JP2013029957A - 統合管理装置、文書管理方法およびコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ショートカットファイルの参照先が統合管理装置で閲覧可能なフォルダである場合に、この参照先が個々の文書管理システムで管理されていても、この参照先を閲覧可能に表示する統合管理装置を提供する。
【解決手段】統合管理システム３０１が、ショートカットファイルの参照先と関連付けられたライブラリを登録する。統合管理システム３０１が、選択されたショートカットファイルの参照先のフォルダが上記ライブラリを通じて参照可能であるかを判断する。選択されたショートカットファイルの参照先のフォルダが上記ライブラリを通じて参照可能である場合、統合管理システム３０１が、このフォルダを示す情報を表示する。
【選択図】図３

Description

本発明は、統合管理装置、文書管理方法およびコンピュータプログラムに関する。

電子文書を所定のデータ保存領域であるフォルダに保管し、保管した文書を操作するための様々な機能を有する文書管理システムが提案されている。複数の異なる文書管理システムから各々の文書管理システムが管理するフォルダにアクセスする場合、ユーザは、複数の文書管理システムを起動する必要がある。従って、ユーザが、異なるインタフェースを操作することの面倒さや、システム間の連携が取りづらいという問題があった。この問題を解決するために、複数の文書管理システムで管理するフォルダを統合的に管理する統合管理装置が提案されている。

異なる文書管理システムが管理しているフォルダの参照先を統合管理装置に登録することを通じて、複数の文書管理システムを起動せずに、様々な文書管理システムのデータ保存領域を統合的に管理することができる。

なお、特許文献１は、ネットワークに接続された複数のコンピュータの各々に存在する文書管理データベース内の文書を統合的に管理するシステムであって、データベース内の文書のショートカットの作成を可能にする統合管理システムを開示している。

特開２００２−０９１８１３号公報

しかし、従来の統合管理装置では、ファイルやフォルダの参照先を示すショートカットファイルの実行が指示された時に、ショートカットの参照先が個々の文書管理システムで管理しているフォルダの場合には、その文書管理システムが起動してしまう。すなわち、ユーザは、個々の文書管理システムに対応するインタフェースを用いて、参照先に対する操作を実行しなければならない。従って、統合管理装置が解決していた、異なるインタフェースを操作することの面倒さや、装置間の連携が取りづらいという問題が解決されない。

本発明は、ショートカットファイルの参照先が統合管理装置で閲覧可能なフォルダである場合に、この参照先が個々の文書管理システムで管理されていても、この参照先を閲覧可能に表示する統合管理装置の提供を目的とする。

本実施形態の統合管理装置は、複数の文書管理システムが管理するフォルダを統合的に管理する。前記統合管理装置は、ショートカットファイルの参照先と関連付けられたライブラリを登録する登録手段と、選択されたファイルがショートカットファイルであるかを判断する第１の判断手段と、選択されたファイルがショートカットファイルであると判断された場合に、該ショートカットファイルの参照先がフォルダであるかを判断する第２の判断手段と、前記ショートカットファイルの参照先がフォルダであると判断された場合に、該フォルダが前記ライブラリを通じて参照可能であるかを判断する第３の判断手段と、前記フォルダが前記ライブラリを通じて参照可能であると判断された場合に、該フォルダを管理する前記管理システムを起動することなく、該フォルダを示す情報を表示する第１の表示手段とを備える。

本発明の統合管理装置は、ショートカットファイルの参照先のフォルダが、統合管理装置から参照可能にライブラリに登録されている場合、参照先のフォルダを管理する文書管理システムを起動することなく、統合管理システム自身がこのフォルダを表示する。従って、ユーザが複数の文書管理システムを操作するという手間がなくなり、また、システム間の連携が取りやすくなる。

本実施形態のシステム構成例を示す図である。 データ処理装置のハードウェア構成例を示す図である。 データ処理装置の機能ブロック図の例である。 管理ＵＩとライブラリ情報の一例を示す図である。 ショートカットファイルの一例である。 統合管理システムの動作処理例を説明するフローチャートである。 管理ＵＩの一例を示す図である。 一時ライブラリの登録解除処理を説明するフローチャートである。 一時ライブラリの登録解除処理を説明するフローチャートである。

図１は、本実施形態のシステム構成例を示す図である。図１に示すシステムは、データ処理装置１００とファイルサーバ１０１とを備える。データ処理装置１００とファイルサーバ１０１とは、ＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワーク１０２を介して通信する。データ処理装置１００またはファイルサーバ１０１は、複数台であってもよい。

データ処理装置１００は、本実施形態の統合管理装置であって、複数の管理システムが管理するフォルダを統合的に管理する。本実施形態では、管理システムは、文書ファイルを管理するアプリケーションとして機能する文書管理システムである。文書管理システムは、データ処理装置１００が備えるハードディスク内に格納されている。例えば、文書ファイルの拡張子毎に、異なる文書管理システムが存在する。ファイルサーバ１０１は、データ保存領域を持つコンピュータである。

図２は、データ処理装置のハードウェア構成例を示す図である。データ処理装置１００は、ＣＰＵ２０１、表示部２０２、ＲＡＭ（Random Access Memory）２０３、ＲＯＭ（Read Only Memory）２０４を備える。また、データ処理装置１００は、キーボード２０５、ポインティングデバイス２０６、ＨＤＤ（Hard Disk Drive ）２０７、ＣＤ−ＲＯＭ２０８、Ｉ（Input ）／Ｏ（Output）２０９を備える。

ＣＰＵ２０１は、データ処理装置１００全体を制御する。具体的には、ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０４に格納されている制御プログラムを実行する。表示部２０２は、文書の内容を表示する。ＲＡＭ２０３、ＲＯＭ２０４、ＨＤＤ２０７、ＣＤ−ＲＯＭ２０８は、プログラム実行に必要な情報及び各種情報を保存する。Ｉ／Ｏ２０９は、外部装置と通信を行う。キーボード２０５、ポインティングデバイス２０６は、ユーザの操作に応じた情報を入力する。例えば、キーボード２０５、ポインティングデバイス２０６は、文書編集等に必要な入力値を入力する。

図３は、データ処理装置の機能ブロック図の例である。データ処理装置１００は、統合管理システム３０１を備える。統合管理システム３０１は、文書ファイルを管理する機能を有する。なお、個々の文書ファイルは、データ処理装置内またはデータ処理装置とネットワークを介して接続された外部装置が備える文書管理システムによっても管理されている。統合管理システム３０１は、文書管理システムを起動して、個々の文書ファイルを表示させることができる。

図３に示す統合管理システム３０１は、ＵＩ（User Interface）制御部３０２と統合管理部３０３とを備える。ＵＩ制御部３０２は、ユーザ操作に応じた、図２に示す表示部２０２への出力、キーボード２０５、ポインティングデバイス２０６からの入力を制御する。ＵＩ制御部３０２は、入力された値に基づいて、統合管理部３０３を介してハードディスク２０７やデータベース１０１にアクセスして、ファイル操作を行う。このファイル操作は、例えば、データベース１０１のデータ保存領域への、文書ファイルに関する情報の登録、データベース１０１からの文書ファイルに関する情報の取得である。ＵＩ制御部は、当該ファイル操作が反映された表示内容を表示部２０２へ出力する。例えば、ＵＩ制御部３０２は、図４を参照して後述する管理ＵＩ、ライブラリ情報を表示部２０２へ表示する。

統合管理部３０３は、統合管理システムからハードディスク２０７やネットワークを介してデータベース１０１のデータ保存領域に対してアクセス、管理するための制御を行う。例えば、統合管理部３０３は、データベース１０１において、文書ファイルのフォルダを含むライブラリを登録して管理する。フォルダは、データ保存領域である。ライブラリは、統合管理システムから参照可能に管理される。また、統合管理部３０３は、データベース１０１から、フォルダやライブラリに関する情報を取得する。本実施形態の文書管理方法およびコンピュータプログラムは、図３に示す統合管理システム３０１の機能によって実現される。

（実施例１）
図４は、実施例１における、管理ＵＩとライブラリ情報の一例を示す図である。図４（Ａ）は、統合管理システムが表示する管理ＵＩを示す。管理ＵＩ４００は、統合管理システムのウィンドウ（操作画面）である。管理ＵＩ４００には、例えばデータベース１０１内に登録されたライブラリ、当該ライブラリが含むフォルダ、ファイルの情報が表示される。

管理ＵＩ４００は、ライブラリ一覧ＵＩ４０１と、参照先表示ＵＩ４０２と、ファイルリストＵＩ４０３とを含む。ライブラリ一覧ＵＩ４０１には、登録されているライブラリのリスト（登録ライブラリリスト）が表示される。ライブラリは、例えばユーザ操作に応じて実行対象とされたフォルダの参照先と関連付けられている。統合管理システム３０１は、参照先の文書を閲覧・編集等することができる。すなわち、統合管理システム３０１がライブラリを登録しておくことによって、統合管理システム３０１は、当該ライブラリに関連付けられた参照先を参照することができる。

参照先表示ＵＩ４０２は、登録されたライブラリに関連付けられている参照先を表示するためのＵＩである。ファイルリストＵＩ４０３は、登録したライブラリに関連付けられている参照先のファイルリストを表示し、操作するためのＵＩである。

図４（Ｂ）は、登録ライブラリリストの例である。登録ライブラリリストは、登録されたライブラリ（登録ライブラリ）のリストである。図４（Ｂ）に示す登録ライブラリリストは、図４（Ａ）中のライブラリ一覧ＵＩ４０１上に表示されている登録ライブラリリストを示す。登録ライブラリは、ライブラリ名と当該ライブラリに関連付けられている参照先（フォルダ）との対応情報を有する。

図４（Ｂ）に示す例では、登録ライブラリリスト４０１は、登録ライブラリ５０１乃至５０３を有する。登録ライブラリ５０１は、ライブラリ名「Ｌｉｂｒａｒｙ１」と参照先「￥￥Ｓｅｒｖｅｒ１．ｃｏ．ｊｐ￥ＦｏｌｄｅｒＡ」との対応情報を有する。

登録ライブラリ５０１は、ライブラリ名「Ｌｉｂｒａｒｙ２」と参照先「ｈｔｔｐ：／／Ｓｅｒｖｅｒ２．ｃｏ．ｊｐ／ＦｏｌｄｅｒＢ」との対応情報を有する。また、登録ライブラリ５０３は、ライブラリ名「Ｌｉｂｒａｒｙ３」と参照先「ｈｔｔｐ：／／Ｓｅｒｖｅｒ２．ｃｏ．ｊｐ／ＦｏｌｄｅｒＣ」との対応情報を有する。

次に、統合管理システム３０１によるライブラリの管理の例を説明する。図４（Ａ）に示すライブラリ一覧ＵＩ４０１上には、３つのライブラリが表示されている。従って、当該３つのライブラリが登録ライブラリとして登録されている。

ユーザが、ライブラリ一覧ＵＩ４０１上でライブラリを選択すると、統合管理システム３０１は、参照先表示ＵＩ４０２、ファイルリストＵＩ４０３上に、当該選択操作に応じたライブラリ情報を表示させる。

図４（Ａ）中に示すライブラリ一覧ＵＩ４０１は、「Ｌｉｂｒａｒｙ２」が選択されている状態を示す。参照先表示ＵＩ４０２は、選択されている「Ｌｉｂｒａｒｙ２」と関連付けされている参照先である「ｈｔｔｐ：／／Ｓｅｒｖｅｒ２．ｃｏ．ｊｐ／ＦｏｌｄｅｒＢ」を表示している。

ファイルリストＵＩ４０３は、「Ｌｉｂｒａｒｙ２」と関連付けされた参照先「ｈｔｔｐ：／／Ｓｅｒｖｅｒ２．ｃｏ．ｊｐ／ＦｏｌｄｅｒＢ」のデータ保存領域で管理されているファイル及びフォルダの一覧を表示している。

ユーザが、ファイルリストＵＩ４０３に表示されているフォルダを選択すると、統合管理システム３０１は、フォルダ内のデータ領域をファイルリストＵＩ４０３に表示させる。

ユーザが、例えば、ファイルリスト一覧ＵＩ４０３上にある「Ｆｏｌｄｅｒ」というフォルダをダブルクリックすると、ファイルリストＵＩ４０３は、以下の処理を実行する。ファイルリストＵＩ４０３は、参照先「ｈｔｔｐ：／／Ｓｅｒｖｅｒ２．ｃｏ．ｊｐ／ＦｏｌｄｅｒＢ／Ｆｏｌｄｅｒ」のデータ保存領域で管理されているファイル及びフォルダの一覧を表示する。それに連動して、参照先表示ＵＩ４０２は、「ｈｔｔｐ：／／Ｓｅｒｖｅｒ２．ｃｏ．ｊｐ／ＦｏｌｄｅｒＢ／Ｆｏｌｄｅｒ」を表示する。また、ライブラリ一覧ＵＩ４０１は、「Ｌｉｂｒａｒｙ２」が表示された下に、ツリー構造で「Ｆｏｌｄｅｒ」を表示し、当該「Ｆｏｌｄｅｒ」を選択状態にする。

図５は、ショートカットファイルの一例である。ショートカットファイルとは、ファイル及びフォルダの参照先を持ち、実行された場合に、参照先にあるファイル及びフォルダを開く処理と同一の動作となる機構を持つファイルを指す。ショートカットファイルが、一般的なＯＳのショートカットファイルやウェブショートカットファイルだけでなく、その他の文書管理システム独自のショートカットファイルであってもよい。

図５中に示す「ＷｅｂＳｈｏｒｔＣｕｔ．ｕｒｌ」はショートカットファイルを示す。このショートカットファイルは、参照先「ｈｔｔｐ：／／Ｓｅｒｖｅｒ２．ｃｏ．ｊｐ／ＦｏｌｄｅｒＣ／ＦｏｌｄｅｒＤ」と関連付けされている。このショートカットファイルが選択されると、統合管理システム３０１の統合管理部３０３が、当該ショートカットファイルを実行する。

ショートカットファイルが実行されると、拡張子「ｕｒｌ」と関連付けされたｗｅｂページ閲覧システムが起動する。このｗｅｂページ閲覧システムは、例えば、統合管理システム３０１が備えるＵＩ制御部３０２の機能によって実現される。これにより、参照先である「ｈｔｔｐ：／／Ｓｅｒｖｅｒ２．ｃｏ．ｊｐ／ＦｏｌｄｅｒＣ／ＦｏｌｄｅｒＤ」が、ｗｅｂページ閲覧システム上に表示される。

図６は、統合管理システムの動作処理例を説明するフローチャートである。統合管理システム３０１は、ショートカットファイルの参照先が統合管理システム３０１で閲覧可能な参照先である場合、その参照先を表示する。

まず、ユーザが、図４（Ａ）中のファイルリスト一覧ＵＩ４０３からファイルを選択し、ダブルクリックなどファイルを実行するための操作を行う。統合管理部３０３が、第１の判断手段として機能し、対象のファイルがショートカットファイルであるかを判断する（ステップＳ７００）。統合管理部３０３は、ショートカットファイルであるかの判断を以下のようにして行う。予めショートカットファイルの拡張子のリストを統合管理システム３０１内に保持しておく。統合管理部３０３は、保持されている拡張子のリストと実行対象のファイルの拡張子とが同一である場合に、実行対象のファイルをショートカットファイルであると判断する。

統合管理部３０３が、実行対象のファイルがショートカットファイルでないと判断した場合、統合管理部３０３は、対象ファイルを実行する（ステップＳ７０２）。対象ファイルが通常のファイルである場合、統合管理部３０３は、拡張子に対応する実行ファイルからファイルを開く。また、例えば、ダブルクリック等された対象がフォルダである場合、統合管理部３０３は、そのフォルダ内のファイルリストを表示する。統合管理部３０３が、実行対象のファイルがショートカットファイルであると判断した場合は、ステップＳ７０１に進む。

次に、統合管理部３０３が、第２の判断手段として機能し、実行対象のショートカットファイルの参照先がフォルダであるかを判断する（ステップＳ７０１）。ステップＳ７０１における処理について具体的に説明する。統合管理部３０３は、ショートカットファイルの拡張子毎に、当該判断の手法を変える。まず、一般的なＯＳのショートカットファイルは、ローカルファイルパス、ネットワークファイルパスに対応する。従って、統合管理部３０３は、実行対象のファイルが一般的なＯＳのショートカットファイルであって、参照先に拡張子がない場合、参照先がフォルダであると判断する。

なお、統合管理部３０３は、ファイルパスがファイルを示しているかフォルダを示しているかを判定する公知のＡＰＩを用いて、実行対象のファイルの参照先がフォルダであるかを判断するようにしてもよい。

また、ウェブショートカットファイルは、参照先がＵＲＬである。従って、実行対象のファイルがウェブショートカットファイルである場合、統合管理部３０３は、その参照先の末尾がスラッシュのときは、参照先がフォルダであると判断する。

その他の、文書管理システム独自のショートカットファイルについては、文書管理システム独自の規則がある。従って、実行対象のファイルが文書管理システム独自のショートカットファイルである場合、文書管理システムが用意しているＡＰＩを用いて、参照先がフォルダであるかを判断する。文書管理システムのショートカットファイルが一般的なショートカットファイルに準ずる規則に従う場合は、一般的なショートカットファイルと同様の判断方法で判断する。

統合管理部３０３が、実行対象のショートカットファイルの参照先がフォルダでないと判断した場合は、ステップＳ７０２に進む。そして、統合管理部３０３が、実行対象のショートカットファイルを実行する。具体的には、統合管理部３０３は、ショートカットファイルが持っている参照先を実行する。

統合管理部３０３が、実行対象のショートカットファイルの参照先がフォルダであると判断した場合は、ステップＳ７０３に進む。そして、統合管理部３０３が、第３の判断手段として機能し、ショートカットファイルの参照先が、登録したライブラリを通じて参照可能であるかを判断する（ステップＳ７０３）。

ステップＳ７０３における判断処理について説明する。ショートカットファイルの参照先が登録したライブラリの参照先が示すフォルダ下にある場合、統合管理部３０３は、当該ショートカットファイルの参照先が当該ライブラリを通じて参照可能であると判断する。具体的には、統合管理部３０３は、ショートカットファイルの参照先とライブラリの参照先を比較する。ライブラリの参照先文字列がショートカットの参照先文字列と前方一致する場合、統合管理部３０３は、ショートカットファイルの参照先がライブラリを通じて参照可能であると判断する。

例えば、図５に示すショートカットファイル「ＷｅｂＳｈｏｒｔＣｕｔ．ｕｒｌ」が実行対象のショートカットファイルである場合を想定する。まず、統合管理部３０３が、このショートカットファイルの参照先と、図４（Ｂ）中の登録ライブラリリストが含むライブラリの参照先とを比較する。当該ショートカットファイルの参照先は、登録ライブラリ５０１、５０２の参照先とは前方一致しない。従って、統合管理部３０３は、当該ショートカットファイルの参照先は、Ｌｉｂｒａｒｙ１，Ｌｉｂｒａｒｙ２から参照することができないと判断する。

一方、当該ショートカットファイルの参照先は、登録ライブラリ５０３の参照先と前方一致する。従って、統合管理部３０３は、当該ショートカットファイルの参照先は、Ｌｉｂｒａｒｙ３を通じて参照することができると判断する。ショートカットファイルの参照先を参照することができるＬｉｂｒａｒｙが１つでも存在する場合、統合管理部３０３は、ショートカットファイルの参照先がライブラリを通じて参照可能であると判断する。ショートカットファイルの参照先を参照することができるＬｉｂｒａｒｙが１つもない場合、統合管理部３０３は、ショートカットファイルの参照先がライブラリを通じて参照可能でないと判断する。

統合管理部３０３が、ショートカットファイルの参照先は、登録したライブラリ通じて参照可能であると判断した場合は、ステップＳ７０４に進む。そして、統合管理部３０３が、ショートカットファイルの参照先を表示する（ステップＳ７０４）。すなわち、統合管理部３０３は、ショートカットの参照先のフォルダを管理する文書管理システムを起動することなく、統合管理システム自身が当該参照先のフォルダを示す情報を表示する第１の表示手段として機能する。

例えば、統合管理部３０３は、当該ショートカットファイルが図５に示す「ＷｅｂＳｈｏｒｔＣｕｔ．ｕｒｌ」である場合、統合管理部３０３は、「ＷｅｂＳｈｏｒｔＣｕｔ．ｕｒｌ」の参照先を統合管理システムの管理ＵＩ上に表示する。具体的には、統合管理部３０３は、図４（Ａ）に示す参照先表示ＵＩ４０２に、「ｈｔｔｐ：／／Ｓｅｒｖｅｒ２．ｃｏ．ｊｐ／ＦｏｌｄｅｒＣ／ＦｏｌｄｅｒＤ」を表示する。また、統合管理部３０３は、ファイルリストＵＩ４０３に、参照先のファイルリストを表示する。

統合管理部３０３が、ショートカットファイルの参照先は、登録したライブラリを通じて参照可能でないと判断した場合は、ステップＳ７０５に進む。そして、統合管理部３０３がショートカットの参照先は統合管理システムから参照可能なフォルダであるかを判断する（ステップＳ７０５）。具体的には、統合管理部３０３は、フォルダのアクセス権限の有無に基づいて、当該参照先が統合管理システムから参照可能なフォルダであるかを判断する。

統合管理部３０３は、統合管理システムが参照先のフォルダのアクセス権限を保持しているかを確認し、少なくとも閲覧権限を保持している場合、当該参照先が統合管理システムから参照可能なフォルダであると判断する。統合管理部３０３が、アクセス権限の付与状態を確認できない場合は、統合管理部３０３は、実際に参照先のフォルダにアクセスする。そして、ファイル一覧を取得できる場合には、当該フォルダは統合管理システムから参照可能であると判断するようにしてもよい。

統合管理部３０３がショートカットの参照先は統合管理システムから参照可能なフォルダでないと判断した場合は、ステップＳ７０２に進む。そして、統合管理部３０３が、当該ショートカットの参照先のフォルダを実行する。具体的には、統合管理部３０３が、その拡張子に対応する文書管理システムを起動して、フォルダ内を表示させる。

統合管理部３０３がショートカットの参照先は統合管理システムから参照可能なフォルダであると判断した場合は、ステップＳ７０６に進む。そして、統合管理部３０３が、ライブラリの登録を行って（ステップＳ７０６）、ステップＳ７０４に進む。すなわち、統合管理部３０３は、ショートカットファイルの参照先と関連付けられたライブラリを登録する登録手段として機能する。ライブラリの登録は、ライブラリ名、参照先の指定を行い、登録ライブラリリストに追加する処理である。登録したライブラリは、統合管理システム３０１から閲覧可能である。従って、ステップＳ７０６で登録したライブラリを通して、統合管理システム３０１からショートカットファイルの参照先を閲覧することが可能となる。

実施例１のデータ処理装置が備える統合管理システムは、ショートカットファイルの参照先のフォルダが、統合管理システムから参照可能にライブラリに登録されている場合、以下の処理を実行する。統合管理システムは、参照先のフォルダを管理する文書管理システムを起動することなく、統合管理システム自身がこのフォルダを表示する。従って、ユーザが複数の文書管理システムを操作するという手間がなくなり、また、システム間の連携が取りやすくなる。

（実施例２）
次に、実施例２について説明する。データ処理装置は、統合管理システム３０１がショートカットの参照先に関連付けて登録するライブラリ（図６のＳ７０６）を一時ライブラリとして、例えばユーザが自分で登録したライブラリと区別して別管理する。上述した実施例１において登録されるライブラリが増えると、ユーザが、自分で登録したライブラリと混同してしまい、利用したいライブラリが探しづらくなる。実施例２のデータ処理装置は、統合管理システムの終了時に一時ライブラリが存在するかを判断し、この判断結果に基づいて、一時ライブラリの登録を解除する。すなわち、統合管理部３０３が、統合管理システム３０１の動作終了時に、登録された一時ライブラリが存在するかを判断し、一時ライブラリが存在すると判断した場合に、一時ライブラリの登録を解除する処理を行う登録解除手段として機能する。

図７は、実施例２において統合管理システムが表示する管理ＵＩの一例を示す図である。統合管理システムは、図６のステップＳ７０６において登録したライブラリを、一時ライブラリ一覧ＵＩ８０１上に一時ライブラリとして表示する。具体的には、統合管理部３０３が、登録された一時ライブラリを表示する第２の表示手段として機能する。一時ライブラリ一覧ＵＩ８０１は、ライブラリ一覧ＵＩ４０１（図４（Ａ））と同等の機能を持つ。

図８は、一時ライブラリの登録解除処理を説明するフローチャートである。まず、統合管理システム３０１の動作終了時に、統合管理部３０３が、登録されている一時ライブラリが存在するかを判断する（ステップＳ９００）。

統合管理部３０３が、登録されている一時ライブラリが存在しないと判断した場合は、処理を終了する。統合管理部３０３が、登録されている一時ライブラリが存在すると判断した場合は、ステップＳ９０１に進む。そして、統合管理部３０３が、一時ライブラリの登録を解除する（ステップＳ９０１）。

なお、ユーザが、登録された一時ライブラリすなわち一時ライブラリ一覧ＵＩ８０１に表示されるライブラリについて、一時的ではなく継続的に利用したいと考える場合がある。従って、ユーザが、一時ライブラリを継続的に利用できるようにするために、統合管理部３０３が、ユーザの操作に応じて、一時ライブラリ一覧ＵＩ８０１上に表示されたライブラリをライブラリ一覧ＵＩ４０１へ移動するようにしてもよい。

実施例２のデータ処理装置は、以下の効果を奏することができる。上記ステップＳ９０１において、統合管理部３０３が一時ライブラリの登録の解除を行うことにより、次に統合管理システム３０１が起動された時に、一時ライブラリ一覧ＵＩ８０１に、一時ライブラリが表示されない状態になる。これにより、一時ライブラリが不用意に増加することを防止することができる。その結果、ユーザが、利用したいライブラリを探し易くなる。

（実施例３）
次に、実施例３について説明する。実施例３のデータ処理装置は、実施例２のデータ処理装置と同様に、統合管理システム３０１がショートカットの参照先に関連付けて登録するライブラリを、一時ライブラリとして管理する。

前述した実施例２では、統合管理システム３０１の動作終了時に一時ライブラリが存在する場合は、統合管理部３０３が一時ライブラリの登録を解除するが、一時ライブラリの登録を解除すべきでない場合がある。例えば、一時ライブラリが表示されている状態で統合管理システムを終了した場合、再度統合管理システムを起動したときは、一時ライブラリが表示されていることが望ましい。また、一時ライブラリのファイルを編集中に統合管理システムを終了した場合、ユーザが、ファイルの保存先を一時ライブラリ先に指定したいときには、一時ライブラリの登録を解除しないほうがよい。従って、実施例３のデータ処理装置は、所定の条件が満たされる場合に、一時ライブラリを登録の解除対象から外す。

図９は、実施例３における一時ライブラリの登録解除処理を説明するフローチャートである。まず、統合管理システム３０１の動作終了時に、統合管理部３０３が、登録されている一時ライブラリが存在するかを判断する（ステップＳ９００）。統合管理部３０３が、登録されている一時ライブラリが存在しないと判断した場合は、処理を終了する。統合管理部３０３が、登録されている一時ライブラリが存在すると判断した場合は、ステップＳ１０００に進む。

次に、統合管理部３０３が、一時ライブラリが表示されている状態であるかを判断する（ステップＳ１０００）。統合管理部３０３が、一時ライブラリが表示されている状態であると判断した場合、統合管理部３０３は、表示されている一時ライブラリを登録の解除対象から除外して（ステップＳ１００１）、ステップＳ１００２に進む。統合管理部３０３が、一時ライブラリが表示されている状態でないと判断した場合は、ステップＳ１００２に進む。

次に、統合管理部３０３が、一時ライブラリ内にアクセス中のデータが存在するかを判断する（ステップＳ１００２）。具体的には、統合管理部３０３が、一時ライブラリ内のデータのファイルのうち、現在開かれているファイルを確認する。

統合管理部３０３は、例えば、一時ライブラリ内からファイルを開く際に、チェックをしておき、ファイルを閉じたらチェックを外すようにしておく。これにより、ステップＳ１００２における判断処理時にチェックされているファイルが存在する場合、統合管理部３０３は、一時ライブラリ内にアクセス中のデータが存在すると判断する。また、ステップＳ１００２における判断処理時にチェックされているファイルが存在しない場合、統合管理部３０３は、一時ライブラリ内にアクセス中のデータが存在しないと判断する。

統合管理部３０３が、一時ライブラリ内にアクセス中のデータが存在すると判断した場合、統合管理部３０３は、アクセス中のデータが存在する一時ライブラリを登録の解除対象から除外して（ステップＳ１００３）、ステップＳ９０１に進む。統合管理部３０３が、一時ライブラリ内にアクセス中のデータが存在しないと判断した場合は、ステップＳ９０１に進む。そして、統合管理部３０３が、一時ライブラリの登録を解除する（ステップＳ９０１）。

本実施例では、一時ライブラリが表示されている状態である場合や、一時ライブラリ内にアクセス中のデータが存在する場合に、登録の解除を行わないようにしたが、その他の場合にも、登録の解除を行わないようにしてもよい。例えば、一時ライブラリ及び一時ライブラリ内のファイルにアクセスした回数が閾値より多い場合に、統合管理部３０３が登録の解除を行わないようにしてもよい。

実施例３のデータ処理装置は、Ｓ７０６の処理で登録されたライブラリのうち、登録を解除すべきでないライブラリを自動的に選定して、選定したライブラリを登録の解除対象から外す。これにより、一時ライブラリが表示されている状態で統合管理システムが終了し、再度起動した場合に、一時ライブラリが残っているので、ユーザは一時ライブラリに容易にアクセスすることができる。

（その他の実施例）
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。この場合、そのプログラム、及び該プログラムを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

１００ データ処理装置
３０１ 統合管理システム

Claims (7)

1. 複数の文書管理システムが管理するフォルダを統合的に管理する統合管理装置であって、
   ショートカットファイルの参照先と関連付けられたライブラリを登録する登録手段と、
   選択されたファイルがショートカットファイルであるかを判断する第１の判断手段と、
   選択されたファイルがショートカットファイルであると判断された場合に、該ショートカットファイルの参照先がフォルダであるかを判断する第２の判断手段と、
   前記ショートカットファイルの参照先がフォルダであると判断された場合に、該フォルダが前記ライブラリを通じて参照可能であるかを判断する第３の判断手段と、
   前記フォルダが前記ライブラリを通じて参照可能であると判断された場合に、該フォルダを管理する前記文書管理システムを起動することなく、該フォルダを示す情報を表示する第１の表示手段とを備える
   ことを特徴とする統合管理装置。
2. 前記登録手段は、
   前記第３の判断手段が前記ショートカットファイルの参照先のフォルダが前記ライブラリを通じて参照可能でないと判断した場合に、該フォルダが前記統合管理装置から参照可能であるかを判断し、
   前記フォルダが前記統合管理装置から参照可能であると判断された場合に、該フォルダと関連付けられたライブラリを登録する
   ことを特徴とする請求項１に記載の統合管理装置。
3. 前記統合管理装置は、さらに、前記統合管理装置の動作終了時に、前記登録手段によって登録されたライブラリが存在するかを判断し、該ライブラリが存在すると判断した場合に、前記ライブラリの登録を解除する処理を行う登録解除手段を備える
   ことを特徴とする請求項２に記載の統合管理装置。
4. 前記登録されたライブラリを表示する第２の表示手段を備え、
   前記登録解除手段は、前記登録されたライブラリが存在すると判断した場合に、該ライブラリが前記第２の表示手段によって表示されている状態であるかを判断し、該ライブラリが前記第２の表示手段によって表示されている状態であると判断した場合に、該ライブラリを、前記登録を解除する処理の対象から除外する
   ことを特徴する請求項３に記載の統合管理装置。
5. 前記登録解除手段は、さらに、前記ライブラリが前記第２の表示手段によって表示されている状態でないと判断した場合に、該ライブラリ内にアクセス中のデータが存在するかを判断し、該ライブラリ内にアクセス中のデータが存在すると判断した場合に、該ライブラリを、前記登録を解除する処理の対象から除外する
   ことを特徴とする請求項４に記載の統合管理装置。
6. 複数の文書管理システムが管理するフォルダを統合的に管理する統合管理装置における文書管理方法であって、
   ショートカットファイルの参照先と関連付けられたライブラリを登録する工程と、
   選択されたファイルがショートカットファイルであるかを判断する工程と、
   選択されたファイルがショートカットファイルであると判断された場合に、該ショートカットファイルの参照先がフォルダであるかを判断する工程と、
   前記ショートカットファイルの参照先がフォルダであると判断された場合に、該フォルダが前記ライブラリを通じて参照可能であるかを判断する工程と、
   前記フォルダが前記ライブラリを通じて参照可能であると判断された場合に、該フォルダを管理する前記管理システムを起動することなく、該フォルダを示す情報を表示する工程とを有する
   ことを特徴とする文書管理方法。
7. 請求項６に記載の文書管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。

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