JP2013153395A - データ処理装置およびコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】各種伝票のファクシミリ通信による送信を効率化すること。
【解決手段】一実施形態に係るデータ処理装置は、データをファクシミリ通信によって送信先に送信するファクシミリ通信手段と、伝票の送信先となるファクシミリ番号を記憶した記憶手段と、前記ファクシミリ通信手段を制御して、送信対象となる複数の伝票のうち前記記憶手段に記憶された送信先であるファクシミリ番号が同一の伝票を１度のファクシミリ通信で当該ファクシミリ番号に纏めて送信させ、他の伝票を前記記憶手段に記憶された送信先であるファクシミリ番号を宛先として個別に送信させる送信制御手段と、を備えている。
【選択図】 図６

Description

本発明の実施形態は、伝票を送信先にファクシミリ通信によって送信するデータ処理装置およびコンピュータプログラムに関する。

従来、商品の販売や役務の提供を行う店舗において、販売する商品や業務に必要な物品等を発注するための発注伝票をコンピュータにて作成し、作成した伝票を仕入先に送信する発注形態がある。

特開２００４−４６３６５号公報

従来の上記発注形態において、発注伝票は仕入先名称ごとに作成され、電子メールやファクシミリ通信等によって該当する仕入先に送信されている。

仕入先は、業者毎に所在地等が異なり、その名称も異なることが通常であるが、同一の業者であっても複数の部署を有し、各部署のそれぞれが異なる仕入先名称を持つこともある。この場合、各部署が同一のファクシミリ装置を共用していたとしても、それぞれの部署を宛として同一のファクシミリ装置に複数の発注伝票が送信されることになり、発注伝票の送信時間の観点からも、またファクシミリ通信に要する費用の観点からも非効率である。なお、この問題は、発注伝票の送信時だけでなく、他種の伝票の送信時にも同様に生じ得る。

このような事情から、各種伝票のファクシミリ通信による送信が効率化されるように、何らかの手段を講じる必要があった。

一実施形態に係るデータ処理装置は、データをファクシミリ通信によって送信先に送信するファクシミリ通信手段と、伝票の送信先となるファクシミリ番号を記憶した記憶手段と、前記ファクシミリ通信手段を制御して、送信対象となる複数の伝票のうち前記記憶手段に記憶された送信先であるファクシミリ番号が同一の伝票を１度のファクシミリ通信で当該ファクシミリ番号に纏めて送信させ、他の伝票を前記記憶手段に記憶された送信先であるファクシミリ番号を宛先として個別に送信させる送信制御手段と、を備えている。

一実施形態に係るシステムの全体構成図。 同実施形態に係るサーバの要部構成を示すブロック図。 同実施形態に係る仕入先マスタのデータ構造の一例を示す図。 同実施形態に係る発注伝票ファイルのデータ構造の一例を示す図。 同実施形態に係る発注伝票送信画面の一例を示す図。 同実施形態に係るファクシミリ送信のフローチャート。 同実施形態に係る送信データに含まれる送付状を示す図。 同実施形態に係る送信データに含まれる発注伝票を示す図。 同実施形態に係る送信データに含まれる発注伝票を示す図。

一実施形態につき、図面を参照しながら説明する。
本実施形態では、伝票を送信先にファクシミリ通信によって送信するデータ処理装置の一例として、店舗に設けられたストアサーバや、複数の店舗を統括する本部に設置された本部サーバ等のサーバ１を例示する。

［システム構成］
図１は、上記サーバ１を含むシステムの全体構成図である。
このシステムは、店舗や本部である仕入元Ａに設置された上記サーバ１と、複数の仕入先Ｂ（Ｂ１，Ｂ２，Ｂ３…）に設置されたファクシミリ装置２とを備えている。サーバ１および各仕入先Ｂに設置されたファクシミリ装置２は、例えばＰＳＴＮ（Public Switched Telephone Network）３を介して通信接続されている。

サーバ１は、例えば上記ストアサーバである場合には店舗内に設置されたＰＯＳ（Point Of Sales）端末をクライアントに持ち、ＰＯＳ端末と共同して商取引の決済に関わる処理等を実行する。また、例えば上記本部サーバである場合には各店舗に設置されたストアサーバをクライアントに持ち、ストアサーバと共同して各店舗の売上や在庫の管理に関わる処理等を実行する。さらに、サーバ１は、後述の発注伝票送信機能に関わる処理を実行し、業務に必要な各種物品を発注する発注伝票を、仕入先Ｂに対しＰＳＴＮ３を介してファクシミリ通信により送信する。

ファクシミリ装置２は、ＰＳＴＮ３との通信を制御するモデム、用紙に画像を形成するプリンタ、用紙から画像を読み取るスキャナ等を備え、サーバ１から送信される発注伝票を上記モデムにて受信すると、当該発注伝票を上記プリンタにて用紙に印刷出力する。仕入先Ｂでは、このようにファクシミリ装置２から印刷出力される発注伝票に従って、物品を仕入元Ａに納品する。

［サーバ１の要部構成］
図２は、サーバ１の要部構成を示すブロック図である。
サーバ１は、制御の中枢として機能するＣＰＵ（Central Processing Unit）１０、このＣＰＵ１０に対してバスラインを介して接続されたＲＯＭ（Read Only Memory）１１、ＲＡＭ（Random Access Memory）１２、通信ユニット１３、モデム１４、入力デバイス１５、ディスプレイ１６、および、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１７等を備えている。

ＲＯＭ１１は、ＣＰＵ１０が実行するコンピュータプログラム等の固定的データを記憶している。ＲＡＭ１２は、メインメモリとして機能するものであり、各種の作業用記憶領域を形成する。

通信ユニット１３は、例えばサーバ１がストアサーバである場合には店舗内のＬＡＮ（Local Area Network）を介して行われるＰＯＳ端末等との通信を制御し、サーバ１が本部サーバである場合にはインターネット等のネットワークを介して行われるストアサーバ等との通信を制御する。

モデム１４は、本実施形態におけるファクシミリ通信手段として機能するものであり、ファクシミリ装置２等にファクシミリ通信によって送信する対象のデジタルデータを音声信号に変換し、変換した音声信号を内蔵のＮＣＵ（Network Control Unit）１４ａにてＰＳＴＮ３に送出する。また、モデム１４は、ＰＳＴＮ３を通じて送られてくる音声信号をＮＣＵ１４ａにて受信すると、当該受信した音声信号をデジタルデータに変換し、ＲＡＭ１２等に出力する。

入力デバイス１５は、アルファベットキーやテンキー等の各種操作キーを有するキーボードやマウス等を含む。ディスプレイ１６は、例えば液晶表示装置であり、後述の発注伝票送信画面５０（図５参照）等の画面を選択的に表示する。

ＨＤＤ１７は、ＯＳ（Operating System）ファイル、各種アプリケーションファイル、および各種データベースを記憶している。上記アプリケーションには、発注伝票を作成するための伝票作成アプリケーションや、作成した発注伝票を仕入先Ｂに送信するための伝票送信アプリケーションが含まれる。上記データベースには、仕入先マスタ２０および発注伝票ファイル２１が含まれる。

仕入先マスタ２０のデータ構造例を図３に示す。仕入先マスタ２０は、各仕入先Ｂに割り当てられた仕入先コードごとのレコードによって構成される。各レコードには、仕入先コードに対応する仕入先Ｂの名称、発注伝票の送信先であるＦＡＸ（ファクシミリ）番号等が含まれる。

発注伝票ファイル２１のデータ構造例を図４に示す。発注伝票ファイル２１は、各発注伝票に割り当てられた伝票ナンバごとのレコードによって構成される。各レコードには、伝票ナンバに対応する発注伝票データ、この発注伝票データで示される発注伝票を仕入先に送信する日付である発注日、同発注伝票の送信先となる仕入先Ｂの仕入先コード、および送信エラーフラグ等が含まれる。各レコードに含まれる発注伝票データは、上記伝票作成アプリケーションによって作成される。発注日および伝票ナンバは、例えば上記伝票作成アプリケーションによって発注伝票データの作成時に割り当てられる。送信エラーフラグは、レコードに対応する発注伝票の送信が未試行の場合“０”にセットされ、同発注伝票の送信が試行されたが送信エラーとなった場合“１”にセットされる。

［サーバの動作］
サーバ１は、発注伝票ファイル２１の発注伝票データで示される発注伝票を仕入先に送信する発注伝票送信機能を備えている。この機能の詳細につき、図５〜図９を用いて説明する。

サーバ１のユーザが入力デバイス１５を操作して発注伝票送信機能の実行を指示すると、ＨＤＤ１７に記憶された上記伝票送信アプリケーションファイルから当該機能を実現するためのコンピュータプログラムがＲＡＭ１２にロードされる。ＣＰＵ１０は、このコンピュータプログラムを実行し、図５に示す発注伝票送信画面５０をディスプレイ１６に表示させる。

図示した発注伝票送信画面５０は、発注日指定エリア５１、伝票ナンバ（No.）指定エリア５２、仕入先指定エリア５３、データ選択エリア５４、ＦＡＸ出力ボタン５５、および終了ボタン５６等を備えている。発注伝票送信画面５０に配置された各画面部品は、入力デバイス１５を介して操作可能なＧＵＩである。

発注日指定エリア５１には、送信対象とする発注伝票の発注日を入力する発注日入力欄１００が配置されている。伝票ナンバ指定エリア５２には、送信対象とする発注伝票の伝票ナンバの下限を入力する下限入力欄１０１および上限を入力する上限入力欄１０２が配置されている。

仕入先指定エリア５３には、仕入先コードおよび仕入先名称を表示するリスト１０３，１０４、選択ボタン１０５、取消ボタン１０６、全件選択ボタン１０７、および全件取消ボタン１０８が設けられている。例えば発注日入力欄１００に日付が入力されている場合、ＣＰＵ１０は、発注伝票ファイル２１の各レコードのうち、当該日付が発注日であるレコードに含まれる仕入先コードと、この仕入先コードに対応する仕入先マスタ２０中のレコードに含まれる仕入先名称とをリスト１０３に表示する。また、下限入力欄１０１および上限入力欄１０２に伝票ナンバが入力されている場合、ＣＰＵ１０は、それらで示される範囲の伝票ナンバに対応する発注伝票ファイル２１内のレコードに含まれる仕入先コードと、この仕入先コードに対応する仕入先マスタ２０中のレコードに含まれる仕入先名称とをリスト１０３に表示する。

リスト１０３に表示された各組の仕入先コードおよび名称は、入力デバイス１５の操作によって指定および指定解除が可能であり、少なくとも１組の仕入先コードおよび名称が指定された状態で選択ボタン１０５が操作されると、ＣＰＵ１０は、当該指定された仕入先コードおよび名称をリスト１０４に移動する。リスト１０４に表示された各組の仕入先コードおよび名称も、入力デバイス１５の操作によって指定および指定解除が可能であり、少なくとも１組の仕入先コードおよび名称が指定された状態で取消ボタン１０６が操作されると、ＣＰＵ１０は、当該指定された仕入先コードおよび名称をリスト１０３に移動する。全件選択ボタン１０７が操作されると、ＣＰＵ１０は、リスト１０３に表示された各組の仕入先コードおよび名称の全てをリスト１０４に移動し、全件取消ボタン１０８が操作されると、リスト１０４に表示された各組の仕入先コードおよび名称の全てをリスト１０３に移動する。

データ選択エリア５４には、未送信分ボタン１０９、全伝票ボタン１１０が設けられている。各ボタン１０９，１１０は、入力デバイス１５の操作によっていずれか一方のみ選択可能である。未送信分ボタン１０９が選択された状態においては、リスト１０４に表示された各組の仕入先コードおよび名称に対応する発注伝票のうち、発注伝票ファイル２１中のレコードにおいて送信エラーフラグが“０”である発注伝票が送信対象となる。一方、全伝票ボタン１１０が選択された状態においては、リスト１０４に表示された各組の仕入先コードおよび名称に対応する発注伝票全てが送信対象となる。

終了ボタン５６が操作されると、ＣＰＵ１０は、発注伝票送信画面５０を閉じ、発注伝票送信機能に関る処理を終了する。

ＦＡＸ出力ボタン５５が操作されると、ＣＰＵ１０は、送信対象である発注伝票を仕入先にファクシミリ通信によって送信する。このときＣＰＵ１０が実行する処理の詳細につき、図６のフローチャートを参照して説明する。

先ず、ＣＰＵ１０は、送信対象である各発注伝票に同一のＦＡＸ番号を送信先とするものが含まれているか否かを判定する（ステップＳ１）。具体的には、リスト１０４に表示された送信対象の発注伝票に対応する仕入先コードをキーとして、仕入先マスタ２０から各発注伝票の送信先となるＦＡＸ番号を特定し、特定したＦＡＸ番号の中に重複する番号が有るならば各発注伝票に同一のＦＡＸ番号を送信先とするものが含まれていると判定し、無いならば各発注伝票に同一のＦＡＸ番号を送信先とするものが含まれていないと判定する。

ステップＳ１において、送信対象である各発注伝票に同一のＦＡＸ番号を送信先とするものが含まれていないと判定した場合（ステップＳ１のＮｏ）、ＣＰＵ１０は、送信対象である各発注伝票について個別に送信データを作成する（ステップＳ２）。送信データは、図７〜図９の説明にて後述するように、送信宛および送信元に関する情報等が記載された送付状と、発注伝票ファイル２１の発注伝票データに対応する発注伝票とで構成される。送付状は、例えば各発注伝票に対応する仕入先マスタ２０のレコードに記述された各情報や、ＨＤＤ１７に予め記憶された仕入元Ａに関する情報を、予め用意されたフォーマット上に配置することで作成される。

一方、ステップＳ１において、送信対象である各発注伝票に同一のＦＡＸ番号を送信先とするものが含まれていると判定した場合（ステップＳ１のＹｅｓ）、ＣＰＵ１０は、送信対象である各発注伝票のうち、送信先であるＦＡＸ番号が同一の発注伝票についてはそれらを纏めた送信データを作成し、他の発注伝票については個別に送信データを作成する（ステップＳ３）。さらに、ＣＰＵ１０は、複数の発注伝票を纏めて１度のファクシミリ通信で送信する旨を、例えばディスプレイ１６へのメッセージ表示によって報知する（ステップＳ４）。

ステップＳ２あるいはステップＳ４の後、ＣＰＵ１０は、モデム１４を制御して、作成した各送信データを各発注伝票の送信先であるＦＡＸ番号に送信させる（ステップＳ５）。このとき、ＣＰＵ１０は、送信データの送信が正常に完了した発注伝票に対応する発注伝票ファイル２１中のレコードをＨＤＤ１７に記憶された送信済伝票を管理するためのデータベースに移す。送信データの送信が失敗した発注伝票については、その発注伝票に対応する発注伝票ファイル２１中のレコードの送信エラーフラグを“１”にセットする。また、リスト１０４から送信が正常に完了した発注伝票に対応する仕入先コードおよび名称を消去する。

さらに、ＣＰＵ１０は、ＨＤＤ１７に記憶されたログファイルに各発注伝票の送信データを正常に送信した旨、あるいは失敗した旨等のログを記述する（ステップＳ６）。なお、ステップＳ３，Ｓ４を経てステップＳ４に進んだ場合、ログファイルには、発注伝票を纏めて送信データを作成した旨、および纏めた発注伝票の伝票番号等を含むログも記述する。以上でＦＡＸ出力ボタン５５が操作された際の処理が完了する。

［ファクシミリ送信の具体例］
図５に示すように、リスト１０４にて仕入先コード“Ｃ１００１”，“Ｃ１００２”，“Ｃ１００３”の仕入先に対応する発注伝票が送信対象に指定された状態でＦＡＸ出力ボタン５５が操作された場合を例にとり、図６のフローチャートに示す処理の具体例を述べる。

図３に示す仕入先マスタ２０において、仕入先コード“Ｃ１００１”，“Ｃ１００２”に対応する仕入先“仕入先名Ｂ１（部署Ｄ１）”，“仕入先名Ｂ１（部署Ｄ２）”のＦＡＸ番号は、いずれも“ＦＡＸ番号Ｎ１”である。すなわち、送信対象である各発注伝票に同一のＦＡＸ番号を送信先とするものが含まれているので（ステップＳ１のＹｅｓ）、ステップＳ３に進み、仕入先コード“Ｃ１００１”，“Ｃ１００２”に対応する発注伝票を纏めた送信データと、仕入先コード“Ｃ１００３”に対応する発注伝票の送信データとが作成される。

仕入先コード“Ｃ１００１”，“Ｃ１００２”に対応する発注伝票を纏めた送信データの一例を、図７，図８，図９に示している。図７〜図９に示す３枚分のイメージで、１回のファクシミリ通信にてＦＡＸ番号“ＦＡＸ番号Ｎ１”に送信される送信データが構成される。

図７は当該送信データの第１頁目に当たる送付状を示している。送付状には、当日の日付、送信枚数、送信宛（仕入先）の住所および名称等の詳細情報、送信元（仕入元）の住所および名称等の詳細情報が含まれる。なお、送信宛の名称としては、纏める対象の各発注伝票に対応する仕入先のうち、仕入先コードが最小の仕入先名称を採用する。すなわち、本具体例では送信先の名称が“仕入先名Ｂ１（部署Ｄ１）”となる。

図８は当該送信データの第２頁目に当たる発注伝票を、図９は当該送信データの第３頁目に当たる発注伝票をそれぞれ示している。送信データに含まれる各発注伝票は、それぞれ発注伝票ファイル２１の仕入先コード“Ｃ１００１”，“Ｃ１００２”に対応するレコードに含まれる発注伝票データを展開したイメージであり、各発注伝票には、発注対象の商品名（物品名）や発注数等が含まれる。第２頁目が纏める対象の発注伝票のうち仕入先コードが最も小さい仕入先、すなわち“仕入先名Ｂ１（部署Ｄ１）”への発注伝票であり、第３頁目が次に仕入先コードが小さい仕入先、すなわち“仕入先名Ｂ１（部署Ｄ２）”への発注伝票である。このように、仕入先コードが小さい仕入先への発注伝票ほど先の頁に配置される。

なお、仮に“仕入先名Ｂ１（部署Ｄ１）”，“仕入先名Ｂ１（部署Ｄ２）”のＦＡＸ番号が異なる場合、それぞれの仕入先への発注伝票ごとに図７に示したような送付状および図８，図９に示したような発注伝票からなる送信データが作成され、それぞれのＦＡＸ番号を宛先として２回のファクシミリ通信により送信される。すなわち、本具体例においては個別のファクシミリ通信により各発注伝票を送信する場合に比べ、ファクシミリ通信の回数が１回分少なくて済む。

このように、本実施形態に係るサーバ１は、送信対象となる複数の発注伝票のうち送信先であるＦＡＸ番号が同一の伝票に関しては１度のファクシミリ通信で当該ＦＡＸ番号に纏めて送信するため、ファクシミリ通信の回数を極力減らすことができる。これにより、発注伝票のファクシミリ通信に要する費用を削減できる。さらには、送信先へのダイヤル回数が減るので、発注伝票の送信時間も短縮できる。

また、サーバ１は、上記のように送信先であるファクシミリ番号が重複する伝票を纏めて送信する際にはその旨を報知し（ステップＳ４）、その旨のログも記録する（ステップＳ６）。したがって、ユーザは、上記報知によって発注伝票が纏めて送信されることを送信時に把握でき、送信後においてもログを確認することで発注伝票が纏めて送信されたことを把握できる。
その他、本実施形態の構成からは、種々の好適な効果が得られる。

［変形例］
上記実施形態にて開示した構成は、種々の態様に変形可能である。
例えば、上記実施形態でサーバ１が備えるとした構成や、サーバ１が実行するとした処理は、クライアントであるパーソナルコンピュータなどの他のデータ処理装置に実行させてもよい。

また、上記実施形態では発注伝票をファクシミリ送信する場合を例示したが、送信対象の伝票は納品書や見積書等の他種の伝票であってもよい。

本発明のいくつかの実施形態を説明したが、これらの実施形態は、例として提示したものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。これら新規な実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の省略、置き換え、変更を行うことができる。これら実施形態やその変形は、発明の範囲や要旨に含まれるとともに、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれる。

Ａ…仕入元、Ｂ…仕入先、１…サーバ、２…ファクシミリ装置、３…ＰＳＴＮ、１０…ＣＰＵ、１１…ＲＯＭ、１２…ＲＡＭ、１３…通信ユニット、１４…モデム、１４ａ…ＮＣＵ、１５…入力デバイス、１６…ディスプレイ、１７…ＨＤＤ、２０…仕入先マスタ、２１…発注伝票ファイル、５０…発注伝票送信画面、５５…ＦＡＸ出力ボタン

Claims (6)

1. データをファクシミリ通信によって送信先に送信するファクシミリ通信手段と、
   伝票の送信先となるファクシミリ番号を記憶した記憶手段と、
   前記ファクシミリ通信手段により、送信対象となる複数の伝票のうち前記記憶手段に記憶された送信先であるファクシミリ番号が同一の伝票を１度のファクシミリ通信で当該ファクシミリ番号に纏めて送信し、他の伝票を前記記憶手段に記憶された送信先であるファクシミリ番号を宛先として個別に送信する送信制御手段と、
   を備えていることを特徴とするデータ処理装置。
2. 前記送信制御手段は、送信先であるファクシミリ番号が同一の伝票を１度のファクシミリ通信で纏めて送信する際に、その旨を報知することを特徴とする請求項１に記載のデータ処理装置。
3. 前記送信制御手段は、送信先であるファクシミリ番号が同一の伝票を１度のファクシミリ通信で纏めて送信する際に、その旨のログを記録することを特徴とする請求項１又は２に記載のデータ処理装置。
4. 前記送信制御手段は、前記送信対象となる伝票の送付状を作成し、前記ファクシミリ通信手段により、前記送信対象となる伝票とともに前記作成した送付状を当該伝票の送信先であるファクシミリ番号を宛先として送信する、ことを特徴とする請求項１乃至３のうちいずれか１に記載のデータ処理装置。
5. 前記送信制御手段は、送信先であるファクシミリ番号が同一の伝票を１度のファクシミリ通信で纏めて送信する際に、纏める対象の各伝票のいずれか１つの送付先名称を送信宛として記載した送付状を作成し、前記ファクシミリ通信手段により、当該纏める対象の各伝票と前記作成した送付状とを１度のファクシミリ通信で送信先であるファクシミリ番号に送信する、ことを特徴とする請求項４に記載のデータ処理装置。
6. データをファクシミリ通信によって送信先に送信するファクシミリ通信手段と、伝票の送信先となるファクシミリ番号を記憶した記憶手段と、を備えるデータ処理装置を、
   前記ファクシミリ通信手段により、送信対象となる複数の伝票のうち前記記憶手段に記憶された送信先であるファクシミリ番号が同一の伝票を１度のファクシミリ通信で当該ファクシミリ番号に纏めて送信し、他の伝票を前記記憶手段に記憶された送信先であるファクシミリ番号を宛先として個別に送信する送信制御手段、
   として機能させるためのコンピュータプログラム。

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