JP2016063476A - Document management system, document management server and document management method - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、文書管理システム、文書管理サーバ、および文書管理方法に関し、より詳しくは文書データを用紙に印刷して生成した文書の情報漏洩を防止する機能を有する文書管理システム、文書管理サーバ、および文書管理方法に関する。 The present invention relates to a document management system, a document management server, and a document management method. More specifically, the present invention relates to a document management system, a document management server, and a document management system having a function of preventing information leakage of a document generated by printing document data on paper. The present invention relates to a document management method.
オフィスのＭＦＰ（複合機）やプリンタなどの画像形成装置により文書データを用紙に印刷して生成した文書をサーバで管理して監視することで情報漏洩に対処する技術が知られている。すなわち、例えば特許文献１には、サーバが文書毎の文書ＩＤや破棄期限などの文書管理情報を文書管理データベースに格納しておき、破棄期限を超過しても破棄されていない文書があった場合、それを長期放置文書とみなし、文書の利用者に対し、メールなど警告（破棄の督促）を行うようにした文書管理方法が記載されている。 A technique for dealing with information leakage by managing and monitoring a document generated by printing document data on paper by an image forming apparatus such as an office MFP (multifunction machine) or a printer is known. That is, for example, in Patent Document 1, there is a document in which the server stores document management information such as a document ID for each document and a destruction deadline in the document management database, and the document is not destroyed even if the destruction deadline is exceeded. The document management method is described in which the document is regarded as a long-term neglected document and a warning (deletion of destruction) such as e-mail is given to the user of the document.
しかしながら、日々オフィスで生成される文書は非常に多く、またその全てが高い機密性を有するわけではない。そのため、利用者はシュレッダーなどで破棄せず、例えば引き出しにしまったまま放置したり、ノートに挟んだまま放置したりする文書も多いことが想定される。 However, there are a large number of documents generated every day in the office, and not all of them are highly confidential. Therefore, it is assumed that there are many documents that users do not discard with a shredder or the like, for example, leave them in a drawer or leave them in a notebook.
したがって、このような状況下で上述した文書管理方法を適用した場合、多くの警告が発せられることになるため、利用者は警告慣れしてしまい、警告が本来持つ効果が発揮されなくなる。その結果、機密性を有する文書についての警告が無視され、破棄されずに放置されてしまうおそれがある。 Therefore, when the document management method described above is applied in such a situation, many warnings are issued, so that the user gets used to the warnings and the effects inherent to the warnings cannot be exhibited. As a result, warnings about confidential documents may be ignored and left without being discarded.
本発明は、このような問題を解決するためになされたものであり、その目的は、破棄期限を超過した文書一般に対する警告の多発を防止し、破棄期限を超過した機密性を有する文書についての警告が効果を発揮するようにすることである。 The present invention has been made to solve such a problem, and the purpose of the present invention is to prevent frequent occurrence of warnings for documents that have exceeded the destruction period, and to provide confidentiality information that has exceeded the destruction period. The warning is to be effective.
本発明は、紙識別ＩＤおよび文書データに基づいて用紙に印刷し、前記紙識別ＩＤを含む文書を生成する文書生成手段と、前記文書生成手段により文書が生成されたとき、当該文書が生成されたことおよび当該文書の紙識別ＩＤを紐付けて記憶する文書生成情報記憶手段と、前記文書データから、前記文書の機密性の有無を判定する文書機密性判定手段と、前記文書機密性判定手段による判定結果を記憶する文書機密性判定情報記憶手段と、前記文書の破棄期限を表す文書破棄期限情報を記憶する文書破棄期限情報記憶手段と、文書を破棄する文書破棄手段と、前記文書破棄手段により、紙識別ＩＤを含む文書が破棄されたとき、当該文書が破棄されたことおよび当該文書の紙識別ＩＤを紐付けて記憶する文書破棄情報記憶手段と、前記文書生成情報記憶手段、文書機密性判定情報記憶手段、文書破棄期限情報記憶手段、および文書破棄情報記憶手段により記憶されている情報に基づいて、前記文書生成手段により生成され、破棄期限を超過しても破棄されていない機密性を有する文書を検索する第１の未破棄機密文書検索手段と、前記第１の未破棄機密文書検索手段により発見された文書についての警告を行う警告手段と、を有する文書管理システムである。 The present invention includes a document generation unit that prints on a sheet based on a paper identification ID and document data and generates a document including the paper identification ID, and the document is generated when the document generation unit generates the document. And a document generation information storage means for storing the document identification ID in association with the document identification information, a document confidentiality determination means for determining the confidentiality of the document from the document data, and the document confidentiality determination means Document confidentiality determination information storage means for storing the determination result by the document, document destruction deadline information storage means for storing document destruction deadline information indicating the document destruction deadline, document destruction means for discarding the document, and document destruction means When the document including the paper identification ID is discarded, the document destruction information storage unit that stores the document identification information and the document identification information associated with the document, and the document Generated by the document generation means based on the information stored in the document information storage means, the document confidentiality determination information storage means, the document destruction time limit information storage means, and the document destruction time information storage means. A first undiscarded confidential document search means for searching for a confidential document that has not been destroyed, and a warning means for issuing a warning for a document found by the first undiscarded confidential document search means. It is a document management system.
本発明によれば、破棄期限を超過した文書一般についての警告の多発を防止し、破棄期限を超過した機密性を有する文書についての警告が効果を発揮するようになる。 According to the present invention, it is possible to prevent frequent warnings for documents in general that have exceeded the destruction deadline, and warnings for confidential documents that have exceeded the destruction deadline are effective.
以下、本発明の実施形態について図面を参照して詳細に説明する。
〈文書管理システムの構成〉
図１は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す図である。
Hereinafter, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings.
<Configuration of document management system>
FIG. 1 is a diagram showing a configuration of a document management system according to an embodiment of the present invention.
本発明の実施形態に係る文書管理システムは、それぞれがネットワーク１００に接続されるＭＦＰ１、破棄器２、および文書管理サーバ３を有し、ネットワーク１００を介して相互に通信可能に構成されている。
The document management system according to the embodiment of the present invention includes an MFP 1, a
以下の説明において、文書とは、文書データを印刷した用紙（紙）などの媒体を意味し、文書データとは、文書に対応する画像データ（電子データ）を意味する。図１に示す文書管理システムでは、ＭＦＰ１は、文書管理サーバ３に蓄積・管理されている文書データを受信し、その文書データを用紙に転写することで、印刷文書を生成することができる。また、ＭＦＰ１は、印刷文書をコピーすることで、コピー文書を生成することができる。ＭＦＰ１、破棄器２、および文書管理サーバ３の構成、機能、および動作の詳細については後述する。
In the following description, a document means a medium such as paper (paper) on which document data is printed, and document data means image data (electronic data) corresponding to the document. In the document management system shown in FIG. 1, the MFP 1 can generate a print document by receiving document data stored and managed in the
〈ＭＦＰのハードウェア構成〉
図２は、図１におけるＭＦＰ１のハードウェア構成を示すブロック図である。
ＭＦＰ１は、コントローラ１０と、ＰＣＩバスによりコントローラ１０に接続されたオペレーションパネル１１、読み取り部（スキャナ）１２、印刷部１３、および近距離無線通信部１４を有する。
<Hardware configuration of MFP>
FIG. 2 is a block diagram showing a hardware configuration of MFP 1 in FIG.
The MFP 1 includes a
コントローラ１０は、ＣＰＵ１０ａ、ＭＥＭ（ローカルメモリ）１０ｂ、ＮＢ（ノースブリッジ）１０ｃ、ＮＩＣ（ネットワークインタフェースカード）１０ｄ、ＡＳＩＣ１０ｅ、およびＨＤＤ（ハードディスク）１０ｆを備えている。
The
ＣＰＵ１０ａは種々の情報処理用のＩＣである。ＮＢ１０ｃは、ＣＰＵ１０ａとＭＥＭ１０ｂ、ＮＩＣ１０ｄ、およびＡＳＩＣ１０ｅとを接続するためのブリッジであり、ＭＥＭ１０ｂに対する読み書きなどを制御するメモリコントローラを有する。ＮＩＣ１０ｄはＭＡＣアドレスによるネットワーク通信用のコントローラである。ＡＳＩＣ１０ｅは画像処理用のＩＣである。ＨＤＤ１０ｆはストレージである。
The
オペレーションパネル１１は、ユーザ（オペレータ）がＭＦＰ１に入力を行うためのハードウェア（操作部）であるとともに、ユーザがＭＦＰ１から出力を得るためのハードウェア（表示部）である。
The
読み取り部１２は、文書などを読み取り、文書に対応する画像データを生成する手段である。印刷部１３は、画像データに基づいて画像を印刷する手段である。近距離無線通信部１４は、ＮＦＣ（Near Field Communication）などにより、不図示のＩＣカードやＩＣ制御器内蔵のモバイル端末と通信するためのハードウェアである。
The
〈破棄器のハードウェア構成〉
図３は、図１における破棄器２のハードウェア構成を示すブロック図である。
破棄器２は、コントローラ２０と、ＰＣＩバスによりコントローラ２０に接続された裁断部２１、読み取り部（スキャナ）２２、および近距離無線通信部２３を有する。
<Hardware configuration of discarder>
FIG. 3 is a block diagram showing a hardware configuration of the
The
コントローラ２０は、ＣＰＵ２０ａ、ＭＥＭ２０ｂ、ＮＢ２０ｃ、ＮＩＣ２０ｄ、およびＡＳＩＣ２０ｅを備えている。これらは、ＭＦＰ１のコントローラ１０を構成する同名の部分と同様の構成および機能を有する。
The controller 20 includes a
裁断部２１は文書を裁断する手段である。読み取り部（スキャナ）２２は、裁断部２１で裁断される文書を裁断前に読み取る手段である。近距離無線通信部２３は、ＭＦＰ１における近距離無線通信部１４と同様の構成および機能を有する。
The
〈文書管理サーバのハードウェア構成〉
図４は、図１における文書管理サーバ３のハードウェア構成を示すブロック図である。
文書管理サーバ３は、コントローラ３０と、ＰＣＩバスによりコントローラ３０に接続されたオペレーションパネル３１を有する。
<Hardware configuration of document management server>
FIG. 4 is a block diagram showing a hardware configuration of the
The
コントローラ３０は、ＣＰＵ３０ａ、ＭＥＭ３０ｂ、ＮＢ３０ｃ、ＮＩＣ３０ｄ、およびＨＤＤ３０ｅを備えている。これらは、ＭＦＰ１のコントローラ１０を構成する同名の部分と同様の構成および機能を有する。
The
オペレーションパネル３１は、ユーザが文書管理サーバ３に入力を行うためのハードウェア（操作部）であるとともに、ユーザが文書管理サーバ３から出力を得るためのハードウェア（表示部）である。
The
〈ＭＦＰの機能構成〉
図５は、図１におけるＭＦＰ１の機能構成を示すブロック図である。
ＭＦＰ１は、バス４０と、それぞれがバス４０に接続されたシステム制御部４１、スキャナ制御部４２、プロッタ制御部４３、データ送信部４４、操作表示部４５、文字列識別部（ＯＣＲ）４６、ネットワーク制御部４７、データ受信部４８、近距離無線通信制御部４９、ユーザ認証制御部５０、画像合成部５１、および合成画像識別部５２を備えている。
<Functional configuration of MFP>
FIG. 5 is a block diagram showing a functional configuration of MFP 1 in FIG.
The MFP 1 includes a
システム制御部４１は、ＭＦＰ１全体を制御するマイクロコンピュータであり、図２におけるＣＰＵ１０ａとＭＥＭ１０ｂで構成されている。スキャナ制御部４２は、図２における読み取り部１２とＡＳＩＣ１０ｅで構成されており、原稿画像を読み取り、画像データを取得する手段である。プロッタ制御部４３は、図２における印刷部１３とＡＳＩＣ１０ｅで構成されており、画像データに基づいて画像を印刷する手段である。
The
操作表示部４５は、図２におけるオペレーションパネル１１で構成されており、ユーザに対する表示及びユーザからの入力の受付を行う手段である。文字列識別部（ＯＣＲ）４６は、図２におけるＣＰＵ１０ａとＭＥＭ１０ｂで構成されており、スキャナ制御部４２が読み取った原稿の画像情報に対してＯＣＲを実施する手段である。
The
ネットワーク制御部４７は、図２におけるＮＩＣ１０ｄで構成されており、ＩＰネットワークに対してパケットデータの送受信を行う手段である。データ送信部４４は、図２におけるＮＩＣ１０ｄとＭＥＭ１０ｂで構成されており、ネットワーク制御部４７を使用して、ＭＥＭ１０ｂ上のデータをＩＰネットワークへ送信する手段である。データ受信部４８は、図２におけるＮＩＣ１０ｄとＭＥＭ１０ｂで構成されており、ネットワーク制御部４７を使用して、ＩＰネットワークからデータを受信してＭＥＭ１０ｂ上に展開する手段である。
The
近距離無線通信制御部４９は、図２における近距離無線通信部１４で構成されており、近距離無線通信部１４を制御して、ＩＣカードやＮＦＣ対応モバイル端末とのデータ通信を行う手段である。ユーザ認証制御部５０は、システム制御部４１と近距離無線通信制御部４９を使用して、ＭＦＰ１のユーザに対して認証機能を提供する手段である。
The short-range wireless
画像合成部５１は、図２におけるＡＳＩＣ１０ｅとＭＥＭ１０ｂで構成されており、ＭＥＭ１０ｂ上の画像データに透かし画像またはＱＲコード（登録商標）を合成する手段である。合成画像識別部５２は、図２におけるＡＳＩＣ１０ｅとＭＥＭ１０ｂで構成されており、ＭＥＭ１０ｂ上の画像データから透かし画像またはＱＲコード（登録商標）を識別して、それが意味する情報を認識する手段である。
The
〈破棄器の機能構成〉
図６は、図１における破棄器２の機能構成を示すブロック図である。
破棄器２は、バス６０と、それぞれがバス６０に接続されたシステム制御部６１、スキャナ制御部６２、データ送信部６３、裁断機制御部６４、文字列識別部（ＯＣＲ）６５、ネットワーク制御部６６、データ受信部６７、近距離無線通信制御部６８、ユーザ認証制御部６９、合成画像識別部７０を備えている。
<Functional configuration of the discarder>
FIG. 6 is a block diagram showing a functional configuration of the
The
システム制御部６１は、破棄器２全体を制御するマイクロコンピュータであり、図３におけるＣＰＵ２０ａとＭＥＭ２０ｂで構成されている。スキャナ制御部６２は、図３における読み取り部２２とＡＳＩＣ２０ｅで構成されており、原稿画像を読み取り、画像データを取得する手段である。
The
裁断機制御部６４は、図３における裁断部２１で構成されており、投入された紙を裁断する機能を制御する手段である。文字列識別部（ＯＣＲ）６５は、図３におけるＣＰＵ２０ａとＭＥＭ２０ｂで構成されており、スキャナ制御部６２が読み取った原稿の画像情報に対してＯＣＲを実施する手段である。
The cutting
ネットワーク制御部６６は、図３におけるＮＩＣ２０ｄで構成されており、ＩＰネットワークに対してパケットデータの送受信を行う手段である。データ送信部６３は、図３におけるＮＩＣ２０ｄとＭＥＭ２０ｂで構成されており、ネットワーク制御部６６を使用して、ＭＥＭ２０ｂ上のデータをＩＰネットワークへ送信する手段である。データ受信部６７は、図３におけるＮＩＣ２０ｄとＭＥＭ２０ｂで構成されており、ネットワーク制御部６６を使用して、ＩＰネットワークからデータを受信してＭＥＭ２０ｂ上に展開する手段である。
The
近距離無線通信制御部６８は、図３における近距離無線通信部２３で構成されており、近距離無線通信部２３を制御して、ＩＣカードやＮＦＣ対応モバイル端末とのデータ通信を行う手段である。ユーザ認証制御部６９は、システム制御部６１と近距離無線通信制御部６８を使用して、破棄器２のユーザに対して認証機能を提供する手段である。
The short-range wireless communication control unit 68 is configured by the short-range
合成画像識別部７０は、図３におけるＡＳＩＣ２０ｅとＭＥＭ２０ｂで構成されており、ＭＥＭ２０ｂ上の画像データから透かし画像またはＱＲコード（登録商標）を識別して、それが意味する情報を認識する手段である。
The composite image identification unit 70 is configured by the
〈文書管理サーバの機能構成〉
図７は、図１における文書管理サーバ３の機能構成を示すブロック図である。
文書管理サーバ３は、バス８０と、それぞれがバス８０に接続されたシステム制御部８１、データ送信部８２、記憶部８３、警告通知部８４、操作表示部８５、ネットワーク制御部８６、データ受信部８７、破棄警告対象判定部８８、文字検索部８９、コピー操作許可／禁止判定部９０を備えている。
<Functional configuration of document management server>
FIG. 7 is a block diagram showing a functional configuration of the
The
システム制御部８１は、文書管理サーバ３全体を制御するマイクロコンピュータであり、図４におけるＣＰＵ３０ａとＭＥＭ３０ｂで構成されている。操作表示部８５は、図４におけるオペレーションパネル３１で構成されており、ユーザに対する表示及びユーザからの入力の受付を行う手段である。
The
ネットワーク制御部８６は、図４におけるＮＩＣ３０ｄで構成されており、ＩＰネットワークに対してパケットデータの送受信を行う手段である。データ送信部８２は、図４におけるＮＩＣ３０ｄとＭＥＭ３０ｂで構成されており、ネットワーク制御部８６を使用して、ＭＥＭ３０ｂ上のデータをＩＰネットワークへ送信する手段である。データ受信部８７は、図４におけるＮＩＣ３０ｄとＭＥＭ３０ｂで構成されており、ネットワーク制御部８６を使用して、ＩＰネットワークからデータを受信してＭＥＭ３０ｂ上に展開する手段である。
The
記憶部８３は、図４におけるＨＤＤ３０ｅで構成されており、後述する初期設定情報、紙情報（共通情報、印刷情報、スキャン情報、コピー情報、破棄情報）、および文書の画像データを記憶（保持）する手段である。警告通知部８４は、システム制御部８１とデータ送信部８２を利用して、指定された警告対象者へ警告メッセージを送信する手段である。
The
破棄警告対象判定部８８は、システム制御部８１および文字検索部８９を利用して、文書が警告対象か否かを判定する手段である。文字検索部８９は、図４におけるＣＰＵ３０ａ、ＭＥＭ３０ｂ、およびＨＤＤ３０ｅで構成されており、ＭＥＭ３０ｂ上の文字列群（ＯＣＲ結果）から特定のワード（機密ワード）の有無を検索する手段である。
The discard warning target determination unit 88 is a unit that uses the
コピー操作許可／禁止判定部９０は、図４におけるＣＰＵ３０ａとＨＤＤ３０ｅで構成されており、ユーザにより問合せを受けた文書のコピー操作の許可／禁止を判定する手段である。
The copy operation permission /
次に本発明の実施形態に係る文書管理システムの動作について説明する。
〈文書管理サーバの初期設定〉
初期設定で下記（１）乃至（３）を実行する。
（１）警告対象となるワード（機密ワード）を１乃至複数登録する。
（２）紙に文書データが印刷され、文書（印刷文書、コピー文書）が生成されてから破棄警告するまでの時間（文書破棄期限情報）を設定する。この時間を経過しても破棄されていない場合は、ある条件を満たした場合に限り、文書のユーザに破棄を促すメッセージを送信する。
（３）文書管理システムを利用するユーザを登録する。ユーザＩＤと警告メッセージの送信先アドレスをペアで持つ。
Next, the operation of the document management system according to the embodiment of the present invention will be described.
<Initial settings of the document management server>
The following (1) to (3) are executed in the initial setting.
(1) One or more words (confidential words) to be warned are registered.
(2) A time (document destruction time limit information) from when document data is printed on paper and a document (printed document, copy document) is generated until a destruction warning is set is set. If the document is not discarded even after this time has elapsed, a message that prompts the user of the document to discard the document is transmitted only when a certain condition is satisfied.
(3) Register users who use the document management system. It has a pair of user ID and destination address of warning message.
次に後述する文書管理システムの第１乃至第７の動作例において、文書管理サーバ３の記憶部８３に格納される紙情報について説明する。
紙情報とは、紙毎に記憶する情報であり、共通情報、印刷情報、スキャン情報、コピー情報、破棄情報からなる。
Next, paper information stored in the
The paper information is information stored for each paper, and includes common information, print information, scan information, copy information, and discard information.
共通情報とは、常時登録・更新するパラメータであり、紙識別ＩＤ、オーナーのユーザＩＤ、紙の状態、親子関係からなる。紙識別ＩＤは、印刷時に文書管理サーバ３がアサインする。オーナーのユーザＩＤは、印刷、スキャン、コピー、破棄の操作時にその操作の実行者に変更される。紙の状態は、印刷時に“生成”となり、破棄すると“破棄”となる。親子関係は、コピー時に発生する親（コピー元）の紙と子（コピー先）の紙の関係を表す。
The common information is a parameter that is always registered and updated, and includes a paper identification ID, an owner user ID, a paper state, and a parent-child relationship. The paper management ID is assigned by the
印刷情報とは、文書データに基づいて文書が生成された時に登録するパラメータであり、印刷した人のユーザＩＤ、印刷日時、ＯＣＲ結果（文字列情報）、警告の要否からなる。印刷した人のユーザＩＤは、印刷操作時の認証ＩＤである。ＯＣＲ結果（文字列情報）は、印刷時のＯＣＲ結果である。警告の要否（印刷文書機密性判定情報）は、ＯＣＲ結果（文字列情報）で、初期設定された機密ワードが検索ヒットすると、警告要とする。 The print information is a parameter that is registered when a document is generated based on the document data, and includes a user ID of the person who performed printing, a printing date and time, an OCR result (character string information), and whether or not a warning is required. The user ID of the person who printed is the authentication ID at the time of printing operation. The OCR result (character string information) is an OCR result at the time of printing. The necessity of warning (printed document confidentiality determination information) is determined to be a warning when an initial set secret word is searched for hit in the OCR result (character string information).
スキャン情報とは、文書をスキャンした時に登録するパラメータであり、スキャンした人のユーザＩＤ、スキャン日時、ＯＣＲ結果（文字列情報）、警告の要否からなる。スキャンした人のユーザＩＤは、スキャン操作時の認証ＩＤである。ＯＣＲ結果（文字列情報）は、スキャン時のＯＣＲ結果である。警告の要否（読取文書機密性判定情報）は、ＯＣＲ結果（文字列情報）で、初期設定された機密ワードが検索ヒットすると、警告要とする。 Scan information is a parameter that is registered when a document is scanned, and includes a user ID of the person who scanned the document, a scan date and time, an OCR result (character string information), and whether or not a warning is required. The user ID of the person who scanned is the authentication ID at the time of the scanning operation. The OCR result (character string information) is an OCR result at the time of scanning. Whether or not a warning is necessary (read document confidentiality determination information) is determined to be a warning when the initially set secret word is a search hit in the OCR result (character string information).
コピー情報とは、文書をコピーした時に登録するパラメータであり、コピーした人のユーザＩＤ、コピー日時、ＯＣＲ結果（文字列情報）、警告の要否からなる。コピーした人のユーザＩＤは、コピー操作時の認証ＩＤである。ＯＣＲ結果（文字列情報）は、コピー時のＯＣＲ結果である。警告の要否（コピー文書機密性判定情報）は、ＯＣＲ結果（文字列情報）で、初期設定された機密ワードが検索ヒットすると、警告要とする。 The copy information is a parameter that is registered when a document is copied, and includes a user ID of the person who copied it, a copy date and time, an OCR result (character string information), and a warning necessity. The user ID of the copied person is an authentication ID at the time of the copy operation. The OCR result (character string information) is an OCR result at the time of copying. Necessity of warning (copy document confidentiality determination information) is determined to be a warning when an initially set confidential word hits a search in the OCR result (character string information).
破棄情報とは、文書を破棄した時に登録するパラメータであり、破棄した人のユーザＩＤ、破棄日時、ＯＣＲ結果（文字列情報）、警告の要否からなる。破棄した人のユーザＩＤは、破棄操作時の認証ＩＤである。ＯＣＲ結果（文字列情報）は、破棄時のＯＣＲ結果である。警告の要否（破棄文書機密性判定情報）は、ＯＣＲ結果（文字列情報）で、初期設定された機密ワードが検索ヒットすると、警告要とする。 The discard information is a parameter that is registered when a document is discarded, and includes the user ID of the discarder, the date and time of discard, the OCR result (character string information), and the necessity of warning. The user ID of the discarded person is the authentication ID at the time of the discarding operation. The OCR result (character string information) is an OCR result at the time of discard. The necessity of warning (discarded document confidentiality determination information) is determined to be a warning when an initial set secret word is searched for hit in the OCR result (character string information).
〈文書管理システムの第１の動作例〉
図８は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの第１の動作例を説明するための図である。この動作例は、印刷文書を生成した後、破棄した場合の動作である。
<First Operation Example of Document Management System>
FIG. 8 is a diagram for explaining a first operation example of the document management system according to the embodiment of the present invention. This operation example is an operation when a print document is generated and then discarded.
ステップＳ１−１:ユーザ２０１は、ＭＦＰ１を利用するにあたり、ユーザ認証を行う。認証には例えばＩＣカードやモバイル端末（ＮＦＣ対応）を使用する。
ステップＳ１−２：ＭＦＰ１のオペレーションパネル１１の表示部には文書管理サーバ３に保存されている電子文書の一覧が表示される。ユーザは印刷したい電子文書を選択してＭＦＰ１へ印刷を指示する。
ステップＳ１−３：ＭＦＰ１は、選択された電子文書に対応する電子文書識別ＩＤを文書管理サーバ３へ送信する。同時に新規に印刷する紙に割り当てる紙識別ＩＤ（印刷文書用の紙識別ＩＤ）のアサインも文書管理サーバ３に要求する。
Step S1-1: The
Step S1-2: A list of electronic documents stored in the
Step S1-3: The MFP 1 transmits an electronic document identification ID corresponding to the selected electronic document to the
ステップＳ１−４：文書管理サーバ３は、新規の紙識別ＩＤを生成する。
ステップＳ１−５：紙識別ＩＤと指定された電子文書の画像データ（文書データ）をＭＦＰ１へ送信する。ここでは簡単化して電子文書が１頁の画像で構成されているものとする。
Step S1-4: The
Step S1-5: The paper identification ID and image data (document data) of the designated electronic document are transmitted to the MFP 1. Here, it is assumed that the electronic document is composed of one page image.
ステップＳ１−６：ＭＦＰ１は、受信した電子文書の画像データを紙（紙Ａ）に転写することで、印刷文書を生成する。このとき受信した紙識別ＩＤをＱＲコード（登録商標）または透かし画像の形で合成して一緒に転写する。同時にＭＦＰ１は、受信した電子文書の画像データから文字列情報を取得するか、または一度転写した紙を読み取り部２２で読み取って取得した画像データにＯＣＲを実施して印刷文書の文字列情報を取得する。
Step S1-6: The MFP 1 generates a print document by transferring the image data of the received electronic document onto paper (paper A). The received paper identification ID is synthesized in the form of a QR code (registered trademark) or a watermark image and transferred together. At the same time, the MFP 1 obtains character string information from the received image data of the electronic document, or obtains character string information of the print document by performing OCR on the image data obtained by reading the paper once transferred by the
ステップＳ１−７：ＭＦＰ１は、紙識別ＩＤ、印刷が完了したこと、印刷したユーザのユーザＩＤ、およびＯＣＲ実施結果（文字列情報）を文書管理サーバ３へ送信する。
Step S1-7: The MFP 1 transmits to the
ステップＳ１−８：文書管理サーバ３は、ＭＦＰ１から受信したＯＣＲ結果（文字列情報）の中に事前登録（初期設定）された機密ワードが含まれているか否かを検索し、機密性の有無を判定する。
Step S1-8: The
ステップＳ１−９：文書管理サーバ３は、紙Ａについての情報（共通情報、印刷情報）を記憶部８３に新規に登録する。登録する共通情報は、前述した共通情報のうち、親子関係以外の情報、すなわち、紙識別ＩＤ、印刷したユーザ（オーナー）のユーザＩＤ、および紙の状態（生成：印刷文書生成情報）である。また、登録する印刷情報は、前述した印刷情報の全てである。印刷情報の警告要否にはステップＳ１−８の検索結果を反映させる。検索ヒット、すなわち機密ワードが発見されたときは、印刷情報／警告要否＝要とする。
Step S1-9: The
ステップＳ２−１：破棄器２を利用するユーザ２０１は、破棄器２に対してユーザ認証を行う。
ステップＳ２−２：ユーザ２０１は、破棄器２へ紙Ａを投入する。
ステップＳ２−３：破棄器２は、紙Ａをスキャンし、ＯＣＲを実施した後に裁断する。
Step S2-1: The
Step S2-2: The
Step S2-3: The
ステップＳ２−４：破棄器２は、スキャンによって紙Ａの紙識別ＩＤを取得する。
ステップＳ２−５：破棄器２は、紙識別ＩＤ、破棄したこと、破棄した人のユーザＩＤ、破棄した紙ＡのＯＣＲ結果（文字列情報）を文書管理サーバ３へ送信する。
Step S2-4: The
Step S2-5: The
ステップＳ２−６：文書管理サーバ３は、受信したＯＣＲ結果に機密ワードが含まれているか否かを検索し、判定する。ここでは、検索ヒットで、破棄情報／警告要否＝要とする。
Step S2-6: The
ステップＳ２−７：文書管理サーバ３は、紙Ａについての破棄情報を記憶部８３に格納する。格納する破棄情報は、前述した破棄情報の全てである。破棄情報の警告要否は、ステップＳ２−６の判定結果に従う。また、ステップＳ１−９で登録した共通情報における紙の状態（生成：印刷文書生成情報）を紙の状態（破棄：印刷文書破棄情報）に更新する。
Step S2-7: The
ステップＳ３−１：文書管理サーバ３は、記憶部８３に存在する全ての紙情報を読み出し、破棄警告対象の紙情報を検索する。「初期設定された破棄期限を超過している」、および「印刷情報／警告要否＝要」の２つの条件を満たしているとき、検索ヒットとし、破棄警告対象と判定する。ここでは、印刷情報／警告要否＝要であるため、破棄期限を超過しているとき、紙Ａは警告対象となる。
Step S3-1: The
ステップＳ３−２：文書管理サーバ３は、ステップＳ３−１の検索で発見され、破棄警告対象と判定された紙Ａのユーザに対して警告する。ユーザＩＤと警告の通知先アドレスは、初期設定で事前に登録されたアドレスを使用する。
Step S3-2: The
〈文書管理システムの第２の動作例〉
図９は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの第２の動作例を説明するための図である。この動作例は、印刷文書を生成した後、機密ワードを加筆し、スキャンした場合の動作である。
<Second Operation Example of Document Management System>
FIG. 9 is a diagram for explaining a second operation example of the document management system according to the embodiment of the present invention. This operation example is an operation when a secret word is added and scanned after a printed document is generated.
ステップＳ１１−１：ユーザ２０１は、文書に機密ワードを加筆する。この文書は、図８を参照して説明したステップＳ１−６で印刷された紙Ａであり、文書管理サーバ３で管理されているものである。
Step S11-1: The
ステップＳ１１−２：ユーザ２０１は、ＭＦＰ２０１を利用するにあたり、ユーザ認証を行う。
ステップＳ１１−３：ユーザ２０１はＭＦＰ１へ紙Ａのスキャンを指示する。スキャンした紙は別途ユーザが指定したアドレスへメールなどの形式で送信される。
Step S11-2: The
Step S11-3: The
ステップＳ１１−４：ＭＦＰ１は、紙ＡをスキャンしてＯＣＲを実施する。
ステップＳ１１−５：ＭＦＰ１はスキャンによって紙Ａの紙識別ＩＤを取得する。
ステップＳ１１−６：ＭＦＰ１は、紙識別ＩＤ、スキャンを完了したこと、スキャンした人のユーザＩＤ、およびＯＣＲ結果（文字列情報）を文書管理サーバ３へ送信する。
Step S11-4: The MFP 1 scans the paper A and performs OCR.
Step S11-5: The MFP 1 obtains the paper identification ID of the paper A by scanning.
Step S11-6: The MFP 1 transmits to the
ステップＳ１１−７：文書管理サーバ３は、ＭＦＰ１から受信した紙ＡのＯＣＲ結果に機密ワードが含まれているか否かを検索し、判定する。
ステップＳ１１−８：文書管理サーバ３は紙Ａについてのスキャン情報を記憶部８３に格納する。格納するスキャン情報は、前述したスキャン情報の全てである。スキャン情報の警告要否は、ステップＳ１１−７の機密ワードの検索結果に従うものであり、機密ワードが検索ヒットすれば警告要とする。この動作例では、ステップＳ１１−１の機密ワードの加筆によって検索ヒットし、スキャン情報／警告要否＝要とする。
Step S11-7: The
Step S11-8: The
ステップＳ１２−１：文書管理サーバ３は、記憶部８３に存在する全ての紙情報を読み出し、破棄警告対象の紙情報を検索する。「初期設定された破棄期限を超過している」、および「“印刷情報／警告要否＝要”、または“スキャン情報／警告要否＝要”」の２つの条件が満たされているとき、検索ヒットとし、破棄警告対象と判定する。ここでは、スキャン情報/警告要否＝要であるため、破棄期限を超過しているとき、紙Ａは警告対象となる。
Step S12-1: The
ステップＳ１２−２：文書管理サーバ３は、ステップＳ１２−１で破棄警告対象と判定された紙のユーザに警告する。ユーザＩＤと警告の通知先アドレスは、初期設定で事前に登録されたアドレスを使用する。
Step S12-2: The
〈文書管理システムの第３の動作例〉
図１０は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの第３の動作例を説明するための図である。この動作例は、印刷文書を生成した後、機密ワードを加筆し、コピーした場合の動作である。
<Third Example of Document Management System>
FIG. 10 is a diagram for explaining a third operation example of the document management system according to the embodiment of the present invention. In this operation example, a secret word is added and copied after a print document is generated.
ステップＳ２１−１：ユーザ２０１は、文書に機密ワードを加筆する。この文書は、図８を参照して説明したステップＳ１−６で印刷された紙Ａであり、文書管理サーバ３で管理されているものである。
Step S21-1: The
ステップＳ２１−２：ユーザ２０１は、ＭＦＰ２０１を利用するにあたり、ユーザ認証を行う。
ステップＳ２１−３：ユーザ２０１は、ＭＦＰ１へ紙Ａのコピーを指示する。
Step S21-2: The
Step S21-3: The
ステップＳ２１−４：ＭＦＰ１は、コピーの過程で紙Ａをスキャンし、ＯＣＲを実施する。
ステップＳ２１−５：ＭＦＰ１はスキャンによって紙Ａの紙識別ＩＤを取得する。
ステップＳ２１−６：ＭＦＰ１は、紙識別ＩＤ、コピーが完了したこと、コピーした人のユーザＩＤ、およびＯＣＲ結果（文字列情報）を文書管理サーバ３へ送信する。
Step S21-4: The MFP 1 scans the paper A in the copying process and performs OCR.
Step S21-5: The MFP 1 obtains the paper identification ID of the paper A by scanning.
Step S21-6: The MFP 1 transmits to the
ステップＳ２１−７：文書管理サーバ３は、ＭＦＰ１から受信した紙ＡのＯＣＲ結果に機密ワードが含まれているか否か検索し、判定する。
ステップＳ２１−８：文書管理サーバ３は、紙Ａについてのコピー情報を記憶部８３に格納する。格納するコピー情報は、前述したコピー情報の全てである。コピー情報の警告要否は、ステップＳ２１−７の機密ワードの検索結果に従う。機密ワードが検索ヒットすれば警告要とする。この動作例では、ステップＳ２１−１での加筆によって機密ワードが追記されたことで、検索ヒットし、コピー情報/警告要否＝要とする。
Step S21-7: The
Step S21-8: The
ステップＳ２２−１：文書管理サーバ３は、記憶部８３に存在する全ての紙情報を読み出し、破棄警告対象の紙情報を検索する。「初期設定された破棄期限を超過している」、および「“印刷情報／警告要否＝要”、または“コピー情報／警告要否＝要”」の２つの条件が満たされているとき、破棄警告対象と判定する。この動作例では、コピー情報/警告要否＝要であるため、破棄期限を超過しているとき、紙Ａは警告対象となる。
Step S22-1: The
ステップＳ２２−２：文書管理サーバ３は、ステップＳ２２−１で破棄警告対象と判定された紙のユーザに警告する。ユーザＩＤと警告の通知先アドレスは、初期設定で事前に登録されたアドレスを使用する。
Step S22-2: The
〈文書管理システムの第４の動作例〉
図１１は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの第４の動作例を説明するための図である。この動作例は、印刷文書を生成した後、複数部コピーした場合の動作である。
<Fourth Operation Example of Document Management System>
FIG. 11 is a diagram for explaining a fourth operation example of the document management system according to the embodiment of the present invention. This operation example is an operation when a plurality of copies are made after a print document is generated.
ステップＳ３１−１：ユーザ２０１は、ＭＦＰ１を利用するにあたり、ユーザ認証を行う。
ステップＳ３１−２：ユーザ２０１はＭＦＰ１へ部数（ここでは３部）を指定し、紙Ａのコピーを指示する。
ステップＳ３１−３：ＭＦＰ１は文書管理サーバ３へコピーを開始する旨とコピー部数を送信する。
Step S31-1: When using the MFP 1, the
Step S31-2: The
Step S31-3: The MFP 1 sends a copy start message and the number of copies to the
ステップＳ３１−４：文書管理サーバ３は、通知されたコピー部数分だけ新規の紙識別ＩＤ（コピー文書用の紙識別ＩＤ）を生成し、これをＭＦＰ１へ送信する。
Step S31-4: The
ステップＳ３１−５：ＭＦＰ１は、コピーの過程で紙ＡをスキャンしてＯＣＲを実施する。
ステップＳ３１−６：ＭＦＰ１は、スキャンによって紙Ａの紙識別ＩＤを取得する。
ステップＳ３１−７：ＭＦＰ１は、文書管理サーバ３に対して、紙Ａ（原稿、コピー元文書）に関する情報として、紙識別ＩＤ、コピーが完了したこと、コピーした人のユーザＩＤ、およびＯＣＲ結果（文字列情報）を送信し、紙Ｂ乃至Ｄ（コピー先文書）に関する情報として、それぞれの紙識別ＩＤを送信する。
Step S31-5: The MFP 1 performs OCR by scanning the paper A during the copying process.
Step S31-6: The MFP 1 acquires the paper identification ID of the paper A by scanning.
Step S31-7: The MFP 1 provides the
ステップＳ３１−８：文書管理サーバ３は、ＭＦＰ１から受信した紙ＡのＯＣＲ結果に機密ワードが含まれているか否か検索し、判定する。この検索結果は、紙Ａと紙Ｂ乃至Ｄの全てに適用し、記憶する。
Step S31-8: The
ステップＳ３１−９：文書管理サーバ３は、紙Ａに関する情報として、下記の共通情報およびコピー情報を記憶部８３に格納する。共通情報は、図８のステップＳ１−９で登録した共通情報に“親子関係＝複写した紙Ｂ−Ｄの紙識別ＩＤを子として紐付けた情報“である。コピー情報は、前述したコピー情報の全てである。コピー情報の警告要否はステップＳ３１−８の機密ワードの検索結果に従う。機密ワードが検索ヒットすれば警告要とする。
また、文書管理サーバ３は、紙Ｂ乃至Ｄに関する情報として、下記の共通情報および印刷情報を記憶部８３に格納する。共通情報は、前述した共通情報の全て、すなわち、紙識別ＩＤ、印刷した人のユーザＩＤ、紙の状態＝生成、“親子関係＝紙Ａの紙識別ＩＤを親として紐付けた情報”である。また、印刷情報は、前述した印刷情報の全てである。
Step S31-9: The
Further, the
ステップＳ３２−１：文書管理サーバ３は、記憶部８３に存在する全ての紙情報を読み出し、破棄警告対象の紙情報を検索する。「初期設定された破棄期限を超過している」、および「“印刷情報／警告要否＝要”、または“コピー情報／警告要否＝要”、または“共通情報の親子関係における親もしくは子の紙に警告要否＝要の紙が１つ以上存在する”」の２つの条件が満たされているとき、破棄警告対象と判定する。
つまり、自身の紙が警告要否＝不要の場合でも、その親もしくは子が警告要であれば警告対象とする。例えばコピー印刷後に、子の紙に警告ワードを加筆してそれをスキャンした場合は、親は警告不要であっても、子は警告要となる。この場合は子の影響を受けて、親も警告要との判定になる。その逆も同じである。
Step S32-1: The
In other words, even if the paper itself requires warning = unnecessary, if the parent or child requires warning, the paper is targeted for warning. For example, when a warning word is added to a child's paper and scanned after copying, the child needs warning even if the parent does not need warning. In this case, due to the influence of the child, it is determined that the parent also needs a warning. The reverse is also true.
ステップＳ３２−２：文書管理サーバ３は、ステップＳ３２−１で破棄警告対象と判定された紙のユーザに警告する。ユーザＩＤと警告の通知先アドレスは、初期設定で事前に登録されたアドレスを使用する。
Step S32-2: The
〈文書管理システムの第５の動作例〉
図１２は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの第５の動作例を説明するための図である。この動作例は、印刷文書を生成した後、複数部コピーし、そのうちの１部に機密ワードを加筆した後に破棄した場合の動作である。
<Fifth Operation Example of Document Management System>
FIG. 12 is a diagram for explaining a fifth operation example of the document management system according to the embodiment of the present invention. In this operation example, after a print document is generated, a plurality of copies are copied, a confidential word is added to one of them, and then discarded.
この動作例においては、第４の動作例におけるステップＳ３１−１からステップＳ３１−９と同じ手順を実行する。これらの手順をステップＳ４１−１からステップＳ４１−９とし、以下、ステップＳ４２−１から説明する。 In this operation example, the same procedure as steps S31-1 to S31-9 in the fourth operation example is executed. These procedures are referred to as step S41-1 to step S41-9, and will be described below from step S42-1.
ステップＳ４２−１：ユーザ２０１は紙Ｂ（子）に機密ワードを加筆する。
ステップＳ４２−２：破棄器２を利用するユーザ２０１は、破棄器２に対してユーザ認証を行う。
ステップＳ４２−３：ユーザ２０１は、破棄器２へ紙Ｂを投入する。
ステップＳ４２−４：破棄器２は、紙Ｂをスキャンし、ＯＣＲを実施した後に裁断する。
Step S42-1: The
Step S42-2: The
Step S42-3: The
Step S42-4: The
ステップＳ４２−５：破棄器２は、スキャンによって紙Ｂの紙識別ＩＤを取得する。
ステップＳ４２−６：破棄器２は、紙Ｂの紙識別ＩＤ、破棄したこと、破棄した人のユーザＩＤ、破棄した紙ＢのＯＣＲ結果（文字列情報）を文書管理サーバ３へ送信する。
Step S42-5: The
Step S42-6: The
ステップＳ４２−７：文書管理サーバ３は、受信したＯＣＲ結果に機密ワードが含まれているか否かを検索し、判定する。ここでは、検索ヒットで、破棄情報／警告要否＝要とする。
Step S42-7: The
ステップＳ４２−８：文書管理サーバ３は、紙Ｂについての破棄情報を記憶部８３に記憶する。記憶する破棄情報は、前述した破棄情報の全てである。破棄情報の警告の要否はステップＳ４２−７の判定結果に従う。また、ステップＳ４１−９（Ｓ３１−９と同じ）で登録した共通情報の紙の状態＝生成を紙の状態＝破棄に更新する。
Step S42-8: The
ステップＳ４３−１：文書管理サーバ３は、記憶部８３に存在する全ての紙情報を読み出し、破棄警告対象の紙情報を検索する。「初期設定された破棄期限を超過している」、および「“印刷情報／警告要否＝要”、または“コピー情報／警告要否＝要”、または“共通情報の親子関係における親もしくは子の紙に警告要否＝要の紙が１つ以上存在する”、または“破棄情報の親もしくは子の紙に、破棄時点で警告要否＝要の紙が１つ以上存在する”」の２つの条件が満たされているとき、破棄警告対象と判定する。
この動作例では、紙Ｂは破棄時点で警告対象となったので（ステップＳ４２−７）、破棄期限を超過した紙Ａ（親）の警告通知の要否を判定したとき、紙Ａの警告通知は“要”と判定する。すなわち、紙Ａ自身については、２つ目の条件を満たさないため警告不要であっても、紙Ｂが２つ目の条件の「破棄情報の親もしくは子の紙に、破棄時点で警告要否＝“要”の紙が１つ以上存在する」を満たすため、紙Ａも警告対象となる。
Step S43-1: The
In this example of operation, since the paper B is a warning target at the time of destruction (step S42-7), when it is determined whether or not the warning notification of the paper A (parent) that has exceeded the destruction time limit is necessary, the warning notification of the paper A is issued. Is determined to be “necessary”. In other words, even if the paper A itself does not satisfy the second condition and the warning is not required, the paper B has the second condition “whether or not a warning is required at the time of destruction on the parent or child paper of the discard information. = “There is one or more“ necessary ”papers” ”, so paper A is also a warning target.
ステップＳ４３−２：文書管理サーバ３は、ステップＳ４３−１で破棄警告対象と判定された紙のユーザに警告する。ユーザＩＤと警告の通知先アドレスは、初期設定で事前に登録されたアドレスを使用する。
Step S43-2: The
〈文書管理システムの第６の動作例〉
図１３は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの第６の動作例を説明するための図である。この動作例は、印刷文書を生成した後、複数部コピーし、印刷文書（コピー元の文書）に機密ワードを加筆した後に破棄した場合の動作である。すなわち、第５の動作例と破棄する文書の親子関係が反対である。
<Sixth Operation Example of Document Management System>
FIG. 13 is a diagram for explaining a sixth operation example of the document management system according to the embodiment of the present invention. In this operation example, a print document is generated, a plurality of copies are made, a confidential word is added to the print document (copy source document), and then discarded. That is, the parent-child relationship between the fifth operation example and the document to be discarded is opposite.
この動作例では、第５の動作例と同様に、第４の動作例におけるステップＳ３１−１からステップＳ３１−９と同じ手順を実行する。これらの手順をステップＳ５１−１からステップＳ５１−９とし、以下、ステップＳ５２−１から説明する。 In this operation example, similar to the fifth operation example, the same procedure as in steps S31-1 to S31-9 in the fourth operation example is executed. These procedures are referred to as step S51-1 to step S51-9, and will be described below from step S52-1.
ステップＳ５２−１：ユーザ２０１は紙Ａに機密ワードを加筆する。
ステップＳ５２−２：破棄器２を利用するユーザ２０１は、破棄器２に対してユーザ認証を行う。
ステップＳ５２−３：ユーザ２０１は、破棄器２へ紙Ａを投入する。
ステップＳ５２−４：破棄器２は、紙Ａをスキャンし、ＯＣＲした後に裁断する。
Step S52-1: The
Step S52-2: The
Step S52-3: The
Step S52-4: The
ステップＳ５２−５：破棄器２は、スキャンによって紙Ａの紙識別ＩＤを取得する。
ステップＳ５２−６：破棄器２は、紙Ａの紙識別ＩＤ、破棄したこと、破棄した人のユーザＩＤ、破棄した紙ＡのＯＣＲ結果（文字列情報）を文書管理サーバ３へ送信する。
Step S52-5: The
Step S52-6: The
ステップＳ５２−７：文書管理サーバ３は、受信したＯＣＲ結果に機密ワードが含まれているか否かを検索し、判定する。ここでは、検索ヒットで、破棄情報／警告要否＝要とする。
Step S52-7: The
ステップＳ５２−８：文書管理サーバ３は、紙Ａについての破棄情報を記憶部８３に格納する。格納する破棄情報は、前述した破棄情報の全てである。破棄情報の警告要否はステップＳ５２−７の判定結果に従う。また、ステップＳ５１−９（Ｓ３１−９と同じ）で登録した共通情報のうち、“紙の状態＝生成”を“紙の状態＝破棄”に更新する。
Step S52-8: The
ステップＳ５３−１：文書管理サーバ３は、記憶部８３に存在する全ての紙情報を読み出し、破棄警告対象の紙情報を検索する。「初期設定された破棄期限を超過している」、および「“印刷情報／警告要否＝要”、または“コピー情報／警告要否＝要”、または“共通情報の親子関係における親もしくは子の紙に警告要否＝要の紙が１つ以上存在する”、または“破棄情報の親もしくは子の紙に、破棄時点で警告要否＝要の紙が１つ以上存在する”」の２つの条件が満たされているとき、破棄警告対象と判定する。
Step S53-1: The
この動作例では、紙Ａは破棄時点で警告対象となったので（ステップＳ５２−７）、紙Ａに対して子の関係にある紙は全て警告対象となる。すなわち、紙Ｂ乃至Ｄ自身については、２つ目の条件を満たさないため警告不要であっても、紙Ａが２つ目の条件の「破棄情報の親もしくは子の紙に、破棄時点で警告要否＝要の紙が１つ以上存在する」を満たすため、紙Ｂ乃至Ｄも警告対象となる。 In this example of operation, since the paper A is a warning target at the time of discard (step S52-7), all the papers having a child relationship with the paper A are warning targets. That is, for paper B to D themselves, even if warning is not required because the second condition is not satisfied, paper A is warned at the time of destruction to the parent or child paper of the second condition of the second condition. In order to satisfy “Necessity = one or more essential papers exist”, papers B to D are also subject to warning.
〈文書管理システムの第７の動作例〉
図１４は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの第７の動作例を説明するための図である。この動作例は、印刷文書を生成した後、破棄警告対象となったときにコピーを禁止する動作である。
<Seventh Example of Operation of Document Management System>
FIG. 14 is a diagram for explaining a seventh operation example of the document management system according to the embodiment of the present invention. This operation example is an operation of prohibiting copying when a print document is generated and then a destruction warning target is set.
ステップＳ６１−１：ユーザ２０１は、ＭＦＰ１を利用するにあたり、ユーザ認証を行う。
ステップＳ６１−２：ユーザ２０１はＭＦＰ１へ部数を指定し、紙Ａのコピーを指示する。この紙Ａは、図８を参照して説明したステップＳ１−６で印刷された紙であり、文書管理サーバ３で管理されているものである。
ステップＳ６１−３：ＭＦＰ１は文書管理サーバ３へコピーを開始する旨とコピー部数を送信する。
Step S61-1: The
Step S61-2: The
Step S61-3: The MFP 1 sends a copy start message and the number of copies to the
ステップＳ６１−４：文書管理サーバ３は、通知されたコピー部数分だけ新規の紙識別ＩＤを生成し、これをＭＦＰ１へ送信する。
Step S61-4: The
ステップＳ６１−５：ＭＦＰ１は、コピーの過程で紙ＡをスキャンしてＯＣＲを実施する。
ステップＳ６１−６：ＭＦＰ１は、スキャンによって紙Ａの紙識別ＩＤを取得する。
ステップＳ６１−７：ＭＦＰ１は、文書管理サーバ３に対して、紙Ａ（原稿）に関する情報として、紙識別ＩＤ、コピーが完了したこと、コピーした人のユーザＩＤ、およびＯＣＲ結果（文字列情報）、およびコピー操作の可否の問い合わせを送信する。
Step S61-5: The MFP 1 performs OCR by scanning the paper A during the copying process.
Step S61-6: The MFP 1 obtains the paper identification ID of the paper A by scanning.
Step S61-7: The MFP 1 provides the
ステップＳ６１−８：文書管理サーバ３は、ＭＦＰ１から受信した紙ＡのＯＣＲ結果に機密ワード（初期設定）が含まれているか否か検索し、判定する。
ステップＳ６１−９：文書管理サーバ３は、紙Ａについてのコピー情報を記憶部８３に格納する。格納するコピー情報は、前述したコピー情報の全てである。コピー情報の警告要否は、ステップＳ６１−８の機密ワードの検索結果に従う。機密ワードが検索ヒットすれば警告要とする。
Step S61-8: The
Step S61-9: The
ステップＳ６１−１０：文書管理サーバ３は、紙Ａが破棄警告対象となっているか否かを判定する。「初期設定された破棄期限を超過している」、および「“印刷情報／警告要否＝要”、または“コピー情報／警告要否＝要”」の２つの条件が満たされているとき、破棄警告対象と判定する。
Step S61-10: The
ステップＳ６１−１１：文書管理サーバ３は、ステップ６１−１０で紙Ａが警告対象と判定した場合、当該紙のコピー操作を禁止すべく、前記問い合わせをしたＭＦＰ１に対して紙Ａの紙識別ＩＤおよび”コピー操作不可”を通知する。
Step S61-11: When the
以上詳細に説明したように、本発明の実施形態に係る文書管理システムは下記（１）乃至（４）の特長を有する。
（１）印刷文書のうち、破棄期限を超過し、かつ機密性を有するもののみを警告対象としたので、限定的かつ効果的に警告を発することができる。このため、警告が多発されることによる警告効果の低下を防止することができる。
（２）印刷文書に加筆した機密性を有する事項も警告対象とするので、印字・手書きを問わず、用紙に書かれる全ての情報を監視することにより、高いレベルで情報漏洩を防ぐことができる。
（３）文書をコピーすることで発生する文書間の親子関係に着目し、一方が機密性を有する場合は他方も機密性を有する可能性有りとの判断に基づき、より効率的かつ網羅的に情報漏洩を防止することができる。
（４）警告対象となった文書、つまり情報漏洩の危険性を孕んだ文書のコピーを禁止することで、情報漏洩の防止効果を高めることができる。
As described above in detail, the document management system according to the embodiment of the present invention has the following features (1) to (4).
(1) Of the printed documents, only those that exceed the expiration date and have confidentiality are targeted for warning, so that warning can be issued in a limited and effective manner. For this reason, it is possible to prevent a reduction in warning effect due to frequent warnings.
(2) Since confidential matters added to printed documents are also subject to warnings, it is possible to prevent information leakage at a high level by monitoring all information written on paper, whether printed or handwritten. .
(3) Focus on the parent-child relationship between documents generated by copying a document, and when one has confidentiality, based on the determination that the other may have confidentiality, more efficient and comprehensive Information leakage can be prevented.
(4) The information leakage prevention effect can be enhanced by prohibiting the copying of a document that is a warning target, that is, a document that has a risk of information leakage.
１２，２２…読み取り部（スキャナ）、１３…印刷部、２１…裁断部、４６，６５…文字列識別部（ＯＣＲ）、５１…画像合成部、５２，７０…合成画像識別部、８３…記憶部、８４…警告通知部、８９…文字検索部、９０…コピー操作許可／禁止判定部。
DESCRIPTION OF
Claims (10)
前記文書生成手段により文書が生成されたとき、当該文書が生成されたことおよび当該文書の紙識別ＩＤを紐付けて記憶する文書生成情報記憶手段と、
前記文書データから、前記文書の機密性の有無を判定する文書機密性判定手段と、
前記文書機密性判定手段による判定結果を記憶する文書機密性判定情報記憶手段と、
前記文書の破棄期限を表す文書破棄期限情報を記憶する文書破棄期限情報記憶手段と、
文書を破棄する文書破棄手段と、
前記文書破棄手段により、紙識別ＩＤを含む文書が破棄されたとき、当該文書が破棄されたことおよび当該文書の紙識別ＩＤを紐付けて記憶する文書破棄情報記憶手段と、
前記文書生成情報記憶手段、文書機密性判定情報記憶手段、文書破棄期限情報記憶手段、および文書破棄情報記憶手段により記憶されている情報に基づいて、前記文書生成手段により生成され、破棄期限を超過しても破棄されていない機密性を有する文書を検索する第１の未破棄機密文書検索手段と、
前記第１の未破棄機密文書検索手段により発見された文書についての警告を行う警告手段と、
を有する文書管理システム。 A document generating means for printing on a sheet based on the paper identification ID and the document data, and generating a document including the paper identification ID;
When a document is generated by the document generation unit, a document generation information storage unit that stores the generation of the document and the paper identification ID of the document in association with each other;
Document confidentiality determination means for determining whether or not the document is confidential from the document data;
Document confidentiality determination information storage means for storing a determination result by the document confidentiality determination means;
Document destruction deadline information storage means for storing document destruction deadline information representing the document destruction deadline;
A document destruction means for discarding the document;
A document destruction information storage means for storing, when a document including a paper identification ID is discarded by the document destruction means, and storing the document identification information associated with the paper identification ID of the document;
Based on the information stored in the document generation information storage means, document confidentiality determination information storage means, document destruction time limit information storage means, and document destruction information storage means, the document generation means exceeds the destruction time limit. First undiscarded confidential document search means for searching for a confidential document that has not been discarded;
Warning means for giving a warning about a document found by the first undiscarded confidential document search means;
A document management system.
前記文書生成手段は、印刷文書用の紙識別ＩＤおよび文書データに基づいて印刷文書を生成する、文書管理システム。 The document management system according to claim 1,
The document generation system generates a print document based on a paper identification ID for print document and document data.
紙識別ＩＤを含む文書を読み取り、文書データおよび紙識別ＩＤを取得する文書読取手段を有し、
前記文書機密性判定手段は、前記文書生成手段により生成された印刷文書を当該文書読取手段により読み取ることで取得した文書データから、当該印刷文書の機密性の有無を判定する、文書管理システム。 In the document management system according to claim 2,
A document reading unit that reads a document including a paper identification ID and obtains document data and a paper identification ID;
The document confidentiality determination unit is a document management system that determines whether or not the print document is confidential from document data acquired by reading the print document generated by the document generation unit by the document reading unit.
文書の状態を当該文書の紙識別ＩＤと紐付けて記憶する文書管理情報記憶手段を有し、
前記文書管理情報記憶手段は、前記文書生成手段により文書が生成されたとき、前記文書生成情報記憶手段として機能し、前記文書破棄手段により文書が破棄されたとき、前記文書破棄情報記憶手段として機能する、文書管理システム。 In the document management system according to claim 2,
Document management information storage means for storing the document status in association with the paper identification ID of the document;
The document management information storage unit functions as the document generation information storage unit when a document is generated by the document generation unit, and functions as the document discard information storage unit when the document is discarded by the document discard unit. A document management system.
紙識別ＩＤを含む文書を読み取り、文書データおよび紙識別ＩＤを取得する文書読取手段と、
前記文書読取手段により読み取られた文書の文書データから、当該文書の機密性の有無を判定する読取文書機密性判定手段と、
当該読取文書機密性判定手段による判定結果を記憶する読取文書機密性判定情報記憶手段と、
前記文書生成情報記憶手段、文書機密性判定情報記憶手段、文書破棄期限情報記憶手段、文書破棄情報記憶手段、および読取文書機密性判定情報記憶手段により記憶されている情報に基づいて、前記文書生成手段により生成され、破棄期限を超過しても破棄されていない機密性を有する印刷文書またはその読取文書を検索する第２の未破棄機密文書検索手段と、
前記第２の未破棄機密文書検索手段により発見された文書についての警告を行う警告手段と、
を有する文書管理システム。 In the document management system according to claim 2,
A document reading means for reading a document including a paper identification ID and obtaining document data and a paper identification ID;
A read document confidentiality determination unit that determines the presence or absence of confidentiality of the document from document data of the document read by the document reading unit;
A read document confidentiality determination information storage unit that stores a determination result by the read document confidentiality determination unit;
The document generation based on the information stored in the document generation information storage means, document confidentiality determination information storage means, document destruction time limit information storage means, document destruction information storage means, and read document confidentiality determination information storage means A second undiscarded confidential document search means for searching for a confidential printed document or its read document that has been generated by the means and has not been destroyed even if the destruction deadline is exceeded;
Warning means for giving a warning about a document found by the second undiscarded confidential document search means;
A document management system.
紙識別ＩＤを含む文書を読み取り、文書データおよび紙識別ＩＤを取得する文書読取手段と、
コピー文書用の紙識別ＩＤ、および前記文書読取手段が前記文書生成手段により生成された印刷文書を読み取ることにより取得された文書データに基づいて、前記コピー文書用の紙識別ＩＤを含むコピー文書を生成する印刷文書コピー手段と、
前記文書読取手段が前記文書生成手段により生成された印刷文書を読み取ることにより取得された文書データから、当該印刷文書コピー手段により生成されるコピー文書の機密性の有無を判定するコピー文書機密性判定手段と、
当該コピー文書機密性判定手段による判定結果を記憶するコピー文書機密性判定情報記憶手段と、
前記文書生成情報記憶手段、文書機密性判定情報記憶手段、文書破棄期限情報記憶手段、文書破棄情報記憶手段、およびコピー文書機密性判定情報記憶手段により記憶されている情報に基づいて、前記文書生成手段により生成され、破棄期限を超過しても破棄されていない機密性を有する印刷文書またはそのコピー文書を検索する第３の未破棄機密文書検索手段と、
前記第３の未破棄機密文書検索手段により発見された文書についての警告を行う警告手段と、
を有する文書管理システム。 In the document management system according to claim 2,
A document reading means for reading a document including a paper identification ID and obtaining document data and a paper identification ID;
Based on the paper identification ID for the copy document and the document data acquired by the document reading unit reading the printed document generated by the document generation unit, a copy document including the paper identification ID for the copy document is obtained. Print document copy means to be generated;
Copy document confidentiality determination for determining whether the copy document generated by the print document copy unit is confidential from document data acquired by the document reading unit reading the print document generated by the document generation unit Means,
A copy document confidentiality determination information storage unit for storing a determination result by the copy document confidentiality determination unit;
The document generation based on information stored in the document generation information storage means, document confidentiality determination information storage means, document destruction time limit information storage means, document destruction information storage means, and copy document confidentiality determination information storage means A third undiscarded confidential document search means for searching for a printed document or a copy document having confidentiality that has been generated by the means and has not been destroyed even if the destruction time limit is exceeded;
Warning means for giving a warning about a document found by the third undiscarded confidential document search means;
A document management system.
前記印刷文書用の紙識別ＩＤと、前記コピー文書用の紙識別ＩＤとを親子として紐付けて記憶する文書親子関係記憶手段を有し、
前記警告手段は、親子関係を有する印刷文書またはコピー文書の一方が破棄期限を超過し、かつ機密性を有する場合、他方の文書についても警告を行う、文書管理システム。 The document management system according to claim 6,
Document parent-child relationship storage means for storing the paper identification ID for the printed document and the paper identification ID for the copy document in association with each other as a parent and child;
The warning unit is a document management system that issues a warning for the other document when one of the printed document and the copy document having a parent-child relationship has exceeded the destruction deadline and has confidentiality.
紙識別ＩＤを含む文書を読み取り、文書データおよび紙識別ＩＤを取得する文書読取手段と、
コピー文書用の紙識別ＩＤ、および前記文書読取手段が前記文書生成手段により生成された印刷文書を読み取ることにより取得された文書データに基づいて、前記コピー文書用の紙識別ＩＤを含むコピー文書を生成する印刷文書コピー手段と、
前記文書読取手段が前記文書生成手段により生成された印刷文書を読み取ることにより取得された文書データから、当該印刷文書コピー手段により生成されるコピー文書の機密性の有無を判定するコピー文書機密性判定手段と、
当該コピー文書機密性判定手段による判定結果を記憶するコピー文書機密性判定情報記憶手段と、
前記文書生成情報記憶手段、文書機密性判定情報記憶手段、文書破棄期限情報記憶手段、文書破棄情報記憶手段、およびコピー文書機密性判定情報記憶手段により記憶されている情報に基づいて、前記印刷文書のコピーの可否を判定するコピー可否判定手段と、
前記コピー可否判定手段により、コピーが不可と判定とされたとき、前記印刷文書コピー手段によるコピーを禁止するコピー禁止手段と、
を有する文書管理システム。 In the document management system according to claim 2,
A document reading means for reading a document including a paper identification ID and obtaining document data and a paper identification ID;
Based on the paper identification ID for the copy document and the document data acquired by the document reading unit reading the printed document generated by the document generation unit, a copy document including the paper identification ID for the copy document is obtained. Print document copy means to be generated;
Copy document confidentiality determination for determining whether the copy document generated by the print document copy unit is confidential from document data acquired by the document reading unit reading the print document generated by the document generation unit Means,
A copy document confidentiality determination information storage unit for storing a determination result by the copy document confidentiality determination unit;
Based on the information stored in the document generation information storage means, document confidentiality determination information storage means, document destruction deadline information storage means, document destruction information storage means, and copy document confidentiality determination information storage means, the printed document A copy permission / inhibition judging means for judging whether or not copying is possible;
A copy prohibiting unit for prohibiting copying by the printed document copying unit when it is determined by the copy propriety determining unit that copying is impossible;
A document management system.
前記画像形成装置により文書が生成されたとき、当該文書が生成されたことおよび当該文書の紙識別ＩＤを紐付けて記憶する文書生成情報記憶手段と、
前記文書データから、前記文書の機密性の有無を判定する文書機密性判定手段と、
前記文書機密性判定手段による判定結果を記憶する文書機密性判定情報記憶手段と、
前記文書の破棄期限を表す文書破棄期限情報を記憶する文書破棄期限情報記憶手段と、
文書を破棄する文書破棄手段と、
前記破棄器により、紙識別ＩＤを含む文書が破棄されたとき、当該文書が破棄されたことおよび当該文書の紙識別ＩＤを紐付けて記憶する文書破棄情報記憶手段と、
前記文書生成情報記憶手段、文書機密性判定情報記憶手段、文書破棄期限情報記憶手段、および文書破棄情報記憶手段により記憶されている情報に基づいて、前記画像生成装置により生成され、破棄期限を超過しても破棄されていない機密性を有する文書を検索する未破棄機密文書検索手段と、
前記未破棄機密文書検索手段により発見された文書についての警告を行う警告手段と、
を有する文書管理サーバ。 An image forming apparatus that prints on a sheet based on a paper identification ID and document data and generates a document including the paper identification ID, a discarder that discards the document, and a document that manages the document generated by the image forming apparatus The document management server in a document management system configured by a management server,
When a document is generated by the image forming apparatus, a document generation information storage unit that stores the generation of the document and the paper identification ID of the document in association with each other;
Document confidentiality determination means for determining whether or not the document is confidential from the document data;
Document confidentiality determination information storage means for storing a determination result by the document confidentiality determination means;
Document destruction deadline information storage means for storing document destruction deadline information representing the document destruction deadline;
A document destruction means for discarding the document;
When the document including the paper identification ID is discarded by the discarder, the document discard information storage means for storing that the document is discarded and the paper identification ID of the document is associated and stored.
Based on the information stored in the document generation information storage means, document confidentiality determination information storage means, document destruction time limit information storage means, and document destruction information storage means, the destruction time limit is exceeded. An undiscarded confidential document search means for searching for a confidential document that has not been discarded,
Warning means for giving a warning about a document found by the undiscarded confidential document search means;
A document management server.
前記画像形成装置が、紙識別ＩＤおよび文書データに基づいて用紙に印刷し、前記紙識別ＩＤを含む文書を生成する文書生成工程と、
前記文書生成工程で文書が生成されたとき、当該文書が生成されたことおよび当該文書の紙識別ＩＤを紐付けて記憶部に格納する文書生成情報格納工程と、
前記文書データから、前記文書の機密性の有無を判定する文書機密性判定工程と、
前記文書機密性判定工程での判定結果を記憶部に格納する文書機密性判定情報格納工程と、
前記文書の破棄期限を表す文書破棄期限情報を記憶部に格納する文書破棄期限情報格納工程と、
前記破棄器により、紙識別ＩＤを含む文書が破棄されたとき、当該文書が破棄されたことおよび当該文書の紙識別ＩＤを紐付けて記憶部に格納する文書破棄情報格納工程と、
前記文書生成情報格納工程、文書機密性判定情報格納工程、文書破棄期限情報格納工程、および文書破棄情報格納工程で格納された情報に基づいて、前記文書生成工程で生成され、破棄期限を超過しても破棄されていない機密性を有する文書を検索する未破棄機密文書検索工程と、
前記未破棄機密文書検索工程で発見された文書についての警告を行う警告工程と、
を有する文書管理方法。
An image forming apparatus that prints on paper based on document data and generates a document, a discarder that discards the document, and a document management method that is executed by a document management server that manages the document generated by the image forming apparatus There,
A document generating step in which the image forming apparatus prints on a sheet based on a paper identification ID and document data, and generates a document including the paper identification ID;
When a document is generated in the document generation step, a document generation information storage step of storing the document in the storage unit in association with the generation of the document and the paper identification ID of the document;
A document confidentiality determination step for determining whether or not the document is confidential from the document data;
A document confidentiality determination information storage step of storing the determination result in the document confidentiality determination step in a storage unit;
A document destruction deadline information storage step of storing document destruction deadline information indicating the document deadline in the storage unit;
When the document including the paper identification ID is discarded by the discarder, the document discard information storage step of storing the document in the storage unit by associating the document with the paper identification ID of the document,
Based on the information stored in the document generation information storage step, document confidentiality determination information storage step, document destruction deadline information storage step, and document destruction information storage step, the document generation step has exceeded the destruction deadline. An undiscarded confidential document search step for searching for a confidential document that has not been discarded,
A warning step for warning about a document found in the undiscarded confidential document search step;
A document management method.
Priority Applications (1)
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|---|---|---|---|
| JP2014191524A JP2016063476A (en) | 2014-09-19 | 2014-09-19 | Document management system, document management server and document management method |
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| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| KR101873042B1 (en) * | 2017-04-19 | 2018-07-02 | (주)와우소프트 | Shredders for paper |
| KR20180117500A (en) * | 2017-04-19 | 2018-10-29 | (주)와우소프트 | Paper shredding device with paper management device |
| KR101899119B1 (en) * | 2017-04-19 | 2018-10-29 | (주)와우소프트 | Paper shredding device with paper management device |
| JP2021052332A (en) * | 2019-09-25 | 2021-04-01 | 東芝情報システム株式会社 | Paper document management system and paper document management method |
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2014
- 2014-09-19 JP JP2014191524A patent/JP2016063476A/en active Pending
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| KR101976624B1 (en) * | 2017-04-19 | 2019-08-28 | (주)와우소프트 | Paper shredding device with paper management device |
| JP2021052332A (en) * | 2019-09-25 | 2021-04-01 | 東芝情報システム株式会社 | Paper document management system and paper document management method |
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