JP2015185101A - document file management system and document file management method - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法に関する。 The present invention relates to a document file management system and a document file management method.
従来より、文書ファイルを管理する文書ファイル管理システムが一般的に知られている。この文書ファイル管理システムにおいて、目次(フォルダ)及び文書ファイルの各々は、ツリー構造で管理され、ユーザの指示に対応して、各文書ファイルが所定の目次の下に配置、すなわちフォルダ内に格納されている。
この文書ファイル管理システムにおいて、どの時点で目次及び文書ファイルに対し改訂がなされたのかの履歴を管理するためのフォルダ及び文書ファイルのバージョンの管理が重要である。
Conventionally, document file management systems for managing document files are generally known. In this document file management system, each table of contents (folder) and document file is managed in a tree structure, and each document file is arranged under a predetermined table of contents, that is, stored in a folder in response to a user instruction. ing.
In this document file management system, it is important to manage the version of the folder and document file for managing the history of the revision of the table of contents and document file at which point.
改訂したドキュメントとして、どの時点でフォルダ及び文書ファイルのバージョンを改訂したかを履歴として残し、そのドキュメントを管理して閲覧できる文書ファイル管理システムがある(例えば、特許文献1参照)。
この文書ファイル管理システムは、バージョンと日付との対応を、改訂される毎に履歴のドキュメントとして、目次及び文書のそれぞれについて表示する。例えば、目次や文書が改訂されると、改訂された日付とその時点のバージョンとが対応付けられて表示される。この履歴のドキュメントにより、フォルダ及び文書ファイルについて改訂されたバージョンの履歴を確認することができる。
As a revised document, there is a document file management system in which the revision of a folder and a document file version is recorded as a history, and the document can be managed and browsed (for example, see Patent Document 1).
This document file management system displays the correspondence between version and date as a history document each time it is revised, for each table of contents and document. For example, when a table of contents or a document is revised, the revised date and the version at that time are displayed in association with each other. With this history document, it is possible to check the history of the revised version of the folder and document file.
しかしながら、特許文献1の文書管理システムは、2つの日付の各々の時点における異なるバージョン間における目次及び文書ファイルのタイトルレベルの差分を確認する際、表示された表をユーザが参照して日付を追って、日付間のバージョンの違いを探していく必要がある。このため、人間が履歴のドキュメントを目視により比較して確認するため、この履歴のドキュメントにおけるバージョンや日付の読み間違いなどが発生し易い。
However, when the document management system of
また、差分として検出されたバージョンの文書ファイルの内容を見たいとき、このバージョンの文書ファイルが入ったフォルダを探し、そのフォルダにたどり着く必要がある。
そこで、検索の際のフォルダ(目次)や文書ファイルの名称の読み違いや入力間違いなどがあり、処理が煩雑となり、確認がしづらいという問題がある。
Further, when it is desired to view the contents of a version of a document file detected as a difference, it is necessary to search for a folder containing this version of the document file and reach the folder.
Therefore, there are problems such as misreading of the folder (table of contents) and document file names during search, input errors, etc., making the process complicated and difficult to check.
本発明は、このような事情に鑑みてなされたもので、2つの日付の各々の時点における異なるバージョン間における目次及び文書ファイルの各々の差分と、差分して検出された目次及び文書ファイルの内容の確認とが容易に行える文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法を提供することを目的とする。 The present invention has been made in view of such circumstances, and the difference between the table of contents and the document file between the different versions at each time point of the two dates, and the contents of the table of contents and the document file detected by the difference. An object of the present invention is to provide a document file management system and a document file management method capable of easily checking the document.
この発明は上述した課題を解決するためになされたもので、本発明の文書ファイル管理システムは、少なくとも、文書における目次及び文書ファイルの各々を識別する文書・目次識別情報と、従属先の目次の前記文書・目次識別情報である親目次識別情報と、改訂のバージョンと、目次及び文書ファイルの各々を公開した公開日と、目次及び文書ファイルの各々を削除して非公開とした非公開日との対応を示すバージョンテーブルが予め書き込まれて記憶されたバージョンテーブル記憶部と、指定された2つの異なる日付の各々において、目次及び文書ファイルそれぞれのバージョン、公開日及び非公開日を比較して追加、変更及び削除された目次及び文書ファイルを、前記目次のバージョンテーブルから前記2つの異なる日付間の差分として抽出して集計するバージョン・日付検索部と、前記集計の結果から前記目次及び文書ファイルの各々の従属関係を抽出し、差分として検出された前記目次及び文書ファイルの各々のツリー構造を構成し、表示画面に対して表示するツリー構造検索部とを備えることを特徴とする。 The present invention has been made in order to solve the above-described problems. The document file management system of the present invention includes at least a document / table of contents identification information for identifying a table of contents and a document file in a document, and a table of contents of a subordinate destination. The parent table of contents identification information, which is the document / table of contents identification information, the revision version, the date of release of the table of contents and the document file, and the date of release of the table of contents and the document file that are deleted and made unpublished A version table storage unit in which a version table indicating the correspondence between the table of contents is stored in advance and the two different specified dates are added by comparing the version, release date, and non-release date of each table of contents and document file. The changed and deleted table of contents and document files are defined as differences between the two different dates from the table of contents version table. A version / date search unit that extracts and summarizes, and extracts a dependency relationship between the table of contents and the document file from the result of the aggregation, and configures a tree structure of each of the table of contents and the document file detected as a difference, And a tree structure search unit for displaying on the display screen.
本発明の文書ファイル管理方法は、バージョン・日付検索部が、少なくとも、文書における目次及び文書ファイルの各々を識別する文書・目次識別情報と、従属先の目次の前記文書・目次識別情報である親目次識別情報と、改訂のバージョンと、目次及び文書ファイルの各々を公開した公開日と、目次及び文書ファイルの各々を削除して非公開とした非公開日との対応を示すバージョンテーブルから、指定された2つの異なる日付の各々において、目次及び文書ファイルそれぞれのバージョン、公開日及び非公開日を比較して追加、変更及び削除された目次及び文書ファイルを前記2つの異なる日付間の差分として抽出して集計するバージョン・日付検索過程と、ツリー構造検索部が、前記集計の結果から前記目次及び文書ファイルの各々の従属関係を抽出し、差分として検出された前記目次及び文書ファイルの各々のツリー構造を構成し、表示画面に対して表示するツリー構造検索過程とを備えることを特徴とする。 According to the document file management method of the present invention, the version / date search unit includes at least a document / table of contents identification information for identifying each of the table of contents and the document file in the document and the document / table of contents identification information of the subordinate table of contents. Specify from the version table that shows the correspondence between the table of contents identification information, the revision version, the release date when the table of contents and document file were released, and the release date when the table of contents and document file were deleted and made private. In each of the two different dates, the table of contents and the document file are added, changed and deleted by comparing the version, publication date and non-publication date of the table of contents and the document file, and the difference between the two different dates is extracted. The version / date search process for summing up and the tree structure search unit, from the result of the summation, each of the table of contents and document file Extract the genus relationship, constitute each of the tree structure of said detected table of contents and document files as the difference, characterized in that it comprises a tree structure search process of displaying on the display screen.
この発明によれば、文書における目次及び文書ファイルとに対し、バージョンと改訂された日付(公開日)と、削除された日付(非公開日)が対応付けられたバージョンテーブルを用いて改訂の履歴を管理しているため、2つの異なる日付の時点における目次及び文書ファイル各々の差分に基づき、差分の目次及び文書ファイルからなるツリー構造が表示される。このため、この発明によれば、差分の目次及び文書ファイルのツリー構造から、2つの異なる日付の時点における目次あるいは文書ファイルの差分の確認(文書ファイルの内容を含め)を、ビジュアル的に容易に行える。 According to the present invention, revision history using a version table in which a version, a revision date (publication date), and a deletion date (non-publication date) are associated with a table of contents and a document file in a document. Therefore, based on the difference between the table of contents and the document file at the time of two different dates, a tree structure composed of the table of contents of the difference and the document file is displayed. Therefore, according to the present invention, it is possible to easily visually check the difference between the table of contents or the document file at the time of two different dates (including the contents of the document file) from the table of contents of the difference and the tree structure of the document file. Yes.
以下、図面を参照して、本発明の実施の形態について説明する。図1は、本発明の一実施形態によるファイル管理システムの構成例を示す概念図である。この図1において、ファイル管理システム1は、入力部10、作成部11、更新部12、バージョン・日付検索部13、ツリー構造検索部14、ファイル読出部15、画像処理部16、表示部17、バージョンテーブル記憶部18及びファイルデータベース19を備えている。
Embodiments of the present invention will be described below with reference to the drawings. FIG. 1 is a conceptual diagram showing a configuration example of a file management system according to an embodiment of the present invention. In FIG. 1, a
図2は、バージョンテーブル記憶部18に記憶されているバージョンテーブルの構成例を示す図である。バージョンテーブルは、目次及び文書ファイルの各々の種別と、文書・目次識別情報(文書・目次ID(Identification))と、改訂バージョンと、文書・目次タイトルと、親目次識別情報(親目次ID)と、表示順番と、公開日と、非公開日と、ファイルアドレスとの項目を少なくとも有している。
FIG. 2 is a diagram illustrating a configuration example of the version table stored in the version
ここで、種別は、文書・目次タイトルで示される対象が目次(フォルダ)であるか文書ファイルであるかを区別する情報である。例えば、種別が「1」の場合、この文書・目次タイトルは目次であることを示している。一方、種別が「2」の場合、この文書・目次タイトルは文書ファイルであることを示している。
文書・目次識別情報は、文書における目次及び文書ファイルの各々の文書・目次タイトルを識別する識別情報である。
改訂バージョンは、文書・目次識別情報毎の目次及び文書ファイルのバージョンを示している。
文書・目次タイトルは、文書における目次及び文書ファイルの名称を示している。本実施形態においては、ツリー構造において、目次の下の階層に目次あるいは文書ファイルが配置された構成となっていることを前提としている。
Here, the type is information for distinguishing whether the object indicated by the document / table of contents title is a table of contents (folder) or a document file. For example, when the type is “1”, this indicates that the document / table of contents title is a table of contents. On the other hand, when the type is “2”, it indicates that the document / contents title is a document file.
The document / table of contents identification information is identification information for identifying the document / table of contents title of each table of contents and document file in the document.
The revised version indicates the version of the table of contents and document file for each document / table of contents identification information.
The document / table of contents title indicates the table of contents and the name of the document file in the document. In the present embodiment, it is assumed that the table of contents or document file is arranged in a hierarchy below the table of contents in the tree structure.
親目次識別情報は、目次(フォルダ)及び文書ファイルの各々が従属する目次の文書・目次識別情報を示す識別情報である。
表示順番は、ツリー構造における同一階層における表示の順番を示す数である。
公開日は、作成あるいは更新した文書を閲覧用のWEBサイト(website) に公開する日付である。
非公開日は、ツリー構造から削除した目次及び文書ファイルを閲覧用のWEBサイトにおいて非公開とする日付である。ここで、削除は、非公開とした日付以降において、ツリー構造から削除したものである。すなわち、ツリー構造から削除されても、実体は削除されずに履歴として、バージョンテーブル記憶部18のバージョンテーブル、あるいはファイルデータベース19には削除されずに記憶された状態となっている。
ファイルアドレスは、ファイルデータベースにおいて、文書における文書ファイルが書き込まれて記憶されているアドレスを示している。
The parent table of contents identification information is identification information indicating the document / table of contents identification information of the table of contents to which each of the table of contents (folder) and the document file belongs.
The display order is a number indicating the display order in the same hierarchy in the tree structure.
The publication date is the date when the created or updated document is published on the browsing website.
The non-public date is the date when the table of contents and document file deleted from the tree structure are made private on the browsing WEB site. Here, the deletion is a deletion from the tree structure after the date of the release. That is, even if it is deleted from the tree structure, the entity is not deleted but is stored as a history in the version table of the version
The file address indicates an address where the document file in the document is written and stored in the file database.
図1に戻り、入力部10は、マニュアルなどの文書における目次及び文書ファイルのバージョン間の差分の確認を行うため、ユーザが図示しないキーボードなどから入力する第1の日付及び第2の日付を、バージョン・日付検索部13に対して出力する。ここで、第1の日付は、特定の日付である。第2の日付は、第1の日付から所定の期間経過した日付である。例えば、「2014/01/01」を第1の日付とすると、第2の日付は、「2014/01/01」以降の「2014/02/01」である。
また、入力部10は、新しい目次及び文書ファイルの各々を作成、あるいはすでにあるフォルダ及び文書ファイルの各々を更新する際、ユーザが文字データなどの入力を行う。
Returning to FIG. 1, the
In addition, when the
作成部11は、ユーザが新たな目次(フォルダ)あるいは文書ファイルを作成すると、バージョンテーブル記憶部18に記憶されているバージョンテーブルに対し、新たなフォルダあるいは文書ファイルの各々の登録を行う。
更新部12は、ユーザがすでにある目次あるいは文書ファイルを更新すると、バージョンテーブル記憶部18に記憶されているバージョンテーブルに対し、更新した目次あるいは文書ファイルの各々の新たなバージョンのレコード(表の行のデータ列)を追加する。例えば、図2において、更新部12は、文書・目次タイトル「第1章 総論」のバージョンが「1」から「2」に変更された場合、文書・目次タイトル「1.総論」のバージョンが「2」のレコードを、バージョンテーブル記憶部18に記憶されているバージョンテーブルに追加する。
When the user creates a new table of contents (folder) or document file, the
When the user updates an existing table of contents or document file, the
バージョン・日付検索部13は、バージョンテーブル記憶部18に記憶されている目次及び文書ファイルの履歴を示すバージョンテーブルにおいて、差分比較を指定された第1の日付及び第2の日付の各々の時点において、バージョンが最も新しく、かつ公開された日付が最も新しい目次(フォルダ)及び文書ファイルを検索する。また、バージョン・日付検索部13は、検索された第1の日付と第2の日付との各々の目次及び文書ファイルの各々において、第1の日付における目次及び文書ファイルに対し、第2の日付における目次及び文書ファイルから追加、変更及び削除された目次及び文書ファイルの抽出を行う。また、バージョン・日付検索部13は、抽出した追加、変更及び削除された目次及び文書ファイルを集計した抽出テーブルを作成する。
The version /
ツリー構造検索部14は、抽出された抽出テーブルから、目次識別情報及び親目次識別情報の対応関係に基づき、文書のツリー構造を作成する。そして、ツリー構造検索部14は、抽出したツリー構造を、画像処理部16を介して表示部17の表示画面に表示する。
ファイル読出部15は、表示された差分の目次及び文書ファイルのツリー構造において、ファイルが選択されると、文書におけるファイルのデータが管理されているファイルデータベースから、選択された文書ファイルのデータを読み出す。ここで、削除された文書ファイルも、実体がファイルデータベース19に記憶された状態であるため、読み出すことが可能である。この文書ファイルを読み出す際、ファイル読出部15は、選択されたバージョンの目次・文書タイトルに対応するファイルアドレスを、バージョンテーブル記憶部18に記憶されているバージョンテーブルから読み出す。そして、ファイル読出部15は、読み出したファイルアドレスにより、選択された文書ファイルのデータをファイルデータベース19から読み出す。また、ファイル読出部15は、読み出した文書ファイルのデータを、画像処理部16を介して表示部17の表示画面に表示する。
The tree
When a file is selected in the displayed difference table of contents and tree structure of the document file, the
画像処理部16は、各部が出力するデータを表示部17の表示画面に表示する。
バージョンテーブル記憶部18には、バージョンテーブルが予め書き込まれて記憶されている。
ファイルデータベース19は、追加、更新及び削除(非公開)された文書の文書ファイルが記憶されている。
The
A version table is written and stored in the version
The
図3は、バージョンテーブル記憶部18に記憶されている抽出テーブルの構成例を示す図である。図3の抽出テーブルにおいては、図2のバージョンテーブルと同様の構成であるが、アドレスの欄に代えて、項目の欄が新たに設けられている。すなわち、抽出テーブルには、種別、文書・目次識別情報、改訂バージョン、文書・目次タイトル、親目次識別情報、表示順番、公開日、非公開日及び項目の各々の欄が設けられている。項目の欄には、目次及び文書ファイルに対する処理の内容を表す「追加」、「変更」及び「削除」の各々が記憶されている。
FIG. 3 is a diagram illustrating a configuration example of the extraction table stored in the version
ここで、追加は、第1の日付の時点における最新のバージョンに無く、第2の日付の時点における最新のバージョンに新たに存在する目次及び文書ファイルに対して付加される。変更は、第1の日付の時点における最新のバージョンに対し、第2の日付の時点における最新のバージョンがアップしている(新しい版となっている)目次及び文書ファイルに対して付加される。削除は、第1の日付の時点における最新のバージョンに存在し、第2の日付の時点における最新のバージョンに無い目次及び文書ファイルに対して付加される。以降の説明において、第1の日付を「2014/01/01」とし、第2の日付を「2014/02/01」とした場合を一例として説明する。 Here, the addition is added to the table of contents and the document file that are not present in the latest version as of the first date but newly exist in the latest version as of the second date. The change is added to the table of contents and the document file in which the latest version as of the second date is updated (new version) with respect to the latest version as of the first date. The deletion exists in the latest version as of the first date, and is added to the table of contents and document file that are not in the latest version as of the second date. In the following description, a case where the first date is “2014/01/01” and the second date is “2014/02/01” will be described as an example.
図3において、文書・目次タイトル「第1章 総論」は、第1の日付「2014/01/01」の時点にはなく、第2の日付「2014/02/01」が公開日となっており、バージョンが「1」のため、項目には「追加」が付加されている。文書・目次タイトル「1.総論」は、第2の日付「2014/02/01」において、「第1章 総論」から「1.総論」に変更されて公開されているため、項目には「変更」が付加されている。また、文書・目次タイトル「2.補足」は、第1の日付「2014/01/01」の時点には公開され、第2の日付「2014/02/01」に非公開日となっており、項目には「削除」が付加されている。
In FIG. 3, the document / table of contents title “
図4は、バージョンテーブル記憶部18に記憶されている抽出テーブルに基づいて構成された、文書における目次及び文書ファイルのツリー構造を示す図である。図4においては、第1の日付と第2の日付とにおける、目次及び文書ファイルのバージョンの差分を示している。例えば、文書・目次タイトル「第1章 総論」は、上述したように、第2の日付において追加された目次であるため、項目には「追加」が付与され、この項目の右横の近傍に、追加された日付を示す第2の日付「2014/02/01」が記載されている。また、文書・目次タイトル「1.総論」は、第2の日付において名称が「第1章 総論」から変更された文書ファイルであるため、項目には「変更」が付与され、この項目の右横の近傍に、変更された日付を示す第2の日付「2014/02/01」が変更された日付として記載されている。また、文書・目次タイトル「2.補足」は、第1の日付においては文書に存在していたが、第2の日付においては削除されている文書ファイルであるため、項目には「削除」が付与され、この項目の右横の近傍に、削除された日付として第2の日付「2014/02/01」が記載されている。
FIG. 4 is a diagram showing a table of contents and a tree structure of a document file configured based on the extraction table stored in the version
図1に戻り、作成部11は、ユーザが新たな目次あるいは文書ファイルを作成すると、バージョンテーブル記憶部18に記憶されているバージョンテーブルに対し、新たな目次あるいは文書ファイルの各々の登録を行う。すなわち、作成部11は、バージョンテーブルにおいて、文書・目次タイトルに新たに作成した目次あるいは文書ファイルのタイトル名を、新たに付与した文書・目次識別情報とともに書き込んで記憶させる。また、作成部11は、目次か文書ファイルかの種別、従属する文書・目次タイトルの文書・目次識別情報を親目次識別情報、表示順番、追加した日として公開日、非公開日、文書ファイルであれば、ファイルデータベース19におけるファイルアドレスを、バージョンテーブル記憶部18に記憶されているバージョンテーブルに書き込んで記憶させる。
Returning to FIG. 1, when the user creates a new table of contents or document file, the
更新部12は、ユーザによってすでにある目次あるいは文書ファイルが更新されると、バージョンテーブル記憶部18に記憶されているバージョンテーブルに対し、更新した目次あるいは文書ファイルの各々のバージョンの変更を行う。すなわち、更新部12は、バージョンテーブルにおいて、文書・目次タイトルに更新した目次あるいは文書ファイルのタイトル名を、更新した際に付与した文書・目次識別情報とともに書き込んで記憶させる。また、更新部12は、目次か文書ファイルかの種別、従属する文書・目次タイトルの文書・目次識別情報を親目次識別情報、表示順番、変更した日として公開日、非公開日、文書ファイルであれば、ファイルデータベース19におけるファイルアドレスを、バージョンテーブル記憶部18に記憶されているバージョンテーブルに書き込んで記憶させる。
When an existing table of contents or document file is updated by the user, the
また、更新部12は、ユーザによってすでにある目次あるいは文書ファイルが文書のツリー構造から削除(非公開)されると、バージョンテーブル記憶部18に記憶されているバージョンテーブルに対し、削除した目次あるいは文書ファイルの各々のバージョンの変更を行う。すなわち、更新部12は、バージョンテーブルにおいて、文書・目次タイトルに更新した目次あるいは文書ファイルのタイトル名を、更新した際に付与した文書・目次識別情報とともに書き込んで記憶させる。また、更新部12は、目次か文書ファイルかの種別、従属する文書・文字タイトルの文書・目次識別情報を親目次識別情報、表示順番、公開日、削除した日としての非公開日、文書ファイルであれば、ファイルデータベース19におけるファイルアドレスを、バージョンテーブル記憶部18に記憶されているバージョンテーブルに書き込んで記憶させる。
In addition, when the table of contents or document file that has already been deleted (unpublished) from the tree structure of the document by the user, the
次に、図5を用いて本発明の一実施形態におけるファイル管理システムが行う用紙情報の確認処理を説明する。図5は、本実施形態によるファイル管理システムの動作例を示すフローチャートである。
ステップS1:
入力部10は、第1の日付及び第2の日付の各々のデータがユーザにより入力されたか否かの判定を行う。このとき、入力部10は、第1の日付及び第2の日付の各々のデータがユーザにより入力された場合、処理をステップS2へ進める。一方、入力部10は、第1の日付及び第2の日付の各々のデータがユーザにより入力されない場合、一定時間経過後にステップS1を再度実行する。
Next, a paper information confirmation process performed by the file management system according to the embodiment of the present invention will be described with reference to FIG. FIG. 5 is a flowchart showing an operation example of the file management system according to the present embodiment.
Step S1:
The
ステップS2:
入力部10は、入力された第1の日付及び第2の日付のデータを、バージョン・日付検索部13に対して出力する。
そして、バージョン・日付検索部13は、入力部10から供給された第1の日付及び第2の日付の示す日付、例えば第1の日付として「2014/01/01」、第2の日付として「2014/02/01」が入力される。
Step S2:
The
The version /
これにより、バージョン・日付検索部13は、第1の日付のバージョンに存在せず、第2の日付のバージョンに存在する目次及び文書ファイルの各々の文書・目次識別情報を、バージョンテーブル記憶部18のバージョンテーブルから抽出する。このとき、バージョン・日付検索部13は、公開日が第2の日付の目次及び文書ファイルの文書・目次識別情報を順次1個ずつ順番に選択する。そしてバージョン・日付検索部13は、選択した第2の日付の目次あるいは文書ファイルで、第1の日付の目次及び文書ファイルに存在しない目次及び文書ファイルの文書・目次識別情報を抽出する。この追加された目次及び文書ファイルの抽出処理は、種別毎、すなわち目次及び文書ファイルの各々の種別単位で行う。
例えば、図2のバージョンテーブルにおいて、第1の日付「2014/02/01」の時点に存在する目次「第1章 総論」(文書・目次識別情報「3」)は、第2の日付「2014/01/01」の時点に存在していない。したがって、目次「第1章 総論」は、第1の日付「2014/02/01」の時点で追加されたと判定される。
As a result, the version /
For example, in the version table of FIG. 2, the table of contents “
ステップS3:
そして、バージョン・日付検索部13は、第1の日付「2014/01/01」までには公開されておらず、第2の日付「2014/02/01」までに公開された目次及び文書ファイルの文書・目次識別情報が抽出されたか否かの判定を行う。このとき、バージョン・日付検索部13は、第1の日付「2014/01/01」までに公開されておらず、第2の日付「2014/02/01」までに公開された目次及び文書ファイルが抽出された場合、処理をステップS4へ進める。一方、バージョン・日付検索部13は、第1の日付「2014/01/01」までに公開されておらず、第2の日付「2014/02/01」までに公開された目次及び文書ファイルが一つも抽出されない場合、処理をステップS5へ進める。
Step S3:
Then, the version /
ステップS4:
次に、バージョン・日付検索部13は、バージョンテーブル記憶部18において、抽出された目次及び文書ファイルを、順次バージョンアップテーブルから読み出す。そして、バージョン・日付検索部13は、バージョンテーブル記憶部18において、読み出した目次及び文書ファイルを、抽出テーブルに対して複写する。また、バージョン・日付検索部13は、追加された目次及び文書ファイルの抽出であるため、項目には「追加」を付加し、バージョンテーブル記憶部18における抽出テーブルに、文書・目次識別情報に対応させて書き込んで記憶させる。
Step S4:
Next, the version /
ステップS5:
次に、バージョン・日付検索部13は、第1の日付「2014/01/01」までに公開されており、かつ第2の日付「2014/02/01」までに非公開(削除)となっている目次及び文書ファイルを、バージョンテーブル記憶部18のバージョンテーブルから抽出する。このとき、例えば、バージョン・日付検索部13は、非公開日が第2の日付「2014/02/01」の目次及び文書ファイルを抽出する。そして、バージョン・日付検索部13は、抽出した目次及び文書ファイルの公開日が第1の日付「2014/01/01」以前である目次及び文書ファイルを検索する。これにより、バージョン・日付検索部13は、第1の日付「2014/01/01」以前に公開され、かつ第2の日付「2014/02/01」以前に非公開となった目次及び文書ファイルを抽出する。
Step S5:
Next, the version /
ステップS6:
そして、バージョン・日付検索部13は、第1の日付「2014/01/01」で公開されており、かつ第2の日付「2014/02/01」で非公開(削除)となっている目次及び文書ファイルが抽出されたか否かの判定を行う。
このとき、バージョン・日付検索部13は、第1の日付「2014/01/01」までに公開されており、かつ第2の日付「2014/02/01」までに非公開となっている目次及び文書ファイルが抽出された場合、処理をステップS7へ進める。一方、バージョン・日付検索部13は、第1の日付「2014/01/01」までに公開されており、かつ第2の日付「2014/02/01」までに非公開となっている目次及び文書ファイルが一つも抽出されない場合、処理をステップS8へ進める。
Step S6:
The version /
At this time, the version /
ステップS7:
次に、バージョン・日付検索部13は、バージョンテーブル記憶部18において、抽出された目次及び文書ファイルを、順次バージョンアップテーブルから読み出す。そして、バージョン・日付検索部13は、バージョンテーブル記憶部18において、読み出した目次及び文書ファイルを、抽出テーブルに対して複写する。また、バージョン・日付検索部13は、削除された目次及び文書ファイルの抽出であるため、項目には「削除」を付加し、バージョンテーブル記憶部18における抽出テーブルに、文書・目次識別情報に対応させて書き込んで記憶させる。
Step S7:
Next, the version /
ステップS8:
次に、バージョン・日付検索部13は、第1の日付「2014/01/01」までに公開されたバージョンと、かつ第2の日付「2014/02/01」までに公開されたバージョンが異なっている目次及び文書ファイルを、バージョンテーブル記憶部18のバージョンテーブルから抽出する。このとき、例えば、バージョン・日付検索部13は、公開日が第2の日付「2014/02/01」の目次及び文書ファイルの文書・目次識別情報を抽出する。そして、バージョン・日付検索部13は、抽出した目次及び文書ファイルのバージョンに対し、公開日が第1の日付「2014/01/01」以前に公開された目次及び文書ファイルからバージョンの異なる目次及び文書ファイルの文書・目次識別情報を検索する。これにより、バージョン・日付検索部13は、第1の日付「2014/01/01」と第2の日付「2014/02/01」とでバージョンの異なる目次及び文書ファイルを抽出する。
Step S8:
Next, the version /
ステップS9:
そして、バージョン・日付検索部13は、第1の日付「2014/01/01」と第2の日付「2014/02/01」とでバージョンの異なる目次及び文書ファイルが抽出されたか否かの判定を行う。
このとき、バージョン・日付検索部13は、第1の日付「2014/01/01」と第2の日付「2014/02/01」とでバージョンの異なる目次及び文書ファイルが抽出された場合、処理をステップS10へ進める。一方、バージョン・日付検索部13は、第1の日付「2014/01/01」と第2の日付「2014/02/01」とでバージョンの異なる目次及び文書ファイルが一つも抽出されない場合、処理をステップS11へ進める。
Step S9:
Then, the version /
At this time, the version /
ステップS10:
次に、バージョン・日付検索部13は、バージョンテーブル記憶部18において、抽出された目次及び文書ファイルを、順次バージョンアップテーブルから読み出す。そして、バージョン・日付検索部13は、バージョンテーブル記憶部18において、読み出した目次及び文書ファイルを、抽出テーブルに対してコピーして書き込む。また、バージョン・日付検索部13は、削除された目次及び文書ファイルの抽出であるため、項目には「削除」を付加し、バージョンテーブル記憶部18における抽出テーブルに、文書・目次識別情報に対応させて書き込んで記憶させる。
Step S10:
Next, the version /
ステップS11:
そして、ツリー構造検索部14は、バージョンテーブル記憶部18の抽出テーブルを参照して、それぞれの文書ファイル及び目次の従属関係から、文書ファイル及び目次のツリー構造を生成する。
例えば、ツリー構造検索部14は、抽出テーブルにおいて、種別が「1」で親目次識別情報に記載されている文書・目次識別情報が検出されない場合、バージョンテーブルから親目次識別情報と一致する文書・目次識別情報を検索する。ツリー構造検索部14は、種別が「1」の目次であり、かつ文書・目次識別情報が「3」の文書・目次タイトル「第1章総論」を抽出テーブルから読み出す。
そして、ツリー構造検索部14は、文書・目次タイトル「第1章総論」の親目次識別情報に一致する文書・目次識別情報を有する目次を、バージョンテーブルから検索する。
Step S11:
Then, the tree
For example, when the document / table of contents identification information is not detected in the extraction table and the type is “1” in the extraction table, the tree
Then, the tree
次に、ツリー構造検索部14は、「第1章総論」の親目次識別情報に一致する文書・目次識別情報を有する文書・目次タイトル「第1編 総則」を検出する。
そして、ツリー構造検索部14は、バージョンテーブルにおいて、文書・目次タイトル「第1編 総則」の親目次識別情報に一致する文書・目次識別情報を検索する。ツリー構造検索部14は、文書・目次タイトル「第1編 総則」の親目次識別情報に一致する文書・目次識別情報として、文書・目次タイトル「TOP」を検出する。
Next, the tree
Then, the tree
同様に、ツリー構造検索部14は、バージョンテーブルにおいて、文書・目次タイトル「TOP」の親目次識別情報に一致する文書・目次識別情報を検索する。ここで、ツリー構造検索部14は、文書・目次タイトル「TOP」の親目次識別情報に一致する文書・目次識別情報を有する文書・目次タイトルが検出できない。これにより、ツリー構造検索部14は、文書・目次タイトル「TOP」がツリー構造の頂点であることを検出する。
この結果、ツリー構造検索部14は、図4のツリー構造に示すように、文書・目次タイトル「TOP」の直下の階層に文書・目次タイトル「第1編 総則」を配置しする。
そして、ツリー構造検索部14は、文書・目次タイトル「第1編 総則」の直下の階層に文書・目次タイトル「第1章 総論」を配置する。
Similarly, the tree
As a result, as shown in the tree structure of FIG. 4, the tree
Then, the tree
次に、ツリー構造検索部14は、ツリー構造検索部14は、抽出テーブルから、種別が「2」の文書ファイルであり、かつ文書・目次識別情報が「1」の文書・目次タイトル「1.総論」を抽出テーブルから読み出す。
そして、ツリー構造検索部14は、文書・目次タイトル「1.総論」の親目次識別情報に一致する文書・目次識別情報を有する目次を、抽出テーブルから検索する。ツリー構造検索部14は、文書・目次タイトル「1.総論」の親目次識別情報に一致する文書・目次識別情報を有する文書・目次タイトルとして、文書・目次タイトル「第1章 総論」を検出する。ツリー構造検索部14は、文書・目次タイトル「第1章 総論」の直下の階層に文書・目次タイトル「1.総論」を配置する。ここで、ツリー構造検索部14は、「第1章総論」の親目次識別情報に一致する文書・目次識別情報を有する文書・目次タイトルがすでに終了しているため、再度の検索を行わない。
Next, the tree
Then, the tree
上述したように、ツリー構造検索部14は、バージョンテーブル記憶部18に記憶されている抽出テーブルから従属関係を、親目次識別情報と文書・目次識別情報とから求めて、文書における目次及び文書ファイルのツリー構造を作成する。
このとき、ツリー構造検索部14は、追加、削除及び変更された目次及び文書ファイルが存在した場合、ツリー構造のいずれに配置された目次及び文書ファイルで有るかが明確となるように、従属先の目次を頂点の目次までを含めたツリー構造を生成する。そして、ツリー構造検索部14は、生成した目次及び文書ファイルのツリー構造を画像処理部16に対して出力する。
As described above, the tree
At this time, when there is a table of contents and a document file that have been added, deleted, and changed, the tree
ステップS12:
画像処理部16は、ツリー構造検索部14から目次及び文書ファイルが供給された、文書における第1の日付と第2の日付との目次及び文書ファイルにおける差分を示すツリー構造を、図4に示すように、表示部17の表示画面に表示する。
このとき、画像処理部16は、上記ツリー構造における目次及び文書ファイル各々の種別及び文書・目次識別情報により、バージョンテーブル記憶部18の抽出テーブルから、目次及び文書ファイル各々の差分の種別を示す項目、及び項目各々に対応する日付を読み出す。ここで、項目に対応する日付として、追加及び変更の各々については公開日となり、削除については非公開日である。
Step S12:
The
At this time, the
そして、画像処理部16は、ツリー構造において、追加、削除及び変更された目次及び文書ファイルの近傍に、その目次及び文書ファイルの差分が追加、削除及び変更のいずれかであるか、また追加、削除及び変更が行われた日付の情報を表示する。
例えば、画像処理部16は、文書・目次タイトル「第1章 総論」の場合、、文書・目次タイトル「第1章 総論」の文書・目次識別情報により、項目「追加」、公開日「2014/02/01」を、バージョンテーブル記憶部18の抽出テーブルから読み出す。そして、画像処理部16は、図4に示すように、文書・目次タイトル「第1章 総論」の文字が表示された近傍の領域に、「追加(2014/02/01)」の文字を表示する。
Then, the
For example, in the case of the document / table of contents title “
同様に、画像処理部16は、文書・目次タイトル「1.総論」の場合、項目「変更」、公開日「2014/02/01」を、文書・目次タイトル「1.総論」の文書・目次識別情報により、バージョンテーブル記憶部18の抽出テーブルから読み出す。そして、画像処理部16は、図4に示すように、文書・目次タイトル「1.総論」の文字が表示された近傍の領域に、「変更(2014/02/01)」の文字を表示する。
また、画像処理部16は、文書・目次タイトル「2.補足」の場合、項目「削除」、非公開日「2014/02/01」を、文書・目次タイトル「2.補足」の文書・目次識別情報により、バージョンテーブル記憶部18の抽出テーブルから読み出す。そして、画像処理部16は、図4に示すように、文書・目次タイトル「2.補足」の文字が表示された近傍の領域に、「削除(2014/02/01)」の文字を表示する。
Similarly, in the case of the document / table of contents title “1. General”, the
Further, in the case of the document / table of contents title “2. supplement”, the
すなわち、本実施形態によれば、第1の日付と第1の日付以降の第2の日付とのバージョンの差分として検出された目次(ホルダ)と文書ファイルとのツリー構造が、あたかも通常の従属関係を示すツリー構造として表示されるため、すなわちバージョンの差分のみが絞り込まれて表示されるため、追加、変更及び削除された目次及び文書ファイルの各々の特定が、ビジュアル的に容易にできる。
例えば、本実施形態によれば、指定された日付の時点における業務管理状態に対する調査や、監督官庁からの要求される報告書類の抽出において、例えば第2の日付である現在と、第1の日付である指定された日付(過去)との目次及び文書ファイルの差分が表示されるため、改訂あるいは改善などがされた部分の抽出が容易に行え、効率的な文書の管理運用が行える。
That is, according to the present embodiment, the tree structure of the table of contents (holder) and the document file detected as the difference between the versions of the first date and the second date after the first date is as if it were a normal subordinate. Since it is displayed as a tree structure showing the relationship, that is, only the differences of the versions are narrowed down and displayed, it is possible to easily visually identify the added, changed and deleted contents and document files.
For example, according to the present embodiment, the current date as the second date and the first date, for example, in the investigation on the business management state at the time of the designated date and the extraction of the required report document from the supervisory authority. Since the difference between the table of contents and the document file with respect to the specified date (past) is displayed, it is possible to easily extract the part that has been revised or improved, and to perform efficient document management and operation.
また、本実施形態によれば、文書における目次及び文書ファイルの各々の追加、変更及び削除の履歴がバージョンテーブルにより蓄積されていくため、作成以降の文書の履歴の管理が容易となり、過去のバージョンの文書内容に対して知識継承が図れ、文書の改訂を管理するマネジメントシステムを確立することができる。
また、本実施形態によれば、文書における目次及び文書ファイルの各々の追加、変更及び削除の履歴がバージョンテーブルにより蓄積され、バージョンに対応した異なる2つの日付の文書間の差分を容易に検出できるため、それぞれの日付毎のバージョンにおける文書を個別に管理する必要がなく、かつ異なるファイル間での差分の有無の比較を行う必要がないので、文書管理コストを抑制することができる。
In addition, according to the present embodiment, the history of addition, change, and deletion of each table of contents and document file in a document is accumulated in the version table, so that the history of documents after creation can be easily managed, and past versions The knowledge content can be passed on to the document contents, and a management system for managing document revisions can be established.
In addition, according to the present embodiment, the addition, change, and deletion history of each table of contents and document file in the document is accumulated in the version table, and a difference between documents of two different dates corresponding to versions can be easily detected. Therefore, it is not necessary to individually manage documents in versions for each date, and it is not necessary to compare the presence / absence of differences between different files, so that document management costs can be suppressed.
また、図1におけるファイル管理システム1の機能を実現するためのプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録して、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータシステムに読み込ませ、実行することにより文書における文書ファイルや目次の異なる2つの日付のバージョン各々の差分の抽出理処理を行ってもよい。なお、ここでいう「コンピュータシステム」とは、OSや周辺機器等のハードウェアを含むものとする。
In addition, the program for realizing the function of the
また、「コンピュータシステム」は、WWWシステムを利用している場合であれば、ホームページ提供環境(あるいは表示環境)も含むものとする。
また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ROM、CD−ROM等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の通信回線を介してプログラムを送信する場合の通信線のように、短時間の間、動的にプログラムを保持するもの、その場合のサーバやクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮発性メモリのように、一定時間プログラムを保持しているものも含むものとする。また上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良く、さらに前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるものであっても良い。
Further, the “computer system” includes a homepage providing environment (or display environment) if a WWW system is used.
The “computer-readable recording medium” refers to a storage device such as a flexible medium, a magneto-optical disk, a portable medium such as a ROM and a CD-ROM, and a hard disk incorporated in a computer system. Furthermore, the “computer-readable recording medium” dynamically holds a program for a short time like a communication line when transmitting a program via a network such as the Internet or a communication line such as a telephone line. In this case, a volatile memory in a computer system serving as a server or a client in that case, and a program that holds a program for a certain period of time are also included. The program may be a program for realizing a part of the functions described above, and may be a program capable of realizing the functions described above in combination with a program already recorded in a computer system.
以上、この発明の実施形態を図面を参照して詳述してきたが、具体的な構成はこの実施形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計等も含まれる。 The embodiment of the present invention has been described in detail with reference to the drawings. However, the specific configuration is not limited to this embodiment, and includes design and the like within a scope not departing from the gist of the present invention.
1…ファイル管理システム
10…入力部
11…作成部
12…更新部
13…バージョン日付検索部
14…ツリー構造検索部
15…ファイル読出部
16…画像処理部
17…表示部
18…バージョンテーブル記憶部
19…ファイルデータベース
DESCRIPTION OF
Claims (2)
指定された2つの異なる日付の各々において、目次及び文書ファイルそれぞれのバージョン、公開日及び非公開日を比較して追加、変更及び削除された目次及び文書ファイルを、前記目次のバージョンテーブルから前記2つの異なる日付間の差分として抽出して集計するバージョン・日付検索部と、
前記集計の結果から前記目次及び文書ファイルの各々の従属関係を文書・目次識別情報及び親目次識別情報を用いて抽出し、差分として検出された前記目次及び文書ファイルの各々のツリー構造を構成し、表示画面に対して表示するツリー構造検索部と
を備えることを特徴とする文書ファイル管理システム。 At least the document / table of contents identification information for identifying the table of contents and document file in the document, the parent table of contents identification information that is the document / table of contents identification information of the subordinate destination table of contents, the revision version, and each of the table of contents and document file A version table storage unit in which a version table indicating a correspondence between a release date when the document is published and a non-public date in which each of the table of contents and the document file is deleted is written and stored;
The table of contents and the document file added, changed, and deleted by comparing the version, release date and non-public date of the table of contents and the document file at each of the two different designated dates are stored in the table of contents table 2 A version / date search part that extracts and aggregates the differences between two different dates,
The dependency of each table of contents and document file is extracted from the result of the aggregation using the document / table of contents identification information and the parent table of contents identification information, and each tree structure of the table of contents and document file detected as a difference is configured. A document file management system comprising: a tree structure search unit for displaying on a display screen.
ツリー構造検索部が、前記集計の結果から前記目次及び文書ファイルの各々の従属関係を文書・目次識別情報及び親目次識別情報を用いて抽出し、差分として検出された前記目次及び文書ファイルの各々のツリー構造を構成し、表示画面に対して表示するツリー構造検索過程と
を備えることを特徴とする文書ファイル管理方法。 The version / date search unit includes at least a document / table of contents identification information for identifying a table of contents and a document file in the document, a parent table of contents identification information which is the document / table of contents identification information of the subordinate table of contents, and a revision version From the version table showing the correspondence between the release date when the table of contents and document file were released and the release date when the table of contents and document file were deleted and made private, at each of two specified different dates Version / date search process for extracting the table of contents and document files added, changed and deleted by comparing the version, release date and non-public date of the table of contents and document file, and summing them as the difference between the two different dates When,
The tree structure search unit extracts the dependency of the table of contents and the document file from the result of the aggregation using the document / table of contents identification information and the parent table of contents identification information, and each of the table of contents and the document file detected as the difference A document file management method comprising: a tree structure search process for forming a tree structure and displaying the tree structure on a display screen.
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