番号入力を行う者が同じになるので、番号のミスに気づきやすくなるというメリットがある。また、会計事務所側で作成したシートを郵送などの手段を使わずに、インターネット等の通信ネットワークを介して、会計事務所側で作成したシートを汎用的な電子ファイル形式（たとえばＰＤＦ）などにして顧問先へ転送またはメール添付で送付してもよい。以下の説明では、記入シート１０は紙媒体で顧問先の社員に渡っているものとする。

記入シート１０を受け取った顧問先従業員は、自分の個人番号を２組の入力欄２４ａ、２４ｂにそれぞれ別個に記入する。また、当該従業員あるいはその家族自身が、家族の分の個人番号を同様に記入する。このように個人番号を元書類（例えば公的な通知書類）を見ながら２回記入することにより誤記入を低減することができる。このとき、２組の記入欄２４ａ、２４ｂは上下に並置されてもよいし、左右に配置されてもよい。さらに、例えばシール等により記入済みの１組目の番号をマスクして見えなくしたり、１組目と２組目をシートの表裏にそれぞれ配置したりする等して、１組目と２組目が完全に独立して、すなわち２組目を記入するときに１組目が見えないように構成されるようにしてもよい。さらに、記入欄はそれぞれ２組のみならず３組以上あってもよい。記入シート１０に個人番号が記入された状態が図７に示されている。顧問先従業員は許諾内容（アプリ名）を確認し、署名捺印して会計事務所に記入済みのシート１０を返送する。

図８を用いて、記入シート１０における個人番号とチェックサム結果の判断手法の組み合わせを説明する。実際にはこのような条件分けがプログラミングされており会計事務所システムの処理手段が１組目と２組目の個人番号の比較とチェックサムを行った結果に基づいて判定する。提出された記入シート１０に、（ａ）ある人の個人番号が１組しか記載されていない場合、記入された番号のチェックサムを行い、正しければ個人番号として正式採用し（図６処理テーブル１０６の確認コード「３」に対応）、記憶手段（図６の個人番号情報テーブル１０３および／または家族情報テーブル１０４）に登録する。チェックサム結果が誤りの場合、誤った番号として記録し（処理テーブル１０６の確認コード「２」に対応）、まず会計事務所の入力担当者の誤入力を確認し、そうでなければ記入者の誤記であるとして、再記入の手配を行う。

ここでマイナンバー用のチェックサムについて簡単に説明する。財務省令では以下の算出式がマイナンバー用のチェックサムに定められている。すなわち、１２桁の番号を右端の桁から取り出して、その桁が奇数ならば１、偶数ならば２を乗じる。これをすべて足して、その数を９で割って余りを求める。そうすると１から９までのいずれかの整数になるので、この値により番号の正確性を判別することができる。
（式１）

一方、（ｂ）個人番号が２組記入されており両方の番号が一致する場合、記入された個人番号のチェックサムを行い、正しければ個人番号として正式採用する（図６処理テーブル１０６の確認コード「３」に対応）。チェックサムが誤りであれば誤った番号として記録し（処理テーブル１０６の確認コード「２」に対応）、まず会計事務所の入力担当者の誤入力を確認し、そうでなければ顧問先社員の誤記入であるとして、再記入の手配を行う。

さらに、（ｃ）個人番号が２組記入されているが両方の番号が異なる場合、いずれかの番号のチェックサムが正しければそれを個人番号として仮採用し、顧問先社員の再確認を依頼する（図６処理テーブル１０６の確認コード「１」に対応）。両方のチェックサムが誤りであれば、いずれも誤記入として再記入の手配を行う。一方、１組目と２組目の番号が一致しないがいずれもチェックサムが正しい場合、例えば本人の正しい個人番号と家族の正しい個人番号が欄を間違えて記入されているような場合が考えられ、この場合はどちらが本人の個人番号かが判断がつかないため顧問先従業員の誤記入があるとして再記入の手配を行う。なお、回収された記入シートにおいて、１人の記入欄の１組目と２組目のいずれにも番号が記入されていない場合（図６処理テーブル１０６の確認コード「４」に対応）、個人番号の収集や検証ができないため再記入の手配を行う。

図９は、会計事務所職員が操作するクライアントＰＣの入力画面の実施例を示す図である。例えば記入済みのシート１０を受け取った会計事務所職員は、記入シート１０に記載されている二次元コード／識別子２７をクライアントＰＣに入力すると、記入シート１０に対応した入力画面（図９参照）が表示される。会計事務所職員は、シート１０に記入された個人番号をこの画面上で入力する。１２桁の個人番号が入力されると即座にクライアントＰＣはチェックサムを行い、その結果を表示する。チェックサムが合わない場合は「要確認」が促され、会計事務所職員はシート１０に記入された番号が正しく入力されているかを確認し、入力に間違いがなければ画面上の確認ボックスをチェックする。これにより会計事務所システムの入力担当者の入力ミスによる間違いを低減することができる。なお、二次元コード／識別子２７を記入シートに印刷出力するとともに、記入後のシート１０を受け取ってシステムに入力する際に、この二次元コード／識別子２７を入力または読み取らないとシステムが個人番号を受付しないように構成すれば、全体を通して、確かに、顧問先との契約に基づいて個人番号を収集しようとしていることが担保されるという効果を奏する。

図７と図９に示す実施例で説明すると、顧問先従業員「小島修二」本人の個人番号１組目と２組目が一致せず（右から４桁目の数字が異なっている）、１組目の番号のチェックサムが正しくこちらが仮採用されている。この場合、１組目の番号について本人に再確認の手続が行われる。一方、妻の「小島春代」の番号は、１組目と２組目が一致するが双方ともチェックサムが誤りとなる。これはいずれも誤記入であるとして、再入力の手続が行われる。他方、長男の「小島修斗」の番号は、１組目と２組目が一致してチェックサムも正しく、これが個人番号として正式採用される。

図１０は、顧問先社員への確認・再記入用に再出力される記入シート１０の一例を示す図である。この確認・再記入用のシート１０では、顧問先社員「小島修二」本人の番号は仮採用された（チェックサムが正しい）番号が印字され、この番号でよいか本人が確認できるようになっている。訂正がなければ各番号記入欄の２組目は無記入で返してよい。一方、妻の「小島春代」の番号は１組目と２組目が一致するが双方ともチェックサムが誤りとなっているので、この誤った番号を１組目に印字する。従業員あるいは本人がこれを確認し、そこで例えば右から４桁目の記入間違いに気づいた場合、間違った桁の下に正しい数字を記入する。他の桁部分は無記入でも記入しても構わない。他方、長男の「小島修斗」の番号は合っていたため確認・再記入は不要であり、個人番号の不要な流出を防ぐ目的などから番号の一部を伏せ字として印字する。これが会計事務所側に戻されて、訂正あるいは再記入された個人番号が再びチェックされ、正しければ正式採用される。

図１７は、顧問先社員が確認・再記入用の記入シート１０（図１０参照）を会計事務所へ返却した後の、会計事務所職員が操作するクライアントＰＣの入力画面の実施例を示す図である。例えば記入済みのシート１０を受け取った会計事務所職員は、記入シート１０（図１０参照）に記載されている二次元コード／識別子２７をクライアントＰＣに入力すると、記入シート１０に対応した入力画面（図１７参照）が表示される。既にＤＢに登録されている個人番号が呼び出され、各個人番号の正誤情報が画面に表示される。正式採用となっている番号については、その番号が正しい番号として処理されるが、仮採用となった番号や誤りであるとして要再記入となった個人番号については、確認・再記入用の記入シート１０（図１０参照）を元に、会計事務所職員が確認／再入力を行うことになる。ここで、小島修二の個人番号は仮採用（図１７参照）された状態である。本人確認がされ訂正欄に記載がなかったので番号は正しいものであるとして、会計事務所職員は、画面の本人確認の欄のチェックボックスをチェックする、チェックが入ったことにより処理テーブル１０６の確認コードは仮採用「１」から正式採用「３」となり、番号の正誤は「正式採用」となり画面上に表示（図示せず）される。

一方、確認・再記入用の記入シート１０（図１０参照）において、妻の小島春代は、右から４桁目の記入間違いに気づき、間違った桁の下に数字”０”が記入されている。そこで会計事務所職員は該当桁の訂正（図１７参照）を行うことになるが、訂正箇所以外の桁の数字の入力ミスを防ぐため、スペースまたはＴＡＢ等のキーを利用して、訂正欄の番号入力箇所をカーソル移動することにより、入力済みの数字が訂正欄に自動的にコピーされる。そして訂正箇所の右から４桁目までカーソルを移動して”０”をキー入力する、残りの桁についても同様にスペースまたはＴＡＢ等のキーを利用してカーソル移動することにより、入力済みの数字が訂正欄に自動的にコピーされる。１２桁の個人番号が入力されると即座にクライアントＰＣはチェックサムを行い、その結果を表示し、チェックサムが合えば、処理テーブル１０６の確認コードは要再記入「２」から正式採用「３」となり、番号の正誤は「正式採用」となり画面上に表示（図示せず）される。この例では１桁のみの訂正例を記しているが、訂正箇所が複数あった場合も同様に、訂正箇所以外の桁の数字をスペースまたはＴＡＢ等のキーを利用して、訂正欄の番号入力箇所をカーソル移動することにより、入力済みの数字が訂正欄に自動的にコピーされるので、入力ミスの低減と効率化が図られる。なお、入力済みの数字が訂正欄にコピーされる箇所は数字の背景色を変えたり、数字の色を変えたりして、コピーした数字であることを明確にすることにより、訂正箇所が把握しやすくなるようにしてもよい。

図１８は、顧問先社員への確認・再記入用に再出力される記入シート１０の一例を示す図であり、この確認・再記入用のシート１０では、妻の「小島春代」の全ての番号の記入間違いに気づいた場合、間違った桁の下に正しい数字を記入した例である。

図１９は、顧問先社員が確認・再記入用の記入シート１０（図１８参照）を会計事務所へ返却した後の、会計事務所職員が操作するクライアントＰＣの入力画面の実施例を示す図である。妻の小島春代は、全ての番号の記入間違いに気づき、全ての桁の下に数字が記入されている。そこで会計事務所職員は該当桁の訂正（図１９参照）を行うことになり、全ての桁の数字をキー入力する。１２桁の個人番号が入力されると即座にクライアントＰＣはチェックサムを行い、その結果を表示し、チェックサムが合えば、処理テーブル１０６の確認コードは要再記入「２」から正式採用「３」となり、番号の正誤は「正式採用」となり画面上に表示（図示せず）される。

ところで、既に個人番号を取得しているが、使用目的またはその一部の許諾が得られていない場合、新たな使用目的について許諾を得る必要がある。この場合、図１１に示すような記入シート１０が出力されて顧問先社員に渡される。すなわち、会計事務所職員が個人番号取得アプリ（図示せず）を起動して必要なアプリ（例えば「給与」と「所得税申告」）を指定して社員を特定すると、システムは図６の個人番号情報テーブルを参照し、ここで既にその社員および家族の個人番号が取得されている場合であって必要なアプリについて許諾が得られてない状態であれば、本人および家族の個人番号の一部または全部を伏せ字で印字し、許諾特定欄２５に「給与」と「所得税申告」が記載された記入シート１０を発行する。顧問先社員は内容に異存がなければ署名捺印して会計事務所に戻す。これにより使用目的を明示した個人番号の使用許諾が得られる。会計事務所では戻った記入シート１０についてシステムに登録すると、図６の個人番号情報テーブル１０３の使用アプリおよび許諾状況欄が適宜更新される。

図１２−１５は、上記の処理をより具体的に記載したフローチャートである。図１２のフローで目的に応じた記入シート１０が作成され、顧問先従業員へと届けられる。ここで、原則的には個々のアプリ毎に個人番号の記入シート１０を作成出力し、使用用途を明確に限定して個人番号を収集するが、複数のアプリ（使用用途）で許諾を得る場合には、記入シート１０に複数のアプリ名（使用用途）を記載してもよい。図１３のフローでは、顧問先社員および／またはその家族がシート１０の記入を行う。図１４のフローで、番号の比較とチェックサムが行われ、これらの結果に応じて個人番号が採用され、あるいは再確認／再記入となる。図１５のフローで必要な確認あるいは再記入の手続が行われる。なお、図１４のフローにおいては、さらに仮採用した個人番号について、家族内で同じ番号が仮採用されていないかを確認するステップが設けられている（後ろから３番目のステップ）。これは家族内で同じ個人番号を重複記入していないかを確認するものであり、もしあれば仮採用した番号を誤ったものとして扱い、再記入を求めるようにする。

以上、本発明の数々の実施形態および実施例について詳細に説明したが、本発明の技術的範囲は上記の実施形態ないし実施例に限定されるものではなく、本発明は添付の特許請求の範囲を逸脱することなく様々な変形例、変更例として実現することができ、このような変形例、変更例はすべて本発明の技術的範囲に属すると解されるべきである。

例えば、図８（ｃ）にある、１番目と２番目の個人番号が一致しないが両方チェックサムが正しい場合は、いずれか一方に他の家族の個人番号を誤記入してしまっている可能性が高いため、このような場合に過去に記録された家族の個人番号があるかを確認し、ある場合には他の家族の番号と照合して、一致するものがある場合にはその氏名および／または個人番号を抽出し、確認・再記入用の記入シートに表示して警告するようにしてもよい。

この場合に考えられる処理フローの一例を、図２０に示す。すなわち、図２０は、図１４の左端のフローを経由した場合、つまり、番号が２組あり、両方の番号が異なる場合において、両方ともチェックサムがあっている場合の変形例を示す処理フローである。この場合、いずれか一方が他の家族の番号である可能性が高いので、入力画面や確認用のシートに、その旨の注記をするための処理を追加することが有効となる。図１４の左端のフローに対し、追加した処理は破線で記載した部分である。なお、番号が２組あり、両方の番号が異なる場合において、両方ともチェックサムがあっている場合の例として説明したが、他にも、チェックサムが一致している場合全般について家族の番号確認処理を行なう場合にも利用できる。

上記実施例ではチェックサムが正しい場合にのみ家族との重複をチェックしていたが、これは、チェックサムの如何に拘わらず扶養家族がある場合には必ず個人番号の記載が重複していないかをチェックするようにしてもよい。この場合に考えられる処理フローの一例を、図１６に示す。記入されたシートの確認時において、１番目と２番目の個人番号が一致し、それぞれのチェックサムが正しい場合、システムは当該従業員にかかる家族情報テーブル１０４（図６）を参照して扶養家族がいるかを確認する。いる場合には記入された個人番号を上から順にスクリーニングし、家族間で同じ番号が記載されていないかをチェックし、記載されていたらそれを抽出し、確認・再記入用のシート１０（図１０参照）に警告表示されるようにする。このようにすれば、より確実に個人番号の記入間違いをなくすことができる。本実施例では個人番号（１２桁）で比較していたが、４桁毎に比較し、４桁毎の番号が一致する場合に次の４桁を比較するようにしてもよい。

また、以上の説明では、（個人番号収集シートへの）記入者と、（記入後の収集シートを見て会計事務所のクライアントＰＣに入力する）入力者とが異なる場合を中心に説明したが、これに限られるものではなく、前述のように、顧問先ＰＣで、個人番号の収集対象者である各従業員が個人番号カードなどを参照しながら、端末に表示された収集シートに直接入力するようにしてもよい。この場合、記入者と入力者が同一人の場合になるため、主に上記で説明したような、記入者と入力者が異なる場合におけるエラー発生のリスク（用意したカードの誤り＋記入者による個人番号カードの読み誤り→記入者による紙媒体への記載時の誤り→入力者による紙媒体に記載された番号の読み誤り→入力者による入力時の誤り）とは異なる状況になる。すなわち、番号収集対象者が直接入力する場合は、記入者と入力者が同一人となるので、上記のエラー発生リスクの内、「記入者による紙媒体への記載時の誤り→入力者による紙媒体に記載された番号の読み誤り」のリスクが存在しないこととなり、「（入力者による）個人番号カードの読み誤り→（入力者による）入力時の誤り」というエラー発生リスクに変容することになる。このように、個人番号収集対象者が直接入力する場合は、エラー発生リスクは減少することになるが、本発明で説明した効果である、個人番号について２箇所以上の記入欄を設けて複数回の入力を求め、それぞれの入力内容について同一性の検証を加味したチェックサムの検証（図８参照）や、他の家族との照合チェックなどの効果は同様に奏功するので、本発明の実施態様は幅広く展開可能となっている。

また、以上の説明では、主に、顧問先（顧問先ＰＣ）と会計事務所（クライアントＰＣ、サーバー）とを例に説明したが、 本発明における個人番号収集シートに係るシステムは、一般企業においても同様に利用可能である。より具体的には、従業員と企業の経理部門との関係に置き換えることが可能である。 この場合、顧問先側は従業員に置き換えられ、会計事務所は企業の経理部門に置き換えられることになる。すなわち、経理部門の担当者はクライアントＰＣないしサーバーを利用して収集対象者を登録して収集シートを生成し、必要に応じて紙媒体で出力して従業員へ手渡しするか、あるいは電子データ形式でネットワーク経由で従業員の端末（顧問先ＰＣに置き換え）に送信し、 従業員が記載後に、経理部門の担当者が収集シートを受け取って、クライアントＰＣに入力するあるいは、従業員が直接、端末に入力するというという態様に置き換えられて利用可能である。

本発明は、会計事務所で用いられる会計処理システムに利用することができる。

１０ 記入シート
２４ 個人番号入力欄
２４ａ １組目の個人番号入力欄
２４ｂ ２組目の個人番号入力欄
２５ 許諾特定欄
２７ 二次元コード／識別子
１０３ 個人番号情報テーブル
１０４ 家族情報テーブル
１０５ アプリＤＢ
１０６ 処理テーブル

Claims (12)

1. 個人番号の記入シートに記載された内容に基づいて個人番号の検証および登録を行うためのコンピュータシステムであって、個人番号の入力を受け付ける入力手段と、各個人に関連づけて個人番号が登録される記憶手段と、処理手段と、必要な場合にオペレータにエラーを通知する出力手段とを具え、
   前記個人番号の記入シートには、本人または本人および扶養家族の１人以上の個人番号について記入欄がそれぞれ少なくとも２つと、個人番号の使用目的の表示と、署名および／または捺印欄とが設けられており、前記入力手段は個人番号の入力を受け付け、前記処理手段は受け付けた個人番号の各々について所定の誤り検出符号を用いた誤り検出を行い：
   ａ１）１人について複数受け付けた個人番号がすべて一致し、かつ、誤り検出結果が正しい場合には、その個人番号を採用して前記記憶手段に登録し、
   ｂ１）１人について複数受け付けた個人番号が一致せず、かつ、いずれかの個人番号の誤り検出結果が正しい場合には、その個人番号を採用して前記記憶手段に登録するとともに、前記出力手段からエラーを出力し、
   ｃ１）１人について複数受け付けた個人番号について、いずれの誤り検出結果も誤りである場合には、前記出力手段からエラーを出力し、または、
   ｃ２）１人について個人番号の受け付けが１つしかなく、かつ、誤り検出結果が正しい場合には、その個人番号を採用して前記記憶手段に登録するとともに、前記出力手段からエラーを出力する、
   ことを特徴とする個人情報収集システム。
2. 請求項１に記載の個人番号収集システムにおいて、当該システムがさらに、前記記入シートを出力する手段を具え、この記入シート出力手段は、
   ア）個人番号を収集しようとする対象個人について、前記記憶手段に当該個人の個人番号が既に登録されていなければ、前記少なくとも２つの記入欄を空欄で作成し、
   イ）前記入力手段が１人について複数受け付けた個人番号が一致せず、あるいはいずれか１以上の個人番号の誤り検出結果が誤りである場合に、間違った番号を取得したとして、再度の記入を求める記入欄を作成し、
   ウ）個人番号を収集しようとする対象個人について、前記記憶手段に当該個人の個人番号が既に登録されているが、個人番号の用途を増やす目的である場合には、当該個人番号の少なくとも一部を記載するとともに、個人番号の用途を明示した許諾確認欄を作成して、
   前記記入シートを出力することを特徴とする個人情報収集システム。
3. 請求項１または２に記載の個人番号収集システムにおいて、個人番号を収集しようとする対象個人からの番号入力を受け付ける手段をさらに設けることを特徴とする個人情報収集システム。
4. 請求項３に記載の個人番号収集システムにおいて、さらに、前記処理手段は、前記記入シートにおいて各個人の個人番号が他の家族の記入欄に記入されている重複記載がないかを確認することを特徴とする個人情報収集システム。
5. 請求項２または４に記載の個人番号収集システムにおいて、当該システムの記憶手段がさらに、所定の団体に属する個人と当該個人の家族の情報が登録されたデータベースを具えるとともに、前記記入シート出力手段は、前記データベースに登録された個人と当該個人の家族全員の分の個人番号の記入欄が設けられた記入シートを出力することを特徴とする個人情報収集システム。
6. 請求項２に記載の個人番号収集システムにおいて、
   前記記入シート出力手段は、前記イ）の再度の記入を求める記入シートを作成する場合に、前記一致しない個人番号のいずれか、または誤り検出結果が誤りとなった個人番号を１つの記入欄に記載し、他の記入欄を空欄として前記記入シートを出力することを特徴とする個人情報収集システム。
7. 請求項６に記載の個人番号収集システムにおいて、前記入力手段は、前記再度の記入を求める記入シートへの入力内容を受け付ける場合に、個人番号を構成する桁のうち一部のみの訂正を受け付け、この場合に前記処理手段は他の桁について以前に入力された個人番号の桁を用いて番号全体の誤り検出を行うことを特徴とする個人情報収集システム。
8. 請求項５乃至７のいずれかに記載の個人番号収集システムにおいて、前記記入シート出力手段がさらに、個人番号を収集する対象個人に関する前記データベースに登録された情報を参照可能な識別子を前記記入シートに掲載して出力することを特徴とする個人情報収集システム。
9. 請求項１乃至８のいずれかに記載の個人番号収集システムで利用される個人番号収集シートであって、１人以上の個人番号について記入欄がそれぞれ少なくとも２つと、個人番号の使用目的の表示と、署名および／または捺印欄とを具えることを特徴とする個人番号収集シート。
10. 請求項９に記載の個人番号収集シートにおいて、前記記入欄は上下に並べて配置されていることを特徴とする個人番号収集シート。
11. 請求項９に記載の個人番号収集シートにおいて、前記記入欄は左右に並べて配置されていることを特徴とする個人番号収集シート。
12. 請求項９に記載の個人番号収集シートにおいて、前記少なくとも２つの記入欄は、２つ目の記入欄への記入時に１つめの記入欄が見えなくなるよう構成されていることを特徴とする個人番号収集シート。

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