JP2013171576A - 業務依頼支援システム、業務依頼支援方法 - Google Patents

Abstract

【課題】社内の業務依頼を簡単に作成して社員全体の中から業務スキルを底上げすべき最適な人員の選定および業務の進捗管理を行い依頼業務の進捗状態を把握して業務の進捗管理をする。
【解決手段】依頼者からの前記業務依頼に関する情報を受け付ける依頼情報受付手段と、前記依頼情報受付手段から取得した情報を基に前記業務依頼の作業量と作業に必要な最少作業時間単位であるブロック単位を算出する算出手段と、対象者全員のスケジュール情報から対象者の空き時間情報を取得しするスケジュール情報取得手段と、前記スケジュール情報取得手段スケジュール情報を基に、前記算出手段にて算出したブロック単位の時間から、ブロック単位の時間を確保できる条件の対象者を抽出する対象者抽出手段を有する。
【選択図】図１

Description

本発明は、社内業務を依頼するに際して依頼する内容から依頼文書の作成を支援し、依頼内容を受け取る対象者を自動的に抽出し、更に、業務進捗を管理する技術に関する。特に、依頼内容ごとに依頼文書を作成する業務依頼支援システム、業務依頼支援方法に関する。

従来、業務依頼と進捗管理に関して効率的に行うワークフローシステムは複数検討がなされている。例えば、特許文献１では、ネットワークを経由して、サーバ内のデータベースに記憶されている共有情報を検索して業務に関する一連の処理を実施することが記載されている。また、特許文献２では、業務の進捗管理を効率的に行う管理システムが記載されている。

特開２００２−７４１８４号公報 特開２００７−８００６４号公報

しかしながら、これらの技術においては、社内の業務依頼を簡単に作成して社員全体の中から業務スキルを底上げすべき最適な人員の選定および業務の進捗管理を行い依頼業務の進捗状態を把握するのは容易でなく、また、業務案件の進捗を効率的に管理することができないという問題点があった。

本発明は上記の問題点に鑑みてなされたものであり、業務案件の進捗管理を効率的に行うことを可能とする統合進捗管理システムを提供することを目的とする。

上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、社内の依頼者が対象者に対して業務依頼を行うに際し、依頼者の使用する端末と依頼者からの前記業務依頼を受け取る対象者の使用する端末と前記業務依頼を管理する情報処理装置とがネットワークを介して接続されている場合において、依頼者からの前記業務依頼に関する情報を受け付ける依頼情報受付手段と、前記依頼情報受付手段から取得した情報を基に前記業務依頼の作業量と作業に必要な最少作業時間単位であるブロック単位を算出する算出手段と、対象者全員のスケジュール情報から対象者の空き時間情報を取得しするスケジュール情報取得手段と、前記スケジュール情報取得手段スケジュール情報を基に、前記算出手段にて算出したブロック単位の時間から、ブロック単位の時間を確保できる条件の対象者を抽出する対象者抽出手段を有することを特徴とする業務依頼支援システムである。

請求項２に記載の発明は、前記対象者抽出手段は前記依頼情報取得手段で取得した依頼条件を満たし、且つ所属グループ毎に対象者全員が目標スキル値が一定値以上となるように、忘却曲線を使用して対象者を選定して抽出することを特徴とする請求項１記載の業務依頼支援システムである。

請求項３に記載の発明は、前記対象者抽出手段は前記依頼情報受付手段にて緊急度に関する情報を基に対象者の選定基準を変更することを特徴とする請求項１記載の業務依頼支援システムである。

請求項４に記載の発明は、社内の依頼者が対象者に対して業務依頼を行うに際し、依頼者の使用する端末と依頼者からの前記業務依頼を受け取る対象者の使用する端末と前記業務依頼を管理する情報処理装置とがネットワークを介して接続されている場合において、依頼者からの前記業務依頼に関する情報を受け付ける依頼情報受付ステップと、前記依頼情報受付手段から取得した情報を基に前記業務依頼の作業量と作業に必要な最少作業時間単位であるブロック単位を算出する算出ステップと、対象者全員のスケジュール情報から対象者の空き時間情報を取得しするスケジュール情報取得ステップと、前記スケジュール情報取得手段スケジュール情報を基に、前記算出手段にて算出したブロック単位の時間から、ブロック単位の時間を確保できる条件の対象者を抽出する対象者抽出ステップとを有することを特徴とする業務依頼支援方法である。

請求項５に記載の発明は、前記対象者抽出ステップは前記依頼情報取得ステップで取得した依頼条件を満たし、且つ所属グループ毎に対象者全員が目標スキル値が一定値以上となるように、忘却曲線を使用して対象者を選定して抽出することを特徴とする請求項４記載の業務依頼支援方法である。

請求項６に記載の発明は、前記対象者抽出ステップは前記依頼情報受付ステップにて緊急度に関する情報を基に対象者の選定基準を変更することを特徴とする請求項４記載の業務依頼支援方法である。

請求項７に記載の発明は、請求項４から６のいずれか１項に記載の業務依頼支援方法の各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラムである。

本発明によれば、依頼者が望む社内向けの業務依頼文書を容易に作成することができ、また、依頼内容を受け取って実施する対象者の選定について、スキルがあり且つスケジュールの空いている対象者を抽出して、依頼した業務の進捗管理をすることができる。

本発明の実施形態におけるシステム概略図である。 社員情報記憶部に記憶された社員データの構成図である。 依頼情報記憶部に記憶された依頼情報受付に関する表示画面の図である。 依頼情報記憶部に記憶された依頼データの構成図である。 依頼情報記憶部に記憶された依頼フォーム図である。 依頼情報記憶部に記憶された依頼文書データの構成図である。 依頼情報記憶部に記憶された利用データの構成図である。 依頼情報記憶部に記憶された提出ツールの構成図である。 工数情報記憶部に記憶された工数データの構成図である。 スキル情報記憶部に記憶されたスキル値データの構成図である。 スキル情報記憶部に記憶された工数値算定式の図である。 スキル情報記憶部に記憶された依頼内容忘却曲線の図である。 スケジュール情報記憶部に記憶されたスケジュール表の図である。 スケジュール情報記憶部に記憶された依頼結果画面の図である。 進捗情報記憶部に記憶された進捗確認画面の図である。 本発明の実施形態におけるシステム全体のフローチャートである。 本発明の依頼情報作成手段に関するフローチャートである。 本発明の対象者抽出手段に関するフローチャートである。

以下に、本発明を具体化した一実施形態について、各図を用いて詳細に説明する。本実施形態においては、社内の依頼部署に所属する依頼者から、依頼を受け取る他部署に所属する対象者に対して発信する業務依頼文書の作成及び管理を支援するシステムとしての業務依頼支援システムを説明する。本実施形態の業務依頼支援システムは、依頼部署に所属する依頼者からの業務依頼情報を受け付けて、当該情報を基に業務依頼文書を作成し、依頼を受け取る他部署に所属する対象者に依頼を発信すること、及び依頼内容が実施されているか否かの進捗管理を支援するために活用する。

始めに、図１に示すように、業務依頼支援システム３０には、ネットワーク２０を介して、依頼者が依頼情報を入力するのに使用する端末１１が接続されている。端末１１は、図示しないＣＰＵと、ＲＯＭと、ＲＡＭと、ＨＤＤ（ハードディスク）と、入出力部及び、通信部を備える。依頼者は端末１１を使用して、業務依頼支援システム３０を通じて業務依頼文書の作成や進捗管理等を行う。

更に、業務依頼支援システム３０には、ネットワーク２０を介して、対象者が依頼内容を受け取るのに使用する端末１２が接続されている。端末１２も端末１１と同様に、図示しないＣＰＵと、ＲＯＭと、ＲＡＭと、ＨＤＤ（ハードディスク）と、入出力部及び、通信部を備える。対象者は端末１２を使用して、業務依頼支援システム３０を通じて作成された業務依頼文書の受け取り及び依頼内容の実施結果の入力等を行う。

一方、業務依頼支援システム３０は、制御手段としての制御部４０、各種情報の記憶部５０としての社員情報記憶部５１、依頼情報記憶部５２、工数情報記憶部５３、スキル情報記憶部５４、スケジュール情報記憶部５５、進捗情報記憶部５６を備えている。社員情報記憶部５１、依頼情報記憶部５２、工数情報記憶部５３、スキル情報記憶部５４、スケジュール情報記憶部５５、進捗情報記憶部５６は、後述する業務依頼文書の作成支援および依頼した業務の進捗管理に関して使用される各種情報を記憶する。

制御部４０は、図示しないＣＰＵと、ＲＯＭと、ＲＡＭと、ＨＤＤ（ハードディスク）と、入出力部及び、通信部を含んで構成され、認証手段４１、依頼情報受付手段４２、依頼情報作成手段４３、対象者抽出手段４４、依頼前確認手段４５、対象者依頼手段４６、進捗管理手段４７を備えている。制御部４０は後述する業務依頼文書の作成支援および依頼した業務の進捗管理の処理を実行する。

認証手段４１は、業務依頼支援システム３０にアクセスするに際して、権限を有するか否かの認証処理を実行する。
依頼情報受付手段４２は、認証手段４１にて権限ありと認証された依頼者からの業務依頼に関する情報を業務依頼支援システム３０の後述する依頼情報受付画面に従って受付処理を実行する。

依頼情報作成手段４３は、依頼情報受付手段４２にて受付けた業務依頼情報を基に、対象者へ発信される業務依頼文書を作成する処理を実行する。
対象者抽出手段４４は、依頼情報受付手段４２にて受付けた業務依頼情報を基に、対象部署に所属する人の中から対象者を抽出する処理を実行する。

依頼前確認手段４５は、依頼情報作成手段４３により作成された業務依頼文書、および対象者抽出手段４４により抽出された対象者情報等を依頼者に通知する処理を実行する。
対象者依頼手段４６は、依頼前確認手段４５により通知された内容を依頼者が確認した後に、対象者に業務依頼書を発信する処理を実行する。
進捗管理手段４７は、対象者依頼手段４６により対象者に発信された業務依頼文書の進捗状況を管理する処理を実行する。

次に、図２に示す社員情報記憶部５１について説明する。社員に関する各種情報は社内でのユニークな番号で作成されている社員番号をキーとして管理されており、社員情報５１１には社員の個人情報に該当する氏名、所属、住所、メールアドレス等の情報が登録されている。社員情報５１２には社員個人が保有するＩＤ、パスワードのセキュリティーに関する情報が登録されている。

また、社員情報５１３および社員情報５１４には社員個々人が過去に行った業務の種類が依頼種別として記録され、当該依頼種別への精通度合に関するスキル値、実施した回数、過去に実施した履歴等の情報が登録されている。なお、社員情報５１３および社員情報５１４に登録されている情報は、後述する対象者が実施した実施結果を基に都度情報が更新される。

次に、図３に示す依頼情報受付画面４２１について説明する。制御部４０の依頼情報受付手段４２により、依頼者からの業務依頼情報を受け付ける画面として使用する依頼情報受付画面４２１は、業務依頼文書に共通する項目である表題を入力する依頼タイトルフィールド４２２、業務を実施する期間および納期情報を入力する納期／期間フィールド４２３、依頼先となる部署を複数選択する対象部署フィールド４２４を有する。

また、依頼情報受付画面４２１は、依頼者が対象部署に実施して欲しい依頼内容について、依頼内容を定型化した依頼種別を用意して当該依頼種別毎に選択できるように列挙表示して依頼種別を選択できる依頼種別フィールド４２５を有する。更に、依頼種別フィールド４２５で選択された項目に関連付けられ、依頼された業務遂行上に必要となる関連付けられた各種統計データおよびデータベース等が利用データフィールド４２６に表示される。

また、依頼情報受付画面４２１は、依頼者からの業務依頼について、緊急度合を選択する緊急度フィールド４２７を有する。なお、後述する当該選択された緊急度合に応じて対象部署に所属する対象者を選定する選定基準が変更される。

次に、図４に示す依頼情報記憶部５２について説明する。依頼情報受付手段４２で取得した依頼者からの業務依頼情報である依頼タイトル、納期／期間、対象部署、依頼種別、利用データ、緊急度を記憶フィールド５２１に記憶すると共に、依頼内容を定型化した依頼種別をキーとして、当該依頼種別に応じて各種使用する依頼フォーム、定型化された依頼文書、依頼業務を実施するための使用する各種データベースや資料等の利用データ、対象者が依頼者に報告する提出ツール等を関連付けて記憶フィールド５２２に記憶する。

次に、図５に示す依頼フォーム５２３について説明する。依頼フォーム５２３は依頼者が対象部署に依頼を行う際に使用する業務依頼文書のレイアウト画面であり、用途に応じた複数の雛型が用意されて依頼情報記憶部５２に保存されている。また、雛型となる各種依頼フォームにはＡ００１、Ａ００２、Ａ００３のように一意のコードが付与され、当該コードによって記憶フィールド５２２に記憶されている依頼種別と関連付けられている。さらに、依頼フォーム５２３にある各入力フィールドの依頼タイトル、実施納期／期間、依頼文書等には依頼情報記憶部５２に記憶されている依頼タイトル等の情報が記憶フィールド５２１から対応して転記される。

次に、図６に示す依頼文書５２４について説明する。依頼文書５２４は依頼情報記憶部５２に記憶され、雛型となる複数の依頼文書をテキスト形式にて保存している。また、テキスト形式の当該依頼文書の内容は定型化された依頼事項、実施方法または実施手順等が記載され、対象者が当該依頼文書に従って依頼内容を実施することができる。さらに雛型となる各依頼文書にはＢ００１、Ｂ００２、Ｂ００３のように一意のコードが付与され、当該コードによって記憶フィールド５２２の依頼種別と複数の当該コードとが関連付けられている。

次に、図７に示す利用データ５２５について説明する。利用データ５２５は依頼部署から対象部署に依頼される業務を実施するにあたり、根拠となる基礎資料等のデータベース郡のリンク情報として依頼情報記憶部５２に記憶されている。また、リンク情報としての利用データ５２５は「仕入データ」、「会計データ」等の文字情報として表示されるが、マウス等で当該文字情報をクリックするとリンク先にアクセスできるものとする。さらに各種利用データにはＣ００１、Ｃ００２、Ｃ００３のように一意のコードが付与され、当該コードによって記憶フィールド５２２の依頼種別と複数の当該コードとが関連付けられている。

次に、図８に示す提出ツール５２６について説明する。提出ツール５２６は対象部署が依頼内容を実施した後に実施結果を依頼者に報告する時に使用するフォームであり、用途に応じた複数の雛型が用意されて依頼情報記憶部５２に保存されている。また、提出ツール５２６である当該フォームは記憶フィールド５２１に記憶された特定の情報から当該フォームの項目情報とすることができる。さらに各種利用データにはＤ００１、Ｄ００２、Ｄ００３のように一意のコードが付与され、当該コードによって記憶フィールド５２２の依頼種別と複数の当該コードとが関連付けられている。

例えば、納期／期間フィールドに記憶されている期間情報を元にして、提出フォームの日時項目を当該期間情報に記憶されている日数が１０日間分である場合には、列数も１０日分となる１０列が作成される。また、提出ツール５２６の各フォームの項目情報は、事前に記憶フィールド５２１の何の項目から情報を取得するかを設定でき、特定の記憶フィールド５２１に記憶されている情報により行数または列数を作成できるものとする。なお、提出ツール５２６の各フォームは対象部署毎に作成され、依頼情報記憶部５２に保存される。

次に、図９に示す工数情報５３１について説明する。工数情報５３１は依頼者からの依頼内容について対象部署が行う作業の量を数値化した情報であり、工数情報記憶部５３に保存される。また、工数情報５３１は各種依頼種別毎に設定されており、全体の作業量および作業効率を考慮した最少作業単位をブロック化した数値で表している。作業量とは、依頼種別を実施する場合にかかる全体の時間を作業時間／１人分の単位として表したものであり、一方、最少作業単位であるブロック化とは、各依頼種別に応じて一回当たりの最低作業時間をブロック／１人分の単位として表したものであり、細か過ぎる短時間作業による非効率化を防止する目的で区切りの良い時間が設定できるものとする。

次に、図１０に示すスキル値情報５４１について説明する。スキル値情報５４１は社員情報記憶部５１の社員毎に記憶されている各担当業務５１３、５１４のスキル値にあたる情報をスキル値の一定範囲毎にランク分けし、当該ランクに応じたスキル係数を割りあてるための情報であり、スキル情報記憶部５４に保存される。また、スキル値とは過去に担当業務を実施した実績に基づき、高いノウハウや効率の高さに比例して高く設定されている。逆にスキル係数とは高いノウハウや効率の高さに反比例して設定され、スキル係数が低い程に１時間あたりの作業量が多く実施できる指標となる。

次に、図１１に示す工数値算定式５４２について説明する。工数値算定式５４２は依頼者からの依頼内容に基づいて決定される作業量、対象部署に所属する社員全員の依頼種別に応じたスキル係数、依頼情報記憶部５２に記憶されている緊急度に応じた人数を基に、工数値算定式５４２により工数値を算出し、当該算出された情報はスキル情報記憶部５４に保存される。

緊急度に応じた人数とは、依頼情報受付画面４２１の緊急度フィールド４２７にて選択された緊急度であり、一例として、「高」を選択した場合は対象者人数を３人とし、また「中」を選択した場合は対象者人数を２人とし、更に「低」を選択した場合は対象者人数を１人と設定する。

次に、図１２に示す依頼内容忘却曲線５４３について説明する。依頼内容忘却曲線５４３は対象者が実施する依頼内容に関して、実施回数と時間経過に伴う作業内容の忘れ度合に関する曲線であり、一般的には実施回数が増えるに比例して忘れ度合が少なくなる傾向を示すもので、スキル情報記憶部５４に保存されている。

本実施形態では、一例として対象者のスキル値情報５４１に記憶されているスキル値がランクＣに該当する場合は、依頼内容忘却曲線５４３の曲線▲１▼を用いて実施回数と実施間隔が判断される。当該ランクＣの対象者は、忘却率が半分以下になる時間経過前までに同一作業を繰り返して実施させる。これにより、当該対象者をランクＣからランクＢに上昇させることを目的とした最適な間隔と回数を指示することができる。なお、実施回数と実施間隔は各対象者のスキル状態に応じて異なる。

また、同じスキル値や同ランクの対象者が複数いた場合には、前回の依頼内容からより期間が経過している対象者に作業をさせることにより、対象部署全体のスキル値が平均的に上昇する。なお、依頼内容忘却曲線５４３の曲線▲２▼は、スキルランクＢに対応し、依頼内容忘却曲線５４３の曲線▲３▼は、スキルランクＡに対応している。

次に、図１３に示すスケジュール表５５１について説明する。スケジュール表５５１は依頼者からの依頼内容を実施する対象者の出勤日の行動予定を示すスケジュール表であり、スケジュール情報記憶部５５に記憶されている。当該スケジュール表５５１は、社員毎に日時別で表示され、空いている時間と会議や作業等で予定が入っている時間とを区別して表示される。また、当該スケジュールの入力、変更、削除は本システムまたは対象者個人によって行われるものとする。

また、本実施形態では、一例として依頼内容を実施する対象者のスケジュール表５５１は、工数情報５３１のブロックに記載されている最少時間単位のスケジュールが空いているか否かを判断する必要があるため、２０分単位で予定の有無が表記できるものとする。

次に、図１４に示す依頼結果画面５５２について説明する。依頼結果画面５５２は後述する対象者を抽出した結果を依頼者に返信する時に使用する画面であり、スケジュール情報記憶部５５に記憶される。また、依頼結果画面５５２は対象部署毎に依頼者からの依頼内容を実施して完了できる日時となる予測納期、依頼フォーム５２３にて入力された実施納期にまでに実施できるか否かの予想結果、対象者情報、および実施納期までに依頼内容が実施できない理由等が事前に設定された内容から予想結果と対象者人数の組み合わせにより選択され詳細として表示される。

また、依頼結果画面５５２には、再スケジュールボタンおよび正式依頼ボタンが画面下方に付与されており、依頼者は返信された依頼結果に満足できない場合には、再スケジュールボタンにより全体のスケジュールまたは一部の対象部署のみを再スケジュールすることが可能でありる。一方、依頼者は表示された依頼結果に満足した場合には、正式依頼ボタンにより業務依頼文書が対象部署の対象者に送信される。

次に、図１５に示す進捗確認画面５６１について説明する。進捗確認画面５６１は進捗情報記憶部５６に記憶されており、依頼された全部署の対象者が行っている作業の進捗度合を一覧表示する画面となる。工数情報５３１には各依頼種別に応じた作業量およびブロック情報が記憶されており、ブロック単位毎に全体作業量の完了割合が算出され、提出ツール５２６への入力度合を事前に設定しておく、これにより作業者が提出ツール５２６へ入力している度合とスケジュール表５５１から算出される作業予定日によって、進捗度合を測定することが可能となる。

また、本実施例では進捗度合について予定通りに進捗している場合には「●」とし、予定より遅れている場合には「×」とし、予定日が未到来の場合には「−」として表示して各依頼種別毎に進捗度合が管理できる構成としているが、進捗を管理できるのもでれば本実施例に限定するものではない。これにより、進捗確認画面を見ることにより依頼者は全体の進度を把握でき、また、対象部署は他部署との作業差異が容易に確認することができる。

次に、図１６を用いて本システムの制御部にて行われる各種制御フローについて説明する。Ｓ１（ステップ１の略称）で説明する認証手段４１は、依頼者が端末１１を使用して業務依頼支援システム３０にアクセスするに際して、当該アクセスを許可するか否かの判断を行う。端末１１からの要求により認証手段４１は図示しない認証画面を端末１１に送信し、依頼者は端末１１に表示された認証画面から自己のユーザーＩＤとパスワードを入力する。

認証手段４１は、端末１１から受信したユーザーＩＤとパスワード情報を基に、社員情報記憶部５１に記憶されている全社員ユーザーＩＤとパスワードとを比較し、依頼者のユーザーＩＤとパスワード情報が一致するか否かの判断を行う。なお、依頼者のユーザーＩＤとパスワードが一致した場合には、次ステップに進み、不一致の場合には端末１１に不一致である旨の表示を行い処理を中止する。

次に、Ｓ２で説明する依頼情報受付手段４２は、依頼者からの依頼情報を受け付ける依頼情報受付画面４２１を端末１１に送信する。依頼者は依頼タイトル、納期／期間、対象部署、依頼種別、緊急度等を受信した依頼情報受付画面４２１に従い入力して返信する。また、依頼情報受付手段４２は依頼者から受信した依頼タイトル、納期／期間、対象部署、依頼種別、緊急度等の情報について、依頼タイトル毎にまとめて依頼情報記憶部５２の記憶フィールド５２１に保存する。

次に、Ｓ３で説明する依頼情報作成手段４３は、別途図１７を用いて詳細に説明するステップＳ３−１からＳ３−５により依頼者に発信する依頼情報を作成する。Ｓ３−１にて依頼情報記憶部５２の記憶フィールド５２１から依頼タイトル毎にて記憶された依頼種別情報を抽出し、依頼フォーム５２３に記憶されている各種依頼フォームの中から該当する当該依頼種別情報に合致した該当依頼フォームを選定する。

次に、Ｓ３−２にて依頼情報記憶部５２の記憶フィールド５２２依頼種別に関連付けて記憶している依頼文書５２４から該当するテキスト情報を抽出して、Ｓ３−１にて選定された該当依頼フォーム内にある依頼文書を記載する領域に転記する。同様に、Ｓ３−３、Ｓ３−４にて依頼情報記憶部５２の記憶フィールド５２２に依頼種別に関連付けて記憶している利用データ名称、リンク先情報、提出ツールのリンク先情報を利用データ５２５、提出ツール５２６から抽出して該当依頼フォーム内に転記する。

次に、Ｓ３−５にて依頼情報記憶部５２の記憶フィールド５２１に依頼タイトル毎に記憶されている依頼タイトル情報、納期／期間情報、対象部署情報、緊急度情報を抽出して該当依頼フォーム内の各領域に転記する。また、依頼元情報となる依頼者に関する情報についても、認証手段４１にて利用者端末１１から受信したユーザーＩＤに対応した情報を社員情報記憶部５１から取得して該当依頼フォーム内に転記して依頼情報を作成する。

次に、Ｓ４で説明する対象者抽出手段４４は、別途図１８を用いて詳細に説明するＳ４−１からＳ４−４までの各ステップにより対象者の抽出を行う。Ｓ４−１にて依頼者から入力された依頼情報記憶部５２の記憶フィールド５２１に記憶されている対象部署情報を基に、全社員の中から当該対象部署に所属する社員全員を部署毎分けて抽出する。

次に、Ｓ４−２にて依頼情報記憶部５２に記憶されている緊急度情報を基に、対象者の選定基準を決定する。一例として本実施例では、緊急度を高・中・低の３段階にて想定しており、緊急度が高の場合には、対象者をスキル係数の上位から３人の人数にて選定し、緊急度が中の場合には、対象者をスキル係数の下位２人とし、更に前回の実施期間の間隔が空いている忘却曲線による業務内容の忘れが強い傾向にある人を優先的に選定する。また、緊急度が低の場合には、対象者をスキル係数の下位１人とし、更に前回の実施期間の間隔が最も空いている忘却曲線による業務内容の忘れが強い傾向にある人を優先的に選定する。なお、緊急度に関する選定基準は本実施例に特定されるものではなく、依頼種別毎に異なっても良く、また、依頼者により条件を変更できることも可能とする。

次に、Ｓ４−３にて依頼情報記憶部５２の依頼種別に対応する工数情報記憶部５３の工数情報５３１である作業量情報とブロック情報を抽出し、更に工数値計算式５４２を用いて作業に必要な工数値を算出する。また、工数値計算式５４２にて算出された工数値を基に、スケジュール情報記憶部５５から対象部署に所属する社員のスケジュール空き時間を検索し、依頼を対応可能な社員を抽出する。

次に、Ｓ４−４にて依頼情報記憶部５２に記憶されている緊急度３段階から選択された選定基準を基に、対象者人数、スキル係数、前回からの実施間隔、忘却曲線からの忘却率を条件として、対象者を抽出する。なお、Ｓ４のステップにより対象者となる社員がスケジュール時間の空き無し等にて抽出出来ない場合には、納期を１日単位で延長していき対象者を抽出する。

次に、Ｓ５で説明する依頼前確認手段４５は、依頼結果画面５５２を用いてＳ４で抽出された対象者に関する情報を依頼者に返信する。依頼者は当該返信された依頼結果画面５５２の情報を基に予想納期や詳細情報等を確認し、内容に不満があれば依頼結果画面５５２下部にある再スケジュールボタンを押下し、Ｓ２から再度の条件入力を行う。また、依頼者は内容に満足すれば依頼結果画面５５２下部にある正式依頼ボタンを押下する。

次に、Ｓ６で説明する対象者依頼手段４６は、抽出された対象者に対して電子メールを用いて依頼内容を通知する手段である。通知内容はＳ３にて作成した依頼フォームによる作業依頼であり、あて先としては対象者のみ、または対象者の所属部署長と対象者等の複数人への通知としてもよい。また、対象者への通知内容としてはスケジュール表５５１を添付して通知してもよく、各対象者が何時に当該依頼内容を実施するれば良いかをスケジュール表から空き時間を指定してもよい。

次に、Ｓ７で説明する進捗管理手段４７は、業務依頼された対象部署での作業の進捗を管理する。進捗管理は依頼種別毎に工数情報５３１にて設定されているブロック単位を基準情報として途中経過である進捗を確認することができる。なお、対象者が依頼内容に基づき利用データ等を用いて指定された提出ツールのリンク先である業務依頼支援システムの提出ツール５２６に作業結果を入力保存することで進捗の有無が判断される。以上により、各種制御フローが完了する。

１１・・・依頼者端末、１２・・・対象者端末、２０・・・ネットワーク、３０・・・業務依頼支援システム、４０・・・制御部、４１・・・認証手段、４２・・・依頼情報受付手段、４３・・・依頼情報作成手段、４４・・・対象者抽出手段、４５・・・依頼前確認手段、４６・・・対象者依頼手段、４７・・・進捗管理手段、５０・・・記憶部、５１・・・社員情報記憶部、５２・・・依頼情報記憶部、５３・・・工数情報記憶部、５４・・・スキル情報記憶部、５５・・・スケジュール情報記憶部、５６・・・進捗情報記憶部、４２１・・・依頼情報受付画面、５２３・・・依頼フォーム、５２４・・・依頼文書、５２５・・・利用データ、５２６・・・提出ツール、５３１・・・工数情報、５４１・・・スキル値情報、５４２・・・工数値算定式、５４３・・・依頼内容忘却曲線、５５１・・・スケジュール表、５５２・・・依頼結果画面

Claims (7)

1. 社内の依頼者が対象者に対して業務依頼を行うに際し、依頼者の使用する端末と依頼者からの前記業務依頼を受け取る対象者の使用する端末と前記業務依頼を管理する情報処理装置とがネットワークを介して接続されている場合において、
   依頼者からの前記業務依頼に関する情報を受け付ける依頼情報受付手段と、
   前記依頼情報受付手段から取得した情報を基に前記業務依頼の作業量と作業に必要な最少作業時間単位であるブロック単位を算出する算出手段と、
   対象者全員のスケジュール情報から対象者の空き時間情報を取得するスケジュール情報取得手段と、
   前記スケジュール情報取得手段のスケジュール情報を基に、前記算出手段にて算出したブロック単位の時間から、ブロック単位の時間を確保できる条件の対象者を抽出する対象者抽出手段を有することを特徴とする業務依頼支援システム。
2. 前記対象者抽出手段は前記依頼情報取得手段で取得した依頼条件を満たし、且つ所属グループ毎に対象者全員が目標スキル値が一定値以上となるように、忘却曲線を使用して対象者を選定して抽出することを特徴とする請求項１記載の業務依頼支援システム。
3. 前記対象者抽出手段は前記依頼情報受付手段にて緊急度に関する情報を基に対象者の選定基準を変更することを特徴とする請求項１記載の業務依頼支援システム。
4. 社内の依頼者が対象者に対して業務依頼を行うに際し、依頼者の使用する端末と依頼者からの前記業務依頼を受け取る対象者の使用する端末と前記業務依頼を管理する情報処理装置とがネットワークを介して接続されている場合において、
   依頼者からの前記業務依頼に関する情報を受け付ける依頼情報受付ステップと、
   前記依頼情報受付ステップから取得した情報を基に前記業務依頼の作業量と作業に必要な最少作業時間単位であるブロック単位を算出する算出ステップと、
   対象者全員のスケジュール情報から対象者の空き時間情報を取得するスケジュール情報取得ステップと、
   前記スケジュール情報取得ステップのスケジュール情報を基に、前記算出ステップにて算出したブロック単位の時間から、ブロック単位の時間を確保できる条件の対象者を抽出する対象者抽出ステップとを有することを特徴とする業務依頼支援方法。
5. 前記対象者抽出ステップは前記依頼情報取得ステップで取得した依頼条件を満たし、且つ所属グループ毎に対象者全員が目標スキル値が一定値以上となるように、忘却曲線を使用して対象者を選定して抽出することを特徴とする請求項４記載の業務依頼支援方法。
6. 前記対象者抽出ステップは前記依頼情報受付ステップにて緊急度に関する情報を基に対象者の選定基準を変更することを特徴とする請求項４記載の業務依頼支援方法。
7. 請求項４から６のいずれか１項に記載の業務依頼支援方法の各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラム。

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