JP2012247815A - 文書管理システムにおけるインデックス設定手法 - Google Patents
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Abstract
【課題】 文書にインデックスを付加して文書管理サーバに送信するインデックスサーバにおいて、文書管理サーバ側のインデックス情報が変更された場合、複数台のインデックスサーバを更新するのはユーザに負担が掛かる。
【解決手段】 文書登録時にインデックスサーバと文書管理サーバのインデックス情報を比較し、異なる場合は文書管理サーバの文書一時記憶部に文書を格納し、ユーザにインデックス値の入力を求める。入力値を基に文書一時記憶部の文書にインデックスを付加して文書登録し、文書管理サーバのインデックス情報および入力値を基にインデックス設定XMLを生成する。インデックス設定XMLは文書一時記憶部に文書を格納したインデックスサーバに送信され、インデックスサーバの設定を更新する。その後、別のインデックスサーバからの文書登録があった場合は、インデックス設定XMLの情報を基に自動的にインデックスサーバの設定を行う。
【選択図】 図3
【解決手段】 文書登録時にインデックスサーバと文書管理サーバのインデックス情報を比較し、異なる場合は文書管理サーバの文書一時記憶部に文書を格納し、ユーザにインデックス値の入力を求める。入力値を基に文書一時記憶部の文書にインデックスを付加して文書登録し、文書管理サーバのインデックス情報および入力値を基にインデックス設定XMLを生成する。インデックス設定XMLは文書一時記憶部に文書を格納したインデックスサーバに送信され、インデックスサーバの設定を更新する。その後、別のインデックスサーバからの文書登録があった場合は、インデックス設定XMLの情報を基に自動的にインデックスサーバの設定を行う。
【選択図】 図3
Description
本発明は、登録文書にインデックスを付加し文書管理サーバに送信するインデックスサーバのインデックス設定更新手法に関する。
複数台のサーバにプログラムや設定値を配布する先行特許として、特許文献1が存在する。配信側のサーバワークステーションがすべてのサーバ端末のリストを持ち、サーバワークステーションから中継となる複数のサーバ端末に更新プログラムを送信し、サーバ端末から複数の端末に更新プログラムを送信するプログラム配信方法である。
文書と文書に対応するインデックスとを関連付けて登録する文書管理システムにおいて、登録文書のインデックス値を事前にインデックスサーバで設定し、文書登録時に設定情報を基にインデックスを生成する方法がある。しかしながら、従来の方法では、文書管理サーバ側のインデックス情報が変更された場合、インデックスサーバの設定を再設定する必要があるため、負荷分散のためインデックスサーバが複数存在するケースではユーザの負担が大きい事が問題であった。また、特許文献1に示した例では、文書管理サーバが各インデックスサーバの存在を管理する必要があった。
インデックスサーバ(110)が受信した文書にインデックスを付加した上で文書管理サーバ(120)に転送し登録する文書管理システムであって、
インデックスサーバ(110)が文書を受信した時に、インデックスサーバ(110)のインデックス情報と文書管理サーバ(120)のインデックス情報とを比較する比較手段(S101)と、
前記比較手段において、比較結果が一致した場合は、インデックスサーバ(110)のインデックス情報に従ってインデックスを付加して文書管理サーバ(120)の文書記憶部(306)に登録する第一の登録手段(S104)と、
比較結果が不一致である場合は、文書を文書管理サーバ(120)の文書一時記憶部(307)に格納して、文書管理サーバ(120)上で実行するインデックス設定更新手段を開始させる第二の登録手段(S105,S106)と、
第二の登録手段で実行開始するインデックス設定更新手段であり、最新のインデックス設定XMLが存在しない場合は、ユーザに文書のインデックス値を入力させて文書管理サーバ(120)の文書記憶部(306)に文書を登録し、文書管理サーバ(120)のインデックス情報およびインデックス値を基にインデックス設定XMLを生成し、インデックス設定XMLを文書一時記憶部(307)に文書を格納した各インデックスサーバ(110)に送信し、インデックスサーバ(110)の設定に反映する第一のインデックス設定手段(S204)と、
第二の登録手段で実行開始するインデックス設定更新手段であり、最新のインデックス設定XMLが存在する場合は、インデックス設定XMLの情報を使い自動的に文書登録およびインデックスサーバ(110)の設定を行う第二のインデックス設定手段(S205)と、
を持つ事を特徴とする文書管理システム。
インデックスサーバ(110)が文書を受信した時に、インデックスサーバ(110)のインデックス情報と文書管理サーバ(120)のインデックス情報とを比較する比較手段(S101)と、
前記比較手段において、比較結果が一致した場合は、インデックスサーバ(110)のインデックス情報に従ってインデックスを付加して文書管理サーバ(120)の文書記憶部(306)に登録する第一の登録手段(S104)と、
比較結果が不一致である場合は、文書を文書管理サーバ(120)の文書一時記憶部(307)に格納して、文書管理サーバ(120)上で実行するインデックス設定更新手段を開始させる第二の登録手段(S105,S106)と、
第二の登録手段で実行開始するインデックス設定更新手段であり、最新のインデックス設定XMLが存在しない場合は、ユーザに文書のインデックス値を入力させて文書管理サーバ(120)の文書記憶部(306)に文書を登録し、文書管理サーバ(120)のインデックス情報およびインデックス値を基にインデックス設定XMLを生成し、インデックス設定XMLを文書一時記憶部(307)に文書を格納した各インデックスサーバ(110)に送信し、インデックスサーバ(110)の設定に反映する第一のインデックス設定手段(S204)と、
第二の登録手段で実行開始するインデックス設定更新手段であり、最新のインデックス設定XMLが存在する場合は、インデックス設定XMLの情報を使い自動的に文書登録およびインデックスサーバ(110)の設定を行う第二のインデックス設定手段(S205)と、
を持つ事を特徴とする文書管理システム。
運用時に文書管理サーバ上のインデックス情報が変更された場合でも、インデックスサーバの設定に正しく反映される。また、インデックスサーバが複数台存在する場合でも、個別のインデックスサーバごとに設定の変更を行う必要がなくなる。さらに、文書管理サーバは、設定更新対象のインデックスサーバをインデックスサーバからの文書受信をもって認知するため、負荷分散のためにインデックスサーバが増減しても文書管理サーバ側で管理する必要がない。
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
［実施例１］
［システム構成］
図1に、本発明の実施形態に係るシステム構成図を示す。
［システム構成］
図1に、本発明の実施形態に係るシステム構成図を示す。
インデックスサーバ群110および文書管理サーバ120は、一般的な情報処理装置(PC)によって実現する。
インデックスサーバ群110は、1台以上のインデックスサーバから構成されており、受信した文書にインデックスを付加し、予め設定された文書管理サーバ120に送信する。
文書管理サーバ120は、インデックスサーバ群110から受信した文書を文書登録する。
各々の機器はLAN130で接続されている。
［ハードウェア構成］
図2に、本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するPCのハードウェア構成図を示す。前述したインデックスサーバ群110および文書管理サーバ120のハードウェア構成はいずれも一般的な情報処理装置のハードウェア構成図に相当し、図2の一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。
図2に、本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するPCのハードウェア構成図を示す。前述したインデックスサーバ群110および文書管理サーバ120のハードウェア構成はいずれも一般的な情報処理装置のハードウェア構成図に相当し、図2の一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。
図2において、CPU100は、ROM102のプログラム用ROMに記憶された、或いはハードディスク109からRAM101にロードされたオペレーティングシステム(OS)やアプリケーション等のプログラムを実行する。後述する各フローチャートの処理はCPU100がプログラムを実行することにより実現する。RAM101は、CPU100の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
キーボードコントローラ103は、キーボード108や、マウスなど図示しないポインティングデバイスからの入力を制御する。ディスプレイコントローラ104は、各種ディスプレイ107の表示を制御する。ディスクコントローラ105は、各種データを記憶するハードディスク（HD）109やフロッピー（登録商標）ディスク（FD）等におけるデータアクセスを制御する。NC106はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。
［ソフトウェア構成］
図3に、本発明の実施形態に係る文書管理システムの一例を構成するPCのソフトウェア構成図を示す。本実施形態に係る文書管理システムは、全ての機能をインデックスサーバ群110および文書管理サーバ120で実行されるプログラムによって実現される。図では、インデックスサーバとしてインデックスサーバ110aを記載しているが、インデックスサーバは複数台の構成でもよい。
図3に、本発明の実施形態に係る文書管理システムの一例を構成するPCのソフトウェア構成図を示す。本実施形態に係る文書管理システムは、全ての機能をインデックスサーバ群110および文書管理サーバ120で実行されるプログラムによって実現される。図では、インデックスサーバとしてインデックスサーバ110aを記載しているが、インデックスサーバは複数台の構成でもよい。
インデックスサーバは、下記内容から構成される。
メイン制御部201は、本発明の実施形態に係るインデックスサーバの全体を制御し、各部に対する指示、管理を行う。
入出力管理部202は、ユーザのキーボード108の操作を検知して、操作に応じた処理を実行する。また、ディスプレイ107へのUIの表示を行う。さらに、LAN130を通じた情報の送受信を行う。
インデックス設定操作部203は、メイン制御部201の指示に従い、インデックス設定記憶部204への設定の保存や取得を指示する。
文書操作部205は、メイン制御部201の指示に従い、文書記憶部206への文書の保存や取得を指示する。
インデックス設定比較部207は、メイン制御部201の指示に従い、インデックスサーバ110aのインデックス設定と文書管理サーバ120のインデックス設定とを比較する。
文書管理サーバは、下記内容から構成される。
メイン制御部301は、本発明の実施形態に係る文書管理サーバの全体を制御し、各部に対する指示、管理を行う。
入出力管理部302は、ユーザのキーボード108の操作を検知して、操作に応じた処理を実行する。また、ディスプレイ107へのUIの表示を行う。さらに、LAN130を通じた情報の送受信を行う。
インデックス設定操作部303は、メイン制御部301の指示に従い、インデックス設定記憶部304への設定の保存や取得を指示する。
文書操作部305は、メイン制御部301の指示に従い、文書記憶部306および文書一時記憶部307への文書の保存や取得を指示する。
以下、本発明の第1の実施形態に係る文書管理システムの各ステップにおける処理について、図4から図9を用いて具体的に説明する。
[文書登録処理]
図4は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの、文書登録処理を行うフローを示す図である。
図4は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの、文書登録処理を行うフローを示す図である。
まず、ステップS100において、インデックスサーバ110aは、入出力管理部202を通じて文書を受信する。
ステップS101において、インデックスサーバ110aは、インデックスサーバ110aのインデックス設定記憶部204から取得したインデックス情報と文書管理サーバ120のインデックス設定記憶部304から取得したインデックス情報とを比較する。比較する項目は、図6の必須項目情報401と必須項目情報501、インデックス名402とインデックス名502、インデックスの種類403とインデックスの種類503、である。これらの情報が全て一致する場合のみ、一致と判断する。
ステップS102において、S101の比較結果が一致すると判断されればS103に、S101の比較結果が不一致であると判断されればS105に遷移する。
ステップS103において、インデックスサーバ110aのインデックス情報を基に文書のインデックスを生成する。
ステップS104において、インデックスサーバ110aは、S103でインデックスを付加した文書を、入出力管理部202を通じて文書管理サーバ120に送信する。入出力管理部302を通じて文書を受信した文書管理サーバ120は、文書操作部305を通じて文書記憶部306に文書を格納する。
ステップS105において、インデックスサーバ110aは、入出力管理部202を通じて文書を文書管理サーバ120に送信する。入出力管理部302を通じて文書を受信した文書管理サーバ120は、文書操作部305を通じて文書一時記憶部307に文書を格納する。
ステップS106において、インデックスサーバ110aは、文書管理サーバ120に設定更新処理を開始させる。
[設定更新処理(インデックスサーバ1台目)]
図5は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの、設定更新処理を行うフローを示す図である。
図5は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの、設定更新処理を行うフローを示す図である。
まず、ステップS200において、文書管理サーバ120は、最新のインデックス設定XMLがインデックス設定記憶部304に存在するか確認する。最後にインデックス設定を変更した日時より後に作成されたインデックス設定XMLが存在すれば最新のインデックス設定XMLが存在するものと判断する。最新のインデックス設定XMLが存在する場合はS201に、存在しない場合はS205に遷移する。
ステップS201において、文書管理サーバ120は、ユーザに対しメール通知でインデックス値の入力を要求する。通知画面の例は図7の通りであり、インデックス値設定用URL601が本文に記載されたメールがユーザに送付される。
ステップS202において、文書管理サーバ120は、インデックス値設定用URL601にアクセスしたユーザからインデックス値を取得する。インデックス値設定画面の例は図8の通りであり、ユーザは各インデックスのインデックス値705を入力して、設定ボタン706を押下する事によりインデックス値を決定する。
ステップS203において、文書管理サーバ120は、文書一時記憶部307に存在するすべての文書を取り出し、S202でユーザから取得したインデックス値を基にインデックスを付加して文書記憶部306に文書登録を行う。
ステップS204において、文書管理サーバ120は、文書管理サーバのインデックス情報およびS202でユーザから取得したインデックス値からインデックス設定XMLを生成する。インデックス設定XMLの例は、図9の通りである。
ステップS206において、文書管理サーバ120は、文書一時記憶部307に文書を格納した各インデックスサーバに対しインデックス設定XMLを送信し、インデックスサーバの設定に反映させる。インデックスサーバは、インデックス設定XMLを受信するとインデックス設定記憶部204に設定を記憶する。
[設定更新処理(インデックスサーバ2台目以降)]
前述したインデックスサーバ110aの設定更新処理後、別のインデックスサーバ110bから文書登録があった場合、その設定更新処理において、最新のインデックス設定XMLが存在する事になる。その場合は、ユーザからのインデックス値の入力を要求せずに、インデックスサーバ110bのインデックス設定更新を行う。
前述したインデックスサーバ110aの設定更新処理後、別のインデックスサーバ110bから文書登録があった場合、その設定更新処理において、最新のインデックス設定XMLが存在する事になる。その場合は、ユーザからのインデックス値の入力を要求せずに、インデックスサーバ110bのインデックス設定更新を行う。
ステップS205において、文書管理サーバ120は、文書一時記憶部307に存在するすべての文書を取り出し、インデックス設定XMLの情報を基にインデックスを付加して文書記憶部306に文書登録を行う。
ステップS206において、文書管理サーバ120は、文書一時記憶部307に文書を格納した各インデックスサーバに対しインデックス設定XMLを送信し、インデックスサーバの設定に反映させる。インデックスサーバは、インデックス設定XMLを受信するとインデックス設定記憶部204に設定を記憶する。
本実施形態によれば、運用時に文書管理サーバ上のインデックス情報が変更された場合でも、インデックスサーバの設定に正しく反映される。また、インデックスサーバが複数台存在する場合でも、個別のインデックスサーバごとに設定の変更を行う必要がなくなる。さらに、文書管理サーバは、設定更新対象のインデックスサーバをインデックスサーバからの文書受信をもって認知するため、負荷分散のためにインデックスサーバが増減しても文書管理サーバ側で管理する必要がない。
100 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置のCPU
101 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置のRAM
102 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置のROM
103 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置のキーボードコントローラ
104 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置のディスプレイコントローラ
105 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置のディスクコントローラ
106 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置のネットワークカード（NC）
107 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置に接続されるディスプレイ装置
108 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置に接続されるキーボード
109 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置に接続される各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）109やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）
110 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置(インデックスサーバまたは文書管理サーバ)
101 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置のRAM
102 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置のROM
103 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置のキーボードコントローラ
104 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置のディスプレイコントローラ
105 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置のディスクコントローラ
106 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置のネットワークカード（NC）
107 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置に接続されるディスプレイ装置
108 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置に接続されるキーボード
109 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置に接続される各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）109やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）
110 … 本発明の実施形態に係る情報処理装置(インデックスサーバまたは文書管理サーバ)
Claims (1)
- インデックスサーバ(110)が受信した文書にインデックスを付加した上で文書管理サーバ(120)に転送し登録する文書管理システムであって、
インデックスサーバ(110)が文書を受信した時に、インデックスサーバ(110)のインデックス情報と文書管理サーバ(120)のインデックス情報とを比較する比較手段(S101)と、
前記比較手段において、比較結果が一致した場合は、インデックスサーバ(110)のインデックス情報に従ってインデックスを付加して文書管理サーバ(120)の文書記憶部(306)に登録する第一の登録手段(S104)と、
比較結果が不一致である場合は、文書を文書管理サーバ(120)の文書一時記憶部(307)に格納して、文書管理サーバ(120)上で実行するインデックス設定更新手段を開始させる第二の登録手段(S105,S106)と、
第二の登録手段で実行開始するインデックス設定更新手段であり、最新のインデックス設定XMLが存在しない場合は、ユーザに文書のインデックス値を入力させて文書管理サーバ(120)の文書記憶部(306)に文書を登録し、文書管理サーバ(120)のインデックス情報およびインデックス値を基にインデックス設定XMLを生成し、インデックス設定XMLを文書一時記憶部(307)に文書を格納した各インデックスサーバ(110)に送信し、インデックスサーバ(110)の設定に反映する第一のインデックス設定手段(S204)と、
第二の登録手段で実行開始するインデックス設定更新手段であり、最新のインデックス設定XMLが存在する場合は、インデックス設定XMLの情報を使い自動的に文書登録およびインデックスサーバ(110)の設定を行う第二のインデックス設定手段(S205)と、
を有することを特徴とする文書管理システム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2011116425A JP2012247815A (ja) | 2011-05-25 | 2011-05-25 | 文書管理システムにおけるインデックス設定手法 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2011116425A JP2012247815A (ja) | 2011-05-25 | 2011-05-25 | 文書管理システムにおけるインデックス設定手法 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2012247815A true JP2012247815A (ja) | 2012-12-13 |
Family
ID=47468246
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2011116425A Withdrawn JP2012247815A (ja) | 2011-05-25 | 2011-05-25 | 文書管理システムにおけるインデックス設定手法 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2012247815A (ja) |
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| CN111209462A (zh) * | 2020-01-02 | 2020-05-29 | 北京字节跳动网络技术有限公司 | 数据处理方法、装置及设备 |
| CN114416670A (zh) * | 2022-04-01 | 2022-04-29 | 天津联想协同科技有限公司 | 适用于网盘文档的索引创建方法、装置、网盘及存储介质 |
-
2011
- 2011-05-25 JP JP2011116425A patent/JP2012247815A/ja not_active Withdrawn
Cited By (3)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| CN111209462A (zh) * | 2020-01-02 | 2020-05-29 | 北京字节跳动网络技术有限公司 | 数据处理方法、装置及设备 |
| CN114416670A (zh) * | 2022-04-01 | 2022-04-29 | 天津联想协同科技有限公司 | 适用于网盘文档的索引创建方法、装置、网盘及存储介质 |
| CN114416670B (zh) * | 2022-04-01 | 2022-07-26 | 天津联想协同科技有限公司 | 适用于网盘文档的索引创建方法、装置、网盘及存储介质 |
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