JP2014206963A - Accounting processing system, program for accounting processing and financial form - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は会計処理システムに関し、特に、会計ソフトから印刷出力された伝票から取引事象の詳細情報を取り込んで、勘定科目を決定し、仕訳入力できるようにした会計処理システムおよびその会計処理システムに適したプログラム並びに帳表に関する。 The present invention relates to an accounting processing system, and more particularly, to an accounting processing system in which detailed information of transaction events is taken from a slip printed out from accounting software, an account item is determined, and journal entries can be entered, and the accounting processing system thereof. Related programs and books.
公認会計士事務所や税理士事務所(本願において、単に「会計事務所」または「事務所」と称す。)では、顧問先から種々の形式で会計処理の元となるデータや原始証憑類を受け取って当該顧問先の会計処理を行っている。この場合、顧問先から会計事務所へ提出される基礎資料は紙媒体か電子媒体であり、以下の(1)〜(3)のような類型がある。
(1)記帳代行:原始証憑(レシートや領収書、手書きの伝票、通帳のコピーなど)、手書き出納帳、会計ソフトや表計算ソフトで印刷した帳簿類を会計事務所に渡し、会計事務所ではそれを見ながら会計ソフトで仕訳入力を行う。この場合、原始証憑類はスキャナーにかけて画像データも会計事務所に渡す場合もある。
(2)OCR処理:会計用の伝票をOCR装置で読み取り、会計処理を行う方法。この場合の伝票には、枠線のみがある伝票にすべての項目を手書きで記入した手書きOCR伝票と、特定の科目や摘要などが予めプリントされ、日付や金額などを部分的に手書き入力するプレプリントOCR伝票、さらには顧問先の会計ソフトで取引内容や金額までのすべてを白紙の紙類に印刷してなるOCR伝票がある。例えば特許文献1には、帳表をOCR装置で読み取って認識または推定結果を表示させ、データの確認および修正を行えるようにした帳表類読み取り装置が開示されている。
(3)自計化:顧問先側で出納帳形式のソフトウェアを使用して取引を入力し、データのままネットワークを介して会計事務所に送信するか、メモリカードなどの記憶媒体に格納して会計事務所に渡す方法。このような会計ソフトには、顧問先側で取引内容を摘要として入力すると、それに基づいて勘定科目の選択を支援する機能があるものがある(例えば、特許文献2)。この技術では、摘要欄に摘要名を入力すると、入力文字列から予め割り当てられている勘定科目が検索され、科目欄に自動入力される。
Certified public accountant offices or tax accountant offices (referred to simply as “accounting offices” or “offices” in this application) receive data and primordial certificates from the consultant in various forms. Accounting for the advisor. In this case, the basic material submitted from the advisor to the accounting office is a paper medium or an electronic medium, and there are the following types (1) to (3).
(1) Bookkeeping agency: Handing over original documents (receipts, receipts, handwritten slips, passbook copies, etc.), handwritten accounts, books printed with accounting software and spreadsheet software to accounting firms, While looking at it, enter the journal entry with accounting software. In this case, the primordial voucher may pass the image data to the accounting office through a scanner.
(2) OCR processing: A method of performing accounting processing by reading accounting slips with an OCR device. In this case, a handwritten OCR slip in which all items are handwritten on a slip having only a frame line, a specific subject, a summary, and the like are printed in advance, and a date and an amount of money are partially input by handwriting. There are print OCR slips, and further, OCR slips that are printed on blank paper with transaction details and amount of money by the accounting software of the consultant. For example,
(3) Self-sufficiency: The transaction is entered using the account book form software at the advisor, and the data is sent to the accounting office via the network or stored in a storage medium such as a memory card. How to give it to the accounting office. Some of such accounting software has a function of assisting selection of account items based on the contents of transactions as a summary on the side of an advisor (for example, Patent Document 2). In this technique, when a description name is input in the description column, a pre-assigned account item is searched from the input character string and automatically input in the item column.
また、家庭での家計簿入力を省力化するため、商品などを購入した際に発行されるレシートに購入明細の文字列とその内容を二次元コード化したものを同時印刷し、二次元コードを読み取ることで入力の手間を低減する方法がある(例えば、特許文献3)。 In addition, in order to save the household account book input at home, the purchase order text and its contents are two-dimensionally encoded on the receipt issued when the product is purchased. There is a method of reducing the labor of input by reading (for example, Patent Document 3).
OCR処理において、簿記や仕訳入力の知識が乏しい者が伝票記入を行うと、摘要と勘定科目の組合せが必ずしも適切とならない場合がある。具体的には、例えば「□月△日に商品を客先へ郵便小包を利用して、1,500円支払った」という事象がある場合、本来の勘定科目は「通信費」となるべきところ、例えばユーザーが摘要欄に「商品の小包送料」と記入し、勘定科目へ「交通費」と手書きして、そのまま会計事務所へOCR伝票が提出されることがある。この場合、会計事務所では記載内容を確認して間違いを修正する必要がある。 In OCR processing, if a person who has little knowledge of bookkeeping or journal entry completes a slip, the combination of summary and account item may not always be appropriate. Specifically, for example, if there is an event that “Payment of 1,500 yen using a mail parcel to a customer on □ month △”, the original account item should be “communication cost” For example, the user may enter “commodity shipping fee” in the description column, hand-write “transportation cost” in the account item, and submit the OCR slip to the accounting office as it is. In this case, the accounting firm needs to check the description and correct the mistake.
また、OCR伝票に手書き入力する場合、記入する際の文字書体や、文字濃度、読み取る際のスキャナーの解像度、OCR読取処理アルゴリズムなどによって、OCR処理における文字認識率が大きく変動するため、期待するほど会計事務所における仕訳入力業務の省力化に繋がらない場合がある。 In addition, when handwritten input is performed on an OCR slip, the character recognition rate in the OCR process varies greatly depending on the character font used for entry, the character density, the resolution of the scanner used for reading, the OCR reading processing algorithm, and the like. There are cases where it does not lead to labor savings in journal entry operations at accounting firms.
摘要から勘定科目が自動的に入力される自計化処理においても、入力される摘要とそれに基づいて提示される勘定科目が必ずしも適切でない場合がある。具体的には、例えば「○月×日に会議での弁当代として50,000円支払った」という事象がある場合、ユーザーが摘要欄に「会議の弁当代」と入力すると、会計ソフトは「会議」の文字列から類推して勘定科目として「会議費」を提示し、ユーザーは特に疑うことなくそれを選択決定する場合がある。ところが実際には「会議の弁当代」は、会議の出席者が社内の人間か否かや、人数当たりの単価、会議の場所等の各種要素によって、「接待費」や「福利厚生費」等の勘定科目にもなり得る。このように、簿記や仕訳入力の知識が乏しい人間が入力を行うと、不適切な勘定科目がそのまま決定されてしまうという問題があり、また勘定科目が記入済みの伝票または伝票データを渡された会計事務所でも間違いに気づきにくいという問題がある。 Even in the self-calculation process in which the account item is automatically input from the description, the input description and the account item presented based on the description may not always be appropriate. Specifically, for example, if there is an event of “paid 50,000 yen as a lunch box fee at the meeting on the day of the month ×,” when the user inputs “meeting lunch box fee” in the summary column, the accounting software will “ By analogy from the character string “conference”, “conference fee” is presented as an account item, and the user may select and decide it without doubt. In reality, however, the “lunch fee for a meeting” is based on various factors such as whether the attendees of the meeting are in-house, the unit price per person, the location of the meeting, etc. It can also be an account item. In this way, if a person with little knowledge of bookkeeping or journal entry performs input, there is a problem that an inappropriate account is determined as it is, and a slip or slip data with the account filled in is passed There is a problem that even accounting firms are hard to notice mistakes.
OCR処理、自計化のいずれにおいても、勘定科目が不正確な場合、会計事務所側では顧問先の経営状態の判断や財務状況の正確な把握ができないばかりか、税区分(課税/非課税や税率等)などへの影響も大きくなるため、事務所側では正確な勘定科目の決定を行うために、顧問先に逐次問い合わせる等の手間が必要となる。 In both OCR processing and self-counting, if the account item is inaccurate, the accounting office will not be able to judge the business condition of the consultant or accurately grasp the financial situation, but also tax classification (taxable / non-taxable (Such as tax rates) will also increase, and the office will need to make inquiries to the counselor in order to determine the correct account items.
一方、会計事務所が顧問先企業の依頼により本来顧問先が行う出納帳等の記帳や会計処理の代行を行う記帳代行業務では、顧問先から持ち込まれた手書きの帳簿や原始証憑(領収書等)を元に、会計事務所の職員が仕訳データを生成するので、正確な仕訳を作成できる。しかしながら、それでも顧問先企業に手書きの帳簿を記入する際の関連情報や、原始証憑に関する関連情報を問い合わせることが必要となり、手間が掛かる点は同様である。さらに、記帳代行業務では原始証憑を会計事務所に引き渡す必要があり、会計事務所側で多数の顧問先毎に原始証憑を月毎に管理したり、紛失しないような管理が求められる等の手間が生じる。 On the other hand, in the accounting agency where the accounting firm performs the accounting process and the accounting process, which is originally performed by the business partner at the request of the business partner, the handwritten book and the original certificate (receipt etc.) ), Accounting staff will generate journal data, so accurate journals can be created. However, it is still necessary to inquire about the related information when filling in the handwritten book to the consulting company and the related information about the primitive voucher. In addition, it is necessary to deliver the original voucher to the accounting office for the bookkeeping service, and the accounting office must manage the original voucher monthly for each of a number of advisors or manage it so that it is not lost. Occurs.
また、商品を販売する際にレシートにその内容を含んだ二次元コードを同時印刷し、会計処理を行う際にこれを読み込むようにすれば正確な情報が取得できるが、この方法を活用できるのは二次元コードが同時印刷されるレシートが発行される商品購入に限定されるため、このようなレシートの発行されない企業間における種々の取引や、交通費などの経費処理への転用は困難であり、またレシートの明細にも勘定科目を決定するのに必要かつ十分な情報が含まれているとは限らない。また、この方法はあくまで当該レシート(ないし帳表)に記載された情報をコード化するに留まり、当該帳表に記載されていない情報も含めてコード化して二次元コードに盛り込むことは予定されておらず、例えば、記載された取引事象の情報に加えて、取引事象の情報の取得経緯の情報(例えば、所定の質問形式に従って入力した内容、すなわちどういった質問に対する回答であるかを示す情報であるかの情報)と合わせて、後のシステムで利用するといったことを念頭に置いたものではなく、あくまで家計簿のような個人的なメモのような用途に限られる。 In addition, when you sell a product, you can obtain accurate information by simultaneously printing a two-dimensional code containing the contents on the receipt and reading it when performing accounting processing, but you can use this method. Is limited to purchasing products that are issued with receipts that are printed with two-dimensional codes at the same time, so it is difficult to transfer them to various transactions between companies that do not issue such receipts and to expense processing such as transportation expenses. In addition, the details of the receipt do not always contain information necessary and sufficient to determine the account item. In addition, this method only encodes the information described in the receipt (or book table), and it is planned that the information that is not described in the book table is encoded and included in the two-dimensional code. For example, in addition to the described transaction event information, information on the acquisition history of the transaction event information (for example, information entered according to a predetermined question format, that is, information indicating what kind of question is the answer) It is not intended to be used in a later system in combination with information on whether it is a personal memo, such as a household account book.
以上のようなことから、顧問先にて曖昧な勘定科目を入力するよりも、むしろ勘定科目は空白のままで正確かつ適切な摘要を入力してもらい、原始証憑を受け渡さないようなワークフローで運用できるとすれば、会計事務所において正確な勘定科目を決定するのに好都合となり、管理工数を削減することが可能となる。 Because of the above, rather than entering an ambiguous account item at the consultant, the account item is left blank and an accurate and appropriate description is entered, and the workflow does not deliver the original certificate. If it can be operated, it is convenient for an accounting office to determine an accurate account item, and management man-hours can be reduced.
そこで、本発明は、会計事務所の顧問先企業などで、会計ソフトを利用して、顧問先にて発生した取引事象に関して、5W1H(いつ、どこで、誰が、何を、どうする、なぜ)または5W2H(いつ、どこで、誰が、何を、どうする、なぜ、いくら)の大枠様式をベースに取引毎の個別質問を生成して、その回答を入力ないし選択してもらうことで取引事象の詳細情報を取得し、仕訳帳などに出力したものを会計事務所側に渡して会計事務所側でOCR処理してテキスト化し、あるいは、会計事務所の職員が出張して、出力された仕訳帳などをスキャナー等で読み取って画像データ化して持ち帰り、所内でOCRの文字認識処理を行ってテキスト化し、かかるテキスト化された取引事象の詳細情報を元にして、会計事務所での仕訳入力処理に必要となる勘定科目を決定できるようにしたシステムを提供することを目的とする。 Accordingly, the present invention relates to 5W1H (when, where, who, what, why) or 5W2H regarding a transaction event occurring at an advisor using accounting software at an advisory company of an accounting office or the like. Based on the outline format (when, where, who, what, how, why, how much), individual questions for each transaction are generated, and detailed information on transaction events is obtained by inputting or selecting the answers. Then, the output of the journal book etc. is handed over to the accounting office side and converted into text by OCR processing at the accounting office side, or the accounting journal staff travels and the output journal book etc. is scanned etc. , Read it into image data, take it home, perform OCR character recognition processing in the office, convert it into text, and use it as a journal entry process at the accounting office based on the detailed information on the textual transaction event. And to provide a system capable of determining the accounts to be essential.
ここで、OCR処理を行うための仕訳帳などに出力する際、所定の質問内容に対して入力ないし選択された取引事象に関する情報が、取引毎に大きな情報量(文字列数)となり、仕訳帳などに設けられた所定の行の枠内に収まらないという不都合が生じる場合がある。この場合の対策方法として、文字の大きさ(文字ポイント数)を小さくしたり、印字する行数を増加させたりすることが考えられる。しかしながら、文字を小さくすると、スキャナーやOCR装置で仕訳帳を読み取って文字認識処理を行う際に、文字認識率が低下するという不都合が生じてくる。あるいは、文字の大きさを維持したまま行数を増やした場合、仕訳帳等のレイアウトが変更されて出力帳表の商品性が低下するという不都合が生じてくる。 Here, when outputting to a journal or the like for performing OCR processing, information related to a transaction event input or selected with respect to a predetermined question content becomes a large amount of information (number of character strings) for each transaction. Inconvenient cases may occur that the image does not fit within the frame of a predetermined line provided in the above. As countermeasures in this case, it is conceivable to reduce the character size (number of character points) or increase the number of lines to be printed. However, if the characters are made smaller, there is a disadvantage that the character recognition rate decreases when the journal is read by the scanner or the OCR device to perform the character recognition processing. Alternatively, when the number of lines is increased while maintaining the character size, there is a disadvantage that the layout of the journal is changed and the merchantability of the output book table is lowered.
そこで、本発明はさらに、仕訳帳の出力文字の大きさを所定のポイント数より小さくした場合には、かかる取引事象に関する情報を二次元コード化し、活字印刷された文字列と併行して印字することで、仕訳帳等の出力帳表の商品性を維持しつつ、認識率を向上させることを目的とする。 Therefore, the present invention further converts the information on the transaction event into a two-dimensional code when the size of the output character of the journal is smaller than a predetermined number of points, and prints it along with the printed character string. Accordingly, it is an object to improve the recognition rate while maintaining the merchantability of an output book table such as a journal.
本発明はさらに、上記のように仕訳帳の文字情報と二次元コードを併記した場合において、二次元コードが読み取りづらい場合には文字情報を優先して読み取ることにより、情報認識率をさらに向上させるシステムに関する。すなわち、仕訳帳としての外観上の品質向上ないし情報量の確保のため摘要等の文字を小さくした場合、文字列の認識率が低下するので、摘要等の情報を二次元コード化して所定のエリアに印刷する。この場合において、二次元コードを印刷するエリアが十分に確保されていれば、誤り訂正符号のレベルを上げてエラーリカバリ率を十分に確保したサイズの二次元コードを付すことができる。 The present invention further improves the information recognition rate by preferentially reading the character information when the two-dimensional code is difficult to read when the character information of the journal and the two-dimensional code are written together as described above. About the system. In other words, if the characters such as a summary are made small in order to improve the quality of the appearance as a journal or to secure the amount of information, the recognition rate of the character string will decrease. Print on. In this case, if the area for printing the two-dimensional code is sufficiently secured, the level of the error correction code can be increased to attach the two-dimensional code having a size with a sufficiently secured error recovery rate.
しかし、仕訳帳等の出力帳表を顧問先で印刷する場合、多数の顧問先毎に、それぞれ異なるプリンタを用いて印刷することが予想される。特にインクジェットプリンタを利用する場合、図40に示すように、二次元コードの一部にインクのかすれやにじみ等が生じ、デコードの精度に影響を与えることがある。また、例えば図41に示すように、インクジェットプリンタで活字文字と二次元コードを併記する場合において、読み易さのために活字文字を大きく維持したり、活字文字の量が多い場合等、二次元コードの印刷領域に比して活字文字の印刷領域が広がるような場合には二次元コードの大きさが制限され、これが読み取り不良に繋がる問題がある。具体的には、インクジェットプリンタの性質上、二次元コードの1ドット毎に微細なにじみ等が生じるので、ドット毎の間隔を空ける必要があるが、二次元コードの大きさが制限される場合には型番を下げる必要が生じると、低い型番の中で必要な情報量(データーコード語)を確保するために、誤り訂正レベルを下げる必要が生じる。このような場合、誤り訂正レベル(エラーリカバリ率)を抑制して二次元コード化すると、二次元コードの認識率の低下(読取り不良)が生じる。そこで本発明は、二次元コードの読み取り不良が生じた場合には相対的に大きくなった活字文字を文字認識することで、認識率を向上させることをさらなる目的とする。 However, when an output book table such as a journal is printed by a consultant, it is expected that a large number of consultants will print using different printers. In particular, when an inkjet printer is used, as shown in FIG. 40, blurring or blurring of ink may occur in a part of the two-dimensional code, which may affect the decoding accuracy. In addition, for example, as shown in FIG. 41, when a type character and a two-dimensional code are written together with an ink jet printer, the type character is kept large for the sake of readability, or the type character is large. In the case where the print area of type characters is widened compared to the print area of the code, the size of the two-dimensional code is limited, which leads to a problem of reading failure. Specifically, due to the nature of the ink jet printer, fine blurring or the like occurs for each dot of the two-dimensional code. Therefore, it is necessary to provide an interval for each dot, but when the size of the two-dimensional code is limited. When it is necessary to lower the model number, it is necessary to lower the error correction level in order to secure the necessary information amount (data code word) in the lower model number. In such a case, if the error correction level (error recovery rate) is suppressed to form a two-dimensional code, the recognition rate of the two-dimensional code is lowered (reading failure). Therefore, the present invention further aims to improve the recognition rate by recognizing a relatively large type character when a two-dimensional code reading failure occurs.
ここで、型番とは、例えば二次元コードに関するJIS規格の「JIS X0510」における型番 (Version) をいい、型番は1から40の番号で表されるシンボルの大きさを意味し、最小のものは「型番1」の21×21ドットで構成され、最大のものは「型番40」の177×177ドットで構成されるものがある。また、誤り訂正レベルとは、二次元コードに汚れなどがあっても正確に読み取れるように、読み取り不能や読み取り間違いのモジュールを修正するために付けられる誤り訂正語のデータ語に対する割合をいう。JIS規格の「JIS X0510」では、レベルL(コード語の約7%が復元可能)、レベルM(コード語の約15%が復元可能)などのレベルが規定されている。また、二次元コードの1ドットとは、二次元コードを構成する最小単位の構成要素の四角い形状の領域をいい、画素の最小単位を示すドットとは異なる。
Here, the model number means, for example, the model number (Version) in “JIS X0510” of the JIS standard relating to a two-dimensional code. The model number means the size of a symbol represented by a number from 1 to 40, and the smallest one is Some are composed of 21 × 21 dots of “
本願発明は、会計事務所が顧問先から会計データを受け取って会計処理を行うための会計処理システムであって、顧問先に配備される顧問先端末と、前記会計事務所に配備されるコンピューターシステムとを具え、前記顧問先端末が、
所定の大枠様式をベースに会計・税務処理に固有の特定ルールに基づいた複数の質問を記憶する記憶手段と、
前記複数の質問を提示する表示手段と、
前記複数の質問への回答を取得するための入力手段と、
前記質問への回答に基づいて勘定科目や税区分を選択するための判断情報を作成する処理手段と、
作成された前記判断情報を出力する出力手段とを具え、
前記複数の質問は、取引カテゴリ毎に、大枠様式をベースに会計・税務処理に固有の特定ルールを適用して前記判断情報を得るための詳細な質問群からなり、
前記処理手段は、ユーザが指定した取引カテゴリに対応する質問を前記記憶部から抽出して前記表示手段に表示し、前記入力手段から取得される回答を前記記憶手段に保存するとともに、大枠様式をベースに会計・税務処理に固有の特定ルールを適用して作成された前記質問と対応する前記回答の少なくとも一部を組み合わせて前記判断情報を作成し、
前記出力手段が、前記判断情報を活字情報とともにその内容を二次元コード化したものを同時に印刷出力し、前記
会計事務所のコンピューターシステムが、
前記印刷出力された活字情報と二次元コードのイメージを取得するための入力手段と、
前記取得した活字情報と二次元コードから前記判断情報をテキスト化する読み取り手段と、
取得した前記活字情報と二次元コード、および前記テキスト化した判断情報とを保存する記憶手段と、
前記テキスト化した判断情報を反映させた会計情報入力画面を表示する表示手段とを具え、
前記読み取り手段は、最初に前記二次元コードの読み取りを行い、そこで読み取りエラーが生じた場合に前記活字情報のOCR処理を行うことにより、前記判断情報をテキスト化することを特徴とする。
The invention of the present application is an accounting processing system for an accounting office to receive accounting data from an advisor and perform accounting processing, an advisory terminal provided at the advisor, and a computer system provided at the accounting office And the advisor terminal is
A storage means for storing a plurality of questions based on specific rules specific to accounting and tax processing based on a predetermined outline format;
Display means for presenting the plurality of questions;
Input means for obtaining answers to the plurality of questions;
Processing means for creating judgment information for selecting an account item and tax classification based on an answer to the question;
Output means for outputting the created judgment information,
The plurality of questions, for each transaction category, consists of a detailed group of questions for obtaining the judgment information by applying specific rules specific to accounting and tax processing based on the outline format,
The processing means extracts a question corresponding to a transaction category designated by a user from the storage unit and displays it on the display means, stores an answer acquired from the input means in the storage means, The judgment information is created by combining at least a part of the answer corresponding to the question created by applying a specific rule specific to accounting / tax processing to the base,
The output means simultaneously prints out the judgment information and the two-dimensional code of the contents together with the type information, and the computer system of the accounting office includes:
Input means for obtaining the printed type information and the image of the two-dimensional code;
Reading means for converting the judgment information into text from the acquired type information and a two-dimensional code;
Storage means for storing the acquired type information, the two-dimensional code, and the textual determination information;
Display means for displaying an accounting information input screen reflecting the textual judgment information,
The reading means reads the two-dimensional code first, and performs an OCR process on the type information when a reading error occurs, thereby converting the determination information into text.
本発明の会計処理システムによれば、伝票や仕訳帳などの帳表の記載内容を活字情報とともに二次元コードで印刷し、これを会計事務所で読み取ってシステムに反映させることにより、会計事務所におけるデータの正確さを担保しつつ入力の手間を削減することができる。この場合に、帳表の文字が小さかったりして読み取りづらい場合には二次元コードを優先して読み取り、逆に二次元コードがかすれたりして読み取りづらい場合には活字文字をOCR処理で読み取ることにより、読み取り精度をより高く確保することができる。 According to the accounting processing system of the present invention, the contents described in a book table such as a slip or journal are printed together with type information in a two-dimensional code, which is read by the accounting office and reflected in the system. Therefore, it is possible to reduce the input effort while ensuring the accuracy of the data. In this case, if the characters on the table are small and difficult to read, the two-dimensional code is preferentially read. Conversely, if the two-dimensional code is difficult to read, the type characters are read by OCR processing. Thus, higher reading accuracy can be ensured.
さらに、顧問先において会計処理または税務処理特有の記述ルール(特定ルール)に基づく質問形式により、勘定科目や税区分を選択するための判断情報である取引情報ないし摘要情報を盛り込んだ帳表を作成して会計事務所に渡すことにより、事務所側で仕訳入力を行う際に正確かつ適切な勘定科目や税区分を判断して作業を進めることができる。また、帳票等に表記される各摘要情報に加え、帳票等の記載内容には現われない「記載内容の意味づけに関する情報(各摘要情報がどのような質問によって取得されたものであるかを示す情報)」を二次元コードに盛り込んで印刷することで、後に会計事務所において、各摘要情報がどのような質問によって取得されたものであるかを示す情報に基づいて、会計入力画面に摘要情報の基となる質問データを再構成して表示させることができ、会計事務所の職員がこれを参照してより正確な科目を十分に絞り込むことができる。さらに、摘要情報から過去の履歴情報を優先的に参照して自動的に科目候補を提示することにより、会計事務所の職員が正確な科目を選択・決定することができる。これにより、不明瞭な取引について顧問先にその都度確認したり、顧問先に簿記や入力に対する教育を行う必要がなくなり、会計事務所の労力を大幅に削減することができる。 In addition, the consultant creates a book that includes transaction information or summary information that is judgment information for selecting account items and tax classifications based on a question format based on accounting rules or tax processing-specific description rules (specific rules). By handing it to the accounting office, it is possible to determine the correct and appropriate account items and tax classifications when proceeding with the journal entry at the office side, and to proceed with the work. In addition to the summary information described in the form, etc., it does not appear in the description content of the form etc. “Information on the meaning of the description content (indicating what question each summary information was acquired by Information) ”is included in the two-dimensional code and printed, so that the accounting office will display the summary information on the accounting input screen based on the information that indicates what kind of summary information was acquired later. It is possible to reconstruct and display the question data that is the basis of the above, and the staff of the accounting office can refer to this to sufficiently narrow down more accurate subjects. Furthermore, by automatically referring to past history information from the summary information and automatically presenting subject candidates, the staff of the accounting firm can select and determine an accurate subject. As a result, it is not necessary to confirm the unclear transaction with the consultant each time or to train the consultant for bookkeeping and input, and the labor of the accounting office can be greatly reduced.
[用語集]
本発明を実施するための形態について、添付の図面を参照しながら以下に詳細に説明する。説明に先立ち、本願明細書および特許請求の範囲で用いる会計用語について以下に簡単に解説する。
「出納帳」現金や預金等の入出金を記載した帳簿
「伝票」入出金や取引内容等を記入する一定の様式を備えた紙片
「原始証憑」出納帳、領収書、伝票、請求書等の取引事実を明らかにする書類であって、記帳の基礎資料。記帳された内容の正確性・真実性を立証するもの
「仕訳」取引が発生した場合に、取引を借方、貸方に分解して科目を使用して金額を記録すること
「摘要」仕訳において、取引先と具体的な取引内容等を簡単に記載するための項目
「税区分」輸入/輸出等を含む課税/非課税/不課税やその税率等を区分けしたコード
「勘定科目」複式簿記の仕訳や財務諸表などに用いる表示金額の名目をあらわす科目
「二次元コード」色々な情報をバーコードや二次元バーコードなどのような特定パターンに変換したコード。ここで、バーコードとは二次元バーコード以外のバーコードも含むものとする。
[Glossary]
EMBODIMENT OF THE INVENTION The form for implementing this invention is demonstrated in detail below, referring an accompanying drawing. Prior to the explanation, accounting terms used in the present specification and claims will be briefly described below.
“Account book” A book that describes the deposit and withdrawal of cash and deposits, etc. “Voucher” A piece of paper “Primary certificate” with a certain form to fill in deposits and withdrawals and transaction details, etc. It is a document that clarifies the transaction facts, and is a basic material for bookkeeping. Demonstrate the accuracy and authenticity of the booked contents When a "Journal" transaction occurs, the transaction is debited and credited and the amount is recorded using the item. Item “Tax classification” for easy description of the details of the transaction with the destination “Tax classification” Tax entry / exclusion / tax exemption including import / export, etc. A subject that represents the nominal amount of money used for various tables, etc. “2D code” A code that converts various information into a specific pattern such as a barcode or 2D barcode. Here, the barcode includes a barcode other than the two-dimensional barcode.
[全体概要]
最初に、図39を用いて、本発明の会計処理システムにおける情報や処理の流れの全体概要を説明する。図39において、左側が顧問先側、右側が会計事務所側のシステムないし処理を示す。本発明では基本的に、顧問先側の顧問先端末10に会計に関する情報を入力し、紙媒体に印刷して会計事務所に引き渡すことを想定しているが、顧問先端末10が会計事務所側と通信ネットワークで接続されるか、USBメモリ等の可搬型記憶媒体でデータの移動を実施してもよい。会計事務所側にはサーバー20と、当該サーバー20と事務所内ネットワークで接続された1以上のクライアント端末30がある。顧問先端末10には本発明に関連する会計ソフトが実装されており、この会計ソフトは顧問先にて発生した取引事象に関して、5W1H(いつ、どこで、誰が、何を、どうする、なぜ)の大枠様式をベースに取引毎に会計処理特有の個別質問を生成して、その回答を入力ないし選択してもらうことで取引事象の詳細情報を取得する(丸数字1の処理)。これを本願において質問式伝票または質問式OCR伝票と称す。一実施例では、印刷出力する摘要の文字の大きさが所定値以下となる場合、会計事務所のOCR処理での文字認識精度が下がるため、活字情報を二次元コード化して帳表に同時印刷する(丸数字2の処理)。
[Overview]
First, with reference to FIG. 39, an overall overview of information and a flow of processing in the accounting processing system of the present invention will be described. In FIG. 39, the left side shows the system or processing on the advisory side, and the right side shows the accounting office side. In the present invention, it is basically assumed that information related to accounting is input to the
図39の左上の枠およびその周囲に示すように、顧問先から会計事務所に供される媒体には紙媒体と電子媒体があり、そのうち紙媒体は例えば他社製の手書き帳表(類型I)、手書き式の質問式OCR伝票(類型II)、顧問先端末10からの出力帳表として活字情報のみの仕訳帳(類型III)、活字情報と二次元コードが両方記載された仕訳帳(類型IV)がある(丸数字3の処理)。類型I〜IVは会計事務所の職員が伝票または帳表を受け取って、顧問先のスキャナまたは会計事務所のスキャナで読み取ってイメージ化して会計事務所のサーバー20に納める(丸数字4の処理)。また類型Vのように、活字情報と二次元コードが併存する仕訳帳の場合、二次元コードをスマートフォン等のカメラ付きモバイル端末(図示せず)で読み取って、インターネットを介して電子メールやウェブアップロードで会計事務所のサーバー20に送信するようにしてもよい。さらに、顧問先端末10で作成した伝票入力を印刷することなく、そのまま電子メールやウェブアップロードで会計事務所に送信するようにしてもよい(類型VI)。
As shown in the upper left frame of FIG. 39 and its surroundings, there are a paper medium and an electronic medium as media provided from the consultant to the accounting office, and the paper medium is, for example, a handwritten book table (type I) made by another company. , Handwritten question type OCR slip (type II), journal book with type information only (type III) as an output book table from
サーバー20に登録された伝票イメージまたは伝票データは、クライアント端末30で動作する会計処理ソフトで読み出される。この会計処理ソフトは伝票イメージまたは伝票データと入力画面が同時に表示され、伝票イメージまたは伝票データを見ながら入力画面に摘要データや勘定科目を入力/選択することができる(丸数字5の処理)。ここで、上記類型Iの場合は伝票イメージのみを表示させて、会計事務所の職員がこれを見ながら会計情報を入力・選択する。上記類型II−IVの場合、伝票イメージにイメージ処理(テキスト情報はOCR処理、二次元コードはデコード処理)を行って記載情報を抽出して、抽出された伝票内容が入力画面に反映される(丸数字6の処理)。さらに、摘要欄の記載内容から科目辞書または履歴情報を参照して、摘要情報から適切な勘定科目を入力画面に提示して選択・決定することができる(丸数字8−9の処理)。このようにして入力・決定された勘定科目を含む会計情報がサーバー20に保存される。 The slip image or slip data registered in the server 20 is read by the accounting processing software operating on the client terminal 30. In this accounting processing software, a slip image or slip data and an input screen are displayed at the same time, and it is possible to input / select summary data and account items on the input screen while viewing the slip image or slip data (processing of the circled number 5). Here, in the case of the above type I, only the slip image is displayed, and the accounting office staff inputs and selects the accounting information while watching this. In the case of the above type II-IV, the slip image is subjected to image processing (text information is OCR processing, two-dimensional code is decoding processing) to extract description information, and the extracted slip content is reflected on the input screen ( Processing of the circled number 6). Furthermore, by referring to the subject dictionary or history information from the description contents of the summary column, an appropriate account subject can be presented and selected from the summary information on the input screen (processing of the circled numbers 8-9). The accounting information including the account item input / decided in this way is stored in the server 20.
[システム概要]
本発明にかかる会計処理システムの一実施形態の構成を説明する。図31は顧問先システムの構成例であり、図32は会計事務所側システムの構成例である。
[System Overview]
A configuration of an embodiment of an accounting processing system according to the present invention will be described. FIG. 31 shows a configuration example of the advisor system, and FIG. 32 shows a configuration example of the accounting office system.
図31を参照すると、顧問先端末10は例えば顧問先企業で用いられるパーソナルコンピュータであり、キーボードやスキャナ等の入力部11と、例えば液晶ディスプレイである表示部12と、プリンタ等の出力部13と、インターネットを介して会計事務所と接続するための通信部14と、各種データおよび会計ソフト(図示せず)が格納される記憶部15と、当該記憶部15から読み出したプログラムを実行して各種機能を実現するCPU等の制御部16とを具える。本実施形態ではシステム1を顧問先企業に配置されたパーソナルコンピュータとして説明するが、以下に説明する本願システムの各種機能とデータを提供できる限りにおいて、顧問先端末10はスマートフォンやタブレットPCであってもよく、さらに本願発明は顧問先企業のPCからアクセス可能なウェブサーバーによるウェブサービスとして実現することもできる。また、記憶部15に格納される各種データおよびテーブルを顧問先のパーソナルコンピュータ(クライアントPC)からアクセス可能なサーバーに配置したクライアント−サーバーシステムとして構築してもよい。
Referring to FIG. 31, an
記憶部15には、後に詳述する本発明の帳簿作成方法を実現するための各種データ151が格納される。このデータは、ユーザに提示される質問データ、ユーザによる質問への回答である入力データ、摘要データ、質問回答におけるオートコンプリート機能を実現するための履歴データ、帳表を印刷する場合に用いられる帳表イメージデータ、帳表データ、および帳表フォーマット、各種質問のコードデータ、データを送る会計事務所のデータ等が含まれる。また、記憶部15にはさらに、ユーザに提示される質問のコード管理テーブル、帳表管理テーブル等の各種管理テーブル152が登録される。
The
制御部16は、データ管理部、質問回答処理部、文章整形部、入力補助部、帳表作成部、印刷処理部等を具える。これらの要素は顧問先端末10で記憶部15に格納された会計ソフトがCPUに展開されて実現されるものであり、後述する本願発明の各種処理を実施するためのさらなる要素を具えてもよい。
The
図32を参照すると、会計事務所側のシステムも顧問先端末10と同様に、キーボードやスキャナ等の入力部21と、例えば液晶ディスプレイである表示部22と、プリンタ等の出力部23と、インターネットを介して顧問先端末10と接続したり、会計事務所のクライアント端末30と接続するための通信部24と、各種データおよび会計処理ソフト(図示せず)が格納される記憶部25と、当該記憶部25から読み出したプログラムを実行して各種機能を実現するCPU等の制御部26とを具える。ここで、会計事務所のサーバー20とクライアント端末30は図32に示す同じ構成であってもよいし、図32に示す手段、機能または情報の一部をサーバー20が具備し、他の部分をクライアント端末30が具備する構成であってもよく、さらにサーバー20とクライアント端末30がそれぞれ図32に示す要素を部分的に具え、その一部が重複していてもよい。
Referring to FIG. 32, the accounting office system also has an
記憶部25には、後に詳述する本発明の帳簿作成方法を実現するための各種データ251が格納される。このデータは、顧問先に提示される質問データ、顧問先による質問への回答である入力データ、摘要データ、選択した勘定科目等の履歴データ、帳表をイメージスキャナーで読み取った画像データ、イメージデータと画像データとの紐づけを管理する帳表イメージデータ、帳表データ、および帳表フォーマット、各種質問のコードデータ、会計事務所の職員が入力・決定した会計データ、顧問先情報である会社データ、イメージとして読み取った伝票や帳表が自社製か否か、自社製の場合は質問式伝票か否かを判別するのに用いられる判別用辞書、摘要情報から勘定科目を決定するのに用いられる摘要科目辞書、二次元コードのデコードに用いられるバーコード辞書等が含まれる。また、記憶部25にはさらに、ユーザに提示される質問のコード管理テーブル、帳表管理テーブル、科目候補管理テーブル等の各種管理テーブル252が登録される。ここで、顧問先による質問への回答である入力データ、摘要データは、紙伝票を読み取って取得した情報をテキスト化したデータを意味する。
The
制御部26は、データ管理部、質問回答処理部、情報判別部、入力補助部、帳表作成部、印刷処理部、イメージ処理部、科目設定部、画像解析部、コンバート処理部等を具える。これらの要素は記憶部25に格納された会計処理ソフトがCPUに展開されて実現されるものであり、後述する本願発明の各種処理を実施するためのさらなる要素を具えてもよい。
The
[データ構造]
図18乃至図30を参照して、一実施形態におけるデータ構造を説明する。図18は、本発明の会計処理システムにより作成・蓄積される会計データの構造例である。このデータは、仕訳レコードを管理する為のコードとしての会計コード、取引が生じた日付、顧問先、取引内容を示す摘要情報、借方科目、借方金額、借方課区、借方税区、借方消費税、貸方科目、貸方金額、貸方課区、貸方税区、貸方消費税、税抜残高、当該レコードが入力済みであるかのフラグ、当該レコードに対応する原始証憑または伝票等の画像データ名等が登録される。
[data structure]
A data structure in one embodiment will be described with reference to FIGS. FIG. 18 shows an example of the structure of accounting data created and stored by the accounting processing system of the present invention. This data includes the accounting code for managing journal records, the date when the transaction occurred, the advisor, the description information indicating the transaction details, the debit item, the debit amount, the debit division, the debit tax zone, and the debit consumption tax. Credit item, credit amount, credit section, credit tax zone, credit consumption tax, tax-excluded balance, flag indicating whether the record has been entered, name of image data such as primitive voucher or slip corresponding to the record, etc. be registered.
図19は、スキャナーで取り込まれてサーバー20に格納される帳表や伝票、原始証憑の画像データを管理する帳表イメージデータの構造例である。帳表イメージデータは、画像データのIDと、当該画像データをOCR処理または二次元コードのデコード処理によりテキスト化した場合のテキストデータの関連付けと、テキストデータの有無を示すフラグと、画像データの元画像が質問式伝票か否かを示す帳表タイプと、画像データの拡張子と、元画像の種類(仕訳帳、伝票、レシート等)と、会計情報が入力済みかを示すフラグ等を具える。画像データのIDは、図18の会計データの画像データ欄と対応している。帳表イメージデータは、画像データの格納時、イメージ処理によるテキスト化する際、および会計情報の入力時に作成・更新される。 FIG. 19 shows an example of the structure of book table image data for managing the book table, slip, and original certificate image data captured by the scanner and stored in the server 20. The book table image data includes an image data ID, text data association when the image data is converted into text by OCR processing or two-dimensional code decoding processing, a flag indicating the presence or absence of text data, Book table type indicating whether the image is a question-type slip, image data extension, original image type (journal book, slip, receipt, etc.), flag indicating whether accounting information has been input, etc. . The ID of the image data corresponds to the image data column of the accounting data in FIG. Book table image data is created / updated when image data is stored, converted into text by image processing, and input of accounting information.
図20は、会計事務所側が具える顧問先の会社データの構造例である。顧問先番号毎に、顧問先名、住所、電話番号等が登録される。 FIG. 20 shows an example of the structure of the company data of the consultant provided on the accounting office side. For each advisory number, an advisory name, address, telephone number, etc. are registered.
図21は、会計事務所側のシステムで参照するためのファイルタイプの構造例である。このデータは、スキャナーで読み込んだ画像内に所定の識別子(例えば特定の番号や符号、マーク等)があった場合に、その画像が何であるかを判別するためのものである。ファイルタイプの例として、イメージ内に識別子が存在する場合には当該識別子によって自社製の質問式形式の伝票や帳表か、あるいは自社製の質問式以外の伝票や帳表かが判別でき、識別子がなければ他社製の伝票や帳表、あるいは原始証憑であることが判別できるように設定される。かかる識別子については、図39の全体概要図において、伝票の近傍に、ID−A1*、ID−B1、ID−B2、ID無し、のように記載していることに対応する。 FIG. 21 is an example of a file type structure for reference in the accounting office system. This data is used to determine what the image is when a predetermined identifier (for example, a specific number, code, mark, or the like) is present in the image read by the scanner. As an example of the file type, if an identifier exists in the image, it can be determined whether it is a slip or book in the form of an in-house query formula, or a slip or book other than a query formula in-house made by the identifier. If there is not, it is set so that it can be determined that it is a slip, book, or original voucher made by another company. This identifier corresponds to the fact that ID-A1 *, ID-B1, ID-B2, and no ID are described in the vicinity of the slip in the overall schematic diagram of FIG.
図22は、会計事務所側と顧問先の双方で具える質問データの構造例である。この質問データは、取引カテゴリから導出されるデータ形式(例えばレシート1、レシート2、・・・)ごとに、大枠様式をベースに会計・税務処理に固有の特定ルールを反映させて生成した具体的な質問内容が登録される。5W1Hは「when、いつ」、「where、どこで」、「who、誰が」、「why、なぜ」、「what、どうした」、「how、どうやって」という、個別の取引事象を上位概念化したものであって、本願の特定ルールを逆に辿っていく過程で抽出されたものであり、5W2Hは上記に加えて「how match、いくら」が追加された大枠様式の類型の一つである。例えば図22のデータ形式「レシート1」は、飲食をしたレシート(領収書、支払済み)がある場合の出納帳入力の際に提示される質問群が登録されており、これは5W2H形式の大枠様式をベースに会計・税務処理に固有の特定ルールを反映させて生成した質問データであって、取引カテゴリ(飲食)に対応させて、支払日、店名、参加者(人数や名前、社外の人間がいるか、いる場合の詳細等)、目的、飲食内容、金額、支払い方法といった内容を取得できるような質問からなる。次のデータ形式「レシート2」は交通費を支払った場合の詳細情報を取得するための質問群が登録されている。このように質問データには、取引カテゴリごとに、勘定科目や税区分を判断するのに十分な摘要情報を取得するための具体的な質問群が予め登録される。なお、取引カテゴリの内容によっては5W1Hのすべての要素が必要ではなく、その場合は不要な要素については図22に示すように「−(NULL)」が登録される。この場合、例えば図35に示すような質問画面において「−」が登録された不要な要素についての質問は表示されないことになる。
FIG. 22 shows an example of the structure of question data provided by both the accounting office and the consultant. This question data is generated for each data format derived from the transaction category (for example,
図23は、例えば顧問先で取引毎に入力される入力データの登録内容を示す図である。この入力データには、出力が活字情報のみか、二次元バーコードのみか、あるいはその両方かが登録される出力欄と、出力する場合の帳表フォーマット(伝票、仕訳帳等)が登録される帳表フォーマット欄、出力する際の文字ポイント欄、出力設定値の他に、質問に対するユーザの入力内容が登録される。例えば入力データを管理する為の管理番号1000001のデータは飲食があった場合の仕訳帳形式の入力データであり、図22の「レシート1」の質問データに対応した回答が入力データとして登録される。欄2aは質問データの「誰と」に対応しており、この欄に登録される質問コードデータが図26に示されている。すなわち、「誰と」に対応する詳細質問として、「d2a001:社外人数」、「d2a002:社外Who1」(同席した社外人間の名前)、「d2a003:社外Who2」(同左)、「d2a501:社内人数」、「d2a502:社内Who1」(同席した社内人間の名前)が登録され、右の方に質問コード毎(d2a001等)に具体的な人数や名前が登録される。
FIG. 23 is a diagram showing registration contents of input data input for each transaction at a consultant, for example. In this input data, an output field for registering whether output is only type information, only a two-dimensional bar code, or both, and a book table format (slip, journal, etc.) for output are registered. In addition to the book table format field, the character point field for output, and the output setting value, the user input contents for the question are registered. For example, the data of the
図24は、顧問先側で質問式伝票に回答していくことにより自動的に作成される摘要データを示す図である。この摘要データは、会計事務所に渡されて仕訳入力の際に適切な勘定科目や税区分を決定するために用いられる。図24に示すように、摘要データは管理番号毎にデータ形式、日付、金額、摘要文(印字用)、摘要文(二次元コード用)の項目を含んで構成される。摘要文自体(すなわち印字用)は図23に示す入力データの各項目の内容を助詞で繋げて文章化したものであり、例えば図示するように、「社外:東洋設計 鈴木専務・東洋設計・田中さんと 社内:吉本課長が 接待のため 深川亭で 飲食 クレジットカード支払」といった内容となる。この文章整形処理は制御部16の文章整形部で行われる。「摘要文(二次元コード用)」はこの内容を二次元コード用にしたものであり、要素毎に図26に示す質問コードデータで関連付けられ、各種質問(詳細質問)とその回答データが関連付けられている。この内容が変換され、さらに誤り符号等を付して二次元コード化される。
FIG. 24 is a diagram showing summary data that is automatically created when an advisory side answers a question-type slip. This summary data is passed to the accounting office and used to determine appropriate account items and tax classifications when entering journal entries. As shown in FIG. 24, the summary data includes items of data format, date, amount, summary sentence (for printing), summary sentence (for two-dimensional code) for each management number. The summary sentence itself (that is, for printing) is a sentence in which the contents of each item of the input data shown in FIG. 23 are connected with particles, as shown in the figure, for example, “Outside: Toyo Design, Managing Director Suzuki, Toyo Design, Tanaka Mr. and Mr. Yoshimoto: Manager Yoshimoto will entertain and pay credit cards at Fukagawa-tei for entertainment. This sentence shaping process is performed by the sentence shaping unit of the
図25は、会計事務所側のシステムにおいて、顧問先と摘要キーワードに関連して会計事務所の職員が過去に入力/選択した勘定科目が登録された履歴情報を示す。この履歴情報は、摘要文から勘定科目を自動類推あるいは勘定科目の候補を提示するのに用いられるものであり、顧問先が同じであれば同様の取引が繰り返される傾向にあることから、顧問先が同じで摘要文から抽出されるキーワードが共通したときに過去に入力した勘定科目を優先的に候補として提示するためのものである。履歴情報は、入力日、顧問先、取引内容を特定するためのカテゴリフラグ、キーワードを抽出する部分の質問コード(図26参照)、キーワード、その他の条件(例えば飲食を同席した人数や社内/社外の別、金額等)、以上の要素から過去に決定した勘定科目名、貸借等が登録される。 FIG. 25 shows history information in which the account items entered / selected in the past by the accounting office staff in relation to the consultant and summary keywords are registered in the accounting office system. This history information is used for automatic analogy of account items from summary texts or to present candidate account items. Since the same transactions tend to be repeated if the advisor is the same, the advisor When the keywords extracted from the summary sentences are common, the account items input in the past are preferentially presented as candidates. The history information includes an input date, a consultant, a category flag for specifying a transaction content, a question code for extracting a keyword (see FIG. 26), a keyword, and other conditions (for example, the number of people who are presenting food and drinks, internal / external) In addition, the account item name, loan, etc. determined in the past from the above factors are registered.
図26は、質問式伝票で用意される各種質問と質問コードの対応を示す質問コードデータである。この質問コードデータは顧問先と会計事務所側の双方で同じものが登録される。図26に示すように、「分類」欄には大枠質問である「質問」と、それぞれの大枠質問について取引毎に会計特有のルールに対応して用意される「詳細質問」がある。各詳細質問はそれぞれ大枠質問である5W1Hのいずれかに対応するが、取引事象(例えば飲食、交通費、給与支払い等)が異なれば問いかける質問が異なるべきとなり、それが詳細質問として規定される。各質問または詳細質問には一意の質問コードが対応づけられており、これが二次元コードの符号化/復号化した後、勘定科目の候補を判定する際などに参照される。 FIG. 26 is question code data indicating the correspondence between various questions and question codes prepared in the question formula slip. The same question code data is registered in both the advisor and the accounting firm. As shown in FIG. 26, in the “classification” column, there are “questions” which are large frame questions and “detailed questions” prepared for each large frame question corresponding to rules specific to accounting for each transaction. Each detailed question corresponds to one of 5W1H, which is a large frame question, but if a transaction event (for example, food and drink, transportation expenses, salary payment, etc.) is different, the question to be asked should be different, which is defined as a detailed question. Each question or detailed question is associated with a unique question code, which is referred to when determining candidate account items after encoding / decoding a two-dimensional code.
図27は、顧問先端末10が具える会計事務所データの構造例を示す。この会計事務所データは、顧問先から契約している会計事務所に電子メールまたはウェブアップロード、あるいは印刷出力により会計データを提供する際に参照・更新されるものであり、予め会計事務所の名称、メールアドレス、ウェブサイト、送信先IPアドレス、送信用ID、送信用パスワード等が登録される他、一実施例では会計事務所へのデータ提供時にどのような帳表を提供したかが登録される。
FIG. 27 shows an example of the structure of accounting firm data provided in the
図28は、会計事務所システムが具える質問コード管理テーブルの構造例を示す。質問コード管理テーブルは、会計事務所で質問式伝票に基づく会計データ作成時に、元となる質問式伝票がどのような質問で構成されているかを参照するために用いられるものである。取引カテゴリ(カテゴリ1とカテゴリ2の組み合わせ)あるいは質問データ名(レシート1、レシート2等)毎に、フラグに「1」とある質問がその質問式伝票に掲載されていることが設定されている。質問コードは図26の質問コードデータと対応している。会計事務所のシステムでは、図28と図26のデータを相互参照することにより質問式伝票を再構成することができる。
FIG. 28 shows an example of the structure of a question code management table provided in the accounting office system. The question code management table is used to refer to what kind of question the original question formula slip is composed when creating accounting data based on the question formula slip at the accounting office. For each transaction category (combination of
図29は、会計事務所における会計データ作成時に、読み取られる摘要情報から勘定科目の候補を検索するために参照される科目候補管理テーブルを示す。カテゴリ1、2の組み合わせで決まる取引事象毎に、注目する要素の質問コードと、その中に含まれる可能性のあるエレメント、その他に検索条件となる社内/社外人数、金額条件、これらの条件により候補となる科目名と貸借が登録されている。質問コードは図26の質問コードデータに対応している。例えば飲食があった場合には摘要文のうちd4a001「目的」の部分に注目し、ここに「飲食、接待、・・・」等のエレメントが存在する場合、例えば科目名として「交際費、会議費、・・・」を候補として抽出する。これが会計入力画面で会計事務所の職員に提示され、職員はこのなかから適切な科目を選択するか、候補にない場合には直接入力することができる。その選択あるいは入力した履歴は図25の履歴情報として蓄積され、科目候補を検索する際にはその履歴情報の方から優先して検索される。
FIG. 29 shows a subject candidate management table that is referred to in order to search for candidate account items from the summary information that is read when creating accounting data at an accounting office. For each transaction event determined by the combination of
図30は、会計事務所で参照される帳表管理テーブルの構造例を示す。カテゴリ1、2で決定される取引事象毎に、出力する場合に用いられる帳表フォーマットが登録されている。これらの帳表フォーマットは図33乃至図38に示されている。
FIG. 30 shows an example of the structure of a book table management table referred to by an accounting office. For each transaction event determined by
[前提処理]
次に、本発明の会計処理システムの初期設定について、画面例を用いて説明する。図1は、顧問先端末10において会計ソフトを起動したときに表示されるメニュー画面である。このメニュー画面では、「1.入力処理」、「2.出力処理」、「3.管理設定」、「4.終了」のいずれかを選択することができる。ここで「3.管理設定画面」を選択すると、図3の管理設定画面が表示される。ここでは、伝票出力時に、活字情報である仕訳データと、当該活字情報を二次元コード化したもののいずれかまたは両方、さらには仕訳データの文字が所定の大きさ以下となる場合を条件として二次元コードと仕訳データの両方を同じ紙に印刷するかを自動または手動で設定することができる。すなわち、取引の内容によってはその内容を説明する摘要欄の文字情報が多くなり、それを所定の大きさの帳表枠内に納めようとして文字を小さくすることがあるが、文字が小さくなるとOCR処理での認識率が低くなるため、文字の大きさが所定ポイント以下の場合に二次元コードを用意して同時に印刷することにより認識率が担保されるようにするものである。自動設定の場合、予め会計事務所サーバー20に、会計事務所側のOCR読取装置で文字認識可能な最小文字ポイント数が登録されており、顧問先端末10がこれを問い合わせて図3の「4.OCR読取可能な文字サイズ」の欄に登録し、出力時にこの数値を参照するようにすることができる。二次元コードには代表的なものでQRコード(登録商標)があるが、水平方向と垂直方向に情報を持つ表示形式のコードであれば他の形式の二次元コードを利用してもよい。図3の管理設定画面の設定情報は顧問先端末10に保存され、以降の出力時に設定情報が参照される。
[Prerequisite processing]
Next, the initial setting of the accounting processing system of the present invention will be described using a screen example. FIG. 1 is a menu screen displayed when the accounting software is started in the
[帳表作成処理]
顧問先端末10における取引毎の帳表データの作成処理の一実施形態を説明する。図1のメニュー画面で「1.入力処理」を選択すると、図4のような入力処理画面が表示される。この画面上で、最初に会計処理の対象となる取引を特定する。これは例えば図30に示すカテゴリ1と、対応するカテゴリ2をユーザに提示することにより行われる。一実施例ではカテゴリ1として「レシート(領収書、通常支払い)、入金、通帳、日計表、給与支払い、・・・」が提示され、いずれかを選択するとより具体的な「飲食、交通、購入10万円未満、・・・」等の選択肢が提示され、これらの組み合わせで取引内容が特定される。取引カテゴリが定まると顧問先端末10は図28に示すような質問コード管理テーブルを参照して質問データ名(レシート1、レシート2等)を特定し、図22に示す質問データテーブルから取引カテゴリに応じた個々の質問を抽出して、図4に示すような質問式入力処理画面に反映する。ここで、上述したように質問データは、5W1Hまたは5W2H形式の大枠様式をベースに、会計・税務処理に固有の特定ルール(記述ルール)を反映させて生成した質問データに対して、取引に応じてさらに詳細な質問が必要とされる場合には、会計・税務処理に固有の特定ルールをさらに反映させた詳細質問データが生成され、さらに具体的な仕訳内容に応じて勘定科目や税区分を決定するのに必要十分な情報を取得できるように調整および/または細分化して規定される。
[Book creation process]
An embodiment of a book table data creation process for each transaction in the
顧問先端末10のユーザは、この入力処理画面において質問に具体的に回答(選択または入力)していくことにより、勘定科目や税区分を決定するのに必要十分な情報が入力される。入力画面と入力内容の一例を図8に示す。この入力データは図23の入力データとして保存される。このとき顧問先端末10は、図3の管理設定画面で指定された仕訳データおよび/または二次元コードの設定情報に基づいて摘要データの出力欄を登録する。このようにして帳表データが作成され、顧問先端末10に保存される。なお、上記実施形態では質問式伝票入力方式により会計事務所側に必要十分な情報を盛り込んだ帳表データを作成するようにしたが、これは本実施形態のものに限るわけではなく、従来の一般的な会計ソフトの出納帳が表示されて顧問先のユーザが摘要データ等を直接入力するようにして帳表データを作成してもよい。
The user of the
[データ出力処理]
次に、入力した会計データを会計事務所に渡すために出力する処理について説明する。図11A−Bは、顧問先端末10における会計データの出力処理を説明するためのフローチャートである。図1のメニュー画面において「1.出力処理」を選択すると(b1−b2)、図2に示すような選択画面が表示される。ここでユーザは、1.入力済みデータのテキスト出力、2.手書き用の未入力の質問式伝票出力、3.入力済みデータが記載された質問式伝票出力、4.メールやウェブアップロードによるデータ出力、のいずれかを選択することができる(b3)。次に、顧問先端末10は図7のような帳表選択画面を提示して、出力対象の選択を促す(b4)。図7に示すように、複数種類の帳表について帳表形式か伝票形式の出力を指定することができる。入力済みの会計データを出力する場合は指定された図23の入力データを読み込み(b5)、この入力内容から制御部16の文章整形部が摘要文を作成し、図24に示す摘要データとして登録する(b6)。このとき、顧問先端末10は、図28の質問コード管理テーブルを参照して二次元コード用に質問コードを含めた摘要文をも作成して摘要データを登録する。
[Data output processing]
Next, a process for outputting the input accounting data to pass it to the accounting office will be described. FIGS. 11A and 11B are flowcharts for explaining the accounting data output process in the
次に、顧問先端末10は図23の出力欄を参照して、二次元コードの出力が設定されているかを確認し(b7)、設定されていれば入力データと摘要データに基づいて二次元コードを作成する(b8)。二次元コードの作成処理は公知技術であるためその詳細は省略する。次に、顧問先端末10は図7で指定された情報に基づいて帳表形式で印刷するかを確認し(b9)、帳表形式の場合は図33(仕訳帳)、図34(伝票)に例示された帳表フォーマットを読み込む(b10)。また、図3で指定された情報に基づいて入力データと二次元コードの一方のみを印刷するか、両方を印刷するか、所定の文字ポイント以下の場合に二次元コードも印刷するかを確認し(b11−b14)、指定された形式の帳表または伝票を印刷する(b16)。例えば、図3の「2.二次元コード出力」が「自動設定」になっている場合、印刷される活字文字の大きさがOCRで読める文字の大きさ(図3の「4.OCR読取可能な文字サイズ」の大きさ)よりも小さい場合(b12:N)はバーコードフラグ(図示せず)を「1」に設定する(b19)。バーコードフラグは「1」の場合に二次元コードも印刷対象に追加、「0」の場合に二次元コードは印刷しないとする設定フラグである。バーコードフラグが「1」の場合は(b13Y)、b8で作成した二次元コードを印刷出力用データに追加する(b14)。これにより、図33、図35のような形式で帳表や伝票が印刷出力される。図33は活字文字としての会計データと二次元コードが同時印刷される例であり、紙面の上側に活字情報としての入力内容と摘要データが複数印刷され、紙面の下側に各データに対応する二次元コードが印刷される。なお、二次元コードが印刷される箇所は、図33や図40のように下側に限られるものではなく、図41のように各取引欄の横側に印刷するようにしてもよい。 Next, the consultant's terminal 10 refers to the output field of FIG. 23 to check whether the output of the two-dimensional code is set (b7), and if it is set, the two-dimensional based on the input data and the summary data. A code is created (b8). Since the two-dimensional code creation process is a known technique, its details are omitted. Next, the consultant's terminal 10 confirms whether or not to print in the book table format based on the information specified in FIG. 7 (b9), and in the case of the book table format, FIG. 33 (journal book) and FIG. 34 (slip). Is read (b10). Also, based on the information specified in FIG. 3, it is confirmed whether only one of the input data and the two-dimensional code is printed, whether both are printed, or whether the two-dimensional code is printed when the predetermined character point is not exceeded. (B11-b14), the book table or slip in the designated format is printed (b16). For example, when “2. Two-dimensional code output” in FIG. 3 is “automatic setting”, the size of printed characters is the size of characters that can be read by OCR (see “4. OCR readable in FIG. 3). If the character size is smaller than the size (b12: N), a bar code flag (not shown) is set to “1” (b19). The bar code flag is a setting flag that adds a two-dimensional code to the print target when “1” and does not print the two-dimensional code when “0”. When the bar code flag is “1” (b13Y), the two-dimensional code created in b8 is added to the print output data (b14). As a result, the books and slips are printed out in the format shown in FIGS. FIG. 33 shows an example in which accounting data and two-dimensional code as printed characters are printed at the same time. A plurality of input contents and summary data as printed information are printed on the upper side of the page, and each data corresponds to the lower side of the page. A two-dimensional code is printed. The place where the two-dimensional code is printed is not limited to the lower side as shown in FIGS. 33 and 40, but may be printed on the side of each transaction field as shown in FIG.
あるいは、図2の出力処理画面で「4.データ出力」が選択されている場合(b15)、図5のデータ出力設定画面の指定内容(電子メールで出力するかウェブアップロードにより出力するか、テキスト形式かHTML形式か)に従って、データのコンバート処理を行ってデータ出力する(b17−b18)。これにより、図6、図27で設定された送付先としての会計事務所の情報が参照され、図36−38のような形式で電子メールまたはウェブアップロードにより会計事務所にデータが送信される。 Alternatively, when “4. data output” is selected on the output processing screen of FIG. 2 (b15), the specified content on the data output setting screen of FIG. 5 (whether it is output by e-mail or web upload, text In accordance with the format or the HTML format, the data is converted and output (b17-b18). As a result, the information about the accounting firm as the destination set in FIGS. 6 and 27 is referred to, and data is transmitted to the accounting firm in the format shown in FIGS. 36-38 by e-mail or web upload.
[データ読取処理]
図10A−Bは、顧問先から図39の類型I−IV、すなわち原始証憑そのもの、手書きの質問式OCR伝票(二次元コード無し)、活字情報のみの仕訳帳、および活字情報と二次元コードが同時印刷された仕訳帳をスキャナーで読み取った場合の、会計事務所における読み取り処理を説明するためのフローチャートである。前提として、顧問先で作成・収集された帳表または原始証憑がスキャナーで読み込まれ、画像データとして会計事務所のサーバー20に登録されているものとする。会計事務所のクライアント端末30で処理対象の伝票・帳表を指定すると(a1)、イメージが読み出される(a2)。ここで、会計事務所のシステムと互換性のある伝票(例えば上記の質問式伝票等)の場合は紙面の所定欄に識別子が付されており(図39の例では、類型IIの質問式OCR伝票の近傍に、識別子としてID−A1*と記載)、読み込んだイメージ内の識別子の有無やその種類に基づいて図21を参照し、自社製(すなわち互換性のある)帳表類であるか、さらに自社製の場合は質問式の帳表類であるかが判別され、図19の帳表イメージデータに情報が登録される(a3)。所定の識別子が存在しない場合は自社製の帳表類以外(図39の例では、類型Iの質問式OCR伝票(手書き)の近傍に、識別子としてID無しと記載)、すなわち他社製の帳表か原始証憑であり、画像として処理されて会計事務所職員が当該画像を見ながら会計データを入力していくことになる(a4からa31)。さらに、識別子またはその一部は、例えば複写機で複写すると「複製不可」と大きく現れるようにしておき、所定の状態の識別子がなければ以下詳述するイメージ読み取り(OCRまたは二次元デコード)による処理の簡略化ができないようにする。これにより、本願システムで正規に出力した帳表類以外は本願システムの利点を利用できなくして(a31、a15へ)、安易な模倣を防止することができる。なお、このようにイメージ読み取り時にコピー品であることを判別する手法は従来技術を用いることができ、上記のように「複製不可」と現れる以外の既存の技術を用いてもよい。
[Data reading process]
10A-B shows the type I-IV of FIG. 39 from the consultant, that is, the original voucher itself, the handwritten question-type OCR slip (no two-dimensional code), the journal of only type information, and the type information and two-dimensional code. It is a flowchart for demonstrating the reading process in an accounting office at the time of reading the journal printed simultaneously, with the scanner. As a premise, it is assumed that a book table or primitive voucher created and collected by a consultant is read by a scanner and registered in the server 20 of the accounting office as image data. When a slip / book to be processed is designated at the client terminal 30 of the accounting office (a1), an image is read out (a2). Here, in the case of a slip that is compatible with the accounting firm system (for example, the above-mentioned question formula slip), an identifier is attached to a predetermined column on the page (in the example of FIG. 39, the type II query formula OCR). Whether ID-A1 * is described as an identifier in the vicinity of the slip), and whether the identifier is included in the read image, and based on the type and type of the identifier, is it a company-made (ie, compatible) book table? Further, in the case of a company-made product, it is determined whether it is a question type book table, and information is registered in the book table image data of FIG. 19 (a3). If the predetermined identifier does not exist, it is not a book table made in-house (in the example of FIG. 39, the identifier is described as no identifier in the vicinity of the type I question type OCR slip (handwritten)), that is, a book table made by another company. This is a primordial voucher, processed as an image, and the accounting office staff inputs the accounting data while viewing the image (a4 to a31). Further, the identifier or a part of the identifier appears so as to appear “unreplicatable” when copied by a copying machine, for example. If there is no identifier in a predetermined state, processing by image reading (OCR or two-dimensional decoding) described in detail below is performed. To prevent simplification. This makes it impossible to use the advantages of the system of the present application except for the books and tables normally output by the system of the present application (to a31, a15), and easy imitation can be prevented. Note that a conventional technique can be used as a method for determining whether the image is a copy product at the time of reading an image, and an existing technique other than the “unreplicatable” condition as described above may be used.
識別子の認識によりOCR処理が可能な自社製伝票の場合(a5:Y)、紙面の所定箇所に二次元コードが存在するかを確認する(a6)。二次元コードが存在しない場合、OCR処理を行って記載してある文字を認識し(a10)、特有の認識処理(例えば、紙の向きの調整、ノイズ除去、枠線除外等)を行ってテキスト化し、画像データと紐づけて登録する(a9)。二次元コードが存在する場合、二次元コードを解析し(a7)、そこから入力情報、摘要情報を抽出できるかを判別する。ここで、二次元コードが無事に復号できれば内容をテキスト化し、画像データと紐づけて登録する(a9)。一方、上述したように二次元コードの印刷領域が制限されていて誤り符号レベルが十分でなかったり、プリンタの印刷精度が悪かったり、印刷のむらやにじみが生じたりして、エラー率が閾値を超える場合(a8:N)、二次元コードが無い場合と同様にOCRで文字認識を行う(a10−a11)。プリンタの印刷精度が悪かったり、印刷のむらやにじみによる文字の濃度が薄かったり、文字が潰れていてテキストとして認識を失敗した場合(a12:Y)は読取エラーとなり、テキスト化できないので、画像データとして処理する。文字をテキストして認識に成功した場合(a12:N)はテキスト化する。このように、二次元コードが読み取れる場合はそれを優先し、読み取りエラーが生じる場合はOCR処理で文字認識を行うことにより、何らかの理由で二次元コードが読み取れなかった場合でも、記載の文字から会計情報を取得することができる。さらに、図9の例において、後述するように、二次元コード部分の認識、文字列部分の認識に不備がある場合でも、帳表の文字列部分をイメージ画像として表示するとともに、同時に未入力の会計情報入力画面を表示することで、オペレータがイメージ画像を見ながら会計情報をテキスト入力することができる。本実施形態では二次元コードを例に説明しているが、他の種類のバーコードでも同様の処理となる。 In the case of a self-made slip that can be subjected to OCR processing by recognition of an identifier (a5: Y), it is confirmed whether a two-dimensional code exists at a predetermined location on the paper (a6). When there is no two-dimensional code, the characters described by OCR processing are recognized (a10), and the text is processed by performing specific recognition processing (for example, paper orientation adjustment, noise removal, frame line exclusion, etc.). And associated with the image data and registered (a9). If a two-dimensional code exists, the two-dimensional code is analyzed (a7), and it is determined whether input information and summary information can be extracted therefrom. Here, if the two-dimensional code can be decoded successfully, the contents are converted into text and registered in association with the image data (a9). On the other hand, as described above, the printing area of the two-dimensional code is limited, the error code level is not sufficient, the printing accuracy of the printer is poor, printing unevenness or blurring occurs, and the error rate exceeds the threshold value. In the case (a8: N), character recognition is performed by OCR as in the case where there is no two-dimensional code (a10-a11). If the printing accuracy of the printer is poor, the density of characters due to uneven printing or blurring, or the characters are crushed and the recognition as text fails (a12: Y), a reading error occurs and the text cannot be converted. To process. When the text is successfully recognized by text (a12: N), it is converted into text. In this way, when a two-dimensional code can be read, priority is given to it, and when a reading error occurs, character recognition is performed by OCR processing, so that even if the two-dimensional code cannot be read for some reason, accounting is performed from the written characters. Information can be acquired. Furthermore, in the example of FIG. 9, as will be described later, even if there is a deficiency in the recognition of the two-dimensional code portion and the recognition of the character string portion, the character string portion of the book table is displayed as an image image and at the same time not input By displaying the accounting information input screen, the operator can enter the accounting information in text while viewing the image. In the present embodiment, a two-dimensional code is described as an example, but the same processing is performed for other types of barcodes.
次に、クライアント端末30の画面上に図9のような入力画面を表示する(a13)。図9では、表示モードの異なる同じ内容の画面が2つ並列に示されており、上が一括表示画面、下が個別表示画面である。これらは画面下側の「一括表示切替」と「個別表示切替」ボタンを押すことにより切り替わる。例えば図33に示すような同じ紙面に複数の仕訳データが記載される仕訳帳を読み込むと、図9の上側に示すように、複数の仕訳データが一括で表示され、選択された仕訳データがアクティブになり編集できるようになる。下側の個別表示画面では、複数の仕訳データの1のみを表示し、入力内容が決定したら次の仕訳データが表示される。個別表示にすると会計事務所の職員が現在どのデータを扱っているのかが分かり易いという利点がある。また、本実施例の会計処理ソフトは二画面表示機能を有し、画面の左上側に読み込んだ帳表イメージが表示され、右側に会計情報入力画面が表示される。これにより、実際の帳表イメージを見ながら会計情報を入力・編集することができる。帳表イメージは、スキャナーで読み取った画像データ(a15)、二次元コードで読み取ったテキストデータ(a18)、OCRで読み取ったテキストデータ(a18)の処理分類によって表示内容が異なる。 Next, an input screen as shown in FIG. 9 is displayed on the screen of the client terminal 30 (a13). In FIG. 9, two screens having the same content in different display modes are shown in parallel, with the top being a batch display screen and the bottom being an individual display screen. These are switched by pressing the “collective display switching” and “individual display switching” buttons at the bottom of the screen. For example, when a journal book in which a plurality of journal data is written on the same page as shown in FIG. 33 is read, a plurality of journal data is displayed at a time as shown in the upper part of FIG. 9, and the selected journal data is active. You can edit it. On the lower individual display screen, only one of a plurality of journal data is displayed, and the next journal data is displayed when the input content is determined. The individual display has the advantage that it is easy to understand which data is currently handled by accounting firm staff. The accounting processing software of this embodiment has a two-screen display function. The read book image is displayed on the upper left side of the screen, and the accounting information input screen is displayed on the right side. Thereby, it is possible to input and edit the accounting information while looking at the actual book table image. The book table image has different display contents depending on the processing classification of the image data (a15) read by the scanner, the text data (a18) read by the two-dimensional code, and the text data (a18) read by the OCR.
画像として処理されている場合、すなわちOCRや二次元コードの復号を行っていない場合(a14:Y)、画像データを帳表イメージウィンドウに表示し、会計事務所の職員がこの画像を見ながら月日、摘要、借方科目、借方金額、貸方科目、貸方金額等を入力する(a16)。その後、入力された摘要情報から、科目決定処理が行われる(a17)。この科目決定処理は、図12を参照して後に詳述する。その後にもしあれば必要なデータを入力して会計データを完成させる(a17)。この会計データは帳表イメージと紐づけられ(a18)、サーバー20に登録される(a19)。 If it is processed as an image, that is, if OCR or two-dimensional code is not decoded (a14: Y), the image data is displayed in the book table image window, and the staff of the accounting office looks at the image while viewing the month. Enter the date, description, debit item, debit amount, credit item, credit amount, etc. (a16). Thereafter, subject determination processing is performed from the inputted summary information (a17). This subject determination process will be described in detail later with reference to FIG. Thereafter, if necessary, necessary data is input to complete the accounting data (a17). This accounting data is associated with the book table image (a18) and registered in the server 20 (a19).
一方、OCR処理または二次元バーコード読み取りによってテキスト化が成功している場合(a14:N)、テキストデータを図9の仕訳帳入力画面に反映させる(a18)。この場合、テキスト化に成功しているということは自社製の伝票であるので、イメージ内の読み取り位置やデータに付されたID等を用いて、対応するデータを各項目に適切に反映させることができる。図9の上側に示すように、テキストデータを一括表示する場合(a19)、全入力項目にテキストデータを反映させる(a20)。次に、カーソルで1のレコードを指定すると反転表示され、同時にそのデータの基になる質問内容が左下の質問内容ウィンドウに表示される(a22)。この処理について、図13を用いて説明する。 On the other hand, when text conversion is successful by OCR processing or two-dimensional barcode reading (a14: N), the text data is reflected on the journal entry screen of FIG. 9 (a18). In this case, since the fact that the text has been successfully created is a slip made in-house, the corresponding data is appropriately reflected in each item using the reading position in the image and the ID attached to the data. Can do. As shown in the upper side of FIG. 9, when text data is collectively displayed (a19), the text data is reflected on all input items (a20). Next, when 1 record is designated with the cursor, it is highlighted and at the same time, the question content that is the basis of the data is displayed in the lower left question content window (a22). This process will be described with reference to FIG.
図13は、図9の入力画面において摘要データに対応する質問内容を表示するためのフローチャートである。カーソルのある項目が摘要欄である場合(d1)、クライアント端末30は図19を参照して、読み込んだイメージファイルの種類が質問式かを確認する(d2)。質問式である場合、テキストデータから図24、26、28を参照して、質問コードを取得する(d4)。次に、図26を参照して質問コードデータから対応する質問内容を取得する(d5)。ここで、図9に示す「質問内容表示」ボタンが押されている場合(d6:Y)、質問内容を再構成して左下の質問内容表示ウィンドウに表示する(d7)。この場合、図34、36の伝票/帳表フォーマット例を参照して、各項目に質問内容を当てはめて表示する。これにより、指定した摘要データについて、その摘要の基となる質問データを参照することができ、会計事務所の職員がどのような質問によりこの内容が作成されたのかが分かり、勘定科目をより正確に決定することができる(d8)。 FIG. 13 is a flowchart for displaying the question content corresponding to the summary data on the input screen of FIG. 9. When the item with the cursor is the summary column (d1), the client terminal 30 refers to FIG. 19 and confirms whether the type of the read image file is a query type (d2). If it is a question formula, a question code is acquired from the text data with reference to FIGS. 24, 26 and 28 (d4). Next, referring to FIG. 26, the corresponding question content is obtained from the question code data (d5). If the “question content display” button shown in FIG. 9 is pressed (d6: Y), the question content is reconstructed and displayed in the lower left question content display window (d7). In this case, referring to the slip / book format example in FIGS. 34 and 36, the question contents are applied to each item and displayed. This allows you to refer to the question data that is the basis of the description for the specified summary data, and the accounting office staff can understand what kind of question caused this content and make the account more accurate. (D8).
図10Bのフローチャートに戻ると、次に、科目決定処理が行われる(a22)。この科目決定処理について、図12を参照して以下に説明する。 Returning to the flowchart of FIG. 10B, next, a subject determination process is performed (a22). This subject determination process will be described below with reference to FIG.
図12は、摘要文から自動的に勘定科目の候補を提示・決定するためのフローチャートである。図9の二画面表示において、カーソルを科目欄(借方科目または貸方科目)に移動させると(c1:Y)、クライアント端末30は摘要欄が入力されているかを確認する(c2)。摘要が入力されていなければ(c2:N)、手入力により科目の入力を受け付ける(c10)。摘要が入力されていれば(c2:Y)、入力されている摘要情報からエレメントを抽出する(c3)。これは、摘要情報から単語を切り出し、図25の当該顧問先の履歴情報のエレメント欄に登録されているエレメントがあればそれを優先的にエレメントとして抽出し、履歴情報がない場合や履歴情報にある語句がなければ、切り出した語句を最初からエレメントとして抽出することにより行われる。この場合のエレメントは個数に制限をかけていてもよい。あるいは、図29の科目候補管理テーブルを参照して、エレメント欄に登録されている語句があればそれをエレメントとして抽出するようにしてもよい。 FIG. 12 is a flowchart for automatically presenting and determining account item candidates from the summary text. In the two-screen display of FIG. 9, when the cursor is moved to the item column (debit item or credit item) (c1: Y), the client terminal 30 confirms whether the summary column is input (c2). If no summary has been input (c2: N), the subject input is accepted manually (c10). If a summary has been input (c2: Y), an element is extracted from the input summary information (c3). This is because a word is extracted from the summary information, and if there is an element registered in the element column of the history information of the consultant in FIG. 25, it is preferentially extracted as an element. If there is no certain phrase, the extracted phrase is extracted as an element from the beginning. In this case, the number of elements may be limited. Alternatively, with reference to the subject candidate management table of FIG. 29, if there is a word or phrase registered in the element column, it may be extracted as an element.
次に、クライアント端末30は最初に図25の当該顧問先の履歴情報からエレメントが多く合致するレコードを順番に所定数だけ抽出し、その科目欄の内容を図9における勘定科目の候補として提示する。履歴情報にエレメントに合致するレコードが所定数ない場合、次に図29の科目候補管理テーブルを参照して、同様にエレメントが多く合致するレコードを抽出してその科目候補をユーザに提示する(c5−c6)。図9の実施例では候補数は3つであり、4つめの選択肢として「自分で入力」が提示される。ここで、図9の質問内容表示ボタンが押されていれば図13で説明したフローによって摘要の基となる質問内容を表示する(c7−c8)。 Next, the client terminal 30 first extracts a predetermined number of records in which a large number of elements match from the history information of the consultant in FIG. 25, and presents the contents of the subject column as candidate account subjects in FIG. . If there is no predetermined number of records that match the elements in the history information, next refer to the subject candidate management table of FIG. 29, similarly extract records that match many elements, and present the subject candidates to the user (c5). -C6). In the embodiment of FIG. 9, the number of candidates is three, and “input by yourself” is presented as the fourth option. If the question content display button in FIG. 9 is pressed, the question content that is the basis of the summary is displayed according to the flow described in FIG. 13 (c7-c8).
会計事務所の職員は摘要の内容を考慮して、適切な勘定科目があれば1〜3の数字から決定し、なければ「4.自分で入力」を選択して勘定科目を手入力する。決定された勘定科目は図29の履歴情報に蓄積される。同じ顧問先は同じ取引を繰り返して行うことが多いため、当該顧問先について過去に決定された勘定科目を優先的に用いることにより、正確な科目名を提示することが期待できる。一括表示の場合、各レコードについて科目の決定まで行う。
The staff of the accounting office considers the contents of the summary, and if there is an appropriate account item, determine from the
図10Bに戻ると、上記のように勘定科目まで入力済みとなり会計データが完成した段階で、会計データと帳表イメージが紐付けされ(a29)、サーバー20に登録される。一方、図9下側のように個別表示されている場合(a19:N)、テキストデータ反映、質問内容表示、科目決定処理、データ確認修正処理を仕訳データ毎に繰り返して(a23−28)、完了したら帳表イメージデータをもとに会計データと画像データを紐づけてサーバーに登録する(a29−30)。 Returning to FIG. 10B, the account data and the book table image are linked (a 29) and registered in the server 20 when the account data is completed and the account data is completed as described above. On the other hand, when individually displayed as shown in the lower part of FIG. 9 (a19: N), the text data reflection, the question content display, the subject determination process, and the data confirmation correction process are repeated for each journal data (a23-28), When completed, the accounting data and the image data are linked and registered in the server based on the book table image data (a29-30).
図39に示す類型VIの処理について、図14乃至図17を用いて簡単に説明する。この類型VIは、顧問先端末10で作成した質問式伝票データを、電子メールまたはウェブアップロードにて会計事務所のサーバー20に送信する態様である。図14は顧問先から電子メールでサーバー20に送信する実施例、図15は当該電子メールを受け取ったサーバー20のデータ保存処理、図16は顧問先からウェブアップロードによりサーバー20に送信する実施例、図17はその通知を受け取ったサーバー20の処理の実施例である。
The processing of the type VI shown in FIG. 39 will be briefly described with reference to FIGS. This type VI is a mode in which the inquiry-type slip data created by the
図14に示すように、顧問先端末10は、図5、図6、図7、図27のデータまたは画面を参照、提示して出力伝票と送信先の指定を受け付けて出力処理を行い(e1−e2)、HTML形式が指定されている場合はコンバートし(e3−e4)、メールを作成してサーバー20に送信する(e5−e7)。これを受信したサーバー20はメールを解析し、データを取得して保存する(図15ステップf1−f4)。ウェブアップロードの場合も同様に、伝票と送信先の指定を受け付け、必要に応じてHTML形式に変換して、予め通知されたサーバーにデータをアップロードし、その旨をメールで通知する(図16ステップg1−g8)。通知を受けたサーバー20はデータを取得して保存し、その旨を電子メールで返信する(図17ステップh1−h5)。どの帳表データが顧問先から送信されたかは、図27で示す顧問先の会計事務所データに登録される。
As shown in FIG. 14, the
以上、本発明の数々の実施形態および実施例について詳細に説明したが、本発明の技術的範囲は上記の実施形態ないし実施例に限定されるものではなく、本発明は添付の特許請求の範囲を逸脱することなく様々な変形例、変更例として実現することができ、このような変形例、変更例はすべて本発明の技術的範囲に属すると解されるべきである。 As described above, the embodiments and examples of the present invention have been described in detail. However, the technical scope of the present invention is not limited to the above-described embodiments and examples, and the present invention is limited to the appended claims. Various modifications and changes can be realized without departing from the scope of the invention, and it should be understood that all such modifications and changes belong to the technical scope of the present invention.
特に、本明細書に記載した質問式伝票の取引別大枠質問と詳細質問の関係は一例であり、どの大枠質問にどのような詳細質問がどのような形式(選択式や記述式など)で対応表示されるかは顧問先や会計担当者の需要に応じて適宜変更されてもよい。また、取引カテゴリごとに質問を表示する際に、上記説明した詳細質問の1以上を表示することなく、詳細質問欄を単に自由入力欄として提示するようにしてもよい。また、添付図面に示した伝票例や画面例のレイアウトもあくまでも例示であり、各項目の順番や、画面上におけるウィンドウの位置、枠線や文字のレイアウト等は適宜変更することができる。 In particular, the relationship between transaction-based general-purpose questions and detailed questions in the question-type slips described in this specification is an example, and what detailed questions correspond to which general-purpose questions in what format (selection formula, description formula, etc.) Whether it is displayed may be appropriately changed according to the demands of the consultant or the accountant. Further, when displaying a question for each transaction category, the detailed question column may be simply presented as a free input column without displaying one or more of the detailed questions described above. The layout of the slip example and the screen example shown in the attached drawings is merely an example, and the order of each item, the position of the window on the screen, the layout of the frame lines and characters, and the like can be changed as appropriate.
以上の通り、上記説明した会計処理システムによれば、伝票や仕訳帳などの帳表の記載内容を活字情報とともに二次元コードで印刷し、これを会計事務所で読み取ってシステムに反映させることにより、会計事務所におけるデータの正確さを担保しつつ入力の手間を削減することができる。この場合に、帳表の文字が小さかったりして読み取りづらい場合には二次元コードを優先して読み取り、逆に二次元コードがかすれたりして読み取りづらい場合には活字文字をOCR処理で読み取ることにより、読み取り精度をより高く確保することができる。さらに、顧問先において会計処理または税務処理特有の記述ルール(特定ルール)に基づく質問形式により、勘定科目や税区分を選択するための判断情報である摘要データを作成して会計事務所に渡すことにより、事務所側で仕訳入力を行う際に正確かつ適切な勘定科目や税区分を判断して作業を進めることができる。さらに、摘要情報から過去の履歴情報を優先的に参照して自動的に科目候補を提示することにより、会計事務所の職員が正確な科目を選択・決定することができる。さらに、会計事務所の会計入力画面に摘要情報の基となる質問データを再構成して表示させることにより、会計事務所の職員がこれを参照してより正確な科目を導出することができる。これにより、不明瞭な取引について顧問先にその都度確認したり、顧問先に簿記や入力に対する教育を行う必要がなくなり、会計事務所の労力を大幅に削減することができる。 As described above, according to the accounting processing system described above, the contents of a book table such as slips and journals are printed with two-dimensional code together with type information, and this is read by the accounting office and reflected in the system. It is possible to reduce the labor of inputting while ensuring the accuracy of data in the accounting office. In this case, if the characters on the table are small and difficult to read, the two-dimensional code is preferentially read. Conversely, if the two-dimensional code is difficult to read, the type characters are read by OCR processing. Thus, higher reading accuracy can be ensured. In addition, in the advisory company, by using a question format based on the description rules (specific rules) specific to accounting or tax processing, summary data that is judgment information for selecting account items and tax classifications is created and passed to the accounting office Therefore, when the journal entry is input at the office side, it is possible to proceed by judging an accurate and appropriate account item and tax classification. Furthermore, by automatically referring to past history information from the summary information and automatically presenting subject candidates, the staff of the accounting firm can select and determine an accurate subject. Further, by reconstructing and displaying the question data that is the basis of the summary information on the accounting input screen of the accounting office, the accounting office staff can refer to this and derive a more accurate subject. As a result, it is not necessary to confirm the unclear transaction with the consultant each time or to train the consultant for bookkeeping and input, and the labor of the accounting office can be greatly reduced.
本発明は、会計事務所とその顧問先との間で執り行われる会計処理に利用することができる。 The present invention can be used for accounting processing performed between an accounting firm and its advisors.
10 顧問先端末
20 会計事務所サーバー
30 会計事務所クライアント端末
11、21 入力部
12、22 表示部
13、23 出力部
14、24 通信部
15、25 記憶部
16、26 制御部
10 Consultant terminal 20 Accounting office server 30 Accounting
Claims (10)
所定の大枠様式をベースに会計・税務処理に固有の特定ルールに基づいた複数の質問を記憶する記憶手段と、
前記複数の質問を提示する表示手段と、
前記複数の質問への回答を取得するための入力手段と、
前記質問への回答に基づいて勘定科目や税区分を選択するための判断情報を作成する処理手段と、
作成された前記判断情報を出力する出力手段とを具え、
前記複数の質問は、取引カテゴリ毎に、大枠様式をベースに会計・税務処理に固有の特定ルールを適用して前記判断情報を得るための詳細な質問群からなり、
前記処理手段は、ユーザが指定した取引カテゴリに対応する質問を前記記憶部から抽出して前記表示手段に表示し、前記入力手段から取得される回答を前記記憶手段に保存するとともに、大枠様式をベースに会計・税務処理に固有の特定ルールを適用して作成された前記質問と対応する前記回答の少なくとも一部を組み合わせて前記判断情報を作成し、
前記出力手段が、前記判断情報を活字情報とともにその内容を二次元コード化したものを同時に印刷出力することを特徴とする帳簿作成システム。 An accounting processing system for an accounting office to receive accounting data from an advisor and perform accounting processing, comprising an advisory terminal deployed at the advisor, the advisory terminal being
A storage means for storing a plurality of questions based on specific rules specific to accounting and tax processing based on a predetermined outline format;
Display means for presenting the plurality of questions;
Input means for obtaining answers to the plurality of questions;
Processing means for creating judgment information for selecting an account item and tax classification based on an answer to the question;
Output means for outputting the created judgment information,
The plurality of questions, for each transaction category, consists of a detailed group of questions for obtaining the judgment information by applying specific rules specific to accounting and tax processing based on the outline format,
The processing means extracts a question corresponding to a transaction category designated by a user from the storage unit and displays it on the display means, stores an answer acquired from the input means in the storage means, The judgment information is created by combining at least a part of the answer corresponding to the question created by applying a specific rule specific to accounting / tax processing to the base,
The book creation system characterized in that the output means simultaneously prints out the judgment information together with the type information and the contents thereof are two-dimensionally encoded.
前記印刷出力された活字情報と二次元コードのイメージを取得するための入力手段と、
前記取得した活字情報と二次元コードから前記判断情報をテキスト化する読み取り手段と、
取得した前記活字情報と二次元コード、および前記テキスト化した判断情報とを保存する記憶手段と、
前記テキスト化した判断情報を反映させた会計情報入力画面を表示する表示手段とを具え、
前記読み取り手段は、最初に前記二次元コードの読み取りを行い、そこで読み取りエラーが生じた場合に前記活字情報のOCR処理を行うことにより、前記判断情報をテキスト化することを特徴とする帳簿作成システム。 The accounting system according to claim 1, further comprising a computer system deployed in the accounting office, wherein the accounting office computer system comprises:
Input means for obtaining the printed type information and the image of the two-dimensional code;
Reading means for converting the judgment information into text from the acquired type information and a two-dimensional code;
Storage means for storing the acquired type information, the two-dimensional code, and the textual determination information;
Display means for displaying an accounting information input screen reflecting the textual judgment information,
The reading means first reads the two-dimensional code, and when there is a reading error, the reading information is converted to text by performing OCR processing of the type information. .
前記大枠様式は、5W1H(いつ、どこで、誰が、何を、どうする、なぜ)または5W2H(いつ、どこで、誰が、何を、どうする、なぜ、いくら)の形式であり、
前記質問はそれぞれ、前記大枠様式の1以上の要素を取引カテゴリに応じて会計・税務処理に固有の特定ルールを反映させて調整または細分化させた内容であることを特徴とする会計処理システム。 In the accounting processing system according to any one of claims 1 to 4,
The outline format is 5W1H (when, where, who, what, what, why) or 5W2H (when, where, who, what, how, why, how much),
The question processing system is characterized in that each of the questions is a content obtained by adjusting or subdividing one or more elements of the outline format in accordance with a transaction category to reflect a specific rule specific to the accounting / tax processing.
前記顧問先端末が、
少なくとも会計情報の入力欄を提示するための表示手段と、
会計情報を取得するための入力手段と、
入力された会計情報が登録される記憶手段と、
前記入力された会計情報から、勘定科目や税区分を選択するための判断情報を作成する処理手段と、
作成された前記判断情報を活字情報とともにその内容を二次元コード化したものを同時に印刷出力する出力手段とを具え、
前記会計事務所のコンピューターシステムが、
前記印刷出力された活字情報と二次元コードのイメージを取得するための入力手段と、
取得した前記活字情報と二次元コードのイメージを保存する記憶手段と、
前記取得した活字情報と二次元コードのイメージから前記判断情報をテキスト化する読み取り手段とを具え、
当該読み取り手段は、最初に前記二次元コードの読み取りを行い、そこで読み取りエラーが生じた場合に前記活字情報のOCR処理を行うことにより、前記判断情報をテキスト化することを特徴とする帳簿作成システム。 An accounting processing system for an accounting office to receive accounting data from an advisor and perform accounting processing, comprising a computer system deployed at the accounting office and an advisor terminal deployed at the advisor;
The advisor terminal is
Display means for presenting at least an input field for accounting information;
Input means for obtaining accounting information;
Storage means for registering input accounting information;
Processing means for creating judgment information for selecting an account item and tax classification from the input accounting information;
An output means for simultaneously printing out the two-dimensional code of the content together with the type information of the created judgment information;
The computer system of the accounting office is
Input means for obtaining the printed type information and the image of the two-dimensional code;
Storage means for storing the acquired type information and a two-dimensional code image;
A reading means for converting the obtained type information into a text from the image of the two-dimensional code and the judgment information;
The reading means first reads the two-dimensional code, and when there is a reading error, the reading information is converted to text by performing OCR processing of the type information. .
記憶手段に登録されている、所定の大枠様式をベースに会計・税務処理に固有の特定ルールを適用して勘定科目や税区分を選択するための判断情報を得るための詳細な質問群から、ユーザが指定した取引カテゴリに対応する複数の質問を抽出して表示手段に表示させるステップと、
入力手段から前記複数の質問への回答を取得するステップと、
前記入力手段から取得される回答を前記記憶手段に保存するステップと、
前記質問への回答の少なくとも一部を組み合わせて、勘定科目や税区分を選択するための判断情報を作成するステップと、
作成された前記判断情報を、活字情報とともにその内容を二次元コード化したものを同時に印刷出力するステップと、を前記顧問先端末に実行させることを特徴とする会計用プログラム。 An accounting program that runs on a consulting terminal for printing out accounting data to be passed to an accounting office,
From detailed question groups to obtain judgment information for selecting account items and tax categories by applying specific rules specific to accounting and tax processing based on the predetermined outline format registered in the storage means, Extracting a plurality of questions corresponding to the transaction category specified by the user and displaying them on the display means;
Obtaining answers to the plurality of questions from input means;
Storing an answer obtained from the input means in the storage means;
Creating judgment information for selecting an account item and tax classification by combining at least a part of answers to the question; and
An accounting program that causes the advisory terminal to execute a step of simultaneously printing out the created judgment information together with type information and a two-dimensional code of the content.
イメージスキャナーから前記印刷出力された活字情報と二次元コードのイメージを取得するステップと、
前記取得したイメージから、最初に前記二次元コードの読み取りを行い、そこで読み取りエラーが生じた場合に前記活字情報のOCR処理を行うことにより、前記判断情報をテキスト化するステップと、
取得した前記活字情報と二次元コードのイメージ、および前記テキスト化した判断情報とを保存するステップと、
前記テキスト化した判断情報を反映させた会計情報入力画面を表示手段に表示するステップと、
前記会計情報入力画面にて前記判断情報の確認または修正を受け付けて会計情報を作成するステップと、を前記コンピューターシステムに実行させることを特徴とする会計用プログラム。 In an accounting program that operates on a computer system deployed in the accounting office that performs accounting processing based on accounting data printed out from an advisor terminal,
Acquiring the printed type information and an image of a two-dimensional code from an image scanner;
First, reading the two-dimensional code from the acquired image, and performing a OCR process on the type information when a reading error occurs, thereby converting the determination information into text,
Storing the acquired type information, an image of a two-dimensional code, and the textual determination information;
Displaying on the display means an accounting information input screen reflecting the textual judgment information;
An accounting program for causing the computer system to execute a step of creating accounting information upon receiving confirmation or correction of the judgment information on the accounting information input screen.
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