JP2014109871A - 文書管理システムおよび文書管理方法並びに文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】レビュワーのレビューの負荷を軽減することを可能とする。
【解決手段】利用者が訴訟との関連性について判断する対象となる、デジタル情報から抽出された複数の文書データからなる文書群および、該文書群を所定の条件で分類するための分類条件を利用者に選択させるための分類ボタンを表示する画面表示部と、画面表示部が表示した分類ボタンのうち、利用者が選択した分類ボタンに関する情報を選択情報として受け付ける選択情報受付部と、選択情報に基づいて文書群を分析し、該分析した結果によって、文書群の中の文書データを分類し、分類した結果に基づいて文書群を表示するように画面表示部に指示を出す分類指示部とを備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理システムおよび文書管理方法並びに文書管理プログラムに関するものであって、特に、訴訟に関連する文書情報を収集するための文書管理システムおよび文書管理方法並びに文書管理プログラムに関するものである。

従来、不正アクセスや機密情報漏洩などコンピュータに関する犯罪や法的紛争が生じた際に、原因究明や捜査に必要な機器やデータ、電子的記録を収集・分析し、その法的な証拠性を明らかにする手段や技術が提案されている。

また、米国民事訴訟では、ｅＤｉｓｃｏｖｅｒｙ（電子証拠開示）等が求められており、当該訴訟の原告および被告のいずれもが、関連するデジタル情報をすべて証拠として提出する責任を負う。そのため、コンピュータやサーバに記録されたデジタル情報を証拠として、提出しなければならない。

一方、ＩＴの急速な発達と普及に伴い、今日のビジネスの世界ではほとんどの情報がコンピュータで作成されているため、同一企業内であっても多くのデジタル情報が氾濫している。

そのため、法廷への証拠資料提出のための準備作業を行う過程において、当該訴訟に必ずしも関連しない機密なデジタル情報までも証拠資料として含めてしまうミスが生じやすい。また、当該訴訟に関連しない機密な文書情報を提出してしまうことが問題になっていた。

近年、文書管理システムにおける文書情報に関する技術が、特許文献１乃至特許文献３に提案されている。特許文献１には、文書提出命令の対象者情報に含まれる少なくとも１人以上の対象者から、特定の者を指定し、指定された特定の者に関するアクセス履歴情報に基づいて、特定の者がアクセスしたデジタル文書情報のみを抽出し、抽出されたデジタル文書情報の文書ファイルそれぞれが、訴訟に関連するものであるか否かを示す付帯情報を設定し、付帯情報に基づき、訴訟に関連する文書ファイルを出力する文書管理システムについて開示されている。

また、特許文献２には、記録されたデジタル情報を表示し、複数の文書ファイル毎に、対象者情報に含まれる対象者のうちいずれの対象者に関連するものであるかを示す対象者特定情報を設定し、該設定された対象者特定情報を記憶部に記録するように設定し、少なくとも一人以上の対象者を指定し、指定された対象者に対応する対象者特定情報が設定された文書ファイルを検索し、表示部を介して、検索された文書ファイルが、訴訟に関連するものであるか否かを示す付帯情報を設定し、付帯情報に基づき、訴訟に関連する文書ファイルを出力する文書管理システムについて開示されている。

さらに、特許文献３には、デジタル文書情報に含まれる少なくとも１以上の文書ファイルの指定を受け付け、指定された文書ファイルをいずれの言語に翻訳するかの指定を受け付け、指定を受け付けた文書ファイルを、指定を受け付けた言語に翻訳し、記録部に記録されたデジタル文書情報から、指定された文書ファイルと同一の内容を示す共通文書ファイルを抽出し、抽出された共通文書ファイルが、翻訳された文書ファイルの翻訳内容を援用することにより翻訳されたことを示す翻訳関連情報を生成し、翻訳関連情報に基づいて、訴訟に関連する文書ファイルを出力する文書管理システムについて開示されている。

特開２０１１−２０９９３０号公報 特開２０１１−２０９９３１号公報 特開２０１２−３２８５９号公報

しかしながら、例えば、特許文献１乃至特許文献３のような文書管理システムにおいては、複数のコンピュータおよびサーバを利用した対象者の膨大な文書情報を収集することになる。

このようなデジタル化された膨大な文書情報を訴訟の証拠資料として妥当であるか否かの分別をする作業は、レビュワーと呼ばれる利用者が目視により確認し、当該文書情報をひとつひとつ分別していく必要があったため、多大な労力と時間がかかる傾向があり、さらなる改善が求められていた。

そこで、本発明は、上記事情に鑑み、レビュワーのレビューの負荷をより軽減することを可能とする文書管理システムおよび文書管理方法並びに文書管理プログラムを提供することを目的とするものである。

本発明の文書管理システムは、複数のコンピュータまたはサーバに記録されたデジタル情報を取得し、該取得されたデジタル情報を訴訟との関連性について分析する文書管理システムにおいて、利用者が訴訟との関連性について判断する対象となる、デジタル情報から抽出された複数の文書データからなる文書群および、該文書群を所定の条件で分類するための分類条件を利用者に選択させるための分類ボタンを表示する画面表示部と、画面表示部が表示した分類ボタンのうち、利用者が選択した分類ボタンに関する情報を選択情報として受け付ける選択情報受付部と、選択情報に基づいて文書群を分析し、該分析した結果によって、文書群の中の文書データを分類し、該分類した結果に基づいて文書群を表示するように画面表示部に指示を出す分類指示部とを備える。

また、選択情報受付部は、メールのドメイン名、文書データの拡張子、文書データの更新日時、文書データの内容および文書データの作成者のうち少なくともいずれか１つを選択情報として受け付けるものであってもよい。

また、文書管理システムは、更に、分類指示部によって分類された文書群に対して利用者が行った関連性の判断結果を受け付ける結果受付部と、判断結果に基づいて、利用者が関連性の判断を行った文書群に含まれる文書データを判断結果ごとに分別し、該分別された文書データにおいて、共通して出現する要素を解析し、選定する選定部と、選定した要素を記録する要素記録部と、要素記録部に記録された要素を文書データから探索する探索部と、探索部の探索結果と選定部の解析結果を用いて、判断結果と文書データとの関連性を示すスコアを算出するスコア算出部とを備えるものであってもよい。

また、分類指示部は、要素記録部に記録された要素が、文書群の中の文書データに含まれるか分析するものであってもよい。

また、文書管理システムは、更に、デジタル情報から所定数の文書データを文書群をとして抽出する抽出部を備え、分類指示部は、抽出部が抽出した文書群の中の文書データを分類するものであってもよい。

また、文書管理システムは、更に、利用者が行う関連性の判断結果を各文書データへの識別符号として受け付け、該識別符号の組み合わせをセット情報として登録するセット情報登録部を備え、画面表示部は、登録されたセット情報を表示し、結果受付部は、セット情報が利用者によって選択された際に、選択されたセット情報に基づいて、文書データに識別情報が付与されたものとして判断結果を受け付けるものであってもよい。

また、画面表示部は、利用者からの分類ボタン、セット情報、文書群の表示位置の変更を配置情報として受け付け、該配置情報に基づいて利用者が変更した配置に分類ボタン、セット情報、文書群の表示位置を変更するものであってもよい。

また、本発明に係る文書管理方法は、複数のコンピュータまたはサーバに記録されたデジタル情報を取得し、該取得されたデジタル情報を訴訟との関連性について分析する文書管理システムにおいて、コンピュータが、利用者が訴訟との関連性について判断する対象となる、デジタル情報から抽出された複数の文書データからなる文書群および、該文書群を所定の条件で分類するための分類条件を利用者に選択させるための分類ボタンを表示するステップと、表示した分類ボタンのうち、利用者が選択した分類ボタンに関する情報を選択情報として受け付けるステップと、選択情報に基づいて文書群を分析し、該分析した結果によって、文書群の中の文書データを分類し、分類した結果に基づいて文書群を表示するように指示を出すステップとを実行する。

また、本発明に係る文書管理プログラムは、複数のコンピュータまたはサーバに記録されたデジタル情報を取得し、該取得されたデジタル情報を訴訟との関連性について分析する文書管理システムにおいて、コンピュータに、利用者が訴訟との関連性について判断する対象となる、デジタル情報から抽出された複数の文書データからなる文書群および、該文書群を所定の条件で分類するための分類条件を利用者に選択させるための分類ボタンを表示する機能と、表示した分類ボタンのうち、利用者が選択した分類ボタンに関する情報を選択情報として受け付ける機能と、選択情報に基づいて文書群を分析し、該分析した結果によって、文書群の中の文書データを分類し、分類した結果に基づいて文書群を表示するように指示を出す機能とを実現させる。

本発明の文書管理システムは、利用者が訴訟との関連性について判断する対象となる、デジタル情報から抽出された複数の文書データからなる文書群および、該文書群を所定の条件で分類するための分類条件を利用者に選択させるための分類ボタンを表示する画面表示部と、画面表示部が表示した分類ボタンのうち、利用者が選択した分類ボタンに関する情報を選択情報として受け付ける選択情報受付部と、選択情報に基づいて文書群を分析し、該分析した結果によって、文書群の中の文書データを分類し、該分類した結果に基づいて文書群を表示するように画面表示部に指示を出す分類指示部とを備えることによって、利用者が関連性の判断（レビュー）を行う際に、レビューの対象となる文書データを分類（フィルタリング）した上でレビューを行うことが可能となり、レビューの負荷の軽減および効率化を実現することが可能となる。

また、文書管理システムは、更に、分類指示部によって分類された文書群に対して利用者が行った関連性の判断結果を受け付ける結果受付部と、判断結果に基づいて、利用者が関連性の判断を行った文書群に含まれる文書データを判断結果ごとに分別し、該分別された文書データにおいて、共通して出現する要素を解析し、選定する選定部と、選定した要素を記録する要素記録部と、要素記録部に記録された要素を文書データから探索する探索部と、探索部の探索結果と選定部の解析結果を用いて、判断結果と文書データとの関連性を示すスコアを算出するスコア算出部とを備える際においては、利用者のレビュー結果を踏まえ、自動でレビューを行うことが可能となり、レビューの効率化を図ることが可能となる。

また、文書管理システムは、更に、デジタル情報から所定数の文書データを文書群をとして抽出する抽出部を備え、分類指示部は、抽出部が抽出した文書群の中の文書データを分類するものである際においては、大量に収集したデジタル情報から所定数の文書数に絞って処理の対象とすることが可能となり、処理の高速化を図ることができる。

また、文書管理システムは、更に、利用者が行う関連性の判断結果を各文書データへの識別符号として受け付け、該識別符号の組み合わせをセット情報として登録するセット情報登録部を備え、画面表示部は、登録されたセット情報を表示し、結果受付部は、セット情報が利用者によって選択された際に、選択されたセット情報に基づいて、文書データに識別情報が付与されたものとして判断結果を受け付けるものである際においては、１つの文書データに複数の識別符号を付与する必要がある際にも利用者は、少ない手番で文書データに対して複数の識別符号を付与することが可能となる。

また、選択情報受付部は、メールのドメイン名、文書データの拡張子、文書データの更新日時、文書データの内容および文書データの作成者のうち少なくともいずれか１つを選択情報として受け付けるものである際においては、文書データの内容だけでなく文書データに付帯するメタ情報によってもフィルタリングすることが可能となる。

また、分類指示部は、要素記録部に記録された要素が、文書群の中の文書データに含まれるか分析するものである際においては、記録された要素を用いて文書データをフィルタリングすることが可能となる。

また、画面表示部は、利用者からの分類ボタン、セット情報、文書群の表示位置の変更を配置情報として受け付け、該配置情報に基づいて利用者が変更した配置に分類ボタン、セット情報、文書群の表示位置を変更するものである際においては、利用者は自由にレイアウトをカスタマイズすることが可能となる。

本発明の第１の実施形態における文書管理システムのブロック図 本発明の第１の実施形態におけるレビュー画面を模式的に示した図 本発明の第１の実施形態の処理フローを表すフローチャート 本発明の第２の実施形態における文書管理システムのブロック図 本発明の第２の実施形態における選定部での解析結果を示したグラフ 本発明の第２の実施形態における処理フローを表すフローチャート

[第１の実施形態]
以下、本発明の第１の実施形態を図１乃至図３を用いて説明する。

図１は、本実施形態に係る文書管理システムのブロック図を示している。
本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムは、クライアント端末２００とサーバ装置１００から構成される。クライアント端末２００は、利用者が訴訟との関連性について判断する対象となる、デジタル情報から抽出された複数の文書データからなる文書群および、該文書群を所定の条件で分類するための分類条件を利用者に選択させるための分類ボタンを表示する画面表示部２１１と利用者からの入力を受け付ける指示部２１２を備えている。

また、サーバ装置１００は、画面表示部２１１が表示した分類ボタンのうち、利用者が選択した分類ボタンに関する情報を選択情報として受け付ける選択情報受付部１１２と、選択情報に基づいて文書群を分析し、該分析した結果によって、文書群の中の文書データを分類し、該分類した結果に基づいて文書群を表示するように画面表示部２１１に指示を出す分類指示部１１３とを備える。更にサーバ装置１００は、利用者が行った関連性の判断の結果を受け付ける結果受付部１１４と、利用者が行う関連性の判断結果を各文書データへの識別符号として受け付け、該識別符号の組み合わせをセット情報として登録するセット情報登録部１１１とを備える。このとき、画面表示部２１１は、登録されたセット情報を表示し、結果受付部１１４は、セット情報が利用者によって選択された際に、選択されたセット情報に基づいて、文書データに識別情報が付与されたものとして判断結果を受け付ける。

文書管理システムは、コンピュータまたはサーバを備え、各種入力に基づきＣＰＵがＲＯＭに記録されたプログラムを実行することで、各種機能部として動作する。該プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に記憶され、もしくはインターネット等のネットワークを介して配布され、コンピュータにインストールされるものであってもよい。

本実施形態においては、レビュワーと呼ばれる利用者が、文書データの中から、訴訟に提出が必要な文書データを抽出するために、訴訟との関連性の判断を行う。文書データは、１つ以上の単語を含む情報をいう。文書データの一例として、電子メール、プレゼンテーション資料、表計算資料、打ち合わせ資料、契約書、組織図、事業計画書等が挙げられる。また、スキャンデータを文書データとして扱うことも可能である。この場合、スキャンデータをテキストデータへと変換できるように、文書管理システム内にＯＣＲ（Optical Character Reader）装置を備えてもよい。ＯＣＲ装置によってテキストデータへ変更することで、スキャンデータから後述する要素の解析や探索が可能になる。

文書群は、利用者が関連性の判断を行う対象となる文書データの集合をいう。この、システム又は利用者が訴訟に関連するか否かを判断する行為をレビューという。

レビュー（関連性の判断）は、文書データに対して、システムあるいは人間が訴訟への提出の有無を判断するものをいう。例えばレビューでは、レビューの対象となる文書データである文書群を、訴訟の関連の度合いや、訴訟との関連の仕方に基づいて、複数の種類に分類を行う。

サーバ装置１００とクライアント端末２００とは通信ネットワークを介して接続されている。通信ネットワークは、有線あるいは無線の通信回線をいう。例えば、電話回線、インターネット回線等である。

図１に記載された、各構成の機能について説明する。

画面表示部２１１は、クライアント端末２００上にレビュー対象となる文書データからなる文書群や、分類ボタンを表示する、ディスプレイや液晶モニタなどのことを指す。後述するセット情報を表示することも可能である。また、画面表示部２１１は、利用者から分類ボタン、セット情報、文書群の表示位置の変更を配置情報として受け付け、該配置情報に基づいて利用者が変更した配置に分類ボタン、セット情報、文書群の表示位置を変更することも可能である。これにより利用者は画面の構成を任意にカスタマイズすることが可能となる。

分類ボタンは、文書データを分類あるいはフィルタリングするための条件を示したアイコンをいう。チェックボックスやラジオボタン、プルダウン等であってもよい。分類ボタンは文書群を分類するための条件の種類の数だけ表示され、利用者が選択した分類ボタンを選択情報受付部が選択情報として受け付けるものであってもよい。利用者は分類ボタンをクリックすることで文書データをフィルタリング等するための条件を選択することができる。

図２は、画面表示部２１１が表示するレビュー画面Ｉ１を模式的に示した図である。図２の（Ａ１）は利用者がレビューを行う文書データである。（Ａ２）には、レビュー対象となる文書群に含まれる文書データの一覧が表示されている。また、図２の（Ｂ１）および（Ｂ２）は分類ボタンを示している。利用者が、図２の（Ｂ１）および（Ｂ２）に表示された分類ボタンから、フィルタリング等するための条件を選択しクリックすると、選択した条件に適合した文書データの一覧が（Ａ２）に表示される。

図１に戻り各構成の機能の続きを説明する。指示部２１２は、クライアント端末２００に備えられたマウスやキーボードを指し、利用者からの操作や入力を受け付ける。

選択情報受付部１１２は、利用者が選択した分類ボタンに関する情報を選択情報として受け付ける。例えば、選択情報受付部１１２は、メールのドメイン名、文書データの拡張子、文書データの更新日時、文書データの内容および文書データの作成者のうち少なくともいずれか１つを選択情報として受け付けるものとすることも可能である。

分類指示部１１３は、選択情報に基づき文書データを分類あるいはフィルタリングをし、フィルタリング等された状態で表示するよう画面表示部２１１に指示を出す。例えば、作成日時が「2008年から2009年」という分類ボタンが選択された場合、分類指示部１１３はその期間に作成された文書データを文書群の中から抽出し、レビュー画面Ｉ１に表示するように画面表示部２１１に指示を送る。

結果受付部１１４は、各文書データに対して利用者が行ったレビューの結果を受け付ける。利用者は、レビューにおいて訴訟との関連度合に応じて文書データに識別符号の付与を行う。例えば、訴訟との関連性が高く証拠として提出が必要な文書データには「Responsive」符号を、提出が不要な文書データには「Non-Responsive」符号を付与する。更に、「Responsive」符号を付与した文書データのうち、特に訴訟との関連性が高くとりわけ重要な証拠である文書データには「HOT」符号を、「Responsive」符号と併せて付与する。また、「Responsive」符号を付与した文書データのうち製品Aと関連性が高い内容の文書データには「製品A」符号、製品Bと関連性が高い内容の文書データには「製品B」符号を付与するものとする。このとき、結果受付部１１４は、各識別符号を関連性判断の結果として受け付けることが可能である。

セット情報登録部１１１は、識別符号の組み合わせを登録する。上記の識別符号をレビューにおいて使用する場合、１つの文書データに対して付与される可能性がある識別符号の組み合わせは、「Responsive、製品A、HOT」、「Responsive、製品B、HOT」、「Responsive、HOT」、「Responsive、製品A」、「Responsive、製品B」および「Non-Responsive」の６通りが想定される。このような場合に、セット情報登録部１１１は、上記６種類の組み合わせをセット情報として登録し、結果受付部１１４は、利用者の選択したセット情報を文書データへのレビュー結果として受け付けるが可能となる。これにより利用者は、少ない手番で文書データに対して複数の識別符号を付与することが可能となる。

次に図３を用いて文書管理システムの処理の流れを説明する。図３は、文書管理システムの処理フローを表すフローチャートである。

画面表示部２１１が、レビューの対象となる文書群と分類ボタンをレビュー画面Ｉ１に表示する（ＳＴＥＰ１１１）。サーバ装置１００は、レビュー対象となる文書群を収集したデジタル情報から抽出し、画面表示部２１１に、クライアント端末２００の画面に文書群中の文書データを表示するよう指示を出す。画面表示部２１１は、初回起動時は図２のレビュー画面Ｉ１に示すように画面の左上のウィンドウに分類ボタン、左下のウィンドウにタグセット、右のウィンドウに文書データを表示する。レビュー画面Ｉ１の各機能のウィンドウの配置は利用者が画面上で、配置を変更したいウィンドウをドラッグアンドドロップすることで変更することができる。このとき、画面表示部２１１は、次回起動時以降は変更後のレイアウトで各ウィンドウを表示する。

利用者はレビュー画面Ｉ１に表示された分類ボタンから、任意の分類ボタンを選択する（ＳＴＥＰ１１２）と、選択情報受付部１１２が、選択情報として受け付ける（ＳＴＥＰ１１３）選択情報に基づいて、分類指示部１１３が文書群の中の文書データを分析し、選択された条件に適合する文書データを表示するように画面表示部２１１に指示を送る（ＳＴＥＰ１１４）。例えば、図２（Ｂ２）に表示される「キーワード１」の分類ボタンがクリックされた場合、分類指示部１１３は、キーワード１を含む文書データを表示するように画面表示部２１１に指示する。

表示された各文書データに対して、利用者はレビューを行い、図２の（Ｃ）に示すタグセットボタンから適切なタグの組み合わせを設定しクリックすることで、レビュー結果を付与する。

[第２の実施形態]
以下、本発明の第２の実施形態を図４乃至図６を用いて説明する。

図４は、本実施形態に係る文書管理システムのブロック図を示している。
本発明の第２の実施形態に係る文書管理システムは、クライアント端末２００とサーバ装置１００から構成される。クライアント端末２００は、利用者が訴訟との関連性について判断する対象となる、デジタル情報から抽出された複数の文書データからなる文書群および、該文書群を所定の条件で分類するための分類条件を利用者に選択させるための分類ボタンを表示する画面表示部２１１と利用者からの入力を受け付ける指示部２１２を備えている。

また、サーバ装置１００は、画面表示部２１１が表示した分類ボタンのうち、利用者が選択した分類ボタンに関する情報を選択情報として受け付ける選択情報受付部１１２と、選択情報に基づいて文書群を分析し、該分析した結果によって、文書群の中の文書データを分類し、該分類した結果に基づいて文書群を表示するように画面表示部２１１に指示を出す分類指示部１１３とを備える。更にサーバ装置１００は、分類指示部１１３によって分類された文書群に対して利用者が行った関連性の判断結果を受け付ける結果受付部１１４と、判断結果に基づいて、利用者が関連性の判断を行った文書群に含まれる文書データを判断結果ごとに分別し、該分別された文書データにおいて、共通して出現する要素を解析し、選定する選定部１１５と、選定した要素を記録する要素記録部１１６と、要素記録部１１６に記録された要素を文書データから探索する探索部１１７と、探索部１１７の探索結果と選定部１１５の解析結果を用いて、判断結果と文書データとの関連性を示すスコアを算出するスコア算出部１１８と、デジタル情報から所定数の文書データを文書群として抽出する抽出部１１９を備える。

抽出部１１９は、デジタル情報から文書データを抽出する。抽出する際には、デジタル情報からランダムにサンプリングする。また、文書データの更新日時等の属性に基づいて抽出するものとしてもよい。本実施形態において、分類指示部１１３は、抽出部１１９が抽出した文書群の中の文書データを分類する。

結果受付部１１４は、利用者が文書データに対して行った訴訟との関連性の判断（レビュー）の結果を受け付ける。

選定部１１５は、要素を選定する。要素は、文書データに含まれる単語、記号、図面等の文書データの構成要素をいう。例えば、要素は、形態素のようなある言語においてそれ以上分解したら意味をなさなくなるところまで分割して抽出された、音素のまとまりの一つ一つを指してもよい。例えば、「文書を分別する」という文章の要素は、「文書」「分別」「する」としてもよい。

選定部１１５は、同一の判断結果がなされた文書データに共通して出現する要素を解析し、選定するものとしてもよい。判断結果は、利用者が文書群に対して行った、訴訟との関連性判断の結果を示すものをいう。判断結果は、利用者が文書に付与した、訴訟との関連性の度合いを表す分別符号を指してもよい。また、選定部１１５は、要素を選定する際に、要素の評価値を参酌することも可能である。

評価値は、要素の特徴を表す値をいう。評価値は、要素がもつ伝達情報量を表すものとしてもよい。伝達情報量は、確率論および情報理論において、２つの確率変数の相互依存の尺度を表す量をいう。具体的には、伝達情報量は、その要素を含む文書に対する関連性の判断結果と、その要素との依存関係を表す尺度のこととしてもよい。

図５は、関連性ありと判断された文書データに共通して頻出する要素を選定部１１５が解析した結果のグラフである。図５において、縦軸Ｒ＿ｈｏｔは、ユーザによって関連性がありと判断された全文書データのうち、関連性がありと判断される文書データに紐づく要素として選定された要素を含み、かつ関連性がありと判断された文書データの割合を示している。横軸Ｒ＿ａｌｌは、利用者がレビューを実施した全文書データのうち、後述する探索部１１７によって探索された要素を含む文書データの割合を示している。本実施形態において、選定部１１５では、直線Ｒ＿ｈｏｔ＝Ｒ＿ａｌｌよりも上部にプロットされる要素を、関連性ありと判断される文書データに共通の要素として選定する。

要素記録部１１６は、要素を記録するものをいう。データベースとしてもよい。

また、分類指示部１１３は、要素記録部１１６に記録された要素が、文書群の中の文書データに含まれるか分析するものであってもよい。

探索部１１７は、要素を文書データから探索するものをいう。

スコア算出部１１８は、文書データのスコアを算出するものをいう。文書データに含まれる要素の評価値に基づいてスコアを算出するものとしてもよい。評価値は、文書データ中の要素の出現頻度や伝達情報量に基づいて算出され、要素がある文書データ中において発揮する情報量をいってもよい。

スコアは、ある文書データにおいて、訴訟との関連度合を示すものをいう。スコアは文書データに含まれる要素に基づいて算出される。例えば、訴訟時に提出する必要が高い要素が含まれる文書データほど、高いスコアを有するとしてもよい。文書データは、一定の要件に基づいてスコアの初期値を与えられるものとしてもよい。例えば、文書データに出現する要素と、要素の持つ評価値とにより初期スコアを算出するものとしてもよい。

スコア算出部１１８は、文書群中に出現する要素と、要素の持つ評価値により、以下の式からスコアを算出することが可能である。

各要素がもつ評価値は、該要素が持つ伝達情報量をもとに決定する。該評価値は以下の式により、学習することが可能である。

図６を用いて、本実施形態における予測情報生成処理のフローについて説明する。まず、抽出部１１９が、デジタル情報から所定数の文書データを抽出する（ＳＴＥＰ２１１）。抽出された文書データを、画面表示部２１１がクライアント端末２００に表示させる（ＳＴＥＰ２１２）。結果受付部１１４が利用者の関連性判断の結果を受け付け（ＳＴＥＰ２１３）、選定部１１５が利用者の関連性判断の結果から文書データを解析し、要素を選定する（ＳＴＥＰ２１４）。選定された要素は要素記録部１１６によって記録される（ＳＴＥＰ２１５）。次に、各文書データから記録された要素を探索部１１７が探索し、スコア算出部１１８が式（１）を用いて各文書データのスコアを算出する（ＳＴＥＰ２１６）。

その他の構成、機能については第１の実施形態と同様である。

文書管理システムは、利用者が訴訟との関連性について判断する対象となる、デジタル情報から抽出された複数の文書データからなる文書群および、該文書群を所定の条件で分類するための分類条件を利用者に選択させるための分類ボタンを表示する画面表示部２１１と、画面表示部２１１が表示した分類ボタンのうち、利用者が選択した分類ボタンに関する情報を選択情報として受け付ける選択情報受付部１１２と、選択情報に基づいて文書群を分析し、該分析した結果によって、文書群の中の文書データを分類し、該分類した結果に基づいて文書群を表示するように画面表示部２１１に指示を出す分類指示部１１３とを備えることによって、利用者が関連性の判断（レビュー）を行う際に、レビューの対象となる文書データを分類（フィルタリング）した上でレビューを行うことが可能となり、レビューの負荷の軽減および効率化を実現することが可能となる。

また、文書管理システムは、更に、分類指示部１１３によって分類された文書群に対して利用者が行った関連性の判断結果を受け付ける結果受付部１１４と、判断結果に基づいて、利用者が関連性の判断を行った文書群に含まれる文書データを判断結果ごとに分別し、該分別された文書データにおいて、共通して出現する要素を解析し、選定する選定部１１５と、選定した要素を記録する要素記録部１１６と、要素記録部１１６に記録された要素を文書データから探索する探索部１１７と、探索部１１７の探索結果と選定部１１５の解析結果を用いて、判断結果と文書データとの関連性を示すスコアを算出するスコア算出部１１８とを備える際においては、利用者のレビュー結果を踏まえ、自動でレビューを行うことが可能となり、レビューの効率化を図ることが可能となる。

また、文書管理システムは、更に、デジタル情報から所定数の文書データを文書群をとして抽出する抽出部１１９を備え、分類指示部１１３は、抽出部１１９が抽出した文書群の中の文書データを分類するものである際においては、大量に収集したデジタル情報から所定数の文書数に絞って処理の対象とすることが可能となり、処理の高速化を図ることができる。

また、文書管理システムは、更に、利用者が行う関連性の判断結果を各文書データへの識別符号として受け付け、該識別符号の組み合わせをセット情報として登録するセット情報登録部１１１を備え、画面表示部２１１は、登録されたセット情報を表示し、結果受付部１１４は、セット情報が利用者によって選択された際に、選択されたセット情報に基づいて、文書データに識別情報が付与されたものとして判断結果を受け付けるものである際においては、１つの文書データに複数の識別符号を付与する必要がある際にも利用者は、少ない手番で文書データに対して複数の識別符号を付与することが可能となる。

また、選択情報受付部１１２は、メールのドメイン名、文書データの拡張子、文書データの更新日時、文書データの内容および文書データの作成者のうち少なくともいずれか１つを選択情報として受け付けるものである際においては、文書データの内容だけでなく文書データに付帯するメタ情報によってもフィルタリングすることが可能となる。

また、分類指示部１１３は、要素記録部１１６に記録された要素が、文書群の中の文書データに含まれるか分析するものである際においては、記録された要素を用いて文書データをフィルタリングすることが可能となる。

また、画面表示部２１１は、利用者からの分類ボタン、セット情報、文書群の表示位置の変更を配置情報として受け付け、該配置情報に基づいて利用者が変更した配置に分類ボタン、セット情報、文書群の表示位置を変更するものである際においては、利用者は自由にレイアウトをカスタマイズすることが可能となる。

［その他の実施形態］
以上、本発明の実施形態について述べたが、本発明は既述の実施形態に限定されるものではなく、本発明の技術的思想に基づいて各種の変形および変更が可能である。例えば、結果受付部１１４は、利用者が行ったレビューの結果を識別符号として受け付けているが、これに限定されない。例えば、結果受付部１１４はレビューの対象となる文書データが、訴訟と関連するか否かをフラグとしてデータベース上に記録するものであってもよい。

１００ サーバ装置
１１１ セット情報登録部
１１２ 選択情報受付部
１１３ 分類指示部
１１４ 結果受付部
１１５ 選定部
１１６ 要素記録部
１１７ 探索部
１１８ スコア算出部
１１９ 抽出部
２００ クライアント端末
２１１ 画面表示部
２１２ 指示部
Ｉ１ レビュー画面

Claims (9)

1. 複数のコンピュータまたはサーバに記録されたデジタル情報を取得し、該取得されたデジタル情報を訴訟との関連性について分析する文書管理システムにおいて、
   利用者が前記訴訟との関連性について判断する対象となる、前記デジタル情報から抽出された複数の文書データからなる文書群および、該文書群を所定の条件で分類するための分類条件を利用者に選択させるための分類ボタンを表示する画面表示部と、
   前記画面表示部が表示した分類ボタンのうち、利用者が選択した分類ボタンに関する情報を選択情報として受け付ける選択情報受付部と、
   前記選択情報に基づいて前記文書群を分析し、該分析した結果によって、前記文書群の中の文書データを分類し、該分類した結果に基づいて前記文書群を表示するように前記画面表示部に指示を出す分類指示部とを備える文書管理システム。
2. 前記選択情報受付部は、
   メールのドメイン名、文書データの拡張子、文書データの更新日時、文書データの内容および文書データの作成者のうちの少なくともいずれか１つを選択情報として受け付けることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 前記文書管理システムは、更に、
   前記分類指示部によって分類された文書群に対して前記利用者が行った関連性の判断結果を受け付ける結果受付部と、
   前記判断結果に基づいて、前記利用者が関連性の判断を行った前記文書群に含まれる文書データを判断結果ごとに分別し、該分別された文書データにおいて、共通して出現する要素を解析し、選定する選定部と、
   前記選定した要素を記録する要素記録部と、
   前記要素記録部に記録された要素を前記文書データから探索する探索部と、
   前記探索部の探索結果と前記選定部の解析結果を用いて、前記判断結果と前記文書データとの関連性を示すスコアを算出するスコア算出部とを備えることを特徴とする請求項１または２記載の文書管理システム。
4. 前記分類指示部は、
   前記要素記録部に記録された要素が、前記文書群の中の文書データに含まれるか分析することを特徴とする請求項３記載の文書管理システム。
5. 前記文書管理システムは、更に、
   前記デジタル情報から所定数の文書データを文書群として抽出する抽出部を備え、
   前記分類指示部は、
   前記抽出部が抽出した文書群の中の文書データを分類することを特徴とする請求項１から４いずれか１項記載の文書管理システム。
6. 前記文書管理システムは、更に、
   利用者が行う関連性の判断結果を各文書データへの識別符号として受け付け、該識別符号の組み合わせをセット情報として登録するセット情報登録部を備え、
   前記画面表示部は、
   前記登録されたセット情報を表示し、
   前記結果受付部は、
   前記セット情報が利用者によって選択された際に、前記選択されたセット情報に基づいて、文書データに識別情報が付与されたものとして判断結果を受け付けることを特徴とする請求項３から５いずれか１項記載の文書管理システム。
7. 前記画面表示部は、
   前記利用者からの前記分類ボタン、前記セット情報、前記文書群の表示位置の変更を配置情報として受け付け、該配置情報に基づいて前記利用者が変更した配置に前記分類ボタン、前記セット情報、前記文書群の表示位置を変更することを特徴とする請求項６記載の文書管理システム。
8. 複数のコンピュータまたはサーバに記録されたデジタル情報を取得し、該取得されたデジタル情報を訴訟との関連性について分析する文書管理システムにおいて、
   コンピュータが、
   利用者が前記訴訟との関連性について判断する対象となる、前記デジタル情報から抽出された複数の文書データからなる文書群および、該文書群を所定の条件で分類するための分類条件を利用者に選択させるための分類ボタンを表示するステップと、
   前記表示した分類ボタンのうち、利用者が選択した分類ボタンに関する情報を選択情報として受け付けるステップと、
   前記選択情報に基づいて前記文書群を分析し、該分析した結果によって、前記文書群の中の文書データを分類し、分類した結果に基づいて前記文書群を表示するように指示を出すステップとを実行する文書管理方法。
9. 複数のコンピュータまたはサーバに記録されたデジタル情報を取得し、該取得されたデジタル情報を訴訟との関連性について分析する文書管理システムにおいて、
   コンピュータに、
   利用者が前記訴訟との関連性について判断する対象となる、前記デジタル情報から抽出された複数の文書データからなる文書群および、該文書群を所定の条件で分類するための分類条件を利用者に選択させるための分類ボタンを表示する機能と、
   前記表示した分類ボタンのうち、利用者が選択した分類ボタンに関する情報を選択情報として受け付ける機能と、
   前記選択情報に基づいて前記文書群を分析し、該分析した結果によって、前記文書群の中の文書データを分類し、分類した結果に基づいて前記文書群を表示するように指示を出す機能とを実現させる文書管理プログラム。

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